APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN … · autógrafas (con hoja de aprobación y control de cambios). De forma electrónica todos los usuarios del SCGC deberán tener acceso a las

UNIDAD ADMINISTRATIVA

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN

PROFESIONAL TÉCNICA

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL

SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIÓN DE CALIDAD

CÓDIGO: SCGC-PG-07

REVISIÓN: 07

LOCALIZACIÓN: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FECHA DE APROBACIÓN: 23/03/2010

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NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera del Sistema Master Web del CONALEP serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que su consulta es responsabilidad exclusiva del usuario.

APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS

Documento que se actualiza PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Código del documento que se actualiza SCGC-PG-07 Número de Revisión: 07

Razón de la Sustitución Incorporación de fichas para el Control de Documentos, mediante uso del Sistema Master Web y su distribución electrónica.

Descripción del cambio

Contar con un procedimiento general para el Control de Documentos en el Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad que incluya su tratamiento de manera electrónica y en papel. Atender las no conformidades identificadas en la auditoria interna corporativa 06 y la auditoria externa de ampliación y seguimiento 08 del SCGC.

Fecha de aprobación 23/03/2010

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN LAS FIRMAS AUTOGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL

Manuel Arozarena White Representante de la Dirección del SCGC

APROBÓ

Beatriz Romero Blancarte Comité Técnico de Calidad

REVISÓ

Virgilia Aguilar Hernández Comité Técnico de Calidad

ELABORÓ






CÓDIGO: SCGC-PG-07

REVISIÓN: 07


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Procedimiento General para el

Control de Documentos del Sistema Corporativo de

Gestión de la Calidad






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1. Objetivo

Proporcionar instrucciones para controlar los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad (SCGC).

2. Responsables:

Es responsabilidad de todos los usuarios del SCGC, aplicar este procedimiento y hacer uso de documentos vigentes y controlados.

Comité Técnico de Calidad de ON Emite, revisa, actualiza, aprueba y difunde los documentos base del Sistema Corporativo de Gestión de Calidad

Representantes de la Dirección de las Unidades administrativas que forman parte del SCGC.

Coordina la aplicación del procedimiento y adecua las instrucciones de trabajo para la aplicación del mismo de acuerdo a su normativa estatal.

Enlaces de Calidad de Oficinas Nacionales

Difunde y da seguimiento a la aplicación del procedimiento en su unidad administrativa.

Responsable del procedimiento de control de documentos

Identifica los documentos a controlar y determina los mecanismos para la operación del procedimiento.

Responsable de los procedimientos operativos en las Unidades Administrativas.

Aplicar los mecanismos de control de los documentos para garantizar un manejo eficaz del procedimiento.

3. Alcance: Desde la emisión o recepción de documentos que deberán estar sujetos a control hasta su disposición final.

4. Normas de Operación:

Los Titulares de las Unidades Administrativas que forman parte del Sistema Corporativo de Gestión de Calidad asignarán a una persona responsable del presente procedimiento a fin de asegurar su eficaz operación. Los responsables de la operación de los procesos deberán identificar los documentos que deben estar sujetos a control bajo este procedimiento con base en los siguientes criterios:

a). Documentos internos o externos que establecen el marco normativo que regula la operación del Sistema Conalep. b). Documentos internos o externos que se encuentran considerados en el Plan de la Calidad como elementos de entrada en la operación de los procesos.






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c). Documentos de origen interno o externo que establecen requisitos legales, reglamentarios o de cualquier tipo, con los cuales deben cumplir los servicios que brinda el Sistema Conalep.

d). Las revisiones a la documentación del SCGC deberán realizarse cuando exista la necesidad de actualizar algún documento como resultado de la realización de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, producto no conforme, o incumplimiento con algún requisito del SCGC. e) La Dirección de Evaluación Institucional determinará el Catalogo de Codificación de los Procedimientos Operativos para el ámbito de Conalep (Oficinas Nacionales) de acuerdo a sus funciones normativas.

5. CONTROLES REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008

5.1 Aprobación de los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

Es responsabilidad del personal asegurarse que los documentos que le resultan necesarios para

mantener y mejorar el SCGC y que utiliza continuamente por su función y responsabilidad, estén

vigentes y hayan sido aprobados en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

Para el caso de Oficinas Nacionales, los documentos normativos deberán apegarse a los lineamientos

establecidos por el Comité para la Mejora Regulatoria Interna (COMERI).

