ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS MARZO 5 DE 2011 … · ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS MARZO 5 DE 2011 ACTA No. 8 Siendo las 2,15 p.m. del día 5 de Marzo de 2011, se da por iniciada

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ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS

MARZO 5 DE 2011

ACTA No. 8

Siendo las 2,15 p.m. del día 5 de Marzo de 2011, se da por iniciada la Asamblea Ordinaria de

Propietarios convocada por la Administración del Conjunto el día 11 de febrero de 2011, previa

verificación del quórum por parte del Sr. Revisor Fiscal, quien certifica que el quórum existente en

el momento es de 53% por lo tanto el Sr. Presidente del Consejo de Administración informa a la

Honorable Asamblea que legalmente se pueda dar inicio a la reunión programada.

El Sr. Presidente da la bienvenida a los asambleístas a la sesión anual de la asamblea ordinaria del

Conjunto Residencial Reserva de Gratamira y agradece la puntual asistencia de todos los

copropietarios

Se presentan la Administradora Sra. Alexandra Cardona Montoya Representante Legal del Conjunto,

y la Sra. Lucia Castañeda Administradora Delegada quienes saludan a los residentes y ofrecen

oración en acción de gracias para que la Asamblea se lleve a cabo con forma ágil, amena y con

respeto.

Interviene el Sr. Presidente del Consejo de Administración Sr. Oscar Omar Vargas y se procede a

dar lectura al orden del día propuesto, aclarando que el primer punto ya se evacuó puesto que fue

la verificación del quórum.

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del orden del día.

3. Lectura y aprobación del reglamento de la asamblea.

4. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea

5. Elección del comité de verificación de acta de la presente asamblea.

6. Lectura del informe del comité verificador del acta anterior.

7. Informe del Consejo de Administración

8. Informe de Gestión de la Administración.

9. Informe y dictamen del Señor Revisor Fiscal.

10. Presentación y Aprobación de estados financieros a 31 de diciembre 2010.

11. Presentación y aprobación proyecto de presupuesto para el periodo año 2011.

12. Propuestas del Consejo de Administración. Plan de Reparación y Recuperación Zonas Comunes

13. Elección del Consejo de Administración para el periodo 2011.

14. Elección del Revisor Fiscal para el periodo 2011 y suplente.


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15. Elección del Comité de Convivencia para el año 2011.

16. Propuestas ajustes al manual de convivencia.

17. Proposiciones y varios

18. Cierre de la Asamblea.

La presente convocatoria se hace en los términos de los artículos 39 y 45 de la ley 675 del 3 de

agosto de 2001, sobre propiedad horizontal, régimen a que está sometido el Conjunto. . En el evento

de no haber quórum se aplicara el articulo 45 el cual establece Se establece desde ya paraSEGUNDA

CONVOCATORIA ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA el día Martes 8 de Marzo de 2011 a las 7:00

p.m. Y se deliberara con cualquier número plural de propietarios. Cualquiera que sea el porcentaje

de coeficientes representados, de conformidad con el artículo 41 de la Ley 675/01 las decisiones que

se tomen obligarán a los propietarios inclusive a los ausentes o disidentes, a el administrador y

demás órganos en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del conjunto de acuerdo al artículo

37 de la misma ley.

Los libros de contabilidad, libros de actas de asamblea y consejo, los comprobantes y sus soportes

contables, de acuerdo a lo establecido por la ley 675 de Agosto 3 de 2001, se encuentra a su

disposición en la oficina de administración.

Le recordamos que es de gran importancia su asistencia y puntualidad a la reunión en el evento de

no poder asistir, diligenciar y otorgar el poder a algún vecino cuya copia anexamos, además de su

permanencia hasta el final, la no asistencia o no otorgamiento de poder genera una multa por el

50% cincuenta por ciento del valor de la cuota de administración vigente, para el inmueble.

Con el fin de dar agilidad y minimizar el tiempo de la sesión, solicitamos envíen por escrito, a más

tardar el día sábado 26 de febrero de 2011, las inquietudes y preguntas que considere requieren

ampliación o explicación y que no estén contenidas dentro de los informes que se anexan, o

presentarse en la sala de juntas el día sábado 26 de febrero de 2011 de 10.00 a.m. a 12.00 m.,

estas aclaraciones serán resueltas por miembros del Consejo de Administración, Revisor Fiscal,

contadora y Administradora.

NOTA: Todos los asambleístas deberán firmar el control de asistencia a la entrada y a la salida de

la asamblea; si falta una de las dos firmas se dará por entendida su inasistencia y se hará acreedor

a la multa asignada para tal fin (½ expensa de administración plena).

Por último relacionamos los propietarios que adeudan contribuciones a las expensas comunes al 31

de diciembre de 2010.

Cordial Saludo,

_________________________________

SILVIA ALEXANDRA CARDONA MONTOYA

Representante Legal


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RELACION DE CARTERA VENCIDA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010.

TORRE APTO CUOTAS DE

ADMINISTRACIÓN

MULTA

ASAMBLEA

COSTOS

DE

PROCESO

TOTAL

Observación

1 1301 10.840.000 392.000 297.639 11.529.639 Cobro Jurídico

1 202 230.014 0 0 230.014

1 503 344.000 0 0 344.000 Canceló

1 703 344.000 0 0 344.000 Canceló

2 1601 399.000 0 0 399.000 Canceló

2 202 1.139.514 0 0 1.139.514 Acuerdo de Pago

2 401 227.647 0 0 227.647

2 402 688.000 0 0 688.000

3 201 399.000 0 0 399.000 Canceló

3 403 688.000 0 0 688.000

3 501 1.198.541 0 0 1.198.541

3 502 60.264 0 0 60.264

3 503 309.456 0 0 309.456 Canceló

3 601 174.199 0 0 174.199

3 603 384.983 0 22.491 407.474 Canceló

4 1001 798.000 0 0 798.000 Canceló

4 1002 303.675 0 28.508 332.183

4 1202 1.596.000 0 0 1.596.000 Cobro Jurídico.

4 1801 5.553.085 0 0 5.553.085 Cobro Jurídico.

4 1803 1.021.952 0 0 1.021.952 Canceló

4 502 4.054.791 0 9.077 4.063.868 Cobro Pre jurídico.


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4 602 798.000 0 0 798.000 Canceló

4 603 3.825.325 0 80.440 3.905.765 Cobro Jurídico.

4 702 798.000 0 0 798.000

5 1301 399.000 0 0 399.000

5 1302 1.496.949 0 0 1.496.949 Canceló

5 1502 104.898 0 0 104.898 Canceló

5 1601 38.500 0 0 38.500 Canceló

5 1603 449.061 0 0 449.061 Canceló

5 503 499.000 0 0 499.000 Canceló

5 801 798.000 40.020 0 838.020 Canceló

39.960.854 432.020 438.155 40.831.029

Se solicita la aprobación a la Honorable Asamblea y es aprobado por unanimidad.

3. Lectura y aprobación del reglamento de la asamblea

REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA GENERAL

2011

Conforme a lo dispuesto en la Ley 675 de 2001 y el texto de convocatoria a la Asamblea General

Ordinaria de Propietarios, ésta se sujetara al presente reglamento junto con las adiciones o

modificaciones que se introduzcan.

1. La asamblea designara un presidente y un secretario y si así lo decide aquella, tales calidades podrán

recaer en el presidente del consejo y en el administrador respectivamente.

Uso de la palabra:

1- El quórum de la Asamblea General será certificado por el Revisor Fiscal.

2- Quien desee hacer uso de la palabra se dirigirá al Presidente de la Asamblea.

3- Antes de hacer uso de la palabra se identificará el propietario o mandatario, con el nombre y número

de unidad privada que representa.


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4- En caso de uso de la palabra, se dirigirá únicamente a la Asamblea y no a personas en particular.

5- Solo se permitirá una intervención por asambleísta hasta por 3 minutos.

6- El uso de la palabra se hará con el debido respeto, en forma breve, clara, concisa, sobre el tema

específico que esté tratando en ese momento, evitando controversias o un lenguaje ofensivo.

7- Mientras alguien esté en uso de la palabra, no se interrumpirá ni se hablará de otros temas que en

el momento no estén en debate.

8- Cada asistente tendrá derecho a un voto por cada unidad que posea, sin exceder tres

representaciones incluida la propia.

9- Habrá quórum deliberatorio con el 51% de los coeficientes de copropiedad.

10- Para elegir los miembros del consejo y comité de convivencia, cada asambleísta tiene derecho a

postular su nombre o el de otro.

11- Si para el consejo se postulan más de catorce (14) candidatos, la Asamblea votara de manera

individual por cada uno de ellos y serán sus miembros quienes obtengan las catorce (14) primeras

votaciones.

12- Si para el comité de convivencia se postulan más de cinco (5) miembros, se procederá de la misma

manera que para el consejo.

Intervenciones:

Cada intervención no podrá exceder de tres (3) minutos. Los asistentes podrán intervenir una sola

vez sobre un mismo tema.

Orden de la asamblea:

El Presidente de la Asamblea podrá solicitar el retiro del recinto a quien o quienes pretendan sabotear

la Asamblea.

Interpelaciones:

Únicamente serán concedidas por el Presidente de la Asamblea.

Aclaraciones:

Sobre el tema que se está tratando el Presidente de la Asamblea podrá conceder la palabra a la

persona más indicada para hacerlo. Dicha aclaración no excederá de tres (3) minutos.

Moción de orden:

Los participantes podrán solicitar al Presidente de la Asamblea las mociones de orden que consideren

pertinentes.

Intervención de directivos:


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El Presidente de la Asamblea podrá solicitar la intervención del Administrador, del Consejo de

Administración o del Revisor Fiscal, cuando lo solicite la Asamblea o cuando lo considere necesario

sobre un tema específico.

El Sr. Presidente del Consejo de Administración solicita a la Honorable Asamblea la aprobación del

Reglamento de la misma, lo cual es aprobado por unanimidad.

4. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea

El Sr. Oscar Omar Vargas solicita a la Honorable Asamblea la postulación de uno de sus miembros

para que actúe como presidente de la presente Asamblea, se somete a consideración y es postulado

para ejercer esta función el Sr. Presidente del Consejo de Administración, quien acepta la postulación

y es elegido por la Honorable Asamblea como Presidente de la misma. Como Secretario de la

Asamblea actuará la Sra. Silvia Alexandra Cardona Montoya. Las dos nominaciones son aprobadas

por unanimidad y aceptadas por los seleccionados.

5. Elección del comité de verificación de acta de la presente asamblea.

La Secretaria de la Asamblea General de Propietarios Sra. Alexandra Cardona Montoya solicita a los

Asambleístas la postulación de tres personas para que sean los integrantes del comité verificador de

la redacción de la presente acta. Así mismo el Sr. Presidente de la Asamblea explica que la función

de los miembros de esta comisión es verificar que todo lo que se escribió corresponda a lo que se

dijo y se decidió en este recinto.

Se postulan:

Sra. Sandra Pinilla Apto 1-1201

Stella Rodríguez Apto 4-703

Antonio Urbina Apto 3-1603

Se somete a consideración la postulación de los miembros del comité de verificación de la redacción

de la presente acta, y es aprobado por unanimidad.

El Presidente de la Asamblea informa a los asistentes que en momento se cuenta con un quórum

del 61,6%.

6. Lectura del informe del comité verificador del acta anterior.

La Secretaria de la Asamblea Sra. Alexandra Cardona M. da lectura al informe de la comisión de la

asamblea general ordinaria de propietarios del 20 de marzo del 2010 acta No. 07 dice:” Comisión

verificadora de la presente acta, los abajo firmantes certificamos que lo contenido en esta acta

describe los temas tratados en la mencionada reunión razón por la cual en calidad de los miembros

de la comisión verificadora estamos de acuerdo con su contenido y avalamos su texto”. Firman los

Sres.: Elvia María Arias Torre 4-403, Norma Constanza Guzmán Apto 1402 Torre 1 y Diego Castaño

Apto 401 torre 1.


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Una vez leído el anterior se somete a consideración de la Honorable Asamblea y es aprobada por

unanimidad.

6. Informe del Consejo de Administración.

7. Informe de Gestión de la Administración.

Con respecto a los puntos anteriores el Sr. Presidente de la Asamblea ratifica que la información les

fue remitida a todos los copropietarios en el libro que se entregó a cada uno con el fin de hacer más

ágil la reunión, y solicita a la Honorable Asamblea la aprobación de dicho informe y si alguna persona

tiene alguna requiere aclaración con respecto al informe y quiere presentar alguna propuesta

diferente lo puede hacer.

INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION Y DE LA ADMINISTRACION

DEL CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA

En cumplimiento de las normas establecidas por el Reglamento de Copropietarios el Consejo de Administración elegido en la Asamblea Ordinaria celebrada el 20 de Marzo de 2010 y la Administradora presentan a continuación el informe de gestión correspondiente al ejercicio de sus funciones, así:

El Consejo de Administración desde su primera reunión inició un control de ingresos y gastos de la

copropiedad, realizando revisión de los contratos vigentes. Se realizaron catorce (14) reuniones

ordinarias y (6) seis reuniones extraordinarias de Consejo de Administración. El contenido y los

temas debatidos en cada una de ellas se pueden observar detalladamente en las actas de reunión

debidamente transcritas en el correspondiente Libro de Actas y suscritas por los participantes.

En general las reuniones sesionaron con un quórum reglamentario para debatir válidamente siendo

este hecho un excelente indicador del compromiso de los miembros elegidos al Consejo de

Administración.

CAMBIO DE ADMINISTRACION

En vista de las frecuentes deficiencias presentadas en la Administración, el Consejo contrató la Administración directamente con la señora Silvia Cardona Montoya quien se viene desempeñando desde el 16 de septiembre de 2010 en dicho cargo. El Consejo de Administración viene realizando seguimiento a las tareas encomendadas por medio de los Comités nombrados Ad-hoc (Obras, Compras, Financiero, Contratos y Seguridad) para coordinar las actividades y realizar el control de los contratos firmados.

1- ASPECTOS LEGALES

1. Se renovó la personería jurídica ante la Alcaldía local de Suba.


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2. Se presentaron las declaraciones de retención en la fuente dentro de la oportunidad legal.

3. Se elaboró y presentó la información fiscal en medios magnéticos a la DIAN

4. Los libros de contabilidad y de actas de Asamblea de Copropietarios se encuentran registrados

ante la entidad correspondiente.

2. CONTRATOS VIGENTES

Seguridad: Marnell Ltda.

Ascensores: Luky Global Ltda.

Aseo: Administraciones Brillamos

Jardinería: Colombiana de Servicios J y C Ltda.

Plantas Eléctricas: Dieselectricos Ltda.

Motobombas: Alfredo Contreras

Puertas Eléctricas: Helber Carabuena.

Club House: Luis Enrique Castro León

Contabilidad: María Ximena Melo Rodríguez

Citófonos: Sajicom Ltda.

Cañuelas: Hernando Ospina Sicar

Administración: Silvia Cardona Montoya

3. ADMINISTRACION

La nueva administración inicio su labor con las siguientes tareas prioritarias:

Análisis de las deficiencias de construcción. Fue necesario intensificar las gestiones para acelerar

las solicitudes que se encontraban pendientes en las siguientes entidades: Secretaría del Hábitat,

IDRD, Defensoría del espacio Público, Kubo Constructores.

