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APOYO E IMPLEMENTACION DEL MODULO DE COSTOS
BPCS EN LLOREDA S.A.
SANDRA PATRICIA ZAPATA CALAMBAS
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DE OCCIDENTE DIVISIÓN DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI
2
2000
APOYO E IMPLEMENTACION DEL MODULO DE COSTOS
BPCS EN LLOREDA S.A.
SANDRA PATRICIA ZAPATA CALAMBAS
Monografía para optar al Título de Ingeniero Industrial
Director ELVER ALFONSO BERMEO MUÑOZ
Ingeniero Industrial
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DE OCCIDENTE DIVISIÓN DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI
3
2000
NOTA DE ACEPTACIÓN
Aprobado por el comité de Trabajo de
grado en cumplimiento de los
requisitos exigidos por la Corporación
Universitaria Autónoma de Occidente
para optar al título de Ingeniero
Industrial.
ING. FAMEL GALLEGO
JURADO
ING. FELIPE MURCIA
JURADO
4
Santiago de Cali, Mayo del 2000
AGRADECIMIENTOS
Agradezco profundamente a mi madre por ser la persona
maravillosa que me apoyó en todo este camino, que vivió junto a
mí, mis fracasos y mis éxitos. A mi padre por su esfuerzo y amor.
A mi esposo por ser mi ayuda idónea y principalmente a DIOS por
darme la oportunidad de realizarme como persona y como
profesional.
5
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
RESUMEN
INTRODUCCION 9
1. PERFIL DE LLOREDA S.A. 11
1.1. RESEÑA HISTORICA DE LLOREDA S.A. 11
1.2. .MISION DE LLOREDA S.A. 13
1.3. VISION DE LLOREDA S.A. 14
1.4. FILOSOFIA DE LLOREDA S.A. 14
2. EL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO 15
2.1. ANTECEDENTES 16
6
2.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 22
3. OBJETIVOS 26
3.1. OBJETIVO GENERAL 26
3.2. OBJETIVO ESPECIFICOS 26
4. JUSTIFICACION 28
5. MARCO DE REFERENCIA 30
5.1 MARCO TEORICO 30
5.1.1. SISTEMAS DE COSTEO 38
5.1.2. METODOLOGIAS DE COSTEO 45
5.1.2.1. COSTEO DE MATERIAL: 45
5.1.2.2. COSTEO DIRECTO: 49
5.1.2.3 COSTEO JUSTO A TIEMPO 61
5.1.2.4. COSTEO A.B.C.(BASADO EN ACTIVIDADES): 65
5.1.2.5. COSTEO POR OPERACIÓN/ABSORCION: 70
5.1.3. SISTEMA DE INFORMACION 73
6. MARCO CONCEPTUAL 77
7. HIPÓTESIS 81
8. METODOLOGÍA 82
7
9. CONCLUSIONES 84
BIBLIOGRAFIA 86
8
RESUMEN
La consecución de este proyecto se llevo a cabo debido a la
necesidad de analizar los costos en Lloreda S.A. Ágil y
oportunamente, actualmente se presentan falencias en sus costos
de conversión más específicamente en los costos fijos indirectos.
La compañía cumple sus objetivos adquiriendo mediante el
proveedor SSA, el sistema de planeación y control de los negocios
BPCS el cuál se basa en la filosofía de planeación de recursos de
fabricación MRPII que integra la planificación de negocios,
comercialización y ventas.
Durante este proyecto se habla de la compañía, su historia y su
proyecto empresarial; se trabaja en el problema dando unos
antecedentes y su planteamiento enfatizando en el uso de la
herramienta MRPII.
Se trazan unos objetivos claros para llegar a la solución del
problema, se ofrece un marco de referencia y en su marco teórico
se habla de los sistemas y metodologias de costeo más conocidas,
haciendo hincapié en el método de costeo actual de la compañía.
9
Finalmente bajo un marco conceptual se da la hipótesis,
metodología y se llega a las conclusiones finales.
10
INTRODUCCION
El sistema de Costeo actual de Lloreda S.A. a presentado falencias
en su parte analítica, principalmente cuando se trata de analizar
los costos de conversión, específicamente los costos fijos
indirectos, ésta una tarea casi imposible para los analistas de
costos, ya que estos costos se diluyen cuando son incluidos dentro
de cada referencia que la compañía maneja. Es por esta razón que
se vió la necesidad de analizar estos costos independientemente
de cada referencia y anexarlos al P&G (Estado de pérdidas y
ganancias) de una forma general.
La compañía se ha trazado la meta de implementar el modulo de
costeo BPCS con el fin de optimizar todos sus procesos en el
departamento de costos, con el apoyo de sus colaboradores y una
mentalidad sana frente a este gran cambio a que se enfrentarán
11
todas las personas que participan de esta empresa seguramente
será este un proyecto exitoso.
12
1. PERFIL DE LLOREDA S.A.
1.1. RESEÑA HISTORICA DE LLOREDA S.A.
La gestión industrial que dio origen a lo que hoy es Lloreda S.A. Se
inició con Don Ulpiano Lloreda González, quién en 1932 constituyó
en la ciudad de Cali la sociedad anónima Lloreda y Compañía S.A.
y en 1954 se funda Lloreda grasas, la cual inicia operaciones en
la nueva fábrica de mantecas Mantecali, produciendo en 1958 el
aceite Oleocali, además de poner en orden y en marcha la primera
planta de producción de glicerina del país.
La presencia de la compañía en la ciudad de Barranquilla se
remonta a la década de los 70’s cuando le fue conferido el orden
al mérito Industrial e inicia labores con la planta Aceites del Caribe
y con la adquisición de la jabonera la Insuperable.
13
En el sector de los alimentos se convierte en el principal productor
de aceites y mantecas del país con una gran participación en los
mercados de margarinas por la cual le otorgan en 1981 el Premio
Nacional de la Calidad.
Frente a la integración y apertura económica, se elabora un plan
estratégico en 1991. Compran terrenos en Villavicencio y
consolidan la fusión de las compañías. Por esta razón Lloreda
Grasas S.A. con plantas industriales en Yumbo y Barranquilla,
Lloreda Jabones y Glicerina S.A. Cali – Barranquilla, actualmente
se llaman LLOREDA S.A. DIVISION ALIMENTOS Y ASEO.
Inician también el proceso de molienda y extracción de aceites
para la obtención de aceites vegetales, producción de proteínas
para consumo animal y humano.
LLOREDA S.A. ha procurado mantener sus principios corporativos
como base a una política de calidad. Por esta razón existe un
compromiso mutuo de trabajo en equipo, respeto a la gente, lealtad
hacia la empresa y sus productos, con el fin de buscar el
14
constante mejoramiento de sus procesos, creando una conciencia
sobre la responsabilidad de la permanencia de la compañía en el
futuro.
En la actualidad Lloreda S.A. es una de las compañías líderes en
manufactura, comercialización y ventas de marcas prestigiosas
como margarinas: Natura, Lefrit, Nova, Riquísima; Productos
alimenticios Collman’s, salsas, pasabocas, condimentos y coladas;
y, su línea de aceites: Oleocali, Riquísimo, Premier, La americana,
productos por los cuales recibe en 1997 el sello nacional de la
Calidad.
