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Instituto Particular Mixto Democracense INPADE

La Democracia Huehuetenango

Catedrática: Katerin Yahaira Monro

Alumna: !ersida Leticia L"#e$ Mart%ne$

&ema:

As#ectos De 'na ()icinista

Curso: *edacci"n Y Corres#ondencia

+rado: Cuarto ,ecretariadoCICL(

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IN&*(D'CCI(N

El perfil de la secretaria es una función esencialen cualquier tipo de actividadempresarial, tanto en el mundo de losnegocios como en la industria o en las

profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de unaempresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminologíatradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia,extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia losdocumentos de una oficina. ero en los !ltimos tiempos el concepto de secretaria"a cambiado notablemente# a"ora "a pasado a ser la asistente perfecta de su jefe,"asta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de $ste concredibilidad.

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EL %E&'( )(*)' * +L-E( E(/'0*

)ener tacto implica "acer lo debido en el momento adecuado. 0o ser amable, sinover si la persona está satisfec"a. /olucionar un problema sin dar explicaciones ysin evitar responsabilizarse. or ejemplo# n c"eque no está firmado. 0o somosresponsables por este "ec"o pero atendemos a la persona y manejamos lasituación.

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0o sólo se trata de tener un nivel de lenguaje adecuado y claridad para transmitirmensajes a diferentes personas en la empresa y fuera de ella. /ino, tambi$ncapacidad para manejar situaciones críticas con actitudes y palabras adecuadas.2or ejemplo, un +E' busca una persona que se fija en detalles, que est$ atenta yque sepa transmitir de formar cordial cualquier cambio de planes a !ltimomomento3, afirma 4ottero.

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1ominio de %icrosoft 'ffice, nternet, etc. 7rindar apoyo a todos losdepartamentos. 8 *ptitudes para la 'rganización.8 7uenas relacionesinterpersonales.8 9abilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y tomade decisiones.8 +apacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

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La apariencia personal de una secretaria es tan importante como losconocimientos que $sta debe poseer. /i usted posee un sin fin de conocimientos yno lo aparenta o los demuestra, no valen de nada. +uando "ablamos del cuidadopersonal de una secretaria no significa que $sta deba andar al !ltimo :;ay3 de la

moda, si no, que toda secretaria debe tener armonía y cuidado en su vestuario,maquillaje, peinado, calzado y accesorios.

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na secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionancontigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajosolicitado en tiempo y forma. or un parte, esto significa que tienes que tratar dealcanzar los objetivos a los que te "as comprometido, pero tambi$n significa noadquirir compromisos que no se pueden cumplir< o advertirlo.

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La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. na profesional evita cometererrores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atienecon puntualidad a los "orarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en eltel$fono.

Es com!n que una buena secretaria solucione requerimientos con un nivel deurgencia diverso, que incluso pueden venir de otras jefaturas. :Es importante queuna secretaria logre reorganizarse en función de nuevas demandas y

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contingencias, además de invertir mayores esfuerzos si "ay aumento en lasexigencias y entender las prioridades. %ejor, si logra anticiparse a lasnecesidades3, dice /ep!lveda.

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El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejercesupervisión.

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experienciasanteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

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0o es un misterio, de un tiempo a esta parte es sabido que será necesario para lamayoría de las empresas tener trabajadores y ejecutivos que dominen y sepanaprovec"ar las nuevas tecnologías. Las secretarias no son la excepción. Es más,las buenas aprenden antes que sus jefes, y suelen ense@arles.

/E4%E0)' 1E +*1* 0* 1E L*/ *0)E('(E/6irmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, almomento de resolver situaciones extremas. El buen "umor, por su parte,contribuye a disolver el estr$s propio y el de su jefe, así como a la contención y almantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan serneutralizados.

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C(NCL',I(N

En conclusión una secretaria es la cara visible de la empresa y embajadora de su jefe frente al resto de los empleados como clientes, es por esto que tiene quecuidar su imagen y todos los aspectos que la componen, de este modo siempreconseguirá dar una buena impresión al entorno.