ArchiData Año 10, Núm. 1

de Puerto Rico.

Bole

tín de

la Red de Archivos

Archidata NÚM.1,MARZO2010

AÑOS8-10*

Tabla de contenidoMensajedelaPresidenta. Por:Sa.YadiraI.TiradoAgosto

La diplomática y su relación con la ciencia de la documentación y la archivística: un breve comentario. Por:Prof.JosuéCaamaño-Dones

Preservación y conservación de documentos digitales. Por:Prof.JoséManuelBarrueco

Reseña:JeannetteAllisBastian, Owning Memory: How a Caribbean Community Lost Its Archives and Found Its History. Por:Arq.LuzMarieRodríguez

Secciones:

EnPortada Sabíasque... Reseña Calendariodeactividades

JuntadeDirectoresArchiRED

YadiraI.TiradoAgostoPresidenta

[email protected]

JosuéCaamaño-DonesVicepresidente

[email protected]

AidaIrizarryMartínezTesorera

[email protected]

ElisadelC.BorreroGonzálezSecretaria

[email protected]

FélixHuertasGonzálezVocal

[email protected]

LilianaEsterásVázquezVocal

[email protected]

ConcepciónRoblesVocal

[email protected]

ElenaFloresDávilaVocal

[email protected]

GladysTormesVocal

[email protected]

LillianIrizarryMartínezPasadaPresidenta

[email protected]

Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 20102

... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 20102

...

Deizquierdaaderecha,Concepción,Elena,Félix,Aida,Lilliana,Yadira,Elisa,LillianyJosué

Mensaje de la PresidentaYadiraI.TiradoAgosto

Saludos.DeseoexpresarlesmiagradecimientoporelapoyoamicandidaturaparalapresidenciadeArchiRED.QuieroaprovecharesteprimercontactoconlamatrículadeArchiREDparaexponerunbreverecuentoacercadelprocesodeseleccióndelanuevaJuntadeDirectores,asícomoalgunosdeloselementosdelplandetrabajoparael2010.

El 10 de diciembre de 2009 se celebró la actividad Proyectos de Ley relacionados con la Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico y la Asamblea Anual de ArchiRED, enCaribbeanUniversitydeBayamón.Unaparte fundamentalde laAsambleaera llevaracabo laelecciónde laJuntadeDirectoresdelaorganización,segúnelReglamentodeArchiRED,enmendadoel23deoctubrede2009.Losmiembrospresentessugirieronydecidieronrealizardichaseleccionesatravésdelcorreoelectrónico.Laprimerafaseconsistióenradicarlasnominacionesdelossocios,cuyafechalímitefueel7defebrerode2010.Lasegundafaseconstódelasvotacionesporloscandidatosnominados,paralocuallossociostuvieronlaoportunidaddeemitirsusvotospormedioelectrónicohastalasdocedelanochedel15defebrerode2010.Asípues,quedóconstituidalanuevaJuntadeDirectoresdeArchiRED,queregirálaorganizacióndurantedosaños (febrerode2010hastanoviembrede2012).Ésta fue certificadapor lapasadaPresidenta,LillianIrizarry,el24defebrerode2010.Acontinuación,laJuntadeDirectoresdeArchiRED:Presidenta:YadiraI.TiradoAgosto,CentrodeInvestigacionesHistóricasdelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,Vicepresidente:JosuéCaamaño-Dones,CentrodeInvestigacionesHistóricasdelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,Tesorera:AidaIrizarryMartínez,ArchivodelasCienciasSocialesdelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,Secretaria:ElisadelC.BorreroGonzález,Centrode

Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 �

...ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 �

...InvestigacionesHistóricasdelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,Vocales:1.ElenaFloresDávila, Archivo Histórico de Caguas, 2. Gladys Tormes, Archivo Histórico de Ponce, 3. Félix HuertasGonzález,DepartamentodeHistoriadelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,4.LilianaEsterás Vázquez, Sistema Ana G. Méndez de la Universidad del Turabo, 5. Concepción Robles Pérez,SistemaAnaG.MéndezdelaUniversidadMetropolitana.

EstaJuntadeDirectorestieneunplandetrabajoabarcadorduranteesteaño,queconsisteencontinuarconelofrecimientodediversascharlasytalleresquebrindenlaoportunidaddecompartirconocimientosydestrezasmedianteeladiestramientoylaeducacióncontinuadelpersonalquelaboraenlosarchivos,centrosdeinformación,investigaciónydocumentación.Sepresentarántemáticasvariadastalescomolapaleografíay diplomática como ciencias auxiliares de la archivística enfocadas hacia la organización, clasificación ydescripcióndedocumentos,aspectosdeplanificaciónenproyectosdepreservaciónydigitalización,aprendizajegeneraldecocidodelibros,experienciadelosinvestigadoresenlosarchivos,entreotrostemas.

Además,otroaspectorelevantedelplandetrabajoesestablecerunintercambioacadémicoyprofesionalcon otras entidades en el exterior, entiéndase Iberoamérica, mediante la celebración en Puerto Rico del VCongresodeArchivosUniversitariosIberoamericanos.TenemoselhonordehaberlogradounaalianzaconlaUniversidadInteramericana,RecintoMetropolitano.Esto,asuvez,crearáunimportantepuntodeencuentrotantodelasentidadesarchivísticasenlaIslacomodelexterior,locualpermitiráconocerlosdiversosacervosquecustodiacadapaís,losproyectosqueseestángenerando,laproblemáticaeinquietudes.

Otrapartedelplande trabajodeArchiREDesexaminary revisar losestatutosquegobiernan laactividadarchivística,particularmenteenelsectorpúblico,proyectosdeleyqueafectanestesector,ypromoverlegislaciónenapoyodelagestiónarchivísticaenelPaís.Enestecaso,laJuntadeDirectoresdeArchiREDdeseadarseguimientoalosproyectosdeleyP.delaC.837,referidoalaComisiónparaelFomentodelasArtesylaCultura,para:

establecerelArchivoHistóricodePuertoRico,adscritoalInstitutodeCulturaPuertorriqueña;otorgarleplenaautonomíaadministrativayfiscalalanuevaentidad;crearunnuevoProgramade Administración de Documentos Públicos y transferir a él todo lo relacionado al referidoprogramaqueoperalaAdministracióndeServiciosGenerales;derogarlaLeyNúm.5de8dediciembrede1955,segúnenmendada,conocidacomo“LeydeAdministracióndeDocumentosPúblicosdePuertoRico”;yparaotrosfines.

yelP.delaC.218,referidoalaComisióndeGobiernopara:

enmendarlosArtículos4, 7, 8 y 9,yañadirunArtículo16-AalaLeyNúm.5de8dediciembrede1955,segúnenmendada,conocidacomo“LeydeAdministracióndeDocumentosPúblicosdePuertoRico”,alosfinesdesepararalArchivoGeneraldePuertoRicodeladireccióndelInstitutodeCulturaPuertorriqueñaydisponerquedichoArchivoseráunaunidadautónomadentrodelaRamaEjecutivadelEstadoLibreAsociadodePuertoRico.

Respectoaesteasunto,secrearáunblogparaqueparticipentodoslosadministradoresdedocumentos,jefesdeagencias,personaldelosarchivosocentrosdeinformaciónypúblicoengeneralquepuedanpresentarsus inquietudes, frustraciones y aprobaciones en torno a dichas leyes. De esta manera, ArchiRED podrárecogerelpensarylassugerenciasquesirvandeherramientaalaorganizaciónparaasumirposicionesenlosforospertinentes.

Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010�

... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010�

...

El plan de trabajo de la Junta de ArchiRED también incluye proveer asesoramiento en diversosaspectosde losarchivos (planta física,equipo,preservación,materiales,etc.),centrosdedocumentaciónyotroslugaresquecustodiandocumentación.Conestepropósito,estaremosofreciendodiversasconsultoríasaentidadespúblicasyprivadasdelpaís.

