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APLICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN ARCHIVOS HISTÓRICOS
PROYECTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE MONTERREY
Juan José Palos Ramos Coordinación de Archivos de Monterrey
Museo Metropolitano de Monterrey Zaragoza s/n entre Hidalgo y Corregidora
Monterrey, N. L. C. P. 64000 Tels . (81) 83 441235, (81) 83441530
e-mail: [email protected]
Índice Antecedentes 3
Panorama de los Archivos Municipales de México 5
Situación original del Archivo Municipal de Monterrey 7
Proyecto de Modernización del Archivo municipal de Monterrey
Justificación 8
Normatividad archivística 8
Tecnologías de la Información 9
Desarrollo del proyecto
Reubicación del Archivo Municipal de Monterrey 12
Catalogación, captura y digitalización. 12
Resultados 14
Conclusiones 17
Bibliografía 19
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Antecedentes
Los Archivos son el alma cultural de los pueblos, fuente para defender sus derechos,
fundamentos de su juricidad, centro neurálgico de la toma de decisiones de una buena
administración y sede, por excelencia, de investigaciones históricas
De ahí la importancia de hacer un alto en el camino para reflexionar sobre la
situación en que se encuentran nuestros Archivos Municipales, los archivos de México,
para hacer un balance de lo que se ha avanzado en la preservación del patrimonio
documental de los municipios latinoamericanos, y una reflexión sobre el futuro de los
mismos.
La preocupación al respecto no debe limitarse solamente a dar un debido resguardo
de nuestros acervos, mantenerlos ordenados, dotarlos de un edificio adecuado: sin
humedad ni insectos, sino que se deben aprovechar los avances tecnológicos de la
informática que nos ofrecen la posibilidad de conformar bancos de datos, automatizar
nuestros acervos y conformar una verdadera red nacional de archivos en México y poder
sentar las bases, al menos organizativas y tecnológicas, para una red latinoamericana de
archivos.
Actualmente, las nuevas tecnologías de información se aplican para optimizar los
procesos administrativos dentro de organismos públicos y privados con el fin de hacer
más eficiente su trabajo, y de esta manera, cumplir con las perspectivas planteadas
dentro de sus objetivos.
De tal suerte, los archivos han sido tomados en cuenta en estos procesos de
modernidad tecnológica, incluyendo en sus procesos el apoyo que los sistemas
informáticos proporcionan para un correcto manejo de la información documental
generada por las instituciones en el desarrollo de sus funciones
3
La tecnología puede ser un elemento importante para que la información se
encuentre disponible y pueda ser utilizada con fines institucionales o de investigación,
pero es importante resaltar que sin los procesos archivísticos de organización,
descripción, expedientación, clasificación y ordenación entre otros, se reduce la
efectividad de la misma.
Para el caso de la conservación del material histórico documental, las nuevas
tecnologías juegan un papel muy importante, ya que permiten respaldar en otros soportes
documentales aquella información que por sus condiciones físicas no puede ser
manipulada normalmente por el alto riesgo de dañar al documento, lo cual permite la
preservación del material documental, proporcionando a su vez otras alternativas para la
consulta de los mismos.
Como regla básica de los archivos, debemos observar que no puede existir
automatización sin sistematización de los procedimientos que en materia archivística se
llevan acabo en nuestras instituciones, ya que la omisión de esta regla, puede llevar a
cometer errores que en lugar de optimizar el trabajo archivístico, lo obstaculicen.
De la misma manera, no debemos olvidar que la escasa o nula legislación en esta
materia, al menos en el caso mexicano, puede ser una limitante para la adopción en
ciertos casos, de políticas encaminadas a la implementación de tecnologías aplicadas a
los archivos. No podemos enfrentar, al menos en este momento, los problemas existentes
de explosión documental sustituyendo documentos de papel, con el uso de nuevos
soportes electrónicos o magnéticos, ya que estos últimos carecen de toda legalidad.
A continuación presentamos la experiencia en la aplicación de las Nuevas
Tecnologías de la Información (TI) y de la normatividad archivística en el Proyecto de
Modernización del Archivo Histórico de Monterrey.
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Panorama Archivístico de México
Antes de visualizar nuestro proyecto de Modernización, quisimos hacer un análisis
de la situación de los Archivos en México, para conocer las tendencias de modernización,
de catalogación y de infraestructura. De esta manera, realizamos una investigación en las
principales instituciones Archivísticas del País tomando como base los parámetros que
emplea el Banco Mundial en los Archivos Municipales, publicados en el documento:
informe experto del Banco Mundial sobre la Situación de los Archivos mexicanos
del año 2000. De esta manera, recorrimos los Archivos Municipales de Guadalajara, Jal,
de Saltillo Coah., el Archivo Histórico de la Cd. de México, el Archivo General del Estado
de Aguascalientes, el Archivo General del Estado de Nuevo León y el Archivo General de
la Nación.
