“INFORME DE AUDITORIA ASOCIACION DE INSTITUTORES DE

ANTIOQUIA –ADIDA- .”

EXAMEN PRACTICADO A LOS SOPORTES CONTABLES, LIBROS DE CONTABILIDAD Y DEMAS DOCUMENTOS

RELACIONADOS CON LOS ASPECTOS FINANCIEROS DE LA ASOCIACIÓN DE INSTITUTORES DE ANTIOQUIA

“ADIDA”.

AUDITORIA AL PERIODO

Enero 01 de 2.007 a Diciembre 31 de 2010

Medellín, Marzo 17 de 2011

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A LOS DELEGADOS A LA XXXIV ASAMBLEA DE LA ASOCIACIÓN DE INSTITUTORES DE ANTIOQUIA

-ADIDA-

INFORME DE AUDITORIA

He auditado en forma específica los Balances Generales 2007 - 2008 – 2009 – 2010, adjuntos de la ASOCIACION DE INSTITUTORES DE ANTIOQUIA –ADIDA, y los correspondientes estados de resultados para los períodos mencionados, concordancia con los preparados por el ejercicio 2010. Estos estados financieros son responsabilidad de la Asociación, una de mis funciones consiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos.

Se obtuvo la información necesaria para cumplir las funciones de Auditor y se efectuó el examen de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyen los procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas. Tales normas requieren que planifique y ejecute la auditoria para satisfacerme de la racionalidad de los estados financieros. Una auditoria comprende, entre otras cosas, el examen con base en pruebas selectivas, de las evidencias que soportan los montos y las correspondientes revelaciones en los estados financieros, además incluye el análisis de las normas contables y de las estimaciones hechas por la administración de la asociación, así como la evaluación de la presentación de los estados financieros en conjunto. Considero que esta auditoria proporciona una base razonable para fundamentar la opinión expresada a continuación.

CONTADORA AUDITORABEATRIZ ELENA HERRERA MUÑOZ

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INFORME DE AUDITORIA

1. INTRODUCCIÓN.

2. OBJETIVO.

3. ALCANCE.

4. ASPECTOS JURÍDICOS

5. DOCUMENTACIÓN REVISADA.

6. RESULTADOS DEL EXAMEN

7. DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO.

8. RECOMENDACIONES.

9. ANEXOS.

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1.- INTRODUCCION.

Ante la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la Asociación, fui designada como Auditora de la Asociación de Institutores de Antioquia ADIDA, mediante acta nº 1032 de la Junta Directiva del 01 de Septiembre del año 2010. La auditoría interna se define como "una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la Asociación"

Generalmente, la auditoría interna se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, es un conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera.

2.- OBJETIVO.

El objetivo de esta auditoria es la revisión de los estados contables y financieros de la Asociación de Institutores de Antioquia - ADIDA - a fin de presentar una información razonable y consistente de la situación real de ella , conjuntamente con ello verificar que en cada operación de ingreso y gastos se haya procedido de forma tal que los activos hayan estado permanen-temente protegidos, en términos que cuenten con el respaldo sustentatorio que corresponde, que cada operación cuente con la firmas de responsabilidad suficiente y competentes, que las operaciones en general se encuadren dentro de las políticas, procedimientos y acuerdos establecidos por los estatutos y en general la comprobación de que no se hayan excedido facultades y atribuciones personales durante la gestión, en el periodo que cubre el examen de auditoria.

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3.- ALCANCE.

La Auditoría se efectuó de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas (NAGAS). Dichas normas requieren que se planee y se practique la auditoría para obtener seguridad razonable de que los estados financieros están libres de errores importantes.

Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas selectivas, la evidencia que respalda las cifras y las revelaciones de los estados financieros. Una auditoría también incluye evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones importantes hechas por la Junta Directiva así como la presentación general de los estados financieros.

La Auditoría realizada a la Asociación de Institutores de Antioquia - ADIDA - se inicia desde enero del año 2007 al 31 de diciembre de 2010. Haciendo una revisión exhaustiva al Fondo Auxilio Solidario Por Muerte FASXM, para lo que tuve que remitirme a períodos anteriores.

4.- ASPECTOS JURÍDICOS.

