Asesoramiento en tecnologías de TELETRABAJO...Gestión de tareas y avisos/notas – Capacidad para anotar y repartir tareas y conocer el estado de las mismas de modo online Utilidades

Asesoramiento en tecnologías de TELETRABAJO

Asesoramiento e implantación inmediata de TELETRABAJO para autónomos y pymes de Euskadi

Guía para el Uso soluciones tecnológicas

de Teletrabajo


Este documento recoge el detalle para el uso de las soluciones tecnológicas implantadas como resultado del

servicio recibido por parte del equipo Inplantalariak de SPRI http://www.spri.eus.

Abril 2020.

http://www.spri.eus/


ÍNDICE

1. Contenido ........................................................................................................................................................................................ 5

2. Comunicaciones y reuniones ........................................................................................................................................................ 7

2.1 Herramientas y su uso ................................................................................................................................................................ 7

2.2 Skype .......................................................................................................................................................................................... 7

2.3 Videollamadas de WhatsApp .................................................................................................................................................... 13

2.4 Hangouts ................................................................................................................................................................................... 15

2.5 FaceTime .................................................................................................................................................................................. 17

2.6 Whereby .................................................................................................................................................................................... 19

2.7 WhatsApp Web ......................................................................................................................................................................... 21

2.8 WhatsApp Business .................................................................................................................................................................. 23

2.9 Telegram ................................................................................................................................................................................... 27

2.10 Google Duo ............................................................................................................................................................................... 27

2.11 Microsoft Translator .................................................................................................................................................................. 30

2.12 Microsoft Teams ....................................................................................................................................................................... 32

2.13 Cisco Webex ............................................................................................................................................................................. 35

2.14 Jitsi ............................................................................................................................................................................................ 37

2.15 Grabar y editar videos del escritorio o webcam ........................................................................................................................ 42

3. Generación colaborativa de documentación ............................................................................................................................. 46

3.1 Herramientas y su uso .............................................................................................................................................................. 46

3.2 GSuite de Google ..................................................................................................................................................................... 46

3.3 Microsoft Office 365 .................................................................................................................................................................. 49

3.4 Quip .......................................................................................................................................................................................... 51

3.5 Slack ......................................................................................................................................................................................... 53

3.6 Google Classroom .................................................................................................................................................................... 55

4. Acceso y registro remoto de información .................................................................................................................................. 55


4.2 Google Drive ............................................................................................................................................................................. 56

4.3 Dropbox .................................................................................................................................................................................... 61

4.4 Microsoft OneDrive ................................................................................................................................................................... 65

4.5 Icloud Drive ............................................................................................................................................................................... 67

4.6 pcloud ....................................................................................................................................................................................... 68

5. Gestión online de trabajos, proyectos y pedidos ...................................................................................................................... 70


5.2 Trello ......................................................................................................................................................................................... 70


5.3 Loomio ...................................................................................................................................................................................... 75

5.4 Asana ........................................................................................................................................................................................ 77

6. Gestión del tiempo ........................................................................................................................................................................ 80


6.2 Sesame ..................................................................................................................................................................................... 81

6.3 Google Calendar ....................................................................................................................................................................... 83

7. Gestión de tareas y avisos ........................................................................................................................................................... 85


7.2 Evernote .................................................................................................................................................................................... 86

7.3 Microsoft To-Do ........................................................................................................................................................................ 91

7.4 Google Keep ............................................................................................................................................................................. 93

8. Utilidades para Agilizar ................................................................................................................................................................ 98


8.2 Office Lens ................................................................................................................................................................................ 98

8.3 Speechnotes ........................................................................................................................................................................... 101

8.4 Compartir ubicación mediante Google Maps .......................................................................................................................... 103

8.5 WhatsApp (Compartir ubicación) ............................................................................................................................................ 105

8.6 Cronología de Google ............................................................................................................................................................. 106

9. Acceso remoto a equipos de oficina ......................................................................................................................................... 108

9.1 Herramientas y su uso ............................................................................................................................................................ 108

9.2 TeamViewer ............................................................................................................................................................................ 108

9.3 Anydesk .................................................................................................................................................................................. 111

9.4 Escritorio remoto de Google ................................................................................................................................................... 115

10. Ciberseguridad: Securiza el teletrabajo .................................................................................................................................... 117

10.1 Prácticas de ciberseguridad .................................................................................................................................................... 117


5

Soluciones y Practicas TEIC para facilitar el teletrabajo en microempresas

y autónomos del País Vasco

1. CONTENIDO

Se recogen a continuación una serie de tecnologías testeadas y seleccionadas por el equipo del

servicio Inplantalariak que buscan aportar capacitación al tejido microempresarial para poder

implantar el teletrabajo en diversas áreas de trabajo en la gestión empresarial, entre ellas:

Comunicaciones - Relaciones – Capacidad de comunicarse por audio, imagen y texto con

uno o varios oyentes para emular reuniones presenciales

Generación colaborativa de documentación – Capacidad para trabajar en equipo creando

documentación de modo online y simultáneo

Acceso y almacenamiento remoto de información – Capacidad para disponer de la

información empresarial allí donde se necesite

Gestión online de proyectos y pedidos – Capacidad para gestionar proyectos, trabajo y

pedidos y conocer en cada momento a través de internet el estado de los mismos

Gestión del tiempo – Capacidad para gestionar calendarios, reservas, citas... propias y

del equipo o recursos colaboradores

Gestión de tareas y avisos/notas – Capacidad para anotar y repartir tareas y conocer el

estado de las mismas de modo online

Utilidades para agilizar – Conjunto de herramientas que agilizan tareas administrativas

allí donde estés

Acceso remoto a

equipos de la empresa

Comunicaciones virtuales con clientes,

empleados/as, proveedores/as

Generación colaborativa de

documentación

Acceso y almacenamiento

remoto de información

Ciberseguridad requerida para

el trabajo a distancia

Gestión online de estado de

proyectos y pedidos

Gestión de tareas y avisos/notas

Utilidades para agilizar y geolocalizar

la actividad de la empresa

Gestión del tiempo


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Acceso remoto a equipos de oficina/empresa – Capacidad de acceder a un equipo

dispuesto en otra ubicación y poder ejecutar aplicaciones de modo remoto

Ciberseguridad – Capacidad para securizar tu teletrabajo

Todas las soluciones seleccionadas y detalladas a continuación son de implantación y uso

inmediato con una curva aprendizaje mínima o inexistente, y con resultados probados en otras

microempresas vascas.

Los criterios de selección del conjunto de tecnologías han sido los siguientes:

Uso inmediato

Mínimo esfuerzo de capacitación, instalación y adaptación

Herramienta conocida, de uso en contexto personal

Sin coste o coste cercano a cero

Apoyo continuado

Ejemplos / Referencias cercanas de uso de otras microempresas

Esta guía busca ser una referencia rápida de apoyo al uso de las herramientas sobre las que el

equipo Inplantalariak le ha asesorado para comenzar a implantar el Teletrabajo en su día a día

empresarial.


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2. COMUNICACIONES Y REUNIONES

USO Capacidad de comunicarse por audio, imagen y texto con uno o varios oyentes.

VIRTUALIZACIÓN Emula reuniones presenciales.

BENEFICIOS Ahorro de tiempo, costes y eficiencia de calendarios.

BUENAS

PRÁCTICAS

Asegúrate de no compartir más información de la necesaria con las otras partes,

sobre todo al compartir escritorio: no dejes archivos sensibles a la vista, ni

nombres de usuario, ni contraseñas, etc. Utiliza siempre las versiones más

actualizadas de cada aplicación. Asegúrate de haber terminado la conversación

antes de iniciar cualquier otra tarea

ENLACES DE

INTERÉS

Soporte MS Office https://support.office.com/es-es/article/formaci%c3%b3n-en-

v%c3%addeo-de-microsoft-teams-4f108e54-240b-4351-8084-

b1089f0d21d7?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Formación MS Teams: https://docs.microsoft.com/es-

es/microsoftteams/enduser-training

Formación MS Teams:

https://www.youtube.com/playlist?list=PL0pgb_7nDofD9gdMcIxv3S8eiztzgEAe1

Skype (No profesional):

[ES]https://www.youtube.com/watch?v=AD-AeLYirk0

[EU]https://www.youtube.com/watch?v=aJZknx44xzk

2.1 Herramientas y su uso

A continuación, se detalla el uso de un conjunto de herramientas que permiten la comunicación

entre varias ubicaciones para llevar a cabo reuniones, formaciones, presentaciones comerciales,

…

Este conjunto de soluciones está en continua evolución y mejora para disponer de herramientas

que cubran las necesidades y demandas del mayor número de casuísticas.

2.2 Skype

Skype (http://www.skype.com/es/) es un programa gratuito que permite comunicaciones de texto,

voz y vídeo utilizando Internet. Las llamadas a otros usuarios mediante Skype son gratuitas y las

llamadas especiales tienen un coste bastante reducido.

https://support.office.com/es-es/article/formaci%c3%b3n-en-v%c3%addeo-de-microsoft-teams-4f108e54-240b-4351-8084-b1089f0d21d7?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES



https://docs.microsoft.com/es-es/microsoftteams/enduser-training

https://docs.microsoft.com/es-es/microsoftteams/enduser-training

https://www.youtube.com/playlist?list=PL0pgb_7nDofD9gdMcIxv3S8eiztzgEAe1

https://www.youtube.com/watch?v=AD-AeLYirk0

https://www.youtube.com/watch?v=aJZknx44xzk

http://www.skype.com/es/


8

Para instalar el programa hay que descargarse el archivo de instalación desde su página web y

ejecutarlo.

Y seguiremos los pasos para finalizar la instalación seleccionando “Instalar”


9

Seleccionaremos “Comencemos” para pasar al siguiente paso en el que nos crearemos un

usuario de Skype, o nos identificaremos en caso de que ya dispusiéramos de uno.

Pulsaremos el botón ”Iniciar sesión o Crear” y aquí es donde tendremos que introducir nuestro

usuario de Skype (correo electrónico, número de móvil…) y la contraseña o bien nos crearemos

uno en caso de no disponer de ninguno pinchando en “Cree una” y siguiendo los pasos en los

que tendremos que rellenar un formulario con nuestra información (nombre, apellidos, fecha de

nacimiento, correo electrónico/número de teléfono móvi, etc.)


10

Una vez que hayamos realizado todos estos pasos ya tendremos disponible nuestro usuario para

poder utilizarlo.


11

Ya solo nos quedaría ir añadiendo las direcciones de nuestros contactos para comunicarnos con

ellos. Para ello podremos utilizar la barra de búsqueda y buscarlos utilizando su nombre y

apellidos, su nombre de usuario de Skype, correo electrónico o número de teléfono.

Una vez que hayamos agregado a nuestros contactos podremos chatear con ellos, realizar

llamadas desde la app o videollamadas, tanto privadas como grupales.

Entre nuestros contactos aparecerá un contacto llamado “Echo / Sound Test Service” que

podremos utilizar para testear y verificar que nuestro micrófono y altavoces estén funcionando

correctamente.

Aparte de los chats, llamadas y videollamadas tanto individuales como grupales que son muy

útiles a la hora de realizar una reunión virtual en tiempo real, otra opción muy interesante que

permite Skype es la opción de Reunión que tendremos disponible en la ventana de Chats.


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Esta opción Skype genera un enlace que podremos compartir para enviarlo a cualquier persona

que deba asistir a esta sala virtual de reunión, copiando y pegando el vínculo que Skype nos

asigna a cada sala. Lo interesante de esto es que los invitados no tienen que ser necesariamente

usuarios de Skype. Podremos compartir el enlace con cualquiera que tenga un ordenador con

webcam y micrófono de tal manera que el enlace se les abrirá en una pestaña de su navegador

y podrán asistir, chatear y participar en la videoconferencia sin que tengan que tener un usuario

ni la propia aplicación de Skype instalada en sus ordenadores.


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2.3 Videollamadas de WhatsApp

La función de videollamadas de WhatsApp permitirá realizar llamadas de vídeo a nuestros

contactos a través de la aplicación WhatsApp. El máximo de participantes para realizar una

videollamada será de cuatro, es decir, nosotros más otras tres personas.

Para móviles Android:

1. Abre el chat de grupo con las personas a las que deseas videollamar.

2. Toca Llamada grupal .

3. Busca o selecciona los contactos que quieras añadir a la llamada.

4. Toca Videollamada .

Para hacer una videollamada grupal desde la pestaña de Llamadas:

1. Abre la pestaña de LLAMADAS.

2. Toca Nueva llamada > Nueva llamada grupal .

3. Busca o selecciona los contactos que quieras añadir a la llamada.


También se pueden añadir participantes desde una llamada individual:

1. Abre el chat con una de las personas a las que deseas videollamar.


3. Cuando tu contacto acepte la llamada, toca Añadir participante .

4. Busca o selecciona el contacto adicional que deseas añadir a la llamada. Si se te indica,

toca Añadir.

Para móviles iPhone:

1. Abre el chat de grupo con las personas a las que deseas hacer la videollamada.

2. Pulsa Nueva llamada .

3. Busca o selecciona los contactos que quieras añadir a la videollamada.

4. Pulsa el ícono de Videollamada .

Para hacer una videollamada grupal desde la pestaña de Llamadas:

1. Abre la pestaña de Llamadas .


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2. Pulsa Nueva llamada > Nueva llamada grupal .

3. Busca o selecciona los contactos que quieras añadir a la videollamada.


También se pueden añadir participantes desde una llamada individual:

1. Abre el chat con una de las personas a la cual deseas hacer una videollamada.


3. Cuando tu contacto acepte la llamada, pulsa Añadir participante .

4. Busca o selecciona el contacto adicional que deseas añadir a la llamada.

5. Pulsa Añadir.

Importante:

Asegúrate de tener una conexión rebusta a Internet al hacer o recibir videollamadas

grupales. La calidad de la videollamada dependerá de la conexión a Internet más débil de

entre los participantes.

