“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y …repositorio.utn.edu.ec/bitstream/123456789/9276/2... · ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LA MECÁNICA AUTOMOTRIZ LUIS PÉREZ E HIJOS”

i

UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA

TRABAJO DE GRADO

TEMA:

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA

MECÁNICA AUTOMOTRIZ LUIS PÉREZ E HIJOS DEL CANTÓN IBARRA,

PROVINCIA DE IMBABURA”

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y

AUDITORÍA CPA

AUTORAS: CIFUENTES PAUCAR YESENIA JAZMÍN

CUZCO DÍAZ DIANA MARITZA

DIRECTOR: PAÚL ALEXANDER TORO ECHEVERRIA MSc.

IBARRA, 2019

ii

RESUMEN EJECUTIVO

El presente trabajo de grado tiene como finalidad realizar un manual de procedimientos

administrativos y contables para el fortalecimiento organizacional de la mecánica automotriz “Luis

Pérez e Hijos”, ubicada en la ciudad de Ibarra, dedicada a la instalación, desinstalación,

mantenimiento de equipos de seguridad y reparación de vehículos. Del análisis interno elaborado

a la mecánica se determinó que las actividades diarias se ejecutan sin ningún sustento, por lo cual

se logró identificar que no cuenta con un manual administrativo y contable en el que se detalla de

manera específica los procesos administrativos y contables, lo que ocasiona debilidades dentro de

la misma, además no tiene establecido por escrito las funciones que ayude a la continuidad de las

operaciones en relación con las normas y procedimientos. La elaboración e implementación de

dicho manual servirá como instrumento guía y de apoyo para precisar los procedimientos que

deben llevarse a cabo en el área administrativa y contable, con el objetivo obtener una mejora en

la eficiencia y eficacia.

iii

ABSTRACT

The purpose of this undergraduate work is to produce a manual of administrative and accounting

procedures for the organizational strengthening of automotive mechanics "Luis Pérez e Hijos"

located in the city of Ibarra, dedicated to the installation, removal, maintenance of safety

equipment and vehicle repair. From the internal analysis made to the mechanics it was determined

that the daily activities are executed without any support, for which it was possible to identify that

it does not have an administrative and accounting manual in which the administrative and

accounting processes are specifically detailed, which it causes weaknesses within it, besides it has

not established in writing the functions that help the continuity of operations in relation to the rules

and procedures. The preparation and implementation of said manual will serve as a guide and

support instrument to specify the procedures that must be carried out in the administrative and

accounting area, in order to obtain an improvement in efficiency and effectiveness.

iv

AUTORÍA

Nosotras, Yesenia Jazmín Cifuentes Paucar portadora de la cédula de ciudadanía 100365063-5 y

Diana Maritza Cuzco Díaz portadora de la cédula de ciudadanía 172454431-5, declaramos bajo

juramento el presente trabajo es de nuestra autoría las ideas y contenidos expuestos en el presente

informe de trabajo de fin de carrera, el mismo que no ha sido presentado para ningún grado, ni

calificación profesional; en los contenidos tomados de diferentes fuentes de consulta, se ha hecho

constar sus respectivas citas bibliográficas.

__________________ _____________________

Diana Maritza Cuzco Yesenia Jazmín Cifuentes

C.I. 1724544315 C.I. 1003650635

v

INFORME DEL DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO

En mi calidad de Director del Trabajo de Grado, presentado por las egresadas Yesenia Jazmín

Cifuentes Paucar y Diana Maritza Cuzco Díaz, para optar por el Título de Ingeniera en

Contabilidad y Auditoría CPA, cuyo tema es: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LA MECÁNICA AUTOMOTRIZ LUIS

PÉREZ E HIJOS” en la Ciudad de Ibarra Provincia de Imbabura. Considero que el presente

trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y

evaluación por parte del tribunal examinador que se designe.

En la ciudad de Ibarra, a los 22 días del mes de Mayo del 2019.

……………………………………………

Ing. Paúl Alexander Toro Echevarría, Msc.

C.I. 0400610762

vi

BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

AUTORIZACIÓN DE USO Y PUBLICACIÓN

A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA OBRA

En cumplimiento del Art. 144 de la Ley de Educación Superior, hago la entrega del presente

trabajo a la Universidad Técnica del Norte para que sea publicado en el Repositorio Digital

Institucional, para lo cual pongo a disposición la siguiente información:

DATOS DE CONTACTO

CÉDULA DE

IDENTIDAD:

1003650635

1724544315

APELLIDOS Y

NOMBRES:

Cifuentes Paucar Yesenia Jazmín

Cuzco Díaz Diana Maritza

DIRECCIÓN: Pugacho Bajo

Tabacundo

EMAIL: [email protected]

[email protected]

TELÉFONO FIJO: 062631511

022112082

TELÉFONO

MÓVIL:

0988520980

0998509333

DATOS DE LA OBRA

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

vii

TÍTULO: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Y CONTABLES PARA LA MECÁNICA LUIS PÉREZ E

HIJOS”

AUTOR (ES): Yesenia Jazmín Cifuentes Paucar

Diana Maritza Cuzco Díaz

FECHA: AAAAMMDD

SOLO PARA TRABAJOS DE GRADO

PROGRAMA: PREGRADO POSGRADO

TITULO POR EL QUE

OPTA:

INGENIERAS EN CONTABILIDAD SUPERIOR Y

AUDITORÍA

ASESOR /DIRECTOR: Ing. Paúl Toro MSc.

2. CONSTANCIAS

Las autoras manifiestan que la obra objeto de la presente autorización es original y se la desarrolló,

sin violar derechos de autor de terceros, por lo tanto, la obra es original y que son las titulares de

los derechos patrimoniales, por lo que asumen la responsabilidad sobre el contenido de la misma

y saldrán en defensa de la Universidad en caso de reclamación por parte de terceros.

Ibarra, a los 22 días del mes de Mayo del 2019.

LAS AUTORAS:

______________________ _____________________

Yesenia Jazmín Cifuentes Diana Maritza Cuzco

C.I. 1003650635 C.I. 1724544315

viii

DEDICATORIA

Este proyecto va dedicado en primer lugar a DIOS por ser el guía en cada uno de mis pasos y

darme la fortaleza necesaria para luchar día a día y superar los obstáculos que se me han

presentado.

A mi madre, por siempre estar a mi lado brindándome su apoyo, comprensión, por creer en mí, y

sobre todo por brindarme los recursos necesarios con los que pude desenvolverme en el transcurso

de mi carrera.

A mi hija por ser el motor e inspiración para superarme cada día.

A mi esposo por ser un ángel que cuida de mí desde el cielo.

A mis hermanas quienes de una u otra manera han estado presentes acompañándome en este

proceso.

Y a toda mi familia que ha estado brindándome ánimo en mi etapa de formación.

YESENIA JAZMÍN CIFUENTES PAUCAR

ix

DEDICATORIA

El presente trabajo de grado está dedicado a DIOS, por darme fortaleza para luchar día a día y

superar los obstáculos que se me han presentado.

A mis padres que son el pilar fundamental en mi vida y gracias a su apoyo incondicional he logrado

cumplir mis metas y mis sueños.

A mi hermana que siempre ha estado para mí, me ha guiado, me ha enseñado a salir adelante

siempre, y sobre todo es un ejemplo para mí.

DIANA MARITZA CUZCO DÍAZ

x

AGRADECIMIENTO

Agradecemos:

A Dios por bendecirnos, guiarnos y brindarnos fortaleza y sabiduría para culminar con la carrera.

A la Universidad Técnica del Norte, a la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas, por

habernos dado la oportunidad de ser parte de ella, a nuestros maestros por habernos impartido sus

conocimientos y experiencias las cuales contribuirán a nuestra vida profesional.

Al Ing. Paúl Toro quien fue nuestro Director de trabajo de grado, por su colaboración, orientación

y la paciencia puesta para realizar este proyecto.

Al Sr. Luis Pérez por abrirnos las puertas de su mecánica y la confianza puesta a nosotras para

desarrollar el presente trabajo de grado.

YESENIA JAZMÍN CIFUENTES PAUCAR

DIANA MARITZA CUZCO DÍAZ

xi

PRESENTACIÓN

En el CAPÍTULO I se realizó el diagnóstico situacional actual de la mecánica automotriz “Luis

Pérez e Hijos” que permitió identificar y describir el entorno en que se desenvuelve, por lo cual se

efectuó un análisis interno y externo con el propósito de conocer las fortalezas, oportunidades,

debilidades y amenazas. La información solicitada se obtuvo mediante fuentes primarias como es

la entrevista, Check-list, instrumentos que fueron aplicados al personal administrativo y contable

de la mecánica, y de fuentes secundaria como es la investigación bibliográfica.

En el CAPÍTULO II se hace referencia a la fundamentación teórica del presente trabajo, y está

constituido por conceptos básicos administrativos y contables basados en libros, páginas web,

leyes y reglamentos; que sirvieron como sustento para la estructura correcta del Manual

Administrativo y Contable para la Mecánica Automotriz “Luis Pérez e Hijos”.

En el CAPÍTULO III se elaboró la propuesta del Manual Administrativo y Contable; como

Manual Administrativo contiene: la Filosofía Empresarial, Estructura Organizacional, manual de

funciones, manual de procedimientos, flujogramas; en lo referente a lo contable se elaboró:

Proceso Contable, Plan de Cuentas, descripción de uso y manejo de cuentas y los estados

financieros.

En el CAPÍTULO IV se realizó la validación donde se midió los resultados que se obtuvieron

con la aplicación de dicho manual. Finalmente se elaboró las conclusiones y recomendaciones del

presente trabajo.

xii

JUSTIFICACIÓN

El principal problema que tiene la Mecánica Automotriz Luis Pérez e Hijos es que aún no

cuenta con procesos administrativos y contables por lo cual las actividades se realizan en forma

empírica, esto conlleva al riesgo de no poder cumplir con los objetivos deseados. La mecánica no

cuenta con un organigrama funcional o estructural, no dispone de manual de procedimientos, por

ende, la ejecución de actividades de las realiza de manera aleatoria.

La falta de información contable causa que los recursos sean administrados de manera poco

confiable y de igual manera se toma las decisiones al azar.

Por estos motivos, se elabora un estudio de la situación actual de la mecánica para identificar

las falencias que presenta y finalmente proponer los cambios, mejoras con implementación del

Manual de procedimientos administrativos y contables que utilizar sus recursos de manera

eficiente y eficaz para una mejora en la gestión administrativa de la empresa.

xiii

INDICE DE CONTENIDOS

CAPÍTULO I .................................................................................................................................. 1

1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ...................................................................................... 1

1.2. Objetivos del Diagnóstico ............................................................................................ 2

1.2.1. Objetivo General ................................................................................................... 2

1.2.2. Objetivos Específicos ............................................................................................ 2

1.3. Variables del diagnóstico .............................................................................................. 2

1.4. Indicadores .................................................................................................................... 3

1.5. Matriz Diagnóstica ....................................................................................................... 5

1.6. Mecánica Operativa ...................................................................................................... 7

1.7. Instrumentos de recolección de datos ........................................................................... 8

1.7.1. Información Primaria ............................................................................................ 8

1.7.2. Información Secundaria ........................................................................................ 9

1.8. Presentación e interpretación de resultados .................................................................. 9

1.8.1. Entrevista al propietario de la mecánica automotriz Luis Pérez e Hijos ............... 9

1.8.2. Aplicación del Check-List a la secretaria de la mecánica automotriz Pérez e

Hijos 20

1.9. Construcción Matriz FODA ....................................................................................... 23

1.10. Cruces estratégicos FO, FA, DO, DA ..................................................................... 24

1.11. Determinación del Problema Diagnóstico. ............................................................. 25

CAPÍTULO II ............................................................................................................................... 27

2. MARCO TEÓRICO........................................................................................................... 27

2.1. La Empresa ................................................................................................................. 27

2.1.1. Clasificación de las empresas .............................................................................. 28

2.2. Mecánica Automotriz ................................................................................................. 28

2.3. Manual ........................................................................................................................ 29

2.4. La administración ....................................................................................................... 29

xiv

2.5. Manual Administrativo ............................................................................................... 30

2.6. Proceso Administrativo .............................................................................................. 30

2.6.1. Planeación ........................................................................................................... 31

2.7. Misión ......................................................................................................................... 31

2.8. Visión.......................................................................................................................... 32

2.9. Objetivos ..................................................................................................................... 32

2.10. Políticas ................................................................................................................... 32

2.11. Principios y Valores ................................................................................................ 33

2.12. Organización ........................................................................................................... 33

2.13. Estructura Organizacional ....................................................................................... 34

2.13.1. Organigrama ........................................................................................................ 34

2.14. Clasificación de los Organigramas ......................................................................... 35

2.15. Diagrama de flujo ................................................................................................... 35

2.16. Procedimientos ........................................................................................................ 36

2.17. Manual de Procedimientos ...................................................................................... 36

2.18. Dirección ................................................................................................................. 37

2.18.1. Liderazgo ............................................................................................................. 37

2.18.2. Motivación .......................................................................................................... 38

2.18.3. Comunicación...................................................................................................... 38

2.19. Control .................................................................................................................... 38

2.20. Contabilidad ............................................................................................................ 39

2.20.1. Objetivo de la Contabilidad................................................................................. 39

2.21. Plan de Cuentas ....................................................................................................... 40

2.21.1. Activo .................................................................................................................. 40

2.21.2. Pasivo .................................................................................................................. 40

2.21.3. Patrimonio Neto .................................................................................................. 41

2.21.4. Ingreso ................................................................................................................. 41

2.21.5. Gastos .................................................................................................................. 42

2.22. Proceso Contable .................................................................................................... 42

2.22.1. Libro Diario ......................................................................................................... 42

2.22.2. Libro Mayor ........................................................................................................ 43

xv

2.23. Sistema contable ..................................................................................................... 43

2.24. Control Interno Contable ........................................................................................ 43

2.25. Estados financieros ................................................................................................. 44

2.25.1. Balance de Situación ........................................................................................... 44

2.25.2. Estado de Ingresos y Gastos ................................................................................ 45

2.25.3. Estado de Flujo de Efectivo ................................................................................ 45

2.25.4. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto .......................................................... 45

CAPÍTULO III .............................................................................................................................. 47

3. PROPUESTA DEL MANUAL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA

MECÁNICA AUTOMOTRIZ PÉREZ E HIJOS...................................................................... 47

3.1. Introducción ................................................................................................................ 47

3.2. Objetivos de la propuesta ........................................................................................... 47

3.2.1. Objetivo General ................................................................................................. 47

3.2.2. Objetivos específicos........................................................................................... 47

3.3. Misión ......................................................................................................................... 50

3.4. Visión.......................................................................................................................... 50

3.5. Objetivos ..................................................................................................................... 50

3.6. Valores ........................................................................................................................ 50

3.7. Políticas: ..................................................................................................................... 51

3.8. Reglamento Interno de Trabajo .................................................................................. 52

3.9. Organigrama estructural ............................................................................................. 64

3.9.1. Niveles jerárquicos .............................................................................................. 64

3.10. Manual de funciones ............................................................................................... 65

3.11. Mapa de Procesos ................................................................................................... 71

3.12. Flujogramas............................................................................................................. 72

3.13. Manual de procedimientos ...................................................................................... 73

3.14. Sistema Contable .................................................................................................... 87

3.15. Procedimiento Contable .......................................................................................... 87

3.15.1. Plan de Cuentas ................................................................................................... 87

3.16. Dinámica de Cuentas .............................................................................................. 91

3.17. Estados Financieros .............................................................................................. 109

xvi

3.18. Formatos de documentos a utilizarse .................................................................... 117

CAPITULO IV............................................................................................................................ 126

4. Validación ........................................................................................................................ 126

4.1. Introducción .............................................................................................................. 126

4.2. Método de Verificación ............................................................................................ 126

4.2.1. Factores a validar .............................................................................................. 130

4.2.2. Método De Calificación .................................................................................... 131

4.2.3. Rangos de interpretación ................................................................................... 131

4.3. Estudio estratégico .................................................................................................... 132

4.4. Descripción del estudio ............................................................................................ 133

4.4.1. Objetivo del estudio .......................................................................................... 133

4.4.2. Equipo de trabajo .............................................................................................. 133

4.5. Resultados Administrativos ...................................................................................... 135

4.5.1. Evaluación ......................................................................................................... 138

4.6. RESULTADOS ........................................................................................................ 141

4.6.1. EVALUACIÓN ................................................................................................. 143

CONCLUSIONES .................................................................................................................. 145

RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 146

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 147

ANEXOS .................................................................................................................................... 150

xvii

INDICE DE TABLAS

Tabla 1 Matriz Diagnóstica ............................................................................................................ 5

Tabla 2 Mecánica Operativa .......................................................................................................... 7

Tabla 3 Check-List Administrativo ............................................................................................. 20

Tabla 4 Check-List Contable ....................................................................................................... 21

Tabla 5 Check-List Normativa Legal........................................................................................... 22

Tabla 6 Matriz FODA ................................................................................................................. 23

Tabla 7 Cruce Estratégico ........................................................................................................... 24

Tabla 8 Matriz de Validación Administrativa............................................................................ 128

Tabla 9 Matriz de Validación Contable ..................................................................................... 129

Tabla 10 Matriz de Resultados Administrativos ........................................................................ 135

Tabla 11 Matriz Calificación Administrativa ........................................................................... 138

Tabla 12 Matriz de Resultados Contables................................................................................. 141

Tabla 13 Matriz de Calificación Contable ................................................................................. 143

xviii

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1 Manual de funciones del Gerente ................................................................................ 65

Cuadro 2 Manual de funciones Jefe Administrativo .................................................................. 66

Cuadro 3 Manual de funciones Contadora ................................................................................. 67

Cuadro 4 Manual de funciones Secretaria .................................................................................. 68

Cuadro 5 Manual de Funciones Jefe de Taller ............................................................................ 69

Cuadro 6 Manual de funciones Operarios .................................................................................. 70

Cuadro 7 Simbología Flujogramas ............................................................................................. 72

Cuadro 8 Manual de Procesos Contables ................................................................................... 73

Cuadro 9 Procesos y Procedimientos Atención al Cliente ......................................................... 75

Cuadro 10 Procesos Y Procedimientos Instalación de equipos de seguridad ............................ 77

Cuadro 11 Procesos y Procedimientos Desinstalación de equipos de seguridad ........................ 79

Cuadro 12 Procesos y Procedimientos Mantenimientos de equipos de seguridad ...................... 81

Cuadro 13 Procesos y Procedimientos Reparación de vehículos ................................................ 83

Cuadro 14 Plan de Cuentas ......................................................................................................... 87

Cuadro 15 Caja ........................................................................................................................... 92

Cuadro 16 Bancos ....................................................................................................................... 93

Cuadro 17 Documentos y Cuentas por cobrar ............................................................................ 94

Cuadro 18 Inventarios ................................................................................................................. 95

Cuadro 19 Servicios y Pagos Anticipados .................................................................................. 96

Cuadro 20 Activos por Impuestos Corrientes............................................................................. 97

Cuadro 21 Propiedad Planta y Equipo ........................................................................................ 98

Cuadro 22 Documentos y Cuentas por pagar ............................................................................ 99

Cuadro 23 Préstamos Bancarios ............................................................................................... 100

xix

Cuadro 24 Otras Obligaciones Corrientes ................................................................................ 101

Cuadro 25 Obligaciones con Instituciones Financieras ............................................................ 102

Cuadro 26 Ingresos Actividades Ordinarias ............................................................................. 103

Cuadro 27 Gastos Financieros .................................................................................................. 105

Cuadro 28 Formato Libro Diario .............................................................................................. 106

Cuadro 29 Formato Libro Mayor ............................................................................................. 106

Cuadro 30 Formato Balance de Comprobación ........................................................................ 107

Cuadro 31 Formato de Balance de Situación Inicial ................................................................ 109

Cuadro 32 Formato Estado de Resultado Integral .................................................................... 112

Cuadro 33 Formato Estado de Cambios del Patrimonio ........................................................... 114

Cuadro 34 Formato Estado de Flujo de Efectivo ..................................................................... 116

Cuadro 35 Formato Kardex ....................................................................................................... 117

Cuadro 36 Formato Selección de Proveedores ......................................................................... 118

Cuadro 37 Formato Inventario de Activos fijos ....................................................................... 119

Cuadro 38 Formato Arqueo de Caja ......................................................................................... 120

Cuadro 39 Formato Registro de vehículos ............................................................................... 122

xx

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1 Organigrama Funcional .............................................................................................. 64

Gráfico 2 Mapa de Procesos ........................................................................................................ 71

Gráfico 3 Proceso Contable ......................................................................................................... 74

Gráfico 4 Atención al Cliente ..................................................................................................... 76

Gráfico 5 Instalación de equipos de seguridad ........................................................................... 78

Gráfico 6 Desinstalación de equipos de seguridad ..................................................................... 80

Gráfico 7 Mantenimiento de equipos de seguridad ..................................................................... 82

Gráfico 8 Reparación de vehículos ............................................................................................. 84

1

CAPÍTULO I

1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

1.1.Antecedentes

La Mecánica Automotriz Luis Pérez e Hijos se dedican a la reparación de automóviles a

gasolina y diésel sean estos pequeños y medianos de todas las marcas y a la venta de repuestos,

tiene 10 años de funcionamiento en el mercado en los cuales han utilizado instalaciones

arrendadas, pero gracias a su trabajo hace 5 años ya poseen sus propias instalaciones ubicadas

en la calle Antigua vía Urcuquí y la Av. Rodrigo Miño, en la parroquia El Sagrario, ciudad de

Ibarra, provincia de Imbabura. El Propietario de la mecánica es el Sr. Luis Pérez que tiene a su

cargo 7 trabajadores los cuales se dividen en una mujer y 6 hombres.

