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ARCHIVO MUNICIPAL SANTA FE

MEMORIA ANUAL 2017

Memoria del Archivo Municipal 2017

ÍNDICE

1. Ingresos de fondos 2

2. Gestión y tratamiento documental 4

3. Preservación, conservación y restauración 5

4. Reproducción 6

5. Servicio a los usuarios 6

6. Educación 18

7. Difusión 18

8. Relaciones externas 23

9. Recursos 23

10. Resumen del fondo municipal 24

11. Proyectos y necesidades 24

1


1. INGRESOS DE FONDOS

La documentación ingresada durante el año 2017, en el Archivo Municipal de Santa Fe, ha correspondido a 39 unidades de instalación, que corresponden a 542 unidades descritas y a 6 metros lineales.

Las transferencias ordinarias han consistido en la serie de expedientes de licencias de obra de 2005, 35 unidades de instalación, que corresponden a 303 unidades descritas.

En la serie Fotografías ha ingresado 1 imagen, donada por la familia Ruiz Rovira del secretario del Ayuntamiento en 1936, Luis Ruiz Rovira.

Este año se han hecho 4 inserciones correspondientes en su mayoría a expedientes de obras.

En el Archivo Histórico se siguen describiendo las series de Expedientes judiciales de causas civiles, Expedientes de tributación, Disposiciones recibidas, Correspondencia, Expedientes de protocolo, Escrituras, Deslindes y Censos, se describieron 238 unidades en 2017, con unas fechas extremas de 1512 a 1936.

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Tabla de los ingresos por secciones

Código Sección Unidades de instalación

01 Gobierno 4

03 Servicios 35

05 Series facticias 1

Gráfico de los ingresos por secciones

Unidades de inst alación

Unidades de inst alación

Unidades de inst alaciónGobierno Servicios Series facticias

Comparativa de ingresos por secciones 2009-2016

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

Gobier

no

Obras

y ur

banism

o

Hacienda

Series

fact

icias

Hemerote

ca

Admini

strac

ión

Unidades de instalación 2009









3


2. GESTIÓN Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL

Se han descrito 542 documentos, a nivel de fracción de serie y de unidad documental, pertenecientes a las siguientes secciones del Archivo: Gobierno, Servicios y Series facticias, que corresponden a 39 unidades de instalación.

Gráfica de la documentación descrita por secciones

Unidades de descripción

0 50 100 150 200 250 300 350

Gobierno

Servicios

Series facticias

Unidades de descripción

Tabla de la documentación descrita por secciones

Código Sección Unidades de descripción

01 Gobierno 238

03 Servicios 303

05 Series Facticias 1

Si comparamos las cifras desde 2009 hasta 2017, la documentación descrita e incorporada al inventario en estos 6 años ha sido: 847unidades: 707 en 2009, 938 en 2010, 386 en 2011, 601 en 2012, 796 en 2013, 246 en 2014, 465 en 2015, 946 en 2016 y 542 en 2017.

4


Comparativa de documentación descrita 2009-2017

0

100

200

300

400

500

600

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Gobierno

Obras y urbanismo

Hacienda

Series f act icias

Hemerot eca

Administ ración

3. PRESERVACIÓN, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

En cuanto a preservación hemos continuado con la limpieza de depósitos y control de temperatura y humedad, e instalación adecuada de los documentos. Durante este año 2017, hemos registrado la entrada del documento de Privilegios y confirmación de privilegios reales otorgados a la ciudad de Santa Fe sobre el impuesto de la alcabala. 1514-1687. Signatura: AMSF, 5107, tras su restauración.

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4. REPRODUCCIÓN

En este pasado año, en materia de reproducción de documentos para conservación y difusión, se han digitalizado 49 documentos para su difusión en línea. Se han recibido 22 solicitudes de reproducción de documentos por parte de los ciudadanos y 22 de uso interno.

