Asamblea Genera! - Joint Inspection Unit · El Secretario General tiene el honor de transmitir a los miembros de la Asamblea General el informe de la Dependencia Común de Inspección

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NACIONES UNIDAS

Asamblea Genera!

A

Distr. GENERAL

A/3 7/3 5 7 30 julio 1982 ESPAÑOL ORIGINAL: INGLES

Trigésimo séptimo período de sesiones Temas 103 y 107 del programa provisional*

PRESUPUESTO POR PROGRAMAS PARA EL BIENIO 1982-1983

DEPENDENCIA COMÚN DE INSPECCIÓN

Organización y métodos respecto de viajes oficiales

Nota del Secretario General

El Secretario General tiene el honor de transmitir a los miembros de la Asamblea General el informe de la Dependencia Común de Inspección titulado "Organización y métodos respecto de viajes oficiales" (JIU/REP/82/7).

A/37 /150 .

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A / 3 7 / 3 5 7 E s p a ñ o l P a g i n a 2

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS RESPECTO DE VIAJES OFICIALES

P r e p a r a d o p o r

M i l j e n k o V u k o v i c '

D e p e n d e n c i a Común d e I n s p e c c i ó n

INDICE

P á r r a f o s

1 . INTRODUCCIÓN 1 - 6

I I . VOLUMEN Y COSTO DE LOS VIAJES 7 - 1 1

I I I . VARIEDAD DE TARIFAS Y CLASES DE LOS VIAJES POR VIA AEREA . . . 1 2 - 2 3

A. T a r i f a s a é r e a s 1 2 - 2 0

B . C l a s e s 2 1 - 2 3

IV. ARREGLOS CON AGENCIAS DE VIAJES Y LINEAS AEREAS . . . . . . . 2 4 - 5 7

A. Reglamentaciones de la IATA 2 6 - 3 1

B. Tipos de arreglos existentes en la actualidad 32

1. Compra directa de pasajes a las líneas aéreas . . . . 3 3 - 3 5

2. Empleo de agencias de viajes comerciales . . . . . . . 3 6 - 3 7

3. Arreglo combinado con agencia de viajes y línea a é r e a 3 8 - 4 2

C. D i s p a r i d a d e s e n t r e l o s a r r e g l o s e s t a b l e c i d o s c o n l a s a g e n c i a s d e v i a j e s ' 4 3 - 5 2

D. A c u e r d o e n t r e l a s N a c i o n e s U n i d a s y u n a a g e n c i a d e v i a j e s 5 3 - 5 7

: IONES PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS ARREGLOS RESPECTO DE

59 - 69

V. OPCIONES PARA EL M E J O R A M I Ü N T U U Ü ÍWO mro.u^^ ^ ^ ^ „ __ VIAJES 5 8 - 8 6

A. División de viajes interna .

B. Arreglos respecto de los viajes en los lugares de destino de las Naciones Unidas distintos de Nueva York 70

C. Arreglos especiales con líneas aéreas 7 1 - 7 9

A/37/357 Esparto1

Página 3

INDICE (continuación)

Pár ra fos

O. Agencia de viajes de las Naciones Unidas . 80-84

E. Cooperación interinstitucional 85-86

PROCEDIMIENTOS RESPECTO DE LOS VIAJES 87-94

A. Duración de los viajes 87-89

B. Tramitación de las autorizaciones de viaje y las solicitudes de reembolso 90-92

C. Uso de las telecomunicaciones en reemplazo de algunos

viajes 93-94

RESUMEN DE LAS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 9 5 - 1 0 4

Anexos

Datos estadísticos sobre los viajes efectuados en un arto Alcance de los arreglos entre las organizaciones y las agencias de viajes

Esbozo preliminar de un sistema para la tramitación de autorización de viaje y solicitudes de reembolso mediante computador

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A/37/357 Español Página 4

I. INTRODUCCIÓN

1. Las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas gastan aproximadamente 150 millones de dólares anuales en viajes oficiales, a lo que se suman unos 100 millones de dólares de costos indirectos (véase anexo I). Las Naciones Unida y sus órganos afiliados gastan unos 60 millones de dólares anuales para sufragar los costos directos, lo que constituye aproximadamente el 5% de su presupuesto total. En los viajes en misión oficial, alrededor de un 45% de los costos direct. corresponde a transporte propiamente dicho, y un 55% a dietas y a otros gastos, como pequeños gastos de salida y llegada, exceso de equipaje, etc.

2. Las organizaciones de las Naciones Unidas, cuyos miembros, oficinas y programe abarcan el mundo entero, evidentemente tienen necesidad de viajes. Pero es importante que los fondos se usen con prudencia para que el costo de esos viajes sea el mínimo compatible con las necesidades. En los últimos años han surgido tr« elementos que han puesto de relieve la necesidad de prestar mayor atención al cost de los viajes: las condiciones económicas mundiales cada ver más arduas hacen que las Naciones Unidas deban procurar lograr la mayor eficacia posible en función de los costos en todas las esferas; la gran variedad de tarifas aéreas y condiciones de viaje existentes brindan una interesante oportunidad de reexaminar los arreglos vigentes; los reglamentos internacionales que rigen las relaciones con las agencie de viajes y las líneas aéreas están adquiriendo mayor flexibilidad, lo que podría llevar a una reducción de los costos.

3. Muchas líneas aéreas han introducido una clase intermedia entre la primera y 1 clase económica - a la cual se da una variedad de denominaciones, como clase "de negocios" y clase "club" - lo que ofrece la oportunidad de mejorar las condiciones físicas de los viajes por cuenta de las Naciones Unidas. El viaje por vía aérea e clase económica se ha hecho difícil como norma para los viajes oficiales, y más agotador físicamente, a consecuencia de lo cual, los viajeros no pueden actuar con plena eficiencia a su llegada.

4. Muchos gobiernos y organizaciones comerciales han adoptado una variedad de medidas que les han permitido reducir el costo total. Las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas por lo general han sido un tanto descuidadas a ese respecto, aunque por lo menos una de ellas ha logrado importantes economías gracia a un enfoque original. En el presente informe se pasa revista de esas medidas a 1 luz de su posible aplicación en las Naciones Unidas y de la necesidad de cambiar las actitudes respecto de los viajes, de manera que la Organización no haga gastos innecesarios. Se proponen varias opciones para que la organización y los métodos utilizados respecto de los viajes oficiales resulten más eficaces en función de lo costos. En particular, esas opciones se refieren a las relaciones con las agencia: de viajes comerciales y las líneas aéreas, y además se presenta un enfoque novedos< en cuanto a los procedimientos que se pueden aplicar para los viajes oficiales.

5. En el presente informe se hacen propuestas concretas para las Naciones Unidas únicamente. Sin embargo, esas propuestas se basan en gran medida en el examen que realizó el Inspector de las prácticas de otras organizaciones del sistema. Si bier el informe oficialmente está dirigido sólo a las Naciones Unidas, se enviará

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también a todas las organizaciones que participan en la Dependencia Común de Inspección (DCI) 1/ para que tomen nota y lo utilicen según consideren conveniente.

6. Para la preparación del presente informe el Inspector recibió información y sugerencias valiosas de la mayor parte de las organizaciones que participan en la DCI, en particular la FA0 y la OACI. El Asesor Jurídico de las Naciones Unidas proporcionó asesoramiento fundamental a lo largo de todo el estudio. También brindó consejos útiles el Banco Mundial. El Inspector celebró conversaciones oficiosas con funcionarios de la Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA), de algunas agencias de viajes comerciales y de líneas aéreas. El Inspector expresa su agradecimiento a todos los que contribuyeron al estudio.

II. VOLUMEN Y COSTO DE LOS VIAJES

7. En el anexo I se presenta información, en forma de cuadro, respecto del volumen y el costo de los viajes en 1980 y 1981 sobre la base de datos proporcionados por las organizaciones que participan en la DCI. Las Naciones Unidas y algunas otras organizaciones no pudieron proporcionar datos detallados sobre sus gastos de viaje, por lo cual, algunos de los datos se basan en estimaciones y extrapolaciones. No obstante, el Inspector estima que la información resultante que se presenta en el anexo I es base suficiente para las conclusiones y propuestas que figuran en el informe.

8. Se denominan viajes en comisión de servicio todos los viajes pagados por una organización, es decir, los viajes en misión oficial, los viajes de consultores, expertos y becarios, los viajes de delegados para asistir a reuniones, los viajes autorizados por el Reglamento del Personal (vacaciones en el país de origen, viaje relacionado con el subsidio de educación, viaje para visitar a la familia, etc.). Alrededor del 95% de los viajes se realizan por vía aérea y el resto por ferrocarril, autobús y barco.

9. A continuación se resume la información más importante derivada del cuadro del anexo I. El resumen se basa en un promedio de los datos obtenidos sobre 1980 y 1981 y se refiere a un año civil. Si se dispusiera de información similar para 1982 sin duda las cifras serían un tanto más elevadas en la mayoría de los casos puesto que, debido a la inflación y a los aumentos de los programas, existe una tendencia general al aumento de los gastos de viaje.

1/ Las Naciones Unidas, incluidos sus órganos afiliados, la FAO, la OACI, el OIEA, la OIT, la OMI, la OMM, la OMPI, la OMS, la UIT, la UNESCO, la UPU.

