Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas ... · Web viewFirma un cuaderno de control para respaldar la entrega de la información y entrega una nota a cada Auxiliar

MANUAL DENORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ASOCIACIÓN CRISTIANA PARA NIÑOS Y ANCIANOS DE SAN LUCAS TOLIMÁN, DEPARTAMENTO DE SOLOLÁ

-ACPNYASLT-

Universidad GalileoFISICC-IDEACalzada San JuanLicenciado: José Antonio LorenzanaSábados de 9:00 a 10:00 a.m.

Manual de Procedimientos

Elmer Estuardo Garcia Valenzuela

Ccarné: 10118009Guatemala, Agosto de 2010

ÍNDICE

PÁGINA

INTRODUCCIÓN

Autorización del Manual 4

Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos 5

Presentación a Directivos y Empleados 6

Campo de Aplicación 7

Normas de Aplicación General 9

Simbología Utilizada 10

Lista de Procedimientos 11

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Planificación de Actividades 12

Recepción de Donaciones 15

Informe Mensual del Proyecto a Kansas 18

Autorización de Fichas para Nuevos Apadrinados 21

Atención y Coordinación de Beneficios 24

Servicio de Correspondencia a Apadrinados 27

Recepción o Envío de Documentos a Kansas 30

Coordinación de Citas No Programadas entre

Padrinos y Apadrinados 33

Coordinación de Citas Programadas entre

Padrinos y Apadrinados 36

Elaboración de Fichas de Apadrinados 39

Elaboración de Cartas de Retiro 42

Planeación Financiera y Presupuestaria 45

Compras 48

Control Interno de Ingresos 52

Control Interno de Egresos 55

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Normas y Procedimientos es una guía para el personal en

de la Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán

-ACPNYASLT- en el cual se dan a conocer los pasos a seguir para el desarrollo

eficiente y eficaz de los distintos procesos relacionados con cada área de trabajo.

Dentro de su contenido se incluye la autorización del presente manual, sus

objetivos, campo de aplicación, normas generales, definición y descripción de

cada procedimiento, así también el flujograma respectivo para una mejor

comprensión del desarrollo de cada actividad.

Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos

AUTORIZACIÓN

Guatemala, Agosto 2010-.

Por este medio hago constar que es de mi conocimiento el contenido del presente

Manual de Normas y Procedimientos, así también de las ventajas que

proporcionará a la Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas

Tolimán -ACPNYASLT- su implementación.

Por lo anterior APRUEBO Y AUTORIZO el presente documento, para el

conocimiento de las actividades que debe desarrollar todo colaborador de la

Asociación.

Coordinador General

Licenciado Asesor

Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán-ACPNYASLT-

3


OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Objetivo General

Proveer de un instrumento técnico administrativo al personal de ACPNYASLT para

aplicarlo en la realización de sus actividades, prestando el servicio comunitario en

San Lucas Tolimán con eficiencia y eficacia, optimizando los recursos disponibles.

Objetivos Específicos

Dar a conocer las normas que se deben seguir al momento de ejecutar los

procedimientos.

Reducir tiempo y esfuerzo, al realizar las diferentes atribuciones delegadas

a cada puesto de trabajo.

Especificar cada una de las actividades que debe realizar el personal de

ACPNYASLT para evitar la duplicidad de funciones.

4


PRESENTACIÓN A DIRECTIVOS Y EMPLEADOS

El presente Manual de Normas y Procedimientos está orientado a facilitar el

desarrollo de los procesos de las distintas unidades administrativas que conforman

la ACPNYASLT, para que todos los usuarios del manual cuenten con una guía

técnica que permita realizar de mejor manera las actividades, optimizando al

máximo los recursos humanos y económicos.

El campo de aplicación es para el personal que labora en la Asociación Cristiana

para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán -ACPNYASLT-, el cual al hacer

efectivas las normas y procedimientos del mismo, permitirá mejorar el flujo de los

procesos que se realizan y el ahorro de tiempo.

5


CAMPO DE APLICACIÓN

El presente Manual de Normas y Procedimientos será utilizado por:

Junta Directiva: formada por el presidente, vicepresidente, secretario, tesorero,

vocal I y vocal II, los cuales tienen a su cargo supervisar y controlar todas las

actividades realizadas en ACPNYASLT, así también el tomar decisiones para el

avance de los programas y aprobar cualquier tipo de ayuda que se le otorgue a los

apadrinados.

Coordinador General: vela por el buen funcionamiento de la ACPNYASLT, y es

el encargado de todos los departamentos y unidades que la integran.

Auditor Interno: supervisa las actividades administrativas y contables, verifica la

correcta ejecución y aplicación de los procedimientos de control en todas las áreas

de la ACPNYASLT.

Jefe del Departamento Administrativo: ejecuta y revisa todas las actividades de

los departamentos que tiene a su cargo, los cuales son: Contabilidad,

Correspondencia, Traducción y Mantenimiento.

Contador: Se cuenta con un Contador General que se encargan de llevar el

registro contable de todas las operaciones, en forma ordenada, el control de

ingresos y egresos de la ACPNYASLT, así como la determinación de la situación

financiera actual, para conocer su capacidad de adquisición de nuevos bienes y

servicios, además el Auxiliar de Contabilidad apoya en todas las operaciones.