Cuando recibas una videollamada grupal, la pantalla VIDEOLLAMADA DE

WHATSAPP mostrará a los participantes presentes en la videollamada.

Durante una videollamada grupal, tienes la opción de apagar tu cámara al

presionar Detener video .

No se puede eliminar a un participante durante una videollamada grupal. El participante

tendría que terminar la llamada de su lado para salir.

El historial de videollamadas grupales aparecerá en la pestaña de LLAMADAS. Puedes

presionar las entradas en el historial para ver detalles de los participantes.

Es posible estar en una videollamada grupal con un contacto bloqueado si alguien más lo

añade, pero no puedes añadir a un contacto que tú hayas bloqueado o que te haya

bloqueado a ti.


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2.4 Hangouts

Desde un ordenador, desde un Smartphone o desde un Tablet, (tanto si es Android o iPhone) se

puede conectar con cualquier persona en el mundo que tenga una cuenta Google, con voz o con

video, sin coste adicional, tan sólo es necesario tener conexión a internet.

El ordenador necesitará disponer de micrófono y altavoces y para el servicio de video además

es necesario una cámara.

Una de las ventajas más destacables en este momento es que la versión gratuita de Google

Hangouts permite hacer llamadas, con voz o con video, a 10 personas simultáneamente.

Además permite compartir tu escritorio para que otros puedan ver lo que estás haciendo de tal

forma que podamos hacer charlas y explicaciones a distancia.

Las aplicaciones para smartphones están disponibles en las tiendas habituales de apps, mientras

que desde el ordenador se puede acceder a través de la página web:

https://hangouts.google.com/

https://hangouts.google.com/


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Desde está página se puede iniciar una llamada o videollamada con cualquier contacto del que

sepamos su dirección de Gmail (o cuenta de Google). Los usuarios que reciban la llamada tienen

que tener abierta la aplicación. También existe la posibilidad de hacerles llegar un enlace con el

que acceder a la conversación. Una vez abierta la llamada o videollamada hay que copiar y

enviar el enlace que da la aplicación.

Lo habitual es hacer llegar este enlace a través de correo electrónico, redes sociales u otro canal

privado para que solo la persona a la que se le envía en link sea capaz de acceder.


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2.5 FaceTime

FaceTime está integrado en la aplicación Teléfono en los iPhone, en vez de ser una aplicación

separada (como sí lo es en el iPod Touch, iPad o Mac). Cuando se está realizando una llamada

hay que pulsar el botón FaceTime para pasar a la videoconferencia.

El botón FaceTime es un icono que representa una videocámara, ocupa el lugar que en las

anteriores versiones del iPhone tenía el botón para dejar la llamada en pausa, como Apple no

estaba dispuesta a añadir un hueco más, nos insta a usar el botón de silencio, aunque dejando

pulsado poco más de un segundo éste, se activará la función de pausa. También es posible

realizar una llamada FaceTime en la aplicación Contactos.

Realizar llamadas con FaceTime


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Para hacer llamadas con FaceTime, necesitas el número de

teléfono o la dirección de correo electrónico registrada de la

persona a la que quieres llamar. Hay varias formas de hacer

llamadas con FaceTime:

En la app FaceTime, pulsa el botón más y escribe el

número de teléfono o la dirección de correo electrónico de la

persona. Pulsa el número o la dirección y, a continuación,

Audio o Vídeo .

Si tienes el número de teléfono o la dirección de correo

electrónico de la persona guardada en tus contactos, puedes

empezar a escribir su nombre y pulsarlo cuando aparezca. A

continuación, pulsa Audio o Vídeo .

También puedes iniciar una videollamada con FaceTime

desde el iPhone en el transcurso de una llamada telefónica. Pulsa el icono de FaceTime

en la app Teléfono para cambiar a FaceTime.

Utilizar la llamada en espera con FaceTime de audio

Cuando llegue otra llamada, ya sea telefónica o de audio de

FaceTime, puedes elegir una de estas opciones:

Finalizar la llamada actual y aceptar la llamada

entrante.

Aceptar la llamada entrante y poner la llamada actual

en espera.

Rechazar la llamada entrante.


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2.6 Whereby

Whereby es una página web que permite participar en videoconferencias sin necesidad de

registro.

https://whereby.com

Para poder empezar a utilizarla, entraremos en su página web y tendremos varias opciones para

iniciar sesión y crear una sala.

Si queremos utilizar la más sencilla, añadiremos nuestro correo electrónico al campo “Work

email” y pincharemos en “Log in”. Nos enviarán al correo electrónico que hemos proporcionado

un código de confirmación de 6 cifras que introduciremos acto seguido en la web y podremos

crear una sala con un nombre que no esté siendo utilizado, por ejemplo,

https://whereby.com/inplantalari.

https://whereby.com/

https://whereby.com/inplantalari


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Una vez hecho esto, podremos compartir el enlace de la sala con cualquier persona que

queramos que se conecte a nuestra sala (4 participantes máximo en la versión gratuita, nosotros

y otras 3 personas). Los siguientes usuarios irán accediendo directamente a la dirección creada

y entrarán a la sala para participar en la conversación. Tendremos la opción también de

bloquear/desbloquear la sala para que no puedan acceder más participantes sin el

consentimiento del administrador de la misma.

La interfaz está en inglés, pero es muy sencilla y funciona desde todo tipo de dispositivos. Permite

silenciar el micrófono o apagar la cámara en un momento dado, así como compartir el escritorio

o jugar con stickers.


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2.7 WhatsApp Web

WhatsApp Web (https://web.whatsapp.com/es) es una extensión de la cuenta en tu teléfono

móvil. Los mensajes que envías y recibes en tu ordenador y tu teléfono están sincronizados y

puedes verlos en ambos dispositivos. Si realizas una acción en WhatsApp en tu teléfono móvil

se puede ver desde WhatsApp Web, y cada acción en WhatsApp Web afecta a WhatsApp en tu

teléfono.

Es importante entender que WhatsApp Web no constituye otra cuenta WhatsApp. Cuando

usas WhatsApp en un ordenador o en tu teléfono accedes a la misma cuenta en dos dispositivos

diferentes. Ya que el WhatsApp Web es una especie de control remoto sobre el WhatsApp de

nuestro teléfono, necesitaremos tener claro que se tienen que cumplir los siguientes requisitos

para poder disfrutar de él de la mejor manera posible:

Es necesario tener una cuenta WhatsApp activa en el teléfono móvil y que éste

permanezca encendido.

Es necesario mantener una conexión a internet estable en el teléfono y el Pc.

Para acceder hay que entrar desde el menú de tres puntos verticales del WhatsApp de nuestro

teléfono y elegir la opción WhatsApp Web.

Desde el teléfono también podemos cerrar todas las sesiones que tenemos abiertas en todos

los ordenadores, por si nos hemos dejado alguna abierta en un sitio público. Para ello

https://web.whatsapp.com/es


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accedemos de nuevo a la opción WhatsApp Web y nos aparecerá el listado de sesiones

abiertas.

Aunque no podremos realizar llamadas ni videollamadas desde WhatsApp Web, sí que lo

podremos utilizar para enviar o recibir archivos que tengamos guardados en nuestro ordenador,

por lo que muchas veces será mucho más cómodo utilizar esta herramienta para enviar archivos

desde el PC por WhatsApp a quienes nos lo pidan.

Para realizar esta acción solo tendremos que pinchar en el icono con forma de clip que aparece

en la parte superior derecha del chat. Se nos desplegará un menú con cuatro opciones (“Fotos

y vídeos”, “Cámara”, “Documento” y “Contacto”) entre las que elegiremos la tercera

(“Documento”) y se nos abrirá el explorador de archivos de nuestro ordenador para que podamos

escoger el archivo a enviar.

A la hora de recibir un documento, pincharemos sobre él y automáticamente nos lo descargará

en la carpeta que tengamos configurada por defecto en el navegador (normalmente suele ser la

carpeta “Descargas”).


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2.8 WhatsApp Business

Se trata de una versión especialmente pensada para conectar a los usuarios con los negocios,

donde estos últimos pueden añadir alguna funcionalidad extra, sin que esto afecte a la aplicación

por parte del usuario. Lo único que hará falta es que los negocios sí hayan descargado y

configurado su nueva aplicación específica.

WhatsApp Business, proporciona a sus usuarios un perfil de empresa en los que se puede

introducir una descripción, un horario, dos enlaces web (pueden ser a la página web y alguna

red social, o dos redes sociales por ejemplo), un correo electrónico, una dirección física y con su

última actualización, también incluye la opción de añadir un catálogo de productos o servicios.

Aparte de toda esta información también ofrece opciones especiales como agrupar los chat

mediante la utilización de etiquetas, configuración de atajos para respuestas rápidas para las

preguntas más frecuentes, mensajes de bienvenida o mensajes automatizados de ausencia para

avisar de cuando se está ausente u ocupado. La aplicación también proporciona a las empresas

estadísticas con las que podrán saber el número de mensajes leídos, y sincronización con

WhatsApp Web para poder utilizar la app desde un ordenador.

Si queremos acceder a la configuración de estas funciones, tan solo tendremos que pulsar sobre

los tres puntos verticales que aparecen en el borde superior derecho y seleccionar “Ajustes


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Ajustes de Empresa”. Haciendo esto llegaremos a la siguiente pantalla donde aparecerán

algunas de las principales funciones de WhatsApp Business:

· Perfil de empresa:

Aquí es donde podremos configurar todo lo referente a nuestro perfil, podremos seleccionar la

foto de perfil de nuestra empresa, el nombre de empresa, la dirección física, la descripción, el

horario de nuestro negocio, correo electrónico de contacto y dos enlaces web que podremos

utilizar para adjuntar las webs que mejor nos convengan (un enlace a nuestra página web, a

alguna red social, formulario, catálogo en la nube, etc…).

· Catálogo:

Aquí podremos añadir nuestro catálogo de productos o servicios, añadiendo las fotos necesarias

para la descripción de cada producto o servicio, descripción, precio, enlace, código de producto

o servicio, etc…


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· Estadísticas:

En esta opción podemos ver las estadísticas referentes a nuestros mensajes (enviados,

entregados, leídos, recibidos…)

· Enlace directo:

Esta función puede resultar interesante ya que nos permite generar un enlace del tipo

https://wa.me/34XXXXXXXXX con nuestro número de teléfono para que a cualquier persona que

pinche en el enlace se le abra una ventana de chat de WhatsApp con nosotros y pueda

escribirnos sin que tenga que memorizar nuestro número en su agenda para hacerlo. Además

de esto, podremos predefinir un mensaje predeterminado para que les aparezca directamente

en la ventana de chat del estilo “¡Hola! Me interesa uno de tus productos…” para hacerle más

sencillo aún la comunicación con nosotros.

· Mensaje de ausencia:

Podremos configurar una respuesta automática para que WhatsApp Business conteste por

nosotros cuando estamos ocupados, en vacaciones, no disponibles por encontrarnos fuera del

horario laboral, etc… Básicamente permite configurar tres cosas:

· Habilitar/deshabilitar la respuesta automática

· Elegir el horario en el que va a estar habilitada:

a) Enviar siempre

b) Horario personalizado (en caso de vacaciones, puentes, coronavirus…)

c) Fuera del horario comercial (responde únicamente cuando nos escriben fuera

de horario)

· Destinatarios. Nos permite seleccionar filtros para elegir a quién aplica o no aplica la

respuesta automática. Podremos filtrar utilizando cuatro opciones:

a) Todos

b) Los que no están en la libreta de contactos

c) Todos excepto a…

d) Enviar solo a…

· Mensaje de bienvenida:

Podremos habilitar el envío automático de un mensaje para cuando nuestros clientes nos

escriban por primera vez o tras quince días de inactividad. Podremos habilitar/deshabilitar esta

opción siempre que queramos y elegir los destinatarios utilizando los mismos filtros que en el

apartado anterior.

https://wa.me/34XXXXXXXXX


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· Respuestas rápidas:

En este apartado podremos configurar atajos para respuestas recurrentes o repetitivas. Si

queremos añadir una respuesta rápida, solo tendremos que entrar en este apartado, tocar el

símbolo de la cruz que aparece abajo a la derecha, y rellenar los campos.

En el primer campo, escribiremos el mensaje, por ejemplo, “¡Muchas gracias por tu compra!

Esperamos volver a hablar contigo.”

En el segundo campo, escribiremos el atajo (el símbolo “/” aparecerá por defecto), por ejemplo

“/gracias”.

Guardamos y ya tendremos nuestro atajo creado. Ahora, cada vez que vayamos a escribir un

atajo en un chat, tan solo tendremos que escribir el símbolo “/” (sin comillas) para que nos

aparezcan disponibles todos los atajos. Entre ellos, seleccionaremos el que nos interesa utilizar

y al seleccionarlo nos aparecerá el mensaje directamente en el cuadro de texto del chat

disponible para enviarlo.


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2.9 Telegram

Telegram (www.telegram.org) es una aplicación de mensajería muy similar a WhatsApp, pero se

diferencia en los siguientes puntos:

· Podremos utilizar prácticos Bots en forma de chats que nos

permitirán realizar tareas variopintas como por ejemplo seguir

un número de tracking de cualquier pedido para que el Bot

nos vaya avisando cada vez que nuestro pedido va

cambiando de estado.

· Podremos seguir canales públicos donde podremos recibir

información como enlaces, fotos, vídeos o cualquier tipo de

archivo sin que podamos responder en el canal, siendo de

esta manera más seguro al preservar el anonimato de los

miembros del mismo.

· Podremos enviar archivos de mayor tamaño que por

WhatsApp (hasta 1,5 GB por archivo en Telegram, por 100

MB de archivo en WhatsApp) o tener una nube disponible

donde jamás se eliminan (a no ser que lo eliminemos

nosotros) los archivos y conversaciones que realicemos con

nuestros contactos o que guardemos para nosotros mismos.

