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Lic. Margarita Ortiz Ramírez

Técnico en Asistencia Administrativa

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Lic. Margarita Ortiz Ramírez

Código: 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y e la organización

Luis Alirio Arévalo OrtizJohana Caterine Baquero Barrios

Ana Milena León MadridDurley Roció Mendoza Rojas

Astrid Yanith Pachón GonzálezBriyith Parra Rodríguez

Ficha de caracterización : 360190

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENARegional Cundinamarca

CENTRO AGROECOLÓGICO Y EMPRESARIALAmbiente de Aprendizaje Aula 2

FUSAGASUGÁOctubre 12 de 2012

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Lic. Margarita Ortiz Ramírez

Código: 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

Luis Alirio Arévalo OrtizJohana Caterine Baquero Barrios

Ana Milena León MadridDurley Roció Mendoza Rojas

Astrid Yanith Pachón GonzálezBriyith Parra Rodríguez

Ficha de caracterización : 360190

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO:Ciclo Vital de los Documnetos

Asesoría TecnicopedagógicaEsp. Margarita Ortiz Ramírez

Instructora de Gestión Administrativa TC

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENARegional Cundinamarca

CENTRO AGROECOLÓGICO Y EMPRESARIALAmbiente de Aprendizaje Aula 2

FUSAGASUGÁOctubre 12 de 2012

1. El sistema de Ordenamiento Numérico

consiste en la organización de documentos de acuerdo con números y estos se usan como títulos como rótulos de las carpetas, seguías, guías e induce.

Usos

Transacciones a base de crédito, las cuales se identifican por números: facturas y tarjetas de crédito.

Pólizas de seguros. Cuentas corrientes bancarias o hipotecarias. Licencias de conductores de establecimientos. Escrituras, registro de propiedades. Archivos que requieren mas reserva como

Clínicas y Universidades.

Pasos en el Sistema de Ordenamiento Numérico de

Correspondencia1. Inspeccionar2. Clasificar y codificar3. Ordenación alfabética4. Codificación numérica5. Ordenación numérica6. Archivo

Ventajas

Precisión y facilidad para archivar. Rápida revisión de las tarjetas o fichas,

determinación de las que están fuera lugar. La adopción de esta clasificación puede ser

justificada por razones de reserva. Permiten una expansión conveniente dado lo

ilimitado de los números. Rápida identificación en secuencia de los

documentos.

Desventajas

Puede ocurrir transposición de cifras, por ejemplo: 269 por 296.

Como en un sistemas indirecto, exige un tarjetero, un manual, índice o listado para su consulta.

En el archivo principal solo se archiva la documentación de los corresponsales activos; por lo tanto, se hace necesario mantener un archivo adicional.

Sistema de Ordenamiento

Numérico Consecutivo Consiste en asignar a cada individua firma o

asunto, un numero en forma progresiva, con esta numeración se identifican los documentos que se legajaran en las respectivas carpetas, es llamado también numérico simple.

Componentes del Sistema

de Ordenamiento

Numérico Consecutivo

El Sistema de Ordenamiento Numérico

principal.Las carpetas son rotuladas con un numero reemplazando el nombre.Las series con sus números ya impresos pueden aparecer en distintas posiciones, según la aplicación que se utilice. Los números en las series pueden estar divididos en decenas o veintenas, así: 10,20,30.

Los documentos colocados dentro del legajo

se ordenan cronológicamente. En la ultima posición aparecen las series de

afuera.

Tarjetero Auxiliar

Contiene tarjetas con los nombres de los corresponsales o asuntos y el numero que les ha sido asignado , que es el mismo rotulo que aparece en el Archivo Principal.

Tarjetero alfabético:

Sistema alfabético misceláneo

Cuando no se asignan números a los corresponsales el material se marca con la letra “M” y se archiva dentro de carpetas misceláneas al principio o al final del archivo principal.

Los documentos que se guardan en le archivo alfabético misceláneo deben tener su tarjeta en el archivo de control.

El Registro Numérico

Es un libro de anotaciones donde se relacionan los nombres de las personas o empresas y los números asignados, en orden consecutivo.

Evita que los archivos adquieran un mismo numero para dos personas distintas y muestra cual es el siguiente numero que se va a asignar a un nuevo corresponsal.

Ejemplo de un Sistema de

Ordenamiento Numérico

Organización de un sistema de Ordenación Numérico Consecutivo

1. Determinar las división de las series: decenas, veintenas, etc., según la cantidad corresponsales.

2. Elaborar lista de corresponsales. 3. Asignar números, en forma progresiva, a cada

corresponsal. 4. Marcar el legajo con el nombre del corresponsal y

el código asignado.

5. Marcar los marbetes para carpetas, con los números asignados a cada corresponsal. 6. Elaborar el índice de la gaveta.7. Organizar las tarjetas alfabéticamente, dentro del tarjetero.8. Elaborar el registro.9. Marcar carpeta miscelánea, u organizar guías alfabéticas y carpetas para archivo misceláneo.

Sistema de Ordenación Numerico

decimal Consiste en asignar números consecutivos a

las materias o asuntos principales y separar cada división o subdivisión de estos asuntos, mediante un punto decimal y un digito consecutivo.

El sistema decimal provee expansión sin limite, en lo que concierne tanto a las materias como al volumen de los documentos para archivar.

Ejemplos de un Sistema de Ordenamiento

Numérico Principal IMPORTACIONES Serie

Principal

2.1 Factura Subseries

2.1.1 Facturas Cambiarias Carpeta

2.1.2 Facturas Proforma 2.1.3 Facturas Consulares

Organización de un Sistema de Ordenación Numérico Decimal

1. Preparar en forma de bosquejo una liste de los sistemas usados en la correspondencia y demás documentos de la empresa.

2. Asignar un numero consecutivo a cada grupo principal.

3. Subdividir cada grupo en subgrupos similares o afines.

4. Asignar un numero consecutivo a cada subgrupo. Cada numero estará procedido por un punto decimal y el numero de grupo principal.

5. Elaborar los marbetes de las carpetas con

los números de la ultima división. 6. Hacer series principales con los números de

las materias y subseries con el digito de la materia y los de la primera división.

7. Armar los legajos con los documentos de los subgrupos.

8. Elaborar una tarjeta para cada carpeta con el nombre de los documentos y el numero decimal que le correspondió.

9. Armar el archivo alfabético o carpeta

miscelánea. 10. Elaborar el registro.