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A/37 /357 E s p a ñ o l Pág ina 6

A. Costo directo anual aproximado de los viajes en las organizaciones que participan en la DCI, respecto de todos los tipos de viajes

(pasajes, dietas, pequeños gastos de salida y llegada, exceso de equipaje, otros gastos varios)

1. Costo directo anual total:

2. Viajes como porcentaje de los gastos totales (todas las fuentes de fondos):

3. Costo de los pasajes:

pasajes como porcentaje del costo directo total de los viajes:

- pasajes aéreos como porcentaje del total de los pasajes:

4. Otros gastos comprendidos en el costo directo de los viajes (dietas, pequeños gastos de salida y llegada, etc.):

- dietas como porcentaje del costo directo de de los viajes en misión oficial:

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Costo indirecto de los viajes en las organizaciones que participan en la DCI

1. Costo del tiempo del personal durante el viaje en misión oficial (sueldo y gastos comunes de personal):

2. Costo de tramitación de las autorizaciones de viaje y las solicitudes de reembolso:

$101 000 000

$6 300 000

Costo total de los viajes en las organizaciones que participan en la DCI

1. Costo directo:

2. Costo indirecto:

3. Total general:

4. Costo de los pasajes de los becarios no incluido en las líneas anteriores:

D. Costo de los pasajes aéreos del Banco Mundia] y del FMI:

E. Costo total de los pasajes (A.3 + C.4 + D):

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$107 000 000

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$47 000 000

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10. Algunas de las conclusiones importantes que se derivan del anexo I y del resumen anterior pueden resumirse como siguen:

a) Los viajes son - y sin duda seguirán siendo - un gasto importante para todas las organizaciones. En las Naciones Unidas, el pago del costo directo de los viajes constituye el 5% de los gastos totales, y ese porcentaje es también el promedio de todas las demás organizaciones.

b) Las dietas son el elemento más cuantioso del costo directo de los viajes en misión oficial (55%). La duración media de esas misiones en el caso de las Naciones Unidas se calcula en aproximadamente 11 días. Otro factor que es proporcional a la duración de las misiones oficiales es el costo del tiempo del personal en misión oficial. Este supera el costo de los pasajes en un 20%. Estos dos hechos indican que es necesario controlar cuidadosamente la duración de los viajes oficiales (véase capítulo VI.A).

c) El costo de los pasajes aéreos es el elemento que sigue en orden de magnitud. La suma correspondiente se divide entre las líneas aéreas y las agencias de viajes, que reciben aproximadamente el 9% del precio del pasaje. Eso significa que las agencias de viajes reciben unos 9 millones de dólares anuales a cambio de sus servicios, y si se incluyen los viajes del Banco Mundial y del FMI, 13 millones de dólares. Si se toma en cuenta la comisión adicional que pagan las líneas aéreas a las agencias de viajes respecto de los pasajes para las rutas de mayor competencia y las comisiones en el caso de los viajes que hacen por su cuenta los funcionarios, etc., la comisión total puede llegar a un 20% o a un 30%. Por lo tanto, existe un incentivo importante para establecer arreglos directos con las líneas aéreas o renegociar los acuerdos vigentes con las agencias de viajes, como se recomienda más a'delante en este informe.

d) Aproximadamente el 70% de las sumas gastadas por las Naciones Unidas en compra de pasajes aéreos en Nueva York y Ginebra se distribuye entre nueve líneas aéreas (véase párr. 72). Si se estima que la distribución entre las líneas aéreas utilizadas por otras organizaciones es parecida en términos generales, esto indicaría que un número relativamente pequeño de líneas aéreas recibe la mayor parte de los fondos gastados, por lo cual debería ser posible negociar tarifas reducidas con esas líneas o con otras.

11. Además del costo directo que entrañan los viajes, hay costos indirectos que se resumen en el anexo I. Los costos indirectos comprenden dos elementos: gastos de personal correspondientes a la organización de los viajes y la tramitación de las autorizaciones de viajes y las solicitudes de reembolso, que se calculan en 2.600.000 dólares por año en el caso de las Naciones Unidas, y sueldos del personal durante los viajes en misión oficial, que se calculan en 42.800.000 dólares por año en el caso de las Naciones Unidas. Algunas organizaciones opinaron que los sueldos del personal en misión oficial no deberían considerarse como costo indirecto del viaje, ya que esos sueldos se pagarían aunque el viaje no se efectuara. Sin embargo, el Inspector estima que es importante que cuando se estudien los planes de viaje se conozca el costo total estimado de cada viaje para que se considere en función de la utilidad. Si el viaje no se realizara se ahorraría tiempo del Personal, que podría dedicarse a otras labores, lo que quizá redujera la necesidad de personal supernumerario y de consultores. Por lo tanto, en el cuadro del anexo I

/..-


se proporciona información sobre el costo del tiempo del personal durante los viajes en comisión de servicio. El total de los costos directos e indirectos de los viajes asciende a aproximadamente el 8% de los presupuestos tócales (incluidas todas las fuentes de fondos) de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.

III. VARIEDAD DE TARIFAS Y CLASES DE LOS VIAJES POR VIA AEREA

A. Tarifas aéreas

12. Desde que se eliminaron algunas reglamentaciones respecto de los viajes por vía aérea ha surgido una variedad desconcertante de tarifas y condiciones conexas (duración, escalas, etc.), particularmente en los Estados Unidos pero también en otros países. Esto complica considerablemente la labor de las dependencias de viajes, pero al mismo tiempo brinda la oportunidad de reducir los costos. Por ejemplo, en marzo de 1981 un viaje de ida y vuelta entre Ginebra y Nueva York, en clase económica a la tarifa máxima, costaba 2.095 francos suizos (promedio de la temporada de poco tráfico y la temporada de mucho tráfico), pero también existían tarifas más bajas: a) excursión normal, siempre que el viaje durara entre 14 y 90 días, con un descuento de alrededor del 20%; b) APEX, viaje de 14 días a tres meses de duración, pago 21 días antes de la partida, con un descuento de alrededor del 35%; y c) APEX de mitad de semana, viaje de siete días a tres meses de duración, partida los martes, miércoles o jueves únicamente, pago 21 días antes de la partida, con un descuento de alrededor del 42%. Los arreglos de fletamento, cuando un número elevado de funcionarios participa en una conferencia, pueden reducir considerablemente los costos. Las multas que se cobran cuando se cambian las fechas de los viajes en los casos b) y c) equivalen a la diferencia entre esas tarifas y la tarifa normal de excursión. Las tarifas APEX y'otras tarifas bajas similares se usan muy rara vez o nunca en las Naciones Unidas, excepto para los viajes de vacaciones en el país de origen.

13. Algunas líneas aéreas tienen diferencias de precios aún mayores en

determinadas circunstancias. Por ejemplo:

a) Se ofrecen descuentos de hasta el 40% y más para funcionarios de gobierno en viaje oficial y también para ciertos tipos de viajeros, como marinos de vacaciones y eclesiásticos.

b) Es frecuente que se hagan arreglos directos con los principales usuarios de líneas aéreas determinadas, a tarifas muy reducidas en las rutas hacia y desde los Estados Unidos y dentro del país, y también en muchas otras rutas. Estas tarifas pueden incluir: precios unitarios a contratistas, precios al por mayor a contratistas, precios al por mayor al contratista para viajes de ida y vuelta, etc.

c) La compra por adelantado de una cantidad de pasajes para las rutas más frecuentadas sobre la base de las necesidades previstas reduce también considerablemente los costos.

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41

XI


20. Se recomienda que la búsqueda de tarifas más bajas no quede en manos de la

agencia de viajes comercial únicamente, como se hace en la Oficina de las Naciones

Unidas en Ginebra, sino que el departamento en que se origina el viaje y el

viajero, con ayuda de la dependencia de viajes, participen activamente en ese

proceso. Deben emitirse normas sobre la búsqueda de las tarifas más bajas y su

utilización, que deben incluir lo siguiente:

a) La norma respecto de todos los viajes autorizados por el Reglamento del Personal (vacaciones en el país de origen, educación, visita a la ramilia, etc.) debe ser que debe usarse la tarifa más baja aplicable, incluida APEX, a menos que el departamento del viajero certifique, con razones (por ejemplo, combinación del viaje de vacaciones en el país de origen con una misión oficial) que no se puede cumplir con las condiciones necesarias. Sin embargo, los funcionarios deben tener la posibilidad de obtener pasajes combinados que incluyan, por ejemplo, hoteles o alquiler de automóviles, siempre que paguen los gastos adicionales por encima de la tarifa aplicable.

b) Para los viajes en misión oficial deben utilizarse las tarifas menos

costosas cuando las condiciones correspondientes lo permitan, o puedan satisfacerse

con pocos inconvenientes, siempre que esto no afecte negativamente la comodidad de

los asientos y servicios proporcionados por la línea aérea, excepto que podrá

usarse la clase de negocios en las condiciones descritas en el párrafo 23.

c) Como norma deberán utilizarse vuelos fletados o viajes de grupo cuando

varios funcionarios asistan a la misma reunión.

d) Los funcionarios que hagan gestiones y colaboren en la búsqueda de las tarifas más bajas para los viajes oficiales (como con frecuencia lo hacen cuando viajan por cuenta propia) deben recibir encomio oficial en sus informes de evaluación de la actuación profesional.

e) Para todos los viajes oficiales la organización debe escoger la línea

aérea y el itinerario, y la preferencia del viajero por una línea aérea determinada

sólo puede aceptarse si no aumenta los costos.

B. Clases

21. El Reglamento de las Naciones Unidas estipula que harán en clase económica o su equivalente, salvo en el Generales Adjuntos y los Subsecretarios Generales, que clase si el vuelo dura más de nueve horas.

22. Como muchas líneas aéreas han introducido una clase intermedia entre la primera y la clase económica (denominada de negocios, club, etc.), y la clase económica ha Pajado a la categoría de clase turista, las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas han considerado colectivamente por medio del CCCA la posibilidad de utilizar la clase inmediatamente siguiente a la primera para los viajes en comisión de servicio. En la actualidad, cada organización ha adoptado su propio enfoque respecto del uso de esta clase intermedia.

