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ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
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CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
Í N D I C E
I. Objetivo
4
II. Alcance
4
III. Fundamento Jurídico y Referencias Normativas
4
IV. Políticas
4
V. Descripción de las Actividades
8
VI. Diagrama de Flujo
17
VII. Plan de Calidad
27
VIII. Control de Cambios
28
IX. Glosario
29
X. Anexos
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I. OBJETIVO
Llevar acabo el tramite de fianzas de agencias dadas de alta, por ampliación de ventas y por renovación, para garantizar la continuidad de ventas o la recuperación de adeudos que no sean liquidados a la Institución. II. ALCANCE
Este instructivo inicia cuando se recibe la documentación de los agentes dados de alta, por las
ampliaciones en los montos limite de venta y/o renovación, continúa con la entrega de la copia
de la póliza de afianzamiento a los comercializadores y/o agentes y la entrega de la póliza de
afianzamiento para el expediente de la Gerencia Administrativa de Ventas y concluye con la
recuperación de adeudos a través de la Afianzadora.
III. FUNDAMENTO JURÍDICO Y REFERENCIAS NORMATIVAS
Fundamento Jurídico.
Reglamento de comercializadores y/o agentes de Pronósticos para la Asistencia
Pública.
Acuerdo que establece los datos, documentos y formatos de los trámites de Pronósticos para la Asistencia Pública.
Contrato de Comisión Mercantil.
Convenio de Afianzamiento General.
Póliza de afianzamiento del comercializador y/o agente.
Referencias Normativas.
ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos.
ISO/IEC 27001: Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información – Requerimientos.
WLA-SCS: Estándar de Control de la Seguridad de la WLA.
IV. POLÍTICAS
1. La Subdirección General de Administración y Finanzas efectuará la invitación a varias Compañias Afianzadoras para obtener la mejor opción para el programa de afianzamiento general y definirá e informará por escrito a las Subdirecciones Generales de Servicios Comerciales y de Asuntos Jurídicos, que Afianzadora prestará el servicio a la institución para garantizar el entero de la venta que realicen sus comercializadores y/o agentes.
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2. La Subdirección General de Administración y Finanzas junto con la Subdirección General de Asuntos Juridicos, de acuerdo a sus facultades y responsabilidades, serán las encargadas de firmar y autorizar el convenio de afianzamiento general con la Compañía Afianzadora elegida.
3. La renovación o celebración de un convenio de afianzamiento deberá realizarse cinco
meses antes de que expire la vigencia del convenio de afianzamiento actual.
4. La Subdirección General de Servicios Comerciales será la responsable de verificar que todos los comercializadores y/o agentes exhiban en su expediente el documento actualizado expedido por la Compañía Afianzadora elegida por la entidad, que garantice el cumplimiento de las obligaciones que deriven de la operación del contrato mercantil. Ver SSC-PRO-06 Administración de Ventas.
5. La Subdirección General de Administración y Finanzas, será la responsable de notificar
por escrito inmediamente a la firma del Convenio de Afianzamiento General a la Subdirección General de Servicios Comerciales, los requisitos para el trámite de la renovación de Afianzamiento que se requieran para la aceptación de los comercializadores y/o agentes como fiados (expediente de solvencia) y esta última será la responsable de entregarlos a la Compañia Afianzadora.
6. La Subdirección General de Servicios Comerciales realizará directamente con la
Afianzadora el tramite por ampliación de montos de afianzamiento, cambio de
nomenclatura y cambio de domicilio de comercializadores y/o agentes. Ver SSC-PRO-06
Administración de Ventas.
7. La Subdirección General de Administración y Finanzas conjuntamente con la Subdirección
General de Servicios Comerciales, estableceran los mecanismos y fechas para aplicar los
cargos de la prima por renovación de afianzamiento en los estados de adeudos de los
comercializadores y/o agentes.
8. La Subdirección General de Servicios Comerciales deberá coordinarse con las
Subdirecciones Regionales y D.F./Centro para enviar un mensaje via terminal a los comercializadores y/o agentes, (45) cuarenta y cinco días antes de la fecha de aplicación de los cargos por renovación de afianzamiento en los estados de adeudo, a fin de informales el periodo en el que podrán realizar los cambios de nomenclatura, de titular y/o los cambios de domicilio correspondientes.