ü NOMBRE, DOMICILIO Y NATURALEZA

La Asociación de Institutores de Antioquia –ADIDA- es una Organización Sindical de primer grado, de carácter especial sin ánimo de lucro, con patrimonio propio y personería jurídica No. 602 del 15 de Noviembre de 1951, inscrita en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, con domicilio principal en la ciudad de Medellín.

La Asociación de Institutores de Antioquia –ADIDA- posee sus propios estatutos. La última reforma estatutaria fue acogida por en la Asamblea

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General de Delegados en marzo de 2001 e inscrita mediante resolución 001510 del 9 de agosto de 2001 ante la Dirección Territorial de Trabajo y Seguridad Social de Antioquia.

ü REPRESENTACION LEGAL.

La Asociación de Institutores de Antioquia “ADIDA” se encuentra legalmente representada por el Licenciado Yony Zea López, según constancia de depósito 162 de Agosto 9 del 2010..

ü ORGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN.

La Junta Directiva está integrado por once (11) miembros, elegidos para un período de tres (3) años.

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE

SECRETARIO GENERAL

TESORERO

FISCAL

SEC. DE ASUNTOS LABORALES Y RECLAM.

SEC. DE CULTURA DEPORTES Y RECR.

SEC. DE ASUNTOS PEDAGÓGICOS Y EDUC. SINDICAL

SEC. ASUNTOS DE LA FAMILIA.

SEC. DE INTERSINDICALES

SEC. DE PRENSA, PROPAGANDA Y PUBLICACIONES.

YONY ZEA LOPEZ

GONZALO HOYOS ALZATE

TARCISIO CÓRDOBA CUESTA

HANZZ MARIAGA CRUZ

ROSALBA VASCO MARULANDA

JAIME MONTOYA RESTREPO

VIVIANO ROMAÑA SÁNCHEZ

GUILLERMO LEÓN VALLEJO

OVED ROJAS VERGARA

MARTA ALFONSO BERNAL

LUIS FERNANDO OSPINA YEPES

JUNTA DIRECTIVA

5.- DOCUMENTACION REVISADA.

Fueron revisados los Libros mayores, auxiliares y documentos fuentes correspondientes a los años 2007, 2008 2009 y 2010 verificando las cifras registradas en los estados financieros.

6.- RESULTADOS DEL EXAMEN.

6.1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS:

La Asociación cuenta con un manual de funciones y procedimientos en cada una de sus secretarías, que a la fecha no cumple con los requerimientos que deben estar establecidos en cada una de ellas. La Asociación cuenta con un reglamento interno de trabajo registrado ante el Ministerio de Trabajo según resolución 000610 de abril 11 de 2002 pero existe un Reglamento Interno de Trabajo que fue actualizado por el departamento de jurídica, sin registrarse ante el ente competente.

Se tiene una póliza de seguros de vida de empleados y directivos con Suramericana; una de responsabilidad civil, manejo global comercial, seguro de equipo electrónico, seguro de incendio y daños materiales para riesgos generales con la Aseguradora Solidaria.

6.2. ASPECTOS FINANCIEROS

MANEJO DEL DISPONIBLE

En el disponible se manejan las cuentas que registran los recursos de liquidez, con que cuenta el ente económico, dentro de los cuales podemos mencionar la caja los depósitos en bancos y otras entidades financieras.

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6.2.1. Caja menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. En ADIDA la persona responsable del manejo de caja menor es el Tesorero y el valor autorizado por la Junta Directiva es de $ 1.500.000 (Un millón quinientos mil pesos), para cubrir pagos que no superen $ 50.000 (Cincuenta mil pesos).

El tesorero según los estatutos tiene una póliza de manejo.

6.2.2. Caja general

Una vez revisada las cajas, tanto menor como general se encontraron las siguientes falencias:

ü No existe un manual de funciones actualizado para el personal encargado del manejo del disponible. En estos momentos se esta trabajando en un procedimiento ágil y actualizado para mejorar el Control Interno.

ü No se realizan arqueos periódicos a la caja.

ü Se manejan altas sumas de efectivo en la caja ya que los recaudos recibidos no se consignan oportunamente en las cuentas bancarias.

