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Archivos y archivistas ante el reto de los documentos electrónicos
Reunión Nacional de Archivos 2010Querétaro, Qro.
13-16 de abril de 2010
Margarita Vázquez de PargaArchivista del Estado de España
Consultora de Gestión Documental y Archivos
El impacto de las TIC en todos los ámbitos de la sociedad:
El e-Gobierno y la administración interconectada
En España: Ley 30/1992 y desarrollo normativo y la Ley 11/207 de Acceso electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas y Reglamentos de Interoperabilidad y de Seguridad
En México:Ley Federal de procedimiento AdministrativoLey Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública GubernamentalReglamento de la Ley de Transparencia….Lineamientos de desarrollo del Reglamento
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
Se aprueba:la utilización de medios electrónicos en la relación de los ciudadanos con la AdministraciónLa interconexión de las Administraciones La disponibilidad de la información en la Web en las Unidades de Enlace de las dependencias
Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la información pública y alcanzar la oficina sin papel
La información deberá ser:ClaraCompletaVeraz,OportunaConfiable
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
Regula :La Clasificación y desclasificación de expedientes Su accesoEstablece la elaboración del inventario de expedientes clasificadosEl tramiento y acceso a la Información Confidencial:La protección de datos personales
El AGN responsable de expedir los lineamientos para la organización de los archivos de la administración federal
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
¿Cómo repercute el entorno electrónico en los Archivos, los archivistas y la archivística?
La evolución del mundo físico al mundo electrónico o virtual
Produce inquietud e inseguridad entre los profesionales
El entorno electrónico y su repercusión en la profesión
Nos preguntamos:
¿El e-Gobierno supone un cambio radical en nuestra profesión?
¿Estamos capacitados los archivistas para gestionar los documentos públicos administrativos producidos por medios electrónicos?
¿Los procesos establecidos en la metodología archivística y probados a lo largo del tiempo siguen siendo válidos?
O ¿han cambiado de tal forma que es necesario un nuevo perfil profesional para la gestión de los documentos y archivos electrónicos?
¿La formación actual es la adecuada o hay que revisar los curricula?
El nuevo entorno y su repercusión en la profesión
El e-Gobierno mantiene los principios fundamentales de la actuación administrativa:
El principio de legalidad de las actuaciones administrativas
El procedimiento administrativo es garantía de legalidad
El expediente administrativo es el instrumento de prueba legal de la resolución de los asuntos
Los procesos del tratamiento archivístico se mantienen vigentesLa iniciativa de INTERPARES (Luciana Duranti)
Los archivistas están capacitados para gestionar este nuevo entorno pero se deben actualizar los curricula y establecer programas de formación continuada
El nuevo entorno y su repercusión en la profesión
Producción de documentos electrónicos
Documentos presentados por los ciudadanos en los Registro de entradaCon firma electrónica
Producidos por las administraciones
Aplicaciones de TramitaciónNotificación electrónica
Imágenes Digitales de documentos analógicos
Digitalización certificada
Documentos y expedientes electrónicos
•El ciudadano puede elegir la forma de comunicarse con la administración
•La tramitación administrativa se automatiza
•Se otorga validez a la firma electrónica
Documentos de origen electrónico :Bases de datos acumulativas: Registro de E/S Ficheros de carácter temporal Ficheros cuyos datos se modifican Correos electrónicosGráficosInformación de la web
Documentos físicos convertidos a formato digital:Cualquier tipo de documento analógico, convertido a formato digital
Tipología de documentos electrónicos
Problemas Tecnológicos:Son documentos virtuales, Documentos dinámicos y facilmente modificablesDependencia tecnológica para su lectura Diversidad y obsolescencia de programas y hwDiversidad de formatos y estándares poco asentadosExpedientes mixtos con documentos en papel y electrónicos
AutenticidadIntegridadSeguridad
Disponibilidad
Ciclo de vida
Problemática de la gestión de los documentos electrónicosde archivo
Problemática de la gestión de los documentos electrónicos
Problemas Organizativos:– Dispersión en su Creación y
Producción– Evolución de los sistemas
informáticos– Gestión de los documentos
electrónicos en fase de tramitación orientado a datos y no a expediente
Ordenadorcentral
Sistema centralizado
Terminal
Terminal
Terminal
PC
PC PC
Sistema distribuido
Sistema interconectado
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
Problemas Administrativos
– Dificultad para su identificación y valoración– Conciliación de Acceso versus privacidad– Escasa conciencia de las Administraciones Públicas de la
necesidad de gestionar y conservar los documentos electrónicos a largo plazo
– Concepto de histórico en el medio informático
La participación del archivista puede contribuir a reconducir esta situación
¿Y los archivistas…. dónde nos posicionamos?
