Planeación: Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse estableciendo los principios que habían de orientarlo. La secuencia de operaciones para realizarlo & las determinaciones de tiempo & de números necesarios para la realización.

Principios:

Precisión: es necesario basarse en datos reales razonamientos precisos & exactos & nunca en opiniones subjetivas.

Factibilidad: lo que se planea debe ser realizable.

Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, ya en razón de la parte previsible, ya de las circunstancias.

Unidad: Todos los planes específicos de una empresa deben integrarse en un plan integral.

Plan de Producción-Plan Integral:-Plan de ventas –Plan financiero.

Importancia de la planeación: la eficiencia, obra del orden, no puede venir del acaso de la improvisación. En la parte mecánica lo central es planear. El objetivo seria infecundo si los planes no lo detallaran, Todo control es imposible no se compara con un plan previo.

Propósitos: las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persiguen en forma permanente o semipermanente, un grupo social son: básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento sobre los demás elementos. Cualitativos –permanentes.

Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar establecidos cuantitativamente & determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.

Políticas: pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes las decisiones que les corresponde tomar, sirven por ello, para formular, interpretar o suplir normas concretas

Reglas de las políticas:

1-De su fijación: deben cuidarse que todas las política que influyan en una sección, departamento o toda la empresa, queden claramente determinadas preferentemente por escrito.

2-De su difusión: es indispensable que sean conocidas debidamente en los niveles donde han de ser aplicadas.

3-De su coordinación: debe existir alguien que coordine e interprete válidamente la aplicación de las políticas.

Procedimientos: Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica mas eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de la empresa. Los procedimiento son como el seccionamiento funcional de cada acto administrativo.

Reglas sobre los procedimientos:

1-los procedimientos deben fijarse por escrito.

2-Deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina como la superespecializacion.

3-Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de procedimientos.

Programas & presupuestos: los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos & las secuencias de las operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de las artes.

Los programas pueden ser:

-generales o particulares: según se refiera a toda la empresa o aun departamento en particular.

-a corto o largo plazo: suelen considerase a corto plazo, los que se hacen de un mes hasta un año. Los que exceden el año son programas a largo plazo.

Reglas sobre los programas:

1-Deben contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa.

2-Debe hacerse el convencimiento a los jefes de línea que habrán de aplicarlos.

3-Debe estudiarse el momento mas oportuno para lanzarlo.

Presupuestos:

Son una modalidad especial de los programas, cuya característica, cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

Los presupuestos se llaman:

-Financieros: si dichos elementos se estiman en unidades monetarias (costos, utilidades, perdidas, gastos)

-No financieros: Si su cuantificación no se lleva hasta unidades monetarias, sino solo cantidades de producción, de venta, de desperdicios, de horas-hombre requeridas.

Clasificación de los presupuestos: En relación con el nivel jerarquico para el cual se terminan: alto nivel jerárquico de la empresa.

-Tácticos o departamentales: aquellos que son formulados para cada una de las areas de actividad de la empresa.

-Operativos: se calculan para secciones de los departamentos.

De acuerdo con la forma que se calculan:

-Fijos o rígidos: se estiman las operaciones con base en metas definidas de operación.

-Flexibles: se hacen cálculos a diferentes niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones.

-Por programa: se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de recursos se dirija a actividades que reditúan mayores beneficios.

Pronósticos: Son un tipo especial de presupuesto, con base en experiencias pasadas proyectada hacia el futuro.

Estrategias:

son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección & empleo general de los recursos & esfuerzos par lograrlo los objetivos en las condiciones mas ventajosas.

Son cursos de acción general, porque se establecen a nivel estratégico, muestran la dirección o camino que deben seguirse, sin indicar detalladamente como emplear los recursos, puesto que esto se efectúa en otras etapas de la planeación tales como los programas, presupuestos & procedimientos.

El establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:

-Determinación de los cursos de acción o alternativas: consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.