· Podremos iniciar sesión desde distintos dispositivos a la vez sin necesidad de que nuestro móvil

principal esté encendido o conectado a internet, tal y como sucede con WhatsApp.

· Podremos crearnos supergrupos con mucho mayor límite de usuarios que en WhatsApp (hasta

200000 usuarios en un grupo vs 256 usuarios en WhatsApp).

· Podremos crearnos chats secretos donde todo lo enviado se autodestruye.

· Podremos chatear sin tener que compartir el número de teléfono utilizando únicamente nuestro

apodo de Telegram.

En contrapartida, no podremos utilizar Telegram para realizar videollamadas ni tendremos

un apartado “Estados” para compartir imágenes y tampoco tendremos una aplicación expresa

para empresas como sí tiene WhatsApp con su WhatsApp Business.

Como es multiplataforma, podremos instalarla en Android, iOS o Windows o incluso utilizarla en

la versión web del navegador en el siguiente enlace: https://web.telegram.org.

2.10 Google Duo

Google Duo es una app del ecosistema Google que sirve para realizar videollamadas de hasta 8

personas. La aplicación está disponible para teléfonos, aunque también puede usarse a través

del navegador (https://duo.google.com/), pero no existe aplicación de escritorio. Para comenzar

http://www.telegram.org/

https://web.telegram.org/

https://duo.google.com/


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a utilizar Google Duo deberemos introducir nuestro número de teléfono en la App, al igual que

hacemos en WhatsApp la primera vez que lo descargamos. Es decir, no es necesario tener un

correo de Google, ni ninguna otra cuenta de correo, para darse de alta en esta aplicación de

videollamadas. Después nos llegará un mensaje de verificación que la App detectará por sí

misma y ya podremos comenzar a usarla. La aplicación funciona con los contactos que

encuentra: si la ejecutamos desde el navegador los buscará en nuestra cuenta de Google (Gmail)

y en el móvil en los contactos del propio teléfono.

Una vez dentro de Google Duo comprobamos que su interfaz es muy sencilla y fácil de usar. En

la pantalla principal de la App aparecen tan solo dos opciones: los contactos en la parte inferior

y tres puntitos desde donde acceder a las opciones en la parte superior. Así, para iniciar una

videollamada sólo tendremos que pulsar el botón correspondiente, buscar a la persona que

quieres llamar, selecciónala y espera a que conteste.

Cuando contesten a tu llamada verás que aparecen cuatro opciones en la pantalla:

Colgar: el botón rojo central

Cambiar de cámara: por defecto, cuando se inicie la videollamada esta retransmitirá la imagen

captada por la cámara frontal del teléfono. Seleccionando este botón pasará a verse lo enfocado

por la cámara trasera.

Apagar el micrófono: esta opción es para evitar que el ruido se cuele por el móvil. Es muy útil

para hablar si estás en lugares con mucho ruido y solo quieres desbloquear el micrófono en

ciertos momentos.

Seleccionar tu imagen como imagen principal de la conversación: si pulsas este botón, la

imagen de tu cámara pasará a ocupar toda la pantalla. Sólo sirve para ver cómo queda la imagen

que está viendo tu amigo y comprobar lo guapo que estás.


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En caso de que la otra parte no conteste deslizando el dedo hacia abajo en la pantalla de inicio

Duo permite grabar un mensaje para enviar a la otra persona.

Google permite utilizar la misma cuenta de Google Duo en diferentes dispositivos. Para ello, sólo

tendrás que registrarte en cada uno de los dispositivos con la misma cuenta.

Toc Toc

Desde el día de su lanzamiento Google Duo incorpora una característica que encanta a muchos

los usuarios: Toc Toc. Lo que permite esta función es ver la imagen de tu interlocutor antes de

que este conteste a la llamada. Asimismo, la otra persona también podrá verte antes de que

contestes, aunque sólo funcionará si ambos tenéis Toc Toc activado. Si desactivas esta función

podrás llamar con total tranquilidad, nadie podrá verte hasta que descuelgue ni podrá verte antes

de tiempo en caso de que te llame y te encuentres en alguna situación embarazosa.


30

2.11 Microsoft Translator

Es la alternativa al traductor de Google, más extendido, pero que tiene algunas utilidades únicas

que resultan muy interesantes.

Funciones del traductor:

El modo de conversación en tiempo real divide la pantalla en dos mitades y permite una

conversación fluida entre dos personas, utilizando un mismo móvil.

Facilita la charla de múltiples participantes (hasta cien personas se pueden unir a una

misma conversación). Cada persona va siguiendo, con su móvil u ordenador, en su

propio idioma lo que expresan los otros participantes, escribiendo o hablando.

Otra ventaja adicional del Traductor de Microsoft es que incorpora una biblioteca de

frases esenciales, la Guía de conversación, que nos ahorra trabajo a la hora de

comunicarnos.

Modo conversación


31

Al activar este icono, pasamos a una pantalla en la que no nos incomoda el teclado ocupando

parte de ella. Solo tenemos que pulsar el micrófono y comenzar a hablar.

Es preferible utilizar varias frases cortas en lugar de una más larga. El Traductor detecta cuando

hacemos una pausa y entonces traduce lo que hemos dicho.

Para conversar con otra persona que está a nuestro lado, elegimos su idioma y, en la pantalla

anterior, pulsamos el botón con los dos micrófonos. Entonces la pantalla se divide en dos.

Cuando esa persona quiera decir algo, basta con que pulse su micrófono y hable.

Claro que es muy habitual utilizar el traductor mientras tomamos un café, por ejemplo. En ese

caso, dejamos el móvil en medio de la mesa y pulsamos el botón de arriba a la derecha, que gira

la parte superior y le facilita a la otra persona la lectura del texto y la pulsación de su micrófono.

Modo conversación múltiple

En este caso, las personas que participarán en la conversación necesitan disponer de su propio

Traductor, bien instalándolo en su móvil u ordenador... o accediendo a la página de Microsoft:

https://translator.microsoft.com/

https://translator.microsoft.com/


32

Veamos seguidamente el procedimiento a seguir para conversar con otras personas, empleando

nuestro móvil.

1. Pulsamos el botón Conversaciones en la pantalla inicial del Traductor.

2. Podemos unirnos a una conversación que alguien ya ha puesto en marcha o iniciar una

nueva.

3. Supongamos, por ejemplo, que ahora organizamos una conversación a la que

invitaremos a otras personas. Hacemos clic en INICIAR.

4. En la siguiente pantalla introducimos nuestro nombre e idioma y pulsamos ENTRAR.

5. Se crea la conversación y aparece su código de cinco letras, para teclearlo

manualmente, y el código QR, para escanearlo. A la derecha del código disponemos del

botón Compartir para enviárselo por WhatsApp, SMS, etc., a quienes vayamos a invitar

a la conversación, para que accedan a ella pulsando el enlace... que podrán abrir con la

aplicación o desde su navegador. Quien opte por su móvil, en la mitad superior de la

tendrá ya escrito el código y con UNIRSE, tras seleccionar su nombre e idioma, se

incorporará a la conversación.

6. Al pulsar ENTRAR en nuestro móvil, en la pantalla vemos los nombres de las personas

que se han unido. Tocando el código superior, desplegamos de nuevo la pantalla de

códigos, para compartirlo con otras personas a las que deseemos invitar.

2.12 Microsoft Teams

Microsoft Teams (https://products.office.com/es-es/microsoft-teams/group-chat-software) es un

espacio de trabajo basado en chat de Office 365 diseñado para mejorar la comunicación y

colaboración de los equipos de trabajo de las empresas, reforzando las funciones colaborativas

de la plataforma en la nube, Office 365. Teams está integrado de manera natural con Microsoft

Office 365, el servicio en la nube desarrollado para la colaboración entre usuarios. La

https://products.office.com/es-es/microsoft-teams/group-chat-software


33

herramienta reúne en un espacio común las aplicaciones de colaboración necesarias para

trabajar en equipo: Chats, Videoconferéncias, Notas, acceso a contenido, Office Online,

Planner y otras características colaborativas incluidas en Office 365.

Microsoft Teams ofrece la posibilidad de utilizar las aplicaciones de Office 365, personalizando

el entorno según las necesidades de tu equipo. Con Teams los usuarios de un equipo pueden:

Realizar chats de grupo o privados para mantener conversaciones de grupo con pocos

miembros.

Ver el contenido y el historial de chat en cualquier momento.

Iniciar reuniones de vídeo o voz gracias a la integración de Skype empresarial.

Obtener acceso instantáneo a todo el contenido, las herramientas de colaboración, los

usuarios y las conversaciones a través de pestañas.

Agregar acceso rápido a los documentos, a los sitios web y a las aplicaciones que se usen

con frecuencia.

Acceso a notas y documentos gracias a la integración con OneNote y SharePoint.

Trabajar con documentos de Office Online directamente desde Teams.

Planificar tareas gracias a la integración con Planner.

Agregar informes de Power BI.


34

Al estar basado en grupos permite al usuario moverse de una plataforma de colaboración a otra

fácilmente. Además, dispone de app para dispositivos móviles con lo que se puede llevar la

oficina encima en todo momento.


35

2.13 Cisco Webex

Es una herramienta para realizar videoconferencias, intercambiar documentos, ficheros y otros

materiales de la empresa. Para usar sus servicios, no hace falta descargarse ninguna aplicación,

funciona a través de internet y es multidispositivo.

Webex se diferencia en varias herramientas:

1. Webex Meetings (reuniones, videoconferencias...)

2. Webex Teams (Trabajo colaborativo…)

3. Webex Calling (llamadas VoiP)

Ejemplos de lo que se puede hacer

Presentación de seminarios web y eventos en línea

Se pueden organizar eventos a gran escala, llamativos o simplemente ofrecer unos

pequeños seminarios. Tiene una capacidad de hasta 3.000 participantes (previa

consulta). Además, dispone de sesiones de preguntas y respuestas, chat, sondeo y

funciones para controlar la asistencia de los participantes.

Formación on-line

Se pueden realizar formaciones y clases en línea, altamente interactivas con videos,

sesiones de grupo y sesiones prácticas de formación. Además ofrece vídeo en alta

definición, la posibilidad de registrar pruebas y calificaciones, a parte de la oportunidad

de realizar sesiones en grupo y laboratorios de prácticas en directo.

Centro de soporte


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Ofrece soporte a tus clientes o usuarios internos, independientemente de dónde se

encuentren, reduciendo costes al mismo tiempo. Puede alojar hasta 5 participantes por

sesión y funciona como cortafuegos con todas las plataformas y exploradores

principales.

Qué ventajas ofrece

posibilidad de asignar el rol de presentador a cualquier participante en cualquier

momento.

se puede usar con cualquier solución de conferencias telefónicas de terceros. Sin

embargo, el uso de la conferencia telefónica de terceros requiere la programación de la

parte telefónica y la web de tu reunión por separado. No dispondrás de Active Speaker,

que te muestre quién está hablando, ni de la función de silenciar a los asistentes desde

la reunión de WebEx.

Con WebEx Mobile for WebEx Meetings y Meeting Center puedes organizar y asistir a

reuniones en 3G/4G o por WIFI desde su teléfono inteligente o su tableta.

Puedes grabar las sesiones de WebEx para compartirlas o revisarlas más tarde.

Encontrarás un enlace a su grabación en el espacio de reunión o en el sitio de WebEx

para que puedas acceder a ella y compartirla.

es totalmente ampliable, por lo que satisface tus necesidades tanto si lo adquieres para

asuntos domésticos, para una gran empresa multinacional o para una entidad de

tamaño medio.


37

Cisco hasta hoy ofrecía de forma gratuita licencias personales de Webex de máximo 40 minutos

por sesión aunque, de forma temporal, estos días ofrece licencias Webex personales con un

número ilimitado de minutos por sesión: Con un máximo de 100 participantes, Video HD, uso

compartido de pantalla y una sala personal.

Cómo activar la licencia gratuita

Las licencias se activan de forma inmediata el siguiente enlace:

https://cart.webex.com/sign-up?locale=es_ES

Y se puede encontrar una guía de inicio Webex Meetings en la siguiente dirección:

https://www.webex.es/includes/documents/es-meetings-gsg-

6.12.pdf?TrackID=1030012&hbxref=http%3A%2F%2Fwww.webex.es%2Fhow-

to%2Findex.html&goid=quick_start_guide_es

Se pueden consultar los distintos planes de precio en la siguiente dirección:

https://www.webex.com/es/pricing/index.html

2.14 Jitsi

Jitsi es una aplicación web para videoconferencias. Sus puntos fuertes frente a la competencia

son varios, por una parte no requiere registro, por lo que cualquier usuario puede iniciar o unirse

a una videoconferencia tan solo con un enlace. Además, funciona directamente sobre el

navegador y no necesita de instalar ninguna aplicación para funcionar (en móviles y tablets sí

hay que instalar una app para usarla). Tampoco tiene límite de usuarios, ya que la señal se

distribuye y el límite lo pone la calidad de la señal de internet de los participantes.

https://cart.webex.com/sign-up?locale=es_ES

https://www.webex.es/includes/documents/es-meetings-gsg-6.12.pdf?TrackID=1030012&hbxref=http%3A%2F%2Fwww.webex.es%2Fhow-to%2Findex.html&goid=quick_start_guide_es



https://www.webex.com/es/pricing/index.html


38

https://meet.jit.si/

Al acceder nos pedirá el nombre de la sala, bien para iniciar la videoconferencia o para unirnos

a ella. En caso de querer cambiar el idioma también se puede hacer desde esta misma pantalla,

utilizando la “rueda” que aparece en la parte superior derecha.

https://meet.jit.si/


39

Una vez dentro la interfaz es muy visual y limpia. En la parte de arriba en el centro tenemos la

duración de la llamada y el nombre que tiene la sala.