9. La Subdirección General de Servicios Comerciales conjuntamente con la Subdirección General de Administración y Finanzas, durante el periodo de cargos y cobros establecidos
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por renovación de afianzamiento en los estados de adeudos de los comercializadores y/o agentes acordaran el tratamiento que se les dará a aquellos comercializadores y/o agentes que en el plazo establecido que se haya asignado de acuerdo a la política 8 no hayan realizado cambio de titular y/o cambio de domicilio.
10. La Subdirección General de Servicios Comerciales debe enviar a la Subdirección General
de Administración y Finanzas el Padrón de comercializadores y/o agentes actualizado a la fecha a una semana antes de la fecha establecida para el cargo automático de la prima por renovación de afianzamiento en los estados de adeudos de los comercializadores y/o agentes.
11. La Subdirección General de Servicios Comerciales, durante el periodo de cargos por
primas de afianzamiento debe enviar semanalmente el padrón de comercializadores y/o agentes actualizado a la fecha a la Subdirección General de Administración y Finanzas.
12. La Subdirección General de Servicios Comerciales a través de la Gerencia Administrativa enviará mensajes vía terminal a los comercializadores y/o agentes, donde informe el periodo en que se aplicarán de manera automática los cargos por primas de afianzamiento en su estado de adeudo.
13. La Subdirección General de Administración y Finanzas debe coordinarse con la
Subdirección General de Informática para aplicar en las fechas establecidas los montos de la prima de afianzamiento en los estados de adeudos de los comercializadores y/o agentes vía sistema administrativo y en linea.
14. La Subdirección General de Administración y Finanzas se encargará de solicitar las
pólizas y recibos de pago por afianzamiento de comercializadores y/o agentes a la Compañía afianzadora; en correo electrónico de acuerdo a los requerimientos que establezca la Subdirección General de Servicios Comerciales.
15. La Subdirección General de Asuntos Juridicos será la responsable de validar las pólizas
de afianzamiento de los comercializadores y/o agentes.
16. La Subdirección General de Administración y Finanzas a través de la Gerencia de Tesorería, será la responsable de custodiar las pólizas de afianzamiento de los comercializadores y/o agentes.
17. El Departamento de Cuentas Corrientes enviará a través del Proveedor de Lotería en Línea los recibos de pago por la renovación de afianzamiento a los comercializadores y/o agentes en un lapso no mayor a 80 dias hábiles posteriores a la entrega de la Compañía Afianzadora.
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18. Para hacer efectiva la póliza de afianzamiento ante la Compañía Afianzadora por adeudo de los comercializadores y/o agentes. Ver SAF-INT-43 Cobranza Administrativa a los Comercializadores y/o Agentes Morosos.
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V. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO
ALTAS DE NUEVOS COMERCIALIZADORES Y/O AGENTES
1. SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
1.1
Envía invitación mediante oficio a diferentes Compañías Afianzadoras para la presentación de propuesta y/o programa de afianzamiento con comercializadores y/o agentes.
OFICIO COM-01
1.2 Recibe propuestas y/o programas de afianzamiento de las diferentes Compañías Afianzadoras interesadas en proporcionar sus servicios de afianzamiento.
1.3 Determina en base a las mejores condiciones propuestas por las compañías afianzadoras interesadas en el afianzamiento de los comercializadores y/o agentes la Compañía Afianzadora que proporcionará el servicio.
1.4
Informa a la Subdirección General de Servicios Comerciales y a la Subdirección General de Asuntos Jurídicos por oficio el nombre de la Compañía Afianzadora elegida.
OFICIO COM-01
1.5 Solicita a la Compañía Afianzadora elegida las tablas de primas por cobrar a los comercializadores y/o agentes de acuerdo a los montos de fianza autorizados.
1.6 Elabora de acuerdo a las facultades y responsabilidades de las Subdirecciones Generales de Servicios Comerciales y de Asuntos Jurdicos, el convenio de afianzamiento general con la Compañía Afianzadora elegida.
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO
1.7 Envia a las Subdirecciones Generales de Servicios Comerciales y de Asuntos Jurídicos, por correo electrónico, el convenio de afianzamiento general con la Compañía Afianzadora elegida para su revisión.
