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De Proceso GPL Gestión de la Planeación 1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
Poco interés en la importancia que representa el reporte de resultados.
Desconocimiento del marco legal que establece la obligatoriedad de la presentación
oportuna de los planes.
Desconocimiento del proceso GPL Gestión de la Planeación.
EXTERNAS
Fallas en el aplicativo SUIFP.
Disponibilidad de recursos
PROBABILIDAD
Actos administrativos para cada vigencia con las fechas límites.
Capacitaciones impartidas a los responsables de la formulación del plan de
acción.
IMPACTO
Actos administrativos para cada vigencia con las fechas limites, lo que obliga a
las dependencias a formular el plan de acción, de lo contrario no pueden
formular plan de adquisiciones ni ejecutar recursos.
De Proceso GPL Gestión de la Planeación 1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
Poco interés en la importancia que representa el reporte de resultados a través del
Sistema de Metas de Gobierno
Desconocimiento del marco legal y metodología que establece, entre otros aspectos,
la obligatoriedad del registro adecuado y oportuno de los indicadores y avances
relacionados del sector salud y protección social en el Sistema de Metas de Gobierno
Falta de información completa de los indicadores de acuerdo con los lineamientos del
Sistema de Metas de Gobierno
Ausencia de revisión técnica de las fichas de los indicadores de acuerdo con los
lineamientos del Sistema de Metas de Gobierno
Ausencia de revisión de las observaciones que realiza el DNP a los reportes de avances
de los indicadores de acuerdo con los lineamientos del Sistema de Metas de Gobierno
No llega la información oportunamente de posible financiamiento internacional de
alguna fuente de cooperación.
EXTERNAS
Fallas en el aplicativo del Sistema de Metas de Gobierno
Disponibilidad de recursos
Sobredimensionamiento de las metas planteadas por entes externos ante la misión
del Ministerio o de las entidades del Sector Salud y Protección Social
Deficiencias en la validación de la información cargada en el Sistema de Metas de
Gobierno por parte del DNP
Deficiencias en la oportunidad de la información que proviene de fuentes y entes
externos (por ejemplo, el DANE)
Reducción de recursos internacionales para apoyar iniciativas de cooperación sur-sur
sobre todo para países de renta media
Hay un cambio a nivel internacional en cuanto a asignación de recursos para países de
renta media.
PROBABILIDAD
Correos electrónicos mensuales comunicando las fechas limites para el cargue
de la información relacionada con los indicadores, de acuerdo con los
lineamientos del Sistema
Capacitaciones impartidas a los responsables del registro en el Sistema de
Metas de Gobierno
Revisión del diligenciamientos de las fichas por parte de la Oficina Asesora de
Planeación y Estudios Sectoriales del MSPS
Revisión oportuna de las observaciones efectuadas por el DNP a los registros
de avances de los indicadores del Sistema
Revisión oportuna del DNP frente a los registros de avances de los indicadores
del Sistema
IMPACTO
Gestionar con el DNP la actualización de los indicadores que no quedan
registrados en el Sistema de Metas de Gobierno
Definir conjuntamente entre las áreas responsables (gerentes de meta) y la
Oficina Asesora de Planeación, las justificaciones técnicas frente a los ajustes
necesarios para actualizar el Sistema de Metas de Gobierno.
Acciones administrativas para determinar la responsabilidad en la actualización
de los indicadores en el Sistema
Insistencia permanente al Grupo de Gestión Contractual para que apruebe la
iniciativa por su importancia.
Enviar comunicaciones para informar a los cooperantes el estado del trámite
de aprobación.
De ProcesoGPR Gestión de Proyectos de
Inversión Pública1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
La dependencia no registra la información en las fechas establecidas.
La dependencia no tiene clara la necesidad de recursos.
EXTERNAS
Fallas en el aplicativo SUIFP.
Disponibilidad de recursos.
PROBABILIDAD
Verificaciones por parte de profesional de la Oficina Asesora de Planeación y
Estudios Sectoriales.
IMPACTO
Verificaciones por parte de profesional OAPES.
De ProcesoGRI Gestión de las Relaciones
Internacionales1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
Personal insuficiente para la gestión de relaciones internacionales.
Inoportunidad de respuesta por parte de las dependencias.
EXTERNAS
Falta de recursos que impiden la participación de los servidores públicos en eventos
internacionales.
Falta de recursos que impiden la participación de los servidores públicos en eventos
internacionales.
Envió inoportuno de la invitación y agenda por parte de organismos internacionales.
No autorización de la comisión de servicios al exterior por parte de Presidencia.
PROBABILIDAD
Alimentar la base de datos de comisiones a exterior.
Realizar acercamiento con las áreas técnicas del MSPS.
Generar acercamiento con los organismos internacionales para la solicitud de
la información, a través de correo electrónico y llamadas telefónicas.
Enviar documentos de instrucciones e insumos a los organismos
internacionales y la Cancillería.
IMPACTO
Enviar documentos de instrucciones e insumos a los organismos
internacionales y la Cancillería.
Efectuar reuniones virtuales.
Enviar documentos de excusas frente a la no asistencia al evento internacional.
De ProcesoGRI Gestión de las Relaciones
Internacionales1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
Personal insuficiente para el tema de comisiones
Falta de divulgación del proceso y procedimientos del área.
Falta de consolidación de un programa que permita unificar la información de manera
compartida con Subdirección de gestión del talento humano, secretaria general y el
grupo de cooperación y relaciones internacionales.
Inoportunidad en la entrega de la comisión, invitación y/o agenda por parte de las
dependencias.
EXTERNAS
Falta de recursos, impiden la participación de los servidores públicos en eventos
internacionales.
Incumplimiento de compromisos internacionales por parte del MSPS, a causa de la
falta de recursos para la participación en escenarios internacionales.
Falta de envió oportuno de la invitación y agenda por parte de organismos
internacionales.
Falta de información en los términos de la invitación relacionados con el
financiamiento.
No autorización de la comisión de servicios al exterior por parte de presidencia.
PROBABILIDAD
Se cuenta con personal de cooperación internacional para apoyar las
actividades de registro de información para las comisiones de servicio al
exterior, desarrolladas por parte de relaciones internacionales.
Se cuenta con un documento de consulta el cual se envía a los servidores
públicos delegados.
Se genera acercamiento con los organismos internacionales para la solicitud de
la información a través de correo electrónico y llamadas telefónicas.
Se generan acercamientos con la Subdirección financiera , ministro,
viceministro y secretario general.
Se envían documentos de instrucciones e insumos a los organismos
internacionales y a cancillería.
IMPACTO
Envió de documentos de instrucciones e insumos a los organismos
internacionales y a cancillería.
Realización de reuniones virtuales.
Envío de documentos de excusas frente a la no asistencia al evento
internacional.
De ProcesoGRI Gestión de las Relaciones
Internacionales1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
Ausencia de información sobre las condiciones necesarias para la aprobación de
iniciativas.
Desconocimiento de la naturaleza jurídica de una iniciativa de cooperación
internacional.
EXTERNAS
Existencia de limitantes legales (vigencia de ley de garantías) que generan dudas sobre
la conveniencia de suscribir iniciativas de cooperación internacional
PROBABILIDAD
Diseño y permanente ajuste al procedimiento de suscripción de iniciativas de
cooperación.
Procedimiento diseñado y comunicación permanente con el Grupo de Gestión
Contractual.
Solicitar concepto jurídico a instituciones como la Agencia Presidencial de
Cooperación Internacional
Consulta directa a las fuentes cooperantes más frecuentes
IMPACTO
Insistencia permanente al Grupo de Gestión Contractual para que apruebe la
iniciativa por su importancia.
Enviar comunicaciones para informar a los cooperantes el estado del trámite
de aprobación.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
Plan de contingencia
formulado
TIPO DE RIESGO
Incumplimiento legalEn la actualización del Sistema de Metas de Gobierno -
SISMEG/SINERGIAAlta Moderada Evitar
GPL-02 Plan de
mejoramiento
OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
Extrema Moderada Evitar
RIESGO
GPL-01 Plan de
mejoramiento
CAUSAS CONTROLES
No. de indicadores actualizados en el Sistema de
Metas de Gobierno en cada corte del mes / Total de
indicadores en el Sistema
Incumplimiento de
compromisos
Al no contar con el anteproyecto de presupuesto de
inversión en las fechas límite establecidasExtrema Baja Evitar
GPR-01 Plan de
mejoramiento
Número de dependencias que entregan
anteproyecto extemporáneamente
Incumplimiento de
compromisos
En los tiempos de oportunidad y pertinencia para garantizar
la participación en espacios internacionales priorizados
Incumplimiento de
compromisos
En los tiempos de oportunidad y pertinencia en el envío de
invitaciones y agendas para participar en reuniones a nivel
internacional
Extrema
CATEGORÍA EVENTO
InexactitudEn la consolidación del plan de acción y sus reportes de
seguimiento
No. De dependencias formuladoras de plan de
acción / Total dependencias que deben formular
plan de acción
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
Base de datos del Grupo de Cooperación y
Relaciones Internacionales.
Reuniones del Comité de Comisiones de Servicios al
Exterior.
Extrema Alta Reducir 104Base de datos del Grupo de Cooperación y
Relaciones Internacionales.
Baja Asumir
Incumplimiento de
compromisos
Ante la no aprobación de la iniciativa de cooperación
internacional por el Grupo de Gestión ContractualAlta Baja Asumir
Plan de contingencia
formulado
Número de Iniciativas por considerar que tienen
inconvenientes legales.
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De ProcesoGRI Gestión de las Relaciones
Internacionales1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
No llega la información oportunamente de posible financiamiento internacional de
alguna fuente de cooperación.
EXTERNAS
Reducción de recursos internacionales para apoyar iniciativas de cooperación sur-sur
sobre todo para países de renta media
Hay un cambio a nivel internacional en cuanto a asignación de recursos para países de
renta media.
PROBABILIDAD
Consulta directa a las fuentes cooperantes más frecuentes
IMPACTO
Se reformula la iniciativa para desarrollar actividades que no requieran
financiamiento internacional
Se comunica a la dependencia interesada para que responda a la necesidad de
manera unilateral (nacional)
Se comunica a las instituciones de alto nivel las dificultades para cumplir con los
compromisos
De ProcesoGCI Gestión de la Cooperación
Internacional1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
Falta de personal técnico idóneo dentro de las dependencias del MSPS, para la
formulación y gestión de las iniciativas o convenios de cooperación.
Inexistencia de plazos para que las dependencias cumplan con su función dentro del
proceso.
EXTERNAS
Falta de recursos que permitan la cofinanciación de los convenios de cooperación
internacional.
PROBABILIDAD
Realizar capacitación con la agencia presidencial.
Emitir circular de lineamientos de cooperación internacional.
Generar reuniones con los cooperantes y las dependencias involucradas.
IMPACTO
Realizar acercamiento con las dependencias involucradas dentro del proceso
para que se gestione la iniciativa dada su importancia.
De ProcesoGCI Gestión de la Cooperación
Internacional1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
No se reciben los correos ni las llamadas del cooperante.
EXTERNAS
Relación con el país cooperante no fluida o rota.
El cooperante no cuenta con los recursos necesarios para ejecutar la iniciativa.
El cooperante no recibe los correos ni las llamadas.
PROBABILIDAD
Se realizan seguimientos a las iniciativas propuestas enviadas.
Se trabaja para conseguir los recursos para la iniciativa.
IMPACTO
Se realiza seguimiento con mayor frecuencia con el fin de mejorar la
comunicación.
Se realizan acercamientos a través de correo, llamadas, cartas o en reuniones
presenciales.
Se comunica a la dependencia interesada que planifique acciones para
responder a la necesidad de manera unilateral (nacional).
De ProcesoGCI Gestión de la Cooperación
Internacional1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
No llega la información oportunamente de posible financiamiento internacional de
alguna fuente de cooperación.
EXTERNAS
Reducción de recursos internacionales para apoyar iniciativas de cooperación sur-sur
sobre todo para países de renta media.
Hay un cambio a nivel internacional en cuanto a asignación de recursos para países de
renta media.
PROBABILIDAD
Consulta directa a las fuentes cooperantes más frecuentes.
IMPACTO
Se reformula la iniciativa para desarrollar actividades que no requieran
financiamiento internacional.
Se comunica a la dependencia interesada para que responda a la necesidad de
manera unilateral (nacional).
Se comunica a las instituciones de alto nivel las dificultades para cumplir con los
compromisos.
De ProcesoGCI Gestión de la Cooperación
Internacional1 Direccionamiento Estratégico
INTERNAS
Ausencia de información sobre las condiciones necesarias para la aprobación de
iniciativas.
Desconocimiento de la naturaleza jurídica de una iniciativa de cooperación
internacional.
EXTERNAS
Existencia de limitantes legales (vigencia de ley de garantías) que generan dudas sobre
la conveniencia de suscribir iniciativas de cooperación internacional.
PROBABILIDAD
Diseño y permanente ajuste al procedimiento de suscripción de iniciativas de
cooperación.
Procedimiento diseñado y comunicación permanente con el Grupo de Gestión
Contractual.
Solicitar concepto jurídico a instituciones como la Agencia Presidencial de
Cooperación Internacional.
IMPACTO
Insistencia permanente al Grupo de Gestión Contractual para que apruebe la
iniciativa por su importancia.
Enviar comunicaciones para informar a los cooperantes el estado del trámite
de aprobación.
De ProcesoSIG Administración del Sistema
Integrado de Gestión Institucional
2 Administración del Sistema
Integrado de Gestión
Institucional
INTERNAS
La elaboración del plan SIGI no se realiza de manera conjunta con las dependencias.
No existe participación de la Alta Dirección en la planificación del SIGI.
Insuficiencia de los recursos destinados para la planificación del SIGI.
No se establece adecuadamente el alcance del Sistema durante la vigencia.
Falta de cultura de autocontrol y mejora continua.
Desconocimiento de los requisitos asociados a los sistemas de gestión.
Desconocimiento de los beneficios con la implementación del SIGI.
No se tiene en cuenta las evaluaciones y seguimientos efectuados, para realizar la
planificación.
EXTERNAS
Modificación de las normas técnicas y requisitos asociados a los sistemas, que alteran
sustancialmente la planificación.
Eventos de carácter externo que modifican la estructura organizacional del Ministerio
y el Sistema, afectando el alcance e integridad.
Cambios de las metas del Gobierno en materia de Calidad.
No se identifica claramente los líderes de los temas y responsables de las actividades a
desarrollar.
Incongruencia con la definición y ejecución de otro tipo de planes de carácter
administrativo.
PROBABILIDAD
Elaboración del Plan SIGI con participación de las dependencias.
Presentación de la propuesta de plan para la implementación, mantenimiento y
sostenibilidad del SIGI, en sesión del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo para comentarios y observaciones.
Establecimiento de un proyecto de inversión con recursos para la
implementación, mantenimiento y sostenibilidad del SIGI.
Presentación del plan del SIGI para observaciones y consolidación al Grupo de
Facilitadores del Ministerio.
Realización de socializaciones del plan SIGI en las dependencias.
Publicación del Plan SIGI en la intranet del Ministerio.
Vinculación de las evaluaciones realizadas al SIGI - internas y externas, como
elementos de mejora.
Definición del Plan SIGI con responsables de ejecución, apoyo y reporte de
seguimiento.
Definición de las actividades del Plan SIGI con participación de las
dependencias responsables de otro tipo de planes administrativos.
IMPACTO
Realización de ajustes al Plan SIGI, teniendo en cuenta la justificación
presentada.
Definición e implementación de acciones correctivas y de mejora que permitan
mejorar la situación existente.
Realización de auditorías internas de calidad y de gestión que permiten
detectar oportunidades de mejora basados en los hallazgos identificados.
Verificación de los avances obtenidos en el Plan del SIGI, producto de la
revisión por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, para
realizar los correctivos que se estimen convenientes.
Moderada Baja
Incumplimiento de
compromisos
Ante la no aprobación de la iniciativa de cooperación
internacional por el Grupo de Gestión Contractual.Alta Baja Asumir
Plan de contingencia
formuladoNúmero de iniciativas en implementación.
Decisiones erróneasDurante la planificación del Sistema Integrado de Gestión
Institucional
Reportar el avance en la ejecución del Plan de
trabajo SIGI
(Fuente: Plan de acción de la Oficina Asesora de
Planeación y Estudios Sectoriales 2014)
ReducirSIG-01 Plan de
mejoramientoExtrema Moderada
AsumirPlan de contingencia
formulado
Número de financiaciones de las fuentes de
cooperación internacional.
Incumplimiento de
compromisos
Ante la no consecución de financiación para iniciativas de
cooperación sur-surExtrema Baja Asumir
Plan de contingencia
formuladoNúmero de iniciativas en implementación.
Incumplimiento de
compromisos
Ante la no aprobación de la iniciativa y/o convenio de
cooperación internacional por parte de las áreas técnicas y
administrativas.
Alta Moderada Compartir o transferir 105Matriz de seguimiento a los convenios en proceso
de suscripción.
Incumplimiento de
compromisos
En la oportunidad de respuesta del cooperante
internacional.Asumir
Plan de contingencia
formuladoNúmero de iniciativas formuladas.
Incumplimiento de
compromisos
Ante la no consecución de financiación para iniciativas de
cooperación sur-surExtrema Baja
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De Proceso GCM Gestión de la Comunicación3 Gestión de las Comunicaciones
Públicas y Estratégicas
INTERNAS
Las dependencias suministran información errónea, incompleta e inoportuna.
No realizar una verificación adecuada de la información recibida.
No controlar las fuentes responsables de suministrar la información.
Desconocimiento de la Política Institucional de Comunicaciones.
No contar con procedimientos documentados y divulgados.
Un servidor público suministra información al público externo sin ser vocero
autorizado.
Falta de coordinación para los desplazamientos del personal que recopila la
información a divulgar.
Un vocero autorizado otorga declaraciones o suministra información a medios de
comunicación sin el acompañamiento del Grupo de Comunicaciones.
EXTERNAS
Presión de los medios de comunicación para obtener información.
Falla tecnológica.
Interpretación inadecuada a favor de terceros.
Cambios de gobierno.
Cambios en la normatividad.
Recorte presupuestal.
PROBABILIDAD
Socializar la Política Institucional de Comunicaciones y sus actualizaciones.
Aplicar la Política Institucional de Comunicaciones definida.
Acompañar permanentemente a los altos directivos de la entidad, para
obtener información y determinar su oportunidad.
Realizar entrenamiento de voceros.
Publicar la información previo visto bueno de la dependencia fuente de la
información.
Revisar la solicitud de divulgación teniendo en cuenta su viabilidad,
conveniencia y oportunidad.
Revisar la propuesta de plan de comunicaciones teniendo en cuenta las
estrategias definidas, los recursos disponibles, la disponibilidad de tiempo y
pertinencia.
Realizar seguimiento al comportamiento de las estrategias y campañas de
divulgación, para su análisis con la dependencia responsable del tema y el
profesional encargado por parte del Grupo de Comunicaciones, y a través de
Subcomités Integrados de Gestión del Grupo, para tomar las medidas
pertinentes.
IMPACTO
Aclarar la información divulgada.
De ProcesoGVT Gestión para la Innovación y
Adopción de las Mejores Prácticas
de TIC
4 Gestión para la Innovación y
Adopción de las Mejores
Prácticas de TIC
INTERNAS
Falta de conocimiento específico de lo que se quiere, por parte de las dependencias.
Falta de conocimiento de las nuevas tecnologías en el mercado.
Falta de compromiso de las partes interesadas en la construcción colectiva y análisis
de la mejor alternativa.
Insuficiencia o falta de oportunidad de recursos monetarios asignados al proyecto.
Falta de seguimiento a los proyectos existentes.
Falta de acuerdos para el intercambio de información
Falta de apropiación de la tecnología.
EXTERNAS
Cambios en la normatividad que puedan afectar la normal ejecución del proyecto.
PROBABILIDAD
Realizar la verificación de la propuesta de la mejor práctica a implementar, por
parte de la Alta Dirección y/o las dependencias misionales.
Realizar el seguimiento a las iniciativas aprobadas, durante el Subcomité de
Gestión de la OTIC.
Recopilar información relacionada con nuevas tecnologías de información, que
puedan ser incorporadas en el Ministerio.