Diseño de formatos: Para agilizar las labores administrativas y la respuesta a los reclamos y

solicitudes de los copropietarios. Estos formatos se encuentran disponibles en la página Web. del

Conjunto.

Campaña de aseo, que incluyó la decapada de los pisos de las cinco torres, el lavado de sótanos,

el retiro de escombros y materiales que se encontraban en los sótanos, la limpieza general de las

zonas comunales, zonas peatonales y claraboyas.


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Creación del libro de registro de propietarios para dar cumplimiento a la ley 675.

Creación del libro de registro de empleadas así como su carnetización.

Verificación del cumplimiento de las cláusulas de los contratos vigentes con la asistencia del

Revisor Fiscal.

Retoma y culminación del proceso de entrega de las fichas de ingreso y salida del

Conjunto. Queremos subrayar la importancia que reviste el uso de las fichas como medio de

control y seguridad para los residentes. El hecho de no entregar la ficha a la salida y recuperarla a

la entrada impide a la empresa de seguridad y a la Administración el control de sus vehículos. Así

mismo, informamos que como medida de control y de seguridad la Administración eliminará las

claves en todas las puertas de ingreso al Conjunto el día 8 de marzo de 2011.

Contratación de un todero calificado quien se ocupa exclusivamente de reparar los daños de las

zonas comunales (Pintura, plomería, mampostería, electricidad, etc). En la actualidad se ocupa

prioritariamente del arreglo de las vías peatonales y vehiculares del Conjunto, además será el

encargado de la pintura de los puntos fijos de cada uno de los pisos de las cinco (5) torres.

Se solicitaron las cotizaciones necesarias para atender los requerimientos del presupuesto así como

los mantenimientos ordinarios.

Creación del registro de correspondencia de Residentes.

Solicitudes de Copropietarios: Las solicitudes generales de los Residentes se refieren a

filtraciones en los sótanos, filtraciones en los apartamentos por rupturas en el sistema hidráulico,

falta de emboquilladlo de los baños, humedades en ventanas y fachadas y filtraciones en las

cubiertas (pisos 16 y 18); la Administración está trabajando para dar solución temporal a estos

problemas; una solución definitiva depende del fallo de la Secretaria de Hábitat. Para iniciar las

reparaciones se requiere un presupuesto adicional a aprobar por la Asamblea General de

Copropietarios.

Secretaria del Hábitat: El pasado 05 de Octubre el arquitecto Mauricio Cepeda realizó la

segunda visita para corroborar la información enviada por el Conjunto a la Secretaria del Hábitat. A

la fecha se tiene respuesta del departamento Técnico encontrándose pendiente el concepto

Jurídico.

El 8 de febrero de 2011 la Administración fue informada que el caso radicado en esa dependencia

ya tiene auto de apertura, que se enviará a la Constructora la orden de investigación y que el

Conjunto será citado a más tardar la primera semana de marzo para conciliación con la

Constructora.

Estado de la infraestructura física del conjunto: Se contrato con la compañía D&S Compañía

LTDA, el servicio de consultoría de obras, adecuación y mantenimiento de las zonas comunes del

Conjunto Residencial, para determinar el estado de la infraestructura física del conjunto, tomando

como base el informe preliminar emitido por la Secretaría del Hábitat. En este momento se


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encuentra en proceso de ejecución y se espera que a finales del mes de marzo obtengamos los

resultados definitivos,

Impermeabilización cubierta: Se recopilarán las cartas de reclamación presentadas por los

propietarios de los pisos 16 y 18 con el fin de presentarlas en la reunión que se llevará a cabo con

la Constructora ya que este punto está incluido en la reclamación presentada

Espacio Público I.D.R.D: la Administración presentó a Espacio Público y al I.D.R.D la solicitud de

administración de los parques entregados en sesión tipo A al Distrito. Actualmente trabajamos en

coordinación con la Policía Nacional con el fin de que estos sitios sean más seguros y la comunidad

pueda disfrutarlos.

Constructora KUBO: El Consejo de Administración y la Administración han informado a la

constructora del contenido de los informes técnicos disponibles con el fin de que sus directivos

conozcan los problemas de construcción existentes en el Conjunto; hace algunas semanas se

sostuvo una reunión con el Dr. Iván Aristizabal en representación de Kubo

Constructores para notificarle el proceso que adelantamos en la Secretaria del Hábitat; éste

manifestó que Kubo Constructores acataría los resultados de la solicitud interpuesta en ese ente

administrativo.

Filtraciones en parqueaderos: Debido a los graves problemas que se presentaban en todas las

torres, por el mal funcionamiento, taponamiento de las cañuelas bien sea por tubos ciegos, tubos

rotos, muros llorones, se hizo obligatorio contratar el mantenimiento por un año de estos sistemas

de evacuación de aguas de escorrentías.

Con la primera etapa del contrato se logró corregir en 85% las fallas existentes. Las goteras y

otros daños que presentan los parqueaderos y algunos depósitos son originados por filtraciones de

la zona verde, cuyas reparaciones no se han iniciado.

Citofonos: Se contrato con la firma SAJICOM Ltda., la instalación de dos consolas y la

rectificación e instalación del cableado vertical, a fin de dar solución al constante daño de los

citofonos. Los recursos se obtuvieron de la provisión realizada en el año 2010 por $8.903.300 y el

saldo se cancelará con el remanente del contrato firmado con el anterior proveedor, ya que por la

falta de cumplimiento no se realizó el pago total. Es necesario aclarar que para la reclamación ante

la compañía de seguros era necesario efectuar estudio técnico que tenía un costo superior al valor

pendiente de cancelar.

Reclamos aseguradora Chartis e indemnizaciones Los reclamos a la Aseguradora son

dispendiosos y demorados por la falta de colaboración de los propietarios quienes no suministran

la documentación a la administración en debida forma, cuando los reclamos son colectivos y de

esta manera no solo se perjudica directamente a las zonas comunes del conjunto sino que se

perjudica a los inmuebles directamente afectados. .


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ANALISIS DE CARTERA


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PROPUESTAS

PARA LA

ASAMBLEA

CARTERA POR NUMERO DE CUOTAS VENCIDAS

1 CUOTA 15 4.373.696

2 CUOTAS 7 5.674.883

3 CUOTAS 3 3.878.182

MAS DE 3 CUOTAS 5 30.136.474

30 44.063.235

CARTERA POR EDADES

MORA A 30 30 10.831.274

MORA A 60 16 6.505.728

MORA A 90 9 3.684.794

MORA A MAS DE 90 5 23.041.439

44.063.235

CARTERA POR CONCEPTOS

MULTA INAISTENCIA ASAMBLEA 2 432.020

COSTOS PROCESOS EJECUTIVOS 5 438.155

INTERESES DE MORA 30 3.232.206

CARTERA VENCIDA 24 12.952.139

ACUERDO DE PAGO 1 1.139.514

COBRO PREJURIDICO 1 4.054.791

COBRO JURIDICO 4 21.814.410

30 44.063.235

CARTERA VENCIDA POR RANGOS


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1. PARQUEADERO DE VISITANTES.

Modificar el Manual de Convivencia en Artículo 47 inciso No.5

Justificación: Utilización de forma reiterativa de los Parqueaderos de los Visitantes por parte de los

Residentes y Copropietarios.

Todo vehículo de Copropietario y/o Residente que utilice el parqueadero de visitantes, pagará por

cada noche el valor 3 SDMLV, por servicio de parqueadero, Este valor se informará a través de

una factura que se dejará en el panorámico del vehículo, y se cobrará por medio de la factura de

DE 1 A $100.000 3 203.662

DE $100.000 A $500.000 12 4.170.034

DE $500.000 A $1.000.000 6 4.644.564

DE $1.000.000 A $1.500.000 3 3.387.602

DE $1.500.000 A $2.000.000 2 3.274.084

DE $2.000.000 A $5.000.000 2 8.261.756

DE $5.000.000 A $10.000.000 1 5.913.441

Más de $10.000.000 1 14.208.092

30 44.063.235

CARTERA POR TORRES

TORRE 1 3 14.782.106

TORRE 2 4 2.459.665

TORRE 3 7 3.261.666

TORRE 4 9 19.704.036

TORRE 5 7 3.855.762

TOTALES 30 44.063.235


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la cuota de administración; en el caso de los visitantes a los cuales no se les haya

expedido permiso en la oficina de administración y que permanezcan más de una noche sin la

autorización correspondiente, será facturado de igual forma y cargado a la cuenta del Residente

y/o Copropietario a quien vino a visitar.

2. INGRESOS NO OPERACIONALES

Autorizar a la Administración para que los ingresos por concepto de intereses de mora sobre las

cuotas de administración vencidas y otros ingresos hagan parte de los recursos ordinarios, para ser

utilizados en la ejecución del presupuesto de gastos del conjunto, y que los ingresos por concepto

de Alquiler de los Salones Comunales sean utilizados para la dotación de los mismos.

3. AUMENTO DE CUOTA DE ADMINISTRACION

Ratificar la aprobación dada en la Reunión General de Propietarios llevada a cabo el día 24 de

septiembre de 2007, donde se aprobó que a partir del 1 de enero de 2008, se incremente la cuota

de administración de cada uno de los apartamentos en el porcentaje que el Gobierno Nacional

autorice sobre el salario mínimo legal vigente. Es decir que cada año a partir del 1º de enero en lo

sucesivo se incremente la cuota de Administración en el porcentaje autorizado por el Gobierno

Nacional como incremento al salario mínimo, esto debido a que el 70% de los contratos suscritos

por el conjunto están basados en el salario mínimo.

RECORDEMOS

El CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE CONVIVIENCIA

Recordamos a los Residentes la obligación que existe de cumplir las normas y disposiciones contenidas en el Manual de Convivencia para lograr la convivencia armónica que todos deseamos. Estas normas fueron aprobadas por la Asamblea General y en él se fijan no sólo sus deberes sino también sus derechos como habitantes de este Conjunto Residencial. A continuación relacionamos los incumplimientos más frecuentes a estas normas:

· Pago de las cuotas de administración en las fechas establecidas.

· Pago de las sanciones pecuniarias cuando haya sido sancionado.

· Uso de las fichas para el ingreso y salida del conjunto.


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· Uso de los parqueaderos de visitantes para vehículos de Residentes.

· Obtención del Paz Y Salvo de la Administración para realizar trasteos, sea de salida y/o ingreso.

· Arrojar basura en las zonas comunales.

· Colocación de escombros en las zonas comunales y en los parqueaderos privados.

· Uso de monopatines y patines en las vías vehiculares y senderos peatonales.

· Reparación inmediata de los daños generados en una unidad de vivienda con efecto en apartamentos

vecinos.

· Identificación, autorización y control de visitantes bien sea en vehículo o peatón, con el fin de llevar

el correspondiente control y proteger la seguridad de todos los residentes del conjunto.

· Ingreso a los apartamentos exclusivamente de empleados debidamente autorizados por el Residente

y carnetizados. El carné será cambiado al momento de su ingreso al Conjunto por una tarjeta

electrónica.

· Paseo de mascotas con traílla y conducidas por un adulto. Para sus necesidades fisiológicas deben

salir de las zonas comunales, recoger los excrementos en bolsas plásticas para evitar la propagación

de bacterias que puedan afectar a los niños que juegan normalmente en las zonas verdes del

Conjunto.

· Dejar los carros de mercado en los sitios asignados en los parqueaderos

· Asegurarse de arrojar las bolsas de basura por el shut y utilizar las bolsas adecuadas que eviten

derramamiento de basuras y desechos en las zonas aledañas al shut. De algunos apartamentos se

dejan bolsas de basura frente a los shut, o simplemente arrojan desperdicios de comida sin bolsa

por el ducto. Esto origina malos olores y obliga a los empleados de servicios generales del Conjunto

a limpiar, descuidando otras rutinas que se deben cumplir para la buena presentación del Conjunto.

· Impedir el descanso de los vecinos por la realización de fiestas a altos volúmenes de ruido y

música. Incluso se han tenido reclamos de los conjuntos vecinos por esta infracción así como de la

escuela de carabineros.

· Los parqueaderos asignados por la constructora a cada uno de los propietarios, son zonas comunes

de uso exclusivo, por lo tanto se deben utilizar únicamente para el parqueo de vehículos, aclarando

que cada sitio de parqueo se encuentra delimitado para que sea parqueado un solo vehículo y no se

pueden correr los topes que originalmente fueron instalados por la constructora de acuerdo con el

reglamento de propiedad horizontal.

TAMBIEN ES IMPORTANTE


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Con frecuencia la Administración recibe quejas de los Residentes relacionadas con el

incumplimiento de las Normas de Convivencia establecidas en el Manual de

Convivencia tales como: agresiones ocasionadas por mascotas mantenidas con poco o

ningún control por sus propietarios, escándalos por riñas familiares. La Administración

atendió las quejas y envió comunicaciones a los Residentes involucrados.

La puerta que da acceso al parque contiguo al conjunto, se abrirá únicamente en los

siguientes casos: cuando un propietario adulto saque la mascota, cuando un

propietario adulto realice sus rutinas de ejercicios o salga con menores, estas mismas

personas serán las que pueden ingresar por esa puerta. De tal manera que las

empleadas de servicios generales de cada uno de los apartamentos debe ingresar por

la puerta principal ya que debe presentar su carné.

Por último se informa a todos los copropietarios y/o residentes que para ingresar al

conjunto y desplazarse dentro de la torre y los respectivos sótanos solamente se va a

utilizar la tarjeta electrónica es decir que a partir del día miércoles 9 de marzo de

2011, las claves ya no funcionaran.

Estas normas se encuentran en la página Web del Conjunto

Residencial.www.reservadegratamira.com es el medio más ágil y practico.

Gracias por su atención, se suscriben de ustedes,

OSCAR OMAR VARGAS SILVIA A. CARDONA

MONTOYA Presidente

Consejo Representante Legal.

Los Asambleístas aprueban por unanimidad el informe del Consejo de Administración y la Administración.

8. Informe y dictamen del Señor Revisor Fiscal.

Mi dictamen está contenido en la memoria de administración no se si ustedes consideran que lo

vuelva a leer pero ya está dentro del marco

Bogotá D.C.; 8 de febrero de 2011.

Señores

COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA

http://www.reservadegratamira.com/


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He examinado el balance general del CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA por el

período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de los años 2010 y 2009, y el

correspondiente estado de resultados, junto con las notas explicativas a dichos estados financieros

por los años terminados en esas fechas. La preparación y presentación de dichos estados financieros

y las revelaciones hechas a través de las notas aclaratorias son responsabilidad de la administración

del Conjunto Residencial Reserva de Gratamira, los cuales fueron preparadas de conformidad con el

Decreto 2369 de 1993, los pronunciamiento del Consejo Técnico de la Contaduría y la Ley 675 del

2001, formando con ello un todo indivisible.

Obtuve las informaciones requeridas para cumplir mis funciones de Revisor Fiscal y lleve a cabo mi

examen de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, las cuales

incluyen los procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas. Tales normas

requieren que planifique y efectúe mi examen para obtener una certeza razonable sobre si los

estados financieros están libres de errores materiales. Una auditoria de estados financieros incluye,

entre otros procedimientos, el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respalda las

cifras y las revelaciones en los estados financieros. Además, incluye una evaluación de las normas

de contabilidad utilizadas, de las estimaciones contables significativas hechas por la administración.