Encargado de Correspondencia: maneja, coordina y controla todo lo relativo a

correspondencia.

6


Secretaria: verifica las actividades de traducción y asiste en todos los procesos

donde el coordinador necesite su apoyo.

Jefe de Investigación y Desarrollo: tiene a su cargo las actividades

encaminadas a realizar proyectos nuevos, bajo su mando se encuentra la unidad

de Programas y Proyectos.

Encargado de Programas: es el encargado de las actividades de los distintos

programas existentes en la fundación, con el objeto de que éstas se lleven a cabo

correctamente, para brindar bienes y servicios a los apadrinados.

Encargado de Compras: es el responsable de cotizar con distintos proveedores

los artículos a comprar, para beneficio de los apadrinados.

Encargado de Sectores: supervisa, controla y coordinada la planificación

trimestral de los proyectos en sus diferentes regiones.

Auxiliar de Correspondencia: entrega cartas y paquetes de los sectores,

también lleva las cartas para su traducción cuando se amerita.

7


NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

Todo tipo de información formal e interna deberá ser autorizada por el

Coordinador General del Proyecto de ACPNYASLT.

La Planificación Anual deberá realizarse convocando a una reunión a todos

los colaboradores del área administrativa y operativa.

Todos los beneficios proyectados para los apadrinados deberán realizarse

en las fechas estipuladas, para evitar descontrol en la programación.

Para entregar los beneficios a los apadrinados de ACPNYASLT, deberán

presentar su carné de identificación.

8


SIMBOLOGÍA UTILIZADA

SI

9

INICIO, FINAL

OPERACIÓN

TRASLADO, CONECTOR A OTRA PÁGINA

ARCHIVO

NO

DECISIÓN

DOCUMENTOS

MULTI-DOCUMENTO

DIRECCIÓN DEL FLUJO


LISTA DE PROCEDIMIENTOS

1. Planificación General.

2. Recepción de Donaciones.

3. Informe Mensual del Proyecto a Kansas.

4. Autorización de Fichas para Nuevos Apadrinados .

5. Atención y Coordinación de Beneficios.

6. Servicio de Correspondencia a Apadrinados.

7. Recepción o Envío de Documentos a Kansas.

8. Coordinación de Citas No Programadas entre Padrinos y Apadrinados.

9. Coordinación de Citas Programadas entre Padrinos y Apadrinados.

10. Elaboración de Fichas de Nuevos Apadrinados.

11. Elaboración de Cartas de Retiro.

12. Planificación Financiera y Presupuestaria.

13. Compras.

14. Control Interno de Ingresos.

15. Control Interno de Egresos.

10


DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San

Lucas Tolimán

Procedimiento No. 1Planificación de Actividades

Número de Pasos:

5

Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3

INICIA: Coordinador General TERMINA: Coordinador General

Definición:

Procedimiento que consiste en analizar, planificar, coordinar y evaluar, las

distintas actividades que anualmente realiza el Jefe Técnico Profesional I para

realizar la actividades de la Gobernación.

Objetivo:

Evaluar la ejecución de las actividades durante el año y establecer los

cursos de acción necesarios para cumplir con lo planificado.

Normas del Procedimiento:

En la elaboración de la planificación de actividades se deberá contar con la

participación de la Secretaria Administrativa.

Se realizarán reuniones mensuales para verificar el

avance de los planes.



Número de Pasos:

Elaborado por:Grupo No. 19 Práctica

11


Lucas Tolimán 5 Integrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO

ESTIMADO

1

2

3

4

5

Coordinador General

Jefes de Departamento.

Coordinador General

Junta Directiva

Coordinador General

Emisión de comunicación escrita, (Memorando, circular, nota, etc.) a los Jefes de Departamento para elaborar la planificación y revisión de lo ejecutado.

Reciben comunicación escrita y confirman reunión.

Junta anual / mensual con Jefes de Departamento, para evaluar lo planificado y retomar los cursos de acción para el alcance de los objetivos.

Revisa que la planificación esté enfocada a cumplir con los objetivos de la Asociación y lo aprueba, de lo contrario, regresa al Coordinador General .

Informa a los Jefes de Departamento sobre la aprobación de la planificación anual y mensual para su ejecución.

1 día

15 minutos

4 horas

4 horas

1 hora


Lucas Tolimán


Número de Pasos:

5

Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.

12


Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3


13




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 2Recepción de Donaciones

Número de Pasos:

5


INICIA: Coordinador General TERMINA: Encargado de Programas

Definición:

Procedimiento que consiste en la recepción de donaciones provenientes de

Kansas por parte de los padrinos.

Objetivos:

Conocer el proceso de recepción de las donaciones mensuales para la

transparencia en el manejo de los fondos.

Determinar el monto mensual recibido para una mejor distribución de los

recursos financieros.


La transferencia de fondos se hará a través del sistema bancario, por medio

de Internet.

Se utilizará el programa denominado “CASA”, para cuadrar el desembolso

de fondos.

14



Lucas Tolimán


Número de Pasos:

5




ESTIMADO

1

2

3

4

5

Coordinador General

Coordinador General

Contador

Encargado de Programas


Recibe el informe mensual de donaciones de CFCA Kansas por correo electrónico.