Todavía muchos esperan en la meta …..
algunos se han incorporado a la mitad….
y unos pocos están en la salida
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
¿….. y en dónde debemos posicionarnos?
Sin duda alguna en la salida de la carrera: en el momento del diseño de los Sistemas de Gestión de las administraciones
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
Estrategia:Anticipar el momento de aplicar los procesos archivísticos
La inmediatez de la participación (Charles Dollar)
Cambiar el concepto de ciclo de vida de los documentos, que se inicia una vez cerrado el expediente, al de ciclo o “record” continuo, desde su diseño hasta su eliminación o transferencia a un archivo final
Participar en la planificación de la implantación del e-Gobierno
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
La Norma ISO 15489: Diseño de Sistemas de Gestión Documental
Define los procesos que deben realizarse para el tratamiento correcto de los documentos:
Identificación de procedimientosIdentificación de los tipos documentales que intervienen en cada procedimientoClasificaciónValoración de series documentales estableciendo los criterios de conservación-eliminaciónDefinición de metadatos a incorporar en la descripción, incluyendo los tecnológicos
La ISO 15489 incorpora los procesos de la metodología archivística, anticipando su aplicación al momento del diseño del Sistema de Gestión Documental
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
El equipo de trabajo, como en todo, clave del éxito
Multidisplinar y coordinado:
Técnicos de administraciónGestores administrativosArchiverosJuristasInformáticos
El trabajo en equipo
¿Qué entendemos por gestión de documentos electrónicos?
El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico
Gestión electrónica de documentos
Fase de archivo.
Fase de producción y vida activa
Fase de creación.
Fase de diseño y análisis.
Gestión electrónica de documentos
El diseño del sistema de gestión documental es fundamental para garantizar la gestión correcta de los documentos lo largo de su ciclo de vida, garantizando su conservación, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo.
Definición de criterios, normas, arquitectura….
Aplicaciones de registro y tramitación Gestor de documentos
electrónicos
Gestor de documentos electrónicos de Archivo
En su ciclo de vida intervienen distintos elementos
Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA)
Sistemas de gestión documental: documentos electrónicos
CAPTURA
Gestor de documentos electrónicos
Gestor de documentos electrónicos de Archivo
Producción Tramitación Archivo
SGDE SGDEA
Intra e Interoperabilidad
Aplicaciones de registro y tramitación
diseño y creación
Documentos, metadatos, hw y sw
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos-Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Integración de SGDE y SGDEA
Unificación del cuadro de Clasificación de ambos Identificar los documentos en trámite y documentos de archivoDeclarar documentos de archivo y
borrar los de tramitaciónTransferencia de documentos del
SGDE al SGDEA mediante servicios web
ObligatorioOpcionalMantenimiento del contexto
Documentos de archivo
Documentos en trámiteOrientación
ObligatoriasOpcionalesEstructura de clasificación y almacenamiento
ObligatoriasOpcionalesNormas de conservación
ImpedidoPermitidaBorrado de documentos
ImpedidoPermitidoModificación de Documentos
SGDEA-MoReq2
SGDE- ISO 15489PROPIEDAD
Normas técnicas: Especificaciones sobre las aplicacionespara el ejercicio de las potestades
El Consejo Superior de Informática publica en1990 primeras especificaciones:• ATRIO , define los principios generales que deben cumplir los sistemas de gestión documental para las Administraciones,• SICRES, por la que se deben regir los sistemas automatizados de Registros de E/S de documentos • ESTROFA, para los sistemas de tramitación y seguimiento de expedientes,
Especificaciones técnicas que deben cumplir:• aplicaciones, • soportes, • tipos de ficheros Por los que se crean los documentos resultantes de la actividad registraly de la tramitación automatizada.
