Aspectos gerenciales de la gestion de proyectos

Profesor: Jesus Chaparro

Universidad de OrienteDepartamento de Ingeniería de

SistemasControl de Proyectos (071-5933)

Bachilleres:Benavides JoséVillaroel OrleidysHernandez Luis

Abril de 2013

Unidad IAspectos Generales de

la Gerencia de Proyectos

Contenido1. Introducción e importancia de la gerencia de

proyectos2. Definición de Gerencia de Proyectos, según la GUÍA

del PMBOKObjetivosDinámica y efectividad gerencial

3. Proyecto de InversionesConceptoCiclo de vida de un proyecto de inversionesLos cinco Procesos de Gerencia de Proyectos

4. Interrelación y responsabilidad funcional en el manejo de proyectos

Función de ingenieríaFunción procuraFunción construcción

5. Sistema para gerencia de proyectos

Aspectos Gerenciales de la Gestión de Proyectos


1. Introducción e importancia de la gerencia de proyectos

El área de Gerencia de Proyectos y su aplicabilidad ha incrementado en las últimas décadas a nivel mundial, esta área hoy en día, ofrece una visión más global de lo que debe ser la administración en el mundo contemporáneo, por esta razón es considerada la profesión del siglo XXI.

Actualmente las empresas, organizaciones públicas, gremios, y las naciones en sí, ya sean países desarrollados o en vía de desarrollo, para mantenerse competitivos están utilizando cada día más la Gerencia de Proyectos como su aliado número uno, debido a que esta reúne todas las áreas del conocimiento aplicados en la administración moderna.

Históricamente hablando, y haciendo una pequeña reseña, los proyectos tienen sus orígenes en la Segunda Guerra Mundial, durante esta época se uso para la realización de actividades operativas y tecnológicas complejas.

La ausencia de aplicación de buenas prácticas durante la gerencia de un proyecto se traduce en resultados que no agregan valor: tiempos fuera de plazo, actividades fuera de presupuesto, productos finales que no cumplen con las expectativas de los interesados, y pare usted de contar.

Historia de la gerencia de proyectosEn la primera mitad del siglo XX, los proyectos

eran administrados con métodos y técnicas informales, basados en los gráficos Gantt – una representación gráfica del tiempo basada en barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. En los años 50, se desarrollaron en Estados Unidos dos modelos matemáticos: PERT (Program Evaluation and Review Technique, técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina) y CPM (Critical Path Method, método de ruta crítica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas). El PERT/CPM es, hasta la fecha, la base metodológica utilizada por los gerentes de proyectos profesionales.

En 1969, se formó el PMI (Project Management Institute, Instituto de Gerencia de Proyectos), bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar su naturaleza, utiliza las mismas bases metodológicas y herramientas. Es esta organización la que dicta los estándares en esa materia.


¿Qué es un Proyecto?Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.


¿Que es la gerencia de proyectos (Project management)?

Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos.

La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.

Definición de Gerencia de Proyectos, según la GUÍA del PMBOK

2. Definición de Gerencia de Proyectos, según la GUÍA del PMBOK

Definición:La dirección de proyectos es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

- Objetivos Identificar los requisitos Establecer unos objetivos claros y posibles de

realizar Equilibrar las demandas concurrentes de

calidad, alcance, tiempo y costes Adaptar las especificaciones, los planes y el

enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

Dinámica y Efectividad GerencialLa efectividad gerencial en la práctica, es una combinación

de factores en donde las capacidades individuales y organizacionales para lograr la sistematización de los aprendizajes se apoyen en el principio de la gestión del conocimiento, lo que ha de llevar a la organización a la generación de valor centrado en la innovación.

Para que los miembros de una organización puedan crear conocimiento dinámico y continuo se debe contar con un modelo de gestión del conocimiento con el que se pueda trasladar de un conocimiento tácito individual a un conocimiento explícito colectivo. Es decir, pasar del conocimiento interno y propiedad de cada persona en particular a un conocimiento explícito que se puede expresar o representar mediante símbolos físicamente almacenables y transmisibles.

Crear valor significa lograr el balance de la relación insumo-producto con el cumplimiento de objetivos. Esto no es otra cosa que eficiencia y eficacia para transformar los insumos en productos (bienes y servicios elaborados) cuyos efectos generen cambios en el comportamiento o en el estado de los beneficiarios/clientes como consecuencia de recibir los productos.