5. SERVICIO A LOS USUARIOS

El Archivo cuenta con dos tipos de usuarios, por un lado la administración pública, fundamentalmente el Ayuntamiento de Santa Fe, y, por otro, la ciudadanía.

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El servicio de archivo dirigido a la administración se refiere a la consulta, solicitud de préstamos, informes y reproducción de documentos, mientras que la ciudadanía acude al Archivo para la consulta de documentos, información sobre la historia de la ciudad y la reproducción de documentos. El acceso a la documentación del Archivo se realiza de forma personalizada en sala o bien de forma remota o externa, a través del teléfono, fax o correo electrónico y página web.

En el marco de la transformación digital de la Administración Pública, en marzo de 2015, se implantó la administración electrónica en el Ayuntamiento de Santa Fe, a través de la creación del Registro General Electrónico y de la Gestión Electrónica de Expedientes, soportados en la plataforma esPúblico Gestiona. La Ley 11/2007 dio un gran impulso a la modernización de la Administración española al consagrar el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con la Administración. Todo esto apoyado por la entrada en vigor de las leyes 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público que vienen a configurar el escenario en el que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones en sus múltiples vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí. Tales premisas han supuesto la obligación para la Administración de introducir los medios electrónicos en las distintas fases de los procedimientos administrativos que implicaran una interacción con el ciudadano.

La Administración Electrónica implica, además, rediseñar de un modo integral los procesos y servicios, así como revisar los planteamientos organizativos vigentes, lo cual no sería realizable sin el correspondiente cambio cultural. Se ha procedido a transformar los procedimientos de consulta, préstamo, elaboración de informes, sobre la base de nuevos formularios, adaptados a las exigencias del soporte digital y a la implantación del archivo digital.

En virtud del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica, quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación y quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración, deberán relacionarse obligatoriamente de forma electrónica con las Administraciones Públicas. Esta obligación, que supone la eliminación del papel para comunicarse con la Administración, será totalmente efectiva hasta el 2 de octubre del 2018 puesto que es necesario que se realicen los cambios oportunos para su correcta implantación.

Además, la aplicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), regulado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, que establece el conjunto de criterios y recomendaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas, para el intercambio de información y la utilización de la información intercambiada. Además de la toma de decisiones tecnológicas que la garanticen, está obligando al Ayuntamiento, y por ende al Archivo, a abordar un proceso de normalización de plantillas y modelos procedimentales.

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5.1. Consultas

Tabla comparativa de consultas de la Administración y ciudadanos

Solicitudes de Consulta Tipo de usuario

En sala

Externas

Total

Unidades documentales consultadas

Unidades Administrativas

0 59 59 87

Hombres

30 7 37 52 Ciudadanía Mujer

es 22 6 28 72

TOTAL 52 13 124 211

En cuanto a las consultas (remotas y presenciales), se ha producido cierto desequilibrio entre las demandas de la administración y la ciudadanía: aunque las solicitudes estás más o menos igualadas, el número de unidades documentales consultadas de la ciudadanía superaron ampliamente a las de la administración.

En 2016, un dato importante es que todas las consultas por parte de las unidades administrativas se han producido de manera externa, por teléfono o a través de la plataforma esPublico Gestiona. La evolución del número de unidades de instalación consultadas, esta año de 2016 ha sido hacia el alza, llegando a duplicar las de 2015.

Las consultas en el Archivo son ciertamente erráticas; la puesta en marcha de proyectos de investigación por parte de la Universidad de Granada, que generalmente se limitan a un curso universitario, el inicio de programas de revisión del catastro, promovidos por la propia administración municipal, producen cambios bruscos en las cifras de consultas, tanto de la administración como de la ciudadanía. De manera que su ausencia provoca un descenso notable de las solicitudes en el cómputo parcial y general.

