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Aprovechamiento del tiempo.
Concientización y recursos para aprovecharlo mejor.
MISIÓN
“Promover la creación y desarrollo de emprendimientos sustentables que contribuyan a la generación de valor económico, social, cívico o ambiental para nuestra comunidad”.
NUESTRO LEMA
Promovemos la actitud innovadora
Facilitamos el desarrollo profesional
Establecemos vínculos de integración
SUSTENTABILIDAD
A su vez, INICIA comunica institucionalmente quienes son aquellas empresas socialmente responsables que apoyan su acción,de diversas maneras.
INICIA se sustenta en un 82% a través del voluntariado, donaciones en especies, ingresos
generados por servicios y con las cuotas sociales; y en un 18% a través aportes económicos de empresas donantes.
Primero lo Primero.
Vaciemos nuestra cabeza.
" Olvídense de todo lo que saben y concéntrense
en aprender las cosas de las que voy a hablar "
Video Wonderful
Para poder incorporar contenidos nuevos
¿Nos Presentamos?
• Nombre
• Profesión / Trabajo
• ¿Con qué parte del
aprovechamiento del tiempo y
el orden tengo problemas?
Agenda del taller
• Definición y caracteristicas del tiempo.
• Desperdiciadores internos y externos.
• Ladrones del tiempo / Interruptores.
• Proactividad y reactividad.
• Organización del espacio físico y virtual.
• Lo importante vs. lo urgente.
• El e-mail
• Agenda y listas
• Estimar – tareas inteligentes
• Pomodro - Postergaciones.
• Empezar el cambio: salir de la zona de confort
• Actuar
¿Te sentís identificado?
No desesperen. Se puede llegar a esto.
¿Qué inconvenientes nos
trae el desorden?
¿Qué ventajas me
aporta
el orden?
¿ Existe el tiempo?
¿Cómo definen el tiempo?
¿Existe el tiempo?
Símbolo de infinito. El tiempo no existe.
El tiempo es una convención para poder manejarnos en este plano material.
Lo mismo ocurre con las lenguas.
Definicion del tiempo
• “El Tiempo es algo continuo en
donde los eventos suceden
uno tras otro desde el pasado a través del presente hacia el futuro”
¿Cuánto tiempo tengo según la convención?
• 1440 minutos por dia
• 168 horas por semana
¡¡SOLAMENTE!!
¿Cómo lo exprimo?
El elemento básico del tiempo es
UN EVENTO
La clave en la Administración del tiempo es:
EL CONTROL DE LOS EVENTOS.
SI YO NO CONTROLO LOS EVENTOS EN MI VIDA,
LOS EVENTOS
ME CONTROLARAN A MI.
En caso de no poder controlar los eventos de su vida, los eventos de su vida terminar por
controlarlo a usted.
¿Alguna vez ha escuchado a alguien decir: “Mi vida está fuera de control”?
Estas personas ya no están controlando
los eventos de su vida.
Tratemos no ser nosotros una de estas personas.
Hay tres maneras de entender el tiempo: Chronos – Kairos – Aion
• Chronos: Tiempo cronológico. Lineal y secuencial. Se mide con el reloj. Existencia fragmentada.
Pasado-Presente-Futuro. Orientado al consumo y autocentrado.
• Kairós: Tiempo propicio adecuado u oportuno. • El momento justo. La oportunidad.
• Aion: Una edad, una vida. Una generacion. Es el tiempo de la vida. Perspectiva holística, sistémica. Relacionado con lo infinito.
Las siete edades de la mujer
Hans Baldung
Caracteristicas del tiempo Para reflexionar
• El más importante de los recursos. • El más atípico de los recursos. Todos los actos se llevan a cabo en el
tiempo. • El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo. • Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se
nos acaba. • Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. • El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede
realizarse sin tiempo. • Recurso insustituible. • Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su
cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.
• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.
• Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.
Salvador Dali, “En busca del tiempo fundido”.
¿Con qué y
cómo
pierden
el tiempo?
Desperdiciadores de tiempo externos.
• Excesivo flujo de papeles. • Teléfono. • Chat. • Facebook. • You Tube • Visitantes. • Reuniones. • Fallas de comunicación. • Políticas y procedimientos. • Información. (Falta / exceso)
Desperdiciadores de tiempo internos.