OtroelementoimportantequeestaJuntadeDirectoreshaconsideradoescontinuarconlacreacióndenuevaspublicacionesparabeneficiodelossociosydelpúblicoengeneral.Porejemplo,tenemosplanificadopublicarlasActasdelCongresodeArchivoseInvestigación,celebradolosdías3y11deseptiembrede2009,en laFundaciónLuisMuñozMarín.Este libroconstaráde lossiguientesescritos:Archivos, archivistas e historiadores: notas sobre una trilogía retadora para el pensar y hacer la Historia / Dra.MaríaM.FloresCollazo;Mi experiencia en la creación del Archivo Histórico de Juncos / Dr.FélixHuertasGonzález;El archivo como dispositivo de poder/Arq.LuzMarieRodríguez; Por bellaco lo mataron: La construcción de la identidad sexual del negro en Puerto Rico durante el siglo XVI /Prof. JosuéCaamaño-Dones;Amistad ilícita en Puerto Rico: La representación de la sodomía en el discurso colonial hispánico del siglo XIX./Prof.CésarA.SalcedoChirinos;Colecciones particulares o fondos documentales y otros recursos que se resguardan y los posibles temas de investigación y publicaciones que surgen de dicha documentación/Prof.JosuéCaamañoyArq.LuzMarieRodríguez;Transferencia de materiales audiovisuales/Sr.JulioE.QuirósAlcalá,yLa organización en función de la investigación /Arq.LuzMarieRodríguez.

Además, les comunico que la Junta de Directores realizará las gestiones para la actualizaciónde lapáginaWebdeArchiREDy lapáginaenFacebookduranteesteaño.Ambasestaránenprocesodereconstruccióny,unavezfinalizadoslostrabajos,lesinvitaremosavisitarlasen:http://archiredpr.wordpress.com(Web),yarchired(Facebook).

Por otro lado, para conocimiento general, la Junta de Directores ha creado dos comités de trabajopermanentes con responsabilidades específicas. A. Comité de Asesoramiento Archivístico: 1. Elaborarápolíticas y procedimientos para asegurar la conservación y preservación del patrimonio documental.2.Promoveráyofreceráunprogramadeeducacióncontinuaquepermitasudesarrolloprofesionalypersonal.Integrantes: Yadira I. Tirado Agosto, Lillian Irizarry Martínez, Coordinadora, Aida Irizarry Martínez,ElisadelC.BorreroGonzález,FélixHuertasGonzálezyLilianaEsterásVázquez.B.ComitédeÉticayReglamentación:1.EstablecerálasnormaséticasqueregulanelfuncionamientodelosmiembrosdeArchiRed.2. Tramitará ante Asamblea Extraordinaria las enmiendas al Reglamento sometidas por los miembros.3.Consideraráproyectosdeleyypropuestasdereglamentaciónqueafectendeunaformauotraestesector.Integrantes:YadiraI.TiradoAgosto,JosuéCaamaño-Dones,Coordinador,GladysTormes,ElenaFloresyConcepciónRobles.

Porúltimo, invitamosatodoslossociosyalpúblicogeneralparaqueparticipendelasactividadesplanificadasporestanuevaJuntadeDirectoresduranteesteaño.ElpróximoañocontinuaremostrabajandoarduamenteenelporvenirymejoramientodeArchiRED.

�ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010

...

Ladiplomáticaysurelaciónconlacienciadeladocumentaciónylaarchivística:unbrevecomentario.

Prof.JosuéCaamaño-DonesCentrodeInvestigacionesHistóricas

UniversidaddePuertoRicoRecintodeRíoPiedras

Introducción

Ensuartículo“Aportación de la Paleografía y la Diplomática a las Ciencias de la Documentación, la Filología y la Archivística”,laprofesoraAnaBelénSánchezPrieto,delDepartamentodeCienciasyTécnicasHistoriográficas de la Universidad Complutense de Madrid, nos explica, de manera sucinta, la relaciónexistenteentrelascienciasqueanotaensutítulo.HemosseleccionadosusapuntessobrelarelaciónentreladiplomáticaylacienciadeladocumentaciónylaarchivísticaporparecernosuntemadesumaimportanciaparalosarchiverosydocumentalistasenPuertoRico.1

LaprofesoraSánchezPrietoesdelaopinión,yasumoquecompartidapormuchos,dequecualquierciencia,seacualsea,necesitaparaalcanzarsuspropiosfines,recurriraotrasramasdelconocimientohumano,sinlascuales,enmodoalguno,podríalograrsusfinalidadesuobjetivos.Nadiepuedenegarladependencia,enestesentido,delafísicarespectodelasmatemáticasodelamedicinarespectodelabiología,sinqueesoimpliquesuperioridadoinferioridaddeningunadeellas.

Enestesentido,lapaleografía,ladiplomáticayotrascienciasanejasaellascomopuedenserlacronologíay la sigilografía, son instrumentos indispensables para la consecución de los objetivos de otras ciencias.Así,estebreveextractodelartículodelaprofesoraSánchezPrietoestádedicado,porunlado,aldesarrolloexpositivodelosconceptosbásicosdeladiplomáticaysurelaciónconlascienciasdeladocumentaciónydelaarchivísticay,porotrolado,aintentardesentrañarenquémedidasuponeladiplomáticaunaportemásomenosindispensableparaladocumentaciónylaarchivística.2

Ladefinicióndediplomáticahasidodiscutidayrepetidahastalasaciedady,hoyporhoy,noofreceningunaduda,almenosparalosespecialistasenella,pero,parabeneficiaraunpúblicononecesariamente1 Ana Belén Sánchez Prieto, “Aportación de la Paleografía y la Diplomática a las Ciencias de la Documentación, la Filología y la Archivística”, I Congreso Universitario de Ciencias de la Documentación: Teoría, Historia y Metodología de la Documentación en España (1975-2000), madrid, 1�-17 de noviembre de 2000. Actas del congreso, cuadernos de Documentación multimedia, número 10, 2000, pp. 709-718.2 Sobre la relación existente entre la Paleografía y la Archivística, véase mi artículo “Paleografía: ciencia auxiliar de la archivología. Un comentario desde la historia”, en el libro: Custodios de memorias: un acercamiento a la archivística puertorriqueña. San Juan, Puerto Rico: ArchiRED (Red de Archivos de Puerto Rico), Fundación Biblioteca Rafael hernández colón, Fundación Luis muñoz marín, centro de investigaciones históricas de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras, 2006, pp. 2�1-251. Deseo anotar que ya he superado el concepto “ciencia auxiliar”.

EnPortada



...

conocedordeésta,laprofesoraSánchezPrietonosofreceunadefiniciónaceptada,entérminosgenerales,portodos.Ladiplomática,es“lacienciaqueestudialatradición,laformaylaelaboracióndelosdocumentos.Suobjetoeshacerlacrítica,juzgarsusinceridad,apreciarlacalidaddelostextos,extraerdelasfórmulastodosloselementosdecontenidosusceptiblesdeserutilizadosporelhistoriador,datarlosy,enfin,editarlos”.Ladiplomáticacomprendedosgrandesapartados:ladiplomáticageneralyladiplomáticaespecial.

La diplomática general analiza el concepto, objeto, método e historia de la diplomática, junto conel concepto de documento, su génesis, transmisión y estructura, incluyendo, también, el estudio de otroscaracteresinternosoexternoscomoladatación,lossellosolalengua.Ladiplomáticaespecialseocupadelatipologíadocumental,esdecir,delosdocumentosylosgruposdocumentalesenconcreto,ydelestudiodelaschancillerías�ylasinstitucionesdeexpedición.

