Asunto Evaluación integral del sistema de control … · Administrativa Financiera el plan operativo de gastos corrientes. Para el diseño del POA se debe considerar los resultados

OFICIO No. 384 – 2012 – DAI – EISCI Sección : DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA - SENAGUA Asunto : Evaluación integral del sistema de control interno de la entidad

Quito, Ingeniero Walter Hipólito Solís Valarezo Secretario Nacional del Agua SECRETARÍA NACIONAL DEL AGUA Presente De mi consideración:

En uso de la facultad conferida en los artículos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la Unidad de Auditoría Interna de la Secretaría Nacional del Agua, realizó la Evaluación Integral del Sistema de Control Interno, actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Año 2012, con corte al 31 de octubre de este año y que fue aprobada por el señor Contralor General del Estado. El propósito general de la evaluación fue determinar el grado de confiabilidad de los controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e identificar las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas para mejorar su gestión y lograr los objetivos de la Institución. La evaluación integral de control interno se realizó de acuerdo con las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de septiembre de 2002. El trabajo desarrollado consistió básicamente en evaluar los controles existentes en la institución, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las “Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos” emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en Registro Oficial No. 78 y Suplemento No. 87 de 01 y 14 de diciembre de 2009, respectivamente, el diseño, implantación, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de proteger los recursos públicos y alcanzar los objetivos de la entidad. En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se exponen los resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado:

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Secretaría Nacional del Agua. Dirección de Auditoría Interna . Dirección: Av. Yánez Pinzón N26-12, entre Av. Colon y La Niña. Teléfono: 381 5640, ext. 258 / 211 / 363

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO

De la evaluación al Sistema de Control Interno, relacionado con la norma 200

Ambiente de Control, se obtuvieron los siguientes resultados:

Los resultados de la evaluación de cada uno de los subcomponentes relacionados con

la norma 200 - Ambiente de Control, se presentan a continuación:

NORMA CONFIANZANIVEL DE RIESGO

200 80,00 BAJO

200-01 54,29 MODERADO

200-02 73,33 MODERADO

200-03 75,00 MODERADO

200-04 64,00 MODERADO

200-05 80,00 BAJO

200-06 80,00 BAJO

200-07 80,00 BAJO

200-08 80,00 BAJO

NIVEL DE CONFIANZA 74,07 MODERADO

RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 "AMBIENTE DE CONTROL"

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

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Código de Ética y Estatuto Orgánico de Gestión Orga nizacional por Procesos

En el informe No. UAI-0002-2011, de evaluación al Sistema de Control Interno

relacionado con las Normas 200 “Ambiente de Control”, 300 “Evaluación del Riesgo” y

406 “Administración Financiera – Administración de Bienes”, por el período

comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011, esta Dirección ya

formuló recomendaciones respecto a la Normas de Control Interno 200 – 01

“Integridad y valores éticos” y 200 – 04 “Estructura Organizativa”, por lo tanto no se las

consideró en esta Evaluación Integral del Sistema de Control Interno.

Planes Operativos Anuales a cargo de la Dirección d e Planificación

La planificación operativa se concibe como la desagregación del Plan Estratégico de

Desarrollo Institucional en objetivos operativos, indicadores, metas, programas,

proyectos, subproyectos y acciones que se impulsarán en el período anual.

Del análisis realizado al Plan Operativo Anual (POA) se observó que su formulación,

cumplimiento, seguimiento y evaluación se realiza por separado, es decir, la Dirección

de Planificación elabora el plan operativo de inversión y la Coordinación General

Administrativa Financiera el plan operativo de gastos corrientes.

Para el diseño del POA se debe considerar los resultados logrados y los desvíos a las

programaciones precedentes, al respecto, la Directora de Planificación y el Analista

Administrativo (encargado de elaborar el POA gasto corriente), indicaron que en los

archivos que reposan en la Dirección de Planificación y Coordinación General

Administrativa Financiera, no existen documentos que sustenten la elaboración de

planes operativos anuales.

El POA 2013 de gasto corriente, se elaboró en base a levantamientos de información

donde los funcionarios encargados no utilizaron técnicas de proyección, por lo tanto la

formulación de los distintos grupos de gastos, no son razonables.

La Coordinación General de Planificación no elaboró procedimientos específicos para

la formulación del plan operativo anual de gasto corriente, de los distintos grupos de

gastos, hecho que se evidencia en las numerosas modificaciones realizadas al

presupuesto institucional 2012, además de que no está cumpliendo a cabalidad con

una de las atribuciones y responsabilidades establecidas en el Estatuto, la cual es

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dirigir, elaborar y coordinar con la Coordinación General Administrativa Financiera, la

consolidación de los planes operativos institucionales, lo que originó que en la

planificación institucional, no se identifiquen las necesidades para satisfacer las

demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos

disponibles, en un marco de calidad.

La Dirección de Planificación y el Responsable del POA de la Coordinación General

Administrativa Financiera, elaboraron un manual de procedimientos para la

formulación de las herramientas de seguimiento y evaluación de proyectos, cuyo

objetivo principal es servir de guía para la elaboración del POA; en base a este manual

también se elaboró un instructivo, los cuales fueron difundidos con memorandos

SENAGUA-CGP.3-2012-0159-M y SENAGUA-CGAFF.5-2012-0296-M, de 13 de

febrero y 14 de agosto de 2012, respectivamente.

Cabe señalar que el instructivo para gastos corrientes, posee contenidos generales

para la elaboración del POA, pero no existen procedimientos específicos para cada

uno de los grupos de gasto.

Norma de Control Interno 200 – 02 “Administración estratégica”.

Conclusión

El Plan Operativo Anual de la Institución, está desconcentrado en gasto corriente e

inversión, los cuales son elaborados por la Coordinación General Administrativa

Financiera y la Dirección de Planificación respectivamente, además para la

formulación del POA no se consideraron los resultados logrados y los desvíos a las

programaciones precedentes, debido a que no existen documentos que sustenten la

elaboración de planes operativos anuales y la Coordinación General de Planificación

no elaboró los procedimientos específicos para los distintos grupos de gastos que

conformarán dicho documento, situación que produjo que en la planificación

institucional, no se identifiquen las necesidades para satisfacer las demandas

presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en

un marco de calidad.

Recomendaciones

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Al Coordinador General de Planificación

1. Dirigirá y elaborará el Plan Operativo Anual Institucional, de conformidad a lo

establecido en las atribuciones y responsabilidades designadas en el Estatuto

Orgánico Institucional.

2. Coordinará con todas las direcciones de la Institución, la elaboración de

procedimientos específicos para que los sustentos de los distintos grupos de

gastos, que contiene el Plan Operativo Anual de gasto corriente, sean

consistentes y confiables.

Políticas y prácticas apropiadas de talento humano

Las políticas y prácticas de talento humano son necesarias para asegurar una

apropiada planificación, de manera que se garantice el desarrollo profesional y

asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio.

De la verificación realizada a las políticas y prácticas apropiadas referentes a los

procesos de clasificación, reclutamiento y selección del personal, capacitación,

evaluación del desempeño y promoción, se determinó que falta incorporar

consideraciones de las Leyes, Reglamentos y Normas, tales como: el Art. 9 y10 del

Subsistema de Clasificación de Puestos; Disposición Transitoria Octava LOSEP; Art.

193 y 194 RLOSEP; Art. 1 numeral 7.1.4 de la Norma Técnica de capacitación; Art. 13

del Subsistema de Evaluación de Desempeño; Art. 15 y 16 de la Reforma Subsistema

de Evaluación de Desempeño, los mencionados procesos son considerados como

subsistemas de la gestión del Talento Humano.

En las Normas de Control Interno 407 – 02 Manual de clasificación de puestos; 407 –

03 Incorporación de personal; 407-04 Evaluación del desempeño; y 407-06

Capacitación y entrenamiento continuo, se especificará el complemento de este

comentario con su respectivas conclusiones y recomendaciones.

Norma de Control Interno 200 – 03 “Políticas y prácticas de talento humano”

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EVALUACIÓN DEL RIESGO


Evaluación del Riesgo, se obtuvieron los siguientes resultados:


la norma 300 - Evaluación del Riesgo, se presentan a continuación:

Implementación de un sistema de administración del riesgo institucional

El artículo 1 del Decreto Presidencial 555, de 19 de noviembre de 2010, dispone la

implementación del Proyecto Gobierno por Resultados - GPR, en todas las

Instituciones de la administración pública central, institucional y dependiente de la

Función Ejecutiva a cargo de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, por

lo que la Coordinación General de Planificación a través de la Dirección de


300 40 ALTO300-01 35 ALTO300-02 40 ALTO300-03 40 ALTO300-04 40 ALTONIVEL DE CONFIANZA 39 ALTO

RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 300 "EVALUACIÓN DEL

RIESGO"


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Seguimiento y Evaluación, asumió la tarea del despliegue del GPR en la Secretaría

Nacional del Agua.

Para conseguir la implantación del GPR, la Dirección de Seguimiento y Evaluación,

realizó talleres a los que acudieron los directores de las distintas unidades

administrativas de la Entidad y elaboraron un mapa de riesgos, el mismo que no

presentó razonabilidad, ni confiabilidad, pues fue elaborado en forma emergente y

subjetiva y su análisis no fue profundizado apropiadamente por las unidades

administrativas, obteniéndose una gestión de riesgos incipiente, pues no se cuenta

con sustentos de la identificación, valoración y respuesta a los riesgos, ya que no se

realizaron análisis de factores internos y externos, así como tampoco se la asoció a

una planificación, puesto que la Secretaría Nacional del Agua, no tiene una

planificación estratégica que permita direccionar las acciones de la Institución.

La valoración de los riesgos se lo realizó sin análisis de sus probabilidades e impactos,

dejando a criterio y discreción de cada director, en razón de lo cual no se cuenta con

los debidos sustentos, lo que produce que el mapa de riesgos no sea confiable y

razonable y además no se realizó un seguimiento a los riesgos propuestos.

Las respuestas a los riesgos no fueron analizadas considerando las posibles

alternativas y tampoco se realizó un seguimiento a lo planteado por las direcciones,

por lo tanto, no se conoce si los riesgos fueron asumidos, dispersados, mitigados o

controlados, lo que no permitió validar el proceso de administración de riesgos.

El Secretario Nacional del Agua, los Subsecretarios y los Directores no han efectuado

un levantamiento e identificación de los riesgos institucionales, en función de los

objetivos estratégicos, no se ha profundizado el análisis y tratamiento de los

potenciales eventos de riesgo que podrían afectar la ejecución de los procesos y el

logro de objetivos, tal como lo establecen las Normas de Control Interno 300

“Evaluación del riesgo”, 300 – 01 “Identificación de riesgos”, 300 – 02 “Plan de

mitigación de riesgos”, 300 – 03 “Valoración de los riesgos” y 300 – 04 “Respuesta al

riesgo”.

Lo expuesto anteriormente se produjo porque la Máxima Autoridad a través de la

Directora de Seguimiento y Evaluación, no estableció un sistema de administración de

riesgos institucional, lo que ocasionó que no se determinen procedimientos y los

mecanismos necesarios para lograr una gestión adecuada de riesgos, que permita

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identificar, analizar, valorar y dar una respuesta efectiva a los mismos que afectan a la

Entidad; y que no se cuente con un Plan de Mitigación de Riesgos desarrollado y

documentado con una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y

valorar los riesgos que puedan impactar en la Entidad impidiendo el logro de sus

objetivos.

Con memorandos DSE.3-2012-0208-M y DSE.3-2012-0212-M, de 26 y 31 de octubre

de 2012, respectivamente, la Directora de Seguimiento y Evaluación, envió

información sobre la Administración de Riesgos gestionada en la Institución por cada

Subsecretaría, Coordinación, Direcciones de planta central y Demarcaciones

Hidrográficas, mediante la Metodología y Herramienta Gobierno Por Resultados,

documentación que muestra riesgos planteados en forma inapropiada sin considerar

factores internos y externos, confirmándose que los riesgos institucionales están

administrados en forma subjetiva y errónea.

Con la "Guía Metodológica de Monitoreo, Control y Evaluación de los Riesgos

Institucionales" elaborada por la Coordinación General de Planificación de la

SENAGUA, se confirmó que ésta Coordinación da una visión muy general de la

administración de los riesgos, lo que aún no permite que los servidores de la Entidad

logren establecer adecuadamente los riesgos y su respectivo control.

Estas comunicaciones confirman el comentario realizado por el equipo de auditoría,

por lo tanto se mantiene.

Conclusión

El Secretario Nacional, los Subsecretarios y Directores, no han identificado, analizado,

valorado y establecido respuesta a los riesgos de la Entidad, debido a que la Directora

de Seguimiento y Evaluación, no ha definido políticas para la administración de los

riesgos de la Secretaría Nacional del Agua, lo que no permitió disponer de un plan de

mitigación para definir acciones y respuestas a los riesgos que podrían afectar el

cumplimiento de objetivos y metas programadas.

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Recomendaciones

Al Secretario Nacional del Agua

3. Implantará un sistema de administración de riesgos institucionales, que

permita establecer políticas y procedimientos para identificar, evaluar, valorar y

dar respuesta a los potenciales riesgos que afecten a la Entidad, con el

involucramiento de todos los funcionarios.

4. Dispondrá al Coordinador General de Planificación, la elaboración de la guía

metodológica para la administración de riesgos, que involucre el análisis de los

factores internos y externos; y vigilará su cumplimiento.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Generales


Generales, se obtuvieron los siguientes resultados:


la norma 401 - Actividades de Control, Generales, se presentan a continuación:


401-01 80,00 BAJO

401-02 80,00 BAJO

401-03 72,00 MODERADO

NIVEL DE CONFIANZA 77,33 BAJO

RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 401


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Procedimientos de supervisión miden la eficiencia y la eficacia de los objetivos

Medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, son procedimientos de

supervisión, que permiten determinar oportunamente si las acciones existentes son

apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de cumplir con los mismos.

Del análisis realizado por Auditoría, se determinó que en la Entidad no existieron

registros de los consumos de las existencias; seguimiento a los reglamentos y normas

de los Organismos rectores y de control; constataciones físicas integrales de los

bienes de larga duración y de existencias; arqueos sorpresivos de caja chica; baja de

bienes obsoletos; seguimiento de funciones; formalización de los procesos de

tecnologías de información; debido a que el Coordinador General Administrativo

Financiero no efectúo procedimientos de supervisión, de los procesos y operaciones

(administrativas financieras, operativas, ambientales, tecnológicas), que permitan

medir la eficiencia y eficacia de los objetivos institucionales, conforme lo señaló en

respuesta al cuestionario de Evaluación del Sistema de Control Interno, pregunta 2

NCI 401 – 03:

“La Coordinación actúa indirectamente en el cumplimiento de los objetivos institucionales; es un soporte para todas las subsecretarías que necesitan apoyo en el área administrativa, financiera y de talento humano; como por ejemplo en certificaciones, pago, contrataciones de personal y sus requerimientos, son complemento y los índices son los mismos indirectos y directos para evaluar el complemento visionario de los objetivos. Cabe mencionar que la herramienta GPR se encarga de medir el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Secretaría, lo cual sin duda refleja la eficiencia y eficacia de la labor institucional”.

Lo descrito anteriormente no permitió, medir el tiempo invertido y la capacidad o

acierto en la consecución de los objetivos institucionales, considerando que la

eficiencia, tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevarlos a cabo, con el

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mínimo tiempo y la eficacia, hacer efectivo un intento o propósito y así determinar

oportunamente si las acciones existentes son las apropiadas.

Norma de Control Interno 401-03 “Supervisión”

Conclusión

El Coordinador General Administrativo Financiero, no elaboró procedimientos de

supervisión, que midan el tiempo invertido y la capacidad o acierto en la consecución

de las actividades relacionadas con los objetivos institucionales, debido a que actúa

indirectamente en el cumplimiento de los mismos, originando que los procesos y

operaciones de la entidad, no se desarrollen de acuerdo a las políticas y

procedimientos, de conformidad a las normas legales emitidas para el efecto.