CORREO ELECTRÓNICO
2. SUBDIRECTORA GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
2.1
Recibe el convenio de afianzamiento general con la Compañía Afianzadora elegida para su revisión y envían por correo electrónico sus comentarios y modificaciones al respecto.
CONVENIO DE AFIANZAMIENTO
3. SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/DIRECTOR DE FINANZAS
3.1 Recibe el convenio de afianzamiento general con la Compañía Afianzadora elegida con los comentarios y modificaciones por parte de la Subdireccion General de Asuntos Jurdicos.
CONVENIO DE AFIANZAMIENTO
3.2
Efectua las modificaciones al convenio y reenvia a la Subdireccion General de Asuntos Jurdicos para su autorización y firma correspondiente. .
CONVENIO DE AFIANZAMIENTO
3.3 Envia mediante oficio a la Subdirección General de Servicios Comerciales los requisitos y la tabla de primas de cobro por afianzamiento.
OFICIO COM-01
4. SUBDIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/ SUBDIRECTORA GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
4.1 Reciben el convenio de afianzamiento general de la Compañía Afianzadora elegida.
CONVENIO DE AFIANZAMIENTO
¿Estan de acuerdo con lo estipulado en el documento?
4.2 No.- Realiza comentarios y regresa a la actividad 3.1
4.3 Si.- Informa a la Subdirección General de Administración y Finanzas para que proceda a imprimir el documento y se recaban las firmas.
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO
5. SUBDIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/ SUBDIRECCIONES REGIONALES/ GERENCIA DE RELACIONES PÚBLICAS
5.1 Informa y orienta al comercializador y/o agente que se vaya a dar de alta en el Padrón de comercializadores y/o agentes autorizados de Pronósticos sobre la Compañía Afianzadora elegida que expedirá la póliza de afianzamiento requerida.
6. GERENTE ADMINISTRATIVO
6.1
Recibe la póliza de afianzamiento electrónica del comercializador y/o agente y procederá a darlo de alta en el Padrón de comercializadores y/o agentes autorizados de Pronósticos. Ver SSC-PRO-06 Administración de Ventas.
RENOVACIÓN
6.2
Proporciona la base de datos de los comercializadores y/o agentes que entran al programa de afianzamiento detallando la información que la Compañía Afianzadora elegida solicite, para la revisión y generación de la fianza y los recibos de los comercializadores y/o agentes.
BASE DE DATOS COMERCIALIZADORES Y/O AGENTES
7. SUBDIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/ SUBDIRECCIONES REGIONALES
7.1 Entrega a la Compañía Afianzadora elegida los documentos que solicite para la aceptación de los comercializadores y/o agentes como fiados.
DOCUMENTACIÓN
8. SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/DIRECTOR DE FINANZAS/ GERENTE DE CONTABILIDAD
8.1 Elabora oficio a la Subdirección General de Servicios Comerciales informando los mecanismos y fechas para aplicar los cargos de la prima por renovación de afianzamiento en los estados de adeudos de los comercializadores y/o agentes.
OFICIO COM-01
9. SUBDIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/ GERENTE ADMINISTRATIVO
9.1
Envia mensaje via terminal, a través del Proveedor de Lotería en Linea, a los comercializadores y/o agentes notificando el periodo en el que podrán realizar cambios de titular y/o cambios de domicilio.
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO
9.2 Realiza cambios de nomenclatura, de titular y/o cambios de domicilio. Ver SSC-PRO-06 Administración de Ventas.
9.3 Envia mensaje vía terminal a solicitud de la Subdirección General de Administración y Finanzas, a través del Proveedor de Lotería en Linea, a los comercializadores y/o agentes notificando el periodo en que se aplicará de manera automática los cargos por primas de afianzamiento.
MENSAJE VÍA TERMINAL
9.4 Envía a la Subdirección General de Administración y Finanzas el archivo electrónico, detallando el padrón de comercializadores y/o agentes actualizado una semana antes de la aplicación del primer cargo, el archivo deberá contener los siguientes datos:
1) Número de agencia. 2) Nombre del comercializador y/o agente. 3) Entidad Federativa. 4) Subdirección. 5) Monto afianzado. 6) Prima de fianza. 7) Parcialidades de cobro e importes.