ü Los fondos de caja son utilizados para cambiar cheques.

ü No existen formatos para la realización de arqueos.

ü El 16 de junio de 2010 Se hizo un crédito con Confiar por valor de por $ 280.000.000, para cubrir el pago de varios cheques que no fueron visados por el fiscal, generando unos intereses de $3.175.930 y un riesgo muy alto por el manejo de de altas cantidades de efectivo.

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6.2.3. Bancos

ü Las cuentas bancarias y títulos de inversión se encuentran a nombre de La Asociación de Institutores de Antioquia “ADIDA”.

ü Las conciliaciones bancarias de los períodos examinados, se realizaron mensualmente a cada uno de los bancos, corporaciones e inversiones en fiducias que posee la Asociación.

ü Para la elaboración de cheques se cuenta con las actas de comité de administración y Junta Directiva, que son las que determinan la ejecución del gasto.

ü Los cheques se entregan personalmente, en caso de ser un tercero, debe presentar la respectiva autorización del beneficiario.

ü Se utiliza sello protector y mojado de cheques.

ü El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes

ü Los cheques son firmados por: Presidente, tesorero y fiscal.

6.3. MANEJO DE LA CONTABILIDAD

ü La Asociación cuenta con papelería propia y debidamente prenumerada.

ü La Asociación tiene implementado el plan único de cuentas de acuerdo al decreto 2650 de 1993.

ü La Contabilidad llevada por la Asociación es veraz, oportuna y acorde con las normas contables.

ü Los registros contables son llevados por la Asociación por medio de una aplicación contable sistematizada, la cual cumple con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados. Se encontraron

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falencias en el funcionamiento del paquete contable, ya que fue adquirido en el año 2005 y nunca se le hicieron actualizaciones, generando con ello en muchas ocasiones pérdidas de información.

ü Por la anterior situación la Junta Directiva aprobó la compra de un paquete contable, el cual incluye el manejo de nómina, inventarios, facturación y recaudo, que permitirá a la Asociación optimizar los procesos contables.

ü Los aportes a la seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales, se efectúan sobre el sueldo básico real, cumpliendo los términos de la ley 100 de 1993.

ü Los pagos a la Caja de Compensación familiar, I.C.B.F y SENA correspondientes al 9% del valor de la nómina mensual se han venido haciendo cumplidamente dentro de las fechas previstas.

6.4.1. Ingresos

Los conceptos por los cuales se percibieron los ingresos en el Sindicato corresponden fundamentalmente a los siguientes rubros:

ü Aportes Sindicales

ü Aportes al Fondo de Auxilio Solidarios por Muerte (FASXM).

ü Arrendamientos

ü Rendimientos Financieros

Se encontraron anomalías en los ingresos generados por el alquiler del teatro, ya que los pagos fueron recibidos en varias ocasiones por un funcionario diferente a la secretaria de tesorería, siendo ésta la única responsable de recaudar dineros.

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6.4.2. Egresos

Se revisaron los comprobantes de egresos, verificando el gasto, los soportes y las firmas.

Se encontraron pagos con soportes que no cumplían con los requisitos necesarios para generar dicho pago como por ejemplo:

ü La firma del beneficiario en el documento equivalente a factura.

ü Los soportes de los pagos de la seguridad social de los contratistas, del mes a pagar.

ü No se adjuntan los requisitos legales en los pagos de algunos contratos.

ü El contrato de la contadora de la Asociación, es por prestación de servicios profesionales, pero los pagos los realizaban de la siguiente manera: se liquidaba por transporte: $ 520.000 y por honorarios $ 1.076.342, para un total de $ 1.596.342, los cuales correspondian en su totalidad a honorarios, dicha situación fue corregida por recomendación de la Auditora en noviembre de 2010.

ü Los pagos de los abogados se realizaban por auxilio de transporte, a pesar de tener contratos de Prestación de Servicios como pprofesionales, debiendo ser los pagos por honorarios, a partir de octubre de 2010 fue corregida esta situación.