Recomendación

Al Coordinador General Administrativo Financiero

5. Elaborará procedimientos de supervisión, de los procesos y operaciones

institucionales, que permitan medir la eficacia y la eficiencia de los objetivos de

la Entidad y de esta forma asegurar que se cumpla con la normativa vigente.

Administración Financiera PRESUPUESTO


Administración Financiera – PRESUPUESTO, se obtuvieron los siguientes resultados:


402-01 60,00 MODERADO

402-02 70,00 MODERADO

402-03 70,00 MODERADO

402-04 36,84 ALTO


RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 402 ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA - PRESUPUESTO


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la norma 402 - Administración Financiera - PRESUPUESTO, se presentan a

continuación:

El diseño de procedimientos de control asegurará la eficiencia en cada una de

las fases del ciclo presupuestario y del control pr evio al compromiso

La formulación del presupuesto de la Secretaría Nacional del Agua, se realizó en base

a las Directrices para Proforma del Presupuesto General del Estado, emitidas por el

Ministerio de Finanzas, así como también se consideró el instructivo del e-SIGEF para

cargar la información.

La proforma se realizó en coordinación con la Dirección de Planificación para la

inclusión de los Proyectos y Programas de Inversión; con respecto a las otras fases

del ciclo presupuestario (ejecución, evaluación, clausura y liquidación), se basaron

conforme lo dispuesto en las Normas Técnicas de Presupuesto, pero no se elaboraron

procedimientos de control interno, de los componentes del Sistema de Administración

Financiera, es decir, Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Nómina y

Control Físico de Bienes, con el fin de garantizar registros adecuados para la correcta

gestión y cumplimiento del ciclo presupuestario, sin embargo la Dirección Financiera

está elaborando manuales de procedimientos, los cuales han sido reportados en el

Sistema de Gobierno por Resultados, pero aún no se encuentran aprobados.

60.00%

70.00% 70.00%

36.84%40.00%

30.00% 30.00%

63.16%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

100.00%

402-01 402-02 402-03 402-04

Evaluación de la Norma de Control Interno 402 Admin istración Financiera - Presupuesto

Riesgo y cumplimiento

Cumplimiento Riesgo

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Determinamos que los proyectos y programas de la Institución fueron incluidos en el

presupuesto, los cuales permitirán cumplir los siguientes objetivos institucionales:

• Incrementar la eficiencia en el uso y el aprovechamiento del agua,

• Incrementar la equidad en la distribución del agua; y,

• Reducir el impacto ambiental y social en las actividades del recurso hídrico.

Para el control previo al compromiso, el personal de la Unidad de Presupuesto verificó

la documentación de sustento junto con la autorización del gasto de la adquisición y/o

contrato, para ello contemplaron la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública,

una vez revisados los documentos los registraron en el CUR de compromiso en el e-

SIGEF, pero no se definió un conjunto de procedimientos que permitan desarrollar

adecuadamente el control previo al compromiso, establecer responsabilidades de los

funcionarios de la unidad de presupuesto, información y medidas de seguridad.

En respuesta al cuestionario para la Evaluación Integral del Sistema de Control

Interno, Norma 402-01 numerales 1, 2 y 5, la Líder de Presupuesto señaló lo siguiente:

“… Para la fase de formulación se manejan por las directrices del Ministerio de Finanzas… Para las demás etapas siguen las normas técnicas de presupuesto… Toda programación se realiza sobre la base de los objetivos… El Sistema Integrado de las Finanzas públicas es un sistema muy completo que permite ver todas las transacciones realizadas, contar con los reportes que se necesite para la toma de decisiones”

Igualmente en respuesta al literal 1 de la norma 402-02 se indicó:

“… Se verifica la documentación que justifica la transacción como: certificación de fondos emitida por presupuesto previo a la verificación de las proformas que pueden ser de una tres(sic), dependiendo del monto a comprometer. Previo a la emisión de la certificación dependiendo del bien o servicio, en el caso de consultoría se revisa los TDR´s, cuadros comparativos, etc. A partir de junio se espera coordinar con la Dirección Administrativa para verificar que las compras de bienes y servicios consten en el PAC…”

Mediante oficio 215-2012-DAI-EISCI de 19 de marzo de 2012, el Jefe de Equipo

solicitó al Director Financiero, remita entre otra información los procedimientos para

cada fase del ciclo presupuestario. Ante la falta de respuesta con oficio 381-2012-DAI-

EISCI de 26 de octubre del 2012, se insiste en la entrega de información, el cual se dio

respuesta mediante memorando DF.5-2012-0661-M de 5 de noviembre de 2012.

Lo anotado anteriormente, se produjo porque los funcionarios de la Unidad de

Presupuesto, siguieron las directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas y las

Normas Técnicas de Presupuesto, como información suficiente y procedimientos

necesarios para el desempeño de sus funciones.

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Esta situación originó que no se generen adecuados registros para el cumplimiento del

ciclo presupuestario y de las unidades que integran el Sistema de Administración

Financiera de la Entidad.

Normas de Control Interno 402-01 “Responsabilidad del Control” y 402-02 “Control

previo al compromiso”.

Conclusión

La Unidad de Presupuesto de la Institución desempeña sus funciones en base a las

directrices que emite el Ministerio de Finanzas y las Normas Técnicas de Presupuesto,

como información necesaria para realizar sus actividades, esta situación conlleva a

que las servidoras y servidores de acuerdo a sus funciones designadas no generen

registros adecuados.

Recomendación


6. Elaborará manuales de procedimientos para las unidades de Presupuesto,

Contabilidad, Tesorería, Nómina y Control Físico de Bienes, y una vez

aprobados por la Máxima Autoridad los socializará en la Entidad.

La evaluación presupuestaria permite medir la gesti ón de la Secretaría Nacional

del Agua

La Unidad de Presupuesto de la Secretaría Nacional del Agua, genera reportes de la

Programación de la Ejecución Presupuestaria y Ejecución del Presupuesto, tomados

del Sistema e-SIGEF, para determinar de esta forma el porcentaje de ejecución de los

programas, proyectos y actividades, sin que se realice la evaluación presupuestaria,

para determinar las causas de las variaciones y establecer el grado de cumplimiento.

En respuesta al cuestionario de Control de Interno de esta norma en el numeral 3, la

Responsable de Presupuesto afirmó lo siguiente:

“De hecho todas las modificaciones presupuestarias de incremento y reducción de los techos presupuestarios las realizamos en el e-SIGEF las unidades ejecutoras y las unidades administrativas financieras”

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Afirmando así que no se realizó un análisis de las variaciones, atribuyendo al

incremento y reducción de los techos presupuestarios, sin establecerse si las

variaciones se dieron por incumplimiento del plan operativo anual, y si aquellos

incrementos o decrementos fueron razonables, legales y/o necesarios.

Lo anotado anteriormente se produjo, porque la Responsable de Presupuesto no

realizó procedimientos para evaluar el comportamiento presupuestario, a través de un

análisis de las variaciones de lo presupuestado y lo ejecutado, ocasionando que los

reportes emitidos por el e-SIGEF determinen el grado de ejecución de los proyectos y

programas, situación que no permitió medir la eficiencia y eficacia de los gastos

corrientes y de inversión mediante indicadores, que determinen sus efectos antes y

después de realizadas las erogaciones y solo se cuente con porcentajes de ejecución

presupuestaria, de los ítems antes mencionados, así como también no se

establecieron controles sobre la evaluación para cada fase del ciclo presupuestario.

Norma de Control Interno 402-04 “Control de la evaluación en la ejecución del

presupuesto por resultados”.

Conclusión

La Unidad de Presupuesto no realizó la evaluación presupuestaria, debido a que no

estableció procedimientos para este fin, generando reportes del e-SIGEF para

observar el porcentaje de ejecución del presupuesto, más no se realizó un análisis de

las causas de las variaciones, lo cual produce que no se mida la eficiencia y eficacia

de los gastos corrientes y de inversión con el fin de determinarse medidas correctivas

en el caso de que existan desviaciones.

Recomendación


7. Dispondrá al Director Financiero realice la evaluación presupuestaria tanto de

los gastos corrientes como de inversión, quien elaborará informes

cuatrimestrales para el conocimiento y toma de decisiones de las autoridades,

en donde se analice las variaciones del presupuesto aprobado y ejecutado

determinando las causas y recomendando las medidas correctivas y vigilará

su cumplimiento.

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Administración Financiera TESORERÍA


Administración Financiera - TESORERIA, se obtuvieron los siguientes resultados:


la norma 403 - Administración Financiera - Tesorería, se presentan a continuación:


403-01 80,00 BAJO

403-04 80,00 BAJO

403-06 80,00 BAJO

403-08 96,00 BAJO

403-09 80,00 BAJO

403-10 62,86 MODERADO

403-11 80,00 BAJO

403-12 80,00 BAJO

403-13 80,00 BAJO

NIVEL DE CONFIANZA 79,87 BAJO

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA N ORMA DE CONTROL INTERNO 403 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - TE SORERÍA"

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Cumplimiento de obligaciones

En el informe No. UAI-0001-2011 del Examen Especial de Evaluación al Sistema de

Control Interno Institucional, referente a la Norma de Control Interno 403

Administración Financiera – TESORERÍA al 28 de febrero del 2011, esta Dirección

formuló una recomendación dirigida al Coordinador Administrativo Financiero, en el

sentido de que se elaboren políticas y procedimientos e índices de vencimiento de las

obligaciones contraídas por la Entidad.

Administración Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMEN TAL


Contabilidad Gubernamental, se obtuvieron los siguientes resultados:


la norma 405 - Contabilidad Gubernamental, se presentan a continuación:


405-01 53,33 MODERADO

405-02 54,10 MODERADO

405-03 40,00 ALTO

405-04 62,22 MODERADO

405-05 53,33 MODERADO

405-06 24,00 ALTO

405-07 80,00 BAJO

405-08 66,00 MODERADO

405-09 60,00 MODERADO

405-10 45,00 ALTO

405-11 20,00 ALTO

NIVEL DE CONFIANZA 50,73 ALTO

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA N ORMA DE CONTROL INTERNO 405 "CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL"

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Registro inadecuado de la cuenta existencias y conc iliación de sus saldos

El Reporte de los Saldos Contables para las Unidades Ejecutoras al 31 de agosto de

2012, en los flujos de las cuentas 131 - Existencias para Consumo Corriente y 134 -

Existencias de Bienes de Uso y Consumo para Inversión, reflejaron el incremento por

sus adquisiciones pero no se evidenció el registro contable por consumo de las

mismas, tampoco se realizaron conciliaciones entre los saldos contables y los de

bodega. Cabe señalar que la Unidad de Control de Bienes y Bodega llevan el control

de existencias en hojas electrónicas de cálculo (Excel).

También se observó que en la cuenta existencias de repuestos y accesorios, se

registraron gastos de repuestos que fueron utilizados en el mantenimiento por parte de

los talleres y que no formarían parte del inventario de la Entidad, puesto que la

Secretaría Nacional del Agua no cuenta con una bodega de repuestos debitándose de

esta manera gastos en la cuenta de activos. Reflejándose falsos incrementos en

cuentas de activos, contradiciendo la afirmación de existencias en la información

financiera.

Esta situación se produjo, por la falta de aplicación de las Normas Técnicas de

Contabilidad Gubernamental, por parte de la Líder de Contabilidad, además de la

inexistencia de políticas contables para que la Unidad de Control de Bienes y Bodega

remita la documentación que revele el ingreso y egreso de las existencias en forma

mensual, para realizar el correspondiente registro contable; además de la falta de

constataciones físicas de los inventarios para comparar con los registros contables.

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Ocasionando que la información financiera no sea confiable ni razonable, y por lo tanto

los reportes financieros no sean de utilidad para la toma de decisiones de las

autoridades ya que no reflejan la realidad de la situación económica de la Institución,

pues en la contabilidad año tras año se incrementan las existencias, mientras que en

la realidad se producen consumos que no son debidamente reflejados y también

existan incrementos en el inventario de repuestos, cuando no ha existido un ingreso a

bodega y más bien debieran haberse aplicado directamente al gasto.

Normas de Control Interno 405-01 “Aplicación de los principios y Normas Técnicas de

Contabilidad Gubernamental”, 405-02 “Organización del Sistema de Contabilidad

Gubernamental”, 405-03 “Integración contable de las operaciones financieras”, 405-05

“Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de la información

financiera” y 406-05 “Sistema de registro”

El Director Financiero mediante memorando DF.5-2012-0563-M de 1 de octubre de

2012, solicitó a la Dirección Administrativa se remita la información sobre los egresos

de bodega con respecto a las existencias de bienes de uso y consumo, en dicha

comunicación señaló:

“…solicito se remita a la brevedad posible a esta Dirección la información sobre los egresos de bodega con respecto a las existencias de bienes de uso y consumo correspondiente al período enero a septiembre del 2012, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la NORMATIVA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA…La documentación relativa a los movimientos de ingreso y egreso se harán llegar periódicamente a la unidad contable, para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva. Dicha periodicidad podrá ser diaria o semanal o máximo mensual…”

En esta comunicación se evidencia la falta de compromiso de la Dirección Financiera

al no establecer políticas, pues no se fijó una fecha ni periodicidad para la entrega de

los reportes de existencias, razón por la cual se mantiene el comentario de Auditoría.

Conclusión

En la cuenta de Existencias para Consumo Corriente, no se registró los consumos de

inventarios y existieron incrementos por cuentas de gastos ya que la Líder de

Contabilidad, no aplicó las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental y no

estableció políticas para que la Unidad de Control de Bienes entregue la información

oportunamente, con el fin de acreditar en las cuentas de activos correspondiente y se

registre adecuadamente los gastos de existencias, ocasionando que la información

financiera no sea confiable ni razonable y que los reportes financieros no reflejen la

situación económica real de la Institución.

P á g i n a | 20


Recomendaciones

Al Director Financiero

8. Establecerá políticas contables en coordinación con la Líder de Contabilidad,

para realizar el adecuado registro contable de los incrementos y consumos de

existencias y para que las unidades administrativas remitan al área contable

los insumos necesarios, para así dar cumplimiento a lo que establecen las

Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental.

9. Controlará que los registros contables sean realizados adecuadamente y que

exista la documentación respectiva para justificar el incremento y disminución

de los inventarios.

A la Líder de Contabilidad

10. Establecerá y comunicará por escrito a la Dirección Administrativa las fechas e

indicaciones necesarias para la entrega de los reportes de ingresos y egresos

de existencias, con el fin de dar cumplimiento a la Normativa del Sistema de

Administración Financiera.

11. Realizará el registro contable en base a la Normativa Técnica de Contabilidad

Gubernamental y al Catálogo General de Cuentas, revisando que la

asociación presupuestaria sea correcta y esté de acuerdo al Clasificador

Presupuestario de Ingresos y Gastos del Sector Público.

12. Realizará las conciliaciones de saldos contables de las existencias junto con

los resultados de las constataciones físicas y efectuará el seguimiento a las

variaciones existentes.

13. Realizará constataciones físicas de las existencias y dejará constancia en las

respectivas actas.

Al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

14. Proveerá al Área de Bodega una aplicación para controlar el movimiento de

existencias y de esta forma mantener registros oportunos.

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Falta de reglamento interno para la clasificación y conservación de los

documentos de uso permanente y eventual de la Direc ción Financiera

No se elaboró un reglamento interno para la clasificación y conservación de los

documentos de uso permanente y eventual de la Dirección Financiera, tampoco se

realizó una evaluación y destrucción de la documentación que dejó de ser útil para la

Institución, sin establecerse procedimientos para esta actividad.