Ingresa los datos al programa “CASA”, para la distribución del dinero de acuerdo al plan operativo y financiero autorizado por la Junta Directiva. Traslada la información al Contador.

Revisa y prepara los cheques de depósito para los sectores. Traslada a Programas.

Convoca a encargados de sectores para entrega de cheques.

Entrega cheques a cada sector.

10 minutos

1 día

1 día

1 hora

1 hora

15



Lucas Tolimán


Número de Pasos:

5



16




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 3Informe Mensual del Proyecto

a Kansas

Número de Pasos:

5


INICIA: Investigación y Desarrollo TERMINA: Secretaria

Definición:

Procedimiento que consiste en elaborar y evaluar las principales actividades de la

ACPNYASLT durante el mes, para el envío de los resultados, mediante un informe

mensual a Kansas.

Objetivos:

Presentar los resultados mensuales con datos confiables a Kansas, para la

verificación de las actividades realizadas durante el mes.

Presentar un informe sobre la utilización de los recursos a la Casa Matriz.


Investigación y Desarrollo deberá presentar un informe mensual de las

actividades realizadas en cada sector.

La Unidad de Contabilidad tiene la responsabilidad de elaborar

mensualmente el informe de ingresos y gastos.

El reporte a Kansas deberá enviarse durante los primeros 10 días de cada

mes.

17



Lucas Tolimán


a Kansas

Número de Pasos:

5




ESTIMADO

1

2

3

4

5

Investigación y Desarrollo

Contador

Contador

Coordinador General

Secretaria

Elabora informe de actividades de los sectores para adjuntarlo al informe de ingresos y egresos. Lo traslada al Contador.

Revisa los planes ejecutados de cada sector.

Elabora un resumen mensual de ingresos y gastos generales en base a los datos del paso No. 2. Traslada al Coordinador General .

Revisa el informe y lo envía a Kansas.

Archiva una copia del informe.

1 hora

4 horas

1 día

2 horas

15 minutos

18



Lucas Tolimán


a Kansas

Número de Pasos:

5



19




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 4Autorización de Fichas para

nuevos Apadrinados

Número de Pasos:

5


INICIA: Coordinador General TERMINA: Investigación y Desarrollo

Definición:

El procedimiento consiste en la integración de nuevos apadrinados en

ACPNYASLT; para lo cual se investiga al aspirante y se verifica si cumple con los

requisitos para recibir los beneficios.

Objetivos:

Autorizar fichas de nuevos apadrinados que cumplan con los requisitos que

exige la Asociación, con el fin de cubrir sus necesidades básicas.

Contar con un nivel de apadrinados que cubran la oferta por parte de la

Asociación.


Los nuevos niños o ancianos apadrinados deberán ser los más necesitados

de la comunidad.

Los encargados de realizar las entrevistas deberán dominar el idioma y

conocer las costumbres de la comunidad correspondiente.

Una nueva ficha será autorizada en los siguientes casos:

Autorización de nuevas fichas por parte de CFCA.

En caso de muerte o retiro de los apadrinados.

Al llegar al límite de edad para recibir los beneficios.

20



Lucas Tolimán


Nuevos Apadrinados

Número de Pasos:

5




ESTIMADO

1

2

3

4

5

Coordinador General



Encargado de Sectores


Recibe autorización desde Kansas para el incremento de fichas para nuevos apadrinados.

Actualiza base de datos de los apadrinados por sectores, luego distribuye fichas de acuerdo a la necesidad y capacidad en cada programa y sector.

Se divulga el cupo disponible para nuevos apadrinados.

Entrevista y llena hoja de solicitud de apadrinamiento. Envía solicitudes y hace sus recomendaciones para el apadrinamiento a Investigación y Desarrollo.

Revisa y autoriza las fichas de los nuevos apadrinados, envía hoja autorizada a cada sector del listado de apadrinados. Se archiva el nuevo expediente.

10 minutos

4 horas

4 horas

1 día

1 día

21


Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán


Nuevos Apadrinados

Número de Pasos:

5




22



Lucas Tolimán

Procedimiento No. 5Atención y Coordinación

de Beneficios

Número de Pasos:

5


INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Investigación y Desarrollo

Definición:Procedimiento por medio del cual se analizan las necesidades de los apadrinados,

se determinan los beneficios que recibirán y se coordina su distribución, de

acuerdo a los recursos disponibles.

Objetivo: Fijar las actividades para determinar y coordinar los beneficios, así como la

atención que los apadrinados reciben de ACPNYASLT, de manera que se logren

cubrir mensualmente sus necesidades eficientemente.

Normas del Procedimiento: Todos los encargados de los sectores deben realizar visitas periódicas para

determinar con exactitud las necesidades de los apadrinados.

El encargado de compras debe clasificar las necesidades de los

apadrinados de acuerdo a educación, salud, formación cristiana y nutrición.

La Junta Directiva determina las necesidades a cubrir.

Contabilidad debe informar sobre los recursos disponibles para cubrir las

necesidades mensuales de los apadrinados y cotizar los productos a

comprar.

La Junta Directiva aprueba el presupuesto asignado para cubrir los

beneficios.

El encargado de sectores es el responsable de hacer llegar los beneficios a

los apadrinados.

