Aplicaciones Especializadas para la Gerencia de Proyectos

Microsoft Project

SEGUIMIENTO DEL PROYECTOENTENDER EL SEGUIMIENTO

ENTENDER EL SEGUIMIENTO

• Principios del seguimiento• Estimados vs reales• Ajustes sobre la marcha

• Usar líneas de base• Que es• Configuración

• Cambiar la línea de base• Agregar una tarea nueva• Uso de planes provisionales• Eliminar un plan de línea de base o

interino

• Ver el avance en la vista de Gantt de seguimiento• Interpretación de Gantt de

seguimiento• Tabla de variación de tarea• Tabla de costo de tarea• Tabla de trabajo de tarea

• Estrategias de seguimiento• Trabajo de seguimiento• Mantener un registro de

seguimiento

líneas de base

Definición

• Es una fotografía instantánea del proyecto cuando se completa la fase de planificación, o a veces al final de una fase critica.

• Incluye información de:• Tareas (fechas de inicio y fin, trabajo, trabajo previsto, costo y costo previsto)

• Recursos (trabajo, trabajo previsto, costo y costo previsto, trabajo presupuestado y trabajo presupuestado previsto, costo presupuestado y costo presupuestado previsto)

• Asignaciones (fecha de inicio y fin, trabajo, trabajo previsto, costo, costo previsto)

Creación y Configuración

• Cuando se esta listo, se crea a través del comando “Establecer Línea Base” ubicado en la ficha “Proyectos”• Defina una línea base para el

proyecto

• Seleccione la línea base que desea definir.

• Haga clic en Proyecto completo.

SUGERENCIA

• Si lo desea, puede seleccionar hasta 11 líneas base para un único proyecto.

• Se recomienda esta opción cuando es necesario comprobar con frecuencia el estado del proyecto.

• No necesita realizar ningún paso especial para guardar la línea base.

• Cuando guarde su proyecto, la línea base se guardará con él.

Cambiar la línea de base

Agregar una tarea nuevaSi agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea base, podrá agregar la nueva tarea a esta línea base.

• Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base. Si contiene subtareas, asegúrese de seleccionarlas también.

• Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y seleccione la línea base que desea actualizar.

• Defina una línea base para el proyecto

• En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base que desea actualizar.

• En Para, haga clic en Tareas seleccionadas.

• Para agregar subtareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir líneas base para especificar cómo desea agregar las subtareas a las tareas de resumen correspondientes.

• Para todas las tareas de resumen Se resumen los datos de línea base actualizados de las nuevas tareas para todas las tareas de resumen asociadas, no solo para las más próximas.

• De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Solo se actualizan los datos de línea base para las tareas de resumen seleccionadas. Por lo general, elegirá esta opción para que solo reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de resumen más próximas.

Cambiar la línea de base

Uso de planes provisionales• En el menú Proyecto, haga clic en Establecer línea de base y nuevamente en Establecer línea de base

• Haga clic en Establecer plan provisional.

• En el cuadro Copiar• Haga clic en los valores de comienzo y finalización o línea de base que desea guardar. (Estos valores no están numerados).

• En el cuadro En• Haga clic en el nombre del plan provisional en el que desea copiar los valores.

• Los planes provisionales se almacenan en los campos de comienzo y finalización.

• NOTA• Si selecciona una línea de base en el cuadro Copiar y otra en el cuadro En, guardará una línea de base en lugar de un plan

provisional. Se copiarán todos los datos de línea de base. Si selecciona una línea de base en el cuadro Copiar y un plan provisional de comienzo y finalización en el cuadro En, sólo se copiará la fecha de comienzo y finalización de la línea de base en el plan provisional.

• Haga clic en Proyecto completo o Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programación que desee.