6.5. FONDO DE AUXILIO SOLIDARIO POR MUERTE - FASXM

Antes de iniciar lo concerniente al fondo de Auxilio Solidario es necesario manifestarle a ésta Asamblea que los dineros de este fondo tienen que manejarse como lo estipula el reglamento del mismo, no debe contabilizarse ni presupuestarse como un ingreso ni como un gasto de la Asociación ya que

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estos valores nos mostrarían unos ingresos que realmente no corresponden al sindicato por ser un ingreso recibido para una destinación especifica y en cuenta separada.

Con respecto al FASXM se hizo una exhaustiva revisión desde el año de 2003, encontrando algunas inconsistencias que necesariamente no significan que los dineros se hayan extraviado, sino que pueden presentase debido a la permanente rotación de contadores lo que puede llevar a que se parta de sumas que realmente no corresponderían a las que realmente venían en dicho fondo. De dichas "inconsistencias" cada Junta Directiva puede tener su explicación.

Ahora también pueden derivarse estos inconsistencias en la forma como las Juntas Directivas, han tenido que utilizar los recursos del fondo a título prestamos, cuando los han necesitado y como no existe una reglamentación estatutaria clara en este sentido, la explicación puede estar en la forma como ingresaron los dineros del préstamo y los intereses, si estos últimos se pagaron.

A continuación se muestran los cuadros comparativos de los años 2003 al 2010 donde se da la explicación a la inconsistencia encontrada.