• Malas estimaciones • No saber decir “ahora no” • Falta de prioridades. • Falta de planes / Indecisiones. • Objetivos no claros. • Dejar cosas para después. • Intentar hacer muchas cosas a la vez. • Falta de autodisciplina. • Falta de habilidad y conocimientos.
1. Papeleo
2. Postergación de tareas pendientes
3. Prioridades conflictivas
4. Lugar de trabajo desordenado
5. Fallas técnicas
6. Falta de motivación
7. Falta de procedimientos
8. Actitud negativa
9. Correo sin valor
10.Moral baja de la compañía
11.Falta de delegación
12.Errores de otros
13.Demasiada preocupación por los detalles 14.Querer hacer tareas que no saben hacer.
LOS LADRONES DEL TIEMPO
No pierdan tiempo,
¡llamen al experto!
¿ Qué
los
interrumpe?
Interruptores o distractores del tiempo.
Las interrupciones o distractores son eventos no contemplados que rompen el ritmo.
En la mayoría de los casos, la recuperación
de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma.
Estos pueden ser externos o internos.
¿ ¿Cuáles son algunas de las interrupciones
comunes en el trabajo?
Claves para controlar los interruptores
• Planear
• Controlar la falta de resolución • Aprender a decir
• El tefono: Contestador y devolución de llamadas
¿Cómo sos, proactivo o reactivo?
¿ Qué necesito para empezar a ser proactivo con respecto a mi tiempo y que
no se escurra en mis manos?
Matriz de importante y no importante.
Cuadrante I representa cosas que son “urgentes e importantes”. Las actividades del Cuadrante I son generalmente “crisis” o “problemas”. Son muy importantes, pero manténgase alerta! El Cuadrante I lo puede consumir. Mientras siga enfocado en el problema, éste se irá haciendo cada vez más grande hasta que domine todo su trabajo. Siempre habrán crisis que requieren su atención inmediata, pero ¿cuántas cosas son realmente urgentes?
Cuadrante II incluye actividades que son “importantes pero no urgentes”. Es el cuadrante de la calidad, donde usted planifica y anticipa y previene las cosas que de otra manera podrían convertirse en urgentes.
El Cuadrante II es el corazón de la gerencia eficaz.
Cuadrante III incluye cosas que son “urgentes, pero no importantes”. Muchos de nosotros invertimos mucho tiempo en este cuadrante. La urgencia algunas veces se basa en las prioridades de otra persona.
Es fácil el creer que algo que es urgente también es importante. Vea lo que usted clasificó como “urgente e importante” en el Cuadrante I. Pregúntese si la actividad urgente contribuyó a un objetivo estratégico importante. Si no es así, probablemente le corresponda estar en el Cuadrante III.
Cuadrante IV incluye actividades que no son “ni urgentes ni importantes”. Es el cuadrante del “malgasto de tiempo”. Charlar, leer chistes, y chismear constituyen ejemplos de estas actividades.
¿ Cómo es
tu espacio
fisico?
En mi espacio
físico.
Metodología de las 5S
• implementar la para mejorar la estación de
trabajo:
• Seiri: separar/seleccionar
• Seiton: organizar
• Seiso: limpiar
• Siketsu: estandarizar
• Shitsuke: disciplina/hábito.
Sector de reutilización de
recursos
Imprescindibles básicos
en mi bolso, cartera y
escritorio.
SIEMPRE
Una agenda Un anotador Lapicera
¿Agenda o lista?
• LO QUE TIENE DIA Y HORA VA A LA
AGENDA
• LO DEMAS A LAS LISTAS
CLAVES PARA UTILIZAR LA AGENDA
1.- Traerla siempre conmigo. 2.- Utilizar un solo sistema o papel o virtual 3.- Eliminar notas sueltas.
Se tienen que vivir 24 horas de tiempo diario para obtener: Salud, riqueza, placer, dinero, satisfacción y evolución.
El uso correcto del tiempo es un asunto importante.
¿ Qué necesito para empezar a ser preactivo con respecto a mi tiempo y que no se escurra
en mis manos?
Una agenda o taco. De papel Y electronica. Un block o
libreta
Lapiceras de colores “optimo”.
Imprescindibles básicos en el escritorio.
Post it o taco de papeles. Resaltador
Marcador negro grueso
Biblioratos
Carpetas de cartulina
Folios
Transparentes
¿Cómo hacer?