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23. Sería útil que todas las organizaciones adoptaran el mismo enfoque e introdujeran una norma común a todo el sistema respecto de la clase en que han de efectuarse los viajes; el CCCA ha iniciado ya las gestiones a ese respecto 2/. El CCCA calcula que el costo adicional que supondría la utilización de la clase intermedia sería de aproximadamente un 2,4% del costo de los viajes 3/. El costo varía considerablemente según el itinerario y sería menor si se aplicara sólo a los viajes en misión oficial. El Inspector estima que por el momento no puede apoyar un cambio del Reglamento que traería aparejado un aumento importante de los gastos. Sin embargo, reconoce la validez de muchos de los argumentos planteados por el CCCA y estima que los funcionarios deberían poder actuar con mayor eficacia al llegar a su punto de destino si viajaran con mayores comodidades. Por lo tanto, sugiere que se consideren las siguientes condiciones en las cuales podría autorizarse el uso de la clase inmediatamente inferior a primera (para misiones oficiales del personal, viajes de delegados que asistan a reuniones y viajes de consultores) sin un aumento importante del total de los costos directos e indirectos de los viajes:

a) Cuando un viaje de más de cuatro horas de duración se efectúe en un día feriado oficial o en un fin de semana. La organización no perdería el sueldo del funcionario correspondiente al día de viaje y esto compensaría con creces cualquier costo adicional que entrañara el uso de la clase intermedia.

b) Cuando el funcionario no tome por lo menos un día de descanso al cual normalmente tenga derecho.

c) Cuando pueda acortarse la duración del viaje en por lo menos un día de trabajo debido a que el funcionario puede empezar a desempeñar sus funciones al llegar. Para esto se necesitaría un certificado del departamento del funcionario.

d) Cuando sólo haya asientos disponibles en la clase de negocios y sea necesario realizar el viaje en esa fecha.

e) Los Secretarios Generales Adjuntos, los Subsecretarios Generales y los delegados deberían viajar en clase de negocios, cuando la hubiera, en todos los viajes.

f) Cuando se proporcionan las condiciones de la clase de negocios - o es posible obtenerlas - al mismo costo que la clase económica.

g) Toda economía que se lograra rebajando la clase en que se efectuara el viaje (por ejemplo, de clase de negocios a clase económica) debería reembolsarse a la organización y no podría utilizarse para sufragar el costo de la realización de escalas particulares o de cambios de ruta.

2/ ACC/1982/5, párrs. 96 a 101, 25 marzo 1982.

3/ ACC/1982-PER/14, anexo, 19 enero 1982.

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IV. ARREGLOS CON AGENCIAS DE VIAJES Y LINEAS AEREAS

24. El Inspector observó que, con varias excepciones importantes, las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas no han examinado críticamente sus arreglos de viaje porque en general consideran que funcionan bien. Sin embargo, los progresos logrados por una o dos organizaciones que han reducido los costos generales comparables demuestra que esa falta de crítica puede impedir la búsqueda de oportunidades de realizar economías. Cuando los jefes ejecutivos se han ocupado personalmente de mejorar los arreglos, como ha sucedido en la FAO, se han obtenido economías importantes. Cuando se deja que se mantengan los arreglos actuales, sólo con pequeñas modificaciones, se presenta un aspecto de eficiencia que oculta la necesidad y el aliciente de reducir el costo de los viajes.

25. Las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas tienen una gran variedad de arreglos con agencias de viajes comerciales. En el presente capítulo se describen brevemente esos arreglos y se procura identificar los más ventajosos para las Naciones Unidas. Puesto que esos arreglos se rigen por las reglamentaciones de la IATA respecto de los viajes aéreos, se hace una breve descripción de las reglamentaciones pertinentes.

A. Reglamentaciones de la IATA

26. La Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA) es la asociación mundial de las líneas aéreas regulares. Además de sus muchas otras funciones, la IATA publica manuales sobre agentes de viajes en que se establecen las normas y criterios para determinar si una agencia de viaje cumple con los requisitos para actuar como agente autorizado para la venta de pasajes aéreos internacionales de las líneas aéreas afiliadas a la IATA. Estas normas están sujetas a aprobación gubernamental explícita o implícita. En algunos casos los gobiernos expresan reservas sobre la totalidad o parte de esas normas y fijan normas nacionales. Una reserva colectiva de los Estados Miembros de las Naciones Unidas sobre las restricciones impuestas por la IATA que afectan a las Naciones Unidas podría servir de estímulo para la acción gubernamental necesaria.

27. El Asesor Jurídico de las Naciones Unidas y la OACI han brindado asesoramiento al Inspector sobre las reglamentaciones de la IATA que afectan a las relaciones entre las Naciones Unidas y las agencias de viajes. El Inspector celebró también consultas oficiosas con funcionarios de la IATA. Según se ha observado, de conformidad con las reglamentaciones de la IATA sería difícil que por el momento las Naciones Unidas establecieran su propia agencia de viajes, excepto tal vez en los Estados Unidos, a fin de que pudieran recibir las comisiones correspondientes a las ventas de pasajes aéreos en líneas afiliadas a la IATA. Una agencia de viajes autorizada por la IATA tiene como objetivo la promoción (publicidad) y venta de transporte aéreo internacional de pasajeros, mientras que una agencia interna prestaría servicios a su propia organización y no tendría la función de promoción. Sin embargo, los gobiernos pueden modificar esa situación. Si la Asamblea adoptara una decisión con el objeto de que se iniciaran gestiones a fin de eliminar las restricciones actuales se podría facilitar considerablemente la tarea de reducir el costo de los viajes.

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28. Las resoluciones de la IATA son parte de un complejo sistema de disposiciones gue tiene por objeto garantizar que las firmas u organizaciones comerciales no puedan establecer sus propias agencias de viajes y recibir comisiones por la compra de pasajes aéreos.

29. Las resoluciones que se aplican en los Estados Unidos son un tanto menos restrictivas que las que se aplican en otros países. La resolución 820.C. 5 (Estados Unidos) de la IATA dispone que un agente de viajes autorizado, es decir, una persona (particular, propietario, socio, firma, asociación, compañía o empresa) que tiene derecho a recibir comisiones por la compra de pasajes aéreos debe cumplir con los siguientes requisitos:

"el local comercial para el cual se solicita o se ha concedido autorización se denomina agencia de viajes, debe estar abierto a un horario regular de acuerdo con las prácticas comerciales de la localidad, debe estar abierto sin trabas al público en general para la venta de transporte aéreo internacional y debe realizar por lo menos el 80% de sus transacciones con el público en general."

Por lo tanto, se observa que el único obstáculo que impone la regla mencionada guarda relación con el porcentaje de pasajes que debe venderse al público en general. Dada la condición jurídica especial de las Naciones Unidas, el Inspector considera que esta disposición no constituye un obstáculo de importancia en los Estados Unidos (véase párr. 80).

30. En cambio, la resolución 800.C(l) (d) (iii) (mundo entero) de la IATA dispone que una agencia:

"no estará situada en los locales de una organización, planta o empresa comercial ni se dedicará fundamentalmente a satisfacer las necesidades de viaje de esa organización, planta o empresa comercial a menos que cumpla con las siguientes condiciones adicionales:

a) que sea una filial de un agente autorizado;

b) que sea evidentemente una agencia de viajes totalmente independiente -de las demás actividades que se realicen en esos locales;

c) que tenga personal proporcionado exclusivamente por el agente autorizado;

d) que, en la medida de lo posible, tenga un número de teléfono aparte,

y

e) que satisfaga los demás criterios establecidos en estas normas, incluidas instalaciones de seguridad propias para el depósito de los documentos de tráfico."

Es evidente que la regla citada en la práctica prohibiría por el momento que se establecieran agencias de viajes de propiedad de las Naciones Unidas y explotadas por éstas, excepto en los Estados Unidos y tal vez en el Canadá.

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31. En los Estados Unidos al parecer existe una posibilidad de que ya no se apliquen las reglamentaciones restrictivas de la IATA. Esto permitiría que las organizaciones con sede en ese país establecieran agencias de viajes internas o quizás agencias de viajes de su propiedad exclusiva, y obtuvieran las comisiones respectivas (véase capítulo V.D).

B. Tipos de arreglos existentes en la actualidad

32. En el sistema de las Naciones Unidas se utilizan en la actualidad tres tipos generales de arreglos para obtener pasajes. A continuación se describe brevemente cada uno de ellos.

1. Compra directa de pasajes a las líneas aéreas

33. Es posible comprar los pasajes directamente a las líneas aéreas sin recurrir a los servicios de una agencia de viajes comercial. Pero en este caso la organización no recibe la comisión que la línea aérea habría pagado a la agencia de viajes. Sin embargo, si se obtienen cuotas y se trata directamente con la línea aérea, con frecuencia se obtiene la tarifa más económica existente. Ninguna de las organizaciones que en la actualidad utilizan este método ha negociado tarifas reducidas especiales con las líneas aéreas.

34. Este método por lo general produce mayor trabajo administrativo para la organización, ya que ésta no obtiene los servicios que normalmente presta la agencia de viajes y puede verse en la necesidad de consultar a diversas líneas aéreas para poder llegar a un itinerario satisfactorio y eficaz en función del costo. Pero esto puede verse compensado con creces cuando se obtienen las tarifas más económicas. No obstante, se observa que este método sólo es práctico para las organizaciones cuyo volumen de viajes es reducido.

35. La OACI tiene un departamento de viajes que trata directamente con las líneas aéreas y que ha acumulado suficiente experiencia respecto de tarifas para poder lograr las tarifas más económicas. Los procedimientos que utiliza podrían constituir una guía útil para las organizaciones más pequeñas del sistema de las Naciones Unidas.

2. Empleo de agencias de viajes comerciales

36. En el sistema de las Naciones Unidas este es el método más habitual de comprar pasajes (véase anexo II). No obstante, hay gran diversidad de arreglos y los beneficios obtenidos por las organizaciones también varían enormemente (véase C infra).

37. En virtud de esos arreglos, la agencia de viajes puede estar situada en los locales de la organización o, en el caso de las organizaciones pequeñas, fuera de ellos, si bien en la misma localidad. Esta modalidad requiere que se llegue a un acuerdo negociado con la agencia de viajes en el que se especifiquen las condiciones y servicios que la agencia debe ofrecer a la organización. La elección de la agencia de viajes debe hacerse mediante licitación (véase párr. 66 y sección 3 infra).

