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Apuntes Informática Sistema de Información Manuales Personales

R.Vásquez.I Página Nro: 1

SISTEMA DE INFORMACION CONCEPTO DE SISTEMA El concepto de sistemas en general está sustentado sobre el hecho de que ningún sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos que lo rodean y puedan afectarlo. Podríamos definir como sistema lo siguiente: “Conjunto de entidades caracterizados por ciertos atributos que tienen relación entre sí y están localizados en un cierto ambiente de acuerdo con un cierto objetivo”. Entidad: Es lo que constituye la esencia de algo y por lo tanto es un concepto básico. Las entidades pueden tener una existencia concreta. Atributos: Son aquellos que determinan las propiedades de una entidad al distinguirlos por la característica de estas y que pueden presentarse en una forma cuantitativa o cualitativa. Relaciones: Determina la asociación entre 2 o más entidades o entre sus atributos, estas relaciones pueden ser: estructurales, si tratan con la organización; de configuración, estado o propiedades de elementos, partes o constituyente de una entidad y pueden ser funcionales, si tratan con la acción propia o natural. Ambiente: Es el conjunto de todas aquellas entidades que al determinarse un cambio en sus atributos o relaciones pueden modificar el sistema. El sistema es un grupo de partes y objetos que interactúan y que forman un todo que se encuentra bajo la influencia de fuerzas en alguna relación definida. Están dinámicamente relacionados en el tiempo.



CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS Los sistemas pueden clasificarse a lo largo de varios aspectos numerosos. Ellos pueden ser simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinámicos, adaptables o no adaptables, permanentes o temporales. Abiertos vs Cerrado. Un sistema abierto tiene una interacción con su ambiente. En otras palabras hay una corriente de aportes y rendimientos a través de la frontera del sistema. Todos los organismos vivos, incluyendo plantas y animales son los sistemas abiertos porque ellos tienen un grado alto de interacción con el ambiente. Por ejemplo la estructura de mercadotecnia de una empresa es un sistema que forma parte de otro más grande: la compañía entera. Y esta a su vez es un sistema en el interior del sistema industrial global. Por tanto el hecho de que una compañía interactúa con su ambiente (un sistema más amplio) hace de ella un sistema abierto. Un sistema cerrado es lo contrario que el abierto. No hay interacción con el ambiente dentro de un sistema cerrado. En la realidad hay muy pocos sistemas cerrados. Algunos sistemas tienen más interacción con el ambiente que otros. Es muy difícil distinguir los componentes que constituyen a un sistema cerrado ya que el ambiente que rodea a un sistema cerrado no cambia y, si lo hace, se levantará una barrera entre el ambiente y él para impedir cualquier influencia. Simple vs Complejo. Un sistema simple es uno en el cual hay pocos elementos o los componentes y la relación o la interacción entre elementos es complicada y directa. Un sistema complejo, por otra parte, tiene muchos elementos que se relacionan altamente e interconectados. Por ejemplo las partes las partes numerosas, componentes, equipos y el personal se reúnen para fabricar un cohete. Las relaciones entre estas partes, componentes, equipos y el personal, puede ser muy sofisticado. En la realidad la mayoría de los sistemas caen sobre un continuo entre simple y complejo. Estable vs Dinámico. Un sistema estable es aquel cuyas propiedades y operaciones no varían de manera importante o lo hacen en ciclos repetitivos. Una compañía pequeña que produce los bloques de madera de edificio para niños podría ser muy estable. La fuente de consumidor y materiales de madera, las preferencias para bloques de madera han permanecido bastante constante desde hace años. Por lo tanto, no hay necesidad cambiar el sistema por el cual los bloques de madera se siguen produciendo. Los otros negocios, sin embargo son muy dinámicos. Un sistema dinámico es uno que experimenta el cambio rápido y constante debido a cambios en su ambiente. Por ejemplo, la mayoría de los fabricantes de computadora son sistemas dinámicos. En las compañías que se dedican a la fabricación de computadoras los avances tecnológicos para desarrollar nuevos productos lo hacen que adopte un sistema dinámico. Desarrollando los sistemas efectivos para organizaciones dinámicas pueden ser sumamente difíciles. Por lo tanto, la compañía puede haber cambiado completamente su dirección. Los sistemas desarrollados para organizaciones dinámicas tienen que ser adaptables y muy flexible. Adaptable vs no adaptativos. Los conceptos de no adaptativo y adaptables son relativos a estables y dinámicos. Un sistema que reacciona con su ambiente en tal forma que mejora su funcionamiento, logro o probabilidad de supervivencia se llama sistema adaptativo. Un sistema no adaptativo es aquel sistema que no cambia con un ambiente variable. Un cambio de magnitud importante en el ambiente puede ocasionar que en un sistema cambie de estático a dinámico, una prueba frecuentemente a su naturaleza adaptativa o no adaptativo. La teoría evolucionista se basa sobre todo en el concepto de un sistema adaptativo. Los negocios prósperos son aquellos que se adaptan a los cambios en el ambiente; en cambio muchos fracasos son atribuidos al hecho de que una empresa no reaccione oportunamente ante un cambio externo.