Sistemas de gestión orientados a datos
Sistemas de gestión orientados a datosFalta de control de documentosFalta de control de documentos
Metodología de Análisis y Gestión de RiesgosMetodología de Análisis y Gestión de Riesgos
Obsolescencia y deteriorotecnológicos
Obsolescencia y deteriorotecnológicos
• Obsolescencia de hw y sw•Deterioro de soportes y media
• Obsolescencia de hw y sw•Deterioro de soportes y media
• Falta de:• documentación del sistema• información contextual• metadatos
• Falta de:• documentación del sistema• información contextual• metadatos
•Acumulacion incontrolada de documentos•Destrucción y borrado•Manipulación de datos•Acceso incontrolado
•Acumulacion incontrolada de documentos•Destrucción y borrado•Manipulación de datos•Acceso incontrolado
AmenazasAmenazas
Conservación a largo plazo: Análisis y Gestión de riesgos
WWW.map.es/csi/criterios_conservacion.htm . (consultado sept. 2009)
Conservación a largo plazo: Análisis y Gestión de riesgos
– Datos que se deben analizar:• Tipología documental que se debe conservar• Valoración y Plazos de conservación• Durabilidad de los soportes y formatos • Niveles y tipos de accesibilidad• Amenazas que afectan a la información y consecuencias• Medidas organizativas y técnicas a adoptar.....
Datos fundamentales en el proceso de valoración de series De nuevo el valor añadido del conocimiento archivístico
Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos: MAGERITMetodología de Análisis y Gestión de Riesgos: MAGERIT
Sistemas de Gestión de documentos
Gestión de documentos electrónicosGestión de documentos electrónicos
La gestión de los documentos electrónicos
La gestión de los documentos electrónicos
La plataforma de gestión de archivo
La plataforma de gestión de archivo
Normas Normas
El diseño del SistemaEl diseño del Sistema
• Norma ISO 15489•Diseño e implementación de Sistemas de Gestióndocumental
• Norma ISO 15489•Diseño e implementación de Sistemas de Gestióndocumental
• ISO 14721-Modelo OAIS•Sistema de gestión de documentos electrónicos
• ISO 14721-Modelo OAIS•Sistema de gestión de documentos electrónicos•Requerimientos funcionales
de las aplicaciones para la gestión de documentoselectrónicos de archivo
•Requerimientos funcionalesde las aplicaciones para la gestión de documentoselectrónicos de archivo
Sistemas de gestión documental: Norma ISO 15489
Fase 1Análisis
Situación
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 4Informe
Sistemasexistentes
Fase 6Diseño del
Sistema
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Política
Normas Diseño
Implantación
Fase 7Implementación
Fase 1Análisis
Situación
Fase 1Análisis
Situación
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 7Implementación
Fase 7Implementación
Fase 8Seguimiento
YAdaptaciones
Fase 7Implementación
Análisis de la
Actividad
Funciones y Procedimientos que se tramitan
Formas y sistemas de tramitación
Tipos documentales producidos y formatos
Documentos necesarios
Encuesta
Sistemas de gestión documental
Clasificación e identificación de los documentos
identificación de procedimientos
y documentos
Política de conservación y eliminación existente
Inventario de Series documentales
Criterios de organización y clasificación
Catálogo de Procedimientos
Diseño de lasolución
Normas de transferencia Productos
Criterios para su valoración y eliminación
Selección sw de aplicación de gestión y de archivo
Política de digitalización de documentos
Sistemas de gestión documental
Catálogo de procedimientos y normas de organización y gestión
Definición de
Estrategia
Definición de Políticas de gestión documental
Normas a desarrollar de gestión documental
Diseño del Sistema
Prototipo de aplicación de gestión y archivo
Plan de implantación del Sistema
Productos Informe de criterios y pautas de digitalización
Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental: evaluación continua
Retroalimentación
Implantación de adaptaciones
Adaptaciones.