Realizar y mantener convenios de intercambio de información que den apoyo a
las estrategias de implementación de mejores prácticas de TIC.
Verificar en el plan anual de adquisiciones las actividades que involucren TIC,
para orientar el desarrollo de las mismas.
Verificar las necesidades de recursos para las iniciativas aprobadas, y
consignarlos en el anteproyecto respectivo.
IMPACTO
Ajustar el alcance del proyecto y el plan de trabajo, teniendo en cuenta los
requerimientos a satisfacer y la iniciativa aprobada.
De ProcesoPSP Promoción Social de Personas y
Colectivos en Vulnerabilidad
5 Transversalización de Enfoques
Diferenciales
INTERNAS
Personal insuficiente en término cuantitativos.
Débil conocimiento del flujo de trabajo y las responsabilidades en áreas temáticas y la
Oficina en su conjunto.
Falta de disponibilidad de herramientas y fuentes de información, en particular las
que provee desde otras áreas.
Insuficiencia de información a nivel de captura, almacenamiento y recuperación de la
información.
Recorte presupuestal al interior de la Entidad.
Información no sistematizada.
No se cuenta con personal para sistematizar la información.
Desconocimiento de las competencias de la Oficina por parte de otras dependencias,
y también de las poblaciones con las cuales se trabaja y de sus derechos individuales y
colectivos.
EXTERNAS
Recorte presupuestal o recursos insuficientes.
Normas legales contradictorias.
Desconocimiento de las competencias de la Oficina por parte de la comunidad, y por
parte de las entidades territoriales y de otras instancias de gobierno; así como
desconocimiento de cómo funciona el SGSSS por parte de otras instancias de
gobierno.
Políticas públicas dispersas y fragmentadas.
Información insuficiente por parte de productores externos.
Factores contextuales (ejemplo, conflicto armado, paros, dispersión geográfica y
poblacional, desastres naturales que lleven a dispersar las poblaciones o cambiar las
prioridades en la atención).
Población ubicada en zonas de difícil acceso geográfico y escaso acceso de sistemas de
PROBABILIDAD
Realizar seguimiento trimestral a la ejecución del plan de acción de la
dependencia.
Efectuar reuniones de seguimiento a compromisos y tareas de los grupos
temáticos, a través de Subcomités Integrados de Gestión).
Realizar monitoreo y seguimiento a planes, programas o proyectos de
promoción social.
Realizar monitoreo y seguimiento a la ejecución de planes y programas de
promoción social, a través de Informes allegados frente al cumplimiento de
actividades, metas, indicadores e Informes de ejecución financiera.
Brindar asistencia técnica para la gestión de los programas o lineamientos.
Realizar la evaluación de los programas de promoción social al cierre de la
vigencia, y generar un informe final teniendo en cuenta el cumplimiento de las
metas definidas y los posibles ajustes a los programas en caso de trascender la
vigencia.
Realizar seguimiento al territorio de la atención con enfoque diferencial de la
población en vulnerabilidad, a través del aplicativo PAPSIVI.
Realizar seguimiento a la ejecución de los recursos mediante hojas electrónicas
de control.
Realizar alianzas con organismos de control.
IMPACTO
Realizar asistencia técnica en caso de retrasos, para implementar las acciones
correctivas a que haya lugar. Ver Proceso ATE Planificación, implementación y
evaluación de la asistencia técnica en el Ministerio de Salud y Protección Social.
Suspender la ejecución del programa o convenio, informar a las entidades
competentes y se liquida el convenio interadministrativo o de cooperación
internacional ver proceso GCI Gestión de la cooperación internacional, o el
De Proceso ATC Atención al Ciudadano6 Gestión de Servicio al
Ciudadano
INTERNAS
Falta de personal.
Debilidades del sistema de gestión documental.
Falta de conocimiento de los temas del Ministerio y de otras entidades por parte del
servidor público.
No están claramente definidas algunas de las responsabilidades de los temas de las
dependencias.
Desconocimiento de la normatividad interna por parte de los servidores públicos.
Los procesos y procedimientos no son aplicados por los responsables del trámite de
las peticiones.
Se presenta dificultad en la accesibilidad a los canales de atención.
No realizar la verificación y seguimiento al trámite oportuno de las peticiones.
EXTERNAS
Picos en el volumen de las peticiones radicadas.
Desconocimiento de las competencias del Ministerio por parte de los ciudadanos y
otras entidades.
Radicación múltiple de peticiones en diferentes entidades.
Debilidad en la interoperabilidad de las Entidades del Estado.
Cambio de normatividad.
Deficiente comunicación interinstitucional.
PROBABILIDAD
Promover el uso, mejoramiento y desarrollo de nuevas funcionalidades del
Sistema de Gestión Documental.
Actualizar y poner a disposición de la entidad los procedimientos de Atención a
Peticiones.
Dar los lineamientos e información pertinente a las dependencias de la entidad
sobre el trámite de las PQRSD.
Verificar que las peticiones cumplan los requisitos para trámite.
Hacer seguimiento permanente al trámite de las peticiones.
IMPACTO
Hacer efectiva la póliza de seguro responsabilidad civil de cargos directivos.
7 Mejora Contínua
Ejecución financiera de los programas dirigidos a
personas y colectivos en vulnerabilidad
ReducirInexactitud
Al divulgar información imprecisa, inoportuna o
inconveniente a través de los medios de comunicación
oficiales de la entidad
Alta Moderada
102
Incumplimiento de
compromisos
En las metas de atención a personas y colectivos en
vulnerabilidadExtrema Baja Asumir
Plan de contingencia
formulado
Indicador de gestión del proceso:
Porcentaje de compromisos efectuados respecto a
las iniciativas en curso de TIC
Incumplimiento legal En la atención oportuna de una petición Extrema Moderada ReducirATC-01 Plan de
mejoramiento
Informes de gestión sobre la calidad y oportunidad
de atención a PQRSD a través de los canales de
atención
99Herramienta de seguimiento al proceso:
Plan de comunicaciones
Decisiones erróneasEn la selección de las mejores prácticas de TIC a adoptar o de
las estrategias para su implementaciónExtrema Moderada Reducir
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De ProcesoGIO Gestión de Insumos y
Operaciones
8 Gestión de las Intervenciones
Individuales y Colectivas para la
Promoción de la Salud y
Prevención de la Enfermedad.
INTERNAS
Declaración desierta de procesos contractuales o demoras administrativas.
Desconocimiento de los procesos internos contractuales para la adquisición de
insumos.
Insuficiencia de recursos asignados para la adquisición de insumos.
Falta de seguimiento por parte de la supervisión para los insumos.
Falta de idoneidad en el personal.
EXTERNAS
Inconsistencias de saldos de los insumos.
La información que suministra el DANE y el Sistema SIVIGILA sobre población y
enfermedades de interés en salud pública, es inoportuna e inexacta.
Fechas de vencimiento próximas o documentación incompleta de los proveedores o
donantes.
Los insumos recibidos no cumplen las especificaciones técnicas requeridas.
Retrasos en los medios de transporte externos.
Incumplimiento en la entrega oportuna de medicamentos por parte de los
proveedores.
Reporte con inconsistencias de saldos de insumos por parte de las Secretarías
Departamentales y Distritales de Salud del País.
PROBABILIDAD
Se determina un stock de seguridad para prepararse frente a cualquier
eventualidad que se pueda presentar.
Se determina un porcentaje de pérdida en caso de avería o daño de los
insumos.
Se determina un porcentaje de subregistro para atender a población dispersa.
Se determina un porcentaje de brote para atender los posibles brotes que se
presenten.
Comunicaciones mensuales con el reporte de inventario, fechas de
vencimiento y alertas a las Direcciones Técnicas del Ministerio.
Programación de insumos a través de SIVIGILA y PAI a través de PAIWEB.
Monitoreo rápido de coberturas.
Reuniones con el DANE e Instituto Nacional de Salud (SIVIGILA) para realizar
seguimiento y actualización de la información reportada, producto del estudio
de campo.
Definición de lineamientos técnicos en temas de medicamentos y biológicos,
que son remitidos a las entidades territoriales de salud.
Asistencia técnica y capacitaciones sobre programas regulares de salud pública
a las entidades territoriales de salud.
IMPACTO
Gestionar nuevamente el proceso de adquisición.
Priorizar tiempos para nueva programación y anticiparse nuevamente a los
hechos.
Buscar alianzas estratégicas con países de la región.
Investigaciones disciplinarias, procesos de investigación.
Póliza de seguridad para atender procesos disciplinarios en cargos directivos y
de almacén.
De ProcesoGIO Gestión de Insumos y
Operaciones
8 Gestión de las Intervenciones
Individuales y Colectivas para la
Promoción de la Salud y
Prevención de la Enfermedad.
INTERNAS
Inexactitud en las existencias de inventario en de insumos, medicamentos y biológicos
de interés en salud pública.
Existencia de inventario de insumos, medicamentos y biológicos de interés en salud
pública próximo a vencer.
Capacidad de almacenamiento insuficiente.
Falta de servicio de transporte para garantizar el traslado de insumos, medicamentos
y biológicos de interés en salud pública.
Estimaciones inadecuadas de insumos, medicamentos y biológicos de interés en salud
pública.
Demoras en la gestión administrativa para los procesos contractuales.
EXTERNAS
Inconvenientes de orden público, transporte.
Hurto o daño de insumos, medicamentos y biológicos de interés en salud pública,
durante su recorrido.
PROBABILIDAD
Comunicaciones mensuales con el reporte de inventario, fechas de
vencimiento y alertas a las Direcciones Técnicas del Ministerio.
Programación de insumos a través de SIVIGILA y PAI a través de PAIWEB.
Reuniones con el DANE e Instituto Nacional de Salud (SIVIGILA) para realizar
seguimiento y actualización de la información reportada, producto del estudio
de campo.
Definición de lineamientos técnicos en temas de medicamentos y biológicos,
que son remitidos a las entidades territoriales de salud.
Seguimiento a inventarios de existencias a nivel nacional y departamental de
insumos, medicamentos y biológicos de interés en salud pública.
Pareto de existencias.
Verificación de espacios disponibles y capacidad de almacenamiento.
Comités de contratación extraordinarios en caso de requerirse, por la
necesidad.
Realización del proceso contractual para desnaturalización de insumos,
medicamentos y biológicos de interés en salud pública.
IMPACTO
Gestionar nuevamente el proceso de adquisición.
Priorizar tiempos para nueva programación y anticiparse nuevamente a los
hechos.
Buscar alianzas estratégicas con países de la región.
Investigaciones disciplinarias, procesos de investigación.
Póliza de seguridad para atender procesos disciplinarios en cargos directivos y
de almacén.
Buscar alianzas estratégicas a nivel local y departamental.
De ProcesoPOS Exclusiones y Ampliación
Progresiva del Plan de Beneficios
9 Gestión de la Protección Social
en Salud
INTERNAS
Personal Insuficiente, para la elaboración o actualización de estudios análisis o
herramientas de exclusiones del sistema o ampliación progresiva del Plan de
Beneficios.
Falta de personal idóneo, capacitado y con experiencia y conocimientos para la
elaboración o actualización de estudios análisis o herramientas de exclusiones del
sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.
Alta rotación del grupo técnico que hace parte del proceso de elaboración o
actualización de estudios análisis o herramientas de exclusiones del sistema o
ampliación progresiva del Plan de Beneficios.
Falta de Oportunidad en análisis y estudios técnicos.
Retraso en el estudio técnico que sustenta el acto regulatorio sobre exclusiones del
sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.
Falta de planeación de recursos para los estudios técnicos necesarios para las
exclusiones del sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.
Falta de herramientas Tecnológica necesarias para el análisis de datos en el proceso
de para las exclusiones del sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.
EXTERNAS
Cambio en las Políticas que rigen a MinSalud.
Baja participación de la sociedad y los grupos de interés para las exclusiones del
sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.
Baja calidad de la información necesaria para adelantar los estudios técnicos para las
exclusiones del sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.
Entrega extemporánea o no entrega de la información por parte de los actores
externos que intervienes o hacen parte del proceso de exclusiones del sistema o
ampliación progresiva del Plan de Beneficios.
PROBABILIDAD
Planificar el personal contratista necesario para cada vigencia, así mismo se
cuenta con servidores públicos idóneos para desempeñar cada una de las
actividades contempladas para para exclusiones del sistema o ampliación
progresiva del Plan de Beneficios.
Contar con los proyectos de inversión, los cuales son una herramienta para el
seguimiento y ejecución de los estudios técnicos necesarios para la para
exclusiones del sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.
Contar con una infraestructura independiente que garantiza la oportunidad y
eficacia en el análisis de datos.
De CorrupciónPOS Exclusiones y Ampliación
Progresiva del Plan de Beneficios
9 Gestión de la Protección Social
en Salud
INTERNAS
Falta de continuidad en los procesos contractuales.
Posibles conflictos de interés.
Falta de control en el manejo de la información.
Ausencia de un repositorio de la información.
Falta de control en la información.
Falta de unificación de las bases de datos existentes.
Uso inadecuado de las bases de datos existentes.
EXTERNAS
Influencia de terceros en la necesidad de la información de la entidad.
Modificación de la normatividad que afecte los intereses del Ministerio.
Poco interés en la participación activa de la actualización del POS.
Posibles conflictos de interés.
PROBABILIDAD
Implementar el formato de conflictos de intereses que firman los funcionarios
de planta y contratistas de la DRBCTAS, y adicionalmente los diferentes actores
del sistema que participan en los procesos de actualización del Plan de
Beneficios.
Unificar y actualizar las bases de datos.
Aplicar la Ley 909 de 2004.
Aplicar las metodologías relacionadas con exclusiones y ampliación progresiva
del Plan de Beneficios.
Generar de manera Colectiva la metodología de Participación Ciudadana
vigente.
IMPACTO
Iniciar investigación disciplinaria.
Antes, durante y después de proceso de exclusiones y
ampliación progresiva del Plan de BeneficiosExtrema
Medicamentos e insumos de interés en salud
publica distribuidos
(Fuente: Plan de acción de la Secretaría General
2014)
Incumplimiento legalPara la distribución oportuna de los insumos, medicamentos
y biológicos de interés en salud pública
ModeradaUso indebido de
información privilegiada
GIO-01 Plan de
mejoramiento
Reducir
Incumplimiento legal
En la actualización o definición de los estudios, análisis o
herramientas para las exclusiones del sistema o ampliación
progresiva del Plan de Beneficios
Extrema Alta Reducir
Evitar
Extrema Moderada EvitarGIO-02 Plan de
mejoramiento
Medicamentos e insumos de interés en salud
publica distribuidos
(Fuente: Plan de acción de la Secretaría General
2014)
111
Sistema de Administración de Acciones Preventivas
y Correctivas con el estado de las acciones frente al
riesgo
96
Estudios, análisis, herramientas actualizadas o
establecidas/ Estudios, análisis, herramientas
Planeadas
Incumplimiento legalPara la disponibilidad oportuna de los insumos,
medicamentos y biológicos de interés en salud públicaExtrema Moderada
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De ProcesoAFC Afiliación Colectiva al Sistema de
Seguridad Social Integral
9 Gestión de la Protección Social
en Salud
INTERNAS
Omisión, desconocimiento o interpretación indebida de la normatividad vigente por
parte de los funcionarios.
Inexistencia de una herramienta informática adecuada para el proceso.
Inexistencia de controles en el proceso para detectar incumplimiento de la
normatividad por parte de los usuarios.
EXTERNAS
Inexactitud en la información suministrada por parte de las fuentes.
PROBABILIDAD
Verificar el cumplimento de los requisitos de Ley durante el trámite.
Implementar listas de chequeo definidas en la documentación del proceso.
Realizar cruces de información con las bases de datos citadas en el proceso.
Solicitar al usuario la subsanación de los requisitos establecidos que no se han
cumplido.
Realizar seguimiento al proceso y elaborar informe con el resultado del análisis
de los indicadores de gestión.
IMPACTO
Interponer un recurso de ley a la decisión emitida, por parte del usuario.
De ProcesoPPS Promoción de la Participación
Social en Salud
9 Gestión de la Protección Social
en Salud
INTERNAS
Desconocimiento de la normatividad vigente relacionada con la gestión del riesgo.
Error en la interpretación de la información recibida, relacionada con gestión del
riesgo de desastres.
Dificultades en el análisis de la información.
Falta de capacitación a los referentes de participación en los territorios encargados de
diligenciar la encuesta.
Desconocimiento de la normatividad vigente relacionada con el proceso de
participación social en salud.
Error en la interpretación de la información recibida, relacionada con las instancias de
participación.
EXTERNAS
Dificultades en la conexión para tener acceso a las encuestas.
Dificultades en el diligenciamiento de las encuestas.
Falta de liderazgo por los responsables en los territorios al momento de diligenciar la
encuesta.
PROBABILIDAD
Elaborar las encuestas de una manera técnicamente acertada, para que
cumplan con el propósito.
Mantener la base de datos actualizada de los referentes de participación.
Identificar los responsables en cada entidad territorial, para promover la
participación social en sus territorios.
IMPACTO
Rediseñar las encuestas para identificar la estructura, la organización y el
funcionamiento de las formas y modalidades de participación social.
Informar acerca de las instrucciones para dar claridad sobre el diligenciamiento
de las encuestas.
De Proceso CYT Costos y Tarifas9 Gestión de la Protección Social
en Salud
INTERNAS
Inoportunidad en la entrega de información para la actualización de las bases de datos
por parte de dependencias internas del Ministerio.
Capacidad de personal para ejecutar los procesos en los tiempos requeridos.
Falta de capacidad y tecnología de los servidores de la dirección para procesar
información.
Cambios en los procesos en las dependencias del Ministerio generadoras de
información.
Software inadecuado o ineficiente para la validación y análisis de la información.
EXTERNAS
Inoportunidad en la entrega de información para la actualización de las bases de datos
por parte de entes externos.
Cambio en la normatividad o requisitos de la recepción de la información.
Alza en las divisas que afecten los procesos de adquisición.
PROBABILIDAD
Generar memorandos y correos a las dependencias que suministran
información a la Dirección.
Establecer actividades para el manejo de la información en los servidores por
medio de backup y depuraciones a las bases de datos.
Enviar comunicados a las dependencias del Ministerio responsables de la
entrega de la información.
Realiza el plan anual de adquisiciones para la Dirección de Regulación de
Beneficios, Costos y Tarifas, para la contratación del personal necesario en la
ejecución de los procesos.
Adelantar el proceso de adquisición de almacenamiento para suplir las
necesidades de la Dirección.
Adquirir herramientas tecnológicas para la vigencia 2016 que permitan suplir
las necesidades de la Dirección de Regulación de Beneficios, Costos y Tarifas.
De Corrupción CYT Costos y Tarifas9 Gestión de la Protección Social
en Salud
INTERNAS
Falta personal necesario para realizar el proceso.
Falta de controles en la extracción de información.
Inadecuado manejo de los controles para la administración de la información y bases
de datos.
Posibilidad de edición de la información.
Falta de una plataforma de transporte de información segura.
EXTERNAS
Influencia de terceros en la necesidad de la información de la entidad.
Modificación de la normatividad que afecte los intereses del Ministerio.
Influencia inapropiada de los actores interesados en el calculo de costos y tarifas.
Inconsistencia de la información entregada por parte de Terceros que sirven como
insumo para el calculo de costos y tarifas.
PROBABILIDAD
Contemplar en el Plan anual de adquisiciones la contratación de personal
especializado para la recopilación, consolidación y análisis de información.
Establecer un formato para el control de las solicitudes de información.
Establecer un formato para autorizar el acceso a las bases de datos a través de
las herramientas de análisis que maneja la Dirección.
Limitar los permisos de edición sobre la información dispuesta en las bases de
datos.
Realizar acuerdos de confidencialidad y conflicto de intereses.
Establecer procesos para la solicitud de información.
IMPACTO
Iniciar investigación disciplinaria.
De ProcesoGGP Gestión de Guías de Práctica
Clínica
10 Gestión de la Prestación de
Servicios de Salud
INTERNAS
No disponer de procedimientos para la actualización de GPC aprobados y divulgados.
Debilidad en la articulación de procesos del Ministerio.
Desconocimiento del proceso y procedimientos documentados para el desarrollo de
las guías.
No contar con la activa participación de las áreas técnicas involucradas en el desarrollo
de las guías.
