-4 GOBIERNO REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA ASESORfA JURfDICA

APRUEBA MANUAL DE PROCEDIMIENTO QUE SE INDICA.

RESOLUCION EXENTA N° 2575

ARICA, 30 DIG 2016

VISTO:

1. Memorandum N° 3444 de fecha 30 de diciembre de 2016, de la Jefa (s) del

Departamento de Contabilidad y Finanzas al Departamento Juridico del Gobierno Regional de Arica y Parinacota.

2.Manual de Procedimiento de Conciliaciones Bancarias arlo 2016. 3.E1 Decreto con Fuerza de Ley N° 1, de 2000, de la Secretaria General de

la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.757, Organica Constitucional de Bases Generales de Administracion del Estado; el Decreto con Fuerza de Ley N° 1, de 2005, que fijo el texto refundido, coordinado, sistematizado y actualizado de la ley N° 19.175, Organica Constitucional sobre Gobierno y Administracion Regional; la ley N° 19.880, que establece Bases de los Procedimientos

Administrativos que rigen los actos de los Organos de la Administracion del Estado; ley N° 19.886 de Compras Pdblicas y su Reglamento; ley N°

20.882, sobre Presupuesto del Sector Public° alio 2016; el Decreto Ley N° 1.263, de 1975, Organic° de Administracion Financiera del Estado; lo dispuesto en la Resolucion N° 1600, de 2008, de la Contraloria General de la Republica, que establece normas sobre la exencion del tramite de toma de razOn; y las facultades que invisto como Intendenta del Gobierno Regional de Arica y Parinacota.

CONSIDERANDO:

Los Antecedentes indicados en el humeral 1 de los Vistos de la presente resolucion

RESUELVO:

1. Apru6bese "Manual de Procedimiento de Conciliacion Bancaria alio 2016"

del gobierno regional de Arica y Parinacota, el que se llevara a efecto

conformealodispuestoenelmanual,(ificual se entiende parte integrante de la presente resolucion.

2. En cumplimiento a lo dispuesto en el articulo 6, inciso segundo, de la

Resolucion N° 1.600, de 2008, de la Contraloria General de la Republica, se inserta el manual aprobado, cuyo tenor es el siguiente:

1 de 18

11

ARICA Y PARINACOTA GOBIERNO REGIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA

AISTO 2016

Elaborado por: Revisado por: Visado por:

Carolina Silva Vargas Profesional Analista

Contable

Andrelina Villegas Castarieda

Jefa Departamento Contabilidad y

Finanzas

Patricia Segovia Campos

Jefa Division de AdministraciOn y

Finanzas

2 de 18

INDICE

1. IntroducciOn 2

2. Objetivo 3

3. Generalidades 3

4. Disposiciones legales 4

5. Termino y Definiciones 5

6. Aspectos necesarios para elaborar una conciliaciOn bancaria

8

7. Proceso contable previo para la elaboraciOn de conciliaciOn bancaria

11

8. Procedimiento para elaborar una conciliaciOn bancaria

13

9. Archivo de Informes 16

10. Cheques caducados. 17

11. Anexos 18

3 de 18

1. INTRODUCCION

La administraciOn de fondos, al tenor de lo establecido en la Ley N° 1.263, Ley Organica de AdministraciOn Financiera del Estado, se entiende como el proceso consistente en la obtenciOn y manejo de los recursos financieros del sector pUblico y de su posterior distribuciOn y control, de acuerdo a las necesidades de las obligaciones piablicas. Para estos efectos deben habilitarse cuentas corrientes subsidiarias de la cuenta unica fiscal, destinadas a depositar los ingresos de las recaudaciones y los egresos del sistema.

El Gobierno Regional de Arica y Parinacota mantiene sus cuentas corrientes en el Banco del Estado, para el deposit° diario de los ingresos recaudados y para los pagos a terceros, estos ultimos realizados a traves de la emisiOn de cheques o por medio de transferencias bancarias.

2. OBJETIVO

El presente Manual de Procedimiento tiene por objetivo establecer el mecanismo uniforme y obligatorio para la confecciOn mensual de las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes que mantiene el Gobierno Regional de Arica y Parinacota en el Banco Estado.

3. GENERALIDADES

La conciliaciOn bancaria consiste en la comparaciOn de los registros de las operaciones de la cuenta Banco de los libros banco o cartera financiera bancaria), con los movimientos registrados en la entidad bancaria, mostrados en las cartolas bancarias mensuales que emite dicho Banco, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los registros o libros de la empresa. Por lo tanto se debe "cuadrar" a la fecha de cierre (fin de mes) el saldo de libros (o cartera financiera bancaria) de la contabilidad de la instituciOn con el saldo de las cartolas bancarias. La conciliacion bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo.