Permanente vs Temporal. Un sistema permanente es aquel que durará mucho más que las operaciones que en ellos realiza el ser humano. Es decir, las políticas de una empresa son permanentes en lo tocante a las operaciones anuales. Es importante que pueden introducirse importantes cambios de políticas, pero estos durarán entonces un tiempo indefinido respecto a las actividades diarias de los empleados. Un sistema temporal es uno que no será en existencia para un periodo largo de tiempo. En algunos casos los sistemas temporales existen por menos de un mes. Los sistemas temporales son importantes para el logro de tareas específicas en los negocios y la investigación científica.



CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Existe un sistema legislativo, por ejemplo, para estudiar los problemas que enfrentan los ciudadanos y aprobar la legislación que los resuelva. El sistema de encendido de un automóvil tiene el claro propósito de quemar el combustible para crear la energía que emplean los demás sistemas del automóvil. Para alcanzar sus objetivos, los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual está formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas. Los sistemas que interactúan con su medio ambiente (reciben entradas y producen salidas) se denominan sistemas abiertos. En contraste, aquellos que no interactúan con su medio ambiente se conocen como sistemas cerrados. Todos los sistemas actuales son abiertos. Es así como los sistemas cerrados existen sólo como un concepto, aunque muy importante. El elemento de control está relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas trabajan mejor “se encuentran bajo control”, cuando operan dentro de niveles de desempeño tolerables. Por ejemplo, las personas trabajan mejor cuando su temperatura es de 37 grados centígrados. Quizás una desviación de 37 a 37,5 grados no afecte en mucho su desempeño aunque, en algunos casos, la diferencia puede ser notable. Una mayor desviación, sin embargo, tal como una fiebre de 39,5 grados, desencadena un cambio drástico en las funciones corporales. El sistema deja de funcionar y permanece inactivo hasta que se corrija su condición. Si esta condición se prolonga demasiado, los resultados pueden ser fatales para el sistema. Este ejemplo muestra además la importancia del control en los sistemas de todo tipo. Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares y contra los que se comparan los niveles de desempeño, denominados estándares y contra los que se comparan los niveles de desempeño actuales. Siempre deben anotarse las actividades que se encuentran muy por encima o por debajo de los estándares para poder efectuar los ajustes necesarios. La información proporcionada al comparar los resultados con los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentación. Para resumir, los sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:

1. Un estándar para lograr un desempeño aceptable. 2. Un método para medir el desempeño actual. 3. Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar. 4. Un método de retroalimentación

Los sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables continúan funcionando. Aquellos que no lo hacen, tarde o temprano dejan de funcionar.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

La idea de la teoría general de los sistemas fue desarrollada por el señor Juan Bartolofty. Posteriormente un grupo de personas unió sus inquietudes en lo que se llama la Sociedad para la investigación de sistemas generales. Al estudiar la teoría de sistemas se puede partir por supuestos o postulados según Boulding, y son 5 las premisas básicas y son:



1. El orden, la regularidad y la carencia de AZAR son preferibles a la carencia de orden o a la irregularidad (caos) y la existencia de un estado aleatorio.

2. El carácter ordenado del mundo empírico (mundo real), hace que el mundo sea bueno, interesante y atrayente para el teórico de los sistemas.

