Apuntes Curso de Access 2013 Ciclo Escolar 2013 - 2014 -- PARTE I

M C y T E , I n g . R i c a r d o L ó p e z V a l d e z – A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P á g i n a | 1

Microsoft Access 2013

¿Qué es una base de datos?

Es una colección de información organizada, de forma que un programa de computadora los

pueda accesar rápidamente.

Tipos de Bases de Datos

Bases de Datos relacionales

Bases de Datos Jerárquicas

Bases de Datos de Red.

¿Qué es Microsoft Access?Es un sistema manejador de bases de datos relacional

¿Cuáles son los objetos de una Base de Datos Access?

Tablas

Formularios

Informes

Consultas

Macros

Procedimientos

Tabla.- Es un objeto de Access que almacena la información de los elementos de la base de

datos. (Ej. Tbl_Alumnos)

Una tabla se encuentra formada por campos y registros.

Campo.- Almacena información de un mismo tipo y se encuentra representado por las

columnas de la tabla.

Registro.- Es un conjunto de campos y se encuentra representado por las filas de la tabla.


Campo llave.- Es un campo que identifica de forma única a un registro (Ej. Clave del alumno).

Iniciar Access1. Mostrar la pantalla de Inicio de Windows 8

2. Clic en el mosaico de Access 2013

Crear una Base de Datos en Blanco1. Clic en Base de datos del escritorio en blanco2. Digitar un nombre para la Base de Datos

Ej.

Escuela

3. Hacer clic en Crear

¿Para qué y Cuando crear una Base de Datos?

Se crea una base de datos cuando se desea realizar consultas en una gran cantidad de

información (Ej. Base de datos del IFE)

Problema: Se desea llevar el control de las actividades administrativas de una escuela en la

que se imparten cursos de Word.

En primera instancia, se desea crear un medio en el cual se pueda llevar a cabo el registro de

los nombres de los alumnos (Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre) que asisten a cada

curso. De igual forma se desea registrar su número telefónico particular y la calificación

obtenida.

Tbl_WordNombre Campo Tipo Descripción Tamaño

Apellido Paterno Texto Corto Almacena el apellido paterno del alumno 25Apellido Materno Texto Corto Almacena el apellido materno del alumno 25Nombre Texto Corto Almacena el nombre del alumno 25Teléfono Número Almacena el número telefónico del alumno -----Calificación Número Almacena la calificación final del alumno -----


Crear una Tabla en Modo Diseño.

1. Clic en la cinta de Opciones Crear2. Clic en Diseño de Tabla3. Captura el diseño de la tabla (Tbl_Word)4. Clic en Guardar5. Digitar un nombre para la tabla (Ej. Tbl_Word)6. Clic en Aceptar

Capturar Datos

1. Doble clic sobre el nombre de la tabla en la que desea capturar información del en elcontenedor de objetos.

2. Digitar los datos deseados3. Clic en Guardar4. Cerrar la tabla.


Tipos de Campos – Access 2013

En la siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Access, el uso del tipo de datos y también el tamañode almacenamiento de información para cada tipo de datos.

Tipo de datos Uso Tamaño

Texto Corto Texto o combinaciones de texto y números enel campo, tales como direcciones.

Números que no requieran cálculos, comonúmeros de teléfono, números de pieza ocódigos postales.

Hasta 255 caracteres.

Nota: Access almacena sólo los caracteres que se introducen en elcampo. Access no almacena espacios de caracteres correspondientes aposiciones no utilizadas en un campo de texto. Para controlar el númeromáximo de caracteres que se pueden introducir en el campo, establezca lapropiedad Tamaño del campo en el valor que desee.

Texto Largo Texto de gran longitud y números, como notaso descripciones.

El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es2 gigabytes.

Número Los datos numéricos que se pueden utilizar paracálculos matemáticos, exceptuando loscálculos relacionados con dinero (utilice el tipode moneda).Establezca la propiedad Tamañodel campo para definir el tipo de númeroespecífico.

1, 2, 4 u 8 bytes. 16 bytes para el identificador de réplica (GUID)solamente.

