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ASESORAMIENTO PARA LA CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD EN LA EMPRESA DE TRANSPORTES MULTIGRANEL S. A.
GLORIA PULIDO COPETE
JENNY PATRICIA PEDRAZA GIL
MÓNICA ALEXANDRA PARRA SOLÓRZANO
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ, COLOMBIA
2015
2
ASESORAMIENTO PARA LA CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD EN LA EMPRESA DE TRANSPORTES MULTIGRANEL S. A.
GLORIA PULIDO COPETE
JENNY PATRICIA PEDRAZA GIL
MÓNICA ALEXANDRA PARRA SOLÓRZANO
Proyecto de trabajo de Grado presentado como requisito para optar al título de
Profesional en Administración de Empresas
Director (a):
Ailin Menjura Pérez
Docente Investigador
Línea de Investigación:
Estrategia empresarial
Grupo de Investigación:
Grupo de Estudios en Gestión Empresarial
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ, COLOMBIA
2015
3
Nota de aceptación
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Presidente del Jurado
_________________________________
Jurado
_________________________________
Jurado
Bogotá, D. C., 30 de Abril de 2015
4
Dedicamos este trabajo:
Al Creador y Padre Celestial, quien ha guiado nuestros
pasos a través de la vida.
A nuestros Padres, pilares fundamentales en nuestras
vidas, quienes con su tenacidad y lucha insaciable han
inculcado valores sobre los cuales hemos dirigido
nuestros logros.
A nuestros esposos por su apoyo y
A nuestros hijos por ser nuestra razón de vivir
Gloria, Jenny Patricia, Mónica Alexandra
5
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos la valiosa colaboración del señor Carlos Eduardo Parra Rodríguez
Jefe de Seguridad de la empresa Transportes Multigranel S. A. a su gerente el doctor
David Duque Robayo quienes nos permitieron el desarrollo de este proyecto sobre el
asesoramiento para la creación de un departamento de seguridad para la empresa.
De igual manera agradecemos la colaboración y el apoyo que nos brindó nuestra
tutora Ailin Menjura, docente del grupo de investigación en Gestión Empresarial de la
Universidad Panamericana quien estuvo siempre dispuesta a brindarnos la orientación
necesaria para el desarrollo de nuestra investigación.
6
DECLARACIÓN
Nosotras, Jenny Patricia Pedraza, Mónica Alexandra Parra y Gloria Pulido
estudiantes del Programa de Administración de Empresas de la Universidad
Panamericana, identificadas como aparece al pie de nuestras firmas, declaramos bajo
juramento lo siguiente:
La presente investigación corresponde al trabajo mutuo y completa autoría de las
firmantes.
Hemos respetado y tenido en cuenta las normas de citación tipo APA
La presente investigación no ha sido plagiada ni total ni parcialmente
Los datos presentados son reales, en una empresa real y por lo tanto son un aporte a
la realidad investigativa
Autorizamos a la Universidad a consultar y reproducir parcialmente el contenido
del proyecto de investigación titulado, asesoramiento para la creación de un
departamento de seguridad para la empresa de Transportes Multigranel S.A.
Investigadores:
Gloria Pulido Copete Mónica Alexandra Parra Jenny Patricia Pedraza C.C.
39.706.717 M/quera C.C. 1.073.683.988 Soacha C.C. 53.030.283 Btá.
7
CONTENIDO
pág.
RESUMEN .................................................................................................................... 9
ABSTRACT ................................................................................................................. 10
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 11
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................... 11
JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................... 14
OBJETIVOS ................................................................................................................ 16
CAPÍTULO 1 ............................................................................................................... 17
1. MARCO REFERENCIAL.................................................................................. 17
1.1 ANTECEDENTES ..................................................................................... 17
1.2 MARCO TEÓRICO ................................................................................... 22
1.2.1 Diseño Organizacional.. ............................................................................. 22
1.2.2 Restructuración. ........................................................................................ 23
1.2.3 Estrategia Empresarial ............................................................................... 24
1.2.4 Teorías administrativas .............................................................................. 26
1.3 DEPARTAMENTOS DE SEGURIDAD ...................................................... 30
1.4 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................... 32
1.5 MARCO LEGAL ....................................................................................... 35
CAPÍTULO 2 ............................................................................................................... 38
2. DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................................. 38
8
2.1 TIPO DE DISEÑO O ESTUDIO ................................................................. 38
2.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ....................................................................... 39
2.3 INSTRUMENTOS ..................................................................................... 40
2.4 PROCEDIMIENTO .................................................................................... 40
2.5 CONSIDERACIONES ÉTICAS .................................................................. 41
CAPÍTULO 3 ............................................................................................................... 42
3. RESULTADOS ................................................................................................. 42
3.1 ANÁLISIS DOFA ...................................................................................... 42
3.2 ANÁLISIS GENERAL DEL DOFA ............................................................ 44
3.3 PROPUESTA DE ASESORAMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD .................................................................. 46
3.3.1 Aspectos legales a tener en cuenta para la creación del departamento de
seguridad ............................................................................................................ 47
3.3.2 Aspectos administrativos a tener en cuenta para la creación del departamento
de seguridad ........................................................................................................ 53
4. CONCLUSIONES ............................................................................................. 69
5. RECOMENDACIONES .................................................................................... 71
LISTA DE REFERENCIAS ......................................................................................... 72
ANEXOS
9
RESUMEN
Este proyecto surge de la necesidad de ofrecer a la empresa Transportes
Multigranel S. A. un asesoramiento para la creación de un departamento de seguridad
al interior de su organización, que permita reducir en gran manera los costos
incurridos con la contratación a terceros de los guardas y escoltas que se encarguen de
su seguridad, tanto interna como externa.
Con la puesta en marcha del departamento, Transportes Multigranel S. A. podrá
contar con sistemas adecuados de seguridad y personal calificado , que permita
identificar y mitigar toda clase de riesgos que puedan conver tirse en una amenaza,
tanto para sus empleados, parque automotor, mercancías e instalaciones locativas en
general.
El asesoramiento consiste en presentar para su análisis y aprobación una propuesta ,
en la que se especifican los requerimientos administrativos para su implementación.
Palabras claves: Departamento de seguridad, Asesoramiento, Seguridad, Vigilancia,
Aspectos Administrativos, Logística, Propuesta.
10
ABSTRACT
This project arises from the need to offer the company Transport Multigranel SA
advice for creating a security department within their organization, so as to reduce the
costs incurred by hiring a third of the guards and escorts who are responsible for
greatly security both internally and externally.
With the launch of the department Transport Multigranel SA may have adequate
security systems and trained personnel to identify and mitigate all risks that could
become a threat to their employees, fleet, freight and location al facilities in general.
The advice is to submit for review and approval of a proposal in which the
administrative requirements for implementation are specified.
Keywords: Security Department Consulting, Security, Surveillance, administrative
Aspects, Logistics, Proposal.
11
INTRODUCCIÓN
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué aspectos administrativos debe tener en cuenta la empresa de transportes
Multigranel S.A., para crear un departamento de seguridad al interior de su
organización?
Cuando se habla de seguridad, se refiere a la situación en la que una persona o
comunidad, se encuentra fuera del alcance del daño, que podría causar determinados
peligros ya sean físicos o psicológicos, teniendo la tranquilidad de que la salud y
bienestar e integridad se encuentren a salvo y sin riesgo alguno. En Colombia los
factores violencia e inseguridad, así como el resquebrajamiento de los valores
sociales, han hecho que tanto las personas como empresas se sientan en situación de
vulnerabilidad, lo que les ha llevado a buscar una fuente de seguridad que en cierta
manera garantice su protección personal y de sus bienes.
La seguridad trae diferentes soluciones en diferentes aspectos, existen varios
tipos de seguridad entre los cuales se encuentran: seguridad personal, seguridad
privada, seguridad laboral, seguridad de informática, seguridad estatal, seguridad
alimentaria, seguridad jurídica, en fin, se podrían encontrar tantas como tareas pueda
realizar el ser humano, para el caso se hablará de la seguridad privada en una empresa,
12
ésta hace énfasis, en la condición bajo la cual se pueden cumplir las funciones en una
empresa, que brinda estabilidad, equilibrio y prevención a sus empleados.
Bajo esta consideración se propondrá una solución que brinde seguridad para la
empresa Transportes Multigranel S. A., la cual presta servicios de logística integrada a
nivel nacional como almacenamiento técnico de mercancías, gestión de inventarios,
procesamiento de ordenes/pedidos, transporte especializado de mercancías a nivel
nacional, seguridad integral, y soporte a operaciones de comercio exterior entre otros.
Es así como en la primera parte del presente proyecto, se presentan las razones
fundamentales que dieron origen a la investigación, así como la justificación de la
misma y los objetivos a alcanzar.
En el capítulo uno, da cuenta del marco referencial, en primer lugar se da el análisis
de varias investigaciones realizadas para la implementación de departamentos de
seguridad dentro de las organizaciones, para un control continuo de ella y que tienen
inherencia con los objetivos a alcanzar dentro del presente proyecto.
Seguidamente se describen los elementos teóricos de carácter general , que enmarcan
el estudio investigativo y que se tomarán en cuenta para el cumplimiento de los
objetivos planteados. En tercer lugar, se enseñan algunos conceptos que se consideran
son importantes tener en cuenta dentro del presente proyecto. En cuarto lugar , se
13
plantean los aspectos legales a tener en cuenta y que tienen inherencia con la temática
planteada.
En el capítulo dos, se describe el diseño metodológico que contempla las
estrategias, procedimientos, actividades y medios requeridos para cumplir los
objetivos propuestos y dar respuesta al problema planteado, es decir, para pasar del
estado actual al estado deseado del problema.
En el capítulo tres, se presentan los resultados obtenidos al caracterizar el manejo
actual de la seguridad en la empresa Transportes Multigranel S. A., para lo cual se
utilizó el análisis DOFA, el cual permitió evaluar las fortalezas y debilidades, así
como las oportunidades de la empresa, lo que dio origen a la propuesta de
asesoramiento para la creación del departamento de seguridad y que será entregada a
la empresa Transportes Multigranel S.A., para su estudio y puesta en marcha.
Para finalizar, se presentan las conclusiones y recomendaciones que se originaron
después de todo el proceso de investigación realizado.