Dicha mecánica cuenta con una clientela cautiva, ya que dispone de una variedad muy

amplia de repuestos capaz de satisfacer las necesidades de los sectores aledaños.

Es indispensable mencionar que la mecánica hasta el momento no dispone de un control

actualizado y oportuno de cada una de las actividades administrativas y contables que se

realizan dentro de su organización, por lo que después de un estudio detallado se determina

que el DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLE; será de gran utilidad para la mecánica, ya que el propietario podrá disponer de

instrumentos normativos que contenga en forma breve, clara, descriptiva y explícita

información referente a la historia, fundamento legal y administrativo, objetivos generales y/o

específicos, atribuciones, funciones, políticas, normas generales y/o específicas de operación,

estructura organizacional, así como la descripción narrativa y gráfica de los procedimientos

contables que se realizan en la empresa.

2

Además, se puede mencionar que la mecánica no cuenta con una persona a cargo de la

contabilidad lo que genera incertidumbre al propietario porque no posee información

financiera que le ayude a determinar sus pérdidas o ganancias.

1.2.Objetivos del Diagnóstico

Objetivo General

Conocer la situación actual de la Mecánica Automotriz Luis Pérez e Hijos con la finalidad

de conocer sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas lo cual permitirá identificar

las necesidades y crear posibles soluciones para el progreso de la organización.

Objetivos Específicos

• Identificar la filosofía empresarial de la Mecánica Automotriz.

• Analizar la estructura organizacional de la Mecánica Automotriz

• Conocer los procedimientos contables de la Mecánica Automotriz.

• Determinar la normativa legal que regula a la Mecánica Automotriz.

• Analizar los servicios que presta la Mecánica Automotriz Luis Pérez e hijos, a través de la

satisfacción de los clientes.

.

1.3. Variables del diagnóstico

Para el desarrollo de la presente investigación y la recolección de información se tomó en

cuenta las siguientes variables:

1. Planeación estratégica

2. Estructura Organizacional

3

3. Procedimientos contables

4. Normativa legal

5. Satisfacción del cliente

1.4. Indicadores

• Planeación estratégica

✓ Misión

✓ Visión

✓ Objetivos

✓ Valores

✓ Políticas

• Estructura Organizacional

✓ Organigrama

✓ Manual de funciones

✓ Manual de procedimiento

• Procedimientos contables

✓ Plan de Cuentas

✓ Registros contables

✓ Sistemas contables

✓ Estados Financieros

• Normativa Legal

✓ Ley de Seguridad Social

✓ Ley de Régimen Tributario interno

✓ Código de Trabajo

4

• Satisfacción de los clientes

✓ Identificación de clientes

✓ Frecuencia de adquisición.

✓ Servicio al cliente.

✓ Buena atención

✓ Innovación Tecnológica

✓ Rapidez

5

1.5. Matriz Diagnóstica

Tabla 1

Matriz Diagnóstica

OBJETIVOS VARIABLE INDICADORES TÉCNICA PÚBLICO

INFORMANTE

FUENTE DE

INFORMACI

ÓN

Identificar la filosofía

empresarial de la

Mecánica Automotriz

Planeación

estratégica

Misión

Visión

Objetivos

Valores

Políticas

Entrevista

Check list

Propietario

Secretaria

Primaria

Analizar la estructura

organizacional de la


Estructura

Organizacional

Organigrama

Manual de funciones

Manual de procedimiento

Entrevista

Check list

Propietario

Secretaria

Primaria

Conocer los

procedimientos

contables de la

Mecánica Automotriz.

Procedimientos

Contables

Plan de Cuentas

Registros contables

Sistemas contables

Estados Financieros

Entrevista

Check list

Propietario

Secretaria

Primaria

Determinar la

normativa legal que

regula a la Mecánica

Automotriz.

Normativa Legal

Ley de Seguridad Social

Ley de Régimen Tributario

interno

Código de Trabajo

Documentos

Propietario

Bibliografía

Primaria y

Secundaria

6

Analizar los servicios

que presta la Mecánica

Automotriz Luis Pérez

e hijos, a través de la

satisfacción de los

clientes

Satisfacción de

los clientes

Identificación de clientes

Frecuencia de adquisición

Servicio al cliente.

Buena atención

Innovación Tecnológica

Rapidez

Encuesta

Clientes

Primaria

Elaborado por: Las autoras

Fuente: Diagnostico Situacional

7

1.6.Mecánica Operativa

En la presente investigación se utilizó la técnica de registro de toda la población que es

parte de la Mecánica Automotriz Pérez e Hijos, ya que dicha población conoce la situación

actual de la empresa, y no se calculó la muestra porque la unidad de análisis es menor a 100

elementos.

Tabla 2

Mecánica Operativa


Fuente: Observación directa

Los 30 clientes que se consideran dentro de la población corresponden al número de clientes que

tiene la mecánica por semana operativa considerada de lunes a viernes, lo cual significa que tiene

un promedio de 6 clientes diarios mismos que serán objeto de la encuesta.

CARGO POBLACIÓN

Propietario 1

Secretaria 1

Operarios 5

TOTAL

Clientes

TOTAL

7

30

37

8

1.7.Instrumentos de recolección de datos

Los instrumentos aplicados en el estudio para la elaboración del presente Manual

Administrativo y Contable son:

Información Primaria

Entrevista

La entrevista cuando es una técnica de investigación cuantitativa que sirve para recopilar

información confiable y válida, para probar hipótesis de trabajo, es necesariamente

estructurada, planificada y obedece a un conjunto de pautas para su preparación, su aplicación,

y análisis e interpretación de los datos e informaciones recogidas. (Ñaupas Paitan, Mejía Mejía,

Novoa Ramírez, & Villagómez Paucar, 2014)

La palabra entrevista nos hace imaginar muchos contextos profesionales y sociales en los

que se produce un intercambio comunicativo entre dos sujetos, intercambio en el que se supone

que uno tiene la información y el otro persigue conocer y obtener esa información con distintos

fines. (Pedraz Marcos, Zarco Colón, Ramasco Gutiérrez, & Palmar Santos , 2014)

La entrevista será aplicada al propietario el Sr. Luis Pérez y a la secretaria la Sra. Rocío

Pérez se aplicará un check-list con la finalidad de obtener información que ayude a conocer la

situación actual de la mecánica.

Encuesta

Se trata de pedir información a una muestra representativa de personas, denominados

encuestados, utilizando preguntas escritas. (Martínez Carrasco, 2018)

9

Para la obtención de la información primaria se realizó una encuesta la cual está estructurada

con preguntas cerradas, dicha encuesta está dirigida a los clientes de la Mecánica Automotriz

Luis Pérez e hijos, con el fin de conocer cuál es el nivel de satisfacción del cliente sobre el

servicio.

Información Secundaria

Documental y Bibliográfica

“La investigación documental es la búsqueda de una respuesta específica a partir de la

investigación en documentos”

Para que el desarrollo de la investigación sea más eficiente se realizó la consulta en libros,

revistas y otros, con la finalidad de recolectar información veraz y suficiente que respalde la

presente investigación.

1.8. Presentación e interpretación de resultados

Entrevista al propietario de la mecánica automotriz Luis Pérez e Hijos

Objetivo: Conocer la situación actual de la Mecánica Automotriz Luis Pérez e Hijos con la

finalidad de conocer sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas lo cual permitirá

identificar las necesidades y crear posibles soluciones para el progreso de la organización.

1.- ¿Desde hace cuánto tiempo funciona la mecánica?

La mecánica empezó a funcionar en el mercado desde hace 30 años en instalaciones arrendadas,

pero desde hace 5 años se cuenta con instalaciones propias.

2.- ¿Cuál es la constitución de la mecánica automotriz?

Está constituida como persona natural.

10

3.- ¿La mecánica automotriz cuenta con misión, visión y objetivos establecidos?

La mecánica no cuenta con dichos elementos.

4.- ¿En la mecánica se determinó políticas y valores?

No se ha determinado ni políticas, ni valores.

5.- ¿En la actualidad la mecánica cuenta con un organigrama?

Actualmente, la mecánica no cuenta con ningún organigrama, pero creo que sería importante la

implementación de herramientas administrativas para mantener un orden en cada una de las

actividades.

6.- ¿Las tareas de cada operario o empleado están claramente definidas y dadas a conocer a

cada integrante?

Los trabajadores conocen sus funciones, ya que están han sido expuestas de forma verbal, pero no

están establecidas en ningún documento.

7.- ¿En la actualidad la mecánica cuenta con un manual de procedimientos?

No cuenta, pero creo que es indispensable para el buen funcionamiento de la mecánica.

8.- ¿La mecánica posee un plan de cuentas?

La mecánica carece de un plan de cuentas acorde a las necesidades de la misma.

9.- ¿Se llevan registros contables de las actividades que se realizan en la mecánica?

Se llevan registros contables de forma manual de todas las operaciones que se realizan en la

mecánica.

11

10.- ¿La mecánica tiene algún tipo de sistema contable?

No cuenta con ningún sistema contable apropiado para la mecánica.

11.- ¿Se realizan controles internos en la mecánica?

Se realizan controles únicamente a los inventarios de los repuestos, sin embargo, no se lleva un

control de las herramientas de trabajo.

12.- ¿Cuenta con información financiera para la correcta toma de decisiones?

No se cuenta con ninguna información que ayude a conocer si existen pérdidas o ganancias, sin

embargo, se cumple con las obligaciones que adquiere la mecánica.

13.-Los trabajadores son afiliados?

Ningún trabajador se encuentra afiliado.

14.- ¿Usted realiza las declaraciones en el tiempo establecido?

Por supuesto siempre estamos al día, ya que contamos con la ayuda de una persona externa a la

mecánica encargada de la contabilidad y así todos los trámites se realizan a tiempo.

15.- ¿Considera importante la implementación de un manual de procedimientos

administrativo y contable para su mecánica?

Sí, porque se llevaría un mejor control de las actividades de la mecánica, además que en el área

contable nos permitiría obtener información real acerca de la situación actual de la mecánica.

12

Análisis

Después de aplicar la entrevista se puede concluir que la mecánica no cuenta con una

planificación estratégica que tiene como finalidad el cumplimiento de metas y objetivos; además

no posee una estructura organizacional bien definida lo que ocasiona que no exista una adecuada

división de trabajo y una correcta delegación de responsabilidades; de acuerdo al área contable

existen falencias, ya que no se cuenta con un sistema por lo cual las operaciones se registran

manualmente, de igual manera no cuentan con la información actualizada y suficiente para la

correcta toma de decisiones. También se puede mencionar que no cuentan con los debidos

controles internos lo que impide una adecuada supervisión de las herramientas de trabajo, lo que

ocasiona pérdidas; en cuanto al inventario de repuestos la persona encargada realiza los controles

de forma permanente. En relación a la afiliación de los trabajadores se incumple con la normativa

legal ya que ellos no se encuentran afiliados por consecuencia esto conllevaría a tener futuros

problemas. Por lo tanto, se puede concluir que es de gran importancia implementar un manual

administrativo y contable dentro de la mecánica para la mejora de procesos.

13

Aplicación de la Encuesta a los clientes.




1. ¿De qué lugar proviene usted?

Opción Frecuencia Porcentaje

Pichincha 5 17%

Imbabura 18 60%

Carchi 5 17%

Otros 2 6%

Total 30 100%

ANÁLISIS

En la encuesta realizada se puede evidenciar que la mayoría de clientes de la mecánica

provienen de la provincia de Imbabura, sin embargo, cuenta con clientes de la provincia de

Pichincha, y los demás provienen de otras provincias, es decir su clientela está enfocada en su

mayoría de la región Norte Ecuador.

17%

60%

17%6%

Proveniencia de los clientes

Pichincha

Imbabura

Carchi

Otras

14

2. ¿Cuántos años es usted cliente de la mecánica?


0 a 2 años 7 23%

3 a 5 años 8 27%

6 y más 15 50%

Total 30 100

ANÁLISIS

La mecánica se ha posicionado en el mercado y ha logrado fidelizar el 50% de sus clientes, de ahí

una cierta cantidad de clientes visitan la mecánica de 3 a 5 años, por lo que se puede evidenciar

que la mecánica va creciendo de manera considerable.

23%

27%

50%

Fidelización

0 a 2 años

3 a 5 años

6 y más

15

3. ¿El servicio prestado por la mecánica es?


Excelente 13 43%

Bueno 14 47%

Regular 3 10%

Total 30 100%

ANÁLISIS

La mayoría de clientes califican el servicio como excelente de la mecánica, sin embargo, hay que

mejorar día a día; por lo cual esta investigación ayudará a determinar los aspectos a mejorar para tener

la aceptación de todos los clientes.

43%

47%

10%

Calidad del Servicio

Excelente

Bueno

Regular

16

4. ¿El servicio prestado es oportuno?


Si 22 73%

No 8 27%

Total 30 100%

ANÁLISIS

Tomando como referencia los datos arrojados por la encuesta se podría deducir que los servicios

ofertados por la mecánica son oportunos. El porcentaje que no está de acuerdo es mínimo, esto

quiere decir que la empresa satisface todas las necesidades de manera adecuada a sus clientes.

73%

27%

Servicio

SI

NO

17

5. ¿Los precios cobrados por los servicios son?


Altos 7 23%

Medianos 15 50%

Bajos 8 27%

Total 30 100%

ANÁLISIS

La mayoría de los clientes concuerdan que los precios por los servicios de la “Mecánica

Automotriz Luis Pérez e hijos son razonables por lo que están acorde a los servicios prestados,

considerando que ellos brindan calidad y eficiencia en los trabajos realizados.

23%

50%

27%

PRECIOS

Altos

Medianos

Bajos

18

6. ¿Cómo conoció la mecánica?


Referencias 19 63%

Rotulo 3 10%

Redes Sociales 8 27%

Total 30 100%

ANÁLISIS

La “Mecánica Automotriz Luis Pérez” es conocida principalmente por referencias entre

clientes, dándonos como resultado que los servicios que ellos realizan son de calidad y se debería

considerar una publicidad más agresiva en medios de comunicación y redes sociales para poder

posesionar la imagen de la mecánica.

63%10%

27%

PUBLICIDAD

Referencias

Rótulo

Redes Sociales

19

7. ¿Cuál es la razón principal para que usted vuelva a la mecánica?


La calidad 13 43%

Los precios 7 23%

La atención 8 27%

La ubicación 2 7%

Total 30 100%

ANÁLISIS

Claramente se puede identificar que los clientes visitan la mecánica, por cuatro aspectos como

son: la ubicación, calidad, atención y precios; lo que significa que la empresa está ubicada en un

lugar estratégico, sus servicios son de calidad, su atención es excelente y sus precios son

razonables.

43%

23%

27%

7%

UTILIZACIÓN DEL SERVICIO

La calidad

Los precios

La atención

La ubicación

20

Aplicación del Check-List Administrativo a la secretaria de la mecánica automotriz

Pérez e Hijos




Tabla 3

Check-List Administrativo

N INDICADORES SI NO N/A OBSERVACIÓN

1 ¿La mecánica cuenta con

una misión? X


una visión? X


objetivos? X


políticas y valores? X


un organigrama? X


un manual de funciones? X

7

¿La mecánica cuenta con

un manual de

procedimientos?

X

8 ¿Se realizan controles de

asistencia? X

Fuente: Investigación de Campo


21

Análisis:

Analizando el Check-List aplicado se identificó que no se están considerando puntos

importantes como establecer una misión, visión, objetivos, políticas y valores lo que define la base

de la empresa y ¿por qué y para qué existe?

Además, la mecánica no posee una estructura organizacional, la cual ayudaría a los trabajadores

a saber quién hace qué, con la creación de roles claros, ámbitos de autoridad y trabajo en conjunto

para el cumplimiento de objetivos; también se identificó que no cuentan con un manual de

funciones por consiguiente no tiene bien definido responsabilidades y obligaciones de los

diferentes puestos.

Tabla 4

Check-List Contable



un plan de cuentas? X

2 ¿Se realizan los registros

contables? X De forma manual


algún sistema contable? X

4 ¿Se elaboran estados

financieros? X

5 ¿Se realizan las

declaraciones a tiempo? X

Se cuenta con una

persona externa para la

contabilidad.

6 ¿Existe un fondo para caja

chica? X

7 ¿Se realizan arqueos de

caja? X

8 ¿Se realizan controles a los

inventarios? X

Pero no se cuenta con un

inventario de

herramientas de trabajo Fuente: Investigación de Campo


22

Análisis:

La mecánica no cuenta con una persona que realice el proceso contable, por esta razón no

existe un plan de cuentas acorde a las necesidades de la empresa, tampoco se realizan procesos

contables y por ende no se realizan estados financieros por lo cual se toman las decisiones de

forma empírica lo que genera incertidumbre de si existe ganancia o pérdida.

Tabla 5

Check-List Normativa Legal


1 ¿Los empleados se encuentran

afiliados? X

2 ¿Se celebran contratos de

trabajo? X Solo verbal.