Para que los documentos sean aprobados antes de ser emitidos, se han establecido rutas de

aprobación, conforme a las líneas de interacción, responsabilidad y autoridad requeridas de acuerdo

con nuestros procesos.

Las rutas se establecieron dependiendo del origen (área) y nivel jerárquico de quien elabora el

documento.

Existen 5 tipos de rutas de aprobación establecidas, (ver fig. 1), el nombre de la ruta de aprobación

indica quien es el elaborador del documento, la revisión estará a cargo del jefe inmediato superior o

responsable de los procesos, la aprobación será por parte del jefe inmediato superior en el siguiente

nivel, para finalmente ser liberado para su publicación por el Enlace de calidad en Oficinas

Nacionales o del Responsable del procedimiento de control de documentos en los Colegios Estatales y

planteles.

Las responsabilidades en cuanto a la elaboración, revisión y aprobación corresponderán de acuerdo a

lo señalado en la siguiente tabla.






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Rutas de aprobación

1. Corporativa

2. Secretaria o

Dir. Corporativa

3. Dirección de área

4. Colegio Estatal (Cuando es un SGC Estatal*)

5. Plantel

El responsable de procesos, puede ser un Coordinador, Coordinador Ejecutivo, Subcoordinador, Jefe

de Departamento o Jefe de Proyecto.

5.2 Revisión y actualización de los documentos

a) Las revisiones a la documentación del SCGC deberán realizarse al menos una vez al año o bien cuando

exista la necesidad de actualizar algún documento como resultado de auditorías de calidad, revisiones

por la dirección, identificación de producto no conforme o debido al incumplimiento de algún requisito

del SCGC.

b) Es responsabilidad de los usuarios mantener los documentos vigentes, por lo que cuando alguien

detecte que un documento requiere algún ajuste o modificación, es decir que está obsoleto (ya no dice

lo que se hace), podrá solicitar su actualización al elaborador del documento, o bien al enlace de

calidad de la unidad correspondiente, mediante los mecanismos de comunicación interna

establecidos.

c) Una vez que se tiene actualizado el documento, el elaborador solicita al enlace de calidad o al

responsable del procedimiento de control de documentos de la unidad administrativa, que reemplace el

documento obsoleto por el vigente mismo que enviará a la ruta de aprobación que corresponda y

posteriormente será publicada.

5.3 Identificación de los cambios y estado de versión vigente de los documentos

Elabora Revisa Aprueba Libera emisión (Publica)

Comité Técnico de

Calidad Representante de la

Dirección

Comité de Calidad

Corporativo

Comité Técnico de

Calidad

Responsable de

procesos

Enlace de Calidad

Coordinador Secretario o Dir.

Corporativo

Enlace de Calidad

de la Secretaria o

Dir. Corporativa

Responsable de

procesos, Enlace de

Calidad

Coordinador(es) Director de área

Enlace de Calidad

de Dirección

Responsable de

procesos

*Responsable del proceso en el Colegio

Estatal o R.D.

Director del Colegio Estatal

Responsable del control de documentos en el

Colegio Estatal

Responsable de

procesos R. D. del Plantel Director del

Plantel

Responsable del control de documentos en el

Plantel






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La identificación de los cambios, se realizarán de manera impresa mediante la elaboración del formato

denominado “Aprobación y Control de Cambios” código SGCC-PG-07-F01 y de manera electrónica a través de

la ruta de aprobación establecida en la unidad administrativa para su revisión, aprobación y liberación del

documento una vez aprobado.

El sistema master web permite identificar el estado de revisión con un número consecutivo, en caso de ser

un documento que sustituye a una versión anterior, éste último se envía a la bóveda de documentos

obsoletos, para asegurar que se tienen documentos vigentes para la operación del SCGC.