Al finalizar nuestra investigación, realizamos un análisis comparativo y lo
complementamos con el informe del Banco Mundial antes citado. El panorama obtenido
se resume de la siguiente manera.
1. Los archivos municipales dependen, prácticamente en su totalidad, de las
respectivas administraciones municipales a través de la Secretaría de
Ayuntamiento.
2. El 67% cuenta con un presupuesto inferir a 25,000 dólares anuales. Menos del
10% cuentan con un presupuesto mayor a 100,000.00 dólares anuales. Algunas
instituciones cuentan con financiamiento externo como en Puebla, Oaxaca y AGN,
mediante asociaciones como el “Patronato Amigos del Archivo General de la
Nación”, a través del cual, y mediante la presencia de destacados representantes
de las instancias científicas, administrativas y políticas, iniciaron una política de
apoyo al archivo
3. El 85% de los Archivos Municipales cuentan con un reglamento interno.
4. El 15% pertenece a alguna Asociación.
5. El 85% de los Archivos cuentan con medidas generales de seguridad.
6. El 29% cuentan con controles de temperatura y humedad.
7. El 15% no cuentan con computadoras.
8. En conjunto, el 81% de las instituciones consultadas está abierta a la consulta
pública de sus fondos. De todos modos, y con relación a la consulta pública,
5
conviene llamar la atención sobre el hecho de que cerca de un 40% de
instituciones declararon no disponer de una sala de consulta o espacio
específicamente adecuado para ello o, en cualquier caso, dotada de los recursos
necesarios.
A partir de nuestro análisis podemos destacar las condiciones ideales de algunos
archivos importantes, las cuales se describen a continuación.:
• Todos los Archivos importantes cuentan con instalaciones adecuadas para
cumplir con sus funciones, además de contar con las medidas de seguridad
necesarias.
• Éstas instituciones cuentan con porcentajes de catalogación de fondos
documentales muy adelantadas que permiten el acceso de los acervos
documentales existentes.
• Todos los Archivos cuentan con procesos de Modernización en marcha, los
cuales incluyen indistintamente procesos de reclasificación de fondos
documentales iniciados en algunos casos desde hace 15 años.
• Los sistemas de modernización dependen de los volúmenes de información que
se manejan además del presupuesto destinado.
• En todos los Archivos se cuenta con Reglamento Interno que rige todos los
procedimientos administrativos y operativos.
• En todos los Archivos se cuenta con departamentos de clasificación y valoración
de documentos.
• Las capacidades tecnológicas de los archivos representan, por tanto, una medida
de su grado actual de su desarrollo, pero, además, un índice de su capacidad
actual para afrontar, con las herramientas imprescindibles, un proceso de
modernización y desarrollo constante a medio y largo plazo
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Situación original del Archivo Municipal de Monterrey
Una vez visualizado el panorama nacional, presentamos el siguiente diagnóstico del
Archivo Municipal de Monterrey, tomando en cuenta los parámetros del Banco Mundial.
Infraestructura
Instalaciones Régimen: Instalaciones propias Antigüedad: 25 años Condiciones de seguridad: No Control de temperatura y humedad: No Depósito de documentos Superficie: 385 metros lineales Recursos tecnológicos Número de computadoras:1 Reproducción en microfilm: No Fotocopiadora: No Reproducción digital: No
Recursos humanos
Personal: 6 Distribución ocupación archivística: 33% % de personal con instrucción archivística: 0%
Datos jurídico administrativos
Régimen legal: Reglamento interno: No Pertenencia a asociaciones: No Presupuesto anual propio: No
Datos Archivísticos
Volumen de documentación: 405 mts lineales Porcentaje de fondos catalogados: 5 Normas de catalogación: Propias.
Un dato importante es que los fondos documentales del Archivo Municipal abarcaban desde 1598 hasta 1990, por lo que se decidió agrupar los documentos anteriores a 1950 en el ahora llamado Archivo Histórico de Monterrey, y los documentos posteriores en el Archivo de concentración municipal.
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Proyecto de Modernización
Justificación.
Como resultado de las condiciones arriba descritas, el Archivo Municipal de
Monterrey se encontraba en total abandono por los investigadores, historiadores y la
comunidad en general, ya que desconocía los fondos documentales con los que contaba.