Esta situación se generó, por falta de gestión del Comité de Desarrollo Institucional, el

cual es presidido por el Coordinador General Administrativo Financiero y es su

responsabilidad el analizar y evaluar el desenvolvimiento administrativo y técnico del

personal de la Secretaría Nacional del Agua, como se establece en la Resolución

2012-424 de 5 de marzo de 2012, lo que ocasionó que no se tenga un espacio físico

suficientemente amplio para conservar toda la documentación financiera de la Entidad,

puesto que se conserva documentación, en un tiempo mayor a lo establecido en la

Norma Legal vigente.

Norma de Control Interno 405-04 “Documentación de respaldo y su archivo”

Conclusión

No se elaboró un reglamento interno para la clasificación y conservación de los

documentos de uso permanente y eventual de la Dirección Financiera, tampoco se

evaluó ni destruyó documentación que dejó de ser útil para la Institución, debido a la

falta de gestión del Coordinador General Administrativo Financiero, para la elaboración

de procedimientos que reglamente el correcto manejo de los archivos, ocasionando

que no se tenga un espacio físico amplio para conservar la información Financiera de

la Entidad.

Recomendación


15. Elaborará un Reglamento Interno para la clasificación y conservación de los

documentos de uso permanente y eventual de la Dirección Financiera y

P á g i n a | 22


definirá los procedimientos a seguir para la evaluación y destrucción de

documentos que dejaron de ser útiles.

Anticipos de remuneraciones mantenidos simultáneame nte y amortizados a un

plazo mayor a los sesenta días

En la Secretaría Nacional del Agua se concedieron dos anticipos de remuneraciones

simultáneamente a un mismo funcionario, el primero fue en febrero de 2012 a un plazo

de seis meses, el segundo fue otorgado en junio del mismo año, cuando aún faltaban

dos cuotas para terminar de pagar su primer anticipo, sin que se haya precancelado el

mismo, tuvo acceso a otro anticipo. Situación que no fue detectada en el proceso de

control que realizó la Unidad de Contabilidad.

Además, se observó en el Estado de Cuentas de Préstamos Empleados, que los

anticipos concedidos equivalentes a una remuneración mensual unificada de los

servidores, fueron descontados de los haberes de los funcionarios en un plazo de tres

hasta doce meses.

Este hecho se produjo porque el Instructivo Interno de Anticipo de Remuneraciones

para los Servidores de la Secretaría Nacional del Agua – SENAGUA, expedido

mediante Resolución No. 2009-10 de 23 de enero de 2009, con el cual se venía

concediendo los anticipos de remuneraciones, no fue reformado por el Comité de

Desarrollo Institucional, presidido por el Coordinador General Administrativo

Financiero; una vez que el Ministerio de Relaciones Laborales expidió el Reglamento y

Procedimiento para la Concesión de Anticipos mediante Resolución 0054 de 11 de

marzo de 2011 y publicado en el Registro Oficial 404 de 15 de marzo de 2011. Dicho

Instructivo contempla que el anticipo equivalente a una remuneración mensual

unificada del funcionario podrá ser descontado de acuerdo a la capacidad de pago del

servidor, mientras que el Reglamento establece que el descuento debe hacerse hasta

en 60 días. Además de la falta de control previo por parte de las personas encargadas

de nómina, así como la ausencia de un control continuo por parte de la Líder de

Contabilidad.

Situaciones que conllevaron a que los anticipos equivalentes a una remuneración

mensual unificada concedidos a los servidores sean descontados en un plazo mayor a

los sesenta días y se otorguen anticipos simultáneamente.

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Normas de Control Interno 402-03 “Control previo al devengado”, 405-08 “Anticipos de

fondos” y los artículos 1, numeral 1.2 y 3 del Reglamento y Procedimiento para la

Concesión de Anticipos, expedido por el Ministerio de Relaciones Laborales mediante

Resolución 0054 de 11 de marzo de 2011 y publicado en el Registro Oficial 404 de 15

de marzo de 2011.

Mediante oficio 373-2012-DAI-EISCI de 18 de octubre de 2012, el Jefe de Equipo de

Auditoría, en la comunicación de resultados provisionales informó al Coordinador

General Administrativo Financiero, sobre la falta de reforma al Instructivo Interno de

anticipo de remuneraciones para los servidores de la Secretaría Nacional del Agua,

quien mediante memorando CGAF.5-2012-0444-M de 22 de octubre de 2012 contestó

lo siguiente:

“…agradecemos sus observaciones e informamos que se realizarán los correctivos mencionados, a fin de dar cumplimiento a lo que determina la Ley Orgánica de Servicio Público, LOSEP y su reglamento…”

Situación que ratifica el comentario de Auditoría.

Conclusión

Los anticipos equivalentes a una remuneración unificada que se concedieron fueron

descontados en un plazo mayor a los sesenta días, además se mantiene dos anticipos

de manera simultánea a un mismo servidor, debido a que el Instructivo Interno de

Anticipo de Remuneraciones para los Servidores de la Secretaría Nacional del Agua –

SENAGUA no fue reformado por el Comité de Desarrollo Institucional en base a las

consideraciones del Reglamento y Procedimiento para la Concesión de Anticipos,

expedido por el Ministerio de Relaciones Laborales y la falta de controles para el

otorgamiento y contabilización por parte del personal de nómina y la Líder de

Contabilidad, razón por la cual dichos anticipos se descontaron en plazos de tres hasta

doce meses y se concedieron de manera simultánea.

Recomendaciones


16. Controlará que las actividades administrativas y financieras cumplan

estrictamente lo dispuesto en Leyes, Códigos, Reglamentos, Normas y demás

instrumentos legales.

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17. Reformará el Instructivo de Anticipo de Remuneraciones para los Servidores

de la Secretaría Nacional del Agua – SENAGUA, de acuerdo a las

consideraciones contempladas en el Reglamento y Procedimiento para la

Concesión de Anticipos expedido por el Ministerio de Relaciones Laborales,

así como también actualizará la normatividad interna conforme a lo establecido

por los organismos de control y vigilará el estricto cumplimiento.

A los Analistas de Talento Humano encargados de Nómina y a la Líder de

Contabilidad.

18. Realizarán el control previo respectivo basándose en sus archivos y las

normas vigentes aplicables, para evitar desembolsos de efectivo inapropiados.

Anticipos de licencia con remuneración

La mayoría de viáticos no se contabilizaron en la cuenta de anticipos sino en la cuenta

de gastos debido a que las solicitudes de licencia con remuneración son presentadas

por los servidores al regreso de sus comisiones.

Esta situación se produjo porque la Dirección Financiera no atendió oportunamente las

solicitudes de los anticipos para viáticos de los funcionarios, ocasionando que el pago

no sea realizado dos días previos a las licencias de los servidores como contempla el

artículo 14 del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y

alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios institucionales expedido

mediante Resolución No. SENRES-2009-000080 de 3 de abril de 2009, particularidad

que no ha sido contemplada dentro del Reglamento Interno para el pago de viáticos,

movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias de

servicios institucionales en el país, de los servidores públicos de la Secretaría Nacional

del Agua, expedido mediante resolución 2011-332 de 5 de septiembre de 2011, en el

cual en su artículo 10 señala lo siguiente:

“Art.10.-…Una vez aprobada la solicitud de licencia… la unidad solicitante remitirá con cuatro días de anticipación a la fecha de salida, el original a la Coordinación General Administrativa Financiera, para el cálculo y pago del anticipo de los viáticos, movilización o transporte, subsistencias y/o alimentación que correspondan…”

Esto ocasionó que los funcionarios realicen y presenten la solicitud de licencia con

remuneración una vez cumplidas sus comisiones.

Norma de Control Interno 405-08 “Anticipos de Fondos”

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Conclusión

Los viáticos están siendo contabilizados directamente como gasto, sin haberse

realizado el anticipo, debido a la falta de atención oportuna para el pago de los

mismos, ya que en el Reglamento Interno para el pago de viáticos, movilizaciones,

subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios

institucionales en el país, de los servidores públicos de la Secretaría Nacional del

Agua no contempla que el pago de anticipos debe realizarse dos días previos a la

licencia de los funcionarios, ocasionando que las solicitudes de anticipos sean

presentadas por los funcionarios una vez cumplida su comisión y no con la

anticipación necesaria.

Recomendación


19. Controlará que se cumpla con la reglamentación para viáticos emitida por la

Secretará Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y

Remuneraciones del Sector Público, actual Ministerio de Relaciones

Laborales, mediante Resolución No. SENRES-2009-000080 de 3 de abril de

2009 y por la Secretaría Nacional del Agua mediante Resolución 2011-332 de

5 de septiembre de 2011, y en caso de incumplimiento establecer las

sanciones correspondientes.

Liquidación de fondos a rendir cuentas en forma ino portuna

La Líder de Contabilidad creó un fondo a rendir cuentas por 300 USD, para gastos de

transferencias de dominio de los inmuebles el 14 de octubre de 2011, mes en el que

se realizaron los gastos correspondientes, pero el registro se lo realizó el 25 de

noviembre del mismo año, esto ocurrió porque la Contadora no estableció dentro de

las políticas contables, la forma en que los servidores responsables de los fondos a

rendir cuentas deben reportar los gastos para su respectiva liquidación, produciendo

que los documentos que sustentan los gastos, sean entregados en enero de 2012.

Norma de Control Interno 405-08 “Anticipo de fondos”

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Conclusión

La Líder de Contabilidad no liquidó el fondo a rendir cuentas, en el mes que

correspondía debido a la falta de políticas contables, y a la entrega oportuna de la

documentación pertinente por parte del custodio, situación que ocasionó que los

registros contables no reflejen su estado real.

Recomendaciones


20. Establecerá políticas contables para la debida liquidación de los fondos a

rendir cuentas y la presentación oportuna de los gastos incurridos con el

mismo.

21. Controlará que los responsables de la administración de los fondos a rendir

cuentas entreguen los justificativos del gasto, en forma oportuna, para que la

información financiera sea razonable.

Arqueos de caja chica

El Funcionario asignado por la Líder de Contabilidad, durante el 2011, realizó en una

sola oportunidad un arqueo sorpresivo de caja chica a todos los custodios de las

mismas, con la finalidad de determinar la existencia física y comprobar la igualdad con

los saldos contables y dar cumplimiento a la normativa correspondiente, verificar y

liquidar estos fondos. En el informe de este control no se reportaron novedades por

sobrantes y faltantes, sin embargo en el resumen de reposición, el responsable del

fondo adjuntó los vales de caja chica numerados 25, 26, 27, 30, 31, 32 y 33, sin dejar

constancia de lo sucedido con los vales de caja 28 y 29, dicha novedad tampoco fue

reflejada en el Acta de Arqueo de Caja Chica.

Esta situación se produjo porque la Líder de Contabilidad no efectúo el seguimiento

apropiado al procedimiento de arqueos sorpresivos de los valores en efectivo, lo cual

conlleva a que la persona responsable del arqueo no reporte la ausencia de dos vales

de caja y se realicen gastos de manera inadecuada.

P á g i n a | 27


Normas de Control Interno 405-07 “Formularios y documentos” y 405-09 “Arqueos

sorpresivos de los valores en efectivo”

Conclusión

La Líder de Contabilidad, no dispuso la realización de arqueos de caja sorpresivos en

forma periódica, sino una vez al año, y tampoco el funcionario asignado informó sobre

las novedades encontradas en el arqueo de caja realizado en el 2011, situación que se

generó por la falta de seguimiento de los procedimientos de arqueo de caja.

Recomendación


22. Realizará los arqueos de caja sorpresivos en forma periódica, y deberá reflejar

en el informe todas las novedades encontradas, así mismo se hará el

seguimiento de la secuencia de los documentos pre numerados emitidos.

Comprobación de los registros contables de anticipo s y cuentas por cobrar

Del análisis realizado se determinó que la Líder de Contabilidad, no realizó

comprobación del registro contable de los valores pendientes de cobro, que se refieren

a cuentas por cobrar por concepto de concesiones.

A pesar que la Entidad no tiene políticas de crédito, mantiene por concepto de

concesiones valores significativos por cobrar, en razón de lo cual se emprendió un

proyecto de recuperación de cartera vencida, el cual está reflejado en el Plan Nacional

del Agua, con el fin de depurar dicha cartera, cobrar y evitar su caducidad en las

nueve Demarcaciones Hidrográficas, para lo cual se realizaron notificaciones a los

concesionarios en los Centros Zonales con el fin de realizar convenios de pago. Este

proyecto lo están realizando dos personas de la Dirección Financiera, quienes

consolidaron la información que envía cada Demarcación y elaboraron una base de

datos en donde consta el nombre del usuario moroso, fechas de inicio y final de la

concesión sin determinar la antigüedad de saldos y la comprobación de su existencia

en los registros contables.

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Tampoco se realizó la conciliación y constatación de los saldos de los valores

pendientes de cobro, solo revisaron los informes que enviaron los Subsecretarios y

Coordinadores Regionales cada fin de mes de cada uno de los Centros Zonales por

Demarcación Hidrográfica y consolidaron la información que recibieron.

Esta situación se produjo por la falta de políticas contables en la Secretaría Nacional

del Agua respecto al registro, análisis, comprobación, conciliación y constatación de

los valores pendientes de cobro, para que sea de aplicación a nivel nacional. Razón

por la cual se realizó un análisis de la cartera vencida solo respecto a la base de datos

de las concesiones otorgadas y no se hizo un análisis, confirmación, conciliación y

constatación de los registros contables de los valores pendientes de cobro.

Normas de Control Interno 405-10 “Análisis y confirmación de saldos” y 405-11

“Conciliación y constatación”.

Conclusión

La Líder de Contabilidad, no realizó comprobación del registro contable de los valores

pendientes de cobro, debido a que no se han establecido políticas contables de crédito

y controles para verificar que los registros contables sean los adecuados, por lo que no

se han establecido plazos para el cobro de los valores adeudados y realizar la

clasificación de la cartera vencida, ocasionando que la Entidad mantenga créditos por

concepto de concesiones en valores significativos.

Recomendación

Al Director Financiero

23. Elaborará políticas de crédito, conforme a lo establecido en la normatividad

legal vigente y establecerá el correcto registro de los valores pendientes de

cobro, designando por escrito a las personas responsables de dicha función,

en cada uno de los Centros Zonales de las Demarcaciones Hidrográficas.

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Administración de bienes


Administración Financiera – Administración de Bienes, se obtuvieron los siguientes

resultados:


la norma 406 - Administración Financiera - Administración de Bienes, se presentan a

continuación:


406-01 77,14 BAJO

406-02 78,00 BAJO

406-03 75,00 MODERADO

406-04 80,00 BAJO

406-05 51,11 MODERADO

406-06 80,00 BAJO

406-07 76,00 BAJO

406-08 80,00 BAJO

406-09 78,00 BAJO

406-10 72,73 MODERADO

406-11 73,33 MODERADO

406-12

406-13 56,92 MODERADO


RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406


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Manual de Procedimientos para la Administración y c ontrol de Activos Fijos y

bienes sujetos de control, en trámite

En el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaría

Nacional del Agua aprobado y publicado en el Registro Oficial Nro. 109 de 15 de

enero de 2010, dentro de los procesos habilitantes se ubica la Coordinación General

Administrativa Financiera.

Es competencia del Coordinador General Administrativo Financiero, programar, dirigir

y controlar las actividades administrativas, del talento humano, materiales,

tecnológicos, de documentación, económicas y financieras de la Institución, de

conformidad con las políticas emanadas de la autoridad y con lo dispuesto en las

leyes, normas y reglamentos pertinentes.