23



Lucas Tolimán


de Beneficios

Número de Pasos:

5




ESTIMADO

1

2

3

4

5


Encargado de Compras




Elabora solicitud de artículos requeridos con base a necesidades básicas, determinadas mediante asambleas con los padres o encargados de los apadrinados.

Recibe las solicitudes de los sectores, las clasifica según programas de educación, formación cristiana, nutrición y salud. Realiza la compra y traslada al encargado de Programas.

Recibe los artículos y demás beneficios para clasificarlos por sectores según las solicitudes realizadas.

Traslada al encargado de sectores los beneficios de los apadrinados para su distribución.

Supervisa el desarrollo de la actividad e informa al coordinador.

2 horas

1 semana

1 semana

4 horas

2 horas


Lucas Tolimán


de Beneficios

Número de Pasos:

5


24




25




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 6 Servicio de Correspondencia

a Apadrinados

Número de Pasos:

8


INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia

Definición:Procedimiento que consiste en mantener la comunicación entre los apadrinados y

padrinos, mediante la recepción de cartas y paquetes que son enviados de

Kansas a Guatemala o bien de Guatemala hacia Kansas.

Objetivos: Mantener la comunicación constante y eficaz entre los apadrinados de

ACPNYASLT y sus respectivos padrinos que residen en Estados Unidos.

Normas del Procedimiento: En el servicio de correspondencia se debe contar con la participación del

encargado del área, secretaria, auxiliares de correspondencia y la

participación de los apadrinados.

Responsabilidad y cumplimiento de los auxiliares de correspondencia para

tener la información necesaria mensualmente.

Recibir la correspondencia de los sectores en la oficina central durante la

primera semana de cada mes, atendiendo dos sectores cada día.

La correspondencia que reciben los apadrinados consiste en: cartas de

contestación, presentación, notas rápidas, paquetes, etc.

Anotar en cada paquete el contenido del mismo y el nombre del apadrinado

a quien pertenece.

26



Lucas Tolimán

Procedimiento No. 6Servicio de correspondencia

a Apadrinados

Número de Pasos:

8




ESTIMADO1

2

3

4

5

6

7

8

Encargado de correspondencia


Secretaria




Auxiliar de Correspondencia


Recibe de CFCA la correspondencia, la verifica en el listado general de niños apadrinados de cada sector. Supervisa que se encuentre en buen estado; si presentan daños graves se devuelve a CFCA.

Revisa que las etiquetas de las cartas estén bien pegadas y verifica la existencia de fechas atrasadas de la correspondencia recibida por el apadrinado.

Traduce los paquetes y cartas ya revisados, para que el niño entienda su carta.

Revisa que todas las cartas tengan traducción y que corresponda a la misma carta enviada por el padrino.

Revisa que cada paquete lleve su identificación. Sella los paquetes con la fecha de recibido, enumera y distribuye en el buzón respectivo.

Elabora listados de las cartas y paquetes de cada sector y entrega al Auxiliar de Correspondencia.

Entrega las cartas y paquetes a los apadrinados.

Archiva los listados de las cartas y paquetes entregados.

3 horas

20 minutos

1 hora

10 minutos

4 horas

2 horas

1 semana

1 hora

27



Lucas Tolimán

Procedimiento No. 6Servicio de correspondencia

a Apadrinados

Número de Pasos:

8



28




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 7Recepción o Envío de

Documentos de Kansas

Número de Pasos:

7

Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja: 1/3


Definición:Los documentos que se reciben y envían a la ciudad de Kansas son vitales para el

desempeño de las actividades que realiza ACPNYASLT con el fin de mantener

una comunicación eficiente con la casa matriz, además de ser el canal de

comunicación entre padrinos y apadrinados.

Objetivos: Determinar los canales por los cuales deben pasar los documentos que se

reciben de la ciudad de Kansas para que lleguen a tiempo a la persona

indicada.

Fijar las actividades que se requieren para enviar los documentos a

Kansas, luego de haber cumplido con los trámites para realizar el envío.

Determinar la persona responsable de los documentos en cada una de las

actividades hasta el momento de su archivo.

Normas del Procedimiento: Los documentos se reciben de Kansas los primeros 10 días de cada mes.

Fotocopiar todos los documentos relacionados con información de niños

nuevos, órdenes de envíos de regalos y especiales en efectivo.

El encargado de correspondencia debe resolver cualquier duda de los

auxiliares de correspondencia.

Todos los documentos deben permanecer archivados para consultarlos

cuando sea requerido.

29



Lucas Tolimán



Número de Pasos:

7




ESTIMADO

1

2

3

4

5

6

7








Recibe el paquete de cartas mensual de Kansas. Clasifica los documentos en: información de niños nuevos, envíos de regalos y especiales en efectivo

Envía al Auxiliar de Correspondencia solicitudes de información de los niños a los que les están buscando padrino o para actualizar datos.

La información solicitada es proporcionada por teléfono o es llevada a la oficina central, según sea necesario.

Firma un cuaderno de control para respaldar la entrega de la información y entrega una nota a cada Auxiliar de Correspondencia de la fecha del siguiente mes, en que debe venir a entregar toda la información necesaria.

Verifica si existen cartas atrasadas o si se reciben notas rápidas por correo electrónico para su contestación.

Verifica si la respuesta de la carta es correcta, de ser así se envía a Kansas; de lo contrario debe repetirse.

