Aprobada en la sesión 07-2015, del 07 de diciembre de 2015 ... · Acta 05-2015 25 de mayo de 2015 Página 2 de 11 Acta de la sesión No. 05- 2015, celebrada a las quince horas con

UNIVERSIDAD DECOSTARlCA Comité Gerencial de Informática

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COMITÉ GERENCIAL DE INFORMÁTICAACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA No. 05- 2015

Celebrada el 25 de mayo de 2015 en laSala de Reuniones del Centro de Informática

Aprobada en la sesión 07-2015, del 07 de diciembre de 2015

TABLA DE CONTENIDO

Aprobación del Acta No. 4-2015 del 27 de marzo de 2015Estado actual de desarrollo de sistemas de informaciónProyectos de CONAREResolución R-102-2015 "Directrices de Seguridad de la Información de laUniversidad de Costa Rica"Plataforma de correo electrónico de la UCRVarios

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Acta de la sesión No. 05- 2015, celebrada a las quince horas con treinta y cincominutos del día viernes 25 de mayo de 2015, con la asistencia de los siguientesmiembros.

1. Dr. Henning Jensen Pennington

2. Dr. Carlos Araya Leandro

3. Dr. Bernal Herrera Montero

4. Dra. Alice Pérez Sánchez

5. M.Sc. Ruth De la Asunción Romero

6. M.Sc. Alonso Castro Mattei

7. Licda. Carolina Calderón Morales

8. M.L. Marjorie Jiménez Castro

Rector

Vicerrector de Administración

Vicerrector de Docencia

Vicerrectora de Investigación

Vicerrectora de Vida Estudiantil

Director, Centro de Informática

Directora, Oficina dePlanificación Universitaria.

Representante SedesRegionales

Ausente con Justificación

1. M.Sc. Roberto Salom Echeverría Vicerrector de Acción Social

Invitados

1. Máster Luis Jiménez Cordero

2. M.Sc. Luis Loria Chavarría

Centro de Informática

Centro de Informática

Teléfono: 2511-1800 • http://ci.ucr.ac.crCiudad Universitaria "Rodrigo Fació", entre Facultad Ciencias Económicas yEscuela Geología r UNIVERSIDAD DE

COSTARlCA



Se presenta la siguiente agenda:

1. Aprobación del Acta No. 4 del 27 de marzo de 2015.2. Seguimiento de acuerdos.3. Estado actual de desarrollo de sistemas de información.4. Proyectos de CONARE.5. Resolución R-102-2015, "Directrices de Seguridad de la Información de la

Universidad de Costa Rica".6. Plataforma de correo electrónico de la UCR.7. Varios.

ARTÍCULO PRIMERO:Aprobación del Acta No. 4-2015 del 27 de marzo de 2015.

Acuerdo 1.1 Se acuerda aprobar el Acta 04-2015, del 27 de marzo de 2015.Acuerdo con cinco votos a favor y ninguno en contra en el momento de lavotación.

ARTÍCULO SEGUNDO:Seguimiento de acuerdos

ACTA 03-2014

Acuerdo 3.2. Se acuerda que a partir de este momento los sistemas que sedesarrollen para la Universidad de Costa Rica, deben incluir la firma digital.Acuerdo con ocho votos a favor y ninguno en contra en el momento de lavotación.

Estado de ejecución del acuerdo 3.2. En ejecución.

Acuerdo 4.1. Debido a que la plataforma actual de correo electrónico con quecuenta la Universidad de Costa Rica en este momento es software cerrado, hacumplido más de 8 años de funcionamiento, no dispone de actualizaciones, nisoporte, razones que han generado fallas en la misma y tomando en cuentaaspectos de índole económicos y facilidades de colaboración, se acuerda mi-grar a la Plataforma de Google Apps for Education. Acuerdo con siete votosa favor y uno en contra al momento de la votación.