La Entidad y la Empresa CHESK-CORP S.A, el 11 de enero de 2012, celebraron un

contrato de revisión, depuración, validación y preparación de la base de datos de

activos fijos de la Secretaría Nacional del Agua; en cumplimiento del numeral 8, la

empresa contratante elaboró un Manual de Proceso para la Administración y Control

de Activos Fijos y bienes de la SENAGUA, con todos los procedimientos para la

administración de bienes, que norma su correcta conservación y cuidado, el mismo

que se encuentra en trámite de aprobación.

Mediante oficio No. 205 – 2012- DAI-EISCI de 16 de marzo de 2012, el Auditor Jefe de

Equipo, solicitó al Director Administrativo Financiero, se provea entre otra información

de:

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“…manuales de procedimientos y reglamentos internos de la unidad de administración de bienes en lo relacionado a: Registro y Control de Bienes.- Seguridad…Baja de bienes,- venta de bienes…”

Requerimiento que hasta el 31 de octubre de 2012 no ha sido atendido, sin embargo la

Responsable de Bodega entregó a esta Dirección el borrador del Manual de Proceso

para la Administración y Control de Activos Fijos y Bienes Sujetos de Control de la

SENAGUA, elaborado por la Empresa Consultora.

Con memorando Nro. SENAGUA-DA.5-2012-845-M de 6 de agosto de 2012, dirigido a

los Subsecretarios y Coordinadores Regionales y Responsables del Control de bienes

de las Demarcaciones Hidrográficas, el Director Administrativo comunica lo siguiente:

“Anexo… sírvase encontrar el “Manual de Proceso para la Administración y Control de Activos y Bienes Sujetos de Control de la SENAGUA”… que se está difundiendo y socializando para los funcionarios responsables del Área de Bienes…luego de que sea revisado… remitir con los comentarios incluidos… para proceder a su legalización”.

Con memorando Nro. SENAGUA-DA.5-2012-0853-M, de 7 de agosto de 2012, el

Director Administrativo envía un alcance al documento antes mencionado, en el que

solicitó se envíen los comentarios hasta el 20 de agosto del presente año, sin que

hasta el 31 de octubre de 2012 se haya recibido respuesta alguna.

La Responsable de Bodega de la Planta Central, en las preguntas 5 y 8 de la

Evaluación al Sistema de Control Interno NCI 406 - 01 manifestó:

“… y constan en el manual que está en proceso de aprobación… se está en espera de comentarios para su posterior trámite de aprobación…”.

Así mismo en respuesta a la pregunta 4 de la NCI 406 – 07 y pregunta 8 de la NCI 406

– 11 señaló:

“se está en espera la aprobación del manual.- en el manual… hay procedimientos que regulen la baja de bienes”

Lo anotado anteriormente, se produjo porque el Coordinador General Administrativo

Financiero, conforme lo determina la Resolución 212 – 424 de 5 de marzo de 2012, no

realizó las gestiones pertinentes para dotar a la Dirección Administrativa de un manual

de procedimientos para la administración de los bienes de la Entidad, por lo que el

Director Administrativo adoptó los correctivos que consideró apropiados para que las

Demarcaciones Hidrográficas contribuyan a enriquecer el manual elaborado por la

consultora, que tiene hasta el 31 de octubre de 2012 un avance del 85% en cuanto a

la gestión determinada en el GPR, y este documento fue enviado a dichas

dependencias para que cada uno de los Responsables de los Bienes, den su punto de

vista acerca de algún cambio, respecto a las necesidades y requerimientos

particulares de cada Área, sin embargo no se han pronunciado.

P á g i n a | 32


Situación que ha ocasionado, que la Dirección Administrativa no haya concluido el

trámite para la aprobación del Manual de Proceso y que el Área de Bienes, no cuente

con una reglamentación interna que contenga procedimientos adecuados, que

garanticen una buena administración y control de los Activos Fijos, bienes y

existencias de propiedad de la Secretaría Nacional del Agua.

Normas de Control Interno 406-01 “Unidad de administración de bienes”, 406-07

“Custodia” y 406-11 “Baja de bienes por obsolescencia, pérdida robo o hurto”.

Conclusión

La Entidad no cuenta con procedimientos para la administración y control de Activos

Fijos y bienes sujetos de control, debido a que el Coordinador General Administrativo

Financiero, conforme a sus atribuciones, no realizó las gestiones pertinentes para

dotar a la Dirección Administrativa de una reglamentación interna, que contenga

procedimientos adecuados que garanticen una buena administración de los activos de

la Entidad, ya que el manual elaborado por la consultora, se encuentra en proceso de

ejecución en un 85% en cuanto al avance en el tiempo dentro del GPR.

Recomendación


24. Realizar las gestiones en forma documentada, para dotar a la Entidad de un

manual de procedimientos interno, para la administración y control de Activos

Fijos y bienes sujetos de control.

Plan Anual de Contratación elaborado sin planificac ión

Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y

necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el

presupuesto correspondiente y de conformidad a la planificación, con este

antecedente mediante memorando SENAGUA-CGP.3-2012-005, de 4 de enero de

2012, el Coordinador de Planificación solicitó al Coordinador General Administrativo

Financiero, la elaboración del Plan Anual de Contrataciones – PAC, a escasos días de

realizar la publicación en la página Web de la Entidad, por lo que la Unidad de

P á g i n a | 33


Compras Públicas procede a elaborar dicho Instrumento de manera urgente, basado

en los valores generales asignados en el presupuesto de la entidad.

Con memorando Nro. SENAGUA-CGAF.5-2012-0218-M, de 21 de junio de 2012, el

Coordinador General Administrativo, solicita al Coordinador General de Planificación,

lo siguiente:

“… Solicito información de todas las reformas que se hicieron a la cuentas, incluyendo el requerimiento y las respuestas, con el propósito de realizar los ajustes necesarios para Reformar el PAC…”

Mediante memorando Nro. SENAGUA-DA.5-2012-0684-M, de 27 de junio de 2012,

dirigido al Secretario Nacional del Agua, el actual Director Administrativo expresó:

“Con la finalidad de que todos los procesos del Área Administrativa a mi cargo desde el inicio de mis funciones, se ajusten a lo determinado en la Ley, es importante poner en su conocimiento, que, se ha detectado falencias en los diferentes procedimientos administrativos… Para el levantamiento del Plan Anual de Contrataciones es necesario se pueda coordinar entre las Áreas de Planificación, financiero y Administrativo, ya que la información necesaria para la formulación del PAC es el POA institucional y el presupuesto, esta coordinación entre las unidades mencionadas no se realizó para elaborar el PAC del 2012…El Plan Operativo anual (POA), debe ser elaborado por el Departamento de Planificación proyectado para los tres cuatrimestres del año fiscal, para cada una de las Unidades que conforman la SENAGUA…”

El Coordinador General Administrativo Financiero, solicitó al Secretario Nacional del

Agua a través del Memorando Nro. SENAGUA-CGAF.5-2012-0233-M, de 2 de julio de

2012 lo siguiente:

“… autorice las correspondientes Reformas al PAC, en vista que desde el inicio del presente año no se realizó una adecuada planificación, por lo que es necesaria su regulación… se disponga a la Coordinación Jurídica elaborar la Resolución respectiva para continuar con el proceso de Reforma al Pac.”

Es importante señalar que se realizaron varias reformas al PAC, la primera el 5 julio de

2012, de adquisiciones a realizarse que la Responsable de Presupuesto certificó,

inmediatamente se efectúa una segunda reforma el 27 de julio y al 14 de septiembre

se está tramitando una adicional.

Lo anotado anteriormente se produjo porque el Coordinador General de Planificación

de conformidad con lo dispuesto en el Estatuto Orgánico de la Entidad, no coordinó

con el Coordinador General Administrativo Financiero, la elaboración de los planes,

proyectos y programas, entre los que consta el Plan Operativo Anual, documento

necesario para la elaboración del PAC, por su vinculación con el presupuesto.

Situación que ocasionó que se realicen permanentemente reformas al PAC, y que la

entidad no cuente con un Plan Anual de Contratación confiable, en el que se incluyan

todas las obras, bienes y servicios, a contratarse durante el año fiscal.

P á g i n a | 34


Normas de Control Interno 406-02 “Planificación” y 406 – 03 “Contratación”

Conclusión

El Plan Anual de Contratación de la Entidad, no fue elaborado con una planificación

adecuada, en razón de que el Coordinador General de Planificación no coordinó con el

Coordinador General Administrativo Financiero la elaboración del mismo, originando

que la Institución no cuente con un instrumento legal y obligatorio para realizar las

adquisiciones durante el año fiscal.

Recomendación

A los Coordinadores Generales de Planificación y Administrativo Financiero

25. Dispondrán la elaboración del PAC de cada periodo, de manera planificada,

coordinada y oportuna, instrumento que deberá incluir todas las adquisiciones

de bienes y servicios, que va a realizar la Institución durante el año fiscal.

Procedimientos para conformación de Comisión técnic a

La máxima autoridad de la Entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de

lista corta, concurso público, subasta inversa, licitación o cotización, de conformidad

con lo dispuesto por la ley, conformará y nombrará la comisión técnica.

En los procesos de contratación de esta naturaleza, efectuados por la Secretaría

Nacional del Agua, no se observó que los responsables del portal de compras

públicas, hayan verificado la existencia de conflictos de intereses, entre quienes

conforman la comisión técnica y los ofertantes, ya sean Socios y Accionistas u otra

forma de participación.

Por lo expuesto se determinó, que dentro de los procesos de adquisición, los

funcionarios responsables del área, no elaboraron ningún procedimiento escrito de

convalidación de errores, entre los ofertantes y los miembros de la comisión técnica, lo

que ha ocasionado que no se pueda determinar la existencia o no de conflicto de

intereses y que la Entidad no lo revele en el proceso precontractual.

Norma de Control Interno 406 – 03 “Contratación”

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Al respecto una de las funcionarias de compras públicas indicó en el numeral 10 del

cuestionario de la Norma 406 -03 lo siguiente:

“Se tomaran las correcciones del caso, y se procederá a elaborar un documento que la comisión técnica deberá firmar indicando no tener conflicto de intereses con los oferentes"

Estas acciones se pretenden llevar a cabo en el futuro, por lo que se mantiene el

comentario.

Conclusión

En los procesos de contratación, efectuados por el Área de Compras Públicas no se

constató, que estos hayan verificado entre los miembros de la comisión técnica y los

ofertantes, la existencia o no de conflicto de intereses, debido a que no elaboraron un

procedimiento de convalidación de errores, lo que ocasionó que en los procesos de

compras no se pueda determinar la existencia o no de situaciones como esta.

Recomendación

Al Director Administrativo

26. Dispondrá la elaboración, de un procedimiento de convalidación de errores,

con los ofertantes (Socios o Accionistas u otra forma de participación) y los

miembros de la comisión técnica, que actúan en un determinado proceso.

Baja oportuna por obsolescencia, pérdida, robo o hu rto

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad, o hayan sido

motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Hasta el 31 de octubre del 2012, la Responsable de Bodega, no realizó ningún trámite

para la baja del vehículo PEUGEOT STATION color blanco 5P, año 1989 placas HEA-

499 VF315EB2208710474 de propiedad de la Entidad, que se encuentra fuera de

circulación, ni de cinco computadoras portátiles perdidas en los años 2011 y 2012.

Con oficio 364 – 2012 –DAI –EISCI de 20 de septiembre de 2012, el Jefe de Equipo de

Auditoría, solicitó al Director Administrativo informe las gestiones realizadas por la

pérdida de varias computadoras. Mediante memorando SENAGUA-DA.5-2012-1189-M

P á g i n a | 36


de 23 de octubre de 2012, el Director Administrativo informa lo siguiente: que el

Computador portátil hp modelo ELITEBOOK 8440p serie CND0251HCO, se encuentra

recuperado y entregado nuevamente al custodio, el Computador portátil modelo hp

6730B serie CNU8442LDS la Dirección de Tecnologías de la Información y

Comunicación está realizando el análisis del bien, que la aseguradora desea entregar

para validar que sus especificaciones cumplan con lo requerido por la SENAGUA y los

equipos de computación portátiles hp modelo PROBOOK 4410 serie

WBGSVOAMIYS3EP, hp PROBOOK 4410 serie CNU02225BH, hp modelo PROBOOK

4410 serie CNUO2224N1, se encuentran en trámite de recuperación.

Por lo anotado anteriormente se desprende que la Responsable de bodega, no realizó

ningún trámite para dar de baja el vehículo, que se encuentra obsoleto y fuera de

circulación, ni de las tres computadoras portátiles perdidas en el 2011 y no

recuperadas aun, ocasionando que los registros de los activos de la entidad no reflejen

su situación real y que en el caso del vehículo se deteriore aún más y por otro lado se

encuentre ocupando un espacio físico.

Norma de Control Interno 406-11 “Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o

hurto”.

Conclusión

En el período objeto de estudio, se observó que la Responsable de Bodega, no realizó

ningún trámite para dar de baja el vehículo PEUGEOT STATION color blanco 5P, año

1989 de propiedad de la Entidad, ni de tres computadoras portátiles perdidas en el

2011, lo que originó que estos bienes sigan constando en los registros de los activos

de la entidad y que el vehículo se siga deteriorando aún más.

Recomendación

Al Director Administrativo

27. Dispondrá a la Responsable de Bodega, realice el trámite para dar de baja al

vehículo en mal estado y a los equipos portátiles que fueron objeto de pérdida

y que se encuentran formando parte de los activos de la entidad.

P á g i n a | 37


Uso y control de los vehículos

Los vehículos del sector público, serán destinados exclusivamente para uso oficial, es

decir, para el desempeño de funciones públicas, su cuidado y conservación será una

preocupación constante de la administración.

De los controles realizados por Auditoría a los vehículos que conforman el parque

automotor de la Institución se observó lo siguiente:

• No se guardaron en los parqueaderos de la Institución, una vez concluida la

comisión de servicios

• Varios vehículos circularon sin el logotipo que los identifiquen

• Varios vehículos no portaron el adhesivo de “informe como conduzco” en la

parte posterior de los mismos

• Las placas en algunos vehículos eran fácilmente removidas

Esta situación se produjo porque el Coordinador General Administrativo Financiero, no

dio directrices ni elaboró un manual de procedimientos interno, para el uso y control

de los vehículos y la correcta aplicación de la norma legal establecida para este caso,

ocasionando que algunos servidores y conductores utilicen de manera inapropiada los

automotores.

Cabe señalar que la Dirección Administrativa, ha tomado acciones correctivas con el

fin de dar cumplimiento a lo que dispone la norma legal vigente, como lo demuestra en

las siguientes comunicaciones:

Mediante Memorando DA.5-2012-1159-M de 18 de octubre de 2012, el Director

Administrativo solicitó la separación de la Institución, de un conductor que incumplió el

artículo 8 del Acuerdo No. 007- CG suscrito el 02 de abril de 2003 por el Contralor

General del Estado.

Con Memorando SI.5-2012-0134-M de 31 de octubre de 2012, el Líder de Servicios

Institucionales, remitió al Director Administrativo las acciones tomadas, con el fin de

dar cumplimiento a las recomendaciones realizadas por Auditoría, señalando la

realización del brandeo de los logotipos, instalación de los adhesivos de “informe como

conduzco”, remaches de las placas, directrices a los guardias para el control del

ingreso y salida del parqueadero.

P á g i n a | 38


A pesar de las acciones tomadas se mantiene el comentario, debido a que la Entidad

no cuenta con un Manual de Procedimientos interno.

Norma de Control Interno 406-09 “Control de vehículos oficiales”

Conclusión

En el período objeto de evaluación se determinó, que los funcionarios y conductores

utilizaron de manera inapropiada los vehículos de la Institución, debido a que el

Coordinador General Administrativo Financiero, no elaboró procedimientos para el uso

y control de los mismos, porque se evidenció que los vehículos no retornaron luego de

cumplir con la respectiva comisión de servicios, no portaban logotipos, adhesivos

“informe como conduzco” y las placas eran inseguras, por lo que las removían.

