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Bogotá D.C. abril 23 de 2018
G.l.
Señores(as)
Junta de Licitaciones y Adquisiciones
Procuraduría General de la Nación
Presente
ASUNTO: RESPUESTAS A OBSERVACIONES EVALUACIÓN ECONÓMICA LICITACIÓNPUBLICAN0 01 DE 2018.
Respetados Señores(as):
OBSERVACIÓN N° 1
Mediante escrito de fecha 20 de abril de 2018, la Unión Temporal VSS le solicita a la entidad:
"(...) Indicar la forma clara y específica en que la entidad evaluó las ofertas económicas de
los oferentes, a efectos de poder realizar observaciones sobre las mismas (...)".
RESPUESTA:
Antes de dar respuesta al oferente, se considera citar que en el Numeral 5.2 FACTOR
PRECIO: OFERTA ECONÓMICA DEL SERVICIO DE SISTEMA DE ALARMAMONITOREADA CON COMUNICACIÓN GPRS VÍA CELULAR - 45 PUNTOS, de lospliegos definitivos de la Licitación, se encuentra expuesto en forma clara y explícita el
procedimiento para la evaluación económica y la asignación de puntajes a los ofertas
habilitadas; de igual manera se indica que en los prepliegos, como en los pliegos este
procedimiento estuvo publicado en la página de la Procuraduría durante un tiempo
importante sin que se presentaran observaciones y/o interrogantes sobre el mismo.
I. SOBRE EL PROCEDIMIENTO
Tal y como se establece en el numeral 5.2 el factor precio sería calificado con máximo 45
puntos y su ponderación (aplicación de las fórmulas) se encuentra detallada en el mismo
documento así:
"(...)5.2 FACTOR PRECIO (45 PUNTOS)
La Entidad verificará los procedimientos de cálculo operativo, aritmético y de
aproximación en cada uno de los componentes de los valores. En caso de
presentarse errores de esta índole, la entidad en el anexo propuesta económica, los
corregirá y se tendrá en cuenta el valor corregido para efectos de la adjudicación. En
caso de diferencias y/o necesidad efectuar nuevamente algún cálculo prevalecerán
los valores unitarios, sobre subtotales y totales y a partir de los precios unitarios se
efectuarán todas las operaciones que corresponda.
Todos los valores unitarios ofrecidos deberán presentarse ajustados a la
centena, en caso de que el proponente señale precios unitarios con decenas,
unidades o centavos, el comité económico los aproximará superior o inferiormente a
la centena, más próxima (se precisa que para cifras terminadas exactamente en
$50,00 se aproximará a la centena superior más próxima).
Ponderación del Factor Económico de la Propuesta
Para la valoración de este factoría entidad determinará el valor medio para el sistema
de alarma monitoreada a partir de las medias de los valores ofertados en laspropuestas habilitadas para ese ítem, empleando el método de cálculo que se
describe a continuación:
Inicialmente, se selecciona la formulación favorecida para el cálculo valor medio para
el sistema de alarma monitoreada, se toma considerando los primeros dos dígitosdecimales de la Tasa Representativa del Mercado que rige el día hábil siguiente a la
fecha de cierre del proceso, de acuerdo con la siguiente tabla:
Decimales
Entre
00
20
40
60
80
a 19
a 39
a 59
a 79
a 99
Media
Media
Media
Media
Media
Método
Aritmética
Aritmética Baja
Generalizada n
Geométrica Baja
Armónica
Donde las medias se definen con las expresiones analíticas:
Media Aritmética
Donde
Mt = Media Aritmética
n = Número de propuestas hábiles
JJ = Valor de la i-ésima propuesta hábil
Media Aritmética Baja
105))
Donde
M% - Media Aritmética Baja
Mt = Media Aritmética
» = Número de propuestas hábiles
xt = Valor de la i-ésima propuesta hábil
Media Generalizada n
Donde
m% = Media Generalizada n
m - Número de propuestas hábiles
lt = Valor de la í-ésima propuesta hábil
Media Geométrica Baja
Donde
M4 = Media Geométrica Baja
n - Número de propuestas hábiles
% = Valor de la í-ésima propuesta hábil
Media Armónica
• ni = n •
Donde
ms = Media Armónica
m - Número de propuestas hábiles
%i = Valor de la í-ésima propuesta hábil
Y se aplicarán efectuando siguiente el proceso de cálculo: (...)"