1.2. MISION DE LLOREDA S.A.
Ser una organización líder en la producción y comercialización de
los alimentos y productos de aseo, ocupando altas posiciones de
liderazgo en el mercado, con visión internacional del negocio y con
mejor rentabilidad dentro de estos sectores.
15
1.3. VISION DE LLOREDA S.A.
Empresa líder en Colombia con capacidad de gestionar productos
de consumo masivo alimentos y aseo, caracterizada por su
posición superior en agilidad en capturar oportunidades, gestión
de marcas, productividad y capacidad financiera.
1.4. FILOSOFIA DE LLOREDA S.A.
Producir con la mejor calidad, al menor costo y realizar una gestión
eficiente y rentable que permita el desarrollo de nuestros
colaboradores y una conciencia de responsabilidad social con el
medio ambiente.
16
17
2. EL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO
Mejoramiento del proceso de liquidación de costos mediante la
implementación del Módulo de contabilidad de Costos (CST)
bajo el Sistema Integrado de Planeación y Control de los Negocios
(BPCS) en Lloreda S.A.
Asumiendo a los costos de conversión costos fijos indirectos
(recursos humanos, bodegas, planta de calidad, administración de
planta, mantenimiento), y a la depreciación como centros de
costos independientes de cada referencia o producto para
anexarlos al p y g de la compañía para su respectivo análisis (sólo
como información).
Estos costos se diluyen en cada referencia haciendo mas difícil el
estudio.
18
2.1. ANTECEDENTES
El grupo Industrial Lloreda S.A. tiene más de 100 años de
presencia en el ámbito empresarial Colombiano, su gestión se
desarrolló en negocios de alimentos y aseo, con cuatro mercados
definidos así: Mercado hogar, Mercado Institucional, Mercado
Industrial y Mercado de Proteínas conformados por diversas
marcas.
La empresa cuenta con una moderna infraestructura industrial con
cuatro (4) instalaciones, dos (2) en Cali, y dos (2) en Barranquilla.
La comercialización de los productos de consumo, se realiza a
través de su propia infraestructura de distribución y ventas.
La planta de personal asciende a 2.464 personas distribuidas así:
Alimentos Yumbo 1.092
Alimentos Barranquilla 263
Aseo Cali 268
19
Aseo Barranquilla 142
Y una fuerza de distribución y venta de 679
Con la iniciación de la apertura económica en 1.990, se emprendió
un proceso total de reconversión para estructurar a Lloreda S.A.,
como una moderna compañía que garantice su permanencia en un
mercado abierto y de economía global.
Para cumplir con tal propósito la compañía trabaja en 5 frentes uno
de los cuales es la Reconversión y Modernización de las
operaciones y las Estructuras Organizacionales, dentro del cual se
destaca la Arquitectura Informática, que cuenta con:
Un procesamiento centralizado, arquitectura cliente-servidor y
niveles de alta disponibilidad.
Una infraestructura de cableado estructurado en todas las
instalaciones.
Una infraestructura para comunicaciones satélites y enlaces
microondas en todas las instalaciones.
20
Alianzas tecnológicas en soluciones informáticas para:
Servicios privados de telecomunicaciones.
Equipos y software de alta disponibilidad y desempeño.
Equipos de redes de datos.
Software de red que permite establecer una red corporativa.
Outsourcing de micro informática.
Software de negocios integrado a nivel corporativo.
Es System Software Associates (SSA) el proveedor del
software aplicativo llamado Sistema de Planeación y Control de los
Negocios (BPCS), el cual de basa en la filosofía de Planeación de
Recursos de Fabricación (MRPII) que tiene la capacidad de integrar
la planificación de negocios, la planificación de comercialización y
21
ventas con la ejecución disciplinada de procesos de
retroalimentación. La filosofía MRPII presenta las siguientes
características:
MRPII es un proceso de gestión total. Integra y coordina las
actividades de todas las funciones para formar un conjunto de
objetivos comunes establecidos en el plan comercial.
MRPII es un sistema que va desde arriba hacia abajo. El
proceso de planificación comienza con la formulación de un
plan estratégico que se descompone en un conjunto de planes
funcionales y de operaciones.
Los objetivos estratégicos y de operaciones son evaluados por
una serie de simulaciones.
MRPII facilita la creación de una base de datos común que
contiene un conjunto de números que es usado en cualquier
lugar dentro de la compañía.
22
Como sistema de planificación formal, MRPII puede ser una
representación válida de la realidad, y de ese modo percibido
por el usuario.
El Sistema Integrado de Planeación y Control de los
Negocios (BPCS), está a su vez dividido en cuatro subsistemas:
Manufactura, Compras, Logística y Finanzas del cual partirá el
tema en estudio.
Los resultados obtenidos hasta el momento por las áreas de
Manufactura, Compras, Logística y Finanzas no han podido ser
evaluadas en su totalidad, dado que por ser un Sistema Integrado
es necesario que todas las áreas estén a igual nivel en la
implementación, sin embargo cada departamento se ha
comprometido y ha avanzado con los datos que dispone hasta el
nivel que el sistema se lo permite, así:
Manufactura: Todo lo que corresponde a Planeación Fábrica
está listo en el software, falta la documentación y ejecución de
algunos temas específicos con los registros de Producción, fue
23
necesario que SSA hiciera algunas adaptaciones al software
para cumplir con los requerimientos de la compañía, las cuales
se esperan.
Compras: Ya hizo prueba piloto del Sistema y están en la etapa
del desarrollo de los manuales de usuario y de su capacitación.
Logística: Al igual que en Compras ya están en el proceso del
desarrollo de los manuales de usuarios, pero es necesario
completar el software para cumplir con los requerimientos.
Finanzas: Están listos los prototipos y los manuales de usuarios,
falta la prueba piloto encadenada con Manufactura para lo cual se
hace necesaria la implementación del Módulo de Costos.
Para la implementación del modulo de costos es necesario
recopilar la información histórica que se trabajó durante la
pasantía.
24
El subsistema financiero (CEF) se caracteriza por integrar la
gestión de Contabilidad, Tesorería, y Costos a través de ocho
programas:
Cuentas por Pagar (ACP)
Cuentas por Cobrar (ACR)
Contabilidad general (GLD)
Gestión de efectivo (CSH)
Activos Fijos (FXA)
Conversión de moneda (CTR)
Contabilización de Costos (CST)
El programa de Contabilización de Costos (CST), tiene la función
de procesar la información para la liquidación de los costos al
finalizar cada periodo y generar los reportes de variaciones
necesarios para el análisis y toma de decisiones.
2.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
25
En Lloreda S.A. se observan las siguientes características en su
proceso de costeo:
Jornadas Laborales de 60 horas semanales.
La falta de entrega oportuna de la información para la toma de
decisiones corporativas, dado que el departamento de costos
debe esperar cuatro (4) días después de cierre de período para
contar con la información necesaria (Balance de producción,
movimiento de inventarios, compras y gastos), para poder iniciar
el proceso de liquidación de costos, el cual tiene una duración
de tres (3) días, con la participación de cinco (5) empleados.
Invertir el 70% del tiempo en procesos operativos y solo el 30%
para el análisis de los datos y la generación de
recomendaciones.
Estos problemas se han presentado por la falta de bases de datos
y sistemas de información efectivos que integren todas las áreas
de la compañía, dado que no hubo un crecimiento paralelo entre la
gama de productos y volúmenes de venta con la tecnología de
26
informática que debe servir de soporte par el desarrollo, pues en la
actualidad toda la información se maneja bajo hojas electrónicas
(Excel 97).
