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Asunto: Iniciativa de facturación electrónica Estimado proveedor de Procter & Gamble:
Procter & Gamble tiene la intención de aumentar considerablemente el uso de soluciones
de facturación electrónica. Con el fin de llevar a cabo esta iniciativa, P&G se ha asociado
con Tungsten, que es el nuevo nombre del proveedor de facturación electrónica global
OB10, la red de facturación más grande del mundo. El cambio a Tungsten Network da la
habilidad de recibir las facturas de manera más rápida y de impedir que estas se pierdan.
También aumenta la visibilidad del estado de las facturas, reduciendo así posibles retrasos
o imprecisiones en los pagos.
P&G está llevando a cabo este proyecto de facturación electrónica por fases y en este
momento están disponibles los siguientes mercados:
Asia Singapur, Malasia, Hong Kong
Europa Central y del Este Hungría, República Checa
Norteamérica Canadá, Estados Unidos
Europa occidental Francia, Alemania, Reino Unido, Países Bajos, Suiza, Bélgica,
España
El equipo de Tungsten se pondrá en contacto con usted en las próximas dos semanas para
comentar su solución de facturación electrónica preferida. Esperamos colaborar con usted
en este cambio, que sin duda mejorará el servicio que le proporcionamos.
Le solicitamos que empiece a enviar sus facturas a través de Tungsten Network antes del
28 de noviembre del 2014. Para obtener más información sobre el cambio a la facturación electrónica y consultar las preguntas frecuentes, visite el sitio web de Tungsten/P&G en http://www.Tungsten-Network.com/uk/en/pg/. Si lo desea, puede ponerse en contacto con Tungsten Network por
correo electrónico en [email protected] o llamar al +44 (0) 870 165
7420.
Si prefiere ponerse en contacto con P&G directamente acerca de esta solicitud, dirija su
consulta al Centro de atención al cliente (Customer Response Center, CRC) AP Call Center. Gracias por su apoyo. Atentamente,
Eric M. Head
Director de Pagos globales y Servicios bancarios
Servicios empresariales globales de P&G - Servicios y soluciones financieros
Preguntas Frecuentes ¿Por qué utilizar Tungsten para enviar mis facturas? P & G está cambiando a la facturación sin papel cuando sea legal para el uso. Mudarse a Tungsten dará lugar a agilizar la recepción de facturas, eliminación de pérdida de facturas y una mayor visibilidad del estado de la factura. ¿Es la facturación electrónica a través de Tungsten un requisito para hacer negocios con P & G? No es un requisito en la actualidad, sin embargo, es muy recomendable por las razones anteriores. ¿Qué empresas de P & G están en el ámbito de Tungsten? Para las empresas de P & G que lo tengan disponible por favor dirigirse a http://www.tungsten-network.com/es/es/pg/ y abra el kit proveedor ¿Cuáles son las ventajas de usar Tungsten? Recepción de facturas segura y garantizada, no más facturas pérdidas en el correo Permitirá a P & G a tener visibilidad antes para solucionar incidencias en las facturas y garantizar pagos a tiempo. No más retrasos debido a la falta de información, enrutamiento incorrecta de facturas o intervención manual La tecnología ANY-TO-ANY DATA FORMATTING - sin necesidad de software o hardware adicional Transparencia de procesamiento y una mejor gestión de flujo de caja debido al acceso 24/7 y la información Cumpliendo con VAT & Firma Digital, independientemente de donde se envían las facturas o recibidos Fácil y rentable para enviar facturas - en cualquier momento
¿Será la facturación electrónica un requisito para las nuevas ofertas y nuevos proveedores? No es un requisito en la actualidad, sin embargo, se recomienda para asegurar el pago a tiempo. ¿Tengo que utilizar este servicio si mi cuenta recibe actualmente los pagos a tiempo? Sí, es muy recomendable. La utilización del servicio de Tungsten asegura que continuamos a pagar a tiempo.
