Archivos Nociones Avanzadas

CURSO DE CAPACITACIN EN ARCHIVOS

31 de marzo

2014 Elaborado por Jos Villa Crdova

MATERIAL DEL CURSO DE CAPACITACIN

Curso de Capacitacin Personal de ESSALUD

2

A MODO DE INTRODUCCIN

Estimados participantes, la capacitacin implica no solo aprender cosas nuevas, sino actualizar lo que ya conocemos, despejar nuestras dudas sobre aquello que manejamos, animarnos a compartir aquello que sabemos con los dems con el fin de construir nuevas prcticas, conocimientos y porque no propuestas concretas de modernizacin de nuestras prctica archivstica. Las exposiciones que presentaremos estn orientadas a ello a la bsqueda de la calidad en la gestin de un archivo.

Desarrollando las capacidades de las prcticas y conocimientos adquirimos destreza, la misma que se requiere para solucionar problemas con efectividad (eficacia y eficiencia), para ello es necesario problematizar todo lo que conocemos, lo que hemos aprendido en las labores del da a da.

Cada momento, cada razn aparente de cambio requiere compromiso, complementariedad, comunicacin confianza y coordinacin, es decir trabajo en equipo, en ello se encuentra las razones de xito.

Este curso presentar una serie de conceptos, casos y experiencias que espero pueda aportar al desarrollo de las capacidades y orientar el trabajo archivstico. Empezaremos por conocer la evolucin de la terminologa archivstica y como ella ayuda a una comunicacin fluida para el desarrollo de nuestro trabajo.

Partimos de la evolucin de la archivstica tradicional hacia una concepcin actual moderna de los archivos como ejes de desarrollo. En esa evolucin muchos investigadores han buscado la mejora continua de conceptos, procedimientos y enfoques.


3

INICIO DEL CAMBIO

Manuel Vsquez (2006) comenta que en la dcada del cincuenta, dos grandes autores tomaron caminos diferentes y su magisterio rige an en sus respectivas zonas de influencia; mientras Jenkimson (Inglaterra, 1922) habla de la funcin del archivo de ser custodio y conservador de documentos, Teodore Schellenberg (Estados Unidos, 1959) ofrece su famosa orientacin hacia la organizacin, la seleccin y la eliminacin de documentos administrativos (Taboada & Nielsen, 2006). Por su parte, el archivero Jos Ramn Cruz Mundet (2006) comenta que tras dcadas de debate, en 1994 Carol Couture y Cristine Ptillat (Canad) presentaron un nuevo enfoque de archivstica integrada (Larchivistique Intgre) y en 1996 Frank Upward (Australia) comenta el surgimiento del nuevo concepto de continuidad de los documentos (Records Continuum Concept).1

Toda organizacin o dependencia, persona natural, jurdica, coleccionista particular nosotros mismos elaboramos diariamente documentos, en su conjunto se define el archivo, de esta manera explicamos el trmino archivo, como agrupacin o conjunto, otra caracterstica importante es que existe organizacin, jerarqua, funciones, competencias, temtica asuntos y es acumulable. Como tal y como esencia tambin existe ordenamiento y clasificacin. Sin ello no podemos entender sus divisiones. La palabra archivo tiene triple acepcin (significado), contamos con el trmino archivo que define el contenido documental que genera uno varios productores en el mbito de sus funciones. Por ejemplo ESSALUD, quien general documentos con un propsito tiene un productor general que es la entidad y una serie de subdivisiones que de acuerdo a su naturaleza le llamaremos secciones documentales como resultado de funciones especficas o generales que se orientan al propsito principal de la entidad. En su otra acepcin un Archivo en la dependencia o entidad que custodia informacin y archivo es la unidad o expresin mnima de informacin documental. El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones, tantas como archiveros (Heredia, 2011, 46). Una de las nociones que conocemos es la que aporta Fermn Abella, 1877, quien no limita al archivo "como slo la reunin o conjunto de papeles, documentos, libros y registros de una oficina, corporacin o casa particular cuando estn metdicamente ordenados, sino tambin al lugar en el que se conservan y custodian para que sirvan de consulta". Es decir, se refiere al conjunto organizado de documentos que prestan servicio y tambin del lugar en el que se conservan. Ahora el archivo se genera en forma inexcusable de esta manera se genera en un proceso natural por una persona o institucin, pblica o privada, en el transcurso de la gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e informacin, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores.2

1 SIERRA ESCOBAR, Luis (2009) Tablas de Retencin Documental enfocada a procesos: una propuesta emergente en tiempos de cambio. Revista Cdice 5,2. Universidad La Salle Colombia. Pg. 163 2 GARCA RUIPEREZ Mariano (2013) Archivstica y Gestin Documental. Ayuntamiento de Toledo


4

EL ARCHIVO, CLASIFICACIN, CARACTERSTICAS Se ha utilizado el trmino archivo para definir un conjunto organizado de documentos, el lugar donde se conservan y la institucin que los gestiona. Entender como archivo el espacio fsico, es decir el continente, tiene cada vez menos defensores pues la mayora de los autores prefieren utilizar en la actualidad en su lugar expresiones como repositorios, depsitos o centros de archivo. Este Conjunto orgnico de documentos que se acumulan en el proceso de una gestin administrativa, realizada por una persona o institucin pblica o privada, que se conserva respetando su procedencia y orden originales, para servir de testimonio e informacin o como fuente para la historia. 3 Es importante conocer otras caractersticas que tienen los archivos porque en virtud de ello podemos identificar el mbito de nuestro trabajo a la hora de trabajar con documentos. Los archivos se clasifican, En tal sentido debemos entender la clasificacin como una operacin intelectual que consiste en el establecimiento de categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y/o funcional del fondo documental con la finalidad de describirlos, controlarlos y establecer vnculos. DOCUMENTO DE ARCHIVO El Documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin. Muchas investigaciones han reflejado su caracterstica compleja y distinguida, pero que en la prctica refleja realmente su utilidad. En la concepcin moderna un documento de archivos es toda expresin testimonial material de las actividades de una entidad (sea pblica o privada) con un lenguaje determinado y distintos soportes (a excepcin de los documentos mltiples de carcter nicamente informativo) y la que, por su ndole forma parte del Patrimonio Bibliogrfico. El concepto polivalente del documento de archivo y su significado distinto de acuerdo a la ciencia o disciplina que le trata confunde su origen, procedimiento y marco normativo que le rige. Si bien todo documento es testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin (4) de su concepcin se desprende el anlisis y caractersticas del documento. Segn el Consejo Internacional de Archivos documento de archivo es toda Informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su

3 VILLANUEVA BAZN Gustavo (2012) La Archivstica una ciencia en busca de s misma (Mxico 1915 1945) Universidad Internacional de Andaluca. Tesis doctoral 4 SCHELLENBERG, Teodore:


5

actividad (CIA - 2000). De ello se desprende que es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas pblicas o privadas, de acuerdo con sus caractersticas de tipo material y formal. Sin embargo no todos los documentos que se generan en el ejercicio de una actividad son necesariamente documentos de archivo, de esta forma quedan excluidos de las actividades de gestin aquellos documentos de soporte informativo o de consulta. Un documento de archivo es una unidad de informacin mnima plasmada o grabada en cualquier soporte, producida por un agente en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos. Elio Lodolini (1993) seala que no todos los escritos tienen carcter documental y no todos los documentos constituyen un archivo, para que pueda hablarse de documento, hace falta al menos segn la opinin corriente en el mundo occidental que el escrito haya sido producido en el transcurso del desarrollo de la que, para entendernos podemos indicar como una actividad administrativa, en la acepcin ms amplia del trmino: administracin de un Estado o de cualquier otra colectividad organizada, de una empresa, de una familia o administracin de sectores particulares, polticos, judiciales, financieros, militares, eclesisticos, tecnolgicos, cientficos. La narracin de un cronista o el manuscrito de una obra literaria o cientfica en cambio por haber sido redactados desde su origen con la finalidad cientfica de transmitir noticias o de expresar el pensamiento del autor no tiene carcter documental.5 Existen varias opiniones que este carcter funcional administrativo incluso puede atribuirse a soportes no convencionales. En nuestra historia podemos verlo en los quipus o huacos que son una suerte de objetos materiales que recogen la memoria de un hecho concreto (hasta este punto repercute la biblioteconoma), sin embargo los actos de administracin y funcin del estado a los que se arraigan su existencia les inserta al mundo de los documentos de archivo. 6

De esta forma un documento de archivo es "aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades". Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas, artsticas, informativas y cientficas, producto de la imaginacin, la creacin y la investigacin: el material clsico de bibliotecas, museos y centros de documentacin. Por otro, fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad, siempre entendidas como testimonio, es decir, instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. 7

Un documento de archivo tiene contenido (tema), estructura formal (tipologa) y adems es producido en un contexto (rgano productor, funciones y actividades de ese rgano). El 5 LODOLINI E. (1984) Pg. 24 6 DELSALLE P. (1993) Pg. 64

7 FUSTER RUIZ F (1999) Pg. 105


6

documento de archivo se caracteriza por su naturalidad, su autenticidad, su integridad, su fiabilidad y su objetividad. La naturalidad radica en su produccin inexcusable y en sus relaciones naturales con su productor y con la funcin/actividad que ste tiene atribuidas. Por ello un documento de archivo se produce, no se crea, y, como tal, lo podemos considerar como la unidad bsica de cualquier agrupacin documental y tambin como la unidad de descripcin menor. De esta forma todo documento creado es obra intelectual de una persona natural o jurdica por ello le es propio el derecho de autor. En el caso de los archivos ello no se aplica en virtud de la produccin (inexcusable) como resultado de una obligacin, funcin o actividad administrativa.

CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es necesario distinguir ciertas caractersticas del documento de archivo que nos ayudarn a diferenciarlos de otros documentos y de esta forma prever su conservacin en el repositorio, brindndoles mayor importancia, jerarqua y recursos para su custodia. Son necesarias a ste: a. La disponibilidad y b. La conservacin. Entre sus caractersticas tenemos:

1. Carcter seriado.- Los documentos por el orden natural de su origen constituyen series. No se les puede considerar como piezas aisladas o sueltas.

2. Condicin de exclusivos.- La informacin de cada uno nunca es idntica a otro. 3. Unicidad o condicin de originales.- Son ejemplares nicos y originales en su

defecto copias que sustituyen a originales. 4. No generan derecho de autor. 5. Son Inexcusables, surgen de cada funcin o gestin 6. Tienen Contenido (accin tema) y estructura (tipo documental) y adems se les

conoce en un contexto (productor). 7. Gnesis u origen: nacen con relacin a un productor, una funcin, una actividad y

a sus procesos. 8. Un documento de archivo es un registro de informacin pero no todos los

registros que son mltiples y variados son documentos de archivo.

La norma ISO 15489 determina que los documentos de archivo deben tener caractersticas especiales para ser considerados dentro de un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo. En ese sentido los documentos de archivo deben ser

a. autnticos, b. confiables, c. completos, d. sin alteracin y e. deben permitir su uso y acceso f. Los documentos de archivo deben estar vinculados a metadatos que definan el

contexto, contenido y estructura


7

g. Los documentos de archivos deben reflejar con precisin la comunicacin, accin o decisin

De esta forma el documento electrnico es La pieza especfica de informacin producida en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad. Los archivos electrnicos se definen por poseer:

a. CONTENIDO Es la materia o asunto del documento que se transmite, ejemplo: datos, smbolos, numerales, imgenes, sonido

b. ESTRUCTURA Se trata del uso de ttulos, encabezamientos, u otros elementos tales como formato, estilos del documento y el uso de reforzamientos visuales (negrillas, subrayado) que sirven para comunicar parte del sentido del contenido. En si se trata de la apariencia y arreglo del contenido

c. CONTEXTO Es el entorno y la red de relaciones dentro de las cuales el documento fue creado y usado, tal como los antecedentes de informacin acerca de la accin o trmite a desarrollar.

Los documentos se caracterizan por ser o tener (caracteres externos e internos)8

CARACTERES EXTERNOS

1. Material o soporte, formato, Signos especiales y visibles, Clase, que viene determinada por el procedimiento o medio empleado para fijar el contenido y transmitir la informacin. Segn el medio que se utilice nos permite dividir a los documentos en: textuales o escritos (manuscritos, mecanografiados, impresos), analgicos, documentos grficos o figurativos, documentos en imgenes, documentos sonoros, documentos audiovisuales, documentos electrnicos o audiovisuales.

2. Tradicin documental o forma en la que se presenta el documento, los documentos se producen bajo alguna de estas formas:

a. Minuta, borrador preparatorio del documento original. Suele ser breve con notas que recogen los datos esenciales para la redaccin del documento. Suele ir sin encabezamiento y sin firma. No tiene valor jurdico ni probatorio, sin embargo, si tiene valor histrico como testimonio de algn original que se haya perdido o que no se haya redactado nunca. Lo normal es que las minutas se destruyan.

b. Original. Todo documento hecho como efecto de la voluntad del que lo genera y conservados en la materia y forma en la que fueron producidos.

8 VZQUEZ MURILLO, Manuel. 2006. Administracin de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI /

2 ed. Corregida Buenos Aires: Alfagrama Ediciones.


8

Un original implica autenticidad diplomtica al estar hecho y validado por la firma de su autor, y autenticidad jurdica porque responde a la voluntad e intencin del autor. Dentro de los documentos originales podemos distinguir: autgrafos, hetergrafos, singular y mltiple.

c. Copias, son reproducciones de originales con el doble objetivo de reproducir el contenido de un original o de sustituir un original perdido. Existen diferentes tipos de copias:

i. Simples, reproducciones hechas para uso personal o consulta individual por una persona que no garantiza con su autoridad y autora la exactitud de las mismas.

ii. Certificadas, reproducciones legalizadas o avaladas en forma pblica por una autoridad fehaciente o fedataria distinta al autor del original

iii. Figuradas o imitativas, aquellas que intentan reproducir el original, no solo en el contenido del texto, sino tambin en sus caracteres externos

d. Cdices diplomticos, se dividen en registros y cartularios. Suelen ser libros cerrados que recogen de forma abreviada o resumida los documentos expedidos o recibidos por la persona o institucin que forma dichos libros.

3. Cantidad o nmero de unidades que ocupan los documentos, un documento

puede constar de una o ms unidades.

4. Carcter seriado, forman series son documentos semejantes o con caractersticas comunes, por ejemplo un correlativo, una nomenclatura (nmero, cdigo, fecha consecutiva, formato, forma, etc).

5. Gnesis, se produce en un proceso natural fruto del funcionamiento da a da de la institucin. Cada actividad genera un resultado que se documenta.

6. Carcter exclusivo o nico, cada documento aunque forma parte de un todo, es nico, nunca se repite

7. Funcin administrativa, se generan para la gestin.

8. Signos especiales, aquellos rasgos materiales que le dan valor o validez al documento, como pueden ser los sellos, los escudos, las filigranas, el crismn, las ruedas, las letras capitales, etc.


9

9. Tipologa, reconocido como un carcter externo son las diferentes disposiciones de los elementos de la informacin, frmulas que emplea, clusulas y fines o funciones del mismo. La tipologa depende de la institucin que genera la documentacin. CARACTERES INTERNOS Son definitorias del contenido, Origen funcional, Lengua empleada, creador y destinatario, formulario y clusula, fecha y lugar, contenido y mensaje, 1. Productor, Gestor o Responsable del documento, puede ser una persona o una

institucin, o una persona en nombre de una institucin. 9

2. Destinatario o persona a quien se dirige el documento

3. Lengua empleada, puede estar en castellano, latn, valenciano, rabe. Cuando no consta es porque se supone que est en castellano.

4. Contenido e informacin, el mensaje puede ser: intensivo (cuando sobre una cosa muy concreta se da mucha informacin. Ej. Curriculum) ; Extensivo (cuando se dice muy poco de muchos Ej. Censo) ; Diversificada (combina ambos contenidos)

5. Data tpica (lugar) y data crnica (fecha), el lugar donde se elabora el documento y la fecha que se establece por ao, mes y da.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DESDE DIFERENTES CRITERIOS

1. Por el PRODUCTOR existen: a. Documentos pblicos, aquellos que emanan de una institucin pblica b. Documentos privados, aquellos que emanan de una institucin o persona

privada.

Por el LENGUAJE DIPLOMTICO (que es el estudio del contenido documental), el documento pblico es aquel que emana directamente de la autoridad y se refiere a asuntos de derecho pblico. Y documento privado es aquel que tiene su origen o entre personas particulares, intervenga o no una autoridad pblica. Desde el punto de vista jurdico, el documento pblico sera aquel que emana de una autoridad en el ejercicio de su cargo, pero siempre que intervenga la autoridad pblica. El documento privado es

9 Adicionalmente se puede considerar que un documento de archivo tiene un creador, no un autor, encargado de elaborarle o darle origen. Por ejemplo una solicitud, nace de una inquietud o necesidad de un usuario o servidor, al darle trmite se convertir en producto de una funcin, la entidad se convertir en la productora del proceso o trmite.


10

el que es realizado por particulares en asuntos privados y sin intervencin pblica o delegada.

2. Desde el punto de vista de la NATURALEZA JURDICA DEL MENSAJE, los documentos son:

a. Dispositivo o Constitutivo, aquel que al generarse constituye un derecho por ley. Ej. Nombramiento

b. Probatorio, aquel documento que prueba la existencia de un hecho o un derecho. Ej. Libro de familia

c. Informativo, aquel documento que primaria y fundamentalmente se genera para dar informacin de algo y puede tener valor de prueba. Ej. Acta

3. C) Segn las FUNCIONES O TIPOS DE GESTIN o materializacin de los actos administrativos tenemos:

a. Documentos de iniciacin, aquellos que pretenden iniciar algo, un proceso, un trmite. Ej. Instancia

b. Documentos informativos, su funcin es informar, dar a conocer algo. Ej. Edicto

c. Documentos de comunicacin o instruccin. Ej. Oficio, carta, ordenanza, contrato

d. Documentos de instruccin, aquellos que dejan constancia de algo. Ej. Certificacin.

e. Documentos resolutivos o ejecutivos, aquellos cuya funcin es ejecutar algo. Ej. Sentencia

VALORES DEL DOCUMENTO

Los documentos tienen dos tipos de valores: primario y secundario y tienen que ver con la funcin que cumplen:

1. Valor primario, aquel que tiene un documento para resolver cuestiones administrativas que permite garantizar derecho, establecer obligaciones, relaciones contractuales. Tiene este valor mientras tenga vigencia administrativa. El valor primario lo pierde cuando ya no tiene vigencia administrativa. El valor secundario se va adquiriendo con el tiempo.

2. Valor secundario, valor que tiene el documento como fuente de historia, como fuente de memoria histrica, de un tiempo pasado.