Recomendación


28. Elaborará y difundirá un Manual de Procedimientos sobre el uso y control de

los vehículos de la SENAGUA, con el fin de que la Institución cuente con un

instrumento legal para una buena gestión de los vehículos de su propiedad.

Programas de mantenimiento de los bienes

El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan

implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración.

Del análisis realizado se determinó que los equipos informáticos (impresoras,

copiadoras y computadoras) reciben mantenimientos correctivos cuando estos bienes

presentan desperfectos y en el caso de los vehículos se realizan mantenimientos

preventivos, de acuerdo a las especificaciones de los fabricantes, esta situación se

presenta debido a que el Coordinador General Administrativo Financiero, no elaboró

un Programa de mantenimiento de los bienes de larga duración, ocasionando que no

se pueda determinar con exactitud cuáles son los equipos que requieren

mantenimiento, en qué estado se encuentran y que tareas de mantenimiento hay que

realizar para conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.

P á g i n a | 39


El Líder de Servicios Institucionales en la pregunta 2 y 3 del cuestionario NCI 406 – 13

indicó:

“En la Actualidad, no se ha diseñado, ni ejecutado un programa de mantenimiento correctivo de bienes de larga duración… no existe un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, sin embargo se da mantenimiento preventivo y correctivo, a los bienes que posee la entidad.”

Conclusión

La Entidad cuenta con bienes de larga duración, a los cuales no se les ha dado un

adecuado mantenimiento y en el caso de los vehículos, son chequeados de acuerdo a

las especificaciones de los fabricantes, debido a que el Coordinador General

Administrativo Financiero, no elaboró un Programa de mantenimiento, ocasionando

que no se pueda determinar el estado en que se encuentran los bienes, con el fin de

realizar trabajos de mantenimientos preventivo y correctivo.

Recomendación


29. Elaborará un Programa de mantenimiento preventivo y correctivo, de los

bienes de larga duración con la finalidad de conservar su estado óptimo de

funcionamiento y prolongar su vida útil.

Administración del talento humano


Administración del Talento Humano, se obtuvieron los siguientes resultados:

P á g i n a | 40



la norma 407 - Administración del Talento Humano, se presentan a continuación:

Revisión y actualización del manual de clasificació n de puestos

El manual de clasificación de puestos debe contener la descripción de las tareas,

responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos

de la estructura organizativa de la Institución.


407-01 80,00 BAJO

407-02 60,00 MODERADO

407-03 72,50 MODERADO

407-04 71,43 MODERADO

407-05 80,00 BAJO

407-06 75,56 MODERADO

407-07 72,00 MODERADO

407-08 73,33 MODERADO

407-09 80,00 BAJO

407-10 57,14 MODERADO


RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 "Administración del

Talento Humano"


P á g i n a | 41


Con oficio SN.1-0456 de 08 de noviembre de 2010, el Secretario Nacional del Agua,

remitió al Ministerio de Relaciones Laborales, el proyecto de Manual de Clasificación

de Puestos, quienes con oficio 01459-MRL-FI-2011-EDT, de 17 de octubre de 2011,

emitieron observaciones técnicas.

Al respecto, con oficio SN.1-1201 de 22 de noviembre de 2011, el Secretario Nacional

del Agua, indicó que las mismas no fueron cumplidas en un tiempo prudencial, debido

a que el Manual de Clasificación de Puestos, se encuentra en proceso de

restructuración, por los cambios en el Estatuto Orgánico de la Institución.

Con oficios MRL-DFI-2012-0115 y MRL-VSP-2012-0388 de 19 de marzo y 2 de julio

de 2012 respectivamente, el Ministerio de Relaciones Laborales, solicitó a la Entidad,

se informe sobre el avance del proceso técnico del Manual de Clasificación de

Puestos, expresando la predisposición en continuar brindando la asistencia técnica

necesaria para el proceso del Fortalecimiento Institucional de la Secretaría Nacional

del Agua.

La Entidad remitió un Manual de Clasificación de Puestos, que fue elaborado sin la

colaboración de los responsables de cada unidad o proceso de la Institución, sin

considerar a cabalidad la misión, objetivos y servicios que presta la Entidad y la

funcionalidad operativa de las unidades y procesos organizacionales, hecho que se

evidenció en el numeral 4 del memorando SENAGUA-DTH.5-2012-1000-M de 17 de

agosto de 2012, mediante el cual la Dirección de Talento Humano señaló:

“Una vez revisado los archivos que reposan en la Dirección de Talento Humano Planta Central, se ha determinado que no existen documentos que respalden y certifiquen la participación en la elaboración o actualización del análisis y descripción de puestos del anterior periodo... "

Al respecto, el análisis y clasificación de puestos son actividades que permiten

conocer las características del mismo, referente a sus principales roles, atribuciones y

responsabilidades en función de las unidades y procesos organizacionales, por lo

tanto se deben realizar con la colaboración de los responsables de cada unidad, la

falta de esta participación produjo observaciones técnicas del Ministerio de Relaciones

Laborales.

El Director de Talento Humano mediante entrevista realizada el 19 de septiembre de

2012 expresó:

“Se están realizando actividades concernientes a la actualización del manual de clasificación de puestos, esto es, en conjunto con las diferentes unidades de la institución se están revisando y analizando las atribuciones y responsabilidades asociados a su respectivo proceso interno con la

P á g i n a | 42


finalidad de ajustar este documento a las necesidades de la institución y así proceder su envio para la aprobación en el Ministerio de Relaciones Laborales.”

Con estos antecedentes se determinó, que el Director de Talento Humano está

realizando las gestiones para que el Manual de Clasificación de Puestos sea

aprobado, pero hasta el 31 de octubre de 2012, el Manual no fue aprobado, por lo que

el comentario se mantiene.

Normas de Control Interno 407 – 02 “Manual de clasificación de puestos” y 200 – 03

“Políticas y prácticas de talento humano”

Conclusión

El Manual de Clasificación de Puestos, presentó observaciones técnicas emitidas por

el Ministerio de Relaciones Laborales, evidenciando que la definición y ordenamiento

de los puestos contenidos en este documento, no estuvieron debidamente realizados,

por cuanto fue elaborado sin la colaboración de los responsables de cada unidad o

proceso de la Institución, sin considerar a cabalidad la misión, objetivos y servicios que

presta la Entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos

organizacionales.

Recomendaciones

Al Director de Talento Humano

30. Realizará las políticas institucionales, el programa de actividades e

instrucciones para la elaboración o actualización de la estructura ocupacional

de la Institución, donde los resultados obtenidos en cada una de las

actividades descritas serán puestas a consideración del Comité de Gestión de

Desarrollo Institucional.


31. Conformará y definirá la agenda del Comité de Desarrollo Institucional, con la

finalidad de revisar y aprobar las políticas institucionales y el programa de

actividades, para la actualización de la estructura ocupacional de la Institución

y se presentará para conocimiento y resolución de la máxima autoridad.

P á g i n a | 43


Procesos de reclutamiento y selección para la incor poración de personal

El ingreso de personal a la entidad se efectuará previa la convocatoria, evaluación y

selección que permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia ofrecen

mayores posibilidades para la gestión institucional.

La modalidad de incorporación de personal a la Secretaría Nacional del Agua, se la

realizó mediante contratos por servicios ocasionales, determinándose que la Entidad

excedió al 20% permitido por la Ley Orgánica del Servicio Público, lo mencionado se

justifica debido a que la Institución es de reciente creación, tal como lo indica el oficio

MRL-SECSP-2012-0049 de 11 de enero de 2012.

Con oficio 299-2012-DAI-EISCI, de 16 de agosto de 2012, el Jefe de Equipo de

Auditoría, solicitó al Director de Talento Humano, información relacionada al

reclutamiento y selección de personal. Analizando la documentación entregada por la

Dirección de Talento Humano mediante memorando SENAGUA-DTH.5-2012-1051-M

de 31 de agosto de 2012, se desprende que la Entidad no cumplió con el porcentaje

de inclusión de personal con discapacidad o enfermedades catastróficas, es decir,

según la Disposición Transitoria Octava de la LOSEP, para el 2012 debería tener el

3% y la institución cuenta con el 2% de este personal.

Al respecto el Artículo 64 de la LOSEP y su Disposición Transitoria Octava, menciona:

“A efectos del cumplimiento de la incorporación de personas con discapacidad ..., se observará el siguiente cronograma progresivo: el uno por ciento en el año 2010, el dos por ciento para el año 2011, el tres por ciento para el año 2012, hasta llegar al cuatro por ciento en el año 2013"

La Secretaría Nacional del Agua no realizó los correspondientes concursos de méritos

y oposición, debido a que la Institución no tiene aprobado un Manual de Descripción

de Puestos; además no se consideró en la planificación de talento humano un

proyecto de inclusión de personal con discapacidad o enfermedades catastróficas, lo

que produjo que la Institución sobrepase el porcentaje de contratación permitido por la

Ley.

El Director de Talento Humano mediante entrevista realizada el 19 de septiembre de

2012 expresó que a principios de agosto de 2012, ha mantenido reuniones de trabajo

con técnicos del Ministerio de Relaciones Laborales, con la finalidad de realizar las

respectivas correcciones al Manual de Clasificación de Puestos, producto de esta

revisión se ha logrado la aprobación de 59 vacantes para determinados puestos, es

decir, se aplicará el concurso de méritos y oposición.

P á g i n a | 44


Con estos antecedentes se confirmó, que el Director de Talento Humano está

realizando las gestiones del caso, pero hasta el 31 de octubre de 2012, no se cumplió

con esta diligencia, por lo que el comentario se mantiene.

Normas de Control Interno 407 – 03 “Manual de clasificación de puestos” y 200 – 03

“Políticas y prácticas de talento humano”.

Conclusión

La incorporación de personal a la Secretaría Nacional del Agua, se realizó bajo la

modalidad de contratos de servicios ocasionales, excediendo el porcentaje permitido

por la Ley, debido a que no se aplicó el proceso de concurso de méritos y oposición,

que cubra las respectivas vacantes y además porque la Institución no tiene aprobado

un Manual de Clasificación de Puestos; y, no se ha cumplido con el porcentaje mínimo

de inclusión de personas con discapacidad o con enfermedades catastróficas.

Recomendaciones


32. Realizará el proceso de incorporación de personas con discapacidad y

quienes adolecen enfermedades catastróficas, de tal forma que se cumpla con

el cronograma progresivo previsto en la Disposición Transitoria Octava de la

LOSEP.

33. Continuará con las gestiones pertinentes del caso, para la aprobación del

Manual de Clasificación de Puestos y que la Institución dé inicio al proceso de

concursos de méritos y oposición, con el fin de que se pueda reducir el

porcentaje permitido de contratación de personal establecido en el Artículo 58

de la LOSEP.

P á g i n a | 45


Evaluación del Desempeño como base para mejorar el rendimiento y

productividad

La evaluación del desempeño consiste en un mecanismo de rendición de cuentas

programada y continua, basada en la comparación de los resultados alcanzados con

los resultados esperados por la Institución, por las unidades organizacionales y por

sus funcionarios y servidores, considerando las responsabilidades de los puestos que

ocupan.

La Secretaría Nacional del Agua, elaboró en el 2011 un plan de evaluación del

desempeño, en la que se establecieron procedimientos generales y no se

consideraron todas las fases estipuladas en el Art.13 de la Norma Técnica del

Subsistema de Evaluación del Desempeño, emitida por el Ministerio de Relaciones

Laborales. En la evaluación del desempeño prevista para este año no se estableció

hasta el 31 de octubre de 2012, las políticas y procedimientos para su aplicación.

Del análisis realizado a los expedientes que reposan en la Dirección de Talento

Humano se pudo determinar lo siguiente:

• No existe sustento del formulario EVAL-02, el cual es utilizado para la

evaluación por parte del funcionario, servidor o ciudadano, identificando que no

se ha implementado en la Institución un buzón de sugerencias.

• Con la finalidad de obtener información del desempeño del servidor que labora

como conductor, todo vehículo de la Institución debe portar un adhesivo con

fondo de color rojo y letras blancas con el siguiente texto "INFORME COMO

CONDUZCO AL (número telefónico)...", al respecto los vehículos de la

Secretaría Nacional del Agua no cumplen está disposición.

La Coordinación General Administrativa Financiera, no ha emitido ni difundido hasta el

31 de octubre de 2012, las políticas y procedimientos para la evaluación del

desempeño, las cuales deben formularse tomando en consideración la normativa

emitida por el órgano rector del sistema.

La emisión tardía de políticas y procedimientos produce inconvenientes en su

aplicación, debido a que no se observan todas las fases de este subsistema, hecho

que se evidencia en el incumplimiento del levantamiento de metas aplicando el

formulario EVAL-01.

P á g i n a | 46


Mediante oficio circular MRL – AGTH – 2011 – EDT-02698 de 14 de diciembre de

2011, el Viceministro del Sector Público, expresó:

“… Para la evaluación del desempeño de enero a diciembre de 2012, la Unidad de Administración de Talento Humano levantará las metas aplicando el nuevo formulario ya referido…"

Al respecto, con memorando SENAGUA-DTH.5-2012-1032-M de 28 de agosto de

2012, el Director de Talento Humano indicó que los indicadores del 2012, se han fijado

para cada unidad en el sistema Gobierno por Resultados – GPR.

Si bien es cierto, se han determinado indicadores en la herramienta informática GPR

no se establecieron en el formulario considerado por el Ministerio de Relaciones

Laborales, hasta el 31 de octubre de 2012, no se ha cumplido con esta diligencia, por

lo que el comentario se mantiene.

Normas de Control Interno 407 – 04 “Evaluación del desempeño” y 200 – 03 “Políticas

y prácticas de talento humano”

Conclusión

La Coordinación General Administrativa Financiera, no ha emitido ni difundido las

políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño de 2012, generando

inconvenientes en su aplicación, debido a que no se observan todas las fases de la

Norma Técnica del Subsistema de Evaluación del Desempeño.

Recomendaciones


34. Elaborará las políticas y procedimientos internos, para realizar la Evaluación

del Desempeño de manera oportuna y los difundirá a nivel nacional.


35. Velará por el estricto cumplimiento de la Norma Técnica del Subsistema de

Evaluación del Desempeño, con la finalidad de que los resultados sirvan de

base para la identificación de las necesidades de capacitación y de esta forma

P á g i n a | 47


mejorar el rendimiento y productividad de las servidoras y servidores de la

Institución.

La capacitación como herramienta para elevar la cal idad del trabajo

La capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional en el servicio público deberá

ser en forma constante y progresiva a fin de actualizar conocimientos, obtener un

mayor rendimiento y elevar la calidad del trabajo.

La Dirección de Talento Humano cuenta con un plan de capacitación aprobado y

difundido mediante memorando SENAGUA-DTH.5-2012-0658-M, de 5 de junio de

2012, el contenido de este plan muestra una estructura muy general, en la que se

detalla un consolidado de varios temas a considerarse en los talleres de capacitación.

Con memorando SENAGUA-DTH.5-2012-0336-M de 20 de marzo de 2012, la

Dirección de Talento Humano expresó que para el periodo fiscal 2012, se tiene

previsto capacitar al 70% de los funcionarios de la Secretaría Nacional del Agua, es

decir, no se capacitará a todo el personal.

Además del análisis realizado al proceso de capacitación se determinó lo siguiente:

• Existen servidores que han realizado talleres y seminarios en el exterior y no

efectuaron la transmisión de estos conocimientos, al resto del personal de la

Institución.

• No se cuenta con mallas curriculares, establecidas para la detección de las

necesidades de capacitación.

El plan de capacitación elaborado por la Dirección de Talento Humano, no presentó

un cronograma específico en el que se detalle el alcance del personal a capacitarse,

además, la Responsable de Capacitación no consideró todos los procedimientos que

integra la Norma Técnica del Subsistema de Capacitación, situación que conlleva a

que no todos los servidores y servidoras tengan acceso a estos eventos.