Eliminar un plan de línea de base o plan provisional

• Cuando ha cambiado el alcance del proyecto y no se desea modificar o ajustar la línea base o plan provisional sino que se quiere eliminar y se crear una nueva

• En el menú Proyecto, haga clic en Establecer línea de base y clic en Borrar Línea Base

• Seleccionar la línea base o plan provisional y “Aceptar”

Ver el avance en la vista de Gantt de seguimiento

• Interpretación de Gantt de seguimiento

• Tabla de variación de tarea

• Tabla de costo de tarea

• Tabla de trabajo de tarea

Ver el avance en la vista de Gantt de seguimiento

Interpretación de Gantt de seguimiento

• % Completado• Muestra el progreso

• % Físico Completado• Se usa cuando el % Completado no representa el

verdadero trabajo realizado en la tarea

• Se usa para el calculo del Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR)

• Duración Restante• Cantidad de tiempo necesario para completar una

tarea inconclusa

• Trabajo Real• Trabajo realizado por los recursos

Tabla de variación de tarea

• Destaca la variación de las tareas (cuantos días tarde o temprano tiene de iniciada o de finalizada) entre la línea base y los datos reales:• Selecciones todas las tareas

• Clic derecho en la esquina superior derecha

• Elegir variación

Tabla de costo de tarea

• Señala las variaciones en el dinero gastado en el proyecto (costos incurridos y no gastados)

• Calcula así:• Tiempo de recurso de trabajo

efectuados• Las estimación de días de los recursos

pendientes de ser invertido para completar la tarea

• Costos reales (tasas y permisos) que se han seguido en la tarea

Tabla de trabajo de tarea

• Se centra en el numero de horas de trabajo realizado por los recursos que están trabajando en las tareas.

• En la columna Variación un valor positivo indica un uso mayor de horas a las estimadas, un numero negativo indica que se usaron menos horas de las estimadas.

• Estrategias de seguimiento• Trabajo de seguimiento

• Mantener un registro de seguimiento

SEGUIMIENTO DEL PROYECTOGRABAR VALORES REALES

GRABAR VALORES REALES

• ORGANIZAR EL PROCESO DE ACTUALIZACION

• COMPRENDER LAS OPCIONES DE CALCULO

• ACTUALIZAR LAS TAREAS

• USAR VALORES REALES Y COSTOS

• TECNICAS Y CONSEJOS DE ACTUALIZACION

• REVISION DEL PROGRESO

GRABAR VALORES REALES

ORGANIZAR EL PROCESO DE ACTUALIZACION• Examinar el proceso de actualización

• Establecer procedimientos manuales eficaces para recoger la información

• Determinar las mejores maneras de introducir la información en el Project.

• Responder las siguientes preguntas:• Esta la tarea en la programación?• Cuanto e ha avanzado?• Hay una estimación revisada de la duración de la tarea?

• Definir la frecuencia de actualización (recolección de la información).

• Evaluar informes ara identificar tareas incompletas a las que se les debe ajustar:• Duración• Trabajo• Costo planificado

• Grabar información real permite comparar las estimaciones con datos reales

• ESTABLECER PREVIAMENTE UNA LÍNEA BASE PARA EL PROYECTO.

COMPRENDER LAS OPCIONES DE CALCULO• Calcular el proyecto después de una modificación

• Si el proyecto es muy grande el cálculo puede ser demorado.

• Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso• Cuando se selecciona Project también actualiza el

campo % Completado para el recurso y la asignación.

• Casilla de verificación, los proyectos insertados se calculan como tareas resumen• No seleccionada, Project distribuye los cambios al %

Completado de la tarea al final de la duración real de la tarea.

• Seleccionada, Project distribuye los cambios uniformemente a través de la programación.