-Evaluación: Analizar & evaluar cada una de las alternativas tomando en consideración las ventajas & desventajas de cada una de ellas auxiliándose de algunas técnicas como investigación de operaciones, arboles de decisión.

-Selección de alternativas: considerar las alternativas mas idóneas en cuanto a factibilidad & ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.

Importancia de las estrategias:

-La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.

-Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo.

-Sirven como base para lograr los objetivos, y ejecutar la decisión.

-Facilitan la toma de decisiones al evaluar alternativas, eligiendo aquella de la que se esperen mejores resultados.

-Establecen otras alternativas, como previsión para el caso de posibles faltas en la estrategia decidida.

-La creciente competencia hace necesario su establecimiento.

-Desarrolla la creatividad en solución de problemas.

-Una empresa debe considerar un número mínimo de áreas clave en torno a las cuales se establezcan estrategias; esto facilitara la elección de alternativas, y la utilización de recursos para lograr objetivos.

Dirección

-Es el punto central & mas importante de la administración.

-Elemento de la administración en que se logra la realización efectiva de todo lo planeado.

-Por medio de la autoridad del administrador con mas frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada a todas las ordenes emitidas. Llamada también de ejecución o liderazgo. Ejercida en base a decisiones ya sea, tomadas directamente.

Elementos del concepto:

-Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

-Motivación

-Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

-Comunicación

-Supervisión

-Alcanzar las metas de la organización

La dirección de una empresa supone:

1-Que se delegue la autoridad, ya que administrar es hacer a través de otros.

2-Que se ejerza esa autoridad para lo cual pueden precisarse sus tipos, elementos & clases.

3-Que se establezcan canales de comunicación a través de los cuales se ejerza, y se controlen los resultados.

4-Que se supervise el ejercicio de la autoridad, en forma simultanea o la ejecución de las ordenes.

Importancia de la dirección:

-Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación & la organización.

-a través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organizacional.

-La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados, y consecuentemente en la productividad.

-Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

-A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Principios dela dirección:

1-Da la armonía de los objetivos o coordinación de intereses: “El logro del fin común se hara mas fácil cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo & aun los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel”

2-Impersonalidad del mundo: “La autoridad en una empresa deber ejercerse mas como producto de una necesidad de todo el organismo social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda”

3-De la vía jerárquica :“ Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización forma de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de la autoridad de los supervisores inmediatos, así como perdidas de tiempo”

4-De la resolución del conflicto: “Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparecen, ya que puede originar que ese desarrollo provoque problemas colaterales”

5-Aprovechamiento del conflicto:“El conflicto es un obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias & emprender nuevas alternativas”

Formas de resolver un conflicto

-Por dominación: cuando una de las partes en un conflicto obtiene lo deseado con base en la pérdida de la otra.

-Por compromiso o conciliación: cuando ambas partes del conflicto lo solucionan, cediendo cada una, parte de sus pretensiones.

-Por integración o coordinación: cuando ambas partes logran sus pretensiones.

6-De la supervisión directa:“Se refiere al apoyo & comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que los realicen con mayor facilidad”.

Autoridad & Mando

Autoridad puede definirse “como la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos”

-Mando es el ejercicio de la autoridad respecto de cada función determinada: puede decirse que es “la autoridad presta en acto”.

¿Cuál es el origen de la autoridad?

En la empresa suelen mencionarse 3

-El convenio

-La propiedad de los bienes producidos.

-el régimen económico-social imperante

Tipos de autoridad

Autoridad jurídica: se impone por obligación.

-Autoridad formal: es aquella que se recibe de un superior para ser ejercida sobre otras personas o grupos de trabajo exclusivamente por un jefe, o varios que manden en le mismo grupo, cada uno para funciones distintas.

-Autoridad operativa: es aquella en la que no se ejerce directamente sobre las personas, sino más bien da facultad para decidir determinadas acciones.

Autoridad moral: se impone por convencimiento.