Dichos estados financieros certificados por la Administración del CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA

DE GRATAMIRA, y de la presentación de los estados financieros en conjunto. Considero que mi

examen me proporciona una base razonable para fundamentar mi dictamen que expreso a

continuación.

En mi opinión, los estados financieros mencionados tomados fielmente de los libros de

contabilidad adjuntos a este informe, presentan razonablemente la situación financiera

delCONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA para el periodo enero 1º a diciembre 31 de

los años 2010 y 2009, los cuales fueron preparados de conformidad con las normas de contabilidad

generalmente aceptadas en Colombia aplicadas uniformemente.

Basado en el alcance de mi examen, conceptúo que la contabilidad se lleva conforme a las normas

legales y técnica contable, que las operaciones registradas y los actos de la administración se ajustan

a los Estatutos del CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA, a las decisiones de la

Asamblea General, como del Concejo de Administración. La correspondencia, los comprobantes de

las cuentas y libros de Actas se llevan y conservan debidamente. Que existen y son adecuadas las

medidas de control interno como la de conservación y custodia de los bienes de propiedad del

Conjunto Residencial. Existe la debida concordancia entre los estados financieros y sus notas

explicativas y el informe de gestión de los administradores.

RAMÓN TOVAR GARZÓN

Revisor Fiscal

TP No 15756- T


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Se somete a consideración la aprobación del informe del Sr. Revisor Fiscal, el cual es aprobado por

unanimidad.

Interviene el Sr. Revisor Fiscal manifestando.” Ahora si hago mi informe; el dictamen es limpio no

tiene ninguna salvedad sobre los Estados Financieros, mi dictamen dice tanto los Estados Financieros

Intermedios como el de fin de ejercicio, no solo fueron auditados por el Revisor Fiscal sino que los

mismos fueron avalados por el Comité Financiero el cual está conformado por tres contadores y un

ingeniero todos miembros del Consejo de Administración aspecto que permite minimizar el riesgo

de los Estados Financieros Intermedios como el del cierre del Ejercicio Económico del 2010 que hoy

se pone en consideración de la Asamblea”.

La Revisoría Fiscal no solo asistió a los Comités Financieros, sino que también se hizo presente en

todos los Consejos de Administración con una participación activa en todos los aspectos que allí se

trataron tal y como se puede observar en las Actas del consejo durante el 2010, la Revisoría Fiscal

produjo 13 comunicaciones dirigidas al Presidente del Consejo en las cuales versan sobre aspectos

contables y administrativos. En lo relacionado con el presupuesto la Revisoría Fiscal estuvo atenta

para que este se ejecutara de acuerdo a lo aprobado por la asamblea, sin embargo es oportuno

informar que las únicas partidas pendientes por aplicar corresponde a la suma de $12.000.000

destinada para la pintura de las áreas comunes y $22.800.000 que se habían aprobado en el

presupuesto anterior para la impermeabilización de las planchas de los últimos pisos sobre las torres

esto no se aplico en su totalidad por razones de la demanda la queja que puso el consejo por

intermedio de la administración ante la Secretaria del Hábitat , por todos los daños llamémoslo la

mala construcción que entrego kubo Constructores ya ese como dice el informe de del Consejo y la

Administración está a punto de salir la parte el fallo jurídico, en el momento ya está el fallo técnico,

entonces por eso no se aplicaron esas partidas esperando que pasa para ejecutarlas en este

presupuesto, ello llevo a cabo que se hicieran provisiones por eso vieron ustedes en el estado

financiero que hubieron varias provisiones dentro de eso esas dos.

En relación con algunas cifras del balance merece especial comentario la liquidez, este año pasamos

con una liquidez de 1. 4 y la relación normal es de 1.1.entonces estamos en liquidez bien tenemos

$108.000.000 de disponible a diciembre contra $64.000.000 de pasivo a corto plazo, a la vista pero

hay que resaltar que el año pasado más o menos teníamos la misma liquidez pero teníamos un

pasivo a largo plazo que fue la póliza de seguros de áreas comunes este año la gestión que hizo el

Consejo fue tomar la póliza pero se pago en cuatro cuotas entonces eso a pesar de que lo disminuyo

la liquidez el conjunto se ahorro como $5.000.000 en intereses.

En cuanto a la cartera que es el tema duro de siempre paso de diciembre de 2009 de 45.000.000 a

39.6 a diciembre del 2010, para una disminución absoluta de 5.56. Millones y relativa del 11.2 no

incluye intereses ni multas se debe destacar que dicha cartera representa a diciembre de 2009 el

35% del presupuesto de gastos de un mes que estaba presupuestado en $85.000.000.

No obstante de esto la gestión de cobro la Revisoría Fiscal llevó a cabo tres circularizaciones durante

el año: se realizaron en marzo junio y agosto en marzo y en agosto se hicieron todas las partidas

superiores a un millón y en junio se hizo la circularización de partida inferior a un millón teniendo

como resultado siempre muy poca respuesta de las personas una o tres personas contestan sea que

estén al día o que tengan alguna queja o que no coincide algo pero no dos o tres personas contestan

nada más.


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Lo mismo la Revisoría Fiscal solicitó siempre en todos los Consejos y que fue el dolor siempre el

tema de todos los Consejos la cartera; se solicito que la administración siempre cumpliera con el

requisito y el procedimiento que tiene que a los tres meses se mandara para jurídica como ven

ustedes el listado de cartera hay varios casos ya que en el transcurso del año se logro recaudar

cartera. No obstante el procedimiento que tiene instaurado el consejo y la nueva administración está

mes a mes cobrando, recordando a las personas que no han pagado cada 30 días o que tiene saldo

a 30 días recordándole entonces la gestión ha mejorado en cuanto a revisión de cartera.

Las partidas por conciliar pasamos de $2.000.000 a diciembre de 2009 a $475.000 de partidas por

conciliar o por identificar, por otra parte en el estado de Pérdidas y Ganancias se abrió un rubro

especial en la cual se están llevando los gastos que están realizando con cargo a kubo Constructores,

porque si se lleva a cabo la conciliación vamos a tener partidas que se ajustaran; en el caso especifico

de las provisiones: para la adecuación de los citofonos es importante anotar que esta Revisoría Fiscal

estuvo atenta al cumplimiento de los plazos establecidos para el pago de la entrega de la obra el

cual consta en las actas del Consejo como en la comunicación 03 del 4 de mayo del 2010 sin embargo

el contratista incumplió lo cual conllevo a que el Consejo diera por terminado el contrato por ello en

el balance aparece una provisión de 8.9 millones más los 5 millones que no se le pagaron por el

incumplimiento se completa lo de la nueva obra que vale lo de la adecuación de la nueva citofonia

y la nueva consola

Ahora los salones comunales el consejo considero prudente destinar todos los recursos que se

provienen del aprovechamiento o el arrendamiento entre comillas de los salones para dotarlos y

destinar esa dinero para comprar muebles así fue que con esa provisión se compraron 100 sillas en

octubre de 2010 y 20 mesas sin embargo pues como la ley prevé que esos recursos deben ser para

el fondo de imprevistos el Consejo está pidiendo autorización a la Asamblea para que se continúe

con esa política y que los recursos que se cobren por alquiler de los salones se destinen para la

dotación y muebles del conjunto.

De otra parte la Revisoría Fiscal elaboró el Manual de Caja Menor y se viene cumpliendo y se hizo

una recopilación de todos los controles internos los cuales quedaron en acta de forma tal que la

nuevas administraciones no tienen disculpa de que no se exija o que no existen los controles y se

puede consultar a un Manual o a un en el Acta del Consejo. En cuanto al riesgo jurídico la Revisoría

Fiscal permaneció atenta a que todos los contratos firmados en nombre del conjunto se cumplieran

no solo los valores contratados sino también su plazo que se exigiera tanto la póliza del buen manejo

de los anticipos como el cumplimiento de los plazos para la entrega de las obras y de las garantías

para reducir el riesgo de los solidaridad sean conscientes de la responsabilidad social que tiene el

Conjunto con todas las empresas que nos prestan el servicio de aseo, celaduría, y administración a

todas se les exige, siempre el pago está condicionado a que se presenten los pagos a las EPS,

Riesgos Profesionales, Caja de Compensación y Sena si no cumplen con estos requisitos el Conjunto

no paga y así nos curamos y nos solidarizamos en responsabilidad.

Se cumplió con todos los requisitos y todas las declaraciones de Retención en la Fuente y trasmisión

de parafiscales, Finalmente quiero expresar a la Asamblea el hecho de haberme nombrado Revisor

Fiscal y la responsabilidad que conlleva esto para mí no solamente he puesto la voluntad como

persona, sino como propietario, mi capacidad profesional siempre la puse al servicio del conjunto

sin limite de horas ni de horario.


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Muchas gracias

9. Presentación y Aprobación de estados financieros a 31 de diciembre 2010.

CERTIFICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2010

SEÑORES:

CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA PROPIEDAD HORIZONTAL

Asamblea General de Propietarios

Ciudad.-

Nosotros el Representante Legal y Contador CERTIFICAMOS que hemos preparado los Estados

Financieros Básicos: Balance General, Estado de Resultados, Estado De Cambios en la Situación

Financiera, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio por el periodo

comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre del año 2010 de acuerdo con la Ley 222 de

1995, la Ley 603 de 2000, decreto 1406 de 1999 y el Decreto 2649 de 1993 incluyendo sus

correspondientes Notas que forman un todo indivisible con estos.

Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados uniformemente en

el periodo correspondiente y reflejan razonablemente la Situación Financiera del CONJUNTO

RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA P.H., al 31 de diciembre de 2010; así como los Resultados

de sus Operaciones y los correspondientes a sus flujos de Efectivo y además:

· Las cifras incluidas son fielmente tomadas de los libros oficiales y auxiliares respectivos.

· No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a miembros de la administración,

que puedan tener efecto de importancia relativa sobre los estados financieros enunciados.

· Garantizamos la existencia de los activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y

obligaciones registrados de acuerdo con cortes de documentos y con las acumulaciones y

compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio. Valuados utilizando métodos de

reconocido valor técnico.

· Confirmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos,

han sido reconocidos en ellos.

· Los hechos económicos se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de los Estados

Financieros básicos y sus respectivas Notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los Activos;

Pasivos reales y contingentes.

· No se han presentado hechos posteriores en el curso del periodo que requieran ajuste o revelaciones

en los Estados Financieros o en las notas subsecuentes.


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· En cumplimiento del artículo 1º de la Ley 603 de 2000 declaramos que el software utilizado tiene la

licencia correspondiente y cumple por tanto con las normas de derecho de autor.

Dado en Bogotá a los 24 días del mes de enero de 2011,

Cordialmente,

SILVIA ALEXANDRA CARDONA MONTOYA MARÍA XIMENA MELO RODRÍGUEZ

Representante Legal Contador Matricula 141915-T

CERTIFICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2010

SEÑORES:

CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA PROPIEDAD HORIZONTAL

Asamblea General de Propietarios

Ciudad.-

Nosotros el Representante Legal y Contador CERTIFICAMOS que hemos preparado los Estados

Financieros Básicos: Balance General, Estado de Resultados, Estado De Cambios en la Situación

Financiera, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio por el periodo

comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre del año 2010 de acuerdo con la Ley 222 de

1995, la Ley 603 de 2000, decreto 1406 de 1999 y el Decreto 2649 de 1993 incluyendo sus

correspondientes Notas que forman un todo indivisible con estos.

Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados uniformemente en

el periodo correspondiente y reflejan razonablemente la Situación Financiera del CONJUNTO


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RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA P.H., al 31 de diciembre de 2010; así como los Resultados

de sus Operaciones y los correspondientes a sus flujos de Efectivo y además:

· Las cifras incluidas son fielmente tomadas de los libros oficiales y auxiliares respectivos.

· No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a miembros de la administración,

que puedan tener efecto de importancia relativa sobre los estados financieros enunciados.

· Garantizamos la existencia de los activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y

obligaciones registrados de acuerdo con cortes de documentos y con las acumulaciones y

compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio. Valuados utilizando métodos de

reconocido valor técnico.

· Confirmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos,

han sido reconocidos en ellos.

· Los hechos económicos se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de los Estados

Financieros básicos y sus respectivas Notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los Activos;

Pasivos reales y contingentes.

· No se han presentado hechos posteriores en el curso del periodo que requieran ajuste o revelaciones

en los Estados Financieros o en las notas subsecuentes.

· En cumplimiento del artículo 1º de la Ley 603 de 2000 declaramos que el software utilizado tiene la

licencia correspondiente y cumple por tanto con las normas de derecho de autor.

Dado en Bogotá a los 24 días del mes de enero de 2011,

Cordialmente,

ALEXANDRA CARDONA MONTOYA MARÍA XIMENA MELO RODRÍGUEZ

Representante Legal Contador Matricula 141915-T

El Sr. José Gabriel Jiménez de la Torre 2 manifiesta que en ingresos financieros aparece -0- y hay

reporte de buena liquidez pregunta porque no aparece reflejados ingresos financieros si hay dinero

en caja, responde el Sr. Ramón Tovar explicando que los ingresos financieros estaña incluidos

dentro de los ingresos de intereses por mora y se deben abrir para la presentación, por lo tanto se

reclasificarán este rubro.


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Interviene Jimena Melo Contadora del Conjunto para aclarar las dudas inquietudes y preguntas que

presenten los asistentes a la Asamblea

Jaime Mahecha Torre 5 desea saber cuál es el rubro desagregado del mantenimiento del Club House

ya para el año 2011, ya que aparece como gasto para este $47 millones de pesos, y se informa que

hay un contrato de administración de $28.2 millones y se supone que este es un ingreso y está

totalizado como un gasto y no como un ingreso. A este respecto da respuesta el Sr. Presidente de

la Asamblea quien explica que los $28.2 millones, no son un ingreso es un gasto del Club House, el

objetivo del informe es mostrar todos los gastos en que se incurre para poder mantener en uso

dicho sitio, así mismo se tiene como proyecto llevar en forma separada todos los gastos del Club

House que son bastante altos tanto por el consumo de gas, energía, agua y administración

propiamente dicha.

El Presidente de la Asamblea Sr. Oscar Omar Vargas solicita a los Asambleístas llevar a cabo la

votación para la aprobación de los estados financieros al 31 de diciembre de 2010, y son aprobados

por unanimidad.

11. Presentación y aprobación proyecto de presupuesto para el periodo año 2011.

La Sra. Administradora Silvia Alexandra Cardona Montoya inicia con la presentación del

presupuesto de gastos para el año 2011, manifestando que se presenta con incremento del 4%. El

Sr. José Gabriel Jiménez 1502 Torre 2, en cuanto al presupuesto manifiesta sobre los gastos

Bancarios se están incrementando el demasiado y se requiere saber porque, al respecto el Sr.

Presidente de la Asamblea responde que se debe al costo de las chequeras el 4%o, consultas en

línea, la Sra. Jimena Melo la Contadora del Conjunto además explica que en el caso de que no se

cumpla con los promedios exigidos por los Bancos se cobra el valor de los registros de cada

recaudo, lo que se incluyendo es la eventualidad del cobro por cada registro, así mismo la Sra.