Relación de la diplomática con la ciencia de la documentación

Existen unas convergencias entre el método utilizado por la diplomática y las ciencias de ladocumentación. A modo de ejemplo, véase el trabajo más habitual de un diplomatista: la edición de unacoleccióndiplomática.Elpuntodepartidaesunconjuntodemensajes documentados olvidadososemiolvidadosenalgúnarchivooenvarios.Eldiplomatistarecibeelmensaje,acaso latentedurantesiglos, lotranscribe(conlocualgarantizasuconservación,almenosdelcontenido),loanaliza,loordenaenrelaciónalrestodelos mensajes y, al publicarlo, lo difunde, convirtiéndolo en mensaje documental. Para el diplomatista sonenteramenteválidaslasafirmacionesdelprofesorDesantesGuantersobreelprocesodocumentalengeneral:elmensajeinicialpasadeserunafuentedeinformaciónpotencialparaconvertirseenunapermanenteyconlaparticularidaddequenosóloconserva intactoel contenidodelmensaje informativo,sinoque,además,añade contenidos informativos distintos en relación con el momento de su incorporación al soporte, estoúltimograciasalanálisisdiplomático.Elefectoesexactamenteelmismo:unomultiplicadoropotenciadordelcontenidooriginario,porqueelnuevomensajeemitidoporeldiplomatista,estoes,lacoleccióndiplomática,causará una espiral informativa de carácter imprevisible al hacer accesibles al usuario otros documentospertinentesoaldarlosaconocer.

Asimismo,elprocesodeanálisisenambascienciasesprácticamenteidéntico.Elexamenpreviodecadadocumentodalugaraunadefiniciónespecífica,elregesto,redactadaenfuncióndelniveldeprofundidaddeanálisisrequerido,juntoalacualseharánconstardiversoselementostambiénnecesariosparalarepresentaciónylocalizacióndeldocumentooriginal:tradicióndocumental,signatura,materiaescriptoria,medidas,tipologíadocumental,tipodeletraenqueestáescrito,etc.Generalmente,la“entrada”principaloencabezamientoylaquedeterminaellugardeordendecadadocumentoconrespectoatodoslosdemásesladatación,pero,dehecho,podríaregirseporcualquierotrocriterio,yenuniónaellapodránhacerseconstarcuantosdescriptoresseconsiderenecesarios,reunidoseníndicesdelugares,personasomaterias.

Elmétododeanálisisdeotrasdisciplinasasociadasaladiplomática,comolasigilografía,siguelasmismas pautas, persiguiendo como fin la representación del “documento primario”, en este caso el sello,medianteladescripcióndesuscaracterísticasformalesydesucontenido.Esmás,elconocimientodeciertoselementosdediplomáticapuedeaportarventajasdecisivasparaelanálisisdocumental,porquealtenertodoslosdocumentos(diplomáticos)deunmismotipolamismaestructuraformal,el lectorqueloconoceyquebuscaenellos la informaciónhistóricao jurídicasabe inmediatamentedóndebuscar,sinnecesidadde leertodoelconjuntodefórmulasycláusulasquedesdeestepuntodevistanoaportanningunainformación,y,alcontrario,lameraclasificacióndocumental,enunasolapalabra,ofreceunagrancantidaddeinformaciónsobreundocumento.Porponerunejemplo,sienlafichaaparecelapalabra“provisión”,elusuarioinmediatamenteconocequesetratadeundocumentoinyuntivoyapeticióndeparte.

� Tribunal Superior de Justicia.

Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 �

...ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 7

...Hayqueobjetardesdeluego,segúnlaprofesoraSánchezPrieto,quelalabordeldiplomatistavamucho

másalládelasimpledescripción,localizaciónyordenacióndelosdocumentos,yaquesutrabajoculminaenelanálisisdesupropiocontexto,estoes,lainstituciónylasociedadqueloproduce,peroloquenopodránegarseeslasimilituddelmodus operandi enmuchasdesusfacetas.Es,además,precisamenteenestesentidoenelqueladiplomáticarealizasumayoraporteaotracienciamuypróximaaladocumentación:laarchivística.

Relación de la diplomática con la archivística

Lafuncióndelarchiveroesconservarlosdocumentosproducidosenlasépocaspasadas.“Conservar”no se entiende solamente en el significado de mera y pasiva conservación material, que, antes bien, es elaspectomenosrelevantedelaactividadarchivística,sino,sobretodo,enelsignificadodeunafunciónactivadebúsquedacientíficaquecomprendelaordenación,elinventariarylavaloracióndelpatrimonioarchivístico.

El problema fundamental de la archivística es el de ordenar los documentos que forman el archivoparaconservarlospermanentementeyparafacilitarsuconsulta.Si,comosedesprendedelasdefinicionesgeneralmente aceptadas, un archivo es un “conjunto”, un “complejo”, una “totalidad” de documentosproducidos espontáneamente en el curso de una actividad práctica, jurídica o administrativa, de formaque reflejan directamente aquella actividad, y que están ligados por un vínculo originario, determinado ynecesario,sepuedeconcluirqueelúnicométodoparalaordenacióndeun“archivo”eslareconstruccióndelordenoriginariodelospapeles,esdecir,aquelquetuvieronenelmomentodesunacimientoyquereflejaelmododeserydefuncionardelaentidadqueloshaproducido.Aestecriterioseledenomina“principiodeprocedencia”y,conligerísimosmatices,esreconocidoentodoslossistemasarchivísticos.

Enotraspalabras,elconocimientodelainstituciónproductoradelosdocumentosporpartedelarchiveroeslaprimerapremisaquedebecumplirseparaunabuenaordenaciónarchivística.Laordenacióndelarchivodesciende,pues,delahistoriadelasinstitucionesquehanproducidolospapeles.

Parece caso superfluo precisar que la historia de las instituciones sobre la que el archivero basa supropiotrabajoeslahistoriadecadainstituciónproductoradedocumentos,cómoefectivamentefueyobróy,portanto,cómoprodujoyorganizósuspropiospapeles,nodecómo“habríadebido”seryobrarsobrelabasedenormasqueenlarealidadnofueronaplicadas.

Alexaminarunaporunalasmateriasquesejuzgabannecesariasparalaformaciónprofesionaldelarchiveroy,portanto,a incluirentre lasenseñanzasdelasescuelasparaarchiveros,al llegara lahistoriade las instituciones se afirmaba que ésta es muy conveniente, a condición de que añada “a la necesariainformacióny,siespreciso,discusiónjurídica,elestudiodelosmodosydelasformasdelfuncionamientodelasinstituciones”.Perorecuérdesequelainstituciónseconsideranoencuantoasufinalidadoperativa,sinocomoproductoradedocumentos.Estoseentenderámejorconunejemplo:lafinalidadoperativadelainstitución“Policía”esevitarqueseproduzcandelitosyenelcasodequesucedandescubrirydeteneralosculpables,peroalarchiverocomoprofesionalleinteresasolamentelaproduccióndocumentalqueesafinalidadoperativallevaaneja.

Sibienlaaproximacióndeldiplomatistaalosdocumentosesligeramentedistintaqueladelarchivero,porque él no tiene necesidad de respetar ante todo el concepto de fondo, su objetivo en este sentido esesencialmenteelmismo:insertareldocumentoensucontextohistórico,jurídico,socialyeconómico.Respectoa este particular, hay propuestas de algunos estudiosos para interrogar al documento de manera que nosacerquealasociedadqueloprodujo,yotrasparaacometerelestudiodeldocumentomedievalconunvastoconocimientodelhombreydelmundo.Esteúltimopasonopuedeolvidarse,yaque,delocontrario,seperderíadevistaelhechodequelaactividaddocumentarianoessinounaspectoparticulardelacontecerhistóricoyunfenómenorealmentesignificativodelacivilización.Esdecir,quetantoelmétodocomolospropiosresultados



...

deladiplomáticaconstituyenunabasefundamentalparaeldesarrollodelalaborarchivística,muchomástrascendentalaúnquelassimpleshabilidadesdelecturadeescriturasantiguasqueproporcionaalarchiveroelaccesoalainformacióncontenidaenlosdocumentosanterioresalsigloXVIIIodelashabilidadesdecómputopara datar correctamente los fechados por sistemas distintos al nuestro. Estas afirmaciones son tambiénválidasparatodaslasdisciplinasquetienencomoobjetodeestudiolaHistoriadelasInstituciones,incluidalaHistoriadelDerecho.

Peroentiéndasebienelargumentode laprofesoraSánchezPrieto.Enningúnmomentohaqueridoexpresarqueladiplomáticadebaconvertirseencienciadeladocumentación,puesesantetodounaCienciaHistoriográfica,yaquesuobjetivodeestudioprincipaleslaescritura,encualquieradesusdimensiones.Loquesebuscaes,simplemente,ponerdemanifiestoqueunayotra,estoes,lascienciasdeladiplomáticaydeladocumentación,noestántanalejadasentresícomopuedepareceraprimeravistayqueenalgunasdesusfacetascomo,porejemplo,lahistoriadellibrocoincidenplenamente.

�ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010

...

Preservaciónyconservacióndedocumentosdigitales.

JoséManuelBarruecoBibliotecario

UniversitatdeValència,EspañaProfesor

CentroUniversitarioEstema,València

Introducción

Amedidaquenosadentramosenlaeraelectrónicadeobjetosdigitales,esimportantesaberquehaynuevosbárbarosenlafronterayqueestamosentrandoenunaépocadondemuchodeloquesabemoshoy,muchodeloqueestácodificadoyescritoelectrónicamente,seperderáparasiempre.Estamos,enmiopinión,viviendoenmediodelaedadmediadigital.Enconsecuencia,igualquelosmonjesdelpasado,lestocaabibliotecariosyarchiveroshacersecargode latradicióndeconservar lahistoriayelpatrimoniodocumentaldenuestrostiempos.1

�Lainformacióndigitalesintrínsecamentemásfácildealterarquelastecnologíastradicionalesdepapelomicropelícula(microfilm).Lossoportesdealmacenamientodigitaltienenmenosesperanzadevidayrequierendelaexistenciadeunastecnologías,paraaccederaéstos,quecambianaunavelocidadinclusomayorquelospropiosformatos.Además,sedeterioranmásfácilmentehaciendoquesepierdanloscontenidos.

Acausadelarapidezdeloscambiostecnológicos,ellapsodetiempoenquesedebenconsiderarlosproblemasdepreservaciónyconservacióndelosdocumentosdigitalesseacortaconsiderablemente.Eltiempotranscurridoentrelaproduccióndelosdocumentosylanecesidaddedefinirestrategiasdepreservaciónparaéstosesmuchomáscortoenelentornoelectrónicoqueenelimpreso.Porlotanto,seplantealanecesidaddedefinirnuevasguíasdebuenasprácticasquesatisfaganlasnecesidadesyseanútilesparatodoslosgruposimplicadosenelprocesodegeneraciónydistribucióndedocumentoselectrónicos.

Enelpresentecapítulo,describimos,agrandesrasgos,elproblemadelaconservacióndelosobjetosdigitales y damos una serie de recomendaciones a seguir por los productores de tales documentos y, másenconcreto,paralosdestinatariosdeestaguía.LaUNESCOhareconocidolaimportanciadelproblemadelaconservacióndelosdocumentoselectrónicosyporelloharedactadolaCarta para la preservación del patrimonio digital.2Enelartículo3,sereconoceelpeligrodepérdidaaqueestánsometidosdichosmaterialesyseafirma:«Elpatrimoniodigitaldelmundocorreelpeligrodeperderseparalaposteridad.Contribuyenaello,entreotrosfactores,larápidaobsolescenciadelosequiposyprogramasinformáticosqueledanvida,lasincertidumbresexistentesentornoalosrecursos,laresponsabilidadylosmétodosparasumantenimientoyconservaciónylafaltadelegislaciónqueampareestosprocesos».

Loscambiosenlasconductashanidoalazagadelprogresotecnológico.Laevolucióndelatecnologíadigitalhasidotanrápidayonerosaquelosgobiernoseinstitucionesnohanpodidoelaborarestrategiasdeconservaciónoportunaybienfundamentada.Nosehacomprendido,entodasumagnitud,laamenazaquepesa

1 Terry Kuny, The Digital Dark Ages? Challenges in the Preservation of Electronic Information. International Preservation News, 1998, no. 17, (en línea). http://www.ifla.org/Vi/�/news/17-98.htm#2 (consulta: 26 de agosto de 200�).2 UNESco, carta para la preservación del patrimonio digital, 200�. (en línea). http://www.r020.com.ar/enlaces/ir.php?ir_id=665 (consulta: 26 de agosto de 200�).

Sabías que...



...

sobreelpotencialeconómico,socialeintelectualyculturalqueencierraelpatrimonio,basedondeseedificaelporvenir.Enelartículo10,alestablecerlasfuncionesyatribucionesdecadaelementodelciclodevidadelosdocumentos,cabedestacarlosiguiente:«Alentaralasuniversidadesyotrasinstitucionesdeinvestigación,públicasyprivadas,avelarporlapreservacióndelosdocumentosrelativosalasinvestigaciones».Enestaafirmación, están directamente implicados los servicios de publicaciones universitarios por el carácter dedistribuidoresydifusoresdelaproduccióncientíficadecadauniversidad.

Sibienelproblemadelapreservacióndigitalesarduoycomplicado,yencuantoquelosprincipalesimplicadosenel temade laconservaciónsonbibliotecasyarchivos,esesencialnotarque losproductoresdedocumentospuedenfacilitarlatareadesdeelmomentomismodeldiseñodelosdocumentos.Elprocesode preservación y archivo se hace de manera más eficiente cuando se pone atención en las cuestiones deconsistencia,formatos,normalizaciónydescripciónbibliográficaenlosprimerospasosdelciclodevidadelainformación.Porello,seenfatizalaimportanciadeconsiderarbuenasprácticasdeconservaciónentodoslosestadosdelciclodevidadegestióndelainformación:creación,adquisición,catalogación,almacenamiento,preservaciónyacceso.

Así,enelpresentecapítulo,noscentramosenunaseriederecomendacionesbásicasacumpliralahoradediseñardocumentosdigitales,paraquepuedanperdurareneltiempoyseafáciltrasferirlosoconvertirlosaotrosformatoscuandoelestadodelatecnologíalorequiera.

Los creadores de documentos digitales y su papel en la preservación35

Esunhechocontrastadoquelosesfuerzosdepreservaciónqueseponenenprácticacuandolosproblemascomienzanaaparecerseránposiblementemáscostosos,másdifícilesdetratarymenosefectivosqueaquellosesfuerzosqueempiezanaaplicarsemuchoantes.4

�Lasorganizaciones,quetienenfuncionestantodecreacióncomodepreservacióndeobjetosdigitales,hanaprendidodelaexperienciaqueelcuidadoinvertidoalprincipiodelprocesoenelusodeestándares,documentación,buenasgestionesdelosficherosyotrasprácticas,luegoserentabilizaenunosmenoresrequisitosdepreservaciónymantenimiento.

Deestamanera,lasorganizacionesencargadasdelaconservacióndelpatrimoniodigitalrecomiendanparticiparenlacreacióndelosdocumentosdesdelasetapasiniciales.Sibien,tradicionalmente,tantocreadorescomousuariosfinalesdelosdocumentosnohanestadomuyimplicadosenelprocesodearchivodigital,esunhechoreconocidoquelosproveedoresdeserviciosdepublicacionescumplenotrospapelesadicionalesenlacadenadeinformación.Así,ademásdesupapelprincipalcomodistribuidoresoeditoreselectrónicos,puedensuministrar también archivos digitales como un servicio adicional a sus clientes. No obstante, el modeloeconómicoparaelarchivodigitalnoesclaroporqueestámezcladoconelrestodeserviciosqueproporcionanestosproveedores.Entrelosejemplosdedistribuidoresqueofrecenserviciosdearchivotenemos:Ingenta,Lta.yHighWirePress.

Tantoloseditorescomercialescomolosuniversitariosestánimplicadosenelarchivodelosdocumentosqueproducendediferentesformas.Quizás,losmásvocacionalesseanlassociedadescientíficasqueconsideranestepapelcomounaparteintegraldesumisióndentrodeladisciplina.Sinembargo,laviabilidadeconómica,alargoplazo,detalpreservación(amedidaqueelcontenidodelsistemacrezca)sehacemásdifícil.

� Gail hodge and Bonnie c. carrol, Digital Electronic Archiving: the State of the Art and the State of the Practice. International Council for Scientific and Technical Information, 1999. (en línea). http://www.armamar.org/gwdc/GWDc_Digital_Electronic_Archiving_Report.htm (consulta: 26 de agosto de 200�).� National Library of Australia, Guidelines for the Preservation of Digital Heritage, 200�. (en línea).http://unesdoc.unesco.org/images/001�/001�00/1�0071e.pdf (consulta: 26 de agosto de 200�).

Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 11


...Estrategias de preservación digital

Sibiensehanpropuestomuchasestrategiasdepreservacióndigital,ningunaesapropiadaparatodoslostiposdedatos,situacionesoinstituciones.Acontinuación,hacemosunadescripcióndelospuntosbásicosaseguir,comenzandoporunvocabulariodetérminosatenerencuenta.5

7

Conservación: Es la parte de la gestión de documentos digitales que intenta preservar tanto elcontenidocomolaaparienciadeéstos.Apesardenohaberunacuerdoencuantoaladefinicióndequéseconsideraconservacióna largoplazo,el lapsodetiempotienequepresuponerse losuficientementeampliocomoparaconllevarcambios,tantoenlatecnologíacomoenlacomunidaddeusuarios.Nuevasversionesdebasesdedatos,hojasdecálculoyprocesadoresdetextosepuedenesperar,almenos,cadadosotresaños,concorreccionesyactualizacionesinclusomásamenudo.Engeneral,preservarlaaparienciadeundocumentodigitalesdifícilcuandosetratadetexto,peroescasiimposiblecuandoimplicaentornosmultimedia,dondehayunaintensainterrelaciónentrehardware/softwareycontenidos.

Copias de seguridad:Serefierealprocesodehacerduplicadosexactosdelobjetodigital.Aunqueesuncomponenteesencialdetodaslasestrategiasdepreservación,lascopiasdeseguridad,ensímismas,nosonunatécnicademantenimientoalargoplazo,yaqueseocupaexclusivamenteconlacuestióndepérdidadedatosdebidoarazonestalescomo:fallodehardware,causasnormales,desastresnaturalesydestrucciónmalintencionada.Enocasiones, se combinaconalmacenamiento remotode tal formaqueeloriginaly lascopiasnoesténsujetasalosmismoseventosdesastrosos.Lascopiasdeseguridaddeberíanserconsideradaslaestrategiademantenimientomínima,parainclusolosmaterialesmásefímerosyconmenosvalordelosquedispongamos.

Actualización:Serefierealacopiadeinformacióndigitaldeunsoportedealmacenamientoalargoplazoaotrodelmismotipo,sinningúncambioenlosdocumentos.Porejemplo,lacopiadeunviejoCD-RWaotronuevo.

Meta datos: Ya hemos hablado extensamente, en el capítulo seis de esta guía, sobre la tipología yla necesidad de los meta datos. También en el momento de la conservación existe un consenso entre losexpertos6

� alafirmarqueesunabuenapráctica lacreacióndemetadatosduranteelprocesodeproduccióndelosdocumentoso,comomínimo,crearunosmetadatosbásicosqueluegoseránaumentadosenlafasedecatalogacióneidentificación.

Ademásdelosmetadatosdirigidosadescribirelobjetodigitalypermitir,así,surecuperación,existenlosmetadatosorientadosalaconservacióndelmaterial.Estosúltimosdescribenlosmediosparaproporcionaracceso a los datos, junto con aquellos elementos de meta datos requeridos para gestionar los procesos deconservación.Lainformaciónquesenecesitaparacompilarunosmetadatosdestinadosa laconservaciónhabitualmentesedivideendosclases[enlíneaconloestablecidoenelReferenceModelforanOpenArchivalInformationSystem(OAIS)]7

9:

Información sobre el contenido, referente a detalles acerca de la naturaleza técnica del objeto, queindicaalsistemacómorepresentarlosdatosconuntipoespecíficoyunformato.Amedidaquelastecnologíasdeaccesocambian,estosmetadatosderepresentacióntambiéncambianynecesitanseractualizados.

5 cornell University Library, Digital Preservation Management: Implementing Short-term Strategies for Long-term Problems, 200� (en línea). http://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/ (consulta: 26 de agosto de 200�).6 Gail m. hodge, “Best Practices for Digital Archiving”. Journal of Electronic Publishing. vol. 5, no. �. (en línea) http://www.press.umich.edu/jep/05-0�/hodge.html (consulta: 28 de mayo de 200�).7 Reference model for an open Archival information System (oAiS) (en línea). http://www.rlg.org/longterm/oais.html (consulta: 26 de agosto de 200�).



...

Informacióndescriptivaparalaconservaciónconsistenteenotrainformaciónnecesariaparalagestiónyusodelosobjetosalargoplazo,incluyendoidentificadoresydetallesbibliográficos,informaciónrespectoalospropietariosdelobjeto,gestióndederechosdeacceso,historia,contextoqueabarquelarelaciónconotrosobjetosylainformaciónsobrelavalidacióndelosformatos.Obviamentealgunosdeestosmetadatospuedenreferirseaotrosobjetostalescomoherramientasdesoftwareyespecificacionesdeformatosquedeben,asuvez,serconservados.Lanaturalezainterdependientedelosmaterialesdigitalessignificaquelosprogramasdeconservación,amenudo,necesitengestionarredesdeobjetosdigitalesenlazadosjuntoconsusmetadatos.

Aúnnoexistenestándaresaceptadosquedefinanesquemasdemetadatosdestinadosalaconservación;porlotanto,lasinstitucionesinteresadastendránqueelegirentreaceptar(yposiblementeadaptar)algunodelosmodelosqueestánsiendousadosporotrosobiendiseñarunesquemapropio(yaseacomounasolucióncompletadefuturoounointermediodecaráctermínimohastaquesurjaalgunanormaquelosustituya).

Un problema añadido es que la creación de meta datos no está suficientemente integrada en lasherramientasdecreacióndeestosobjetosparaconfiarsolamenteenelprocesodecreación.AmedidaquelosproveedoresdesoftwarecomiencenaincorporarXMLyarquitecturasRDF(ResourceDescriptionFramwork)ensusprocesadoresdetextoybasesdedatos,lacreacióndemetadatos,comoparteintegrantedelprocesodecreación,seráconsiderablementemásfácil.

Preservación de la tecnología:Sebasaen lapreservacióndelentornotécnicoquehace funcionarelsistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc.En cierta forma, tiene que ver más con un tipo de estrategia de recuperación, después de un desastre, deobjetosdigitalesquenohansidosometidosaunaconservaciónadecuada.Ofreceelpotencialdetratarconlaobsolescenciadelossoportes,asumiendoqueéstosnosehandeterioradomásalládesulegibilidad.Puedeaumentarelaccesoasoportesyformatosdeficherosobsoletos,pero,enúltimainstancia,esuncallejónsinsalida,puesningunatecnologíapuedemantenersefuncionaldeformaindefinida.Estaestrategianopuedeser llevada a cabo por una institución a título individual, debido a los altos costes que supone tanto enequipamientocomoenpersonal.

Migración:Seutilizaparacopiaroconvertirdatosdesdeunatecnologíaaotra,tantosisetratadehardwarecomodesoftware,conservandolascaracterísticasesencialesdelosdatos.Estadefinicióncapturalaesenciaylaambigüedaddelamigración.Enalgunasocasiones,seusacomosinónimodeactualización,peromigraciónrepresentaunconceptomuchomásricoyamplioqueactualización.Conllevaunconjuntodetareasorganizadasdestinadasaconseguirlatransferenciaperiódicadematerialesdigitalesdesdeunageneracióntecnológicaalasiguiente.Elpropósitodelamigraciónespreservarlaintegridaddelosobjetosdigitalesymantenerlaposibilidad,porpartedelosusuarios,derecuperar,visualizaryemplearlosenunaperspectivadeconstantecambiotecnológico.Lamigraciónincluyelaactualizacióncomounmediodeconservacióndigital,perodifieredeellaenelsentidodequenosiempreesposiblehacerunacopiadigitalexactadeunobjetodigital,cuandoelhardwareyel softwarecambiany,además,debenmantener lacompatibilidaddelobjetocon lanuevageneracióndetecnología.Sibienlasempresasdesarrolladorasdesoftwareproporcionanestrategiasdemigraciónocompatibilidadhaciaatrásparaalgunasgeneracionesdesusproductos,estopuedenoserverdadmásalládedosotresgeneraciones.Noobstante,lamigraciónnosegarantizaparatodoslostiposdedatosyseconvierteenparticularmentepocofiable,sielproductodeinformaciónhausadocomplicadoscomponentesocaracterísticasdesoftware.Enestoscasos,nosuelehabercompatibilidadhaciaatrásy,silahay,loqueseproduceesunapérdidaenlaintegridaddeloscontenidos.