Fecha y hora Las fechas y horas. 8 bytes

Moneda Valores de moneda. Utilice el tipo de datosmoneda para evitar el redondeo durante loscálculos. Precisión de 15 dígitos a la izquierdadel punto decimal y 4 dígitos a la derecha.

8 bytes

Autonumérico Único secuencial (incremento de una unidad) onúmeros aleatorios que se insertanautomáticamente cuando se agrega un registro.

4 bytes. 16 bytes para el identificador de réplica solamente.


Sí/No Campos que contendrán únicamente uno de dosvalores, como Sí/No, Verdadero/Falso,activado/desactivado.

1 bit

Objeto OLE Objetos (como documentos de MicrosoftWord, hojas de cálculo de Microsoft Excel,imágenes, sonidos u otros datos binarios) quese crean en otros programas mediante elprotocolo OLE que puede estar vinculado oincrustado en una tabla de Access. Debe utilizarun marco de objeto enlazado en un formularioo un informe para mostrar el objeto OLE.

Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio en disco).

Hipervínculo Una ruta de acceso o una ruta de direcciónURL.

Hasta 64.000 caracteres.

Asistente parabúsquedas

Crea un campo que permite seleccionar unvalor de otra tabla o de una lista de valoresmediante un cuadro combinado. Al seleccionarel Asistente para búsquedas en la lista Tipo dedatos, un asistente se inicia automáticamentepara que pueda definir el campo de búsqueda.

El mismo tamaño que el campo de clave principal es también el campo debúsqueda (normalmente 4 bytes).


Decidir qué tipo de datos se utilizará para el campo en una tabla

Debe decidir el tipo de datos que va a utilizar para el campo. El tipo de datos que seleccione

debe basarse en las siguientes consideraciones:

¿Qué tipo de valor desea permitir en el campo?

No se puede almacenar texto en un campo que tiene un tipo de datos numérico.

La cantidad de espacio que desea utilizar para el valor que aparece en el campo

Algunos tipos de datos requieren más espacio de almacenamiento que otros.

¿Qué tipos de operaciones desea realizar en el valor que aparece en el campo?

Access puede sumar valores en un campo numérico o en un campo de moneda.

Access no puede sumar valores en un campo de texto o en un campo objeto OLE.

¿Desea ordenar el campo o el campo de índice?

No se puede ordenar o indizar campos objeto OLE.

¿Desea utilizar el campo para agrupar registros en consultas o informes?

No puede utilizar los campos objeto OLE para agrupar los registros.

¿Cómo desea ordenar los valores del campo?

Si coloca los números en un campo de texto, los números se ordenan como cadenas

de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200), no como valores numéricos. Utilice un campo

numérico o un campo de moneda para ordenar números como valores numéricos.

Asimismo, muchos formatos de fecha no se ordenarán correctamente si se

introducen en un campo de texto. Utilice un campo de fecha y hora para asegurarse

de que las fechas se ordenan correctamente.


Propiedades de los campos

En la siguiente tabla se incluyen las propiedades de los campos y su disponibilidad y efectos por tipo de datos.

USE ESTA PROPIEDADDE CAMPO...

CON ESTOS TIPOS DEDATOS... PARA…

Tamaño del campo TextoNúmero

Autonumérico

Establecer el tamaño máximo de los datos almacenados como tipo de datos Texto, Número oAutonumérico.

SUGERENCIA Para conseguir un rendimiento óptimo, especifique siempre el Tamaño delcampo más pequeño que sea suficiente.

Formato TextoMemo

NúmeroFecha/Hora

MonedaAutonumérico

Sí/NoHipervínculo

Personalizar la forma en que el campo aparece de forma predeterminada cuando se visualizao se imprime.

Posiciones decimales NúmeroMoneda Especificar el número de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar números.

Nuevos valores Autonumérico Establecer si un campo Autonumérico se incrementa o recibe un valor aleatorio cuando seagrega un nuevo registro.

Máscara de entrada TextoNúmero

Fecha/HoraMoneda

Mostrar caracteres de edición para guiar la especificación de datos.

Título Todos los tipos de datos Establecer el texto que aparece de forma predeterminada en los rótulos de los formularios, losinformes y las consultas.

Valor predeterminado TextoMemo

NúmeroFecha/Hora

Asignar de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agregue un nuevoregistro.