De continuar presentándose esta situación, los volúmenes de
información van a tener tan alto crecimiento que se va a requerir
de más personal, y sin embargo los datos arrojados no serán
oportunos para analizar y tomar decisiones de los negocios
actuales y potenciales, lo que ocasionaría una desventaja
competitiva.
Si el departamento de Costos y Productividad no lleva a cabo la
implementación del Módulo de Contabilidad de Costos (CST)
quedará fuera de la Tecnología en informática hacia donde están
dirigidas todas las áreas de la Compañía.
Debido a que se presentan estas situaciones, se hace necesaria la
implementación del Módulo de Contabilidad de Costos (CST)
del Sistema de Planeación y Control de los Negocios (BPCS)
que ya fue adquirido por la compañía.
27
Planteada así la situación podemos formular el problema con la
siguiente pregunta:
¿Qué se requiere para implementar el Módulo CST en el
departamento de Costos y Productividad para facilitar la
liquidación de los costos generados en Lloreda S.A.?
Para abordar su análisis, el problema se puede subdividir a su vez
en estos interrogantes:
¿Cuál es el sistema de costeo actual que se utiliza en la planta
de Lloreda S.A.?
¿Cuáles son las características del Módulo CST?
¿Cómo integrar los requerimientos del Módulo CST para
optimizar la liquidación de costos?
¿Qué documentación se debe preparar y definir para garantizar
el buen funcionamiento y mantenimiento del sistema?
28
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Soportar, apoyar la implementación del Sistema Integrado de
información BPCS en los costos de fabricación de Lloreda S.A..
3.2. OBJETIVO ESPECIFICOS
Analizar la forma cómo se liquidan actualmente los costos con
el fin de establecer sus ventajas y desventajas frente al nuevo
software adquirido.
Validar información del costeo total al esquema del costeo
directo.
29
Análisis y razonabilidad de las cifras.
Incorporar y suministrar la información histórica de costos al
sistema, de acuerdo a las características, coceptos y definiciones
del sistema BPCS.
Recoger y acondicionar la información que utilizará el sistema en
los estados financieros de años anteriores.
Consultar y compilar información teórica acerca de la
metodología de costos y de esta manera calcular los datos de
entrada necesarios para alimentar el Módulo de Contabilidad
de Costos y su posterior evaluación.
30
4. JUSTIFICACION
Dado el crecimiento en la gama de productos y volúmenes de
venta en Lloreda S.A., se hace necesaria la implementación de
un sistema de información integrado que permita garantizar la
exactitud, oportunidad, totalidad, condensación y utilidad de la
información. Un componente de este sistema integrado de
información es el Módulo de Contabilidad de Costos que
pretende mediante un estudio previo y la aplicación de la teoría
existente sobre la forma y parámetros necesarios para cumplir con
los requerimientos del costeo, optimizar los tiempos de liquidación
y reportes de costos de la planta de empaque para lograr su
control efectivo, hacer seguimiento a la gestión y apoyar la toma de
decisiones oportunas y adecuadas incrementando el nivel de
competitividad de la compañía.
31
Este proyecto será desarrollado por una estudiante en practica de
Ingeniería Industrial, para ello se va a investigar, compilar y
analizar información acerca de costos, contabilidad, procesos de
producción, y teoría de sistemas de información.
De acuerdo con el objetivo planteado en el estudio su resultado
permitirá darle solución a las situaciones que se vienen presentado
directamente en el departamento de Costos y Productividad y que
repercuten en las diferentes áreas de Lloreda S.A.
Además el tener un contacto con una empresa de forma
profesional contribuye a consolidar y contrastar todos los
conceptos adquiridos en el transcurso de los estudios realizados.
32
5. MARCO DE REFERENCIA
5.1 MARCO TEORICO
Durante la realización de este proyecto es necesario familiarizarse
con conceptos y con terminología relacionadas al tema para una
mejor comprensión de los procedimientos, de las aplicaciones y del
análisis de los resultados.
Nada mejor para empezar a estructurar el marco teórico, que
definir el término más importante COSTOS que constituye la base
para el costeo de productos, la evaluación del desempeño y la
toma de decisiones.
Por costo se entiende toda erogación o egreso que pueda
imputarse en una forma directa sobre un bien en particular, que se
33
produce o se adquiere para su futura venta; de ahí que se
entienda que se incurre en un costo hasta el momento en que el
bien producido o adquirido para vender está en condiciones de ser
utilizado o vendido. Cuando se obtienen los beneficios, los costos
se convierten en gastos. Un gasto se define como un costo que ha
producido un beneficio y que ya está expirado. Los costos no
expirados que puedan dar beneficios futuros se clasifican como
activos.
Los gastos se enfrentan a los ingresos para determinar la utilidad
o pérdida neta del periodo. El ingreso se define como el precio de
los productos vendidos o de los servicios prestados. Tanto los
gastos como las pérdidas tienen el mismo efecto sobre la utilidad
neta; ambas son reducciones. Sin embargo, se presentan por
separado en el estado de ingresos después de la utilidad de
operaciones, de tal forma que reflejan adecuadamente los valores
asociados con cada uno.
Los elementos del costo de un producto o sus componentes
integrales son los materiales directos, la mano de obra directa y
34
los costos indirectos de fabricación. Esta clasificación proporciona
a la gerencia la información necesaria para la medición del ingreso
y la fijación de precios del producto. A continuación se definen los
elementos de un producto:
Materiales: Son los principales bienes que se usan en la
producción y que se transforman en artículos terminados con la
adición de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
El costo de los materiales se puede dividir en materiales directos e
indirectos así:
Materiales Directos: Son los materiales que se pueden
identificar en la producción de un artículo terminado, que se
pueden asociar fácilmente con el producto.
Materiales Indirectos: Son todos los materiales comprendidos
en la fabricación de un producto diferente de los materiales
directos. Los materiales indirectos se incluyen como parte de los
costos indirectos de fabricación.
35
Mano de Obra: Es el esfuerzo físico o mental gastado en la
fabricación de un producto. El costo de la mano de obra se puede
dividir en mano de obra directa y mano de obra indirecta, como
sigue:
Mano de Obra Directa: Es toda la mano de obra directamente
involucrada en la fabricación de un producto terminado que se
puede fácilmente asociar con el producto y que representa el
principal costo de mano de obra en la fabricación de ese producto.
Mano de Obra Indirecta: Es toda la mano de obra involucrada
en la fabricación de un producto, que no se considera como mano
de obra directa. La mano de obra indirecta se incluye como parte
de los costos indirectos de fabricación.
Costos Indirectos de Fabricación: Son todos los conceptos de
costos que se usan para acumular los materiales indirectos, la
mano de obra indirecta y todos los otros costos indirectos de
manufactura. Tales conceptos se incluyen en los costos indirectos
de fabricación porque no se pueden identificar directamente con
36
los productos específicos. Los costos indirectos de fabricación
pueden clasificarse como fijos, variables, y mixtos.
Costos Fijos: Los costos fijos son aquellos en los cuales el costo
fijo total permanece constante para un rango relevante de
producción, mientras que el costo fijo por unidad varía de forma
inversa en relación con el nivel de producción. Más allá del rango
relevante de producción, los costos fijos variarán.
