Presentado por:Presentado por:JOSE GUILLERMO DIAZ RUIZJOSE GUILLERMO DIAZ RUIZFERNANDO ARTURO PEREZFERNANDO ARTURO PEREZ

JUAN DAVID MARIN MURILLOJUAN DAVID MARIN MURILLOMAURICIO AGUDELO MEJIAMAURICIO AGUDELO MEJIA

JONATHAN RAMIREZ VANEGASJONATHAN RAMIREZ VANEGAS NESTOR ZAPATANESTOR ZAPATA

GERMAN CASTAÑO JARAMILLOGERMAN CASTAÑO JARAMILLO

LEY 1437 DE 2011LEY 1437 DE 2011

LA INFORMATICA EN LA INFORMATICA EN LOS PROCESOS LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS

LEY 1437 DE 2011LEY 1437 DE 2011

Con la entrada en vigencia de la ley 1437 de 2011 cambiaron

algunos aspectos entre ellos la sistematización de los procesos

utilización los medios electrónicos, creación del documento publico

electrónico, notificación electrónica y expedientes electrónicos entre

otros.

UTILIZACIÓN DE MEDIOS UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN EL ELECTRÓNICOS EN EL

PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO

OBJETIVOS DE LA REFORMAOBJETIVOS DE LA REFORMA

Asegura la eficacia de los principios Asegura la eficacia de los principios de la función publica.de la función publica.

Facilitar la labor pedagógica con los Facilitar la labor pedagógica con los ciudadanos en lo que tiene que ver ciudadanos en lo que tiene que ver con sus derechos y deberes.con sus derechos y deberes.

Realizar una codificación y Realizar una codificación y sistematización de la legislación.sistematización de la legislación.

Estar al día con los avances Estar al día con los avances tecnológicos tecnológicos

. . PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOSA TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS Los procedimientos y trámites administrativos podrán

realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos.

Este articulo se regirá por la ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

REGISTRO PARA EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOSREGISTRO PARA EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS

Toda persona tiene el derecho de actuar ante las Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin. Sí así lo hace, las base de datos dispuesta para tal fin. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio, a autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. comunicaciones por otro medio diferente.

Las peticiones de información y consulta hechas a través de Las peticiones de información y consulta hechas a través de correo electrónico no requerirán del referido registro y correo electrónico no requerirán del referido registro y podrán ser atendidas por la misma vía. podrán ser atendidas por la misma vía.

Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil. hábil.

DOCUMENTODOCUMENTO PÚBLICO EN MEDIO ELECTRÓNICOPÚBLICO EN MEDIO ELECTRÓNICO

Los documentos públicos autorizados o Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen la suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil. de Procedimiento Civil.

Las reproducciones efectuadas a partir de Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos reputarán auténticas para todos los efectos legales. legales.

Ver ley 527 de 1999Ver ley 527 de 1999

NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICANOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA

Las autoridades podrán notificar sus actos a Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de administrado haya aceptado este medio de notificación. notificación.

Sin embargo, durante el desarrollo de la Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios. conformidad con los otros medios.

La notificación quedará surtida a partir de la La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. certificar la administración.

ACTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICOACTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO

Las autoridades, en el ejercicio de Las autoridades, en el ejercicio de sus funciones, podrán emitir sus funciones, podrán emitir válidamente actos administrativos válidamente actos administrativos por medios electrónicos siempre y por medios electrónicos siempre y cuando se asegure su autenticidad, cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de integridad y disponibilidad de acuerdo con la leyacuerdo con la ley

ARCHIVO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOSARCHIVO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS

Cuando el procedimiento administrativo se adelante Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. actuaciones administrativas.

La conservación de los documentos electrónicos que La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual, contengan actos administrativos de carácter individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las información necesaria para reproducirlos, y registrar las

fechas de expedición, notificación y archivofechas de expedición, notificación y archivo.. Ver capitulo III de la ley 527 de1999Ver capitulo III de la ley 527 de1999

EXPEDIENTE ELECTRÓNICOEXPEDIENTE ELECTRÓNICO

El expediente electrónico es el conjunto de documentos El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. que contengan.

El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera. permitirá su recuperación cuando se requiera.

La autoridad respectiva conservará copias de seguridad La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. ley.

SEDE ELECTRÓNICASEDE ELECTRÓNICA

Toda autoridad deberá tener al menos una dirección Toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica. electrónica.