Normas de Control Interno 407-06 “Capacitación y entrenamiento continúo” y 200 – 03

“Políticas y prácticas de talento humano”

P á g i n a | 48


Conclusión

La Dirección de Talento Humano, elaboró un Plan de capacitación para el 2012, en el

cual no constó un cronograma de actividades, determinándose que no todo el personal

logrará capacitarse, además los asistentes a eventos realizados en el exterior todavía

no han generado su efecto multiplicador en la Institución, debido a que no se

consideró todos los procedimientos que integra la Norma Técnica del Subsistema de

Capacitación.

Recomendaciones


36. Establecerá mallas curriculares en las respectivas Unidades, las cuales

servirán de base para la detección de necesidades de capacitación.


37. Cada año elaborará el plan de Capacitación, de manera oportuna, en base a

los recursos presupuestarios asignados, en el que constará el número de

participantes de acuerdo a las competencias por Área de la Institución y los

eventos a realizarse.

Rotación de personal para evitar la existencia de p ersonal indispensable

La rotación de las servidoras y servidores permiten ampliar sus conocimientos y

experiencias, fortalecer la gestión institucional, disminuir errores y evitar la existencia

de personal indispensable.

Del análisis realizado a la documentación referente a los cambios periódicos de tareas

de las servidoras y servidores, se determinó que solo las áreas de Talento Humano y

Dirección Administrativa, efectuaron acciones orientadas a la rotación del personal en

sus respectivas unidades.

El Comité de Desarrollo Institucional, presidido por el Coordinador General

Administrativo Financiero, no elaboró procedimientos escritos o un manual

estructurado, que permita una rotación de personal en base a criterios técnicos y en

P á g i n a | 49


áreas similares, sin afectar la operatividad interna de la Institución, ocasionando que

existan servidoras y servidores, ocupando puestos por periodos largos en funciones de

administración, custodia y registro de recursos materiales o financieros.

Norma de Control Interno 407- 07 “Rotación de personal”

Conclusión

La rotación del personal no se realizó en todas las unidades que conforman la

Institución, solamente se estableció en las Direcciones de Talento Humano y

Administrativa, porque no existieron procedimientos escritos o un manual estructurado,

para la aplicación de cambios periódicos de tareas al personal con funciones similares

de administración, custodia y registro de recursos materiales o financieros.

Recomendación


38. Conformará y definirá la agenda del Comité de Desarrollo Institucional, con la

finalidad de establecer procedimientos escritos o un manual que permita

determinar la rotación de personal en base a criterios técnicos y en áreas

similares, sin afectar la operatividad interna de la Institución.

Expedientes actualizados del personal facilita toma de decisiones

Los expedientes donde se consigne la información del personal con nombramiento o

contrato, permitirán a la administración de la entidad, contar con información veraz y

oportuna para la toma de decisiones.

Los expedientes individuales del personal, que reposan en el archivo de la Dirección

de Talento Humano, no se encontraron debidamente clasificados y actualizados,

debido a que la información relacionada con el ingreso, evaluaciones, ascensos,

promociones y su retiro, carecen de un ordenamiento lógico.

La Dirección de Talento Humano, mantiene un control informático en hojas de Excel

de contratos ocasionales y acciones de personal, clasificados en expedientes físicos

P á g i n a | 50


separados y consolidados de acuerdo a la numeración de estos documentos, además

no ha establecido procedimientos de archivo, observándose que no se tiene una forma

clara de clasificación y ordenamiento de documentos, lo que produce en varios casos

perdidas de los mismos y a la vez que la administración no cuente con información

veraz y oportuna para la toma de decisiones.

Norma de Control Interno 407-10 “Información actualizada del personal”

Conclusión

Los expedientes de los funcionarios que laboran en la Entidad y que reposan en el

archivo de la Dirección de Talento Humano, no estuvieron completos y actualizados,

debido a que no se establecieron procedimientos de archivo, situación que produjo

que no se cuente con información suficiente y pertinente.

Recomendación


39. Elaborará procedimientos para el manejo y control del archivo de expedientes

del personal, y de esta forma permita contar con información completa

ordenada y actualizada.

Administración de proyectos


Administración de proyectos, se obtuvieron los siguientes resultados:

P á g i n a | 51



la norma 408 - Administración de Proyectos, se presentan a continuación:


408-01 80,00 BAJO

408-02 80,00 BAJO

408-03 80,00 BAJO

408-04 80,00 BAJO

408-05 80,00 BAJO

408-06 80,00 BAJO

408-07 80,00 BAJO

408-08 80,00 BAJO

408-09 80,00 BAJO

408-10 73,85 MODERADO

408-11 80,00 BAJO

408-12 60,00 MODERADO

408-13 80,00 BAJO

408-16 80,00 BAJO

408-30 40,00 ALTO

408-31 40,00 ALTO

408-32 40,00 ALTO

408-33 40,00 ALTO


RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 408 "Administración de

Proyectos"


P á g i n a | 52


Especificaciones técnicas y programación de la obra

Para todo proyecto de inversión la información debe ser clara, completa e inequívoca,

donde las especificaciones técnicas, proporcionen aspectos técnicos para la correcta

ejecución; y, la programación de la obra, servirá como parámetro de comparación para

examinar lo adecuado del programa de trabajo propuesto por el adjudicatario.

Del análisis realizado a la información de los proyectos de inversión "Bulu Bulu y

Chongón San Vicente" obras a cargo de la Demarcación Hidrográfica del Guayas, se

determinó lo siguiente:

• En las especificaciones técnicas, no se visualizó en la mayoría de rubros los

materiales y el equipo mínimo necesarios para la ejecución de la obra, además

de no considerar todos los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias

que se aceptarán de acuerdo a las necesidades de servicio.

• En la programación de la obra, se verificó un cronograma de avance físico de

la obra, desglosado en las actividades por realizar, pero no se presentó un

programa del requerimiento de insumos: materiales, mano de obra,

herramientas, maquinaria y equipos, además el método de programación

utilizado por redes: CPM, PERT, diagrama de bloques, es muy general.

Mediante memorando SENAGUA-SSTRH.8-2012-0474-M de 11 de septiembre de

2012, el Subsecretario Técnico de los Recursos Hídricos, Subrogante, expresó:

"Para coadyuvar en la gestión integrada de proyectos, la Subsecretaría…ha programado… la elaboración de guías metodológicas, entre ellas la guía para la elaboración de proyectos en las distintas etapas y requerimientos, misma que al momento se encuentra en revisión..."

Por lo anteriormente expuesto, se determinó que el Subsecretario Técnico de los

Recursos Hídricos, no estableció manuales o guías metodológicas y otros documentos

que estandaricen la elaboración de proyectos en sus distintas etapas, ocasionando

que los documentos de las especificaciones técnicas y programación de la obra, no

presenten un detalle óptimo para que el proyecto se ejecute de acuerdo a lo

programado, complicando el desarrollo del proceso de ejecución aumentando plazo y

costo.

Normas de control interno 408-10 “Condiciones generales y especificaciones técnicas”

y 408-12 “Programación de la obra”.

P á g i n a | 53


Conclusión

En la etapa precontractual se consideran como componentes principales las

especificaciones técnicas y programación de la obra, al respecto estos documentos

carecen de cierta información, es decir, en las especificaciones no se visualizó en la

mayoría de rubros los materiales y el equipo mínimo a utilizarse en la ejecución de la

obra y en la programación no se detalló un desglose de los materiales, mano de obra,

herramientas, maquinaria y equipos, debido a que el Subsecretario Técnico de los

Recursos Hídricos, no estableció manuales o guías metodológicas que estandaricen

la elaboración de proyectos en sus distintas etapas, lo que produce que estos

documentos no presenten un detalle óptimo para que el proyecto se ejecute de

acuerdo a lo programado, complicando el desarrollo del proceso de ejecución

aumentando plazo y costo.

Recomendaciones

Al Subsecretario Técnico de los Recursos Hídricos

40. Controlará que las especificaciones técnicas, contengan la información

detallada y completa de los rubros que conforman la programación y ejecución

de la obra, así como también los cronogramas del CPM, PERT, sean lo

suficientemente específicos con el fin de realizar el seguimiento adecuado.

41. Elaborará manuales o guías metodológicas para las distintas etapas de un

proyecto, pre inversión, inversión y post inversión, la cual debe ser puesta a

consideración de las Demarcaciones Hidrográficas, para su revisión y

posteriormente al Secretario Nacional del Agua, para su aprobación y

respectiva difusión.

Unidad de operación y mantenimiento

La Unidad de Operación y Mantenimiento, es la encargada de recibir el diseño

definitivo, cuando finalice la construcción de la obra, con la finalidad de elaborar

planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo que aseguren el logro de los

objetivos concebidos durante la etapa de pre inversión.

P á g i n a | 54


La Secretaría Nacional del Agua, tiene obras en etapa de operación, estas fueron

ejecutadas por CEDEGE, CRM y PREDESUR y que fueron fusionadas con esta

Entidad, las obras son las siguientes:

• Presa La Esperanza

• Sistema de Riego Carrizal Chone

• Presa Poza Honda y Sistema de Riego Poza Honda

• Sistema de trasvases de Manabí: Daule Peripa - La Esperanza – Poza Honda

– Mancha Grande

• Sistema de Control de Inundaciones de la Cuenca Baja del Río Guayas

• Trasvase del Río Daule a la Península de Santa Elena, incluye el embalse

Chongón

• Presa Tahuín

Al respecto, el Director Nacional Técnico Hidráulico, sobre la existencia de manuales

de operación y mantenimiento de las mencionadas obras, facilitó el documento del

proyecto "Sistema de Riego Carrizal Chone", y manifestó que los demás documentos

reposan en las respectivas Demarcaciones Hidrográficas, es decir, la Dirección, no

dispone de esta información para realizar un seguimiento que permita conocer si se

obtuvieron los beneficios esperados y cuáles factores han influido en el éxito

alcanzado o en caso de no ser así, analizar la causa de las desviaciones presentadas

y tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr lo planeado.

La Institución no cuenta con un departamento de operación y mantenimiento, razón

por la cual la Subsecretaría Técnica de Recursos Hídricos, está colaborando a través

de la Dirección Nacional Técnica Hidráulica, en la creación de la Empresa Pública de

Operación y Mantenimiento, con la finalidad de gestionar la operación y mantenimiento

de las obras hidráulicas de uso múltiple de la SENAGUA a nivel nacional, para este

efecto se designó un Gerente de Proyecto Programa Nacional de Mantenimiento,

quien llevará adelante este requerimiento institucional, el mismo que mediante

memorando SENAGUA.SSTRH.8-2012-0560-M de 18 de octubre de 2012, solicitó a

los Subsecretarios de las Demarcaciones Hidrográficas, remitan información sobre la

operación y mantenimiento de los diferentes proyectos que se encuentran a su cargo.

Por lo anteriormente expuesto se determinó que el Subsecretario Técnico de los

Recursos Hídricos, no realizó las gestiones pertinentes para que la Institución cuente

con una Unidad de Operación y Mantenimiento, situación que ocasionó que las

P á g i n a | 55


Direcciones encargadas de realizar el monitoreo, seguimiento y evaluación de los

proyectos en la etapa de operación no conocieran si las variables empleadas en los

estudios fueran acertadas y si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos.

Normas de Control Interno 408-30 “Documentos para operación y mantenimiento”,

408-31 “Operación”; 408-32 “Mantenimiento” y 408-33 “Evaluación ex-post”

Conclusión

La Secretaría Nacional del Agua no contó con una Unidad de operación y

mantenimiento, que elabore planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo

que aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa de pre inversión,

debido a que el Subsecretario Técnico de los Recursos Hídricos, no realizó las

gestiones pertinentes para que la Institución cuente con esta Unidad, lo que produjo

que la Direcciones encargadas de realizar el monitoreo, seguimiento y evaluación no

conocieran si las variables empleadas en los estudios fueron acertadas, o si deben

ajustarse o cambiarse para futuros proyectos.

Recomendación

Al Subsecretario Técnico de los Recursos Hídricos, y al Coordinador General

Administrativo Financiero

42. Realizarán los estudios pertinentes para la creación de la Unidad de

Operación y Mantenimiento, la cual debe cumplir con todas las disposiciones

legales, que permitan disponer de la información necesaria, para que la

operación de las obras se efectúe en el nivel previsto y producir los beneficios

esperados.

Gestión Ambiental

De la evaluación al Sistema de Control Interno, relacionado con la norma 409 Gestión

Ambiental, se obtuvieron los siguientes resultados:

P á g i n a | 56



la norma 409 - Gestión Ambiental, se presentan a continuación:


409-01

409-02 48,00 ALTO

409-03 80,00 BAJO

409-04 80,00 BAJO

409-05

409-06 46,67 ALTO

409-07 38,00 ALTO

409-08

409-09

409-10

409-11

409-12


RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 409 "Gestión Ambiental"


P á g i n a | 57


Falta organización de la Unidad de Gestión Ambienta l

La Unidad de Gestión Ambiental está constituida como Dirección, dentro de los

procesos agregadores de valor, en la reforma al Estatuto Organizacional de Gestión

por Procesos, que la Secretaría Nacional del Agua está realizando actualmente, razón

por la que no consta en el Estatuto aprobado y publicado en el Registro Oficial No.

109, de 15 de enero del 2010.

La Dirección cuenta con personal multidisciplinario, pero al ser relativamente nueva,

no se ha dotado del personal suficiente para realizar una gestión óptima y tampoco se

ha elaborado políticas para que el vínculo con las Demarcaciones Hidrográficas sea

más formal y efectivo, así como no se ha realizado la asignación de funciones en

forma adecuada, conforme se observa en las evaluaciones de desempeño del área.

Se han realizado algunos estudios que sirven como apoyo a la alta dirección, pero aún

no son suficientes, puesto que se centran en temas más globales como el cambio

climático.

Lo anteriormente descrito, se produjo porque no se realizó una adecuada organización

de la Dirección de Gestión Ambiental, ocasionando que la misma no cumpla con

aspectos legales apropiados y se reforme el Estatuto en forma reiterada, puesto que

además la Dirección de Gestión Ambiental se fusionará con la Dirección de Calidad

del Agua, conforme explicó el Subsecretario Técnico de los Recursos Hídricos

mediante memorando SSTRH.8-2012-0412-M, de 2 de agosto de 2012, que en su

parte pertinente señala:

“… Se solicita … la contratación como Director de Gestión Ambiental … hasta que se concrete por parte de la Coordinación de Planificación de la SENAGUA, los procesos administrativos que permitan unificar las Direcciones de Gestión Ambiental y de Calidad del Agua… “

Norma de Control Interno 409 – 02, “Organización de la Unidad Ambiental”

Conclusión

La Dirección de Gestión Ambiental, no está incluida dentro del Estatuto Organizacional

de Gestión por Procesos, aprobado y publicado en el Registro Oficial 109, de 15 de

enero del 2010 y no ha establecido políticas para interactuar con las Demarcaciones

Hidrográficas, así como tampoco se cuenta con el personal necesario porque no se

realizó una adecuada organización de la unidad, lo que produjo cambios que no

permitieron que se publique la reforma al Estatuto.

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Recomendación


43. Realizará la publicación de las reformas al Estatuto de Gestión Organizacional

por Procesos de la SENAGUA, para que la Dirección de Gestión Ambiental

esté amparada en forma legal y pueda realizar sus actividades en forma

apropiada.

Faltan políticas institucionales para cumplimiento de tratados internacionales

La Dirección de Gestión Ambiental dentro de las cláusulas precontractuales y

contractuales, hace referencia al cumplimiento de tratados internacionales, pero la

Institución no cuenta con políticas institucionales en las cuales se mencione ese

cumplimiento, debido a que el Técnico de la unidad de gestión ambiental, que asistió a

reuniones en el exterior, en donde se abordaron tratados internacionales, no propuso a

la máxima autoridad, ni al director de la unidad políticas para cumplir con estas

disposiciones.