A la derecha van a ir apareciendo todos los participantes de la videollamada. En la parte inferior,

a la izquierda, están los botones para compartir el escritorio, levantar la mano para hablar (en

cuyo caso aparecerá una pequeña mano superpuesta sobre nuestra foto en la parte derecha), y

el botón para abrir el chat (que nos pedirá nuestro nombre antes de permitirnos escribir).

En la parte central los tres botones sirven para silenciar nuestro micrófono, apagar nuestra

cámara o terminar la videollamada.


40

Y en la parte derecha se encuentran el botón para cambiar a la vista mosaico (las caras de los

participantes saldrán todas del mismo tamaño en el centro de la pantalla), el botón de Información

y el de Más acciones.

Desde el botón de información accedemos al enlace que podemos compartir con las personas

que se van a unir a la videoconferencia. También se pueden unir, aunque no es habitual,

marcando el número de teléfono que indica. Además, para mayor seguridad y control de acceso

a la videollamada, desde aquí también se puede poner una contraseña a la sala, de modo que

nadie puede acceder si no la conoce.

Por último, encontramos el menú de más acciones. Desde él se puede acceder a los ajustes, a

la pantalla completa, a grabar la conversación (hace falta una cuenta de Dropbox), emitir en

directo a través de Youtube y algunas otras opciones más.


41


42

2.15 Grabar y editar videos del escritorio o webcam

La aplicación Cámara que viene en el propio Windows 10 es más que de sobra para grabar

videos desde la webcam. Coge también el sonido del micrófono.

En el programa, hay que seleccionar la opción de video en la parte derecha.


43

Si lo que queremos es grabar el escritorio hay una aplicación bastante simple que se llama

Monosnap (https://monosnap.com/). Una vez instalada, al abrirse sale un pequeño rayo en la

parte inferior derecha que nos lleva al panel de acciones.

La opción de “Record video” nos permite grabar el escritorio (o el programa que tengamos

abierto), así como hacer alguna que otra anotación sobre el mismo.

https://monosnap.com/


44

Windows 10 tiene también el “modo juego”, que se activa pulsando las teclas Win+G.

El modo juego, entre otras cosas, tiene una opción para grabar la pantalla mientras estamos

haciendo cosas en el ordenador.

Para los usuarios de Apple/Mac tenemos disponible Photo Booth que permite hacer todo tipo de

grabaciones de manera nativa.

https://support.apple.com/es-es/guide/photo-booth/welcome/mac

Para editar videos en Windows 10 se puede hacer de manera muy sencilla con la aplicación

Fotos (también viene instalada de manera nativa). Hay que elegir que lo que queremos es un

proyecto de video y es todo muy sencillo.

https://support.apple.com/es-es/guide/photo-booth/welcome/mac


45

Para los usuarios de Mac existe iMovie para la edición de videos.

https://support.apple.com/es-es/imovie

https://support.apple.com/es-es/imovie


46

3. GENERACIÓN COLABORATIVA DE DOCUMENTACIÓN

USO Capacidad para generar documentación de forma colaborativa.

VIRTUALIZACIÓN Emula la generación de documentación presencial o simultánea.

BENEFICIOS Ahorro de tiempo con versiones duplicadas, eliminación de errores, cumplir con

estándares de calidad al no tener duplicidad de información, trabajo en remoto

sin necesidad de sobrescribir distintas versiones.

BUENAS

PRÁCTICAS

Concede solo los permisos necesarios a cada usuario. A algunos les bastara con

acceder solo a ver cierta información y no necesitarán modificarla. No compartas

nombres de usuarios ni contraseñas, ni ninguna otra información confidencial.

ENLACES DE

INTERÉS


A continuación, se detalla el uso de un conjunto de herramientas que permiten la generación,

mantenimiento y consulta de documentación por varias personas de modo simultaneo,

permitiendo de este modo el trabajo colaborativo, aun estando en ubicaciones dispersas.



3.2 GSuite de Google

Google G Suite es uno de los servicios profesionales que Google ofrece a pequeñas y medianas

empresas y engloba varios de sus productos más destacados: Gmail, Drive, Hangouts, Docs o

Sheets, entre otros.


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La diferencia que aporta contratar G Suite es que lo engloba todo bajo un dominio personalizado

por el cliente; es decir, en lugar de tener tu correo @gmail.com, con G Suite puedes tener tu

correo Google con tu dominio @nombredetuempresa.es. Así, juntas todo lo bueno de un correo

corporativo con toda la sencillez y seguridad que aporta Google.

Según el plan contratado, tendrás acceso a herramientas como Google Calendar para

sincronizar agendas y mejorar tu gestión del tiempo; Hangouts, para hacer videoconferencias o

Google Drive para almacenar documentos en la nube.

Además, incluso en el plan más básico tienes 30GB de espacio de correo (el doble que en una

cuenta personal de Gmail). Y si contratas alguno de los planes superiores el espacio se convierte

en ilimitado.

G Suite además te permite tener alias ilimitados de un usuario completamente gratis. Un alias es

un nombre alternativo de tu cuenta de correo, por ejemplo, si tienes una tienda online, pero

trabajas tú solo puedes tener la cuenta [email protected] como principal, pero tener

tunombre@, pedidos@ o proveedores@ como alias pagando una única cuenta.

Así, los usuarios podrán escribirte e-mails a todas esas cuentas y tú las recibirías unificadas en

tu buzón de info@

Requisitos

Antes de empezar con el proceso, deberías tener a mano la siguiente información:

Un dominio propio registrado a tu nombre. Será el dominio principal con el que tendrás

tus cuentas de correo electrónico.

Acceso al panel de gestión del dominio (o donde estén los servidores DNS). Si esto se

te escapa técnicamente lo mejor es que te pongas en contacto con tu proveedor y le

preguntes dónde puedes gestionar los servidores DNS de tu dominio.

La tarjeta de crédito/débito: la necesitarás para pagar, aunque no es necesaria ahora

mismo porque tienes 14 días para probar gratis el sistema.


48

Los usuarios que quieres crear: antes de poner en marcha todo sería interesante que

supieras cuáles son los usuarios/cuentas que quieres dar de alta.


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3.3 Microsoft Office 365

Office 365 permite a los usuarios establecer comunicaciones con otros usuarios de la misma

empresa y con clientes o proveedores, utilizando el canal más eficiente en cada momento.

Además, permite compartir información vital para los procesos productivos de las empresas,

potenciando el trabajo colaborativo.

En concreto, Office 365 incluye las siguientes herramientas, cuyas características varían

dependiendo de la modalidad de servicio contratada):

Exchange Online (correo electrónico, calendarios, contactos) correo electrónico

seguro con protección antivirus y anti spam accesible con Outlook o vía web con

2GB/50 GB de almacenamiento que además permite la sincronización del correo

calendario y los contactos en cualquier PC y dispositivo móvil, permitiendo el acceso al

mismo desde cualquier navegador.

SharePoint Online (espacio común de almacenamiento, intranet, compartición de

documentos y colaboración). Permite compartir la información de la empresa en un

lugar centralizado. Es mucho más que un disco duro en la nube:

o Permite la compartición de documentos, ideas, actualizaciones, ... con

compañeros o Clientes.

o Página web sencilla de construir en base a plantillas de fácil edición

o Un sitio de grupo (intranet) para organizar proyectos y mantener a los equipos

sincronizados y actualizados en tiempo real

o Bibliotecas de documentos para que toda la empresa pueda usar los mismos

formularios, plantillas, imágenes, …

Office Online (Word, Excel, PowerPoint y OneNote habilitadas en la Web, para editar

y crear documentos desde cualquier lugar y dispositivo).

Lync Online (mensajería y comunicación) permite encontrar y conectar con cualquiera

de los contactos desde cualquier lugar:

o Incluye información de presencia, mensajería instantánea, audio/video

llamadas y conferencias online


50

o Es posible realizar llamadas de voz y video PC a PC y realizar reuniones

virtuales

o Se puede invitar a personas fuera de la organización a participar en las

reuniones virtuales sin más que acceder desde un navegador o bien

descargándose un cliente gratuito.

o Posibilidad de compartir documentos en la reunión, archivos o todo el

escritorio.

OneDrive for Business: 1TB de espacio de almacenamiento en la nube.

Herramientas ofimáticas: Office365 Pro Plus (suite instalable hasta en 5 dispositivos

que incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access, Lync...) y Office365 Empresa,

equivalente a la versión Pro Plus pero sin Access ni Lync, gestión de proyectos con

Project o diagramación con Visio, data mining con PowerBI.

Gestión de derechos digitales: herramienta que permite controlar la transferencia

de información en el correo electrónico, con políticas de seguridad estrictas de gestión

de adjuntos o incluso de números de cuenta bancaria o tarjetas de crédito.


51

3.4 Quip

Quip es una nueva aplicación para editar texto de forma colaborativa que permite al usuario no

solo contar con un editor de textos en su iOS o Android, sino también colaborar con varios

usuarios, y editar documentos incluso sin conexión a internet.

La base de Quip es la que ya hemos visto en otras aplicaciones similares: una aplicación para

crear documentos de texto y ordenarlos en carpetas, además de permitir compartir estos archivos

con otros usuarios, y editarlos de manera colaborativa. Pero lo que hace diferente a Quip es

como explota esta filosofía mucho más allá:

Quip funciona a la perfección con o sin conexión a internet. La aplicación ofrece

movilidad al 100%. Es tan sencillo como que puedes acceder y editar un documento,

para que este luego se sincronice cuando tengas conexión a internet.

Dentro de cada documento se ubica una columna que permite ver todos los cambios

que se han realizado al texto por parte de cualquiera de los colaboradores, o los

comentarios que dejen a otros, en tiempo real.

Cuenta con una versión web para editar y aprovechar las bondades de esta plataforma

directamente en el escritorio. Además, la sincronización entre móviles, tabletas y web

es casi perfecta e instantánea.

Su interfaz es muy similar a la de cualquier plataforma de ofimática que ya hemos

usado, solo que adaptada para una interfaz táctil.

Finalmente, su mayor ventaja es la interacción que ofrece a los usuarios. Sus creadores

aseguran que "aunque la impresión en papel sigue siendo muy utilizada, Quip permite

nuevas formas de interactuar con los documentos directamente desde un dispositivo

móvil". Quip permitirá convertir listas de texto en tareas por completar (checklists),

enlazar entre documentos con menciones (usando "@") y crear gráficas que pueden ser

constantemente editadas.


52

Al instalar la aplicación y seguir las rápidas instrucciones para crear una cuenta (necesaria para

la sincronización y colaborar con otros) nos encontraremos con un escritorio sencillo, atractivo y

muy intuitivo. En la columna izquierda encontramos la bandeja de entrada para visualizar las

actualizaciones y comentarios más recientes, además cada una de las carpetas o documentos

mostrará un pequeño punto azul cuando haya algún cambio en ellos que no hayamos revisado.

Por su parte, dentro de cada documento nos encontramos con la posibilidad no solo de ver los

cambios que han realizado nuestros colaboradores en la columna izquierda, sino que la

aplicación te notificará de exactamente qué ha modificado otro usuario, ahorrándonos mucho

tiempo.

Al compartir una carpeta o archivo la sincronización es prácticamente absoluta. Incluso al

cambiar la disposición de documentos en la pantalla serán avisados los demás colaboradores, y

verán los cambios de forma inmediata. Además, la aplicación cuenta con notificaciones push

para avisarnos al instante de cualquier novedad.


53

3.5 Slack

Es un sistema de mensajería en tiempo real para la comunicación entre equipos que incluye

todos los medios de comunicación en un mismo sitio y que además integra gran cantidad de

herramientas (Dropbox, Google Drive, Twitter, MailChimp, Skype…).

Cuenta con diferentes planes, pero entre ellos incluye uno gratuito (que para autónomos o

pequeñas empresas seguramente sea suficiente) con los siguientes servicios:

Buscar y navegar por los 10.000 mensajes más recientes

5GB de almacenamiento

10 servicios integrados

Sin límite de miembros

Conceptos básicos de slack

Existen algunos conceptos importantes que debes conocer antes de comenzar a manejar Slack.

Canales: Son espacios de comunicación abierta donde puedes compartir lo que desees

con quienes estén en el canal. Se identifican con el símbolo hashtag (#) antes del

nombre.

Mensajes directos: Son conversaciones hechas uno a uno con un usuario.

Grupos: Son espacios privados que cualquier usuario puede crear e invitar a quienes

desee para discutir en un canal abierto solo al equipo. Están visibles en la barra lateral

solo para quienes pertenezcan al grupo y se identifican con un ícono de candado a su

lado.

Cómo hablar con tu equipo en Slack

Existen algunas claves básicas para hablar con otros usuarios en Slack.


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Mensajes libres: En cualquier canal, grupo o mensaje directo de Slack puedes escribir lo

que desees para que sea leído por quienes estén registrados en el canal. Cuando un

canal o grupo tiene un mensaje nuevo se verá resaltado en negrilla en la barra lateral.

Mencionar un usuario: cuando hablas en un espacio grupal como los canales o los

grupos, puedes dirigir algún mensaje público a un usuario mencionándolo con el signo

arroba (@) y su nombre de usuario, por ejemplo @nombreusuario.

Menciones especiales: En un canal o grupo puedes usar las menciones especiales para

determinados anuncios:

o @channel envía una notificación a todos los miembros en el canal en el que lo

uses.

o @everyone envía una notificación a todos los miembros del equipo;

generalmente se usan en canales públicos como el #general.

o @here envía una notificación a todos los miembros que estén en línea en el

canal en el que lo uses.

Mensajes directos: Para hablar con un solo usuario solo debes buscarlo en la sección de

DIRECT MESSAGES del menú lateral y hacer clic sobre su nombre o buscarlo usando el

signo más (+).