Teléfono: 2511-1800 • http://ci.ucr.ac.cr _!••__Ciudad Universitaria "Rodrigo Fació", entre Facultad Ciencias Económicas yEscuda Geotog,a J£. flNIVggARIOr.v* COSTARlCA



ACTA 04-2014

Acuerdo 1.1 Se acuerda incluir en la priorización los 12 proyectos propuestospor el Comité Gerencial de Informática. Acuerdo con ocho votos a favor yninguno en contra en el momento de la votación.


ARTÍCULO TERCERO:Estado actual de desarrollo de sistemas de información

El Máster Luis Jiménez, hace un recuento de los sistemas de información prioriza-dos 2013-2014, en el cual se muestra el porcentaje de avance en cada uno de ellos,los cuales se detallan a continuación:

AVANCE DE DESARROLLO

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PROYECTOS PRIORIZADOS EN 2014100 100 i Control

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UNIVERSIDAD DECOSTARICA Comité Gerencial de Informática


A. Sistema de Control Presupuestario: cuenta con un 90% de avance, actualmen-te se están realizando ajustes en conjunto con las señoras Yamileth Figueroa y Glo-ria Meléndez de la Rectoría.B. Administración de Proyectos de Inversión: tiene un 25% de avance, el proyec-to se inicio en marzo de 2014. Según indica el señor Luis Jiménez, en OEPI se pon-drán al día para continuar con el proyecto, el cual retomarán en el momento que elArq. Agustín Mourelo regrese.

El señor Bernal Herrera, ingresa a las 16:03 horas.

C. Sistema de Transporte Universitario: cuenta con un 50% de avance, se retomóy para el mes de junio se iniciará con el plan piloto, para que las solicitudes seanaprobadas vía web. El señor Alonso Castro, recalca que los sistemas no serán lan-zados hasta que no sean probados por los usuarios finales. La señora Ruth De laAsunción, agradece el esfuerzo realizado y consulta sobre la priorización y la asigna-ción de las solicitudes. El señor Luis Jiménez aclara que los vehículos están inventa-riados con los detalles de cada uno de ellos, por lo que de acuerdo a la solicitud se-rán asignados los vehículos. El señor Carlos Araya, indica que el sistema está enfo-cado al servicio, sin embargo se tomarán en cuenta aspectos como mantenimientos,control del consumo y kilometraje, para asegurar el uso adecuado de los mismos,además del seguimiento por medio de GPS.

La señora Alice Pérez, ingresa a las 16:09 horas.

D. II Fase Expediente Electrónico: tiene un 50% de avance, en el 2014 se trabajoen la primera fase, actualmente se está negociando con la empresa debido a queesta ha generado algunos atrasos y deberá ponerse al día con el proyecto.E. Sistema de reconocimiento de estudios: cuenta con 5% de avance, este pro-yecto debió iniciar en marzo de 2015, sin embargo cuando los documentos ingresa-ron al Centro de Informática, se detuvieron ya que los requerimientos no eran sufi-cientes para iniciarlo y en ese caso la empresa podría decidir cual especificación seaplicaría, por lo que se decidió hacer las correcciones y se solicitó documentaciónpara definir el costo económico y el tiempo que duraría para finalizar, antes de publi-car el cartel. La señora Ruth De la Asunción, menciona que la intervención del Cen-tro de Informática es importante para definir lo anterior. Así mismo, el señor Luis Ji-ménez, informa que se realizará reunión con el señor José Rivera de la Oficina deRegistro para definir los requerimientos.F. DIMA I Etapa: cuenta con un 100% en la primera fase, este proyecto se priorizóen junio de 2014, se inició en agosto de 2014, y se lanzó en marzo de 2015.

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G. Especialidades Médicas I Etapa: cuenta con 100% en la primera fase, este pro-yecto se priorizo en junio de 2014, se inició en agosto de 2014 y se tardó cuatro me-ses en desarrollarlo. La señora Ruth De la Asunción consulta sobre los servicios delsistema, el señor Alonso Castro, comenta que se pueden realizar inscripciones, cali-ficaciones y apelaciones en línea. El señor Bernal Herrera, menciona que para el úl-timo examen en noviembre de 2014 solo apelaron 5 personas y además se redujo lacantidad de preguntas.

