artículo gestión del tiempo _2_[1]

8/7/2019 artculo gestin del tiempo _2_[1]

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GESTIN DEL TIEMPO O GESTIN DE LA VIDA?

Juan Plane s Me stre Tod os los de rec hos reserva do s. Prohibid a su d ifusin sin a uto riza c in

La sensac in d e falta d e tiempoes algo cad a vez ms generalizad o en nuestrasoc ieda d. Una mayora de gente siente q ue le falta tiemp o p ara ha cer tod o lo q ue legustara hacer.

Los p rog rama s de formac in en g estin d el tiemp o se han c onvertido en unode los cursos estrella d e las consultoras espec ializad as en ha bilida des de d irec c in.

Pero sabemos que el mal de la falta de tiempo no es exclusivo de altosdirectivos con agendas repletas de reuniones, proyectos, viajes o tareas a realizar.Ca da vez resulta menos extrao escuchar a ma dres traba jado ras, emp leado s debase, amas de casa , estud iantes y hasta a pe rsona s retirad as dec ir que les faltatiempo.

En la medida en que todos somos conscientes de esa falta de tiempo ytambin somos conscientes de que el principal objetivo en la vida de la mayora denosot ros es ser feliz, cabra p regunta rse si todo lo que ha cemo s, tenemos que ha cer oqueremos hac er contribuye a a lcanzar ese ob jetivo supremo .

De igual manera conviene concienciarse de qu cosas nos acercan a esafelicidad y de qu cosas, por el contrario, no nos aportan ningn tipo de satisfaccinduradera.

Si realizaras el ejercicio de intentar rememorar el momento ms feliz de tu vida,o a lgunos de los mo mentos m s felices de tu vida , te d a ras cuenta de q ue d ifc ilmentecoincidirn con un da en el que adquiriste un determinado objeto (vestido, coche,c asa ,) ni con un da en que a sististe c omo espec tado r a un espec t culo (conc ierto,pelcula , tea tro, p artido, ).

Normalmente nuestros momentos ms felices fueron das en que estbamoshaciendo algo o que algo relacionado con nuestras acciones sucedi ; y no fueron

mo men tos en que estb amo s comp rand o u ob servando algo. Tamb in para lainmensa mayora de nosotros esos momentos ms felices fueron momentosc om pa rtidos con seres querido s.

As, sabemos que es en mucha mayor medida lo que hacemosque lo quetenemoslo que nos ayuda a ser felices. Es por ello que la gestin del tiempo, o mejord icho, la g estin de lo que ha cemo s con nuestro tiempo d etermina sob rema neranuestro nivel de satisfaccin con la vida.

Sin embargo, parece que la mayora de las personas estamos en una espiralque nos lleva a sentir que tenemos que disponer de ms cosas para llevar una vidam s sa tisfac toria .

Conviene tambin, antes de reflexionar sobre cmo podemos gestionar deforma ms til nuestro tiempo, desmontar una creencia acerca del tiempo. El tiemponi se p ued e p erder, ni se p uede recup erar; el tiempo simplemente pasa, y lo hace deforma reg ular y sistem tica .

El tiempo no es ms que una medida de la duracin de los eventos y puestoque el tiempo no se d etiene, lo nico q ue p od emos hac er c on l es ap rovec har ca daminuto d e la mejor mane ra p osible.

Si reflexiona mos sob re lo qu es la g estin d e nuestro tiempo conc luiremos quetiene mucho que ver con la gestin de uno mismo ; lo que hacemos con nuestro

tiempo se convierte en lo que ha cemo s con nuestra vida .


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En la medida en que lo que hacemos con nuestro tiempo influye de formadeterminante tanto en tu grado de felicidad y satisfaccin con la vida como en lac onfigurac in d e tu d estino, nuestras prioridad es con respec to a lo que ha cemo s co nnuestro tiempo /vida deb eran ser:

a ) aumenta r el tiemp o q ue p asamos rea lizando las ac tividad es que nos hacensentir bien, es decir, que nos hacen felices, que nos divierten, incluyendostas pasar ms tiempo con las personas que queremos o con aquellas conlas que nos gusta esta r.

b ) centrarnos en las tareas que nos ayudan a la consecucin de nuestrosobjetivos

Resulta sorprendente la cantidad de tiempo que las personas dedicamos aha c er co sas que ni nos ap ortan ninguna sa tisfacc in ni contribuyen a construir el futuroque d esea mos para no sot ros.