2


permisos actuales de

funcionamiento?

X

3

¿La jornada de trabajo se

cumple de acuerdo a lo

estipulado en la Ley?

X

4 ¿Se pagan horas extras a los

trabajadores? X

Se paga por

obras.

5

¿La mecánica cuenta con los

implementos de seguridad para

laborar?

X

6 ¿Se les otorga permisos a los

trabajadores ? X

En caso fortuito

y que sean

justificados.


permisos medio ambientales? X

8 ¿Existen multas por los atrasos

de los trabajadores? X



23

Análisis:

El Check-List aplicado permitió conocer que actualmente la mecánica está incumpliendo con

la normativa legal debido a que no existen contratos de trabajo, no se afilia a los trabajadores lo

que conlleva a la exclusión de beneficios sociales que presta el Instituto de Seguridad Social, lo

que conllevaría al empleador a conflictos legales por el establecimiento de multas y sanciones.

1.9. Construcción Matriz FODA

Tabla 6

Matriz FODA

ANÁLISIS

INTERNO

FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Experiencia en el mercado

2. Variedad de servicios

3. Dispone de personal

capacitado.

4. Instalaciones propias y

ubicadas en un sector

estratégico.

5. Dispone de un equipo de

seguridad para sus

trabajadores.

6. Fidelidad de sus clientes

1. No cuentan con una planificación

estratégica.

2. Falta de delimitación de

funciones y responsabilidades.

3. No cuentan con procedimientos

contables establecidos.

4. Carece de una persona encargada

de salvaguardar los bienes de la

mecánica.

5. No se realizan contratos

ANÁLISIS

EXTERNO

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Aumento de vehículos en el

país.

2. Acceso a préstamos

bancarios con mejores

condiciones.

1. Incremento de competencia

2. Competencia desleal

3. Posibles problemas legales por

no afiliar al IESS a los

trabajadores

4. Precios competitivos

24

3. Convenios con empresas

públicas y privadas de

transportes.

4. Incorporación de nuevos

servicios.

5. Uso de las redes sociales para

hacer publicidad



1.10. Cruces estratégicos FO, FA, DO, DA

Tabla 7

Cruce Estratégico

ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO

F1O3 Mediante la experiencia adquirida la

mecánica puede participar en concursos para la

prestación de servicios y así firmar convenios

tanto con empresas públicas como empresas

privadas.

F4O2 Al contar la mecánica con instalaciones

propias le resulta más fácil al momento de

solicitar un crédito para la expansión del

negocio mediante una sucursal.

F4O1 La ubicación estratégica ayuda a tener

una clientela fija y nuevos clientes por lo que

ayuda al crecimiento de la mecánica.

D202. Mediante la aplicación de procesos

contables se podría presentar información real

sobre la situación económica para poder

justificar.

D1O5 Con la creación de la planificación

estratégica se lograría definir ¿qué es y qué

hace? la mecánica y así poder realizar

publicidad mediante una página web dando a

conocer sus servicios.

25

ESTRATEGIAS FA

F1A1 la experiencia con la que cuenta la

mecánica le permite ser más competitivo frente

a nuevos competidores.

F1A4 La experiencia ayuda a establecer los

precios más cómodos para los clientes.

ESTRATEGIAS DA

D5A2 Mediante la aplicación de políticas se

podría disminuir la divulgación de información

acerca de los procesos de la mecánica.

D1A3 Se debería realizar los contratos de

trabajo para evitar posibles sanciones o multas

patronales.



1.11. Determinación del Problema Diagnóstico.

Una vez terminado el desarrollo del análisis de la matriz FODA, se procedió a identificar

la problemática en la que está atravesando la mecánica automotriz Luis Pérez e hijos la misma

que se menciona a continuación:

• Ausencia de una planificación estratégica que permite el establecimiento de metas y

objetivos; una estructura organizacional donde se determinan las funciones y responsabilidades

de cada uno de los miembros de la mecánica.

• Carecen de registros contables lo que no permite tener información real acerca de la

situación económica por tanto es difícil la toma de decisiones.

• Existe un deficiente control interno de los bienes de la mecánica lo que estaría ocasionando

pérdidas de los mismos.

• Se pudo identificar que existe un incumplimiento en la normativa legal en lo referente a los

trabajadores, ya que no están afiliados al Seguro Social perdiendo así los beneficios que este

ofrece.

26

Una vez que se culminó el respectivo diagnóstico y ante las problemáticas encontradas, se vio

necesaria la implementación de un MANUAL DE PROCEDIMEINTOS ADMINISTRATIVOS

Y CONTABLES, para así fortalecer el desarrollo y mejora de los procesos de cada una de las

actividades de la mecánica.

27

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO

El presente capítulo procura dar a conocer las bases teóricas científicas relacionadas con los

Manuales administrativos y contables, para poder acceder a este como fuente de consulta y obtener

un conocimiento técnico de lo que se está ejecutando.

OBJETIVO

Facilitar la comprensión a quienes tengan acceso al presente trabajo, con respecto a la terminología

utilizada y fundamentación teórica del presente trabajo de grado.

La Empresa

Es un grupo social en el que, a través del capital, el trabajo y la administración, se producen bienes o

distribución de bienes y servicios con fines lucrativos o sin ellos y tendientes a la satisfacción de diversas

necesidades de la comunidad. (García Martínez & Münch , 2014, pág. 50)

“Una empresa o negocio es una organización dedicada a realizar actividades industriales,

comerciales o de prestación de servicios. Algunos tienen fines de lucro, es decir, buscan generar

valor económico, mientras que otros su único propósito es brindar un valor social” (Prieto Sierra,

2014).

Es decir, la empresa es una unidad productiva compuesta por capital, trabajo y recurso humano

con la finalidad de producir bienes o proporcionar servicios, para satisfacer las necesidades de la

sociedad con fines lucrativos o sin fin lucrativos.

28

Clasificación de las empresas

a) Por el número de propietarios:

“Empresas individuales: De propiedad de una sola persona que se beneficia con la utilidad

que produce su esfuerzo personal (sastrerías, carpinterías, talleres pequeños)” (Rojas Risco,

2014, pág. 19).

Las empresas individuales son creadas con el capital de una sola persona, es decir es

unipersonal, por lo tanto es quien se beneficia de las ganancias de la actividad, pero también debe

asumir las pérdidas ocasionadas.

b) Por el sector económico en el que opera.

De servicios: aquellas empresas que ofrecen algún servicio a la comunidad, servicios que se clasifican

en: Transporte, Turismo, Instituciones financieras, Servicios públicos (por ejemplo, energía y agua),

Servicios privados (como asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo), Educación, Finanzas y

Salud. (Alarcón Marcos, 2015, pág. 26)

Son denominadas empresas de servicios aquellas cuya actividad es ofrecer un servicio

intangible, que tienen como objetivo satisfacer necesidades colectivas y que este genere lucro.


“La mecánica automotriz es la rama de la mecánica que estudia y aplica los principios propios

de la física y mecánica para la generación y transmisión del movimiento en sistemas automotrices,

como son los vehículos de tracción mecánica” (Pedraza Martinez, 2017).

La mecánica automotriz es una ciencia que estudia los movimientos de los vehículos

automotores y de cómo ocurre dicho movimiento, además ayuda que exista un correcto

funcionamiento del sistema.

29

Manual

Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar, en forma ordenada y sistemática,

información de diversa índole para la operación de una organización: atributos, estructura orgánica,

objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas, procedimientos, actividades y tareas, así como

instrucciones y acuerdos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores. (Martínez

Chávez, 2015, pág. 177)

“Los manuales son documentos que contienen información sistemática acerca de la

organización. Los manuales, de acuerdo con su contenido pueden ser de políticas,

departamentales, organizacionales, de procedimientos, específicos, de técnicas y de puestos”

(Münch Galindo, 2015).

Los manuales son un conjunto de documentos importantes que ayudan para el mejor

desenvolvimiento de las actividades además que permiten la mejor toma de decisiones en cuanto

al área administrativa, operativa y contable.

La administración

“Es una actividad humana por medio de la cual las personas procuran obtener unos

resultados. Esa actividad humana se desarrolla al ejecutar los procesos de planear, organizar,

dirigir, coordinar y controlar” (Ramírez Cardona & Ramírez, 2016).

Conjunto ordenado de principios, técnicas y prácticas, que tiene como finalidad apoyar la consecución

de los objetivos de una organización mediante la provisión de los medios necesarios para que se

obtengan resultados con la mayor eficiencia, congruencia y óptima coordinación y aprovechamiento de

los recursos. (Martínez Chávez, 2015, pág. 161)

30

“Es el esfuerzo coordinado de un grupo social por obtener un fin con la mayor eficacia y el

menor esfuerzo posible” (García Martínez & Münch , 2014, pág. 28).

La administración permite a los miembros de una organización realizar actividades que les

permita llegar al cumplimiento de metas y objetivos de la empresa mediante procesos de

planificación, organización, dirección y control.

Manual Administrativo

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación

para registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización

(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de

calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

(Franklin Fincowsky, 2014, pág. 194)

Un manual administrativo es el registro de información escrita, la cual sirve como herramienta

de comunicación e información para los integrantes de la empresa, además es una herramienta

primordial para la toma de decisiones por parte de la administración.

Proceso Administrativo

“La administración comprende una serie de fases, etapas o funciones cuyo conocimiento

resulta esencial para aplicar el método, los principios, las técnicas y los enfoques de gestión”

(Münch Galindo, 2015, pág. 14).

El desarrollo de una empresa se obtiene, a través de la aplicación de cada una de las fases o

etapas del proceso administrativo, las cuales se deben ejecutar en secuencia para alcanzar el

objetivo planteado por la administración.

31

Planeación

“Es la determinación de los escenarios futuros y el rumbo hacia donde se dirige la empresa,

así como la definición de los resultados que se pretenden obtener y las estrategias para lograrlos

minimizando riesgos” (Munch, 2014, pág. 24).

Es el proceso sistemático y estructurado para utilizar la inteligencia de la organización en la búsqueda

de respuestas a preguntas vitales para su diseño, estructura, dirección y control, que considera la

dinámica del cambio social tanto en el entorno actual como en un escenario futuro. (Franklin Fincowsky,

2014, pág. 12)

La planificación permite a la organización tener una guía acerca de las actividades que se van

a realizar y en qué tiempo se ejecutaran; con el fin de obtener resultados que favorezcan al

crecimiento de la empresa y a la toma de decisiones.

Misión

“La misión de la empresa es su razón de ser; es el propósito o motivo por el cual existe y por

tanto da sentido y guía las actividades de la empresa” (Palacios Acero, 2014, pág. 62).

“Enunciado que constituye en una guía de actuación que enlaza lo deseado con lo posible”

(Franklin Fincowsky, 2014, pág. 12).

Por lo tanto, la misión está enmarcada en los alcances y la vocación de la empresa u

organización, se enfoca en el presente basándose en principios y valores, es decir la misión no es

más que la descripción del negocio, su propósito y el rol que desempeña.

32

Visión

“Debe ser una representación de cómo se cree que será en el futuro la institución o área

administrativa ante los empleados, directivos y ante los usuarios de los servicios en el mejor de

los escenarios deseables” (Martínez Chávez, 2015, pág. 46).

Es la declaración amplia y suficiente de a dónde quieren que su empresa o negocio este dentro de cinco

o más años. Debe ser estimulante, amplia, inspiradora, conocida y que promueva la pertenencia de todos

los miembros de la organización o negocio. (Palacios Acero, 2014, pág. 63)

La visión describe como la empresa se ve y como quiere que sus clientes la vean a largo plazo,

además de que produzca un alto nivel de compromiso por parte de sus empleados al cumplimiento

de dichas metas

Objetivos

“Son la base para determinar qué actividades se debe ejecutar, con qué criterios se deben

evaluar y qué también sean ejecutados” (Palacios Acero, 2014, pág. 66).

“Propósitos o fin que orientan las acciones para traducir el objetivo de una organización en

resultados” (Franklin Fincowsky, 2014, pág. 12).

Por lo tanto, os objetivos son propósitos a alcanzar mediante las actividades o acciones de las

empresas en un determinado tiempo, ya que los objetivos no solo constituyen el fin de la

planificación, sino la consecución de logros de toda la organización.

Políticas

“Las políticas sirven para guiar las acciones y decisiones requeridas para lograr los objetivos.

Las políticas establecen las condiciones de contorno para que las acciones y decisiones se

encausen por un camino concreto en busca de los objetivos” (Palacios Acero, 2014, pág. 65).

33

“Guías básicas de carácter general que orientan las acciones para normar la gestión de una

organización” (Franklin Fincowsky, 2014, pág. 12).

Las políticas establecen normas de conducta para los miembros de una organización con el fin

de que exista un ambiente de armonía y que los resultados vayan dirigidos al cumplimiento de

metas y objetivos.

Principios y Valores

“Son la creencia y valores que guían o inspiran la vida de una organización o negocio. Definen

lo importante para una empresa. Guían el actuar de las personas y la sociedad y demandan

liderazgo” (Palacios Acero, 2014, pág. 64).

“Expresan las condiciones intelectuales y afectivas que influyen en las conductas personal,

social y organizacional de los individuos” (Franklin Fincowsky, 2014, pág. 15).

Es decir, los principios y valores son una guía, lineamientos y reglas que indican como debe

ser el proceder de las personas dentro de una empresa u organización, para poder actuar con ética

y con responsabilidad, con la finalidad de que la empresa cumpla objetivos y así generen

beneficios. .

Organización

“Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y

responsabilidades, así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes

a la simplificación del trabajo” (Munch, 2014, pág. 24).

34

La organización se refiere al proceso que parte de la especialización y división de trabajo para agrupar

y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y

jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos de comunicación a un grupo de personas. (Franklin

Fincowsky, 2014)

La organización permite coordinar y especializar las actividades dentro de una empresa

disminuyendo así la duplicidad de funciones en las áreas y la asignación de responsabilidades para

el logro de objetivos.

Estructura Organizacional

“Disposición sistemática de los órganos que integran una institución, conforme a criterios de

jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los

niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia” (Martínez Chávez, 2015, pág. 172).

“Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de sus

relaciones de jerarquía” (Franklin Fincowsky, 2014, pág. 198).

Por lo tanto, la estructura organizacional es la representación de los miembros de la empresa

mediante organigramas, en donde se establece la autoridad y responsabilidad de acuerdo con los

niveles jerárquicos y funciones de cada uno de los integrantes de la organización.

Organigrama

“Organigrama es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización

formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se

desarrollan” (Luna Gónzalez, 2014).

Conocidos también como graficas de organización o cartas de organización, los organigramas son

representaciones graficas de la estructura formal de una organización lineo-funcional, que muestra las

35

interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existente dentro de

ella. (García Martínez & Münch , 2014, pág. 156)

Los organigramas describen de forma gráfica la estructura jerárquica dentro de una

organización su nivel, sus funciones diferenciándose de arriba hacia abajo, o de derecha a

izquierda, permitiendo que las actividades se realicen de forma ordenada además que se identifica

el nivel de responsabilidad.

Clasificación de los Organigramas

a) Por su presentación:

• Vertical: Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

• Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

• Circular: los niveles jerárquicos se representan desde el centro hacia la periferia.

• Mixto: Esta modalidad se utiliza por razones de espacio y combina el formato horizontal y vertical.

(Münch Galindo, 2015, pág. 44)

Estos tipos de organigrama nos permiten establecer de una manera más eficiente los niveles

jerárquicos dentro de una organización.

Diagrama de flujo

Representación gráfica de la secuencia que siguen las operaciones de un determinado proceso y/o

recorrido de las formas o los materiales; muestra las unidades administrativas (procedimiento general)

y los puestos que intervienen (procedimiento detallado) para cada operación descrita y puede indicar,

además, el equipo que se utiliza en cada caso. (Martínez Chávez, 2015, pág. 170)

36

En el diagrama de flujo se detalla todos los pasos o actividades que se ejecutan en cada área de

la empresa, estas actividades se representan de manera sistemática y en orden lógico con la

finalidad de obtener los mejores resultados.

Procedimientos

“Técnica que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de

operaciones concatenadas para cumplir con una función, actividad o tarea” (Franklin Fincowsky,

2014, pág. 12).

“Un procedimiento es un conjunto de pasos, ampliamente vinculados y cronológicamente

dispuestos, realizados y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a

quién corresponde el desarrollo de una tarea” (Montes Salazar, Montilla Galvis, & Mejía Soto,

2014, pág. 134).

Por lo tanto, un procedimiento es la manera de cómo se va a ejecutar las actividades de la

empresa para poder cumplir con las funciones o asignación de tarea.

Manual de Procedimientos

Medio o instrumento de información en el que se consigna, en forma metódica, los pasos y operaciones

que deben seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o entidad. En él se describen,

además, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad

y su participación. (Martínez Chávez, 2015, pág. 178)

Un manual de procedimientos permite la estandarización del conocimiento de la operación de la

organización y un lenguaje común alrededor de ella, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción

individual y colectiva de la entidad, fomentado el autocontrol y la autorregulación. (Montes Salazar,

Montilla Galvis, & Mejía Soto, 2014, pág. 134)

37

Un manual de procedimientos es un conjunto de pasos que sirven de guía para la ejecución de

las actividades por parte del personal, además de especificar cuáles son sus responsabilidades y

sus limitaciones dentro de la organización

Dirección

“Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción

y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo” (Munch, 2014).

“La dirección es el proceso de guiar y proveer de soporte necesario a las personas para que

contribuyan con eficacia al logro de las metas de la organización” (Franklin Fincowsky, 2014).

Por lo tanto, la dirección es la manera de cómo el administrador coordina todas las actividades

con el equipo de la empresa, dirige y toma las medidas de acción para continuar con lo planificado.

A través de la dirección se establecen los compromisos que permiten el logro de metas.

Liderazgo

“El liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida por medio del

proceso de la comunicación humana, orientada alanzar uno o varios objetivos específicos”

(Chiavenato, 2014, pág. 89).

El liderazgo es un conjunto de habilidades o influencia que tiene una persona para influir en la

manera de pensar o actuar dentro de un grupo de personas, y así permite incentivarlas para cumplir

una meta o un objetivo establecido. Además, el liderazgo es la función que ocupa una persona para

tomar decisiones acertadas para el equipo u organización, por un fin en común.

38

Motivación

“Recurso para generar conductas y hechos positivos para las personas y la organización”

(Franklin Fincowsky, 2014).

La motivación es el resultado de la interacción entre el individuo y la situación que se encuentre.

Dependiendo de la situación que viva el individuo en ese momento y de cómo viva, habrá una

relación entre él y la situación que motivara o no al individuo. También, la motivación requiere

descubrir y comprender los impulsos y necesidades de los empleados, puesto que se origina dentro de

ellos.

Comunicación

Etimológicamente podemos decir que la comunicación es la acción y efecto de comunicarse, pero para

que se pueda establecer una comunicación efectiva, será necesario que el mensaje se transmita entre un

emisor y uno o varios receptores, aunque obviamente dicho mensaje pueda ser transmitido de forma

legible deberán entrar en un juego una serie de elementos dentro del proceso administrativo, tales como:

el canal de comunicación, el contexto, y la retroalimentación. (Morueco, 2014, pág. 91)

La comunicación se realiza por medio de una canal, con el objetivo de intercambiar o transmitir

información entre un emisor y un receptor que decodifica o interpreta un determinado mensaje,

que sea útil para la toma de decisiones dentro de una organización.