1- pienso el criterio del orden. 2 - actuo • Encarpeto
• Etiqueto
• Ordeno
• Apilo
• Clasifico
• Reciclo
• Delego
• Ordeno los cajones
3 - ¡¡Tiro a la basura lo que no sirve!!
La información tiene
que estar
organizada y
clasificada
sino se pierde
¡ Divide y ganarás !
• www.trello.co
• www.Wunderlist.com
• www.Kanbanflow.com
¿Que es un KanBan?
Definición de Kanban
Kanban es una palabra japonesa
que significa algo así como “tarjetas visuales”
(kan significa visual, y ban tarjeta).
Esta técnica se creó en Toyota,
y se utiliza para controlar el avance del trabajo,
en el contexto de una línea de producción.
¿ Cómo es
tu espacio
virtual?
En el espacio virtual.
• TENER UN CRITERIO
• Abrir carpetas por temas / personas/ etc.
• Tener carpetas de varios.
¿Hablamos del mail?
El MAIL - Un tema complicado
• Evitar / Reducir el envío de correos electrónicos
• 100 correos por día, a 3 minutos por correo =
5 horas para responder.
• Pregúntese antes de hacer clic, ¿es importante
este mensaje?
• ¿Se eleva a la importancia de una llamada
telefónica?
• ¿Cuál es la acción que es necesaria?
• Cuando recibimos un mensaje en la bandeja de entrada, pregúntate:
¿requiere acción o no requiere acción?
• Si no requiere acción, tenemos tres opciones:
papelera, carpeta de algún día o archivo.
• Si requiere acción, evaluar si es una acción o un proyecto.
• Si es un proyecto, requiere hacer un plan, las distintas etapas necesarias para el proyecto.
• Si estas acciones del proyecto llevan menos de 2 y 10 minutos, ¡ACTUO!
Caso contrario, delégalo o AGENDALO.
• Es importante que las cosas estén fuera de nuestra cabeza, así disminuiremos el estrés y seremos más productivos.
CONSEJOS PARA ESCRIBIR MAILS
• Ponga el mensaje principal en el renglón del asunto
para asegurar que el lector no borre su mensaje.
• Haga mensajes cortos. Trate de poner toda la información
pertinente en la primera pantalla.
• Cubra solo un tema por correo electrónico.
• Edite el mensaje y pase el corrector ortográfico antes de
enviarlo.
• Nunca envíe un correo electrónico cuando esté enojado.
• Cuando reenvíe un mensaje verifique la línea del
asunto original. ¿Comprenderá el lector el tema?
De no ser así corríjalo en la forma necesaria.
• Incluya un cierre. Para lectores externos ponga
algo simple como "Cordialmente" o "Saludos".
Para mensajes internos, siga las pautas de su
organización.
• Mande correos electrónicos solo a personas
que sea necesario que los reciban.
CONSEJOS PARA ESCRIBIR MAILS
CONSEJOS PARA ESCRIBIR MAILS
• Con temas complejos – hable por telefono antes
de enviar un correo.
• El teléfono y los mensajes cara a cara reducen el
volumen de correos electrónicos y aumentan el
entendimiento y las relaciones.
• Cada correo da como resultado un promedio de 6
mensajes. • 3 salientes y 3 entrantes. Usted le ahorra a su colega unos 20 minutos por cada mail que no le
mande
CONSEJOS PARA ESCRIBIR MAILS
• Enviar menos para recibir menos
• ¿Cómo detener las idas y vueltas
interminables?
- Utilice "No es necesaria la respuesta“
en el encabezado o cuerpo del correo.
CONSEJOS PARA ESCRIBIR MAILS
• Fijar y seguir las reglas
• Fije las reglas de etiqueta del correo
electrónico dentro de su equipo; incluya
pautas sobre:
– Correos tipo responder a todos.
– Mensajes instantáneos después de hora.
– Correos electrónicos en vacaciones.
CONSEJOS PARA ESCRIBIR MAILS
• Que sean cortos y específicos.
• Si hay una fecha límite o se requiere una
acción, incluirla en el renglón del asunto.
• Utilice viñetas para mostrar con claridad lo
que se necesita.
• Si envía una cadena de mensajes, resúmalos.
Las casillas de E-Mail
¿Cuántas casillas tienen?
El MAIL - Un tema complicado
Recursos con el E-Mail
• Banderas de colores / simbolos
• Etiquetas
• Bloqueo de direcciones de Spam o no deseadas
• Redireccionamiento a carpetas determinadas
• Firmas y pie de mail con datos o saludos estandard
• Rebotes automaticos para viajes, vacaciones, etc.