Para el grupo investigador es gratificante la culminación de este proyecto, ya que a
través de él enriquecieron sus saberes, además de tener la certeza que los estudios
realizados en Transportes Multigranel S.A., dieron origen a una propuesta que después
de estudiarla y analizar sus pros y contras, la aceptarán y así crearán el departamento
de seguridad al interior de su organización.
14
JUSTIFICACIÓN
Este proyecto surge de la necesidad de ofrecer a la empresa Transportes Multigranel
S. A., un asesoramiento para la creación de un departamento de seguridad al interior
de su organización, en el que pueda contar con un grupo humano idóneo, calificado y
debidamente entrenado que le permita dar bienestar y seguridad a toda una compañía
en pro del cumplimiento de sus metas y objetivos.
Transportes Multigranel S. A. por su ubicación esta en alto riesgo, ya que los
alrededores de sus instalaciones físicas son lotes baldíos o en proceso de construcción
y una empresa de reciclaje que facilitan el acceso al interior de la empresa por
personas no autorizadas; en razón a esto y con el fin de contrarrestar estos parámetros
de inseguridad la empresa Transportes Multigranel S. A. se ha visto en la obligación
de contratar terceras personas para que se encarguen de su seguridad tanto interna
como externa, lo que ha traído como consecuencias, un aumento de los costos y gran
rotación del personal por parte de la empresa de seguridad, ya que al no contar con
seguridad propia, tampoco cuenta con un sistema de control y monitoreo y le es
imposible hacer un seguimiento constante a todo el parque automotor.
Lo anterior genera retrasos en la logística de la empresa ya que cumple con horarios
y tiempos establecidos, razón por la cual se pretende dar solución con las
recomendaciones y sugerencias para la implementación de un departamento de
15
seguridad, que garantice el control completo de la seguridad tanto interna como
externa, teniendo en cuenta las características específicas y particulares de la empresa
Transportes Multigranel S. A.
Con la puesta en marcha del departamento de seguridad, Transportes Multigranel
S.A., podrá reducir los gastos originados por el sobrecosto que genera la contratación
del servicio a terceros, además, podrá contar con sistemas adecuados de seguridad y
personal calificado, que permita identificar y mitigar toda clase de riesgos que puedan
convertirse en una amenaza.
Así mismo se logrará un beneficio social, ya que el personal que haga parte del
departamento de seguridad de Transportes Multigranel S. A., firmarán contratos a
término fijo con sus respectivas filiaciones a ARL, EPS, FONDO PENSIÓN, FONDO
DE CESANTÍAS, CCF.
A nivel personal, el grupo investigador a través del presente proyecto , pretende
poner en práctica los conocimientos adquiridos durante su carrera como Administrador
de Empresas en la Fundación Universitaria Panamericana, además de buscar una
estabilidad y reconocimiento profesional , ante otras personas que puedan requerir los
servicios de asesoramiento y puesta en marcha de una reorganización empresarial.
16
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Establecer los aspectos administrativos que debe tener en cuenta la empresa de
transportes Multigranel S.A., para crear un departamento de seguridad al interior de su
organización.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Caracterizar el manejo actual de la seguridad en la empresa Transportes
Multigranel S. A,
Establecer las mejores prácticas relacionadas con el diseño de departamentos de
seguridad y las teorías actuales
Identificar los aspectos administrativos que debe tener en cuenta la empresa
Transportes Multigranel S. A., para crear el departamento de seguridad, teniendo
en cuenta las características propias de la misma
Identificar los diferentes campos de la seguridad privada.
17
CAPÍTULO 1
1. MARCO REFERENCIAL
1.1 ANTECEDENTES
La evolución de la sociedad y tecnología ha dado grandes pasos en el transcurso
de los últimos años, la competitividad y el incremento de empresas, hace que haya una
preocupación de éstas en buscar un mejoramiento continuo en su seguridad tanto
interna como externa, comprometiéndose a buscar nuevos recursos para minimizar
riesgos, siendo la seguridad un elemento fundamental para todas ellas.
A continuación se presenta el análisis de varias investigaciones realizadas para la
implementación de departamentos de seguridad dentro de las organizaciones para un
control continuo y que tienen inherencia con los objetivos a alcanzar dentro del
presente proyecto.
En la Web, se encontró un primer trabajo realizado por Rites & Moya (2005),
titulado “diseño de un sistema de gestión y seguridad” , cuyo objetivo fue el de
asegurar la integridad de los recursos de la empresa, mediante el establecimiento de
una política y objetivos de seguridad.
Exponen sus autores que la empresa objeto de estudio se dedica a la elaboración y
comercialización de manteca de palma africana y jabones, y al igual que Transportes
18
Multigranel S. A., no cuenta con un departamento de seguridad, tampoco existen
personas encargadas de velar por la integridad de los recursos de la empresa y tampoco
han identificado y controlado los factores de riesgo.
La metodología propuesta en la investigación es el conjunto de elementos
interrelacionados como: capacitación, asignación de responsabilidades, control y
seguimiento, planes de emergencia, procedimientos, reglas y normas de segu ridad.
Lo que se pudo concluir con esta investigación, es que al carecer de un
departamento o responsable de la seguridad la vulnerabilidad de la empresa se ve
afectada, en la medida que se traduce en un ambiente con condiciones inseguras, que
atentan contra la seguridad del personal de la empresa y de su patrimonio.
La segunda investigación relacionada con el tema consultado fue la realizada por
Venegas (2010), titulado “Implementación de un sistema de seguridad y salud
ocupacional”, cuyo objetivo era la prevención de accidentes a través de la gestión de
seguridad, pérdidas humanas y al medio ambiente. Lo que se pudo concluir con esta
investigación, es que aplicando adecuadamente un SGS se garantiza la mejora continua
y es la base para que la empresa, sea más competitiva y optimice su productividad,
además, de brindar a sus colaboradores un clima acorde a sus necesidades.
El tercer trabajo de grado fue realizado en Colombia y aunque no se trata de crear
una departamento de seguridad en una empresa, si tiene gran inherencia con el
19
presente proyecto, ya que está relacionado con la necesidad de tener un
posicionamiento en el mercado de seguridad y vigilancia privada. Fue realizado por
Chavarro (2014), titulado “Planeación Estratégica en la empresa Vigías Ltda., de la
ciudad de Cali”.
Expone su autor que en la primera fase de este trabajo se procedió a realizar un
diagnóstico de los antecedentes, posteriormente se realizó un análisis tanto del micro,
como el macro entorno de la organización. Seguidamente, se desarrolló un análisis de
la competencia directa.
Finalmente, se diseñaron las estrategias y actividades que la compañía debe seguir
con el fin de aumentar sus ventas, permitiendo que a su vez también haya un
incremento en la participación en el mercado; todo ello buscando que la empresa
perdure en un mercado tan competitivo como lo es la seguridad y vigilancia privada.
Se establece que el diseño de la planeación estratégica facilitará la toma de
decisiones por parte de sus directivos, debido a que estas se toman dependiendo de lo
que crean cada uno de los integrantes de la directiva y no tomando como referencia
todos los inconvenientes que puedan afectar la prestación de los servicios con que
cuenta la organización, ya que esto podría conllevar a que la compañía no sea
competitiva en un mercado como lo es la seguridad y vigilancia privada en Colombia
hacia futuro, en donde sus clientes cada vez demandan más innovación y eficacia a la
hora de la prestación del servicio, obligando así a Vigías Ltda., a tener todos sus
20
procesos actualizados conforme al mercado lo exige y seguidamente haría que la
empresa no tenga la rentabilidad que se espera por parte de sus socios. Su objetivo fue
el elaborar un plan estratégico que ayude a incrementar la competitividad de la
empresa VIGÍAS LTDA en la ciudad de Cali.
El trabajo se ejecutó bajo un enfoque cualitativo, porque se pudo realizar registros
acerca de la situación que se está investigando mediante la búsqueda de información
que mostro como está la compañía actualmente, además, se identificó y analizo la
realidad que se presenta en el interior del área comercial en la compañía. El tipo de
investigación que se utilizó para la ejecución del presente trabajo de grado fue
descriptivo, debido a que se efectuó puntualmente los factores claves de éxito a los
que la empresa debe apuntar para el logro de sus objetivos.
Concluye que el sector de vigilancia y seguridad privada ha mostrado un alto
crecimiento a nivel mundial en los últimos años. La seguridad electrón ica cada vez se
va posicionando más en el mercado de la seguridad privada, logrando así que esta
pueda ser una gran oportunidad para la compañía.
El cuarto trabajo analizado fue realizado por Franco &Jaramillo (2010), titulado
Modelo integral para el análisis y gestión del riesgo físico preexistente en empresas
contratantes de Estatal de Seguridad Ltda. Exponen sus autores que la seguridad en los
tiempos que corren es considerada una función de apoyo y asesoría , es decir, un
servicio especial, los profesionales que laboran en este campo deben tener como
objetivo el ascenso de la función hasta la línea operativa, que es donde debe estar.
21
Si se dispone de un buen programa de seguridad integral y preventiva determinada
por un minucioso análisis de riesgo, acompañado de sus diagnósticos y estudios de
seguridad y si este es conducido y ejecutado en forma inteligente y efectiva se
reducirán las perdidas y se incrementaran la utilidad.
Este es, sencilla y llanamente el objetivo primario por el cual se pretende demostrar
que una empresa pude mantener su seguridad física e integral mitigada y controlada
mediante un modelo integral de análisis y gestión del riesgo .
Como hipótesis se plantearon que las amenazas en materia de seguridad en las
empresas se ven representadas en la falta de análisis o estudios iníciales de seguridad
integral, donde se puedan determinar las vulnerabilidades, riesgos y amenazas
oportunamente, con el fin de ser mitigadas y controladas y se fijaron como objetivo
diseñar un modelo integral de análisis y gestión del riesgo físico para la empresa
Estatal de Seguridad Ltda., que permita mitigar la vulnerabilidad, amenazas y riesgos
en entidades donde se presten servicios de vigilancia y seguridad privada.
Estos proyectos, dan una perspectiva sobre la implementación y desarrollo de
departamentos de seguridad en las organizaciones, ofreciendo al grupo investigador
orientaciones a seguir para el cumplimiento de los objetivos propuestos, además de
brindar luces sobre aspectos teóricos y metodológicos a implementar.