Adems, los documentos tienen edad, la cul est ligada a la vida del documento. Los documentos nacen, viven, van madurando, mueren o desaparecen o perduran para siempre. Un documento est en su primera edad cuando tiene vigencia administrativa; la segunda edad cuando ya no tiene una funcin prioritaria y es


11

consultado como fuente histrica; la tercera edad es cuando el documento ha pasado a ser fuente de consulta de la memoria histrica.

EDADES DE LOS DOCUMENTOS

Todo proceso (estructura dinmica) requiere documentarse, en ese sentido la continuidad y secuencia peridica de los procedimientos determinan el carcter orgnico de una entidad y por ende de su produccin (documentos) de esta forma la elaboracin y tratamiento previo y posterior del documento se rige bajo nociones orgnicas. Hoy en da con la implementacin de los documentos electrnicos estos conceptos y nociones han ido transformndose en parmetros para su elaboracin, diseo e implementacin a nivel institucional. As La utilizacin de tecnologas informticas para la creacin de documentos yla gestin electrnica de la documentacin obliga a replantearse la actuacin de los especialistas en informacin y documentacin. En el plano terico, se proponen cambios en el concepto de documento y archivo, y en la teora del ciclo vital de los documentos. En el plano prctico se proponen estrategias para la preservacin y gestin de los documentos electrnicos. 10

Muchos especialistas coinciden en afirmar que el ciclo vital de la gestin de documentos es inherente desde la produccin del documento hasta su disposicin con fines de conservacin permanente o eliminacin,11 Qu entendemos entonces por ciclo de vida del documento?

EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

La teora del ciclo vital del documento es el resultado de los trabajos llevados a cabo por la Comisin Hoover, creada por el presidente Truman en 1947 para buscar solucin al problema de la conservacin de enormes masas de documentos generados en Estados Unidos, tras la Segunda Guerra Mundial. Dicho informe, publicado en 1949, fue difundido por Posner y Schellenberg; este ltimo en su obra Archivos modernos. Principios y tcnicas, publicada en 1956. Varios aos ms tarde, en 1962, la teora del ciclo vital lleg a Europa. En Francia estas ideas fueron recogidas y expuestas por Yves Protin.

10 BUSTELO, C.(1997) Los sistemas de gestin electrnica de la documentacin y la teora del ciclo vital de los documentos en las organizaciones. Rev. Scire 2:3 11 MARA SZLEJCHER seala que la influencia anglosajona en el control de la documentacin, ampli el campo de estudio de la archivstica, ya que la nueva concepcin sostiene que la documentacin producida (emitida y recibida) por las instituciones debera recorrer un trayecto periodizado en tres etapas: corriente, intermedia y permanente; Szlejcher agrega que desde la perspectiva de racionalizacin los documentos producidos y acumulados por una unidad administrativa son parte de un todo. Davenport y Pusack (2001) contempla para el ciclo de vida de la informacin, una relacin dinmica y constante, creada, organizada, usada y dispuesta dentro de la organizacin. As la informacin es categorizada en esquemas basados en los individuos, departamentos o procesos. De acuerdo con este modelo, los archiveros tienen un papel en cada una de las etapas del ciclo de vida.


12

Tradicionalmente se han considerado tres edades establecidas en atencin al valor que los documentos van adquiriendo desde su creacin, a la frecuencia de uso de los mismos y a su vigencia administrativa. Segn Schellenberg los documentos pueden tener dos valores: un valor primario, cuando son tiles para la administracin, y un valor secundario, que es el que pueden tener para la investigacin histrica. Archiveros como Yves Protin, Guy Dubosq , y Charles Wyffels y otros introdujeron un valor que se puede denominar intermedio, en el que no prevalece ninguno de los valores anteriores. 12

De esta forma cada una de las etapas o edades por las que sucesivamente se reconocen por su utilidad a los documentos de archivo y suelen corresponderse con su custodia en los sucesivos archivos que forman la red de archivos de una organizacin (En el Per esa red de archivos es conocida como Niveles). Estos son: Archivos de Oficina, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histrico). Para el caso de los documentos electrnicos el ciclo vital inicia con el proceso de captura. Su reconocimiento y aplicacin lo elevan a la estimacin de principio archivstico. Desde un inicio existi la concepcin de documentos activos, semiactivos e inactivos, el cual ha sido descartado como uso terminolgico y conceptual. El ciclo vital determina la tipologa de los Archivos para su custodia e incide en el modelo de gestin documental. En el primer caso se produce una falta de adecuacin entre las tres edades y las cuatro tipologas de archivos, de aqu que por algunos se haya aumentado una edad o bien se haya suprimido una de las tipologas de archivo. En la gestin electrnico (E-MANAGMENT) la gestin electrnica se reduce a dos etapas: produccin Y conservacin13

En ciclo de vida se puede representar en el siguiente diagrama proponiendo una serie de actividades que se realizan sobre los documentos dependiendo de la fase en la que se encuentren.

Comparado con el ser humano, al igual que su ciclo vital, el documento presenta tres edades: una corriente o de formacin, otra intermedia o de juventud y una tercera o permanente. Estas tres edades son aplicables a los documentos pues una vez han sido producidos su vida pasa por una serie de etapas que coinciden respectivamente con los denominados documentos corrientes, semi corrientes y no corrientes. Estas edades son una convencin nacida de las necesidades surgidas a travs de los tiempos, por una mayor produccin de documentos y una ms amplia accesibilidad de los mismos. El creciente grado de crecimiento de las administraciones, los nuevos avances tcnicos en produccin y reproduccin de documentos, y en la organizacin del trabajo burocrtico, entre otros

12

DUCHEIN, M. (1983) Theoretical Principles and Practical Problems of Respect des Fonds in Archival Science. Archivaria , 16, pp. 64-82. SCHELLENBERG T. (1961) Archival Principles of Arrangement. American Archivist, , 24, pp. 11-24. 13

Desde esta perspectiva los modelos de gestin documental han determinado incluso nuevos principios entre ellos el Principio del Continuo (Record Continuum) Que representa un modelo archivstico que hace hincapi en las caractersticas de la superposicin de registros, pruebas, operacin, y la identidad del creador durante todo el ciclo de gestin, administracin y disposicin (conservacin o eliminacin) del documento


13

aspectos, plantean un problema, existente desde siempre, pero ahora ms acuciante que nunca: la acumulacin de ingentes masas documentales cuya conservacin ntegra resulta imposible y cuya informacin es difcil manejar.

1. Primera edad: se corresponde con la circulacin y tramitacin de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestin y son de uso frecuente.

2. Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporcin en que aumenta el valor secundario.

3. Tercera edad: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estar derivado de su valor cultural o de investigacin. Su conservacin ser definitiva. Hoy da es ms conveniente, y as se viene reconociendo, la consideracin de cuatro etapas que se corresponden con cuatro tipos de archivos a travs de los cuales va pasando el documento desde su creacin hasta su eliminacin o conservacin permanente oficina, central, intermedio e histrico.

El objetivo de la formulacin de la teora del ciclo vital es garantizar la presencia del archivero y de los mtodos que aplica para que la documentacin reciba el tratamiento adecuado en cada una de las tres edades. Esta teora presenta las siguientes implicaciones archivsticas:

a. Garantiza la unidad y la continuidad de las intervenciones del archivero sobre los documentos de un organismo y permitir as tener una perspectiva de las distintas edades y sus valores en cada fase.

b. Crea sistemas de archivo dentro de cada administracin y permitir la articulacin y la estructuracin de las actividades archivsticas, transferencia y expurgo en una poltica integral de archivos.

Ambos principios, procedencia y ciclo vital, establecen y dirigen el tratamiento del documento a lo largo de toda su vida, estableciendo las operaciones archivsticas que son propias en cada una de las fases.


14

TENDENCIAS EN EL MANEJO DE LA DOCUMENTACIN

La produccin de documentos en cualquier organizacin es inexcusable; en el desarrollo habitual de sus actividades y el giro de sus negocios las empresas producen, tramitan, responden, seleccionan y archivan documentos, con el fin de proveer un soporte no solo para la toma de las decisiones sino para el desarrollo mismo del negocio. Dentro de toda actividad administrativa existen, inherentes a ella uno o varios documentos mediante los cuales la organizacin comunica sus decisiones, registra sus acciones y deja plasmado un testimonio acerca de la forma como la organizacin y sus funcionarios actuaron frente a determinado trmite o asunto. Todo esto es posible gracias a una red de circuitos interminable de operaciones y acciones que se encuentran definidas en los procesos y procedimientos administrativos, cause natural a travs del cual una institucin desarrolla las funciones y que permite a su vez cumplir con el objeto social para el cual fue establecida. Las organizaciones utilizan diferentes modelos administrativos y tecnolgicos, gracias a los cuales es posible el logro de las metas y objetivos corporativos en condiciones adecuadas de eficiencia y economa.

La identificacin es la mejor herramienta para aplicar el principio bsico de la archivstica: el de respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo. Consiste en la investigacin de las caractersticas de los dos elementos implicados en la gnesis del fondo: el sujeto productor y el objeto producido. Se entiende por sujeto productor la persona fsica, familia u organismo que ha producido y/o acumulado el fondo. Se entiende por objeto producido la totalidad del fondo y cada una de las agrupaciones documentales que lo conforman. En el mtodo analtico se sustenta todo el tratamiento archivstico que los documentos, que componen el fondo, deben recibir a lo largo de todo su ciclo vital. Se


15

aplica en dos fases sucesivas de trabajo. La primera fase del anlisis se centra en la identificacin del organismo productor del fondo documental.