Control

“Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar

los resultados obtenidos con el objetivo de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar

continuamente las operaciones” (Munch, 2014).

39

“El control es el proceso que utiliza una persona, un grupo o una organización para regular

sus acciones y hacerlas congruentes con las expectativas definidas en los planes, metas y

estándares de desempeño” (Franklin Fincowsky, 2014, pág. 13).

El control permite vigilar de forma continua las actividades que realiza cada miembro de la

empresa, proporcionando una seguridad razonable de los objetivos establecidos por la empresa,

para ello existe un plan de organización que previene posibles riesgos que causen daños a la

organización.

Contabilidad

Es la técnica que nos ayuda a registrar, en términos monetarios, todas las operaciones contables que

celebra la empresa, proporcionando, además, los medios para implementar un control que permita

obtener una información veraz y oportuna a través de los estados financieros, así como una correcta

interpretación de los mismos. (Niño Alvarez & Montoya Pérez, 2014, pág. 20)

“La contabilidad es una ciencia que analiza, interpreta, planifica, organiza y resuelve los

asuntos económicos y financieros derivados de las diversas operaciones comerciales que realiza

una empresa o institución” (Rojas Risco, 2014, pág. 19).

Es decir, la contabilidad es una técnica que ayuda a el planeamiento, ordenamiento, registro,

control y análisis de las operaciones comerciales con el objetivo de apoyar a la administración en

la toma de decisiones de la gerencia. Además, es un sistema de control y registro de gastos e

ingresos y demás operaciones económicas de una organización.

Objetivo de la Contabilidad

“El propósito de la contabilidad es aportar la información necesaria para que usted tome las

decisiones correctas” (Label, De León Ledesma, & Ramos Arriagada, 2016, pág. 66).

40

El objetivo de la contabilidad es proporcionar la información de forma ordenada, clara, precisa

que permita tomar decisiones de forma oportuna.

Plan de Cuentas

“Es un documento que asesora a las empresas sobre la llevanza de su contabilidad, de acuerdo

a unos criterios, normas y principios aceptados” (Alarcón Marcos, 2015, pág. 48).

El plan de cuentas no es más que el listado que presenta todas las cuentas necesarias en orden

sistematizado y codificado, que permite el registro de los hechos contables, con el fin de permitir

la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y

comparabilidad.

Activo

“Bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultante de

sucesos pasados de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimiento económicos

en el futuro” (Mata Melo, 2015, pág. 61).

Los activos son los bienes y derechos que tiene toda empresa constituida que se halla en

funcionamiento, es decir, todo lo que respalda la operatividad de la empresa. Entre las cuentas de

valores activos conformaran, bienes materiales tangibles como edificaciones, inventario de

mercancías, terreros, equipos, caja, cuentas bancarias entre otros.

Pasivo

“Obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción

la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos

económicos en el futuro” (Mata Melo, 2015, pág. 62).

41

El pasivo son todas las obligaciones que posee la empresa con terceras personas. Es decir,

representa las que una empresa financia su actividad y le sirve para pagar su activo. También se

conoce con el nombre de estructura financiera, capital financiero, origen de los recursos y fuente

de financiación ajena.

Patrimonio Neto

Constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye

las aportaciones realizadas, ya sea en el momento de su constitución o en otros posteriores, por sus

socios, que no tengan la consideración de pasivos, así como los resultados acumulados u otras

variaciones que le afecten. (Besteiro Varela & Mazarracín Borreguero, 2016, pág. 55)

El patrimonio neto es la diferencia entre los derechos y obligaciones de una organización,

además está compuesto por las reservas de la empresa, los beneficios generados y de las

aportaciones de los socios.

Ingreso

“Los ingresos constituyen lo que la empresa ha ganado durante un periodo de tiempo por la

venta de sus mercancías, de los productos terminados o por la prestación de servicios a sus

clientes” (Label, De León Ledesma, & Ramos Arriagada, 2016).

Los ingresos son producto de las ventas de bienes o servicios, generados por la empresa en un

período determinado, es decir es el aumento de los recursos económicos; este aumento no es de

nuevas aportaciones de socios, sino de las actividades de los servicios prestados o venta de bienes

Los ingresos provocan el incremento del patrimonio empresarial.

https://economipedia.com/definiciones/activo.html

https://economipedia.com/definiciones/fuente-de-financiacion.html

https://economipedia.com/definiciones/fuente-de-financiacion.html

42

Gastos

“Los gastos representan los bienes o servicios que se ha necesitado consumir para poder

realizar la actividad en la empresa” (Label, De León Ledesma, & Ramos Arriagada, 2016, pág.

62).

Los gastos son desembolsos de recursos económicos en los cuales se incurren para la

producción administración y operación de la empresa. Es decir, cuando tenemos un gasto, lo que

hacemos es realizar una transacción enviando dinero a cambio de recibir un bien o servicio. Por

ejemplo, el uso de luz o comprar comida.

Proceso Contable

Se lo define como un conjunto de pasos lógicos y ordenados que el contador debe seguir desde el

momento mismo en que se pone en marcha la empresa y durante toda su existencia, cuando reconocerá

muchas transacciones que al menos en parte afectan la economía y finanzas de la empresa. (Zapata

Sánchez, 2017, pág. 63)

El proceso contable es un ciclo mediante el cual se registran y se procesan todas las operaciones

de la empresa dentro de un periodo determinado, además permite expresar dichas operaciones a

través de los estados financieros.

Libro Diario

El libro diario es un libro principal y obligatorio de contabilidad en que se clasifican cronológicamente

las operaciones que va realizando la empresa en el mismo orden que se producen, expresando la fecha

en que acaecen y siendo necesario que en cada anotación él debe sea igual al haber. (Sánchez Estella &

Tarodo Pisonero, 2015, pág. 21)

43

En el libro diario permite registrar todas las operaciones día a día de forma progresiva. Se

denomina a este proceso como asiento contable, el cual debe contener los mismos valores tanto en

él debe como en el haber.

Libro Mayor

Es un libro principal pero no obligatorio, pero es importante para la formulación de los balances de

comprobación. En este libro se clasifican las operaciones realizadas por la empresa atendiendo a la

naturaleza de los elementos patrimoniales, de los que se han ido anotando variaciones en el libro diario

cronológicamente. (Sánchez Estella & Tarodo Pisonero, 2015)

En el libro mayor se trasladan las cuentas del libro diario, y con esto se identifica si dichas

cuentas son denominadas deudoras o acreedoras. El libro mayor es un documento que recopila de

manera cronológica todas las operaciones contables de la entidad registradas en cada una de las

cuentas. Hay un libro mayor por cada cuenta utilizada en la contabilidad.

Sistema contable

“Es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio

para cumplir con las necesidades de información financiera” (Bravo Valdivieso, 2013, pág. 17).

Es una estructura organizada mediante la cual se recopila la información de una empresa como

resultado de sus operaciones, utilizando recursos como formularios, reportes, libros etc. y que

presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Control Interno Contable

“Consiste, como su nombre lo indica, en proporcionar control en la gerencia a través de un

plan de organización, para asignar a las personas que laboran en la empresa sus atribuciones y

grado de responsabilidad” (Niño Alvarez & Montoya Pérez, 2014).

https://economipedia.com/definiciones/contabilidad.html

44

El control interno es un proceso mediante el cual la organización intenta mitigar los posibles

riesgos, con la finalidad de tener certeza que todas las operaciones del proceso contable se estén

realizando de una manera confiable.

Estados financieros

“Los estados financieros se elaboran al finalizar un periodo contable, con objeto de

proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa. Esta

información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial futuro de la

compañía” (Bravo Valdivieso, 2013).

Los estados financieros reflejan la situación financiera de la empresa, para identificar los

posibles problemas en los cuales se está incurriendo y de esta manera buscar mejores alternativas

para el crecimiento de la organización.

Balance de Situación

“Es un estado financiero en el cual se detallan todos los activos (bienes y derechos que se

poseen), pasivos (deudas con terceros) y patrimonio neto de la empresa (capital y beneficios

acumulados)” (Label, De León Ledesma, & Ramos Arriagada, 2016).

“El estado de situación financiera es un estado con una visión del futuro de la entidad, tanto a

corto como a largo plazo” (Romero López, 2013, pág. 94).

Es decir, el balance de situación refleja todos los activos y pasivos de la entidad y el estado del

patrimonio, recoge de forma resumida los bienes, derechos, obligaciones y capital que tiene una

organización en un momento determinado, no es útil para ver el progreso de una empresa, sino

solo para consultar los datos en un momento preciso en el tiempo.

45

Estado de Ingresos y Gastos

La cuenta de pérdidas o ganancias nos informa de cómo se ha obtenido la renta, ofreciendo información

de la aplicación de los recursos en el proceso productivo (gastos) durante un ejercicio, y del origen de

los recursos del mismo (ingresos), así como de las pérdidas sufridas y de los beneficios obtenidos.

(Socías Salvá, Horrach Rosselló, Herranz Bascones, Jover Arbona, & Llull Gilet , 2017, pág. 370)

Por lo tanto, se puede decir que el estado de ingresos y gastos refleja los ingresos y gastos que

se incurre para la producción de un bien o servicio, así mismo permite conocer la rentabilidad o

pérdida de las operaciones.

Estado de Flujo de Efectivo

El estado de flujo de efectivo muestra el flujo de efectivo dentro de una empresa de dónde viene el

efectivo y cómo se gasta durante el período cubierto por el informe (el cual generalmente corresponde

a un mes, un trimestre o un año. (Label, De León Ledesma, & Ramos Arriagada, 2016, pág. 79)

El estado de flujos de efectivo informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios

representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes, clasificando los movimientos por

actividades e indicando la variación neta de dicha magnitud en el ejercicio. (Sánchez Estella & Tarodo

Pisonero, 2015, pág. 235)

El estado de flujo de efectivo muestra los movimientos del efectivo, como las recaudaciones y

desembolsos y sus equivalentes en un periodo determinado, y así determinar la capacidad de la

entidad de generar flujos futuros del efectivo.

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

“En este estado contable se ofrece información sobre los cambios que se han producido en

aquellas partidas que recogen el valor contable de la entidad. Por tanto, es un estado útil para

46

los accionista y posibles inversores” (Socías Salvá, Horrach Rosselló, Herranz Bascones, Jover

Arbona, & Llull Gilet , 2017, pág. 375).

“El estado de cambios en el patrimonio neto es un estado financiero a través del cual se

informa detalladamente de las causas que pueden motivar una variación en el patrimonio neto”

(Escribano Navas & Jiménez García, 2014, pág. 117).

El estado de cambios en el patrimonio es uno de los cinco estados financieros básicos que se

elaboran a partir de la información contable. En el estado de cambios en patrimonio neto muestra

de forma resumida la información patrimonial y sus cambios en un periodo determinado.

47

CAPÍTULO III

3. PROPUESTA DEL MANUAL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA

MECÁNICA AUTOMOTRIZ PÉREZ E HIJOS.

3.1.Introducción

La elaboración e implementación de un manual de procedimientos administrativos y contables,

servirá como guía para la ejecución de las diferentes actividades de forma ordenada y sistemática,

además permite estandarizar los procesos y operaciones dentro de la mecánica, orientando al

personal en el desarrollo de sus funciones.

La aplicación de este manual contribuirá a la eficiencia y eficacia tanto en el área administrativa

como en el área contable, esto permitirá mejorar la calidad de servicio y atención al cliente. El

presente manual tendrá que ser actualizado en un tiempo determinado con la finalidad de medir

los resultados después de su implementación.

3.2.Objetivos de la propuesta

Objetivo General

Mejorar la gestión de los procedimientos administrativos y contables de la mecánica automotriz

Luis Pérez e Hijos.

Objetivos específicos

• Diseñar un manual de procedimientos administrativos que sirva de guía y soporte para la

organización.

• Diseñar un manual de procedimientos contables que ayude a tener un adecuado registro de

las operaciones contables.

48

PROPUESTA DEL MANUAL

ADMINISTRATIVO

MECÁNICA AUTOMOTRIZ

“PÉREZ E HIJOS”

49

CONTENIDO

FILOSOFIA EMPRESARIAL

• MISIÓN

• VISIÓN

• OBJETIVOS

• VALORES

• POLÍTICAS

• REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• ORGANIGRAMA

• MANUAL DE FUNCIONES

• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

50

3.3.Misión

Somos un taller mecánico reconocido en el sector del Parque Industrial, que busca brindar un

servicio eficiente y de calidad en la reparación de vehículos para satisfacer las necesidades y

exigencias de los clientes.

3.4.Visión

En el año 2021, ser un taller mecánico líder y confiable en la reparación de vehículos en la

ciudad de Ibarra, una vez cumpliendo dicho objetivo mantenernos en el mercado mediante la

innovación de nuestros servicios.

3.5.Objetivos

• Capacitar a los empleados una vez al año para actualizar sus conocimientos.

• Adquirir nuevas herramientas de trabajo para optimizar los recursos.

• Mejorar sus instalaciones para brindar un mejor servicio.

• Implementar un proceso de despacho de residuos que sean amigables con el medio

ambiente.

3.6.Valores

• Responsabilidad

Realizar las actividades encargadas de forma correcta para garantizar la satisfacción de los

clientes.

• Respeto

En el ambiente de trabajo deberá existir consideración y un adecuado dialogo.

51

• Puntualidad

Toda actividad deberá realizarse en el tiempo establecido, y así poder cumplir con lo

acordado con el cliente.

• Honestidad

Los empleados y trabajadores tendrán que actuar de forma transparente dentro y fuera de

la mecánica.

• Lealtad

Las actividades y la información deberán mantenerse de manera confidencial.

• Trabajo en Equipo

Conseguir que el personal de la mecánica trabaje en equipo para alcanzar los objetivos

establecidos.

3.7.Políticas:

• El horario será 8: 00 am a 12:00 y en la tarde de 14:00 a 17:00.

• Se otorgará permisos únicamente con justificación médica o calamidades domésticas.

• No se realizarán anticipos de sueldos a ningún trabajador, a excepción de que el dueño

considere oportuno.

• Al momento de utilizar un repuesto del inventario deberá ser registrado por la persona

encargada.

• El personal deberá pagar un cierto porcentaje por el daño de herramientas que hayan sido

mal utilizadas.

• El personal de la mecánica deberá utilizar los implementos de seguridad establecidos para

las diferentes actividades a realizarse.

• Las herramientas tendrán que ser entregadas a la culminación del horario de trabajo.

52

3.8.Reglamento Interno de Trabajo

REGLAMENTO INTERNO

DE TRABAJO


“LUIS PÉREZ E HIJOS”

53

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO “MECÁNICA AUTOMOTRIZ LUIS PÉREZ

E HIJOS”

La mecánica automotriz “Luis Pérez e Hijos”, con domicilio en Ibarra, de acuerdo al artículo

64 del Código de Trabajo, aplicará el siguiente reglamento interno de la mecánica de forma

obligatoria para todo el personal que integra la misma.

OBJETIVO

Art.1. OBJETO DEL REGLAMENTO. – El presente Reglamento, complementario a las

disposiciones del Código de Trabajo, tiene como objeto calificar y regular de manera justa las

relaciones laborales, existentes entre la mecánica y el personal. Estas normas son de carácter

obligatorio para ambas partes.

CONOCIMIENTO Y DIFUSIÓN, ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Art.2. CONOCIMIENTO Y DIFUSIÓN. - La mecánica dará a conocer el Reglamento Interno

a todo el personal, colocará un ejemplar en un lugar visible en cada departamento, tendrá que

publicarlo en su página web. En ningún caso, los trabajadores, argumentarán el desconocimiento

del presente Reglamento por motivo de incumplimiento.

Art.3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. - El presente Reglamento Interno es obligatorio para todos

los ejecutivos, empleados y trabajadores, que actualmente o a futuro laboren para la Empresa.

54

DE LOS CONTRATOS

Art.4.- CONTRATO ESCRITO. - Todo contrato de trabajo, se elaborará por escrito; después

deberá ser inscrito ante el Inspector de Trabajo, en un lapso de treinta días contados a partir de la

fecha de suscripción.

Art.5.- PERÍODO DE PRUEBA. - Con los candidatos seleccionados por primera vez a la

mecánica, se suscribirá un contrato de trabajo con las condiciones y periodo de prueba máximo

fijado en el Código de Trabajo.

Art.6.- TIPOS DE CONTRATO. - Acorde a las necesidades, la mecánica elaborará el tipo de

contrato de trabajo que considere necesaria, considerando aspectos técnicos, administrativos y

legales.

JORNADA DE TRABAJO, ASISTENCIA DEL PERSONAL

Art.7.- De acuerdo con la ley, la jornada de trabajo será de 8 horas diarias y 40 semanales en el

taller, sin embargo, respetando los límites señalados en el Código de Trabajo, las jornadas laborales

podrían variar y establecerse de acuerdo con las exigencias del servicio que ejecute cada trabajador

y de conformidad con las necesidades de los clientes.

Art.8.- Los trabajadores tienen como obligación registrarse en los sistemas de control que sean

utilizados por la mecánica. La falta de registro de asistencia, se considera como falta leve.

Art.9.- El trabajador que necesite ausentarse de la mecánica durante una jornada de trabajo,

deberá solicitar el permiso a su superior inmediato.

Art. 10.- En caso de enfermedad, calamidad doméstica, fuerza mayor o caso fortuito,

debidamente justificado, deberá informar de forma escrita inmediatamente.

55

Art.11.- Las faltas de asistencia y puntualidad de los trabajadores de la mecánica serán

sancionadas de acuerdo a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

Art. 13.- No se considerarán trabajos suplementarios los realizados en horas que excedan de la

jornada ordinaria, ejecutados por los trabajadores que ejercen funciones de confianza y dirección

por así disponerlo el artículo 58 del Código de Trabajo, así como también los trabajos realizados

fuera de horario sin autorización del jefe inmediato, lo que para el pago de horas extras se deberá

tener autorización del jefe inmediato.

Art.14.- En caso que la mecánica lo amerite, los jefes inmediatos podrán cambiar el horario de

salida del almuerzo se los subordinados, considerando, siempre el lapso de 1 hora, de tal manera

que el trabajo o la instalación no sea abandonada.

OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL EMPLEADOR

Art. 15.- Son obligaciones del empleador lo establecido en el Art. 42. Del Código de Trabajo y

las demás establecidas en la Ley.

• Inscribir a los trabajadores en el Instituto de Seguridad Social, desde el primer día de

labores, dando aviso de entrada dentro de los primeros quince días, y dar avisos de salida,

de las modificaciones de sueldos y salarios, de los accidentes de trabajo y de las

enfermedades profesionales, y cumplir con las demás obligaciones previstas en las leyes

sobre Seguridad Social.

• Pagar las cantidades que corresponde al trabajador, en los términos del contrato y de

acuerdo con las disposiciones de este Código

• Indemnizar a los trabajadores por los accidentes que sufrieran en el trabajo y por las

enfermedades profesionales, con salvedad prevista en el Art. 38 del Código de Trabajo.

56

• Llevar un registro de los trabajadores en el que conste el nombre, edad, procedencia, estado

civil, clase de trabajo, remuneraciones, fecha de ingreso y salida; el mismo que se lo

actualizará con los cambios que se produzcan.