Administradora Alexandra Cardona, explica que de acuerdo a las obras que se van ejecutar en el

presente año se requieren recursos y entonces no se tendría el dinero en el Banco como

reciprocidad lo que generaría costos por cada una de las consignaciones realizadas. El Sr. Jiménez

del Apto 1502 Torre también solicita aclaración sobre la nota No. 9 donde se presenta un

incremento del 15%, el mayor incremento es en energía ya que Codensa está incrementando el

12% para el año 2011, siendo lo más representativo el incremento en energía. Continúa el Sr.

Jiménez solicitando aclaración sobre la Nota No. 4 donde se presenta incremento del seguro de las

áreas comunes, la Sra. Alexandra Cardona Montoya responde al incremento en las tasas de las

compañías de Seguros para el año 2011 fue entre el 12 y 15% teniendo en cuenta que era tasa de

renovación pero la tasa normal ascendía hasta 22%. La póliza se renovó con la mejor tasa del

mercado con Chartis.

El Dr. Álvaro Parra de la Torre 3 solicita explicación del porque se está disminuyendo el rubro de los

gastos del Club House., lo cual es explicado por el Sr. Presidente de la Asamblea, se debe a que en

el año 2010 se debió acondicionar la piscina de acuerdo a la Ley de Piscinas.

El Sr. Carlos Correa Apto 1002 Torre 1 solicita explicación sobre el rubro de gastos de Administración

el cual está separado de contabilidad, y adicionalmente existe un rubro de papelería y fotocopias, se

requiere saber porque no está incluido en el servicio de administración, lo cual explicado por el Sr.

Presidente de la Asamblea aclarando que ninguna de los propuestas para prestar el servicio de


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Administración incluye las fotocopias y papelería que es utilizada para el servicio de los propietarios.

Así mismo se requiere aclaración sobre el rubro de señalización y se requiere saber a qué se refiere

este rubro. El Sr. Presidente de la Asamblea aclara que se efectuó la cotización de la señalización

para el proyecto de evacuación que sería el gasto para el presente año, y en el año 2010 se generó

gasto por concepto de las fichas que se entregaron a cada uno de los apartamentos para el ingreso

vehicular y de visitantes. El Sr. Correa solicita además aclaración sobre los gastos de transporte los

cuales ascendieron a $742.000, esto es explicado por el Sr. Presidente de la Asamblea quien

manifiesta que el Conjunto no cuenta con servicio de mensajería, y el gasto se origina, por los

transportes de salidas del conjunto de la Administración a las 11.00 p.m. o 1.am. del día siguiente,

cuando se requiere realizar algún trámite ante diferentes entidades; El Sr. Correa pregunta además

sobre el gasto de $200.000 de correo, aclarando que corresponde a los gastos de correo por envió

de cartas a diferentes entidades tales como Kubo Constructores, Secretaria del Hábitat, el envió de

las convocatorias de los propietarios que no viven en el conjunto y a las inmobiliarias que administran

los apartamentos que se encuentran en arriendo.

El Sr. Carlos Aguiar del Apto 2-1601 indaga el porqué no aparece rubro de impermeabilización de

las cubiertas, ya que en la torre 2 se presentan problemas de goteras y humedades y en caso de

que Kubo Constructores no responda como se va a manejar, el Sr. Presidente de la Asamblea explica

que dentro de las provisiones se encuentra valor para la impermeabilización de las cubiertas, pero

no se va a ejecutar hasta tanto no se llegue a la conciliación con Kubo Constructores. Aclarando

además que el proceso contra Kubo en la Secretaria de Hábitat está bastante adelantado, ya

requirieron a la Constructora.

La Sra. Gloria Arredondo de la Torre 4-1701, quiere saber en etapa va el proceso contra Kubo,

porque ya se están presentando problemas de salud, hay apartamentos con hongos, problemas de

humedad, el Sr. Presidente de la Asamblea solicita moción de orden e informa que más adelante se

van a tocar estos temas y que en el momento se toque solamente el presupuesto, es decir que más

adelante se aclarará en que etapa se encuentra el proceso, las cubiertas y las humedades.

El Presidente de la Asamblea pone a consideración de la Asamblea la aprobación del presupuesto de

gastos para el año 2011, y es aprobado por unanimidad.

12. Propuestas del Consejo de Administración. Plan de Reparación y Recuperación Zonas

Comunes.

La Administradora Sra. Alexandra Cardona Montoya lleva a cabo la lectura de las propuestas, y el

Sr. Presidente de la Asamblea aclara que para dar mayor agilidad a la Asamblea cada una de las

propuestas se encuentra en página 10 del folleto enviado, y que se dará lectura, se debatirá y se

someterá a votación cada uno de los puntos.

Modificar el Manual de Convivencia en Artículo 47 inciso No.5


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Justificación: Utilización de forma reiterativa de los Parqueaderos de los Visitantes por parte de los

Residentes y Copropietarios.

Todo vehículo de Copropietario y/o Residente que utilice el parqueadero de visitantes, pagará por

cada noche el valor 3 SDMLV, por servicio de parqueadero, Este valor se informará a través de una

factura que se dejará en el panorámico del vehículo, y se cobrará por medio de la factura de la

cuota de administración; en el caso de los visitantes a los cuales no se les haya expedido permiso

en la oficina de administración y que permanezcan más de una noche sin la autorización

correspondiente, será facturado de igual forma y cargado a la cuenta del Residente y/o

Copropietario a quien vino a visitar.

El Presidente de la Asamblea aclara que lo que está ocurriendo en que por ejemplo el propietario

tiene dos parqueaderos, y adquiere otro vehículo, y hasta un cuarto vehículo, pero por Ley los

parqueaderos de visitantes son para visitantes y los propietarios están utilizando estos parqueaderos

para sus vehículos adicionales, no permitiendo de esta manera el parqueo de los visitantes. En el

Manual de Convivencia aparece como una sanción y lo que se está proponiendo es no llevarlo a

sanción sino que se cobre el mal uso de los parqueaderos al valor que se está estableciendo,

aclarando que cuando se tiene un visitante hasta por 15 días se debe obtener autorización de la

administración para el parqueo del visitante.

La Sra. Alexandra Cardona M, explica que no es que se vayan a arrendar los parqueaderos de

visitantes, sino que los propietarios no pueden utilizar los parqueaderos de visitantes para parquear

sus vehículos particulares, un claro ejemplo es el hoy día de la Asamblea , cuando están ingresando

los propietarios de los apartamentos que no viven en el Conjunto no tenían donde parquear, esto

ocurrió solamente porque los parqueaderos de visitantes estaban siendo ocupados por los

propietarios no permitiendo el parqueo para los visitantes. Los propietarios dejan los carros en la

plataforma porque es más cómodo de esta manera se está quitando el espacio a un visitante. Lo

que se pretende no es arrendar los parqueaderos es cobrar un servicio de $53.600 y las personas

que estén en capacidad de hacer en forma diaria este pago tendrá en cuenta su presupuesto. La

idea no es motivar para que parqueen en parqueadero de visitantes la idea es desmotivarlos para

que no se cometa esta infracción.

El Sr. Juan Carlos Lozano Apto 301 de la Torre 2, considera que no está motivando, pero si la persona

paga puede dejar su vehículo en visitantes y ese no es el objetivo, el objetivo es desmotivar el uso

del los parqueaderos de visitantes por parte de los propietarios y considera que debe existir unos

espacios determinados para que sean ubicados los vehículos que se requiera sean manejados de

esta forma.

El Sr. Leonardo Leyton está a favor de un cobro por la utilización de los parqueaderos, y requiere

saber porque la sanción que existía en el Manual de Convivencia no se estaba aplicando. El Sr.

Presidente de la Asamblea aclara que al ser una sanción no se puede aplicar porque una sanción

implica el debido proceso para su aplicación, y el debido requiere muchas veces hasta la contratación


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de abogado para que el Conjunto se pueda defender en caso de que el infractor haga recurso de

reposición.

Se vuelva a aclarar que el tema no se trata de un servicio de parqueadero, como estos son un bien

común de uso exclusivo el único ente que tiene mandato sobre el tema es la Asamblea General ese

es motivo por el cual se está tratando en el reciento y la asamblea es quien debe regular el uso y el

otro problema por el cual no se pudieron ejecutar las sanciones fue la inasistencia de los miembros

del Comité de Convivencia con excepción de una sola persona que fue la que trabajó, porque todos

desertaron.

La Sra. Gloria Arredondo solicita que el control se lleve a cabo durante todo el día no solamente en

las noches, ya que muchas personas dejan el vehículo durante todo el día en el parqueadero de

visitantes porque le parece más cómodo.

El Sr. Carlos López pregunta si las motos que se parquean en la glorieta también pagarán el uso del

parqueo, el Presidente de la Asamblea informa que por Ley la Policía Nacional no nos a pagar y no

podemos desproteger al General, también se debe tener en cuenta que la patrulla y el policía sirve

para la seguridad del Conjunto. Así mismo la administradora Alexandra Cardona manifiesta que se

ha informado a los jefes de seguridad de los dignatarios que residen en el Conjunto, y se ha llegado

a un acuerdo para que cumplan con todas las normas internas del Conjunto, la patrulla no pernocta

ingresa y sale, así mismo ingresa otra patrulla para revisar las minutas del patrullero que se

encuentra en la torre 4, no siempre es la misma patrulla la que está en el Conjunto. La administración

hará el seguimiento del tiempo que permanece cada una de las motos o patrullas en las instalaciones

del Conjunto.

El Sr. Rafael Rodríguez Torre 1 Apto 602, solicita aclaración con respecto al texto que se leyó,

específicamente en la parte de que los propietarios tienen 15 días al año para parquear sin el cobro

del uso, se le aclara que no son los propietarios sino los visitantes y propone que al propietario se

le dé un permiso haciendo flexible el articulo ya que en los casos en que el propietario está

cambiando su vehículo por otro y requiere unos días adicionales de parqueo se pueda hacer sin que

tenga cobro alguno. El Presidente de la Asamblea ratifica que si hay casos eventuales se le informe

a la administración y sea esta quien autorice y no se genere cobro.

En resumen hay tres propuestas:

a) Designar un número de parqueaderos para que sean utilizados por las personas que requieran dejar

su vehículo en visitantes, para ello se cobrará diario la suma de $53,600 es decir que en el mes se

le cobraría la suma de $1.200.000 por el uso de los parqueaderos.

b) Ningún propietario parquee en los parqueaderos de visitantes o mantener el tiempo que está en el

Manual de Convivencia 2 horas.

c) Si alguien está haciendo cambio de vehículo o se le presenta otra situación, puede parquear su

vehículo en visitantes por 3 o 4 días, con autorización escrita de la administración.

d) El cobro se haría a partir del día lunes 8 de Marzo de 2011.


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El Sr. Presidente de la Asamblea somete a consideración de la Asamblea la propuesta “Se aprueba

el cobro de 3 SMDLV por el uso del parqueadero de visitantes por parte de los propietarios sin la

debida autorización de la administración” La Asamblea aprueba por unanimidad el cobro del uso de

los parqueaderos de visitantes por parte de los residentes.

Queda vigente que los propietarios puedan parquear máximo por espacio de dos horas tal como lo

está aprobado en el Manual de Convivencia.

Se pregunta a la Asamblea si se deja un número de parqueaderos determinado para las personas

que van a utilizarlos cancelado la suma de Un millón doscientos mil pesos mensuales o se deja este

número abierto. Se aprueba por parte de la Asamblea que quede a abierto el numero de

parqueaderos.

El Sr. Clemente Mendoza de la Torre 3 apto 1001, manifiesta que le queda la duda de que los

residentes puedan pagar el parqueadero, porque va en contraposición del Reglamento de Propiedad

Horizontal, porque en el Reglamento se manifiesta que en los parqueaderos de visitantes no se

pueden parquear vehículos de los propietarios. El Presidente de la Asamblea responde que

precisamente como hay varios propietarios que lo están haciendo, por eso se está aprobando un

valor alto de 3SDMLV para desestimular el uso.

El Sr. Germán Pérez 1001 torre 1, indaga nuevamente del porque la norma anterior no se cumplió y

esta si se va a cumplir y no encuentra la diferencia entre la sanción anterior y está sabiendo el que

Comité de Convivencia no estaba conformado y pregunta que metodología se va a utilizar. El Sr.

Presidente de la Asamblea aclara que en caso que se está aprobando es el uso de parqueadero, esto

no requiere el debido proceso, ya que simplemente se le dejará en el vidrio copia del recibo y se le

cobrará en el recibo de la Cuota de Administración. El Sr. Pérez manifiesta que si la persona alega

que no le fue entregado el recibo o se perdió, que pasa en este caso. El Sr. Presidente de la Asamblea

informa que se le tomará una fotografía correspondiente al día de la utilización del parqueadero, es

decir que habrá evidencia fotográfica.

1. INGRESOS NO OPERACIONALES

Autorizar a la Administración para que los ingresos por concepto de intereses de mora sobre las

cuotas de administración vencidas y otros ingresos hagan parte de los recursos ordinarios, para ser

utilizados en la ejecución del presupuesto de gastos del conjunto, y que los ingresos por concepto

de Alquiler de los Salones Comunales sean utilizados para la dotación de los mismos.

El Presidente de la Asamblea somete a consideración de la Asamblea la aprobación de este punto,

lo cual es aprobado por unanimidad.

1. AUMENTO DE CUOTA DE ADMINISTRACION


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Ratificar la aprobación dada en la Reunión General de Propietarios llevada a cabo el día 24 de

septiembre de 2007, donde se aprobó que a partir del 1 de enero de 2008, se incremente la cuota

de administración de cada uno de los apartamentos en el porcentaje que el Gobierno Nacional

autorice sobre el salario mínimo legal vigente. Es decir que cada año a partir del 1º de enero en lo

sucesivo se incremente la cuota de Administración en el porcentaje autorizado por el Gobierno

Nacional como incremento al salario mínimo, esto debido a que el 70% de los contratos suscritos

por el conjunto están basados en el salario mínimo.

El Presidente de la Asamblea somete a consideración de la Asamblea la aprobación de este punto,

lo cual es aprobado por unanimidad.

La Sra. Administradora Alexandra Cardona Montoya da lectura a los apartes sobre convivencia:

RECORDEMOS

El CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE CONVIVIENCIA

Recordamos a los Residentes la obligación que existe de cumplir las normas y disposiciones contenidas en el Manual de Convivencia para lograr la convivencia armónica que todos deseamos. Estas normas fueron aprobadas por la Asamblea General y en él se fijan no sólo sus deberes sino también sus derechos como habitantes de este Conjunto Residencial. A continuación relacionamos los incumplimientos más frecuentes a estas normas:

· Pago de las cuotas de administración en las fechas establecidas.

· Pago de las sanciones pecuniarias cuando haya sido sancionado.

· Uso de las fichas para el ingreso y salida del conjunto.

· Uso de los parqueaderos de visitantes para vehículos de Residentes.

· Obtención del Paz Y Salvo de la Administración para realizar trasteos, sea de salida y/o ingreso.

· Arrojar basura en las zonas comunales.

· Colocación de escombros en las zonas comunales y en los parqueaderos privados.

· Uso de monopatines y patines en las vías vehiculares y senderos peatonales.