Como se mencionó anteriormente, solamente el 7% de su acervo contaba con algún
catálogo. De esta manera, la frecuencia de consulta oscilaba alrededor de las 360 visitas
anuales. Se planteó entonces, diseñar un Proyecto de Modernización del Archivo
Municipal de Monterrey que contemplara:
1. Reubicarlo a un edificio que cumpliera con los estándares para los edificios
que albergan Archivos.
2. Clasificar el acervo histórico acorde a normativas internacionales.
3. Digitalizar los documentos originales para su consulta virtual, ya que muchos
de estos, sobre todo del siglo XVII y XVIII, se encuentran en malas
condiciones y peligran al ser manipulados directamente.
4. Crear un catálogo electrónico que facilitara la búsqueda de documentos.
5. Establecer un reglamento interno para evitar la discrecionalidad de servicio y
establecer procedimientos operativos y administrativos.
6. La realización de los puntos anteriores, en el transcurso de un año.
Normatividad Archivística.
Como mencionamos anteriormente, nuestro Archivo no contaba con el personal
suficiente ni capacitado para realizar efectivamente labores Archivísticas. Por lo anterior
realizamos convenios de colaboración con el Archivo General del Estado de Nuevo León
y el Archivo General de la Nación para que capacitara a nuestro personal en estándares
de descripción.
Adicionalmente, firmamos otro convenio con la Universidad Autónoma de Nuevo
León para que nos brindara asesoría en Paleografía ya que gran parte de nuestro acervo
es de la época colonial, y por lo tanto, se encuentra escrito en español antiguo.
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Decidimos catalogar nuestros fondos documentales aplicando la norma ISAD (G)
(Norma Internacional para la Descripción de Archivos, por sus siglas en inglés), para
homologar criterios de clasificación, y contar con una descripción lógica de nuestro
Archivo que proporcionara a los investigadores de diferentes países un panorama claro
del contenido de nuestro acervo. La Norma define 26 elementos que se agrupan en áreas
de identificación, contexto, contenido y estructura, acceso, documentación asociada y
notas, de los cuales solamente 5 son indispensables y que formaron parte de nuestra
estructura de 12 elementos.
• Código de referencia • Título • Fecha de creación • Fondo • Sección de fondo • Serie • Lengua • Lugar • Volumen • Notas • Localización de documentos
Aplicación de las Tecnologías de la Información (IT)
Como ya mencionamos anteriormente, se planteó la necesidad de respaldar nuestro
acervo en un formato que nos permitiera consultarlo sin manipular los documentos
originales, por lo que se estudiaron varias opciones, entre las cuales analizamos el clásico
dilema de microfilmar o digitalizar. Finalmente decidimos digitalizar nuestros documentos
por varias circunstancias, dentro de las cuales resaltamos las siguientes.
• Se ayuda a la preservación de documentos originales al evitar su manipulación
directa.
• La resolución digital es de mejor calidad que la de microfilm.
• La información contenida en los documentos digitalizados pueden ser consultados
sin manejo directo de los mismos.
• La información puede ser accedida en las instalaciones del Archivo así como
remotamente, ya sea vía intranet o Internet.
• Los documentos digitales se pueden relacionar con bases de datos para un fácil
acceso.
• La calidad de las imágenes se puede mejorar.
• Al obtener un documento digital (electrónico), nos permite facilitar la migración a
futuras tecnologías.
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Una vez que decidimos digitalizar nuestro Archivo, nos dimos a la tarea de buscar un
equipo ideal para realizar esta labor, ya que la mayoría de nuestros documentos se
encontraban encuadernados y algunos con tamaños no convencionales.
Concluímos que el equipo ideal sería un escáner tipo panorámico, el cual no daña
los documentos al evitar descargas intensas de calor y de luz y evitar la manipulación
extrema de los mismos.
En las siguientes instituciones cuentan con un escáner similar
al que adquirimos.
Biblioteque National, France. Lo utilizan para hacer
reproducciones de libros y documentos del siglo XVI.
Archive CD Books. Ltd, England. Al servicio de la
genealogía se digitalizan registros antiguos, certificados de
nacimiento, fallecimiento y crónicas de Inglaterra para
publicarse en CD.
Archive of the Diocesan Curia, Italy. Se han digitalizado
aproximadamente 600,000 manuscritos y documentos
históricos.
Cultural and Educational Technology Institute, Greece. Todos los documentos del archivo y de la biblioteca se
digitalizan para duplicarlos, enviarlos por correo electrónico o
publicarlos en Internet.