Cu nta sa tisfac cin nos repo rta y c unto tiemp o d ed icam os sema nalmente aver la televisin, a leer la prensa u otras publicaciones, a navegar por Internet,trasladarnos de un lugar a otro, a actividades sociales que nos aportan poco, aholgazanear (hasta en el trabajo),?

Es lo que haces impo rtante o simplem ente lo haces po rque es urge nte?

Una d e las fases crticas a la hora d e em prende r un plan d e me jora d e lagestin del tiempo consiste en analizar en qu categora de las siguientesenc uadraras cada una d e las ta reas que sueles rea liza r dia ria o semanalmente :

1.- Urgente o no urgente. Las tareas urgentes son las que tenemos que realizar

hoy, o tareas complejas que tienen que estar finalizadas pronto y que requieren queemp ec emos a a co meterlas ahora.

Si hoy tienes que a sistir a una reunin, com er con un amigo , contesta r un ma il oacabar un trabajo eso constituyen tareas urgentes, independientemente de que esareunin, comida , mail o trab ajo sean o no importantes.

2.- Imp ortantes o no imp ortantes. Las ta rea s impo rta ntes son toda s aq uellas queo b ien te hac en sentir bien o bien te a cercan a la co nsec ucin d e tus ob jetivos.

Hacer deporte, realizar las tareas importantes de tu trabajo, una cita cona lguien que te importa, forma rte o p lanifica r tu prxima semana de traba jo son ta rea s

que son importantes independientemente de que las vayas de realizar de manerainmed iata o no.

3.- Alto, medio o bajo rendimiento. Esta categora slo se aplica a las tareasimportantes, puesto que las no importantes no suelen aportar ningn tipo deprovecho.

De todas las tareas importantes que realizamos, o tenemos que realizar, nosencontramos con algunas que nos reportan grandes dividendos y otras que noc ontribuyen d ema siado a la consec uc in d e nuestros ob jetivos.

Se d ice que el 20 por c iento d e las tareas nos reportan el 80 po r ciento d e los

resultad os o que e l 20 po r ciento de los c lientes el 80 por ciento de los benefic ios. Esasta rea s o esos c lientes seran ta rea s o c lientes de a lto rend imiento.


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Hazte co nsciente de cunto tiemp o ded icas a qu c osas

Una vez c lasificad as las tareas que realizamo s confo rme a los c riterios desc ritosanteriormente, nos resultar tremendamente til analizar cun buenos gestores de

nuestro tiemp o somo s, es dec ir, c mo pa sam os el tiemp o, qu ha cemo s con l.

Pa ra ello de beram os elegir una sema na lo m s habitualposible y durante to daella anotar en una hoja todas y cada una de las cosas qu realizamos en un da yc unto tiempo no s oc upa rea lizar ca da una d e ellas.

Posteriormente y junto a ca da una de e sas ac tividad es ano taremo s si esa tarearealizada era, o no, urgente (U o nU), era, o no, importante (I o nI), y si era de alto obajo rend imiento (aR o b R).

Una vez realizada esa clasificacin se podr sumar el tiempo que pasasrea lizand o cosas que realmente son importantes pa ra ti que te ha cen sentir bien o

que te a cerca n a tus objetivos- y cu nto tiemp o d edica s a ha cer cosas que no teap ortan nada .

Tam bin sab rs cunto de su tiempo p asas en el mundo d e lo urgente.Cuando vivimos de forma permanente en el mundo de lo urgente caemos en elespacio del estrs y del sa lto d e ma ta, nos sentimos fuera de control de la situacin yson las obligaciones las que nos dirigen a nosotros en lugar de ser nosotros los quedirigimos nuestra vida.

La psico log a p ositiva ha descubierto q ue las persona s que se sienten e n c ont rolde su vida disfrutan de existencias ms felices y satisfactorias, y que incluso viven deme d ia m s ao s que aquellos que sienten q ue no c ont rolan sus vida s.