5.4 Disponibilidad de los documentos en los puntos de uso

Para asegurar la disponibilidad de los documentos en los puntos de uso, las unidades administrativas deberán tener un original de la documentación del SCGC de manera impresa y autorizada con firmas autógrafas (con hoja de aprobación y control de cambios). De forma electrónica todos los usuarios del SCGC deberán tener acceso a las versiones vigentes de los documentos aplicables y requeridos conforme a sus actividades, responsabilidades, interacción y autoridad. Para facilitar la ubicación de los documentos se han creado en el master web carpetas que contienen los documentos por unidad administrativa y procesos. Dentro del sistema electrónico del SCGC, el Enlace de Calidad y el Representante de la Dirección tendrá el privilegio de usuario líder del grupo de la unidad administrativa y será quien pueda dar de alta y baja a los usuarios, liberar los documentos del SGC, además de supervisar la operación de este procedimiento. El resto del personal de las unidades administrativas podrán accesar a la información mediante el ID y contraseña, como usuario del SCGC que le asignará el Enlace de Calidad ó Representante de la Dirección.

El medio oficial de distribución de documentos en sus diferentes ámbitos de operación es el Sistema Master

Web.

La distribución se puede realizar por dos medios: electrónica y en papel se podrán distribuir aquellos documentos que por su naturaleza no permita su distribución electrónica.

a) Distribución electrónica: Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en los tres ámbitos de operación como son: política, manual, objetivos de la calidad, mapa de procesos, plan de calidad, matriz de responsabilidades,

procedimientos de aplicación general y procedimientos operativos se distribuirán de manera electrónica. Es requisito que antes de realizar alguna distribución electrónica el documento se haya aprobado en la ruta correspondiente. Para asegurar el control de los documentos como copia controlada, se colocará al pie de página del documento la siguiente leyenda:






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“NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera del Sistema Master Web serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que su consulta es responsabilidad exclusiva del usuario” El responsable de hacer la liberación de los documentos en cada unidad administrativa, es la única persona

que podrá agregar o dar de baja documentos para su distribución electrónica. Así mismo requisitará la lista

de documentos internos código SCGC-PG-07-F02.

En caso, de que se tenga un documento de origen externo y el formato sea electrónico, se podrá realizar su distribución a través del Sistema Master Web. La lista de control de documentos de origen externo se hará de manera electrónica.

b). Distribución en papel y elaboración de lista de documentos de origen externo. Aplica para aquellos documentos cuya naturaleza no permite su distribución de manera electrónica. El titular de la unidad administrativa, deberá determinar el número de copias controladas que se habrán de repartir, las personas y unidades administrativas a quienes se les dará un documento controlado, notificando al responsable de la liberación de los documentos para que se realice la difusión de los documentos. El responsable del presente procedimiento colocará a mano con tinta roja o con el sello de DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO en la portada del documento y requisitará la lista de distribución de documentos de origen externo código SCGC-PG-07-F03.

5.5 Identificación de los documentos Los documentos serán identificados en el encabezado de acuerdo a lo siguiente:

Logotipo(s) de la Unidad Administrativa, de acuerdo a lo establecido en los manuales de identidad gráfica de cada unidad administrativa.

Titulo de la Unidad administrativa

Titulo del documento,

Código del documento: con el propósito de tener una codificación homologa en el Sistema Corporativo

de Gestión de Calidad (Oficinas Nacionales, Colegios Estatales y Planteles), se empleará el catálogo

de codificación establecido en oficinas nacionales. Los Colegios Estatales y Planteles consideraran lo establecido en este procedimiento y lo que hayan determinado en su instrucción de trabajo formulada para tal efecto.






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La siguiente tabla ilustra la codificación de los documentos del SCGC

DOCUMENTO

ABREVIATURA

NÚMERO DE

REVISIÓN PROCEDENCIA

CÓDIGO

Manual de Calidad MC Según

corresponda Corporativo SCGC-MC-01

Política de Calidad PC Según

corresponda Corporativo SCGC-PO-07

Objetivos de la Calidad OC Según

corresponda Corporativo SCGC- OC-03-

Plan de la Calidad PL Según

corresponda Corporativo SCGC-PL-05

Mapa de procesos MP Según

corresponda Corporativo

SCGC- MP-04

Matriz de responsabilidades MR Según


SCGC-MR-06

Procedimiento de Aplicación General

PG Según


Según corresponda

El número de revisión, muestra la vigencia de un documento y es la última revisión del documento, cada vez que hacemos cambios en los documentos, actualizamos el número de revisión, el cual es un número consecutivo. Para la identificación de los documentos de aplicación general y operativos en el ámbito del CONALEP se

empleará la codificación establecida en el Catalogo de Codificación.