3. Hay un ordenamiento del mundo exterior o empírico (orden en un segundo grado), es decir, una ley de leyes.

4. Para establecer el orden, la cuantificación y el uso de las matemáticas son auxiliares y altamente valioso. 5. La búsqueda de la ley y el orden implica necesariamente la búsqueda de los referentes empíricos que son

los siguientes:

Las organizaciones se descubren con las cualidades de un organismo biológico, se dice que tienen necesidades de sobrevivir igual que las plantas y los animales.

Existe una interdependencia entre los elementos; los insumos, los procesos y los productos. La relación lógica y racional entre las partes se basa en circuitos de retroalimentación donde la producción de un sistema es el insumo de otro.

La teoría general de sistemas al igual que todas las ciencias verdaderas se basan en una búsqueda sistemática de la ley y el orden del universo.



CARACTERISTICAS DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS Las características que los teóricos han atribuido en general a los sistemas, se pueden clasificar de la siguiente manera: Interrelaciones e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros aspectos similares. Toda la teoría de los sistemas debe tener en cuenta los elementos del sistema, la interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema. Totalidad: El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico en el cual todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada cada uno de los elementos descompuesto, más bien se trata de encarar con todas sus partes interrelacionados. Búsqueda de Objetos: Todos los sistemas incluyen componentes que interactúan y la interacción hace que se alcance una meta, un estado final o una posición de equilibrio. Insumos y equilibrios: Todos los sistemas dependen de algunos insumos para generar las actividades que finalmente originaron el logro de una meta. Todos los sistemas originaron productos que otros sistemas necesitan. Transformación: Todos los sistemas son transformadores de entradas en salida, entre las entradas se puede incluir informaciones, actividades, materias, etc. Todo lo que se recibe el sistema como entrada es modificado por este, de tal modo que la forma de salida difiere de la forma de entrada. Entropía: La entropía esta relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden y caos. Regulación: Los componentes que interactúan en un sistema deben ser regulados, manejados de alguna manera para cumplir los objetivos, es decir, para que las metas del sistema finalmente sean alcanzadas. Diferenciación: En los sistemas complejos cada unidad tiene una especialización. Esta diferenciación de funciones es una característica de todos los sistemas que permite al sistema en general adaptarse a su medio ambiente. Equifinalidad: esta característica de los sistemas abiertos, afirman que los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de manera distintas, contrasta con la relación de causa y efecto del sistema cerrado que indica que solo existe un camino óptimo para lograr otro objetivo dado.



Introducción a los SIA En el ámbito informático existen muchas definiciones para el termino “informática”, utilizaremos una de esas definiciones: “La informática es el estudio de los computadores y de su aplicación en diversas áreas de interés”. Como tal la informática es teórica y práctica. Es teórica porque es una ciencia de la computación que estudia los computadores en sí y los procesos que se pueden realizar con ellos. Y es práctica porque existe un conocimiento de la estructura de la computadora, de su funcionamiento y del software que permite su operación. La aplicación de los computadores en la administración de empresas da origen a los denominados sistemas de información administrativos. Un sistema de información administrativo, es un conjunto de procesos y recursos que regidos por procedimientos logran el objetivo deseado. Un ejemplo de esto sería un sistema académico.

Objetivos de un SIA Básicamente los objetivos de un SIA son captar, procesar, almacenar y emitir información para la toma de decisiones administrativas.

Procesos típicos de un SIA Son básicamente tres.

a) Manuales b) Semiautomáticos c) Automáticos

Recursos asociados a un SIA Los recursos que se pueden asociar a un SIA son los siguientes:

1. Materiales 2. Financieros 3. Humanos 4. Información



Características relevantes de un SIA.

1. Un sistema debe procesar diferentes tipos de entrada, así como también debe generar diferentes tipos

de salida.

2. El procesamiento al interior del sistema debe ser dirigido en un cierto número de partes o procesos

(modularidad).

3. Los procesos operan sobre datos que deben ser almacenados en archivos por periodos variables de

tiempo. La organización de tales datos es un factor importantísimo en el comportamiento del sistema.

4. Una gran cantidad de software debe ser desarrollado especialmente a la medida.

5. El conjunto de hardware y de software significan grandes costos de mantención y de desarrollo.

6. Los requerimientos sobre el sistema así como también las capacidades de los equipos cambian con el

tiempo, por lo tanto también cambian el diseño óptimo.