• Utilice la función "Reglas" para enviar los correos
directamente a las carpetas apropiadas.
• Mantenga cuentas separadas para correos de negocios
y personales. (Cree una cuenta personal en otro sistema - gmail,
etc. - esto reducirá la cantidad de correos electrónicos que enfrenta en
el trabajo).
Un tema complicado – El MAIL
• Cuando recibimos un mensaje en la bandeja de entrada, pregúntate:
¿requiere acción o no requiere acción?
• Si no requiere acción, tenemos tres opciones:
papelera, carpeta de algún día o archivo.
• Si requiere acción, evaluar si es una acción o un proyecto.
• Si es un proyecto, requiere hacer un plan, las distintas etapas necesarias para el proyecto.
• Si estas acciones del proyecto llevan menos de 2 y 10 minutos, ¡hazla!
Caso contrario, delégala AGENDALO.
• Es importante que las cosas estén fuera de nuestra cabeza, así disminuiremos el estres y seremos más productivos.
Mails Tipos
• Identifiquen lo que se repite.
• Sistematícenlo
• Armen mails de:
– De presentación
– De cotización
– De listado de clientes
– De precios
– De lo que sea
Tiempo de respuesta • Mirar el mail entre las en punto y las y cuarto.
• Entrenar al cliente a nuestros tiempo de respuesta
• No dejar sin contestar ni dar un OK a los mails
• Siempre responder los mails dentro de un mismo
rango.
Apunte a tener un buzón vacío. Lea cada correo, TÓQUELO SOLO UNA VEZ, y actúe. Su mantra debe ser:
BORRAR, DIFERIR, FILTRAR, MANDAR A CARPETA O ARCHIVAR
BORRAR Borre todo lo que no necesita leer. Borre antes de archivar "por si acaso".
DIFERIR Programe una tarea futura, ya sea:
• electrónica, en Lotus Notes Calendar o
• agregar a su agenda.
FILTRAR Determine si necesita:
• Solo leer, después archivar o borrar.
• Responder, después archivar o borrar.
MANDAR A
CARPETA
Después de leer o responder un correo electrónico, mándelo de INMEDIATO a CARPETA. SI
es suficientemente importante para guardarlo. Utilice un sistema de carpetas que le sirva.
• No se complique, los nombres de las carpetas deben tener sentido para usted.
• Cree una carpeta "Para hacer" .
ARCHIVAR Léalo una vez, archive en forma regular. Esto mantendrá su cuota por debajo del nivel y
usted puede responder en forma rápida y eficiente a todos los correos electrónicos nuevos.
Hablemos de listados …
Nuestro objetivo: tildar lo hecho.
¿Listas en Papel o Virtuales?
Veamos estos videos https://www.youtube.com/watch?v=eI5VYL3yQz4
https://www.youtube.com/watch?v=PFmI35uymWU
Las listas amigas.
1.A = VITAL... Alto Valor Debe hacerse
1.B = IMPORTANTE… Valor Mediano
Podría hacerse
1.C = OPCIONAL… Valor Bajo
Puede hacerse, sería bueno hacerlo, querer hacerlo
Las listas y como administrarlas.
RECUERDE:
URGENCIA vs. Importante
Las listas que me hacen ahorrar tiempo.
• La lista de las compras.
• La lista de los llamados pendientes.
• La lista de …
Todas las listas nos ayudan.
OJO con las listas electrónicas que no veo y no tengo contacto,o que postpongo,
si la hago electronica la imprimo.
Las listas y como administrarlas.
Cuidado: si no hicieron algo, no lo
borren ni pospongan, coloquenlo en la lista que corresponda o en el lugar de la agenda que corresponda.
Saber estimar - FUNDAMENTAL
Saber estimar - FUNDAMENTAL
• Aprender a estimar cuanto tiempo tardamos
para hacer cada tarea
• Estimar los tiempos de traslados
• Ser realista en las estimaciones – sino …
Regla de oro.
10 minutos a primero hora
y 10 minutos a ultima hora
¡¡ SIEMPRE!!
¿Cuánto tiempo debe pasar
planeando?
• 1% de las 24 horas del día.