Lo anteriormente descrito se produjo porque la Directora de la Unidad de Gestión

Ambiental, no realizó las acciones necesarias para dar cumplimiento con los objetivos

y compromisos establecidos en los tratados internacionales, ocasionando que la

Entidad no cuente con políticas institucionales que promuevan el cumplimiento de

dichos tratados.

Norma de Control Interno 409 – 06 “Gestión ambiental en el cumplimiento de tratados

internacionales para conservar el medio ambiente”.

Conclusión

La Entidad no contó con políticas institucionales que promuevan el cumplimiento de

tratados internacionales porque la Directora de Gestión Ambiental, no realizó las

acciones necesarias para dar cumplimiento con los objetivos y compromisos

establecidos en los mismos, inhibiendo el establecimiento de políticas relacionadas

con el tema.

P á g i n a | 59


Recomendaciones


44. Establecerá políticas institucionales que promuevan el cumplimiento de

tratados internacionales y vigilará su cumplimiento.

A la Directora de Gestión Ambiental

45. Realizará las acciones necesarias para dar cumplimiento con los objetivos y

compromisos establecidos en los tratados internacionales.

46. Controlará que el personal que asista a reuniones internacionales, realicen

propuestas para que la Entidad, actualice las políticas institucionales una vez

establecidas.

Gestiones realizadas en el ambiente agua

La Dirección de Calidad del Agua, no ha ejecutado las actividades que establecen la

Norma Técnica de Calidad Ambiental y el Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental,

para prevenir y proteger la contaminación del agua, pues no controló los límites

permisibles exigidos en la normativa citada, pero realizó las gestiones para la

contratación de un laboratorio acreditado por el Organismo de Acreditación

Ecuatoriano – OAE, para efectuar ensayos de parámetros con el fin de determinar la

calidad del agua.

La máxima autoridad, así como las Direcciones de Gestión Ambiental y Calidad del

Agua, no han llevado a cabo un sistema de prevención para mitigar la contaminación

del agua, puesto que las dos direcciones, mencionaron que no les compete, mediante

comunicación escrita s/n de la evaluación al sistema de control interno.

La Dirección de Administración de los Recursos Hídricos, no ha realizado estudios ni

acciones a fin de impedir la sobreexplotación permanente de los recursos hídricos y

mantener de esta forma un equilibrio entre la demanda del agua y su disponibilidad

para abastecer al sector agropecuario, consumo humano y al sector industrial; así

como tampoco ha determinado el equilibrio entre la demanda de agua considerando la

ordenación de los usos del suelo.

P á g i n a | 60


Lo descrito anteriormente, se produjo porque los Directores de Gestión Ambiental,

Calidad del Agua y Administración de los Recursos Hídricos, no conocieron las

competencias de sus direcciones, lo que ocasionó que no realicen las gestiones

inherentes a sus cargos en forma adecuada; así como también porque el Secretario

Nacional del Agua, no realizó las gestiones adecuadas para que el Estatuto de Gestión

Organizacional por Procesos, de la Secretaria Nacional del Agua, reformado en el

2011, sea aprobado y publicado en el Registro Oficial, lo que ocasionó que las

Direcciones anteriormente indicadas, no estén legalmente constituidas y no observen

lo dispuesto en dicho documento.

Norma de Control Interno 409 – 07 “Gestión ambiental en el ambiente físico o natural,

agua”.

Conclusión

La Máxima Autoridad, así como las Unidades de Gestión Ambiental, Calidad Del Agua

y Administración de los Recursos Hídricos, no realizaron las gestiones para prevenir y

controlar la contaminación y la sobreexplotación del agua para buscar el equilibrio

entre la demanda del agua y la disponibilidad para el sector agrícola, industrial y el

consumo humano, razón por lo cual no efectuaron las actividades que exigen la Norma

Técnica de Calidad Ambiental y el Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental.

Recomendaciones


47. Realizará las acciones pertinentes, para cumplir con el objetivo de

implementar políticas, estrategias y normas para prevenir, controlar y enfrentar

la contaminación de los cuerpos de agua, establecido en el Estatuto Orgánico

de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaria Nacional del Agua; y,

vigilará su estricto cumplimiento.

A los Directores de Gestión Ambiental, Calidad del Agua y Administración de los

Recursos Hídricos

48. Cumplirán con las atribuciones que les corresponde a cada una de sus

direcciones, para lo cual deberán revisar el Estatuto Orgánico de Gestión

P á g i n a | 61


Organizacional por Procesos de la Secretaria Nacional del Agua, la Ley

Ambiental y demás normatividad legal vigente.

Tecnología de la información


Tecnología de la Información, se obtuvieron los siguientes resultados:


la norma 410 - Tecnología de la Información, se presentan a continuación:


410-01 80,00 BAJO

410-02 28,00 ALTO

410-03 25,71 ALTO

410-04 25,71 ALTO

410-05 20,00 ALTO

410-06 57,50 MODERADO

410-07 38,18 ALTO

410-08 64,00 MODERADO

410-09 30,00 ALTO

410-10 27,50 ALTO

410-11 20,00 ALTO

410-12 29,09 ALTO

410-13 36,00 ALTO

410-14 80,00 BAJO

410-15 80,00 BAJO

410-16 20,00 ALTO

410-17 76,67 BAJO

NIVEL DE CONFIANZA 43,43 ALTO

RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 410 "Tecnología de la

Información"


P á g i n a | 62


Funciones sin definir claramente

El Director de Tecnologías de Información y Comunicaciones con memorando

DTIC.5-0270 de 27 de diciembre de 2011, dirigido al Secretario Nacional del Agua,

solicitó la contratación de personal, quien con sumilla inserta autorizó la contratación

de los tres profesionales solicitados, en dicha comunicación realizó requerimientos de

personal para el cumplimiento de los proyectos definidos en el GPR, sin especificar las

funciones, habilidades, capacitación y competencias del personal a contratarse y el

área (Ingeniería de Software, Producción y Soporte Técnico) en la cual se

desempeñarán.

Objetivos reflejados en el Sistema de Gobierno por Resultados

La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones, no cuenta con un Plan

Estratégico, pero en los talleres de implementación del Sistema de Gobierno por

Resultados (GPR), se desarrollaron los objetivos operativos de la Dirección, junto con

sus respectivos procesos y proyectos, los cuales se han convertido en su única

planificación.

Actividades que realiza la Dirección no están regul adas por un manual de

políticas y procedimientos

La Dirección no elaboró un manual de políticas, ni procedimientos para las actividades

que cumplen, se desempeñaron en base a estándares internacionales como son las

normas ISO/IEC15408-2, ISO 27000, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 17799, convenciones

P á g i n a | 63


de Código para el lenguaje de programación JAVA™ y realizaron un manual interno de

uso de correo electrónico y acceso al internet, que fue enviado para su aprobación al

Coordinador General Administrativo Financiero, el que hasta el 31 de octubre de 2012,

no aprobó. Actualmente la Dirección realiza sus actividades como la administración de

servidores, desarrollo de aplicativos, mantenimiento y soporte a usuarios, sin seguir

procedimientos formalizados previamente.

La información generada por la Secretaría Nacional del Agua no está integrada

en un sistema informático

La Entidad no maneja un sistema de información integrado, razón por la cual no se ha

definido un modelo y cada una de las Direcciones de la Institución genera sus datos,

los cuales aún no han sido integrados; no tienen un diccionario de datos corporativo,

documentado y actualizado permanentemente; no se ha realizado diseño de datos.

La Entidad contrató una consultoría para el análisis, diseño, desarrollo e

implementación de los componentes de gestión de información hidrometeorológica e

hidrogeológica para el Sistema Nacional de Información de los Recursos Hídricos, con

la Corporación de Líderes en el Desarrollo de Actividades Proyectos y Servicios

LIDAPSSI Cía. Ltda, dicho contrato fue suscrito el 28 de septiembre de 2012.

Los proyectos tecnológicos son aprobados según los lineamientos de la

Subsecretaría de Informática

Todos los proyectos tecnológicos son revisados y aprobados por la Subsecretaría de

Informática de la Presidencia de la República, en base a un formato para la

presentación de los proyectos que ellos establecieron, dentro del cual no se da la

importancia a la gestión del riesgo de los proyectos y el plan de control de cambios

que deben contener cada proyecto tecnológico. Los proyectos tecnológicos de la

Entidad que fueron aprobados y ejecutados han sido la consolidación de servidores,

adquisición de activos de red y consultoría para el Sistema Integrado de Recursos

Hídricos.

Desarrollo de aplicativos sin lineamientos formaliz ados

No se ha desarrollado ni adquirido un software macro, se desarrollaron aplicativos web

como, Amortización, Registro de Guía-Entrega de Correspondencia, Registro

P á g i n a | 64


Descargas Calidad Agua y aplicativos en Office como Montos, los cuales no cuentan

con manuales de programación ni de usuario, dichos aplicativos fueron desarrollados

en conjunto con los funcionarios que han requerido de una herramienta que les

permita simplificar su trabajo.

Adquisiciones de infraestructura tecnológica

Dentro de la base técnica para la adquisición de equipos activos de red, no se observó

una cláusula de confidencialidad, pero si se pudo evidenciar el detalle suficiente en las

especificaciones técnicas de los mismos; cabe señalar que para la adquisición de los

equipos de red no se realizó una evaluación de los riesgos tecnológicos.

No se elaboró un plan de mantenimiento preventivo y /o correctivo

No se han definido los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso

adecuado de la infraestructura tecnológica de la Institución, razón por la cual tampoco

cuentan con un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos, sin

embargo periódicamente se realizan mantenimientos únicamente a los servidores, los

cuales son informados a los funcionarios vía correo electrónico, mediante Comunidad

SENAGUA. En cuanto al inventario de los bienes informáticos no tienen un listado de

control de los mismos, es la Unidad de Control de Bienes y Bodega quien administra

el listado, actualmente la Dirección de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones está realizando un inventario de software y no de los equipos por

falta de tiempo y personal.

Las seguridades permiten proteger la información g enerada

No se establecieron mecanismos que protejan la información de la Secretaría Nacional

del Agua, sin embargo se obtienen respaldos periódicos de los correos electrónicos,

los cuales son almacenados en discos y reposan en la Dirección de Tecnologías de la

Información y Comunicaciones.

No se administra seguridades a nivel de software y hardware, tampoco se implantó

medidas de seguridad que permitan controlar el acceso físico a esta Dirección, ya que

cualquier funcionario de la Entidad puede ingresar y no tienen procedimientos

formalizados los cuales no se han definido por falta de tiempo.

P á g i n a | 65


Respecto a poner en marcha un Data Center Alternativo no se realizó, ya que el

Secretario Nacional de la Administración Pública mediante oficio SNA-O-11-00619 de

16 de junio de 2011, dirigido a los Ministros y Secretarios de Estado informó lo

siguiente:

“…han decidido emprender un proyecto conjunto con el fin de construir un CENTRO NACIONAL DE DATOS el cual concentrará todos los equipos informáticos de procesamiento y almacenamiento masivo y de comunicaciones que actualmente se encuentran en distintas instituciones públicas, con el fin de mantener una infraestructura de alta disponibilidad, seguridad físicas y lógica y un uso eficiente de los recursos… En tal virtud se dispone que las entidades de la Función Ejecutiva suspendan todo proyecto acción o propósito de implementar y/o ejecutar centros de datos principales o de respaldo de procesamiento y almacenamiento masivo y de comunicaciones e informe de manera inmediata, a la Secretaría Nacional de la Administración Pública con el fin de evitar proyectos paralelos y así optimizar los recursos del Estado…”

No cuentan con un plan de contingencias

La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, no elaboró un plan

de contingencias por falta de tiempo y personal, y que considere aspectos como: un

plan de respuesta a los riesgos, definición y ejecución de procedimientos de control de

cambios, un plan de continuidad de las operaciones, un plan de recuperación de

desastres y un comité con roles específicos. Sin embargo se asignan

responsabilidades a los funcionarios que integran dicha Dirección, con el fin de

responder a emergencias generadas por problemas en el funcionamiento de los

equipos.

Se brinda soporte técnico sin que se haya definido formalmente los

procedimientos para dicha operación

No se definieron los procedimientos de operación para la administración del soporte

técnico, ni se establecieron niveles de servicio, debido a que no poseen una

infraestructura adecuada y no cuentan con medidas legalizadas que protejan los

sistemas de información, pues carecen de los mismos.

Sin embargo brindan soporte a los usuarios, anteriormente se hacían los

requerimientos de manera verbal, pero desde el 4 de octubre de 2012 se implementó

la Mesa de Ayuda, la cual asigna un ticket, y a su vez es reasignado a un técnico de la

Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones para atender el pedido

de soporte, quien cierra el caso una vez se haya dado respuesta.

P á g i n a | 66


No monitorean los servicios que entregan como Direc ción de Tecnologías de la

Información y Comunicaciones

La Dirección no monitoreó la satisfacción de los usuarios, que recibieron un servicio

por parte de la misma, no se definieron indicadores que midan su desempeño, se

manejan solo en base a los indicadores establecidos en el GPR, los cuales son

revisados en cada reunión que realiza la Dirección de Seguimiento y Evaluación y no

se les sugirió acciones correctivas para el mejoramiento de la Dirección.

El Director de Tecnologías de la Información y Comu nicaciones desconocía de la

existencia del Comité Informático

Se han formado comités solo para llevar a cabo los procesos de adjudicación, el

Director desconocía de la existencia de un Comité Informático, ya que no se realizó

sesión alguna.

Lo anotado anteriormente se produjo por la falta de lineamientos, criterios técnicos,

herramientas tecnológicas y esquemas metodológicos para la gestión de la Dirección,

los cuales debieron ser definidos por el Comité de Transparencia, Gestión de

Información y Desarrollo Tecnológico, el cual mediante Resolución 2012-424 de 5 de

marzo de 2012, fue creado y regulado; este comité está presidido por el Coordinador

General de Planificación, quien no convocó a reunión alguna hasta el 31 de octubre de

2012. Además, el desconocimiento del Director sobre las atribuciones,

responsabilidades y productos de la Dirección de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones, contempladas en el Anexo A del Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos de la Secretaría Nacional del Agua, por consiguiente

tampoco difundió al personal que integra la unidad, lo que conllevó al incumplimiento

de lo que contempla el Estatuto y las Normas de Control Interno.

Cabe señalar que la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones no

cuenta con el personal capacitado en ITIL o COBIT, para establecer buenas prácticas

de la tecnología de información, y formalizar los procesos de la Dirección.

Estas situaciones originaron que la Dirección de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones, respondiera a actividades emergentes, sin contar con la planificación

y organización adecuada, haciendo del GPR su planificación estratégica siendo esta

una herramienta que facilita la misma. Al no realizar una planificación y organización

P á g i n a | 67


de las actividades de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

no les permitió responder a las necesidades de automatización de procesos

fundamentales para la Secretaría Nacional del Agua, como es el caso del desarrollo e

implementación de software para generar reportes diarios sobre la recaudación de

valores de autogestión y la administración de activos fijos de la Institución, razón por la

cual se contrató una consultoría para su desarrollo.

Normas de Control Interno 410-02 “Segregación de funciones”, 410-03 “Plan

informático estratégico de tecnología”, 410-04 “Políticas y procedimientos”, 410-05

“Modelo de información organizacional”, 410-06 “Administración de proyectos

tecnológicos”, 410-07 “Desarrollo y adquisición de software aplicativo”, 410-08

“Adquisiciones de Infraestructura Tecnológica”, 410-09 “Mantenimiento y control de la

infraestructura tecnológica”, 410-10 “Seguridad de Tecnología de la Información”, 410 -

11 “Plan de contingencias”, 410-12 “Administración de soporte de tecnología de

información”, 410-13 “Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios”, y 410-16

“Comité Informático”; y artículos 95 y 96 del Acuerdo 025 del Reglamento General de

Bienes del Sector Público, el cual fue publicado en el Registro Oficial 378 del 17 de

octubre de 2006.