OFICIO COM-01
ARCHIVO
ELECTRÓNICO
9.5 Envia el dia jueves de cada semana a la Subdirección General de Administración y Finanzas el archivo actualizado.
10. SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/DIRECTOR DE FINANZAS
10.1
Recibe oficio y archivo electrónico con el Padrón de comercializadores y/o agentes actualizado con las agencias actualizado. el archivo contiene los siguientes datos:
1) Número de agencia. 2) Nombre del comercializador y/o agente. 3) Entidad Federativa. 4) Subdireccion. 5) Monto afianzado. 6) Prima de fianza. 7) Parcialidades de cobro e importes.
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ARCHIVO
ELECTRÓNICO
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO
10.2 Envia a la Gerencia de Contabilidad el oficio y archivo electrónico para que se proceda a realizar el cargo de las primas de fianzas en los sistemas administrativo y en línea.
OFICIO COM-01
ARCHIVO ELECTRÓNICO
11. GERENTE DE CONTABILIDAD/JEFE DE DEPARTAMENTO DE CUENTAS CORRIENTES/ COORDINADOR DE FIANZAS
11.1 Recibe oficio y archivo electrónico, contacta al Proveedor de Lotería en Línea mediante correo electronico para informarle del cargo que se realizará a los estados de adeudos de los comercializadores por el concepto de prima por renovación de fianza.
OFICIO COM-01
ARCHIVO
ELECTRÓNICO
11.2 Extrae del archivo los campos:
Número de agencia.
Monto de fianza.
Importe de cargo.
Se guarda en archivo de texto nombrandolo “Fianzas.txt” , el cual se coloca en la dirección ftp://10.32.5.252/FianzasBianual/ y se notifica por correo electrónico al Proveedor de Lotería en Línea a fin de que valide la correcta extracción de la información y verifique en su ambiente de pruebas que el proceso de cargos por primas de renovación de fianza se ejecute adecuadamente en los estados de adeudos de los comercializadores y/o agentes. Ver plan de calidad.
ARCHIVO ELECTRÓNICO
¿Las pruebas fueron correctas?
11.3 No.- Regresa a la actividad 11.2
11.4 Si.- Recibe correo electrónico del Proveedor de Lotería en Línea indicando que el sistema se encuentra preparado para la aplicación de los cargos de las primas de fianzas.
CORREO ELECTRÓNICO
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO
11.5 Extrae semanalmente, durante el periodo de cargos, del archivo electrónico los siguientes campos:
Número de agencia.
Nombre de comercializador y/o agente.
Monto de la fianza (sin formato de edición y sin decimales)
Importe de la prima de fianza (sin separación de miles y sin punto decimal pero mostrando los decimales).
Se incluye la vigencia de la fianza de acuerdo a la fecha establecida para la renovación de afianzamiento (dd/mm/aaaa).
Posteriormente se guarda en formato general de Excel nombrándolo “PadronRenovacion.xls” y se coloca en la dirección (ftp://dss02/fianzas.
ARCHIVO ELECTRÓNICO
“PadronRenovacion
.xls”
11.6 Entra al sistema “integral”, y procesa el archivo “PadronRenovacion.xls” generando los archivos: “cabfas40.txt” y “Fianzas.txt”, los cuales se guardan automáticamente en la misma dirección electrónica. (ftp://dss02/fianzas)
ARCHIVOS: “PadronRenovacion
.xls”
“cabfas40.txt”
“Fianzas.txt”
11.7 Toma el folio contable con el que se dará registro al movimiento por renovación de primas de afianzamiento.
NÚMERO DE FOLIO CONTABLE
N/A
11.8 Envía correo electrónico al área de Control de Datos informándole que el archivo “cabfas40.txt” se encuentra cargado en la dirección electrónica anteriormente mencionada, así mismo se le proporciona el número de folio de la póliza contable con la que se dará registro al movimiento por renovación de primas de afianzamiento para que genere el reporte de cifras control de los movimientos aplicados al sistema de cuentas corrientes.