Costos Variables: Son aquellos en los cuales el costo total cambia
en proporción directa a los cambios en el volumen o producción,
dentro del rango relevante, mientras el costo unitario permanece
constante. Los costos variables son controlados por el jefe del
departamento responsable.
Costos Mixtos: Estos costos contienen ambas características, de
fijos y variables, a lo largo de varios rangos relevantes de
operación.
Los costos clasificados por funciones se acumulan de acuerdo con
la actividad realizada. Todos los costos de una organización
37
manufacturera pueden dividirse en costos de manufactura, de
mercadeo, administrativos y financieros; y se definen así;
Costos de Manufactura: Se relacionan la producción de un
artículo. Los costos de manufactura son la suma de los materiales
directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
Costos de Mercadeo: Se incurren en la venta de un producto o
servicio.
Costos Administrativos: Se incurren en la dirección, control y
operación de una empresa e incluye el pago de salarios a la
gerencia y al personal de oficina.
Costos Financieros: Se relacionan con la obtención de fondos
para la operación de la empresa. Incluyen el costo de los intereses
que la empresa debe pagar por los préstamos, así como los costos
de otorgar crédito a los clientes.
38
La gestión de mi pasantía se basaba en apoyar la implementación
del sistema de costeo BPCS así como también actualizar
información que servía para la ejecución óptima de este proyecto.
Uno de los pasos a seguir era convertir los costos de conversión
fijos indirectos y a la depreciación en dos items que aparecerían de
ahora en adelante en el p y g de la compañía pero solo como base
para el análisis y la comprensión.
Los objetivos de este paso eran:
La actualización del método de costeo al entorno competitivo de
los negocios facilitando la identificación de oportunidades de
mejoramiento para la compañía.
Simplificación del proceso de costeo ( liquidación, análisis,
comprensión).
Este paso también tenía sus ventajas y sus desventajas:
39
Ventajas
Evita las fluctuaciones en el costo generadas por los costos
indirectos.
Consistencia con la realidad del flujo de caja de la compañía.
Elimina desgaste en la distribución y asignación de los costos
indirectos.
Elimina desgaste en la definición de parámetros de asignación.
Análisis y control de gastos indirectos desde el P&G.
Reducción de un día en la liquidación de costos.
Oportunidad en el análisis de los costos de fabricación.
Desventajas
40
Desgaste reconstrucción información histórica.
No se asocian los costos indirectos para cada producto
5.1.1. SISTEMAS DE COSTEO
Para la liquidación de los costos existen dos sistemas de costeo, el
sistema de costos por orden de trabajo y el sistema de costeo por
procesos.
Sistema de costeo por orden de trabajo: Un sistema de costos
por órdenes de trabajo es más apropiado allí donde los productos
difieren en cuanto a las necesidades de materiales y conversión.
El costo incurrido en la fabricación de una orden específica debe
por lo tanto asignarse a los artículos producidos.
Bajo un sistema de costos por órdenes de trabajo, los tres
elementos básicos de costos materiales directos, mano de obra
directa, y costos indirectos de fabricación se acumulan de acuerdo
41
con los números asignados a las órdenes. El costo por unidad de
cada trabajo se obtiene al dividir el costo total entre el total de
unidades de la orden. Una hoja de costos se utiliza para sumar los
costos de cada orden de trabajo. Los gastos de venta y
administración con base en un porcentaje del costo de fabricación,
se incluyen en la hoja de costos para obtener el costo total.
Sistema de costeo por proceso: El costeo por proceso es un
sistema de acumulación de costos de producción por departamento
o centro de costo. Un departamento es una división funcional
principal en una fábrica donde se ejecutan procesos de
manufactura. Cuando dos o más procesos se ejecutan en un
departamento, puede ser conveniente dividir la unidad
departamental centros de costos. Cada proceso se conforma como
un centro de costos, los costos se acumulan por cada centro de
costo.
El costo de elaborar un producto puede predeterminarse antes de
que comience la producción, o calcularse una vez que la
producción se haya completado. Un sistema de acumulación de
costos (ya sea en un sistema de costos por órdenes o procesos)
42
puede, por lo tanto, aplicar costos predeterminados a las unidades
en la medida en que van siendo producidas, en vez de esperar a
que los datos de los costos reales sean acumulados.
La Asociación Nacional de Contadores de los Estados
Unidos (NAA) definió los costos reales o históricos como “el costo
que es acumulado durante el proceso de producción mediante los
métodos usuales de costeo histórico en contraste con el costo que
ha sido determinado con anticipación el proceso de producción. El
termino real no tiene ninguna implicación acerca de la exactitud
con la que los costos son medidos”
En un sistema de costos real, el costo de los productos se registra
solamente cuando se incurren. Esta técnica es generalmente
aceptada para el registro de materiales directos y mano de obra
directa porque son fácilmente rastreables en trabajos específicos.
Los costos indirectos de fabricación, generalmente no pueden ser
fácilmente rastreado en un trabajo específico o en un
departamento por lo tanto se aplican a la producción, con base a
43
las entradas reales (horas, unidades) multiplicadas por una tasa
de aplicación predeterminada de los costos indirectos de
fabricación.
Bajo el costo estándar todos los costos inherentes a los productos
se basan en cantidades predeterminadas o estándar. Los costos
estándar representan los costos planeados de un producto y
generalmente se establecen con antelación al inicio de la
producción.
Los costos estándar son aquellos que esperan lograrse en un
proceso de producción en particular bajo condiciones normales. El
costeo estándar se relaciona con el costo por unidad y sirve
esencialmente como un presupuesto. Los presupuestos sin
embargo, cuantifican las expectativas gerenciales en función de los
costos totales más que en términos de costos por unidad.
Los costos estándar son también conocidos como costos
planeados, costos predeterminados, costos programados y costos
especificados.
44
Una parte integral de cualquier sistema de costos estándar es el
establecimiento de estándares para materiales directos, mano de
obra directa y costos indirectos de fabricación. El establecimiento
de esos estándares se discute a continuación:
Estándares de materiales directos: Los estándares de
materiales directos se dividen en: Estándares de precio y
estándares de eficiencia (uso).
Estándares de precio: Son los precios unitarios con los cuales
los materiales directos se comprarían. Aunque los costos estándar
se exponen sobre una base por unidad, la gerencia puede aún
estimar el total de las ventas para el próximo período antes de que
los estándares individuales puedan fijarse. El pronóstico de
ventas es de mayor importancia porque determinará inicialmente el
total de unidades de artículos terminados que se producirán, y
entonces determina la cantidad total de materiales directos que se
adquirirán durante el próximo período. La mayoría de los
proveedores ofrecen cantidades sustanciales en descuentos,
45
basados en el incremento de la cantidad de materiales directos
que se ordenan para el período total.
Estándares de eficiencia: Son especificaciones preestablecidas
de la cantidad de materiales directos que irían en la producción de
una unidad terminada. Si se requiere de más de un material para
completar una unidad, los estándares individuales deben
calcularse para cada material directo. El número de materiales
directos diferentes y las cantidades requeridas para completar una
unidad pueden desarrollarse a través de estudios de ingeniería y
análisis de experiencias anteriores, utilizando la estadística
descriptiva y/o pruebas bajo condiciones controladas.