Segn Michel Roberg y Blanca Martnez, la gestin de documentos tiene su accin en la etapa activa de los documentos (tambin denominada fase pre archivstica), pues es en esta fase en donde se presentan los mayores problemas documentales de una organizacin, y los que en ltimas suelen convertirse en problemas cuya solucin implica un alto costo para cualquier empresa.

El ciclo vital del documento tambin puede adaptarse a un conjunto estandarizado de elementos de metadatos de registros estructurados que contemplen:

a. un marco para el desarrollo y la especificacin de los metadatos de registros estandarizados;

b. un marco de lectura o de metadatos de mapeo conjuntos de formas que pueda permitir la interoperabilidad semntica, estableciendo equivalencias y correspondencias que son capaces de proporcionar la base para la traduccin semiautomtica entre los esquemas de metadatos;

c. Una clasificacin de metadatos de registros de acuerdo con la funcionalidad o la complantear; una entrada a una Norma Nacional para Mantenimiento de Registros de metadatos;

d. Investigacin y el desarrollo en la comunidad ms amplia de metadatos nacional e internacional.14

EL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Resulta imposible asumir hoy en da a la Gestin de documentos como un simple concepto auxiliar de la archivstica. Al revisar la evolucin del trmino se puede encontrar que de la expresin original que dio origen al trmino en espaol, aunque se mantienen los elementos estructurales bsicos, hoy en da es ms que un conjunto de actividades administrativas orientadas a conseguir economa y eficiencia en la organizacin. De acuerdo con Roberg, la gestin de documentos se debe comprender como un sistema que tiene como objetivos principales la eficiencia y la rentabilidad.

La gestin de documentos y la gestin de calidad: Resultan sorprendentes las similitudes entre estos dos conceptos, no solamente desde la perspectiva de sus objetivos, sino adems desde el anlisis de sus componentes, el establecimiento de las polticas que los orientan y los modelos para su implementacin.

Puede definirse la gestin de documentos como la actividad gerencial orientada a la evaluacin de procesos documentales, con el objeto de racionalizar los recursos invertidos en la gestin de informacin empresarial, buscando la eficiencia y la economa

14

SUE McKEMMISH, GLENDA ACLAND, NIGEL WARD, and BARBARA REED (1999) Describing Records in Context in the Continuum: The Australian Recordkeeping Metadata Schema


16

administrativas; en otro sentido podemos decir que la gestin de documentos es la esfera de la gestin de informacin que se dedica a lograr tres objetivos: la reduccin de costos mediante la aplicacin de principios de planeacin en la produccin de documentos, la obtencin de niveles adecuados de eficiencia a partir de la revisin y simplifican de los procesos y el incremento en los niveles de utilizacin de los documentos, y por consiguiente de la informacin, conservada en los archivos administrativos, durante todo el ciclo vital del documento.

Por otro lado Chain Navarro define la calidad como el conjunto de propiedades y caractersticas de un producto o servicio que le confieren su aptitud para satisfacer unas necesidades expresadas o implcitas. Complementando lo anterior Oakland sostienes que para tener xito en fomentar la eficiencia y al efectividad de los negocios, se deben aplicar el concepto de Calidad Total en toda la organizacin, comenzando por los niveles gerenciales hasta llegar a los niveles operativos o de apoyo. Todo lo anterior se puede lograr si las organizaciones trabajan con calidad en todos sus procesos.

Por lo anteriormente descrito, en el contexto organizacional moderno, resulta prcticamente imposible que las empresas hayan dejado de preguntarse como hacer para mejorar sus niveles de calidad y de administracin de sus documentos, a partir de principios de efectividad, eficiencia y productividad. Rehecho el concepto de calidad, as como el de documento estn presentes en todo tipo de organizacin, independientemente que se trabaje tcnicamente con dichos conceptos.

Acciones de trabajo de gestin documental de lnea en la organizacin

Al proyectar la creacin de un sistema de archivo es conveniente desarrollar previamente un buen trabajo de Gestin Documental; esto implica comenzar a analizar dentro de plazos prudentes la documentacin en una fase primaria al interior de la organizacin. Resulta ms costoso tomar la decisin de implementar directamente un archivo sin antes hacer un estudio del estado de la documentacin institucional o al menos, haber realizado un inventario de los recursos documentales y la proyeccin de crecimiento.

Anlisis de procesos al interior de la organizacin, como herramienta para la verificacin y seguimiento de la produccin documental, la archivstica ha incorporado recientemente el concepto de procesos muy usado en el rea de la ingeniera y administracin. Permite visualizar las etapas, paso o fases de trabajo encadenadas y relacionadas que se van produciendo para lograra el objetivo esperado. Si a esto le agregamos el recurso de informacin documental que deriva de l, podemos afirmar que se trata de una herramienta efectiva para conocer cmo se genera la informacin en un procesos.

Los procesos como matriz, ayudan al profesional archivero a entender cmo se tramitan y realizan los asuntos en una organizacin, las funciones que al interior de la


17

misma generan informacin en forma sistmica, las reas que consultan peridicamente la informacin. Adems, es una herramienta importante que la archivstica utiliza para organizar la documentacin y aplicar mejor el principio de procedencia y respecto al orden natural de los documentos. A los procesos le corresponden el conjunto de actividades destinadas a la consecucin de un objetivo global tanto material como inmaterial, por lo tanto los procesos son combinaciones de distintos modos de proceder, que permiten obtener un resultado material o inmaterial preciso.

Los procesos se caracterizan por ser transversales, jerrquicos y en las grandes divisiones, funcionales (recursos humanos, marketing, produccin, administracin, etc.). Cada proceso tiene una salida global nica y tiene un cliente interno o externo del cual deriva natural o sistemticamente un recurso de informacin documental, que se expresa en un contexto y un soporte propio a su naturaleza para su lectura y comprensin.

Anlisis de Informacin Documental, esta fase de la gestin documental comprende principalmente la identificacin de la produccin documental, as como el reconocimiento de las distintas tipologas documentales implantadas en la organizacin. En esta labor el profesional archivero de lnea deber tener la capacidad de identificar, analizar y entender las distintas tipologas documentales y sus contenidos, proponer soluciones creativas para enfrentar posibles necesidades que deriven del anlisis de procesos de trabajo. Tambin debe estar en condiciones de entregar soluciones reales a necesidades de la organizacin, por ejemplo, lograr una mayor eficiencia y efectividad en las acciones de comunicacin en los distintos departamentos; para ello puede revisar los dispositivos de comunicacin y sus flujos internos.

Seleccin y Valoracin, esta fase, junto al anlisis de informacin documental, es una de las actividades archivsticas que requiere mayor cuidado en cualquier etapa del desarrollo de un archivo institucional, ya sea en una primera etapa de aplicacin del trabajo de gestin documental o en los ciclos de vida que experimenta la documentacin en los repositorios del sistema de archivo conforme fluye hacia un archivo central, intermedio o histrico. La primera accin en los lugares de generacin de informacin documental debe estar determinada por un asesoramiento y una orientacin y capacitacin a los encargados de mantener los archivos de oficina.

Desarrollo de Mecanismos de Control, el control aplicado a los procesos productivos de una empresa, ala gestin de un negocio, al cumplimiento de metas y objetivos, se ha transformado en un elemento esencial en actividades consideradas crticas o primordiales. Por una parte ayuda a desarrollar indicadores, e identificar estndares que aseguren un adecuado equilibrio del negocio y el cumplimiento de los objetivos; por otra parte, permite medir a travs de sus indicadores el grado de desempeo de las personas y ayudar as a corregir las desviaciones que se pueden estar produciendo. Dentro del concepto de control, hay algunas ideas que el profesional archivero debe considerar para identificar y desarrollar sus mecanismos de control en la fase de Gestin Documental como: el control sobre el desarrollo de las tipologas


18

documentales, el control sobre la duplicidad de la informacin, otro mecanismo de control consiste en inspecciones del profesional archivero en la organizacin, para verificar que no se estn produciendo por parte de los empleados o directivos tipologas documentales que nos e ajustan a las usadas normalmente.

De esta manera los tratados, disposiciones y normativas, se estudian todos y cada unos de los procedimientos o trmites que determinan las agrupaciones documentales, as como su circulacin interna o externa por las distintas oficinas que intervienen en su produccin. El resultado del anlisis ser el conocimiento exhaustivo de lo que denominaremos serie documental y el tipo documental que la conforma. ste se define como la expresin de las diferentes actuaciones de la Administracin reflejadas en un determinado soporte y con unas mismas caractersticas internas, especficas para cada uno, que determinan su contenido. El tipo documental deriva de las funciones desarrolladas por los rganos que son los instrumentos administrativos que ostentan un conjunto de competencias o potestades. Es necesario precisar, que un simple cambio de denominacin o dependencia jerrquica de un rgano no puede significar un cambio de una serie. 15Los datos obtenidos a partir de la aplicacin de las dos fases de la identificacin a la serie nos permitirn conocer:

- La denominacin de la misma, es decir su definicin, normalmente impuesta por su origen. El aspecto externo, aquel al que se refiere la materialidad del documento: clase o medio por el que se transmite el mensaje; soporte, es decir el material en el que se presenta el documento; formato; y la tradicin documental, si es original o copia.

- El rgano productor, reflejando los cambios orgnicos producidos por su evolucin en el tiempo, descendiendo hasta la unidad administrativa encargada de la gestin de la serie.