Ordena y archiva los documentos en su respectivo fólder.

2 horas

2 horas

1 hora

2 horas

1 hora

2 horas

1 hora

30



Lucas Tolimán



Número de Pasos:

7



31




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 8Coordinación de Citas No Programadas Entre Padrinos y Apadrinados

Número de Pasos:

9


INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Jefe Administrativo

Definición:

Este procedimiento surge cuando los padrinos deciden realizar una visita

inesperada a los apadrinados de ACPNYASLT, motivo por el cual se coordinan

diversas actividades para afinar los detalles del encuentro.

Objetivos:

Lograr que el apadrinado conozca a la persona que le proporciona ayuda y

que se produzca un acercamiento entre ambos.

Que el padrino conozca las condiciones bajo las cuales vive su apadrinado

para motivar su deseo de ayudar a los necesitados.

Coordinar todas las actividades para que se logre un encuentro entre

padrino y apadrinado de la mejor forma posible.

Facilitar todos los medios necesarios para que se realice la visita y que no

surjan contratiempos que dificulten el encuentro.


Recibir notificación por escrito sobre la llegada de un padrino al proyecto.

El Auxiliar de Correspondencia es el responsable de localizar al apadrinado

para la visita.

Se debe verificar que el padrino hable español, de lo contrario un traductor

debe facilitar la comunicación.

32


El Auxiliar de Correspondencia debe acompañar al apadrinado durante la

visita.


Lucas Tolimán

Procedimiento No. 8Coordinación de Citas

No Programadas Entre Padrinos y Apadrinados

Número de Pasos:

9




ESTIMADO

1

2

3

4

5

6

7

8

9




Secretaria

Jefe Administrativo

Secretaria



Jefe Administrativo

Recibe por correo una nota rápida donde se le informa de la visita de algún padrino. Verifica a qué sector pertenece el apadrinado y notifica sobre la visita al Auxiliar de Correspondencia.

Localiza al apadrinado para que esté pendiente de la llegada de su padrino.

Comunica a la secretaria sobre la visita para que asista en la coordinación de los detalles.

Brinda asistencia al Jefe Administrativo para coordinar la visita del padrino.

Coordina el lugar de encuentro entre el padrino y apadrinado. El transporte, si es necesario, la alimentación, y cuántos miembros de la familia pueden acompañar al apadrinado.

Verifica si el padrino puede hablar español, en caso contrario deberá traducir la comunicación entre padrino y apadrinado.

Debe acompañar junto con la secretaria al apadrinado en la visita con el padrino en el lugar convenido.

Informa al jefe Administrativo sobre el desarrollo de la visita.

Comunica al Coordinador mediante un informe el desarrollo de la visita.

1 hora

1 hora

10 minutos

1 hora

1 día

2 horas

2 horas

1 hora

1 hora

33


Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas

Tolimán


No Programadas Entre Padrinos y Apadrinados

Número de Pasos:9



34




Lucas Tolimán


Programadas entre Padrinos y Apadrinados

Número de Pasos:

7


INICIA: Jefe Administrativo TERMINA: Auxiliar de Correspondencia

Definición:

Procedimiento que consiste en realizar las gestiones necesarias para recibir a los

padrinos provenientes de Estados Unidos en la ACPNYASLT, con el fin de servir

como lazo de unión entre ambos.

Objetivos:

Proporcionar a los padrinos de los niños una visita placentera, brindándoles

las comodidades necesarias que se encuentren dentro de las posibilidades

de la asociación.

Mantener la relación entre los niños apadrinados y sus respectivos

padrinos, para que éstos conozcan más a fondo las condiciones en las

cuales vive el apadrinado y al mismo tiempo compartan tiempo juntos.


Contar con el apoyo del Jefe Administrativo, Secretaria y Auxiliar de

Correspondencia.

Tener a la mano los datos del niño apadrinado, como: nombre completo del

apadrinado, nombre del padrino, etc. para evitar confusiones.

35


Responsabilidad en cuanto a la atención del padrino y apadrinado.


Lucas Tolimán



Número de Pasos:

7



DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PASO No. RESPONSABLE ACTIVIDADESTIEMPO

ESTIMADO

1

2

3

4

5

6

7

Jefe Administrativo

Jefe Administrativo

Encargado de Correspondencia


Secretaria

Secretaria


Informa a correspondencia acerca de la visita de padrinos a cierta cantidad de niños, indicando nombres y números de registro para localizar a que sector pertenecen.

Hace los arreglos necesarios para que el niño pueda tener transporte para acudir a la cita con su padrino.

Procede a informar al Auxiliar de Correspondencia y entrega los datos solicitados al mismo.

Avisa al encargado de sectores, acerca de la visita, para que sea localizado el o los niños cuanto antes; inicia la recopilación de datos para realizar el informe personalizado del apadrinado el cual será entregado al padrino; y lo entrega a la secretaria para su traducción.

Revisa y traduce el informe para entregárselo al padrino.

Debe acompañar junto con el Auxiliar de Correspondencia al apadrinado en la visita con el padrino en el lugar convenido.

Informa al Jefe Administrativo como se desarrolló la visita del padrino.