-Autoridad técnica: es aquella que se tiene en razón del prestigio & la capacidad que dan ciertos conocimiento teóricos o prácticos que una persona posee en determinada materia. Es la autoridad profesional, del técnico o del experto, cuyas opiniones se admiten por reconocerle capacidad & pericia.

-Autoridad personal: es aquella que poseen ciertos hombres en razón de sus cualidades morales, sociales, psicológicas, etc.

Liderazgo: Es el proceso de dirigir e in fluir en las actividades con relación a las funciones de los miembros de un grupo.

Poder: es la capacidad de ejercer influencia, es decir, cambiar las actitudes o conductas de individuos o grupos.

Influencia: Cualquier acción o muestra de comportamiento que provoca un cambio en la actitud o en la conducta de otra persona o grupo.

El liderazgo debe incluir primero a otras personas, los subordinados o seguidores.

El liderazgo supone una distribución desigual del poder entre los lideres & miembros de un grupo.

Las funciones del liderazgo: son las actividades de apoyo al grupo que favorecen los lideres durante el proceso de dirigir o influenciar a los trabajadores.

Líder: el que guía, jefe.

Un líder se distingue de un jefe común & corriente, porque el personal bajo su cargo reconoce en él, no solo la autoridad que emana de su puesto, si no la que deriva de sus conocimientos, experiencia, habilidades & calidades de forma que inspira confianza, respeto & lealtad.

El líder es aquel que fomenta aptitudes & crea equipos alienta, enseña, escucha & facilita la ejecución de todas las personas a su mando, sabe escoger, a la gente mas adecuada para el trabajo, es alguien que nace con ciertas características & carisma, que le confieren la capacidad para atraer la confianza & respeto de la gente, de tal forma que esta hace & logra lo que el líder se propone.

Perfil del líder:

Es el estilo del liderazgo debe adaptarse tanto a las particularidades desde la organización (edad & tamaño) como a su cultura. El estilo de liderazgo con más factibilidad de éxito es el situacional o de contingencia, aquel que se adapta a las circunstancias especificas de cada organización.

Aquella personas que no se distingan por ser lideres natos, y que tengan necesidad o el interés de ejercer un cargo directivo, deberán aprender & desarrollar ciertas cualidades & conocimientos necesarios que conforman el perfil del líder.

Conocimientos tecnológicos: es indispensable un conocimiento pleno de la empresa, el área, el trabajo, el producto, y el servicio de la compañía en la que se trabaja, ya que difícilmente se podrá delegar autoridad o conseguir el respeto, la motivación de los subordinados, si no se domina el campo por dirigir.

Conocimientos administrativos: la aplicación de las técnicas de los principios de administración es primordial para desarrollar un estilo de liderazgo acorde con la organización, el líder de excelencia sabe que la calidad empieza con l a educción & termina con la educción.

Cualidades o características de la personalidad:

-Domino de si mismo: Consiste en mantener la serenidad, actuar con objetivada & poseer una gran confianza & seguridad en si mismo.

-Iniciativa: Tomar decisiones acertadas, resolver conflictos, establecer un clima de trabajo.

-Sentido común: Para delegar & ejecutar correctamente, adaptarse al cambio, tratar a la gente como le gustaría que lo trataran a el.

-Optimismo: Encontrar el lado positivo de todas las situaciones.

-Sinceridad, justicia,& lealtad: Una conducta sincera & juta engendra en el personal compromiso & lealtad hacia la empresa. La justicia es la virtud que inclina a dar a cada uno lo que le pertenece.

-Espíritu de logro: todos los líderes sienten una satisfacción al lograr resultados específicos.

-Sencillez & humildad: El líder debe ser sencillo para lograr la comunicación con la gente, humildad para crear campeones.

Rasgos físicos:

-Algunas personas todavía creen que los lideres masculinos deben ser altos, morenos & simpáticos.

-Y las lideres femeninas altas, bellas & esbeltas.