• Proporcionar oportunamente los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la

ejecución del trabajo, en condiciones adecuadas para que éste sea realizado,

• Tratar a los trabajadores con la debida consideración, no infiriéndoles maltratos de palabra

o de obra.

• Conferir gratuitamente al trabajador, cuantas veces lo solicite, certificados relativos a su

trabajo. Cuando el trabajador se separe definitivamente, el empleador está obligado a

conferirle que acredite: a) el tiempo de servicio; b) La clase o clases de trabajo y, c) Los

salarios o sueldos percibidos.

• Atender las reclamaciones de los trabajadores;

• Proporcionar un lugar seguro para los instrumentos y útiles de trabajo pertenecientes al

trabajador.

• Pagar al trabajador los gastos de ida y vuelta, alojamiento y alimentación, cuando, por

razones de servicio, tenga que trasladarse a un lugar distinto de su residencia.

• Conceder tres días de licencia con remuneración completa al trabajador, en caso de

fallecimiento de su cónyuge o de conviviente en unión de hecho o de sus parientes dentro

del segundo grado de consanguinidad o afinidad.

Art. 16.- Son prohibiciones del Empleador, las establecidas en el Art.44.- del Código de Trabajo

y las demás establecidas en la ley.

57

OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL TRABAJADOR

Art. 17.- Son obligaciones del trabajador:

• Ejecutar el trabajo en los términos del contrato, con la intensidad, cuidado y esmero

apropiados, en la forma, tiempo y lugar convenidos;

• Restituir al empleador los materiales no usados y conservar un buen estado los

instrumentos y útiles de trabajo, no siendo responsable por el deterioro que origine el uso

normal de esos objetos, ni del ocasionado por caso por caso fortuito o fuerza mayor, ni del

proveniente de mala calidad o defectuosa construcción.

• Dar aviso al empleador cuando por causa justa faltare al trabajo.

• Tener una buena conducta durante el trabajo.

• Sujetarse a las medidas preventivas e higiénicas que impongan las autoridades.

Art.18.- Son prohibiciones del trabajador, las establecidas en el Art.46 del Código de Trabajo

y demás establecidas en la Ley.

INFRACCIONES Y SANCIONES DISCIPLINARIAS

Art.19.- La inobservancia de cualquiera de las normas señaladas en este Reglamento Interno

autoriza al Propietario a imponer las sanciones pertinentes, que consistirán según la gravedad de

la falta o reincidencia en:

• Amonestación verbal, con llamada de atención.

• Amonestación por escrito.

• Suspensión.

• Despido.

58

DISPOSICIONES GENERALES

Art.20.- Los trabajadores tienen derecho a estar informados de todos los reglamentos,

instructivos, políticas, disposiciones y normas a lo que están sujetos en virtud de su Contrato de

Trabajo o Reglamento Interno.

Art.21.- En todo momento la mecánica impulsará a los trabajadores a que denuncien sin miedo

a recriminaciones en todo acto doloso, daño, fraudes, violación del presente reglamento y

malversaciones que afecten económicamente o moralmente a la mecánica, sus funcionarios o

trabajadores.

Art.22.- En todo lo no previsto en el presente reglamento, se estará a lo dispuesto en el Código

de Trabajo y más normas aplicables.

59

REGLAMENTO INTERNO

DE SEGURIDAD Y SALUD

DEL TRABAJO MECÁNICA

AUTOMOTRIZ “LUIS

PÉREZ E HIJOS”

60

REGLAMENTO INTERNO DE SEGURIDAD Y SALUD DEL TRABAJO MECÁNICA

AUTOMOTRIZ “LUIS PÉREZ E HIJOS”

ART. 1 OBLIGACIONES GENERALES DEL EMPLEADOR

a) Identificar y evaluar los posibles riesgos de forma continua para realizar la respectiva

planificación y con esto lograr mitigar dichos riesgos.

b) El empleador deberá facilitar sin ningún costo los implementos de protección como ropas

y los equipos de seguridad en caso de que las medidas resulten ineficientes.

c) Sustituir productos o sustancias que resulten peligrosos para la salud y seguridad del

trabajador.

d) Implementar estrategias para poner en marcha las medidas de prevención.

e) Identificar las posibles causas de los accidentes, incidentes y enfermedades de trabajo con

el objetivo de adoptar acciones correctivas y preventivas.

f) Realizar capacitaciones a los trabajadores sobre los riesgos laborales con la finalidad de

prevenir accidentes.

g) El presente reglamento deberá ser actualizado de forma periódica.

h) Disponer de instalaciones, maquinarias, herramientas en buen estado.

i) En caso de que un trabajador sufra algún tipo de accidente laboral que le produzca

discapacidad, el empleador deberá reubicarlo dentro de la mecánica previo consentimiento

del trabajador.

j) Realizar inspecciones a los trabajadores con el fin de verificar el cumplimiento de las

medidas de seguridad.

61

Art. 2 OBLIGACIONES GENERALES Y DERECHOS DE LOS TRABAJADORES

Todos los trabajadores tienen derecho a:

a) Desenvolverse en un ambiente que garantice su salud, seguridad y bienestar.

b) Conocer sobre los riesgos laborales a los cuales están expuestas en el desarrollo de sus

actividades.

c) Solicitar una inspección a la autoridad competente cuando no existan condiciones de

seguridad y salud en el trabajo.

d) Cambiar de puesto de trabajo por razones de trabajo, rehabilitación.

e) Recibir información y formación continua sobre prevención y protección de la salud en el

trabajo.

Todos los trabajadores tienen las siguientes obligaciones:

a) Desempeñar sus actividades en base a los reglamentos e instrucciones de los programas de

seguridad y salud.

b) Utilizar de forma adecuada los instrumentos y equipos de seguridad.

c) No operar las herramientas u otros elementos para los cuales no estén capacitados o no

hayan sido autorizados.

d) En caso de un accidente notificar a sus superiores las causas que originaron.

e) Someterse a los exámenes médicos que les hayan sido solicitados.

f) Acudir a los diferentes cursos sobre control de desastres y prevención de riesgos.

f) Informar al empleador sobre daños en instalaciones, herramientas que puedan ocasionar

accidentes de trabajo.

g) Cuidar de su higiene personal para prevenir enfermedades.

62

Art. 3 PROHIBICIONES AL EMPLEADOR

a) Obligar a su personal a trabajar en ambientes insalubres, salvo que se adopten las medidas

preventivas para la protección de la salud.

b) Permitir a los trabajadores ingresar al puesto de trabajo en estado de embriaguez o bajo el

efecto de sustancias tóxicas.

c) Admitir que los trabajadores realicen sus operaciones sin el uso de la ropa o equipo de

protección personal.

d) Dejar que el trabajador se desempeñe en un área desconocida.

Art. 4 PROHIBICIONES PARA LOS TRABAJADORES

a) Desempeñar actividades en las cuales no esté capacitado.

b) Presentarse en estado de embriaguez o bajo efectos de sustancias tóxicas.

c) Fumar o prender fuego dentro de las instalaciones de la mecánica.

d) Crear riñas discusiones que pueden provocar accidentes.

e) Arreglar las máquinas o sistemas eléctricos sin previa autorización.

Art. 5 INCUMPLIMIENTOS Y SANCIONES

Las sanciones se aplicarán conforme lo dispuesto en el Reglamento Interno de Trabajo. Las faltas

muy grandes podrán sancionarse de acuerdo el Código de Trabajo.

a) Se consideran faltas leves, el incumplimiento del reglamento, pero que no pongan en

peligro la seguridad física del trabajador ni de terceros.

b) Serán faltas grandes, cuando el trabajador pone en riesgo su seguridad y la de otras personas

por el desconocimiento o inobservancia de los hechos.

63

c) Se considera faltas muy graves, la repetición de las faltas graves, omisión del presente

reglamento interno, las actividades que ponga en riesgo su vida, la de terceros y/o de las

instalaciones.

Las sanciones que podrán aplicarse en la mecánica de conformidad con el Reglamento Interno

de Trabajo de acuerdo a la gravedad de la falta serán:

1. Amonestación Verbal

2. Amonestación por escrito

3. Suspensión

4. Despido

En caso de desacato de las medidas de seguridad y salud el empleador dará por terminado el

contrato de trabajo, previo visto bueno del Inspector de Trabajo.

64

3.9.Organigrama estructural

Niveles jerárquicos

a) Nivel Directivo: En este nivel se direcciona el proceso administrativo, la aplicación de los

lineamientos, las políticas, los reglamentos los cuales contribuyen al logro de objetivos y

metas.

b) Nivel de Apoyo: Está encargado del manejo de la organización, además de la aplicación

de la norma legal, establecer políticas y estrategias que permitan cumplir con los objetivos

de la mecánica.

c) Nivel Operativo: Es el responsable inmediato del desarrollo de cada una de las actividades

que les haya sido encomendadas por sus superiores.

Gráfico 1

Organigrama Estructural

A continuación presentamos el siguiente organigrama estructural aplicable a la Mecánica

Automotriz Luis Pérez e hijos.

Mecánica Automotriz “Luis Pérez e hijos”


Fuente: Observación directa

Gerente

Jefe Administrativo

Financiero

Contadora

Secretaria

Jefe de Taller

Técnico

Mecánico

Técnico Mecánico

Técnico Mecánico

Técnico

Mecánico

65

3.10. Manual de funciones

El manual de funciones para la Mecánica Automotriz “Luis Pérez e hijos”, será una herramienta

que permitirá establecer, delimitar, normar y controlar las funciones asignadas a cada puesto dentro

de la mecánica, además servirá de guía para aumentar la eficiencia de las tareas. El manual debe

ser actualizado conforme el crecimiento de la mecánica.

Cuadro 1

Manual de funciones del Gerente

MECÁNICA AUTOMOTRIZLUIS PÉREZ E HIJOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:

CARGO: Gerente-Propietario

SUPERVISA: Todo el personal

MISIÓN DEL CARGO: Supervisar el cumplimiento de las operaciones para mitigar posibles errores,

además debe dirigir, coordinar, planificar y controlar las diferentes actividades que realice el personal.

FUNCIONES:

✓ Representar legalmente a la mecánica.

✓ Llevar a cabo el cumplimiento de la ley, políticas y demás normativas.

✓ Elaborar los contratos de trabajo.

✓ Autorizar los pagos correspondientes.

✓ Vigilar que los recursos sean utilizados de forma eficaz y eficiente.

✓ Realizar las negociaciones con los proveedores.

✓ Selección del personal.

✓ Asignar permisos y descansos al personal.

✓ Implementar estrategias para mejorar la atención al cliente.

REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO:

TITULO PROFESIONAL: Licenciatura en Administración o cargos afines.

EXPERIENCIA: Tener un sólido conocimiento de las actividades que realiza la empresa.

HABILIDADES: Capacidad de análisis, liderazgo y fluidez verbal.

Fuente: Investigación directa


66

Cuadro 2

Manual de funciones Jefe Administrativo Financiero


LUIS PÉREZ E HIJOS


CARGO: Jefe Administrativo Financiero

REPORTARSE A: Gerente-Propietario

MISIÓN DEL CARGO: Fomentar buenas relaciones entre el personal de la mecánica, realizar tareas

especializadas en administración que colaboren al desarrollo de las actividades.

FUNCIONES:

✓ Ejecutar el cierre contable mensual y anual de la organización.

✓ Realizar y controlar el inventario de los activos fijos de la organización.

✓ Revisar las nóminas del personal administrativo y operativo.

✓ Custodiar los documentos legales y financieros de la organización.

✓ Supervisar y verificar el pago a organismos oficiales y servicios básicos.

✓ Elaborar consolidación de gastos mensual y anual.

✓ Tramitar todo lo concerniente a la apertura de cuentas bancarias.

✓ Controlar las obligaciones bancarias de la organización

✓ Elaborar el flujo de efectivo y presupuesto de la organización.


TITULO PROFESIONAL: Licenciatura en administración de empresas o carreras afines.

EXPERIENCIA: Conocimientos básicos en administración.

HABILIDADES: Buena redacción, facilidad de palabra.



67

Cuadro 3

Manual de funciones Contadora


LUIS PÉREZ E HIJOS


CARGO: Contadora

REPORTA A: Gerente Propietario

MISIÓN DEL CARGO: Analizar los procesos contables y tributarios de la mecánica para una

correcta toma de decisiones.

FUNCIONES:

✓ Registrar cada uno de los movimientos financieros de la mecánica.

✓ Realizar las declaraciones en el momento establecido.

✓ Proveer a la gerencia información contable actualizada.

✓ Presentar los respectivos estados financieros para la correcta toma de decisiones.

✓ Mantener la información de la empresa de forma confidencial.

✓ Realizar los pagos a los empleados a tiempo.

✓ Realizar conciliaciones bancarias.


TITULO PROFESIONAL: Licenciatura en Contabilidad y Auditoría CPA

EXPERIENCIA: 2 años en cargos de contabilidad.

HABILIDADES: Capacidad de análisis.



68

Cuadro 4

Manual de funciones Secretaria


LUIS PÉREZ E HIJOS


CARGO: Secretaria

REPORTARSE A: Gerente-Propietario

MISIÓN DEL CARGO: Fomentar buenas relaciones entre el personal de la mecánica, realizar

tareas especializadas de secretaria que colaboren al desarrollo de las actividades.

FUNCIONES:

✓ Entrar en contacto con los clientes que lleguen a la mecánica.

✓ Recibir llamadas de los clientes.

✓ Custodiar y ordenar el archivo.

✓ Mantener el registro actualizado de la nómina del personal.

✓ Registrar los datos de todos los proveedores con los que debe relacionarse la mecánica.

✓ Gestionar la documentación de los servicios que presta la mecánica.

✓ Mantener un control de los documentos legales que puedan ser requeridos por

instituciones gubernamentales.

✓ Organizar, mantener el correcto funcionamiento de impresoras, sistemas telefónicos, y

todos los muebles de oficina.


TITULO PROFESIONAL: Licenciatura en Secretariado o carreras afines.

EXPERIENCIA: Conocimientos básicos de secretariado.

HABILIDADES: Buena redacción, facilidad de palabra.



69

Cuadro 5

Manual de Funciones Jefe de Taller


LUIS PÉREZ E HIJOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO: Jefe de Taller

SUPERVISA: Operarios

REPORTA A: Gerente- Propietario

MISIÓN DEL CARGO: Supervisar que las tareas encargadas a los operarios se realicen de

una forma eficiente.

FUNCIONES:

✓ Realizar la planificación del trabajo que se va a realizar en el taller.

✓ Vigilar que las reparaciones se realicen de forma adecuada.

✓ Seleccionar las herramientas de trabajo que van a ser utilizadas.

✓ Asignar los trabajos a cada operario.

✓ Asesorar a los operarios en posibles problemas que se les pueda presentar.

✓ Realizar las respectivas pruebas a los trabajos realizados.

✓ Realizar controles a las herramientas de trabajo.

✓ Llevar un control de inventarios de los repuestos y herramientas de trabajo.


TITULO PROFESIONAL: Tecnología en mecánica automotriz

EXPERIENCIA: Tener un sólido conocimiento de las actividades que realiza la empresa.

HABILIDADES: Liderazgo



70

Cuadro 6

Manual de funciones Operarios


LUIS PÉREZ E HIJOS


CARGO: Operarios

REPORTA A: Jefe de Taller

MISIÓN DEL CARGO: Realizar las reparaciones de los vehículos que solicite el cliente,

además será el responsable de la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.

FUNCIONES:

✓ Realizar un diagnóstico del vehículo.

✓ Desarmar la máquina del vehículo.

✓ Limpiar todas las piezas.

✓ Reemplazar todas las piezas defectuosas.

✓ Instalar motores.

✓ Reemplazar todas las piezas defectuosas.

✓ Ajustar y calibrar todas las piezas a las medidas y especificaciones.

✓ Desmontar el eje de mando o de potencia.

✓ Desmontar las bases de transmisión

✓ Retirar la transmisión

✓ Realizar el montaje de todas las piezas.

✓ Revisar los sistemas de los frenos.

✓ Reparar sistemas de frenos.

✓ Arreglar bandas de vehículos.

✓ Instalar equipos de seguridad.


TITULO PROFESIONAL: Tecnología en mecánica automotriz.

EXPERIENCIA: 1 año en el desarrollo de actividades mecánicas.

HABILIDADES: habilidades manuales, cognitivas y mecánicas.



71

3.11. Mapa de Procesos

Gráfico 2

Mapa de Procesos

PROCESOS GOBERNANTES

Gerencia

Procedimientos administrativos Fortalecimiento

organizacional

PROCESOS DE APOYO

Contabilidad

Secretaria

Proceso contable

Recepcion, archivo y custodia de la documentación

Toma de decisiones con información

real.

Información actualizada y

ordenada

PROCESOS AGREGADOS

DE VALOR

Prestación de servicios

Instalación, desinstalación y manatenimiento de equipos de

seguridad

Reparación de vehículos

Clientes satisfechos

Elaborado por: La Autoras

72

3.12. Flujogramas

A continuación, se indica cual es la simbología utilizada dentro del flujograma donde se representa

gráficamente cada una de las actividades y cargos.

Cuadro 7

Simbología Flujogramas

SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO DESCRIPCIÓN

Proceso

Decisión

Inicio o finalización

Archivo

Documento

Conectores

Contiene entradas y salidas de

operaciones.

Origina distintos cursos de

acción.

Se utiliza para iniciar y

concluir el flujograma.

Se utiliza para archivar

documentos a la terminación.

Representa el elemento

portador de la información

originado o recibido en el

sistema.

Representa el desplazamiento

teórico de la información,

indica el sentido de la

circulación.

73


3.13. Manual de procedimientos

El presente manual de procedimientos permitirá a la Mecánica Automotriz “Luis Pérez e hijos”,

brindar apoyo a la administración, además permite delimitar funciones y mejorar los

procedimientos de control interno los cuales aseguren la eficiencia en el uso de los recursos.

Cuadro 8

Manual de Procesos Contables


LUIS PÉREZ E HIJOS

Manual de Procesos y Procedimientos

Proceso contables

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

GERENTE-PROPIETARIO Facilita los documentos que respalden las

operaciones económicas de la mecánica.

CONTADOR Verifica la veracidad de los documentos y los

clasifica.

CONTADOR Procede al registro en los libros contables.

CONTADOR Obtiene la información para continuar con la

declaración de impuestos correspondientes.

CONTADOR Elabora los estados financieros para conocer la

situación actual de la mecánica.

GERENTE Aprueba o no la información financiera para la

toma de decisiones.



74

Gráfico 3

Proceso Contable



75

Cuadro 9

Procesos y Procedimientos Atención al Cliente


LUIS PÉREZ E HIJOS


Instalación de equipos de seguridad

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

SECRETARIA

Informa de forma verbal la información solicitada

por parte del cliente para la instalación,

desinstalación de equipos de seguridad.

SECRETARIA

Solicita los datos personales del cliente para revisar

en el sistema.

SECRETARIA

Brinda la información y despeja todas las

inquietudes que ha sido requerida por el cliente.

SECRETARIA Informa sobre la fecha del turno.



76

Gráfico 4

Atención al Cliente

Fuente:

Investigación directa


77

Cuadro 10

Procesos y Procedimientos Instalación de equipos de seguridad


LUIS PÉREZ E HIJOS



✓ La secretaria revisa si está generado el turno por la Agencia Nacional de Tránsito.