Ade m s cuand o vivimos en el mundo de lo urgente c orremo s el riesgo de tenerque dejar pa sar d e largo buena s opo rtunida de s, puesto q ue c uando tenemos muchasc osas que no po de mo s dejar de ha cer en el co rto plazo nos po demo s ver ob liga do s arenunciar a propuestas u oportunidades que se nos presentan por no poderlasacometer.

Igualmente c uando tenemos muchas co sas urgentes que hac er cad a da nosfalta tiemp o p ara el an lisis, pa ra la m ejora y p a ra el crecimiento persona l.

Lo curioso del asunto es que muchas de las cosas que tenemos que realizar deforma urgente son urgentes porque no las realizamos cuando no resultaban urgentes.

Muchos estudiantes tienen que madrugar, o trasnochar, porque no comenzaron aestud ia r cua ndo la fec ha d el examen esta ba lejana ; mucho s proyec tos los finalizamo sel ltimo da porque no tuvimos la autodisciplina necesaria para realizarlos cuando noeran urgentes.

La realizacin del ejercicio propuesto te ayudar a ser ms consciente de loque en realida d ests hac iendo c on/ en tu vida , te har c onsciente de cunto de tutiemp o d edica s a c osas que te repo rtan bien po co .

Conocer tu situacin actual te resultar muy til para tomar las decisionesad ecua da s a la hora d e de cidir qu d ejar de hac er, qu intentar hac er de forma m sefic iente (en menos tiemp o) o q u hac er en mayor medida.


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Qu es lo rea lme nte imp ortante?

Si realizramos una lista que incluyera tanto todas aquellas actividades querealizamos habitualmente como aquellas que no realizamos pero que nos gustararea lizar y an no e nco ntram os tiemp o p ara ha cerlo y p unturamos las misma s de 0 a

10 en cuanto a la satisfaccin que nos reporta realizarlas tendramos una primerareferencia d e aq uello en lo que d eb eramos pa sar ms tiempo hac iendo .

Seg uramente q ue en esa lista ap arec eran en los puestos m s a ltos tus hob biesfavoritos, el tiemp o d e relax o las sa lidas bien o rga nizad as con a migo s.

De igual manera deberamos tomarnos un tiempo, aunque slo sean unashoras, para analizar qu actividades nos ayudan a dirigirnos a la consecucin denue stros ob jetivos.

En la medida en que ms claro tengamos qu nos acerca a nuestras metas,m s eficaces seremo s a la hora d e p lanifica r y organiza r nuestro tiem po .

En esta lista a parecern con p robabilida d algunas de las tareas que rea lizasen tu tiemp o d e trabajo, el ejercicio fsico o la forma c in.

Estas dos listas; la lista de aquello que nos hace sentir bien, y la lista de lasactividades que nos acercan a nuestras metas, han de constituir la esencia de nuestrap lanificac in de tareas.

Por lgica todo lo restante; lo que ni nos hace sentirnos felices ni nos acerca anuestras me ta s, deb era de ir desap a reciend o d e nuestras vida s.

Cm o d esea s que sea tu d a, sema na o a o idea l?

Quieres acabar de trabajar ms temprano, estudiar menos pero con mayorrendimiento, salir ms, dedicar ms tiempo a tus aficiones, pasar ms momentosespec ia les con los tuyos?

De c uanta ms y ma yor clarida d dispo ngas ace rc a de c mo quieres que seaun da habitual tuyo, de qu cosas deseas hacer al menos una vez a la semana, dequ no puede dejar de suceder al menos una vez al trimestre y de qu vas a haceruna vez al ao , mayor p rob ab ilida d existir d e que esos deseo s se haga n rea lidad .

Tmate unas horas para poner por escrito a qu quieres que se parezcan tus

d as, sema nas o ao s. Comp romtete en ha cer de esas prioridad es la g ua a la horade p lanific ar su tiempo .

La eficiencia

Este artculo no pretende ser un manual de gestin eficaz del tiempo, sinembargo, no me gustara dejar de comentar pequeos detalles y tcnicas quepueden ayudarnos a ser ms eficientes, es decir, a hacer las mismas cosas en menostiempo.