MonedaSí/No

Hipervínculo

Regla de validación TextoMemo

NúmeroFecha/Hora

MonedaSí/No

Hipervínculo

Proporcionar una expresión que debe ser verdadera para agregar o modificar el valor de estecampo.

Texto de validación TextoMemo

NúmeroFecha/Hora

MonedaSí/No

Hipervínculo

Especificar el texto que aparece cuando un valor escrito en este campo infringe la expresióndel cuadro Regla de validación.

Requerido Todos los tipos de datosexcepto Autonumérico Exigir que este campo contenga un valor en cada registro.

Permitir longitud cero TextoMemo

Hipervínculo

Permitir la especificación (al establecerla en Sí) de una cadena de longitud cero ("") en uncampo Texto o Memo.

Indizado TextoMemo

NúmeroFecha/Hora

MonedaAutonumérico

Sí/NoHipervínculo

Acelerar el acceso de lectura a los datos de este campo al crear y utilizar un índice.

NOTA Los campos Memo e Hipervínculo son compatibles con los índices únicamente en losprimeros 255 caracteres del campo.

IMPORTANTE Un índice de un campo hace que las operaciones de anexión, eliminación yactualización tarden más, ya que el índice tiene que actualizarse para reflejar los cambios.

Compresión Unicode TextoMemo

Hipervínculo

Comprimir los datos de este campo cuando haya menos de 4.096 caracteres almacenados(siempre es verdadera en un campo Texto). No tiene ningún efecto si hay más de 4.096caracteres almacenados.

Modo IME TextoMemo

Fecha/HoraControlar la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.


Hipervínculo

Modo de oraciones IME TextoMemo

Fecha/HoraHipervínculo

Controlar la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.

Etiquetas inteligentes TextoMemo

NúmeroFecha/Hora

MonedaAutonumérico

Hipervínculo

Adjuntar una etiqueta inteligente al campo.

Sólo anexar MemoHipervínculo

Realizar un seguimiento del historial del valor del campo al establecer la propiedad en Sí.

ADVERTENCIA Si se cambia a No, se borra el historial del valor del campo.

Formato del texto Memo Seleccionar Texto enriquecido para almacenar los datos del campo como HTML y permitir laaplicación de formato enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar únicamentetexto.

Alineación del texto Todos los tipos de datosexcepto Datos adjuntos Especificar la alineación predeterminada del texto de un control.

Mostrar el Selector defecha

Fecha/Hora Especificar si Access muestra un selector de fecha (control de calendario) cuando los usuariosmodifican el valor de un campo.

NOTA Si utiliza una máscara de entrada para un campo de fecha y hora, el control Selectorde fecha no estará disponible independientemente del modo en que establezca estapropiedad.


Formatos predefinidos para los tipos de datos Número, Autonumérico y Moneda

En la siguiente tabla se representan y se explican los formatos predefinidos que están disponibles para los tipos de

datos Número, Autonumérico y Moneda.

FORMATO DESCRIPCIÓN EJEMPLONúmero general (Predeterminado) Utilice este formato para mostrar el número tal como se escribe. Puede mostrar hasta 11 dígitos

a la derecha o a la izquierda del indicador decimal. Si un número contiene más de 11 dígitos o si el control notiene el ancho suficiente para mostrar todos los dígitos, Access redondea el número. Para los números muygrandes o muy pequeños (más de 10 dígitos a la derecha o a la izquierda del punto decimal), Access utiliza lanotación científica.

123,456

Moneda Utilice este formato para aplicar el símbolo de moneda y el formato especificados en la configuración regional deWindows.

$123.456

Euro Utilice este formato para aplicar el símbolo de euro (€) a los datos numéricos, pero para otros datos utilice elformato de moneda especificado en la configuración regional de Windows.

123,456.78 $

Fijo Utilice este formato para mostrar los números sin separadores de miles y con dos posiciones decimales. Si elvalor del campo contiene más de dos posiciones decimales, Access redondea el número.

123.,56

Estándar Utilice este formato para mostrar los números con separadores de miles y con dos posiciones decimales. Si elvalor del campo contiene más de dos posiciones decimales, Access redondea el número a dos posicionesdecimales.