Para los ámbitos de Colegios Estatales, U.O.D.D.F., Representación Oaxaca y Planteles atenderán lo

señalado en la Instrucción de Trabajo de Codificación de Documentos que haya elaborado la unidad

administrativa, cuidando de que los dos primeros dígitos del código correspondan a la entidad federativa y

los tres siguientes a la clave de la unidad administrativa correspondiente, la abreviatura establecida y el

número de revisión separados por guiones o diagonales.

5.6 Documentos de origen externo

Los documentos, manuales, catálogos de información que sean de origen externo, podrán controlarse de dos maneras:

a). Electrónica En caso de que se cuente con documentos de origen externo de manera electrónica, se requisitarán los campos de la ficha DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO en el master web y se realizará la lista de distribución como “COPIA CONTROLADA”, en la misma ficha, caso de ser necesario.






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b). En papel Los documentos de origen externo se identificarán con el sello “DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO” que para tal efecto cuenta cada unidad administrativa, mismo que se colocará únicamente en la portada y deberá registrarse lista de distribución de documentos de origen externo código SCGC-PG-07-F03. En caso de que un documento de origen externo requiera ser distribuido como COPIA CONTROLADA al interior de la unidad administrativa se colocará el sello de COPIA CONTROLADA y el número que le corresponda y se registrará en la lista de distribución de documentos de origen externo código SCGC-PG07-F04. En caso de que el documento controlado se distribuya en varias unidades administrativas, el primer sello aparecerá en la portada y del segundo en adelante se colocarán en el anverso de la portada en orden descendente, de acuerdo al número de unidades en las que se difundirá el documento. (ver anexo 1)

5.7 Documentos obsoletos

Se preservan los documentos obsoletos para fines de consulta histórica, sin embargo estos documentos permanecen resguardados en una bóveda de obsoletos a la cual solo tiene acceso el responsable del SCGC, de tal manera que se previene el uso no intencionado de estos documentos. Los documentos que se hayan distribuido en papel y que en su momento se tenga una versión nueva, serán tratados como documentos obsoletos colocando el sello de DOCUMENTO OBSOLETO, en la primera página del documento, conservando sólo un ejemplar y destruyendo los demás.

6- Seguimiento de la aplicación del procedimiento (auditorias documentales)

Para dar seguimiento a la aplicación del presente procedimiento en las unidades administrativas del Sistema

Corporativo de Gestión de Calidad se realizarán auditorías documentales, para tal efecto se establecen los siguientes

criterios:

a). El Comité Técnico de Calidad del SCGC en coordinación con el Representante de la Dirección de los Colegios

Estatales y en su caso con los Enlaces de Calidad de Oficinas Nacionales, realizarán un seguimiento a los documentos

que forman parte del SCGC en el ámbito de su competencia, apoyándose en los auditores internos formados en la

unidad administrativa. Los períodos comprendidos para realizar las auditorias documentales son: marzo y septiembre de

cada año, dicha auditoria se realizará con base en los siguientes aspectos a través del sistema master web:

Los documentos requeridos en el SCGC estén vigentes y aprobados de acuerdo a las rutas de aprobación.

En caso de requerirse, se efectúo su distribución como copia controlada

La lista de documentos de la unidad administrativa esta actualizada y se puede cotejaren el sistema

master web.

Se realizaron las notificaciones al personal correspondiente de los cambios que tuvo la documentación.

El personal conoce donde localizar los documentos del SCGC ya que tienen implicación en el desarrollo de sus

actividades.






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b). Las áreas de oportunidad identificadas en las unidades administrativas serán consideradas como elementos de

entrada para llevar a cabo correcciones, acciones correctivas, preventivas o acciones de mejora.

c). Los resultados obtenidos de la auditoria documental se darán a conocer a los Representantes de la Dirección,

Enlaces de Calidad y responsables de la liberación de los documentos, ocho días después de efectuada la

auditoria, a través de actividades en el sistema electrónico.

d). Los responsables del presente procedimiento en las unidades administrativas requisitarán, en caso necesario la

ficha de acción correctiva que se deriven de las auditorias documentales en el sistema master web.

7.-Procedimiento para el Control de Documentos del SCGC

N° ÁREA Y/O RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Inicia

1 Responsable de procesos / procedimientos

Elabora o actualiza documento utilizando como portada el

formato Aprobación y Control de Cambios en

Documentos SCGC-PG07-F01, envía para su revisión y aprobación.

2

Responsable de la revisión

Revisa documento

¿Existen observaciones?