Durante la evaluación se determinarán las medias respectivas de las fórmulas no
seleccionadas, una vez establecidos sus cuatro valores promedio resultantes, se
aplicará la fórmula favorecida del sorteo a estos, el resultado obtenido será la
media i-ésima de promedios, aue analíticamente se denota:
Donde k= 1,_,S indica los posibles resultados del sorteo señalado, f el resultado
favorecido de este, y Mk las medias de las propuestas habilitadas calculadas
y I la media j-ésima de promedios.
Adicionalmente,
Se calcula el promedio de los valores con la fórmula seleccionada M¡.
Luego,
se efectúa la operación aritmética que se describe matemáticamente a
continuación, cuyo resultado será el presupuesto promedio P:
Donde « mod 3 indica el valor del residuo que se obtiene al dividir las n propuestas hábiles
en el número 3 y sus posibles resultados son ®,íy2 y m el número total de propuestas
presentadas.
Culminado ese proceso, establecido el valor medio del sistema de alarma
monitoreada P se asignará a cada uno de los « proponentes habilitados el puntaje del
factor económico de la propuesta mediante la aplicación de la función lineal absoluta
que se muestra en seguida:
1 ——!F—
En la que y$ denota el puntaje obtenido por el i-ésimo proponente habilitado, n el
número de propuestas habilitadas y íj e/ Presupuesto Oficial y 4^ el puntaje máximo
posible, para el caso 45 puntos.
A continuación, se describe el procedimiento aplicado por la entidad para la
evaluación económica a las ofertas habilitadas en esta licitación:
1. A once (11) de las catorce (14) ofertas presentadas se les realizó corrección
aritmética, por cuanto no presentaron la oferta con aproximación a la centena como
se indicó en los pliegos. Se procedió a consultar la TRM del día hábil siguiente a la
fecha de cierre del proceso (11 de abril del año 2018, como lo indican los pliegos) en
la web de la Superintendencia Financiera de Colombia, y se encontró que fue de
$2.767,82 y, se tomaron los primeros dos dígitos decimales de este valor, luego de
acuerdo con la tabla dada en las páginas 57 y 58 de los pliegos la fórmula
seleccionada fue la MEDIA ARMÓNICA.
2. Establecida la fórmula y siguiendo el procedimiento establecido en el Pliego de
Condiciones, con los valores de las ofertas habilitadas se calcularon las medias con
las fórmulas no seleccionadas, es decir: Media Aritmética, Media aritmética baja,
Media generalizada y Media geométrica baja; una vez establecidos estos cuatro
valores promedio resultantes, se aplicó la fórmula de la Media Armónica (fórmula
favorecida) a estos cuatro valores. El resultado de este ejercicio fue P} = $ 6.129.636.
3. Posteriormente se calculó la Media Armónica (fórmula seleccionada) de los valores
de las ofertas habilitadas, cuyo resultado fue Mj= $ 6.965.846.
4. A continuación, se calculó con la fórmula dada en los pliegos el Presupuesto
Promedio P cuyo resultado fue P = $ 7.079.922.
De la explicación de este paso y contenida en el pliego, claramente se deduce el
significado de los siguientes factores:
a] nmod 3: Valor del residuo que se obtiene al dividir las n propuestas hábiles (14)
en el número 3 y sus posibles resultados son s,lyi y m el número total de
propuestas presentadas (14).
Para el presente caso: 14/3 = 4 (en consecuencia, el residuo es 2). Cabe anotar que
este factor no es variable, ni aplicable oferta por oferta, es una constante que
equivale a 1 en el presente caso.
bj Pt: Media f-ésima de promedios. P} = % 6.129.636
qX Mj: Promedio de los valores con la fórmula seleccionada: M¿ = $ 6.965.846
Los anteriores valores se reemplazan en la fórmula dada para el cálculo del valor
medio o presupuesto promedio P.
d} P: Presupuesto Promedio: P = $ 7.079.922. Este valor también corresponde a un
valor único.