· Reparación inmediata de los daños generados en una unidad de vivienda con efecto en apartamentos

vecinos.


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· Identificación, autorización y control de visitantes bien sea en vehículo o peatón, con el fin de llevar

el correspondiente control y proteger la seguridad de todos los residentes del conjunto.

· Ingreso a los apartamentos exclusivamente de empleados debidamente autorizados por el Residente

y carnetizados. El carné será cambiado al momento de su ingreso al Conjunto por una tarjeta

electrónica.

· Paseo de mascotas con traílla y conducidas por un adulto. Para sus necesidades fisiológicas deben

salir de las zonas comunales, recoger los excrementos en bolsas plásticas para evitar la propagación

de bacterias que puedan afectar a los niños que juegan normalmente en las zonas verdes del

Conjunto.

· Dejar los carros de mercado en los sitios asignados en los parqueaderos

· Asegurarse de arrojar las bolsas de basura por el shut y utilizar las bolsas adecuadas que eviten

derramamiento de basuras y desechos en las zonas aledañas al shut. De algunos apartamentos se

dejan bolsas de basura frente a los shut, o simplemente arrojan desperdicios de comida sin bolsa

por el ducto. Esto origina malos olores y obliga a los empleados de servicios generales del Conjunto

a limpiar, descuidando otras rutinas que se deben cumplir para la buena presentación del Conjunto.

· Impedir el descanso de los vecinos por la realización de fiestas a altos volúmenes de ruido y

música. Incluso se han tenido reclamos de los conjuntos vecinos por esta infracción así como de la

escuela de carabineros.

Los parqueaderos asignados por la constructora a cada uno de los propietarios, son zonas comunes

de uso exclusivo, por lo tanto se deben utilizar únicamente para el parqueo de vehículos, aclarando

que cada sitio de parqueo se encuentra delimitado para que sea parqueado un solo vehículo y no se

pueden correr los topes que originalmente fueron instalados por la constructora de acuerdo con el

reglamento de propiedad horizontal.

TAMBIEN ES IMPORTANTE

Con frecuencia la Administración recibe quejas de los Residentes relacionadas con el

incumplimiento de las Normas de Convivencia establecidas en el Manual de

Convivencia tales como: agresiones ocasionadas por mascotas mantenidas con poco o

ningún control por sus propietarios, escándalos por riñas familiares. La Administración

atendió las quejas y envió comunicaciones a los Residentes involucrados.

La puerta que da acceso al parque contiguo al conjunto, se abrirá únicamente en los

siguientes casos: cuando un propietario adulto saque la mascota, cuando un

propietario adulto realice sus rutinas de ejercicios o salga con menores, estas mismas

personas serán las que pueden ingresar por esa puerta. De tal manera que las

empleadas de servicios generales de cada uno de los apartamentos debe ingresar por

la puerta principal ya que debe presentar su carné.


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Por último se informa a todos los copropietarios y/o residentes que para ingresar al

conjunto y desplazarse dentro de la torre y los respectivos sótanos solamente se va a

utilizar la tarjeta electrónica es decir que a partir del día miércoles 9 de marzo de

2011, las claves ya no funcionaran.

TAMBIEN ES IMPORTANTE, Con frecuencia la Administración recibe quejas de los

Residentes relacionadas con el incumplimiento de las Normas de Convivencia

establecidas en el Manual de Convivencia tales como: agresiones ocasionadas por

mascotas mantenidas con poco o ningún control por sus propietarios, escándalos por

riñas familiares. La Administración atendió las quejas y envió comunicaciones a los

Residentes involucrados.

Estas normas se encuentran en la página Web del Conjunto

Residencial.www.reservadegratamira.com es el medio más ágil y practico.

La Sra. Administradora Alexandra Cardona, ratifica que la pagina WEB siempre está actualizada, en

ella se les informa si va a ver cortes de energía, de agua, siempre estaremos informados de todo

lo que sucede en el Conjunto, existe link de formatos este es un medio practico, y en el futuro se

disminuirán los gastos de papelería.

El Sr. Carlos Correa del Apto 4-1002, pregunta de quién es la responsabilidad de obtener el Paz y

Salvo para la salida e ingreso de los trasteos, se aclara por parte del Presidente de la Asamblea

que la responsabilidad es del propietario o arrendatario y explica que existió un caso donde el

arrendatario saco las coas poco a poco y cuando iba a sacar el trasteo grande la administración

quiso impedir su salida, el arrendatario trabajo la Policía y según el Código de Policía no lo

podemos retener y recomienda a los propietarios que cuando arrienden su inmueble tomen todas

las medidas de seguridad y protección. El Sr. Correa manifiesta que a él le paso esa situación, el

arrendatario duro 9 meses sin pagar la administración y no se le informó nada al propietario del

apartamento, no se le paso ninguna comunicación y se dio cuenta que el apartamento lo habían

desocupado porque el arrendatario le dejo las llaves donde vive el propietario, y pregunto en la

administración que había pasado con el arrendatario y en la administración le informaron que el

arrendatario se encontraba en el apartamento pero este estaba desocupado, no logra entender

como los arrendatarios sacan todas las cosas y nadie se dé cuenta. En las anteriores

administraciones no recibí ninguna llamada con esta administración he tenido comunicación he

hablado con Lina le presente el caso y he tenido respuesta por parte de la nueva administración

que ha cambiado y esperamos que siga así en beneficio del conjunto. El Sr. Correa solicita que la

administración le informe a los propietarios que tienen arrendados los apartamentos en el caso

que no paguen la administración este informe debe ser enviado en el segundo mes, para que el

propietario tome alguna medida.

http://www.reservadegratamira.com/


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La Sra. Administradora Alexandra Cardona ratifica que la administración está muy atenta a esta

situaciones, por eso se atenderá la sugerencia de un propietario que es mes a ames colgar en la

página WEB el estado de cada uno de los apartamentos. Y ratifica es importante la actualización

del registro de propietarios el cual se logró con la entrega de las fichas de los parqueaderos, y

recomienda a los asambleístas que cualquier cambio de teléfonos, dirección oficina, cambio de

vehículos.

La Sra. Martha Chaves 1401 de la Torre 2 manifiesta que ha acudido a la administración donde no

ha tenido apoyo, ha informado y no se le ha dado solución en los siguientes casos: le han

intentado abrir con llave el apartamento y sabe que otros cuatro (4) apartamentos están en la

misma situación, ha puesto queja sobre los shuts y el taponamiento de los mismos, no sabe qué

ha pasado ha puesto queja sobre los balcones de los vecinos quienes arrojas colillas y basura a los

demás balcones, recomienda a los vecinos que utilicen ceniceros, la basura hay que empujarla, y

falta vigilancia.

El Sr. Germán Pérez de la torre 1-1001 presenta dos observaciones, una el uso de los patines y

monopatines en la vía sabe que la reglamentación está en el Manual de Convivencia, y que los

niños tienen derecho a la recreación y se requiere saber cuál es el lugar adecuado o qué lugar se

les puede asignar para que ellos jueguen. El Sr. Presidente de la Asamblea da respuesta

informando que el espacio donde se está llevando a cabo la Asamblea es el espacio asignado

para que los niños jueguen porque desafortunadamente dentro del Conjunto no existe otro sitio.

El Sr. Pérez también manifiesta que hace 3 años en el Manual de Convivencia se dejo escrito que

en los casos en que las personas que sacan sus mascotas y permiten que hagan sus necesidades

en el prado y observa que todos los días hay excretas en el prado y quiere saber cómo ha

funcionado el sistema de multas ya que muchas veces las mascotas son paseadas por los niños y

ellos por diferentes motivos no recogen las excretas y quiere saber cómo funciona el sistema de

cobro de multas. Al respecto el Sr. Presidente de la Asamblea informa que en el sistema de multas

media el debido proceso acompañados del Comité de Convivencia, este año desafortunadamente

no existió este comité por eso no hubo quien coordinará la aplicación de las referidas sanciones

económicas, así mismo con respecto a las mascotas un miembro del Consejo de Administración

saliente tiene una propuesta que se expondrá en proposiciones y varios, la creación de un Club

Canino para resolver todos los problemas con las mascotas.

La Sra. Gloria Arredondo comenta que en muchas ocasiones los carros del mercado son

dejados en los corredores y en otros sitios, y sugiere que se instale la llave control de

los carros de mercado para saber quién es que los deja botados y no en su sitio ya que

cada llave tiene el número del apartamento. Se tendrá en cuenta esta propuesta para

el nuevo consejo y la administración.


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El apoderado Héctor Romero del apartamento 1-1601, solicita saber si como el viene

continuamente al apartamento debe tener tarjeta lectora, esta situación es ratificada por el

Presidente del Consejo de Administración quien le informa que debe obtener a través del

propietario tarjeta lectora para poder ingresar de lo contrario ingresaría como visitante. El

propietario autorizará para asignarle la tarjeta lectora con su respectivo carne.

El Sr. Carlos Ochoa del Apto No.1- 701 manifiesta que es arquitecto, tiene una inquietud porque

básicamente el día de los Niños realizó un recorrido en todas las torres y se dio cuenta que el

deterioro que tienen los edificios por el asentamiento es preocupante, en la escalera de la torre 5

la fisura es ya una grieta, la situación es crítica en todos los edificios y dentro de los apartamentos

porque en el apto 701 de la torre 1 ya hay fisuras en todas partes del apartamento,

aparentemente el edificio ha tenido asentamientos diferenciales y se debe pensar en otra

estrategia porque no es solamente la reclamación a Kubo sino otra figura porque en cualquier

momento una torre puede fallar y el daño va ser grave. No solamente se debe pensar que es lo

que va a reparar Kubo sino cual va a ser el control previo para revisar los pilotes con el fin de

evitar que sigan descendiendo y otro tema importante que se debe tener en cuenta es que los

ductos de basura deben tener algún problema de ventilación porque hay momentos en que se

sienten olores tremendos. El Sr. Presidente de la Asamblea informa que el Conjunto a través de la

Administración contrato un estudio técnico para revisar toda la problemática que se está

presentando en el Conjunto, ya que si se llega a un acuerdo con Kubo tengamos un soporte

técnico el cual nos dirá si el conjunto técnicamente está bien, o que se debe hacer para corregir

los problemas. Lo que se espera es que en la parte estructural no haya nada grave esto de

acuerdo con los conceptos iniciales de la Secretaria del Hábitat.

Torre 1 Apto 603 observa los fotos de los escombros que están en los parqueaderos y manifiesta

que tiene escombros en los garajes ya que se les informó que se iba a llevar a cabo un arreglo en

los depósitos por eso sacaron todo lo que tenían dentro del depósito y lo dejaron detrás del sitio

de parqueo del vehículo. La pregunta es cuando se van a llevar a cabo los arreglos para hacer los

arreglos adecuadamente. Así mismo la Sra. Alexandra Cardona M administradora manifiesta que el

depósito y parqueadero se le arreglara y además se retiraran los escombros. El día lunes 8 de

Marzo se le informará que día se le entrega del depósito.

El Sr. Jesús Eduardo Jiménez Torre 2-1002, pregunta que se ha hecho con respecto a las

filtraciones que se presentan en todos los ventanales de los apartamentos. El Presidente de la

Asamblea manifiesta que este tema está incluido en la reclamación que se está formulando a

Kubo, ya se tiene las cotizaciones ya que el mantenimiento de las fachadas sale por un momento

considerable y esto es lo que está dentro del proceso con Kubo. Así mismo manifiesta que el

proceso está bastante adelantado en la Secretaria del Hábitat y ya fallo a favor del Conjunto y

como Secretaria del Hábitat es un ente administrativo lo que se viene es el proceso de Conciliación

por lo cual se espera que en máximo dos semanas se tenga la reunión de conciliación y no se sabe

aún si se requiere llevar a cabo un proceso civil u ordinario para lograr todos los arreglos.


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El Sr. Roberto Muñoz de la T1-1603: Pregunta si dentro del estudio que se está realizando por

parte de los ingenieros si se ha contemplado la parte de incendios, ya que existe

normatividad hace muchos años que no se están cumpliendo y no se ha cumplido, ya que se

requieren unas bombas, tanques de agua y plantas de emergencia muy grandes para poder mover

el agua de incendio, a Kubo se le debe exigir el cumplimiento del decreto. El Sr. Muñoz se

compromete a suministrar los datos del decreto para que se trabaje sobre este tema, así como

saber cuál es la dimensión de los tanques de reserva de agua y cuál es la capacidad y potencia de

la bomba que lleva esa agua, también debe existir una planta alimentada no por electricidad sino

por un equipo Diesel. El Presidente de la Asamblea solicita al Sr. Muñoz la colaboración para que

asesore a la Administración en este tema tan importante para el Conjunto.

El Sr. Carlos Villa mil intervine informando que cada torre cuenta con una bomba para el bombeo

del agua hacia los pisos de las torres, adicionalmente hay dos bombas que funcionarían en caso de

incendio así mismo el conjunto cuenta con dos plantas eléctricas alimentadas a Diesel para

suministrar energía a las zonas comunes en caso de que no haya fluido eléctrico por parte de

Codensa. El Presidente de la Asamblea solicita una moción de orden para que el Sr. Carlos Villa mil

el Sr. Rodolfo Muñoz y la Administración realicen el estudio de la parte técnica.

El Sr. Jaime Mahecha Torre 5-401: En cuanto a zonas comunes solicita que el cuarto de bombas….

El Sr. Presidente de la Asamblea solicita tener en cuenta que se están tratando los temas

presentados por el Consejo de Administración lo demás temas serán tratados en proposiciones y

varios y se cerrará este punto.

13. Elección del Consejo de Administración para el periodo 2011

El Presidente de la Asamblea Sr. Oscar Omar Vargas informa a los asambleístas que de acuerdo al

Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto dice que el Consejo de Administración debe

estar integrado por catorce (14) personas, siete personas principales con sus respectivos

suplentes, y aclara que en el transcurso del año actuaron solamente nueve (9) de lo catorce

nombrados en la pasada asamblea de propietarios, y solicita a los asambleístas la presentación de

postulantes, planchas o planillas para poder elegir el nuevo Consejo de Administración.

Interviene el Sr. Revisor Fiscal solicitándole a la Asamblea que sería bueno que varios miembros

del actual consejo continúen, ya que son conocedores de los problemas existentes y de cómo van

los trámites ante la Secretaria del Hábitat, y ante Kubo,


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La Sra. María del Pilar de la Torre 3-401, agradece a los consejeros la dedicación por el tiempo

dedicado a ese trabajo, el compromiso con la comunidad, porque se ve que lo han hecho con

bondad y propone que el consejo sea integrado por el consejo actual; sobre el particular el Sr.

Presidente de la Asamblea pregunta a cada uno de los consejeros si está dispuesto a continuar o

no, con el siguiente resultado:

Nombre Decisión

Carlos Villamil Si

Javier Gutiérrez Si

Emilo Jaquen No

Bernardo Roas Si

Fernando Medina Si

José Luis Sánchez Si

Federico Jaramillo No.

Jenny Pierotti Si

Omar Acosta Castillo Si

Oscar Omar Vargas Si

De esta manera hay ocho (8) miembros del consejo faltan seis (6) por lo tanto continua la

postulación.