Fases del Ciclo Vital del Documento de Archivo

15

MENDO CARMONA C. (2004) Consideraciones sobre el mtodo archivista. Revista Universidad Complutense de Madrid. Pg 39.


19

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

El documento como unidad ha sido explicado en torno a su funcin y caractersticas. Sin embargo es necesario empezar a distinguirlo en torno a sus agrupaciones. Esas unidades forman parte de agrupaciones documentales superiores, que pueden ser naturales, si estn basadas en el principio de procedencia, o artificiales si obedecen a criterios subjetivos.

Para conocer en forma detallada cada una de estas agrupaciones debemos conocer las normas internacionales que determinan su denominacin. As la Norma Internacional de Descripcin Archivstica General - ISAD(G), en su versin espaola del ao 2000, incluye como niveles de organizacin y descripcin los siguientes16:

1. FONDO DOCUMENTAL, 2. SUBFONDO, DIVISIONES DE FONDO 3. SERIE DOCUMENTAL 4. SUBSERIE DOCUMENTAL 5. UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA y 6. UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE.

Cada conjunto representa una entidad documental. El objetivo esencial de los

archivos es disponer de sus documentos organizados en entidades documentales, de tal forma que la informacin institucional sea recuperable para el uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de investigacin. De esta forma existen

FONDO DOCUMENTAL: "Es el conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o

soporte, producidos orgnicamente y/o acumulados por una persona fsica, familia o institucin en el transcurso de sus actividades y funciones como productor"17. A esta denificin se debe agregar la que sostiene Antonia Heredia (2011) quien seala que a los fondos corresponden todos los documentos producidos (expedidos y recibidos) por un agente (productor de fondo) en el ejercicio de sus funciones y estructurados de acuerdo a criterios funcionales u orgnicos u otros criterios. Es el conjunto de documentos producidos por un agente en el ejercicio de sus funciones (productor de fondo).

16 Todos esos niveles podan incluir otros niveles intermedios si se consideraban necesarios. En

pases extranjeros como Espaa los trminos de "SECCIN" y "SUBSECCIN" dejan de emplearse para identificar las agrupaciones documentales existentes dentro de un fondo, aunque stos se siguen empleando en pases de habla hispana como en Mxico, Guatemala, Colombia y Per, se recogen como divisiones de un fondo las de seccin, subseccin, serie y subserie. (GARCA RUIPEREZ 2012: 28) 17

ISAD (G) 2000- Norma Internacional de Descripcin Archivstica. Ed.


20

De acuerdo a la denominacin brindada por el Archivo General de la Nacin (Per) un fondo documental es el conjunto total de documentos producidos y recibidos por una institucin pblica o privada en el ejercicio de sus actividades. Ej. Ministerio de Justicia, Instituto Nacional de Cultura, Gobierno Regional de Arequipa, Municipalidad Provincial del Callao, etc. 18

Existe una confusin al denominar al fondo documental como una institucin o

entidad administrativa, lo cual es un error, en tanto el fondo documental es la produccin general de esta entidad o institucin. De esta forma no es correcto decir que el nombre del Fondo Documental es el nombre de la institucin o razn social, sino el nombre oficial que le es inherente. Por ejemplo no es lo mismo decir FONDO DOCUMENTAL: ESSALUD a RAZON SOCIAL: SEGURIDAD SOCIAL DEL PERU. En el caso de Essalud el fondo documental representar cada una de las etapas de creacin de la entidad basada en sus documentos.

Antonia Heredia (2011), seala que el fondo es el hbitat natural de los documentos de archivo. El fondo est directamente relacionado con el productor de fondo (agente productor). La relacin de produccin entre el productor de fondo y los documentos del fondo es incuestionable. A un fondo adems del productor de este vinculado a la funcin principal o competencia se le reconocen otros, encargados de las actividades o cumplimiento de las funciones.

El fondo no tiene porque ser el archivo o contenido documental de un archivo, porque un archivo puede contener ms de un fondo, grupo de fondos y colecciones. Un fondo documental puede estar repartido o dividido en varios archivos lo que no impide el reconocimiento de su unidad a la hora de su identificacin, clasificacin y su descripcin

DIVISIONES DE FONDO Al respecto que debemos sealar como una divisin toda funcin orgnica (Unidad

Orgnica, rgano, rea, dependencia u oficina) que genera documentos en el ejercicio de una actividad o funciones que le son inherentes. Una subdivisin del fondo consiste en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institucin u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia

18

Programa ADAI - Archivo General de la Nacin (2008) Breve Manual del Archivero. Lima. Pg. 6

Caja Nacional

del Seguro Social

Obrero

Instituto Peruano

de Seguridad

Social (IPSS)

Essalud


21

documentacin. En estas subdivisiones en Amrica Latina consideramos a la SECCIN DOCUMENTAL. LA SERIE DOCUMENTAL De acuerdo a la Legislacin archivstica (Per), una serie documental es el conjunto de documentos que tienen caractersticas comunes, el tipo documental, asunto y por consiguiente es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Producido por un mismo rgano, sus antecedentes y consecuentes (siempre y cuando forme parte ya de otro fondo de archivo), en el ejercicio de una funcin determinada dentro de una institucin u organismo19 Para el archivero norteamericano T. Schellenberg, serie era "un grupo de documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad especfica Para la archivera Vicenta Corts, son documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un slo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo. Por su parte J. R. Cruz Mundet recoge dos acepciones (2011, 326). La primera identifica serie con el "conjunto de documentos producido de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma actividad y regulada por una norma de procedimiento; y la segunda con "documentos que teniendo la misma procedencia permanecen unidos porque forman parte de un sistema archivado reconocible, porque son resultado de la misma actividad, o porque poseen un formato similar y pertenecen a una funcin particular".20 Antonia Heredia (2011) seala que es la sucesin o conjunto de documentos que refleja el testimonio continuo de una actividad, producida por uno o ms agentes como responsables de esta actividad o funcin. En la definicin de la serie existen muchas definiciones. Para el caso de la serie las investigaciones de archivologa han superado ya la frmula SUJETO PRODUCTOR + FUNCIN + TIPO DOCUMENTAL, en cuanto se hace referencia a la actividad y para ella pueden reconocerse ms de un productor (rea, dependencia, persona) y por otra parte el tipo documental afecta a los documentos que integran la serie no a la propia serie como tal. Es necesario precisar que el cambio de productor no supone una serie distinta.21 Para todo sistema de organizacin de documentos (clasificacin) la serie documental es de vital importancia. Es el vnculo terico y prctico entre documentos. Siguiendo los principios rectores de la Norma ISO 15489, en el inciso dedicado a los procesos y controles, se establecen en el nmero correspondiente a la captura de los documentos,

19 DUPL, A (2004) Revista del Archivo General de la Nacin N25. Lima Pg. 46 20

CRUZ MUNDET, Jos Ramn. (2011). Diccionario de Archivstica. Madrid: Alianza Editorial. 21

HEREDIA H. A.(2011) Pg. 164-165


22

entre otros propsitos, crear una relacin entre el documento, el creador y el contexto de la actividad en el que ha sido originado; situar el documento y su relacin dentro del sistema; 22

A nivel internacional la Norma ISAD (G) define a la serie de dos maneras, la primera versin de la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, (ISAD G), define la serie documental como el conjunto de documentos organizados de acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados como una unidad porque son el resultado de la misma gestin o procedimiento, o de la misma actividad, que tienen una misma tipologa, o debido a cualquier otra relacin derivada de su creacin, recepcin o utilizacin, (ISAD G, 1997, 16). Sin embargo, en la segunda versin de esta norma existe una variante del mismo concepto, segn la cual las series son aquellos documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso archivstico, o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o utilizacin, (ISAD G, 2000, 17). En cualquiera de estos casos, las series reportan actividades, procesos o transacciones que se documentan en un soporte fsico o digital; son las evidencias del trabajo realizado por una unidad administrativa. Su contenido nos explica el por qu y el para qu de los documentos emitidos o recibidos en una organizacin. Por ello, stos ltimos son considerados como documentos de archivo, y son gestionados a los largo de todo su ciclo de vida.

Aguilera R. (2011) sostiene que las series documentales en s mismas, como reflejo de las diversas actividades realizadas para cumplir una determinada funcin, tienen una vida continua y se encuentran repartidas por medio de los documentos en las diversas etapas de su ciclo vital. De este anlisis que las series puede identificarse tomando en consideracin que tienen como origen:

a. Un mismo procedimiento, por ejemplo: procesos judiciales de tipo mercantil, laboral, penal, civil; documentos que sustentan una relacin laboral o un proceso de compra como es el caso de las licitaciones pblicas, etc.

b. Una misma actividad, por ejemplo: el registro contable a travs de los libros

mayores; la supervisin de una obra por medio de las bitcoras; el registro del comportamiento de una planta por conducto de los libros relatorios o de relatora, etc.

c. Una misma tipologa, por ejemplo: las actas de un consejo de administracin, los libros del registro civil: nacimiento, matrimonios, defunciones, etc.

22

AGUILERA R. (2011): La Identificacin de las Series Documentales en Adnministracin de Documentos. Textos Fundamentales. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros. Madrid. Pag 119


23

d. Una relacin derivada de su creacin, recepcin o utilizacin, por ejemplo: los documentos compilados de las intervenciones realizadas en un reactor nuclear, etc.

e. Podemos incluir incluso el valor del documento como una herramienta para su creacin. De esta forma los documentos se agrupan en torno a su valor lo que posteriormente determinar su eliminacin o conservacin definitiva (disposicin final).