15 minutos

4 horas

15 minutos

30 minutos

1 día

1 día

1 hora

36



Lucas Tolimán



Número de Pasos:

7



37




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 10Elaboración del Fichas de

Apadrinados

Número de Pasos:

8


INICIA: Auxiliar de Correspondencia TERMINA: Secretaria

Definición:Procedimiento que consiste en elaborar las fichas que contienen toda la

información necesaria sobre los niños apadrinados.

Objetivos: Tener un documento confiable en el cual se lleve el registro adecuado de la

información de los niños apadrinados.

Mantener un registro ordenado del número total de niños apadrinados que

se encuentran dentro de la ACPNYASLT.


Para elaborar una nueva ficha debe ser previamente autorizada por el

Coordinador General.

En la elaboración de las fichas de apadrinados se debe tener la

participación de la secretaria y el Auxiliar de Correspondencia.

Tener a la mano los datos correctos del niño para la elaboración de las

fichas.


Lucas Tolimán

Procedimiento No. 10Elaboración de Fichas de

Apadrinados

Número de Pasos:

8


38





PASO No. RESPONSALE ACTIVIDADESTIEMPO

ESTIMADO

1

2

3

4

5

6

7

8



Secretaria

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Llenar ficha social del niño que solicita apadrinamiento y toma una fotografía.

Realiza listado de fichas sociales y entrega a la secretaria, con una copia del listado.

Cuenta las fichas sociales de acuerdo al listado y firma una copia del listado para el Auxiliar de Correspondencia como constancia de entregado.

Revisa las fichas sociales verificando que los datos coincidan con la fe de edad del niño. Ingresa los datos al archivo en Microsoft Excel donde están clasificadas por Sectores.

Procede a traducir las fichas sociales y a imprimirlas.

Realiza un nuevo listado de las fichas que serán enviadas a CFCA-KS.

Adjunta la fotografía a la ficha social con un clip y lo prepara para ser enviado. Empaca las fichas con sus listados en un sobre manila.

Traslada las fichas a correspondencia y una copia de todos los listados de fichas que serán enviadas y las coloca en la caja donde serán enviadas.

1 hora

1 hora

15 minutos

4 horas

1 día

4 horas

4 horas

½ hora

Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas

Tolimán

Procedimiento No. 10Elaboración de Fichas de Apadrinados

Número de Pasos:

8

Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005

39


Hoja 3/3


40




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 11Elaboración de Cartas de

Retiro

Número de Pasos:

6


INICIA: Auxiliar de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia

Definición:

Procedimiento que consiste en la redacción y corrección de las cartas de retiro

que presenten los niños apadrinados por cualquier motivo.

Objetivos:

Contar con un documento en el cual el niño apadrinado expresa su voluntad

de no continuar con la ayuda que brinda ACPNYASLT.

Establecer las causas principales que inciden en la salida de los niños

apadrinados de ACPNYASLT.


En la elaboración de las cartas de retiro se debe contar con la participación

del Auxiliar de Correspondencia y la participación de los niños que deseen

terminar la relación con la ACPNYASLT.

Los auxiliares de correspondencia de cada sector deben entregar a la

secretaria las cartas finales a tiempo para que no afecten la planificación

del siguiente mes.

Toda carta de retiro debe ser traducida al idioma inglés para que la oficina

en Kansas esté informada y avise al padrino.

41



Lucas Tolimán


Retiro

Número de Pasos:

6




PASO No. RESPONSABLE ACTIVIDADESTIEMPO

ESTIMADO

1

2

3

4

5

6


Secretaria


Secretaria

Secretaria

Encargado de Correspondencia

Entrega las cartas y el listado a la Secretaria para la respectiva traducción.

Traduce la carta. Traslada al Auxiliar de Correspondencia.

Firma el folder de Control de Retiros, coloca una etiqueta verde que dice CARTA FINAL en cada carta y regresa a la secretaria.

Ingresa el nombre de cada retirado, su No. de identificación y sector al listado de retiros en Microsoft Excel.

Empaca las cartas en grupos de 30 cartas y las envía a correspondencia.

Recibe las cartas ya empacadas y un listado general de todas las cartas de retiro que serán enviadas.

½ hora

4 horas

½ hora

1 hora

½ hora

15 minutos

42




Retiro

Número de Pasos:

6



43




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 12Planificación Financiera y

Presupuestaria

Número de Pasos:

7


INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Secretaria

Definición:Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y

términos financieros que debe realizarse en determinado tiempo, éste refleja

control para ACPNYASLT, mediante una comparación de los resultados contra los

datos presupuestados, para verificar los logros y analizar las diferencias existentes

obteniendo así una mejor proyección futura.

Objetivo: Fijar prevención y corrección dentro de ACPNYASLT, ya que sirve como medio

de comunicación entre unidades de un mismo nivel y verticalmente entre

ejecutivos de un nivel a otro.

Normas del Procedimiento: Todos los encargados de los sectores deben realizar proyecciones para

estimar lo que se necesita comprar cada mes a beneficio de los

apadrinados.

El encargado de compras debe consolidar las proyecciones de los

sectores para realizar la planificación financiera de todo el proyecto.

Contabilidad debe verificar la información consolidada por el encargado de

compras.

La Junta Directiva debe autorizar el presupuesto y determinar si los

aspectos incluidos cubren las necesidades básicas.