Gráfico comparativo de las consultas de 2006-2017

0

50

100

150

200

250

300

350

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Administración

Ciudadanía

8


5.2. Reproducción

La digitalización de los fondos ha aumentado la capacidad de reproducción del Archivo y ha promovido el aumento de las solicitudes de reproducción de documentos en formato electrónico, sobre todo para la administración.

En 2016 recibimos 48 solicitudes de reproducción, 13 de ciudadanos y 35 de la propia administración. En total se hicieron 393 reproducciones, entre fotocopias, fotografías y digitalizaciones. Sigue siendo apreciable el descenso del número de fotocopias realizadas para la administración. Tabla comparativa de reproducciones Administración y ciudadanía

Unidades

administrativas Ciudadanía Total Tipo de

reproducción Solicitudes Copias Solicitudes Copias Solicitudes Copias

Fotocopias 7 35 10 136 17 171

Fotografías analógicas

0 0 8 135 8 135

Formato electrónico

15 79 4 71 19 150

TOTAL 22 114 22 342 44 456

5.3. Préstamos e informes

El principal peticionario de los préstamos es la propia administración municipal. Desde el año 2015, los préstamos ya se realizan de manera electrónica.

Se han realizado 59 préstamos que corresponden a 71 unidades documentales y se han emitido 27 informes.

Préstamos Cantidad

Solicitudes de préstamo recibidas 59

Préstamos realizados 59

Unidades documentales prestadas 71

9


El descenso de préstamos si es significativo si lo comparamos con los realizados en 2009. Al observar la gráfica de los préstamos realizados a la administración podemos ver como la tendencia es descendente, aunque desde 2013 observamos un ligero ascenso. Gráfico de los préstamos a la Administración, 2006-2017

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

años

nú

mer

o d

e d

ocu

men

tos

pre

stad

os

5.4. Servicio en línea

Desde junio de 2010, fecha en la que se puso en marcha la página web del Archivo Municipal, se ofrecen una serie de recursos electrónicos, como son los instrumentos de descripción, recursos referidos a la historia de la ciudad, materiales didácticos, guías de investigación, memorias anuales, etc., así como la documentación digitalizada, que ha cambiado sustancialmente el perfil del usuario, las estadísticas de consulta y el enfoque del servicio que presta el Archivo a los usuarios. En 2011 la página web tuvo 4.809 visitas y se consultaron 91.198 páginas, en 2012, aumentó considerablemente el número de visitas 7.175, pero disminuyó la cantidad de páginas consultadas, 61. 685. En 2013, han sido 12.627 visitas, casi el doble del año anterior, con 72.374 visualizaciones de la página Web. Durante el 2014 continua la línea ascendente en el número de visitas 18.891 y 235.537 páginas visualizadas. Mientras en el año 2015 se ha producido un descenso: hemos recibido 14.097 visitas y 113.418 visualizaciones de la web. En 2016, volvemos a tener un ascenso en el número de visitas, 17.061 y de manera considerable en las visualizaciones, 119.204. El descenso de consultas es de nuevo evidente en 2017, tanto en el numero de visitas, 11. 394 como en las visualizaciones, 43.378.