El señor Luis Jiménez, muestra la última priorización, e indica quienes son los direc-tores de proyectos y los encargados de control de calidad en cada proyecto, se daráseguimiento a cada uno para que finalicen en el tiempo estimado. El señor Castro,menciona que en la parte de calidad están trabajando Ingenieros Industriales.

La señora Marjorie Jiménezjngresa a las 16:09 horas. La Sra. Jiménez es la nueva-representante de las Sedes Regionales.

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Mantenimiento preventivoematrícula

Mc-d u to de control yseguimiento de Órdenes deTrabajo cíe mantenimiento

Sistema para la gestión de laauto evaluación y gestión decalidadSistema; de AtJ mis tonUniversitaria (SAU)

Móduto de Administración 'e1 n tegrsc ionSistema para el examengeneral básico clínicoSistema de BienesInstitucionales

Sistema Integral efe coleccionesde la UCRSistema de Información;Integrado de Becas de lasUniversidades EstatalesAutomatización! de Actividadescon Instituciones de Educ-ackanSecundarte

Sistema de EspecialidadesMedicas

LJBana Hojas

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Raúl Rodríguez

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PiedraCéspedes

PedroCéspedes

Raúl Rodríguez

Raúl Rodríguez

Lillia na Rojas

Michet Ángulo

Pedro'Céspedes

Pedro•Céspedes

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Francisco Solera

A/mia Castro

Jorge Vargas

Patricia Bejarano

Jorge Vargas

Francisco Solera

Alonso Aív arado

Annia Castro

Patricia Bejarano

Jorge Vargas

Francisco Solera

Patricia Bejarano

Teléfono: 2511-1800Ciudad UniversitariaEscuela Geología

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* COSTA RICA



El señor Henning Jensen, comenta que se debe procurar la facilidad en el uso de lossistemas, mientras que el señor Castro, indica que están analizando los sistemas deviáticos locales y de declaración jurada para buscar una mejora en el uso y aparien-cia de los mismos, por otra parte el señor Luis Jiménez, menciona queactualmente,el desarrollo de un sistema no se iniciará hasta que no se realice unmayor análisis de las necesidades del mismo y se determine con mayor claridad eltiempo de duración para su desarrollo y su costo.

En relación con el sistema de ematricula, la señora De la Asunción, menciona quese debe incluir para el próximo año la valoración de los retiros, mientras que el señorHerrera, indica que se están viendo las posibilidades para asignar cupos de quienesse retiran, pide además apoyo del Centro de Informática para soportart los procesosque realicen los fines de semana, la señora Ruth de la Asunción recomienda unareunión para detallar la reasignación de cupos.

La señora Marjorie Jiménez, consulta si se cuenta con un sistema en gestión depago y liquidación de vacaciones, el señor Alonso Castro, responde indicando quese comento en algún momento sin embargo no se definió, por lo que será importanteincluirlo. El señor Herrera, recuerda que por medio de circulares, se ha solicitadopropiciar el disfrute de las vacaciones para evitar la acumulación.

Por otra parte el señor Herrera, comenta que es necesario priorizar las mejoras enlos sistemas, revisando e identificando cuales afectan a más usuarios. El señor Cas-tro informa que la señora Gloria Meléndez de Rectoría, indicó en una oportunidadque estudiarán la posibilidad de brindar las plazas para contratar personal para elapoyo en las mejoras y los procesos de mantenimiento de sistemas.