4 de 18

4. DISPOSICIONES LEGALES

1. Procedimientos Contables de la Contraloria General de la Republica,

Oficio N° 96.016 de 2015.

2. Ley Organica de AdministraciOn Financiera del Estado, Ley N° 1.263.

3. El Decreto con Fuerza de Ley N°1 de 2000, de la Secretaria General

de la Presidencia, que fijO el texto refundido, coordinado y

sistematizado de la Ley N°18.575, Organica Constitucional de Bases

Generales de AdministraciOn del Estado.

4. El Decreto con Fuerza de Ley N°1 de 2005, que fijO el texto refundido,

coordinado, sistematizado y actualizado de la ley N° 19.175, Organica

Constitucional sobre Gobierno y AdministraciOn Regional.

5. La Ley N°19.880, que establece Bases de los Procedimientos

Administrativos que rigen los actos de los Organos de la

AdministraciOn del Estado.

6. Ley de Presupuesto del Sector Publico que se dicta cada ario con su

periodo respectivo.

7. Ley N°18.834 Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado Fijado por

el DFL. N°29, de 2004, del Ministerio de Hacienda.

5. TERMINO Y DEFINICIONES

CONCEPTO DEFINICION

SIGFE Sistema de Informacion para la GestiOn Financiera del Estado

ConciliaciOn Bancaria

Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la instituciOn tiene registrado en el SIGFE, de una cuenta corriente contra la cartola emitida por el banco.

Libro Banco Libro donde se registran todos los ingresos y egresos de la instituciOn y en cada cuenta corriente

Cartola Bancaria

Documento emitido por una entidad financiera donde entrega el detalle de los movimientos

realizados en una cta. cte.

5 de 18

Depositos

Son aquellos documentos que se mandan al banco generalmente al dia siguiente de su recepci6n, los cuales deberan ser contabilizados.

Son aquellos dep6sitos que por lo general se envian al final de mes y estos no son Acreditados

Dep6sitos en Transito en el banco por lo que estaran Cargados en la cartera financiera o libro banco de la InstituciOn, pero no en la cartola bancaria del mes.

Son transacciones que aparecen en la cartola bancaria, pero que ann no han sido registrados por la InstituciOn. En este caso se encuentran

Cargos bancarios los dep6sitos directos sin aclarar, cargos por cheques rechazados por errores de emisiOn o firmas discordantes, cheques protestados, entre los mss frecuentes.

Transacciones electronicas

Se refiere a los depOsitos realizados electrOnicamente por otra entidad, en cuyo caso el banco registrard en tiempo real y la Institucion al momento de ser notificada con documentaciOn sustentatoria que permita conocer el originen del depOsito.

Son aquellos pagos efectuados al personal o a

Transferencias terceros, realizados mediante traspasos

electrOnicas efectuados a traves de Internet, en virtud del convenio vigente que mantiene la Institucion con el banco.

Se refieren a cheques emitidos por la InstituciOn, pero a la fecha de realizar la conciliaciOn el mismo no ha sido cobrado por el

Cheques girados y no beneficiario en el banco, por lo que aparecera

cobrados Abonado en la cartera financiera de la Institucion y no estara. Cargado en la cartola bancaria hasta que sea cobrado.

6 de 18

Cheques omitidos o no registrados

Corresponde a los cheques que se emitieron realmente pero que no fueron anotados en el libro banco.

Dep6sitos omitidos o no registrados

Son los dep6sitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro en SIGFE y en libro banco.

Errores de emisiOn

Corresponde a eventuales errores en la emisiOn de cheques o al efectuar la transferencia electrOnica, abonados por un distinto al de su emisiOn.

Dep6sitos de diferentes cantidades

Son los depOsitos que se cargan por un monto distinto al real.

Cheques mal registrados

Aquellos que en vez de abonarlos fueron cargados.

DepOsitos mal registrados

Aquellos que en vez de ser cargados fueron abonados en la Cartera Financiera Bancaria.

Dep6sitos o cheques de otros bancos

Son aquellos que por error se cargan o abonan en los Registros de Bancos, pero que no corresponden a esa cuenta corriente.

Cheques caducados Son aquellos a los que llega su fecha de vencimiento y todavia no han sido cobrados en el banco.

Cheques nulos Son aquellos que fueron emitidos err6neamente ya sea por nombre, rut, etc. y que ademas fueron reversados en el Sistema Contable.