22
1.2 MARCO TEÓRICO
A continuación, se presentan los elementos teóricos de carácter general que
enmarcan el estudio investigativo y que se tomarán en cuenta para el cumplimiento de
los objetivos planteados en el presente proyecto.
1.2.1 Diseño Organizacional. Stoltze (2004, p 31), dice que el diseño organizacional
“Permite crear mecanismos de coordinación que faciliten el funcionamiento tanto del
recurso humano como del contable, tecnológico y organizacional ”. Es decir, se debe
implementar una serie de normas en las que se reglamenta la forma más adecuada de
utilizar los recursos disponibles y la forma como las personas que hacen parte de la
empresa deben funcionar.
Marín (2005, p. 127), expone que “El Diseño Organizacional contemporáneo está
orientándose a estimular con permanencia la constitución de grupos nuevos con frentes
renovados de trabajo con el apoyo de metodologías de aprendizaje fundamentadas en
juegos intersubjetivos”. Las personas que hacen parte de la organización deben
mantener una comunicación asertiva y emprendedora que permita unificar y
retroalimentar los compromisos, asumidos por cada uno así como sus conocimientos,
competencias y experiencia que permitan un aprendizaje colectivo en beneficio de l
funcionamiento de la organización, ya que según Marín (2005, p. 125), permite que el
“Diseño organizacional se encamine a respaldar condiciones de formación apropiadas
para que el equipo indague y renueve las restricciones de las tecnologías”.
23
Para las investigadoras del presente proyecto, la renovación organizacional no solo
se debe realizar a nivel tecnológico, sino que se debe encaminar hacia la mejora de
todas sus áreas, en la que se tenga en cuenta la disminución de costes, así como el
recurso humano, promoviendo capacitación a todo nivel , para que el crecimiento se dé
tanto para el empleado como para la organización.
1.2.2 Restructuración. Entendida como el rediseño de una o varias áreas que
conforma una empresa y surge cuando ésta se halla en una situación difícil, es decir,
que ha pasado por un largo periodo de dificultades financieras de proyección, de
producción y/o de funcionamiento. Antes de iniciar la restructuración , es necesario
evaluar las señales o dificultades por las que se está atravesando y establecer las
posibilidades de supervivencia, para luego diseñar un plan de contingencia y
mejoramiento continuo.
The Price Waterhouse (1995,) expone que “al iniciar un proceso de cambio es
necesario analizar el funcionamiento actual que tiene la organización, y así mismo
entrar a reflexionar de lo que no está funcionando, y de lo que se debe hacer para que
en un futuro la organización se desempeñe con mayor éxito”.
De acuerdo a lo anterior, se debe replantear la organización estructural –jerarquía o
puestos de trabajo–, los procesos, procedimientos, sistemas tecnológicos,
infraestructura que apoyen la nueva configuración, a la vez que se implemente una
24
capacitación idónea al personal que les permita asumir con eficiencia y
responsabilidad las nuevas tareas o funciones que la reorganización requiere de ellos.
1.2.3 Estrategia Empresarial. Consiste en ubicar la empresa en una posición en la
que pueda dar cumplimiento a su misión en forma óptima, para lo cual se deben
integrar las metas y políticas. Plantear e implementar una estrategia empresarial debe
ser visto como un proceso emprendedor, continuo y dinámico que est é dispuesto a ser
evaluado y modificado (Coloma 2009, p.1).La planificación estratégica debe ser vista
como la herramienta indispensable para el desarrollo y ejecución de proyectos, ya que
direcciona y da continuidad a todas y cada una de las actividades que una organización
planee realizar diariamente, a la vez que le permite identificar los recursos necesarios
para vislumbrar un futuro exitoso, definiendo objetivos a corto, mediano y largo plazo.
De acuerdo al planteamiento de “La estrategia no es más que una decisión sobre las
metas, objetivos y acciones de la organización para prosperar en su entorno. La toma
de éstas se produce tras un análisis del entorno de la organización, sus mercados y sus
competidores”. Es decir, que la estrategia está dirigida a las acciones o tareas que se
realizan en busca de un objetivo propuesto y para ello se debe tener en cuenta las
fortalezas que tienen las empresas y la adopción de recursos y procesos.
Según Coloma (2009, p. 1), “el propósito de la estrategia es mejorar la posición
respecto a los competidores. En el caso de las administraciones e instituciones no
lucrativas, pasa por desarrollar en profundidad su misión de una forma eficiente en
25
costes. En el de las empresas pasa por construir y utilizar una ventaja competitiva que
les permita satisfacer mejor a los clientes y retribuir mejor a sus accionistas”. La
estrategia debe estar dirigida al mejoramiento de la organización, lo que a la postre
redundará en la satisfacción del cliente por la adquisición del servicio o producto, lo
que se generará con la creación del departamento de seguridad en Transportes
Multigranel S.A., ya que tanto sus clientes internos como externos, podrán identificar
y mitigar toda clase de riesgos que puedan convertirse en una amenaza en general.
Schandel y Hofer, citados por Deguate (s.f., p. 1), estipularon dos etapas para
diferenciar el proceso de administración estratégica, como se pude observar en la
siguiente figura:
Figura 1. Proceso de la Administración Estratégica.
Fuente:Schandel y Charles W. Hofer, (1978)
26
La figura anterior, muestra que la estrategia empresarial está compuesta por dos
partes, la analítica y la de implementación, la primera consiste en establecer unas
metas para formular la estrategia y la segunda en ejecutar y controlar dicha estrategia.
Por otra parte, Peter Drucker (1984, p. 25), señala que la plan ificación estratégica
“es el proceso continuo que consiste en adoptar en el presente decisiones
empresariales sistemáticamente con el mayor conocimiento posible de los resultados
futuros”. Los administradores se enfrentan cada día a la toma de decisiones d e
diferente índole, decisiones que afectan a todos los participantes dentro de la
compañía, incluido el cliente; para hacerlo se debe tener un conocimiento profundo del
tema y aplicar herramientas administrativas, que los lleven a realizar un diagnóstico
certero para la toma de la mejor alternativa y es lo que se ha llevado a cabo en el
presente proyecto.
1.2.4 Teorías administrativas: En el siguiente cuadro se desglosan algunas teorías
de la administración, que a criterio de las investigadoras tienen gran relevancia dentro
del presente proyecto.
27
Cuadro 1. Teorías de la Administración
TEORÍA ÉNFASIS COMO APLICA
ADMINISTRA-
TIONCIENTÍFICA
Chiavenato
(1997)
Tarea del
obrero
“Se preocupa por aumentar la eficiencia de la industria a través de la
racionalización del trabajo, y del obrero”.
Esta teoría aplica al presente proyecto ya que dentro de los principios de la
teoría científica parte de la división del trabajo. Del principio de la
planeación, que busca la sustitución del trabajo improvisado por métodos
basados en procedimientos. En el principio de la selección de los
trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y habilidades para prestar un
mejor servicio.
TEORÍA DE LA
MEJORA
CONTINUA
Teoría e Kaisen
Soto (2012, p. 1)
En el
proceso
Maasaki Imai, creador del concepto, plantea el Kaizen como la conjunción
de dos términos japoneses, kai, cambio y, zen, para mejorar, luego se puede
decir que Kaizen es "cambio para mejorar", pero haciendo más extensivo el
concepto, Kaizen implica una cultura de cambio constante para evolucionar
hacia mejores prácticas, es lo que se conoce comúnmente como
"mejoramiento continuo". Y es lo que se pretende plantear para el proceso de
creación del departamento de seguridad en la Empresa Multigranel S. A.
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
Guerra y Aguilar
En la
organización
Peter Drucker señala que la planificación estratégica “es el proceso
continuo que consiste en adoptar en el presente decisiones empresariales
sistemáticamente con el mayor conocimiento posible de los resultados
28
TEORÍA ÉNFASIS COMO APLICA
(2002, p. 34) futuros”.
Esta teoría aplica al presente proyecto ya que se hace necesario tomar
decisiones para la creación del departamento de seguridad, con el cual
Transportes Multigranel S. A. podrá reducir gatos originados por el
sobrecosto que genera la contratación del servicio a terceros, además, podrá
contar con sistemas adecuados de seguridad y personal calificado que
permita identificar y mitigar toda clase de riesgos que puedan convertirse en
una amenaza tanto para sus directivos, empleados, parque automotor,
mercancías e instalaciones locativas en general.
CALIDAD TOTAL
Ramírez (2008) Al proceso
Joseph Juran, uno de los padres de la calidad, expuso sus conocimientos
sobre el Rol de la Gerencia en la Promoción de las Actividades de Control de
Calidad.
Presentó con bastante fuerza sus planteamientos respecto a la definición de
las políticas de calidad y la planificación de la misma. Sus enseñanzas fueron
potenciadas por coincidir con los conceptos del libro de Peter Drucker, “La
Práctica de Gerencia”, traducido al japonés, en el que se plantea la
Administración por Objetivos.
Los Japoneses fusionaron las enseñanzas de Deming y Juran con la
Administración por Objetivos y dieron los primeros pasos hacia la
Planeación Estratégica de la Calidad y hacia la Administración de la Calidad
Total ((TQM – Total Quality Management).
29
TEORÍA ÉNFASIS COMO APLICA
Es de vital importancia como administradores de empresa, estar
involucrados en la promoción de políticas de calidad claras, conociendo los
diferentes procesos, sus fortalezas y sus falencias para así poder mejorar
continuamente y dar solución a las diversas problemáticas que se puedan
presentar.
30
1.3 DEPARTAMENTOS DE SEGURIDAD
Como el objetivo de la presente investigación está dirigido a ofrecer una asesoría a
la empresa Transportes Multigranel S.A., para que después de estudiar la propuesta ,
vean la viabilidad de crear un departamento de seguridad al interior de la misma, en
razón a esto, para las investigadoras es necesario hacer un análisis acerca de los
departamentos de seguridad.