Creación de base de datos.
Decidimos desarrollar una base de datos que contendría la descripción de los
documentos ya clasificados de acuerdo a ISAD(G), y desarrollar un sistema de consulta
para facilitar el acceso a los documentos mediante búsquedas cruzadas que involucran
fechas, lugares, nombres y fondos documentales.
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En este renglón, en el mercado existen ya diferentes sistemas que se pueden
adquirir para la administración de documentos electrónicos, sin embargo se decidió
desarrollar un sistema especialmente diseñado para nuestro acervo por las siguientes
razones:
• Agilizar la captura al adaptar la pantalla del programa para tal fin, a las
características de la clasificación existente.
• Definir una aplicación que permita registrar en forma electrónica la clasificación de
los documentos con base en la norma ISAD(G).
• Construir un índice electrónico contenido en base de datos al que se pueda tener
acceso desde diversas plataformas, como redes locales o Internet.
• Reducir costos por concepto de licencias de uso de software.
• Se eligió el Delphi por la confiabilidad de su compilador y la amplia plataforma de
soporte para el producto.
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Desarrollo del Proyecto.
Reubicación del Archivo:
Desde el 20 Septiembre del 2001, el Archivo
Histórico de Monterrey se encuentra ubicado en el
Museo Metropolitano de Monterrey, en el que se
realizaron trabajos de soporte
de carga, de climatización
artificial, impermeabilización,
fumigación y dotación de
equipo de detección de humo, y equipo anti-incendio. Ahora el
Archivo Histórico de Monterrey cuenta con área de biblioteca, área
de consulta, zona reservada para los documentos, sala de captura
y clasificación de documentos y de digitalización.
Cabe mencionar que antes de trasladar la
documentación a su nuevo edificio, se fumigó para
evitar la contaminación de hongos.
Este procedimiento se realizó contando con la
asesoría del Archivo General de la Nación, quien nos
indicó los materiales que se requería usar.
Descripción y captura de documentos.
Ante la carencia de profesionales con formación archivística en
el Estado de Nuevo León, se contrataron 23 personas, la
mayoría con estudios profesionales en Historia, los cuales se
capacitaron para describir documentos de acuerdo a la Norma
ISAD(G) y capturar estas descripciones en base de datos.
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Se digitalizó cada página clasificada y capturada y finalmente se integró la base de datos
con las imágenes digitalizadas para almacenarse en un servidor central que respalda todo
el Archivo Histórico de Monterrey.
En este renglón podemos mencionar que se digitaliza cada expediente en archivos
individuales por página, los cuales se indexan en
una carpeta la cual se identifica por el nombre de la
colección, volumen y número de expediente. El
formato digital resultante es JPEG, a color, con una
definición de 300 dpi. Posteriormente se depura la
imagen obtenida y se reduce a una definición de
150 dpi, por razones de tamaño y espacio en disco,
para su almacenamiento.
Es importante señalar que el formato
seleccionado permite una gran definición de la
imagen y permite migraciones a otros formatos
individuales o multipágina, como el PDF que
se usa muy frecuentemente en Internet por sus
atributos en tamaño y seguridad.
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Resultados
El Proyecto de Modernización del Archivo Histórico de Monterrey pretendía describir
en un año 500,000 páginas de su acervo, capturar estas descripciones y digitalizarlas
para que se pudieran localizar en base de datos y consultar virtualmente. Los trabajos
iniciaron en Octubre del 2001 y los resultados de 52 semanas de trabajo se detallan a
continuación.
Páginas descritas, catalogadas y capturadas semanalmente
de Octubre del 2001 a Octubre del 2002
Páginas descritas, catalogadas y capturadas acumuladas de Octubre del 2001 a Octubre del 2002
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Al finalizar las 52 semanas programadas, logramos describir, capturar y digitalizar
604,346 páginas de nuestra historia que datan desde 1598 hasta 1860 a través de 69,680
fichas electrónicas, lo que representa un 40% del acervo.
En nuestro Proyecto, el Gobierno Municipal realizó una inversión importante ya que
se contrató a 23 personas durante 12 meses, se adquirieron computadoras, impresoras,
el escáner, un servidor que almacena nuestra base de datos e imágenes y una red
mediante la cual se capturó la información y se consulta nuestra base de datos. Al final,
nuestro costo por página transcrita, clasificada, capturada y digitalizada representó un
10% de lo que ha costado a instituciones extranjeras que han realizado proyectos
similares. Detalle de inversión en Proyecto de Modernización
Septiembre 2001-Octubre 2002 (Cantidades en dólares).