ANEXO 1

FONDO AUXILIO SOLIDARIO POR MUERTE AUDITORIA

2003

2004

2005

2006

2007

2,008

2009

2010

APORTES FASXM

471,186,493

431,561,510

494,975,327

512,002,840

600,035,927

635,459,977

699,759,338

893,552,875

MAS RENDIMIENTOS FINANCIEROS

63,046,509

70,455,103

75,399,234

94,829,500

76,483,185

54,822,109

32,654,118

MENOS PAGOS AUXILIOS POR MUERTE

-251,454,384

-278,024,240

-156,379,600

-179,217,500

-324,732,000

-172,070,298

-2,389,500

-480,188,338

MENOS SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y OTROS

-23,106,771

-14,909,992

-12,377,259

-20,355,372

-18,163,000

-18,899,810

-14,593,018

-25,606,436

MENOS INCAPACIDADES

-131,781,799

EXCEDENTES AÑO

196,625,338

196,908,388

396,673,571

387,829,202

351,970,427

520,973,054

737,598,929

288,630,420

PAGOS SOLIDARIA

960,000,000

260,000,000

SALDO ACUMULADO

599,708,610

796,616,998

1,193,290,569

1,581,119,771

1,933,090,198

1,494,063,252

1,971,662,181

2,260,292,601

MENOS DEUDA ADIDA

49,109,239

0

223,042,998

163,456,297

505,728,253

474,267,899

448,661,463

TOTAL DISPONIBLE QUE DEBE HABER EN BANCOS Y FIDUCIAS

550,599,371

796,616,998

1,193,290,569

1,358,076,773

1,769,633,901

988,334,999

1,497,394,282

1,811,631,138

BANCOS E INVERSIONES

550,499,371

813,501,636

1,199,175,653

1,360,250,924

1,471,342,341

601,902,683

1,111,162,134

1,425,133,848

DIFERENCIA EN BANCOS 100,000 -16,884,638 -5,885,084 -2,174,151 298,291,560 386,432,316 386,232,148 386,497,290

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ANEXO 2

FONDO AUXILIO SOLIDARIO POR MUERTE PRESENTADOS EN LOS BALANCES A LAS ASAMBLEAS

2003

2004

2005

2006

2007

2,008

2009 2010

SALDO ACUMULADO ANTERIOR

403,083,273

599,708,611

796,616,998

1,193,292,574

1,358,078,778

1,546,592,908

1,107,565,962

1,585,164,891

APORTES FASXM471,186,493

431,561,510

494,975,327

512,002,840

600,035,927

635,459,977

699,759,338 893,552,875

PAGO DEUDA ADIDA

49,109,239

MAS RENDIMIENTOS FINANCIEROS

63,046,509

70,455,103

75,399,234

94,829,500

76,483,185

54,822,109 32,654,118

MENOS PAGOS AUXILIOS POR MUERTE

-251,454,384

-278,024,240

-156,379,600

-179,217,500

-324,732,000

-172,070,298

-2,389,500 -480,188,338

MENOS SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y OTROS -23,106,771

-14,909,992

-12,377,259

-20,355,372

-18,163,000

-18,899,810

-14,593,018 -25,606,436

MENOS INCAPACIDADES

-131,781,799

EXCEDENTES AÑO

196,625,338

250,783,026

396,675,576

387,829,202

351,970,427

520,973,054

737,598,929 288,630,420

PAGOS SOLIDARIA

960,000,000

260,000,000

SALDO ACUMULADO 599,708,611

850,491,637

1,193,292,574

1,581,121,776

1,546,592,908

1,107,565,962

1,585,164,891

1,873,795,311

MENOS DEUDA ADIDA 49,109,239

0

223,042,998

163,456,297

505,728,253

474,267,899 448,661,463

TOTAL DISPONIBLE QUE DEBE HABER EN BANCOS Y FIDUCIAS

550,599,372

850,491,637

1,193,292,574

1,358,078,778

1,383,136,611

601,837,709

1,110,896,992

1,425,133,848

BANCOS E INVERSIONES 550,499,371 813,501,636

1,199,175,653

1,360,250,924

1,471,342,341 601,902,683

1,111,162,134

1,425,133,848

DIFERENCIA EN BANCOS 100,001 36,990,001 -5,883,079 -2,172,146 -88,205,730 -64,974 -265,142 0

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Al revisar los acumulados de lo disponible en las fiducias y bancos, con respecto a los extractos bancarios de cada uno de los años explicados en el cuadro realizado en la auditoria, se puede observar que existe una diferencia marcada en el año 2.007 por un valor de $298.291.560.

De la revisión hecha se encuentra que la diferencia de este valor se genera por un error al tomar el saldo acumulado al año 2006 con un valor de $1.358.078.778 que corresponde a lo disponible en bancos, siendo realmente el acumulado de $1.581.119.771 quedando la diferencia antes enunciada. Ver cuadro del año de 2007:

