Asesoría y Apoyo Dirección de Control Escolar e ...escolar.setab.gob.mx/manual.pdf · Para la instalación del Sistema de Preinscripción, es necesario que conozca qué Sistema

Asesoría y Apoyo

Dirección de Control Escolar e Incorporación Departamento de Informática y Sistemas

Teléfono (01 993) 3 58 21 00 Extensión 2226

SISTEMA DE PREINSCRIPCIÓN A EDUCACIÓN BÁSICA SIPAEB 2016-2017

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN |DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR E INCORPORACIÓN

2

Contenido VERSION DEL SISTEMA OPERATIVO ............................................................................. 3

INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE PREINSCRIPCIÓN 2016-2017 ................................... 6

CONTRASEÑAS DE ACCESO .......................................................................................... 9

ACCESO AL SISTEMA .................................................................................................... 10

MÓDULO DE ESCUELA ................................................................................................. 14

MÓDULO DE ALUMNOS ................................................................................................ 15

CAPTURA DEL ASPIRANTE .................................................................... 15

POR FOLIO .............................................................................................. 17

SIN ANTECEDENTE ESCOLAR ............................................................... 18

DATOS DEL ASPIRANTE ......................................................................... 19

DATOS DEL PADRE ................................................................................ 23

DATOS DE LA MADRE............................................................................. 24

DATOS DEL TUTOR ................................................................................ 25

FICHA DE PREINSCRIPCIÓN .................................................................. 27

ELIMINAR ALUMNOS PREINSCRITOS .............................................................. 28

MÓDULO DE GRUPOS ................................................................................................... 30

MÓDULO DE ESTADÍSTICA ........................................................................................... 31

MÓDULO DE REPORTES............................................................................................... 33

HERRAMIENTAS ............................................................................................................ 36

MÓDULO PARA GENERAR EL ARCHIVO DE ENTREGA .................................. 37

RESPALDO .......................................................................................................... 40

RESTAURACIÓN ................................................................................................. 42

VERIFICAR ARCHIVO DE ENTREGA ............................................................................ 43

UTILERÍAS ...................................................................................................................... 45

AUMENTAR LA CAPACIDAD DE INSCRIPCIÓN ................................................ 45

AYUDA ............................................................................................................................ 46



3

VERSION DEL SISTEMA OPERATIVO Para la instalación del Sistema de Preinscripción, es necesario que conozca qué Sistema Operativo tiene su computadora. Para saberlo. Realice lo siguiente:

Haga clic derecho en Equipo. Haga clic en Propiedades.

Se muestra la siguiente ventana:

Propiedades

Equipo

En tipo de sistema operativo

muestra si es de 32 o 64 bits,

para este ejemplo el sistema

operativo es de 64 bits.

Versión del sistema operativo



4

Después de saber qué sistema operativo tiene su computadora. Introduzca el CD en la

Unidad del CD-ROM. Se mostrará la siguiente ventana:

A) Para instalar el Sistema en los Sistemas Operativos Windows XP, Windows

Vista, Windows 7.

1. Haga clic en SIPAEB 2016.

2. Continúe con el Apartado de Instalación del Sistema de Preinscripción

2016-2017

A)

B)

SIPAEB

2016

C)

Consulte el manual

de instalación



5

B) y C)Para instalar el sistema en los Sistemas Operativos Windows 8,

8.1yWindows 10,Seleccione la utilería de acuerdo a su Sistema operativo


1. Haga clic en Next


Después que se completa el porcentaje. Se muestra la siguiente ventana:

2. Presione cualquier tecla. Se muestra la ventana Inicial.

3. Haga clic en SIPAEB 2016 (Windows 8 y 8.1ó Windows 10)

4. Continúe con el Apartado de Instalación del Sistema de Preinscripción 2016-

2017

Utilería

SIPAEB 2016

(Windows 8 y 8.1

y Windows 10)



6

INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE PREINSCRIPCIÓN 2016-2017

1. Después seleccionar el SIPAEB2016,aparece la siguiente pantalla. Haga clic en

siguiente.