No convocar la totalidad de actores en el desarrollo de las guías
EXTERNAS
Cambios normativos, técnicos y metodológicos.
PROBABILIDAD
Realizar convocatoria a las reuniones de desarrollo de las GPC.
Aplicar la guía metodológica para elaboración de guías de práctica clínica para
el Sistema General de Seguridad Social Colombiano documentada, aprobada y
publicada.
Aplicar el proceso y procedimientos para el desarrollo de guías, aprobados y
publicados.
IMPACTO
Efectuar revisión de la guía desarrollada por parte de pares internacionales y
consulta pública para determinar si es necesario realizar ajustes antes de su
publicación.
De Proceso
GAM Gestión de Actualización de las
Condiciones, Estándares y Criterios
del Manual de Habilitación de
Prestadores de Servicios de Salud
10 Gestión de la Prestación de
Servicios de Salud
INTERNAS
Desconocimiento o falta de claridad de normatividad vigente con incidencia sobre los
estándares y criterios a definir en el Manual de Inscripción de Prestadores y
Habilitación de Servicios de Salud.
Error en la interpretación de la información recibida relacionada con las condiciones,
estándares y criterios del Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de
Servicios de Salud.
Fallas en la revisión del manual por los diferentes actores, previo a su expedición.
EXTERNAS
Falta de socialización de normatividad expedida por otras entidades.
Cambios en la tecnología biomédica (discontinuidad de equipamiento o generación de
equipos de tecnología avanzada).
PROBABILIDAD
Analizar y organizar la información consolidada de las solicitudes de
actualización del Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de
Servicios de Salud.
Solicitar a la fuente ampliación de la información recibida relacionada con las
condiciones, estándares y criterios del Manual de Inscripción de Prestadores y
Habilitación de Servicios de Salud.
Depurar y consolidar la información recibida relacionada con condiciones,
estándares y criterios del Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación
de Servicios de Salud.
Reunir y analizar la evidencia normativa, técnica o científica vigente,
relacionada con los temas que fueron clasificados, como los que podrían
generar actualización de normativa del Manual de Inscripción de Prestadores y
Habilitación de Servicios de Salud, para visto bueno del Director o Subdirector
de Prestación de Servicios y Atención Primaria.
IMPACTO
Aclarar a las Direcciones Territoriales y demás actores interesados los criterios
o condiciones establecidos en el Manual de Inscripción de Prestadores y
Habilitación de Servicios de Salud.
Ajustar y actualizar el Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de
Servicios de Salud.
Baja
Moderada
Inexactitud
Al reunir y analizar la evidencia normativa, técnica o científica
vigente, relacionada con los temas que fueron clasificados,
como los que podrían generar actualización normativa del
Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de
Servicios de Salud.
Extrema Moderada Reducir
Decisiones erróneas
Durante el trámite de la solicitud de autorización y la
realización del seguimiento y control a las entidades
autorizadas para realizar afiliación colectiva al Sistema de
Seguridad Social Integral
Extrema
Uso indebido de
información privilegiada
Durante el desarrollo de las actividades de solicitud,
recepción, consolidación y análisis de información, que sirve
de insumo para los cálculos de costos y tarifas
Extrema Moderada Reducir
AsumirPlan de contingencia
formuladoDecisiones erróneas En el desarrollo de las Guías de Práctica Clínica Extrema
Alta Moderada Reducir
Incumplimiento de
compromisos
Al no identificar de manera correcta las necesidades de
funcionamiento de las organizaciones de participación social
en salud
Alta Moderada Reducir
Inexactitud
Reuniones periódicas de seguimiento al proceso de
desarrollo de Guías de Práctica Clínica
AFC-F01 Lista chequeo requisitos legales realizar
afiliación colectiva diligenciada para cada caso.
AFC-F02 Lista chequeo requisitos legales refrendar
autorización.
107
112
Sistema de Administración de Acciones Preventivas
y Correctivas con el estado de las acciones frente al
riesgo
63
Herramienta de seguimiento a la identificación de
las necesidades y dificultades para la conformación
y funcionamiento de las formas organizativas de
participación social en salud
Reducir
Durante la recepción y validación de la información
108
Documento consolidado que evidencia
cumplimiento de actividades establecidas para
analizar los temas que eventualmente pueden
generar actualización del Manual de inscripción de
prestadores y habilitación de servicios de salud
113 Cumplimiento a los cronogramas establecidos
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De Proceso
GAM Gestión de Actualización de las
Condiciones, Estándares y Criterios
del Manual de Habilitación de
Prestadores de Servicios de Salud
10 Gestión de la Prestación de
Servicios de Salud
INTERNAS
Pretender que a través de los requisitos de habilitación se reglamenten asuntos de
competencia de otras áreas del Ministerio de Salud y Protección Social, aún no
regulados.
Presentación de eventos adversos frecuentes que induzcan a la toma de decisiones
apresuradas, sin el debido análisis técnico, científico y jurídico.
Desconocer los documentos asociados al proceso.
EXTERNAS
Formulación de iniciativas legislativas que vuelvan obligatorios requisitos para la
atención en salud, no incluidos en habilitación.
Cambios en la tecnología biomédica (discontinuidad de equipamiento o generación de
equipos de tecnología avanzada).
PROBABILIDAD
Evitar la inclusión de temas pendientes de reglamentar por otras áreas del
Ministerio en el Manual de inscripción de prestadores y habilitación de
servicios de salud.
Validar el texto final por parte del Director de Prestación de Servicios de Salud
y Atención Primaria
Presentar la propuesta de ajuste y actualización del Manual de Inscripción de
Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud al Viceministro de Salud
Pública y Prestación de Servicios o al Ministro de Salud y Protección Social.
IMPACTO
Posibilitar la actualización del Manual..
Ajustar y actualizar el manual de habilitación de prestación de servicios de
salud.
De ProcesoHSO Habilitación de Servicios
Oncológicos
10 Gestión de la Prestación de
Servicios de Salud
INTERNAS
Falta de asistencia técnica a las Direcciones Territoriales Departamentales y Distritales
para entregar información correcta a los prestadores.
Campos de información insuficientes en el Registro Especial de Prestadores para
registrar todas las novedades.
EXTERNAS
Prestadores desisten de la habilitación del servicios, aún después de haber sido
notificada la visita.
Registro de información incorrecta en el REPS, por parte de los prestadores.
PROBABILIDAD
Brindar asistencia técnica a las Direcciones Territoriales Departamentales y
Distritales para que entreguen información correcta a los prestadores y al
Ministerio.
Socializar la Guía para la Habilitación de Servicios Oncológicos.
Verificar los documentos soporte de la novedad de apertura registrada en el
REPS por la Dirección Territorial de Salud.
Revisar la inscripción del servicio en el reporte de novedades de servicios
oncológicos en el REPS, programar y realizar la visita previa de verificación al
servicio para el cual se solicitó la habilitación.
Realizar auditoría al informe en mesa de evaluación y enviar resultado al
prestador con copia a la DTS.
IMPACTO
Apoyar a las Direcciones Territoriales Departamentales y Distritales a realizar
asistencia a los prestadores de su jurisdicción.
De ProcesoGRD Gestión del Riesgo de Desastre
en Salud
10 Gestión de la Prestación de
Servicios de Salud
INTERNAS
Desconocimiento de las fases y/o actividades del proceso.
Desconocimiento de la normatividad vigente relacionada con la gestión del riesgo.
Error en la formulación del plan de acción
Error en oportunidad de la ejecución de los recursos en todas las fases del proceso y
en la planeación de la vigencia siguiente.
EXTERNAS
Recortes en el presupuesto.
Cambio de Gobierno.
Ocurrencia de eventos adversos naturales y/o antrópicos.
Recortes en el presupuesto.
PROBABILIDAD
Desarrollar las actividades propias del Comité Técnico Asesor de Plan Nacional
de Salud Rural del Ministerio de Salud y Protección Social.
Desarrollar las actividades propias del Comité Técnico Asesor de Apoyo a
Programas de Desarrollo de la Salud del Ministerio de Salud y Protección Social-
.
Desarrollar las actividades propias del Comité de Análisis y Seguimiento al
Presupuesto de los Fondos de la Protección Social del Ministerio de Salud y
Protección Social.
Desarrollar las actividades propias del Subcomité Integrado de Gestión de la
Oficina.
Realizar Jornadas de actualización en cuanto a documentación para la labor
realizada se refiere.
IMPACTO
Desarrollar el Comité Técnico Asesor de Plan Nacional de Salud Rural del
Ministerio de Salud y Protección Social.
Efectuar revisión al Plan de Acción.
De ProcesoARS Análisis de los Recursos del
Sistema General de Seguridad Social
en Salud
11 Análisis de Recursos del
SGSSS y Planeación Financiera
Territorial
INTERNAS
Desconocimiento por parte del personal sobre el SGSSS su normatividad, procesos y
lineamentos del Ministerio.
Insuficiencia de personal para la elaboración de los estudios.
No seguimiento al proceso y procedimientos definidos.
Error tipo humano en la digitación o formulación.
EXTERNAS
Reporte por parte de los actores del SGSSS la información con inconsistencias o por
fuera de los términos requeridos.
Cambio normativo.
Cambios drásticos en los supuestos macroeconómicos.
PROBABILIDAD
Orientar de manera constante al personal en relación con la normatividad y
procedimientos para cada tema.
Realizar control de los resultados por parte del Coordinador del Grupo y del
Director.
Efectuar revisión por parte del Director de Financiamiento Sectorial respecto a
los documentos técnicos antes de su presentación a la alta Dirección del
Ministerio.
Efectuar revisión por parte de la alta Dirección del Ministerio sobre los
documentos técnicos antes de su socialización y/o publicación.
Divulgar los procesos y procedimientos definidos.
IMPACTO
Publicar los informes y estudios en la página Web del Ministerio.
Realizar seguimiento al Cronograma establecido.
De ProcesoPFT Planes Financieros Territoriales
de Salud
11 Análisis de Recursos del
SGSSS y Planeación Financiera
Territorial
INTERNAS
Desconocimiento por parte del personal sobre la normatividad vigente, el proceso y el
procedimiento del Ministerio.
Falta de claridad sobre los criterios de validación a aplicar.
Insuficiencia de personal para asistir el proceso.
Falta de articulación entre las direcciones que participan en el proceso de Planes
Financieros Territoriales de Salud.
EXTERNAS
Cambio normativo.
Reportar por parte de los actores del SGSSS la información incompleta, con
inconsistencias o por fuera de los términos requeridos, tanto para los Planes
Financieros Territoriales de Salud, como para las fuentes con las que se validan.
Rotación de personal a cargo del tema, dentro de las entidades responsables en los
Departamentos y Distritos.
Falta de coordinación interna en las entidades responsables en los Departamentos y
Distritos.
PROBABILIDAD
Definir lineamientos estandarizados para la presentación de Planes Financieros
Territoriales de Salud.
Aplicar los criterios de validación de los Planes Financieros Territoriales de
Salud.
Definir y aplicar los procesos y procedimientos.
Realizar coordinación entre las Direcciones que participan en el proceso.
IMPACTO
Verificación de la información validada por parte del Coordinador.
Moderada
Decisiones erróneas
Al aprobar texto final de la modificación del Manual de
Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de
Salud y enviar propuesta de ajuste normativo a la Dirección
Jurídica.
Alta Moderada
Inexactitud Durante el análisis y elaboración de los documentos técnicos Extrema
Decisiones erróneasDurante la consolidación y validaciones de los Planes
Financieros Territoriales en SaludExtrema
Incumplimiento legal
Al no observar en su totalidad el cumplimiento de las
responsabilidades en el marco de la normatividad
relacionada con la Gestión del Riesgo y de Presupuesto
Nacional
Alta
Al programar y realizar la visita previa de verificación al
servicio para el cual se solicitó la habilitación
Moderada
Baja AsumirPlan de contingencia
formuladoAlta
Documento final del proceso de habilitación de
nuevos servicios oncológicos
Reducir 109
Documento de conclusiones y compromisos de las
reuniones con los profesionales asignados a la
habilitación de servicios de salud
Moderada Reducir 67
Matriz de verificación donde se incorporan los
elementos normativos en las etapas de planeación
del proceso
Decisiones erróneas
(Número de planes financieros territoriales de salud
evaluados en el periodo plurianual/ Total
departamentos y distritos) * 100.
Ver indicador "Conceptos de Planes Financieros
Territoriales de Salud"
Reducir 118Un total de 4 publicaciones de documentos
técnicos al año
Reducir 116
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De ProcesoSFS Saneamiento Financiero del
Sector
11 Análisis de Recursos del
SGSSS y Planeación Financiera
Territorial
INTERNAS
Desconocimiento por parte del personal sobre la normatividad vigente en el
Saneamiento Financiero del Sector, así como el proceso del Ministerio.
Insuficiencia de personal para asistir el proceso.
No contar con los procesos actualizados y socializados.
No contar con la capacidad y conectividad requerida para el registro y procesamiento
de la información en los aplicativos dispuestos para la aclaración y saneamiento de las
deudas
EXTERNAS
Dificultad en la generación de los reportes por partes de los actores del SGSSS, en las
condiciones establecidas por el Ministerio.
Reportar por parte de los actores del SGSSS la información con inconsistencias o por
fuera de los términos requeridos.
Cambio normativo.
PROBABILIDAD
Capacitar al personal acerca de la norma generada y el proceso que se realizará
con relación a ella.
Realizar actualización al proceso.
Realizar validaciones de estructura en los diferentes aplicativos.
Verificar la consistencia en la información.
IMPACTO
Publicar informes en la página Web del Ministerio.
De ProcesoCVS Ciclo de Vida y Reingeniería de
Sistemas de Información
12 Ciclo de Vida y Reingeniería
de Sistemas de Información
INTERNAS
Errónea interpretación del acto administrativo que ampara un sistema de información
misional por parte del usuario funcional, que genera un mal requerimiento.
Falta de conocimiento específico de lo que se quiere, por parte de las dependencias.
Falta de disponibilidad o cambios del personal de las partes interesadas, en la
construcción colectiva para el sistema de información.
Errores en la definición del alcance y/o especificación de requerimientos.
Inapropiada reducción de los tiempos en fases criticas del proyecto como definición
de especificaciones, desarrollo y pruebas.
Falta de seguimiento al desarrollo del proyecto.
Desconocimiento de los lineamientos operativos de la OTIC para el tema de
Desarrollo de software.
No se realizan pruebas al sistema de información desarrollado o actualizado.
Las soluciones planteadas no son adecuadas al requerimiento.
Incidencias de software no atendidas correctamente.
EXTERNAS
Cambios en la normatividad que puedan afectar la normal ejecución del proyecto.
PROBABILIDAD
Revisar el alcance de la solicitud de desarrollo o actualización del software,
entre el solicitante y la Oficina de TIC.
Efectuar reuniones periódicas de seguimiento a la ejecución del plan de trabajo
con el usuario funcional o líderes de las dependencias del Ministerio, para
conocer los avances por actividades especificas.
Realizar la definición de los requerimientos funcionales y no funcionales con
verificación del área funcionales a través del diligenciamiento del formato CVS-
F05 Especificación de requerimiento.
Verificar que los Sistemas de un alto nivel de complejidad sean desarrollados
por expertos en desarrollo de software (fabrica de software) que usan
metodologías de probada validez.
Realizar seguimiento al sistema a través de Subcomités Integrados de Gestión
en la Oficina de TIC.
Involucrar al área funcional primordialmente en las actividades de planes de
pruebas y ejecución de pruebas.
IMPACTO
Aplicar las pólizas de cumplimiento en los contratos de Consultoría para
desarrollo de sistemas de información.
Realizar corrección de un defecto en el software, detectado durante el
mantenimiento a los sistema de información.
De ProcesoCVS Ciclo de Vida y Reingeniería de
Sistemas de Información
12 Ciclo de Vida y Reingeniería
de Sistemas de Información
INTERNAS
El tiempo de ejecución de las actividades de desarrollo exceda el tiempo planeado y
no se alcanza a cumplir la entrega del software.
Se requiere hacer reprocesos en fases previas a la puesta en producción por detectar
errores en el software, tales como: hacer más levantamiento de especificaciones,
análisis, rediseños, nuevos desarrollos, pruebas adicionales.
Cambios del personal clave en algunas de las fases del proyecto.
Insuficiencia o falta de oportunidad de recursos asignados al proyecto.
Falta de conocimiento en la tecnología en la que esta siendo desarrollado el sistema.
No continuidad o renovación tardía del contrato del personal que esta desarrollando
e implantando el software.
Los recursos humanos asignados a la ejecución del proyecto son pocos a los
requeridos.
Sobrecarga de trabajo.
Falta de seguimiento al desarrollo del proyecto.
Cambio de prioridades para los desarrollos de software.
EXTERNAS
Cambios en la normatividad que puedan afectar la normal ejecución del proyecto.
Entrega tardía de datos externos a ser incorporados en el sistema.
PROBABILIDAD
Desarrollar un plan de trabajo y cronograma identificando holguras de tiempo
en la ruta crítica del proyecto.
Efectuar reuniones periódicas de seguimiento a la ejecución del plan de trabajo
con el usuario funcional o líderes de las dependencias del Ministerio, para
conocer los avances por actividades específicas.
Realizar la programación de la contratación de la Oficina de TIC, verificando las
necesidades de recurso humano para el cumplimiento de la entrega de los
productos de software comprometidos.
Realizar pruebas al desarrollo o actualización del software de los sistemas
misionales.
Realizar seguimiento al sistema a través de Subcomités Integrados de Gestión
en la Oficina de TIC.
IMPACTO
Aplicar pólizas de cumplimiento en los contratos de Consultoría para desarrollo
de sistemas de información.
Reprogramar el desarrollo del software para un período posterior, teniendo en
cuenta las prioridades vigentes.
De CorrupciónCVS Ciclo de Vida y Reingeniería de
Sistemas de Información
12 Ciclo de Vida y Reingeniería
de Sistemas de Información
INTERNAS
Falta de verificación de la información de las personas que se contrata (SIGEP y
entidades de Control, etc.)
No se realizan acuerdos de confidencialidad.
Desconocimiento de los efectos sancionatorios por cruces o extracción de
información de las bases de datos de los sistemas de información misionales no
autorizados.
Desconocimiento del Código de Ética del Ministerio.
Inexistencia de Políticas de Seguridad de la Información.
Falta de registro de las operaciones sobre la información reservada y confidencial.
Conflicto de intereses de los servidores públicos o contratistas que ejecutan los cruces
o extracción de información de las bases de datos de los sistemas de información
misionales.
Falta de controles en la ejecución de procesos de cruces o extracción de información
de las bases de datos de los sistemas de información misionales.
No contar con un procedimiento documentado y socializado.
Vulnerabilidad de los sistemas de información.
EXTERNAS
Intereses económicos de terceros.
Intereses políticos.
PROBABILIDAD
Realizar una selección idónea del personal que apoya las actividades del
análisis de fuentes para el Sistema de Gestión de Datos.
Recibir las solicitudes de cruces o extracción de información por parte de los
actores de manera formal y por escrito.
Llevar a cabo la firma del Acuerdo de Confidencialidad definido en la OTIC.
Asumir el Código de Ética del Ministerio.
Documentar, divulgar, socializar y aplicar las Políticas de Seguridad de la
Información.
Ejecutar los procedimientos automáticos de cruces de información o
extracción de datos únicamente sobre bases de datos de producción.
Uso de claves para cifrar la información que se entrega en medio magnético
correspondiente a cruces o extracción de información de las bases de datos de
los sistemas de información misionales.
IMPACTO
Reportar a la Oficina de Control Interno Disciplinario el hecho presentado.
Cerrar y ajustar el acceso a las fuentes de información al detectar uso no
adecuado.