Estándares de mano de obra directa: Los estándares de
mano de obra directa como los materiales directos pueden
dividirse en estándares de precio y estándares de eficiencia.
Estándares de precio: Los estándares de precio (tasa) son
tasas predeterminadas para un período. La tasa estándar de pago
que un individuo recibirá, generalmente se basa en el tipo de
46
trabajo que realiza y en las experiencias que la persona ha tenido
sobre el trabajo. La tasa salarial en la mayoría de las
corporaciones manufactureras, esta expresada en el contrato de
trabajo. Si el contrato demanda un incremento en el pago durante
el año, este cambio se incorpora en la tasa salarial estándar y
requiere el desarrollo de una tasa estándar promedio ponderado
por hora.
Estándar de eficiencia: Se predeterminan por la cantidad de
horas de mano de obra directa que se utilizarían en la producción
de una unidad terminada. Los estudios de tiempos y movimientos
son muy útiles para este desarrollo. En esos estudios se hace un
análisis de los procesos que siguen los trabajadores y de las
condiciones bajo las cuales los trabajadores deben ejecutar las
tareas asignadas.
Estándares de costos indirectos de fabricación: El concepto
del establecimiento para los costos indirectos de fabricación es
similar al establecimiento del estándar para materiales directos y
mano de obra directa. Sin embargo, mientras que el concepto
47
básico es similar, los procedimientos que se usan para calcular los
estándares para los costos indirectos de fabricación son
completamente diferentes.
Una razón para los diferentes procedimientos en el desarrollo de
estándares de costos indirectos de fabricación es la variedad de
ítems que abarcan dichos costos indirectos de manufactura tales
como arrendamiento fabril, depreciación, etc. Los costos
individuales que forman los costos indirectos son afectados de
manera diferente por el aumento o disminución de la actividad de
la planta. Dependiendo del ítem del costo, la actividad de la
planta puede causar un cambio proporcional, un cambio no
proporcional, o no cambiar en el total de los costos indirectos de
fabricación.
Cuando se preparan costos indirectos de fabricación estimados
para el próximo período, se asume que se debe hacer acerca de los
cambios en los costos debido a la inflación, avances tecnológicos,
decisiones políticas, considerando los estándares de producción o
los objetivos. El presupuesto de los costos indirectos de fabricación
requieren un análisis cuidadoso de las experiencias anteriores,
48
condiciones económicas esperadas, y demás información
pertinente a fin de obtener la mejor predicción posible de los costos
indirectos de fabricación del próximo período.
5.1.2. METODOLOGIAS DE COSTEO
A continuación se presenta las últimas metodologías de costeo
utilizado por las empresas:
5.1.2.1. COSTEO DE MATERIAL:
Es la valorización de los productos considerando únicamente los
materiales que los conforman soportándose en los análisis de
negocios por procesos totales. Se caracteriza por orientar a la
dirección de la compañía a encontrar oportunidades sobre la
estructura básica del producto, pero no considera otros costos
directos indispensables para la elaboración de un producto como
la mano de obra y energía.
Se soporta en:
49
Análisis de negocios por procesos totales / no parciales.
Identificación de los materiales que hacen parte de la estructura
de cada producto.
Políticas de ventas, planeación de fábrica enfocadas o
priorizadas en términos de rentabilidad por producto por minuto.
Es decir que la planeación refleje la interacción de dos variables.
Concientización del control de los gastos de operación.
Fortalezas:
Orienta a la administración a concentrarse en encontrar
oportunidades sobre la estructura básica del producto: Los
Materiales.
Indicador de operación.
Ágil proceso de costeo.
50
Oportunidad, información analítica para toma de decisiones.
Facilita la proyección de los negocios y cotización de nuevos
negocios.
Debilidades:
No considera otros costos directos indispensables para la
elaboración de un producto: Mano de obra, Energía, etc.
No permite evaluar la eficiencia o ineficiencia comparativa por
productos de estos otros recursos.
Desconocer que la razón que justifica la existencia de estos
costos es la elaboración específica de un producto.
Riesgo de establecer políticas de producción con base en la
rentabilidad por minuto de un producto que requiera mayor
desgaste de recurso directo que otro producto.
No compatible para fines legales de presentación de Estados
Financieros.
51
PERSPECTIVA ACTUAL LLOREDA:
Para el proceso de costeo bajo esta metodología se está
preparado.
Falta desarrollar el análisis de cuello de botella que permita el
análisis de costos de operación en cuanto a eficiencias en
función de un proceso total y no parcial.
Faltaría crear un mecanismo de conciliación para presentación
legal de estados financieros.
Posibles impactos:
Número de personas a nivel nacional: 10.
Tiempos de entrega: Costeo medio día; Informes disponibles
por sistema, Análisis: un día.
Rol del área: Validador de datos, apoyo en encontrar
oportunidades, estructura básica del producto, Soporte, control
52
costos por centro de responsabilidad, Comparación con la
competencia, Evaluador proyectos de fábrica, Perspectivas de
costos de la compañía, accesibilidad, comprensión de la
información: Alta.
5.1.2.2. COSTEO DIRECTO:
Se identifican para cada producto aquellos recursos que lo
conforman físicamente o que actúan directamente para la
transformación de dicho bien.
Toma los costos directos que conforman un producto para su
valorización apoyándose en el análisis marginal de los negocios (lo
que todo producto aporta para cubrir los gastos de la estructura
general de la compañía). Se caracteriza por eliminar la incidencia
del volumen sobre la variabilidad de los costos de conversión y no
asocia la existencia de los costos indirectos a la gestión de un
producto.
53
No se asignarán costos indirectos como lo son las áreas
administrativas y de soporte a la producción y/o personal.
Definición de tipos de costos
Es importante establecer que no es absolutista, la definición de un
costo fijo variable, fijo directo o fijo indirecto aislado de la realidad
operativa que identifique el comportamiento, la incidencia de los
recursos de la compañía en la elaboración de un producto o en el
soporte administrativo y logístico del proceso.
Ejemplo: La mano de obra de procesamiento de aceites, tiende a
ser fijo, pues los crecimientos de volumen se soportan vía cambio
de formulación o ampliación de capacidad de equipos, en
contraposición de envase de líquidos o empaque de margarinas y
mantecas cuya mano de obra es semi-variable, pues está
relacionada directamente con el volumen producido cuando este
crece o decrece significativamente.
54
Sin embargo en aras de ser uniformes y prácticos en las
diferencias se han establecido los siguientes grupos:
Costos variables: Son aquellos que fluctúan directamente con el
volumen producido de un producto y/o proceso, estos son:
Materias primas principales (semillas, aceites)
Materiales de empaque
Materiales auxiliares que hacen parte de la fórmula o
componente de los productos
Costos conversión variables: Energía, combustible, vapor,
materiales auxiliares utilizados en el proceso.
Costos fijos directos: Son aquellos costos que permanecen
constantes entre determinados rangos de volumen de producción.
En el corto y mediano plazo ante producción de cero unidades, el
costo fijo directo se hace cero, porque su existencia está
directamente relacionada con la operación del negocio.
Ejemplo : - Mano de obra directa
Repuestos
55
Gastos generales
Seguros
depreciación
Costos fijos indirectos: Son aquellos costos que permanecen
iguales, independiente del volumen de producción y que en el
corto y mediano plazo ante producción de cero no desaparecen,
pues su existencia no está supeditada a la existencia de un solo
negocio, sino al soporte de la operación de un bloque de productos
y por lo tanto no es asignable a uno en particular.