REPORTE DE CIFRAS CONTROL
N/A
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO
12. GERENTE DE OPERACIÓN Y SOPORTE/ÁREA DE CONTROL DE DATOS
12.1 Recibe información, la procesa y genera reporte de cifras el cual envía por correo electrónico al Departamento de Cuentas Corrientes para su validación.
REPORTE DE CIFRAS CONTROL
N/A
13. JEFE DE DEPARTAMENTO DE CUENTAS CORRIENTES/ COORDINADOR DE FIANZAS
13.1 Recibe correo electrónico y verifica el reporte de cifras control enviado por el área de Control de Datos. Ver plan de calidad.
CORREO ELECTRÓNICO
REPORTE DE
CIFRAS CONTROL N/A
¿Son correctos los montos?
13.2 No.- Vuelve a generar el archivo. Regresa a la actividad 11.6
13.3 Si.- Envía correo al área de Control de Datos notificando que las cifras son correctas.
CORREO ELECTRÓNICO
13.4 Coloca el archivo “Fianzas.txt” en la dirección: ftp://10.32.5.252/FianzasBianual/ durante el periodo de los cargos e informa por correo electrónico al proveedor de Lotería en Línea para que efectúen los cargos de prima de fianza en los estados de adeudos de los comercializadores y/o agentes.
ARCHIVO “FIANZAS.TXT”
CORREO
ELECTRÓNICO
13.5 Recibe correo electrónico de confirmación del Proveedor de Lotería en Línea donde le informan que el archivo se recibió correctamente.
13.6 Procesa la creación del archivo electrónico de fianzas a renovar y listado definitivo, una vez terminado el programa de renovación de afianzamiento.
RELACIÓN DE AGENTES CON
FIANZA N/A
13.7 Solicita mediante oficio a la Compañía Afianzadora la emisión de pólizas y recibos físico; y de acuerdo a los requerimientos que establezca la Subdirección General de Servicios Comerciales.
OFICIO COM-01
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AGENTES
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO
13.8 Recibe la documentación física y electrónica de la Afianzadora, procediendo a separar los recibos de las pólizas de afianzamiento.
13.9 Entrega mediante oficio archivo electrónico con las pólizas de afianzamiento digitalizadas a la Subdirección General de Servicios Comerciales para su integración al expediente electrónico del comercializador y/o agente.
OFICIO COM-01
PÓLIZA
13.10 Entrega mediante oficio pólizas originales a la Subdirección General de Asuntos Jurídicos.
14. SUBDIRECTORA GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
14.1 Recibe oficio y pólizas de afianzamiento de los comercializadores y/o agentes para su validación. Ver plan de calidad.
¿Son correctos los datos?
OFICIO COM-01
14.2 No.- Envía mediante oficio la solicitud de corrección de pólizas de afianzamiento a la Gerencia de Contabilidad y regresa a la actividad 13.7.
OFICIO COM-01
14.3
Si.- Envía a la Gerencia de Tesorería para su custodia.
15. JEFE DE DEPARTAMENTO DE CUENTAS CORRIENTES/ COORDINADOR DE FIANZAS
15.1 Envía a los comercializadores y/o agentes los respectivos recibos por el pago de la prima de afianzamiento.
15.2 Solicita orden de pago para la Afianzadora a la Dirección de Finanzas, una vez que ha emitido la totalidad de las pólizas y recibos del programa de renovación.
SOLICITUD DE PAGO A LA
DIRECCIÓN DE FINANZAS DF-10-004
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AGENTES
DN-07 Versión 05
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO
16. SUBDIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/ GERENTE ADMINISTRATIVO
16.1 Recibe oficio y archivo electrónico con las pólizas de afianzamiento digitalizadas y las integra al expediente electrónico del comercializador y/o agente.
OFICIO COM-01
Fin del instructivo
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VI. DIAGRAMA DE FLUJO
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
Correo
electrónico
Oficio
COM-01
ALTAS DE NUEVOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
Inicio
Oficio COM-01
SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
1.1 Envía invitación a Afianzadoras para la presentación de propuesta de
afianzamiento.
1.2 Recibe propuestas de afianzamiento de las compañías interesadas.
1.3 Determina la Afianzadora que proporcionará el servicio.
2
1.4 Informa por oficio el nombre de la Compañóia Afianzadora elegida.
1.5 Solicita a la Afianzadora tablas de primas de acuerdoa los montos autorizados.
1.6 Elabora de acuerdo a las facultades el convenio de
afianzamiento.