5. Posteriormente se asignó a cada uno de los n. próponentes habilitados el puntaje del
factor económico de la propuesta mediante la aplicación de la función lineal absoluta
descrita en el pliego, cuyo resultado corresponde al puntaje otorgado a cada una de
las ofertas, en el cuadro de evaluación respectivo.
Se recuerda que el puntaje máximo (Pmax) es de 45 puntos y que el Presupuesto
Oficial (Po) es de $ 12.662.272
6. Finalmente, del análisis de la fórmula:
se infiere que obtiene el máximo puntaje aquella oferta cuyo valor sea igual al
Presupuesto Promedio P calculado bajo el anterior procedimiento y, dado que
ninguna de las ofertas tiene este valor, el mayor puntaje lo obtiene la oferta cuyo valor
esté más cercano al presupuesto promedio.
Finalmente, y teniendo en cuenta que el numeral 5.2 del Pliego establece un puntaje
entre 0 y 45 puntos, a las ofertas que obtienen puntaje negativo, se les asigna 0
puntos en la evaluación por el factor precio.
Todos los resultados de la aplicación de este procedimiento se encuentran publicados
por la entidad en el proceso correspondiente.
OBSERVACIÓN N° 2
Mediante escrito de fecha 20 de abril de 2018, la UNIÓN TEMPORAL P.A observa losiguiente a la evaluación económica:
"{...) OBSERVACIÓN 1: OBSERVACIÓN ECONÓMICA
Observamos que de acuerdo a los dos últimos decimales de la tasa representativa la formula
a aplicar es la media armónica, la que aplicada en simple y seco frente a las propuestas
habilitadas ubica nuestra oferta en primer lugar de elegibilidad. Entendemos que existe una
formulación para la aplicación de valores de las formulas adicionales a la ganadora, lo que
en el contexto de la aplicación de la norma no sería aplicable por falta de claridad teniendo
en cuenta los siguientes presupuestos:
Durante la evaluación se determinaran las medias respectivas de las fórmulas no
seleccionadas, una vez establecidos sus cuatro valores promedio resultantes, se
aplicará la fórmula favorecida del sorteo a estos, el resultado obtenido será la media
j-ésima de promedios, que analíticamente se denota:
Que se entiende por valor promedio? En matemáticas y estadística, la media aritmética,
también llamada promedio o media, de un conjunto finito de números es el valor
característico de una serie de datos cuantitativos, objeto de estudio que parte del principio de
la esperanza matemática o valor esperado, se obtiene a partir de la suma de todos sus
valores dividida entre el número de sumandos. Resumiéndose que se trata de un promedio
que aplicaría no para todas las formulas establecidas y para las cuales no fue clara la
definición desde su formulación de cual resulta ser la iesima oferta hábil y el concepto de
iesima de promedios. Por lo anterior amablemente solicitamos la publicación paso a paso de
cada una de las formulas y la consecuente explicación para la ponderación de ofertas frente
a las fórmulas que en cualquier caso no deben considerarse por falta de claridad en su
planteamiento y definición de sus componentes
En lo que respecta a la estimación de las ofertas aún por debajo del valor más bajo
establecido en los estudios de mercadoconsideramos que consecuentemente con lo
preceptuado por el Manual de Colombia Compra Eficiente y la circular de tarifas de la
Supervigilancia no encontramos de recibo una vez aplicada la fórmula de desviación
estándar solicitarle al proponente explicación alguna, pues precisamente es esta fórmula la
que determina el establecimiento de tarifas por debajo del promedio lo que es un indicador
de precio artificialmente bajo, por lo expuesto solicitamos amablemente que se proceda al
rechazo de esta oferta y a no considerarla dentro de las medias establecidas por la entidad
para la aplicación del puntaje de la oferta económica, adicionalmente porque se encuentra
por debajo del valor mas bajo establecido en el estudio de mercado, que es el único soporte
legal para determinar el real costos de estos servicios.
El pliego de condiciones en uno de sus apartes estableció: 59. Cuando un proponente
presente una alternativa, deberá adjuntar toda la información necesaria para su análisis.