PAUTAS DE COSTEO POR ELEMENTO DE COSTO
Materia prima:
Precio: Real
Formulación: Real
Material de empaque:
Precio : Real
Consumo : Standard
Diferencia consumo real vs. Estandar = Desperdicio
56
Materiales auxiliares en producto:
Precio : Real
Consumo : Standar
Diferencia consumo real vs. Estándar = Desperdicio
Costos de conversión Costo standar (BPCS) - Variables + Directos
En BPCS módulo de costos (CST), los costos stándar deben tener
una revisión periódica cada tres ciclos para identificar o registrar
mejoras sostenibles en el tiempo.
Tratamiento de los costos fijos indirectos
Los costos fijos indirectos son de dos tipos:
Servicios a la producción:
Como su nombre lo indica, son aquellas áreas que administran y
soportan la operación de la planta, ejemplo:
Planeación fábrica
57
Control calidad
Mantenimiento
Gerencias de planta
Compras de materias primas y materiales (En la actualidad se
asigna a las materias primas y a los procesos).
Tratamiento para fines administrativos
Los gastos de estas áreas se presentarán administrativamente en
el P&G de cada instalación, es decir no se registrarán ni se
distribuirán ni a nivel de producto, ni de negocio, sino que
aparecerán en el siguiente nivel:
Alimentos Cali
Alimentos Barranquilla
Aseo Cali
58
Aseo Barranquilla
Tratamiento para fines contables
Por exigencia de la ley, según el artículo 39 del decreto
reglamentario contable colombiano: los costos representan
erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la
adquisición o producción de los bienes o la prestación de los
servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.
Cuando se trate de inventarios en proceso, bastará con mantener
un sistema regular y permanente, que permita verificar
mensualmente el movimiento y saldo final, por unidades o grupos
homogéneos. La asignación de los costos indirectos de fabricación
podrá igualmente hacerse en forma mensual y por unidades o
grupos homogéneos.
Por lo anterior deberá presentarse una distribución de los costos
fijos indirectos entre el costo de venta y los inventarios.
59
Servicios al personal: Son aquellos gastos relacionados con
la relación empresa-trabajador. Ejemplo:
Relaciones individuales y colectivas
Desarrollo y selección de personal
Bienestar y cultura
Nómina.
El tratamiento administrativo y contable es igual al de un gasto
administrativo como por ejemplo sistemas, costos, los únicos
gastos que se imputarían al costo de ventas serían los del casino,
transporte y dotación de uniformes.
Registro variaciones frente al estándar
Consumo material de empaque y materiales auxiliares:
Se registrará como una variación en el consumo, si el real es
superior al estándar se podrá interpretar como desperdicio, si es
en sentido contrario podría interpretarse como ahorro en el uso.
Lo anterior partiendo de un estándar debidamente revisado y
confiable.
60
Conversión: Se refiere a las variaciones frente al estándar
definido para la conversión variable y directa. Surgen
variaciones en el consumo y en el precio.
Costeo de subproductos
Definición: Los subproductos son aquellos que se derivan de
una materia prima utilizada en la fabricación de un bien principal,
estos son:
Cascarilla de soya algodón
Linter
Los aceites grasos
Soap Stock
Glicerina
Estearina de palma
61
Aceite de soya de molienda
Aceite de algodón de molienda etc.
Valoración: Estos subproductos se valorizan al precio del
mercado que tenga en el momento de la fabricación.
El costeo directo se soporta en:
Análisis marginal de los negocios (lo que todo producto aporta
después de absorber su propia estructura de costos a los gastos
de estructura general de la compañía).
Definición de la estructura de costos de los recursos directos de
un producto.
Toda área de servicios (costos indirectos) se analiza como un
negocio independiente y se considera que en el corto plazo, el
62
cambio en el número de productos o cantidad producida no
afecta drásticamente su estructura de costos.
Fortalezas:
Agil proceso de costeo.
Orienta a la organización a encontrar oportunidades sobre la
estructura directa del producto.
Hace más comprensible la existencia de un costo directo
diferente a la materia prima, que está relacionado con un
producto y/o negocio.
Se facilita el análisis de eficiencias de costos operativos directos.
Se facilita la proyección de los negocios en relación al costo por
operación.
Debilidades:
63
A pesar de que se puede controlar los costos indirectos por
centros de responsabilidad, no se asocia su existencia en su
gestión de costos a un producto y/o negocio.
No compatible para fines legales de presentación de estados
financieros.
PERSPECTIVA ACTUAL LLOREDA:
Para el proceso de costeo bajo esta metodología se está
preparado.
Sería una metodología que evaluaría el 92% del costo actual del
producto.
Para el control de los costos directos, la compañía cuenta en este
momento con una estructura de centros de responsabilidad.
64
Faltaría crear un mecanismo de conciliación para presentación
legal de estados financieros.
Posibles Impactos:
Número de personas a nivel nacional: 10
Tiempos de entrega: Costeo 1 día, informes disponibles por
sistema, Análisis: 2 días.
Rol del área: Validador de datos, apoyo en encontrar
oportunidades estructura básica del producto, soporte, control
de costos por centro de responsabilidad, comparación con la
competencia, análisis de edificación en planta, evaluador
proyectos de fábrica, perspectivas de costos de la compañía,
accesibilidad/ comprensión de la información: Alta.
5.1.2.3. COSTEO J.A.T.(Back Flushing):
65
La estructura de costos de un producto se conforma por los
materiales y el costo estándar directo, su valorización ocurre en el
momento de venta. A partir de allí se originan las transacciones
entre inventarios de materias primas y producto terminado.
Se soporta en el soporte de producción justo a tiempo
concentrando su análisis en la estructura directa del producto.
Los costos de mano de obra se consideran como parte de los
gastos indirectos y no hacen parte del costo del inventario, y son
cargados directamente al costo de venta del producto.
Se soporta en:
Sistema de producción justo a tiempo.
Eliminación de inventarios en proceso e incluso de materias
primas.
Definición estructura de materiales por producto.
66
Concientización del control de los gastos de operación.
Todo recurso utilizado que no tenga su origen en la demanda se
considera un desperdicio. ( actividades que no agregan valor)
Estructura estándard de recursos directos.
Estructura estándar de servicios a la producción.
Fortalezas:
Orienta a la administración a concentrarse en encontrar
oportunidades sobre esa estructura básica del producto y los
materiales.
Ágil proceso de costeo.
67
Oportunidad de información analítica para toma de decisiones.
Facilita la proyección de los negocios y cotización de nuevos
productos.
Identifica ineficiencias en la cadena de producción.
Debilidades:
Desconocer que la razón que justifica la existencia de estos
costos es la elaboración específica de un producto.
No compatible para fines legales de presentación de estados
financieros.
PERSPECTIVA ACTUAL LLOREDA
Efecto de variación materias primas y contra alzas ventas, piden
instalación de JIT.
68
Podría hacerse un manejo similar al costeo material, para lo cual
estaríamos listos en cuanto a proceso de costeo.
Controlar los costos de operación en centros de responsabilidad.
Crear un mecanismo de conciliación para efectos legales de
presentación de estados financieros.
Posibles impactos:
Número de personas a nivel nacional: 10
Tiempos de entrega: Costeo 1 día, informes disponibles por
sistema, Análisis : 2 días.