¿Qué sucede si sigo enviando facturas en papel? Mientras que usted está trabajando con Tungsten para completar su registro P&G estaremos encantados de seguir recibiendo sus facturas en papel. Hemos establecido una fecha de inicio el 9 de septiember de 2013 para los proveedores para la transición a la red. Una vez que usted haya enviado facturas a través de la red Tungsten por favor asegúrese de que cese el envío de copias en papel. ¿Hay tarifas asociadas con el servicio? Si elige la solución integrada, hay una tarifa de membresía anual más una tarifa adicional por transacción. Por favor, dirigirse al documento ‘Options’ adjuntado para los precios actuales. Si elige utilizar el impreso web, no es necesario pagar una tarifa de ingreso para el servicio. Solo pagará una tarifa de transacción por factura.
¿Que incluye la tarifa de membresía para la solución integrada? La tarifa de membresía incluye el costo de Tungsten para integrarse a su red y el costo de mantenimiento de la red. El costo ocurre una vez al año independientemente del número de clientes que utilice el servicio en la red.
¿P&G hará sus pagamentos utilizando Tungsten? Tungsten no es una plataforma de pagar. P&G continuará utilizar su método de pago actual. El método de pago preferido es EFT o ACH.
¿Tengo que firmar un acuerdo con Tungsten? Si, si elige utilizar la solución integrada firmará un acuerdo específico con Tungsten. Si elige utilizar el impreso web, necesita aceptar los términos y condiciones de Tungsten.
¿Necesito instalar software? No. No hay software necesario. Tungsten provee una solución fácil a utilizar. En lugar de ordenar las reglas de datos, la capacidad ‘ANY-TO-ANY DATA FORMATTING’ de Tungsten acepta las facturas en cualquier formato y cualquiera estructura de carpeta.
¿Ya he enviado unas facturas a otros clientes directamente, puedo enviar las facturas EDI.XML directamente a P&G? EDI y XML son simplemente formatos de datos de Tungsten, por lo tanto puede utilizar este método preferido para enviar los datos a Tungsten si elige la solución integrada. Si le gustaría discutir la posibilidad de enviar las facturas a P&G directamente a través de EDI o XML, por favor envía un correo a [email protected] para evaluarlo.
¿Ya tengo el servicio de poner a disposición las facturas a los clientes por internet- que les permite ver una imagen de una factura en la web. ¿Puedo usar este servicio en lugar de Tungsten? No, la red de Tungsten asegura que P&G recibe los datos en un formato que permite la subida al software de contabilidad y donde sea aplicable realiza una reconciliación con la nota de crédito. Ofrecerle a P&G ver la imagen de la factura o la opción de bajar los datos en un formato fijo, no cumple con los requisitos de los procesos empresariales de P&G.
¿Qué hago si no tengo el sistema capaz de crear las facturas sin papel? Puede acceder el sitio web seguro de Tungsten y crear las facturas en línea utilizando el impreso web. La instalación de software no es necesaria. Solo necesita una conexión de internet y un navegador estándar.
¿Puedo enviar las facturas sin papel a todos mis clientes utilizando Tungsten? Sí. Una vez suscrito a la red de Tungsten, Tungsten le permite enviar las facturas sin papel a cualquier cliente que es miembro de la red. ¿Planifico cambiar mi software de facturación dentro poco tiempo, puedo esperar? Nuestro objetivo es tener todos los proveedores registrados y enviando facturas para el 2 de Septiember 2013. La red Tungsten acepta todos los formatos de datos así que puede ingresar a la red y enviar sus facturas y cuando esté preparado para utilizar el nuevo software, simplemente avise a Tungsten del cambio de los datos. Luego Tungsten hará los cambios necesarios a la red para asegurar una transición fácil y la entrega de facturas sin interrupciones. ¿ Tungsten puede ofrecer ayuda en idiomas múltiples? Sí. Tungsten provee los servicios de venta, implementación y apoyo en inglés, francés, alemán, holandés, español e italiano. También, Tungsten tiene números locales de servicios de clientes en los países siguientes: Australia +61 (0)1800035399 Bélgica +32 (0)24031011 Dinamarca +45 (0)80885818 Finlandia +358 (0)800118871 Francia +33 (0)170708100 Alemania +49 (0)69222220290 Irlanda +353 (0)12477709 Italia +39 0236006340 Malasia +60 (0)1800813158 Holanda +31 (0)207121385 Nueva Zelanda +64 (0)800448121 Singapur +65 (0)8001204757 España +34 (0)914141472 Suecia +46 (0)850578418
¿Quién debo contactar para problemas con la producción de Tungsten? Para problemas relacionadas con Tungsten (p.a. facturas rechazadas por Tungsten), por favor cree un caso directamente con Tungsten a través de www.tungsten-network.com/support. Para otros asuntos, por favor envía un correo a [email protected].
