ARQUEO DE CAJA Y CONCILIACION BANCARIA

CRISTHIAM ALEJANDRO PARRA GRADO 10-1

INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA DE COMERCIO SIMON RODRIGUEZ

DEPARTAMENTO DE COMERCIO SANTIAGO DE CALI

2013

ARQUEO DE CAJA

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo,

durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha

contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta

cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero

efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se

están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja

en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con

respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se

contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja, Se

le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como

ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta

Diferencias de Caja se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias

Consiste en analizar las transacciones del efectivo, durante un lapso

determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo

recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se

encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cupones de tarjetas de

crédito, cheques .

La operación es simple, se debe considerar el dinero existente al

comenzar el día, a esto se le debe sumar las ventas realizadas, restar

los pagos, y el resultado de la suma algebraica debe reflejar el

equivalente a la cantidad de dinero que tenga en caja.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA REALIZAR EL ARQUEO

El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una

misma cantidad de dinero al iniciar el día

La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja

alternativa

La retirada de dinero al banco al finalizar el día.

El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el

local.

En un solo libro existen rayado para el control de entrada y salida, etc. Con

relación al libro de control de gastos pagados por caja, se puede emplear por

uno de tres columnas: entrada, salida y saldo. Generalmente en las empresas

de tamaño chico, a esta estructura de tres columnas se las denomina Planilla

de Tesorería.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con

respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se

contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja,

Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como

ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta

Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de Pérdidas y Ganancias.

IMPORTANCIA DEL ARQUEO DE CAJA

Realizando un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control

interno de efectivo en el cual se verifica la administración de todo el dinero que

la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, así como por las salidas de

éste con un programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y

servicios. Con el propósito de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e

inconsistencias, así como controlar la adecuada contabilización de las partidas,

verificar el cumplimiento de las políticas de la empresa y el desempeño

eficiente de los empleados.

Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado,

Cobros a clientes, Préstamos obtenidos, y Ventas de activos

Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona

encargada de su administración, para gastos menores, a la que se le fijará un

monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deberá hacerse un

reembolso por períodos breves no mayores de un mes, utilizando

comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga

movimiento.

El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y

detallado, separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser

realizado por una persona diferente a quien realiza la documentación.

CONCILIACION BANCARIA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los

valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,

con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de

los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,

consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y

consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo

llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa),

hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran

todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día

del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la

empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las

diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos

como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada

uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores

contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la

diferencia.

las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota

debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco,

quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por

la chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota

crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la

puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se

suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo

del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se

procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las

inconsistencias y los errores encontrados.

En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe

hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable,

entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho

a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca que ningún momento legalizar los errores; la

conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y

sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y

correcciones

En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo.

Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una

conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo. El presente documento trata sobre el procedimiento, métodos y las reglas de presentación para elaborar una conciliación bancaria.

Poseer una cuenta bancaria ofrece numerosas ventajas para la empresa,

siempre y cuando exista un cuidadoso control sobre su utilización. Para que

haya un manejo adecuado de la misma es necesario tener en cuenta aspectos

importantes como lo es: diligenciar el volante por concepto de cheques por

fechados, poseer un formato de control de cheques por fechados, elaborar

periódicamente la conciliación bancaria; una cuenta bancaria se ve afectada

por diferentes aspectos dentro de ellas encontramos algunas operaciones

comerciales como lo son: las consignaciones, nota debito por cobros de

servicios y otros, nota crédito por préstamos de bancos y otros, cheques

devueltos, y cheques girados a favor de terceros.