ARTÍCULO CUARTO:Proyectos de GOMARE

SIIBEUNE: el señor Alonso Castro, informa que,este sistema funciona para que losestudiantes ingresen sus datos socioeconómicos y de esta manera las demás uni-versidades pueden consultar la información de cada estudiante, para identificar losbeneficios obtenidos en cualquiera de las universidades de CONARE.SAU: indica que ya está en funcionamiento la primera fase del sistema de admisiónuniversitaria y se requiere aplicar unas mejoras las cuales están contempladas en lasegunda fase del sistema, el cual se desarrollará como parte del portafolio de pro-yectos del 2015

Teléfono: 251 1 -1 800 • http://ci.ucr.ac.crCiudad Universitaria "Rodrigo Fació", entre Facultad Ciencias Económicas yEscuela GeoloaíaEscuela Geología UN1VERS1DAD DE

COSTARlCA



RedClara (enlace de VPN interno entre Universidades): este servicio no se utilizabay en determinado momento algunos investigadores lo empezaron a utilizar y colapsodebido a la capacidad del enlace actual, por esta razón dificulta obtener la informa-ción desde dentro de las universidades.Por lo anterior, por medio del CI-0549-2015, dirigida al señor Santiago Núñez, delMICITT, se solicitó un aumento del enlace de VPN. La señora Alice Pérez, informaque en reunión de Consejo de Vicerrectorías de Investigación, las cuatro universida-des están de acuerdo en solicitar que el señor Santiago Núñez, se traslade a la-borar a la Universidad de Costa Rica, por lo que se realizará nota haciendo la solici-tud, tema que apoya el señor Jensen.Eduroam: el señor Castro menciona que está funcionando como se esperaba ymuestra el vídeo promocional de Eduroam.Sistema de procesamiento y almacenamiento: la plataforma se encuentra en elCentro de Informática y está siendo utilizada por las universidades conectadas a In-ternet 2.RedClarita (conectividad de fibra óptica entre las Sedes de la Universidades):se pretender instalar conectividad de fibra óptica directa entre las sedes, para podertrasmitir datos y conectarse sin limitaciones a la RedClara. El señor Bernal Herrera,consulta como se ha realizado el proceso, el señor Castro, indica que se inició la co-nexión entre la UCR y la UNED, pero la idea es ir conectando los demás sitios.Telefonía IP compartida: se realizará entre las universidades de CONARE, sobre laRedClara una vez que se disponga de un mayor ancho de banda entre las Universi-dades.

ARTÍCULO QUINTO:Resolución R-102-2015 "Directrices de Seguridad de la Información de laUniversidad de Costa Rica"

El señor Luis Jiménez, menciona que en la última sesión del Comité Gerencial de In-formática - CGI, se revisaron las directrices, el CGI las aprobó y la Rectoría generóla resolución R-102-2015 con las Directrices de Seguridad de la Información de laUniversidad de Costa Rica, siendo el Centro de Informática quien fiscalizará su cum-plimiento. La señora De la Asunción, consulta si se requiere capacitación para imple-mentar las directrices, el señor Castro, le responde indicando que sí será necesaria.El señor Henning Jensen, destaca la importanciade considerar los problemas quese puedan generar por un tema de seguridad.

Teléfono: 2511-1800 • http://ci.ucr.ac.crCiudad Universitaria "Rodrigo Fació", entre Facultad Ciencias Económicas yEscuela Geología ^ ANIVERSARIO

* - UNIVERSIDAD DEv- COSTARlCA



ARTÍCULO SEXTO:Plataforma de correo electrónico de la UCR

El señor Luis Loria, ingresa a las 16:48 horas.

El señor Alonso Castro, menciona que se realizó un estudio técnico para la imple-mentación de la plataforma de correo, el señor Luis Loria, informa que han tenidocomunicación con la empresa que le realizó la migración de la plataforma de correoelectrónico a la UNA, pero existe otra empresa que trabajó a nivel latinoamericano.Ya se generó el cartel y se han realizado estudios de las ofertas, sin embargo con elrequerimiento de entrega del código fuente se ha tenido problema, pues la empresano ha dado una respuesta adecuada a lo solicitado, por lo que se debe analizar bienpara evitar contratiempos.

En la parte técnica, es necesario estudiar el tema de tenerlo en la nube externa, porque podría ser un riesgo el tener información protegida por la ley de protección dedatos en una plataforma que administra un tercero. Una opción es tener dominiospor separado, para que la seguridad de la información no se vea afectada. De mo-mento se ha trabajado en un plan B de respaldo para mantener trabajando la plata-forma actual y disminuir los problemas que ha presentado en los últimos meses,mientras se realiza la migración.