VALOR INCORRECTOVALOR

CORRECTO

SALDO ANTERIOR AÑO 2006 1,358,078,778 1,581,119,771

EXCEDENTES FASXM 2007 351,970,427 351,970,427

TOTAL ACUMULADO A 2007 1,710,049,205 1,933,090,198

PRESTAMO 2006 -242,007,131 -242,007,131

PRESTAMO 2007 -40,007,131 -40,007,131

RECUPERACION PRESTAMO 2006 18,964,133 18,964,133

RECUPERACION PRESTAMO 2007 99,593,832 99,593,832

TOTAL DEUDA ADIDA 2007 -163,456,297 -163,456,297

TOTAL DISPONIBLE 1,546,592,908 1,769,633,901

TOTAL EN BANCOS Y FIDUCIAS 1,471,342,341 1,471,342,341

FALTA EN BANCOS 75,250,567 298,291,560

CONCILIACION DEL FONDO AUDITORIA AÑO 2007

AÑO 2007

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VALOR INCORRECTOVALOR

CORRECTO

SALDO ANTERIOR AÑO 2007 1,546,592,908 1,933,090,198

EXCEDENTES FASXM 520,973,054 520,973,054

ASEGURADORA SOLIDARIA -960,000,000 -960,000,000

TOTAL ACUMULADO A 2008 1,107,565,962 1,494,063,252

TOTAL DEUDA ADIDA 2008 505,728,253 505,728,253

TOTAL DISPONIBLE 601,837,709 988,334,999

TOTAL EN BANCOS Y FIDUCIAS 601,902,683 601,902,683

FALTA EN BANCOS -64,974 386,432,316

AÑO 2008

CONCILIACION DEL FONDO - AUDITORIA AÑO 2008

VALOR INCORRECTOVALOR

CORRECTO

SALDO ANTERIOR AÑO 2008 1,107,565,962 1,494,063,252

EXCEDENTES FASXM 737,598,929 737,598,929

ASEGURADORA SOLIDARIA -260,000,000 -260,000,000

TOTAL ACUMULADO A 2009 1,585,164,891 1,971,662,181

TOTAL DEUDA ADIDA 2009 474,267,899 474,267,899

TOTAL DISPONIBLE 1,110,896,992 1,497,394,282

TOTAL EN BANCOS Y FIDUCIAS 1,111,162,134 1,111,162,134

FALTA EN BANCOS -265,142 386,232,148

AÑO 2009

CONCILIACION DEL FONDO - AUDITORIA AÑO 2009

Después de la presentación y explicación de los cuadros anteriores y de tener las bases suficientes como evidencias de la auditoria, se determina que existe un déficit acumulado que se presentó por error al trasladar de un año a otro un saldo acumulado incorrecto, lo que posiblemente conllevó a tomar la decisión de no realizar traslados de dineros depositados en fondos comunes al FASXM, por que al hacer la conciliación de saldo a fin de año, no presentaban diferencias, porque no tenían conciencia del error cometido.

El saldo acumulado a diciembre de 2010 de la deuda de ADIDA con el fondo es de $ 835.158.753 derivados del saldo del préstamo presentado en el balance de 2010 y que asciende a la suma de 448.661.463 y el error que se ha venido arrastrando de 386.497.290.

Por eso se hace necesario que se estudie y revalúe el presupuesto para el año 2011 que se aprobará en esta asamblea, por que se requiere de un control drástico y efectivo entre los ingresos y los gastos de la Asociación.

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VALOR INCORRECTOVALOR

CORRECTO

SALDO ANTERIOR AÑO 2009 1,585,164,891 1,971,662,181

EXCEDENTES FASXM 288,630,420 288,630,420

TOTAL ACUMULADO A 2010 1,873,795,311 2,260,292,601

SALDO PRESTAMO ADIDA 448,661,463 448,661,463

TOTAL DEUDA ADIDA 2010 448,661,463 448,661,463

TOTAL DISPONIBLE 1,425,133,848 1,811,631,138

TOTAL EN BANCOS Y FIDUCIAS 1,425,133,848 1,425,133,848

FALTA EN BANCOS 0 386,497,290

AÑO 2010

CONCILIACION DEL FONDO - AUDITORIA AÑO 2010

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Se destinaron para el año 2011 un valor de $ 30.000.000 (Treinta Millones de pesos), para abonar a la deuda del FASXM, y si hacemos un análisis tan sencillo como dividir la deuda entre los abonos, nos demoraría 27 años en cancelarle al Fondo el valor adeudado teniendo en cuenta los rendimientos financieros que se dejan de percibir.

6.6.TRIBUTARIOS

Revisados los datos reportados en las declaraciones presentadas por la Asociación, corresponden exactamente a los reflejados en los libros oficiales de contabilidad.

Se pagaron sanciones e intereses de mora por extemporaneidad en la presentación de las declaraciones de IVA por valor de $ 492.000, correspondientes a los períodos 2009-06 y 2010-01.

Se pagaron sanciones e intereses de mora por extemporaneidad en la presentación de Retenciones en La Fuente por valor de $2.573.000, correspondientes a los períodos 2009-02, 2009-10 y 2009-12

A fin de subsanar estas anomalías, se debe establecer un procedimiento para que no sea ADIDA la que asuma los costos de las sanciones por no presentasen oportunamente las declaraciones, sino la persona responsable de la elaboración y presentación de las mismas.

En materia tributaria existen muchas falencias en el manejo de los Impuestos dentro de la Asociación.

Es claro que ADIDA como Entidad sin Animo de Lucro, tiene un régimen tributario especial y no es contribuyente de renta. Sin embargo se han venido presentando una cantidad de inconsistencias en la obligación de efectuar las retenciones a los pagos realizados por diferentes conceptos.

Se han dejado de retener altas cantidades de dinero en muchos pagos en su mayoría de honorarios, ya que dichos pagos se han hecho bajo otras figuras.

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También en muchas oportunidades la Asociación asume el valor del impuesto realizando contratos con valores a pagar netos, o sea sin retención.

Si bien es cierto que actualmente existen varias personas afiliadas al sindicato colaborando con sus servicios, también lo es que al no al no dar aplicación a las normas fiscales desde el punto de vista Tributario, como Entidad sin ánimo de Lucro tendíamos como sanción la corrección de las declaraciones de Retención en la Fuente con sus intereses moratorios.