Teniendo en cuenta que los departamentos de seguridad, se vienen creando al
interior de las empresas y organizaciones de tipo comercial, financiera y de servicios ,
a partir de las necesidades, intereses, en razón a su propia estructura, de acuerdo con
la dimensión y características de la empresa, atendiendo a los propios recursos, en los
que se plantean y aplican los medios técnicos, tecnológicos y de protección , de
acuerdo a las dimensiones que requiera.
Según lo expuesto por el Departamento de seguridad (s.f., p. 3), “El Departamento
de Seguridad tendrá una relación fluida con cada una de las unidades que integran la
organización y la estructura de la empresa, dando lugar al compromiso del trabajo en
equipos internos”. Es decir, que el departamento de seguridad debe operar en
coordinación con todas las áreas de la empresa, esto para que la coordinación sea
rápida, clara y fluida y los planes, proyectos, objetivos, las medidas y la aplicación de
las normas de seguridad, sean acatadas por todos las personas que hacen parte de la
organización.
31
El Departamento de seguridad (s.f., p. 4), también expone que “El director de
Seguridad de una empresa deberá tener unas relaciones al día en materia de legislación
relacionadas con la materia de su departamento, con un asesoramiento directo del
gabinete jurídico de la empresa y en aplicación de las normas, reglamento y
legislación en materia de seguridad privada”, para ello debe estar actualizándose
permanentemente sobre los cambios que se vayan realizando en las leyes que
normalizan los departamentos de seguridad.
En cuanto a la organización de los departamentos de seguridad, es necesario tener
en cuenta diferentes aspectos, el primero de ellos tiene relación con los requerimientos
y necesidades específicas que tiene la empresa para su creación, en segundo lugar los
recursos disponibles con los que cuenta para ponerlo en funcionamiento. “Esto se debe
principalmente a las perspectivas que ofrece la propia inversión de la empresa y la
rentabilidad que se pretende obtener del Departamento de seguridad (s.f., p. 5)”, tal
como es lo pretendido con el asesoramiento a Transportes Multigranel S.A. para que a
través de crear su propio departamento de seguridad, obtenga una mayor rentabilidad
originada por el no pago de la contratación del personal de seguridad a terceros y así
brindarle mayor confianza a sus clientes.
El Departamento de seguridad (s.f., p. 5), plantea la necesidad de “establecer los
medios técnicos de seguridad para hacer frente al riesgo y a la vulnerabilidad de que
son objeto los bienes y las personas de la empresa, así como las relaciones de la
empresa con los clientes internos y externos”. Es decir , que el departamento de
32
seguridad debe contar con todos los recursos, para que a su vez diseñe planes o
proyectos de contingencia, para cualquier eventualidad que se pueda presentar dentro y
fuera de la organización.
La organización de las operaciones y medidas de seguridad, su inspección, su
ejecución y control, habrán de programarse con un mantenimiento adecuado y control
de funcionamiento en cada una de las instalaciones de la empresa, aire acondicionado,
electricidad, gas, agua, etc. Departamento de seguridad (s.f., p. 5)”, lo anterior recae
en el director de seguridad, quien debe tomar las medidas necesarias para llevar a cabo
su plan de seguridad.
De acuerdo a lo anterior, la creación del departamento de seguridad al interior de
una empresa, ofrece una serie de garantías en las áreas administrativas, financi eras y
de logística, ya que esto le ofrecerá la oportunidad de diseñar su propio plan de
seguridad, en el que tenga en cuenta las necesidades y características propias de la
empresa.
1.4 MARCO CONCEPTUAL
Se presentan algunos conceptos que se consideran son importantes tener en cuenta
dentro del presente proyecto:
33
Ambiente organizacional: Según Chiavenato (1999, p 168) “Toda organización
opera junto con otras organizaciones en el ambiente, del cual recibe información y
datos para la toma de decisiones”.
Análisis estratégico: Consiste en analizar cada uno de los factores que intervienen
en la estructura y funcionamiento de la organización; estos factores pueden ser
internos o externos y deben ser proyectados a largo plazo, debido a las circunstancias
que puedan intervenir con el tiempo. (Stoltze 2004, p 26).
Elementos de gestión: Se pueden señalar los elementos Humanos y Técnicos. Los
primeros concentrarán todos sus esfuerzos para lograr la realización de la estrategia,
son los encargados de ejecutar las tareas de cada una de las áreas de la organización.
Los segundos se definen como el proceso de evaluación y sistematización del negocio,
para lo cual es necesario fijarse unos objetivos, en los que se identifiquen las metas y
condiciones para alcanzarlos. (Pymes & Autónomos 2011, p. 1)
Empresa: Entidad constituida con elementos tangibles e intangibles para satisfacer
las necesidades del mercado, percibiendo una utilidad que beneficia sus creadores.
Artur K. (s.f., p. 1).
Estrategias: Según Serna (2005, p. 37) “Son las acciones que deben realizarse para
mantener y soportar el logro de los objetivos de la organización y de cada unidad de
34
trabajo y así hacer realidad los resultados esperados al definir los proyectos
estratégicos”.
Organización y Empresa: Debe ser entendida como el conjunto de empleados que
trabajan para alcanzar juntos un objetivo común. Su principal razón radica, en que a
través de ellas las personas pueden superar sus limitaciones, al beneficiarse de los
esfuerzos y de las capacidades de las demás personas que hacen parte de la
organización. Andrade (2005, p. 448).
Planeación: Es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás
funciones. Esta función determina por anticipado, cuales son los objetivos que deben
cumplirse y qué debe hacerse para alcanzarlos; por tanto es un modelo teórico para
actuar en el futuro (Chiavenato 1999, p 320)
Principios Organizacionales: Son el conjunto de valores, creencias, normas que
inspiran la vida de una organización o área Serna (2005, p. 36)
Restructuración: Consiste en rediseñar todos los procesos que se llevan a cabo
dentro de la empresa, aprovechando los recursos tecnológicos y organizacionales
disponibles, con el fin de plantear soluciones a los problemas presentados dentro de la
misma. Stoltze 2004, p 29
35
1.5 MARCO LEGAL
Para la constitución de un departamento de seguridad privada en Colombia, se
deben tener en cuenta los siguientes aspectos que son explícitos en el Decreto 356 del
11 de Febrero de 1994, por el cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad
Privada.
Para el cumplimiento del presente proyecto se toma lo expuesto en el Capítulo II,
que hace relación a los Departamentos de Seguridad, los cuales son definidos en el
artículo 17 así, “Se entiende por departamento de seguridad, la dependencia que al
interior una empresa u organización empresarial o entidad de derecho público o
privado, se establecen para proveer el servicio de vigilancia y seguridad privada de
bienes, instalaciones y personas vinculadas a la misma” (Decreto 356, 1994).
También, estipula que deberán establecer departamentos de seguridad, las personas
naturales que pretendan organizar servicios de vigilancia y seguridad privada , con
armas de fuego para su propia protección y que no podrán prestar servicios de
vigilancia y seguridad a ningún título, a personas diferentes de las vinculadas a la
empresa, grupo empresarial o persona natural a la cual se concede licencia de
funcionamiento.
El Artículo 18º hace referencia a las Pólizas de seguro y establece que “La empresa,
organización empresarial o persona a la cual se le concede la l icencia de
36
funcionamiento de un departamento de seguridad, deberá tomar una póliza de seguro
de responsabilidad civil extracontractual, contra los riegos de uso indebido de armas
de fuegos u otros elementos de vigilancia y seguridad privada, no inferior a 400
salarios mínimos legales mensuales vigentes, expedida por una compañía de seguros
legalmente autorizada” (Decreto 356, 1994).
La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, podrá expedir licencia de
funcionamiento de carácter nacional, previo el lleno de los siguientes requisitos:
1. Solicitud dirigida al Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en el
cual se informe:
- Justificación de la solicitud en la que se demuestren los riesgos especiales que
ameriten la constitución del departamento.
- El nombre y el documento de identidad del representante legal, quien deberá
suscribirla y en la cual se informe:
- Estructura del departamento de seguridad.
- Nombre de la persona responsable de la organización de seguridad, adjuntando
fotocopia de la cédula de ciudadanía y del certificado judicial.
- Modalidad de los servicios que desarrollará.
- Presupuesto asignado por la empresa para la operación del departamento de
seguridad y desarrollo de los servicios.
- Medios que pretende utilizar para la pres tación del servicio con sus
características técnicas, si es del caso.
37
- Lugares donde se prestarán los servicios de vigilancia y seguridad privada,
indicando las instalaciones y su ubicación geográfica.
2. Adjuntar el certificado vigente de existencia y de repr esentación legal de la
empresa, expedido por la Cámara de Comercio y fotocopia del NIT, cuando sea
del caso. (Decreto 356, 1994, artículo 19).
Para la renovación de la licencia de funcionamiento de los departamentos de
seguridad, el representante legal de la empresa, deberá presentar un informe general
sobre el estado del departamento, en el cual se haga una relación del personal de
vigilancia discriminado por modalidad del servicio, servicios contratados, cantidad de
armamento con que cuenta, vehículos y equipos de comunicación y seguridad, con la
descripción de sus características (Decreto 356, 1994, artículo 20).
También, establece que las empresas que tengan departamentos de seguridad
autorizados, deberán contar con instalaciones adecuadas que brinden protección a las
armas, municiones, medios de comunicación y equipos de seguridad que posea
(Decreto 356, 1994, artículo 22).
Estas, así como toda la documentación y medios que se utilizan para prestar el
servicio, podrán ser inspeccionadas en todo momento por la Superintendencia de
Vigilancia y Seguridad Privada.
38
CAPÍTULO 2
2. DISEÑO METODOLÓGICO
El diseño metodológico contempla las estrategias, procedimientos, actividades y
medios requeridos para cumplir los objetivos propuestos y dar respuesta al problema
planteado, es decir, para pasar del estado actual al estado deseado del problema.
2.1 TIPO DE DISEÑO O ESTUDIO
El presente trabajo de investigación corresponde a la Investigación Descriptiva ya
que comprende el análisis e interpretación de la naturaleza actual y la composición o
proceso de los fenómenos. Best, citado por Tamayo y Tamayo (1995, p. 35) expone
que “El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes, o sobre como una persona,
grupo o cosa se conduce o funciona en el presente”. La investigación descriptiva
trabaja sobre realidades de hecho y su característica fundamental , es la de presentar
una interpretación correcta de lo observado en la empresa Transportes Multigranel
S.A, en lo relacionado con la contratación a terceros de su sistema de seguridad.