10


Gráficas con el total anual de visitas y número de páginas consultadas

11


Tabla de visitas y páginas consultadas en 2017

Mes Nº de visitas

Promedio de visitas por día

Nº de páginas

Promedio de páginas por

dia

Promedio de páginas por

visita

Enero 1.159 37,97 3.903 125,90 3,3

Febrero 919 32,82 1.994 71,21 2,2

Marzo 1.142 36,84 5.128 165,42 4,5

Abril 1.005 33,50 4.468 148,93 4,4

Mayo 854 27,55 1.679 54,03 1,9

Junio 873 29,10 4.597 153,23 5,3

Julio 843 27,19 2695 86,94 3,2

Agosto 1.001 32,42 4.148 133,81 4,1

Septiembre 1.095 36,50 6.047 201,57 5,5

Octubre 958 30,90 1.537 49,58 1,6

Noviembre 728 24,27 4.497 149,90 6,2

Diciembre 817 26,35 2.689 86,74 3,3

TOTAL 11.394 375,41 43.382 1.427,26 45,50

Número de visitas 2017

0

200

400

600

800

1.000

1.200

nº de visitas

Enero Marzo Mayo Julio Septiembre Noviembre

12


Número de visualizaciones de la página Web

0

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000

7.000

nº de páginas

Enero Marzo Mayo Julio Septiembre Noviembre

Gráfica comparativa de nº de visitas y nº de páginas en 2016

01.0002.0003.0004.0005.0006.0007.000

Enero

Febrero

MarzoAbril

MayoJunio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

02004006008001.0001.2001.400

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Promedio de visitas por página Hay tres picos importantes en las visitas: junio, septiembre y noviembre, tres meses en los que se pasa del 50%. En estos meses se produce un aumento considerable de las páginas que se visualizan en cada visita.

Promedio de páginas por visita

0

1

2

3

4

5

6

7

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

meses

nú

mer

o

Mapa de las ciudades que han visitado la web del Archivo año 2015

Este año han disminuido el número de visitas con respecto al año anterior, sin embargo han aumentado el número de los lugares desde donde nos han visitado. El radio de interés del Archivo sigue manteniéndose por los tres continentes, aunque se puede observar que es desde el continente americano desde donde más nos visitan.

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Tabla de las ciudades con cien o más visitas en 2017

Ciudad País Nº de visitas

Mountain View Estados Unidos 1.271

Beijing China 1.213

Redmond Estados Unidos 1.001

Nueva York Estados Unidos 958

Indianápolis Estados Unidos 554

Berlín Alemania 474

Londres Reino Unido 293

Barcelona España 288

Madrid España 278

Simi Valley Estados Unidos 147

Rottweil Alemania 139

Hamburgo Alemania 259

Moscú Rusia 133

Otawa Canadá 115

5.5. El Archivo en Facebook Desde abril de 2011 el Archivo Municipal cuenta con una página en Facebook. A 31 de diciembre de 2017 contaba con 929 seguidores. La evolución es significativa: aumento de 66 en 2011, 70 en 2012, 170 en 2013, 155 en 2014, 233 en 2015, 136 en 2016 y 127 en 2017.

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Números de seguidores de Facebook del AMSF

Comparativa del número de seguidores 2012-2017

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

Seguidoresen 2012

Seguidoresen 2013

Seguidoresen 2014

Seguidoresen 2014

Seguidoresen 2015

Seguidoresen 2016

Seguidoresen 2017

16


Alcance de la página de Facebook

Total de “Me gusta”

Visitas a la página

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6. EDUCACIÓN

El trabajo de asesoramiento para la investigación sobre la historia de Santa Fe, este año pasado se dirigió a alumnos de los colegios de Santa Fe. Se les ha asesorado para trabajos sobre Historia de Santa Fe partiendo de la consulta a las fuentes documentales del Archivo Municipal.

Se han realizado una visita guiada al archivo para el IES Francisco Ayala de Granada.

7. DIFUSIÓN

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7.1. Exposiciones Centro de Interpretación de la ciudad de Santa Fe, Puerta de Sevilla Con motivo de la celebración del 525 Aniversario de la Fundación de Santa Fe, hemos colaborado en la organización de la exposición permanente del Centro de Interpretación de la ciudad de Santa Fe, inaugurada el 30 de septiembre de 2016.

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7.2. Programa de fiestas de San Agustín 2017

En 2017 el Archivo Municipal de Santa Fe ha colaborado en la realización del programa de Fiestas de San Agustín con la preparación del dossier fotográfico que aparece en él y en el artículo “400 aniversario de la Fundación del convento de los Agustinos en Santa Fe.