Uso indebido de
información privilegiada
Durante la generación de cruces o extracción de información
de las bases de datos de los sistemas de información
misionales
Incumplimiento de
compromisosPara la entrega del software Extrema Moderada Reducir
122
Sistema de Administración de Acciones Preventivas
y Correctivas con el estado de las acciones frente al
riesgo
Extrema
InexactitudEn el desarrollo o actualización del software de los sistemas
de información misionalesExtrema Baja Asumir
InexactitudDurante el reporte de información de los actores del Sistema
General de Seguridad Social en SaludExtrema Moderada Reducir 117
Plan de contingencia
formulado
Indicador de gestión del proceso:
Porcentaje de aplicativos misionales del SISPRO con
mejoras efectuadas
Indicador de gestión del proceso:
Porcentaje de aplicativos misionales del SISPRO con
mejoras efectuadas
(Informe de deuda del sector generado en el
trimestre (30 días después de generado el reporte
por el aplicativo)/ Informe Programado en cada
trimestre) * 100. Ver Indicador "Oportunidad en la
Generación de los Informes " asociado al Proceso
ARS–Análisis de los Recursos del Sistema General
de Seguridad Social en Salud
(Valor Pagado de las Deudas Reconocidas No
pagadas por ET en el marco de los Decreto 1080 de
2012 y 058 de 2015/Valor Total de la Deudas
Reconocidas No pagadas por ET en el marco de los
Decreto 1080 de 2012 y 058 de 2015) * 100. Ver
indicador "Estado de Pago de las Deudas" asociado
al Proceso SFS Saneamiento Financiero del Sector
103
Moderada Reducir
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De ProcesoIFD Integración de Datos de Nuevas
Fuentes al Sistema de Gestión de
Datos
13 Integración de Datos de
Nuevas Fuentes al Sistema de
Gestión de Datos
INTERNAS
Aplicación errónea de criterios o instrucciones en cualquiera de las fases del proceso
de integración.
Falta de compromiso de las partes interesadas en la construcción del modelo.
Falta de conocimiento específico de lo que se quiere, por parte de los usuarios.
Omisión del análisis de datos requeridos en la construcción del modelo
multidimensional.
Cambios de personal que afecten negativamente cualquiera de las fases del proceso
de integración.
Falta de seguimiento al proyecto.
Errores en la definición del requerimiento para la integración de las fuentes de
información.
No se realizan pruebas al cubo de información desarrollado.
El cubo desarrollado no es adecuado al requerimiento.
EXTERNAS
Cambios en la normatividad que puedan afectar la normal ejecución del cubo
dispuesto.
PROBABILIDAD
Realizar el análisis de las solicitudes generadas por los usuarios respecto a la
inclusión de una nueva fuente.
Verificar que existan anexos técnicos para el reporte de información de datos,
o el uso de un acto administrativo en el que se encuentre el anexo técnico
mediante el cual se vaya a reportar los datos a ser cargados.
Realizar la ejecución de pruebas con los funcionarios encargados por parte de
las áreas misionales para comprobar la funcionalidad del modelo
multidimensional.
Llevar a cabo el seguimiento al desarrollo del modelo multidimensional para la
incorporación de una fuente a la Bodega de Datos.
Realizar seguimiento al sistema a través de Subcomités Integrados de Gestión
en la Oficina de TIC.
Verificar el diligenciamiento del formato FD-F01 Análisis de Fuentes y
Perfilamiento de Datos en el cual se documenta el análisis de la fuente de
datos.
IMPACTO
Pólizas de cumplimiento en los contratos de Consultoría.
Realizar ajustes al cubo en producción para dar cumplimiento a los requisitos
definidos por el usuario
De CorrupciónIFD Integración de Datos de Nuevas
Fuentes al Sistema de Gestión de
Datos
13 Integración de Datos de
Nuevas Fuentes al Sistema de
Gestión de Datos
INTERNAS
No se verifican los antecedentes de las personas que se contratadas a través del SIGEP
e información de Entes de Control.
No se establecen acuerdos de confidencialidad.
Desconocimiento de los efectos sancionatorios por la manipulación indebida de la
información.
Desconocimiento del Código de Ética del Ministerio.
Conflicto de intereses en los servidores públicos o contratistas que ejecutan el
proceso con entidades del sector.
No se tienen implementados esquemas de auditoría, ni trazabilidad al proceso de
carga o manipulación del Sistema de Bodega de Datos.
Vulnerabilidad de los sistemas de información. .
.
EXTERNAS
Presión de terceros para la manipulación de información de tal manera que no se
vean afectados sus intereses.
Intereses económicos del sector.
Presiones políticas.
PROBABILIDAD
Realizar una selección idónea del personal que apoya las actividades del análisis
de fuentes para el Sistema de Gestión de Datos.
Realizar la inducción al personal que ingresa para apoyar las actividades de
gestión de información, respecto al Sistema de Gestión de Datos.
Recibir y analizar las solicitudes de integración de nuevas fuentes de datos por
parte de los actores de manera formal y por escrito.
Asumir el Código de Ética del Ministerio.
Llevar a cabo la firma del Acuerdo de Confidencialidad definido en la OTIC.
Efectuar de forma programada pruebas de vulnerabilidad y Ethical Hacking a
los servidores en los que se encuentra la Bodega de Datos.
IMPACTO
Reportar a la Oficina de Control Interno Disciplinario el hecho presentado.
De ProcesoGRP Gestión de Regulación de
Precios de Medicamentos
14 Gestión de Medicamentos y
Tecnologías en Salud
INTERNAS
Desconocimiento de la metodología para la regulación de precios.
Bases de datos de información de medicamentos desactualizadas.
No contar con el personal suficiente para la ejecución del proceso.
No se realiza retroalimentación con los actores interesados del sistema.
Alta rotación de personal.
No contar con el espacio y recursos adecuados para la ejecución del proceso.
No contar con herramientas tecnológicas apropiadas para el levantamiento de
precios.
EXTERNAS
Presiones políticas.
No contar con acceso a la información y bases de datos públicas.
PROBABILIDAD
Estandarizar las bases de datos de insumo para la regulación de precios de los
medicamentos.
Realizar consulta pública de: a) los mercados relevantes a observar, b)
priorización de los mercados concentrados para referenciar, c) Ficha de
regulación de precios de medicamentos, d) mercados relevantes a observar, e)
índices IHH.
Realizar el chequeo cruzado entre el cálculo del Índice de Herfindahl -
Hirschman - IHH calculado manualmente, respecto al obtenido a través del
Aplicativo de la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio), para realizar
los ajustes en caso de ser necesario y priorizar los mercados concentrados que
serán referenciados.
Verificar que los CUM del listado de medicamentos priorizados, coincidan con
la base de registros de medicamentos del INVIMA (esta base se descarga de la
página Web del INVIMA), teniendo en cuenta los siguientes criterios de
estandarización.
Revisar el cálculo de la base de datos del aplicativo SIC, con respecto a la base
de datos con el cálculo del IHH por mercado relevante, con la marcación si el
IHH > 2500.
Verificar el listado de medicamentos en la Base del cálculo por mercado
relevante con IHH>2500, contra los precios establecidos en las bases de datos
descargables y online de cada uno de los países referentes para el
levantamiento de precios, para el período de referencia.
Verificar que la información contenida en la Base de datos del levantamiento
de precios de medicamentos, corresponda con los soportes descargados y
consultados online, teniendo en cuenta nombre comercial, forma
farmacéutica, cantidad de presentación, principio activo, precio menor y
precios atípicos.
De CorrupciónGRP Gestión de Regulación de
Precios de Medicamentos
14 Gestión de Medicamentos y
Tecnologías en Salud
INTERNAS
Conflicto de intereses en los servidores públicos o contratistas que ejecutan el
proceso con empresas del sector.
No contar con controles claramente definidos para el proceso de regulación de
precios de medicamentos.
No contar con procesos y procedimientos documentados y socializados.
Falta de ética de los funcionarios y contratistas que realizan el proceso de regulación
de precios de medicamentos.
No contar con mecanismos de publicación y socialización de los listados de
medicamentos a ser regulados, la conformación de los mercados relevantes y de la
ficha de regulación.
EXTERNAS
Intereses económicos del sector.
Presiones políticas.
Débil participación ciudadana y control social.
PROBABILIDAD
Recibir y publicar las solicitudes por parte de los actores de manera formal y
por escrito.
Divulgar los listados de medicamentos a ser regulados, la conformación de los
mercados relevantes y la ficha final de regulación.
Realizar reuniones con los actores involucrados en la regulación, en presencia
de un número plural de servidores públicos o contratistas del Ministerio.
Realizar consulta pública de: a) los mercados relevantes a observar, b)
priorización de los mercados concentrados para referenciar, c) Ficha de
regulación de precios de medicamentos, d) mercados relevantes a observar, e)
índices IHH.
Guardar los soportes de los levantamientos de los precios, en la carpeta
compartida de la Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud.
IMPACTO
Realizar investigación disciplinaria contra el funcionario y/o el operador.
De ProcesoABC Adjudicación, Renovación y
Condonación de Becas Crédito en
Salud
15 Desarrollo del Talento
Humano en Salud
INTERNAS
Desconocimiento de las fases y/o actividades del proceso, por parte de las personas
responsables dentro de la Dirección del Desarrollo del Talento Humano en Salud.
EXTERNAS
Reducción del presupuesto asignado al programa de Becas Crédito.
Perdida de interés en fortalecer o promocionar el programa de Becas Crédito.
Cambio en la normatividad.
Fallos o cambios en los sistemas de información que soportan el programa de becas
crédito en el Icetex.
PROBABILIDAD
Realizar informe de supervisión y seguimiento al Convenio.
IMPACTO
Realizar ajuste al Informe de gestión.
InexactitudDel modelo multidimensional construido para una fuente de
datos a ser incorporada a la Bodega de Datos
Uso indebido de
información privilegiadaDurante la gestión de la información en la Bodega de Datos
Incumplimiento de
compromisos
Al presentarse desconocimiento de las responsabilidades
definidas para cada uno de los actores que intervienen en las
etapas del proceso.
Extrema Moderada Evitar
Baja AsumirExtrema
ABC-01 Plan de
mejoramiento
Cumplimiento a los compromisos de la Dirección
del Desarrollo del Talento Humano en Salud,
acordados en el Comité del Fondo de Becas
Moderada Reducir 120
Sistema de Administración de Acciones Preventivas
y Correctivas con el estado de las acciones frente al
riesgo
Sistema de Administración de Acciones Preventivas
y Correctivas con el estado de las acciones frente al
riesgo
Indicador de gestión del proceso:
Porcentaje de ahorro por regulación de precios de
medicamentos
Plan de contingencia
formulado
Oportunidad en el reporte de fuentes de
información a la bodega de datos
Extrema
Decisiones ajustadas a
intereses propios o de
terceros
Durante la regulación de precios de medicamentos Extrema Moderada Reducir 113
InexactitudDe la información contenida en la ficha de regulación de
precios de medicamentosExtrema Baja Asumir
Plan de contingencia
formulado
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De ProcesoCPS Calidad y Pertinencia en los
Programas de Formación del Talento
Humano en Salud
15 Desarrollo del Talento
Humano en Salud
INTERNAS
Desconocimiento de las fases y/o actividades del proceso.
Desconocimiento de normatividad.
EXTERNAS
Diferencia de Criterios entre el Ministerio de Salud y Protección Social y el Ministerio
de Educación Nacional.
Cambio de normatividad.
PROBABILIDAD
Efectuar revisión documental de la relación docencia servicio de los programas
nuevos de educación superior.
IMPACTO
Hacer seguimiento a los programas de formación del área de la salud
aprobados por el Ministerio de educación.
De ProcesoCPS Calidad y Pertinencia en los
Programas de Formación del Talento
Humano en Salud
15 Desarrollo del Talento
Humano en Salud
INTERNAS
Desconocimiento de las fases y/o actividades del proceso.
Desconocimiento de la normatividad.
EXTERNAS
El Ministerio de Educación Nacional no informe y envié el respectivo concepto y la
base de datos de visitas a IPS.
Cambio de normatividad.
PROBABILIDAD
Revisar conforme al Decreto 4904 de 2009 las solicitudes enviadas de concepto
técnico previo por parte de las instituciones educativas.
Efectuar revisión documental de los escenarios de prácticas: convenios
docencia servicio y los anexos del Acuerdo 153 de 2012.
IMPACTO
Reubicar el lugar de practica para el alumno.
De ProcesoGIS Gestión de Información del
Talento Humano en Salud
15 Desarrollo del Talento
Humano en Salud
INTERNAS
Ausencia de un proceso para la gestión de información del talento humano en salud.
Desconocimiento de la importancia de identificar, definir, validar, consolidar y analizar
la información del talento humano en salud.
Ausencia de plataforma tecnológica que facilite los procesos de intercambio, gestión y
disposición de la información.
Ausencia de personas con las competencias necesarias para apoyar la gestión de la
información del talento humano en salud.
EXTERNAS
Resistencia de los actores al reporte de datos necesarios para gestionar la información
del talento humano en salud.
Ausencia de un sistema de información definido, integrado al SISPRO en las diferentes
etapas del ciclo laboral, articulado con todas las fuentes de información en los ámbitos
nacional y territorial.
PROBABILIDAD
Recibir, validar, depurar, consolidar y preparar las salidas de información.
IMPACTO
Establecer indicadores para el seguimiento y la evaluación del talento humano
en salud.
Gestionar información y conocimiento a través del Observatorio de Talento
Humano en Salud.
De ProcesoASS Análisis de la Situación en Salud
en las Entidades Territoriales
16 Planeación, Monitoreo y
Evaluación de los Resultados en
Salud Pública
INTERNAS
El personal no es suficiente para realizar la asistencia técnica hasta el ámbito
municipal.
Inoportunidad en la entrega de información existente en la ruta de salida de la
información.
Demoras y complejidad en los procesos administrativos contractuales en la Oficina de
Gestión Contractual.
Recorte presupuestal que ponen en desventaja el proceso de elaboración del ASIS.
Actualización continua de información en SISPRO lo que afecta las consultas
realizadas, para la construcción de los ASIS.
Ausencia de alguna información en SISPRO.
EXTERNAS
Falta de acceso a internet y equipos de computo que responda a las necesidades de
apoyo tecnológico para elaborar los ASIS en las Entidades Territoriales.
Ausencia o inoportunidad de información clave para el diagnóstico de salud
relacionado con los determinantes sociales de la salud que dependen de otros
sectores.
La dificultad en la accesibilidad geográfica por parte de los responsables de la
elaboración del ASIS para recibir asistencia técnica.
Incumplimiento por parte del personal en la aplicación de los lineamientos técnicos y
metodológicos para la elaboración del ASIS.
Falta de reconocimiento del ASIS como un instrumentos para la toma de decisiones,
por parte del gobernante.
Sobre carga de las responsabilidades asignadas a los profesionales responsables de
hacer el ASIS en las Entidades Territoriales.
Alta rotación del personal que elabora el ASIS en las entidades territoriales.
PROBABILIDAD
Diseñar y aplicar la guía metodológica unificada y vigente.
Efectuar requerimientos específicos de información a la Oficina de TIC.
Desarrollar un curso virtual de ASIS para fortalecer las capacidades técnicas del
personal en las entidades territoriales las cuales tiene a cargo este proceso.
Realizar trasferencia de recursos financieros Fosyga a las entidades territoriales
departamentales y distritales para la contratación de profesionales que apoyen
la elaboración del ASIS en departamentos, distritos y Municipios.
Realizar convenios administrativos con otras entidades de carácter nacional,
para la obtención de información.
Implementar estrategias de asistencia técnica en modalidad virtual que
permitan manejar las dificultades en la accesibilidad geográfica por parte de
los responsables de la elaboración del ASIS.
Brindar asistencia técnica presencial a todos los departamentos con sus
municipios para la capacitación metodológica y posteriormente cursos
remediales a los departamentos con dificultades para elaborar el ASIS.
Contratar profesionales que justifican los conocimientos previos requeridos.
Generar un requerimiento de carácter permanente a la Oficina de TIC, el cual
estipuló la calidad, la cantidad, contenido, flujos y periodicidad de la
información requerida.
Realizar delegación especifica de un profesional con formación en derecho,
para gestionar los procesos contractuales de la Dirección.
Delegar profesionales referentes por entidades territoriales de salud
designadas, para la verificación de la calidad y la completitud del ASIS.
Realiza notas a pie de página en los documentos ASIS que hacen referencia a la
fecha de consulta de los datos.
Utilizar listas de chequeo que verifican la adherencia a la Guía Metodológica en
los Documentos ASIS.
De ProcesoGFC Gestión del Conocimiento y
Fuentes de Información
16 Planeación, Monitoreo y
Evaluación de los Resultados en
Salud Pública
INTERNAS
Desconocimiento de los Procesos del Grupo por parte de las otros dependencias
dentro del MSPS.
Mediana estandarización en el flujo de datos e información.
Recorte presupuestal que impide el desarrollo de nuevos procesos.
Insuficiente personal para responder al volumen de requerimientos actuales.
Demoras y complejidad en los procesos administrativos contractuales.
EXTERNAS
Demora en el establecimiento de compromisos y cumplimiento por parte de las
instituciones que generan y gestionan la información relevante.
Recorte presupuestal que afecta el desarrollo al interior del MSPS.
Desactualización de las herramientas informáticas, lo cual afecta también a las
direcciones territoriales.
PROBABILIDAD
Desarrollar estrategias que permitan la organización y documentación de
procesos.
Generar documentación y estandarización de flujos de datos.
Contratar personal de apoyo en condiciones específicas.
Realizar trabajo articulado con otras áreas y organismos internacionales,
instituciones publicas y privadas.
Articular con la OTIC.
Facilitar el acceso a bases de datos, informes y publicaciones del Ministerio.
Generar metodologías que permitan el uso de medios virtuales para la
divulgación de información.
IMPACTO
Generar estrategias para verificar la calidad, consistencia y oportunidad de la
información y de los datos.
Estandarizar las definiciones y criterios de producción de los indicadores.
Establecer los canales de acceso y disponibilidad de la información.
Realizar capacitaciones del proceso de Gestión del conocimiento y Fuentes de
Información a la Oficina de Control Interno y Oficina Asesora de Planeación y
Estudios Sectoriales.
De Proceso PDS Planeación en Salud
16 Planeación, Monitoreo y
Evaluación de los Resultados en
Salud Pública
INTERNAS
Personal insuficiente para el desarrollo de las fases propuestas.
Demoras y complejidad en los procesos administrativos contractuales.
Recorte presupuestal que ponen en desventaja el proceso de comunicación, mercado
y movilización social y la disposición de información de salud para el análisis.
Falta de oportunidad en la capacidad de respuesta frente a requerimientos de
desarrollos en sistemas de información.
EXTERNAS
Intereses de los mandatarios de turno diferentes al horizonte del Plan.
Alteraciones de orden público.
Falta de disposición de recursos financieros en los territorios para apoyar la
comunicación, mercadeo y movilización social de los actores involucrados.
Desastres naturales.
PROBABILIDAD
Realizar convenios de cooperación internacional con una agencia específica
para el manejo demográfico en los territorios.
Capacitar, sistematizar y estandarizar los mensajes, temas y herramientas para
los equipos multiplicadores.
Programar grupos internos de trabajo con las diferentes áreas misionales.
Realizar soporte con recurso humano, tecnológico e insumo a la Oficina de TIC.
Realizar asignación exclusiva de personal para el desarrollo del proceso
contractual (procedimiento interno y lista de chequeo).
Ajustar y adaptar la metodológica para el despliegue y difusión de las
metodologías y herramientas en el marco del Plan Decenal de Salud Pública al
territorio nacional.
Ajustar el modelo actual de asistencia técnica unificado para el proceso de
comunicación, mercadeo y movilización social y planeación en salud para los
territorios.
Extrema Baja AsumirPlan de contingencia
formulado
InexactitudEn la información que provee el Análisis de Situación en
Salud (ASIS)
Incumplimiento de
compromisos
Durante el proceso de despliegue y difusión de las
metodologías y herramientas en el marco del Plan Decenal
de Salud Pública al Territorio Nacional
AltaPlan de contingencia
formuladoBaja Asumir
* Elaborar e implementar los lineamientos para la
operación de los planes de salud territoriales y el
funcionamiento de la comisión intersectorial de
salud pública.
* Desarrollar el modelo de asistencia técnica para la
implementación de los planes de salud en las
entidades territoriales, EPS y otros actores de
sistema bajo la metodología Pase a la Equidad en
Salud.
(Fuente: Plan de acción de la Dirección de
Epidemiología y Demografía)
Actividad del plan de acción. Código 2200-04-04-01
Decisiones erróneas
en la asignación de cupos para un escenario de practica no
visitado o con concepto no favorable para ser escenario de
práctica formativa.