Utilización de estándares:Sepuedeafirmarquelautilizacióndeestándaresesalsoftwareloquelossoportesperdurablessonalhardware.Setratadebuscarunaformadecodificaryformatearlosobjetosdigitalesadhieréndoseaestándaresreconocidosyfavoreciéndolosenlugardelosmásesotéricosymenossoportados.Presuponequetalesestándaresperdurarányquelosproblemasdecompatibilidadqueresultendelaevolución

Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 1�

...ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 1�

...delentornoinformático(aplicaciones,sistemasoperativos)seránsolventados,debidoalacontinuanecesidaddeacomodarlanormadentrodelosnuevosentornos.Porejemplo,siJPEG2000seconvierteenunformatoampliamenteusado,elelevadonúmerodeusuariosgarantizaráqueelsoftwareparacodificaryvisualizarimágenesJPEG2000seactualizará,pararesponderalasnecesidadesdenuevossistemasoperativos,etc.

Emulación:Laemulaciónencapsulaelcomportamientodelsoftwareohardwarejuntoconelobjetodigital.Está siendoconsideradacomouna alternativa a la migración.Por ejemplo,un documentoen MSWord2000podríallevarincorporadosmetadatosqueinformaránsobrecómoreconstruireldocumentoyelpropioentornodelsoftwarealnivelmásbajodebitsybytes.Unaalternativaalaemulacióndocumentoadocumentoeslacreacióndeunregistroqueidentifique,unívocamente,entornosdehardwareysoftwareyproporcioneinformaciónsobrecómorecreardichoentornoparapreservarelusodelobjetodigital.Enestosmomentos,noexisteningúnsistemaqueofrezcadocumentaciónexhaustivaylainformacióndeemulaciónrequeridaparaqueestemodeloseafuncional,particularmenteparapermitiraunarchivotratarconlavariedaddeviejastecnologías.

Almacenamiento:Elalmacenamientoesamenudotratadocomounestadopasivoenelciclodevida,perolossoportesdeformatosdealmacenamientovancambiando.Lasoluciónmáscomúnaesteproblemade cambiar los medios de almacenamiento es la migración a nuevos sistemas de almacenamiento. Estoes caroysiempreestápresenteelproblemade lapérdidadedatosoproblemascon la calidad, cuandoserealizalatransformación.Estableceralgoritmosparacomprobarlaexactitudeintegridaddelamigraciónesextremadamenteimportante.

Conservación de los soportes

Lanaturalezadelmediofísico,enelcuallosdatosdigitalesestánalmacenados,presentaunodelosmayoresretosalaconservacióndelcontenidodigital.Aellocontribuyelaenormevariedaddetiposdesoportes,suamenudorápidaobsolescenciaysuvulnerabilidadanteladegradaciónfísica.Unalmacenamientoinadecuadosueleserlarazónmáshabitualquecausaunfalloprematuroenlosmedios.Lamoderacióndelatemperaturaylahumedadsondosaccionesquesesabealarganlavidaútildemuchossoportesdealmacenamiento,peroelsistemadeconservacióndesoportesdebetenerlascapacidadesadecuadasincluyendo:

Suficiente capacidad de almacenamiento: Aunque esta capacidad puede ser añadida en cualquiermomento,esimportantetenerencuentaqueelsistemadebetenerespaciosuficienteparaalmacenarlosdatosprevistosdurantetodoelciclodevidadeéstos.

Capacidad de duplicación:Elsistemadebesercapazdeduplicarlosdatosamedidaquesearequeridosinpérdidadeinformaciónymanteniendolaconsistenciaeintegridaddelosdocumentos,asícomotransferirlosdatosaunnuevosoporteconlasmismascondiciones.

Control de errores:Algúnniveldecontroldeerroresesnormalentodoslossistemasinformáticosdealmacenamiento.Dadoquelosdocumentosdebenseralmacenadosporlargosperíodosy,amenudo,conmuypocousoporpartedepersonas,elsistemadebesercapazdedetectarcambiosopérdidadedatosytomarlasaccionesapropiadas.

Lasopcionesdesoportesalargoplazodisponibles,enestemomento,incluyen:

Disco magnético: Permite un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de modificarlos y unacapacidaddealmacenamientosuperioralos200GByenconstanteincremento.Suvidaútilestimadasesitúaentornoaloscincoaños.


... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 20101�

...

Cinta magnética:Elaccesoalosdatoseslinealconlocualesmáslentalabúsquedaylocalizacióndeéstos.Engeneral,nopermitemodificacióndelosdatos,sinosureescritura.Lavidaútilylacapacidaddealmacenamientosonsimilaresaladelosdiscosmagnéticos.

Discos ópticos (CD y DVD):Permitenunaccesoaleatorioy,enalgunoscasos,lamodificacióndelosdatos.Suvidaútilesmayorqueenloscasosanterioresvariandodesdeloscincoadiezañosdelosproductosconmenoscalidadavariasdécadasparalosdemayorcalidad.

Mantenimiento, soporte y programas de reemplazo: Los componentes del sistema deben serreemplazadoscadapocosaños.Loselementosdehardwarenormalmentetienenunavidaútilentornoaloscincoañosantesdequeelsoportetécnicopuedaserdifícildeobtener.Lossoportesdealmacenamientotambiénnecesitanunaactualizaciónregular(reescribirlosdatos)yunreemplazamientoperiódicopornuevossoportes.Lanecesidaddereemplazarlossistemasdealmacenamientoimplicacostesrecurrentes,quecubranelequipopropiamentedicho,asícomoelprocesodetransferenciadelosdatosqueprecedenysiguenalainstalacióndelosequipos.Talescostesdebensertenidosencuentaenlospresupuestosalargoplazo.

Transferir los datos a nuevos soportes de forma periódica:Lossistemasdealmacenamientodescansanenunaseguraycompletaréplicadelosdatosmásqueenalargarlavidaútildelossoportes.Losdatosdebensercopiadosdesoporteasoporteparaevitarelefectodeldeteriorodelosmateriales.Amedidaquenuevostipos de soportes prueban su utilidad para el almacenamiento, los datos deben ser transferidos desde lossoportesmásantiguos.Estodeberealizarseantesdequeloscomponentesdehardwareosoftwarenecesariosparaaccederalosdatosseanretirados.Laplanificacióndelatransferenciadelosdatosesunretoparalagestiónde laconservación,cualquieraqueseaelsistemausado.Porejemplo,unpequeñoarchivoconunautilizaciónlimitadaquealmacenalosdatosenCD,debemantenerunseguimientodelaedadylasituaciónenqueseencuentranéstos,asícomotenerpresenteque,enalgúnmomento,latecnologíadeCDdeberáserreemplazadadigamos,porejemplo,porDVD.

Establecer condiciones de almacenamiento y manejo apropiadas: Los soportes de almacenamientodigital deben ser almacenados en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro natural. El principalriesgoparalossoporteseslaexcesivahumedadytemperatura,suciedaduotrasparticularidadesquepuedanentorpecerelaccesoalosdatos,yenelcasodesoportesópticos,laluzquepuededañarlosdatosinscritos.Las cintas magnéticas en la actualidad están protegidas de tal forma que el borrado accidental, debido asu exposición a un campo magnético, no suele ser un grave problema. Tales cintas pueden ser utilizadascomo sistema de almacenamiento digital. Normalmente se las dispondrá en una sala acondicionada conuna temperatura controlada y una humedad relativa establecidas alrededor de los 18 °C (64.4 ºF) y 40%respectivamente,unflujocontinuodeairelimpioconunalimpiezadiariaqueevitelaacumulacióndepolvoybasura.Estascondicionesnodebenfluctuarmásdedosgradosyun10%dehumedadrelativaenunperíodode24horas.LossoportesópticostalescomolosCDdebenseralmacenadosenunascondicionessimilares,incluyendo,además,unaestanciasemioscuraparalimitarsusensibilidadalaluz.Sibiensehaafirmadoquelastemperaturasextremadamentebajas,cercanasaloscerogrados,puedenserperjudicialesparalossoportes,estonohasidodemostrado.