La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional. que defina el Gobierno Nacional.

Podrá establecerse una sede electrónica común o Podrá establecerse una sede electrónica común o compartida por varias autoridades, siempre y cuando se compartida por varias autoridades, siempre y cuando se identifique claramente quién es el responsable de identifique claramente quién es el responsable de garantizar las condiciones de calidad, seguridad, garantizar las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Así mismo, cada autoridad usuaria de la interoperabilidad. Así mismo, cada autoridad usuaria de la sede compartida será responsable de la integridad, sede compartida será responsable de la integridad, autenticidad y actualización de la información y de los autenticidad y actualización de la información y de los servicios ofrecidos por este medio. servicios ofrecidos por este medio.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS POR PARTE DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS POR PARTE DE

LAS AUTORIDADESLAS AUTORIDADES Para la recepción de mensajes de datos dentro de Para la recepción de mensajes de datos dentro de

una actuación administrativa las autoridades una actuación administrativa las autoridades deberán: deberán:

1. Llevar un estricto control y relación de los 1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los sistemas de mensajes recibidos en los sistemas de información incluyendo la fecha y hora de información incluyendo la fecha y hora de recepción. recepción.

2. Mantener la casilla del correo electrónico con 2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y contar con las medidas capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección de la información. adecuadas de protección de la información.

3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las 3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha de la comunicaciones entrantes indicando la fecha de la misma y el número de radicado asignadomisma y el número de radicado asignado

La no realización del control y relación será causal de mala La no realización del control y relación será causal de mala conducta, en atención a que su observancia constituye un conducta, en atención a que su observancia constituye un deber y su incumplimiento se encuentra erigido como falta deber y su incumplimiento se encuentra erigido como falta disciplinaria en el Código Único Disciplinario disciplinaria en el Código Único Disciplinario

En el presente En el presente ArticuloArticulo se crea una nueva falta disciplinaria, a se crea una nueva falta disciplinaria, a partir del incumplimiento de un deber, lo quepartir del incumplimiento de un deber, lo que es es acertado, dada acertado, dada la novedad temática la novedad temática de la de la que se ocupa. Sin embargo, el que se ocupa. Sin embargo, el aditamento consistente en que aditamento consistente en que “ La no realización del control y “ La no realización del control y relación será causal de mala conducta, en atención a que su observancia relación será causal de mala conducta, en atención a que su observancia constituye un deber y su incumplimiento se encuentra erigido como falta constituye un deber y su incumplimiento se encuentra erigido como falta disciplinaria en el C ódigo Ú nico D isciplinario” disciplinaria en el C ódigo Ú nico D isciplinario”

PRUEBA DE RECEPCIÓN Y ENVÍO DE MENSAJES DE DATOS POR PRUEBA DE RECEPCIÓN Y ENVÍO DE MENSAJES DE DATOS POR

LA AUTORIDADLA AUTORIDAD Para efectos de demostrar el envío y la recepción de Para efectos de demostrar el envío y la recepción de

comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas: comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas:

1. El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar 1. El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de una comunicación, será prueba tanto del envío recibo de una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por la hecho por el interesado como de su recepción por la autoridad. autoridad.

2. Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, 2. Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio.el servicio.

Ver artículos 5, y el capitulVer artículos 5, y el capitulo 2 de la ley 527 de 1999o 2 de la ley 527 de 1999

SESIONESSESIONES VIRTUALESVIRTUALES

Los comités, consejos, juntas y demás Los comités, consejos, juntas y demás organismos colegiados en la organismos colegiados en la organización interna de las autoridades, organización interna de las autoridades, podrán deliberar, votar y decidir en podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad medio con los atributos de seguridad necesarios. necesarios.

ESTÁNDARES Y PROTOCOLOSESTÁNDARES Y PROTOCOLOS

Sin perjuicio de la vigencia dispuesta en Sin perjuicio de la vigencia dispuesta en este Código en relación con las este Código en relación con las anteriores disposiciones, el Gobierno anteriores disposiciones, el Gobierno Nacional establecerá los estándares y Nacional establecerá los estándares y protocolos que deberán cumplir las protocolos que deberán cumplir las autoridades para incorporar en forma autoridades para incorporar en forma gradual la aplicación de medios gradual la aplicación de medios electrónicos en los procedimientos electrónicos en los procedimientos administrativos. administrativos.

FINFIN