• Project siempre calcula los costos reales• Seleccionada:

• Project no puede ingresar los costos reales hasta que una tarea se complete al 100%

• Project sobrescribirá cualquiera de los costos ingresados que no alcancen el 100% de completado y recalcula los costos

ACTUALIZAR LAS TAREAS PARA REFLEJAR LA INFORMACION REAL• Se llenan los siguientes campos para

cada tarea a la que se hace seguimiento del progreso:• Fecha de comienzo real• Fecha de fin real• Duración real• Duración restante• Porcentaje completado

• En algunos casos, al introducir información en uno de estos campos, Project calcula los valores para los otros campos

• Configurar fechas de comienzo y fin reales

• Grabar duraciones reales• Cantidad de tiempo que se

necesitaba para completar la tarea

• Establecer porcentaje completado

• Ajustes • Ajustar el trabajo completado

• Ajustar la duración restante

USAR VALORES REALES Y COSTOS

• Tabla de costos para tareas

• Tabla de costos para recursos

• Reemplazar valoraciones de costo de recurso

TECNICAS Y CONSEJOS DE ACTUALIZACION

• Seguimiento regular del trabajo o de los costos

• Acelerar el proceso de actualización

REVISION DEL PROGRESO

• Vistas• Gantt de seguimiento

• Tablas • Tabla trabajo para tareas

• Tabla trabajo para recursos

GRACIAS

¿Qué tipos de costos están disponibles en Project?• Los costos son un aspecto importante de la programación y control del proyecto. Project

proporciona varios tipos de costos. En Project, puede especificar y controlar los siguientes tipos de costos:• Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de las tasa de pago especificadas para un Recursos y la

cantidad de trabajo realizado por ese recurso.

• Costo costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso.

• Costo coste fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un recurso.

• Recursos de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea.

• Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. Sin embargo, esto no implica que un proyecto no pueda superar su presupuesto. Los recursos de presupuesto proporcionan un modo de comparar las cifras previstas con los costos continuos para poder realizar un seguimiento del estado fiscal del proyecto.

• Los presupuestos en Ms Project se pueden crear y supervisar desde dos direcciones: • mediante un método de estimación ascendente o

• mediante un método de estimación descendente (estimación vertical)

Crear un presupuesto mediante el método ascendente

• En el método ascendente, se calculan las tasas base o los costos por uso de recursos, y los costos fijos o recursos de costo de tarea individuales. Ms Project calcula el total de costos de los recursos, las tareas y la totalidad del proyecto. Este método (denominado también estimación ascendente) permite obtener resultados confiables y exactos.

• Cuando se crea un presupuesto ascendente en Ms Project:• En primer lugar, se especifican las tasas de pago, los costos por uso, los costos fijos y los

recursos de costo.

• A continuación, se especifica el trabajo o la duración prevista para cada tarea.

• Por último, se asignan recursos a las tareas.

Crear un presupuesto mediante el método descendente• En el método descendente de estimación de presupuestos, se calcula el total de los costos

generales de recursos, tareas y proyectos en función de una experiencia anterior con proyectos similares. Si dispone de una cantidad máxima fija de dinero que puede gastar en un proyecto, el método de creación de presupuestos descendente es preferible al método ascendente.

• Cuando se crea un presupuesto descendente para el proyecto:• En primer lugar, se crean los recurso de presupuesto que representan el presupuesto general del proyecto,

incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y materiales.• En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto. De esta forma,

los presupuestos se aplicarán a todo el proyecto.• En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto.• En cuarto lugar, se indica qué otros recursos del proyecto se van a supervisar y comparar con los recursos

generales del presupuesto. Para ello, se crea un campo personalizado para todos los recursos del proyecto y, a continuación, se clasifica cada recurso (incluidos los recursos del presupuesto) especificando en ese campo un valor que indique con qué tipo de presupuesto se va a comparar el recurso.

• Por último, después de clasificar todos los recursos por tipo de presupuesto, se agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto global del proyecto.

• https://support.office.com/es-ar/article/Introducci%C3%B3n-a-la-informaci%C3%B3n-de-costo-del-proyecto-14c82f1a-ebb8-457a-a52c-6137efd340c6?CorrelationId=1a13824f-9d22-405f-a9d8-78daea5adf00&ui=es-ES&rs=es-AR&ad=AR

• https://support.office.com/es-ar/article/Definir-y-guardar-una-l%C3%ADnea-base-ac855151-34f2-42e8-8b05-c363dced3089?CorrelationId=c463d57a-7167-424f-9ef7-df814f82a5a7&ui=es-ES&rs=es-AR&ad=AR