Sra. Claudia Paris B. 3-801

Sra. Silvia Rodríguez T. 3-803, manifiesta que es nueva en Conjunto vive desde el 1 de diciembre

de 2010, y quisiera saber que disponibilidad debe tener la persona para participar en el consejo, se

le aclara por parte del Sr. Presidente de la Asamblea que lo que se tiene que tener es mucha

voluntad, las reuniones son una vez al mes, y cuando hay casos extras se hacen reuniones más

frecuentes.

Sr. Luis Guillermo Hurtado. Apto 4-803.

Sr. Carlos Aguiar Torre 2-1601, se postula por la cantidad de goteras que existen en todas las

torres.

Sr .Álvaro Mendoza Apto 1-501.

Sra. Martha Chaves Apto 2-1401

De esta manera queda conformado el nuevo Consejo de Administración por los siguientes

copropietarios, cuya postulación es aprobada por la Asamblea General por unanimidad.


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Nombre Apto.

Carlos Villamil 2-903

Javier Gutiérrez 4-1601

Claudia Patricia Gómez 3-801

Bernardo Roas 1-702

Fernando Medina 4-202

José Luis Sánchez 5-1801

Martha Chaves 2-1401

Jenny Pierotti 1-1402

Omar Acosta Castillo 5-1803

Oscar Omar Vargas 2-302

Luis Guillermo Hurtado 4-803

Álvaro Mendoza 1-501

Silvia Rodríguez 3-803

Carlos Aguiar 1-1601

14. Elección del Revisor Fiscal para el periodo 2011 y suplente.

El Sr. Presidente de la Asamblea informa que debido a la convocatoria llevada a cabo se

presentaron cuatro (4) postulantes para desempeñar el cargo de Revisor Fiscal, y propone que una

vez llevada a cabo la presentación de cada proponente se lleve a cabo la votación correspondiente

así mismo un asambleísta propone que se manifieste si se quiere cambiar al Revisor Fiscal sea otra

propuesta, la otra propuesta es escuchar a las personas citadas.

Se escuchara en primera instancia al Sr. Mauricio Méndez Reina. No se presentó.

Se hace llamado al Sr. Carlos Newmann Murcia, NO se presentó.

Se hace llamado a la firma Outsourcing y Consulting Auditores y Consultores, la presentación la

hace el Sr. Juan Carlos Morales Correa, socio y representante Legal de la compañía, constituida en

el año 2006, debidamente registrada en la Cámara de Comercio e inicia la presentación con las

diapositivas de su presentación.

2. OBJETIVOS DEL SERVICIO PROFESIONAL

Practicar el examen a los estados financieros del Conjunto, con el fin de emitir

una opinión sobre la razonabilidad de los mismos, de acuerdo con los normas

de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, la reglamentación


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establecida (Ley 675 del 3 de agosto de 2001), los principios de contabilidad

generalmente aceptados, las disposiciones establecidas en el Código de

Comercio y lo ordenado en el reglamento del Agrupación.

Este objetivo se cumplirá a través de enfoques de auditoría:

• Financiera

• De control interno

• De gestión

• De cumplimiento de normas

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Nuestra labor como revisor fiscal tendrá principalmente los siguientes

Propósitos:

1. Controlar y analizar permanentemente los activos del Conjunto para lograr su adecuada

protección, conservación y utilización. Velar porque las operaciones se ejecuten con la mayor

eficiencia posible, impartiendo las instrucciones que se consideren necesarias.

2. Vigilar permanentemente que los actos administrativos al tiempo de su celebración y ejecución se

ajusten a las normas legales y al reglamento del Conjunto.

3. Informar oportunamente, por escrito, al Consejo de Administración y/o Asamblea General, según

corresponda, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento y desarrollo de las operaciones

del Conjunto.

4. Emitir certificaciones e informes sobre los estados financieros y sobre el cumplimiento de las

normas de contabilidad prescritas.

5. Inspeccionar constantemente el manejo, control y custodia de los libros de contabilidad, libros de

actas, documentos contables y archivos en general, para cerciorarme que los registros en libros son

correctos y cumplen los requisitos legales y los documentos soporte de las transacciones, de los

derechos y las obligaciones se conservan debidamente.

6. Dar curso a los asuntos que deben llevar la firma del revisor fiscal.

7. Emitir cartas de recomendaciones o instrucciones para mejorar los controles internos y

administrativos del Conjunto

4. ALCANCE DE LA PROPUESTA

El alcance de nuestras pruebas está encaminado a obtener una base razonable de la confiabilidad

de las transacciones registradas en el sistema de información. Para cumplir con los objetivos

mencionados, examinaremos los registros, la documentación y demás respaldos contables, aplicando


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normas de auditoría generalmente aceptadas. Esto significa que nuestro examen comprenderá, entre

otros, los siguientes procedimientos:

a. Evaluación de la estructura de control interno, el ambiente de control, el sistema contable y los

controles internos administrativos existentes a fin de determinar la confiabilidad de los mismos,

permitiendo a su vez sugerir las medidas que hagan posible su mejoramiento.

b. Examen selectivo de las operaciones y revisión de la documentación justificativa de las

transacciones de facturación, recaudos de ingresos, pagos a terceros, etc.

c. Determinación de la cobrabilidad de la cartera y evaluación de los procedimientos utilizados para

su manejo y control.

d. Las inversiones deben cumplir con objetivos de seguridad y liquidez. Como revisor fiscal estaremos

vigilando permanentemente las inversiones (fondo de liquidez e imprevistos) para asegurar que los

propósitos antes descritos se alcancen.

e. Solicitud de confirmación independiente de saldos en bancos y otras entidades financieras,

inversiones, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y demás transacciones que se consideren

necesarias.

f. Examen de los títulos de propiedad y la documentación justificativa de las adquisiciones,

construcciones y retiros de activos fijos y bienes diversos, e inspección física de los más importantes.

Revisión de la razonabilidad de la depreciación contabilizada.

g. Examen de las cuentas de resultados, mediante pruebas selectivas y otras que se consideren

necesarias en las circunstancias.

h. Comprobación de la manera como se cumple con las diferentes normas tributarias y disposiciones

relativas al Conjunto.

i. Evaluar la gestión de las funciones administrativas del Conjunto y verificar que se cumple con las

metas y objetivos fijados.

j. Eventos posteriores. De conformidad con las normas de auditoría, se revisarán las transacciones

y eventos ocurridos hasta la fecha de emisión de mi informe, con el propósito de obtener información

adicional que pudiera afectar las cifras de los estados financieros bajo examen o la revelación en sus

notas. Esta parte del trabajo comprende, entre otros asuntos, lo siguiente:

• La revisión analítica de los estados financieros mensuales del año posterior y hasta la fecha de

finalización del trabajo de campo.

• La revisión selectiva de transacciones ocurridas durante el periodo posterior, para establecer si

existen pasivos no registrados o contingentes.


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• Lectura de las actas del Consejo de Administración, Asamblea General y la correspondencia sobre

aspectos legales durante ese mismo lapso.

5. METODOLOGIA DEL TRABAJO

Nuestra metodología se fundamenta en el conocimiento previo de las operaciones realizadas por la

Agrupación, de tal forma que nos garantice una adecuada planeación estratégica del trabajo.

6. RESPONSABILIDAD EN MATERIA DE INFORMES

Para dar cumplimiento a las exigencias en materia de información e informes presentaremos entre

otros los siguientes:

1. Dictamen sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2011.

2. Memorandos sobre observaciones al control interno, con recomendaciones e instrucciones para

mejorarlo.

3. Como revisor fiscal estaremos atentos a firmar previa revisión, los certificados y declaraciones

requeridos por las normas legales y tributarias.

4. En concordancia con las normas contables, colaboraremos en la preparación y presentación de

los estados financieros de propósito general.

7. PRINCIPALES CLIENTES – PROPIEDAD HORIZONTAL

REVISORIA FISCAL

• Agrupación de Vivienda Mazurén 23 (1)

• Agrupación Residencial Bávaro – Parque Central Bavaria

• Agrupación Residencial Vilanova II, Supermanzana 3-4

• Edificio Proas

OUTSOURCING CONTABLE

• Agrupación Residencial Iberia III

• Edificio Verdecchia I

• Edificio Verdecchia II

• Parque Caballeros de La Noche

• Agrupación Residencial Los Nogales (1)

• Agrupación Residencial Barcelona

• Agrupación Carlos Medellín Forero (1)


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(1) A través del socio director

8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Nuestros honorarios los determinamos con base en el tiempo que estimamos invertir, según los

objetivos y el alcance mencionados en la presente propuesta, a las tasas/hora de los profesionales

que intervienen en el trabajo.

Hemos estimado los honorarios por el ejercicio contable que terminará el 31 de diciembre de 2011,

en ONCE MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE.

Valor mensual $ 950.000

Valor año $11.400.000

Estos valores incluyen el impuesto al valor agregado IVA.

10. REVISOR FISCAL DESIGNADO

JUAN CARLOS MORALES CORREA

Contador Público egresado de la Universidad Externado de Colombia. Con alta experiencia y habilidad

para evaluar, crear e interpretar los diferentes procedimientos tanto para revisoría fiscal como para

auditoría interna, externa, financiera, de gestión y resultado, de consultoría tributaria, del sector

cooperativo, financiero y comercial.

Su experiencia laboral se ha desarrollado en las siguientes Firmas:

Outsourcing & Consulting – 6 años

Horwath Colombia Auditores – 8 años

Holl & Holl Auditores – 2 años

Amezquita & Cía – 2 años

Parque Central Bavaria – 4 años

El Presidente de la Asamblea solicita al Sr. Ramón Tovar llevar a cabo la presentación, manifiesta

que es persona natural no empresa, expresando que la experiencia contable es de 33 años a

través de la Superintendencia Financiera, fue jefe de Almacenes Generales de Depósito, jefe de

análisis financiero y termino siendo el asesor del Superintendente en la parte contable. Fue coautor

del primer Plan de Cuentas del Sector Financiero, profesor en varias universidades del área

bancaria, y lleva tres (3) años como revisor fiscal del Conjunto, aplica como contador lo que

ordena la Ley en la auditoria de los estados financieros, ratifica que los honorarios son los que

están presupuestados y no limita la hora de trabajo.


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El Presidente de la Asamblea solicita se lleve a cabo la votación no sin antes solicitar aclaración a

la empresa Outsourcing cual sería el tiempo disponible para el conjunto para llevar a cabo la

revisoría fiscal a lo que manifiesta el Sr. Juan Carlos Morales Correa que el tiempo es de una

semana mes más el acompañamiento en las reuniones de consejo en todos los casos, y somete a

votación de la Asamblea el nombramiento del Revisor Fiscal para lo cual se lleva a cabo el conteo

de los correspondientes votos con el siguiente resultado.

Votos para el nuevo revisor Fiscal del Conjunto:

Outsourcing y Consulting 25 Votos

Ramón Tovar 104 votos

Por lo tanto el Revisor Fiscal para el periodo 2010 y 2011 es el Sr. Ramón Tovar.

En este momento del Presidente de la Asamblea manifiesta que el quórum definitivo de la presente

asamblea es 91%.

Intervine un asambleísta manifestando que ante una eventualidad debe existir el revisor Fiscal

Suplente, a lo cual el Presidente de la Asamblea informa que el Sr. Ramón Tovar propone que la

esposa sea su suplente, o que la empresa Outsourcing sea el suplente, pero se requiere saber si la

empresa acepta o no acepta.

El Presidente de la Asamblea informa que existe una propuesta la cual es que si hay un Contador

con experiencia en Revisoría Fiscal se postule y se aclara que no es posible delegar en el consejo

el nombramiento del Revisor Fiscal suplente. Así mismo interviene el Sr. Ramón Tovar

manifestando que en condiciones normales la persona que queda en segundo lugar es el revisor

Fiscal Suplente o el Revisor Fiscal es revisor Fiscal Suplente es el que presente el Revisor Fiscal ya

que debe ser una persona de su confianza y postula a la esposa como su suplente.

En resumen el Sr. Presidente de la Asamblea manifiesta que hay dos propuestas:

1. Que la firma Outsorcing sea el suplente.

2. Que la esposa del Sr. Ramón Tovar sea el suplente.

3. Que si llega a ocurrir cualquier eventualidad se cite a asamblea extraordinaria para llevar a cabo el

correspondiente nombramiento.


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Se aclara que por Ley se debe nombrar tanto el Revisor Fiscal principal como el suplente y que no

hay necesidad de lleva r a cabo una asamblea extraordinaria para tratar ese tema.

El Sr. Néstor Moreno del Apto 1401 de la Torre 3 sugiere que se acepte la propuesta del Sr.

Ramón Tovar de su esposa como suplente, en caso de que no sea aceptada esta propuesta por la

Asamblea el Sr. Néstor Moreno se postula como Revisor Fiscal Suplente.

El Presidente del consejo somete a consideración las dos propuestas así, y se procede al conteo de

los votos con el siguiente resultado:

Que el Revisor Fiscal suplente sea la esposa

del Sr. Ramón Tovar

44 votos

Que el Revisor Fiscal suplente sea el Sr.

Néstor Moreno

97 votos

Por lo tanto es aprobado que el Sr. Néstor Moreno sea el revisor Fiscal suplente.

15. Elección del Comité de Convivencia para el año 2011.

El Presidente de la Asamblea ratifica que el Comité de convivencia es importante para el Conjunto

y las personas que se postulen deben tener servicio de vocación, deben estar comprometidos en

forma igual que el consejo además de ser personas conciliadoras.

Nombre Apartamento

Rosa Irene Ávila de

Acosta

5-1803

Carlos López 4-1502

Esperanza de Rojas 2-1603

Jacqueline Nieto 4-1503

Solly Corredor 4-802

Se procede a llevar a cabo la votación por las personas que se postularon para conformar el

Comité de Convivencia, lo cual es aprobado por unanimidad por los asambleístas.


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16. Propuestas ajustes al manual de convivencia.

Este punto ya se había evacuado con anterioridad en el punto de

El Sr. Emilo Jacken torre 4- propone que se pase el cobro de la cuota de administración con

descuento para el día 17 de cada mes, de esta manera el Presidente de la Asamblea hace la

propuesta a los asambleístas: Se propone que el pago de la cuota de administración con

descuento sea hasta el día 17 de cada, es decir se amplía el pazo para pagar la cuota con

descuento en dos días más y se procede a la votación no sin ante4s preguntar a la Sra.

Administradora Alexandra Cardona Montoya, quien ratifica que todos los contratos que tiene el

Conjunto están suscritos para cancelar dentro de los primeros cinco (5) días del mes, y las

copropiedades manejan el descuento por pronto pago hasta el día 10 de cada mes y en el

conjunto se está realizando el descuento a las personas que cancelen hasta el día 15 de cada mes.

Si se alarga afectaría el flujo de caja en forma negativa.

Se procede a la votación con el siguiente resultado

Concepto Votos

Que el descuento por pronto pago se haga

sobre los pagos realizados hasta el día 17 de

cada mes

No hay votos

Que se continúe con el descuento por pronto

pago sobre los pagos de las cuotas de

administración realizados hasta el día 15 de

cada mes.

Por mayoría es

aprobado continuar

con el descuento por

pronto pago hasta el

día 15 de cada mes.

Que el descuento por pronto pago se realice a

las personas que cancelen las cuotas de

administración hasta el día 10 de cada mes.