CPS-02 Plan de
mejoramiento
Número de conceptos emitidos por Conaces, con
sentido no favorableAlta
Decisiones erróneas
Reuniones del Subcomité de Gestión realizadas
para hacer seguimiento al proceso de gestión de
información / Reuniones del subcomité de gestión
programadas para hacer seguimiento al proceso de
gestión de información
Alta Baja AsumirPlan de contingencia
formulado
Incumplimiento de
compromisosEn la respuesta oportuna a requerimientos de información
Incumplimiento de
compromisos
Entrega incompleta de la documentación requerida por la
Dirección Del Desarrollo Del Talento Humano En Salud, para
evaluar la pertinencia de los nuevos programas académicos
de educación superior en el área de la salud.
Alta Moderada EvitarCPS-01 Plan de
mejoramiento
Número de errores presentados en la
documentación entregada
ASIS revisados, realimentados y ajustados mediante
lista de chequeo. Realimentación de los datos con
SISPRO y la entidad territorial.
Al existir ausencia de información precisa y confiable,
producida sistemáticamente, para sustentar la formulación
de política y realizar el seguimiento, monitoreo y evaluación
del talento humano en salud
Alta Moderada EvitarGIS-01 Plan de
mejoramiento
Moderada Evitar
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De Proceso VPS Vigilancia en Salud
16 Planeación, Monitoreo y
Evaluación de los Resultados en
Salud Pública
INTERNAS
Personal insuficiente para el desarrollo de las fases propuestas.
Demoras y complejidad en los procesos administrativos contractuales.
Recorte presupuestal que impide el desarrollo de nuevos procesos y nuevos equipos
en Vigilancia.
Falta de oportunidad en la respuesta frente a requerimientos de desarrollos en
sistemas de información.
EXTERNAS
La red de tecnología dada a las entidades territoriales tiene interrupciones en la
dedicación a los procesos de Vigilancia por cambio de la destinación por parte de la
entidad.
Falta desarrollar nuevos procesos que involucran nuevos actores de acuerdo a sus
funciones y competencias lo que impide un adecuado abordaje intersectorial de los
eventos.
Falta de tecnologías eficientes que permitan el análisis masivo de información en
corto tiempo para garantizar la oportunidad.
Falta de oportunidad en la llegada de información externa al Ministerio debido a
procesos y herramientas de información obsoletos o no integrados por parte del
INVIMA y el INS.
El comportamiento epidemiológico de los fenómenos supera la capacidad instalada.
PROBABILIDAD
Contratar personal de apoyo en condiciones especificas.
Realizar estrategias de difusión de los procesos y procedimientos del área.
Definir el Plan de capacitación en temas específicos al personal, de manera
compartida con otras direcciones del MSPS.
Efectuar seguimiento al uso de las tecnologías entregadas a las entidades
territoriales.
Realizar seguimiento frente a la identificación de los demás actores, sus
funciones y competencias.
Crear el Grupo de Vigilancia para el MSPS.
Realizar la planeación anticipada del personal requerido y los perfiles
necesarios para cada tipo de vigilancia.
Efectuar reuniones con la OTIC y el INS para integración de la información.
Desarrollar el cubo de SIVIGILA en SISPRO.
Desarrollar la APP Colombia Si Vigila.
IMPACTO
Contar con el Centro Nacional de enlace que con ayuda del equipo de
respuesta inmediata del INS apoyan las respuestas emergentes 7x 24.
Contar con un plan de contingencias multiriesgos para ser desplegado en casos
específicos.
Hacer planes adicionales de preparación y respuestas para casos especiales con
capacitación directa a todo el territorio nacional.
Realizar acompañamiento directo 7 x 24 a todos los puntos de entrada.
De Proceso GTH Gestión del Talento Humano 17 Gestión del Talento Humano
INTERNAS
Falta de compromiso de los Directivos y servidores públicos.
Estrategias inadecuadas para realizar la inducción.
PROBABILIDAD
Revisar las estrategias de inducción.
Socializar el proceso de inducción en comités.
IMPACTO
Publicar en los diferentes medios del Ministerio de: la estructura, la planta de
personal, el Manual de Funciones y Normativa del Ministerio.
De Corrupción GTH Gestión del Talento Humano 17 Gestión del Talento Humano
INTERNAS
Vulnerabilidad del sistema de información.
Desconocimiento del marco normativo.
PROBABILIDAD
Verificar que las novedades de nómina ingresadas al sistema estén acordes
con el informe de pre nómina.
Revisar el registro de transacciones que deja el sistema frente a la información
que es susceptible de modificación por los usuarios del Sistema de Nómina.
IMPACTO
Ajustar el Sistema de Nómina con la información correcta.
De Proceso GCO Gestión de Contratación 18 Gestión Contractual
INTERNAS
Inaplicabilidad de controles, procesos, procedimientos establecidos para la
supervisión de los contratos.
Deficiente e inoportuno control y seguimiento a la ejecución de las obligaciones y
objeto contractual por parte del supervisor.
Falta de adaptabilidad a las nuevas herramientas tecnológicas de la entidad.
PROBABILIDAD
Aprobar la documentación relacionada con el proceso de Gestión de
Contratación.
Aplicar el acto administrativo de supervisión y/o interventoría y demás
documentos relacionados con la actividad de supervisión.
Utilizar herramientas tecnológicas con información contractual.
Designar supervisores o supervisores de los contratos, convenios o negocios
jurídicos de naturaleza contractual
IMPACTO
Aplicar el procedimiento de Imposición de Multas, Sanciones y Declaratorias de
Incumplimiento al contratista.
Hacer efectiva la garantía de cumplimiento del contrato o convenio.
Iniciar investigación proceso sancionatorio a supervisores de contratos o
convenios. .
De Proceso GCO Gestión de Contratación 18 Gestión Contractual
INTERNAS
Designación de personal sin la experticia técnica para la preparación de los
documentos previos a la solicitud de la necesidad.
No contar con procesos, procedimientos, manuales, instructivos y formatos
documentados y debidamente socializados.
No contar con la información técnica necesaria para estructurar los documentos
previos actualizados.
Falta de capacitación frente a la elaboración de los documentos previos para la
adquisición de bienes, servicios u obras.
EXTERNAS
Cambios normativos.
Cambio de gobierno que implican nuevas políticas públicas.
No contar con canales de comunicación apropiados con otras entidades y/o agencias
estatales.
PROBABILIDAD
Aprobar documentación relacionada con el proceso de gestión de
contratación.
Utilizar formatos e instructivos para estudios previos asociados a los diferentes
procesos de selección.
Revisar de manera previa y posterior los documentos asociados a los
diferentes procesos de selección por parte del Grupo de Gestión Contractual.
Utilizar herramientas tecnológicas con información contractual.
Realizar comité asesor de contratación.
IMPACTO
Realizar una revisión exhaustiva a la documentación asociada al respectivo
proceso de selección por parte del grupo gestión contractual y la dependencia
solicitante.
Hacer efectiva la garantía de cumplimiento del contrato.
Realizar una adecuada supervisión al contrato, convenio o negocio jurídico de
naturaleza contractual.
De Corrupción GCO Gestión de Contratación 18 Gestión Contractual
INTERNAS
No contar con la información técnica necesaria para estructurar los documentos
previos de acuerdo al proceso de selección.
Omisión de la normatividad jurídica, técnica y financiera en los documentos previos y
el pliego de condiciones.
Inaplicabilidad o ausencia de controles, procesos, procedimientos establecidos para la
contratación.
Falta de Competencia del servidor público que lleva el proceso de selección.
EXTERNAS
Presiones políticas.
Intereses particulares.
PROBABILIDAD
Verificar los requisitos mínimos legales, técnicos y financieros por parte del
Grupo de Gestión Contractual y la dependencia solicitante del proceso de
selección.
Realizar comité asesor de contratación para revisar aspectos del proceso de
selección.
Publicar la documentación exigida por la normatividad vigente en el SECOP.
Utilizar herramientas tecnológicas con información contractual.
Validar hoja de vida y soportes de contratistas (personas naturales) en el SIGEP.
IMPACTO
Iniciar investigación penal.
Iniciar investigación disciplinaria.
Iniciar Investigación fiscal.
Durante la etapa de planeación, selección, verificación y
suscripción del contrato, convenio o negocio de naturaleza
jurídica contractual (Grupo de Gestión Contractual)
Extrema
Incumplimiento de
compromisosEn la disposición y entrega oportuna de la información Extrema Sistema de Monitoreo de Eventos (SIME)
Uso indebido de
información privilegiada
Moderada Reducir
Plan de contingencia
formulado
Incumplimiento de
compromisos
De supervisión a contratos, convenios o negocios jurídicos
de naturaleza contractual (Grupo de Gestión Contractual)Extrema
Plan de contingencia
formuladoEstado del Plan de Contingencia frente al riesgo
Incumplimiento de
compromisosAl no realizar el proceso de inducción Moderada Baja Reducir
GTH-01 Plan de
mejoramiento
Baja Asumir
Desvío de recursos físicos
o económicos
Baja Asumir
Al alterar información en el registro de novedades, archivos
de salida y documentos soporte del Sistema de NóminaAlta Baja Asumir
Plan de contingencia
formuladoValidación del cargue de la nómina en SIIF
No. de servidores públicos con proceso de
inducción / No. De personas que ingresan al
Ministerio
Reducir 99.1 y 99.2Herramienta de gestión contractual de la
Subdirección Administrativa
Herramienta de Gestión Contractual de la
Subdirección Administrativa99.2
Inexactitud
En la planeación de la necesidad y preparación de los
documentos previos para la adquisición oportuna de bienes
y servicios por parte del Ministerio (Grupo de Gestión
Contractual)
Extrema Moderada
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De Corrupción GCO Gestión de Contratación 18 Gestión Contractual
INTERNAS
Inaplicabilidad de controles, procesos, procedimientos establecidos para la
supervisión de los contratos.
Desconocimiento e inaplicabilidad de la normatividad jurídica, técnica y financiera en
la supervisión.
Falta de imparcialidad y objetividad del o los servidores públicos responsables de la
supervisión.
No contar con información contractual estandarizada en herramientas tecnológicas.
EXTERNAS
Presiones a nivel jerárquico.
Presiones de los proponentes.
Presiones políticas.
PROBABILIDAD
Verificar cumplimiento de requisitos técnicos por parte del supervisor.
Publicar informes parciales y finales de ejecución, cumplimiento y recibo a
satisfacción de contratos, convenios o negocio jurídico de naturaleza
contractual previamente avalados por el supervisor.
Definir las responsabilidades para el ejercicio de la Supervisión de contratos,
convenios o negocio jurídico de naturaleza contractual en el Ministerio.
Liquidar del contrato
IMPACTO
Iniciar investigación penal.
Iniciar investigación disciplinaria.
Iniciar Investigación fiscal. .
De Proceso GDO Gestión Documental 19 Gestión Documental
INTERNAS
Falta de cuidado al transcribir los datos de contacto.
Falta de verificación de los datos contenidos en la respuesta por parte de quien firma
la comunicación.
Desconocimiento de los beneficios de la herramienta de gestión documental.
EXTERNAS
Por error del ciudadano al suministrar los datos de contacto.
Fallas en la entrega por parte del Operador contratado para la distribución de la
correspondencia.
PROBABILIDAD
Validar en el Sistema de Gestión Documental, digitalizando el documento y
asociándolo al radicado.
Recibir la planilla y verificar contra los documentos entregados que no tenga
ninguna inconsistencia, firma y devuelve copia a la dependencia
IMPACTO
Verificar los requisitos para el envío de comunicaciones.
De Proceso GDO Gestión Documental 19 Gestión Documental
INTERNAS
Mala digitación de los datos del documento de entrada.
Descuido.
No se validan los documentos al momento de digitalizar.
Ubicación errada en los casilleros.
Falta de sensibilización de los funcionarios responsables de la radicación.
Incendio accidental o provocado.
Alto volumen de documentación que ingresa a la entidad.
EXTERNAS
Catástrofes medioambientales (terremoto, inundación etc.).
Acceso de personal no autorizado a la dependencia.
PROBABILIDAD
Retroalimentar, capacitar y concientizar a los servidores públicos que realizan
la tarea.
Validar los datos del remitente y competencia de la entidad.
Verificar los documentos en la digitalización y ubicación en casilleros.
IMPACTO
Generar planilla de documentos radicados y digitalizados, verificar contra
documentos físicos y entregar al archivo para su correspondiente ingreso al
expediente y/o carpeta.
De Proceso GDO Gestión Documental 19 Gestión Documental
INTERNAS
No se cuenta con un sistema de información para llevar la trazabilidad del documento.
Descuido.
Ausencia de instrumentos de control.
PROBABILIDAD
Realizar el Inventario Documental.
Entregar el expediente diligenciando el formato GDO-F05 Consulta-préstamo
archivo central con las respectivas firmas (tiempo máximo de préstamo 15 días
hábiles).
Registro del documento préstamo en aplicativo.
IMPACTO
Recibir el expediente prestado y firmar el formato GDO-F05 Consulta-préstamo
archivo central.
De ProcesoASI Administración de Sistemas de
Información
20 Administración de Sistemas
de Información
INTERNAS
Desconocimiento o incumplimiento de los requisitos contemplados en el
procedimiento ASI-P02 Ingreso de Aplicaciones Misionales al Centro de Datos.
Falta de conocimiento de las tecnologías en las que se encuentra funcionando los
sistemas de información misionales.
No contar con recursos: presupuestales, personas, documentos, destinados para la
administración del sistema.
Desconocimiento de los requisitos de configuración requeridos por el sistema de
información para que esté disponible.
EXTERNAS
Cambios en la normatividad que puedan afectar la ejecución presupuestal requerida
para la operación en el Ministerio.
Demora o falta de recursos tecnológicos del proveedor para realizar el
acondicionamiento y entrega de los servidores en los que se instala el sistema de
información.
PROBABILIDAD
Efectuar reuniones de entendimiento entre los usuarios funcionales, el
proveedor del servicio y el responsable de la OTIC para definir el alcance de los
servicios a solicitar.
Realizar reuniones con las direcciones misionales del MSPS, para evaluar las
propuestas de sistemas de información a ser desarrollados o adquiridos, y
definir los presupuestos de inversión.
Centralizar el contacto para aprovisionar los recursos de infraestructura
necesaria, entre el proveedor del Centro de Datos y los profesionales de la
temática de infraestructura y seguridad de la OTIC.
Revisar el cumplimiento de los parámetros para la recepción de software
misional, elaborado por terceros o donado, a través del formato ASI-F03
Definición de Línea Base Infraestructura para recepción aplicativos OTIC.
Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de seguimiento por servicios, con
el proveedor.
Realizar validaciones y pruebas de aceptación al aplicativo. .
IMPACTO
Reprogramación de ingreso del sistema de información al centro de computo.
De ProcesoASI Administración de Sistemas de
Información
20 Administración de Sistemas
de Información
INTERNAS
Los niveles de servicio acordados en el contrato del proveedor del servicio centro de
computo no se cumplen.
Bajo seguimiento y retroalimentación a los servicios ofrecidos por el proveedor del
Centro de Datos.
Falta de entendimiento por las partes respecto a las especificaciones para la operación
del sistema.
Falta de seguimiento a la disponibilidad de los sistemas de información por parte de
los responsables de la OTIC.
Carencia de elementos redundantes en los centros de cómputo que garanticen la
continuidad del servicio para el sistema de información, en caso de presentarse
eventos indeseados.
Generación de actos administrativos simultáneos que usan los servicios del Centro de
datos externo, sin contar con una planeación tanto en tiempo como de recursos.
No continuidad o renovación tardía del contrato del proveedor del servicio centro de
computo en el que se encuentran instalados los sistemas de información misionales.
Falta de conocimiento de los responsables de la operación de los sistemas de
información misionales.
EXTERNAS
Daños en la infraestructura asignada a los sistemas de información.
Ataques cibernéticos a los sistemas de información misionales
Cambios en la normatividad que puedan afectar la normal operación del sistema de
información.
Fallas en la conectividad de los proveedores del servicio.
PROBABILIDAD
Monitorear en la consola tanto las operaciones diarias realizadas en los
sistemas de información misionales, así como la disponibilidad de los sistemas
de información por parte del personal encargado.
Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de seguimiento por servicios, con
el proveedor.
Disponer la cláusula de Acuerdos de niveles de servicio en el contrato del
proveedor de centros de computo, especificando si es el caso, para cada
sistema de información misional los requerimientos propios.
Realizar seguimiento a la disponibilidad de los sistemas de información
misionales a través de Subcomités Integrados de Gestión en la Oficina de TIC.
Distribuir las aplicaciones misionales criticas entre los servidores dispuestos por
el Centro de Datos.
Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de seguimiento por servicios, con
el proveedor.
Realizar la aplicación de los parches sobre los servidores del Centro de Datos
Externo, en los que operan los sistemas de información misionales.
IMPACTO
Aplicar las pólizas de cumplimiento en los contratos de Consultoría para
desarrollo de sistemas de información.
Dar prioridad a los sistemas de información misionales que deben cumplir
periodos establecidos en actos administrativos, en caso de fallas.
Revisar la causa del incidente para definir los procedimientos a aplicar y realizar
su ejecución.
Incumplimiento legalAl perder documentación desde la radicación hasta la
disposición a la dependencia
Plan de contingencia
formulado
Extrema
101Extrema
Incumplimiento de
compromisos
En el ingreso de un sistema de información misional al
Centro de Datos
Incumplimiento de
compromisosAl no disponer de los sistemas de información misionales Reducir
Extrema Baja
Inexactitud Al enviar comunicaciones externas Alta Baja AsumirPlan de contingencia
formulado
No. de oficios devueltos por dependencia / Total de
oficios producidos por la dependencia
Incumplimiento legalPor pérdida de documentos entregados en el archivo central
al solicitanteExtrema Moderada Reducir
Indicador de gestión del proceso:
Disponibilidad de la infraestructura tecnológica
para los aplicativos misionales del SISPRO
Durante la ejecución y/o liquidación del contrato (Grupo de
Gestión Contractual)Extrema Baja Asumir Estado del Plan de Contingencia frente al riesgo
Indicador de gestión del proceso:
Disponibilidad de la infraestructura tecnológica
para los aplicativos misionales del SISPRO
110
Revisión mensual de los documentos prestados y
solicitud de devolución en caso de superar los
quince (15) días que se establecen por norma para
el préstamo
Numero de documentos no entregados / Total de
documentos radicados
Decisiones ajustadas a
intereses propios o de
terceros
Moderada
Moderada Reducir 100
AsumirPlan de contingencia
formulado
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De CorrupciónASI Administración de Sistemas de
Información
20 Administración de Sistemas
de Información
INTERNAS
La asignación del perfil del usuario de bases de datos se realiza a criterio propio.
No se cuenta con un documento respecto a la asignación de perfiles de usuario de
bases de datos que incluya la política y la guía de cómo realizarlo.
La persona que realiza la asignación de los perfiles de usuario para acceso no cuenta
con las capacidades técnicas necesarias.
Desconocimiento del Código de Ética del Ministerio.
Inexistencia de políticas de seguridad de la información.
Inexistencia de controles asociados a la asignación de perfiles de usuario para acceder
a la información.
Inadecuado seguimiento a las actividades.
Vulnerabilidad de los sistemas de información.
EXTERNAS
Intereses económicos de agentes privados.
PROBABILIDAD
Diligenciar el formato de solicitud de servicio establecido por el proveedor del
Centro de datos, para la gestión de los perfiles.
Verificar la solicitud de servicio para la gestión de perfiles, por parte de los
funcionarios de la temática de infraestructura y seguridad de la información de
la Oficina de TIC.
Revisar y aprobar al interior de la Oficina de TIC, las hojas de vida del personal
que realiza la asignación de perfiles en el proveedor del Centro de Datos.
Asumir el Código de Ética del Ministerio.
Documentar, divulgar, socializar y aplicar las Políticas de Seguridad de la
Información.
Verificar los perfiles creados contra lo ejecutado por el proveedor del Centro
de Datos.
IMPACTO
Acoger las pólizas establecidas en el Acuerdo Marco de Precios para el
proveedor de Centro de Datos.
Reportar a la Oficina de Control Interno Disciplinario el hecho presentado.