Tipos de líder:

-Autócrata: es un individuo que tiene poca confianza en los miembros del grupo. Cree que el dinero es la única recompensa que motivara a los trabajadores, y da órdenes sin permitir ninguna pregunta.

-Demócrata: comparte la toma de decisiones con los miembros del grupo & les explica razones de las decisiones personales cuando es necesario, e informa de manera objetiva las críticas y elogios de sus subordinados.

-Laissefoire: tiene poca o ninguna confianza en su habilidad como líder, no establece objetivos para el grupo, minimiza la comunicación & la interacción del mismo.

-Autócrata benevolente: como un líder que escucha con atención a sus seguidores da la impresión de ser demócrata pero siempre toma sus propias decisiones personales.

Elementos de la autoridad:

1-Determinar lo que debe hacerse “función directiva”

2-Establecer como debe hacerse “función administrativa”

3-Vigilar que lo que debe hacerse se haga “función supervisora o ejecutiva”

Decisiones: una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas. La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones, Las decisiones son algo asi “como el motor de los negocios”.

-La adecuada selección de alternativas depende en gran parte del éxito de cualquier organización. Esta etapa forma parte de la dirección porque constituye una función inherente a los gerentes.

Pasos para la solución de problemas & la toma de decisiones.

-Los administradores que forman decisiones, después de estudiarlas a fondo, siguen los pasos que se muestran aquí:

¿Cuál es en realidad nuestro problema?

Identifique & diagnostique el problema.

“Soñemos para inventar algunas ideas grandiosas” Desarrolle alternativas creativas,

“Algunas ideas son buenas, pero otras no sirven” Evalué las soluciones alternativas.

¡Esta alternativa es la mejor! Elija una solución alternativa.

¡Ahora pasemos a la acción! Implante la decisión

“¿La idea fue realmente buena?” Evalué & controle.

“Regresemos al dibujo inicial” Repita el proceso en caso necesario.

Integración

Comprende la función a través de la cual el administrador elige & se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos, estos últimos son los más importantes para la ejecución.

Motivación:

Significa “mover, conducir, impulsar, la acción” Es la labor mas importante ante la dirección a la vez que mas compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo pendiente a la obtención de objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados.

Uno de los grandes problemas que afectan a todas las empresas es lograr que el elemento humano sea eficiente, la solución es la satisfacción de las necesidades básicas.

Con la realización plena del individuo en su trabajo se podrá logar un óptimo de eficiencia. La motivación debe ser dirigida al logro de los objetivos de la empresa.

Jerarquía de las necesidades

Establece la naturaleza humana posee en orden de predominio, cuatro necesidades básicas & una de crecimiento que le son inherentes.

-Básicas:

*Fisiológicas: aquellas que surgen de la naturaleza física, como la necesidad de alimento.

*De seguridad: la necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio.

*Amor o pertenencia: los deseos de relaciones afectivas con las de las personas.

*De estimación: la necesidad de confianza en si mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia, & la necesidad de estimación ajena, que se manifiesta en forma de reputación, prestigio, conocimiento, atención, etc.

-Crecimiento:

*Realización personal: el deseo de todo ser humano de realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad.

Factores a considerar en la motivación individual:

-Logro: el empleado debe sentir que su trabajo es importante.

-Reconocimiento: se debe reconocer la eficiencia, colaboración & voluntad de los subordinados.

-Progreso: es necesario proporcionar la oportunidad de desarrollarse & avanzar.

-Seguridad: la estabilidad que proporcione la empresa son vitales para el buen desempeño del empleo.

-Independencia: deben sentirse libres para proponer iniciativas & que estas se lleven a cabo.

-Motivación de grupo: Para motivar a un grupo, es necesario considerar factores como:

*Espíritu de grupo: sentirse identificado con un grupo de trabajo para logarar fines comunes.

*Identificación con los objetivos de la empresa: el coordinar los intereses de grupo con los individuales & con los de la organización,

*Establecimiento de relaciones humanas adecuadas: implantar sistemas adecuados de comunicación.