3. Proyecto de Inversiones

ConceptoEs una propuesta de acción técnico económica para resolver una necesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos humanos, materiales y tecnológicos entre otros.

Tiene como objetivos aprovechar los recursos para mejorar las condiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a corto, mediano o a largo plazo. Comprende desde la intención o pensamiento de ejecutar algo hasta el término o puesta en operación normal.

Responde a una decisión sobre uso de recursos con algún o algunos de los objetivos, de incrementar, mantener o mejorar la producción de bienes o la prestación de servicios.


Ciclo de Vida de un Proyecto de Inversiones

Es el proceso de transformación de una idea, desde su formulación, su aplicación y seguimiento, derivado de la detección de alguna necesidad, problemática u oportunidad, con el fin de contar con las provisiones de bienes o servicios que las pudieran resolver de la mejor manera.

Además de tener como objetivo elevar las probabilidades de éxito, dado que la investigación y análisis realizados, hacen posible detectar las posibles soluciones y definir el proceso de la Inversión.


El Ciclo de Vida de un Proyecto consta de 4 etapas: Pre- Inversión

Es la fase en la cual, después de haber nacido la idea, se inicia y se profundiza, en los estudios correspondientes para la preparación y formulación del proyecto, el cual nos va permitir resolver la problemática, la necesidad o la oportunidad, que nos planteamos desde un inicio, planteándonos diferentes alternativas para llevarlas a cabo, identificando los beneficios y las afectaciones que pudieran generarse, para poder tomar una decisión.

Esta fase consta de tres etapas: ESTUDIO DEL PERFIL. ESTUDIO DE PRE-FACTIBILIDAD ESTUDIO DE FACTIBILIDAD


ESTUDIO DEL PERFIL Es la identificación de la idea o el proceso de dimensionar el

proyecto. Podemos decir que es el primer estudio que se realiza para poder estimar que tan viable es el proyecto.

Esto se lleva a cabo sin caer en mayores costos, ya que nos basamos en la información existente.

Ya sea estudios de Mercado, administración del proyecto, ingeniería del proyecto, posibles financiamientos, costos aproximados, el precio de venta.

ESTUDIO DE PRE-FACTIBILIDAD Es la investigación sobre los factores que afectan al proyecto, ya sea

el ámbito comercial, técnicos, legales, administrativos y económicos financieros

Analizando también, la disponibilidad de los principales insumos que se requieren para el proyecto.

Además de un estudio preliminar referente a la cuantificación de los requerimientos de inversión que plantea el proyecto y sus posibles fuentes de financiamiento.

Y por último es necesario proyectar los resultados financieros del proyecto y calcular los indicadores que permitan evaluarlo


ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Es un análisis más amplio de los resultados

financieros, económicos, comerciales, de una inversión.

Si la respuesta es positiva se justifica pasar a la siguiente etapa.


InversiónEs la fase en la cual se materializan todas las

acciones que se van a llevar a cabo para dar funcionamiento al proyecto, las cuáles fueron evaluadas como conveniente

Esta fase comprende de tres etapas: LOS ESTUDIOS DEFINITIVOS EL MONTAJE LA PUESTA EN MARCHA


LOS ESTUDIOS DEFINITIVOS Consiste en la preparación de todos los documentos

técnicos para que pueda dar comienzo el proyecto. También puede realizarse reajustes o re cálculos en el

estudio de Factibilidad, si el caso así lo ameritara.

EL MONTAJE Esta etapa consiste en la construcción, y equipamiento

de las instalaciones con las que va a contar el proyecto (Si fuera el caso).

También se encarga de la capacitación del personal que se va a encargar de llevarlo a cabo.

Y la implementación de los instrumentos legales y administrativos, que son necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.


LA PUESTA EN MARCHA Es la etapa que pone a prueba el funcionamiento de

todo el proceso, especialmente el de producción, para poder verificar si hay alguna imperfección o deficiencia, con el fin de poder corregir el funcionamiento normal del proyecto.


OperaciónEs en esta fase donde se producen los

bienes o servicios del proyecto seleccionado de acuerdo al estudio que se fue desarrollando.

Además es en esta etapa donde comienza a generarse un flujo de ingresos y egresos, del producto de la operación del proyecto.


Evaluación EX – POSTEs la fase última, encargada de dar

seguimiento al proyecto en toda su operación, en base a una serie de indicadores, previamente definidos para la validación de los resultados y el seguimiento en la operación.