Otras caractersticas de las series documentales son:

a. Las series documentales son nicas. Testimonian actividades que son realizadas por una unidad responsable, segn el principio administrativo de que una misma funcin no puede ser realizada por dos diferentes unidades administrativas. A lo ms, pueden ser compartidas, y en este caso, se tendrn que definir las responsabilidades de cada unidad administrativa en el mismo proceso o actividad y, esto, tendr que quedar delimitado en la integracin de los expedientes.

b. Las series documentales pueden estar presentes de manera transversal en una entidad. stas se originan comnmente en los organismos cuya estructura es descentralizada y de grandes dimensiones. Algunas series documentales pueden ser compartidas por reas administrativas de la misma funcin que se encuentran repartidas a lo largo de las zonas regionales donde se encuentre asentada una organizacin.

c. Las series documentales estn repartidas a lo largo de todo el ciclo documental. Su ciclo comienza con los expedientes integrados y gestionados en su fase activa o de trmite, luego continan cuando son transferidos a la fase intermedia, y posteriormente, se mantienen cuando aquellos documentos o expedientes son seleccionados para una conservacin definitiva por su valor histrico.

d. las Subseries son agrupaciones documentales que forman parte de la serie documental, las cuales se identifican independientemente de dicha serie ya que cada una tiene un contenido y caractersticas propias, la unidad o unidades documentales que la integran son diferentes pero generadas por similares trmites administrativos

METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN DE LAS SERIES DOCUMENTALES:

Los documentos que integran cada serie documental usualmente responden a un mismo tipo documental, no es correcto sin embargo sealar al tipo documental de serie, otra cosa ser hablar de tipologa a partir de las relaciones entre las series. Las series de esta forma se subdividen en SERIES PRINCIPALES, SERIES COMUNES, SERIES SUBORDINADAS Y SERIES RELACIONADAS, el tipo documental corresponde a los documentos que la integran. Con ello cada serie toma del tipo el nombre en plural, de los documentos o unidades


24

documentales que la integran. La serie le da el nombre al expediente. En la denominacin de cada serie no es correcto brindarle nombre de materias o asuntos en particular.23 De esta forma Las series documentales nunca podrn ser designadas con el nombre de un sitio geogrfico, por ejemplo, Villavicencio, Cartagena, etc.; de una institucin, por ejemplo, Procuradura, Compensar, etc.; de un formato genrico, por ejemplo, planillas, listados etc.; de comits sin la identificacin previa de stos y, finalmente, de elementos de apoyo, por ejemplo, fotocopiadora, escritorios etc. En este contexto, Vilma Fung (2003) sugiere las siguientes recomendaciones: a) la forma de ordenacin no da lugar al nombre de una serie, b) no existen series como documentos enviados y documentos recibidos, c) los nombres de las unidades orgnicas no constituyen series, d) los nombres propios no denotan una serie, e) la serie rene documentos producidos mediante un procedimiento administrativo especfico, y f) la forma de transmisin no genera una serie.24 Una de las herramientas que nos permite identificar cada una de las series que se basa en la identificacin de funciones, las cuales se relacionan estrechamente con esta agrupacin entidad documental, es la Norma Internacional de Descripcin de Funciones, por sus siglas en ingls (ISDF). Esta es una herramienta que nos puede ofrecer mayor precisin y riqueza de contenido, y contribuye a cumplir con los requerimientos establecidos por la ISO 15489 sobre el tema de clasificacin (ISO 15489-1, 2006, 17; 15489-2, 2-8)25. Existe un error comn en la valoracin de las series, lo correcto es que se debe valorar las entidades productoras (sujeto productor) de los documentos y sus funciones (macro valoracin) antes de evaluar las series y los documentos (micro valoracin).26

Una vez que hemos trazado el proceso de identificacin de las series documentales hasta llegar a la asignacin del nmero de inventario de cada expediente, enunciemos algunos principios bsicos que las sustentan. Las series documentales

a. Poseen identidad y son irrepetibles. Son nicas o compartidas, en este caso la serie se replica, pero no es diferente.

b. Se asocian entre s y, dentro de ellas, permiten vincular los actos particulares en una actividad comn.

c. Proporcionan encabezamientos de autoridad uniformes y estables (tambin conocidos como vocabularios controlados), que dan estandarizacin, seguridad y estructura slida a un sistema de archivos.

d. Las series documentales en un sistema de archivo son el fundamento: Para asignar la clasificacin y el respectivo cdigo de inventario a los expedientes; Para fijar la temporalidad de la retencin y la disposicin documental; Para la valoracin con el

23

HEREDIA A(2011) Pg. 166 24 FUNG, V (2003) Lo serio de las series. PUCP 25 AGUILLERA R.(2011) Pg. 120 26

COOK, TERRY (1992) "Mind over matter: towards a new theory of archival appraisal". En: The archival imagination: essays in honour of Hugh A. Taylor. Ottawa: Association of Canadian Archivists,p. 38-70.


25

fin de determinar el destino final de los expedientes; Para la asignacin del acceso y seguridad de los expedientes de acuerdo con su ciclo de vida.

Otro de los trminos empleados en la metodologa archivstica es el dossiere. Este documento compuesto est formado por una agrupacin de documentos simples relacionados entre s de acuerdo a su temtica u otra caracterstica de relacin, sin responder por ello a cuestiones funcionales, procesales o procedimentales (tramitacin administrativa). Simplemente agrupan a los documentos que se refieran a un tema concreto, a una persona, a una fecha, pues lo que interesa en los dosieres es la cantidad y calidad de informacin obtenida, sin importar cul ha sido su origen y su produccin. Tienen sentido en los archivos privados, pero su existencia es incompatible con la gestin documental de las organizaciones pblicas. En ellas tiene mucho ms incidencia archivstica los expedientes y los registros a los que nos referiremos a continuacin.

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE O COMPUESTA: El documento de archivo se identifica en el contexto archivstico con la unidad documental simple, pero tambin existen unidades documentales compuestas. La unidad documental corresponde al elemento bsico de un fondo, grupo de fondos, coleccin o serie, constituido por un documento de archivo (unidad documental simple) o por varios que formen una unidad documental compuesta. Unidad documental es el elemento indivisible de una serie documental que puede esta constituido por u solo documento (documento simple) o por varios que formen un expediente (documento compuesto).27 Toda "unidad de informacin integrada por varias unidades documentales interrelacionadas por un asunto comn, producida por uno o varios personas en el ejercicio de sus funciones, constituye una unidad documental compuesta. El testimonio material de una o varias actividades/procesos o de parte de una actividad/proceso". Para A. Heredia (2011, 186) la unidad documental compuesta es la denominacin archivstica del documento de archivo compuesto y sirve para su representacin genrica a la hora de la descripcin. La pregunta entonces queridos participantes ser como identifico una unidad documental simple y una compuesta, todo ello es importante para los procesos archivsticos subsecuentes de esta identificacin 28 Heredia Herrera (2011) seala que cuando una unidad compuesta est afectada bajo un mismo procedimiento administrativo corresponde hablar de un expediente.

27 Art. 6.18 de la Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAI Normas para la foliacin de Documentos 28

La foliacin es especfica para cada unidad documental. Ver Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAI (En revisin).


26

De esta forma es cualquier tipo documental que junto con otros datos (autor, destinatario, materia, fecha). Por ello nos permite reconocer un documento de archivo simple y concreto y sirve para su representacin genrica a la hora de describirse. Tambin esto nos permite considerar otro trmino aparte que suele confundirse con una unidad documental simple, el de dossiere. Estos son documentos compuestos formados por la agrupacin de documentos simples relacionados entre s por su temtica o por cualquier otra caracterstica, sin responder por ello a cuestiones procedimentales o de tramitacin administrativa. es la cantidad y calidad de informacin obtenida, sin importar cul ha sido su origen y su produccin. Y si tienen un cierto sentido en los archivos privados su existencia es incompatible con la gestin documental de las organizaciones pblicas. En ellas tiene mucho ms incidencia archivstica los expedientes y los registros. 29 En el caso de ESSALUD debemos de considerar por ejemplo que existen documentos que an por su naturaleza pueden ser confundidos como documentos de archivo, sin serlo, por ejemplo las normas y boletines informativos que tienen varios ejemplares y son distribuidos entre los servidores de la institucin o los pacientes. Por otra parte un documento administrativo simple conlleva a una foliacin distinta al documento compuesto o expediente. Se debern foliar todas las piezas documentales, sean stas conformantes de series documentales simples o unidades documentales simples (Resoluciones, Acuerdos, oficios, Circulares, etc.) en este caso la foliacin se realizar de manera independiente por tomo, legajo o carpeta, y en series documentales compuestas (contratos, historias clnicas, legajos de personal, proyectos, procesos judiciales, etc). La foliacin se realizar a cada uno de los documentos que conforman la unidad documental o expediente, en el caso de que se formara ms de una unidad de conservacin, la foliacin se ejecutar de manera tal que la segunda sea la continuacin de la primera. No deben constituirse fsicamente unidades mayores a 200 folios, siempre y cuando el volumen documental lo permita, en caso contrario podr dividirse en funcin de la cantidad de folios, pero siempre formando un solo texto, mantenindose su unidad de informacin. (30)

Su carcter orgnico, constituye un conjunto, puesto que no son generados en el ejercicio de una misma institucin, de modo que el documento a solas no tendra valor en cuanto reflejan el funcionamiento de una institucin.