*Eliminación de practicas no motivadoras: para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar las siguientes practicas: control excesivo, poca consideración con la competencia, decisiones rígidas & no tomar en cuenta los conflictos, cambios súbitos.

Comunicación.

-Es un proceso clave en el proceso de la dirección, la comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

El ejecutivo, para poner en marcha sus planes necesita sistemas de comunicación eficaces, cualquier información desvirtuada origina confusiones & errores, que disminuye el rendimiento del grupo & que van en detraimiento del logro de los objetivos.

La comunicación consta de 3 elementos básicos:

-Emisor: en donde se origina la información.

-Transmisor: a través del cual fluye la comunicación.

-Receptor: que recibe & debe entender la comunicación.

Clasificación de la comunicación:

-Formal: se organiza en la estructura de la organización

-Informal: surge de los grupos informales de la organización.

Requisitos para la comunicación:

-Debe evitar el papeleo excesivo.

-Debe ser concisa.

-Debe ser calara & estrictamente necesaria.

Supervisión: consiste en vigilar & guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente,

Importancia de la supervisión:

-ser encargado directamente de la labor de vigilancia.

-Es el eslabón entre el cuerpo administrativo & los trabajadores.

-Es el transmisor no solo de ordenes, sino también de inquitudes deseos o temores de los trabajadores o empleados.

Reglas de la supervisión:

-Unidad de cuerpo administrativo: deben usarse todos los medios que hagan sentir al supervisor que es parte del cuerpo administrativo ya que tiene carácter de jefe.

-De la doble preparación como jefe & técnico.

-Del fortalecimiento de la autoridad supervisora: la autoridad del supervisor tiene que ser fortalecida, procurando sobre todo que todas las ordenas o instrucciones, asio como quejas, sugerencias pasen por el.

Funciones del supervisor:

-Distribuir el trabajo

-Saber tratar a su personal

-Calificar a su personal

-Instruir a su personal

-Recibir & tratar las quejas de sus subordinados

-Realizar entrevistas a estos

-Hacer informes reportes etc

-Conducir reuniones aunque sean pequeñas

-Mejorar sistemas a su cargo

-Coordinarse con los demás jefes

-Requiere sobre todo, mantener la disciplina.

Control

Ultima etapa del proceso administrativo

Concepto:

Henry Fayol: consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas & con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades & errores a fin de verificarlos e impedir que se produzca nuevamente.

Burt K Scalan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Elementos del concepto:

1-Relacion con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

2-Medicion: Para controlar es imprescindible medir & cuantificar los resultados.

3-Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución & la planeación.

4-Establecer medidas correctivas: El objetivo del control es prever & corregir errores.

Control puede definirse:

-La evaluación & medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar & prever desviaciones para establecer medidas correctivas.

-Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

-Se aplica a todo: a las cosas, a las personas & a los actos.

-Proporciona información acerca de la situación de la ejecucuon de los planes.

-Reduce costos & ahorra tiempo al evitar errores.

-Determina & analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar.

Principios del control

1-Equilibrio: a cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.

2-De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, no es un fin, es un medio para alcanzar los objetivos establecidos.

3-De la oportunidad: el control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectue el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

4-Costeabilidad: el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo & dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.

5-De excepción: El control administrativo es mucho mas eficaz y rápido, cuando se concentra en las cosas en que noo se logro lo previsto, mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar un proceso de control:

-Cantidad: actividades en las que el volumen es importante

-Tiempo: se controlan las fechas señaladas

-Calidad: especificaciones que debe reunir determinado producto.

-Costo: indicador de eficacia administrativa.

El control & superiodicidad

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse: como una unidad & aplicarse en todo tiempo en la empresa.

Control preliminar: Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.

Control concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como proceso continuo un control esporádico de nada sirve para la consecución de las metas de la organización.

Control posterior: se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es comparar los resultados obtenidos.