Tipos de sistemas de información

Es posible distinguir 2 tipos de sistemas de información y estos son:

a) Sistemas de procesamiento de datos.

b) Sistema de apoyo a la toma de decisiones

a) Los sistemas de procesamiento de datos, procesan gran cantidad de información generada en las

funciones administrativas de tipo operativa. Por ejemplo, sistemas de remuneraciones, inventarios,

académicos, de matriculas, etc.

Dicho sistema libera al usuario de tareas rutinarias y engorrosas, no olvidando que el factor humano

siempre sigue participando en términos de captura de datos y verificación de resultados.

b) Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, al igual que en el caso anterior, la fuente de información es

una base de datos. Los resultados generados por estos sistemas son utilizados por los niveles estratégicos

de las instituciones y se presentan en un formato de caracteres global como por ejemplo, grafico,

indicando tendencia, porcentajes, resultados, totales, etc.



Cualidades de un buen producto como Software.

a) Facilidad de manejo: El software de un sistema puede ser cómodo o amistoso y por sobre todas las cosas

seguro. La entrada de datos debe ser de fácil manejo, aun en los mensajes de errores que se emitan.

b) Buena documentación: Antiguamente se creía que la documentación de un sistema era lo último que se debía realizar. Pero no tener documentación es equivalente a carecer de control, por lo tanto resulta útil y necesario ir generando la documentación en paralelo con el avance del proyecto. La documentación puede ser interna o externa. La documentación interna se refiere a los comentarios de tipo descriptivos que se insertan dentro de los mismos módulos ya definidos. Y la documentación externa se refiere básicamente a los manuales, tales como, manual de operación, manual del usuario y manual del sistema.

c) Validación: Existen diferentes tipos de de validación o filtros que deben impedir el paso de datos que no sean adecuado. Existen diferentes procesos de validación como por ejemplo, las validaciones de tipo de datos, validaciones del digito verificador y validaciones de consistencia de datos.

d) Confiabilidad: No se debe entregar jamás un sistema que no esté debidamente probado, ya que el

elemento más importante de todo sistema es la información y por sobre todas las cosas, debe ser confiable.

e) Modularidad: El proyecto de un sistema debe dividirse en módulos, esto facilita la mantención, lo cual

debe estar apoyada por una buena documentación.

f) Efectividad: se debe pretender siempre que todo sistema realice o cumpla su función a un 100% de efectividad, es decir, que cumpla el propósito para lo cual fue diseñado.

Como reconocer un buen sistema

Para reconocer un buen sistema se debe tener muy en claro lo siguiente:

1. Averiguar si cumple con los requerimientos de los usuarios.

2. Testear si el diseño puede adaptarse con facilidad a futuros requerimientos.

3. Medir si los tiempos de respuesta son en realidad menor que aquellos que originaron la creación del

sistema.



ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS Los sistemas de información basados en computadoras sirven para diversas finalidades que van desde el procesamiento de las transacciones de una empresa (la sangre de muchas organizaciones), hasta proveer de la información necesarias para decidir sobre asuntos que se presentan con frecuencias, asistencia a los altos funcionarios con la formulación de estrategias difíciles y la vinculación entre la información de las oficinas y los dato de toda la corporación. En algunos casos los factores que deben considerarse en un proyecto de sistemas de información, tales como el aspecto más apropiado de la computadora o la tecnología de comunicaciones que se va a utilizar, el impacto del nuevo sistema sobre los empleados de la empresa y la características especificas que el sistema debe tener, se puede determinar de una manera secuencial. En otros casos, debe ganarse experiencia por medio de la experimentación conforme al sistema evoluciona por etapas. A medida que las computadoras son ocupadas cada vez más por personas que no son especialistas en computación, el rostro del desarrollo de sistemas de información adquiere una nueva magnitud. Los propios usuarios emprenden desarrollos de algunos sistemas que ellos emplean, como por ejemplo, sistemas geomensores geográficos. Todas estas situaciones están presentadas por tres distintos enfoques al desarrollo de sistemas de información basados en computadoras:

1. Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas. 2. Método del desarrollo del análisis estructurado. 3. Método del prototipo de sistemas.