Por su parte Whitney (1983, p. 138), dice que “Este método está destinado a hacer
una descripción de los fenómenos, seguida de una interpretación. Es el método que
procura interpretar el presente, observa y describe un hecho de actualidad, en un
intento de decir lo que es.
39
Esta investigación implica una documentación teórica, un trabajo de campo que
permite la aplicación de estrategias y realización de diagnósticos o interpretación de la
realidad encontrada.
La investigación tiene un enfoque de tipo cualitativo , según Molina (s.f.) “el cual
consiste en estudiar la calidad de las actividades, relaciones, asuntos, medios,
materiales, o instrumentos de una determinada situación o problema. Incorpora lo que
los participantes dicen, sus experiencias, actitudes, creencias, pensamientos y
reflexiones, tal como son expresadas por ellos mismos y no como uno los describe”.
Una de las características más importantes de las técnicas cualitativas de
investigación es que procuran captar el sentido que las personas dan a sus actos, a sus
ideas, y al mundo que les rodea. Es pertinente para la investigación porque permite el
acercamiento a la población participante, para tratar de conocer los hechos, procesos,
estructuras y personas en su totalidad, y no a través de la medición de algunos de sus
elementos.
2.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
La presente investigación se llevó a cabo en Transportes Multigranel S.A., sede
Soacha; es una empresa líder y de avanzada, presta los servicios de almacenamiento
técnico de mercancías, gestión de inventarios, procesamiento de ordenes/pedidos,
transporte especializado de mercancías a nivel nacional, seguridad integral y soporte a
40
operaciones de comercio exterior, entre otros. Cuenta con nueve (9) bodegas y un
edificio de cinco (5) pisos, cumple con las normas sismo resistente, para las labores
administrativas y logísticas, ocupa dos lotes de terreno en una zona industrial, aptos
para desempeñar sus actividades.
La población general la conforma un grupo diverso de personas que incluyen
Ingenieros Industriales, Ingenieros de Sistemas, Economistas, Administradores de
Empresas, profesionales en Salud Ocupacional, personal retirado de las Fuerzas
Militares y de Policía, con un total de 250 empleados.
2.3 INSTRUMENTOS
Para caracterizar el manejo actual de la seguridad en la empresa Transportes
Multigranel S. A., se utiliza el análisis DOFA, el cual permite evaluar las fortalezas y
debilidades así como las oportunidades de la empresa; esta herramienta ofrecerá las
bases para diseñar y presentar la propuesta de asesoramiento para la creación del
departamento de seguridad.
2.4 PROCEDIMIENTO
Para llevar a cabo la presente investigación se contó con el aval de los entes
administrativos de Transportes Multigranel S.A., quienes al conocer los beneficios
económicos, logísticos y de seguridad que le generará a la empresa la creación del
41
departamento de seguridad, manifestaron su interés por estudiar la propuesta que se
pondrá a su confirmación, en la que se abarcará los aspectos administrativos a tener en
cuenta.
2.5 CONSIDERACIONES ÉTICAS
Con la puesta en marcha de la propuesta de asesoramiento para la creación del
departamento de seguridad, la empresa Transportes Multigranel S.A., obtendrá grandes
beneficios a corto, mediano y largo plazo, ya que reducirá costos generados por la
contratación a terceros del servicio de escoltas y vigilancia, así mismo, podrá
optimizar su seguridad tanto interna como externa, puesto que podrá diseñar un plan
operativo pertinente y viable a las características del entorno donde se encuentran
ubicadas sus instalaciones, las mercancías en depósito, su parque automotor y el
recurso humano con el que cuenta.
Igualmente, podrá contar con sistemas adecuados de seguridad y personal calificado
con alta experiencia, que permita identificar y mitigar toda clase de riesgos que
puedan convertirse en una amenaza tanto para sus directivos, empleados, parque
automotor, mercancías e instalaciones locativas en general.
Así mismo, se logrará un beneficio social, ya que el personal que haga parte del
departamento de seguridad, además de ser contratados en forma directa y a término
indefinido, tendrán todas sus prestaciones de ley y la afiliación a los entes establecidos.
42
CAPÍTULO 3
3. RESULTADOS
Para caracterizar el manejo actual de la seguridad en la empresa Transportes
Multigranel S. A., se utiliza el análisis DOFA, el cual permite evaluar las fortalezas y
debilidades así como las oportunidades de la empresa.
3.1 ANÁLISIS DOFA
A continuación se dará respuesta a cada uno de los objetivos específicos propuestos
para el desarrollo del presente proyecto, para lo cual se utiliza el análisis DOFA ya
que a través de esta herramienta se puede identificar los factores internos y externos
de la organización.
Cuadro 2. Análisis DOFA
Fortalezas Oportunidades
La empresa cuenta con los recursos
económicos para crear el departamento de
seguridad al interior de su organización.
La infraestructura interna ofrece
condiciones y controles de seguridad en
sus procesos.
La organización cuenta con un
departamento de recursos humanos que le
permite evaluar y hacer seguimiento al
Posibilidad de captación de clientes
con respecto a las garantías que
ofrecen las empresas de transporte si
cuentan son su propio sistema de
seguridad.
En el contexto laboral existen
perfiles definidos o empresas
expertas, en la selección de personal
que se ajuste a las características de
43
personal contratado para hacer parte del
departamento de seguridad.
Cuenta con un muro Periférico Sólido
construido en ladrillo a la vista, confinado
con vigas y columnas en concreto armado,
sismo resistente, tiene 8 metros de altura,
relativamente sólido lo cual se considera
como buena protección.
Cuentan con vigilancia contratada a
terceros que ofrece seguridad interna y
externa.
Tienen instaladas alarmas detectoras de
humo y sensores de movimiento
Cuenta con buena protección en cuanto a
sistemas de cajas fuertes para el resguardo
de dinero, armamento y documentos.
Los guardas deben hacer rondas externas y
son monitoreados y registrados cada
determinado tiempo en una cabina central
de mando.
La innovación y calidad en el servicio crea
competitividad entre las empresas de
transporte dando a cada una un plus de
eficiencia y eficacia.
los departamentos de seguridad de
las empresas de transporte
Carta abierta en créditos
bancarios necesarios para la
implementación de un
departamento de seguridad.
Buenas garantías y bajas tasas en
la adquisición de seguros de todo
riesgo, en cuanto al parque
automotor de carga a nivel
nacional
La empresa cuenta con inspecciones
de la policía nacional por parte de la
patrulla de la red de apoyo y/o la
patrulla de vigilancia del cuadrante
en horas diurnas y nocturnas
Debilidades Amenazas
Las instalaciones físicas de la empresa se
encuentran situadas en una zona de alto
riesgo.
No cuenta con barreras que sirvan de
obstáculo para prevenir el acercamiento
Los alrededores de las instalaciones
no ofrecen garantía de seguridad por
estar rodeadas de lotes baldíos o en
proceso de construcción, empresa de
reciclaje y acumulación de
44
con vehículos hasta las puertas
principales.
Las puertas de acceso del parque
automotor son de apertura manual y no
tienen control de entrada de personas no
autorizadas.
No se cuenta con un sistema propio de
vigilancia que contribuya en una forma
continua a garantizar el compromiso
adquirido con sus clientes
No tiene diseñado un plan operativo de
seguridad acorde a las necesidades del
entorno, de las instalaciones, bienes,
mercancías bajo su custodia, parque
automotor y equipos de oficina.
El ingreso de los empleados no tiene
control electrónico, esto lo hacen por
medio de un carnet personal.
escombros que facilitan el acceso de
intrusos.
Tendencia a la vulnerabilidad de
empresas relacionadas con parque
automotor, debido a la inseguridad en
las carreteras nacionales
Con los cambios en el dólar que se
viven hoy en día, se hace cada vez
más costoso la adquisición de
equipos de monitoreo y
comunicación
3.2 ANÁLISIS GENERAL DEL DOFA
Los aspectos relevantes establecidos en el cuadro anterior , permiten establecer que
Transportes Multigranel S.A., cuenta con muchas fortalezas en cuanto al proceso de
seguridad y vigilancia a través del servicio contratado con terceros, que les ofrece
garantía en la preservación de sus instalaciones y demás elementos compositivos de la
organización; otro aspecto importante a tener en cuenta , es lo relacionado con la planta
física, sus muros externos son altamente resistentes y a una buena al tura que impide el
acceso de intrusos, además cuenta con alarmas y sensores de movimiento que mitigan
el riesgo y mantienen alerta a los guardas de seguridad y a la policía nacional que a
45
través de la patrulla de la red de apoyo y/o la patrulla de vigilancia del cuadrante,
hacen inspecciones tanto en el horario diurno como nocturno.
Pero así como actualmente Transportes Multigranel S.A. tiene las fortalezas
descritas, también presenta debilidades que la afectan directamente entre las que se
encuentra, el sobrecosto que deben pagar a la empresa que les suministra el personal
de seguridad, el entorno que rodea sus instalaciones y la rotación del personal sin
justificación alguna por parte de la empresa contratante, lo que se traduce en cierta
manera a que muchas personas conozcan el funcionamiento de todos los procesos que
allí se llevan a cabo.
En razón a lo anterior, el presente proyecto recoge las oportunidades expuestas, a
través del diseño de una propuesta de asesoramiento para que Transportes Multigranel
S.A., pueda crear su propio departamento de seguridad, que contribuya en una forma
continua a garantizar el compromiso adquirido con sus clientes , y así pueda diseñar un
plan operativo de seguridad acorde a las necesidades del entorno, de las instalacion es,
bienes, mercancías bajo su custodia, parque automotor, equipos de oficina y el talento
humano que hace parte de su organización.
Además, podrá contar con un grupo de personas idóneas, calificadas y debidamente
entrenadas, que le permita dar bienestar y seguridad a toda una compañía en pro del
cumplimiento de sus metas y objetivos, todo esto bajo la premisa de reducción de los
sobrecostos, que en la actualidad le genera la contratación con terceros del servicio de
vigilancia
46
3.3 PROPUESTA DE ASESORAMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
A continuación, se presenta la propuesta de asesoramiento para la creación del
departamento de seguridad y que será entregada a la empresa Transportes Multigranel
S.A., para su estudio y puesta en marcha.
