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UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO Asignatura: Contabilidad General Contabilidad computarizada

Asignatura: Contabilidad General Contabilidad computarizada

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UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

Asignatura: Contabilidad General

Contabilidad computarizada

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Contabilidad técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados; los gerentes a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos.  Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, corriente de cobros y pagos, tendencias de ventas, costos y gastos generales.  El objetivo de la contabilidad proporcionar información a los dueños y socios de un negocio sobre lo que se deba y se tiene. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar información a los administradores para que planifiquen, tomen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar información de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado.  La contabilidad manual se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados de forma manual.  La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volumen de información.

INTRODUCCIÓN

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Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales.  En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual.  Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona información con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el número de errores por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial, Contabilidad de costos, Contabilidad bancaria, Contabilidad de cooperativas, Contabilidad hotelera, Contabilidad de servicios  La contabilidad pública se encarga de registrar, clasificar, controlar, analizar e interpretar todas las operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.

INTRODUCCIÓN

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La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.

DEFINICIÓN

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 La aparición de las computadoras, la generalización de las corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la globalización de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la orientación de la información financiera.

Surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que sean útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, dichas informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad impulsó hacia la creación de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.

 ANTECEDENTES

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La importancia de la contabilidad computarizada es más veloz; ya que por medio de la creación del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores. Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual.  Se reduce el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.  Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual.  El contador nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.

 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

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◦ Rapidez y oportunidad: Proporcionar información con mayor rapidez que uno manual,

Volumen de producción: Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

Protección contra errores: Se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano.

Pases automáticos al mayor: Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo.

Preparación automática de informes: En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

Impresión automática de documentos: Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

VENTAJAS

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Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, estas limitaciones son correctivas y leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa. Las principales limitaciones son:

Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado El costo de mantenimiento es alto y complejo El alto costo en el entrenamiento del personal Los programas deben ser confiables

◦ La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.◦ Disminución en la confiabilidad de la información contable◦ Complicado Proceso de Auditoria◦ Costos Elevados de Software y Hardware◦ Recurso Humano indispensable para el análisis de la información

  En conclusión, las desventajas de un sistema computarizado son, en la

mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante.

DESVENTAJAS

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Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas.  Lo que ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.  . Dentro de estos Software, los más conocidos son: ◦ Dac Easy Accounting System. -. Monica.◦ PeachTree. -. Quickbook.◦ Macola. -. SBT.◦ 20-20.

MODALIDADES.

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Existen softwares que son creados para determinada área de una empresa, los cuales tienen como fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos.

Por ejemplo, un software aplicado al área de los costos en un Restaurante.

Al igual que este, existen softwares ideados para determinada empresa, los cuales han sido creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines comerciales.

Entre los softwares comerciales el más usado y reconocido por todos es el DacEasy Accounting System, el cual desde los años 70 es conocido en el mercado como uno del Software de Contabilidad más completo.

MODALIDADES.

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Combinación del personal, registros y procedimientos que se usan en una organización, con el propósito de cubrir con las necesidades de información financiera que permita el cumplimiento de los objetivos de dicha organización.

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

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A MANUALES O COMPUTARIZADOS

Son llevados de la siguiente forma:

Recopilación de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organización.

  Organización y procesamiento que implica el análisis de las

operaciones registradas,  

Generación del resultado por medio de los estados financieros, incluyen la información que debe ser comunicada para la toma de decisiones.

 MODELOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN

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B SISTEMA MANUAL

Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico.

Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.

Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo

Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor

Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre.

Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre

 MODELOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN

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C SISTEMA COMPUTARIZADO

Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.

El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.

Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta

Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente.

La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre, es automático.

El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre.

 MODELOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN

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A EN UNA EMPRESA QUE SE INICIA

◦ El asiento de apertura se registra en el diario principal

◦ Se crea la organización con características en el sistema utilizado

◦ Se incluyen todas las cuentas de acuerdo con el catalogo de cuentas y con sus montos de apertura, clasificándolas de acuerdo a los PCGA.

◦ Se comienzan a procesar las operaciones de la organización tomando en cuenta el código correspondiente a cada cuenta.

INSTALACION DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

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B EN UNA EMPRESA EN MARCHA

◦ Se prepara un Balance de Comprobación con todas las cuentas incluidas en el libro mayor y sus respectivos montos.

◦ Se crea de igual forma la organización dentro del sistema contable seleccionado.

◦ Se transcribe el Balance de Comprobación en el Software con sus respectivos montos y clasificado de acuerdo al catalogo de cuentas.

◦ Se procesan las operaciones normales de la organización

INSTALACION DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

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A LA CONTABILIDAD FINANCIERA

Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables que la afectan.

B LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos, para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo.

SISTEMA CONTABLE QUE SE IMPLEMENTAN DENTRO DE UNA EMPRESA

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C LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA 

Es la manera más directa a una información preparada y presentada para ser utilizada por las personas que internamente en la entidad, día a día, deben tomar decisiones respecto a la administración de ésta (directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.).

D LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Es el conjunto de principios, normas y procedimientos, para registrar, resumir, analizar e interpretar las transacciones realizadas por los entes público con la finalidad de preparar Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el análisis de la mismas y la obtención de indicadores que permitan una racional evaluación de ingresos y gastos, así como la Situación Financiera de la Hacienda nacional, durante y al termino de cada ejercicio fiscal.

SISTEMA CONTABLE QUE SE IMPLEMENTAN DENTRO DE UNA EMPRESA

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EQUIDAD: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en la contabilidad.

ENTE: Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad.

BIENES ECONÓMICOS: Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, bienes materiales e inmateriales que posean valor económico.

EMPRESA EN MARCHA: Se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura.

VALUACIÓN AL COSTO: El valor de costo –adquisición constituye el criterio principal y básico de la valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros.

EJERCICIO: En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo.

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

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DEVENGADO: Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.

OBJETIVIDAD: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto.

REALIZACIÓN: Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables.

PRUDENCIA: Consiste en contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado.

UNIFORMIDAD: Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al otro.

EXPOSICIÓN: Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

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