2.1 Si. Regresa a la actividad 1 para su adecuación.

2.2 No. Firma y notifica al responsable de su aprobación

3

Responsable de aprobación

Autoriza documento

¿Existen observaciones?

3.1 Si. Regresa a la actividad 1.

3.2 No. Firma y notifica al responsable de publicar el documento.

4 Responsable de liberar la publicación de documentos.

Resguarda documento original en papel e ingresa el documento al Sistema electrónico del SCGC y lo envía a la ruta de aprobación establecida.

5 Responsables de la revisión y aprobación

Aprueban electrónicamente el documento

6 Responsable de liberar la publicación de documentos.

Libera el documento y en caso necesario establece las copias controladas del mismo.

Termina

Total de actividades: 6






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CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

N° ÁREA Y/O RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Inicia

1 Instancia externa Envía documento

2 Representante de la Dirección del Colegio / Titular de la unidad administrativa

Recibe documento, define a quién o quienes deberán tener copia y notifica al responsable del procedimiento de control de documentos.

3 Responsable del procedimiento de control de documentos/Liberador de documentos

Identifica usuarios. Si el documento es en papel registra el documento en la lista de documentos de origen externo formato SCGC-PG-07-F02. Identifica el documento colocando en la portada las leyendas de DOCUMENTO EXTERNO” y “COPIA CONTROLADA”, reproduce el documento y asigna el número de copia controlada.

Realiza lista de copias controladas formato SCGC-PG07-F02 y distribuye el documento.

4 Responsable del procedimiento de control de documentos/Liberador de documentos

En caso de que la entrega sea electrónica ingresa el documento al Sistema electrónico del SCGC en la opción de nueva ficha como Documento y selecciona el tipo de ficha DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO, determinando en caso necesario las copias controladas.

5 Usuario

Recibe documento de existir, la versión anterior del mismo documento se entrega al responsable del control de documentos. En caso de que la entrega sea electrónica, recibe notificación vía correo electrónico y confirma su recepción.

6 Responsable del procedimiento de control de documentos /Liberador de documentos

Destruye documentos obsoletos, excepto un ejemplar para ser conservado como histórico identificando el documento en la primera y última página con la leyenda “documento obsoleto” y resguarda.

En caso del documento electrónico se envía a la bóveda de obsoletos una vez que se incorpora la nueva versión.

Termina

Total de actividades = 6






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8. Términos y Definiciones:

Aplican las contenidas en la Norma ISO 9000:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad

Fundamentos y Vocabulario, así como las siguientes:

Documento: Información y su medio de soporte

Documento de origen externo: Son los documentos provenientes de organizaciones que no forman

parte del SISTEMA CONALEP y que afectan a las actividades incluidas en el SCGC

Documento de origen interno: Son los documentos provenientes de cualquiera de los tres ámbitos de operación y que son aplicables en las actividades incluidas en el SCGC.

Procedimiento operativo: Secuencia lógica de actividades que se realizan para lograr un fin determinado, es la sucesión cronológica de operaciones y tareas básicas que agregan valor a un

producto o servicio.

Procedimiento de aplicación general: Secuencia lógica de actividades que se realizan para dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001:2008 relacionados con los procedimientos obligatorios, cuya aplicación incide en todos los procedimientos operativos del SCGC

Instrucción de trabajo: Es la descripción detallada de cómo se desarrolla una actividad o tarea específica incluida en algún procedimiento; puede explicar el desarrollo de una serie de actividades que afectan en alguna etapa del procedimiento o proceso, puede dividirse en etapas, descripción de la actividad, y el responsable de la ejecución.

9. Formatos que intervienen en el Procedimiento

No Denominación Código

1. Aprobación y Control de Cambios en Documentos SCGC-PG-07-F01

2 Lista de documentos del SCGC por Unidad Administrativa

SCGC-PG-07-F02

2. Lista de Documentos de Origen Externo SCGC-PG-07-F03

3. Lista de Distribución de Documentos de Origen Externo SCGC-PG-07-F04

EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

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APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS

Documento que se actualiza

Código del documento que se actualiza Número de Revisión:

Razón de la Sustitución


Fecha de aprobación

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

LAS FIRMAS AUTÓGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL.