1.7 Envía a las Subdirecciones de Servicios Comerciales y
Jurídico el convenio.
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AGENTES
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Convenio de
afianzamiento Convenio de afianzamiento
Convenio de
afianzamiento
Oficio
COM-01
Convenio de
afianzamiento
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
3 2
SUBDIRECTORA GENERAL DE ASUNTOS JURIDICOS
3.1 Recibe convenio con comentarios de la
SGAJ.
3.2 Efectiua modificaciones al convenio y reenvía para su autorización.
3.3 Envia oficio y la tabla de primas de cobro por
afianzamiento.
2.1 Recibe convenio de afianzamiento para su revisión y envía por
correo.
SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS/DIRECTOR DE FINANZAS
4.1 Reciben convenio de afianzamiento de la Afianzadora elegida.
SUBDIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/ SUBDIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
1
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NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
Si
No
3
SUBDIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/
SUBDIRECTORA GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
4.2 Realiza comentarios y regresa
a la actividad 3.1
1
4.3 Informa a la SGAF para imprimir documento.
5.1 Informa sobre la afianzadora elegida que
expedirá póliza.
4
¿Están de acuerdo con lo estipulado en el documento?
SUBDIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/SUBDIRECCIONES REGIONALES/
GERENCIA DE RELACIONES PÚBLICAS
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NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
Base de datos comercializadores y/o
agentes
Documentación Oficio
COM-01
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
RENOVACIÓN
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS
COMERCIALES /SUBDIRECCIONES REGIONALES
GERENTE ADMINISTRATIVO
8.1 Elabora oficio informando sobre las fechas de aplicación de cargos de la prima.
4
6.2 Proporciona la base de datos
7.1 Entrega a la Afianzadora elegida documentos solicitados para la aceptación.
5
SSC-PRO- 06 Administración de Ventas A
A
SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/DIRECTOR DE FINANZAS/
GERENTE DE CONTABILIDAD
6.1 Recibe póliza y lo da de alta en el Padrón de
agentes.
ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
21 29
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
Oficio COM-01
Archivo
electrónico
Oficio COM-01
Archivo electrónico
Oficio COM-01
Archivo
electrónico
Mensaje vía terminal
NTRADA OPERACIÓN SALIDA
6
SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/DIRECTOR
DE FINANZAS
5
SUBDIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/
GERENTE ADMINISTRATIVO
9.2 Realiza cambios de nomenclatura,
titular y/o domicilio.
9.1 Envía mensaje vía terminal a los comercializado
res.
A
9.3 Envía mensaje via terminal notificando periodo de cargos.
9.4 Envía archivo actualizado antes de
aplicar cargos.
9.5 Envía los días jueves el archivo actualizado.
10.1 Recibe oficio y archivo electrónico con las agencias actualizadas.
10.2 Envía oficio y correopara cargos de
primas.
ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
22 29
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
Archivo
electrónico
Correo electrónico
Archivo electrónico
“PadronRenovacion.x
ls”
Oficio
COM-01
Archivo
electrónico
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
Si
No
7
GERENTE DE CONTABILIDAD/JEFE DE DEPARTAMENTO DE CUENTAS CORRIENTES/ COORDINADOR DE FIANZAS
11.3 Regresa a la actividad 11.2
6
11.2 Extrae del archivo los campos a fin de validar y verifica los cargos.
11.5 Extrae información y posteriormente se
guarda en Excel.
11.4 Recibe correo del PLL para aplicar cargos.
11.1 Recibe oficio y archivo para informar los cargos que se realizarán.
¿Las pruebas fueron
correctas?