1.- Identifica tus enemigo s del tiemp o, aq uello que te aleja d e tus ob jetivos o

que hace que no saques el mximo partido a tu tiempo, y haz lo necesario paraeliminarlos o reduc ir su impac to nega tivo .


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Esos enemigos sern externos, como interrupciones telefnicas, correo excesivoo ma la orga nizac in de tu eq uipo d e trab ajo, o internos com o la falta d e d isc iplina, eldesorden o la de fic iente planific ac in.

Date c uenta de que los enemigos existen y traza un plan pa ra reduc ir o eliminarsus efectos negativos.

2.- Si tu trabajo te lo permite, reserva un tiempo al da en el que no permitasque nadie te interrumpa. Asegrate de que nadie irrumpe en el tiempo que hasdec id ido d ed ica r a realiza r este tipo de trab ajo, o a l estudio, en el que ne cesitas esta rslo pa ra da r lo me jor de ti mismo .

Desconec ta el mvil, cierra la pue rta, no te nga s accesib le el mail, di que no lemolesten,

3.- Agrupa las tareas similares por bloques y realiza las tareas parecidas todasseguidas.

Nuestra mente necesita un tiempo para entrar en el marco adecuado pararealizar ca da tipo de ac tivida d; una vez dentro d e ese ma rco m ental es el momentode ha c er tod as las ta reas que requieren ese estilo de p ensamiento .

4.- Al finalizar el da, preferiblemente, o sino al principio de la maana, preparauna lista de las ta reas que q uieres ha c er el da siguiente, y m antenla a la vista . Esto tema ntendr centrad o e n los ob jetivos a alca nzar ca da da.

Planifca te el da po r franjas horarias sea lando c laramente en c unto tiempoy a q u hora va s a realizar ca da una d e las tareas que te has ma rc ad o p ara el da .

5.- S una persona organizad a ; la a utoorga nizac in c om o la autod isc ip lina es

un hb ito q ue ofrece treme nda s rec omp ensas.

Crea tus propios sistemas de archivo de informacin y acostmbrate ap lanificar c on tiempo suficiente las ta rea s com plejas y las que requieran laintervenc in de terceras persona s.

6.- Limita de antemano el tiempo que vas a dedicar a realizar cada tarea. Laley de Parkinson seala que las personas tendemos a alargar el tiempo que llevarea lizar un traba jo ha sta co mp letar todo el tiempo del que se d ispo ne p a ra rea liza rlo.

No resulta extrao, aunque pued a pa rec er parad jico , que c on frecue ncia lacalidad de un trabajo no slo no se reduzca sino que se incremente al realizarlo en

menos tiempo.

Cuand o dispo nemos de m enos tiemp o p ara ac ometer una ta rea tendem os arealizar un anlisis ms acertado de lo que realmente resulta crtico para el resultadode la misma y nos perdemosmenos en aspec tos no relevantes.

7.- Cajn de sastre: procura hac er una sola c osa a la ve z, acostmb ra te aacab ar todas las tareas senc illas que em prendes, ap rend e a de cir que no apeticiones que no desea s sa tisfac er, descansa cad a cierto tiempo , deja espa c ios libresen tu agenda pues es probable que surja algo urgente o algo te lleve ms tiempo delo que c rees,


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Efica c ia versus efic ienc ia

La mayor parte de los manuales de gestin eficaz del tiempo se centran msen el aprovechamiento ptimo del tiempo que en realizar un anlisis sobre si lo quehac emo s es rea lmente lo que d eb eramo s hac er.

La e fica c ia consiste en ha cer las cosas correc tas, la efic ienc ia en ha cerlas en elmenor tiemp o p osible y c on e l mximo ap rovec hamiento.

Me llama la atencin que la mayora de los programas de gestin del tiempoden tan poca importancia al hecho de reflexionar sobre si es realmente lo quehac emo s lo que nos lleva r hasta a d nde que remo s llega r.

Si parece claro que son el 20 por ciento de nuestras actividades profesionaleslas que no s reportan e l 80 por c iento de nuestros resultad os, no cabe p regunta rse si esposible renunc iar a ese 20 po r ciento restante d e resultado s a cambio ganarun 80 po rc iento ad icional de tiemp o?