Aspectos: Administrativos
Objetivos propuestos:
- Caracterizar el manejo actual de la seguridad en la empresa Transportes
Multigranel S. A.
- Establecer las mejores prácticas relacionadas con el diseño de departamentos
de seguridad y las teorías actuales
- Identificar los aspectos que debe tener en cuenta la empresa Transportes
Multigranel S. A., para crear el departamento de seguridad, teniendo en
cuenta las características propias de la misma.
- Identificar los diferentes campos de la seguridad privada.
Justificación de la propuesta: Aplicar y poner en práctica los conocimientos
obtenidos durante la carrera de Administración de Empresas en la Fundación
Universitaria Panamericana, perfeccionando las competencias adquiridas durante
el proceso formativo y fortaleciendo los valores éticos inherentes al quehacer
profesional, buscando una estabilidad y reconocimiento profesional , ante otras
47
personas que puedan requerir los servicios de asesoramiento y puesta en marcha
de una reorganización empresarial.
3.3.1 Aspectos legales a tener en cuenta para la creación del departamento de
seguridad
El Decreto 356 del 11 de Febrero de 1994 define los Departamentos de Seguridad
como La dependencia que al interior de una empresa u organización empresarial o
entidad de derecho público o privado, se establecen para proveer el servicio de
vigilancia y seguridad privada de bienes, instalaciones y personas vinculadas a la
misma. La licencia de funcionamiento la expide la Superintendencia de Vigilancia y
seguridad Privada, previo el lleno del formulario de solicitud (Ver Anexo A) y los
siguientes requisitos:
48
Cuadro 3. Requisitos legales para la creación del departamento de seguridad.
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DEPARTAMENTOS DE SEGURIDAD
Requisitos Soportes Norma
Solicitud escrita por el
representante legal Formato e SS-02-04 (Ver Anexo A)
Artículo 19 Decreto 356
de 1994
Artículo 17 Resolución
285 de 2006
Identificación del
Representante Legal
Fotocopia de la Cédula de ciudadanía Artículo 19 N°. 1 Literal
2 Decreto 356 de1994
Justificación de la solicitud en
la que se demuestre los riesgos
especiales que amerite la
necesidad de constitución del
departamento de seguridad
Indicando la personas a proteger y las circunstancias
de peligro, de muerte o grave daño personal por
especiales circunstancias de su profesión oficio, cargo
que desempeña o actividad económica que desarrolla.
Denuncias ante entidades del estado. Comunicaciones
de amenazas.
Estudios de seguridad realizado por la empresa
asesora o consultora autorizadas por la
superintendencia.
Cualquier otro tipo de soporte probatorio en el cual
conste el riesgo.
Artículo 1 N° 1 Literal 1
Decreto 356 de 1994
Artículo 7 Decreto 2187
de 2001
49
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DEPARTAMENTOS DE SEGURIDAD
Requisitos Soportes Norma
La actividad económica que desarrolle y que será
motivo de protección por parte del departamento de
seguridad.
Certificado de existencia y
representación legal de la
empresa expedida por la
Cámara de Comercio.
Certificado de existencia y representación legal de la
empresa expedida por l Cámara de Comercio
Artículo 19 Numera 2 -
Decreto 356 de 1994
Identificación de los socios y
junta directiva.
Fotocopias de documento de identidad del
representante legal, socios y/o junta directiva
(principales y suplentes).
Artículo19 Decreto Ley
356 de 1994
Estructura del Departamento
de Seguridad.
Organigrama Artículo19 Numeral
l1Decreto Ley 356 de
1994
Identificación e idoneidad del
responsable del departamento
de seguridad.
Documentos que acrediten la idoneidad del Jefe de
seguridad o persona responsable del Departamento de
Seguridad en el área de Vigilancia y Seguridad
Privada, mediante certificaciones académicas y
experiencia laboral. Hoja de vida con los respectivos
soportes. Certificados de capacitación en vigilancia y
seguridad privada. Fotocopia de cédula de ciudadanía.
Artículo 19 Numeral 4
Decreto Ley 356 de
1994
50
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DEPARTAMENTOS DE SEGURIDAD
Requisitos Soportes Norma
Modalidad de los servicios que
pretende desarrollar (vigilancia
fija, móvil, escolta y transporte
de valores)
Documento de justificación de cada una de las
modalidades solicitadas.
Artículo 6 Decreto Ley
356 de 1994
Modalidad de escolta a
personas.
Listado de las personas a las que se les prestará el
servicio con su respectivo documento de identidad y
copia del mismo.
Artículo 19 Numeral l2
Decreto Ley 356 de
1994
Modalidad fija y/o móvil
Lugares donde se prestarán los servicios vigilancia fija
y/o móvil indicando vínculo con la empresa, dirección
y teléfono.
Ficha técnica y fotografías de los uniformes.
Artículo 5 Decreto Ley
356de 1994. Decreto
1979 de 2001
Resolución 5351 del 6 de
Diciembre de 2007. Se
modificaron los
Artículos 88, 92 y 93 de
la Resolución 2852 del 8
de Agosto de 2006.
Modalidad de escolta a
vehículos y mercancías
Documento que justifique las circunstancias de modo,
tiempo y lugar en que se realizarán los
desplazamientos.
Características de los vehículos en los cuales se
Artículo 6 Decreto Ley
356de 1994
51
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DEPARTAMENTOS DE SEGURIDAD
Requisitos Soportes Norma
transportará la mercancía para la cual solicitan la
modalidad.
Fotocopias de las licencias de tránsito y transporte o en
su defecto de los contratos de los vehículos, indicando
el número de estos.
En el evento de que cuenten
con armas.
Listado con la relación de las armas expedido por el
D.C.C.A. y fotocopias de los respectivos permisos
Decreto 2535de 1993
Artículo 5 Decreto Ley
356 de 1994
Solicitud de medio tecnológico
Formulario medio tecnológico, teniendo en cuenta la
clasificación de los equipos y catalogo en español,
certificación de capacitación para el personal de
operador de los medios tecnológicos
Artículo 103 Resolución.
2852de 2006
Artículo 53 Decreto Ley
356 de 1994
Descripción y ubicación de las
instalaciones físicas que se
disponen para el departamento
de seguridad de manera que
brinden protección a las
personas, las armas,
municiones, equipos de
Plano de las mismas.
Fotografías
Videos.
Artículo 19 Numeral l1-
Decreto Ley356 de 1994
52
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DEPARTAMENTOS DE SEGURIDAD
Requisitos Soportes Norma
comunicación, de seguridad y
demás elementos utilizados en
el servicio,
Presupuesto asignado por la
empresa para la operación del
departamento de seguridad
avalado por contador y
representante legal.
Anexo No. 4 debidamente diligenciado y avalado por
un contador anexando fotocopia de la tarjeta
profesional
Artículo 19 Numeral 1-
Decreto Ley 356de 1994
Tratándose de solicitud bajo el
criterio de organización
empresarial, se deberá destacar
la empresa en quien recaerá la
licencia de funcionamiento.
Todos los documentos y requisitos anteriormente
relacionados respecto de todas y cada una de las
empresas a intervenir. Adjuntando certificación de
revisor fiscal sobre composición accionaria de las
sociedades.
Artículo 17 - Decreto
Ley 356 de 1994
Sustentación personal de la
necesidad del departamento de
seguridad de acuerdo con el
plan que se adjunta, en medios
audiovisuales.
Personalmente o por el representante legal en medio
magnético. Confirmar fecha y hora de realización en el
momento de radicación de la solicitud de licencia.
Artículo - Decreto Ley
356 de 1994
Fuente: Supervigilancia
53
1. Una vez le hayan concedido la licencia de funcionamiento para el
departamento de seguridad, de acuerdo a lo expuesto por la Super vigilancia
y la Cámara de Comercio de Bogotá (s.f. p. 30), la empresa “deberá tomar
una póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual, contra los
riesgos de uso indebido de armas de fuego u otros elementos de Vigilancia y
seguridad Privada (VSP), no inferior a 400 salarios mínimos legales
mensuales vigentes, expedida por una compañía de seguros legalmente
autorizada”.
2. La empresa deberá contar con las instalaciones adecuadas que brinden
protección a las armas, municiones, medios de comunicación y equipos de
seguridad que posea, ya que tanto la documentación y los medios que
utilizan para este efecto serán inspeccionados por la Super Vigilancia.
3. La empresa está en la obligatoriedad de enviar anualmente los estados
financieros del departamento a la entidad de control, así como la de
vincularse con la Red de Apoyo y Solidaridad Ciudadana.
3.3.2 Aspectos administrativos a tener en cuenta para la creación del
departamento de seguridad
A nivel administrativo Transportes Multigranel S.A., deberá incluir en su manual de
funciones las relacionadas con los cargos que desempeñarán las personas que hagan
parte de su departamento de seguridad, las cuales se anexan a continuación.
54
CARGO: JEFE DE SEGURIDAD
Los departamentos de seguridad contarán con un jefe de seguridad o quien haga sus
veces, autorizado previamente por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada, siempre que cumpla con los siguientes requisitos:
Las personas naturales que pretendan tener la calidad de Jefe de Seguridad o quien
haga sus veces de los departamentos de seguridad, de una empresa de orden privado ó
público deberán acreditar ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
como mínimo los siguientes requisitos:
a) Ser colombiano mayor de edad.
b) Contar con certificado judicial vigente.
c) Contar con experiencia en materia de seguridad pública o privada por lo menos
de tres (3) años.
d) No haber sido sancionado en los cinco (5) años anteriores, respectivamente, por
falta grave por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
e) Contar con formación académica en materia de seguridad privada y/o pública.
Experiencia específica o relacionada con el manejo de servicios de vigilancia y
seguridad privada, en calidad de jefe de operaciones o director de seguridad por un
tiempo no inferior a siete (7) años.
55
Perfil: Ser oficial superior de la Fuerza Pública en retiro y postgrado en áreas de la
seguridad o la defensa, o tener título de formación universitaria o ser oficial Superior
de la Fuerza Pública en retiro y dos (2) años de experiencia en cargos administrativos
u operativos en seguridad privada o tener formación universitaria y postgrado en áreas
de seguridad privada o seguridad integral.