29 GARCA RUIPEREZ (2012): Pg. 21 30

As lo seala el Art. 5.2.5 de la Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAI, tomando como referencia el artculo 152 de la Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General seala en el numeral 152.1 Los expedientes son compaginados siguiendo el orden regular de los documentos que lo integran, formando cuerpos correlativos que no excedan de doscientos folios, salvo cuando tal lmite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan un solo texto, en cuyo caso se mantendr su unidad.


27

EL REGISTRO DE DOCUMENTOS Los registros han sido definidos como documentos compuestos, en forma de libro o de cuaderno, en donde se asientan, uno detrs de otro, los documentos otorgados o recibidos por una persona o entidad con fines jurdico-administrativos o fiscales. En el Diccionario de terminologa archivstica (1993, 46) se recogen cuatro acepciones de este concepto, aunque la que nos afecta es la que indica que registro es el "instrumento resultante de una accin administrativa en el que se materializa el acto de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripcin, generalmente numerada en orden cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser exacta y formalmente asentadas. Si los expedientes estn formados por un conjunto de documentos de tipologas diferentes, los registros son unidades documentales compuestas formadas por documentos de la misma tipologa.

Olga Gallego Domnguez (2009), seala que los registros se usan en cualquier actividad que requiera la anotacin sistemtica con numeracin progresiva o en orden alfabtico de personas que dependan de una institucin o que se relacionan con ella (registros de ingreso y salidas, de asistencia mdica, de detenidos, padrones, matrculas fiscales, etc.), o de la documentacin remitida o recibida. El registro es el "conjunto de documentos, referidos a asuntos diversos, ordenados cronolgicamente y dispuestos en forma de libro, por ejemplo, libros de actas, libros de caja...)", tambin aplicaron este concepto a todos aquellos documentos que contengan informacin repetitiva que afecte a muchas personas o bienes, vaya o no encuadernada, como hojas sueltas (nminas) o fichas (tarjetas de racionamiento), aunque su ordenacin no tenga que ser exclusivamente cronolgica. Este concepto tan amplio de registro no parece contar en la actualidad con tantos defensores y eso que su existencia es tan antigua como la de los propios expedientes, pues en Espaa se remonta a la Edad Media, aunque podemos decir que son tan antiguos como los propios archivos. Los registros reales castellanos debieron existir ya en tiempos de Alfonso VI. A lo largo del siglo XIX se crean en Espaa el Registro Civil, el Registro de la Propiedad, el Registro de Hipotecas, y el Registro de Penados, entre otros. Y lo mismo ocurri en otros pases europeos y americanos. Los libros registro de entrada y salida de correspondencia, habituales en la actualidad en todos los organismos pblicos, surgieron en el siglo XIX. En Espaa, por influencia europea, especialmente alemana, no se redactaron hasta iniciada la dcada de 1870 en los ministerios de la administracin central. En la mayora de los ayuntamientos espaoles habr que esperar para que este hecho se produzca hasta la aprobacin del Estatuto Municipal de 1924. Aunque registros de correspondencia parciales existieron con anterioridad a esas fechas. Es un instrumento administrativo en el que estn inscritas cronolgicamente acciones o transcritos, copiados o resumidos documentos emitidos o recibidos por una organizacin.


28

Es la actividad de registrar en la gestin administrativa que facilita la verificacin. En el contexto de la administracin electrnica (e-goverment) es el acto por el que se adjudica a un documento electrnico un identificador nico al entrar a un sistema. Es tambin la oficina responsable de la entrada y salida de documentos, de personas de productos. En el entorno de la calidad registros son "documentos en los que constan los resultados de los procesos". As por ejemplo los registros de prstamos, registros de solicitudes de visitas, etc. En el contexto de la documentacin (Disciplina de documentar) los registros tienden a tener forma de LIBRO o CUADERNO, de aqu la expresin de "LIBROS REGISTROS", hoy se formaliza en BASE DE DATOS. SISTEMA ELECTRNICO O DATABASE. El registro no siempre es copia, la denominacin de los registros es muy variada: cartularios, registros, cedularios, copiador, protocolo notarial, etc. Tambin es distinta segn los casos su validez jurdica. Existen registros jurdicos, administrativos e instrumentos de control. No todos tienen el mismo valor, lo que determinar los plazos para su eliminacin o la conservacin permanente. El registro junto con el expediente son las formas bsicas de presentarse los documentos de archivo, de aqu la pertinencia para ellos de tipos documentales adscritos a un procedimiento (Registro de Entrada y Salida de Documentos), a sabiendas de la existencia, a su vez de diversidad de tipos documentales para los documentos que forman para ellos. Los registros jurdicos garantizan con diligencias regladas la autenticidad de los documentos transcritos, supliendo a los orignales. Es el caso del Registro del Sello, de los Registros Cedularios de Gobierno y Gracia del Consejo d Indias, de los Protocolos Notariales, de los libros de actas de nacimiento de una municipalidad. La discusin sobre registro se ha centrado en la estimacin para l de unidad documental simple o compuesta. No falta quien ha planteado, en el caso de transcripciones o copias si el registro como "libro" es un contenedor o una unidad de instalacin y su contenido una fraccin de serie, no faltando quien estima el contenido de un registro (protocolo notarial) una coleccin teniendo en cuenta la diversidad de documentos registrados. La variedad de posiciones hoy pueden decirse que son dos:

a. El libro registro es una unidad documental compuesta, de aqu que cada documento transcrito o copiado sea una unidad integrante o subordinada y en consecuencia la sera ser la sucesin de libros registro.

b. El libro registro es una unidad de instalacin que contiene una fraccin de serie y cada documento registrado se estima una unidad documental simple o compuesta y en consecuencia la serie es la sucesin de documentos registrados.

A favor de esta segunda postura est el hecho de que cada acto de registrar es una accin y necesita de un documento que lo testimonie. La sucesin de acciones exige la sucesin de documentos y esto no es sino una serie. A la hora de la descripcin cada documento


29

registrado exige una descripcin ya a la hora de localizar y recuperar puede hacerse del documento concreto que interese en contenido y fecha propios. La fuerza del registro como actuacin administrativa, es tal que en algn momento, como es el caso de las Ordenanzas del Consejo de Indias de 1636, se dispona que en el caso de que las provisiones no se hubieran registrado era como si no existieran y por lo tanto no haba que cumplirlas. Es necesario acotar que la traduccin de REGISTRO por RECORD no es pertinente.31 EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Es el conjunto de documentos de tipologas diferentes cuya reunin es obligatoria para que se llegue a la consecucin de un acto administrativo; La Norma ISAD (G), en la versin espaola del ao 2000, le denomina como "la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto", El expediente administrativo es la piedra angular de la actuacin administrativa, est definido por el derecho administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Los expedientes se forman mediante agregacin sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones y dems diligencias que deban integrarlos, y sus hojas tiles sern rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitacin. PARTES DEL EXPEDIENTE Los componentes estructurales del expediente son:

1. Los documentos: que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones de una cadena, en el transcurso de un trmite, procedimiento o proceso administrativo y estn unidos por una relacin de causa-efecto, de ah que deban estar ordenados de acuerdo con ese ritmo. Los documentos son el soporte de su contenido dispositivo, testimonial o informativo.

2. La informacin: que sirve como referencia y antecedente para fundamentar la resolucin, la resolucin administrativa: objetivo final, es la determinacin fija y decisiva adoptada respecto del asunto planteado en el expediente, la ejecucin: en su caso, las actuaciones encaminadas a cumplir los efectos de la resolucin adoptada.

3. Podemos diferenciar los documentos de un expediente en funcin de su tradicin y de su contenido.

31 HEREDIA HERRERA, A (2005) La Unidad Documental a la hora de aplicar la ISAD G. En Sesin Olga

Gallego Arquiveira una homenaxe . Santiago de Compostela. Pag. 61-87


30

1.1 Por su tradicin:

a. Los documentos originales: en principio no han sido elaborados en la oficina, sino recibidos del exterior o de otra oficina, aunque no siempre. Los documentos no originales: suelen corresponder a la oficina tramitante y se conservan a efectos de referencia, ya que los originales se formalizan por lo general- para su envo al exterior.

b. Los documentos marginales: tales como diligencias, notas, documentos de ayuda a la tramitacin, etc.

1.2 Por su contenido:

a. Los documentos esenciales: informes, dictmenes, resoluciones que recogen la informacin ms cualificada del procedimiento administrativo.

b. Los documentos de enlace: oficios de remisin, notas internas cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trmites realizados.

c. La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos. Adems puede soportar informaciones tales como: nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de iniciacin y de finalizacin, resumen del asunto, nmero de documentos, dgitos del cuadro de clasificacin con la denominacin de la serie, y signatura de instalacin.

d. El extracto o resumen: que sintetiza el contenido, el asunto de referencia, elaborado por la oficina que lo ha tramitado. La relacin de contenido: breve descripcin de cada documento, con su fecha y nmero de orden. Sirve para conocer fcilmente la tramitacin seguida y localizar los documentos esenciales.

Ley N 27444 del Procedimientos Administrativo General y la Gestin de Archivos

1. Esta Ley sustituye al Testo nico Ordenado de la Ley de Normas Generales de Procedimientos Administrativos, aprobada por el Decreto Supremo No 02-94 y sus normas modificatorias, complementarias, sustitutorias y reglamentarias, y a la Ley No 25035 de Simplificacin Administrativa entre otras. Consta de 243 artculos, sete disposiciones complementarias y finales, cinco disposiciones transitorias.