De Proceso SIN Soporte Informático21 Gestión de Soporte a las
Tecnologías
INTERNAS
No tener una política de backups definida y operando
No contar con los sistemas de seguridad tecnológica - antivirus, firewall
Obsolescencia tecnológica
Control de acceso físico al centro de cómputo
No contar con los niveles de seguridad tecnológica - usuario y contraseña
Uso mal intencionado e inapropiado de sistemas y datos
Descarga de archivos desconocidos e ingreso a sitios inseguros
Fallas de Hardware y Software
EXTERNAS
Ataque tecnológico
Espionaje
Virus informáticos
PROBABILIDAD
Sistemas de seguridad tecnológica - antivirus, firewall
Actualización tecnológica (nuevos equipos)
Control de acceso físico al centro de cómputo
Niveles de seguridad tecnológica - usuario y contraseña
IMPACTO
Procedimiento de backups definida y operando
De Proceso APL Apoyo Logístico22 Administración de Bienes e
Insumos
INTERNAS
Falta de gestión con el contratista
Perdida de la solicitud
Solicitud fuera de la competencia del área
EXTERNAS
Incumplimiento del contratista ante una solicitud
PROBABILIDAD
Registro y programación de solicitudes
Aplicación Encuesta de Satisfacción del cliente interno
IMPACTO
Programación mantenimiento preventivo y correctivo
De ProcesoGBR Gestión de Bienes y Recursos
Físicos
22 Administración de Bienes e
Insumos
INTERNAS
Los Servidores Públicos y Contratistas no reportan oportunamente los traslados y
eventualidades.
Los Servidores Públicos y Contratistas desconocen que se debe reportar los traslados
o siniestros (manejo de bienes).
Ingreso y retiro de Servidores Públicos y Contratistas sin notificación oportuna.
Falta de compromiso por parte de los Servidores Públicos y Contratistas frente a los
bienes a cargo.
El sistema utilizado de identificación de los bienes no es el más adecuado.
Errores durante la identificación y descripción del bien.
Falta de comunicación de los supervisores de los contratos, respecto al control de los
bienes a cargo de los contratistas.
Ausencia de actos administrativos internos que reglamenten la responsabilidad frente
a la custodia, uso y entrega de los bienes en servicio.
Entes externos donan equipos de los convenios que no son informados por los
supervisores o interventores.
La Entidad terceriza el mantenimiento donde se reemplazan partes que no son
informadas por los supervisores o interventores.
EXTERNAS
Hurto por parte de personal externo a la Entidad.
PROBABILIDAD
Aplicar un sistema de inventarios de activos y bodega (Act&bo).
Asignar o trasladar los bienes en servicio a través del diligenciamiento del
formato GBR-F02 Traslado de bienes.
Identificar los bienes en servicio mediante un número de placa, que es
asignado por el sistema de inventarios Act&bo.
Asociar los bienes en servicio al número de cédula de los Servidores Públicos y
Contratistas que los tienen a cargo.(serie, descripción del elemento, valor).
Realizar pruebas aleatorias de inventarios en las dependencias.
Realizar anualmente el levantamiento de inventario físico y plaqueteado de
todos los elementos devolutivos en servicio de propiedad del Ministerio.
Asignar reemplazo de plaqueteo de seguridad en los equipos, para los casos no
legibles.
Realizar campañas de divulgación sobre el que hacer en materia de inventarios.
Indicar en las minutas de los contratos que requieran el uso de elementos de la
Entidad, cláusulas asociadas al buen uso de estos.
Remitir el inventario individual a todos los Servidores Públicos y Contratistas
registrados en la base de datos, cada cierre de vigencia, para su actualización
en caso de ser requerido.
IMPACTO
Enviar comunicaciones a Ex-Servidores Públicos, Ex Contratistas y sus
supervisores de contrato, en caso de inconsistencias en los bienes que tenían a
cargo.
Actualizar el inventario a través de pruebas aleatorias en caso de
desactualización.
Informar a la Oficina de Control Interno Disciplinario en los casos que se
evidencie la pérdida del bien y no sea posible su recuperación.
De ProcesoGBR Gestión de Bienes y Recursos
Físicos
22 Administración de Bienes e
Insumos
INTERNAS
Errores durante en el recibo y entrega de medicamentos, biológicos, e insumos en
salud pública, por parte de los operarios de bodega.
Los operarios de bodega no informan oportunamente las diferencias presentadas en
las cantidades de los elementos.
Ingreso de elementos no reportados al Ministerio.
Falta de coordinación entre los supervisores de compra y la Subdirección de
Operaciones para la recepción de los elementos adquiridos por el Ministerio.
."
EXTERNAS
Las Direcciones Territoriales o Entes Adscritos no informan oportunamente cualquier
diferencia presentada en las entregas.
Falta de coordinación entre los proveedores y los supervisores de los contratos para
la recepción.
PROBABILIDAD
Aplicar un sistema de inventarios de activos y bodega (Act&bo).
Reportar a las dependencias que adquieran los bienes en bodega, los saldos
con corte mensual.
Identificar los bienes en bodega mediante tarjetas kardex, y registrar sus
ingresos y salidas.
Realizar pruebas aleatorias mensuales de los bienes almacenados en la bodega.
Realizar anualmente el levantamiento de inventario físico de todos los
elementos almacenados en la bodega de propiedad del Ministerio.
Realizar la trazabilidad en los despachos para el control de inventarios a través
del diligenciamiento del formato GBR-F05 Lista de verificación de entrega física
en la bodega del MSPS.
IMPACTO
Enviar comunicaciones a los supervisores de contratos de compra y jefes de las
respectivas dependencias, sobre los saldos y rotación de inventario.
De ProcesoGBR Gestión de Bienes y Recursos
Físicos
22 Administración de Bienes e
Insumos
INTERNAS
Falta de planeación para la estimación de los bienes a adquirir, por parte de la
Subdirección de Operaciones.
No se cuenta con los recursos necesarios para la adquisición de los bienes.
Errores en la distribución del suministro al interior del Ministerio.
Errores en la solicitud de insumos de papelería, artículos de oficina e insumos de
impresión por parte de las dependencias.
EXTERNAS
Incumplimiento de obligaciones contractuales por parte del proveedor.
Mala calidad de los bienes adquiridos.
PROBABILIDAD
Comprometer oportunamente los recursos necesarios para la adquisición de
recursos físicos.
Solicitar al proveedor que posea un aplicativo para la programación y
aprobación de pedidos.
Capacitar al personal designado para realizar las solicitudes de pedidos.
Realizar campañas de divulgación sobre la programación de los pedidos.
Realizar seguimiento y control a la ejecución de los contratos de bienes y
recursos físicos que se estén ejecutando, y lo requieran.
Realizar encuestas de satisfacción frente a la calidad de los elementos
adquiridos.
IMPACTO
Hacer efectivas las pólizas de cumplimiento por parte de los proveedores.
De las cantidades físicas en bodega contra el Sistema de
InventariosExtrema Baja Asumir
Inventario físico de insumos en la bodega/ Saldo de
insumos en bodega a través del Sistema Act&Bo
* Encuesta de satisfacción frente al suministro
oportuno de papelería e impresión
* Informe de consumo de papelería e impresión
generado por el aplicativo del proveedor
Plan de contingencia
formulado
Informe sobre la implementación de mecanismos y
resultados sobre acciones preventivas y correctivas
realizadas a la infraestructura tecnológica y
plataforma de comunicaciones.
Baja AsumirPlan de contingencia
formulado
Plan de contingencia
formuladoExtrema Moderada
Moderada Reducir 121
Extrema Moderada AsumirPlan de contingencia
formulado
InexactitudDe la información reportada en el Sistema de Inventarios de
Bienes en Servicio
Daño de Activos(Pérdida, daño, acceso no autorizado a los datos) Durante la
custodia en el Centro de Cómputo
Inexactitud
Incumplimiento de
compromisosPara el suministro oportuno de los recursos físicos
Daño de Activos Por inoportunidad en la prestación del servicio solicitado Asumir
Extrema Moderada Reducir 114
Número de inventarios de bienes en servicio
verificados y sin inconsistencias en el trimestre /
Número de inventarios verificados en el trimestre
Extrema
No de solicitudes recibidas / No. Solicitudes
atendidas
En la asignación de los perfiles de acceso a las bases de datos
de los sistemas de información misionalesExtrema
Sistema de Administración de Acciones Preventivas
y Correctivas con el estado de las acciones frente al
riesgo
Decisiones ajustadas a
intereses propios o de
terceros
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De Proceso GFI Gestión Financiera 23 Gestión Financiera
INTERNAS
Solicitud del PAC inoportuna.
Presentación de cuentas con errores y demora en la corrección de los mismos.
Desconocimiento por parte de los supervisores y/o interventores y contratistas de la
requisitos que deben presentar para el pago.
Acumular pagos de varios meses.
No colgar en la base de datos de contratos, los documentos soportes para tramitar los
pagos.
EXTERNAS
Fallas en la herramienta SIIF Nación.
Inoportunidad en la asignación del PAC por parte del MHCP.
PROBABILIDAD
Emitir Actos administrativos donde se dan lineamientos para evitar demoras.
Aplicar el Procedimiento GFI-P05 Generación de obligación.
Revisar que la documentación soporte de pagos de contratos cumpla con los
requisitos de Ley.
IMPACTO
Emitir Actos administrativos.
De Proceso GFI Gestión Financiera 23 Gestión Financiera
INTERNAS
Entrega de Información de tipo financiero inoportuna.
EXTERNAS
Mal funcionamiento del SIIF.
PROBABILIDAD
Solicitar con anterioridad la información necesaria a las dependencias del
MSPS.
IMPACTO
Validación en el CHIP de la información que se va a enviar.
Emitir actos administrativos
De Proceso GFI Gestión Financiera 23 Gestión Financiera
INTERNAS
Reporte inoportuno de solicitud de PAC por parte de las dependencias.
EXTERNAS
El MHCP establece la programación anual del PAC, afectando el rubro de inversión.
PROBABILIDAD
Definir el Acto administrativo de Programación de PAC.
IMPACTO
Solicitar los recursos.
De Proceso GFI Gestión Financiera 23 Gestión Financiera
INTERNAS
Desconocimiento por parte de las dependencias sobre la oportuna información y
soporte de los ingresos o reintegros al Grupo de Tesorería.
PROBABILIDAD
Emitir acto administrativo con las orientaciones que deben seguir las
dependencias que originan la información.
IMPACTO
Bajar del Banco de la Republica y clasificar los ingresos que llegan al Ministerio.
De Proceso GFI Gestión Financiera 23 Gestión Financiera
INTERNAS
Errores en la información que soporta las decisiones.
Desconocimiento de los procedimientos establecidos.
EXTERNAS
Demora en reflejar la información real en SIIF Nación.
PROBABILIDAD
Procedimiento GFI-P03 Expedición de Certificado Disponibilidad Presupuestal.
Publicar en la página web del Ministerio la ejecución mensual, CDP'S y
compromisos.
IMPACTO
Diligenciar el formato GFI-F01 Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
De Proceso GFI Gestión Financiera 23 Gestión Financiera
INTERNAS
Falta de conocimiento y aplicación de la normatividad y procedimientos establecidos.
Ausencia de Planeación por parte de las áreas.
PROBABILIDAD
Emitir el Acto Administrativo para reglamentar las comisiones y
desplazamientos.
Revisar solicitudes radicadas.
Verificar que la Resolución contenga la información requerida.
Revisar la totalidad de documentos soportes. .
IMPACTO
Aplicar el Procedimiento.
De Corrupción GFI Gestión Financiera 23 Gestión Financiera
INTERNAS
Creación de perfiles en el Aplicativo de SIIF sin cumplimiento de los requisitos
establecidos.
Centralización inadecuada de conocimientos en sistemas para crear perfiles.
Incumplimiento de los procedimientos establecidos.
Uso indebido del token.
Perfil inadecuado de los servidores públicos responsables del manejo del token.
EXTERNAS
Debilidades en el Sistema SIIF para realizar traslados a pagaduría.
Crear perfiles inadecuados.
PROBABILIDAD
Operar a través del Aplicativo SIIF.
Realizar Firma Digital.
Aplicar la normatividad del Ministerio de Hacienda.
Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal.
IMPACTO
Realizar trazabilidad al uso de la firma digital en las operaciones realizadas.
De ProcesoGCP Gestión de Cobro Persuasivo y
Coactivo24 Gestión Jurídica
INTERNAS
No contar con los soportes formales de archivo que permitan hacer el cobro de
manera eficaz y adecuada.
No contar con la capacitación y orientación necesaria para ejecutar el proceso.
No contar con procesos y procedimientos adecuadamente definidos y socializados.
No contar con acceso y conectividad a fuentes de información.
EXTERNAS
No se han definido las políticas gubernamentales que faculten al Ministerio de Salud
para dejar de cobrar o para cruzar las cuentas que tengan por concepto de cuotas
partes pensionales en relación con Entidades Estatales del orden Territorial (Artículo
73 de la Ley 1153 de 2015 sólo permite la supresión respecto de Entidades del orden
nacional).
PROBABILIDAD
Disponer de una Base de Datos de Deudores de cuotas partes.
Organizar expedientes por cada deudor.
Realizar el Comité de Supervisión del Patrimonio Autónomo para apoyar al
Ministerio con la operación y logística de esta función.
Revisar y convalidar los Actos Administrativos y demás documentos que
produce el Patrimonio Autónomo que apoya al Ministerio con la operación y
logística de esta función.
IMPACTO
Revisar de forma permanente las Bases de Datos para determinar los cobros
con fecha cercana a su prescripción (3 años)
De ProcesoPLY Revisión de Concepto
Institucional en el Trámite de
Proyectos de Ley
24 Gestión Jurídica
INTERNAS
Se presenta un insumo que carece de contenido suficiente y calidad para avalar el
concepto institucional.
Se emiten conceptos técnicos con base en gacetas que no corresponden a la ultima
actuación.
EXTERNAS
Dificultad para consultar la Gaceta del Congreso al finalizar el lapso de las sesiones
ordinarias.
Congestión de las páginas del Congreso (Cámara de Representantes y Senado).
PROBABILIDAD
Priorizar el estudio de los conceptos institucionales de acuerdo con la agenda
legislativa aprobada semanalmente.
Coordinar con el grupo de Agenda Legislativa acciones en procura de obtener
los pronunciamientos técnicos requeridos para el trámite de concepto
institucional.
IMPACTO
Se adelantan actividades en procura de obtener los insumos para emitir el
concepto institucional.
Incumplimiento de
compromisos
Al demorar la generación de la obligación para pago
(Subdirección Financiera)Alta
El Grupo de Contabilidad posee unas planillas para
cada persona que obliga, y se le hace seguimiento
diario para que dicha obligación quede dentro del
mismo día obligada
ModeradaNo. Solicitudes tramitadas con lleno de requisitos /
No. Total de solitudes recibidas106
Decisiones ajustadas a
intereses propios o de
terceros
Baja AsumirPlan de contingencia
formulado
Reducir
Asumir
Incumplimiento legalAl no presentar los Estados Financieros en las fechas
estipuladas (Subdirección Financiera)Extrema Baja Asumir
Plan de contingencia
formulado
El Grupo de Contabilidad posee un calendario en
Word donde contiene las fechas de los
vencimientos de la información financiera de cada
trimestre, de acuerdo a la Resolución 375 del 17 de
septiembre del 2007, dicha información se le hace
seguimiento la cual debe ser reportada a la
Contaduría por el Sistema CHIP
Incumplimiento de
compromisos
Al no pagar oportunamente las obligaciones con recursos de
inversión (Subdirección Financiera)Alta Baja Asumir
Plan de contingencia
formuladoPAC ejecutado / PAC solicitado
PLY-01 Plan de
mejoramiento
Numero de conceptos institucionales
revisados/Número de conceptos institucionales
entregados en la dirección jurídica para ser
revisados
Incumplimiento de
compromisos
Cuando el insumo carece de contenido suficiente y de
calidad para emitir el concepto institucional. Extrema Extrema Reducir
Alta Baja
Al dejar de cobrar recursos por concepto de cuotas partes a
favor de la extinta CAJANAL EICEExtrema
Al usar los perfiles del Aplicativo SIIF en forma indebida Alta Baja AsumirPlan de contingencia
formuladoSeguimiento mensual a la ejecución presupuestal
BajaDecisiones erróneas AsumirPlan de contingencia
formulado
Seguimiento a través de los Comités de Supervisión
y de los Informes Mensuales de Gestión que
presenta la Fiduciaria vocera y administradora del
Patrimonio Autónomo de apoyo a esta gestión
Incumplimiento de
compromisos
Para la identificación de los ingresos consignados en la DTN a
favor del Ministerio (Subdirección Financiera)Extrema Baja Asumir
Plan de contingencia
formulado
No. de ingresos reportados y soportados por las
áreas / No. de registros de ingresos asignados por la
DTN al MSPS
Inexactitud En la imputación presupuestal (Subdirección Financiera)Plan de contingencia
formulado
No. Solicitudes de CDP incorrectas / No. Total de
solicitudes de CDP
Incumplimiento legal
Al no contar con acto administrativo debidamente registrado
previo al desplazamiento y/o comisión (Subdirección
Financiera)
Extrema
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De ProcesoADD Proyectos de Actos
Administrativos Regulatorios del
Sector Salud y Protección Social
24 Gestión Jurídica
INTERNAS
Falta de conocimiento en las áreas técnicas para la elaboración de actos
administrativos .
EXTERNAS
Falta de medición del impacto económico respecto a la implementación del acto
administrativo.
Lento trámite de firmas y vistos buenos en cada una de las oficinas jurídicas y áreas
técnicas de las diferentes entidades que expiden el acto, nuevas versiones distintas a
las concertadas y nuevos puntos de vista a incluir en el proyecto, dificulta la
expedición del mismo, en un tiempo razonable.
PROBABILIDAD
Generar mesas de trabajo con el propósito de concertar los aspectos jurídicos
contenidos en los actos administrativos a expedir.
Realizar acciones de divulgación del Decreto 1345 del 2010 y los parámetros
documentales allí contenidos para la elaboración de los actos administrativos.
Elaborar un formato de publicación de actos administrativos, el cual debe ser
diligenciado por las áreas técnicas y enviado temporalmente a Maria del Pilar
Sanchez de TIC junto con el documento en PDF.
IMPACTO
Efectuar requerimiento de los documentos y antecedentes del proyecto de
acto administrativo a las áreas técnicas y devolución de los mismos, cuando no
cumplen con los requerimientos mínimos.
De ProcesoGAC Gestión de Acciones
Constitucionales24 Gestión Jurídica
INTERNAS
Insuficiencia de personal para desarrollar la labor asignada
Equipos obsoletos y desactualizados e insuficientes
Hacinamiento en el área
Cambio de normas internas
Personal que no esta suficientemente capacitado
Poco interés en la importancia que representa el reporte de resultados
Acumulación de tareas asociada a la sobrecarga laboral.
Ausencia o retraso en la entrega de la información solicitada a distintas Dependencias
No realizar vigilancia a los procesos entregados para su trámite puede generar
sanciones.
Falta de presupuesto que afecte la caja menor para realizar los trámites de envío
EXTERNAS
El juzgado agotando todos los medios de notificación utiliza al mismo tiempo el fax,
correo electrónico y certificado, y la notificación personal para allegar un mismo
documento, lo cual genera duplicidad de información .
El Despacho Judicial realice el conteo de manera errónea.
El correo certificado no allega en tiempo la documentación encomendada
Deficiencia en los canales de comunicación con los Despachos Judiciales
PROBABILIDAD
Realizar capacitaciones, sensibilizaciones frente a los temas de competencia
Realizar vigilancia a las decisiones adopatadas por los Despachos Judiciales
Gestión Telefónica y por correo electrónico.
Envío de comunicación interna a los procesos.
Asesoría personal para el cumplimiento de plazos
IMPACTO
Analizar los ducumentos que soporten la defensa del Ministerio ante el
despacho competente
De Proceso GCJ Gestión de Consultas Jurídicas 24 Gestión Jurídica
INTERNAS
Fallas en el sistema de correspondencia
Insuficiente personal para la demanda de consultas
No tener debidamente documentados los procesos y procedimientos en las
dependencias del MSPS
Desconocimiento de las normas por parte de los servidores públicos y/o contratistas.