1,234.56

Porcentaje Utilice este formato para mostrar los números como porcentajes con dos posiciones decimales y el signo deporcentaje al final. Si el valor subyacente contiene más de cuatro posiciones decimales, Access lo redondea.

123.50%

Científico Utilice este formato para mostrar los números con la notación científica (exponencial). 1,23E+04


Formatos predefinidos para el tipo de datos Fecha/Hora

En la siguiente tabla se representan y se describen los formatos predefinidos que se pueden aplicar al tipo de datos Fecha/Hora.

FORMATO DESCRIPCIÓN EJEMPLOFechageneral

(Predeterminado) Utilice este formato para mostrar los valores de fecha como números y los valores de horacomo horas, minutos y segundos seguidos de a.m. o p.m. Para ambos tipos de valores, Access utiliza losseparadores de fecha y hora especificados en la configuración regional de Windows. Si el valor no tiene uncomponente de hora, Access sólo muestra la fecha, y viceversa.

29/08/2013 10:10:42 a.m.

Fechalarga

Utilice este formato para mostrar sólo los valores de fecha según el formato de fecha larga especificado enla configuración regional de Windows.

Lunes, 29 de agosto de2013

Fechamediana

Utilice este formato para mostrar la fecha como dd/mmm/aaaa, pero utilice el separador de fecha especificadoen la configuración regional de Windows.

29/Ago/201329-Ago-2013

Fechacorta

Utilice este formato para mostrar los valores de fecha según el formato de fecha larga especificado en laconfiguración regional de Windows.

29/8/201329-8-2013

Hora larga Utilice este formato para mostrar los valores de hora como horas, minutos y segundos seguidos de a.m. op.m. Access utiliza el separador especificado en la opción de hora de la configuración regional de Windows.

10:10:42 a.m.

Horamediana

Utilice este formato para mostrar las horas y los minutos, seguidos de a.m. o p.m. Access utiliza el separadorespecificado en la opción de hora de la configuración regional de Windows.

10:10 a.m.

Hora corta Utilice este formato para mostrar sólo las horas y los minutos. Access utiliza el separador especificado en laopción de hora de la configuración regional de Windows.

10:10

Formatos predefinidos para el tipo de datos Sí/No

Access proporciona un pequeño conjunto de formatos predefinidos (pero no permite formatos personalizados) para mostrar el tipo de

datos Sí/No. Puede que le resulte más fácil trabajar con casillas de verificación o botones de opción que utilizar el valor Sí o No en un

cuadro de texto.

FORMATO DESCRIPCIÓNSí/No (Predeterminado) Utilice este formato para mostrar 0 como No y cualquier valor distinto de cero como Sí.

Verdadero/Falso Utilice este formato para mostrar 0 como Falso y cualquier valor distinto de cero como Verdadero.

Activado/Desactivado Utilice este formato para mostrar 0 como Desactivado y cualquier valor distinto de cero como Activado.


Formato Personalizado

En la siguiente tabla se representan y se explican los formatos personalizados que se pueden aplicar a los campos de tipo Texto y

Memo.

CARÁCTER DESCRIPCIÓN@ Utilice este carácter para mostrar cualquier carácter disponible para su posición en la cadena de formato. Si Access coloca todos los

caracteres en los datos subyacentes, el resto de los marcadores de posición aparecen como espacios en blanco.Por ejemplo, si la cadena de formato es @@@@@ y el texto subyacente es ABC, el texto se alinea a la izquierda con dos espacios enblanco iniciales.

& Utilice este carácter para mostrar cualquier carácter disponible para su posición en la cadena de formato. Si Access coloca todos loscaracteres en los datos subyacentes, los marcadores de posición restantes no muestran nada.Por ejemplo, si la cadena de formato es &&&&& y el texto es ABC, sólo se mostrará el texto alineado a la izquierda.

! Utilice este carácter para que los marcadores de posición se rellenen de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Debe utilizareste carácter al principio de una cadena de formato.

< Utilice este carácter para convertir todo el texto a minúsculas. Debe utilizar este carácter al principio de una cadena de formato, peropuede ir precedido de un signo de exclamación (!).

> Utilice este carácter para convertir todo el texto a mayúsculas. Debe utilizar este carácter al principio de una cadena de formato, peropuede ir precedido de un signo de exclamación (!).