¿Hay más información disponible sobre el servicio Tungsten? Si, por favor visite http://www.tungsten-network.com/es/es/pg/
¿Cómo aprendo más sobre hacerse un comprador utilizando el servicio Tungsten? Por favor visite www.tungsten-network.com
AVISO: La información contenida en este documento es propiedad de Tungsten y está destinada para uso de sus empleados, socios comerciales y clientes. Bajo ningún concepto se podrá copiar, duplicar, utilizar o ceder a terceros sin el consentimiento previo por escrito de Tungsten. © Copyright 2014 Tungsten. Tungsten es una marca comercial de Tungsten Corporation Plc y está protegida por la ley. Logotipo de Tungsten™. 1 / 4
Facturación electrónica y un resumen de las
opciones
Únase a Tungsten Network y benefíciese de:
Una entrega segura y garantizada de sus facturas: Nunca más perderá facturas en el correo
Pago puntual: sus clientes podrán procesar sus facturas con mayor rapidez
No más retrasos: será imposible que las facturas se envíen con información incorrecta, no podrán
caer sobre la mesa equivocada y no habrá necesidad de intervención manual
Conexión segura en línea: envíe sus facturas con facilidad, sin necesidad de software o hardware
adicional
Acceso e informes, las 24 horas al día y 7 días a la semana: disfrute de mayor transparencia al
procesar facturas y gestione mejor su flujo de fondos
Cumplimiento de obligaciones fiscales: cumplimiento garantizado de requisitos legales y fiscales.
Facturación fácil y rentable en cualquier momento
Tungsten ofrece dos principales métodos para el envío de facturas y transacciones de crédito. Puede elegir
entre enviar un archivo de datos directamente a Tungsten Network usando nuestra Solución Integrada o
generar facturas en línea usando nuestro Formulario Web a través del Portal.
Este documento explica cómo funciona la facturación electrónica y las opciones que puede elegir.
Cómo funciona
AVISO: La información contenida en este documento es propiedad de Tungsten y está destinada para uso de sus empleados, socios comerciales y clientes. Bajo ningún concepto se podrá copiar, duplicar, utilizar o ceder a terceros sin el consentimiento previo por escrito de Tungsten. © Copyright 2014 Tungsten. Tungsten es una marca comercial de Tungsten Corporation Plc y está protegida por la ley. Logotipo de Tungsten™. 2 / 4
Al verificar que no haya facturas duplicadas y asegurarnos de que éstas contengan toda la información que
precise su cliente, garantizamos un tratamiento automatizado y directo de sus facturas, permitiendo
además que los pagos se realicen a tiempo. A través del Portal tendrá acceso al archivo de Tungsten y a una
variedad de funciones para la elaboración de informes.
Lea detenidamente este documento antes de elegir entre la Solución Integrada y la entrega mediante
Formulario Web en el Portal, ya que así podrá valorar cual de las dos es la mejor opción para su empresa.
1. Solución integrada: enviar un archivo con datos extraídos
Esta es la opción que más conviene a organizaciones con un alto volumen de facturas. La Solución integrada
le ofrece un proceso completamente automatizado en el que los datos de las facturas se extraen
directamente de su sistema de facturación y se entregan directamente a los sistemas contables de sus
compradores. Esto significa que:
Procesamos facturas recibidos en archivos consistentes de cualquier formato y llevamos a cabo la
transformación de datos tal como lo requieren sus clientes.