Medios tecnológicos obsoletos
Ausencia de criterios unificados al interior del Ministerio sobre temas puntuales
Ausencia de reglamentación
EXTERNAS
Múltiples peticiones del mismo tema por los diferentes canales de comunicación.
Cambio de normatividad y normas contradictorias para resolver los temas objeto de
consulta
Ausencia de política interinstitucional para resolver temas de competencia común.
PROBABILIDAD
Vinculación de personal para atender las consultas.
Informe mensualizado sobre la gestión de cada una de las consultas asignadas
al Grupo.
Retroalimentación al interior del Grupo a través de reuniones periódicas.
IMPACTO
Analizar el potencial asignado y redistribuirlo conforme a sus capacidades.
Realizar llamados de atención que conlleven a mejorar la gestión en cada uno
de los temas asignados en los profesionales y/o contratistas.
Iniciar procesos disciplinarios
De Proceso GDL Gestión de Defensa Legal 24 Gestión Jurídica
INTERNAS
Alto volumen de trabajo por cada servidor público y contratista.
No contar con la capacitación apropiada y oportuna en materia judicial.
No contar con los procesos y procedimientos definidos y socializados.
.
EXTERNAS
Cambios normativos y jurisprudenciales.
No contar con mecanismos de comunicación oportunos para la recepción de
conceptos técnicos por parte de terceros.
Paros judiciales.
No poder realizar oportunamente la consulta de procesos a nivel nacional.
PROBABILIDAD
Realizar capacitación en materia de defensa judicial dirigida a los apoderados
de la Subdirección.
Realizar el Comité de Conciliaciones.
Revisar de manera periódica las actuaciones de los apoderados por parte de la
Subdirección de Asuntos Jurídicos de los Fondos y Cuentas.
Revisar el requerimiento de conceptos técnicos a dependencias o terceros
idóneos.
Socializar el proceso y procedimiento aprobado con el equipo de trabajo.
IMPACTO
Realizar el Cálculo de la Provisión Contable de Contingencias Judiciales.
Ejecutar la Póliza de responsabilidad civil.
Ejecutar los procesos disciplinarios correspondientes cuando haya lugar.
Realizar las acciones de repetición cuando corresponda.
De Proceso GDL Gestión de Defensa Legal 24 Gestión Jurídica
INTERNAS
Fallas en el manejo y recepción de la correspondencia.
Fallas en la vigilancia judicial de los procesos.
Medios tecnológicos incompatibles.
Depender de las diferentes áreas del Ministerio para obtener el apoyo técnico
necesario para la defensa de la entidad.
.
EXTERNAS
Despachos judiciales realizan notificaciones electrónicas sin adjuntar la totalidad de
los documentos.
Insuficiente información de la página de consulta de procesos de la rama judicial.
Decisiones judiciales que violan el debido proceso y afectan los intereses del
ministerio.
PROBABILIDAD
Aplicativo de defensa legal y conciliación extrajudiciales en el cual se registran
todas los proceso y conciliaciones en que es parte el ministerio y las
actuaciones realizadas.
Informe mensual de gestión presentado por cada uno de los apoderados del
ministerio.
Revisión periódica de actualizaciones de procesos y conciliaciones
extrajudiciales en litigio.
Informes diarios de movimiento de procesos generados por el contratista de
vigilancia judicial.
Memorandos de instrucciones de defensa legal.
IMPACTO
Presentar recursos o incidentes de nulidad, en los casos en que sea procedente
Reuniones bimensuales de seguimiento a procesos y tareas pendientes, se
traen los casos mas representativos
Iniciación de procesos disciplinarios
Interposición de acciones de tutela en contra de despachos judiciales por
debido proceso o derecho de defensa
De ProcesoAEL Administración de Entidades
Liquidadas
25 Administración de Entidades
Liquidadas
INTERNAS
Errores de interpretación normativa.
Exceso de carga laboral. .
PROBABILIDAD
Revisar los informes periódicos que presentan los Liquidadores en relación con
su gestión, y elaborar observaciones a los mismos.
IMPACTO
Revisar los informes periódicos que presentan los Liquidadores en relación con
su gestión, y elaborar observaciones a los mismos.
Plan de contingencia
formulado
Número de Informes de Gestión presentados por
los Liquidadores / Número de Informes revisados,
con observaciones por parte del Grupo
63(No. Demandas contestadas dentro del termino
legal/No. Total de demandas notificadas)*100
Incumplimiento legal
número de solicitudes recibidas/ sobre número de
peticiones resueltas mensuales
Extrema ReducirADD-01 Plan de
mejoramiento
Numero de Proyectos Actos Administrativos
Revisados y ajustados jurídicamente / Número de
proyectos Actos Administrativos radicados para
estudio en la dirección jurídica
Evitar
Número de tutelas, fallos e incidentes tramitados
dentro del término/número de tutelas, fallos e
incidentes tramitados
Extrema Alta
Incumplimiento de
compromisos
Debido a la falta de envió de todos los antecedentes
necesarios para la revisión y aprobación del proyecto de acto
administrativo por parte de la Dirección Jurídica, (memoria
justificativa, concepto Superintendencia de Industria y
Comercio y Ministerio de Comercio, Industria y Turismo,
cuando se trate de materias que inciden en la libre
competencia de los mercados y reglamentos técnicos,
cuando a ello hay lugar, publicación del proyecto en página
web, entre otras)
Incumplimiento legalEn la contestación dentro del término perentorio otorgado
por el Despacho JudicialExtrema Alta
Extrema
Numero de demandas contestadas en termino
/Numero de demandas notificadas al Ministerio.
GAC-01 Plan de
mejoramiento
GCJ-01 Plan de
mejoramiento
Incumplimiento legal
63
Reducir
Evitar
Durante las diferentes actuaciones administrativas,
prejudiciales y judiciales.Extrema Moderada Reducir
Al tramitar fuera de términos una consulta jurídica realizada
por ciudadanos, entidades públicas y privadas, dependencias
del Ministerio de Salud y Protección Social
Al dejar vencer términos judiciales sin actuación por parte
del Ministerio
Incumplimiento legal Durante la ejecución de los procesos liquidatarios Alta Baja
Extrema Moderada
Asumir
Incumplimiento legal
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De ProcesoAEL Administración de Entidades
Liquidadas
25 Administración de Entidades
Liquidadas
INTERNAS
Falta de documentación en la historia laboral.
Falta de capacitación en el diligenciamiento de los formatos.
EXTERNAS
Falta de documentación en la historia laboral entregada por la entidad liquidada.
PROBABILIDAD
Verificar y priorizar la respuesta de acuerdo a la solicitud.
IMPACTO
Verificar la certificación contra la historia laboral.
De ProcesoAEL Administración de Entidades
Liquidadas
25 Administración de Entidades
Liquidadas
INTERNAS
Desconocimiento del estado de los procesos judiciales del PAR.
Falta de análisis del contrato y de los informes de gestión presentados por el PAR.
Falta de seguimiento a los procesos judiciales por parte de la Fiduciaria a los
apoderados dejados por el liquidador.
Rotación del personal responsable del PAR en la Fiduciaria.
Incumplimiento de los plazos establecidos para la celebración de los Comités
Fiduciarios de Seguimiento periódicos.
EXTERNAS
Cambio de legislación que afecte el desarrollo de la administración de entidades
liquidadas
PROBABILIDAD
Revisar y analizar los informes de gestión.
Realizar seguimiento a los procesos judiciales en base de datos.
IMPACTO
Realizar seguimiento a través de comité de supervisión.
De Proceso EVC Evaluación y Control26 Control y Evaluación de la
Gestión
INTERNAS
Ausencia o retraso en la entrega de la información soporte.
Desconocimiento de la normatividad aplicable.
Información errada (criterios).
Ausencia de compromiso institucional.
Ausencia de sistemas de información.
Ausencia de registros de información.
EXTERNAS
Cambios en la normatividad.
Falta de articulación interinstitucional.
Incumplimiento en la entrega de información por parte de terceros.
PROBABILIDAD
Seguimiento y monitoreo de los informes que se realizan a través de actos
administrativos.
Comunicación de recordatorios a las dependencias con el objetivo que se
reporte a tiempo la información.
Validación de la información
IMPACTO
Gestionar entrega del informe con la Entidad que lo solicita.
De Proceso EVC Evaluación y Control26 Control y Evaluación de la
Gestión
INTERNAS
Ausencia de soportes.
Información errada.
Aplicación errada de criterios.
Carga alta de trabajo.
Ausencia de mecanismos para el flujo de la información dentro de la Entidad.
Desconocimiento a profundidad de temas técnicos de la Entidad.
EXTERNAS
Cambios en la normatividad.
Falta de articulación interinstitucional.
Incumplimiento de la entrega de información por parte de terceros.
PROBABILIDAD
Retroalimentación en el Subcomité Integrado de Gestión.
Mesas de trabajo.
Listas de chequeo.
Validación con el área del seguimiento.
Ejecutar pruebas del seguimiento o evaluación realizada.
IMPACTO
Capacitaciones internas.
De ProcesoGAD Gestión de Asuntos
Disciplinarios
27 Gestión y Prevención de
Asuntos Disciplinarios
INTERNAS
Ausencia o retraso en la entrega de la información solicitada a las distintas
dependencias.
Demoras en la segunda instancia.
Información errada (criterios).
Ausencia de compromiso institucional.
Alta rotación de personal.
EXTERNAS
Cambios en la normativa aplicable.
Incumplimiento en la entrega de información solicitada a las entidades o personas
externas tales como la UGPP, entre otros.
Mora en la remisión de los procesos iniciados por la Procuraduría General de la
Nación.
PROBABILIDAD
Realizar seguimiento de los procesos tramitados a través de informes
mensuales de gestión.
Reiterar las solicitudes de información mediante memorando a las
dependencias del Ministerio.
Reiterar las solicitudes de información mediante oficio a las Entidades o
personas externas.
Citar nuevamente mediante comunicación escrita a los versionistas y/o
declarantes a las diligencias programadas, cuando se justifique la ausencia.
Efectuar reuniones periódicas de seguimiento entre cada abogado
comisionado y la jefatura de la Oficina.
Efectuar reuniones para revisión conjunta de los casos a través de Subcomités
Integrados de Gestión.
Realizar seguimiento y control desde el ingreso de la queja, a través de la Base
de datos de quejas.
Revisar el contenido de los proyectos de auto, para los ajustes
correspondientes.
Realizar seguimiento y control al estado del proceso, a través de la Base de
datos de autos y el Libro de autos.
IMPACTO
Realizar investigación disciplinaria contra el funcionario que tiene asignado el
proceso, si el vencimiento de términos está injustificado.
De CorrupciónGAD Gestión de Asuntos
Disciplinarios
27 Gestión y Prevención de
Asuntos Disciplinarios
INTERNAS
Falta de ética de los funcionarios, instructores, y los de conocimiento que realizan la
investigación y toman decisiones.
Situaciones subjetivas del operador disciplinario, que conllevan al incumplimiento del
marco legal y ético.
Falta de control en la aplicación de procesos institucionales, de directrices y políticas
de dirección.
Falta de una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación.
No existe independencia entre las dos instancias.
Ocultar piezas procesales de un expediente.
Falta de programación de diligencias.
Sobornos.
Manipulación de evidencias y testigos.
EXTERNAS
Presiones políticas.
Presiones políticas.
PROBABILIDAD
Efectuar revisiones para cada proceso entre el Jefe de la Oficina y el Abogado,
a través de comités.
Diligenciar con fecha y firma los Libros de entrega y recibo, respecto a las
quejas y documentos probatorios que van a formar parte del proceso.
Registrar la llegada de los documentos que forman parte del expediente, a
través de Sistema Orfeo.
Socializar la aplicación del régimen disciplinario al interior de la Oficina de
Control Interno Disciplinario, y del Código de Ética del Ministerio al ingreso de
nuevos funcionarios en la Oficina.
Efectuar reuniones para revisión conjunta de los casos a través de Subcomités
Integrados de Gestión.
Estudiar los procesos con independencia de los abogados, bajo el límite
jurídico.
Presentar informes de gestión, por parte de los abogados al Jefe de la Oficina
de Control Interno Disciplinario.
Presentar autonomía e independencia entre las instancias que conocen el
proceso disciplinario.
Realizar acompañamiento aleatorio en algunas diligencias por parte de la Jefe
de la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Asistir y controvertir la prueba por parte del investigado (Derecho Legal).
IMPACTO
Realizar investigación disciplinaria contra el funcionario y/o el operador
disciplinario.
Efectuar decisiones administrativas preventivas tendientes a evitar la
repetición de las acciones en caso de presentarse.
Con el fin de favorecer o perjudicar a funcionarios
investigados y/o tercerosEstado del Plan de Contingencia frente al riesgo
Retroalimentación de los informes anterior a la
entrega de los mismos
Al elaborar la certificación para bonos pensiónales Alta Baja Asumir
Extrema 95Indicador de gestión del proceso:
Oportunidad en la atención de las quejas recibidas
EVC-01 Plan de
mejoramiento
Número de Certificaciones Laborales Expedidas
dentro del término / Número de solicitudes de
certificaciones laborales radicadas en el Grupo de
Entidades Liquidadas
Plan de contingencia
formulado
Número de Informes Analizados por la Supervisión
/ Número de Informes de Gestión presentados por
las Fiduciarias
InexactitudPlan de contingencia
formulado
Plan de contingencia
formulado
EVC-01 Plan de
mejoramiento
Informes de competencia de la Oficina de Control
Interno presentados oportunamente/Informes por
presentar
Durante la generación de informes de seguimiento y
evaluaciónAlta Moderada
ReducirModerada
Evitar
Extrema Alta Evitar
Inexactitud
Incumplimiento legalAl no cumplir con las obligaciones pactadas en el contrato de
fiducia mercantilExtrema Baja Asumir
Incumplimiento legal
De los términos establecidos en el Código Único Disciplinario
regulado en la ley 734 de 2002 y demás normas
complementarias
Extrema Baja Asumir
Incumplimiento legalEn la presentación oportuna de los informes de seguimiento
y evaluación
Decisiones ajustadas a
intereses propios o de
terceros
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De Proceso GPD Gestión Preventiva Disciplinaria27 Gestión y Prevención de
Asuntos Disciplinarios
INTERNAS
Falta de disponibilidad de tiempo por cumulo de trabajo, que deba resolverse de
manera prioritaria por cumplimiento de términos legales.
Falta de conocimiento por parte de los usuarios, respecto de la función que tiene la
oficina para informar sobre las posibles consecuencias de comportamientos
constitutivos de falta disciplinaria.
Desconocimiento frente a conductas que puedan originar falta disciplinaria.
PROBABILIDAD
Efectuar revisión aleatoria de contratos.
Analizar las quejas recurrentes para enfocar la gestión preventiva.
Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de trabajo para la gestión
preventiva Disciplinaria, a través del Subcomité.
Diligenciar constancia de las asesorías prestadas.
IMPACTO
Definir nuevas estrategias de divulgación en el tema preventivo disciplinario.
De Proceso GRE Gestión de Recobros
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión de
Recobros-
INTERNAS
Dificultad en el acceso a la información por el Administrador Fiduciario del Fosyga.
Realizar cálculos erróneos en el reconocimiento y pago de los recobros.
No contar con lineamientos o procedimientos documentados y socializados.
No contar con el personal idóneo y capacitado en el proceso.
Fallas o no disponibilidad del sistema para radicar recobros.
EXTERNAS
Cambios normativos.
Agotamiento de recursos para reconocimiento.
Catástrofe natural que afecte la continuidad de la operación.
Errores en la información presentada ante el FOSYGA.
PROBABILIDAD
Contratar auditoría integral a los recobros presentados por las entidades
recobrantes.
Contratar firma encargada de la Interventoría a los contratos suscritos con el
administrador fiduciario y la firma encargada de la auditoría integral.
Definir y aplicar la metodología para el cálculo de pago previo.
Validar los Resultados y de los criterios aplicados en el proceso de Auditoría
Integral a partir de cruces de información (Validaciones de sistemas).
Supervisar el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventoría.
Unificar la normatividad respecto a la presentación, radicación, verificación y
control de las solicitudes de recobro.
Validar la incorporación de las Reglas contractuales para la contratación de
personal.
Adelantar procesos de auditoría concurrente y socializar sus resultados.
Establecer mecanismos para socializar la normatividad vigente en materia de
recobros y reclamaciones.
De Corrupción GRE Gestión de Recobros
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión de
Recobros-
INTERNAS
Presiones internas de jerarquía.
Ausencia de controles, procesos y procedimientos.
Imparcialidad y objetividad de la auditoría a reconocimientos.
Conceptos técnicos que induzcan a un acto de corrupción.
Desconocimiento de la normatividad vigente.
Actuar en contra de la normatividad vigente.
Desconocimiento o eliminación de glosas.
EXTERNAS
Presiones políticas.
Presiones de los gremios.
Competencia de quien realiza la auditoría para el reconocimiento de prestaciones.
PROBABILIDAD
Verificar el cumplimiento de requisitos por parte de la Oficina de Control
Interno.
Certificar los resultados del proceso de auditoría integral de las solicitudes de
recobros y reclamaciones generados por la firma auditora.
Contratar la firma encargada de la Interventoría a los contratos suscritos con el
administrador fiduciario y la firma encargada de la auditoría integral.
Validar los Resultados y de los criterios aplicados en el proceso de Auditoría
Integral a partir de cruces de información (Validaciones de sistemas).
Evaluar Resultados y Criterios de Auditoría Integral aplicados a partir de
metodología de muestreo establecida (Nivel de confianza del 97%).
Validar la incorporación de las Reglas contractuales para la contratación de
personal.
Adelantar procesos de auditoría concurrente y socializar sus resultados.
Establecer mecanismos para socializar la normatividad vigente en materia de
recobros y reclamaciones.
Documentar procedimientos de la Dirección relacionados con el
reconocimiento de prestaciones por recobros
De Proceso GRC Gestión de Reclamaciones
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión de
Reclamaciones-
INTERNAS
No contar con procesos y procedimientos documentados y socializados.
Desconocimiento de la normatividad relacionada con el trámite de las reclamaciones
presentadas con cargo a la subcuenta ECAT.
No contar con las herramientas para la consulta y seguimiento del proceso de gestión
de reclamaciones.
Deficiencias en el control y seguimiento en la atención de las solicitudes y desarrollos
tecnológicos. y/o reclamaciones.
EXTERNAS
Cambios normativos.
Desactualización de las bases de datos que sirven de insumo para el proceso de
validación.
Catástrofe natural que afecte la continuidad de la operación.
PROBABILIDAD
Publicar y socializar la normatividad expedida en materia de reclamaciones con
cargo a la Subcuenta ECAT.
Controlar bases de datos.
Contratar para realizar la auditoría integral a los reclamaciones presentados por
las entidades reclamantes.
Contratar interventoría a la firma auditora y al administrador fiduciario del
Fosyga.
Supervisar el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventoría.
Elaborar, aprobar, publicar y socializar el Manual de Reclamaciones
IMPACTO
Realizar restitución de recursos a pagos errados.
De ProcesoPIN Portafolio de Inversiones a Corto
Plazo
Administración de Fondos de la
Protección Social -Portafolio de
Inversiones a Corto Plazo-
INTERNAS
Inapropiada información para la toma de decisiones del Comité.
Desconocimiento de los lineamientos y documentos para la ejecución del proceso.
No contar con los procesos y procedimientos documentados, aprobados y
socializados.
No realizar seguimiento al comportamiento del portafolio.
Inadecuada planeación por parte de la Fiduciaria.
No diligencia o debilidad en el seguimiento por parte del interventor del contrato.
No contar con una firma auditora al FOSYGA.
EXTERNAS
Condiciones económicas y financieras del mercado interno y externo.
Cambios normativos.
PROBABILIDAD
Solicitar recursos a las fiduciarias para el pago de compromisos del FOSYGA de
manera oportuna.
Realizar seguimiento y control a los portafolios de inversiones por parte de la
firma interventora.
Realizar seguimiento y control a los portafolios de inversiones por parte del
Comité Financiero del FOSYGA.
Aplicar los lineamientos normativos para la administración de los recursos de
los Fondos de la protección Social.
Verificar el cumplimiento de las Obligaciones contractuales del Administrador
Fiduciario.
Solicitar al Administrador Fiduciarios la implementación de acciones
preventivas, correctivas o de mejora al proceso de portafolio de inversiones.