APROBÓ

REVISÓ

ELABORÓ

CÓDIGO SCGC-PG-07-F01

FECHA DE ELABORACIÓN

PÁGINA


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Instructivo de Llenado del Formato

“Aprobación y control de cambios en documentos”

Código SCGC-PG-07-F01

CONCEPTO SE DEBE ANOTAR:

Código El código SCGC-PG-07-F01 que corresponde al del formato que se requisita

Fecha de elaboración La fecha en la que se requisita el formato la cual deberá corresponder a la fecha de aprobación del documento que se actualiza en el orden dd/mm/aaaa. Por ejemplo para el 9 de septiembre del 2009 se escribirá: 09/09/2009

Página El número de página empleando el formato: 1 de (total de páginas del documento).

Documento que se actualiza El nombre completo del documento que es modificado.

Código del documento que se actualiza

El código del documento que se está actualizando.

Número de Revisión El número consecutivo que corresponde a la versión del documento que se actualiza empleando el formato: 01, 02, 03 y así sucesivamente.

Razón de la sustitución

El motivo por el cual es necesario modificar el documento. Por ejemplo: debido a observaciones derivadas de resultados de auditorías o revisiones por la dirección, como resultado de la revisión anual de la documentación, a cambios en el sistema o sus procesos, como resultado del seguimiento de la aplicación del procedimiento de control de documentos, etc.


De manera general los cambios efectuados en la nueva versión especificando si se omiten o agregan elementos y cuáles son.


El día, mes y año a partir de que se autoriza la nueva versión del documento y que corresponderá a su vigencia, empleando el formato: dd/mm/aaaa Por ejemplo para el 2 de septiembre del 2009 se escribirá: 02/09/2009.

Aprobó

El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno) y cargo de la persona que aprueba la nueva versión del documento. En caso de tratarse del ORIGINAL se colocará la firma autógrafa de no ser así debajo del texto “FIRMAS DE AUTORIZACIÓN” se anotará la leyenda “LAS FIRMAS AUTÓGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL”

Revisó

El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno) y cargo de la persona que revisa la nueva versión del documento. Solo en caso de tratarse del ORIGINAL se colocará la firma autógrafa.

Elaboró

El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno) y cargo de la persona que elabora la nueva versión del documento. Solo en caso de tratarse del ORIGINAL se colocará la firma autógrafa.


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LISTA DE DOCUMENTOS DEL SCGC POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO N° DE

REVISIÓN

FECHA DE

APROBACIÓN

MEDIO DE

DISTRIBUCIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ



PÁGINA


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“Lista de documentos del SCGC por unidad administrativa”

Código SCGC-PG-07-F02

CONCEPTO SE DEBE ANOTAR




Unidad administrativa El nombre completo de la unidad administrativa que requisita el formato.

Código El código asignado al documento que se registra en el listado como aparece en la portada o encabezado del mismo.

Nombre del documento El nombre completo del documento tal como parece en la portada.

N° de Revisión

El número de versión o revisión que aparece en el encabezado o portada del documento.


El día mes y año a partir del que se autoriza el documento y que corresponderá a su vigencia en el orden dd/mm/aaaa. Por ejemplo para el 15 de septiembre del 2009 se escribirá: 15/09/2009.

Medio de distribución

El medio oficial de distribución del documento que se enlista anotando “electrónico” o “en papel”, según corresponda. En caso de ser electrónico podrá especificarse si se considera conveniente entre paréntesis (Sistema Master Web, Red interna de la unidad administrativa, correo electrónico, CD, diskette, etc.)

Elaboró El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que elabora el formato.

Revisó El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que revisó la información contenida en el listado.

Aprobó El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que aprueba la información contenida en el listado.


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LISTA DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO


INSTANCIA QUE ENVÍA NOMBRE DEL DOCUMENTO

FECHA DE APROBACIÓN,

VIGENCIA (O FECHA EN QUE

SE RECIBIO)




PÁGINA


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”Lista de documentos de origen externo”

SCGC-PG-07-F03






Instancia que envía El nombre del organismo o instancia que envía el documento. Si se trata de algún órgano desconcentrado o instancia gubernamental será suficiente con anotar las siglas correspondientes.

Nombre del documento El nombre completo del documento externo tal como aparece en la portada, encabezado o título.

Fecha de aprobación o vigencia

El día mes y año en que fue autorizado el documento o la fecha de vigencia que aparezca en el mismo, empleando el formato dd/mm/aaaa. En caso de no contar con estos datos se deberá sustituir por la fecha en que fue recibido

anotando la leyenda “Recibido el dd/mm/aaaa”.