✓ La secretaria recibe la documentación solicitada anteriormente.

• Solicitud de instalación.

• Cédula de ciudadanía y papeleta de votación del propietario del vehículo.

• Licencia de conducir del propietario.

• Matrícula del vehículo.

• Cédula de ciudadanía y papeleta de votación del gerente de la compañía a la cual

pertenece.

✓ La información del equipo de seguridad y del vehículo debe ser cargada a la plataforma.

✓ Proceder a la instalación de los equipos de seguridad.

• Cámaras

• Pantallas

• Botón de pánico

• Conexión de cables

✓ Una vez instalado el equipo de seguridad se efectúa las pruebas correspondientes con el

ECU 911.

✓ Se elabora un acta de instalación conjuntamente con un Check-List.

✓ Se realiza la respectiva facturación y se obtiene el pago.



78

Gráfico 5




79

Cuadro 11

Procesos y Procedimientos Desinstalación de equipos de seguridad


LUIS PÉREZ E HIJOS


Desinstalación de equipos de seguridad


• Solicitud de desinstalación del equipo de seguridad.





pertenece.

✓ Se verifica con un monitor que el equipo este en buen estado.

✓ La información del equipo de seguridad y del vehículo debe ser cargada a la plataforma.

✓ En el caso de que exista algún daño se realiza un acta compromiso y se procede a la

desinstalación del equipo de seguridad.

• Cámaras

• Pantallas



✓ Se elabora un Check-List

✓ Se elabora un acta de inspección y un acta de desinstalación.

✓ Se elabora la facturación y se procede al cobro del servicio.



80

Gráfico 6

Desinstalación de equipos de seguridad



81

Cuadro 12

Procesos y Procedimientos Mantenimiento de equipos de seguridad


LUIS PÉREZ E HIJOS


Mantenimiento de equipos de seguridad


• Solicitud de mantenimiento del equipo de seguridad.





pertenece.

✓ Se verifica con un monitor que el equipo este en buen estado.

✓ En el caso de que exista algún daño se realiza un acta compromiso.

✓ Se procede a adquirir los repuestos y se procede al mantenimiento del equipo de

seguridad.

• Cámaras

• Pantallas



✓ Se realiza pruebas con el ECU 911.

✓ Se elabora la facturación y se procede al cobro del servicio



82

Gráfico 7

Mantenimiento de equipos de seguridad



83

Cuadro 13

Procesos y Procedimientos reparación vehículos




LUIS PÉREZ E HIJOS



✓ Para la reparación de vehículos se realiza una orden de ingreso.

✓ Se asigna un operario el cual será el encargado de revisar el vehículo y diagnosticar las

posibles fallas.

✓ Se elabora una proforma sobre los repuestos para el arreglo del vehículo.

✓ Se realiza una orden de compra que debe ser autorizada por el cliente.

✓ Se procede a la reparación del vehículo.

✓ Se ejecutan las pruebas del vehículo.

✓ Se entrega el vehículo.

✓ Se realiza la facturación y se recibe el pago correspondiente por el servicio.

84

Gráfico 8




85

PROPUESTA DEL MANUAL

CONTABLE


“PÉREZ E HIJOS”

86

CONTENIDO

SISTEMA CONTABLE

PROCESO CONTABLE

PLAN DE CUENTAS

DINÁMICA DE CUENTAS

REGISTROS CONTABLES

• LIBRO DIARIO

• LIBRO MAYOR

• BALANCE DE COMPROBACIÓN

ESTADOS FINANCIEROS

• ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

• ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES

• ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

• ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

FORMATOS DE DOCUMENTOS A UTILIZARSE

o KARDEX

o CUADRO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

o FORMATO DE INVENTARIO ACTIVOS FIJOS

o FORMATO ARQUEO DE CAJA

o FORMULARIO REGISTRO DE VEHÍCULOS

87

3.14. Sistema Contable

La mecánica no cuenta con un sistema contable, los registros se llevan manualmente por lo cual

es de vital importancia recomendar que se implemente una herramienta informática para el registro

de estas, además no se ha establecido un plan de cuentas único que se asocie con el registro de las

operaciones y el control interno para la emisión de información fiable, para la elaboración y

presentación de Estados Financieros.

3.15. Procedimiento Contable

Plan de Cuentas

La aplicación de un plan de cuentas permitirá a la mecánica llevar la contabilidad de manera

eficiente y eficaz; además de que facilita llevar un control de cada uno de los movimientos

contables.

Cuadro 14

Plan de Cuentas

CÓDIGO DESCRIPCIÓN

1. ACTIVO

1.01 ACTIVO CORRIENTE

1.01.01 EFECTIVOS Y EQUIVALENTES DEL EFECTIVO

1.01.01.01 Caja

1.01.01.01.01 Caja Chica

1.01.01.02 Bancos

1.01.01.02.01 Depósitos cuenta corriente

1.01.02 ACTIVOS FINANCIEROS

1.01.02.05 Documentos y Cuentas por cobrar

1.01.02.05.01 Clientes

1.01.02.05.02 Empleados

1.01.02.09 (-) Provisión de cuentas incobrables

1.01.03 INVENTARIOS

1.01.03.02 Inventario Repuestos

1.01.04 SERVICIOS Y PAGOS ANTICIPADOS

1.01.04.01 Anticipo Sueldos

1.01.04.02 Anticipo a Proveedores

88

1.01.04.03 Otros anticipos entregados

1.01.05 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES

1.01.05.01 Crédito tributario a favor de la empresa (IVA)

1.01.05.01.01 12% IVA en Compras

1.01.05.01.02 Retenciones de IVA cliente

1.02 ACTIVO NO CORRIENTE

1.02.01 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

1.02.01.01 Terrenos

1.02.01.02 Edificio

1.02.01.03 Vehículo

1.02.01.04 Muebles y enseres

1.02.01.05 Equipos de Oficina

1.02.01.06 Equipo de Computación

1.02.01.07 Equipos de taller

1.02.01.09 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDAD,

PLANTA Y EQUIPO

1.02.01.09.01 (-) Depreciación Acumulada Terrenos

1.02.01.09.02 (-) Depreciación Acumulada Edificio

1.02.01.09.03 (-) Depreciación Acumulada Vehículo

1.02.01.09.04 (-) Depreciación Acumulada Muebles y Enseres

1.02.01.09.05 (-) Depreciación Acumulada Equipo de Oficina

1.02.01.09.06 (-) Depreciación Acumulada Equipo de Computación

1.02.01.09.07 (-) Depreciación Equipo de Taller

2 PASIVOS

2.01 PASIVO CORRIENTE

2.01.03 Cuentas y Documentos por pagar

2.01.03.01. Proveedores

2.01.03.02 Empleados

2.01.04 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES

FINANCIERAS

2.01.04.01. Préstamos Bancarios

2.01.07 OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES

2.01.07.01 Con la Administración Tributaria

2.01.07.01.01 Retenciones en la fuente del IR por pagar

2.01.07.01.02 Retenciones en la fuente del IVA por pagar

2.01.07.01.02.01 Retenciones del IVA 30%



2.01.07.01.03 12% IVA cobrado

2.01.07.02 IMPUESTO A LA RENTA X PAGAR DEL EJERCICIO

2.01.07.02.01 22% IR

2.01.07.03 Con el IESS

2.01.07.03.01 Aporte Patronal por pagar

2.01.07.03.02 Aporte Individual por pagar

2.01.07.03.04 Fondos de Reserva Por Pagar

89

2.01.07.04 POR BENEFICIOS DE LEY A EMPLEADOS

2.01.07.04.01 Remuneraciones por pagar

2.01.07.04.02 Décimo tercer sueldo

2.01.07.04.03 Décimo cuarto sueldo

2.01.07.04.04 Vacaciones

2.01.07.04.05 Finiquito por pagar

PARTICIPACIÓN TRABAJADORES X PAGAR EJER

2.01.07.05.01 15% Participación trabajadores

2.02 PASIVO NO CORRIENTE

2.02.03 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES

FINANCIERAS

2.02.03.01 Préstamos Bancarios

2.02.07 PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS

2.02.07.01 Jubilación Patronal

2.02.07.02 Desahucio

3 PATRIMONIO

3.01 Capital

3.04 RESERVAS

3.04.01 Reserva Legal

3.06 RESULTADOS ACUMULADOS

3.06.01 Ganancias acumuladas

3.06.02 (-) Pérdidas acumuladas

3.07 RESULTADO DEL EJERCICIO

3.07.01 Ganancia neta del periodo

3.07.02 (-) Pérdida neta del período

4 INGRESOS

4.01 INGRESOS ACTIVIDADES ORDINARIAS

4.01.01 Ventas de bienes

4.01.01.01 Ingreso Mano de Obra

4.01.01.02 Ingreso de Repuestos

4.01.02 PRESTACIÓN DE SERVICIOS

4.01.09 Otros ingresos de actividades ordinarias

4.01.10 (-) Descuento en ventas

4.01.11 (-) Devolución en Ventas

5 COSTOS Y GASTOS

5.01 COSTO DE VENTAS

5.02 GASTOS

5.02.01 GASTOS ADMINISTRATIVOS

5.02.01.01 Sueldos, salarios y demás remuneraciones

5.02.01.01.01 Horas Extras

5.02.01.02 Aporte Seguro Social

5.02.01.02.01 Aporte al IESS

5.02.01.02.02 Fondos de Reserva

5.02.01.03 Beneficios sociales e indemnizaciones

5.02.01.03.01 Décimo tercer sueldo

90


5.02.01.03.02 Décimo cuarto sueldo

5.02.01.03.03 Vacaciones

5.02.01.08 Mantenimiento Y Reparaciones

5.02.01.08.01 Mantenimiento Maquinaria

5.02.01.08.02 Mantenimiento Local

5.02.01.11 Promoción y Publicidad

5.02.01.11.01 Publicidad

5.02.01.17 Gasto de Viaje

5.02.01.17.01 Movilización

5.02.01.17.02 Hospedaje

5.02.01.17.03 Alimentación

5.02.01.17.04 Peajes

5.02.01.17.05 Parqueadero

5.02.01.18 GASTOS DE LOCAL

5.02.01.18.01 Agua

5.02.01.18.02 Energía Eléctrica

5.02.01.18.03 Teléfono

5.02.01.18.04 Internet

5.02.20 IMPUESTOS Y TASAS

5.02.20.01 Impuestos Municipales

5.02.20.02 Tasas y Contribuciones

5.02.03 GASTOS FINANCIEROS

5.02.03.01 Intereses

5.02.03.02 Comisiones Bancarias

6 Ganancia (pérdida) antes de participación de impuestos

6.01 15% Participación trabajadores

6.02 Ganancia (Pérdida) antes de impuestos

6.03 Impuesto a la renta causado

91

3.16. Dinámica de Cuentas

1. Activo

Son todos los derechos que tiene la empresa de hechos pasados y de los cuales se pretende obtener

un beneficio económico en el futuro.

1.01.Activo Corriente

Es el efectivo que posee la empresa y se puede convertir en efectivo en un plazo menor a un año.

1.01.01. Efectivos y equivalente

Esta cuenta contiene todos los recursos equivalentes en efectivo como son: caja, caja chica, bancos

los mismos que son convertibles fácilmente en efectivo.

92

Cuadro 15

Caja

DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS

CÓDIGO CUENTA NATURALEZA DE

LA CUENTA

1.01.01.01 CAJA DEUDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registra las existencias en dinero

efectivo.

SE DEBITA • Cuando se realizan los cobros en efectivo

por los servicios brindados.

• Por venta de repuestos.

• Por la venta de piezas en mal estado.

• Por sobrantes al realizar arqueos de caja.

SE ACREDITA • Por pagos por concepto de compras de

insumos.

• Por los egresos de dinero en efectivo.

• Por faltantes en caja al realizar arqueos.

SUBCUENTAS 1.01.01.01.01 Caja Chica

CONTROL INTERNO • El representante debe autorizar el

desembolso.

• No se deben realizar desembolsos de

efectivo, únicamente en urgencias y de

valores mínimos.

• Tener los respectivos justificativos de los

valores entregados al igual que del dinero

que se recibe.

• El efectivo debe ser depositado al finalizar

la jornada o a más tardar al día siguiente.

• La persona encargada del efectivo no deberá

la misma que efectué los registros contables.

• Arqueos sorpresivos.

Elaborado por: Las Autoras

93

Cuadro 16

Bancos



LA CUENTA

1.01.01.02 BANCOS DEUDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran los movimientos

bancarios que realiza la mecánica.

SE DEBITA • Por los pagos recibidos de clientes en

cheques.

• Por la transferencia de efectivo a través de

medios electrónicos.

• Por los rendimientos financieros por

depósitos bancarios.

• Por notas de crédito.

SE ACREDITA • Cuando se realizan pagos con cheques.

• Por pagos por medios electrónicos.

• Por notas de débito.

SUBCUENTAS 1.01.01.02.01 Depósito en cuenta corriente Banco

Pichincha

CONTROL INTERNO • Efectuar conciliaciones mensualmente con

la debida autorización, con nombres y

firmas de quien las concilia, revisa y

autoriza.

• Verificar que no existan cheques sin fondos.


94

1.01.02. Activos financieros

Es un derecho contractual al recibir efectivo u otro activo financiero de otra entidad, además se

puede intercambiar activos o pasivos financieros con otra entidad.

Cuadro 17

Documentos y Cuentas por cobrar


CÓDIGO CUENTA NATURALEZA

DE LA CUENTA

1.01.02.01 DOCUMENTOS

Y CUENTAS

POR COBRAR

DEUDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran el valor de los derechos que

tiene la mecánica con terceros.

SE DEBITA • Cuando se otorga créditos a los clientes.

• Por las notas de débito por ajustes en ventas.

• Por el valor de la provisión de cuentas

incobrables.

SE ACREDITA • Por el cobro de crédito a cliente.

• Por notas de crédito por ajustes en ventas.

• Por el valor y los ajustes de cuentas

incobrables.

SUBCUENTAS 1.01.02.01.01 Clientes

1.01.02.05.02 Empleados

1.01.02.09 (-) Provisión de cuentas incobrables

CONTROL INTERNO • Revisar permanentemente los pagos vencidos.

• Verificación de saldos con clientes.

• Establecer plazos de pago a los clientes según la

cantidad de crédito otorgado.

• Verificar los depósitos.


95

1.01.03 Inventarios

Es la información detallada y ordenada de los recursos que se encuentran en la empresa.

Cuadro 18

Inventarios



LA CUENTA

1.01.03 INVENTARIOS DEUDORA

DESCRIPCIÓN Se registra los repuestos que van a ser comercializados.

SE DEBITA • Por la adquisición de repuestos.

• Por el aumento del precio de los repuestos

comprados.

• Por ajustes de sobrantes de repuestos resultantes de

la toma física.

• Por devoluciones en la venta de repuestos.

SE ACREDITA • Por la venta de repuestos.

• Por la disminución del precio de los repuestos

comprados.

• Por ajustes de faltantes de repuestos resultantes de

la toma física.

• Por devoluciones en la compra de repuestos.

• Por la utilización de repuestos en la mecánica.

SUBCUENTAS 1.01.03.01 Inventario repuestos

CONTROL INTERNO • Debe existir una persona encargada de salvaguardar

los inventarios.

• Realizar tomas físicas periódicamente.

• Comparar los inventarios físicos con los registros

contables

• Entregar repuestos solo con autorización.

• Los repuestos deben mantenerse en lugares

protegidos.

• La persona encargada de inventarios debe presentar

informes sobre los movimientos y existencias de los

repuestos.

• En caso de que los repuestos estén dañados deberán

mantenerse en la bodega hasta que sean dado de

baja.


96

1.01.04 Servicios y Pagos Anticipados

Representan los pagos que se realizan con anterioridad por servicios o por la compra de bienes

que se van a utilizar dentro del negocio.

Cuadro 19

Servicios y Pagos Anticipados



DE LA CUENTA

1.01.04 SERVICIOS Y

PAGOS

ANTICIPADOS

DEUDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran los pagos efectuados con

anterioridad.

SE DEBITA • Cuando se realiza préstamos o anticipo a los

operarios.

• Por los pagos realizados con anterioridad a

proveedores.

• Por la adquisición de una póliza.

SE ACREDITA • Por la retención del valor anticipado a

empleados.

• Cuando se recibe los bienes y servicios por los

cuales se pagó con anterioridad.

• Por el devengado de la póliza.

SUBCUENTAS 1.01.04.01 Anticipo Sueldos

1.01.04.02 Anticipo a Proveedores

1.01.04.03 Otros anticipos entregados

CONTROL INTERNO • Para realizar estos pagos se debe contar con la

autorización del Gerente.


97

1.01.05 Activos por Impuestos Corrientes

Es la cantidad que corresponde a la empresa como consecuencia de las liquidaciones fiscales del

ejercicio.

Cuadro 20

Activos por Impuestos Corrientes



LA CUENTA

1.01.05 ACTIVOS POR

IMPUESTOS

CORRIENTES

DEUDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran los créditos tributarios como el

IVA e IR, además los anticipos pagados de año declarado.

SE DEBITA • Por las retenciones que nos realizan del IR.

• Por el pago adelantado de IR.

• Cuando se realiza una compra.

SE ACREDITA • Por la compensación legal de impuestos IVA

mensual que le fueron retenidos y anticipados por

la empresa.

• Por la liquidación del impuesto a la renta.

SUBCUENTAS 1.01.05.01 Crédito tributario a favor de la empresa (IVA)

1.01.05.01.01 12% IVA en compras

1.01.05.02 Retención de IVA clientes.

CONTROL INTERNO • Verificar la información sea verídica al momento

de declarar.

• Las declaraciones se deben realizar en las fechas

establecidas.

• Mantener un archivo de las declaraciones.

• La factura debe especificar si el IVA está o no

incluido en el precio.

• Verificar si existe crédito tributario.


98

1.02 Activo No Corriente

Son todos los bienes y derechos que tiene la empresa y pueden ser convertibles en un plazo

mayor a un año.

1.02.01Propiedad Planta y Equipo

Son los bienes de la empresa que son utilizados para el giro del negocio y que no estén destinados

para la venta.

Cuadro 21

Propiedad Planta y Equipo


CÓDIGO CUENTA NATURALEZA DE LA

CUENTA

1.02.01 PROPIEDAD

PLANTA Y

EQUIPO

PERMANENTE

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran todos los bienes muebles e

inmuebles de la propiedad de la mecánica.

SE DEBITA • Por el valor de adquisición.

• Por el valor de mejoras de activos fijos.

• Por alguna donación.

SE ACREDITA • Por ventas de activos fijos.

• Por baja o pérdida de los activos fijos.

• Por registro de la depreciación.

SUBCUENTAS 1.02.01.01 Terreno

1.02.01.02 Edificio

1.02.01.03 Vehículo

1.02.01.04 Muebles y Enseres

1.02.01.05 Equipo de Oficina

1.02.01.06 Equipo de Computación

1.02.01.07 Herramientas

CONTROL INTERNO • Codificación en los activos fijos de la empresa.

• Toma física de los activos fijos de manera periódica.

• Comprobar que se realice el respectivo cálculo de la

depreciación.

• Verificar que se de buen uso a la propiedad planta y

equipo.