2. Aparece la siguiente pantalla, donde se especifica la ruta en la que será instalado

el programa. Haga clic en siguiente.

3. La siguiente pantalla que específica que el sistema está listo para instalarse.

4. Haga clic en siguiente.

NOTA: Si desea instalar varias escuelas en una sola computadora.

Teclee en Nombre del Acceso Directo, la Clave de la Escuela (CCT)

Siguiente

Capture su CCT

Siguiente



7

5. En esta pantalla se muestra el proceso de instalación, donde se están cargando

todos los archivos del sistema en su computadora.

Siguiente



8

6. Aparece la siguiente pantalla indicando que se ha instalado correctamente.

7. Haga clic en aceptar para finalizar la instalación.

8. Concluida la instalación, en el escritorio de su computadora, apareceráel

íconodelSISTEMA y del MANUAL DE USUARIO, como se muestra a continuación.

Aceptar

ICONO MANUAL DE

USUARIO

En caso de haber capturado su

CCT, el ícono aparecerá de la

siguiente manera. (Consulte el

paso 2de la instalación del

sistema)

De lo contrario se mostrara así.



9

Para tener acceso al sistema, necesita saber el usuario y la contraseña.Continúe en

el apartado de Contraseñas de Acceso.

CONTRASEÑAS DE ACCESO

Para acceder al SISTEMA, debe conocer el usuario y la contraseña; los cuales varían

según el nivel escolar.

A continuación se muestra una tabla con tales datos, para facilitar su acceso.

NIVEL EDUCATIVO USUARIO CONTRASEÑA

PREESCOLAR ADMINISTRADOR 123

PRIMARIA ADMINISTRADOR 123456

SECUNDARIA ADMINISTRADOR 123

En caso de que se trate de la U.R.S.E. o el área indicada para Recibir la información,

seleccione el nivel educativo y en la siguiente tabla se indican los datos para su acceso.

Cabe señalar que este usuario no permite la captura de información exclusivamente

sirve para Verificar la Entrega.

ESCUELA USUARIO CONTRASEÑA

27ADG0001V SUPERVISOR SEP123



10

ACCESO AL SISTEMA Para ejecutar el sistema.

1. Haga doble clic sobre el íconoSIPAEB que se encuentra en el escritorio de su

computadora.

2. Aparecerá la ventana de inicio del SISTEMA, haga clic en Nivel.

3. A continuación se despliegan los tres niveles de Educación Básica, debe

seleccionar el Nivel Educativo en el que se encuentra su Escuela.

SIPAEB

NIVEL

Seleccione

el Nivel



11

4. Capture el CCT (Clave del Centro de Trabajo) de su Escuela y pulse la tecla

ENTER.

5. Automáticamente se muestran los datos de su CCT, de clic en el botón

Ingresar para continuar.

Capture el

CCT, pulse

ENTER.

Ingresar



12

6. Aparece la pantalla donde debe capturar su Usuario y Contraseña, loscuales

se dieron a conocer en el apartado anterior.

Se mostrará un mensaje dependiendo del tipo de escuela que sea; pulse aceptar para

continuar.

ESCUELA CONSOLIDADA.- En la escuela no habrá crecimiento de matrícula

ESCUELA NO CONSOLIDADA

Ingresar



13

7. A continuación se muestra la pantalla principal, con los Módulos del sistema

como son: ESCUELA

ALUMNOS.- Haga clic en el ícono de ALUMNOS y aparecerá la

pantalla para capturar. GRUPOS

ESTADÍSTICA

REPORTES

GENERAR ARCHIVO DE ENTREGA

SALIR

ESCUELA

GRUPOS

REPORTES

SALIR DEL SISTEMA

GENERAR ARCHIVO DE

ENTREGA

ESTADÍSTICA

ASPIRANTES



14

MÓDULO DE ESCUELA En este apartado se muestra el nombre completo del Director y los datos del Supervisor

Escolar; si existen cambios o están vacíos favor de actualizarlos y haga clic en

GUARDAR.