MEDICIÓN DE RESULTADOS Es el principal punto que debe tomarse en cuenta para

saber si el resultado del proyecto es el mismo que solucionó el problema para el cual fue creado (proyecto eficaz, proyecto exitoso).

En caso de no ser así, pone en evidencia errores en la formulación del proyecto

MEDICIÓN DE LA OPERACIÓN Este mide la eficiencia del proyecto, es decir la relación del

costo del proceso y el resultado obtenido. Con esto, no quiere decir, que entre más eficiencia tenga,

mejor va ser, porque puede tener demasiada eficiencia, pero el resultado no es eficaz (exitoso).


Los cinco Procesos de Gerencia de ProyectosLa integración de la dirección de proyectos

exige que cada proyecto y proceso de productos esté correctamente alineado y conectado con los otros procesos, a fin de facilitar su coordinación.

Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos: Grupo de Procesos de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Ejecución Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Grupo de Procesos de Cierre.


Grupo de Procesos de Iniciación El Grupo del Proceso de Iniciación está

compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.

Grupo de Procesos de PlanificaciónEl Grupo del Proceso de Planificación está

compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.

Grupo de Procesos de Ejecución El Grupo del Proceso de Ejecución está

compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.


Grupo de Procesos de Seguimiento y Control El grupo del Proceso de Seguimiento y Control está

compuesto por aquellos procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

Grupo de Procesos de Cierre. El Grupo del Proceso del Cierre está compuesto por

aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.


4. Interrelación y responsabilidad funcional en el manejo de proyectos

Función de ingenieríaSe disponen los aspectos más técnicos ligados al

proyecto. a) Programación de la ejecución: Hay que hacer un

cálculo del tiempo que lleva realizar el proyecto, así como el de cada una de sus actividades.

b) Presupuesto del proyecto constructivo: se presenta el resumen del presupuesto, con las partidas agrupadas en conceptos de carácter más general.


Función procuraIncluye los siguientes procesos:

a) Planificación de las adquisiciones: consiste en la identificación de los proveedores externos a la organización necesarios para la satisfacción de los proyectos.

b) Planificación de la búsqueda de proveedores: El éxito del proceso depende del diligenciamiento de la documentación necesaria para la elección del proveedor adecuado.

c) Búsqueda de los proveedores: tiene como objeto la recopilación de ofertas y propuestas de proveedores potenciales del proyecto.

d) Selección de proveedores: es el proceso seguido y consiste en la aplicación de criterios de selección a las propuestas obtenidas con el fin de escoger el mejor proveedor del producto.

e) Administración del contrato: se encarga de procurar que el (los) proveedor cumplan con los requisitos exigidos.

f) Cierre del contrato: tiene como fin la verificación de que el proveedor hayan cumplido con los requerimientos exigidos, además de la documentación correspondiente la cual debe incluir la aceptación de productos.


Función construcciónDespués de que el cliente ha

llegado a la conclusión de que quiere hacer una construcción, establece las metas del proyecto y determina su factibilidad económica.

Si el proyecto es viable, el propietario elabora un programa de construcción (lista de requisitos), un presupuesto y calendario.

Se realizan los arreglos preliminares para financiar la construcción, y poco más tarde el cliente elige a un director de programa de obra o contrata a un Arquitecto para el diseño de la obra.

También puede nombrar un administrador de dicha obra.


5. Sistema para gerencia de proyectosEl sistema de gestión de proyectos es el conjunto de herramientas, técnicas,

metodologías, recursos y procedimientos utilizados para gestionar un proyecto. El plan de gestión del proyecto describe cómo se va a usar el sistema de

gestión de proyectos. El contenido del sistema de gestión de proyectos variará dependiendo del área de aplicación, influencia de la organización, complejidad del proyecto y disponibilidad de los sistemas existentes. Las influencias de la organización conforman el sistema para ejecutar los proyectos dentro de esa organización.

El sistema se ajustará o adaptará a cualquier exigencia impuesta por la organización.

Si existe una PMO en la organización ejecutante, una de las funciones de la PMO normalmente consistirá en gestionar el sistema de gestión de proyectos, a fin de asegurar la consistencia en su aplicación y la continuidad en los diferentes proyectos que se estén llevando a cabo.


GRACIAS POR SU

ATENCION..!

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