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7.3. Conferencias. 525 Aniversario de la Firma de las Capitulaciones de Santa Fe El Archivo Municipal de Santa Fe ha acogido desde hace tiempo a investigadores que han realizado sus trabajos sobre la historia de Santa Fe, Granada y Andalucía, trabajos que se han plasmado en tesis y en publicaciones que han enriquecido, sobre todo en estas últimas cuatro décadas, la historiografía sobre la ciudad. Para la celebración del 525 Aniversario de la Firma de las Capitulaciones de Santa FE, el Archivo Municipal organizó el I ciclo de conferencias “Santa Fe en la Historia”, celebrado del 30 de marzo al 27 de abril de 2017. En este primer ciclo de conferencias se reunieron a algunos de estos investigadores, referentes para el conocimiento de la Historia de nuestra ciudad, desde la Fundación hasta la Edad Contemporánea. Además, simultáneamente a la celebración de estas conferencias, se homenajearon a dos investigadores e historiadores santaferinos que, por su reciente fallecimiento, no estuvieron presentes: Ángel Espinosa Cabezas, autor del libro Santa Fe. Aproximaciones geográfico históricas, (1995) y José Carrillo de Albornoz Fábregas, autor, entre otras publicaciones, de Al hilo de la Historia. Crónica de una familia de la Vega de Granada, (2002).

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526 Aniversario de la Fundación de Santa Fe

El Archivo Municipal colaboró en la organización del ciclo de conciertos y conferencias Cantemus Domino en torno a la organización de la iglesia en el reino de Granada, a partir de 1492, tomando como punto de partida la fundación de la iglesia Colegial de la Encarnación de Santa Fe, que junto a la catedral de Granada, fue una de las primeras instituciones erigidas por los Reyes Católicos.

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8. RELACIONES EXTERNAS

Se ha renovado el convenio de colaboración, con el Instituto Universitario “General Gutiérrez Mellado” para que el Archivo Municipal sea un centro de referencia donde el alumnado de la edición número 18 del curso Especialista Universitario en Archivística organizado por la UNED, pueda realizar sus prácticas.

9. RECURSOS

Recursos humanos El Archivo Municipal cuenta con dos personas en plantilla: el archivero municipal (técnico superior) y una técnica de archivo (técnico medio).

El personal del Archivo ha impartido y participado en diferentes cursos:

Curso de paleografía y Tipologías documentales modernas, 10ª edición. 2017-2018, organizado por el Colegio Oficial de Doctores y Licenciados de Granada.

Máster de Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid, Curso 2016-2017.

IX. Jornada Técnica de Archivos de Granada “Normas de descripción archivística. Estado de la cuestión.” organizada por la Delegación territorial de Cultura, Turismo y Deporte, el 15 de diciembre de 2017.

Recursos materiales El Archivo Municipal no cuenta con un presupuesto específico. Las instalaciones ocupan parte de las dependencias de la casa consistorial, donde se encuentra el depósito administrativo, y parte del edificio del Centro Damián Bayón del Instituto de

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América de la ciudad, equipamiento cultural donde el Archivo dispone del área de descripción, la sala de consulta y el depósito del subfondo histórico.

10. RESUMEN DEL FONDO MUNICIPAL

Año del documento más antiguo Año del documento más moderno

1492 2013

Documentación Metros lineales

Capacidad 724

Ocupación 684

Modificación respecto al año anterior 6

Disponibles 40

11. PROYECTOS Y NECESIDADES

Los proyectos el Taller “El Archivo Educa” para los cursos 4ª de ESO y 1º de Bachillerato de los Colegios de Santa Fe y el Curso de Formación para trabajadores del Ayuntamiento de Santa Fe “Gestión y Tratamiento documental” siguen vigentes para el año 2018. En cuanto a las necesidades, el Archivo sigue sufriendo dos carencias básicas en dos aspectos fundamentales de cualquier servicio público: falta de espacio adecuado para el depósito de documentos y el reconocimiento de mayor dedicación, jornada completa, de la técnica de archivo.