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Lucas Tolimán


Presupuestaria

Número de Pasos:

7




ESTIMADO

1

2

3

4

5

6

7



Contador

Junta Directiva


Contador

Secretaria

Realiza proyecciones de los costos y gastos para el trimestre siguiente.

Integra la información para realizar la planificación consolidada de la asociación.

Verifica la información consolidada.

Autoriza la información ya verificada.

Recibe la planificación financiera revisada y autorizada para que sea ejecutada.

Coteja la información real con la presupuestada

Recibe la documentación para ser archivada.

2 Días

½ Día

2 Horas

15 minutos

20 minutos

1 hora

20 minutos

45




Presupuestaria

Número de Pasos:

7



46



Lucas Tolimán

Procedimiento No. 13Compras

Número de Pasos:

9


INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Contador

Definición:El procedimiento de compras constituye el conjunto de actividades que desarrolla

la ACPNYASLT para adquirir bienes y servicios necesarios, para la realización de

sus objetivos.

Objetivo: Proponer metas, objetivos, políticas, técnicas y procedimientos.

Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de

acuerdo a las necesidades de la Asociación.

Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos

relacionados con este proceso.

Establecer y actualizar los requisitos de proveedores con sus precios y

condiciones de compra, de los diversos artículos que requiera la entidad,

así como mantener información histórica de estos artículos.

Recibir, revisar, procesar las solicitudes y requisiciones de bienes y

servicios requeridos durante el mes.

Seleccionar al proveedor que proporcione las mejores condiciones de venta

del artículo requerido, que garanticen al menor costo, mejor calidad y que

aseguren el abastecimiento oportuno de los artículos.

Verificar que las órdenes de compra estén de acuerdo con

lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo,

precio y demás condiciones de entrega.

47



Lucas Tolimán


Número de Pasos:

9




Los encargados de sectores organizan mensualmente asamblea de padres

de apadrinados para determinación de necesidades básicas, elaborando la

solicitud correspondiente a encargado de compras.

El encargado de compras al recibir solicitudes de los sectores debe

clasificarlas de acuerdo a educación, salud, formación cristiana y nutrición,

solicitar cotizaciones a tres proveedores por cada producto.

Obtener por lo menos tres cotizaciones de distintos proveedores.

Auditoria Interna debe verificar si las cotizaciones son válidas y si cumplen

con los requisitos necesarios para su aprobación.

Junta Directiva se encarga de asignar un presupuesto por sector para

cubrir sus necesidades, luego aprueba las cotizaciones más convenientes y

firma cheque de anticipo al proveedor seleccionado.

Tres días antes de recibir los artículos, el encargado de compras debe

solicitar a Junta Directiva los cheques para cancelar el pedido.

Auditoria Interna debe evaluar la factura de compra de acuerdo a

cotización.

Contabilidad se debe registrar la factura en libro diario.

48



Lucas Tolimán

Procedimiento No. 13 Compras

Número de Pasos:

Elaborado por: Grupo No.19 Practica Integrada 2005,

9 Fecha: Mayo 2005 Hoja 3/4INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Contador


ESTIMADO1 Encargado

de SectoresConvoca a asamblea de padres de familia para la determinación de los artículos requeridos en base a necesidades básicas. Elabora solicitud de artículos requeridos

3 Días

2 Encargado de Compras

Recibe solicitudes y clasifica conforme a programas: Educación, Salud, Nutrición, Formación Cristiana y otros. Solicita cotizaciones a proveedores conforme solicitudes. Recibe las cotizaciones y las envía a Auditoria Interna.

5 Días

3 Auditoria Interna Verifica las cotizaciones seleccionadas y las envía a Junta Directiva.

2 Horas

4 Junta Directiva Selecciona cotizaciones de cada sector. Elaborara presupuesto y firma cheques de anticipos a los proveedores seleccionados.

½ Día


Solicita artículos a proveedores y elabora contrato prenumerado firmado y sellado por ambas partes, luego entrega anticipo con recibo respectivo.

2 Días


Solicita con tres días de anticipación a entrega de artículos, cheque para cancelar pedido. Recibirá artículos de acuerdo a pedido verificando cantidad y calidad.

1 Día


Verifica cotización y factura para cancelar el pedido con cheque y recibo respectivo. Entrega facturas originales al departamento de Auditoria Interna.

2 Horas

8 Auditoria Interna Evalúa que el precio, descuento y otras condiciones de la compra para asegurarse de que estas están de acuerdo con el pedido y las traslada a contabilidad.

3 Horas

9 Contador Recibe factura y recibo de caja correspondiente, registrándolos en libro diario.

½ Hora

49



Lucas Tolimán


Número de Pasos:

9



50




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 14Control Interno de Ingresos

Número de Pasos:

9


DefiniciónProcedimiento que consiste en la recepción, registro y manejo de los ingresos por

medio de transferencia, efectivo y/o derechos que representan un incremento en

activos que pueden derivarse de donaciones recibidas.

Objetivos Garantizar el adecuado registro de los ingresos provenientes de las

donaciones recibidas para la optimización de los recursos disponibles.

Adecuada distribución de los recursos existentes a distintos proyectos

(educación, salud, formación cristiana, alimentación, etc.), y gastos

administrativos.