Igualmente me sorprende no haber escuchado en muchas ocasionesreflexione s como la s que siguen: q ue las persona s queremo s ha cer dema siad as cosas,que quizs es excesivo el nmero de cosas que sentimos que tenemos que hacer, queno es nec esa rio hacer tanto y ta n va riado pa ra a lcanza r los ob jetivos vitales,

De alguna ma nera pa de cemo s de un dob le sndrome , el de la hiperac tivida d yel del consumismo , y ste no slo d e ob jetos sino ta mb in de experienc ias.

Ya comentamos anteriormente que difcilmente la adquisicin y acumulacinde objetos nos reporta satisfacciones duraderas y que, sin embargo, sentimos lanec esidad de ga nar ms pa ra c omp rar ms.

De igua l mane ra , pa rec e que sintamos la nec esidad d e visita r cantida d d esitios diferentes (lugares, restaurantes,), asistir a muchos eventos, vivir experienciasnoved osas, cono cer nueva s persona s o rea lizar muc ha s ac tivida des, como si lac antidad de experiencias nos ap ortara m s calida d d e vida.

A este respecto me encanta la siguiente frase pronunciada por el jefe de unatribu india: Siempre estn buscando algo qu estn buscando? Los blancos siemprequieren algo. Siempre estn inquietos y agitados. No sabemos qu quieren. Pensamosque estn loc os .

La nec esida d de tener mscombinada con la necesidad de hacer ms,ambas creadas por el hombre moderno, nos conducen a una espiral de actividad

incesante , y muc has veces sin sentido .

Esa espiral pa rec e conve rtirse con frecuenc ia en la d irec tora d e nuestras vida s,en vez de ser nosotros mismo s los que las d irigimos.

Sin emb argo, se d a la p aradoja d e q ue estar senta do sin hac er nad a, una d elas maneras en que los chinos describen la meditacin, se ha demostrado como unade las prc ticas que d e forma m s efec tiva co nduce n a disfrutar de una vida plena.

Igua lmente la wu wei, la no ac cin, es un c onc ep to c lave d el Tao smo . Se tratade mantener una conducta sin esfuerzo, no forzada, natural, de manera que lasacc iones que emp rend emo s se realizan sin tensin ni ansieda d .

As, no crees que vale la pena detenernos un poco y realizarnos una serie dep regunta s co mo las que siguen?:


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qu, de todo lo que hago, puedo dejar de hacer y no slo no mermara lac alida d d e mi vida sino q ue la mejorara?

qu cosas de las que hago no me aportan nada ni a nivel personal niprofesional?

qu cosas de las que hago son poco eficientes, es decir, me aportan poco

c on respec to a l tiempo que d ed ico a las misma s?qu p uedo dejar de hac er desde maa na mismo?qu puedo hacer a travs de otras personas?, qu vale la pena pagar

porque me ha ga n otros y gana r m s tiemp o p ara m?

El tiemp o p sico lg ico

Los antiguos sab ios siemp re nos han hab lado del pod er mg ico d e vivir en elahora, en el presente.

Sin embargo la mente, ese instrumento que tenemos a nuestro servicio queresulta tan til para acometer tareas prcticas, dirige con frecuencia nuestro

pensam iento hac ia el pasado o ha cia el futuro sin ninguna utilida d .

El ser humano es la nica espe cie q ue es c ap az de vivir psicolgica mente en elpasado o en futuro. Te imaginas a un perro o un guila planificando sus prximos tresaos o lamentndose por la oportunidad que perdi de cazar a otro animal hace 8meses.

Esa capacidad de la que disponemos de abstraernos en el tiempo, quec onlleva evidentes ventajas, es uno d e los princ ipales enemigo s de una vida plena yfeliz.

Rea lza te en este mom ento la siguiente p regunta , qu p rob lema tengo a hora ,

en este p rec iso mom ento?

Si estaba s leyendo este a rtcu lo c on a tenc in plena, si tu mente estabac entrada en l, resultab a impo sible q ue en ella hubiera espa c io p a ra los problema s.