Revisó El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que revisó la información contenida en el listado.

Aprobó El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno) el cargo y la firma de la persona que aprueba la información contenida en el listado.


19 DE 22

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO


DOCUMENTO:

N° DE

COPIA NOMBRE DE QUIEN RECIBE ÁREA O PUESTO

FECHA DE

RECEPCIÓN FIRMA




PÁGINA


20 DE 22 Instructivo de Llenado del Formato

“LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO”

SCGC-PG-07-F04






Documento Nombre completo del documento externo que se distribuye tal como aparece en el encabezado, portada o título.

N° de copia El número consecutivo que corresponde a cada copia empleando el formato 01, 02, 03 y así sucesivamente.

Nombre de quien recibe El nombre completo de la unidad administrativa o de la persona a quien se le entrega una copia controlada del documento externo que se distribuye.

Área o Puesto El área administrativa de la unidad o el puesto de la persona que recibe el documento externo que se distribuye.

Fecha de recepción

La fecha en que la unidad administrativa o persona recibe el documento externo que se distribuye empleando el formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo para el 8 de febrero del 2006 se escribirá: 08/02/2006. En caso de haberse enviado por mensajería la fecha corresponderá a la del acuse por parte de la unidad administrativa, no a la de envío.

Firma La firma de la persona quien recibe el documento externo que se distribuye


Revisó El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno) el cargo y la firma de la persona que revisó la información contenida en el listado.

Aprobó El nombre (comenzando por el o los nombres y siguiendo con el apellido paterno y materno) el cargo y la firma de la persona que aprueba la información contenida en el listado.


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ANEXO 1

EJEMPLO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE

ORIGEN EXTERNO EN LOS TRES ÁMBITOS DEL SCGC

Anverso de la Portada del

documento “X” que envía Oficinas Nacionales al Colegio Estatal de

Aguascalientes

Copia controlada

N° 01

Ejemplo: 1. Oficinas Nacionales envía un

documento “X” a Colegios Estatales

como copia controlada, al CE de Aguascalientes le corresponde la copia 01, al CE de Baja California la 02 y así sucesivamente.

Anverso de la Portada del document

“X” que envía el Colegio Estatal de Aguascalientes al Plantel

Aguascalientes I

Copia controlada

N° 01

2. El Colegio Estatal de Aguascalientes recibe

el documento “X” y lo identifica como externo. 3. Lo registra en el listado de Documentos de origen externo. 4. Elabora la lista de distribución del mismo y

lo envía a sus cinco planteles como copia

controlada, al plantel Aguascalientes I le corresponde la copia 01, al Aguascalientes II, la 02 y así sucesivamente.


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Copia controlada

° 01 CE Aguascalientes

Reverso de la Portada del

documento “X” que envía el Colegio Estatal de Aguascalientes al Plantel

Aguascalientes I

5. Al fotocopiar el documento “X” para enviarlo a planteles presentará en el

anverso de la portada la leyenda de “Copia controlada N° 01” que originalmente colocó Oficinas

Nacionales, por tanto el sello o leyenda del Colegio Estatal se ubicará en el

reverso de la portada como se muestra.

Copia controlada

N° 01 CE Aguascalientes

Copia controlada

N° 01 Plantel Aguascalientes I

Reverso de la Portada del

documento “X” que distribuye el Plantel Aguascalientes I a su

personal o áreas administrativas

6. El Enlace de Calidad Plantel Aguascalientes I

registra el documento “X” en su lista de documentos de origen externo. 7. Elabora lista de distribución y determina a

quienes habrá de entregar copia controlada, asigna a cada una un número consecutivo comenzando por el 01 para la primera, 02 para la segunda y así sucesivamente.

8. Al fotocopiar el documento “X” aparecerán en

el anverso de la portada los sellos de documento externo que colocó el Colegio Estatal y el de copia controlada que puso Oficinas

Nacionales por lo que NO será necesario

agregar nada en la portada. En el reverso de la portada aparecerá el sello o leyenda de copia controlada del Colegio Estatal por lo que debajo de éste se colocará el sello del Plantel como se indica.

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APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN … · autógrafas (con hoja de aprobación y control de cambios). De forma electrónica todos los usuarios del SCGC deberán tener acceso a las