GUARDA

NOTA: SI LOS DATOS DEL SUPERVISOR NO SON CAPTURADOS, EL

SISTEMA NO PERMITIRÁ GENERAR SU ARCHIVO DE ENTREGA.



15

MÓDULO DE ALUMNOS

CAPTURA DEL ASPIRANTE Antes de iniciar la captura de datos, debe seleccionar el Grado, Turno, Área y Grupo en

el que Capturará al Aspirante. El sistema mostrará solo las clave de las áreas, en la

siguiente tabla se describe cada una de las áreas de discapacidad.

AREA

Autismo AU

Audición y Lenguaje AUL

Ceguera y Debilidad Visual CDV

Discapacidad Auditiva DA

Discapacidad Intelectual DI

Discapacidad Motriz DMO

Discapacidad Visual DV

Transtornos Neuromotores TNE

Ninguno NN

Una vez realizada su selección, pulse el botón AGREGAR para que permita su captura

A continuación se detallan las distintas formas de Capturar a un Aspirante; según el nivel

al que aspire.

GRADO TURNO ÁREA GRUPO

CARGAR ALUMNOS

AGREGAR



16

TIPOS DE CAPTURA

La pantalla está compuesta por varios apartados; los cuales se explicarán a detalle

más adelante.

POR FOLIO(NO APLICA PARA PREESCOLAR)

CAPTURA DE DATOS DEL ASPIRANTE, CUANDO NO TIENE

ANTECEDENTE ESCOLAR (APLICA PARA LOS 3 NIVELES)

NOTA: SUS ALUMNOS PREINSCRITOS APARECERAN EN COLOR

NEGRO; UNA VEZ QUE SE EXCEDA EL TOTAL DE ALUMNOS

AUTORIZADOS, SE MOSTRARAN EN ROJO.

PARA INCREMENTAR ALUMNOS, USTED DEBERÁ PONERSE EN

CONTACTO CON LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN PARA QUE SE LE

AUTORICE DICHO AUMENTO.

EN EL APARTADO DE UTILERIAS, DE ESTE MANUAL SE EXPLICA EL

PROCEDIMIENTO QUE SEGUIRA EN EL SISTEMA.



17

POR FOLIO (APLICA PARA PRIMARIA Y SECUNDARIA)

Para CapturarunAspirante a 1º de Primaria, que presenta su Reporte de Evaluación de

3º de Preescolar del ciclo escolar actual.

Para Capturar a un Aspirante a 1º deSecundaria, que presenta su Reporte de

Evaluación de 6º de Primariadel ciclo escolar actual.

1. Teclee el Folio del Reporte de Evaluación 2. Presione la tecla Buscar.

.

Automáticamente se muestran los datos del Aspirante.

Reporte de Evaluación BUSCAR



18

Continúe en el apartado B. Datos del Aspirante

SIN ANTECEDENTE ESCOLAR

(APLICA PARA LOS 3 NIVELES)

Debe introducir todos los datos del Aspirante en el apartado Nombres del

Alumno, los cuales se refieren a:

1. Primer Apellido

2. Segundo Apellido

3. Nombre (s)

4. Sexo

5. Fecha de Nacimiento

6. Entidad de Nacimiento

7. Curp (Homonimia)

Continúe en el Apartado C. Domicilio y Hermanos del Aspirante

DATOS DEL

ASPIRANTE



19

DATOS DEL ASPIRANTE Si se realiza la Preinscripción por folio, automáticamente se muestran los datos del

Aspirante, debe revisar si se muestra la homonimia de la CURP, de no ser así y en caso

de que el tutor presente la CURP, debe capturarla.

C. DOMICILIO

Continúe capturando el domicilio, compuesto por municipio, calle, número y colonia.

DOMICILIO

DEL

ASPIRANTE

Homonimia



20

D. ESCUELA DE PROCEDENCIA DEL ASPIRANTE

(NO APLICA PARA PREESCOLAR)

Continúe capturando los datos de la Escuela de Procedencia, compuesto por CCT

(completo), Nombre de la Escuela; si se realiza la Preinscripción por folio,

automáticamente se muestrandichos dato, elSector, Zona y Localidad se encontrarán

impresos en la Ficha de Preinscripción.