Si el ser humano dispone de la capacidad de abstraerse en el tiempo, esporque es evidente que esa habilidad nos ha resultado til a lo largo de nuestraevolucin.

La capacidad de analizar el pasado nos puede servir como una poderosaherramienta de aprendizaje, de igual manera que planificar el futuro puede mejorarconsiderablemente nuestro destino.

En cambio, cuando esa capacidad de abstraccin en el tiempo deja deutilizarse con una mentalidad prctica, es decir, orientada bien a la consecucin deun objetivo o bien al aprendizaje sobre experiencias acontecidas, y nos lleva tanto arevivir ep isod ios no de sea do s de l pasad o com o a un estad o de preoc upa cin por elfuturo, la m ente est adentrnd onos en te rrenos pe ligrosos para nuestra fe lic idad .

El tiempo psicolgico nos lleva con frecuencia a sentir arrepentimiento pordecisiones pretritas, tristeza por episodios vividos y pesadumbre por lo que pudohab er sido y no fue.

De igual manera, el tiempo psicolgico genera incertidumbres hacia el futuro

haciendo que anticipemos dificultades o prdidas. Esos pensamientos acabanprovoca ndo un temor, una preocup ac in o un pe simismo que pe rturba n nuestra pa zinterior.


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As, siempre recuerdo a un am igo q ue me d ec a las ma yores desgrac ias de m ivida nunca llegaron a ocurrirme refirindose a las tremendas angustias que por morde su pesimismo hab a tenido q ue soportar por anticipa r un futuro negro que nunca leacababa aconteciendo.

El sabio sabe que el nico tiempo que podemos vivir de forma real es elp resente y, en ese a spec to, d esea vo lver a c onvertirse en un nio.

Los nios, y ah reside una parte de su estado natural de felicidad, viven en elpresente. Un nio nicamente piensa en el maana cuando maana tiene unaexcursin con los amigos del colegio o un viaje con la familia a un parque deatracciones.

Por el contrario, los adultos estamos con ms frecuencia mentalmente ausentesde lo que est aconteciendo en cada momento que completamente presentes yatentos a lo que acontec e.

El presente, c omo su nombre indica , es un aut ntico rega lo, un regalo q ue c onfrecuencia se desvanece porque la mente nos aleja de la experiencia directa.Cuntas veces dejamos de disfrutar de la calidez de una ducha templada, delexquisito sabor de un dulce o de la ternura de un abrazo por estar mentalmenteausentes.

Los antiguos sabios ya nos dec an q ue la a tenc in c onsc iente y p ermanente alo que a contec e en e l aqu y en el ahora ac ab a po r transformar nuestra forma de verel mundo de forma que convierten nuestra existencia es una aventura mgica vividaen serena p lenitud y co n una a bsoluta pa z interior.

Conclusiones

La gestin del tiempo es en gran medida la gestin de nuestra vida, lo quehacemos en/con nuestro tiempo determina tanto nuestro destino como nuestrasensacin de satisfaccin con nuestra vida.

Hac ernos consc ientes de q u e s aq uello que nos acerca a nuestras metas y d equ actividades nos hacen sentir mejor es la clave para decidir a qu tareasdeb eram os de co nsagrar mayor espa c io de tiemp o.

Aunque la eficiencia, hacer las cosas en el menor tiempo posible y con elmximo aprovechamiento, nos reporta ventajas considerables, la eficacia, hacer lasc osas correc tas, es la c lave p a ra c onve rtir nuestras vida s en a lgo memorab le.

La decisin para romper con los hbitos negativos que nos alejan de lac onsec uc in de nuestros ob jetivos y la auto disc iplina pa ra a rraiga r los hb itos que noshabiliten para centrarnos en lo eficaz lo importante de forma eficiente son lasherramientas c rticas que nos acercarn a la co nsec uc in d e nue stras meta s.

Vivir en el p resente d e fo rma constante y utiliza r la c ap acida d de abstraerse enel tiemp o nica mente c on menta lida d prc tica, bien pa ra ap render de la experienciao bien para construir un mejor futuro, nos adentra en el mundo de la vida plena y lapermanente pa z interior.

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