Rol del área: Validador de datos, apoyo en encontrar
oportunidades, estructura básica del producto, soporte, control
de costos por centro de responsabilidad, comparación con la
competencia, Análisis de edificación en planta, Evaluador
69
proyectos de fábrica, Perspectivas de costos de la compañía,
accesibilidad/ Comprensión de la información: ALTA.
5.1.2.4. COSTEO A.B.C.(BASADO EN ACTIVIDADES):
Es la valorización de los productos considerando el costo de las
materias primas de actividades que se requieren para producirlo,
administrarlo y venderlo. Es una metodología valiosa en proceso
de reingeniería para identificar el valor agregado de las
actividades a un producto y/o negocio. Su debilidad es que hace
complejo el análisis periódico de los costos de los productos por la
cantidad de cifras que conforman su costo.
Se soporta en:
Administración basada en actividades (ABM).
70
Sistema de información que facilite la alimentación periódica de
las bases de cálculo y de esta manera establecer la respectiva
factura de servicios entre áreas.
Sensibilización de la organización sobre la adaptación de la
metodología como un medio para administrar.
Definición de los objetivos, productos, actividades y recursos
inherentes a cada actividad por área, identificando sus clientes.
Definir su unidad de servicio por actividad o generador de costo.
Ej : Número de órdenes de compra para la actividad de
compras.
Fortalezas:
71
Valioso en procesos de reingeniería para identificar el valor
agregado de las actividades de un área en función de un
producto y/o negocio.
Permite identificar la ventaja o desventaja competitiva de una
actividad en un negocio determinado.
Alternativa para enlazar las metas de los negocios de las
compañías en función de la gestión de costos por actividad de
cada área de la organización.
Debilidades:
Si no se cuenta con un sistema de información computarizado,
hace desgastante el proceso de costeo para toda la organización
por la captura periódica de datos.
Si no se cuenta con una concientización de las áreas de la
importancia y utilidades de la metodología, así exista sistema de
72
información computarizado la calidad de la información no sería
la adecuada.
Hace complejo el análisis periódico de los costos de los
productos por la cantidad de cifras que conforman su costo.
Podría ser peligroso porque podría desviar la atención de la
administración en racionalizar el valor de las actividades
agregadas que representan entre el 15 y el 20% del costo.
No es compatible para presentación de estados financieros.
PERSPECTIVA ACTUAL LLOREDA:
No se cuenta con un sistema de información computarizado, que
permita a todas las áreas de la compañía reportar la información
necesaria para costeo.
En la actualidad se cuenta con base de distribución para
distribuir los costos de los departamentos de servicios y de la
73
comercialización. Pero que en su mayoría a excepción de control
de calidad y mantenimiento se distribuye como un todo los
departamentos y no segmentados por actividades. Lloreda
desarrolló el ejercicio AVA utilizando el costeo de cada actividad
de cada área con el cual definimos unas metas de reducción.
Para implementar el ABC Costing en toda la organización, había
que actualizar este estudio y adicionalmente definirle los
generadores de costos y periódicamente (ciclo) reportar su
cantidad, indicando el producto o proceso a la cual se le presta
el servicio.
Posibles Impactos
Número de personas a nivel nacional: 10
Tiempos de entrega: Costeo 1 día, Informes disponibles por
sistema, Análisis: 5 días.
74
Rol del área: Validador de datos, Soporte Análisis de valor
agregado de cada actividad, Cómo se compara con el mercado?
Comparación de la estructura con la competencia, Revisión
periódica de bases, Evaluador proyectos de fábrica,
Perspectivas de costos de la compañía,
Accesibilidad/Comprensión de la información: Media - Alta.
LLOREDA S.A.
5.1.2.5. COSTEO POR OPERACIÓN/ABSORCION:
La estructura de costos de un producto se conforma por los
materiales, los costos directos y los costos indirectos,
determinando la estructura real de los productos y la acumulación
periódica de gastos directos e indirectos. Esta metodología de
costeo desarrolla la conciencia de racionalizar los costos indirectos
que afectan un producto pero es sensible a la fluctuación de los
volúmenes de producción.
Se soporta en:
75
Producción en lotes cíclicos.
Determinación de la estructura real del producto del ciclo.
(Balance de materiales).
Acumulación de costo de transformación real de los costos
directos de operación por centro de responsabilidad.
Acumulación de los costos indirectos por centro de
responsabilidad y la actualización de la respectiva base de
distribución para asignar sus costos a los departamentos que
conforman los costos directos.
Fortalezas:
La necesaria interacción entre los departamentos de servicios y
los departamentos productivos, desarrollan la conciencia acerca
76
de la necesidad de racionalizar los costos indirectos (deptos de
servicio). Ej : bodega de materiales.
Relaciona todos los recursos de la fábrica tanto directos como
indirectos a un producto y/o negocio.
Compatible con la presentación de estados financieros.
Debilidades:
Desgastante proceso de costeo.
Mucha información para tratar de explicar las variaciones de las
distintas variables que actúan en el producto.
Desgaste proceso de presupuestación y/o proyección de
negocios.
Sensible a las fluctuaciones de volúmenes.
77
La caída en la producción no implica necesariamente una
reducción en los costos indirectos.
Posibles impactos
Número de personas a nivel nacional: 14
Tiempos de entrega: Costeo 1 y ½ día, Informes disponibles
por sistema, Análisis: 3 días.
Rol del área: Validador de datos, Revisión bases de
distribución, Soporte analítico de productos y procesos, algunos
análisis con el mercado, Algún soporte, evaluación proyectos,
Perspectivas de costos de la compañía. Accesibildad/
Comprensión de la información: Media / Alta.
5.1.3. SISTEMA DE INFORMACION
El desarrollo de la presente investigación se apoyara en algunos
aspectos de la Teoría General de Sistemas como marco general.
78
El enfoque de sistemas, cuya base o razón de ser esta en la
complejidad que fueron adquiridas las agrupaciones de cosas que
se interrelacionan entre sí para lograr un objetivo común, permite
ver, analizar y definir sistemas complejos, con el fin de contribuir a
resolver los obstáculos que pueden afectarlos. En la actualidad, el
enfoque de sistemas es una herramienta bastante aplicada a las
organizaciones empresariales.
Los sistemas como objeto de estudio de muchas áreas del
conocimiento, pueden entenderse como un conjunto de elementos
o partes interrelacionadas que funcionan como un todo que
persigue un propósito común e interactúan con su entorno.
Un sistema permite identificar los siguientes elementos:
Las entradas: Constituyen insumos que nutren al sistema y que
provienen del entorno (materia, energía e información entre otros).
79
Las salidas: Se identifican coma la razón de ser del sistema, es
decir, son sus fines y objetivos.
El proceso: Constituye los medios a través de los cuales el
sistema obtiene las salidas a partir de las entradas (recursos).
El entorno: Entendido como el medio en el cual funciona el
sistema (político, económico, tecnológico, y empresarial entre otros).
La información de retorno: Es el proceso que permite
determinar como se están alcanzando las salidas esperadas,
indica si es necesario o no asumir medidas correctivas.
Partiendo de la definición de sistema y enfoque de sistemas
anteriores, es importante introducir otro concepto sobre el cual
gravitara este estudio los sistemas de información.