En caso de que el CCT de Procedencia sea de otro Estado; aparecerá el siguiente

mensaje.

DATOS DE LA ESCUELA DE PROCEDENCIA (NO APLICA PARA

PREESCOLAR)



21

Seguidamente, deberá agregar dichos datos en la pantalla que se muestra a continuación.

Una vez capturados, pulse el botón Guardar.

Aparecerá la pantalla indicando que se agregaron los datos, pulse el botón Aceptar.

Guardar

Guardar



22

HERMANOS DEL ASPIRANTE

Indicar si el alumno tiene algún hermano en la escuela, si es así deberá especificar el

grado, grupo y turno en el que se encuentra.

Una vez capturados los datos del Aspirante, haga clic en el botón Siguiente.

Si tiene información pendiente, el sistema mostrará el siguiente mensaje.

¿Tiene

Hermanos

en esta

Escuela?

Siguiente



23

DATOS DEL PADRE Al pasar a la siguiente pantalla, muestra el primer apellido del aspirante como primer

apellido del Padre; de ser así continúe con la captura; sino corrija los datos conforme los

aporte el tutor.

Debe introducir los datos del Padre:

Nombres

Domicilio y Teléfono

Grado de Escolaridad

Una vez capturados los datos del Padre, haga clic en el botón Siguiente.

DOMICILIO Y

TELÉFONO

NOMBRES DEL

PADRE

GRADO DE

ESCOLARIDA

D SIGUIENT



24

DATOS DELAMADRE Al pasar a la siguiente pantalla, muestra el segundo apellido del aspirante como primer

apellido dela madre; de ser así continúe con la captura; sino corrija los datos conforme los

aporte el tutor.

Debe introducir los datos delaMadre:

Nombres

Domicilio y Teléfono

Grado de Escolaridad

Una vez capturados los datos delaMadre, haga clic en el botón Siguiente.

DOMICILIO Y

TELÉFONO

NOMBRES

DELA MADRE

SIGUIENT

GRADO DE

ESCOLARIDA



25

DATOS DEL TUTOR En este apartado, debe elegir al tutor del Aspirante, puede ser el Padre, Madre u Otro; en

caso de elegir Otro, debe especificar el parentesco.

En las siguientes pantallas se muestra un ejemplo para agregar un tutor que no se incluya

en la lista.

Debe capturar todos los datos de la persona que fungirá como Tutor del Aspirante,

incluyendo su grado de escolaridad.

DATOS DEL

TUTOR

PARENTESC



26

Si elige al Padre o Madre, automáticamente aparecen sus datos personales capturados

en los apartados anteriores. Pulse el botón grabar.

Aparece el siguiente mensaje que indica que el Alumno fue Registrado Correctamente;

pulse ACEPTAR para continuar; yautomáticamente le mostrara la Ficha de

Preinscripción.

GRABA

ACEPTA



27

FICHA DE PREINSCRIPCIÓN Al pulsar el botón Grabar le mostrará el siguiente formato con los datos del Aspirante, de

los Padres y del Tutor.



28

Al cerrar la ficha de Preinscripción automáticamente muestra a los alumnos inscritos en la

parte de arriba.

ELIMINAR ALUMNOS PREINSCRITOS Para eliminar alumnos, Haga clic en el alumno que desea eliminar y haga clic

enELIMINAR

ALUMNOS

PREINSCRITO

S

ALUMNO A

ELIMINAR

ELIMINAR



29

Aparecerá el siguiente mensaje donde debe confirmar la eliminación del alumno, si es el

caso pulse SI.

Se mostrara nuevamente la lista de alumnos sin el alumno que ya fue eliminado, de no

ser así, pulse el botón CARGAR.

SI

CARGA



30

MÓDULO DE GRUPOS

ELIMINAR GRUPOS

En caso de alguna equivocación al crear su grupo, si desea borrarlo, seleccione el grupo

deseado, haga clic en eliminar y el sistema eliminará el grupo, como se muestra en los

siguientes ejemplos.