Operaciones básicas para colaborar en Slack

El poder de Slack va más allá de los mensajes; son las demás características las que potencian

la capacidad de colaboración.

Compartir enlaces: Con solo copiar y pegar un enlace en Slack aparecerá una versión

corta del mismo.

Compartir imágenes y archivos: para compartir imágenes o archivos solo es necesario

arrastrarlos desde tu navegador de archivos al canal, grupo o mensaje donde desees

compartirlo. O puedes usar el botón con el signo más (+) que hay al lado de la casilla

de mensajes.

Pegar desde el portapapeles: Esta es una de las mejores funcionalidades que tiene

Slack si deseas compartir la captura de pantalla, o una imagen cualquiera solo debes

copiar y pegar en la conversación de Slack.

Integraciones: Slack puede integrarse con muchas otras herramientas como Google

Drive, Dropbox, Trello, Mailchimp, Toky y muchas otras que puedes explorar para ver

cuál le sirve más a tu equipo.


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3.6 Google Classroom

Classroom es el Entorno Virtual de Aprendizaje que Google pone a disposición de todos sus

usuarios. Aunque lo lanzaron para administradores de dominios a principios de verano de 2014,

a partir del 11 de agosto se puso a disposición de todos los usuarios de GSuite Educación y

posteriormente también a los usuarios de cuentas personales.

Su objetivo es "ayudar a los profesores de GSuite for Education a ahorrar tiempo, organizar las

clases y mejorar la comunicación con los alumnos". Aunque todavía le faltan muchas funciones

para poder competir con otros sistemas de aprendizaje en línea, puede ser un modo sencillo de

organizar de forma eficaz, el trabajo y la comunicación con los alumnos, sobre todo cuando se

colabora con documentos de Google Drive. Su gran ventaja es que integra completamente

Google Drive y las direcciones de correo de GSuite bajo un mismo dominio.

Google Classroom funciona como una red social, en la que tendremos un muro o tablero en el

que publicar mensajes, al que además podremos añadir tareas para los alumnos, que podremos

comentar y evaluar.

Página web: https://classroom.google.com

Página de soporte: https://support.google.com/edu/classroom/?hl=es#topic=6020278

4. ACCESO Y REGISTRO REMOTO DE INFORMACIÓN

USO Capacidad para guardar información y buscarla de la forma más eficiente.

VIRTUALIZACIÓN Emula al archivo de la oficina o al servidor de interno.

https://classroom.google.com/

https://support.google.com/edu/classroom/?hl=es#topic=6020278


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BENEFICIOS Ahorro de tiempo, posibilidad de conectarte desde cualquier sitio, acceso rápido

y eficaz a la información, posibilidad de compartir la misma.

BUENAS

PRÁCTICAS

No compartas carpetas completas a menos que estés completamente seguro de

que todo su contenido se puede compartir con esa otra parte.

Ten siempre a mano una copia de seguridad en formato físico, por si en algún

momento pierdes la conexión a internet.

Revisa siempre las direcciones de correo antes de enviar la información

compartida.

ENLACES DE

INTERÉS

[ES]https://www.youtube.com/watch?v=VaegOw10P2Q

[EU]https://www.youtube.com/watch?v=MeLCbjLfeMY


A continuación, se detalla el uso de un conjunto de herramientas que permiten el acceso y

registro remoto a ficheros, permitiendo de este modo el trabajo a acceso a distancia a información

empresarial, sin restricción de la ubicación donde te encuentres.



4.2 Google Drive

Google Drive permite sincronizar y compartir archivos en distintos dispositivos, creando así un

disco virtual en la nube. Los documentos que se crean en esta plataforma, en lugar de estar en

los distintos dispositivos, se encuentran en la nube. Así en lugar de abrir cada usuario un

documento distinto en Google Drive hay un solo documento y de esta manera se evitan los

problemas que surgen cuando varios usuarios intentan trabajar en el mismo documento a la vez.

Para crear un documento de estas características necesitamos que cada usuario tenga una

cuenta gratuita de Gmail (http://mail.google.com). Una vez tengamos las cuentas, desde

cualquier pantalla de Google nos dirigiremos al pequeño “dado” que hay en la parte superior

derecha y elegiremos la opción Drive, identificada con un triángulo verde, azul y amarillo.

https://www.youtube.com/watch?v=VaegOw10P2Q

https://www.youtube.com/watch?v=MeLCbjLfeMY

http://mail.google.com/


57

Una vez aquí dentro nos aparecerán los archivos que tengamos en nuestra carpeta. Para crear,

por ejemplo, una hoja de Excel nueva o subir una que tengamos en el ordenador, iremos al botón

azul de la izquierda y elegiremos la opción correspondiente.


58

Una vez subido o creado el documento, al intentar abrirlo, si el documento está creado en Excel,

se nos abrirá correctamente pero no nos permitirá editarlo; para hacer esto tendremos que

pasarlo al formato de Google Drive. Basta con hacerlo una vez y para hacerlo iremos a la parte

superior y elegiremos la opción de Abrir con y elegiremos Hojas de cálculo de Google (o el

programa correspondiente en función del tipo de archivo).

El programa se encarga de crear un documento compatible, con el mismo nombre, pero que ya

sí se puede compartir y editar por más de una persona a la vez. EL archivo original se mantiene,

aunque ya no va a sufrir modificaciones, por lo que el archivo trabajado NO va a ser el Excel

original.

Una vez hecho este proceso (que sólo hay que hacer una vez en caso de que hayamos subido

un documento de Office) ya estará todo listo para trabajar. Haremos doble clic en el documento

creado y se nos abrirá un programa parecido al Excel.

Para permitir que otros usuarios puedan acceder desde su Google Drive a este documento hay

que pulsar en el botón azul de arriba a la derecha que pone “Compartir” e ir introduciendo las

cuentas de Gmail de los otros usuarios.


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Una vez hecho este proceso a los demás usuarios les llegará un correo electrónico indicando

que habéis compartido el documento con ellos.

Los cambios que vamos haciendo en estos documentos se guardan automáticamente (siempre

que haya conexión a internet) y para recuperar una versión anterior podemos ir a Archivo ->

Historial de versiones -> Ver historial de versiones. Aquí se nos abrirán las modificaciones hechas

en las diferentes fechas por los distintos usuarios.

Para recuperar y descargar al ordenador un archivo en formato Excel (como el del principio) hay

que elegir la opción correspondiente dentro de Archivo -> Descargar.

Igual que Dropbox y otras muchas nubes, Google Drive también permite instalar el programa en

el ordenador de tal manera que se nos cree una carpeta en el disco duro del ordenador con todo

el contenido que tenemos en la nube. Para descargarlo iremos a la parte derecha de la pantalla

de google Drive, pulsaremos sobre el engranaje y elegiremos la opción de Instala Drive para

Ordenadores.


60


61

4.3 Dropbox

Este servicio permite como usuario almacenar y sincronizar archivos en línea y entre distintos

ordenadores, smartphones y otros dispositivos conectados a internet, así como compartir

archivos y carpetas con otras personas. Desde el navegador se accede a la dirección

www.dropbox.com, mientras que en los demás dispositivos es recomendable tener la aplicación

para que su uso sea más fluido y sencillo.

Dropbox nos ofrece 2Gb de almacenamiento gratis, que se pueden ir ampliando mediante

distintos logros: instalar la aplicación en otros dispositivos, ser seguidor de Dropbox en las redes

sociales…

En caso de tener ya creada una cuenta se accede introduciendo un correo electrónico y la

contraseña.

http://www.dropbox.com/


62

Una vez dentro llegaremos a una pantalla parecida a la siguiente:

En la parte izquierda encontramos las distintas secciones de Dropbox. Casi siempre nos

interesará utilizar la parte de Archivos, que es donde están los documentos.

En la parte superior derecha está el nombre del usuario, desde donde se accede a las opciones

y a descargar la aplicación para ordenador.

Un poco más abajo se encuentran los 4 iconos para crear carpeta, subir archivos a Dropbox,

compartir una carpeta o mostrar la papelera.

Y en el centro de la pantalla aparecerán los documentos, ordenados por nombre y organizados

en las carpetas que vayamos creando.

Si se diese el caso de querer compartir carpetas con otra u otras personas que también usan

Dropbox, se puede crear una carpeta compartida. Recordad que toda la información que se

coloca en dicha carpeta aparecerá también en el Dropbox de las otras personas, ya que cuando

alguien se une a una carpeta compartida, dicha carpeta aparece dentro de su Dropbox y se

sincroniza automáticamente con sus ordenadores.

Para compartir uno o varios documentos en vez de toda la carpeta haremos clic derecho sobre

el documento deseado y elegiremos la opción Compartir. Dropbox nos facilitará el enlace para

enviar o nos pedirá las direcciones de correo para enviarlo directamente.


63

Al pulsar con el botón izquierdo sobre un documento o carpeta aparecen las distintas opciones

que se pueden realizar sobre ese archivo.

Todos los documentos conservan un historial de versiones durante 30 días, por si alguien ha

modificado algo y queremos deshacer alguno de los cambios. Se acceder a él también desde el

desplegable al hacer clic derecho.


64

En los dispositivos móviles Dropbox funciona de manera parecida. Las opciones para subir un

archivo a Dropbox están “ocultas” en el + de la parte derecha. Pulsando en las tres rayitas de la

parte izquierda se accede a las opciones y a los distintos apartados de la aplicación.


65

4.4 Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive es una nube que entra dentro del paquete Office365 y que os permite tener

ahí guardados los documentos que queráis tener disponibles desde fuera de la oficina.

Una vez conectado en la parte inferior derecha del ordenador (junto al reloj) debería de aparecer

un icono de una nube que indica que el programa está encendido y funcionando.

Igualmente entre las carpetas del ordenador debería de aparecer la carpeta que está conectada

a OneDrive.

Los documentos copiados a esa carpeta se guardarán automáticamente en la nube y habrá una

copia disponible para acceder desde cualquier otro dispositivo conectado a internet.

Para acceder desde otro dispositivo a esos archivos hay que entrar a la página de Office 365

(https://portal.office.com/) e introducir el correo electrónico y la contraseña correspondientes. Una

vez dentro, entre los muchos servicios que ofrece la plataforma, uno de ellos será el servicio

OneDrive, indicado con las mismas nubes que aparecen en el ordenador.

Pulsando sobre el icono se abrirá una página nueva donde podremos encontrar y abrir los

mismos archivos que tenemos en la carpeta del ordenador.

https://portal.office.com/


66

Hay que recordar que siempre que haya conexión a internet los cambios que hagamos en la

carpeta del ordenador o en la página de internet de OneDrive se expandirán por el resto de

ubicaciones, es decir, si se hace un cambio al documento en el ordenador, el que está disponible

en la nube recibirá esas modificaciones sin nosotros tener que hacer nada más.


67

4.5 Icloud Drive

Icloud Drive es la nube que nos proporciona Apple. Una vez creada una cuenta en la siguiente

dirección (https://appleid.apple.com/account#!&page=create), no tendremos más que entrar en

https://www.icloud.com/ y acceder con la cuenta creada.

Una vez dentro, el servicio de Apple nos da distintos servicios, desde una agenda donde guardar

nuestros contactos, nuestros calendarios o nuestros archivos en la nube. Para acceder a la nube,

pinchamos sobre donde dice Icloud Drive.

Dentro de la nube, ya podemos subir y descargar archivos como desde cualquier otra nube,

compartirlos con otras personas que tengan esta misma nube.

Esta plataforma de Apple, también nos ofrece una suite ofimática donde poder trabajar nuestros

archivos en la nube con las herramientas Pages, Numbers y Keynote.

Apple nos ofrece 5 Gb de almacenamiento gratuito, ampliable a más espacio si pagamos.

https://appleid.apple.com/account#!&page=create

https://www.icloud.com/


68

4.6 pcloud

pCloud es un disco duro virtual, es decir, si tienes 10 GB almacenados en su nube, esos 10

GB no están ocupando espacio en tu disco duro local, lo cual es perfecto si tienes un SSD con

un almacenamiento limitado. Está disponible para todas las plataformas: Windows, macOS,

Linux, Android y iOS (iPhone o iPad)

Al entrar en la web te encontrarás con el clásico listado de archivos que hayas almacenado, y

una barra lateral con diferentes accesos directos a la izquierda.

Browse mostrará el listado de archivos almacenados al completo, incluyendo estructuras

de carpetas, etc.

Public es una carpeta especial que sirve para almacenar elementos de manera pública, de

esta forma podrás por ejemplo incrustar imágenes, o incluso cargar tu propio sitio web en

HTML. Esta es una funcionalidad de pago

Rebobinar es una carpeta tipo historial que te permite ver y restaurar archivos que hayas

modificado (por ejemplo, eliminado) en los últimos 180 días. También es una funcionalidad

de pago.

Copias de seguridad es una carpeta especial que sirve para hacer un duplicado

automático de otras nubes como Dropbox o Google Drive, o incluso de otros servicios

como Instagram o Facebook.

Papelera, aquí es donde irá a parar todo lo que elimines.

https://enfoquenomada.com/ir/pcloud

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.pcloud.pcloud&referrer=utm_source?website&utm_medium?click

https://geo.itunes.apple.com/es/app/pcloud-cloud-storage-for-your-files/id692002098?uo=4&at=10lJQZ&ct=blog&mt=8

https://enfoquenomada.com/ir/dropbox

https://www.google.com/intl/es_ALL/drive/

http://instagram.com/crjstobal

https://enfoquenomada.com/ir/javier-cristobal-facebook


69

Si procedemos a instalarlo, como otras nubes, en el propio ordenador, Su funcionamiento

también es muy sencillo, pero debido a su naturaleza funciona de una manera un poco diferente

a la versión web.

Al instalarla comenzará a aparecer en tu equipo un nuevo disco virtual, como si fuese una

nueva unidad (un nuevo disco C., por ejemplo).