* Cuando se utiliza, el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco se convierte en un carácter de relleno, es decir, uncarácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellenacon espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena deformato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

Espacio enblanco, + - $ ()

Utilice este carácter para insertar espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -), símbolos financieros (¥ £ $) y paréntesis en cualquierlugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal(\ o /) y el asterisco (*), coloque esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocar esos caracteres en cualquier lugar dela cadena de formato.

"Texto literal" Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

\ Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar un carácterentre comillas dobles.


[color] Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usaruno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

NOTA Al especificar un formato, Access rellena los marcadores de posición con los datos del campo subyacente.

Caracteres de formato personalizado para datos numéricos

En la tabla siguiente se representan y se describen los marcadores de posición y caracteres que se pueden usar al crear formatos

personalizados para los datos numéricos.

CARÁCTER DESCRIPCIÓN# Utilice este carácter para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición de un número. Si no hay ningún valor

en una posición, Access muestra un espacio en blanco. Además, el uso de marcadores de posición no impide escribir datos.Por ejemplo, si aplica el formato #,### y escribe el valor 45 en el campo, se muestra 45. Si escribe 12,145 en un campo, Accessmuestra 12,145, aunque haya definido un único marcador de posición a la izquierda del separador de miles.

0 Utilice este carácter para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición de un número. Si no hay ningún valoren una posición, Access muestra un cero (0).

Separadores demiles y dedecimales

Utilice este carácter para indicar dónde Access debe colocar los separadores de miles y de decimales. Access utiliza los separadoresdefinidos en la configuración regional de Windows.

espacios enblanco, + - $ ()

Utilice este carácter para insertar espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -) y símbolos financieros (¥ £ $) en cualquier lugarde las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal(\ o /) y el asterisco (*), coloque esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.


\ Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar uncarácter entre comillas dobles.

! Utilice este formato para que todos los valores se alineen a la izquierda. Cuando se impone la alineación a la izquierda, no se puedenusar los marcadores de posición de dígitos # y 0, pero se pueden usar marcadores de posición para los caracteres de texto.

* Utilice este formato para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno, es decir,un carácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos numéricos alineados a la derecha


y rellena con espacios en blanco el área situada a la izquierda del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de lacadena de formato y, en ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.Por ejemplo, el formato £##*~,00 representa un importe monetario como £45~~~~~,15. El número de tildes (~) mostradas en el campodepende del número de espacios en blanco en el campo de tabla.

% Se utiliza como último carácter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentajeal final.

E+, E-O bien,e+, e-

Utilice este formato para mostrar los valores con la notación científica (exponencial). Utilice esta opción cuando el formato científicopredefinido no proporcione espacio suficiente para los valores. Utilice E+ o e+ para mostrar los valores como exponentes positivos yE- o e- para mostrarlos como exponentes negativos. Debe usar estos marcadores de posición con otros caracteres.


Formatos personalizados para el tipo de datos Fecha/Hora

Si los formatos predefinidos descritos en Formatos predefinidos para el tipo de datos Fecha/Hora no se ajustan a sus necesidades,

puede utilizar formatos personalizados.

Si no especifica un formato predefinido o personalizado, Access aplica el formato Fecha general: m/dd/aaaa h:mm:ss a.m./p.m.

Los formatos personalizados para los campos de tipo Fecha/Hora pueden contener dos secciones: una para las fechas y otra para

las horas. Estas secciones están separadas con un carácter de punto y coma. Por ejemplo, puede volver a crear el formato Fecha

general como m/dd/aaaa h:mm:ss.