La Asociación se hizo responsable del Impuesto al Valor Agregado IVA, por ingresos que recibe correspondientes a alquileres, y esto nos ha ido generando período tras períodos saldos a favor en las declaraciones tributarias

7. DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO

El sistema de control Interno es el encargado de establecer una serie de medidas en una Organización, de manera que conlleven a mejorar todos los procedimientos tanto contables como administrativos.

La Asociación de Institutores de Antioquia - ADIDA - debe utilizar los controles necesarios para salvaguardar los activos, ya que estos activos o recursos que utilizan no son personales si no colectivos y que como tales merecen un mayor resguardo y control.

El auditor debe comprender las actividades de control para que pueda asegurar que se cumplen razonablemente los objetivos del sindicato en cuanto a la revelación de información financiera.

8. RECOMENDACIONES

En mi calidad de Auditora de la Asociación de Institutores de Antioquia - ADIDA quiero que se tenga en cuenta algunas recomendaciones que permitan un mejor funcionamiento administrativo y financiero de la entidad.

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Verdaderamente fue muy poco el tiempo para poder analizar las diferentes actividades que se desarrollan en la Asociación e implementar adecuadamente los procedimientos de Control Interno, Administrativos y Financieros.

A continuación se detallan las recomendaciones:

ü Los Balances e informes financieros mensuales se deben revisar los 15 días siguientes a la terminación del mes, lo cual permite que la Asociación tenga cifras oportunas y reales en cualquier momento que se requiera.

ü Las cuentas de deudores o cartera de asociados, lo mismo que las cuentas por pagar comerciales e internas, se deben llevar conciliadas con los registros contables.

ü Se deben establecer procedimientos para el correcto manejo del disponible.

ü Solicitar el reembolso de caja menor, por lo menos cada mes, ya que los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible si se solicitan meses después.

ü Se deben realizar arqueos periódicos a las cajas.

ü Elaborar formatos apropiados para realizar los arqueos.

ü Los ingresos recibidos en efectivo deben ser consignados intactos para evitar que se disponga de ingresos entrantes para efectuar gastos o para cambiar cheques, además deben ser depositados en los bancos, al día hábil siguiente a su recaudo, ya que manejar altas sumas de dinero se convierte en un riesgo muy alto.

ü Se debe llevar informes bancarios diarios donde se determine claramente los conceptos por ingresos y por pagos.

ü Se deben establecer procedimientos para la elaboración de los cheques.

ü Respecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta no perder nunca de vista la existencia física de éstos así como verificar su formalidad para asegurarse que éstos puedan convertirse realmente en dinero.

ü La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa, por lo cual se debe implementar un sistema de control interno.

ü Actualizar el manual de funciones y procedimientos existente en la actualidad para permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los requerimientos de los diferentes entes. Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas. En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar los órganos de línea, su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participación; finalmente, proporciona información básica para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la Asociación. Es por ello, que se considera también como un instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que se le proporcionan.

ü Todos los pagos por los ingresos generados por el alquiler del teatro, se deben consignar en una cuenta a nombre de ADIDA, y con el comprobante de consignación se les genera el recibo de caja.

ü Se recomienda elaborar una planilla para solicitud de viáticos y gastos de transporte, visada por la persona responsable. Esta planilla debe contener :

- Apellidos y Nombres- Documento Identidad- Objeto y fundamentación de la comisión- Cargo - Destino

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- Fechas Salida y Regreso- Medio de Transporte a utilizar- Firma Solicitante- Firma autorizante.

ü Se recomienda registrar ante el organismo competente el Reglamento Interno de Trabajo que fue actualizado por el departamento de jurídica, el reglamento reúne un grupo de normas que de una u otra manera delimita la normal convivencia laboral dentro de la asociación.

ü Es necesario replantear como ADIDA va a cancelar los dineros adeudados al FASXM, los cuales según el análisis hecho corresponden a $835.158.753, que corresponden aproximadamente a 2 meses de ingresos, situación que hace impagable a corto plazo.

ü Los rendimientos financieros generados por los recursos de FASXM, deben contabilizarse directamente en la cuenta del fondo para incrementar su saldo.

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