31

MÓDULO DE ESTADÍSTICA En el apartado de Estadística, debe realizar la actualización de la estructura del Ciclo

Escolar Actual de su Escuela.

Si desea verificar los datos que tiene su escuela en control escolar haga clic en el botón

VER ESTRUCTURA DE CONTROL ESCOLAR ACTUAL.

En la sección Estadística de la Escuela en Control Escolar se muestra la distribución

del total de alumnos en los grupos.

CERR

ESTADÍSTICA

DATOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL EN SU ESCUELA

VER ESTRUCTURA DE CONTROL ESCOLAR



32

ESTADÍSTICA ACTUAL

Debe actualizar los datos de su Escuela, Total de Alumnos y Total de Grupos del

Ciclo Escolar Actual;según como se encuentren ahora distribuidos los alumnos en su

escuela, en este apartado y pulse el botón GUARDAR, como se indica en la siguiente

pantalla

NOTA: SI LOS DATOS ESTRUCTURA DEL CICLO ESCOLAR ACTUALNO SON

CAPTURADOS, EL SISTEMA NO PERMITIRÁ GENERAR SU ARCHIVO DE

ENTREGA.



33

MÓDULO DE REPORTES El Módulo de Reportes comprende 3 apartados:

1. Registro de Inscripción de Alumnos

2. Reporte de Entrega a Planeación

3. Registro de Inscripción con Datos Estadísticos

Seleccione la opción adecuada y continúe indicando el GRADO, TURNO O GRUPO,

según sea el caso seleccionado y pulse el botón IMPRIMIR.

A continuación se muestra en vista previa los reportes para continuar con su impresión,

pulse clic en el icono de la impresora, para Salir pulse la X.

IMPRIMIR

GRADO

MODO DE

GRUPO

TURNO

TIPO

CERRAR



34

1. Registro de Inscripción de Alumnos

2. Reporte de Entrega a Planeación



35

3. Registro de Inscripción con Datos Estadísticos



36

HERRAMIENTAS El módulo de Herramientas cuenta con 3 opciones:

Generar Archivo de Entrega

Restauración

Verificador de la Información

En los siguientes apartados se muestra el funcionamiento de cada una de las opciones.



37

MÓDULO PARA GENERAR EL ARCHIVO DE ENTREGA Al presionar la opción Generar Archivo de Entrega, se muestra la siguiente pantalla,

haga clic en Examinar.

Aparece la siguiente pantalla donde debe seleccionar la ruta en donde desea guardar su

información. Cabe señalar que automáticamente trae el nombre del archivo de acuerdo a

la Clave de su Escuela (CCT). Pulse Guardar

EXAMINA

NOTA:NO DEBE CAMBIAREL NOMBRE DEL ARCHIVO, YA QUE CON ÉSTE SE

IDENTIFICARÁ SU INFORMACIÓN EN EL ÁREA DE CONTROL ESCOLAR.

GUARDA



38

En la siguiente pantalla haga clic en Enviar

Se mostrará la siguiente pantalla que indica que se creó el archivo correctamente, pulse

Aceptar.

Enviar

ACEPTAR



39

Posibles dificultades para Generar su Archivo de Entrega

Haga clic en aceptar y regrese al apartado de Registro de Director y Supervisor para

hacer los cambios pertinentes; una vez realizados, vuelva a Generar su Archivo de

Entrega.

Haga clic en aceptar y regrese al apartado de Captura de Aspirantes, para agregar a

los alumnos; una vez capturados, vuelva a Generar su Archivo de Entrega.

Haga clic en aceptar y regrese al apartado de ESTADÍSTICA, para Actualizar

susDatosde la Estructura del Ciclo Escolar Actual, vuelva a Generar su Archivo de

Entrega.