CARÁCTER DESCRIPCIÓNSeparador defecha

Utilice este formato para controlar dónde Access debe colocar el separador de días, meses y años. Access usa el separador definido enla configuración regional de Windows.

c Utilice este carácter para mostrar el formato de fecha general.

d o dd Utilice este formato para mostrar el día del mes con uno o dos dígitos. Para un dígito, utilice un solo marcador de posición. Para dosdígitos, utilice dos marcadores de posición.

ddd Utilice este formato para abreviar el día de la semana con tres letras.Por ejemplo, lunes aparece como lun.

dddd Utilice este formato para mostrar el nombre completo de todos los días de la semana.

ddddd Utilice este formato para mostrar el formato de fecha corta.

dddddd Utilice este formato para mostrar el formato de fecha larga.

s Utilice este formato para mostrar el número del día de la semana.Por ejemplo, lunes aparece como 2.

m o mm Utilice este formato para mostrar el mes como un número de un dígito o de dos dígitos.

mmm Utilice este formato para abreviar el nombre del mes con tres letras.Por ejemplo, octubre aparece como oct.

mmmm Utilice este formato para mostrar el nombre completo de todos los meses.

t Utilice este formato para mostrar el número del trimestre en curso del calendario (1-4).Por ejemplo, para una fecha correspondiente al mes de mayo, Access muestra 2 como valor del trimestre.

a Utilice este formato para mostrar el día del año, del 1 al 366.

aa Utilice este formato para mostrar los dos últimos dígitos del año.NOTA Es recomendable escribir y mostrar los cuatros dígitos del año.

aaaa Utilice este formato para mostrar todos los dígitos de un año comprendido en el intervalo 0100-9999.

Separador dehora

Utilice este formato para controlar dónde Access debe colocar el separador de horas, minutos y segundos. Access usa el separadordefinido en la configuración regional de Windows. Para obtener información sobre esta configuración, vea Cómo la configuración regionalde Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos.

h o hh Utilice este formato para mostrar la hora con uno o dos dígitos.

n o nn Utilice este formato para mostrar los minutos con uno o dos dígitos.

s o ss Utilice este formato para mostrar los segundos con uno o dos dígitos.

ttttt Utilice este formato para mostrar el formato de hora larga.


a.m./p.m. Utilice este formato para mostrar los valores del reloj de 12 horas con a.m. o p.m. al final. Access utiliza el reloj del sistema del equipopara definir este valor.

A/P o a/p Utilice este formato para mostrar los valores del reloj de 12 horas con A, P, a o p al final. Access utiliza el reloj del sistema del equipopara definir este valor.

a.m.p.m. Utilice este formato para mostrar los valores del reloj de 12 horas. Access utiliza los indicadores de mañana o tarde especificados en laconfiguración regional de Windows. Para obtener información sobre esta configuración, vea Cómo la configuración regional de Windowspuede afectar a la forma en que se muestran los datos.

Espacio enblanco, + - $ ()

Utilice espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -), símbolos financieros ($ ¥ £) y paréntesis en cualquier lugar de las cadenas deformato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*),incluya esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.


\ Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar un carácterentre comillas dobles.

* Utilice este formato para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno, es decir, uncarácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellenacon espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena deformato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.



Ejercicio Practico 1

Se pretende gestionar de una forma sencilla, la información que maneja una inmobiliaria.

Para esto se debe crear una base de datos nombrada como Inmobiliaria con las siguientes

Tablas:

CIUDADESCampo Tipo Propiedades Descripciónid-ciudad Autonumérico entero largo clave principal

(Almacena la clave principal de la ciudad)ciudad Texto Corto tamaño 50 Almacena el nombre de la ciudad

Capture los siguientes Datos

DEPARTAMENTOS

Campo Tipo Propiedades Descripciónid-departamento Autonumérico entero largo clave principal

(Almacena la clave principal del departamento)departamento Texto Corto tamaño 50 Almacena el nombre del departamento



Crear un campo de Búsqueda.

1. Clic sobre el campo que desea que sea del tipo de búsqueda (Ej. Id-Ciudad)

2. Clic en Asistente para Búsquedas de la sección Tipo de datos3. Clic en Deseo que el campo de búsqueda busque los valores en otra Tabla o

Consulta – Clic en Siguiente4. Seleccionar la Tbl_Ciudades5. Clic en Siguiente6. Agregar los campos deseados (Ej. Id-Ciudad, Ciudad)

7. Clic en Siguiente8. Ordenar por el campo deseado (Ej. Id-ciudad)

9. Clic en Siguiente10.Marcar la casilla Ocultar la columna clave (Se recomienda) y ajustar el ancho de

columna deseado.