99

2. PASIVOS

Son aquellas obligaciones que tiene la empresa con terceros de sucesos pasados.

2.01 Pasivo Corriente

Comprende las obligaciones cuyo vencimiento son menores a un año.

2.01.03 Cuentas y Documentos por pagar

Son todas aquellas obligaciones que posee la empresa a favor de terceros para el desarrollo

normal de sus actividades en un corto plazo.

Cuadro 22

Documentos y Cuentas por pagar


CÓDIGO CUENTA NATURALEZA DE LA

CUENTA

2.01.03 CUENTAS Y

DOCUMENTOS

POR PAGAR

ACREEDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran los valores adeudados con

proveedores por la adquisición de bienes y servicios.

SE DEBITA • Por la cancelación parcial o total de las obligaciones

con proveedores.

• Por la devolución de repuestos comprados a crédito

(Notas de crédito).

• Por pago de sueldos.

SE ACREDITA • Por la adquisición de bienes y servicios a crédito.

• Por valores de las notas de débito entregadas por los

proveedores.

SUBCUENTAS 2.01.03.01 Proveedores

2.01.03.02 Empleados

100

CONTROL INTERNO Establecer plazos para el vencimiento del pago.

Archivar de forma adecuada todos los documentos pagados.

Se deben realizar conciliaciones sobre los montos recibidos y los

montos que están pendientes de pago.

Realizarse las verificaciones correspondientes de los Submayores

de las Cuentas por Pagar y estas deben coincidir con las cuentas de

control.


2.01.04 Obligaciones con Instituciones Financieras

Son las obligaciones contraídas con el sistema financiero.

Cuadro 23

Préstamos Bancarios



LA CUENTA

2.01.04.01 PRÉSTAMOS

BANCARIOS

ACREEDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran los valores adeudados por

préstamos bancarios.

SE DEBITA • Por el pago total del crédito bancario.

SE ACREDITA • Por la concesión del crédito.

CONTROL INTERNO • Verificar la tabla de amortización de los

créditos.


101

2.01.07 Otras Obligaciones Corrientes

Las obligaciones corrientes corresponden a los porcentajes de retención en la fuente que la

empresa debe pagar al momento de realizar una compra.

Cuadro 24

Otras Obligaciones Corrientes



DE LA CUENTA

2.01.07 OTRAS

OBLIGACIONES

CORRIENTES

ACREEDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran los porcentajes de retención

en la fuente al realizar una compra.

SE DEBITA • Por el valor de la declaración efectuada.

• Por la devolución del IVA en compras.

• Por el pago del impuesto

• Por pago de obligaciones con el IESS.

SE ACREDITA • Por una compra.

• Cuando se generan las obligaciones con el

IESS.

• Por retención de aportes a empleados.

SUBCUENTAS 2.01.07.01 Con la Administración tributaria.

2.01.07.02 Impuesto a la renta por pagar del ejercicio.

2.01.07.03 Con el IESS.

2.01.07.04 Por beneficio de ley a los empleados.

CONTROL INTERNO • Verificar si el valor del IVA está o no incluido

en el precio.

• Tener un respaldo de las declaraciones del IVA.

• Controlar que el pago se realice en los plazos

establecidos para evitar sanciones.


102

2.02 PASIVO NO CORRIENTE

Son las obligaciones que tiene la empresa con terceros y cuyo vencimiento es mayor a un año.

2.02.03. Obligaciones con Instituciones Financieras

Son compromisos adquiridos por la empresa mediante préstamos con una entidad financiera.

Cuadro 25

Obligaciones con Instituciones Financieras



DE LA CUENTA

2.02.03 OBLIGACIONES

CON

INSTITUCIONES

FINANCIERAS

ACREEDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran las obligaciones a largo

plazo con el sistema financiero.

SE DEBITA • Por el pago total o parcial de préstamo.

SE ACREDITA • Cuando se obtiene el préstamo.

SUBCUENTAS 2.02.03.01 Préstamos Bancarios.

CONTROL INTERNO • Comprobar la tabla de amortización del crédito.


INGRESOS

Son todos los valores recaudados por las actividades habituales de la empresa.

103

4.01.Ingresos actividades ordinarias

Son los valores que se reciben por la venta de bienes o servicios.

Cuadro 26

Ingresos Actividades Ordinarias



DE LA CUENTA

4.01 INGRESOS

ACTIVIDADES

ORDINARIAS

ACREEDORA

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran los valores por concepto de

venta de repuestos y la prestación de servicios.

SE DEBITA • Por la cancelación de saldos del cierre del

ejercicio.

SE ACREDITA • Por la venta de repuestos.

• Por la prestación de servicios

SUBCUENTAS 5.01.01 Venta de Bienes

5.01.02 Prestación de Servicios

4.01.09 Otros Ingresos de Actividades Ordinarias

4.01.10 (-) Descuentos en Ventas

4.01.11 (-) Devolución en Ventas

CONTROL INTERNO • Verificando los valores de las ordenes de

ingresos de la prestación de servicios con lo

recaudado.

• Comparar las cantidades de stock de repuestos

con los registros de las ventas.


104

6. COSTOS Y GASTOS

Son los valores en los que se incurren para la producción de un bien o servicio.

5.02. Gastos

Se denominan gastos aquellos desembolsos en que incurre la entidad como parte de sus

actividades de negocios principales.

Gastos Administrativos



LA CUENTA

5.02.01 GASTOS

ADMINISTRATIVOS

DEUDOR

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran los valores que incurre la empresa

relacionada a la gestión administrativa.

SE DEBITA • Por el registro de los gastos que se realizan por el

desarrollo de las actividades.

SE ACREDITA • Por el pago de los saldos al cierre del ejercicio.

SUBCUENTAS 5.02.01.01 Sueldos, Salarios y demás remuneraciones

5.02.01.02 Aporte Seguro Social

5.02.01.03 Beneficios Sociales e indemnizaciones

5.02.01.08 Mantenimiento y Reparaciones

5.02.01.11 Promoción y Publicidad

5.02.01.17 Gasto de Viaje

5.02.01.18 Servicios Básicos

CONTROL INTERNO • Todos los valores por conceptos de gastos deberán ser

autorizados por la Gerencia con su respectiva

justificación.


105

5.02.03 Gastos Financieros

Son aquellos valores en los que incurre la empresa como resultado del uso de capitales.

Cuadro 27

Gastos Financieros



LA CUENTA

5.02.03 GASTOS

FINANCIEROS

DEUDOR

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registran los valores por multas e

intereses que tiene la empresa por préstamos bancarios.

SE DEBITA • Por el valor generado de comisiones e interés.

• Por notas de débito bancarias.

SE ACREDITA • Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

SUBCUENTAS 5.02.03.01 Interés bancarios

5.02.03.02 Comisiones bancarias

CONTROL INTERNO Todos los valores por conceptos de gastos deberán ser

respaldados con la documentación pertinente.


Proceso Contable

LIBRO DIARIO

En el libro diario se registrarán de manera inicial e inmediata todas las transacciones que realiza

la mecánica, este registro se debe hacer bajo la fórmula del asiento contable, teniendo en cuenta

siempre la normativa vigente.

106

Cuadro 28

Formato Libro Diario

MECÁNICA AUTOMOTRIZ "LUIS PÉREZ E HIJOS"

LIBRO DIARIO

DEL....AL

FECHA CÓDIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER


LIBRO MAYOR

En este libro se anotarán todas las operaciones económicas registradas en las distintas cuentas

contables de la mecánica de manera cronológica, aquí podemos ver los movimientos que se han

realizado en una cuenta específica, teniendo así un control de lo que ha entrado y salido en esa

cuenta en particular.

107

Cuadro 29

Formato Libro Mayor


LIBRO MAYOR

DEL....AL

CÓDIGO: CUENTA:

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO


BALANCE DE COMPROBACIÓN

El balance de comprobación lo utilizaremos para visualizar la lista del total de los débitos y de

los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De

esta forma, la mecánica automotriz Luis Pérez e hijos, podrá establecer un resumen básico de un

estado financiero.

108

Cuadro 30

Formato Balance de Comprobación


LIBRO MAYOR

DEL....AL

COD. CUENTA SUMAS SALDOS

DEBE HABER DEBE HABER

ACTIVOS

Caja XXX XXX XXX

Bancos XXX XXX XXX

Cuentas por cobrar XXX XXX XXX

Documentos por cobrar XXX XXX XXX

Muebles y ensures XXX XXX XXX

Equipo de Oficina XXX XXX XXX

Equipo de Computación XXX XXX XXX

Herramientas XXX XXX XXX

PASIVOS

Cuentas por pagar XXX XXX XXX

Documentos por pagar XXX XXX XXX

Préstamos Bancarios

PATRIMONIO

Capital XXX XXX XXX

TOTALES XXX XXX XXX XXX


109

3.17. Estados Financieros

BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL

El Estado de Situación Inicial es un informe contable donde se puede detallar en forma ordenada y sistemáticamente las cuentas de

activo, pasivo y patrimonio a una fecha determinada, debe tener información relevante para la correcta toma de decisiones económicas,

debe ser confiables, es decir debe reflejar la situación real de la empresa y finalmente debe ser comparable con anteriores años. A

continuación se presenta el formato que va a ser aplicado dentro de la mecánica:

Cuadro 31

Formato de Balance de Situación Inicial

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

MECÁNICA AUTOMOTRIZ LUIS PÉREZ E HIJOS

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX

ACTIVOS PASIVOS

CORRIENTES CORRIENTES

Efectivo y Equivalentes de efectivo Cuentas y Documentos por pagar

Caja XXX Clientes XXX

Bancos XXX Proveedores XXX

110

Activos financieros XXX Obligaciones con instituciones

financieras

XXX

Doc. y Cuentas x Cobrar XXX Otras obligaciones corrientes XXX

(-) Provisión de Ctas.

Incobrables.

XXX

TOTAL ACTIVO CORRIENTE XXX TOTAL PASIVO CORRIENTE XXX

NO CORRIENTE NO CORRIENTES

Propiedad, Planta y Equipo XXX Obligaciones con instituciones

financieras

XXX

Terreno TOTAL PASIVO NO CORRIENTE XXX

Edificio XXX PATRIMONIO

Vehículos XXX Capital XXX

Muebles y Enseres XXX Resultados acumulados XXX

Equipo de Oficina XXX Ganancias acumuladas XXX

(-) Pérdidas acumuladas XXX

Resultados del ejercicio XXX

111

Ganancia neta del período XXX

(-) Pérdida del período XXX

TOTAL PATRIMONIO XXX

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE XXX TOTAL PASIVO +

PATRIMONIO

XXX

____________________________ ________________________

GERENTE CONTADOR


112

Cuadro 32

ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL

El estado de resultado integral va a mostrar todos los ingresos, costos y gastos que realiza la

mecánica durante determinado período de manera separada, además revelará la utilidad o pérdida

que ha sufrido el capital contable de la mecánica.

Formato Estado de Resultado Integral

ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL



CUENTA PARCIAL TOTAL

INGRESOS

Ingreso de actividades ordinarias XXX

Venta de servicios XXX

(-) Costo de Ventas XXX <XXX>

=GANANCIA BRUTA XXX

Otros Ingresos XXX

GASTOS

(-) Gasto Administrativos <XXX>

Sueldos, salarios y demás remuneraciones XXX

Aporte Seguro Social XXX

Beneficios Sociales e indemnizaciones XXX

Mantenimiento Y Reparación XXX

Promoción y Publicidad XXX

113

Servicios Básicos XXX

Impuestos y tasas municipales XXX

(-) Gastos financieros <XXX>

Intereses bancarios XXX

Utilidad o Pérdida antes de participación a

trabajadores

XXX

15% Participación trabajadores <XXX>

Ganancia o pérdida antes de impuesto XXX

22% Impuesto a la Renta <XXX>

Ganancia o Pérdida del Período XXX

___________________

Firma Gerente

C.I.

__________________

Firma Contador

C.I.


114

Cuadro 33

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

El estado de cambios en el patrimonio permitirá mostrar las diferentes variaciones que sufren los distintos elementos que componen al

patrimonio durante el ejercicio a través del comportamiento positivo o negativo, el cual sirve de base para tomar decisiones. Es decir,

si la mecánica ha aumentado o disminuido su patrimonio.

Formato Estados de Cambios en el Patrimonio

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO



CONCEPTO CAPITAL

SOCIAL

RESERVA

LEGAL

APORTES FUTURAS

CAPITALIZACIONE

S

RESULTADOS ACUMULADOS RESULTADOS DEL

EJERCICIO

TOTAL

PATRIMONIO

GANACIAS

ACUMULADAS

(-) PÉRDIDAS

ACUMULADAS

GANANCIA

NETA DEL

PERÍODO

(-)

PÉRDIDA

NETA DEL

PERÍODO

Saldo al Final del

Período

Saldo reexpresado

del periodo

inmediato anterior

Saldo del periodo

inmediato

115

Cambios del año

en el patrimonio

Resultado Integral

total del año

_____________________

FIRMA GERENTE

_____________________

FIRMA CONTADOR


116

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

El estado de flujos de efectivo proporcionará información esencial para el Gerente de la mecánica,

sobre los movimientos y variaciones en el efectivo y equivalentes de efectivo utilizado en las

actividades de operación, inversión y financiación.

Cuadro 34

Formato Estado de Flujo de Efectivo

MECÁNICA AUTOMOTRZ “LUIS PÉREZ E HIJOS”

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO


INCREMENTO NETO (DISMINUCIÓN) EN EL EFECTIVO Y EQUIVALENTES

AL EFECTIVO

FLUJOS DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIONES

Cobros procedentes de las ventas de repuesto o prestación de servicios

Pagos a proveedores por el suministro de repuestos y servicios.

Pagos a y por cuenta de los empleados.

FLUJOS DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE INVERSIÓN

Adquisiciones de Propiedad Planta y Equipo.

Compra de activo intangibles.

FLUJOS DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN

Pagos de Préstamos.

TOTAL, INCREMENTO (DISMINUCIÓN NETO DE EFECTIVO Y

EQUIVALENTES DE EFECTIVO)

EFECTIVO Y EQUIVALENTES A EFECTIVO AL PRINCIPIO DEL PERÍODO.

EFECTIVO Y EQUIVALENTES A EFECTIVO AL FINAL DEL PERÍODO.

SALDO BALANCES

XXX

<XXX>

XXX

XXX

XXX

XXX

FIRMA GERENTE FIRMA CONTADOR


117

3.18. Formatos de documentos a utilizarse

KARDEX

El kardex permitirá tener un registro de los repuestos y herramientas que tiene la mecánica de manera organizada y así contrarrestar

posibles pérdidas dentro de la misma.

Cuadro 35

Formato Kardex


KARDEX DE REPUESTOS Y MATERIALES

COÓDIGO: REPUESTO:

FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDOS

CANT VALOR TOTAL CANT VALOR TOTAL CANT VALOR TOTAL

TOTAL Elaborado por: Las Autoras

118

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

La selección de proveedores servirá para llevar un registro de diferentes empresas las cuales puedan proveer a la mecánica

con repuestos, con el fin buscar las mejores ofertas que favorezcan a la mecánica Luis Pérez e Hijos.

Cuadro 36

Formato Selección de Proveedores


CUADRO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

CANTIDAD ESPECIFICACIONES PROVEEDOR X PROVEEDOR Y PROVEEDOR Z

UNITATIO TOTAL UNITATIO TOTAL UNITATIO TOTAL


119

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

El inventario permite tener un mejor conocimiento de los bienes que tiene la mecánica, ya que se registra de manera detallada, ordenada

y valorada.

Cuadro 37

Formato Inventario de Activos fijos


INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

N° CONCEPTO CÓDIGO CUSTODIA FECHA

DE

COMPRA

N° DE

FACTURA

VALOR %

DEPRECIACIÓN

VALOR

NETO


120

Cuadro 38

Permite el análisis de las transacciones del efectivo en un momento determinado para comprobar si se ha contabilizado todo el

efectivo recibido y si el saldo coincide con el que se encuentra físicamente en caja de la mecánica Luis Pérez e Hijos.

Formato Arqueo de Caja


ARQUEO DE CAJA

FECHA: HORA DE INICIO:

RESPONSABLE: HORA DE FINALIZACIÓN:

DENOMINACIÓN BILLETES # UNIDAD VALOR TOTAL

20 0 0 0

10 0 0 0

1 0 0 0

1. TOTAL BILLETES 0,00

DENOMINACIÓN

MONEDAS

# UNIDAD VALOR TOTAL

1 0 0 0

0,5 0 0 0

0,25 0 0 0

0,1 0 0 0

0,05 0 0 0

0,01 0 0 0

2. TOTAL MONEDAS 0,00

3. VALOR EN CHEQUES

121

TOTAL 1+2+3

TOTAL FACTURAS

TOTAL FISICO

FALTANTE

SOBRANTE

OBSERVACIONES:

REALIZADO POR: REVISADO POR:


122

Cuadro 39

El presente registro permite a la mecánica llevar un control más detallado del estado de ingreso y de salida del vehículo, además se

especifica minuciosamente los arreglos realizados.

Formato Registro de vehículos


REGISTRO DE VEHÍCULOS DATOS DEL VEHÍCULO

CLIENTE: TELEFONO:

MARCA:

MODELO:

TIPO: SUBTIPO:

MATRÍCULA:

AÑO:

INGRESO VEHICULAR

FECHA: PLACAS:

CARACTERISTICAS

GENERALES

ESTADO GENERAL EXTERIOR

ESTADO GENRAL INTERNO

ACCESORIOS

ESPEJOS CINTURONES

ANTENA TAPETES

RADIO AVC

123

FAROS ADICIONALES VIDRIOS ELÉCTRICOS

MOLDURAS Y CARATULAS TV/ DVD

ENCENDEDOR RADIO MÓVIL

ADICIONALES

HERRAMIENTAS

GATO DESTORNILLADORES

LLAVE DE RUEDAS TRIÁNGULOS REFLECTIVOS

PINZAS CABLS DE CORRIENTES

EXTINTOR JUEGO DE LLAVES

ADICIONALES

ABOLLADURAS

DESPERFECTOS

DETERIORO

CANTIDADDE

COMBUSTIBLES

LLANTAS

OBSERVACIONES Y COMENTARIOS DEL PROPIETARIO

FIRMA

124

OBSERVACIONES Y COMENTARIOS DEL JEFE DE TALLER

FIRMA

ORDEN DE TRABAJO

ÁREA ASIGNADA: RESPONSABLE:

CARACTERISTICAS GENERALES

LISTADO DE DESPERFECTOS

INSUMOS Y EQUIPOS

125

OBSERVACIONES Y COMENTARIOS DEL RESPONSABLE

FIRMA


126

CAPITULO IV

4. Validación

4.1. Introducción

Para la aplicación de un proyecto es indispensable realizar la respectiva validación para disminuir

el riesgo que existe de crear una propuesta que no esté acorde a las necesidades de la empresa. Por

lo tanto, se realizará la correspondiente validación para el presente manual administrativo y

contable que está dirigido a la Mecánica Automotriz “Luis Pérez e Hijos” cuyo objetivo es

proporcionar un instrumento seguro y adaptable a la empresa.

La presente validación busca comprobar que los procesos propuestos sirvan como guía y apoyo

para el correcto desarrollo de las actividades para mantener un crecimiento continuo asegurando

el bienestar de su contingente humano, estabilidad y solvencia para la mecánica.