Todas las carpetas que crees ahí y los archivos que se arrastren o copien dentro, se subirán

automáticamente a pCloud, es decir, esta carpeta es un espejo de lo que tenemos en la versión

web.

https://enfoquenomada.com/ir/pcloud


70

5. GESTIÓN ONLINE DE TRABAJOS, PROYECTOS Y PEDIDOS

USO Capacidad para gestionar los recursos de trabajo a distancia y compartir las

decisiones con el equipo. Repartir tareas de un modo ordenado y visual.

VIRTUALIZACIÓN Emula el flujo de nuestra empresa o nuestros proyectos, pedidos, tareas

asignadas…

BENEFICIOS Visualización del estado de la gestión en tiempo real. Fácil de reaccionar a tiempo

ante cualquier cambio. Visión global del negocio.

BUENAS

PRÁCTICAS

Vigila los permisos que tiene cada usuario y no compartas más información de la

necesaria con cada uno

ENLACES DE

INTERÉS


A continuación, se detalla el uso de un conjunto de herramientas que permiten la comunicación

entre varias ubicaciones para llevar a cabo reuniones, formaciones, presentaciones comerciales,

…



5.2 Trello

Trello (https://trello.com/) es un gestor de tareas que permite el trabajo de forma colaborativa

mediante tableros (board) compuestos de columnas (listas) que representan distintos estados.

Se basa en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que viajan por diferentes

listas en función de su estado. Así, se puede tener una lista de cosas por hacer, las que se están

haciendo y/o las hechas. Trello permite ver en qué está trabajando cada uno de los integrantes

de un proyecto, qué está realizando el resto y en qué parte del proceso se encuentra cada uno.

https://trello.com/


71

Así en Trello se puede dar de alta cualquier tarea que necesite ser procesada de forma

independiente. La dinámica del tablero es ir avanzando las cartas a través de listas de progresión

que establezcamos (Por ejemplo: “por hacer”, “en proceso” y “finalizado”).


72

Dentro de cada tarea, se pueden escribir comentarios y se puede ver quienes están afectados

por cada tarea y los datos relacionados con cada una de ellas.

La lista de acciones más importantes dentro de cada tarjeta son estas:

Miembros: Puede ser la persona que creó la tarjeta o la persona a la que se le asigna

la tarea. Los miembros se pueden modificar (añadir o eliminar) si la tarea cambia de

responsable. Puede aparecer más de un miembro en cada tarjeta.

Etiquetas: Son colores que se pueden asignar a cada tarjeta. Se les puede añadir un

texto a cada color para ayudar a identificar cada etiqueta pulsando sobre el color.

Check list: Añadir una lista para subdividir una tarea en varias subtareas. Estas

subtareas no tienen responsables ni ningún otro detalle.

Vencimiento: Asignar una fecha de vencimiento y envía un recordatorio al mail.

Adjunto: Adjuntar archivos a la tarjeta desde tu ordenador o desde Google Drive,

Dropbox, etc. También permite arrastrar y soltar directamente desde el escritorio.

Seguir: Hacer un seguimiento sobre la tarjeta y se nos avisará cuando se produzca algún

cambio.

Archivar: Eliminar la tarjeta del tablero, pero dejarla guardada en la lista de archivados.

Compartir: Compartir la tarjeta mediante un url.

Cada tablero además permite añadir un “Power-up” (uno único en la versión gratuita), que es una

conexión a una aplicación externa que ayude a identificar y mejorar la gestión de cada tablero.

Estos Power-ups se “instalan” desde cada tarjeta o desde el menú del tablero, al que se accede

desde la parte derecha.

En este menú aparece también la actividad del tablero, donde se refleja qué ha hecho cada

usuario con las tarjetas del mismo.


73

A la hora de crear un nuevo tablero suele ser útil tener definido un equipo de trabajo, que son las

personas con las que habitualmente compartiremos los tableros. De esta manera no

necesitaremos añadir colaboradores a cada tablero que creemos, sino que bastará con decir que

el tablero pertenecerá a un equipo y automáticamente se creará con todos los colaboradores.

En caso de necesitar inspiración para crear tableros nuevos, Trello dispone de una web con

plantillas y tableros prediseñados (en inglés): https://trello.com/inspiringboards

https://trello.com/inspiringboards


74


75

5.3 Loomio

Loomio (https://www.loomio.org/?frontpage) es una aplicación de toma de decisiones, que

ayuda a grupos con estos procesos de manera conjunta, mediante la creación de grupos

(abiertos, cerrados o secretos con acceso por invitación) y posteriores hilos de discusión que

los integrantes puedan crear. La herramienta ofrece gestionar y votar propuestas, invitar a

gente y aprobar membresías, editar los propios comentarios en cualquier momento, gestionar

permisos en grupos etc. También es posible gestionar documentos.

Esta herramienta tiene como objetivo derribar las barreras para la participación en la toma de

decisiones en todos los niveles: en vecindarios, organizaciones comunitarias, empresas,

movimientos sociales y gobierno local y nacional.

Una vez instalada cientos de propuestas aparecerán en tu pantalla y tu podrás darte tu voto a

cada una de ellas. Con un énfasis por lo local, la aplicación pondrá en contacto a quienes

propongan y a quienes voten positivamente, haciendo que la participación en línea pueda

trasladarse a la calle en caso de que lo requiera. Además de la votación, cada propuesta tendrá

un apartado para que puedas agregar una idea más o mejorar la propuesta, así como también

un campo para iniciar una discusión al respecto y lograr mejores resultados o propuestas más

profundas. Las propuestas pueden ser muy variadas y con diferentes niveles de importancia,

como ser el cambio de nombre a un aula de una escuela o la esquina en la que se juntarán dos

movimientos de masas a protestar por la misma causa.

La herramienta tiene 14 días de prueba gratuita. Tras esto, dependiendo de la necesidad de cada

uno, se pueden consultar los planes de precios:

https://www.loomio.org/?frontpage


76

https://www.loomio.org/upgrade?group_id=693910

https://www.loomio.org/upgrade?group_id=693910


77

5.4 Asana

Asana (https://asana.com/) es una aplicación colaborativa para la gestión de tareas. El producto

tiene muchas funcionalidades como espacios de trabajo, proyectos, proyectos personales,

tareas, etiquetas, notas, comentarios y un buzón que organiza y actualiza la información en

tiempo real. El producto está diseñado para facilitar a las personas y a los equipos la planificación

y la gestión de sus proyectos y tareas. Cada equipo tiene un espacio de trabajo. Los espacios

de trabajo contienen proyectos y los proyectos contienen tareas.

Asana es gratis para equipos de hasta 15 miembros.

Lo primero que se debe hacer una vez registrado es crear un espacio de trabajo (workspace).

Un espacio de trabajo está formado por un conjunto de personas que colaboran en proyectos y

tareas. Haz clic sobre el icono “+” (arriba a la derecha) o en el centro de la pantalla de Proyectos,

para crear un nuevo Proyecto.

https://asana.com/


78

A partir de este momento se puede comenzar a crear y asignar tareas. Lo ideal sería ir

repartiendo las diferentes tareas en Secciones creadas previamente, para mantener un orden de

cada quehacer. Las tareas se pueden escribir después individualmente, una en cada línea.

Se puede expandir en la parte derecha la información cada tarea pulsando sobre ella para

asignarla a miembros del grupo de trabajo, agregar una fecha de vencimiento, una descripción,


79

asignar etiquetas, añadir archivos, marcar una tarea como completada, realizar un seguimiento

de su actividad y progreso, escribir comentarios, etc.

En cada proyecto existen otras características que hacen de Asana una herramienta muy útil;

como las conversaciones (donde poder dejar mensajes al resto del equipo de trabajo),

el calendario (para poder planificar eventos en fechas concretas), progreso de tareas

(estadísticas de lo que se ha terminado de hacer y lo que queda), y archivos adjuntos. A todo

ello se accede desde las diferentes pestañas dentro de cada proyecto.


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6. GESTIÓN DEL TIEMPO

USO Capacidad para organizar y coordinar a distancia.

VIRTUALIZACIÓN Emula organización del tiempo de dedicación del personal de la empresa, turnos,

vacaciones, fichajes…

BENEFICIOS Posibilidad de gestionar los recursos de la empresa de forma centralizada e

inmediata. Notificaciones instantáneas y gestión eficaz.


81

BUENAS

PRÁCTICAS

Establece los tipos de servicios, pedidos o casos más generales para organizar

el registro y posterior extracción del tiempo dedicado a ello.

Revisa la información que compartes con cada usuario

ENLACES DE

INTERÉS


A continuación, se detalla el uso de un conjunto de herramientas que permiten el acceso y

registro remoto a ficheros, permitiendo de este modo el trabajo a acceso a distancia a información

empresarial, sin restricción de la ubicación donde te encuentres.



6.2 Sesame

Con Sesame (https://www.sesametime.com/) podemos disponer de una serie de funcionalidades

para hacer efectivo el teletrabajo.

Entre ellas podemos destacar:

Control horario:

- Los trabajadores podrán fichar con un solo clic, hacer una pausa, meter comentarios,

etc. Podrán hacerlo desde una App desde el móvil o tableta

- Crear calendarios de trabajo para poder gestionar horarios, turnos y más

- Creación de informes

- Solicitud y aprobación de vacaciones

Planificación de tareas:

- Asignación de tareas a los empleados

- Dedicación en tiempo real

- Informes de rentabilidad

- Notificaciones de inactividad

- Asignación manual de tiempos

https://www.sesametime.com/


82

Planificación de turnos:

- Plantillas de turnos

- Disponibilidad de los empleados

- Gestión de cambios

- Cuadrantes mensuales


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6.3 Google Calendar

Se accede con una cuenta de Gmail y permite tener una agenda en la nube a la que se puede

acceder desde diferentes terminales. Desde el ordenador se accede desde el “dado” que hay en

la parte superior derecha de cualquier página de Google:

Una vez que hemos accedido en la parte izquierda podemos ver o crear los calendarios que

tenemos. Podemos tener más de un calendario, dependiendo de las tareas que queremos

introducir en cada uno (trabajo, personales, reuniones…) y tener cada uno de ellos compartido

independientemente con distintos usuarios. Así se puede tener un calendario compartido con un

socio de trabajo, otro compartido en internet donde los clientes vean qué horarios tenemos libres

para reunirnos y otro privado para cosas personales.

Los calendarios individualmente pueden tener recordatorios, para que todos los eventos que

tengamos programados se nos notifiquen, por ejemplo, por email.


84

A cada calendario se le puede asignar un color para diferenciar cada evento de un vistazo.

Del mismo modo cada evento tiene múltiples posibilidades que se abren al pulsar dos veces

sobre él: se le puede añadir un lugar, compartir la cita con personas concretas, cambiar el color

individualmente, añadir una duración, pedir que nos envíen un recordatorio de la cita, etc.


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Al tratarse de un producto bastante utilizado del ecosistema Google se puede acceder fácilmente

desde el panel derecho de aplicaciones como Gmail o Google Keep.

7. GESTIÓN DE TAREAS Y AVISOS


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USO Capacidad de organizar el día a día de nuestra empresa o proyectos en forma

de tareas o avisos/recordatorios, ya sea a empleados, proveedores o incluso

clientes.

VIRTUALIZACIÓN Emula el block de notas o post-it, de modo que te permita registrar y con ello

organizar/priorizar tareas de nuestro día en función de todo lo que tenemos que

hacer en la empresa.

BENEFICIOS Asignar tareas online y evitar errores con tareas que quedan olvidadas

BUENAS

PRÁCTICAS

Revisa la información que compartes con cada usuario.

Trabaja con la funcionalidad de disponer de tus notas en local, por si en algún

momento la necesitas y no dispones de conexión a internet.

ENLACES DE

INTERÉS


A continuación, se detalla el uso de un conjunto de herramientas que permiten el registro y

posterior gestión de notas/avisos, permitiendo así disponer en formato digital y categorizada de

información clave para la gestión de tu empresa.


que cubran las necesidades y demandas del mayor número de casuísticas

7.2 Evernote

Evernote es una gran herramienta para almacenar todo tipo de información, no solo texto. Desde

imágenes de tu familia hasta el montón de tarjetas de negocios que juntaste en una conferencia

reciente o la pizarra con la estrategia discutida en una reunión. Evernote hace que sea

extremadamente fácil agregar todo tipo de imágenes a tu cuenta y conservarlas para siempre.

Primero es recomendable descargar el software de instalación desde el sitio web de Evernote,

(www.evernote.com) o desde cualquiera de las tiendas de aplicaciones de nuestros

smartphones. De este modo podemos acceder con nuestro usuario y mantenerlo todo

sincronizado desde cualquier dispositivo. Además, dispone de una aplicación de escritorio, que

se instala directamente en el ordenador y permite trabajar con Evernote sin conexión a internet.

A parte de estas opciones, Evernote nos permite trabajar directamente desde su web.

http://www.evernote.com/


87

El verdadero poder de Evernote está en su capacidad de sincronizar tus notas, lo cual permite

crear y buscar notas desde cualquier ordenador, explorador web o teléfono móvil.

Esto quiere decir que podemos capturar una receta de la Web en el Mac, leerla en un iPhone

cuando estemos en el supermercado comprando los ingredientes y buscarla en la casa de un

amigo desde su PC Windows para prepararla. Evernote actualiza constantemente todas las

notas en la Web con las versiones más actualizadas para que tengamos siempre la información

correcta en todos los ordenadores y dispositivos, donde sea que estemos. Cada vez que se crea

o se modifica una nota en cualquier dispositivo, la nota se carga en la Web, desde donde todos

los demás dispositivos la descargarán cuando se sincronicen.

La primera vez que iniciemos la aplicación de Evernote nos pedirá escribir el nombre de usuario

y la contraseña, o que creemos una nueva cuenta de Evernote. Para crear una cuenta de

Evernote haremos clic en "Regístrate".