• Gaste un 1% para controlar el 99% restante
• 1% = 14.4 minutos de “planificación y soledad”
• ¿por qué soledad? = TIEMPO SIN INTERRUPCIONES
Hay tareas que pueden hacerse en lapsos
breves y otras
Necesitan tiempo SIN
INTERRUPCIONES El tiempo que requiere una tarea crece cuando la
interrumpimos y la reanudamos.
La excelencia requiere dedicar menos tiempo a lo
urgente para dedicárselo a lo importante.
Planear Tareas Inteligentes (EMORO - SMART)
• Específicas (Specific) • Medibles (Measurable)
• Orientadas a tomar acción (Action Oriented)
• Relevantes y Realistas (Relevant & Realistic)
• Oportunas (Timely)
Brian Tracy.
La gente exitosa es aquella que trabaja casi todo el tiempo en tareas de alto valor.
La gente no exitosa es aquella que
pierde el tiempo en actividades de bajo valor.
El tiempo es una simple medida.
La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución de las acciones
realizadas.
Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo,
de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se
dispone.
Técnica del pomodoro.
40
minutos
a full
¿Son de postergar?
¿Que postergan?
¿ Por qué postergan?
Postergaciones.
La postergación ocurre naturalmente cuando uno se enfrenta con actividades o eventos que no son placenteros, que son complejos, largos o poco interesantes, sin
importar cual sea su prioridad.
Ben Hecht
El tiempo es como un circo; siempre está empacando y marchándose.
¿ CÓMO COMIENZO EL CAMBIO?
¡Dejo de hacer lo que venia
haciendo hasta ahora ya que
no me dio resultado!
Video
Si haces siempre lo mismo,
tendrás los mismos resultados
Salir de la zona confortable, de la rutina no productiva.
• Para alcanzar un objetivo, debemos
expandir o dejar nuestra zona confortable.
• Inventamos una nueva zona en caso de no conseguir la existente, es decir NOS ADAPTAMOS.
Video
EL DESAFIO DEL CAMBIO
Reloj Analógico Reloj Digital
¿Cómo se cambia?
¡Rompiendo el paradigma!
¿Estas
dispuesto?
EL DESAFIO DEL CAMBIO
• Solamente cambiaré mi vida si cambio mis percepciones.
• Soy producto de cómo pienso.
• La práctica produce hábito por eso ,
practique bien.
MAÑANA A LA MAÑANA
EMPIEZO CON EL ORDEN A PARTIR DE ESE MOMENTO.
DEJO LO DEL PASADO PORA HORA. SI
PUEDO LO HARE EN EL FUTURO.
EL NUEVO ORDEN ES A PARTIR DE
AHORA.
21 DIAS PARA CAMBIAR UN HABITO
¡ATREVETE!
https://www.youtube.com/watch?v=A29NBQPQxzs
.
• Reflexión • Decisión • Disciplina • No rendirse hasta haber desarrollado
nuevos hábitos
Resúmen ¿Qué necesito para empezar a ser preactivo
con respecto a mi tiempo?
• Analizar • Programar
• Escribir
• Agendar
• ¡ACTUAR!
¡¡¡¡ACTUAR!!!!
Veamos un video,
sin ninguna palabra,
pero que dice mucho.
Toi y el arbol.
http://www.youtube.com/watch?v=pFs5vWxW-vc
¿Y qué me llevo?
• 3 cosas que me llevo del taller
• 3 cosas que implemento a partir de
hoy mismo
Pueden seguirnos en
Facebook: avtiempo
Twitter: @avtiempo
Los 8 secretos del éxito.
Veamos un video de Richard St. John
en http://www.ted.com/talks/richard_st_john_s_8_secrets_of_success.html
Recuerden este concepto
http://www.ted.com/talks/graham_hill_less_stuff_more_happiness.html
Frases para pensar
"Escoger el momento es ahorrar tiempo“.
Francis Bacon.
“Elegir el tiempo, es ahorrar tiempo”. Francis Gracián
"Los que utilizan mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”.
Jean de la Bruyère.
¿Cuáles son las metas de tu vida?
Pregúntate:
1 – ¿Qué haré esta semana, mes, año?
2 – ¿Qué tengo que hacer para esto?
3 - ¿Dónde quiero estar o haber hecho en esta semana, mes, año ?
4 -¿Qué tengo que hacer para esto?
Hay una sola cosa que hacer primero.
PLANEAR , ORGANIZAR Y AGENDAR.