11.Clic en Siguiente12.Clic en Finalizar13.Cuando solicite Guardar la Tablas – Hacer clic en Si14.Repetir el procedimiento para cada campo de búsqueda que desee crear


PROPIETARIOS

Campo Tipo Propiedades DescripciónId-propietario Autonumérico entero largo clave principalNombre Texto Corto Tamaño 20 Almacena el nombre del PropietarioApellido Paterno Texto Corto Tamaño 20 Almacena el apellido paterno del propietarioApellido Materno Texto Corto Tamaño 20 Almacena el apellido materno del propietarioDirección Texto Corto Tamaño 30 Almacena la dirección del propietarioTeléfono Texto Corto Tamaño 15 Almacena el número telefónico del propietario

id-ciudad Asistente paraBúsqueda entero largo Almacena los valores de tabla ciudad

id-departamento Asistente paraBúsqueda entero largo Almacena los valores de tabla departamento

Los campos id-ciudad e id-departamento deben poder recibir los valores de las tablas

correspondientes, teniendo en cuenta que no se pueden ingresar otros que nos estén

en dichas tablas.

Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso excepto el campo teléfono.


Creación de Formularios1. Clic en la cinta de opciones Crear2. Clic en Asistente para Formularios3. Clic sobre el nombre de la tabla que desea utilizar para el formulario

Ej. Tbl_Ciudades

4. Agregar los campos de la tabla a Campos seleccionados5. Clic en Siguiente6. Seleccionar la Distribución del Formulario (Ej. Columnas)

7. Clic en Siguiente8. Clic en Modificar el Diseño del Formulario9. Clic en Finalizar


Agregar Botones de Comando a Formularios

1. Abrir el formulario en vista Diseño2. Clic en la cinta de Opciones Diseño3. Clic en el control botón4. Arrastrar en el área de Trabajo

5. Seleccionar la Categoría y Acción deseada:


6. Clic en Siguiente7. En la sección ¿Desea incluir Texto o una imagen para el botón? Seleccione el

elemento deseado (Ej. Imagen)

8. Clic en Siguiente9. Digite un nombre para el botón (Ej. Guardar_Registro_Ciudades)

10. Clic en Finalizar

Propiedades de un Formulario1. Abrir el formulario en Vista Diseño2. Clic en la cinta de opciones Diseño3. Clic en Hoja de Propiedades4. En la sección Tipo de selección elegir formulario5. Clic en la pestaña Formato6. Establecer las siguientes Propiedades:


7. Guardar los cambios realizados.

(PRÁCTICA) Crear los siguientes formularios:



Crear Macros para Abrir Formularios1. Clic en la cinta de Opciones Crear2. Clic en Macro3. Seleccionar la Acción deseada (Ej. Abrir Formulario)

4. Establecer los parámetros deseados:

5. Guarde la Macro Creada.


(PRÁCTICA) Realice las siguientes Macros


ARRENDATARIOS

Campo Tipo Propiedades Descripciónid-arrendatario Autonumérico entero largo clave principalIFE Numérico entero largo Almacena la clave IFE del arrendatarioNombre Texto Corto tamaño 50 Almacena el nombre del arrendatarioApellido Paterno Texto Corto tamaño 50 Almacena el Apellido Paterno del arrendatarioApellido Materno Texto Corto tamaño 50 Almacena el Apellido Materno del arrendatarioFecha Nacimiento fecha/hora formato fecha corta Almacena la fecha de Nacimiento del arrendatarioGarantía si/no formato si/no Deja Garantía SI/NOsexo Texto Corto tamaño 1 Almacena el tipo de sexo del arrendatarioestado-civil Texto Corto tamaño 15 Almacena el Estado Civil del arrendatario

El campo sexo de poseer como valores posibles los caracteres “M” (para

masculino) y “F” (para femenino).

El campo estado-civil debe llenarse a partir de los valores de una lista que

cuenta con los siguientes valores: CASADO, SOLTERO, DIVORCIADO, UNIÓN

LIBRE, COCUBINATO,OTRO. Tener en cuenta que se pueden ingresar otros

valores que no estén en dicha lista.

El campo IFE debe permitir un ingreso cómodo para lo cual se debe definir una

máscara que lo posibilite.

Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso.