Una vez completados todos los campos, hay que hacer clic en "Registrar". Se creará la cuenta y

se iniciará la sesión en Evernote de inmediato en nuestro escritorio.


88

o Cómo crear una nota

Evernote puede almacenar muchos tipos de contenido diferentes. El más común es el texto

simple, tanto en notas escritas por nosotros, como en partes de páginas web o en correos

electrónicos recibidos que nos gustaría guardar.

En la parte izquierda de la ventana de Evernote, está el botón "+", que al colocar el ratón encima

muestra “Nueva nota”. Desde los dispositivos móviles el botón “+” permite también añadir audios

y notas de voz.

Haciendo clic en el botón Evernote creará una nueva nota. Luego se le puede poner el título que

prefiramos. Haciendo clic en el cuerpo principal de la nota se puede comenzar a escribir.


89

Se puede cambiar la fuente del texto, el tamaño y el color para darle un estilo propio. También

se puede utilizar subrayado, cursiva y negrita para el texto. Todas estas opciones están

disponibles en la barra de herramientas en la parte superior de la nota.

Una vez terminada de crear y guardada la nota, se puede establecer un Recordatorio haciendo

clic en el icono del relojito que aparece en la parte superior:

También es recomendable establecer etiquetas a cada nota, para poder encontrarlas más

fácilmente cuando las busquemos pasado un tiempo.

o Evernote Web Clipper

Evernote Web Clipper es una extensión simple para tu navegador web. Esta extensión, permite

capturar artículos de páginas enteras, imágenes, textos seleccionados, correos electrónicos

importantes y cualquier página web que nos inspire.

Haremos clic en el botón del elefante que se encuentra en la barra

del navegador, para iniciar el Web Clipper.

Seleccionamos un tipo de captura, la página completa o

secciones de la misma, por ejemplo, una noticia, o un artículo de

investigación. Podemos ahorrar tiempo revisando el contenido

capturado cuando no estemos conectados, durante tus viajes, por

ejemplo.


90

También se pueden realizar capturas de pantalla de páginas web, y después seleccionar la

herramienta 'Anotación', para resaltar y colocar referencias visuales como, por ejemplo, flechas,

a aquellos elementos que parezcan importantes.


91

7.3 Microsoft To-Do

Microsoft To-Do (https://to-do.microsoft.com/tasks/myday) es una aplicación de administración

de tareas basada en la nube que viene a sustituir a Wunderlist (se puede importar la información

de esta aplicación si así se desea). Permite a los usuarios administrar sus tareas desde un

teléfono inteligente, tableta y ordenador.

Está integrado en Office 365 y con las cuentas de correo de Microsoft (Hotmail, Live, Outlook,

MSN, etc.). La integración con el correo Outlook permite que sea más fácil estar al tanto de las

tareas desde cualquier lugar. To-Do sincroniza automáticamente todos los dispositivos, estando

al corriente de cualquier tarea pendiente. Aunque está disponible para todas las plataformas y

permite gestionar las tareas desde el móvil, Tablet o PC, lo ideal suele ser tenerla instalada en el

Smartphone porque es lo que solemos llevar con nosotros en todo momento.

El funcionamiento es muy sencillo. La aplicación basa su funcionamiento en las tareas. Estas se

componen de un título y de manera opcional pueden tener más información:

https://to-do.microsoft.com/tasks/myday


92

Fecha y hora para un recordatoria: para enviarte una notificación.

Fecha de vencimiento: para que veas cuando tienes que acabarla.

Repetición: si vence diariamente, una vez a la semana…

Pasos: distintos pasos que marcar, como subtareas por ejemplo.

Descripción: puedes añadir notas adicionales.

Para una mejor organización de todo, podemos crear listas con diferentes temáticas y

compartirlas con otros usuarios a partir de un enlace para hacer trabajo colaborativo.

Lo que más ayuda a organizarse es la función de “Mi día”. Esta aparece como una lista aparte,

pero es más que eso. No puedes crear tareas aquí, solo añadir tareas de otras listas a “Mi día”

para que aparezcan aquí. Se añaden automáticamente también a esta lista las tareas que tienen

una fecha de vencimiento igual o anterior a la fecha de hoy.

Esta función está pensada para que puedas organizarte tu día, ya sea al llegar al trabajo o al

despertar. Recorre las listas llenas de tareas por hacer y con un gesto añádelas a “Mi día”. A lo

largo del día solo tendrás que mirar aquí. Incluso puedes programar una notificación para

recordarte preparar el día.


93

7.4 Google Keep

Google Keep (https://keep.google.com/) nos permite escribir notas en la nube que

automáticamente son guardadas y lo mejor de todo es que se puede acceder a ellas desde

cualquier dispositivo, ya que está disponible desde la web (desde Chrome) y también en Android

y iOS.

Además de notas nos permite guardar listas, enlaces o urls de importancia, también podemos

compartir notas con otros usuarios para aumentar la productividad no sólo personal sino también

de grupo.

https://keep.google.com/


94

Para crear una nota, hay que hacer clic en “Añadir una nota…” y empezar a escribirla

Las funcionalidades más importantes de las notas son:

Recordatorio

Este icono con el dedo permite indicar una fecha de recordatorio. Un aviso saltará en los

dispositivos en los que tengamos Keep instalado para indicarnos que ya es hora de llevar a cabo

lo que hay apuntado.


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También hay un icono de ubicación, sólo disponible para dispositivos móviles.

Compartir

Este icono permite compartir con otros usuarios tus notas.


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Cambio de Color

Se puede también dotar a las notas de una variedad amplia de colores para poder agruparlas o

identificarlas como más relevantes.

Insertar imagen

Igualmente, la aplicación permite insertar una imagen que tengamos en el ordenador y guardarla

aquí para poder tenerla localizada de forma rápida.

Desde el teléfono móvil hay posibilidad de adjuntar notas de voz, así como de extraer el texto de

las imágenes fotografiadas.

Al tratarse de un producto bastante utilizado del ecosistema Google se puede acceder fácilmente

desde el panel derecho de aplicaciones como Gmail o Google Calendar.

http://juanjobote.com/wp-content/uploads/2015/02/Google-Keep-color-fondo.jpg


97


98

8. UTILIDADES PARA AGILIZAR

USO Capacidad para agilizar el trabajo rutinario minimizando el tiempo necesario para

realizarlo y evitar errores

VIRTUALIZACIÓN Permite ser más ágil en la realización de tareas de modo automático o

semiautomático, o eliminar pasos innecesarios.

BENEFICIOS Contar con documentación digitalizada para poder trabajar contra ella lo más

rápido posible. Ser más ágil en la generación de documentación.

BUENAS

PRÁCTICAS

Chequea siempre dos veces las direcciones de correo con las que compartes la

información.

ENLACES DE

INTERÉS


A continuación, se detalla el uso de un conjunto de herramientas que permiten automatizar

tareas o agilizar tareas manuales, para poder disponer de tiempo para la gestión de tu empresa.



8.2 Office Lens

Office Lens permite convertir el teléfono en un escáner de bolsillo.

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.officelens&hl=es

iOS: https://apps.apple.com/es/app/microsoft-office-lens-pdf-scan/id975925059

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.officelens&hl=es

https://apps.apple.com/es/app/microsoft-office-lens-pdf-scan/id975925059


99

Es sencillo de utiliza, a la vez que potente. Para funcionar utiliza la cámara de nuestro móvil, por

lo tanto, cuanto mejor calidad tenga la cámara del móvil (resolución, contraste, nitidez, claridad…)

mejores serán los resultados que obtengamos de esta app.

La foto hay que tomarla con márgenes alrededor del documento, ya que la propia app se encarga

de recortar y corregir el ángulo del mismo. También la adapta al formato elegido (habitualmente

A4, tamaño folio). Una vez tomada la foto la aplicación nos permite perfeccionar los bordes, si es

que no los ha detectado bien automáticamente, eliminar los reflejos y corregir la curvatura.

Igualmente, se puede utilizar una imagen que ya tengamos en el teléfono, tomada con

anterioridad.


100

Cuando el resultado está a nuestro gusto podemos guardar el resultado en el teléfono o

compartirlo por email u otros canales. En caso de tener OneDrive y Office instalados en el móvil

también nos permite guardarlo en la nube o editarlo con Word o con otras aplicaciones del

ecosistema Office.


101

8.3 Speechnotes

Speechnotes es una herramienta muy útil para tomar notas mediante el dictado por voz y que el

ordenador o el teléfono transcriban las notas por nosotros. Es el equivalente a la escritura por

voz que tienen los teclados de los Smartphone (el micrófono que suele aparecer en una esquinita,

no la grabación de voz del WhatsApp).

Está disponible online (solo para Google Chrome): https://speechnotes.co/es/

Y como app para móviles Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=co.speechnotes.speechnotes&hl=es_419

Para empezar a dictar hay que pulsaren el micrófono de la parte superior derecha y el programa

se pone a escuchar lo que decimos. Se puede poner en pausa la escucha pulsando otra vez

sobre el micrófono.

https://speechnotes.co/es/

https://play.google.com/store/apps/details?id=co.speechnotes.speechnotes&hl=es_419


102

Una vez que el texto está dictado, en el ordenador se pausa el micrófono y en la parte inferior

derecha está el icono de copiar (dos papeles, uno detrás de otro). Pulsando en este botón el

texto dictado se copia y lo podemos pegar en cualquier documento que queramos.

En el móvil cada nota se guarda de manera individualizada con su título correspondiente.

Además del distado de palabras la aplicación entiende multitud de signos de puntuación: punto,

coma, dos puntos, nueva línea, etc.


103

8.4 Compartir ubicación mediante Google Maps

Google Maps te permite compartir la ubicación de forma permanente, para que un contacto

sepa dónde te encuentras en cada momento según te vayas moviendo.

Ten en cuenta que cuando lo hagas los contactos con los que compartas tu ubicación sabrán

dónde estás en todo momento hasta que decidas desactivar la opción.

Para activarlo:

1. Abre la app de Google Maps en tu móvil

2. Clica en el usuario en la esquina superior derecha para abrir el panel de Opciones.

3. Elige la opción 'Compartir ubicación'.

En ese momento, se te abrirá una ventana para compartir tu ubicación en tiempo real con

compañeros de trabajo, amigos y familiares, de forma que puedan ver dónde estás en todo

momento.


104

4. Clica en Empezar.

5. Te saldrá una nueva ventana donde te pregunta si Quieres permitir que Maps acceda a

tus contactos. Pincha en Permitir.

6. Podrás elegir entre compartir tu ubicación durante un tiempo determinado o bien hacerlo

constantemente hasta que desactives esta opción. Por defecto, verás activado la opción

'Durante una hora' aunque podrás sumar o restar horas pulsando sobre los símbolos '-'

o '+'.

7. Elige el o los contactos con los que quieres compartir tu ubicación. Si el contacto no tiene

su cuenta conectada a ninguna cuenta de Google, Maps le enviará un enlace a su cuenta

de correo electrónico. También puedes elegir enviar este enlace a través de WhatsApp o

Telegram.

8. Dale a 'Compartir'.

9. De nuevo te pregunta si quieres compartir tu ubicación. Pincha en 'Activar'. Cuando lo

hagas, generarás un enlace único con el que compartir tu ubicación exacta con la persona

a la que se lo envíes.


105

8.5 WhatsApp (Compartir ubicación)

También podemos compartir la ubicación por la aplicación de mensajería más conocida por

todos.

Para compartir tu ubicación en tiempo real con WhatsApp para Android tan solo tienes que abrir

el chat de un contacto o grupo y tocar en Adjuntar > Ubicación. Allí veremos la nueva

opción Ubicación en tiempo real.

Al tocar en Ubicación en tiempo real nos aparecerá la primera vez un mensaje con una pequeña

descripción de la función. Al continuar ya tan sólo tenemos que seleccionar el tiempo, que puede

ser de 15 minutos, 1 hora u 8 horas y añadir opcionalmente un comentario. Al tocar en compartir

ya nuestro contacto verá en tiempo real dónde estamos durante el tiempo establecido o hasta

que dejemos de compartir nuestra ubicación.


106

8.6 Cronología de Google

En el panel de Google Maps hay una sección marcada como “Tu cronología”. Esta nos lleva a

una pantalla donde podemos ver de manera bien detallada el historial de los lugares en los que

hemos estado.

Para los que hayáis visitado en algún momento la página del historial de localizaciones, es

bastante similar en algunas características, pero en otros detalles lo mejora sobradamente. La

mejora en el sentido de que, en vez de líneas y puntos del historial de localizaciones, en Google

Maps se añade contexto a todos los movimientos que realizamos con el teléfono.

Desde esta “cronología” Maps enseña los lugares donde se ha estado, a qué hora estuviste y

como se ha llegado a esos sitios. Incluso si se hubiera realizado una fotografía por el camino,

aparecerá en el timeline de la cronología.

Esta cronología nos puede servir para muchas cosas, desde lo que es saber dónde estuvimos la

semana pasada cuando fuimos con un cliente a comer a cierto restaurante o ver que ruta ha

seguido un empleado para comprobar las entregas por si surge cualquier incidencia.

Si no queremos que quede registrada nuestra actividad Google nos pone a nuestra disposición

la capacidad del borrado de una parada, un día entero o incluso el historial de localizaciones por

lo que no os preocupéis si queréis salvaguardar parte de vuestra privacidad.


107

En esta nueva versión también se incluye una nueva habilidad para editar los nombres de los

lugares visitados. Desde el icono situado en la parte superior derecha de esta pantalla podemos

acceder a “editar nombre” para así personalizar el lugar que solemos visitar o en el que hayamos

estado.


108

9. ACCESO REMOTO A EQUIPOS DE OFICINA

USO Capacidad para trabajar en remoto contra los ordenadores disponibles en otras

ubicaciones, como la oficina o la zona de producción

VIRTUALIZACIÓN Permite emular el puesto de trabajo en casa o ejecutar aplicaciones en otros

equipos que no tenemos cerca.