Porotrolado,tambiénpuedenayudarotrosfactoresrelativosalcontroldelmedioambienteenquesealmacenalosobjetos.Comobásicospodríamosseñalar:

• Mantenerunatemperaturaentornoalos20ºC(68ºF).• Mantenerlahumedadrelativaaproximadaa40%.• Impedirlasoscilacionesrápidasoprolongadasdetemperaturayhumedad.• Evitarlaexposiciónacamposmagnéticosyafuentesdehumos.• Prohibirlacomidaybebidaenlugaresdealmacenamiento,asícomoelfumar.

Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 1�


...• Almacenarlosmediosdeformavertical.• Utilizarsiemprelascajasoriginales.• Noabrirlascajasqueprotegenlascintas.• Evitarlasuciedad.• Guardarlosmediosensuscajas,exceptocuandoseesténusando.• Notocarlasuperficiedelossoportes,porejemplolacaragrababledelosCD.• LosCDdeberíanmarcarsesóloenlapartesuperioryutilizandomarcadoresadecuados.• Nodejarlossoportesenlosaparatosdevisualizacióncuandonoseesténusando.

Políticas de redundancia y copias de seguridad: La importancia de la duplicación y las copias deseguridadnopuedenserdesdeñadas,sinoquesonfundamentalesentodoslosprogramasdeconservacióncomounsegurobásicocontraeldeterioroopérdidasisóloexistieraunaúnicacopia.Sibienalmacenarmúltiplescopiasdelosmismosdatosofrecealgunaproteccióncontralosfallos,losprogramasdeconservacióndebentambiénconsiderarelriesgodesituacionescatastróficastalescomoincendios,inundaciones,etc.,quepuedandañartodaslascopiasexistentesenunmismolugar.Almacenarcopiasendiferenteslugaresesunrequisitobásico.

Planificación contra los posibles desastres:Debendiseñarseplanesderecuperacióndedatostrasunasituacióndefalloquesonestándaresenlastecnologíasdelainformación.Losplanesdebenincluirsituacioneshipotéticasde recuperacióndedatosapartirdesoportesdañados,pero la recuperacióndedatosescaraeinciertaydeberíaservistacomounaalternativapocosatisfactoriaalacorrectarecuperaciónapartirdecopiasdeseguridad.

Conservación de los contenidos

Comoyasehaseñalado,elprocesodeconservacióndeobjetosdigitalesafectaatodosloselementospresentesenel ciclodevidadeéstos.Desdeelpuntodevistade losproductores,es importante tenerencuentalassiguientesrecomendacionesenelmomentodeldiseñodelosdocumentos:

Sedeberíanelegirunossoportesadecuados,queestén respaldadosporunacomunidaddeusuariosamplia,asícomoporlaindustriadelsoftwareohardwareyque,porconsiguiente,seasegureunasupervivenciasuficiente para permitir que los datos sean transferidos a otros soportes, ya sea por el productor o por lainstituciónencargadadelaconservación.

Sedeberíanescogerunosformatosdeficherosyestándaresapropiados.Anoserquehayarazonespoderosas para actuar de otra forma, se deberían emplear formatos de ficheros que estén ampliamenteadoptados y que sigan estándares bien definidos. En general, los datos en formatos simples, que utilicencódigoabierto,nopropietario,sonmásfácilesdeconservar,aunquealgunasaplicacionespropietariasalcancenunadifusióntalquepuedanseraceptadascomounestándarindustrial,especialmentesisusespecificacionessonpublicadascomo,porejemplo,elformatoPDFPortableDocumentFormat.Losmaterialespublicadosenlíneaparaaccesopúblicodeberíanserlegiblesporlosvisualizadoresmáscomunes.También,deberíatenerseencuentaelestructurarlosdocumentosenunformatoestándaryfácilmentereconocibletalcomoXML.

Noessuficienteconelegirunformatonormalizadoydespuésusarlodeunamaneranonormalizada.Deberían ser implementados cumpliendo con su especificación y, si es necesario, validarlos para eliminarcualquierelementoqueenel futuropudieracomplicar laconservación.Así,siemprequeseutiliceXMLoHTML,esimportantevalidarlosparaasegurarquelosdocumentosproducidoscumplenlanorma.

Elsistemadenombresparaidentificarlosficherosdeberíaserconsistenteynoambiguo.



...

A los ficheros disponibles en la Red deberían asignárseles identificadores que permitieran sulocalización,independientementedellugardondeseencuentren.Existenvariosesquemasparalaidentificaciónpermanentedeobjetosdigitalesqueestánempleándoseendiferentessectores,aunqueningunohaalcanzadounaaceptaciónuniversal.ElDOI(IdentificadordeObjetosDigitales),manejadoporloseditorescomercialesparagestionarelaccesoylosderechosdecopiasobrelosdocumentos,es,quizás,elmásampliamenteusado.

Loscreadoresdeberíanproporcionarmetadatosdecalidadparasusdocumentos,valiéndosedealgunodelosesquemasexistentestalescomoMARCo,preferiblemente,DublinCoreoalgunodelosdefinidosparasectoresocomunidadesconcretas.Comoyahemosmencionado,es importanteañadirelementosquedescribanlanaturalezatécnicadelosobjetosdigitales,quéserequiereparaaccederaellos,asícomocualquiercambioenestosdetallesalolargodesuciclodevida.Dichainformaciónsenecesitaráparalagestióndelaconservacióndeéstos.

Lascopiasmáster(maestras)destinadasaserconservadasdeberíangestionarsedeformaindependientedeaquéllasseleccionadasparaladifusión.

Losficherosysistemasdeberíanestarcompletamenteprotegidosdeposiblesdeteriorosopérdidas,mediantelaadopcióndebuenasprácticasdemedidasdeseguridadyelestablecimientodepolíticasdecopiasdeseguridadinclusoparaelalmacenamientoacortoplazo.

Sedeberíaformarymotivaratodoelpersonalquetrabajacondocumentosdigitales.Igualmentesedeberíancrearlosoportunosmanualesdeprocedimientosquemarcaránlosflujosdetrabajoenlacreacióndedocumentos.

Comopasosinicialesparagarantizarelaccesosepodríaincluirmantenertodoelsoftwarenecesario,asícomocualquiersoftwareespecializado.Estonoseráunaestrategiaefectivaalargoplazo,peropuedeserútilacortoplazo.

Es importante también evaluar los materiales digitales, decidir por cuánto tiempo deberían sermantenidosyporquién,conformealapolíticadelainstitución.

1�ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010

...

JeannetteAllisBastian,Owning Memory:How a Caribbean Community Lost Its Archives and Found Its History,Westport,CT:LibrariesUnlimited,2003, 106pp.(reseñadoporArq.LuzMarieRodríguez)1

1

Sobre cómo rescatar la voz del silenciado

Para algunos, el Caribe conforma un micromundo donde las islas representan los fragmentos demúltiples contradiccionesafiliadasa labúsquedadeunequilibrio entre las conexionesconsusgeografíassocialescircundantesyelmanejodeunsupuestoaislamientoesencial.Esedesequilibrio,fundamentado,segúnmuchos,porlaansiedadprescritaporelpasadocolonial,parecenoatenderseenlosarchivos.LapreguntaalaqueBastianseaferraenOwning Memoryesuncontundente¿Hay memoria sin archivo?