Regularizaciones efectuadas por el banco

Cuando los errores son cometidos por la entidad bancaria, se corrigen efectuando contrapartidas para anular el cargo o abono mal efectuado.

7 de 18

6. ASPECTOS NECESARIOS PARA ELABORAR UNA CONCILIACION BANCARIA

1. Al elaborar una conciliacion bancaria, el o la encargado(a) de su preparacion debera tener presente los siguientes aspectos:

➢ Preparar una conciliaciOn bancaria significa identificar los valores que

constituyen la diferencia entre el saldo que aparece en la Cartola

Bancaria y el saldo de la Cuenta Banco de acuerdo con los registros

de la InstituciOn (SIGFE). Mediante la contabilizaciOn y analisis de estas diferencias se puede determinar la cifra correcta que debe

aparecer en el balance.

➢ El saldo que aparece en la cartola bancaria recibida del banco, por lo

general no estard de acuerdo con el saldo de la Cartera Financiera

Bancaria que tiene habilitada la Institucion. Ciertas operaciones

registradas por el Departamento de Contabilidad y Finanzas pueden no haber sido registradas por el banco.

2. Diferencias que siempre pueden haber en la conciliaciOn: Es comun que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos no coincidan con los libros de la empresa por cualquiera de las siguientes razones:

➢ Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los

mismos.

➢ Dep6sitos de Ultima hora que la Empresa realizo y que el Banco no

registrO por haber cerrado.

➢ Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin

de mes.

➢ Errores numericos u omisiones en los libros de la Empresa.

➢ Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacion.

➢ Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

➢ Cargos que el Banco efectua causados por intereses, comisiones,

impuestos, etc.

8 de 18

➢ Abonos hechos a la empresa por el Banco, por concepto de intereses,

cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.

➢ Errores u omisiones por parte de los Bancos.

3. Ajustes de todos los errores y equivocaciones por parte de la InstituciOn, entre las cuales tenemos:

➢ Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con

un monto por encima o por debajo del monto de emisiOn.

➢ DepOsitos de diferentes cantidades: son los depOsitos que se cargan

con un monto por encima o por debajo del monto de emisi6n.

➢ Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se

cargaron.

➢ DepOsitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron

abonados en los libros de la empresa.

➢ Notas de Debit° y Credit() mal ubicadas: son aquellos que por error se

cargan en vez de abonarse y viceversa.

➢ DepOsitos 6 Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se

cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta

o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.

➢ Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha

de vencimiento y todavia no se han ido a cobrar en el banco, por lo

que hay que desincorporarlos haciendoles un cargo por el monto del

mismo.

4. Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aqui se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:

➢ Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con

un monto por encima o por debajo del monto de emisiOn.

➢ DepOsitos de diferentes cantidades: son los depositos que se abonan

con un monto por encima o por debajo del monto de emisi6n.

➢ Cheques Omitidos 6 no registrados: son los cheques que se emitieron

realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.

9 de 18

➢ Dep6sitos Omitidos 6 no registrados: son los depositos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.

➢ Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.

➢ DepOsitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.

➢ Notas de Debit° y Credit° mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.

➢ Dep6sitos 6 Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

7. PROCESO CONTABLE PREVIO PARA LA ELABORACIoN DE CONCILIACIoN BANCARIA

Al momento de elaborar una conciliaciOn los mayores problemas que se presentan es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos del mes anterior, a continuaci6n se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al analisis para proceder con la conciliaciOn del mes correspondiente.

PROCEDIMIENTO Hechos

Economicos Contables o Causas

Institucion Banco

Hechos econOmicos contables no

registrado en el banco

•

•

Verificar que los cheques en Transit° (del mes pasado) aparezcan en las cartolas de cuentas corrientes enviadas por el Banco.

Verificar que los Dep6sitos en Transit° (del mes pasado) aparezcan en las cartolas de cuentas corrientes enviadas por el Banco.

10 de 18

Hechos econOmicos • Revisar que los contables no Cheques omitidos o

registrado en la las Notas de Debit° InstituciOn (del mes pasado)

esten reflejadas en el libro de Banco.

• Revisar que los Dep6sitos omitidos o las Notas de Credit() (del mes pasado) esten reflejadas en el libro de Banco.

Errores • Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en los libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean por diferencias, mal ubicacion, omisiOn o prescripciOn de cheques.

• Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en las cartolas bancarias, ya sean por diferencias, mal ubicaciOn, omisiOn o partidas que no corresponden a la InstituciOn.