2
1
ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
23 29
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
“cabfas40.txt”
“Fianzas.txt”
“PadronRenovacion.x
ls”
Número de folio contable
N/A
Reporte de cifras control
N/A
Reporte de cifras control
N/A
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
8
GERENTE DE OPERACIÓN Y SOPORTE/ÁREA DE
CONTROL DE DATOS
7
GERENTE DE CONTABILIDAD/JEFE DE DEPARTAMENTO DE CUENTAS CORRIENTES/
COORDINADOR DE FIANZAS
11.6 Entra al Sistema “integral” y procesa archivo.
11.7 Toma folio contable para registro de renovación de primas.
11.8 Envía correo a Control de Datos
12.1 Recibe información, procesa y genera reporte de cifras.
3
ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
24 29
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
Correo electrónico
Reporte de cifras control
N/A
Correo
electrónico
Correo
electrónico
Archivo “FIANZAS.TXT”
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
No
Si
8
JEFE DE DEPARTAMENTO DE CUENTAS CORRIENTES/
COORDINADOR DE FIANZAS
13.2 Vuelve a generar archivo. Regresa a la activdad 11.6
13.1 Recibe correo y verifica el reporte de
cifras.
13.4 Coloca archivo e informa al PLL, para cargos de primas.
13.5 Recibe correo de confirmación
del PLL.
9
2
¿ Son correctos los
montos?
3
13.3 Envía correo notificando que las cifras
son correctas.
ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
25 29
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
Relación de agentes
con fianza N/A
Oficio COM-01
Póliza
Oficio COM-01
Oficio COM-01
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
100
JEFE DE DEPARTAMENTO DE CUENTAS CORRIENTES/
COORDINADOR DE FIANZAS
9
13.10 Entrega mediante oficio
pólizas a la SGAJ.
14.1 Recibe oficio y pólizas originales a la SGAJ.
13.7 Solicita mediante ofico la emisión de pólizas.
13.6 Procesa la creación del archivo de fianzas a
renovar.
13.8 Recibe la documentación física y electrónica
de la Afianzadora.
13.9 Entrega mediante oficio srchivo electrónico de
pólizas.
SUBDIRECTORA GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
4
3
ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
26 29
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
Oficio COM-01
Solicitud de pago a la direccion de finanzas
DF-10-004
Oficio COM-01
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
Si
No
INICIO / FIN PUNTO DE CONTROL
PROCESO / ACTIVIDAD DECISIÓN
DOCUMENTO / REGISTRO
BASE DE DATOS SISTEMA
CONECTOR EN LA MISMA PÁGINA
CONECTOR EN OTRA PÁGINA
ARCHIVO
FIN 100
SUBDIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
14.2 Envía mediante oficio solicitude corrección de pólizas de afianzamiento. Regresa a la act. 13.7
14.3 Envía a la Gerencia de Tesorería para su custodia.
15.1 Envía a los comercializadores y/o agentes recibos de pago de la prima de afianzamiento.
¿Son correctos los datos?
4
JEFE DE DEPARTAMENTO DE CUENTAS CORRIENTES/
COORDINADOR DE FIANZAS
15.2 Solicita orden de pago a la Dirección de Finanzas una vez que ha emitido la totalidad de las pólizas.
SUBDIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS COMERCIALES/ GERENTE ADMINISTRATIVO
16.1 Recibe oficio y archivo con pólizas digitalizadas e
integra.
ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
27 29
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
VII. PLAN DE CALIDAD
No
ACTIVIDADES
RESPONSABLE DE LA
VERIFICACIÓN
FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN
CARACTERÍSTICA A VERIFICAR
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
REGISTRO PLAN DE ACCIÓN ANTE
SITUACIONES NO CONFORMES
1
Extrae del archivo los campos:
Número de agencia
Monto de fianza
Importe de cargo
Se guarda en archivo de texto nombrándolo “Fianzas.txt” , el cual se coloca en la dirección
ftp://10.32.5.252/FianzasBianual/ y se notifica por correo
electrónico al Proveedor de Lotería en Línea a fin de que
valide la correcta extracción de la información y verifique en su
ambiente de pruebas que el proceso de cargos por primas
de renovación de fianza se ejecute adecuadamente en los
estados de adeudos de los comercializadores y/o agentes.
Gerente de
Contabilidad/Jefe del Departamento de
Cuentas Corrientes/Coordinador
de Fianzas
Cada vez que se
requiera
Cargos por prima de renovación de fianza
Montos de
prima de fianzas correctos
Archivo
“Fianzas.txt”
Generar nuevamente archivo
“Fianzas.txt” en base al archivo electrónico enviado
por la Subdirección General de Servicios Comerciales.