Disminuir el riesgo de errores e irregularidades en la utilización de los fondos.

Normas: Toda recepción de efectivo o derechos obtenidos por donaciones de

Kansas City, deben documentarse y registrarse adecuadamente.

Todos los ingresos de efectivo y derechos de la Asociación relacionados

con intereses, deben documentarse y registrarse adecuadamente.

Debe realizarse una evaluación para determinar la cantidad razonable de la

donación asignada para la correcta distribución de los recursos de acuerdo

al programa de cada sector.

51



Lucas Tolimán


Número de Pasos:

9


INICIA: Auditor Interno TERMINA: Contador

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO

ESTIMADO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Auditor Interno

Contador

Contador

Contador

Contador

Contador

Contador

Junta Directiva

Contador

Se encarga de la recepción de la transferencia y comprueba que las condiciones establecidas previamente con el banco se cumplan, tales como tasa de cambio y el plazo de disponibilidad.

En el momento del registro de ingreso de la transferencia debe observarse la conversión de la moneda extranjera a moneda local y confirmar con el banco el ingreso del efectivo.

El contador debe emitir un documento preimpreso, prenumerado y autorizado, correspondiente al ingreso obtenido.

Distribuye el 10% del total de los ingresos para gastos de administración y provisiones laborales, los cuales debe transferir a una cuenta bancaria específica para un mejor control, de igual forma el 90% restante debe ser utilizado por sectores.

Contabiliza los intereses por cuenta u otros al momento de ser devengados.

Revisar los estados de cuenta bancarios en los cuales se consignen los intereses percibidos en relación a los cálculos de los mismos.

Informa de resultado de ingresos a Junta Directiva.

Revisa la información sobre los ingresos.

Archiva toda la información.

2 Horas

15 minutos

20 minutos

½ Día

½ hora

3 horas

1 Día

½ Día

10 minutos

52



Lucas Tolimán


Número de Pasos:

9


53




Lucas Tolimán

Procedimiento No. 15Control Interno de Egresos

Número de Pasos:

8

Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja:1/4

DefiniciónProcedimiento que proporciona los lineamientos en la elaboración de documentos

sobre los desembolsos que se realicen, mediante procesos de seguridad a través

del Control Interno.

OBJETIVOS

Establecer los niveles de aprobación para la emisión de cheques.

Determinar el registro de las firmas, definiendo los lineamientos uniformes.

Verificar que se cumplan con los procedimientos de emisión de cheques,

establecidos por la Junta Directiva.

NORMAS

Los cheques se emitirán por desembolsos que por su naturaleza no deben

realizarse por cajas chicas.

Los cheques deben hacerse mediante voucher preimpresos y numerados

correlativamente.

Los cheques emitidos deben estar respaldados con documentación de

soporte que cumplan con los requisitos de control interno, establecidos por

Auditoria Interna.

54



Lucas Tolimán


Número de Pasos:

8


Debe existir descentralización de funciones en cuanto a la emisión y

autorización de cheques.

Para la emisión de cheques es necesario utilizar las siguientes medidas de

seguridad:

No emitirlos al portador.

Debe colocarse la palabra “No Negociable”

El valor consignado debe coincidir con el documento de soporte.

Los documentos de soporte deben tener el sello de cancelado.

Para los cheques emitidos a nombre de un banco deben expresar el

motivo de la emisión.

Ningún directivo debe firmar cheques en blanco.

Los cheques anulados deben ser perforados en el espacio de firmas

autorizadas y debe colocarse el sello de anulado.

El encargado de emitir los cheques no debe realizar las conciliaciones

bancarias.

El contador debe mantener medidas de seguridad para resguardar los

voucher en blanco (pendientes de emitirse).

Para la liquidación de gastos por compra de beneficios, contabilidad

recibirá los respectivos documentos de soporte, en un plazo máximo

que no exceda de diez días hábiles, respecto a la fecha de cierre

mensual.

Para la recepción de las liquidaciones deberá observarse que los

documentos extendidos como facturas de compra, se presenten según

las formalidades legales.

55



Lucas Tolimán


Número de Pasos:

8


INICIA: Auditor Interno TERMINA: Contador


ESTIMADO

1

2

3

4

5

6

7

8

Auditor Interno

Contador

Contador

Contador

Contador

Contador

Junta Directiva

Contador

Realizar revisión aritmética de la factura.

Revisar los datos que contiene la factura como: El nombre de la Asociación, NIT, fecha, descripción, cantidad de artículos, precio unitario, precio total, los cuales deben coincidir con el cheque emitido.

Emite todos los cheques mediante el uso de cheque voucher, el cual debe estar prenumerado y preparado en duplicado, archivando el original con toda la documentación de soporte.

Revisa el cheque, si está correcto debe firmar en la casilla de “Revisado por” del voucher.

Entrega el cheque al beneficiario.

Informa sobre los egresos a Junta Directiva.

Revisa la información y regresa a contador.

Archiva los documentos.

30 minutos

½ hora

½ Día

1 Hora

15 minutos

1 Día

1 Día

10 minutos

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Lucas Tolimán


Número de Pasos:

8


57


58

Documents

Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas ... · Web viewFirma un cuaderno de control para respaldar la entrega de la información y entrega una nota a cada Auxiliar