Tomar en consideraci6n: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o cartolas bancarias (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliaciOn actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomard en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliaciOn actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales hechos econOmicos ya registrados en los libros y/o cartolas bancarias (actuales) y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningu. n tipo de ajuste.

8. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UNA CONCILIACION BANCARIA

1. Consistird revisar y verificar desde los datos que proporciona la cartera financiera, libro banco, cartolas bancarias y conciliaciOn bancaria mese anterior:

11 de 18

a) Verificar si el saldo inicial de la cuenta corriente de la cartera

financiera corresponder al saldo contable final de la conciliaciOn bancaria informada en el mes anterior.

b) En cada cuenta corriente de la cartera financiera se encuentren

registrados todos los depOsitos efectuados en el periodo.

c) Los depositos se registren.

d) El banco haya rebajado los cheques emitidos y las transferencias

bancarias efectuadas por el monto real con que fueron emitidos o enviados.

e) No existan cheques caducados y cobrados.

f) Los nUmeros de los respectivos cheques y/o transferencias cargados

en la cuenta corriente del banco correspondan a los emitidos y

registrados por la Institucion.

g) No existan cheques rebajados y que correspondan a otras cuentas

corrientes o de terceros.

a) Verificar que los cheques utilizados correspondan a la serie y

numeracion de la cuenta corriente que se conciliard.

b) Revisar si se encuentran registrados en la Cartera Financiera

Bancaria todas las fechas y cheques en orden correlativa y

cronolOgica. Se debe considerar que el nUmero del primer cheque

reflejado debe ser correlativo al Ultimo cheque informado del mes

anterior.

c) Revisar si se encuentran reflejados todos los cheques nulos y

caducados del periodo en el la Cartera Financiera Bancaria. Para este

punto no se consideran los cheques que tuvieron problemas de

impresiOn (Cheques Nulos).

d) Revisar que se encuentren fisicamente los cheques nulos y caducados

en un archivador o similar habilitado, para lo cual se debe tener a la

vista dichos cheques o en su defecto copia de los mismos. Respecto

de los cheques caducados, bastard que estos se encuentren

contabilizados.

e) Comprobar, validar y registrar con un lapiz de color y marca de chequeo (/) en la columna de haber de la Cartera Financiera Bancaria,

al lado de cada valor del cheque que haya sido pagado por el banco. Los Valores que no aparecen chequeados deben incluirse en la

12 de 18

conciliaciOn bancaria como cheques girados y no pagados, para ser

sumados al saldo de caja.

f) Comprobar si los cheques que aparecen como pendientes en la

conciliaciOn bancaria del mes anterior han sido pagados por el banco

segUn la cartola bancaria; si no han sido pagados tales cheques deben

incluirse como cheques girados y no pagados en la conciliacion del mes actual.

g) Comprobar, validar y registrar con un lapiz de color y marca de

chequeo (/) todos los depOsitos o abonos que se reflejan en las cartolas

bancarias y que se encuentran tambien reflejados en la Cartera

Financiera Bancaria y viceversa.

h) Revisar si todos los cargos se encuentran considerados en la Cartera

Financiera Bancaria.

i) Revisar que ningan cheque cobrado en las cartolas bancarias se

encuentren en el listado de los cheques girados y no cobrados.

j) Revisar que el saldo final de la Cartera Financiera Bancaria, sumados

los cheques girados y no cobrados corresponda al monto entregado

por el certificado del banco.

Efectuado el proceso de revision y determinados los cheques pendientes de cobro, se debe proceder a confeccionar el Informe de la ConciliaciOn Bancaria, cuyo formato se muestra en el Anexo N°2.

Junto con ello, de no existir regularizaciones por registrar, el saldo contable debe ser igual al saldo final de la cartera financiera bancaria, asi como tambien el certificado emitido por el banco debe ser igual al saldo de la cartera financiera bancaria mas el total de los cheques emitidos y que se encuentran pendientes de cobro.

Por otro lado, los informes de conciliaciones deberan hacerse incluso para las cuentas corrientes que no registran movimiento en el periodo.

2. Normas de presentaciOn para la elaboraciOn de las conciliaciones bancarias: Encabezado:

• Logo de la InstituciOn.

• Nombre de la InstituciOn.

• Nombre de la DivisiOn y Departamento.

• Rut de la InstituciOn

• Nombre del Informe "Conciliacion Bancaria".

• Fecha a la cual se esta elaborando el informe.

• Nombre del Banco y NUmero de la cuenta corriente a conciliar.

13 de 18

Cuerpo:

• Saldo Inicial del periodo.