Sistema
El archivista es el más adecuado para realizar el seguimiento del funcionamiento del Sistema
Seguimiento y evaluación
Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos ISO 14721-OAIS
ADMINISTRACIÓN
PLAN DE PRESERVACIÓN
CAPTURA
B.D. Gestión de información
Sistema de AlmacenamientoPIA PIA
PIC
Información descriptiva
Información descriptiva
CONS ULTAY
ACCES O
PRODUCTORES
PIT
USUARIOS
PIC
E-firma
Sello de tiempo
E-Índice
Paquetes de Información
Contenedor conceptual de la información de contenido y la información de preservación encapsuladas en un objeto identificable por medio del empaquetamiento
Captura y Registro de
Documentos
Información de contenido
Información de preservación
Paquete de información
Empaquetar: unir, identificar y relacionar, de forma real o lógica, el contenido con la descripción y la información de preservación.
Paquetes de Información de transferenciaCaptura y
Registro deDocumentos
DocumentoM. Información y Gestión
Documento
Expediente
O.digital
Conversión XML-PDF-A
E-Firma Checksum
Check sum
Fichero
Os.digitales
M. Información y Gestión
Metadatos e-firma
Metadatos Representación
E-Índice
Paquetes de Información de ArchivoCaptura y
Registro deDocumentos
expediente
Documento
Pista de auditoría
Documento
MetadatosDescripción
Documento
Expediente
Os.digitales
ConversiónXML…
Informaciónrepresentación
Fichero
Metadatosadministrativos
Metadatoscontextuales
Os.digitales
MetadatosDescripción
MetadatosDescripción
Informaciónrepresentación
Paquete Información Archivo
Paquetes de Información de ComunicaciónCaptura y
Registro deDocumentos
PIC: Paquete de Información de Comunicación:
• Copia del PIA en respuesta a una solicitud
•Incluye los datos y metadatos estructurales, de descripción y de representación del PIA
• se eliminan metadatos administrativos
• traza de auditoría
• comprobante de autenticidad, originalidad e integridad (check sum)
El protocolo de transformación de los PIA en PIC comprueba:
• que la transferencia de datos coincide con la información descriptiva
• que los datos de los objetos digitales están completos, correctos, son legibles
Modelo de Requerimientos del SGDEA
Modelo de referencia
Requerimientos funcionalesopcionales
Introducción
Requerimientos funcionales obligatoriosRequerimientos esenciales
Terminología
Requerimientos nofuncionales
Requerimientos Gestión de metadatos
Apéndices yModelo de Metadatos
MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO
Plataforma informática del SGDEA
Cuadro de Clasificación
Controles y Seguridad
Conservación Eliminación
Captura y Registro deDocumentos
Referenciación
Búsquedas RecuperaciónPresentación
Administración
Modelo de Requerimientos del SGDEA
Funcionalidades obligatorias
Formato para Transferencia de documentos
Tiene que transferir documentos según el esquema XML de MoReq2Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus
relaciones
Gestión de Documentos
físicos
Eliminación documentos
físicos
Gestión Documentos en
tramitación
Integración conS. G. contenido
E-firma
EncriptaciónDerechos digitales
Sistemas distribuidos
IntegraciónConFAX
Categoría Seguridad
documentos
Requerimientos funcionales opcionales
Requerimientos funcionales opcionales
Gestión de documentos físicos
RepositorioDocumentosElectrónicosDe Archivo
Correos electrónicos y Ficheros adjuntos
Expedienteselectrónicos,
Imágenes,
Papel, fotografías, videos,
microfilm etc.
Gestión unificada de documentos de archivo
•El sistema de referencia y la valoración de series es la misma para los documentos físicos y electrónicos•Cambian los metadatos y la presentación de los documentos
Gestión de Documentos
físicos
Requerimientos de metadatos
Modelo de referencia
Requerimientos funcionalesopcionales
Introducción
Requerimientos funcionales obligatorios
Requerimientos esenciales Terminología
Requerimientos nofuncionales
Requerimientos Gestión de metadatos
Apéndices yModelo de Metadatos
MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO
Requerimientos de metadatos
Tipos de metadatos:– Administrativos– Técnicos– Descriptivos
Número ilimitado de metadatosDefinición de distintos tipos de metadatos para distintos tipos de
documentosDefinición de metadatos obligatorios y opcionales Metadatos capturados de forma automática y manualValidación de metadatos desde fuentes externasMetadatos como elemento de búsqueda
Requerimientosmetadatos