FUNCIONES:
- Análisis de situaciones de riesgo, planificación y programación de las
actuaciones precisas para la implantación y realización de los servicios de
seguridad.
- Organización y dirección del personal y servicios de seguridad privada.
- La propuesta de los sistemas de seguridad que resulten pertinentes, así como la
supervisión de su utilización, funcionamiento y conservación.
- El control de la formación permanente del personal de seguridad que de ellos
dependa, proponiendo a la dirección de la empresa la adopción de las medidas o
iniciativas adecuadas para el cumplimiento de dicha finalidad.
- La coordinación de los distintos servicios de seguridad que de ellos dependan, en
situaciones de emergencia, catástrofe o calamidad pública
- Asegurar la colaboración de los servicios de seguridad con las Redes de Apoyo y
Seguridad Ciudadana.
- En general, velar por la observancia de la regulación de la vigilancia y seguridad
aplicable, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
56
La inobservancia reiterada de lo acá establecido, dará lugar a la decisión de separación
del cargo por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada, bajo el
procedimiento y en las condiciones fijadas por el Gobierno Nacional en un plazo de
seis (6) meses contados a partir de la vigencia de la presente ley.
CARGO: COORDINADOR
Experiencia: diez años como coordinador de seguridad
Perfil: Los Operadores de la Central de Comunicaciones son personas altamente
disciplinadas, con conocimiento físico de todas las rutas a nivel nacional, manejo del
Software del sistema satelital para el rastreo de automotores, manejo de cartografía,
idóneas en todos los aspectos, marcando entusiasmo, lealtad y reserva absoluta, con
iniciativa y capacidad para resolver y orientar los problemas que se presenten a diario
Horario: Turnos rotados de ocho (8) horas diarias, de 06:00 a 14:00 horas y de 14:00 a
22:00 horas. Cuarenta y ocho (48) horas semanales. Descanso los domingos. El turno
de 22:00 a 06:00 del día siguiente, es prestado por un escolta que se rota
semanalmente.
Funciones Coordinador de Seguridad:
57
Activa y desactiva la alarma. Debe activar la alarma a las 22:00 horas una vez
se haya hecho el relevo de las porterías y desactivarla a las 05:30 horas.
Sirve como organismo de coordinación para la ejecución y control de toda la
empresa.
Se comunica por el teléfono Avantel con la sala de radio del distrito de Policía
Soacha. (Red de Apoyo)
Mantiene por observación satelital el control de todos los vehículos de la empresa
que se encuentren en la carretera.
Mantiene actualizada la lista de teléfonos de las autoridades, cuerpos de
emergencia y socorro.
Observa permanentemente el monitor del CCTV que cubre toda la empresa.
Recibir el armamento y munición, verificando arma por arma, de las que se
encuentran en el armerillo como las que están en servicio, verificando en el libro
de control de armamento. Debe dejar constancia en la minuta de entrega de
puesto. Si hay novedades informarlas oportunamente al Jefe de Seguridad.
Llevar el libro de entrega y recepción de armamento, constatando que el
salvoconducto se encuentre vigente, el arma en buen estado de funcionamiento,
que el escolta porte el carnet o credencial expedido por la Superintendencia de
vigilancia y Seguridad Privada
Hacer los reportes y pedir novedades a los conductores, registrando en las
planillas las novedades de los automotores que se encuentran en carretera.
En el caso que algún conductor haga activación de Pánico de un vehículo, o que
se evidencie desvío de la ruta trazada, un estacionamiento inusitado, un retén de
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cualquier índole. Inmediatamente se debe llamar por celu lar al escolta más
cercano, activar el micrófono de la cabina constatando que el conductor no esté
secuestrado o sea víctima de cualquier acto vandálico, En caso de sospecha se
procederá a apagar el vehículo siempre y cuando no supere 5 kilómetros de
velocidad, o terreno que no sea descenso o asenso pronunciados. Se procederá a
llamar a la Policía de carreteras comunicando la novedad.
Siempre que se evidencie haber sido objeto de un hurto, se debe dedicar todo el
esfuerzo a encontrar el vehículo y la mercancía, manteniendo una presión
continua sobre las autoridades.
Debe manejar la cartografía de manera apropiada, determinando sitios críticos,
puntos de pasos peligrosos, restaurantes, talleres, hoteles seguros y confiables.
No debe permitir por ningún motivo desvíos, cambio de ruta, violación a los
horarios, teniendo en cuenta las pólizas de la mercancía, incumplimiento en los
tiempos de recorrido.
En caso de varada de un automotor, comunicará de manera inmediata al Jefe de
Talleres, Gerencia y Sub-Gerencia vía celular y correo respectivamente. Se
dispondrá de un escolta para que preste seguridad al vehículo y la carga.
Está totalmente prohibido abandonar el recinto de la central de comunicaciones
con absolutamente ninguna excusa, la contravención a esta norma se considera
como gravísima y será motivo de cancelación de contrato.
Debe mantener informados permanentemente de cualquier novedad al Gerente,
Su-Gerente, y Jefes de Seguridad.
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Mantener actualizados los directorios telefónicos de seguridad y las red es de
apoyo como Policía, Ejercito. Para esto debe solicitar al personal de escoltas de
cada ciudad que le envíen los datos correspondientes.
Coordinará con el Jede de despachos o Logísticos la fecha y horario, para la
entrega de mercancía en los diferentes clientes.
Debe Coordinar la salida de vehículos informándole a los conductores la ruta.
Debe informar y solicitar viáticos a los Escoltas de carretera.
Coordinará los descansos de los conductores y escoltas en las rutas (mínimo 5
horas) y los sitios para pernoctar. Haciendo énfasis en que brinden todas las
medidas de seguridad.
Debe coordinar con el Jefe de Seguridad los compensatorios del personal de
Escoltas y Seguridad de las instalaciones de la empresa.
El fin de semana debe coordinar los relevos para prestar el turno del día
domingo en la central de comunicaciones, se debe emplear personal antiguo que
conozca las funciones y políticas de la empresa.
No se debe permitir la salida de un vehículo que no tenga funcionando
adecuadamente el sistema satelital y micrófono.
Debe hacer la auditoria y registrar en la planilla diseñada para tal fin de los GPS
de vehículos y motos y enviar copia de ésta a la Gerencia Operativa y Jefes de
Seguridad de cada zona.
Coordinará con la Central de Rastreo la revisión de los sistemas satelitales y
micrófonos, para su revisión en las ciudades en las cuales tienen técnico.
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Informando por escrito si la falla fue manipulación para tomar las sanciones
disciplinarias a que haya lugar.
Mantener actualizadas las zonas críticas de las vías del país.
Presentar sugerencias sobre seguridad y desplazamiento de los vehículos.
SELECCIÓN DE LOS GUARDAS:
Estudio de seguridad exhaustiva, la cual se contrata con una entidad privada. Los
guardias de seguridad deben ser capaces de comunicarse con otros en forma clara,
concisa y precisa, tanto verbalmente como por escrito, Experiencia comprobada,
(Miembros retirados de las fuerzas armadas) Entrenamiento anual en escuelas
certificadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, Fortaleza
Física. Buena Salud, Confianza comprobada, ya que por la naturaleza de su trabajo
hacen parte de los empleados de manejo y confianza de la empresa.
Escolta Nivel Uno recién ingresado
Escolta Nivel Dos Escolta Conductor y/o motorizado.
Escolta Nivel Tres Cinco años continuos sin sanciones Disciplinarias.
Coordinador de Seguridad
Funciones de los guardas: (portería Uno y Dos)
Detectar intrusos e impedir su ingreso.
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Registro previo de personal de la empresa, visitantes y contratistas.
Controlar que los visitantes tengan EPS y ARL.
Anunciar e Identificación del personal con acceso o autorizado a las
instalaciones, para que el funcionario que los va a atender los reciba en la
portería y los acompañe hacer el recorrido que este previamente autorizado.
Control de paquetes, bolsos y otros.
Activar las alarmas en caso de emergencia.
Retener personal no autorizado para el ingreso a la empresa.
Inspección y registro de vehículos propios, de visitantes y terceros que ingresen
a cargar.
Preparar informes de casos sobre incidentes que hayan ocurrido en su turno, el
cual podrían presentarse como documentos de prueba ante las autoridades.
Registrar en los correspondientes libros (Bitácoras) toda la información que se
requiera.
Los guardas de la portería dos tienen turnos rotativos de ocho (8) horas de trabajo
y dieciséis (16) horas de descanso con un día de compensatorio a la semana. La
portería uno tiene turnos rotativos de once (11) horas de trabajo diurno y doce
nocturno, por cuarenta y ocho (48) horas de descanso. Y un día de compensatorio
Guarda número 3.- Servicio Nocturno.
Inicia sus labores a las 18:00 horas.
Pasa revista a todas las instalaciones de su Puesto.
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Verifica que todo el personal hay salido coordinando con el registro de la minuta
de la portería dos.
Efectúa rondas permanentes, en el área de talleres, tanques, patio de maniobras,
bascula y en el costado norte frente a los muelles y bodegas.
Pasa revista a todas las áreas verificando que las puertas hayan quedado cerradas
con llave, que no hayan dejado abandonada herramienta u otros elementos.
Mantiene comunicación permanente cada media hora con la central de
comunicaciones; el operador debe registrar el reporte en la correspondiente
Planilla.
Tiene su turno semanal. Este servicio se presta con el personal de escoltas
disponibles sorteados al azar.
ESCOLTAS EN CARRETERA
Perfil: Los Escoltas deben ser personas disciplinadas, con iniciativa y responsabilidad
a toda prueba, idóneas, capacitadas y entrenadas para custodiar los directivos y
automotores de la empresa, salvaguardando la vida de las personas y mercancías que
custodia, utilizando los medios asignados adecuadamente; cumpliendo acatando y
respetando las Leyes y Normas vigentes que exige las Autoridades Nacionales.
Horario: De acuerdo a las necesidades del servicio. Diurno ó Nocturno.
Funciones Generales:
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Debe portar la credencial de escolta actualizada.
Portar la fotocopia del salvoconducto del arma asignada.
Portar carnet de la EPS y ARL, libreta de apuntes, esfero,.