BENEFICIOS Poder trabajar como si estuviéramos en la oficina, conectarnos a servidores con

potencia para ejecutar nuestros procesos.

BUENAS

PRÁCTICAS

Ten siempre actualizada cada aplicación. Asegúrate de no compartir más

información de la necesaria con las otras partes, sobre todo al compartir

escritorio: no dejes archivos sensibles a la vista, ni nombres de usuario, ni

contraseñas, etc. Utiliza siempre las versiones más actualizadas de cada

aplicación. Cierra siempre la sesión al terminar

ENLACES DE

INTERÉS


A continuación, se detalla el uso de un conjunto de herramientas que permiten acceder de forma

remota a los equipos dispuestos en otras ubicaciones físicas, como tu oficina.



9.2 TeamViewer

TeamViewer (https://www.teamviewer.com/es/) es la solución completa para el acceso remoto y

reuniones online. Sirve para controlar remotamente cualquier ordenador o Mac a través de

Internet en sólo un par de segundos o para realizar reuniones online viendo todos la misma

pantalla.

https://www.teamviewer.com/es/


109

TeamViewer es una aplicación intuitiva, rápida y segura que puede utilizarse para:

Ofrecer soporte remoto a compañeros o clientes.

Conectarse a otras plataformas, como Mac OS X y Linux.

Conectarse desde dispositivos móviles Android o iOS a ordenadores Windows, Mac o

Linux.

Compartir su escritorio en reuniones, presentaciones o trabajos en equipo.

Conectarse a su ordenador de casa cuando está fuera y trabajar con documentos,

consultar el correo electrónico o descargar imágenes para su edición.

Conectarse a su ordenador del trabajo cuando está fuera; por ejemplo, si necesitamos

utilizar alguna aplicación que sólo tenemos instalada en el trabajo.

La ventana principal de TeamViewer es la siguiente:


110

Para conectarse con un asociado para una sesión de control remoto necesitamos saber el ID y

la contraseña del ordenador al que queremos conectarnos (los datos que vienen en la parte

izquierda). El ID es único y no cambia (a no ser que reinstalemos el programa) y la contraseña

puede ser aleatoria o una elegida por nosotros:

La primera vez que nos conectemos nos invitará a realizar un pequeño tutorial para

familiarizarnos con el entorno (cómo hacer clic, cómo desplazar el ratón, etc.).

Es importante recordar que el ordenador al que queramos conectarnos debe de estar encendido

en el momento de la conexión.

Para unirse a reuniones, hacer videollamadas o realizar presentaciones remotas, desde el

ordenador, buscaremos la pestaña “Reunión” y elegiremos si somos quienes los queremos

organizar o si nos queremos unir a ella. Para unirnos a una reunión necesitaremos el ID de la

misma, un número único que nos permitirá acceder a esa “sala”.


111

9.3 Anydesk

Se descarga la aplicación desde la página oficial: https://anydesk.com/es

La aplicación se descarga al ordenador (es gratuita para uso personal) y no es necesario

instalarla, aunque sí es muy recomendable. De hecho, en el ordenador que se quiera controlar

es prácticamente imprescindible tenerla instalada por temas de seguridad. Para instalarla, hay

que seguir los pasos que aparecen al pinchar en la zona naranja de la parte izquierda de la

pantalla.

https://anydesk.com/es


112

Una vez instalado en el ordenador que vayamos a controlar, procedemos a modificar los ajustes

para acceder de manera remota mediante una contraseña.

Iremos a las rayas de la parte derecha de la aplicación y elegiremos la opción Configuración.

Dentro de la Configuración, en la parte izquierda, debemos ir al apartado Seguridad.

Dependiendo del ordenador y de la configuración, es probable que hay que Desbloquear la

seguridad con el botón rojo que aparece en el centro.

En este apartado de seguridad hay que modificar dos opciones:

1) El acceso interactivo tiene que Permitir siempre solicitudes de conexión, para que no

haga falta nadie delante del ordenador que apriete ningún botón.


113

2) Hay que permitir el acceso no vigilado. Tendremos que poner una contraseña para

aumentar la seguridad y que solo nosotros seamos quienes nos conectemos de manera

remota.

Una vez hecho esto anotaremos tanto la contraseña, como el número que identifica al ordenador

al que queremos acceder de manera remota, y que está en la pantalla del principio.

Con esos dos números basta para acceder a ese ordenador.

Para acceder desde casa (u otra ubicación) hay que descargarse y abrir o instalar Anydesk.

En la parte central de la pantalla nos pedirá la dirección del ordenador al que queremos acceder

de manera remota. Una vez introducido el número nos pedirá la contraseña. Y ya tendremos

acceso al ordenador deseado.


114

IMPORTANTE: El ordenador que al que se quiera acceder debe estar encendido y conectado a

internet. Puede estar bloqueado, pero no en suspensión. Si el ordenador se apaga

automáticamente habrá que revisar las opciones de energía dentro de la Configuración o el Panel

de control de Windows para que no se suspenda de manera automática.


115

9.4 Escritorio remoto de Google

El Escritorio Remoto de Chrome es una extensión para el navegador Google Chrome (o una app)

que nos permite controlar otro equipo donde esté instalada la misma extensión (o la app) sin

necesidad de aplicaciones externas.

Se descarga e instala como una extensión más del navegador:

https://chrome.google.com/webstore/detail/chrome-remote-

desktop/gbchcmhmhahfdphkhkmpfmihenigjmpp

O como una aplicación más del móvil:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.chromeremotedesktop

Puedes permitir que otros usuarios accedan a tu ordenador. Tendrán acceso completo a tus

aplicaciones, archivos, correos electrónicos, documentos e historial.

1. Abre Chrome en tu ordenador.

2. En la barra de direcciones del navegador, situada en la parte superior de la pantalla,

escribe chrome://apps y pulsa la tecla Intro.

3. Haz clic en Escritorio Remoto de Chrome .

4. Haz clic en Empezar.

5. Para crear un código de acceso, haz clic en Compartir.

6. Envía el código al usuario al que quieras conceder acceso a tu ordenador.

7. Una vez que el otro usuario introduzca el código de acceso, podrá ver tu dirección de

correo electrónico y tendrá pleno control sobre tu ordenador.

8. Para finalizar la sesión compartida, haz clic en Dejar de compartir.

https://chrome.google.com/webstore/detail/chrome-remote-desktop/gbchcmhmhahfdphkhkmpfmihenigjmpp

https://chrome.google.com/webstore/detail/chrome-remote-desktop/gbchcmhmhahfdphkhkmpfmihenigjmpp

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.chromeremotedesktop


116

Para acceder a otro equipo basta con repetir los 3 primero pasos anteriores y a continuación:

4. Selecciona el dispositivo al que quieras acceder. Primero, es posible que tengas que hacer

clic en Empezar.

5. Si quieres acceder a tu ordenador, haz clic en él.

6. Si quieres acceder a otro ordenador que se haya compartido contigo, haz clic en Acceder.

7. Introduce el PIN o el código de acceso necesario para iniciar sesión.

8. Haz clic en Conectar.


117

10. CIBERSEGURIDAD: SECURIZA EL TELETRABAJO

USO Capacidad para securizar nuestro nuevo puesto virtual de trabajo.

VIRTUALIZACIÓN Permite ser más seguro y afrontar esta etapa de incertidumbre conociendo los

peligros que actualmente amenazan a la empresa

BENEFICIOS Dotar a trabajadores no familiarizados con la tecnología de un nivel de alerta

necesario para afrontar un escenario poco habitual que los hackers seguro

querrán aprovechar.

ENLACES DE

INTERÉS

Acceso remoto seguro:

https://www.ccn.cni.es/index.php/es/docman/documentos-publicos/abstract/191-

abstract-politica-de-acceso-remoto-seguro/file.

Controles de ciberseguridad:

https://www.basquecybersecurity.eus/es/publicaciones/infografias/teletrabajo-

decalogo-ciberseguridad.html

Acciones ante ciberataques por situación de coronavirus:

https://www.basquecybersecurity.eus/es/publicaciones/infografias/coronavirus-

ciberataques.html

10.1 Prácticas de ciberseguridad

Ante la restricción que estamos teniendo hoy en día por el coronavirus, la mayoría nos vemos

obligados a llevar a cabo forzosamente el teletrabajo para sacar adelante nuestra empresa, estar

en contacto con nuestros clientes, reuniones virtuales mediante videollamadas o herramientas

de control/visualizadores remotos, envío de facturas y albaranes online, pagos y cobros a través

de pasarelas online... más que nunca tenemos que tener muchísimo cuidado en los ataques que

vamos a recibir por parte de gente malintencionada.

Ante todo, lo primero es conocer las nuevas amenazas que van surgiendo y estar

informados/prevenidos de ellas. Para ello, utilizaremos plataformas tales como Incibe o

Basque Cybersecurity Centre para estar atentos a las nuevas amenazas que van

surgiendo.

Si sufrimos un ciberataque tenemos el teléfono 900 104 891 o el correo electrónico

[email protected] para poder reportarlo al BCSC.

Si tenemos cualquier sospecha o duda sobre posibles ataques se recomienda acudir a vuestro

proveedor informático, a vuestro proveedor de servicios de internet o bien buscar un partner que

nos pueda dar el servicio

https://www.ccn.cni.es/index.php/es/docman/documentos-publicos/abstract/191-abstract-politica-de-acceso-remoto-seguro/file

https://www.ccn.cni.es/index.php/es/docman/documentos-publicos/abstract/191-abstract-politica-de-acceso-remoto-seguro/file

https://www.basquecybersecurity.eus/archivos/202003/bcsc_teletrabajo.pdf?1


https://www.basquecybersecurity.eus/es/publicaciones/infografias/coronavirus-ciberataques.html

https://www.basquecybersecurity.eus/es/publicaciones/infografias/coronavirus-ciberataques.html

https://www.incibe.es/protege-tu-empresa/avisos-seguridad

https://www.basquecybersecurity.eus/es/

https://www.basquecybersecurity.eus/es/buscador-empresas/index.html


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No obstante, es muy recomendable concienciar a vuestros empleados sobre las amenazas que

están por llegar. Para ello tenéis un kit de concienciación para poder descargarlo y ponerlo a

disposición de vuestra empresa. Por mucho que securicemos todo, el eslabón más débil

somos las personas.

Os dejamos una lista con algunos consejos para que nos afecten los ciberataques lo menos

posible:

Cuidado qué información dejamos visible en nuestro entorno a la hora de hacer una

videoconferencia

Tapar la cámara de nuestro ordenador si no vamos a hacer videoconferencias

Si vamos a recibir una consulta remota de nuestro ordenador, cercioraros de quien dice

ser la otra persona

A la hora de abrir correos electrónicos, asegurarnos de que la dirección del email de la

otra persona es la correcta y si os parece incongruente o no os esperáis un correo de la

otra persona/cliente/trabajador/proveedor, llamarles para confirmar que es verídico.

Firmar digitalmente los documentos PDF sensibles mediante el certificado digital

Cambiar clave por defecto de nuestro Router WIFI

Cambiar la seguridad a wpa2

Limitar la señal de nuestro WIFI u ocultar el SSID

Desconfiar de las WIFI abiertas, ya que detrás de ese punto de acceso puede haber

propósitos malintencionados

Evitar las redes planas en nuestra organización, es recomendable segmentarlas

separando sistemas críticos que puedan afectar a nuestra producción

No abrir links ni adjuntos de correos sospechosos

Encriptar mensajes en la medida de lo posible y enviar la clave por otra vía diferente

Hacer copias de seguridad de nuestros datos y separarlas del sistema

Usar contraseñas seguras, no utilizar contraseñas comunes

No usar palabras existentes para las contraseñas

No usar contraseñas por defecto

https://files.incibe.es/incibe/kit_concienciacion/kit_concienciacion.zip


119

No utilizar la misma contraseña para todo

Cambiar la contraseña periódicamente

Usar contraseñas de 8 o 10 caracteres mínimo

No dejar escrita la contraseña en ningún sitio

Crear un sistema de generación de contraseñas fácil de recordar

Cuidado con los sistemas de almacenamiento en USB encontrados

Limitar accesos según privilegios

Actualizar Sistema Operativo y antivirus

Automatizar tareas como copias de seguridad

Instalar firewall o cortafuegos

Descargar siempre programas de sitios de confianza

Hacer borrado de todos los datos antes de deshacernos de equipos obsoletos

Cerrar sesión siempre que usemos nuestras cuentas en otros ordenadores

Si hacemos pagos cerciorarnos que el protocolo es https

Comprar en sitios de confianza con PayPal o tarjetas virtuales

Controlar lo que publicamos en internet por si se indexa información indebida

Bloquear nuestro dispositivo móvil con huella o con pin

Cuidado con las solicitudes de permisos de las apps que instalemos

Utiliza varios métodos de autenticación

También existen guías genéricas que nos pueden ayudar a configurar un entorno más seguro

así como un decálogo para el teletrabajo

En caso de necesitar servicios de ciberseguridad existe un catálogo de proveedores que pudieran

cubrir las necesidades de su empresa. Acceda al Listado de proveedores de servicios de

ciberseguridad:


Parámetros de uso:

Categoría: “Seguridad en la nube”

Tipo de empresa: “Integrador/consultor”

Sedes: Seleccionar el Territorio Histórico que sea más adecuado al solicitante

(proximidad)

https://www.ccn.cni.es/index.php/es/docman/documentos-publicos/abstract/191-abstract-politica-de-acceso-remoto-seguro/file.



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Asesoramiento en tecnologías de TELETRABAJO...Gestión de tareas y avisos/notas – Capacidad para anotar y repartir tareas y conocer el estado de las mismas de modo online Utilidades