IMPACTO
Aplicar la póliza del contrato.
Aplicar sanción y Multa al Administrador Fiduciario por parte de la firma
Interventora.
De ProcesoCDC Gestión para la Compra Directa
de Cartera a las IPS
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión para
la Compra Directa de Cartera a
las IPS-
INTERNAS
No se cuenta con un aplicativo o medio informático para realizar las actividades de
verificación de requisitos de la solicitud y cálculo de intereses y seguimiento a la
amortización de las cuotas y los saldos.
No contar con procesos, procedimientos o manuales documentados, aprobados y
socializados para la compra de cartera.
No contar con lineamientos para la compra de cartera directa aprobados y
socializados.
Desconocimiento de la normatividad vigente en materia de operaciones de compra
directa de cartera
EXTERNAS
Cambios normativos que afecten la gestión.
Cambios en los indicadores financieros.
Cambios de Gobierno.
Responsabilidad social o ética de los solicitantes
No contar con medio tecnológico que permita la oportunidad en la información por
parte de las EPS o CCF. .
PROBABILIDAD
Revisar los lineamientos establecidos para la operación de la compra directa de
cartera a IPS.
Realizar el Comité de Análisis y Seguimiento al Presupuesto de los Fondos de la
Protección Social.
Revisar y realizar el acto administrativo de aprobación para la compra de
cartera directa.
Verificar el cumplimiento de requisitos de las solicitudes.
Verificar las cuentas bancarias de las IPS previo a los giros.
Aprobar y socializar los documentos relacionados con el proceso de compra
directa de cartera a IPS.
Aplicar los controles dispuestos para la compra directa de cartera, a través del
aplicativo.
IMPACTO
Ejecutar el Pagaré de las EPS o CCF.
Ejecutar la Póliza de responsabilidad civil de servidores públicos.
Incumplimiento legal Al realizar la compra directa de cartera a las IPS Alta Moderada
Incumplimiento legal
De los principios (seguridad, liquidez y rentabilidad), durante
la administración de los recursos de los Fondos de la
Protección Social
Extrema
Moderada ReducirUso indebido de
información privilegiada
Durante el reconocimiento de las prestaciones que se
ocasionen por recobros y/o reclamacionesAlta
(Número de IPS beneficiadas con la compra directa
de cartera / Total de IPS solicitantes de la compra
directa de cartera) * 100
22Reducir
Moderada Reducir 27(Numero de políticas cumplidas / Total de políticas
establecidas) * 100
Al realizar el reconocimiento y pago de las tecnologías en
salud no incluidas en el Plan de Beneficios a las EPS y/o
Entidades Obligadas a Compensar - EOC
Extrema Moderada Reducir
Durante el trámite de solicitudes de reclamaciones en los
tiempos definidos por la normatividadExtrema Moderada
Indicador de gestión del proceso:
Cumplimiento de las acciones definidas en el Plan
de trabajo de la gestión preventiva disciplinaria
Asumir
Incumplimiento legal 25
(Número de paquetes de recobros tramitados en
un término de tres meses / Total paquetes de
recobros radicados en el periodo) * 100
106.5
Sistema de Administración de Acciones Preventivas
y Correctivas con el estado de las acciones frente al
riesgo
Incumplimiento legal Reducir 24
(Número de reclamaciones reconocidas conforme a
la normatividad vigente / Total reclamaciones
radicados en el periodo) * 100
Plan de contingencia
formulado
Incumplimiento de
compromisosAl no realizar las actividades de asesoría y gestión preventiva Alta Baja
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De ProcesoCDC Gestión para la Compra Directa
de Cartera a las IPS
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión para
la Compra Directa de Cartera a
las IPS-
INTERNAS
No contar con procesos, procedimientos o manuales documentados, aprobados y
socializados para la compra de cartera.
No contar con lineamientos para la compra de cartera directa aprobados y
socializados.
Desconocimiento de la normatividad vigente en materia de operaciones de compra
directa de cartera.
No contar con un aseguramiento del estado de liquidez en la IPS.
EXTERNAS
Cambios normativos.
Cambios en los indicadores financieros.
Cambios de Gobierno.
Responsabilidad social o ética de los solicitantes.
No contar con medio tecnológico que permita la oportunidad en la información por
parte de las EPS o CCF.
PROBABILIDAD
Revisar los lineamientos establecidos para la operación de la compra directa
de cartera a IPS.
Realizar el Comité de Análisis y Seguimiento al Presupuesto de los Fondos de la
Protección Social.
Revisar y realizar el Acto administrativo aprobación compra de cartera.
Verificar el cumplimiento de requisitos de las solicitudes.
Aprobar y socializar los documentos relacionados con el proceso de compra
directa de cartera a IPS.
IMPACTO
Notificar al Juzgado frente al concepto de Inembargabilidad.
De ProcesoGRR Gestión de Reintegro de
Recursos
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión de
Reintegro de Recursos-
INTERNAS
No contar con procesos y procedimientos elaborados, aprobados y socializados.
Desconocimiento de la normativa aplicable.
No contar con controles para realizar seguimiento a entidades deudoras y que se
encuentren en procesos de liquidación.
No generar las instrucciones con la oportunidad y calidad requeridas.
No hacerse parte oportunamente, en los procesos de liquidación de entidades.
EXTERNAS
Que las entidades deudoras se encuentren en proceso de liquidación.
Cambios normativos.
Dificultades con las bases de datos de las entidades requeridas.
No aplicar correctamente el procedimiento establecido.
Inoportunidad en la gestión del proceso de restitución de recursos.
PROBABILIDAD
Aplicar los lineamientos normativos definidos que regulan el proceso de
reintegro.
Contar con una Firma interventora.
Aplicación de procesos y procedimientos para reintegro de recursos.
Realizar seguimientos periódicos a los procesos de reintegro que se adelanten.
Aplicar el Manual operativo de reintegro del proceso de recobro y
reclamaciones.
Aprobar y socializar el proceso de reintegro.
IMPACTO
Aplicar pólizas de responsabilidad civil y de contratos.
Aplicar cláusulas de responsabilidad al Contratista por la falta de gestión
oportuna en los procesos de reintegro o en los procesos de liquidación de las
entidades deudoras.
De Proceso COM CompensaciónAdministración de Fondos de la
Protección Social -Compensación-
INTERNAS
No realizar la coordinación con las diferentes dependencias del Ministerio antes de
expedir las instrucciones y/o actos administrativos.
El alto grado de complejidad del proceso integral de compensación.
Falta de experiencia y conocimiento en la ejecución del proceso integral de
compensación.
EXTERNAS
Cambios normativos que afectan el proceso de compensación.
La no socialización previa con los diferentes actores del SGSSS antes de las expedición
de los actos administrativos.
PROBABILIDAD
Definir y aplicar los lineamientos legales del proceso.
Revisar y dar VoBo a los actos administrativos, oficio de instrucciones y/o
calendario de proceso de compensación.
Validar los proyectos de actos administrativos con los actores del SGSSS,
cuando se considere necesario.
IMPACTO
Aplicar la Póliza de responsabilidad civil cuando sea necesario.
Ajustar o aclarar el acto administrativo, oficios de instrucciones y/o calendario
de proceso de compensación
De Proceso GCO Gestión de Contratación
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión de
Contratación-
INTERNAS
Desconocimiento de las normas aplicables al proceso.
Designar personal sin la experticia técnica para la preparación de los documentos
previos a la solicitud de la necesidad.
No contar con la información técnica, jurídica y financiera necesaria para estructurar
los documentos previos.
Designar personal sin la experticia y conocimiento en la norma de archivo.
EXTERNAS
Cambios normativos.
Cambio de gobierno que implican nuevas políticas públicas.
No contar con canales de comunicación apropiados con otras entidades y/o agencias
estatales.
PROBABILIDAD
Aprobar y publicar el proceso de Contratación.
Aprobar y publicar el Manual de contratación.
Publicar Formatos e instructivos para estudios previos.
Revisar previa y posteriormente los documentos por parte del Grupo de
Gestión Contractual.
Definir y Utilizar listas de chequeo.
Aprobar, divulgar y socializar los procedimientos del proceso de Gestión de la
Contratación.
Divulgar y socializar los procedimientos de selección del proceso de Gestión de
la Contratación.
Capacitar a servidores públicos y/o contratista en la elaboración de estudios
previos, que adelanten procesos de contratación en la Dirección de
Administración de Fondos de la Protección Social y la Oficina TIC.
IMPACTO
Supervisar los contratos derivados de los procesos de contratación.
Garantizar cumplimiento de los contrato.
De Proceso GCO Gestión de Contratación
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión de
Contratación-
INTERNAS
Competencia del personal - dependencias solicitantes y supervisor.
Desconocimiento del contrato a supervisar por quien ejerce la supervisión.
Falta de Integración definición incompleta o imprecisa de los requerimientos de
información.
Definición inadecuada de obligaciones contractuales.
Seguimiento y acciones inoportunas a la ejecución del contrato por parte del
supervisor.
Fallas en el proceso de copia de respaldo o de restauración de la información, o
pérdida de la misma.
EXTERNAS
Cambios normativos.
Inoportunidad en la información por parte de otros actores del proceso de
contratación.
PROBABILIDAD
Aprobar Manual de Contratación.
Realizar Acto Administrativo de Supervisión y/o Interventoría.
Aprobar procedimiento para la Supervisión de Contratos.
Aplicar herramienta tecnológica con información contractual.
Aprobar procedimiento de Supervisión de Contratos.
Aprobar procedimiento de Liquidación de Contratos.
Realizar capacitaciones en materia de contratación y normatividad contractual
dirigida a servidores públicos y contratistas de la Dirección de Administración
de Fondos de la Protección Social y la Oficina TIC.
Realizar capacitaciones en materia de supervisión y/o interventoría dirigida a
servidores públicos y contratistas de la Dirección de Administración de Fondos
de la Protección Social y la Oficina TIC.
Aprobar, divulgar y socializar el proceso y los procedimientos del proceso de
Supervisión de Contratos a servidores públicos y contratistas de la Dirección de
Administración de Fondos de la Protección Social y la Oficina TIC.
IMPACTO
Aprobar y publicar el Manual de Imposición de Multas, Sanciones y
Declaratorias de Incumplimiento al contratista.
Hacer efectiva la garantía del cumplimiento del contrato.
Investigar proceso sancionatorio a supervisores de contratos.
Al solicitar compra directa de cartera Alta Moderada Reducir 22
(Número de IPS beneficiadas con la compra directa
de cartera / Total de IPS solicitantes de la compra
directa de cartera) * 100
(Número de procesos de compensación ejecutados
en los términos establecidos (cronograma) / Total
procesos de compensación programados) * 100
Reducir 103.5
(Número de solicitudes de procesos de selección
tramitados en los términos del Manual de
Contratación / Total solicitudes de proceso de
selección radicados en el periodo) *100
Inexactitud
Durante la elaboración del calendario del proceso de
compensación de la vigencia y los actos administrativos que
ajusten el proceso de giro y compensación
Alta Baja Asumir
Incumplimiento de
compromisos
Al no lograr el reintegro de los recursos apropiados o
reconocidos sin justa causaExtrema Moderada Reducir 25
Inexactitud
En la elaboración de los estudios previos para la adquisición
oportuna de bienes y servicios por parte del Ministerio
(Dirección de Administración de Fondos de la Protección
Social)
Extrema Moderada
Moderada Reducir 103.6
(Número de solicitudes de procesos de selección
tramitados en los términos del Manual de
Contratación / Total solicitudes de proceso de
selección radicados en el periodo) *100
Incumplimiento de
compromisos
(Obligaciones contractuales y post-contractuales) durante la
ejecución y liquidación del contrato (Dirección de
Administración de Fondos de la Protección Social)
Extrema
Decisiones erróneas
(Número de procesos de reintegros que finalicen
en el termino establecido en la normativa vigente (3
meses) / Numero de procesos iniciados) * 100
Plan de contingencia
formulado
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11
Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1
FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016
TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE
TRATAMIENTO
CONSECUTIVO PLANES DE
MEJORAMIENTO /
CONTINGENCIA
PROCESO (NUEVO MAPA DE
PROCESOS)
PROCESO (ANTERIOR MAPA DE
PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
RIESGO
CAUSAS CONTROLES
CATEGORÍA EVENTO
INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE
SEGUIMIENTO
De Corrupción GCO Gestión de Contratación
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión de
Contratación-
INTERNAS
Incorporación de requisitos de favorabilidad en beneficio de un determinado
proveedor.
Omisión de normatividad jurídica, técnica y financiera en el pliego de condiciones.
Inaplicabilidad o ausencia de controles, procesos, procedimientos establecidos para la
contratación.
Falta de Competencia del servidor público que lleva el proceso de contratación.
Presiones internas de jerarquía.
Falta de imparcialidad y objetividad del o los servidores públicos responsables del
proceso de contratación.
EXTERNAS
Presiones políticas.
Intereses particulares.
PROBABILIDAD
Verificar requisitos mínimos legales por parte de la Subdirección.
Revisar ante el Comité asesor de contratación.
Publicar estudios previos y contratos en el SECOP.
Publicar de estudios previos, contratos, CDP, RP, pólizas, asignación de
supervisor, etc. en la página Web del Ministerio.
Publicar hoja de vida y soportes de contratistas en el SIGEP.
Verificar documentos soporte para proceso de selección.
Verificar base de datos de contratación por la Contraloría General de la
República.
IMPACTO
Iniciar investigación penal.
Iniciar investigación disciplinaria.
Iniciar Investigación fiscal.
De Corrupción GCO Gestión de Contratación
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión de
Contratación-
INTERNAS
Presiones de jerarquía al supervisor del contrato.
Inaplicabilidad de controles, procesos, procedimientos establecidos para la
supervisión de los contratos.
Desconocimiento e inaplicabilidad de la normatividad jurídica, técnica y financiera en
la supervisión.
Falta de imparcialidad y objetividad del o los servidores públicos responsables de la
supervisión.
EXTERNAS
Presiones políticas.
Presiones a nivel jerárquico.
Presiones de los proponentes.
PROBABILIDAD
Revisar base de datos de contratación por la Contraloría General de la
República.
Realizar proceso de Liquidación del contrato.
Definir responsabilidades del ejercicio de Supervisión de contratados en el
Ministerio.
IMPACTO
Iniciar investigación penal.
Iniciar investigación disciplinaria.
Iniciar Investigación fiscal.
De Proceso GFI Gestión Financiera
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión
Financiera-
INTERNAS
No contar con los procesos, procedimientos y/o manuales para la ordenación del
gasto y autorización de giro.
Desconocer las actualizaciones de los procesos, procedimientos y/o manuales del
proceso.
No contar con lineamientos definidos y socializados para la ordenación de gasto y
autorización de giro.
No contar con un aplicativo que permita la verificación de requisitos para el giro de
manera oportuna.
No verificar plenamente los soportes y el cumplimiento de requisitos para la
ordenación del gasto y autorización de giro.
EXTERNAS
Cambios normativos.
PROBABILIDAD
Definir y aplicar los procesos, procedimientos y/o manuales para la ordenación
del gasto y autorización de giro.
Realizar la verificación plena de los soportes y el cumplimiento de requisitos
para la ordenación del gasto y autorización de giro.
Realizar el control de la Información relevante del Fosyga a través del Aplicativo
ERP-SII Sistema Integrado de Información FOSYGA -.
Aplicar lineamientos normativos para la ordenación del gasto y autorización de
giro.
Realizar interventoría y supervisión de la ordenación del gasto y autorización
de giro.
Socializar los procesos, procedimientos y manuales del proceso de Gestión
Financiera.
Revisar los controles del Módulo de Recaudo de Régimen de Excepción.
Evaluar la ejecución presupuestal, registros contables, ejecución de pagos.
IMPACTO
Restituir los recursos pagados.
Aplicar la póliza de responsabilidad civil.
De Corrupción GFI Gestión Financiera
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión
Financiera-
INTERNAS
Creación de perfiles en el aplicativo de SIIF sin cumplimiento de los requisitos
establecidos.
Conocimientos en sistemas para crear perfiles.
Incumplimiento de los procedimientos que hacen parte del proceso GFI Gestión
Financiera.
Uso indebido del token.
Perfil inadecuado de los servidores públicos responsables del manejo del token.
EXTERNAS
Crear los perfiles necesarios en el Aplicativo de SIIF.
PROBABILIDAD
Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el uso correcto del Aplicativo
SIIF-SII-ERP.
Aplicar el Código de Ética y valores en todas las fases del Proceso.
Establecer perfiles específicos para cada etapa presupuestal.
Asignar las claves de acceso en el Aplicativo SIIF-SII-ERP.
Evaluar la ejecución presupuestal, registros contables, ejecución de pagos.
IMPACTO
Realizar trazabilidad sobre el uso de la firma digital en las operaciones
realizadas.
De Proceso GTH Gestión del Talento Humano
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión del
Talento Humano-
INTERNAS
No realizar la verificación del perfil del candidato frente al Manual de Funciones
aprobado.
No contar con los procesos, procedimientos y manuales documentados y aprobados.
Desconocimiento de la normatividad vigente relacionada con la carrera administrativa.
No contar con lineamientos institucionales claramente definidos y socializados para la
vinculación y nombramiento de personal.
No contar con unidad de criterio con la Subdirección de Gestión de Talento Humano
del Ministerio.
No contar con el suficiente personal para la ejecución del proceso.
No contar con perfiles y Manual de Funciones aprobados para la Dirección de
Administración de Fondos de la Protección Social.
EXTERNAS
Inoportunidad en la autorización por parte de la Comisión.
Cambios normativos en materia de Carrera Administrativa.
Cambio de Gobierno - Ley de Garantías.
Comunicación adecuada con la Comisión.
PROBABILIDAD
Revisar los perfiles del candidato y documentos soporte frente al Manual de
Funciones.
Aplicar el Proceso de Gestión del talento Humano para la Administración de los
Fondos de la Protección Social aprobado y publicado.
Expedir Resolución con Manual de Funciones, perfiles y competencias
definidos.
Revisar la conformidad del acto administrativo con la autorización de la CNSC
para el nombramiento.
IMPACTO
Revocar el acto administrativo de nombramiento.
De ProcesoGCP Gestión de Cobro Persuasivo y
Coactivo
Administración de Fondos de la
Protección Social -Gestión de
Cobro Persuasivo y Coactivo-
INTERNAS
EXTERNAS
PROBABILIDAD
IMPACTO
Extrema Moderada Reducir 106(No. de OGAG devueltas durante el trimestre / No.
de OGAG totales) *100
Estado del Plan de Contingencia frente al riesgo
Uso indebido de
información privilegiada
Durante la etapa de planeación, selección, verificación y
suscripción del contrato (Dirección de Administración de
Fondos de la Protección Social)
ModeradaPlan de contingencia
formuladoEstado del Plan de Contingencia frente al riesgo
En la verificación y cumplimiento de los requisitos plenos
para la ordenación de gasto y la autorización del giro de
recursos de los Fondos de la Protección Social (Dirección de
Administración de Fondos de la Protección Social)
Al favorecimiento propio o de terceros y uso indebido de los
perfiles asignados en el Aplicativo SIIF (Dirección de
Administración de Fondos de la Protección Social)
Alta Baja AsumirPlan de contingencia
formulado
Durante la ejecución y/o liquidación del contrato (Dirección
de Administración de Fondos de la Protección Social)Alta
Baja Asumir
Estado del Plan de Contingencia frente al riesgo
Desvío de recursos físicos
o económicos
Baja
Inexactitud
En la clasificación de las reclamaciones reconocidas y
pagadas por el FOSYGA (Dirección de Administración de
Fondos de la Protección Social)
Alta Moderada Reducir 53
(Numero total de Resoluciones expedidas en el
periodo ordenando el cobro/Numero de
Resoluciones que se tienen previsto expedir en el
periodo)*100
AsumirPlan de contingencia
formulado
Inexactitud
Decisiones ajustadas a
intereses propios o de
terceros
Incumplimiento legal
En el nombramiento de Servidores Públicos de la Dirección
de Administración de Fondos de la Protección Social
(Dirección de Administración de Fondos de la Protección
Social)
Extrema Moderada ReducirGTH-02 Plan de
mejoramientoInformes presentados - Fuente Plan de Acción
Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016