Es responsable del buen uso y mantenimiento del arma de dotación;
cumpliendo con el decálogo de seguridad de las armas.
Debe mantener la documentación exigida por las autoridades en regla. (Cedula,
licencia de conducción, carta de propiedad del vehículo, revisión tecno
mecánicas, pólizas de seguros etc.)
Practicar la revisión general del estado exterior de la carga y del contenedor, de
manera permanente.
Verificar el estado anímico del conductor, que no presente signos evidentes de
intoxicación por el consumo de alcohol o sustancias alucinógenas. En caso
afirmativo informar oportunamente. No permitir que labore en estas condiciones.
Mantener informado al conductor sobre las órdenes impartidas por el
Departamento de Seguridad.
Mantener permanente contacto con la central de comunicaciones de la empresa.
Verificar que los sellos y precintos de la carga se encuentren bien colocados, al
igual que los candados.
Debe mantener recomendaciones sobre parqueaderos que brinden la seguridad
necesaria tanto al vehículo como a la carga.
Enfatizar en los procedimientos dirigidos a salvaguardar las personas, vehículo y
carga de los posibles atentados y vulnerabilidades en su contra.
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Organizar las caravanas de tal manera que se reduzca la vulnerabilidad en su
contra.
Mantener un conocimiento profundo de las situaciones de amenaza que actúan en
su jurisdicción y efectuar permanentemente su retroalimentación.
Conocer de forma personal las autoridades (Comandantes de Policía, Ejercito,
Fiscales, Inspectores de Policía y Tránsito etc.) y demás apoyos necesarios en las
rutas de su jurisdicción.
Debe conformar los frentes de seguridad que apoyan a las autoridades en su
jurisdicción.
En caso de presentarse emergencias o siniestro, debe tomar las decisiones
eficaces de acuerdo a los protocolos establecidos por la empresa.
Cumplir los protocolos diseñados y preguntar en caso de cualquier duda
La información debe manejarse con total reserva. Informando oportunamente a la
central de comunicaciones quien le indicara el conducto regular a seguir, en caso
de siniestro.
Debe cumplirse estrictamente los horarios establecidos de transito nocturno
indicados por las pólizas.
Debe conocer los sitios de parqueaderos seguros y sitios que no esta permitido
pernotar por razones de inseguridad.
Debe conocer todas las rutas y puntos críticos de su jurisdicción.
Debe tener el automotor o la motocicleta en perfecto estado de mantenimiento.
En cada parada debe revisar las puertas, candados, sellos, verificar que no hayan
derrames de productos de la carga transportada.
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Debe colaborar en la planeación de los desplazamientos, informando cualquier
novedad que se presente en su jurisdicción como huelgas, paros, cierre de vías ,
restricciones horario de entrega de mercancías etc.
Debe suministrar oportunamente y constantemente las sugerencias sobre
seguridad y orden público. Que se presenten en su jurisdicción, al Departamento
de Seguridad y Comunicaciones.
Debe respetar las normas de tránsito.
Debe velar por que los camiones no sobrepasen las velocidades permitidas.
Conocer detalladamente los planes de transporte, dispuestas para cada caso, darlo
a conocer a los conductores y hacer cumplir el plan o ruta de transporte.
Tener en cuenta en el plan de transporte, hora de tránsito autorizadas a si como
sitios prohibidos para el cargue y descargue de mercancías con determinado tipo
de camiones y controles preventivos para la entrada a las ciudades.
Ayudar a elaborar los planes de rutas urbanos y nacionales, para ello debe
mantener contacto permanente con las autoridades civiles, de Policía, fuerzas
Militares, de carretera, y con los Departamentos de Seguridad de otras empresas
transportadoras.
Mantener a mano y actualizados los directorios telefónicos de seguridad y redes
de apoyo, como Policía, Antipiratería Terrestre, Comandos de Atención
Inmediata CAI, Comandos y Brigadas del Ejercito, Fiscalía, Bomberos,
Hospitales, Centros de Salud, Defensa Civil, Cruz Roja, Talleres , Grúas. Etc.
Enviar copia de estos a la central de comunicaciones.
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Mantener comunicación con el conductor y escolta a través del celular en
periodos que no superen la hora, a fin de lograr una coordinación efectiva y
segura.
Coordinar el descanso de los conductores (Mínimo 5 horas) en establecimientos
autorizados, parquear los vehículos en sitios que brinden seguridad.
Elaborar y controlar los indicadores de Gestión para definir planes de
mejoramiento.
Si el vehículo es inmovilizado por las autoridades , se debe entregar con acta al
encargado, en lo posible sacar fotografías.
Estar en permanente comunicación con las autoridades de los sitios por donde se
va a desplazar la caravana de vehículos.
Mantener actualizada la base de datos de los incidentes en su jurisdicción para
lograr así la consolidación de información confiable.
Colaborar en la entrega de mercancía, no permitiendo que se la hurten, se cuente
mal, o sea víctima de los estibadores o bodegueros que la puedan mezclar o
refundir en el momento de la recibida.
Mantener buenas relaciones con los conductores sin sobrepasar los límites del
respeto y la misión de Seguridad.
ESTA PROHIBIDO el transporte de personas (hombres, Mujeres, Niños). En caso
de tener conocimiento y no informar oportunamente será causal de cancelación
del contrato laboral por tratarse de una FALTA GRAVE.
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En caso de accidente, cumplir cabalmente con los protocolos del caso, dando
prioridad a la salud del conductor y seguridad de la mercancía. Colaborar con las
autoridades competentes.
Colocarse al frente del incidente, cumpliendo las instrucciones que emite la
empresa.
Elaborar un informe detallado con los siguientes datos:
- Lugar, fecha y hora del incidente,
- Ruta
- Nombre del conductor.
- Datos del ó los vehículos implicados, marca, placa, color, Tipo (bus,
automóvil, camión etc.)
- Víctimas, Cantidad y condición (Estado de salud de las personas siniestradas),
- Tipo de Evento (Fuego, Explosión, Accidente, Derrame etc.)
- Condiciones Meteorológicas (Lluvia, Sol, Día, Noche, Neblina)
- Reconocimiento y/o identificación del área Urbana Rural (Quebradas, ríos,
Lagunas, Potreros, Cultivos etc.)
- Sonidos poco comunes (silbidos, ronroneo, etc.)
- Olores extraños
- Testimonio y datos de las personas que hayan presenciado el incidente.
- Tomar fotografías del Accidente y la relación de personas que puedan servir
como testigos.
En caso de un retén de la guerrilla o grupos insurgente, recordar que la vida de
las personas está por encima de cualquier interés.
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Colaborar con las funciones que le asigne la oficina de Comunicaciones o los
Jefes de Seguridad de las Zonas.
Los escoltas de la ciudades fuera de Bogotá, deben recibir la documentación de
la carga a los conductores una vez hayan entregado a todos los clientes;
firmándole y sellándole el cumplido de recibido, Inmediatamente enviarlo en
sobre sellado por correo certificado a la empresa (TMGranel.)
Cuando estén próximos a entrar a la empresa deben informar para que el guarda
esté atento y no genere trancón. Una vez hayan llegado a la empresa (TM Granel)
deben colaborar con la seguridad de los vehículos al guarda de la portería hasta
que ingresen todos los vehículos de la caravana y cerrada la puerta.
Cuando se encuentre disponible debe colaborar con los guardas de las porterías y
pasar revista por los talleres, patios y áreas críticas de la empresa, informando
cualquier irregularidad que observe.
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4. CONCLUSIONES
Multigranel S.A., no cuenta con un programa de seguridad propio que le permita
hacer frente al riesgo y a la vulnerabilidad de que son objeto los bienes y las personas
de la empresa, así como las relaciones comerciales con los clientes internos y
externos.
La creación del departamento de seguridad propio le ofrecerá a Transportes
Multigranel S.A. la oportunidad de diseñar su propio plan de seguridad, en el que
tenga en cuenta las necesidades y características propias de la empresa, además de
mayor rentabilidad originada por el no pago de la contratación del personal de
seguridad a terceros.
La propuesta entregada a Transportes Multigranel S.A., les permitirá contar con un
mayor conocimiento operacional a nivel administrativo y lega l, con el fin de poder
establecer la viabilidad de poner en marcha el departamento de seguridad al inte rior
de su organización.
Igualmente generará en el grupo humano que conforma la empresa un mejor
ambiente laboral, ya que al vincular personas en forma directa y permanente con alto
perfil en seguridad, serán más proactivos.
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Así mismo, ofrecerá una mayor garantía a sus clientes, quienes verán como un valor
agregado, la seguridad y confiabilidad del servicio de almacenamiento y transporte de
sus mercancías que les brinda Transportes Multigranel S.A.
El estudio realizado a las instalaciones de Transportes Multigranel S.A., igualmente
les ofrece una serie de garantías y sugerencias que les permita establecer los riesgos,
amenazas y situaciones de vulnerabilidad que se encuentran en el entorno de la
empresa.
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5. RECOMENDACIONES
Transportes Multigranel S.A. debe tener en cuenta este asesoramiento para poner en
marcha su departamento de seguridad, atendiendo toda la normatividad legal y
administrativa, con el fin de cumplir con la reglamentación estipulada por la
Superintendencia de Vigilancia.
Contratar personal idóneo y calificado, teniendo en cuenta el perfil sugerido para
cada cargo que requiera el departamento de seguridad.
Diseñar un plan operativo de seguridad a partir de sus propias necesidades e
intereses, teniendo en cuenta la infraestructura, la dimensión y características de la
empresa, aplicando los medios técnicos, tecnológicos y de protección.
Dar a conocer a sus clientes la creación del departamento de seguridad al interior de
su organización, para generar una mayor confianza y seguridad en los servicios que
requieren de Transportes Multigranel S.A.
72
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Aires, Argentina.
76
ANEXOS
77
ANEXO A FORMULARIO DE SOLICITUD LICENCIA DE
FUNCIONAMIENTO
78
79
ANEXO EVIDENCIA FOTOGRÁFICA DEL ENTORNO DE TRANSPORTES
MULTIGRANEL S.A.
80
EVIDENCIA FOTOGRÁFICA INTERNA DE TRANSPORTES
MULTIGRANEL S.A.