Un sistema de información puede concebirse como un sistema
integrado para proveer información que apoye el desarrollo de las
operaciones, la gestión, el control y los procesos de toma de
decisiones en una organización.
80
En general todas las operaciones y transacciones que se realizan
al interior de una unidad organizacional utilizan o generan
información. Es decir, que la información se constituye en un
proceso paralelo para cualquier actividad, unidad o área orgánica
o funcional que conforma la unidad productiva.
La información se constituye en el pilar fundamental para tomar
decisiones, desde las rutinarias o altamente normativizadas,
estructuradas, que corresponden a horizontes cortos y medianos
de tiempo, hasta las decisiones no rutinarias o no estructuradas,
ligadas a horizontes de largo plazo, como los contemplados en la
planeación estratégica.
Además la información puede entenderse como un conjunto de
datos organizados y procesados intencionadamente con el fin que
tengan un significado paros los distintos destinatarios o receptores
y cuyos contenidos apoyan la toma de decisiones en el corto,
mediano y largo plazo en la organización
81
La información independiente de su uso debe reunir, entre otras,
las siguientes características: exactitud, oportunidad, totalidad,
condensación y utilidad.
Finalmente un sistema de información es aquel conformado por un
conjunto ordenado de documentos o aplicaciones que capturan
datos que son transformados a través de su clasificación,
distribución, calculo y almacenamiento, con el fin de brindar una
comunicación efectiva dentro y fuera de la organización y de
apoyar los procesos de toma de decisiones y control de la gestión.
6. MARCO CONCEPTUAL
Costos: valor sacrificado para obtener bienes o servicios.
Gastos: un costo que ha producido un beneficio y que ya está
expirado.
82
Ingresos: el precio de los productos vendidos o de los servicios
prestados.
Materiales: Son los principales bienes que se usan en la
producción y que se transforman en artículos terminados con la
adición de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
Mano de obra: Es el esfuerzo físico o mental gastado en la
fabricación de un producto.
Costos indirectos de fabricación: Son todos los conceptos de
costos que se usan para acumular los materiales indirectos, la
mano de obra indirecta y todos los otros costos indirectos de
manufactura.
Costos fijos: Los costos fijos son aquellos en los cuales el costo
fijo total permanece constante para un rango relevante de
producción.
83
Costos variables: Son aquellos en los cuales el costo total cambia
en proporción directa a los cambios en el volumen o producción.
Costos mixtos: Estos costos contienen ambas características, de
fijos y variables, a lo largo de varios rangos relevantes de
operación.
Sistema de costeo por orden de trabajo: El costeo por orden
de trabajo es un sistema de acumulación de costos por cada orden
de trabajo generada.
Sistema de costeo por proceso: El costeo por proceso es un
sistema de acumulación de costos de producción por departamento
o centro de costo.
Costos reales: El costo de los productos se registra solamente
cuando se incurren.
Costos Estándar: Los costos inherentes a los productos se basan
en cantidades predeterminadas o estándar
84
Estándares de precio para materiales: Son los precios
unitarios con los cuales los materiales directos se comprarían.
Estándares de eficiencia para materiales: Son
especificaciones preestablecidas de la cantidad de materiales
directos que irían en la producción de una unidad terminada.
Estándares de precio para mano de obra: La tasa estándar
de pago que un individuo recibirá.
Estándar de eficiencia para mano de obra: Se predeterminan
por la cantidad de horas de mano de obra directa que se
utilizarían en la producción de una unidad terminada.
85
7. HIPÓTESIS
Lloreda S.A. adolece de un sistema de información efectivo
que integre todas las áreas de la compañía, lo que ocasiona
jornadas laborales de sesenta (60) horas semanales en el
86
departamento de costos y productividad y sin embargo los
datos generados por el sistema no son oportunos.
La determinación de necesidades del sistema y la
documentación efectiva de los datos de entrada permitirá la
implementación del MODULO DE CONTABILIDAD DE COSTOS
(BPCS) en la compañía.
87
8. METODOLOGÍA
Este proyecto se realizara como un estudio descriptivo, en la
medida que pretende la delimitación de los hechos que conforman
el problema de investigación, identificando la empresa, el proceso
productivo y el proceso de costeo actual.
Inicialmente se leerán y analizaran los textos, conferencias y
escritos más actualizados sobre costos y el manual para la
implementación del Módulo de Costos (CST) facilitado por
System Software Associates (SSA).
Se estudiara y entenderá la estructura administrativa y el proceso
productivo con continúas visitas a las instalaciones para observar
los equipos, el personal que los opera y los métodos de trabajo. En
todas las etapas se tomarán apuntes detallados de los aspectos
observados y estudiados.
88
El director del departamento de Costos y Productividad a nivel
nacional de Lloreda S.A. a través de entrevistas, proporcionará la
información y explicación necesaria del sistema de costeo que se
utiliza actualmente.
La revisión de todo el sistema actual de costos de Lloreda S.A.,
llevará a conocer las ventajas y desventajas, logros y fallas que se
presentan. Con base en los resultados obtenidos en la revisión y
análisis de la situación actual y el software adquirido por la
compañía, se levantarán los requerimientos para la
implementación del nuevo sistema que se basa en costos estándar
y que permitirá corregir las fallas actuales.
En la medida en que se avanza en las diferentes etapas del
proyecto se bosquejará las figuras, diagramas, cuadros
explicativos y modelos necesarios para la implementación del
módulo.
89
9. CONCLUSIONES
El módulo de costeo BPCS es una solución integral, cuya
aplicabilidad en la compañía depende de todas las personas
involucradas en ella, por lo tanto con una disposición positiva
frente al cambio se lograrán los objetivos propuestos en el área
de costeo de la compañía.
Con la implementación futura del módulo de costos BPCS se
tomarán decisiones más acertadas que conlleven a la empresa
a un mejor manejo de los recursos de la compañía.
90
Con el cambio existen beneficios tales como: simplificación de
los procesos.
Reducción en el tiempo de análisis de los costos.
Valorar y atender las opiniones de los trabajadores.
Con el desarrollo del proyecto se logra identificar las
oportunidades de mejoramiento a través de la determinación y
análisis de los costos de fabricación y comercialización.
El departamento de costos posee la visión de impulsar una
cultura de administración de costos y beneficios basada en el
conocimiento y la tecnología generando ventaja competitiva.
91
BIBLIOGRAFIA
Actas Lloreda S.A. CASTAÑO, Martha, Guía practica de la planeación estratégica, Universidad del Valle, 1990. Instituto Colombiano de normas técnicas. Normas Colombianas sobre documentación y presentación de tesis de grado. Bogotá, D.E. Icontec. 1997. MEDINA, Javier. Los costos estándar como herramienta, Universidad del Valle, 1986. MENDEZ, Carlos E. Metodología, Segunda edición. Mc.Graw Hill. Colombia 1995. POLIMENI-FABOZZI-ADELBERG. Contabilidad de Costos. Tercera edición. Mc. Graw Hill. 1989, p 386.
92
ROGER G. Schroeder, Administración de operaciones, Tercera edición. Mac Graw Hill. Méjico D.F. 1995. Seminario Taller, Administración Basada Actividades, Pet Marwick, 1996, Cali - Colombia. Seminario Taller, Sistemas de costeo Basado en Actividades, Desacol, Abril 28/95. Cali - Colombia.