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3. Arreglo combinado con agencia de viajes y línea aérea

38. De todos los arreglos que utilizan las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas, el que se establece con una agencia de viajes y una línea aérea es, en opinión del Inspector, el más eficaz y eficiente en función del costo. Se llamó a licitación bajo la supervisión del jefe ejecutivo de la organización en cuestión y un grupo especial de funcionarios de categoría superior evaluó las ofertas. Los posibles licitantes recibieron diversos documentos entre los que se incluía una exposición detallada de los servicios que debía proporcionar el contratista. Se pidió a los licitantes que proporcionaran información amplia y precisa.

39. De este modo, la organización llegó a un acuerdo con una agencia de viajes comercial y la línea aérea nacional del país en que está situada su sede. Tanto la agencia como la línea aérea disponen de locales de oficina en los locales de la organización. Con el acuerdo establecido con la línea aérea se procura conseguir que la mayor parte de los pagos anticipados se centralicen en un punto de contacto preciso. Los acuerdos establecidos con la agencia y la línea aérea se atienen plenamente a las reglamentaciones de la IATA.

40. En opinión del Inspector, a pesar de que esos acuerdos han estado en vigor un período relativamente corto (15 meses), los servicios proporcionados a la organización en virtud de ellos son sumamente satisfactorios y mejores que los que se recibían con arreglo a los arreglos anteriores. Además, los beneficios acumulativos, entre ellos la compensación económica, que la organización obtiene gracias a estos nuevos acuerdos son muy superiores a los obtenidos mediante el acuerdo anterior y también mayores que los que reciben otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.

41. Han surgido algunos problemas debidos a las frecuentes fluctuaciones de las tarifas aéreas y de los tipos de cambio, pero se han solucionado de modo satisfactorio. Los viajes que parten de las oficinas exteriores entrañan más limitaciones administrativas, tanto en las oficinas exteriores como en la sede, principalmente porque es preciso planificar los viajes con antelación, pero los costos son no obstante mucho menos importantes que los beneficios que obtiene la organización. Si bien es una línea aérea determinada la encargada de tramitar la mayor parte de los pasajes pagados con antelación del personal de las oficinas exteriores, los viajeros tienen plena libertad para viajar en la línea aérea que prefieran.

42. El Inspector enviará una carta a todos los directores ejecutivos en la cual se darán más detalles de este arreglo.

C. Disparidades entre los arreglos establecidos con las agencias de viajes

43. En el anexo II figura un resumen de los diversos arreglos establecidos con agencias de viaje comerciales. Las diferencias existentes guardan relación con los servicios prestados a las organizaciones y las cantidades que las agencias de viajes pagan a las organizaciones como compensación por el uso de sus instalaciones. En el anexo II se observa que hay diferencias considerables entre los contratos concertados por separado por diversas organizaciones con la misma

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agencia de viajes. Por otra parte, se observa que en algunos casos hay una

tendencia a renovar los contratos con la misma agencia de viajes sin que apenas se

introduzcan cambios en las condiciones del contrato y que sólo en unos pocos casos

se ha observado la intención expresa de conseguir acuerdos más ventajosos.

44. La lista más detallada y amplia de los servicios que debe proporcionar una agencia para los viajes oficiales y privados incluye lo siguiente:

a) Expedición de pasajes (reserva y expedición de pasajes aéreos) contra entrega de autorizaciones de viaje (TA) para transporte aéreo ordinario, avisos de pasajes pagados con antelación (PTA) y bonos de pago polivalentes (MCO), cambio de ruta de pasajes ya expedidos contra entrega de avisos de pasajes pagados con antelación (PTA) y vales para pago de viajes (TPV) o pagados por otros servicios; cancelación de pasajes no utilizados parcial o enteramente y reembolso del precio de éstos; estudio y análisis de rutas para garantizar que se utilicen las tarifas más bajas y se viaje por las rutas más económicas; contactos con la línea y con los pasajeros; notificación del aviso de pasaje pagado con antelación al viajero; consignación en las autorizaciones de viaje de los detalles de los servicios proporcionados y de los costos conexos y, a petición de la organización, estudios de costos de viajes y asesoramiento relacionado con horarios y tarifas.

b) Tramitación de los vales de compra de pasajes expedidos por las oficinas exteriores, incluida la comprobación de que la tarifa cobrada por la línea aérea es correcta y económica y el viaje se realiza por la ruta más directa.

c) Expedición y/o pago anticipado de pasajes de barco, ferrocarril y coche-cama, incluidas la reserva, cancelación y reembolso de los pasajes no utilizados.

d) Reservas de plazas en hoteles y alquiler de automóviles cuando se solicite.

e) Expedición de autorizaciones gubernamentales para exceso de equipaje (GEBA) con el procedimiento de pago adecuado.

f) Contabilidad y trabajo administrativo relacionados con la facturación a la organización de todos los servicios prestados, así como reembolso del precio de los pasajes no utilizados o anulados.

g) Notificación a la organización del volumen total de negocios, tanto

oficiales como particulares (anualmente), por línea aérea (anualmente), por país de

origen y distribución (anualmente), del importe y número de avisos de pasajes

pagados con antelación autorizados pero no utilizados (trimestralmente), del

importe y número de pasajes de primera clase que se expidan (anualmente) , del

importe y el número de solicitudes pendientes de reembolso del precio de pasajes

(mensualmente), así como de los pasajes de líneas aéreas que aceptan monedas

insuficientemente utilizadas, publicación periódica de los horarios para los

trámites de salida de las líneas aéreas en los aeropuertos, de la lista de las

tarifas de los pasajes entre la sede de la organización y diversas ciudades y de la

duración del viaje en cada caso.

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h) Otra información administrativa y/o estadística sobre la que se llegue a

un acuerdo conjunto.

45. Por otra parte, la lista más general de los servicios que debe prestar la agencia de viajes se limita a lo siguiente:

a) Expedición de pasajes de avión, tren, autobús y barco.

b) Reservas.

c) Reservas de hotel.

d) Cambio de moneda extranjera.

e) Cheques de viajero.

f) Todas las operaciones relacionadas con viajes oficiales y particulares.

Se puede llegar a otros acuerdos entre los dos casos extremos expuestos.

46. Deben precisarse más las obligaciones contractuales de los agentes de viajes,

sobre todo en vista de la divergencia de intereses respecto del uso de los

servicios más económicos (véase párr. 16 supra). Esto es particularmente

importante dado que diversas organizaciones, a pesar de que cada una de ellas gasta

más de 10 millones de dólares al año en pasajes solamente, tienen contratos cuyas

condiciones son todavía imprecisas.

47. Los servicios e instalaciones proporcionados por las organizaciones a los agentes de viajes suelen ser los habituales y comprenden generalmente mobiliario, equipo de oficina, instalación telefónica, calefacción, iluminación, limpieza, servicios de mensajeros y de vigilancia y el costo de las llamadas telefónicas locales.

48. Las diferencias existentes en las cantidades que las organizaciones reciben de las agencias interesadas, así como las razones en que se basan esos pagos, son sorprendentes. ' Algunas organizaciones cobran a los agentes de viajes un alquiler anual de los locales de oficina a precios de mercado por pie o metro cuadrado, sujeto a modificaciones anuales. Otras organizaciones calculan el volumen de negocios anual, parcial o total (oficial solamente o tanto oficial como particular) de la agencia de viajes y cobran el 1% hasta una cantidad determinada y el 2% cuando se supera esa cantidad. Cabe señalar, sin embargo, que otras organizaciones 'han conseguido un porcentaje mucho más alto del volumen de negocios total anual.

Es evidente que estos últimos acuerdos son mucho más ventajosos económicamente para las organizaciones y que todas ellas deberían tratar de concertar acuerdos similares. De este modo se seguiría la práctica habitual de otras muchas organizaciones no pertenecientes al sistema de las Naciones Unidas.

49. Las cantidades recibidas por las organizaciones dependen también de los tipos de operaciones confiadas a la agencia de viajes. Algunas organizaciones basan sus cobros en los viajes oficiales y particulares más otros servicios (cambio de moneda, cheques de viajeros, etc.). En algunos casos, los pagos están relacionados con los viajes oficiales solamente, en otros, se pagan porcentajes más altos por

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los viajes oficiales que por los particulares. Puede aducirse que es normal que el proceso de negociación entre las distintas organizaciones y las agencias de viajes tenga resultados diferentes, pero es importante que cada organización consiga condiciones ventajosas similares, teniendo en cuenta el volumen de negocios y las prácticas locales.

50. Las organizaciones emplean tanto a las agencias grandes como a las relativamente pequeñas. El Inspector observó que las ventajas de establecer relaciones contractuales con agencias de viajes grandes con oficinas en todo el mundo, que eran importantes hace algunos años, lo son cada vez menos debido a la extensión de las redes de oficinas de las compañías aéreas y las mejoras experimentadas por los sistemas computadorizados para reservas, despacho de pasajes y expedición de documentos de viajes. El acceso de las agencias pequeñas a los sistemas computadorizados les permite competir con las grandes. En realidad, las agencias de viajes utilizan ahora mucho menos sus sucursales y se sirven de los sistemas computadorizados de las líneas aéreas. Si están vinculadas a las líneas aéreas y utilizan los servicios de éstas, las agencias pequeñas pueden ofrecer mejores condiciones a las organizaciones debido a la menor cuantía de sus gastos generales.

51. Parece que que las organizaciones, con algunas excepciones, aceptan las condiciones del mercado y pagan el aumento en los costos de los viajes sin esforzarse por conseguir mejoras. En su mayor parte, consideran que no se puede llegar a acuerdos más ventajosos. No obstante, el Inspector está convencido de que las Naciones Unidas podrían obtener condiciones considerablemente mejores utilizando la licitación pública y permitiendo que las agencias de viajes pequeñas bien establecidas participaran en la licitación.