Con el presente manual propuesto para la mecánica automotriz “Luis Pérez e Hijos” se espera

mejorar el manejo Administrativo y Contable para que sus actividades y procesos se realicen de

manera más acertada, y así permita una correcta toma de decisiones y no como se está manejando

actualmente su administración de forma empírica la cual no tiene bases técnicas lo que impide su

crecimiento en el mercado.

4.2.Método de Verificación

Mediante la aplicación de este método se desea validar que la propuesta reducirá las debilidades

que se han hallado dentro de la mecánica, los indicadores y variables de la matriz diagnóstica

servirán como instrumento, ya que en esta se resume toda la problemática.

127

Para lograr lo expuesto se ha utilizado la presente matriz de validación, exponiendo los puntos a

validar, el método de calificación asignado y posteriormente la interpretación de los resultados

obtenidos.

128

Tabla 8

Matriz de Validación Administrativa


MATRIZ DE VALIDACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES


CALIFICACIÓN

N° VARIABLE INDICADORES MUY

APLICABLE

APLICABLE

POCO

APLICABLE

NADA

APLICABLE

OBSERVACIONES

1

PR

OC

ES

O A

DM

INIS

TR

AT

IVO

2

3

4

5

6

7

8

9

129

Tabla 9

Matriz de Validación Contable




CALIFICACIÓN


APLICABLE

APLICABLE POCO

APLICABLE

NADA

APLICABLE

OBSERVACIONES

1

PR

OC

ES

O C

ON

TA

BL

E

2

3

4

5

6

130

Factores a validar

• Planificación estratégica

✓ Misión

✓ Visión

✓ Objetivos

✓ Valores

✓ Políticas

✓ Reglamento Interno

• Estructura Organizacional

✓ Organigrama

✓ Manual de funciones

✓ Manual de procedimiento

• Procedimientos contables

✓ Plan de Cuentas

✓ Dinámica de Cuentas

✓ Registros contables

o Libro diario

o Libro Mayor

o Balance de Comprobación

✓ Estados Financieros

o Estado de Situación Financiera

o Estado de Resultados Integrales

o Estado de Cambios en el Patrimonio

131

o Estado de Flujo de Efectivo

✓ Formatos de documentos a utilizarse

o Kardex de repuestos y materiales

o Cuadro de selección de proveedores

o Modelo para Inventario de Activos Fijos

o Modelo de Arqueo de caja

o Formulario de registro de vehículos

Método De Calificación

Para la presente validación se presenta el siguiente esquema de calificación:

3 = Muy Aplicable.

2 = Aplicable.

1 = Poco aplicable

0= Nada aplicable

Rangos de interpretación

Se establece los siguientes rangos con la finalidad de emitir de una manera fácil y clara la

aplicabilidad o no del trabajo propuesto en la empresa.

68% - 100% = Muy Aplicable.

34% - 67% = Aplicable.

1% - 33% = Poco Aplicable

0% =Nada aplicable

132

Cabe indicar que la lógica aplicada a éstos rangos se la obtiene del producto del puntaje

definido por el total obtenido en la sumatoria de la calificación dada a cada pregunta

efectuada en la tabla de validación propuesta y finalmente aplicando una regla de tres para

obtención de un resultado porcentual.

Es decir:

V=𝐶𝑂

𝐶𝑇∗ 100

Dónde:

V= validación

CO= Calificación Obtenida

Se obtiene del sumatorio total del puntaje obtenido en cada parámetro.

CT= Calificación Total

Se obtiene de la multiplicación de la calificación más alta por el total de indicadores.

4.3.Estudio estratégico

Teniendo claras las principales debilidades de la empresa, cabe acotar lo siguiente:

• Al no poseer una planificación estratégica es difícil establecer objetivos y metas las cuales

permiten crear estrategias que contribuyan al reconocimiento de la mecánica dentro del

mercado.

• Además, ante la ausencia de una estructura organizacional no se ha podido definir la

jerarquía, que permite determinar las funciones y responsabilidades de los miembros de la

mecánica.

133

• Al no contar con manuales de funciones y de procedimientos se plantea un modelo acorde

a las necesidades actuales de la mecánica con lo que se pretende mejorar el rendimiento, la

organización y la adecuada toma de decisiones; pues la correcta definición de funciones

evitará la duplicidad de actividades.

• Ante la ausencia de controles en los inventarios tanto de los repuestos como de las

herramientas no ha existido ningún tipo de inconveniente hasta el momento, pero en el

futuro podría haber sustracciones ocasionado pérdidas económicas para la mecánica.

• No se realizan registros contables por lo que carecen de información financiera real y

oportuna lo que dificulta la correcta toma de decisiones.

4.4.Descripción del estudio

Durante el desarrollo de la investigación a la Mecánica Automotriz “Luis Pérez e hijos” se pudo

identificar las debilidades que posee la mecánica, la propuesta tiene como finalidad disminuir

dichas debilidades, sin embargo, es de vital importancia realizar la validación de la propuesta

presentada; por lo cual se valida a través de una matriz de validación que facilita determinar el

nivel de aplicación.

Objetivo del estudio

• Validar El Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para la Mecánica

Automotriz “Luis Pérez e hijos” del cantón Ibarra, provincia de Imbabura.

Equipo de trabajo

El equipo de trabajo que intervino en la validación de la presente propuesta son los siguientes:

Elaboración de la matriz

• Autoras

134

Validadores:

• Propietario de la mecánica, Sr. Luis Pérez.

135

4.5.Resultados Administrativos

Tabla 10

Matriz de Resultados Administrativos




CALIFICACIÓN


APLICABLE

APLICABLE

POCO

APLICABLE

NADA

APLICABLE

OBSERVACIONES

1

PR

OC

ES

O

AD

MIN

IST

RA

TIV

O

Misión 3

2 Visión 3

3 Objetivos 3

4 Valores 3

136

5 Políticas 3

6 Reglamento

Interno

2 Pero al momento la

mecánica no cuenta con

recursos económicos como

para adquirir equipos de

seguridad para los

trabajadores.

7 Organigrama

2 Pero al momento la

mecánica no cuenta con

recursos económicos como

para contratar nuevo

personal.

8 Manual de

funciones

3

137

9 Manual de

procedimientos

3

TOTAL 21 4

138

Calificación Total

Total Indicadores: 9

Calificación más alta: 3

Calificación Total: = TIxCA

=9x3

=27

• Calificación Obtenida

21+4=25

Tabla 11

Matriz Calificación Administrativa

MUY APLICABLE 21

APLICABLE 4

POCO APLICABLE 0

NADA APLICABLE 0

TOTAL 25

Evaluación

Una vez realizada la calificación en la matriz de validación, resumida en la siguiente fórmula, se

estima que:

139

V=𝐶𝑂

𝐶𝑇∗ 100

V=25

27∗ 100

V= 93% MUY APLICABLE

Rangos de Validación




0% =Nada aplicable

El Manual de Procedimientos Administrativos propuesto para la Mecánica Automotriz “Luis Pérez

e hijos”, es muy aplicable, según lo establecido en los rangos de validación.

La implementación de la filosofía empresarial sirve como instrumento de apoyo para tener claro

cuál es la razón de ser y hacia a dónde se proyecta la empresa basándose en la aplicación de valores

y políticas que permita alcanzar el cumplimiento de metas y objetivos. Al definir la estructura

organizacional se establece funciones, responsabilidades y niveles jerárquicos, con el fin de evitar

duplicidad de actividades; y así lograr que los trabajos sean ejecutados por personal que cumpla

con el perfil requerido en el manual de funciones.

140

Además, al aplicar los manuales de procedimientos se puede obtener información más clara y

ordenada sobre los pasos que se debe seguir para el desarrollo de las tareas y actividades dentro de

la mecánica.

141

4.6.RESULTADOS

Tabla 12

Matriz de Resultados Contables




CALIFICACIÓN


APLICABLE

APLICABLE POCO

APLICABLE

NADA

APLICABLE

OBSERVACIONES

1

PR

OC

ES

O C

ON

TA

BL

E

Plan de Cuentas 2 No se cuenta con los

recursos suficientes

para contratar a una

persona especializada

en el área contable

2 Dinámica de Cuentas 2

3 Registros contables

✓ Libro diario

✓ Libro Mayor

✓ Balance de

Comprobación

2

142

4 Estados Financieros

✓ Estado de

Situación

Financiera

✓ Estado de

Resultados

Integrales

✓ Estado de Cambios

en el Patrimonio

✓ Estado de Flujo de

Efectivo

2

5 Formatos de documentos a

utilizarse

✓ Kardex de

repuestos y

materiales

✓ Cuadro de

selección de

proveedores

✓ Modelo para

Inventario de

Activos Fijos

✓ Modelo de Arqueo

de caja

✓ Formulario de

registro de

vehículos.

3

TOTAL 3 8 0 0

143

• Calificación Total

Total Indicadores: 5

Calificación más alta: 3

Calificación Total: = TI *CA

=5x3

=15

• Calificación Obtenida

8+3=11

Tabla 13

Matriz de Calificación Contable

MUY APLICABLE 3

APLICABLE 8

POCO APLICABLE 0

NADA APLICABLE 0

TOTAL 11

EVALUACIÓN

Una vez realizada la calificación en la matriz de validación, resumida en la siguiente fórmula, se

estima que:

144

V=𝐶𝑂

𝐶𝑇∗ 100

V=11

15∗ 100

V= 73% MUY APLICABLE

Rangos de Validación




0% =Nada aplicable

El Manual de Procedimientos Contables propuesto para la Mecánica Automotriz Luis Pérez e hijos del

cantón Ibarra, Provincia de Imbabura es muy aplicable, según lo establecido en los rangos de validación.

Con la implementación del plan de cuentas, dinámica de cuentas, procesos contables, estados financieros y

sus respectivos formatos se facilita la contabilización de las operaciones lo que permite realizar los estados

financieros y obtener información real para toma de decisiones estratégicas.

145

CONCLUSIONES

Para la obtención de información se aplicó instrumentos de investigación como la entrevista,

encuesta y check-list, permitiendo identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas

de la mecánica, lo que contribuyó a determinar la necesidad de implementar un manual de

procedimientos administrativos y contables con la finalidad de mejorar los procedimientos tanto

administrativos como contables.

En lo referente al marco teórico se investigó conceptos básicos que sustenten el desarrollo de la

propuesta, dichos términos fueron indagados en fuentes bibliográficas de la biblioteca de la

Universidad Técnica del Norte.

En el manual de procedimientos administrativos y contables propuesto contiene la misión, visión,

valores, políticas, reglamento interno, organigrama, manual de funciones y manual de

procedimientos en los referente al área administrativa, mientras que para el área contable se

estableció un plan de cuentas, dinámica de cuentas, procesos contables, estados financieros y

formatos a utilizarse en el desarrollo de las operaciones con el objetivo de obtener información

real para la correcta toma de decisiones.

Con el propósito de conocer el nivel de aplicación del manual de procedimientos administrativos

y contables propuesto, se realizó la validación mediante una matriz donde se estableció una

calificación por parte del propietario de la mecánica para cada uno de los indicadores propuestos,

arrojando como resultado que la propuesta es muy aplicable.

146

RECOMENDACIONES

Se recomienda que se actualice la información de la matriz FODA, para así poder identificar

posibles riesgos que se presenten en el desarrollo de las actividades, y disminuir su impacto en la

gestión empresarial.

Difundir al personal de la mecánica los términos básicos del presente manual con el objetivo de

que sea comprensible y que sirva de apoyo para el cumplimiento de sus labores.

Se deberá dar a conocer el presente manual administrativo al personal de la mecánica para

garantizar la consecución de metas y objetivos, además se debe aplicar el manual contable para

lograr tener un registro confiable de las operaciones financieras.

Modificar el manual de procedimientos administrativos y contables acorde a las nuevas

necesidades surgidas como consecuencia del crecimiento económico de la mecánica, así mismo,

se deberá realizar la respectiva validación para verificar si la dicha propuesta es aplicable o no.

147

BIBLIOGRAFÍA

Alarcón Marcos, S. (2015). Plan General de Contabilidad. España: Paraninfo S.A.

Besteiro Varela, M., & Mazarracín Borreguero, M. (2016). Contabilidad Financiera Superior I.

España: Pirámide.

Bravo Valdivieso, M. (2013). Contabilidad General (Décima primera ed.). Quito: Escobar.

Chiavenato, I. (2014). Instroducción a la teoría general de la administración (Octava ed.).

Colombia: Mc Graw Hill.

Escribano Navas, M., & Jiménez García, A. (2014). Análisis contable y financiero. Bogotá:

Ediciones de la U.

Franklin Fincowsky, E. (2014). Organización de empresas (Cuarta ed.). México: Mc Graw Hill.

García Martínez, J., & Münch , L. (2014). Fundamentos de Administración (Décima ed.). México:

Trillas.

Label, W., De León Ledesma, J., & Ramos Arriagada, R. A. (2016). Contabilidad para no

contadores. Bogotá, ECO ediciones.

Luna Gónzalez, C. (2014). Proceso Adminitrativo . México: Patria.

Martínez Chávez, V. (2015). Diagnóstico Administrativo Holístico (Quinta ed.). México: Trillas.

Mata Melo, J. (2015). Introducción a la Contabilidad Financiera de las PYMES. Madrid:

Paraninfo.

Montes Salazar, C., Montilla Galvis, O., & Mejía Soto, E. (2014). Control y Evaluación de la

Gestión Organizacional. Bogotá: Alfaomega.

148

Morán Delgado, G., & Alvarado Cervantes, D. (2013). Métodos de Investigación. México:

PEARSON.

Morueco, R. (2014). Manual Práctico de Administración. Bogotá: Ediciones de la U.

Münch Galindo, L. (2015). Manejo del Proceso Administrativo. México: Pearson.

Munch, L. (2014). Gestión Organizacional, Enfoques y Proceso Administrativo (Segunda ed.).

México: Pearson.

Niño Alvarez, R., & Montoya Pérez, J. (2014). Contabilidad Intermedia I (Novena ed.). México:

Trillas.

Ñaupas Paitan, H., Mejía Mejía, E., Novoa Ramírez, E., & Villagómez Paucar, A. (2014).

Metodología de la Investigación (Cuarta ed.). Bogotá: Ediciones de la U.

Palacios Acero, L. (2014). Estrategias de creación empresarial (Segunda ed.). Bogotá: ECOE.

Pedraz Marcos, A., Zarco Colón, J., Ramasco Gutiérrez, M., & Palmar Santos , A. (2014).

Investigación Cualitativa. España: ELSEVIER.

Pedraza Martinez, A. (2017). Monografías . Obtenido de

http://www.monografias.com/docs113/mecanicaautomotriz/mecanicaautomotriz.shtml#q

ueeslamea

Prieto Sierra, C. (2014). Emprendimiento Conceptos y Plan de Negocios. México: Pearson.

Ramírez Cardona, C., & Ramírez, M. d. (2016). Fundamentos de Administración (Cuarta ed.).

Bogotá, ECOE.

149

Rojas Risco, D. (2014). Manual de Contabilidad de Costos. España: Lexus.

Romero López, Á. J. (2013). Contabilidad Práctica para no contadores. México: Mc Graw Hill.

Sánchez Estella, Ó., & Tarodo Pisonero, C. (2015). Gestión Contable. España: Paraninfo.

Socías Salvá, A., Horrach Rosselló, P., Herranz Bascones, R., Jover Arbona, G., & Llull Gilet , A.

(2017). Contabilidad Financiera (Cuarta ed.). España: Pirámide.

Zapata Sánchez, P. (2017). Contabilidad General (Octava ed.). Colombia: Alfaomega.

150

ANEXOS

Entrevista al propietario de la mecánica automotriz Luis Pérez e Hijos




1.- ¿Desde hace cuánto tiempo funciona la mecánica?

2.- ¿Cuál es la constitución de la mecánica automotriz?

3.- ¿La mecánica automotriz cuenta con misión, visión y objetivos establecidos?

4.- ¿En la mecánica se determinó políticas y valores?

5.- ¿En la actualidad la mecánica cuenta con un organigrama?

6.- ¿Las tareas de cada operario o empleado están claramente definidas y dadas a conocer a cada

integrante?

7.- ¿En la actualidad la mecánica cuenta con un manual de procedimientos?

8.- ¿La mecánica posee un plan de cuentas?

9.- ¿Se llevan registros contables de las actividades que se realizan en la mecánica?

10.- ¿La mecánica tiene algún tipo de sistema contable?

11.- ¿Se realizan controles internos en la mecánica?

12.- ¿Cuenta con información financiera para la correcta toma de decisiones?

13.-Los trabajadores son afiliados?

14.- ¿Usted realiza las declaraciones en el tiempo establecido?

151

15.- ¿Considera importante la implementación de un manual de procedimientos administrativo y

contable para su mecánica?

Aplicación del Check-List Administrativo a la secretaria de la Mecánica Automotriz Pérez

e Hijos




UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

Encuesta dirigida a los clientes de la mecánica automotriz Luis Pérez e Hijos

Objetivo: La presente encuesta tiene como finalidad medir el nivel de satisfacción de los clientes

de la mecánica automotriz Luis Pérez e Hijos.

Indicaciones: Maque con una X la opción que usted crea más conveniente.

Cuestionario:

8. ¿De qué lugar proviene usted?

a) Pichincha (…….)

b) Imbabura (…….)

c) Otras (…….)

9. ¿Cuántos años es usted cliente de la mecánica?

a) 0 a 2 años (…..)

b) 3 a 5 años (…..)

c) 6 y más (…..)

10. El servicio prestado por la mecánica es:

a) Excelente (…..)

b) Bueno (…..)

c) Regular (…..)

152

11. ¿El servicio prestado es oportuno?

a) Si (…..)

b) No (…..)

12. ¿Los precios cobrados por los servicios son?

a) Altos (…..)

b) Medianos (…..)

c) Bajos (…..)

13. ¿Cómo conoció la mecánica?

a) Referencias (…..)

b) Rotulo (…..)

c) Redes Sociales (…..)

14. ¿Cuál es la razón principal para que usted vuelva a la mecánica?

a) La calidad (…..)

b) Los Precios (…..)

c) La Atención (…..)

d) La Ubicación (…..)

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

153

Tabla 14

Check-List Administrativo



una misión?


una visión?


objetivos?


políticas y valores?


un organigrama?


un manual de funciones?

7


un manual de

procedimientos?

8 ¿Se realizan controles de

asistencia?



154

Aplicación del Check-List Administrativo a la secretaria de la Mecánica Automotriz

Pérez e Hijos





1 ¿La mecánica cuenta con un

plan de cuentas?

2 ¿Se realizan los registros

contables?


algún sistema contable?

4 ¿Se elaboran estados

financieros?

5 ¿Se realizan las

declaraciones a tiempo?

6 ¿Existe un fondo para caja

chica?

7 ¿Se realizan arqueos de caja?

8 ¿Se realizan controles a los

inventarios?

155

Carta De Validación

156

157

158

159

ANEXOS FOTOGRÁFICOS

Frente de la mecánica

Taller mecánico

160

Jefe de Taller

161

Instalación de Cámaras

Documents

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y …repositorio.utn.edu.ec/bitstream/123456789/9276/2... · ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LA MECÁNICA AUTOMOTRIZ LUIS PÉREZ E HIJOS”