2
Recibe correo electrónico y verifica el reporte enviado por el área de Control de Datos.
Jefe de Departamento de Cuentas
Corrientes/Coordinador de Fianzas
Cada vez que se requiera
Cargos por prima de renovación de fianza
Montos de prima de fianzas
correctos
“REPORTE DE
CIFRAS CONTROL”
N/A
Generar nuevamente “REPORTE DE CIFRAS
CONTROL”
3
Recibe oficio y pólizas de afianzamiento de los
comercializadores y/o agentes para su validación.
Subdirector General de Asuntos Juridicos
Cada vez que se requiera
Datos del comercializador y/o
agente y monto de la prima de fianza
Datos y montos correctos
Póliza de afianzamiento
Solicitar a Compañía afianzadora la corrección de
los datos.
ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
28 29
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
VIII. CONTROL DE CAMBIOS
REVISION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA
03 Modificación del nombre, cambio de clave, incorporación de políticas, ligas con otros documentos del SGC, se establecen estándares de entrega.
Mayo, 2005
04
Modificación de las actividades1.9 y 13.4 respecto a los tiempos en que se realizan las mismas
Septiembre, 2005
05 Se adecuan las políticas y actividades, asi como la incorporación del diagrama de flujo y plan de calidad del procedimiento.
Junio, 2009
06 Se actualizan las políticas y actividades derivado de la incorporación del área de fianzas al Departamento de Cuentas Corrientes.
Julio, 2011
07 Se actualizaron los responsables de firmar el documento y el
Índice; Se modificó las referencias normativas y se incluyó el Fundamento Jurídico. Se sustituyó “Agente” por “Comercializador y/o Agente”. Se modificó el nombre del documento “Manejo y Control del Afianzamiento de los Agentes” por “Manejo y Control del Afianzamiento de los Comercializadores y/o Agentes”. Se modificó la clave del documento SGV-PRO-06 “Administración de Ventas” por “SSC-PRO-06 “Administración de Ventas”. Se eliminaron las políticas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 y 27; Se incluyeron las políticas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13,14, 15, 16, 17 y 18. Se eliminaron las actividades 1.1, 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.8, 2.9, 2.10, 2.11, 2.12, 2.13, 2.14, 2.15, 2.16, 2.17, 2.18, 2.19, 2.20, 3.1, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6, 5.1, 6.1, 6.2, 6.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 9.1, 10.1, 10.2, 12.1, 13.1, 13.2, 13.3, 13.4, 13.5, 13.6, 13.7, 13.8, 13.9, 13.10, 13.11; Se adicionaron las actividades 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 2.1, 3.1, 3.2, 3.3, 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 6.1, 6.2, 7.1, 8.1, 9.1, 9.2, 9.3, 9.5, 10.1, 10.2, 11.1, 11.2, 11.3, 11.5, 11.6, 11.7, 11.8, 12.1, 13.1, 13.2, 13.3, 13.4, 13.5, 13.6, 13.7, 13.8, 13.9, 13.10, 14.1, 14.2, 14.3, 15.1, 15.2 y 16.1; Cambio de numeración y se modificaron las actividades 7.1 (actual 9.4) y 11.1 (actual 11.4). Se eliminaron los planes de calidad 1,
Junio, 2016
ÁREA EMISORA: HOJA NO. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
29 29
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-31 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
OCTUBRE, 2003 NIVEL DE REVISIÓN
07
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANEJO Y CONTROL DEL AFIANZAMIENTO DE LOS COMERCIALIZADORES Y/O
AGENTES
DN-07 Versión 05
2 y 3 y se adicionaron el 1,2 y 3. Se actualizó el glosario de términos.
IX. GLOSARIO
Depósito: Abono realizado por el comercializador y/o agente en los Bancos. Fianza inicial: La prima de fianza que se le requiere al comercializador y/o agente para que pueda ser contratado como comercializador y/o agente de Pronósticos. Registros: Anotaciones de movimientos contables. Renovación de Fianza: Prima de fianza que es requerida anualmente para los comercializadores y/o agentes ya contratados por Pronósticos. SGAF: Subdirección General de Administración y Finanzas. SGAJ: Subdirección General de Asuntos Jurídicos. X. ANEXOS No aplica.