6 votos

17. Proposiciones y varios

Para este tema la Administradora Alexandra Cardona M informa que se llevó a cabo el envió de

formato a cada uno de los apartamentos, una vez recibidas las propuestas se tabularon y se

presentan ante la asamblea de acuerdo al número de propuestas recibidas sobre el mismo tema,

antes de iniciar con estas propuestas se informará sobre el tema de la Constructora, ya que existen


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grietas, filtraciones, fisuras, se está adelantando la querella ante la secretaría del hábitat, se debió

contratar a un tercero que emita su concepto sobre cada uno de los temas, así mismo informa que

se recibió por parte de la Secretaria del Hábitat el concepto técnico, estando pendiente el concepto

jurídico, Kubo fue notificada por la Secretaria del Hábitat el proceso de reabrió, Kubo se reporto en

la copropiedad enviando ingenieros calculistas, estructurales, por esta razón se llevó a cabo la

contratación de profesionales D&S Ingeniería, quienes revisaran las fachadas, las cubiertas, la parte

hidráulica, las filtraciones, las humedades, las grietas, las fisuras entre otras, con el resultado de

este estudio nos sentaremos en la conciliación con Kubo en la Secretaria del Hábitat. La Sra.

Administradora Silvia Alexandra Cardona M., cede la palabra al Ing. Javier Gutiérrez miembro del

Consejo de Administración quien es la persona que ha liderado todos los temas técnicos, dedicando

tiempo.

PROPUESTAS DE LOS RESIDENTES

Arreglar las grietas 4

Arreglar las humedades 4

Arreglar el Club House 5

Dotar los salones comunes con cortinas 1

Arreglar las filtraciones de las ventanas y fachadas de los apartamentos 4

Arreglar las filtraciones de agua de los depósitos y parqueaderos.

Construir cancha múltiple en el lote 2

Arreglo de los parques infantiles 3

Habilitar la zona de la cancha de voleibol como parqueaderos para los

residentes

2

Cambiar el adoquín de los parqueaderos de visitantes 4

Pintar los puntosa fijos de todas la torres 2

Comprar otro carro de mercado para cada torre 2

Entregar tarjetas lectoras para niños menores 1

Arreglo definitivo de los citofonos 3

Dejar ingresar las rutas escolares 1

Impermeabilizada y lavado de las fachadas. 4

Lavar con hidrolavadora todos los meses los parqueaderos 2

Comprar tapetes para cada uno de los apartamentos 1

Comprar tapetes para los ascensores

Colocar un vigilante en cada torre ya que nunca se encuentran los

vigilantes

4

Asignar una zona de parqueo para los vehículos de los propietarios que

tienen varios vehículos.

1

Autorización de ingreso de taxis sin restricciones, la vigilancia debe estar

pendientes del ingreso recorrido y salida de los mismos.

1

Permitir el ingreso de las rutas ecolares 1

Los propietarios están utilizando mal los parqueaderos. 1

Los propietarios de algunos apartamentos están utilizando baterías

musicales perturbando la tranquilidad de los vecinos.

1


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Existe riesgo para los propietarios de la torre 4 por la protección de un

residente por la policía

1

Los perros deben salir con bozal y los propietarios recoger las excretas. 3

Que el aumento de la cuota de administración se haga cada dos años. 1

Mejorar el equipo del gimnasio. 1

Corregir el ruido por vibración por del cuarto de bombas de la torre 5 1

Que no se fue en los balcones y boten las colillas a los balcones vecinos. 1

El sistema de ingreso a todas la torres permanece dañado. 1

Hay vehículos de transporte escolar que permanecen todo el día en

parqueaderos de visitantes.

1

Colocar soportes para bicicletas en los parqueaderos de cada propietarios

para evitar robos

1

Instalar luces de balizado para advertencia de aviones helicópteros 1

El Sr. Javier Gutiérrez inicia su intervención manifestando que a medida que fueron apareciendo las

diferentes situaciones de tipo técnico, desde el inicio se empezaron a hacer las reclamaciones a

Kubo, y el proceso que hizo el Consejo fue hacer la reclamación oficial ante la Secretaria del Hábitat

ya que este es el único ente que puede reconocer todas las fallas que existen y existían esa es la

razón por la cual no se pudo intervenir en los daños, no se podía arreglar la piscina, no se podía

impermeabilizar, el Club House se deterioraba cada día más, y esto no obedecía a falta de intereses

ni que la administración no lo quisiera hacer o que el consejo no aprobara sino que se debían cumplir

unos tiempos técnicos para que la secretaria del Hábitat pudiera constatar meso se hizo desde el

año 2009 han realizado varias visitas técnicas y el primer concepto técnico fue emitido en noviembre

de 2010 y hace dos semanas salió el concepto jurídico, estos dos conceptos salieron a favor del

conjunto en 100%, este concepto favorable contiene los siguientes puntos importantes la dificultad

de la red hidráulica y el mal manejo de lluvias y el nivel freáticos que rodean al conjunto ya que

debió ser mal diseñada y adicionalmente mal construida y por eso ha presentado fallas

constantemente, así mismo se debe tener en cuenta que estamos ubicados en un sitio de ladera que

hace que todas las aguas de la vecindad afecten el terreno del conjunto el cual es muy grande, se

puede observando este fenómeno cuando se sale del conjunto ya que diariamente se encuentra

enlagunada loa vía de salida a la 138 debido a las lluvias por eso continuamente se ha solicitado el

carro Vactor para que se limpie el alcantarillado, adicionalmente diariamente se barre y recoge la

tierra arena y piedras arrastrando mucha sedimentación con esto se demuestra que la red

geotécnica es deficiente y esto ha ocasionado que todos los sótanos de todas las torres se inundaran

constantemente esto genero muchos problemas adicionales a que los propietarios no podían ingresar

a los vehículos debido al volumen de agua que hace presión a los edificios un peso de agua que no

estaba calculado y esto ha ocasionado un asentamiento rápido acelerado en algunas de las torres.

El segundo punto son las dilataciones del remate del césped de las jardineras contra las jardineras

se ha dilatado de una manera exagerada y son las goteras que se ven en los sótanos, y

adicionalmente el volumen de agua ha sido exagerado debido a los volúmenes de las aguas lluvias,

esta agua se ha filtrado a los sótanos 2 y esto ha ocasionado la humedad permanente que se tienen

en los depósitos con los daños consecuentes de los bienes que se encuentran dentro de los

depósitos, las rampas de ingreso a los edificios han tenido un deterioro muy notorio, porque hay

fisuras muy grandes en la plazoleta y parqueo y en el ingreso a la torre 5. Adicionalmente a los


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problemas de las cañuelas y al peso del agua al no poderlas recoger en forma eficiente hizo que

existiera un peso exagerado contra el muro de la parte occidental de la torre 5. Esto se logró

establecer claramente por eso en el informe técnico de la Secretaria del Hábitat se recomienda

expresamente una revisión de la parte estructural de todos los edificios ya que es notorio todas las

fisuras que van desde el piso 18 hasta los ascensores y los muros que están juntos a los ascensores.

A la fecha no existe ningún riesgo estructural por lo tanto todos se deben sentir tranquilos de que a

este respecto no hay problema.

Por las razones anteriores se llevó a cabo la contratación con una firma especializada de ingenieros

para que lleven a cabo estudio el cual servirá de soporte para el momento de la conciliación en la

Secretaria de Habitat, se deben llevar a cabo mantenimientos los cuales como todos pudieron

observar se llevaron a cabo mantenimientos de las cañuelas, muro por donde corre el agua, este

trabajo fue exitoso más o menos un 95%. Este trabajo se realizará cada cuatro meses, debido a los

grandes volúmenes de agua que circulan por las cañuelas, se debe tener en cuenta que las

inundaciones desaparecieron y las filtraciones de agua disminuyeron en forma ostensible.

Los que no se ha podido realizar es el tema de las goteras ya que se debe retirar el prado es un

tema de grandes costos, existen áreas que no impermeabilizaron, otro tema es el tema de las

cubiertas donde se noto un deterioro exagerado en las cubiertas de todas las torres, sin embargo

los productos que aplicaron a dichas cubiertas según los proveedores tienen una vida útil de 10

años, estos edificios no tienen esa vetustez y ya presentan un deterioro considerable en las

cubiertas. En las torres 5 y 4 adicionalmente la constructora instaló los contadores de gas, originando

de esta manera que se deba circular por ese sitio en forma constante cuando se viene a tomar las

lecturas de los contadores. En el caso de la cubierta de la piscina donde la constructora instaló

grava esto originó que el agua se acumulara generando grandes goteras y filtraciones debido a la

grava se corría por el viento y la misma agua. Otra situación de la cubierta del Club House es que la

constructora no construyó desniveles lo que influyó de manera significativa en que el agua se

quedaba acumulada.

El otro punto que se estableció y que es de alta importancia son las filtraciones en las fachadas y en

los remates de todas las ventanas originando daños en todos los apartamentos, lo que también ha

originado que las fachaletas se caigan, esto es ocasionado por dos cosas ya que no se utilizó

impermeabilizante en el mortero con el que se pegaron las fachaletas y la otra situación es por el

proceso de asentamiento y de fisuras; así mismo se han presentado problemas por el

desprendimiento de fachaletas que han caído en la zona verde y en las claraboyas rompiéndolas.

Estos temas son delicados para todos los residentes la corrección de este problema tiene un costo

considerable.

Otro tema importante que se origina al no evacuar el agua en forma correcta, la vía vehicular ha

sido afectada esta ya parece cualquier calle Bogotana, esto se genera debido al asentamiento, lo

mismo sucede con los andenes esto tiene que ver con el mismo diseño ya que es combinación de

placa con adoquín y al ejercer presión se levantan los adoquines.

El tema de aguas negras también ha sido afectado se han encontrado tuberías rotas y en eso se ha

actuado en forma oportuna, se han cambiado tuberías colectoras en la torre 3. Y en la medida que

el presupuesto lo permite el consejo ha actuado para lograr atender estas situaciones.


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Con respecto al tema de la pintura de las zonas comunes, no se podía llevar a cabo hasta tanto la

Secretaria del Hábitat realizara la visita correspondiente para que pudiera constatar el tema de las

fisuras y las dilataciones.

En esencia el anterior es el resumen general de la parte técnica, los arreglos a groso modo con

onerosos, se está cuantificando y hará parte del estudio que se está adelantando el cual les será

presentado en forma oportuna a cada uno de los copropietarios.

El Sr. Presidente de la Asamblea manifiesta que el Club House ya fue arreglado en su totalidad, se

hicieron los desniveles y estará al servicio de toda la comunidad. El consejo y la administración han

trabajado cotizando los trabajos que se requieren.

Continua el Sr. Javier Gutiérrez, informando a la comunidad que lo que se expuso anteriormente

corresponde a los problemas detectados por la Secretaria del Hábitat en el informe técnico que

entregó al conjunto. Así mismo recomendó llevar a cabo estudio estructural como la Secretaria del

Hábitat no tiene ámbito jurídico no pueden obligar a Kubo, por lo tanto emitió concepto jurídico

invitando a Kubo a atender las reclamaciones formuladas por el Conjunto, por lo tanto Kubo ya envió

a los ingenieros a valorar y ese es el proceso que seguirá a continuación.

El Sr. Presidente de la Asamblea ratifica que no hay un tiempo específico para el cumplimiento por

parte de Kubo, aclarando además que la Secretaria de Hábitat no es ente jurídico no es procesal

solamente es administrativo, el punto a favor es que ellos pueden decretar una multa de $36 millones

mensuales hasta tanto no arregle todos los problemas reconocidos por ellos en el informe más los

arreglos adecuados.

Ratifica el Sr. Presidente de la Asamblea que ya se cuenta con varias cotizaciones correspondientes

a los trabajos que se deben realizar, y si el proceso contra Kubo no fluye el Consejo de Administración

llamará a los copropietarios a una Asamblea Extraordinaria para informar el costo de los arreglos ya

que no se puede permitir que el conjunto se siga deteriorando y disminuyendo de esta manera el

patrimonio de todos los copropietarios. Y si Kubo no responde habría una segunda instancia que es

un proceso civil, como es bien sabido por todos en este país un proceso civil se puede demorar

mucho tiempo y el conjunto no se pude dejar deteriorar.

La Sra. Sandra Pinilla Apto 1-1201, considera que estos problemas ya llevan demasiado tiempo

considera que se pudiera ponernos en contacto con otros Conjuntos que Kubo haya construido y ver

si tienen problemas similares hacer que Kubo cumpla porque finalmente los copropietarios

terminaran pagando la negligencia de la Constructora. Al respecto el Sr. Presidente de la Asamblea

considera que Kubo tiene que responder de una u otra manera y la administración ya tiene

adelantado ya ha hablado con otros conjuntos esta sería una segunda parte de la etapa siguiente.

Interviene un propietario preguntando qué pasa con los asentamientos y los problemas de fisuras

que se están generando dentro de los apartamentos? Pregunta además si esto está cubierto dentro

del informe o es problema de cada copropietario. El Sr. Presidente de la Asamblea responde la

inquietud así: Dentro del informe esta lo concerniente a las zonas comunes y si es propiedad privada

corresponde a cada propietario realizar la reclamación a Kubo; al respecto interviene la Sra.

Administradora Silvia Alexandra Cardona M manifestando que una de las recomendaciones de la

Secretaria del Hábitat es que cada copropietario tome las fotografías de cada uno de los problemas


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y falencias que tiene en su apartamento y las envíen a la administración, por lo tanto se colgara en

la página WEB formato para que escriban la queja correspondiente adjuntando las fotografías. Se

solicita que las fotografías y la queja sean entregadas a la administración a más tardar el día viernes

11 de marzo de 2011, y si la Secretaria del Hábitat cumple con el cronograma en dos semanas se

llevaría a cabo la conciliación y la persona que quiera poner la queja directamente ante Kubo lo

puede hacer.

El propietario del Apto 1603-3 nuevo en el conjunto felicita a los organizadores de la Asamblea por

ser una Asamblea organizada, manifestando que está orgulloso de vivir en este conjunto y presenta

una propuesta para que todos los apartamentos de los últimos pisos, puedan instalar una cubierta

en los balcones de cada uno de los apartamentos en razón a que se filtra el agua, se instalaría en

acrílico transparente o vidrio para conservar la uniformidad del conjunto. Esa propuesta es analizada

por los asambleístas en cabeza del Sr. Presidente de la Asamblea quien manifiesta que en este caso

sería cambio de fachada, el primer paso sería el proceso ante curaduría, el primer paso sería

aprobarlo en asamblea y segundo paso solicitar los permisos ante la curaduría. La Sra.

Gloria Arredondo propone que la administración reúna a los copropietarios que tienen eses problema

y que entre ellos lleguen a un acuerdo de que sea una sola cubierta o pérgola para todos igual.

La Sra. Claudia Rodríguez Apto 4-1202 tiene el mismo problema del propietario del 3-1603, el apto

1302, no tiene el balcón y cuando llueve ingresa el agua, generando humedad y desea saber si este

problema se puede solucionar colocando la pérgola, al respecto el Presidente de la Asamblea ratifica

que sería cambio de fachada, y la solución sería construir balcón en donde haga falta. Al respecto el

Sr. Javier Gutiérrez recomienda que se debe consultar con el arquitecto diseñador del Conjunto a fin

de solicitarle diseño de acuerdo a lo construido y la solución debe ser para todos los copropietarios.