INMUEBLESCampo Tipo Propiedades Descripciónid-inmueble Autonumérico entero largo clave principalDirección Texto Corto tamaño 50 Almacena la dirección del inmuebleBarrio Texto Corto tamaño 50 Almacena el barrio del inmuebleid-ciudad Campo de Búsqueda entero largo datos de tabla ciudadid-departamento Campo de Búsqueda entero largo datos de tabla departamentoAño numérico entero largo año de construcciónTipo numérico entero largo Tipo 1, 2 3, 4, 5Superficie numérico entero largo superficie en m2Dormitorios numérico entero largo cantidad de dormitoriosGarage si/no formato si/no ¿Cuenta con Garage?Precio numérico entero largo Precio del inmuebleObservaciones Texto Largo -------- detalles del inmuebleid-propietario Campo de Búsqueda entero largo datos de tabla propietarios

Los campos id-ciudad e id-departamento deben poder recibir los valores de las

tablas correspondientes, teniendo en cuenta que no se pueden ingresar otros

que nos estén en dichas tablas. Lo mismo debe acontecer con el campo id-

propietario.


Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso excepto el campo

observaciones.

El campo tipo debe llenarse según los valores de una lista que cuenta con los

siguientes valores: CASA, APARTAMENTO y LOCAL. No se pueden ingresar

otros valores que no estén en dicha lista.

El campo año debe permitir el ingreso de un valor menor o igual al año actual.

El campo superficie y precio deben aceptar sólo valores mayores que 0.

El campo dormitorios debe aceptar valores entre 0 y 100 inclusive, y sin valores

decimales.

El campo precio debe mostrar los valores con el símbolo “$”, separador de miles,

sin decimales ni valores negativos. (ej: $12,450)

El campo superficie debe mostrar los valores con la unidad de medida "m2", sin

decimales ni valores negativos. (ej: 78 m2)

ALQUILERESCampo Tipo Propiedades Descripción

id-alquiler Autonumérico entero largo clave principalid-inmueble Campo de Búsqueda entero largo datos de tabla inmueblesid-arrendatario Campo de Búsqueda entero largo datos de tabla arrendatariosFecha-inicio fecha/hora formato fecha corta Fecha en que inicia el arrendamientoFecha-fin fecha/hora formato fecha corta Fecha en que termina el arrendamientoForma-pago texto tamaño 15 Efectivo, Cheque, Etc.

Los campos id-inmueble e id-arrendatario deben poder recibir los valores de las

tablas correspondientes, teniendo en cuenta que no se pueden ingresar otros que

nos estén en dichas tablas.

El campo forma-pago debe llenarse a partir de los valores de una lista que

cuenta con los siguientes valores: CONTADO y CONTADURIA. Tener en cuenta que

se pueden ingresar otros valores que no estén en dicha lista.

Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso.


Consideraciones Generales.

Confirmar que todas las claves principales de las tablas queden definidas con

nuevos valores incrementalmente e indexado sin duplicados.

Todas las reglas de validación que se definan deben mostrar un texto de

validación acorde a la misma.

Todos los campos de tipo texto deben visualizarse en mayúsculas y las fechas en

formato fecha corta.

Definir las relaciones entre tablas acorde a las necesidades y en todos los casos

exigir integridad referencial.

Práctica Final del Ejercicio No. 1Para las Tablas: DEPARTAMENTOS, PROPIETARIOS, ARRENDATARIOS, INMUEBLES

y ALQUILERES Crear los catálogos Correspondientes, así como los formularios de:

- Captura de Departamentos

- Borrado de Departamentos

- Cambios de Departamentos

- Captura de Propietarios

- Borrado de Propietarios

- Cambios de Propietarios

- Captura de Arrendatarios

- Borrado de Arrendatarios

- Cambios de Arrendatarios

- Captura de Inmuebles

- Borrado de Inmuebles

- Cambios de Inmuebles

- Captura de Alquileres

- Borrado de Alquileres

- Cambios de Alquileres

NOTA: No se olvide crear las macros

correspondientes y asignarlas a cada uno

de los objetos de los catálogos.

------- Fin del Ejercicio Práctico No. 1 ---------------

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Apuntes Curso de Access 2013 Ciclo Escolar 2013 - 2014 -- PARTE I