52. Diversas organizaciones han concertado y renovado con la misma agencia de viajes durante largos períodos introduciendo sólo algunos cambios insignificantes en las condiciones de los pagos, la gama de servicios prestados y otras condiciones contractuales. Las organizaciones parecen confiar demasiado en la información proporcionada por sus agencias de viajes. Por ejemplo, el Inspector observó que en varios casos las organizaciones no ejercían su derecho a verificar los informes financieros de la agencia de viajes, aunque esto fuera parte de sus acuerdos. Esta verificación es necesaria para calcular adecuadamente los pagos a la organización. Las Naciones Unidas (incluidas la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra, la ONUDI, el PNUD, el UNICEF y la UNESCO) y la OMS tienen acuerdos con la misma agencia de viajes. Este hecho es del todo normal, teniendo en cuenta la reputación de que goza dicha agencia y el alcande mundial de su red de oficinas. No obstante, deben destacarse las diferencias existentes en los tipos de acuerdos, en los procedimientos para lograrlos y en los beneficios, por lo general bajos, que reciben las organizaciones, a pesar de tratar con la misma entidad. Lo normal sería que se consiguieran las condiciones más favorables en todos ios casos.

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D. Acuerdo entre las Naciones Unidas y una agencia de viajes

53. Las Naciones Unidas concertaron un acuerdo con una agencia de viajes comercial el 2 de febrero de 1953 y lo han renovado periódicamente desde entonces con la aprobacción del Comité de Contratos pero con poca o ninguna modificación de sus condiciones (el único cambio importante ha sido el aumento periódico del alquiler de las oficinas). Se estudió la posibilidad de proceder a licitación pero se estimó que no era factible (véase párr. 55). Si se analiza este acuerdo comparándolo con los concertados por otras organizaciones se observa que es deficiente en diversos aspectos. El acuerdo tiene carácter general (la definición de los servicios que debe prestar el agente de viajes es imprecisa), contiene una cláusula general según la cual la agencia debe prestar servicios a los pasajeros de las Naciones Unidas del modo en que sirve "a sus clientes más favorecidos", pero contiene también una cláusula de exoneración en virtud de la cual el agente puede suspender la prestación de cualquier servicio que no desee proporcionar; a pesar de que las Naciones Unidas ofrece a la agencia servicios e instalaciones iguales a los proporcionados por otras organizaciones, recibe, en comparación con éstas, una compensación económica mucho menor, a saber, tan sólo los servicios de un mensajero, pues el alquiler que paga la agencia de viajes por el uso de los locales no hace más que reembolsar a las Naciones Unidas los gastos que efectúa a causa de la agencia.

54. Aunque son frecuentes las quejas por los servicios proporcionados por la agencia de viajes, las medidas tomadas por las Naciones Unidas para obligar al cumplimiento del acuerdo son insuficientes. Lo normal sería que hubiera una disposición en el acuerdo en virtud de la cual se estableciera un procedimiento acordado para examinar esas quejas.

55. En los últimos 20 años las Naciones Unidas han intentado algunas veces conseguir arreglos más ventajosos en esta esfera. Por ejemplo, se intentó obtener por medio de la OACI y la IATA comisiones directas de las líneas aéreas y, anteriormente, de las compañías navieras. Los registros indican que se hicieron intentos de introducir el procedimiento de licitación hace muchos años, pero se dejaron de lado probablemente porque otras agencias consideraron que no podían ofrecer servicios a nivel mundial o porque las restricciones del Gobierno de los Estados Unidos que se aplicaban en aquel entonces a las agencias de viajes impedían a las demás agencias hacer ofertas competitivas y rentables. Es indudable que esos intentos no tuvieron éxito debido a las condiciones de entonces, pero esas condiciones están cambiando.

56. Las Naciones Unidas pueden conseguir arreglos más ventajosos respetando plenamente las normas de la IATA. Una de las razones para que esto sea así es que los servicios prestados por la agencia incluyen no sólo la venta de pasajes de avión sino también la venta de pasajes de ferrocarril, autobús y barco y la reserva de plazas en hoteles, así como otros servicios a los que no se aplican las normas de la IATA. Otra razón es que no hay nada que impida fijar los pagos de la agencia de viajes a las Naciones Unidas en cualquier nivel acordado, siempre que no haya ninguna vinculación directa entre la comisión que la agencia recibe de las líneas aéreas y los pagos que hace a la organización. Así pues, las Naciones Unidas podían adoptar la práctica habitual de otras organizaciones, a saber, incluir el pago de un porcentaje del volumen de negocios total anual de la agencia de viajes

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generado por las Naciones Unidas como condición para la firma de un nuevo acuerdo con la agencia de viajes con la que opera en la actualidad o con otra y negociar el nivel de ese porcentaje con el fin de conseguir, como mínimo, las ventajas del mejor contrato vigente en estos momentos en el sistema de las Naciones Unidas.

57. La Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra tiene básicamente el mismo tipo de acuerdo que la Sede de las Naciones Unidas en Nueva York. El acuerdo de la ONUDI con su agencia de viajes es algo más detallado y de más amplio alcance que los de las Naciones Unidas en Nueva York y Ginebra. Su compensación se basa también en los pagos mensuales por los locales alquilados, que se acreditan al Gobierno austríaco, propietario de los edificios. Además, la ONUDI cobra al agente de viajes una cantidad determinada por los servicios que le presta, tanto respecto de los viajes oficiales como de los particulares. Esto no se hace en ninguno de los dos casos mencionados anteriormente.

V. OPCIONES PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS ARREGLOS RESPECTO DE VIAJES

58. En este capítulo se presentan cuatro opciones que, aplicadas separada o conjuntamente, podrían reducir considerablemente el costo de los viajes en las Naciones Unidas. Se podría empezar a trabajar inmediatamente para aplicar las tres primeras opciones; la cuarta requeriría que se aclararan los obstáculos jurídicos y que se estudiara más a fondo antes de decidir si se ha de adoptar o no. Al final del capítuulo figura una propuesta de cooperación entre organismos.

A. División de viajes interna

59. El acuerdo existente entre las Naciones Unidas y su agencia de viajes comercial ya incluye algunas de las características propias de un arreglo de agencia interna, pero sin los beneficios financieros para la organización que son ahora habituales en este tipo de arreglos. Por ello, la introducción de un arreglo de agencia interna completo no sería un cambio radical y permitiría a las Naciones Unidas reducir considerablemente los costos globales de los viajes.

60. Un arreglo de agencia de viajes interna consiste en un acuerdo entre una organización y una agencia de viajes comercial que permite a la agencia establecer una sucursal en los locales de la organización. Esto ya se hace ahora en las Naciones Unidas. No obstante, ahora mediante un arreglo de agencia interna, se puede conseguir además que la agencia de viajes reembolse hasta un 85% de sus ingresos totales (de comisiones por renta de pasajes de avión, tren y barco, reservas de hotel, alquiler de automóviles, etc.) que se destinan a sufragar los gastos que suponen para la organización la preparación de los viajes. Este importante elemento no figura ahora en el acuerdo establecido entre las Naciones Unidas y su agencia de viajes comercial. En la actualidad, la agencia de viajes proporciona, a sus expensas personal propio para la preparación de los viajes, pero las Naciones Unidas también tienen personal que trabaja directamente en cuestiones relacionadas con los viajes.

61. En los Estados Unidos el reparto de las utilidades está regulado por las directrices establecidas por la Air Traffic Conference (ATC). Todos los costos, a excepción de los relacionados con los locales de oficinas, que pueden considerarse

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Cálculo aproximado de las comisiones anuales por pasajes* y costos

del personal empleado en la preparacjón de los viajes

(cifras procedentes del anexo I)

Dólares EE.UU.

a) Comisiones por viajes desde Nueva York pagados por

las Naciones Unidas (Naciones Unidas, PNUD y UNICEF) 1 500 000

b)

c)

d)

e)

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1 300 000

2 600 000

Comisiones por la totalidad de los viajes (incluidos

los viajes desde Nueva York) pagados por las Naciones

Unidas (todos los programas y fondos)

Costo del tiempo del personal de las Naciones Unidas

de Nueva York empleado en la preparación de los viajes

Costo del tiempo del personal de las Naciones Unidas

de todo el mundo (incluido Nueva York) empleado en la

preparación de los viajes

Los otros costos para las Naciones Unidas y que podrían

ser reembolsados en virtud de un acuerdo de agencia

interna (véase la lista del párr. 61) no pueden

calcularse por el momento

65. En la actualidad, las Naciones Unidas sólo reciben los servicios de un

mensajero de la agencia de viajes. Si se estableciera un arreglo de agencia

interna, la cantidad recibida de la agencia sobrepasaría el millón de dólares en

Nueva York solamente. El aumento podría ser proporcional a nivel mundial. No

obstante, la cantidad precisa que podrían recibir las Naciones Unidas depende de

las condiciones del acuerdo.

66. En vista de las ventajas económicas que reporta un arreglo de agencia de

viajes interna (se calcula que los ingresos adicionales serían de 1.275.000 dólares

para Nueva York solamente), el Inspector recomienda que la Sede de las Naciones

Unidas en Nueva York rescinda su contrato actual y llegue a un acuerdo de agencia

interna con la misma agencia de viajes o con otra, para lo cual habría que proceder

a lo siguiente.

a) Realizar un estudio, con la ayuda de un consultor externo si fuera

necesario, de diversos departamentos internos de viajes (hay unos 300 en los

Estados Unidos) para determinar cuáles son las cláusulas contractuales más

adecuadas.

b) Preparar documentos de licitación. Los mencionados en el párrafo 38

podrían servir de base para parte de estos documentos.

Basado en una comisión del 11% por viajes oficiales solamente.

/..

A/37/357 Español página 23

Preparar un proceso c) Preparar un ptuucou de licitación en el que se invite a participar a las

agencias de viajes que se consideren adecuadas, tanto grandes como relativamente

pequeñas, que gocen de buena reputación y, entre ellas, a las especializadas en

arreglos de agencia interna. Algunas organizaciones, entre ellas la FAO y la

UNESCO, ya han adoptado la licitación como procedimiento para elegir su agencia de

viajes y han conseguido condiciones mucho más ventajosas.

d) Asesorar al Secretario General para la elección del licitante idóneo,

tarea que competería al Comité de Contratos, compuesto para este fin por

funcionarios de alto nivel entre los que figurarían representantes del Departamento

de Administración, Finanzas y Gestión, la Oficina de Asuntos Jurídicos, la Oficina

de Servicios Financieros, y la Oficina de Servicios Generales. Correspondería al

Secretario General tomar la decisión final.