No es necesario instalar ningún software ni hardware adicional.
Puede enviar un único archivo con datos consolidados para todas sus facturas.
Una vez que forme parte de la red, podrá conectarse de forma sencilla y enviar facturas a otros
clientes.
Coste de la solución integrada
Cuota anual 1.100 €*
Per invoice transaction costs
1 – 20 facturas por mes 1,00 €
21 – 100 facturas por mes 0,80 €
101 – 500 facturas por mes 0,60 €
501 – 2,000 facturas por mes 0,44 €
2001 + facturas por mes 0,32 €
* Se aplicarán cargos de conexión para el comprador. La cuota anual cubre la creación y mantenimiento de su cuenta, válida para
una única entidad fiscal.
AVISO: La información contenida en este documento es propiedad de Tungsten y está destinada para uso de sus empleados, socios comerciales y clientes. Bajo ningún concepto se podrá copiar, duplicar, utilizar o ceder a terceros sin el consentimiento previo por escrito de Tungsten. © Copyright 2014 Tungsten. Tungsten es una marca comercial de Tungsten Corporation Plc y está protegida por la ley. Logotipo de Tungsten™. 3 / 4
Introducción a la Solución Integrada
Una vez que un cliente le haya invitado a unirse a Tungsten Network, uno de nuestros expertos de
integración le guiará a través del proceso de registro.
2. Formulario Web: enviar facturas electrónicas a través del
Portal
El Formulario Web de Tungsten está diseñado para empresas que envían un pequeño volumen de facturas
a sus clientes cada año. El Portal dispone de conexión segura y garantiza le entrega de facturas a sus
clientes en un plazo de horas, lo que les permite procesar su factura y realizar el pago sin demora.
Coste del Formulario Web
Dispone de varias opciones de precios para la entrega de facturas a través del Formulario Web. Al
registrarse, todos los proveedores que utilicen esta opción recibirán 12 transacciones gratuitas.
Al cumplirse su primer aniversario, si no ha utilizado todas sus transacciones gratuitas, volveremos a llenar
su cuenta con otras 12 facturas que podrá utilizar durante los siguientes 12 meses.
Si ha usado la totalidad de las 12 facturas gratuitas y necesita más facturas dentro de dicho periodo de 12
meses, deberá adquirir su primer lote de transacciones (un mínimo de 25 facturas). A partir de ese
momento, ya no tendrá acceso a la opción de facturación gratuita.
Tarifas pre pago para el Formulario Web*
Nivel de transacciones Transacciones €
1 12 Gratuitas*
2 25 €35
3 50 €65
4 125 €150
* Opciones de pago: Puede realizar sus pagos a través de PayPal o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa, Visa Electron, MasterCard,
Maestro, Solo y American Express. También podemos pasarle factura, pero en tal caso deberá adquirir un mínimo de 125
transacciones y pagar una tasa administrativa del 15%.
AVISO: La información contenida en este documento es propiedad de Tungsten y está destinada para uso de sus empleados, socios comerciales y clientes. Bajo ningún concepto se podrá copiar, duplicar, utilizar o ceder a terceros sin el consentimiento previo por escrito de Tungsten. © Copyright 2014 Tungsten. Tungsten es una marca comercial de Tungsten Corporation Plc y está protegida por la ley. Logotipo de Tungsten™. 4 / 4
Introducción a la entrega de facturas a través del Formulario Web
en el Portal
Como parte de su invitación a formar parte de la red, recibirá un correo electrónico con instrucciones para
registrarse. Una vez completado el registro, le enviaremos un correo electrónico con sus credenciales de
inicio, para que pueda empezar a enviar facturas electrónicas a través de Tungsten Network.
Para más información sobre Tungsten, la facturación electrónica y las opciones que tiene a su disposición,
visite www.tungsten-nework.com o envíenos un correo electrónico a [email protected].