• Saldo contable al tannin° del periodo: ➢ Mas: Depositos del mes, cheques nulos del periodo, cheques

caducados del periodo. ➢ Menos: Cheques y/o Transferencias Girados en el mes.

• Saldo igual a cartola al termino del periodo:

➢ Mas: Cheques girados y no cobrados a la fecha del Informe.

➢ Menos: Diferencia en monto, Dep°sit° contabilizado en SIGFE

y no registrado en Cartola Bancaria, etc.

Pie del Documento: • Firmas de quien elabora, revisa y autoriza el informe.

3. Documentos de respaldo adjunto al informe de la conciliaciOn bancaria.

• Cartera Financiera Bancaria del periodo. (Anexo N°1)

• Certificado de saldo bancario.

• Cartolas Bancarias correspondientes al periodo. (Originales e

Impresas de la pagina del Banco).

9. ARCHIVO DE INFORMES

El o la funcionario(a) encargado(a) de la confecciOn de las conciliaciones bancarias, debera habilitar archivos para mantener los Informes de Conciliaciones Bancarias, en registros individuales para cada cuenta corriente.

Junto con los informes de conciliaciones deberan archivarse los siguientes documentos:

a) Conciliacion Bancaria

b) NOmina de cheques girados y no cobrados a la fecha del informe.

c) Certificado de saldo bancario

d) Cartera Financiera del periodo.

e) Cartolas Bancarias correspondientes al periodo. (Impresas de la

pagina del Banco y Originales).

f) Cualquier otro antecedente que fuese utilizado para validar registros,

ajustes o justificar las operaciones del periodo.

El informe ConciliaciOn Bancaria, debera imprimirse en dos ejemplares, quedando uno en poder del funcionario y responsable del proceso de conciliaciOn, y el segundo ejemplar debera ser enviado al Jefe del Departamento de AdministraciOn y Finanzas.

14 de 18

10. CHEQUES CADUCADOS.

Si terminado el proceso se detectan cheques pendientes de cobro cuyo plazo de cobro se encuentra vencido (plazo 60 dias habiles), el funcionario responsable del proceso de conciliaciOn, debera enviar nOmina de estos cheques a la unidad de contabilidad, para que sean contabilizados como documentos caducados, segan el procedimiento B-01, contenido en el Manual de Procedimientos Contables de la Contraloria General de la RepUblica, Oficio N° 96.016 de 2015. Por su parte, la unidad de contabilidad, debera registrar como dep6sito en el respectivo Sistema Contable, los cheques caducados.

15 de 18

ANEXO N° 1 Cartera Financiera Bancaria

Ejercicio Fiscal 2015

Cobertura 0575 Gobierno Regional Region XV de Arica y Parinacota;

Cuenta Contable 11102 Banco Estado;

Expresi6n Valores Unidad

Fecha Desde 01/01/2015 Hasta 31/01/2015

Contenido Satdos o Flujos

Identificacion Bancaria BANCO ESTADO;

Cuenta Bancaria Remuneraciones;

Folio Tipo Documento

Nomero Debe

Haber

Saldo Documento

33.414.018

116/01/2015 31 i Cheque

lAutomatico 3190 0 540.000 32.874.018

16 de 18

ANOTESE Y COMUNf

Y ACURA ROSALES

ANEXO N°2

GOBIERNO REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA

DIVISION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

DEPTO. CONTABILIDAD Y FINANZAS

RUT: 61.978.890-7

CONCILIACION BANCARIA AL 30 DE NOVIEMBRE 2015

CTA. CTE. BANCO ESTADO N 2 010-0-9000026

REMUNERACIONES

SALDO INICIAL AL 01 DE NOVIEMBRE 2015

MAS:

$ 45.996.541

Deposit° del Mes

Cheque N°3384 Caducado

210.721.586

2.400

MENOS:

MAS:

Total Dep6sito

Cheques / Transferencia Girados en el Mes

SALDO CONTABLE AL 30 DE NOVIEMBRE 2015

Cheques Girados y No Cobrados. (Segun Anexo)

SALDO IGUAL A CARTOLA AL 30 DE NOVIEMBRE 2015

256.727.727

195.275.955

61.451.772

36.141.558

97.593.330

FIRMADO POR: Jefa de la Division de Administracion y Finanzas; Encargada Unidad de Tesoreria; Jefa del

Departamento de Contabilidad y Finanzas.

INTE i GIONAL DE ARICA Y PARINACOTA /frr

Di tribuciOn fisica: 1. Oficina de partes

Distribucion digital 1. DAF 2. Recursos Humanos 3. Dpto. Juridic°

17 de 18