NOTA: SI LOS DATOS DEL SUPERVISOR NO SON CAPTURADOS, EL SISTEMA NO

PERMITIRÁ GENERAR SU ARCHIVO DE ENTREGA Y MOSTRARÁ LA SIGUIENTE

NOTA: SI NO HA CAPTURADO NINGÚN ALUMNO, EL SISTEMA NO PERMITIRÁ

GENERAR SU ARCHIVO DE ENTREGA Y MOSTRARÁ LA SIGUIENTE PANTALLA

NOTA: SI LOS DATOS ESTRUCTURA DEL CICLO ESCOLAR ACTUALNO SON

CAPTURADOS, EL SISTEMA NO PERMITIRÁ GENERAR SU ARCHIVO DE ENTREGA

Y MOSTRARÁ LA SIGUIENTE PANTALLA



40

RESTAURACIÓN

La restauración tiene como objetivo, unir la información ya sea que se haya capturado un

toda la escuela y se desee llevar a otra computadora o bien un grado o un grado y turno o

grado, turno y grupo.

Ejemplo: Si se capturó 1ero. De primaria en una computadora y 2 do. En otra

computadora, dicha información se puede unir. Para lo anterior mencionado se tiene que

realizar un respaldo y restauración.

Restauración cuenta con dos opciones:

Respaldo

Restauración

RESPALDO Para generar un respaldo realice lo siguiente:

Haga clic en Herramientas—Restauración—Respaldar información. Aparece la

siguiente pantalla.

Para el siguiente ejemplo se realizara el Tipo de respaldo total Haga clic en Tipo

NOTA: Antes de realizar la restauración, es necesario realizar un respaldo.



41

Después de Seleccionar los datos anteriores la pantalla se muestra así:

Haga clic en Respaldar. Aparece la siguiente pantalla

La figura de arriba indica, la carpeta en donde se va a guardar el respaldo, para efectos

de ejemplo en el escritorio de la computadora se creó una carpeta con el nombre de

Respaldo, Así como el nombre del archivo de respaldo.

Haga clic en Guardar

RESPALDAR

Carpeta Respaldo, esta

se encuentra en el

escritorio de la

computadora

El nombre del archivo

de respaldo, es la clave

de la escuela



42

RESTAURACIÓN Haga clic en Herramientas—Restauración—Restaurar información. Aparece la

siguiente pantalla.

Haga clic en Examinar Aparece la siguiente ventana

Haga clic en el Archivo de respaldo

Haga clic en Abrir. Aparece la siguiente ventana.

El nombre del archivo

de respaldo, es la clave

de la escuela

Abrir

Restaurar



43

Haga clic en Restaurar

VERIFICAR ARCHIVO DE ENTREGA Al presionar la opción Verificar Archivo de Entrega, se muestra la siguiente pantalla, haga

clic en Examinar.

En la siguiente pantalla localice y seleccione el archivo, contiene su clave de Escuela

(CCT) y pulse Abrir

EXAMINA



44

A continuación aparecerá una pantalla con los datos que se encuentran en el archivo de

entrega.

Haga clic en los diferentes apartados para revisar su información, para salir haga clic en

cerrar.

ABRIR

CERR



45

UTILERÍAS

AUMENTAR LA CAPACIDAD DE INSCRIPCIÓN El sistema cuenta con una opción en la que podrá Aumentar la Capacidad de

Inscripción haga clic sobre la opción indicada y le aparecerá la siguiente pantalla.

A continuación aparece la siguiente pantalla donde debe especificar un COMANDO

(CLAVE) el cuál será proporcionado por el área de Sistemas de Control Escolar; cabe

señalar que ésta se le proporcionará una vez que le sea autorizado por el área

responsable.

COMANDO CAPACIDAD

ACTUAL POR

GRADO CANTIDAD A

AUMENTAR

UTILERÍA AUMENTAR LA

CAPACIDAD



46

AYUDA En este apartado le mostrará la opción de Manual de Usuario; haga clic y

automáticamente le abrirá dicho manual.

MANUAL DE

USUARIO



47

SALIR

Para salir del sistema, deberá pulsar el icono SALIR o hacer clic sobre la X de la parte

superior derecha.

SALIR

SALIR

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