67. Una vez que estuviera en funcionamiento el arreglo de agencia interna en la

Sede de Nueva York debería realizarse un estudio sobre la posibilidad de hacerlo --•_.i_„ -i,,r,= r-oc: rio destino situados fuera de los Estados tensivo a los principales lugares de destino situados tuera ae iub coua.^

Unidos. Aunque podría ser conveniente y rentable introducir estos cambios

radicales desde un principio es recomendable pasar primero por un período de

adaptación en la Sede para evitar la posible confusión.

68. Puede resultar también ventajoso llegar a un acuerdo paralelo con una línea

aérea para servirse de su red mundial de oficinas para las comunicaciones y la

adquisición de pasajes en las oficinas exteriores, como se hizo en el caso citado

en el capítulo IV.B.3. Puede estudiarse la posibilidad de utilizar la oficina del

Representante Residente/Coordinador para el mismo fin si ello resulta más eficaz en

función del costo.

69. El arreglo de agencia interna podría no ser lo más adecuado en la actualidad

para las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas que no tienen su sede en

los Estados Unidos. No obstante, quizá fuera posible que estas organizaciones

participaran de algún modo en una división interna de las Naciones Unidas en Nueva

York (véase la sección D infra). Si en las etapas iniciales la dependencia interna

de Nueva York no pudiera ocuparse de otros lugares de destino de la Naciones

Unidas, éstos podrían elegir una agencia de viajes por medio de una licitación tal

como se propone en el capítulo IV.B.3.

B. Arreglos respecto de los viajes en los lugares de destino de las

Naciones Unidas distintos de Nueva York

70. Mientras no se extendiera el sistema de agencia interna propuesto en el

apartado A. supra a los principales lugares de destino de las Naciones Unidas fuera

de los Estados Unidos (véanse párrs. 63 y 67), estas entidades deberían poner fin

asimismo a sus contratos vigentes con las agencias de viajes respectivas y

concertar acuerdos nuevos con la misma agencia o con otra, previa licitación. El

modelo para los acuerdos nuevos se debería basar en el arreglo más favorable

existente y en uso en el sistema de las Naciones Unidas (véase capítulo IV.B.3).

En la carta a que se hace referencia en el párrafo 42, el Inspector ha informado al

Secretario General de las ventajas de este arreglo. El método de preparación y

ejecución de los procedimientos de licitación que se propone en A. se debería

utilizar para la selección de una agencia de viajes en estrecha cooperación con la

Sede y con el apoyo de ésta.

/...


C. Arreglos especiales con líneas aéreas

71. Ningún arreglo nuevo que concertaran las Naciones Unidas con una agencia de viajes (véase A. supra) debería excluir otras posibilidades de atender a las necesidades de viajes de la Organización en condiciones ventajosas. Puede llevar algún tiempo explorar plenamente esos métodos y finalmente concertar acuerdos. El Inspector descubrió que algunos de tales métodos ya están disponibles y que, con pequeñas modificaciones, podrían utilizarse para los viajes de las Naciones Unidas. No obstante, se necesita un examen profesional de esos métodos y se deberían iniciar negociaciones sobre todas las posibilidades siguientes o sobre las más adecuadas de ellas:

1) Tarifas favorables para un volumen elevado

72. Las Naciones Unidas utilizan un número relativamente pequeño de líneas aéreas para la mayor parte de los viajes de su personal. El cuadro que se reproduce a continuación muestra la distribución de pasajeros de las Naciones Unidas que inician su viaje en Nueva York y en Ginebra por líneas aéreas más frecuentadas.

CIFAS APROXIMADAS DEL TRAFICO AEREO TRAMITADO POR EL AGENTE DE VIAJES EN 19 81

(Sedes de las Naciones Unidas en Nueva York y Ginebra, con exclusión del PNUD y el UNICEF)

Swissair

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Pan American

British Airways

Japan Airlines

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S.A.S.

Iberia

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Tráfico total:

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29,1%

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73. Las nueve líneas aéreas mencionadas reciben, como líneas aéreas utilizadas en el punto de origen, cerca del 70% de las sumas gastadas por las Naciones Unidas en Nueva York y en Ginebra en viajes aéreos. Esto equivale a unos 14.400.000 dólares anuales. Por lo tanto, se puede considerar que las Naciones Unidas son un cliente

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78. Mediante la negociación de la compra de cantidades de pasajes, las Naciones Unidas podrían obtener descuentos que superarían cualquier pérdida de ingresos por concepto de intereses debida al pago adelantado. Por lo tanto, las Naciones Unidas deberían estudiar esta posibilidad, en particular en los casos de las líneas aéreas que no pueden aceptar los dos primeros métodos mencionados antes.

79. Se podrían combinar de algún modo dos de los tres métodos sugeridos. También es posible combinar el precio unitario al contratista, el precio al por mayor al contratista, el precio al por mayor al contratista para viajes de ida y vuelta y otros precios. Las negociaciones podrían conducir asimismo a otros métodos que permitieran reducir el costo del transporte aéreo para las Naciones Unidas, tales como la relajación de las condiciones para obtener muchas de las tarifas más baratas; la obtención de pasajes en una clase más cara para funcionarios de categoría superior o de edad avanzada a los precios de clases más baratas, arreglos para obtener descuentos en los hoteles, etc.

D. Agencia de viajes de las Naciones Unidas

80. Otra manera prometedora de reducir el costo de los viajes sería que las Naciones Unidas tuvieran y explotaran su propia agencia de viajes interna. No obstante, en la actualidad hay dificultades para aplicar semejante enfoque (véase capítulo IV.A), pero la situación, aunque compleja, no es rígida, y algunos de estos obstáculos se pueden eliminar, al menos parcialmente, en el futuro próximo. Por ejemplo, se observa que las actuales reglamentaciones de la IATA aplicables en los Estados Unidos (véase párr. 29) permiten establecer en los Estados Unidos una agencia de viajes que sea propiedad de las Naciones Unidas y sea explotada por la Organización. En los Estados Unidos, la IATA parece estar aplicando una interpretación más flexible de "empleados" como miembros del público en general en relación con el requisito de que una agencia realice por lo menos el 80% de sus negocios con el público, y se está interpretando asimismo de manera liberal el requisito de que el público pueda ingresar libremente en los locales. Una vez que se aprobara una agencia de esa índole, ésta tendría derecho a tramitar todos los viajes internacionales, y no sólo los viajes hacia y desde los Estados Unidos o dentro del país, y a obtener las comisiones correspondientes. Con la excepción de los Estados Unidos y posiblemente el Canadá, parece poco probable que las reglamentaciones de la IATA cambien pronto en el mundo. Por lo tanto, el Inspector recomienda que se estudie este enfoque y que se aprovechen activamente las oportunidades que puedan presentarse para su aplicación. En los párrafos que siguen se describen las ventajas y métodos de funcionamiento de una agencia de viajes interna, de propiedad de las Naciones Unidas y explotada por la Organización.

81. Si una agencia de viajes es de propiedad de las Naciones Unidas, se debe explotar de acuerdo con las normas comerciales de la industria. Una manera de hacer esto sería concertar un contrato con un administrador idóneo, que dotaría de personal a la agencia de viajes recurriendo a los funcionarios de las dependencias de viajes existentes y a cualquier otro personal capacitado adicional que fuese necesario. La agencia estaría sometida a la auditoría de los auditores internos y externos de las Naciones Unidas y sujeta a las normas pertinentes de la IATA.

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obtener condiciones más económicas. Esta posibilidad se examinó asimismo en un informe preparado por la Dependencia de Servicios Interinstitucionales de Adquisición del PNUD. El Inspector estima que este trabajo debe proseguirse activamente, con la asistencia de expertos externos si es necesario, y recomienda que el Secretario General de las Naciones Unidas señale esta cuestión a la atención del CAC en su próximo período de sesiones, con miras al examen de éstas y otras opciones por parte del CCCA y a la formulación de propuestas sobre la solución más adecuada para la cuestión de los viajes en el sistema de las Naciones Unidas.

VI. PROCEDIMIENTOS RESPECTO DE LOS VIAJES

A. Duración de los viajes

87. Una revelación importante del presente estudio lleva a la conclusión de que no se está haciendo lo suficiente para limitar la duración de los viajes. Las Naciones Unidas tienen un procedimiento para asegurar que cada viaje esté justificado en virtud de las necesidades de los programas, pero ese procedimiento no parece limitar de modo suficiente la duración de los viajes desde el punto de vista de la eficacia en función de los costos. Sin embargo, como se señala en el capítulo II, las dietas, que son proporcionales a la duración del viaje, superan el costo de los pasajes y representan la partida mayor de los costos directos de los viajes en misión oficial. Además, el sueldo de un funcionario que se encuentra en viaje supera muy a menudo el costo directo del viaje, por lo que, si los viajes fueran más cortos, parte del tiempo y del sueldo dedicado a viajes se podría utilizar en la Sede, lo que haría menos necesaria la contratación de personal supernumerarios y de consultores.

88. En las Naciones Unidas, la duración media de un viaje en misión oficial es de unos 11 días, y se efectúan 18.200 viajes anuales de ese tipo. Si se redujera en un día cada uno de esos viajes, el ahorro en dietas representaría aproximadamente 1.700.000 dólares, y 4.000.000 de dólares de gastos de sueldos podrían dedicarse a otros fines.

89. Por lo tanto, se recomienda que en los procedimientos utilizados por las Naciones Unidas para la fiscalización de los viajes se dedique mas atención a la necesidad de limitar la duración de los viajes. Cuando se presente la justificación de los viajes se deberá indicar de modo claro por qué la duración propuesta es indispensable, y los jefes de departamento deberán examinar esa justificación con el objetivo de reducir la duración de los viajes al mínimo verdaderamente necesario, teniendo en cuenta la eficacia global de la misión en función de los costos. Esa justificación debe ser objeto de verificaciones esporádicas a posteriori realizadas por los auditores, que, en rodo caso, verifican las cuentas de los viajes, o por la División de Presupuesto como parte de su función de examen y verificación, a la luz de los informes de la misión. Además, en los proyectos de planes de viaje se debe indicar el costo estimado directo e indirecto de cada viaje, de modo que la aprobación se pueda basar en consideraciones relativas a la eficacia en función de los costos.