2. Archivsticamente, la Ley reviste inters especial porque sabemos que el Procedimiento Administrativo se realiza a travs de una serie de trmites y formalidades exigidas para la realizacin de un acto administrativo, cuyo propsito principal es preservar los derechos e intereses de los administrados para que no sean afectados por la expresin de voluntad de la administracin. Todos estos actos se verifican a travs de los documentos que circulan por las oficinas pblicas, sea en el soporte tradicional o en los nuevos soportes. publicada el 11 de abril del 2001

3. El mbito de aplicacin de la ley es la administracin pblica, puntualizada en 8 numerales cuyo alcance resulta expresamente ampliado con respecto a los


31

anteriores dispositivos legales sobre el tema que han sido derogados por esta Ley. Se incluyen todos los Poderes del Estado, los gobiernos locales, los organismos autnomos, los dems organismos, proyectos y programas del Estado, cuyas actividades se realizan en virtud de las potestades administrativas sujetas a las normas de derecho pblico; y las personas jurdicas bajo rgimen privado que presten servicios pblicos o ejerzan funcin administrativa por delegacin, cesin o autorizacin del Estado.

4. el artculo 4, donde se exige que se expresen bsicamente por escrito. El acto escrito debe precisar la fecha y lugar en que es emitido, la denominacin del rgano del cual proviene y la firma del funcionario interviniente. Cuando se hace por medios mecnicos deben constar el nombre y cargo de la autoridad que lo expide. Cuando deban emitirse varios actos administrativos de la misma naturaleza, podr ser empleada la firma mecnica o integrarse en un solo documento bajo una misma motivacin, siempre que se individualice a los administrados sobre los que recaen los efectos del acto. Para todos los actos que continen se considerarn como actos diferentes.

5. Por otra parte El artculo 40 de la ley indica los documentos que el administrado no est obligado a presentar; entre stos se citan los documentos que la entidad solicitante posea o deba poseer en virtud de algn trmite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus dependencias. Para acreditar la existencia de la documentacin, el administrado deber exhibir la copia del cargo donde conste dicha presentacin, debidamente sellado y fechado por la entidad ante la cual hubiese sido suministrada. Esta medida nos lleva a inferir la obligacin de las entidades de conservar los documentos en archivos muy bien organizados y dispuestos para el servicio en el momento que se requieran, y tambin exige del administrado llevar su propio archivo personal para mostrar la copia del cargo de recepcin.

6. Es necesario acotar que de acuerdo al Artculo 113 de la Ley N 27444, del Procedimiento Administrativo General, son requisitos de todo documento (escritos) que se presenten ante cualquier entidad debe contener lo siguiente:

a. Nombres y apellidos completos, domicilio y nmero de Documento

Nacional de Identidad o carn de extranjera del administrado, y en su caso, la calidad de representante y de la persona a quien represente.

b. La expresin concreta de lo pedido, los fundamentos de hecho que lo apoye

y, cuando le sea posible, los de derecho.

c. Lugar, fecha, firme o huella digital, en caso de no saber firmar o estar impedido.


32

d. La indicacin del rgano, la entidad o la autoridad a la cual es dirigida, entendindose por tal, en lo posible, a la autoridad de grado ms cercano al usuario, segn la jerarqua, con competencia para conocerlo y resolverlo.

e. La direccin del lugar donde se desea recibir las notificaciones del

procedimiento, cuando sea diferente al domicilio real expuesto en virtud del numeral 1. Este sealamiento de domicilio surte sus efectos desde su indicacin y es presumido subsistente, mientras no sea comunicado expresamente su cambio.

f. La relacin de los documentos y anexos que acompaa, indicados en el

TUPA.

g. La identificacin del expediente dela materia, tratndose de procedimientos ya iniciados.

7. Del mismo modo el artculo 153 seala la intangibilidad del expediente, por lo

cual en un expediente a. No pueden introducirse enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni

agregados en los documentos, una vez que hayan sido firmados por la autoridad competente. De ser necesarias, deber dejarse constancia expresa y detallada de las modificaciones introducidas.

b. Los desgloses pueden solicitarse verbalmente y ser otorgados bajo constancia del instructor y del solicitante, indicando fecha y folios, dejando una copia autenticada en el lugar correspondiente, con la foliatura respectiva. 32

c. Las entidades podrn emplear tecnologa de microformas y medios informticos para el archivo y tramitacin de expedientes, previendo las seguridades, inalterabilidad e integridad de su contenido, de conformidad

32 El desglose es una tarea administrativa, que consiste en segregar o retirar momentneamente uno o ms documentos y/o fojas, que forman parte de un expediente. Es procedente nicamente si existe una orden de la autoridad competente, en cuyo caso el solicitante sea persona natural o dependencia administrativa, realizar un documento que sea testimonio del documento desglosado, indicando claramente el tipo documental a desglosar, asunto, fecha del documento, foja(s) a retirar, el motivo y destino del desglose. Estos pueden establecerse para conservacin, remisin a fiscalas o juzgados, para presentar alegatos antes de una sentencia, para fundamentar algn recurso, cuando los peritos deban realizar algn estudio, etc. No es factible el desglosamiento: cuando el documento o los documentos solicitados sean indispensables o de gran importancia para el trmite posterior del expediente u acto administrativo, en cuyo caso se reemplazar con una copia autenticada de la misma. Cuando el documento o expediente tenga calificacin de reservado o que comprometa la gestin institucional, administrativa e inclusive las que traten asuntos de estado y que tengan que ver con los intereses de la Nacin, en este caso se otorgar copia autenticada del mismo siempre y cuando sea autorizado por la mxima autoridad de la institucin administrativa. El documento testigo ser denominado "Constancia de Desglose", esta constancia es tambin foliada.


33

con la normatividad de la materia. Si un expediente se extraviara, la administracin tiene la obligacin, bajo responsabilidad de construir el mismo, independientemente de la solicitud del interesado, para tal efecto se aplicarn, en lo que le fuera aplicable, las reglas contenidas en el Artculo 140 del Cdigo Procesal Civil. Sin excluirse de un proceso sancionador si el caso lo amerita.33

33 El Artculo 6 del Decreto Supremo N 070-2013-PCM Modificatorio del D.S. 072-2003-PCM. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la informacin, seala que para efectos de la ley, el funcionario o servidor que haya creado, obtenido, tenga posesin o control de informacin solicitada es responsable de la autenticidad de la informacin que entrega. Esta responsabilidad se limita a la verificacin de que el documento que estrega es copia fiel del que obra en sus archivos, a su vez mantener un archivo sistematizados de la informacin de acceso pblico que obre en su poder, conforme a los plazos establecidos en la normatividad interna de cada entidad sobre la materia; y conservar la informacin de acceso restringido que obre en su poder. De esta forma debern tener en consideracin los plazos establecidos en la ley a fin de permitir a los responsables de entregar la informacin el oportuno cumplimiento de las obligaciones a su cargo.

d. El derecho administrativo seala plazos de presentacin de documentos para el cumplimiento de todo acto administrativo as:

ART. ACTIVIDAD PROCESAL PLAZO INICIO DE PLAZO

85 Plazo para resolver el conflicto de competencia 4 das Remisin del expediente

89.1 Plazo para remitir el expediente al Superior Jerrquico, por

abstencin

2 das hbiles Recepcin

25 Efectos de los actos Administrativos

Notificaciones personales: el da hubieren sido realizadas.

Por correo certificado, oficio, correo electrnico: el da que

conste haber sido recibidas. Por publicaciones: a partir del da

de la ltima publicacin en el diario oficial.

132.1 Remisin de documentos recibidos en la seccin correspondiente. Dentro del mismo da Recepcin

125.1 Plazo de subsanacin de solicitudes presentadas con

observaciones por incumplimiento de requisitos.

2 das hbiles Recepcin de solicitudes

132.4 Plazo de realizacin de trmites a cargo de los interesados

requeridos por la autoridad.

10 das Solicitud

191

Abandono de procedimiento por incumplimiento de trmites a

cargo del interesado.

30 das Requerimiento de ltimo

trmite a cargo del

interesado.

132.3 Plazo para evacuar informes o dictmenes peritajes. 7 das Solicitud

132.2 Plazo para actos de mero trmite y decidir peticiones de ese

carcter

3 das Recepcin

168.1

Solicitud de documentos a otras actividades 3 das en la misma entidad, 5

das en dems casos. No mayor

de 10 das.

Solicitud

24 Notificacin de acto administrativo 5 das Expedicin


35

207.2 Interposicin de Recursos de Reconsideracin 15 das Dictamen de resolucin

207.2 Plazo para resolver los recursos de Reconsideracin 30 das Interposicin de la demanda

207.2 Interposicin de los recursos de apelacin 15 das Dictamen de la resolucin

207.2 Apelacin 30 das Interposicin de la demanda

207.2 Interposicin de recursos de revisin 15 das Dictamen de la resolucin

207.2 Revisin 30 das Interposicin de la demanda

158.2 Trmino para resolver la queja 3 das Previo traslado al quejado

35

Plazo mximo del procedimiento administrativo de evaluacin

previa.

30 das hbiles, salvo ley o Dec.

Leg. que establezca mayor

plazo

Inicio del procedimiento

163.1 Actuacin de la prueba 3 a 15 das Dispone actuacin de

pruebas

163.2 Notificacin de la actuacin de la prueba No menor de 3 das antes Actuacin de pruebas

169.1 Solicitud de pruebas a los administrados Plazo estableci

Documents

Archivos Nociones Avanzadas