Gracias a los resultados obtenidos, la Asociación Civil denominada Amigos del
Archivo A. C., fundada en Septiembre del 2001, decidió hacer una donación económica
para que en 8 meses, se continúe con los trabajos arriba descritos y que al finalizar la
presente administración (Octubre del 2003), contemos con un Acervo documental de más
de 1,400,00 páginas completamente catalogado y capturado, con documentos que datan
desde 1598 hasta 1950, en una base de datos con casi 100,000 registros. Inversión total del Proyecto de Modernización
del Archivo Histórico de Monterrey (Cantidades en dólares).
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Una muestra de lo que impacta las tecnologías de la información y la aplicación de
normatividad archivística para mejorar el acceso a los archivos, lo es nuestro proyecto, ya
que se ha incrementado de manera exponencial las consultas mensuales a nuestro
acervo. Promedio de consultas mensuales al Archivo Histórico de Monterrey.
Panorama anual del Archivo Histórico de Monterrey.
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Conclusiones
En la era de información, es imposible imaginar que las instituciones que
administran documentos no involucren los avances tecnológicos en sus procesos, mucho
menos si se considera que el 93 por ciento de la información producida en el mundo se
almacena en formato digital, y más aún, el 55 por ciento nace en formato electrónico. Sin
embargo, como hemos mencionado desde el inicio de este trabajo, la aplicación exclusiva
de las nuevas tecnologías de información sin los trabajos adecuados de catalogación en
nuestros acervos, no garantizan los resultados que todos esperamos. Es decir, de nada
serviría obtener al finalizar nuestro proyecto una colección digital de nuestros
documentos, sin un catálogo electrónico que nos permita identificarlos. Es importante
mencionar que la aplicación de normativas administrativas como la implementación de
Reglamento Interno ayudan también a brindar certidumbre a los investigadores en el
servicio que pueden obtener de las instituciones.
Para los archivos mexicanos en particular, es una oportunidad histórica de cambiar el
rol que han desempeñado históricamente, como entidades pasivas que se encuentran al
final de los procesos operativos y administrativos. Invariablemente a los archivos se les
involucra solamente en el proceso de resguardo de documentos, de manera temporal
para cumplir vigencias administrativas, fiscales, legales y, al fin de su ciclo, como
documentos históricos. Es por esto que solamente esperan ver la cantidad de cajas de
documentos que se tiene que resguardar y buscar un espacio que generalmente es cada
vez más escaso por falta de planeación.
En México, en la actualidad, a nivel federal, se acaba de otorgar el derecho al acceso
de la información gubernamental, creando para que se cuide el cumplimiento de la misma
a un ente más bien jurídico que reprima a quien obstaculice estas labores. Existen
diferentes experiencias estatales y municipales también en este renglón. Si los Archivos
mexicanos, en sus diferentes niveles, logran cambiar su estatus pasivo, y se transforman
en instituciones que regulen la documentación gubernamental desde su generación
mediante las nuevas tecnologías de la información, estarán en la posición de planeación y
por ende, de transformar las gestiones presupuestales que tanto adolecen nuestras
instituciones, no solamente en el ámbito nacional, sino en el continente americano. Los
Archivos deben entonces, de ser las entidades que vinculan a la sociedad que solicita
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información con los gobiernos que lo generan. En este panorama ideal, los Archivos se
encargarían de regular la manera de generar la documentación, su clasificación,
catalogación, localización, vigencia y acceso. En este panorama se podría planear
necesidades de infraestructura, al conocer la cantidad de información que se generará en
los próximos años además de generar archivos de área, de concentración e históricos
bastante dinámicos.
Es tarea de todos los archivistas entonces, cuestionarnos la cantidad de información
que se genera actualmente, qué presupuesto se requiere para ordenarla y catalogarla (un
ejercicio interesante al respecto es calcular cuánto cuesta catalogar un metro lineal de
documentos históricos) y comparar con la inversión requerida para modernizar nuestra
generación de documentos. La labor es entonces, demostrar que no es más caro generar
gobiernos documentalmente ordenados, ya que generarán gobiernos más eficientes y
transparentes.
Par el caso de los Archivos Históricos, es importante también señalar la necesidad
de involucrar a la sociedad en general en estos proyectos que a largo plazo, servirán para
fomentar el conocimiento, generando más investigaciones de los fondos documentales
que se dispongan electrónicamente ya sea vía local o remota.
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Bibliografía
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