La señora Alice Pérez, consulta sobre una limpieza regular de los datos, el señorAlonso Castro, comenta que se puede crear una política institucional y con esto seaumentar el espacio en las cuentas.

Doña Ruth De la Asunción, consulta sobre la necesidad de hacer cambio en el mis-mo sistema de las claves de matricula.

Acuerdo 6.1. Convocar al consejo técnico del CGI y expertos para determinar losriesgos posibles, antes de hacer el cambio definitivo en la migración de la plataformade correo electrónico. Acuerdo con 8 votos a favor y ninguno en contra en el mo-mento de la votación.

Los señores Henning Jensen y Luis Loria, se retiran a las 16:58 horas.

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Acta 05-201525 de mayo de 201 5Página 10 de 11

ARTÍCULO SÉTIMO:Varios

1. El señor Bernal Herrera, comenta sobre la seguridad en Google, y pregunta sipueden tener acceso a toda la información de claves para ingreso a los sistemas ins-titucionales. El señor Castro aclara que podrían usarse dos sistemas de autentica-ción diferentes, indicando que una cosa es que las personas voluntariamente des-víen sus correos a una cuenta externa y brinden su clave al tercero y otra es que launiversidad los obligue, lo cual estaría mal. El señor Castro, comenta que se realiza-ron dos consultas a la Oficina Jurídica sobre este caso y le informaron que no tieneningún vicio, por lo que la recomendación para garantizar la seguridad es utilizarclaves diferentes.

2. El señor Bernal Herrera, menciona sobre la importancia que tienen los programasde las unidades académicas, para lo cual solicitó una reunión, para observar el tra-bajo de la señora Elzbieta Malinowski. El el señor Castro informa que la señora Ma-linowski está trabajando en un proyecto para lograr la integración de los los siste-mas institucionales, a lo que el señor Herrera, comenta que, lo ideal es trabajar so-bre las bases de datos ya existentes.

El señor Castro, informa que se convocó a las reuniones de Plan Estratégico de TI yse agregaron metas y acciones para los próximos 5 años, la señora Alice Pérez, co-menta que de lograr lo anterior sería recomendable hacer una reforma al régimenacadémico. El señor Carlos Araya, comenta que en la parte de estadística, las dife-rentes oficinas de la VRA pueden hacer cruces de información, y que están traba-jando sobre las bases de datos de ORH, OSUM y OAF, para obtener información ytomar decisiones más objetivas.

3. La señora Alice Pérez, demuestra preocupación por el nivel de acceso que pue-dan tener las personas sobre la base de datos del SIBDI, por medio de la red de visi-tantes, por lo que solicita hacer una revisión para solucionarlo.

4. El señor Alonso Castro, explica sobre la relación que tiene cada usuario con elLDAP, y la conexión a cada uno de los sistemas, para poder conocer como funcionael tema de la seguridad en caso de que se migre la plataforma de correo a Google.

5. La señora Ruth De la Asunción, consulta sobre otras dependencias que requieranacceso a los sistemas de la Oficina de Registro, ya que por la seguridad se está pa-sando de http a https, para poder asegurar que la clave viaje cifrada. Otro aspectoimportante es que no tenía limitación en la cantidad de intentos fallidos para que

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fuera bloqueado, por lo anterior, se recomienda que la clave sea alfanumérica y conuna cantidad mínima de 8 caracteres.

Se levanta la sesión a las 17:20 horas.

Dr. Henning ¿JeTjisen PenningtonRectorPresidenteComité Gerencial de Informática

Teléfono: 2511-1800 • http://ci.ucr.ac.crCiudad Universitaria "Rodrigo Fació", entre Facultad Ciencias Económicas yEscuela Geología ANIVERSARIO

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Aprobada en la sesión 07-2015, del 07 de diciembre de 2015 ... · Acta 05-2015 25 de mayo de 2015 Página 2 de 11 Acta de la sesión No. 05- 2015, celebrada a las quince horas con