Y se propone hacer un análisis técnico antes de aprobar cualquier cosa y caso de ser aprobado todos

tendrían que construir lo aprobado sin excepción y al mismo tiempo porque no tendría sentido la

aprobación ya que se está hablando de un cambio de fachadas. El Sra. Presidente de la Asamblea

resume la propuesta: Si se permite hacer la consulta ante las curadurías, hacer el diseño del balcón,

mirar cómo sería la solución para los que no tienen balcón, propone además el Sr. Presidente de la

Asamblea llevar a cabo asamblea no presencial para lograr su aprobación, esto es debatido por un

propietario es indispensable llevar a cabo Asamblea Extraordinaria. La Sra. Administradora interviene

manifestando que se reciben las dos propuestas para llevar a cabo las consultas

correspondientes porque se corre el riesgo como ha sucedido en otras partes que se aprueba para

que todos construyan lo aprobado y hay personas que no lo hacen generando desorden. Este es un

tema difícil porque se está cambiando la fachada por eso es importante dejarlo solamente como

consulta. Si se llegase a realizar la consulta los gastos deben ser asumidos por los propietarios que

soliciten la consulta.

En resumen se recibe la propuesta y el valor de las consultas y del estudio deben ser asumidas por

las personas interesadas y aprovechando que se va a llevar a cabo el estudio hará también la

consulta de la señora ya que existen dos situaciones los del último piso y los de pisos intermedios

que no tienen techo Debiendo quedar claro que la obra debe ser realizada por todos.

El Sr. Bernardo Rojas, solicita que debido a los altos costos de una asamblea es importante que para

la aprobación del anterior punto se lleve a cabo una asamblea virtual no presencial.


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Interviene un asistente solicitando aclaración de cómo va el trámite del lote contiguo al conjunto. A

este tema da respuesta el Sr. Presidente de la Asamblea; con Kubo se llegó a conciliación donde

dicha firma cedía un área en otra parte del Distrito para entregar este lote al conjunto sobre el

particular no se ha recibido respuesta de ninguna dependencia del Distrito hasta tanto no se obtenga

respuesta no se puede hacer nada. Este es otro problema que se tiene con Kubo, aclarando que

sería y no problema ya que la administración solicitó al Distrito la Administración del parque contiguo

a Espol, junto con ellos mismos. El gran problema que se tiene es que Kubo no ha hecho la entrega

formal al IDR.

El Sr. Álvaro Parra interviene manifestando que estos trámites son demorados en la actualidad hay

varias copropiedades que están tratando de recibir parques en administración y no se ha podido ya

que los funcionarios del Distrito no toma decisiones. Por lo tanto no nos debemos esperar a que se

resuelva el tema con la Secretaría sino hacer los trámites de comodato.

La Sra. Gloria Arredondo manifiesta que existen muchos problemas con los citofonos y que como es

sabido por todos en esta semana debe quedar solucionado el problema pregunta si dentro de las

soluciones se ha contemplado instalar citofonos en los sótanos, y si cuando el problema de

comunicación existe quede solucionado habrá comunicación entre la habitación principal y la cocina.

La respuesta es si a este punto y cuento a la comunicación en los sótanos habrá comunicación de

los sótanos con la portería.

El Sr. Bernardo Rojas Apto 1-702, presenta propuesta: Hay algunos conjuntos que tienen zona

privada y como en el caso de este conjunto los parqueaderos son zonas comunes de uso exclusivo,

la solicitud consiste en lo siguiente el apto 5-1703 era de la Sra. Madre de don Bernardo lo vendió y

en la transacción de venta quedo estipulado que el nuevo propietario cedía los derechos sobre uno

de los cuatro parqueaderos, pero la empresa que está financiando la compra del apartamento está

solicitando una carta de la asamblea para que el derecho del parqueadero sea cedido en propiedad

al Sr. Bernardo Rojas y tiene entendido que en el conjunto han sucedido otros casos similares, pero

la financiera no había solicitado ese documento, cabe la salvedad que dichos derechos puedan ser

cedidos a propietarios del conjunto y no ha externos del Conjunto. El propietario del Apto 5-1703

ratifica la propuesta.

El Sr. Álvaro Parra, se ofrece para analizar el caso desde el punto de vista jurídico para definir cuáles

serían las alternativas, y aclara que los parqueaderos por ser zonas comunes de uso exclusivo deben

estar asignados a cada uno de los apartamentos y para que eso quede se debe hacer reforma al

reglamento, hacer la escritura y afectar las matriculas inmobiliarias de todos los apartamentos del

conjunto, el tema es procedimental y puede ser costoso.

El propietario del apto 5-1703 ratifica que dentro de la negociación del apartamento está incluida la

cesión de un parqueadero y de un depósito, y como estos son de propiedad de la comunidad por

eso se está solicitando autorización a la asamblea.

El Presidente de la Asamblea propone que si se puede hacer este trámite se haga y que los costos

de esta transacción los asumen los dos involucrados. Así mismo el Sr. Presidente somete a

consideración la aprobación de esta propuesta a la honorable asamblea lo cual es aprobado por

unanimidad.


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El Sr. Germán Pérez Torre 1-1001, manifiesta que de acuerdo a respuesta dada por el Presidente de

la Asamblea hay varios aspectos que están insertos en el Manual de Convivencia los cuales han

generados multa pero no se pudieron ejecutar porque se debía llevar a cabo el debido proceso,

ahora en el caso de los parqueaderos de visitantes que se va a cobrar el uso, esto nos deja una

enseñanza que se debe legislar bajo el principio de equidad por lo tanto los aspectos que están

legislados como multa pasen a sanción y se ejecuten como se va a hacer con el uso del parqueadero

de visitantes. El Sr. Presidente de la Asamblea somete a consideración esta propuesta la cual consiste

en que todas las infracciones que originan sanción de acuerdo al Manual de Convivencia no se lleve

a cabo el procedimiento que se encuentra en dicho Manual sino que se cobre en forma directa es

decir sin tener en cuenta el procedimiento estipulado. Por la importancia de esta propuesta se debe

reglamentar y se ratifica la propuesta: Que se autorice a la Administración el cobro directo se

reglamentara y se informará a todos para que nadie infrinja. Se somete a votación la anterior

propuesta la cual queda aprobada por unanimidad, aclarando que estos recursos ingresaran a la

cuenta del conjunto. Para que la administración ejecute el cobro deberá entregar los

correspondientes soportes bien sea fotos u otros soportes, es decir con evidencia.

El Sr. Jorge Reyes Torre 5-1702, sugiere que la cuota de administración se pague en otros dos

Bancos independiente de que se está pagando la cuota en este momento. El Presidente de la

Asamblea aclara que debido a los costos no se hace posible esta propuesta debido a los costos

financieros ya que si el Conjunto no tiene unos promedios mínimos, nos cobraran por cada uno de

los recaudos es decir por cada una de las consignaciones que realizan los propietarios la suma de

$4 mil pesos M/cte., ya que en Colombia los Bancos cobran todos los servicios que prestan a los

usuarios. Solicitan los asambleístas que sea un Banco donde las filas no sean tan largas, un Banco

que sea ágil, que se hagan las transacciones por internet. La propuesta es acogida y se estudiara la

posibilidad de cambio de Banco.

El Sr. Néstor Moreno Apto 1401 de la Torre 3. Propone que en la parte de afuera donde está la

banquita para que los niños menores esperen las rutas de los colegios, en esta ola invernal los niños

se han visto afectados y la propuesta es ver la posibilidad de modificar un cerramiento de una forma

estética, esto con el fin de que los niños no aguanten tanto frio en las horas de la mañana. Es decir

modificar la recepción. El Presidente de la Asamblea ratifica que este punto fue aprobado en la

Asamblea General de Propietarios del año 2010, no se ejecutó debido a que no había presupuesto,

si se revisa el presupuesto del presente año este tema está incluido por lo tanto en el presente año

se ejecutara la obra referida.

El Sr. Luis Guillermo Hurtado Apto 4-803 manifiesta que ya hay una cotización para modificar la

portería peatonal, así mismo para cerrar el sitio donde los niños esperan sus rutas, no se puede

hacer una caseta, pero si está cerrado en vidrio para cerrar el flujo de aire.

El Sr. Carlos Ochoa del apto 1-701, solicita que se proyecten las fotos de los parqueaderos donde

los residentes están colocando cosas distintas a vehículos y no las dejan en los depósitos o en los

apartamentos y de acuerdo al Manual de Convivencia estos elementos no se pueden dejar en los

parqueaderos y propone que como en la torre 1 y en las demás torres existen espacios libres que

no se ocupan, en estas áreas se pueden construir depósitos de las mismas áreas de los que existen

para cada uno de los propietarios con el fin de que los propietarios puedan guardar las cosas que

no caben en los depósitos así sea por un día, o dos días. El Sr. Presidente ratifica a los asambleístas


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que se trata de una propuesta y con la votación se aprueba o no. El Presidente de la Asamblea

somete a votación la propuesta y por unanimidad es negada.

La Sra. Martha María Vélez Torre 1-301, manifiesta que se tiene en todas las torres existen sitios

para las bicicletas, este sitio se ha convertido en el parqueadero de vehículos adicionalmente si se

dejan las cosas que no caben en los depósitos se fomentaría un basurero en cada sótano.

El Sr. Bernardo Rojas Apto. 1-702, considera que es probable que en conjunto existan sitios donde

no se perjudican los vehículos, o que no afecten la visual y que de pronto se podrían arrendar

provisionalmente. Esta propuesta es negada por unanimidad.

Interviene un propietario proponiéndose junto con el Sr. Rodolfo Muñoz quienes son arquitecto e

ingeniero respectivamente para dar apoyo a las personas que están realizando el estudio técnico y

al Consejo de Administración. Este apoyo es acogido por unanimidad. Se pregunta además a la

administración que sucedió en la torre 1 el jueves pasado a las 9.00 en el Hall de los ascensores y

la empresa de seguridad la haya reportado a la administración, no se sabe cómo se está haciendo

el control de las cámaras y se quisiera saber, el caso es se tenía una visita a las 9.00 p.m. acompaño

a la visita a la portería principal y encontró a cuatro (4) muchachos de colegio en la baranda echando

escupitajos hacia el sótano, por lo tanto solicita saber que información está quedando en las cámaras

y para qué sirven las mismas, deja esto como inquietud. El Presidente de la Asamblea manifiesta

que se está evaluando con la empresa de seguridad, ya que las cámaras existentes no toman todos

los sitios que se requiere.

La Sra. Claudia Malo Torre 5-1003, con respecto a las cámaras manifiesta que se han presentado

casos donde saquean las bicicletas en los bicicleteros, saquean los apartamentos específicamente los

números distintivos, ej. Un vehículo tenía las puertas abiertas salió del conjunto y cuando regreso el

vehículo estaba en las mismas condiciones entonces no se sabe qué pasa con el servicio que deben

suministrar los recorredores. No hubo un reporte en cuatro (4) horas, el vehículo de la Sra. Claudia

fue rayado y nadie vio nada paso con ese in-suceso, nadie sabe no hay cámaras. Se aclara por parte

del Sr. Presidente de la Asamblea que no en todos los sitios hay cámaras y las que hay no cubren

todos los sitios, solicita que cuando se observe alguna anomalía se informe a la administración, el

conjunto es de todos. El Sr. Javier Gutiérrez solicita a todos los asistentes que ese tipo anomalidades

las hagan saber, ya que es importante conocer porque uno de los rubros en que más gastos se

generan es el rubro de bombillería, ya que se los roban todos los días, se debe saber quiénes se los

roban, y no son los vigilantes,, no son los empleados de aseo, son los vecinos, entonces es de gran

importancia saber quienes cometen esta irregularidad.

El Sr. Rafael Rodríguez Apto 1-602, manifiesta que en el sector de los bicicleteros no hay cámaras,

a las bicicletas les robaron el sillín, y otros elementos y requiere saber si la empresa o empresas de

seguridad deben responder. El Sr. Presidente de la Asamblea responde que si la bicicleta se

encontraba en el bicicletero se supone que la empresa de vigilancia tiene que responder.

La Sra. Jenny Pierotty Torre 1-1401, manifiesta que por ser propietaria de mascotas presenta

propuesta para las personas que están en la misma situación proponiendo adaptar un espacio en el

lote que existe al lado, colocar un dispensador de bolsas, para recoger los excrementos y que las

mascotas puedan estar un rato en dicho espacio, porque se ven niños a los cuales las mascotas los

halan los tumban, y solicita la aprobación de la utilización de dicho espacio ya que el número de


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mascotas es bastante grande. El Presidente de la Asamblea somete a consideración la respuesta,

interviene así mismo la Sra. Martha Chaves manifestando que tiene dos mascotas y considera que

es importante que los propietarios de mascotas se reúnan, ya que cuando se le hace reclamo a un

propietario de mascotas que no recoge las excretas surge inmediatamente un problema. La Sra.

Martha solicita que los propietarios de mascotas se reúnan y se respete a las personas que no les

gustan las mascotas y viceversa. El Presidente de la Asamblea aclara que el espacio que se está

proponiendo no es del conjunto, es espacio público, interviene el Sr. Fernando Medina manifestando

que se debe hacer una pequeña inversión y prohibir que los perros andes sueltos.

La Sra. Torre 3-302 cuando compraron el apartamento propuso a Kubo que les vendieran la bodega

que queda contigua al apartamento nunca pusieron atención y no hubo respuesta ese cuarto quedo

para el conjunto para la administración, ha solicitado que se les venda el cuarto y hace como dos

meses vio a alguien entrar a ese cuarto a las 9.00 p.m. y no se explica porque se está utilizando

dicho espacio. Interviene la Sra. Administradora Alexandra Cardona M. manifestando que Kubo tiene

en el momento varios depósitos para su uso donde tiene materiales y en este momento se está

legalizando pero no sabíamos que a las 9.00 p.m. se estuviera abriendo el depósito. Se aclara que

la administración hará la investigación y dará respuesta en un plazo no mayor de 8 ocho días.

Por último interviene la Sra. Administradora para agradecer a los consejeros la colaboración que se

ha tenido para dar cumplimiento a la ejecución del presupuesto y las demás actividades que se

debían ejecutar por parte de la administración así mismo se recuerda a los asistentes el envió de las

reclamaciones ante Kubo y que el día 9 de Marzo de 2011 ya no funcionaran las claves para el

ingreso y salida del conjunto; y las personas que tienen poderes no se les olvide firmar por si mismos

y por sus apoderados.

Una vez agotados los temas a tratar el Presidente de Asamblea la da por terminada siendo las 6.10

pm., del día 4 de Marzo de 2011 y se firma la presente acta por el presidente de la Asamblea y la

Secretaria.

OSCAR OMAR VARGAS SILVIA ALEXANDRA CARDONA MONTOYA

Presidente de la Asamblea Representante Legal.

COMISION VERIFICADORA DE LA REDACCIÓN DE ACTA.

Sandra Pinilla

Apto 1-1201

Stella Rodríguez Apto 4-703

Antonio Urbina Apto 3-1603


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ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS MARZO 5 DE 2011 … · ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS MARZO 5 DE 2011 ACTA No. 8 Siendo las 2,15 p.m. del día 5 de Marzo de 2011, se da por iniciada