CICLO DE VIDA CLASICO DEL DESARROLLO DEL SISTEMA El desarrollo de sistemas, un proceso formado por las etapas de análisis y diseño, comienza cuando la administración o algunos miembros del personal encargado de desarrollar sistemas, detectan un sistema de la empresa que necesita mejora. El método del ciclo de vida para el desarrollo del sistema, es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de las siguientes actividades:

1. Definición del problema (Etapa de diagnostico) 2. Estudio de Factibilidad 3. Diseño Lógico 4. Diseño Físico 5. Programación 6. Prueba y puesta en marcha.

Esquema de trabajo para el desarrollo de un sistema es el siguiente:

Definición del problema Etapa diagnóstico

Estudio de factibilidad

Diseño Lógico

Diseño Físico

Programación

Prueba y puesta en marcha



Etapa de Diagnostico (Primera etapa)

Esta etapa es la primera en el desarrollo de un sistema de información y su objetivo es identificar y ubicar en su medio el problema que da origen a este estudio.

Un buen diagnóstico permitirá construir salidamente un sistema, sobre la base de dar solución a un problema real, sin el peligro de construir una aplicación para resolver un problema mal planteado o inexistente. El problema se entiende como el motivo que da origen al estudio de diagnostico y podría corresponder, entre otras cosas a las siguientes causas.

1. Economizar recursos en procesos productivos o administrativos. Por ejemplo, en ciertas ocasiones podría resultar más económico comprar a un solo proveedor qu mantener el departamento de adquisiciones.

2. Resolver “Cuellos de botella”, por ejemplo, cuando no existe una infraestructura eficiente para controlar todas las cuentas corrientes de los clientes.

3. Mejorar tiempos de respuestas. Por ejemplo, en un inventario debe ser posible conocer el stock de un producto en menos de 1 minuto para no perder cuentas.

La forma definitiva de abordar el diagnóstico va a depender de la experiencia del analista y de las características del problema, de su magnitud y de otros factores. Para mejor comprensión de la etapa de diagnóstico, se recomienda dividir el estudio en las siguientes subetapas:

i. Determinar específicamente el problema ii. Determinar la ubicación del problema

iii. Descripción del problema iv. Realizar la evolución del problema

i. Determinación del problema: La pregunta que debiera dar comienzo a este estudio es: ¿Cuál es el problema?, normalmente deberá ser el analista de sistemas quien formule esta consulta a un ejecutivo, el cual podría exponer todos los problemas que considera que están produciéndose en la empresa. Por ejemplo, para un problema de inventario de hardware, este ejecutivo podría dar las siguientes respuestas:

No obtengo la cantidad total de equipos buenos o malos. No obtengo la realidad de equipos en funcionamiento No obtengo los valores totales gastados en insumos Existen problemas de stock de insumos informáticos. Hay pérdidas de material hardware.

Para comenzar el diagnostico se debe determinar con precisión los reales problemas expuestos por el ejecutivo.

En algunos casos la solución computacional directa a de dar la solución a estos problemas, en otros casos el cambio administrativos de los roles internos podrían dar solución de igual forma a los problemas.



ii. Ubicación del problema: La ubicación es un concepto que significa situar el problema en su medio ambiente, es decir, debemos conocer la empresa y determinar las relaciones del área problema con las otras áreas de la empresa.

iii. Descripción del problema: Luego de haber estudiado y determinado la ubicación del área problema se debe analizar su funcionamiento interno. Para esto se aplica preferentemente dos herramientas lógicas que son el análisis funcional y los flujogramas de información.

Un enfoque complementario consiste en dar al área problema un tratamiento de caja

negra y observar sus entradas y salidas, determinadas en el análisis funcional, todo lo anterior desde un punto de vista global.

iv. La evaluación del problema: Este estará muy influenciado por la experiencia del analista porque

lo observado debería compararse con una especie de patrón ideal. En otras palabras como se podrí saber si un procedimiento es correcto o incorrecto. En algunos casos resulta obvio, pero en otros debería apoyarse sobre una especie de estándar de buenos procedimientos relativos al problema de estudio y definido sobre las siguientes bases:

1. Referencia bibliográfica 2. Reuniones con ejecutivos para definir un sistema ideal 3. Apoyo de especialistas en la materia

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