Mediante oficio 367-2012-DAI-EISCI de 28 de septiembre de 2012, el Jefe de Equipo

de Auditoría, en la comunicación de resultados provisionales informó al Coordinador

General de Planificación sobre la falta de actas de sesiones del Comité Informático y

por ende el incumplimiento del objetivo para el cual fue creado, quien mediante

memorando SENAGUA-CGP.3-2012-0789 de 5 de octubre de 2012, contestó lo

siguiente:

“…el Comité de Transparencia, Gestión de Información y Desarrollo Tecnológico, el mismo que no se desarrolló debido al proceso de implementación del GPR…con la implementación obligatoria de la metodología y herramienta GPR en la SENAGUA, no se requiere la creación y puesta en marcha de herramientas tecnológicas y esquemas metodológicos para instrumentar la gestión integral de la información de la institución…”

Situación que ratifica el comentario de Auditoría.

Conclusión

La falta de conocimiento de las atribuciones y responsabilidades, así como de los

productos a ser entregados por parte de la Dirección de Tecnologías de la Información

y Comunicación y la ausencia de un Comité Informático que establezca los

lineamientos para la adecuada gestión de la misma, originó que las actividades que

desempeña la Dirección se realicen sin una planificación y organización adecuada, por

P á g i n a | 68


lo cual no respondieron a las necesidades de automatización de procesos operativos

de la Secretaría Nacional del Agua.

Recomendaciones

Al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

49. Cumplirá con las funciones que el Estatuto Orgánico Gestión Organizacional

por Procesos de la Secretaría Nacional del Agua, establece para la Dirección a

su cargo.

50. Elaborará el plan estratégico informático de tecnología, plan de contingencias

y plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura

tecnológica y demás productos que contempla el Estatuto Orgánico Gestión

Organizacional por Procesos.

51. Organizará al personal y comunicará por escrito el cumplimiento de los

productos de cada área constantes en la normativa legal vigente.

52. Realizará informes de gestión dirigidos a la máxima autoridad para reflejar el

cumplimiento de sus funciones.

53. Elaborará el manual de políticas y procedimientos de la Dirección de

Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

54. Solicitará al Director de Talento Humano la contratación de personal con

conocimientos de ITIL O COBIT, con el fin de establecer las buenas prácticas

de la tecnología de la información.


55. Convocará periódicamente a sesiones como lo contempla la Resolución 2012-

424 de 5 de marzo de 2012, para establecer lineamientos, criterios técnicos,

herramientas tecnológicas y esquemas metodológicos para la gestión de la

Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

P á g i n a | 69



56. Velará por el cumplimiento de las responsabilidades y deberes de cada Dirección, como lo contempla el Estatuto Orgánico Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaría Nacional del Agua.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


Información y Comunicación, se obtuvieron los siguientes resultados:


la norma 500 - Información y Comunicación, se presentan a continuación:


500 60,00 MODERADO

500-01 80,00 BAJO

500-02 60,00 MODERADO


RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 500 "Información y

Comunicación"


P á g i n a | 70


Sistema de información y comunicación apropiada, pe rmite controlar las

actividades Institucionales

El Sistema de Información y Comunicación consiste en la entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de información y está constituido por los métodos establecidos

para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas,

administrativas y financieras de una entidad.

Del análisis realizado, se determinó que la Dirección de Comunicación Social de la

Secretaría Nacional del Agua, no transmitió información relacionada con todas las

Áreas de la Institución a nivel nacional; debido a que la misma no se encuentra

integrada a nivel de unidades administrativas y Demarcaciones; y, la Directora de

Comunicación Social, no diseño ni implantó un Sistema de Información y

Comunicación apropiado, ya que la Institución no contó con un Plan Estratégico, que

permita que el suministro de información a los usuarios, sea suficiente y en el

momento preciso, para de esta forma los funcionarios cumplan con sus

responsabilidades de manera eficiente y eficaz.

Lo anotado anteriormente, ocasionó que las unidades administrativas, generen

información de manera independiente, sin que exista coordinación entre ellas,

desperdiciando recursos, tiempo y que esta Dirección no cubra con todas las

demandas de información de la Planta Central y las nueve Demarcaciones, para

elevar el nivel de conocimientos, que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones

y desarrollo de las acciones tomadas por la entidad.

Mediante acuerdo 2010 – 66, de 20 de enero de 2010, el Secretario Nacional del

Agua, emite entre otras actividades la siguiente:

“…Las actuaciones de la autoridad de cada Demarcación Hidrográfica deberán cumplir con los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, coordinación participación, planificación, transparencia y evaluación. El Secretario Nacional del Agua deberá ser informado trimestralmente por la autoridad de cada demarcación, sobre las decisiones que de manera desconcentrada se hayan adoptado, sin perjuicio de los mecanismos que para verificar, supervisar y fiscalizar su accionar se dispongan, de manera de asegurar el control previo, concurrente y posterior de todas las actuaciones de las referidas autoridades…”

La Directora en las preguntas de la evaluación al Sistema de Control Interno, Norma

500 numerales 1 y 3 señaló lo siguiente:

“…en este aspecto Comunicación Social, empezará su accionar a partir de la implementación del Plan Comunicacional que se elaborará posteriormente.- se encuentra trabajando bajo lineamientos y directrices establecidas por el Gobierno Nacional, ya que la Institución no cuenta con un Plan Estratégico…”

Norma de Control Interno 500 “Información y Comunicación”

P á g i n a | 71


Conclusión

La Dirección de Comunicación Social, en el periodo objeto de evaluación, no diseñó ni

implementó, un sistema apropiado de información y comunicación en todas las Áreas

que componen la Secretaría Nacional del Agua, debido a que la Institución no contó

con un Plan Estratégico y las actividades comenzarán a partir del Plan Comunicacional

que se elaborará posteriormente, lo que originó, que las unidades administrativas,

generen información de manera independiente, sin que exista coordinación entre ellas,

desperdiciando recursos, tiempo y que no se cubra con todas las demandas de

información, tanto de la Planta Central como de las Demarcaciones.

Recomendaciones

Al Coordinador General Administrativo Financiero y a la Directora de Comunicación

Social

57. Diseñarán e implantarán un Sistema de Información y Comunicación, de

manera que la información generada por todas las unidades sea suficiente,

precisa, oportuna que permita cumplir las responsabilidades de los

funcionarios de manera eficiente y eficaz.

A la Directora de Comunicación Social

58. De conformidad con el acuerdo 2010 – 66, de 20 de enero de 2010, informará

trimestralmente al Secretario Nacional del Agua, de las decisiones que de

manera desconcentrada, hayan adoptado las Autoridades de las

Demarcaciones Hidrográficas a nivel nacional.


59. Diseñará e implementará, el Plan Estratégico Institucional que permita

establecer procedimientos y lineamientos, para que las unidades

administrativas realicen sus Planes Operativos y de esta forma cumplir con la

misión, visión y objetivos de la Entidad

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Políticas internas de comunicación permite la inter acción entre funcionarios

La Entidad cuenta con canales abiertos de comunicación, a través de las redes

sociales, facebook, twitter, portal web, así como también se emite información, para

los medios de comunicación de manera oficial, por medio de los boletines de prensa,

ruedas de prensa, organización de eventos oficiales y de carácter social, talleres y

capacitaciones, pero no se realizó comunicación interna, porque la Directora de

Comunicación Social no elaboró políticas internas, lo que ocasionó que no existan

interacciones entre los servidores y las distintas unidades administrativas de la

Institución, en la que se establezcan parámetros para las relaciones, no solo entre el

personal, sino también con las máximas Autoridades y Directivos.

Con oficio No. 308 -2012 – DAI – EISCI, de 27 de agosto de 2012, el Jefe de Equipo

de Auditoría, solicitó al Director de Comunicación Social, remita información

relacionada con las políticas de comunicación interna. Al respecto la Directora

mediante memorando Nro. SENAGUA-DCS.7-2012-0250-M, de 23 de octubre de

2012, en el numeral 10 textualmente indicó lo siguiente:

“…En la Dirección se manejan parámetros establecidos de manera interna para la gestión de procesos los mismos que deben contar con la revisión y aprobación del director del área, estos procesos se los ejecuta apegados a las competencias que han sido asignadas a la Dirección de Comunicación en base al estatuto vigente y los objetivos operativos establecidos en el GPR, así también se llevan a efecto contratos y se trabaja conjuntamente con la unidad de compras públicas institucionales a fin de seguir los procesos legales correspondientes…”

Además en la pregunta de la Evaluación al Sistema de Control Interno, Norma 500-02

numeral 2 señaló lo siguiente:

“La Dirección de Comunicación, no cuenta con políticas internas que permita las diferentes interacciones entre los servidores y las unidades administrativas…”

Norma de Control Interno 500-02 “Canales de comunicación abiertos”

Conclusión

La Entidad cuenta con canales abiertos de comunicación, a través de las redes

sociales y medios de comunicación de manera oficial, pero no se realizó una

comunicación interna, porque la Directora de Comunicación Social no elaboró

políticas, lo que ocasionó que no existan interacciones entre los servidores y las

distintas unidades administrativas de la Institución, en la que se establezcan

parámetros para las relaciones, no solo entre el personal, sino también con las

máximas Autoridades y Directivos.

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Recomendación

A la Directora de Comunicación Social

60. Elaborará políticas internas de comunicación, con procedimientos que

permitan las diferentes interacciones entre las servidoras y servidores, así

como entre las distintas unidades administrativas de la Institución, conforme lo

establece la norma citada en el comentario.

SEGUIMIENTO


Seguimiento, se obtuvieron los siguientes resultados:


la norma 600 - Seguimiento, se presentan a continuación:


600 65,00 MODERADO

600-01 70,00 MODERADO

600-02 66,67 MODERADO


RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 600 "Seguimiento"


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Seguimiento continuo

En la Secretaría Nacional del Agua, se implementó el Proyecto Gobierno por

resultados GPR desde enero de 2012, herramienta que el Gobierno Nacional mediante

Decreto Ejecutivo 555, de noviembre de 2010, dispone su implementación en todas las

Instituciones de la Administración pública central, institucional y dependiente de la

función ejecutiva, a cargo de la Secretaría Nacional de la Administración Pública

SNAP.

Del análisis realizado, se determinó que la Dirección de Seguimiento y Evaluación, no

sustentó con documentos los reportes generados por cada unidad operativa, los

mismos que fueron alimentados en la herramienta GPR; debido a que la Dirección

revisó, pero no efectuó un análisis de dichos reportes, puesto que no se contó con los

respaldos suficientes y competentes, situación que no permitió establecer si las

modificaciones sugeridas por la Directora fueron pertinentes y si se aplicaron medidas

oportunas sobre condiciones reales o potenciales, que afectaron el desarrollo de las

actividades institucionales; si la ejecución de los planes y el cumplimiento de los

objetivos previstos determinaron la vigencia y la calidad del control interno.

En respuesta al cuestionario, la responsable del Área, manifestó que evalúan el

funcionamiento de los diversos controles, con reportes del cumplimiento de metas de

los indicadores de gestión generados, en cada unidad operativa y ejecutiva y

reuniones mensuales con los responsables para establecer acciones, pero sin la

documentación sustentatoria.

Norma de Control Interno 600-01 “Seguimiento continuo o en operación”.

Conclusión

La Dirección de Seguimiento y Evaluación, no sustentó con documentos los reportes

generados por cada unidad operativa, debido a que la Dirección revisó, pero no

efectuó un análisis de dichos reportes, situación que no permitió establecer si las

modificaciones sugeridas por la Directora fueron pertinentes y si se aplicaron medidas

oportunas sobre condiciones reales o potenciales, que afectaron el desarrollo de las

actividades institucionales; si la ejecución de los planes y el cumplimiento de los

objetivos previstos determinaron la vigencia y la calidad del control interno.

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Recomendación

A la Directora de Seguimiento y Evaluación

61. Realizará un análisis a los reportes generados por las diferentes unidades

administrativas, dejando constancia de la revisión efectuada y propondrá

acciones correctivas.

Procedimientos adecuados de seguimiento asegura la eficacia del Control

Interno

Seguimiento es el Proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del Control

Interno, en el tiempo y permite al Sistema reaccionar en forma dinámica.

La Directora de Seguimiento y Evaluación, no realizó las acciones pertinentes, dentro

de los plazos establecidos, en lo que se refiere al seguimiento al cumplimiento de las

disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas en las auditorías,

exámenes especiales y evaluaciones realizadas por los organismos de control, tal es

el caso del informe del examen especial a los procesos de las Sentencias y

Resoluciones de concesión de Aguas, emitidas por el Consejo Nacional de Recursos

Hídricos, CNRH, actual Secretaría Nacional del Agua, SENAGUA, por el periodo

comprendido entre el 1 de mayo de 2005 y el 31 de diciembre de 2008, realizado por

la Contraloría General del Estado; situaciones que la Directora nos certificó en las

preguntas a la evaluación al Sistema de Control Interno Norma 600 numeral 4 en las

que señala:

“…Al que no se le ha efectuado seguimiento alguno…” Norma 600 – 02 numeral 2: “ …No se han tomado acciones en cuanto a los informes de órganos de control…”

Esta situación se produjo porque la Directora desconocía de la existencia del informe

indicado anteriormente, lo que no permitió solucionar los problemas detectados y

atender de manera efectiva las medidas y recomendaciones productos de los

hallazgos de auditoría.

Normas de Control Interno 600 “Seguimiento” y 600-02 “Evaluaciones periódicas”

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Conclusión

La Directora de Seguimiento y Evaluación, no realizó las acciones pertinentes, para

cumplir con las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas en las

auditorías, exámenes especiales y evaluaciones realizadas por los organismos de

control, debido a que desconocía de la existencia del informe citado en el comentario,

lo que no permitió solucionar los problemas detectados y atender de manera efectiva

las medidas y recomendaciones productos de los hallazgos de auditoría.

Recomendación

A la Directora de Seguimiento y Evaluación

62. Ejecutará y atenderá de manera efectiva, las medidas y recomendaciones

productos de los hallazgos de auditoría, vigilando que las Unidades a las

cuales están dirigidas emprendan las acciones pertinentes, dentro de los

plazos establecidos, considerando que estas son de cumplimiento obligatorio.

Con memorandos DAI.6-2012-0141-M y DAI.6-2012-0214-M, de 15 de mayo y 15 de agosto de 2012 respectivamente, se dieron a conocer los resultados provisionales de la evaluación de control interno, así como las recomendaciones respectivas para su implementación, al Secretario Nacional del Agua Subrogante, al Coordinador de la Demarcación Hidrográfica de Esmeraldas y al Secretario Nacional del Agua. Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad, agradeceré disponer a los servidores responsables de cada una de las unidades administrativas la implementación inmediata de las recomendaciones resultantes de la presente evaluación y solicitar se informe a esta Unidad de Auditoría Interna, las acciones adoptadas. Con esta evaluación la Unidad de Auditoría Interna cumple con la responsabilidad establecida en el artículo 12 literal c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, que estipula que “… la unidad de auditoría interna será responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades…” contribuyendo de esta manera, al mejoramiento de la gestión institucional.

Atentamente, Econ. Miguel Ángel Lara Cuesta Director de Auditoría Interna SECRETARÍA NACIONAL DEL AGUA

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Asunto Evaluación integral del sistema de control … · Administrativa Financiera el plan operativo de gastos corrientes. Para el diseño del POA se debe considerar los resultados