Agrandesrasgos,ellibroesunesfuerzoporexplorarlaconstruccióndelamemoriacolectivadesdeelámbitoarchivísticoyforzaralarchiveroadebatirsuroldentrodedichoproceso,másalládelacustodia,comocolaboradorvisible.Bastianpartedesdeuncuestionamientoinicialquepersigueauscultarlasrelacionesentrelosdocumentosylacomunidad[¿colonialoimperial?]alaquepertenecen.ElcasodeestudioeseldelasIslasVírgenesestadounidenses,compradasen1917alimperiodanés,ycuyosarchivos,porlacondicióndominante/dominadoquefundamentaelimperativocolonial,setransferíanaDinamarcaensumomento,yluegoaEstadosUnidos.Desdeahí,laintenciónqueatraviesalainvestigaciónesdeterminarcómolapérdidadeaccesoalosdocumentosinhabilitalaconstruccióndeunamemoriayunahistoriapropias.

Desdelateoríaarchivística,laautoracuestionalosprincipiosdepropiedad,custodiayaccesoycómoéstosfacilitanoimpidenelprocesodeconstruccióndememorias,máximeensociedadesdondeelvalordela tradiciónoral tiendeasuperaraldocumento textual.Elloes lógicosi sepiensaque,duranteelperíodocolonialdanésyeliniciodelestadounidense,lamayoríadeloshabitantesdelasIndiasOccidentaleseranesclavosafricanosanalfabetososusdescendientes.Porotrolado,ydesdelacontemporaneidaddelaprácticaarchivística,elrescatedeesossujetossilenciadosenlassociedadespostcolonialessedificultaprecisamenteporqueelprincipiofundamentaldeladisciplina,laprocedencia,determinaunajerarquíaprácticaqueatiendeúnicamenteauncreadoralfabetizado.Bastiansugiere,encambio,queelconceptodecreacióndocumentalsedefinatambiéndesdeloslugares,lossujetosylascomunidades[losespaciosdelasubalternidad]convirtiendo,así,aldocumentoenlocutordelsilenciado.LapropuestadelaautorapareaconlametodologíaqueelcríticoEdwardSaiddenominócontrapuntualidad.Aligualqueél,Bastianrecomiendarevisartantolocomunicadocomoloabstenido,loenunciadoylofaltantepara,deesemodo,rescatarlasvocesque,aunquesilenciadas,aparecenenlosdocumentos.ApesardequeGayatriSpivakhaconcluidoqueelsujetocolonial,comocategoríadiscursiva,pierdesucapacidaddeexpresión,comoseve,Bastianargumentasobreunmodeloarchivísticoqueprometeunaalternativadeenunciación–sibienlimitada,parcialyconabstenciones.

¿TendráPuertoRicovocesquerescatar?

1 La Arquitecta Rodríguez se desempeña como Archivera en el Archivo de Arquitectura y construcción de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras y Profesora en la Escuela de ciencias y Tecnologías de la información de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.

Reseña

Calendariodeactividades

18


ArchiRED2010(sujetoacambios)

Archiredleinvitaalassiguientesactividades:

El7deabrilde2010,enelTeatroMunicipaldeJuncos

Charla/Taller:Paleografía y Diplomática: herramientas indispensables en la organización, clasificación y descripción de fondos documentales.

Por:Prof.JosuéCaamaño-Dones

Charla:Estrategias de planificación para proyectos de preservación: de la preparación a la implantación. Por:Arq.LuzMarieRodríguez

El15dejuniode 2010,enelTeatroPriscilaFloresdeSanLorenzo

Charla:títulopendiente Por:Dra.MaríaM.FloresCollazo

Mesaredonda:Proyecto de digitalización en los archivos: Dr.FélixHuertasySa.MargaritaVélezTorres,Proyecto de digitalización del Fondo Municipal de Juncos. Prof.LillianIrizarry,Proyecto de digitalización del Fondo documental de Santiago Iglesias Pantín de la Universidad de Puerto Rico en Humacao.

Arq.LuzMarieRodríguez,Proyecto de digitalización del Fondo documental del Archivo de Arquitecturay Construcción (ACUPR) de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.

Ing.RaymondHernández,Comentarista

Charla:Un “voyerista” en el archivo: tácticas para sobrevivir como historiador marginal. Por:Prof.CésarA.SalcedoChirinos

Del21-24deoctubrede 2010,enlaUniversidadInteramericanadePuertoRico,RecintoMetropolitano

VCongresoIberoamericanodeAchivosUniversitarios(VCIAU2010)

•

•

•

•

•

•

ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 19

...El18denoviembrede2010,enelCentrodeEstudiosAvanzadosdePuertoRicoyelCaribe,ViejoSanJuan

AsambleadeArchiRED

Charla:Más allá de las guías descriptivas: el acceso documental en la era de la tecnología. Por:Arq.LuzMarieRodríguez

Taller: Técnicasbásicasdecosidoparalibros. Por:Sa.ElisadelC.Borrero-González

•

•

•



...

NormasparalapresentacióndemanuscritossometidosparapublicaciónenArchidata.

1.Losmanuscritosseránaceptadosparaevaluaciónsiempreycuandocumplanconlossiguientesrequisitos:

a. Debesermaterialinédito.b. Escritosenespañol.c. Noexcedande5páginas,tamañocarta(8.5” x 11”),adobleespacio,incluyendonotasalpiedela

página(footnotes).d. SometerunacopiadelmaterialaevaluarseenformatoimpresoyelectrónicoenWord.

2.Eldocumentodeberáiracompañadode:

a. Unabrevedescripcióndelaobra(propósitoycontenido).b. Informaciónsobreelautorqueresumasusactividadesintelectuales,publicacioneseinvestigaciones

másimportantes.c. Informacióndecontacto:nombre,dirección,teléfono,fax,correoelectrónico,posiciónactualenla

academiayafiliacióninstitucional.

3.Materialdeapoyo:

a. Elautordeberácitarlasfuentesdeorigen.b. Lasgráficasydiagramasutilizaránpatronesenblancoynegro.c. Siincluyeilustracionesocualquiermaterialdeotrosautores,debepresentarlospermisosescritos

parasupublicación.d. Indicaráeneltextolalocalizacióndelrecursoutilizadoconsusrespectivostítulosyleyendas.

4.ElautordeberásometerunacopiaquepuedeestarenformatodeCDoporcorreoelectrónico.

5. El Comité Editorial recibirá los trabajos y serán evaluados aquéllos que cumplan con los requisitosestablecidosenlapolíticaeditorial.

6.Archidatasereservaelderechodeaceptarorechazarlosmanuscritospresentados.SelenotificaráalautordelmanuscritolasrecomendacionesdelComitéEditorialconloscambiospertinentesparasupublicación.Asimismo,elartículoevaluado,peronopublicable,serádevueltoasuautor.

7.ElautordeberácederlosderechosdeautoraArchiREDycompletarunformulariodeautorizaciónparasupublicación.

8.Puedesometersumanuscritoatravésdelcorreodirigidoalaatencióndel/aPresidente/adeArchiREDa:

P.O.Box21560EstaciónUniversidad

SanJuan,PuertoRico00931-1560oatravésdelcorreoelectrónico:[email protected]

Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 21


...

PublicadoporlaReddeArchivosdePuertoRico(ArchiRED)AÑOS8-10*,NÚM.1,MARZO2010

COMITÉEDITORIAL: YadiraI.TiradoAgosto,Presidenta

Evaluadores: LillianIrizarryMartínez FélixHuertasGonzález ElisadelC.BorreroGonzález AidaIrizarryMartínez LilianaEsterásVázquez

Editora:MagalisCintrón-Butler Diagramadora:WilmaryVázquezTorres

COLABORADORESENESTENÚMERO:Prof.JoséManuelBarruecos,Prof.JosuéCaamaño-Dones,Arq.LuzMarieRodríguez

SideseainformaciónacercadeloscriteriosdeevaluacióndemanuscritosparapublicaciónenArchidataoenviarcolaboracionesaesteboletín,comuníquesealasiguientedirección:

ArchiREDComitéEditorialArchidata

P.O.BOX21560SanJuan,PuertoRico00931-1560

correoelectrónico:[email protected]

*Archidatanosepublicóenlosaños2008-2009.

P.O.BOX21560SanJuan,PuertoRico00931-1560

de Puerto Rico.

Bolet

ín de la Red de Archivos

Archidata

Documents

ArchiData Año 10, Núm. 1