/. ..

A/37/357

Español

Página 29

B. Tramitación de las autorizaciones de viaje y las solicitudes

de reembolso

90. El procedimiento utilizado por las Naciones Unidas en Ginebra para la tramitación de las autorizaciones de viaje y las solicitudes de reembolso es el siguiente:

a) El departamento en que se origina el viaje prepara una autorización de

viaje en que se indica brevemente el propósito del viaje, el itinerario y el medio

de transporte, se solicitan anticipos de fondos y se expresa el costo estimado de

las dietas y de los pequeños gastos de salida y llegada.

b) La Dependencia de Viajes verifica si la propuesta del departamento en que se origina el viaje se ajusta a las normas en materia de viajes, efectúa los cambios necesarios e indica el costo de los pasajes.

c) La División de Finanzas efectúa los cálculos necesarios, registra la asignación de fondos, autoriza los anticipos para el viaje y remite la autorización de viaje a la agencia de viajes comercial y copias a la Dependencia de Viajes y al departamento en que se origina el viaje.

d) Los funcionarios o sus asistentes se ponen en contacto en la agencia de

viajes comercial para establecer el itinerario definitivo y obtener los pasajes y

los anticipos para el viaje.

e) A su regreso del viaje, el funcionario llena una solicitud de reembolso

de gastos de viaje que el departamento en que tuvo origen el viaje debe certificar

y remitir posteriormente a la Dependencia de Viajes, que verifica que el viaje

corresponda a la autorización.

f) La Dependencia de Viajes remite la solicitud de reembolso a la División de Finanzas para que calcule las dietas y otros gastos autorizados y para que, una vez deducidos los anticipos para el viaje, abone al funcionario el saldo que se le adeuda.

El procedimiento utilizado en Nueva York es algo diferente, en particular porque es

la Dependencia de Viajes la que intenta determinar la tarifa menos costosa.

91. Ese proceso ocupa mucho tiempo y es costoso. Se requiere un promedio de

3,5 horas de trabajo de un funcionario para la tramitación de cada viaje, desde que

se autoriza hasta que se reembolsan los gastos de viaje.

92. Es evidente que si se simplificara el procedimiento se obtendrían economías.

Se proponen los siguientes métodos:

a) Eliminación del procedimiento de reembolso de gastos de viaje en todos los viajes efectuados en virtud del Reglamento del Personal. De ese modo, el viajero no tendría más que devolver los pasajes usados como demostración de que el Vlaje se ha efectuado del modo programado para qe se cerrara la cuenta. En 1981 se S e efectuaron unos 16.000 viajes de ese tipo pagados por las Naciones Unidas.

/...


b) Eliminación del procedimiento de reembolso de los gastos de viaje como se indica en a) para los viajes sencillos de corta duración en misión oficial. Se concederían anticipos para viajes por la cantidad total a la que se tuviera derecho. En 1981 se efectuaron unos 7.000 viajes de ese tipo.

c) Simplificación de los cálculos relativos a los viajes oficiales en automóvil particular, reembolsando los gastos correspondientes sobre la base del costo del pasaje por avión y no sobre la base del recorrido, y pagando una cantidad menor por cada pasajero oficial adicional.

d) Realización de un estudio de viabilidad sobre la utilización de los terminales de computador existentes en Nueva York para preparar itinerarios, transmitir las instrucciones de viaje para hacer reservas y tramitar las autorizaciones de viaje y las solicitudes de reembolso. Para ello sería necesario que los terminales tuvieran acceso a ficheros computadorizados de horarios y precios de los vuelos, pero no se deberían hacer las reservas directamente desde esos terminales. Se podría utilizar un método similar en Ginebra, siempre que los terminales de computador necesarios se utilizaran también para muchos otros fines, como sucede en Nueva York. En el anexo III se presenta un breve esbozo de un posible sistema basado en el uso del computador.

C. Uso de las telecomunicaciones en reemplazo de algunos viajes

93. En otro informe de la DCI - las comunicaciones en el sistema de las Naciones Unidas (JIU/REP/82/6) - se propone que se dé comienzo a experimentos de utilización de las telecomunicaciones en reemplazo de algunos viajes. Se observa que numerosas empresas privadas utilizan en la actualidad técnicas de transmisión de la voz y de imágenes para celebrar reuniones sin que los participantes tengan que viajar.

94. Los dos métodos más prometedores que se describen son el de "teleconferencias por video" y el de "conferencias por computadora", que es más complejo. Ambos se describen con bastantes detalles y se recomienda su utilización experimental en algunos tipos de reuniones, en particular en las reuniones entre secretarías, que generalmente se realizan en una lengua. El autor del presente informe cree que las propuestas que se hacen en el documento JIU/REP/82/6 sobre la utilización de las telecomunicaciones en reemplazo de algunos viajes merecen ser examinadas atentamente y apoyadas. Su aplicación podría producir economías en los gastos de viaje y permitiría asignar el tiempo de los funcionarios a otras tareas.

VII. RESUMEN DE LAS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

95. Los costos directos de los viajes suponen para las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas aproximadamente el 5% de sus gastos totales, y los costos indirectos aproximadamente el 3%. Esas organizaciones gastan en la actualidad unos 149 millones de dólares anuales para sufragar los costos directos de los viajes, que consisten principalmente en pasajes y dietas (véanse capítulo II y anexo I). Sólo el costo de los pasajes se estima en 85 millones de dólares anuales y los pasajes correspondientes al Banco Mundial y al FMI representarían otros 47 millones.

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96. Las Naciones Unidas no han adoptado todas las medidas posibles para reducir el costo de viajes. Esas medidas deben incluir el establecimiento de una división de viajes interna que atendiera exclusivamente a las organizaciones con sede en Nueva York, y posiblemente más adelante, a otros lugares de destino importantes; la obtención, mediante licitación, de arreglos nuevos y más ventajosos con agencias de viajes comerciales en los lugares de destino diferentes de Nueva York; la celebración de negociaciones con las líneas aéreas para conseguir tarifas más económicas; el establecimiento, a la larga, de una agencia de viajes de propiedad de las Naciones Unidas, y la aplicación de procedimientos mejorados de autorización y tramitación de los documentos de viajes.

A. División de viajes interna (capítulo V.A y B, párrs. 59 a 70)

97. El acuerdo vigente entre las Naciones Unidas y su agencia de viajes tiene algunas de las características de un arreglo de agencia interna, pero sin las ventajas financieras que por lo general entrañan esos arreglos. Mediante un verdadero arreglo de agencia interna, las comisiones por la venta de pasajes se riodrían utilizar en parte para pagar al personal de las Naciones Unidas encargado de la organización de los viajes y para otros gastos relacionados con esos trámites. Sólo en Nueva York, eso podría proporcionar a las Naciones Unidas ingresos adicionales de más de un millón de dólares anuales. Una dependencia de viajes interna ubicada en Nueva York podría atender a otros lugares de destino situados fuera de los Estados Unidos si se pudieran establecer las comunicaciones y el procedimiento adecuados.

Recomendación Ir Las Naciones Unidas deben rescindir el contrato actual con su agencia de viajes comercial y establecer un arreglo de agencia interna con una agencia seleccionada mediante licitación. Se deben permitir que se presenten a la licitación las agencias de viajes grandes y las relativamente pequeñas de arraigada reputación (párr. 66).

Recomendación 2: La agencia de viajes interna propuesta debe prestar servicios también, de ser posible, a las oficinas de las Naciones Unidas en lugares de destino distintos de Nueva York. Si ello no fuera posible, las oficinas de esos lugares de destino deben establecer acuerdos nuevos con agencias de viajes mediante un proceso de licitación, basándose en el arreglo descrito en el capítulo IV.B.3 (párr. 7C).

B. Arregios especiales con las líneas aéreas (capítulo V.C)

98. En los países en que lo permiten las reglamentaciones, las líneas aéreas ofrecen grandes descuentos de tipo diverso a clientes especiales, que comprenden descuentos por volumen elevado de negocios, descuentos a gobiernos y descuentos por compra de pasajes al por mayor. Las Naciones Unidas no ha hecho todo lo que porían Para obtener esos descuentos, aunque el volumen de sus viajes y el hecho de que sean una organización intergubernamental les darían una buena posición de negociación, en particular respecto de las rutas atendidas por varias líneas aéreas.

Recomendación 3: Las Naciones Unidas deben celebrar negociaciones con las líneas aereas para obtener descuentos en los países en que éstos están permitidos o para Çue se relajen las condiciones que constituyen un obstáculo para la obtención de las tarifas más económicas, del modo descrito en el capítulo V.C.

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A/37/357 Español Página 3 2

Agencia de viajes de las Naciones Unidas (capítulo V.D)

99. Si la agencia de viajes que presta servicios a las Naciones Unidas fuera de propiedad de la Organización y fuera explotada por ésta se logarían ahorros considerables. Puede que pronto desaparezcan en los Estados Unidos los obstáculos jurídicos que impiden ese tipo de arreglos.

Recomendación 4: Se debe examinar la posibilidad de establecer una agencia de viajes de las Naciones Unidas, de propiedad de la Organización y explotada por ésta, del modo que se sugiere en el capítulo V.D, y se deben aprovechar activamente todas las oportunidades que se puedan presentar de realizar esto en los Estados Unidos.

D. Diversidad de tarifas aéreas y de clases de viaje (capítulo III)

100. El mismo viaje se puede hacer por la misma línea aérea y en la misma clase con costos muy diversos, según una compleja variedad de condiciones, lo que ofrece oportunidades de ahorro que las Naciones Unidas también han descuidado. Las agencias de viajes comerciales pueden no tener la motivación y el tiempo suficientes para buscar las tarifas mas bajas en condiciones aceptables.