En cuanto a las instalaciones, el Archivo vive una provisionalidad que dura ya dieciocho años, lo que provoca un grave problema de espacio que impide que pueda llevar a cabo el calendario de transferencias con los plazos que establece su propio Reglamento. En la actualidad, no tenemos capacidad suficiente para recibir la documentación que genera el Ayuntamiento. Sufrimos una urgencia crónica que exige una solución definitiva al problema, tal como se ha planteado desde los responsables políticos de esta ciudad, pero que todavía no se ha atendido. El Archivo cuenta con dos depósitos que no comparten el mismo edificio dificultando las labores de consulta, préstamo y control de la documentación que ingresa en el Archivo, depósitos que no reúnen las mejores condiciones de instalación para el patrimonio documental de la ciudad: el

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depósito del Ayuntamiento no permite la climatización del espacio y solo se puede acceder por la escalera a partir de la primera planta, dificultando el traslado de la documentación. En cuanto al depósito del Centro Damián Bayón, además de lugar donde se custodia el patrimonio documental más antiguo de la ciudad, es almacén del centro, lo que provoca problemas de accesibilidad y tránsito. Tampoco es adecuada la proximidad de la maquinaria del ascensor, además, al ser un sótano, si bien tiene buenas condiciones de aislamiento, no es recomendable para instalar documentación.

Ante esta situación tan crítica el Archivo Municipal, junto con la Biblioteca Pública Municipal, presentamos una propuesta para adecuar el edificio de las Escuelas del Paseo como nueva sede de ambos servicios municipales. En nuestro caso, supondría garantizar la correcta conservación, acceso y difusión del patrimonio documental de la ciudad, y el ingreso de nuevos fondos en los próximos años. Las instalaciones de las Escuelas han revertido ya al Ayuntamiento y ahora se está procediendo a buscar la financiación necesaria para que se aborden las obras para su adecuación como Archivo y Biblioteca municipales.

Superficies aproximadas

Espacio Superficie útil (m2) Espacios de uso público

Vestíbulo/distribuidor 44

Despacho de dirección 15

Sala de consulta (6 plazas) 45

Sala/Aula polivalente (25 plazas) 45

Servicios (1+1+1) 15

Espacios de uso interno Despacho para el personal técnico 25

Almacén de material 12

Sala de Recepción de la documentación

25

Sala de desinfección y desinsectación

12

Sala de clasificación y ordenación 30

Depósitos 170

Totales 438

25

26


- Carencia de personal: en la actualidad, dos personas trabajamos en el Archivo; el Archivero, con jornada completa, y una técnica de archivo, con jornada parcial. Dado el nivel de exigencia del Ayuntamiento con respecto al Archivo, servicio que comienza a las 8:00 horas y termina a las 15:00, la necesidad de atender a la ciudadanía en cualquier hora de apertura del Archivo, ralentiza el servicio de consultas y préstamos (en este caso al Ayuntamiento) del Archivo, servicios que se resienten de forma notable, en cuanto que el Archivo lleva a cabo colaboraciones que tienen que ver con la cultura de Santa Fe: programa anual de fiestas de Santa Fe, El Jau y Pedro Ruiz, las Capitulaciones, etc., elaborando informes sobre la historia de la ciudad, mantenimiento de la página web del Archivo actualizando sus contenidos, desde hace siete años estamos en las redes sociales a través de Facebook como complemento a nuestro sitio web. Además, llevamos varios años trabajando con los centros escolares de la ciudad, organizando talleres y visitas sobre la historia y el patrimonio documental de Santa Fe, dentro del programa “El Archivo educa”, en las dependencias del Archivo. Tareas que exigen de una mayor dedicación por parte del personal y que con la ampliación de la jornada parcial de la técnica de Archivo a jornada completa se podrían abordar de manera más eficaz las demandas de los usuarios, tanto de la administración como de la ciudadanía en general.

Santa Fe, a 15 de febrero de 2018

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