Recomendación 5: No se debe dejar fundamentalmente a la agencia de viajes comercial la iniciativa de obtener las tarifas más bajas aceptables, sino que ésto se debe lograr mediante una iniciativa conjunta en que participen el viajero, el departamento en que se origina el viaje y la Dependencia de Viajes. Es necesario proporcionar información y dictar normas para facilitar la búsqueda y utilización de las tarifas más bajas aceptables (párrs. 20 y 33).

101. Muchas líneas aéreas han establecido una clase adicional entre las clases primera y económica (llamada "de negocios", "club", etc). La práctica de las organizaciones con respecto a la utilización de esa clase intermedia varía considerablemente. El CCCA ha calculado que la utilización generalizada de la clase intermedia elevaría los costos en un 2,4%. Como el viaje en la clase intermedia sería ventajoso para el viajero y para la Organización, debe considerarse el uso de dicha clase cuando no se produzcan aumentos en los costos totales de los viajes (costos directos más costos indirectos).

Recomendación 6: Se debe autorizar el uso de la clase intermedia entre las clases primera y económica ("de negocios", "club", etc) en los viajes en misión oficial, los viajes de los delegación para asistir a las reuniones y los viajes de los consultores, siempre que ello se pueda hacer sin un aumento del total de los costos directos e indirectos de los viajes con arreglo a las condiciones descritas en el párrafo 23.

Recomendación 7: Los Secretarios Generales Adjuntos, los Subsecretarios Generales y los delegados deben utilizar, en todos sus viajes, la clase de negocios n c" equivalente, siempre que haya plazas disponibles (párr. 23 e)).

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E. Procedimientos respecto de los viajes (capítulo VI)

102. Las dietas, que son proporcionales a la duración de los viajes, constituyen el costo directo más cuantioso de los viajes en misión oficial, pues superan ligeramente el costo de los pasajes. El costo de los sueldos de los funcionarios en misión oficial también es proporcional a la duración de los viajes. Si se hicieran mayores esfuerzos para limitar la duración de los viajes se conseguirían economías considerables.

Recomendación 8; El procedimiento utilizado en las Naciones Unidas para la fiscalización de los viajes debe incluir una justificación de la duración de cada viaje en misión oficial, que debe ser examinada por los jefes de departamento y verificada esporádicamente a posteriori a la luz del informe de la misión. El procedimiento de fiscalización también debe incluir el suministro de información a los jefes de departamento sobre el costo estimado directo e indirecto de cada viaje, la justificación del itinerario, la clase y las actividades menos costosas que podrían reemplazar al viaje (párrs. 11 y 79).

103. La tramitación de las autorizaciones de viaje y de las solicitudes de reembolso ocupa mucho tiempo y es costosa; se calcula que, en el caso de las Naciones Unidas, esos costos son de 2.250.000 dólares anuales.

Recomendación 9; El procedimiento de tramitación de los viajes se debe simplificar del modo sugerido en el párrafo 92.

Recomendación 10: Se debe realizar un estudio de viabilidad sobre la utilización del sistema de computación existente en las Naciones Unidas con el objeto de facilitar la búsqueda de tarifas más bajas y de reducir el costo de tramitación de los viajes (párr. 92 b) y anexo III).

F. Consultas entre organismos (capítulo V.E)

104. Aunque las recomendaciones del presente informe se dirigen únicamente a las Naciones Unidas, sería muy ventajosa la cooperación entre las organizaciones, en particular en el caso de negociaciones con las líneas aéreas para obtener tarifas favorables o en el caso del posible establecimiento de una agencia de viajes de las Naciones Unidas.

Recomendación 11; El Secretario General debe señalar a la atención del Comité Administrativo de Coordinación los problemas que se consideran en el presente informe, a fin de que se adopte un enfoque coordinado para solucionarlos, e informar al respecto a la Asamblea General en su trigésimo octavo período de sesiones. En ese informe, entre otras cosas, se deben proponer medidas que la Asamblea podría adoptar con miras a atenuar algunas de las restricciones de los reglamentos de la IATA (párrs. 85 y 86).

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A/3V35 7 EspaRol Anexo I I I Página 1

Anexo I I I

ESBOZO PRELIMINAR DE UN SISTEMA PARA LA TRAMITACIÓN DE AUTORIZACIONES DE VIAJE Y SOLICITUDES DE REEMBOLSO MEDIANTE COMPUTADOR

(Preparado en cooperación con la Dependencia de Elaboración Electrónica de Datos de las Naciones Unidas en Ginebra)

A. Oficinas interesadas;

1. Divisiones y Departamentos: preparación de itinerarios, envío de instrucciones de viaje para reservas y emisión de autorizaciones de viaje para su tramitación por la Dependencia de Viajes 1/.

2. Dependencia de Viajes: dos actividades principales:

a) Control de los itinerarios, tramitación final de las autorizaciones de viaje y envío de éstas a:

i) Finanzas, para el registro y la asignación de fondos}

ii) La agencia de viajes, para la emisión de pasajes.

b) Control y tramitación final de las solicitudes de reembolso y envío a Finanzas para que se efectúe el registro y se cargue le suma en la cuenta correspondiente.

3. Agencia de viajes: Recepción de itinerararios y autorizaciones de viaje* tramitación de reservas y emisión de pasajes.

4. Finanzas: dos actividades principales:

a) Recepción de las autorizaciones de viaje y anotación de las asignaciones de fondo;

b) Recepción de solicitudes de reembolso, cargo a la cuenta correspondiente y pago a los funcionarios interesados.

i' Sistemas de computación necesarios:

1- Divisiones y Departamentos:

a) Acceso en línea al fichero computadorizado de composición de de

itinerarios y precios de la agencia de viajes»

1/ El funcionario debe preparar la solicitud de reembolso para que la apruebe el oficial certificador y se presente a la Dependencia de Viajes para la tramitación del pago.

A/37/357 Español Anexo III Página 2

b) Preparación y emisión en línea de la autorización de viaje para el registro en el archivo activo de viajes y la impresión en el formulario normalizado para su distribución);

c) Consulta en línea al archivo de confirmación de pasajes de la agencia de viajes, para la recogida de los pasajes.

Dependencia de Viajes:

a) Acceso en línea al mismo fichero computadorizado de composición de

itinerarios y precios de la agencia de viajes;

b) Acceso en línea al archivo activo de viajes, para control y

aprobación;

Transferencia automática de la autorización de viaje del archivo activo de viajes al archivo de viajes autorizados;

Registro, control y tramitación final en línea de las solicitudes de reembolso en un archivo activo de solicitudes de reembolso;

Transferencia automática de las solicitudes de reembolso ya tramitadas al archivo de solicitudes de reembolso autorizadas.

c)

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3. Agencia de viajes:

a) Acceso en línea al archivo de viajes autorizados, para reserva y

emisión de pasajes;

b) Acceso en línea al archivo de confirmación de pasajes de la agencia

de viajes, para la confirmación automática a la división o el

departamento.

4. Finanzas:

Acceso en línea al archivo de viajes autorizados, para la aprobación

y el registro de las asignaciones;

Transferencia en línea de los comprobantes de asignación ya tramitados al sistema de cuentas generales, por lotes diarios;

Acceso en línea al archivo de solicitudes de reembolso autorizadas, para el registro de comprobantes de pago y la tramitación de los pagos (¿incluida la emisión automática de cheques?);

Transferencia en línea de los comprobantes de pago ya tramitados al

sistema de cuentas generales, por lotes diarios.

a)

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c)

d)

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A/3 7/357 Español Anexo III Página 3

C. Fases de la preparación y aplicación del sistema:

1) Estudio y propuestas generales relativos al sistema;

2) Especificaciones detalladas del sistema que incluyan las siguientes

medidas;

3) Procesamiento de las autorizaciones de viaje en la Dependencia de Viajes?

4) Procesamiento de las autorizaciones de viaje en la agencia de viajes;

5) Procesamiento de las autorizaciones de viaje en Finanzas;

6) Procesamiento de las autorizaciones de viaje en cada departamento y

división: este subsistema se debe aplicar de modo gradual, oficina por

oficina;

7) Procesamiento de solicitudes de reembolso en la Dependencia de Viajes;

8) Procesamiento de solicitudes de reembolso en Finanzas.

Respecto de cada una de las fases indicadas se deben determinar los costos de las

actividades siguientes: análisis de sistemas, programación y comprobación,

recursos conexos de procesamiento de datos por computador, capacitación de los

usuarios y documentación.

RESUMEN DEL SISTEMA DE ELABORACIÓN ELECTRÓNICA DE DATOS QUE SE

UTILIZARÍA EN RELACIÓN CON LOS VIAJES

Divisiones y Departamentos

1 terminal + impresora: Para la preparación de itinerarios, la transmisión de

instrucciones de viaje para que se hagan las reservas, la

emisión de autorizaciones de viaje y las solicitudes de

reembolso.

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A/37/35? Español. Anexo III Página <<

Divisiones y Departamentos

4 terminales + 2 impresoras: 1)

Agencia de viajes

Recepción de itinerarios y autorizaciones de viaje. Reservas y emisión de pasajes.

Control de itinerarios y transmisión a la agencia de viajes. Control y tramitación final de las autorizaciones de viaje y transmisión a: a) Finanzas para el registro y la asignación de fondos; b) la agencia de viajes para la emisión de pasajes.

2) Control y tramitación final de las solicitudes de reembolso, incluido el cálculo de las dietas y de otros gastos autorizados y transmisión a Finanzas para el registro y el cargo a la cuenta correspondiente.

Finanzas

Recepción de autorizaciones de viaje y asignación de fondos. Recepción de solicitudes de reembolso, cargo a la cuenta correspondiente y pago a los funcionarios.

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Asamblea Genera! - Joint Inspection Unit · El Secretario General tiene el honor de transmitir a los miembros de la Asamblea General el informe de la Dependencia Común de Inspección