Todos los costos necesarios para desarrollar la alternativa deberán estar incluidos en la
oferta, de otra parte la circular de la supervigilancia señala expresamente: Por tal razón,
cuando los usuarios contratantes requieran de servicios o bienes adicionales y los conexos,
estos deberán ser ofrecidos y cotizados por las Empresas o Cooperativas De Vigilancia y
Seguridad Privada, que los ofrezcan de manera separada a los elementos de la tarifa
mínima, a precios o valores reales y de mercado, v por ende, deben ser contratados de esa
manera por quienes estén interesados en ellos, so pena de incurrir en prácticas restrictivas
de la competencia, como por ejemplo precios predatorios, es decir, aquellos que dan a los
clientes de un mercado competitivo o cuyas tarifas no están sujetas a regulación, tarifas
inferiores a los costos operacionales, especialmente cuando la misma empresa presta
servicios en otros mercados en los que sus tarifas están sujetas a regulación, con el ánimo
de desplazar competidores o ganar posición dominante ante el mercado o clientes
potenciales. La contravención a lo acá descrito acarreará la imposición de las sanciones a
que haya lugar, sin perjuicio del respeto de los derechos constitucionales y legales, en
especial el derecho a un debido proceso.
La respuesta dada por el proponente y los documentos con que pretende acreditar la
propiedad de los equipos y la mencionada depreciación no son los establecidos en la norma
correspondiente así:
• Otro parámetro para establecer si la propuesta presentada resulta artificialmente baja, se
encuentra en el precio establecido por la entidad pública licitante como presupuesto
oficial, cuya determinación debe obedecer a estudios serios, completos y suficientes,
formulados por la Administración con antelación a la apertura de la licitación o el
concurso, tal como lo dispone el artículo 25-12 de la Ley 80 de 1993."
• Tanto la Contraloría General de la República como el Consejo de Estado, son claros en
determinar que para gue pueda establecerse si el precio de la oferta es artificialmente
bajo, el punto de referencia al cual ha de acudirse es el de los precios del mercado.
• Así las cosas y conforme a la norma internacional NIIF se les recuerda a los usuarios y
prestadores de los servicios de vigilancia, que todo valor agregado debe estar
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establecido dentro de las políticas contables de la empresa, como en el caso de la
propiedad, planta v equipo, en el entendido que los mismos deberán estar contabilizados
a valores razonables cuando estos generen renta o ganancia con su uso, o se obtenganbeneficios económicos futuros derivados del mismo.
Causal de rechazo
• Cuando no se presente la propuesta económica o no se allegue la información
necesaria para llevar a cabo la evaluación económica de las propuestas.
• Cuando se determine que el valor total de la oferta es artificialmente bajo, de acuerdocon lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.2.4.
Por tal efecto la oferta debe ser rechazada y se debe proceder a recomponer el orden de
elegibilidad de las ofertas una vez se publique paso a paso la aplicación de las formulasestablecidas.
De igual forma solicitamos la revisión del valor coincidente de las ofertas 1 y 3 ya que se
deduce frente a su corrección que la aplicación de los precios unitarios son los mismos loque llama la atención en un margen tan amplio frente al presupuesto oficial
Solicitamos se revise el concepto de aplicabilidad de corrección en las ofertas cuando el
pliego fue claro y expreso respecto a la obligación imperativa en este aspecto de máspuntuable lo que no sería susceptible de corrección en lo que se establece así:
La propuesta económica debe elaborarse con base en el Anexo Formato PropuestaEconómica, el cual se debe diligenciar de manera clara y en forma completa.
Todos los valores unitarios ofrecidos deberán presentarse ajustados a la centena, en
caso de que el proponente señale precios unitarios con decenas, unidades o centavos, el
comité económico los aproximará superior o inferiormente a la centena más próxima (se
precisa que para cifras terminadas exactamente en $50,00 se aproximará a la centenasuperior más próxima). (...)"
RESPUESTA:
1. Con base en lo observado por el oferente en los tres primeros párrafos de su documento,este comité precisa lo siguiente:
• De acuerdo a lo que se expone en el numeral 5.2 de los Pliegos Definitivos, no es
simplemente la aplicación de la Media Armónica a los valores de las ofertas
habilitadas para determinar el orden de elegibilidad, sino que se tiene establecido
un procedimiento en el cual se conjugan unas medidas de tendencia central para
establecer un valor medio (promedio) del sistema de alarma monitoreada (P).
Este procedimiento estuvo en los pliegos de condiciones que fueron publicados
en la página de la Procuraduría General de la Nación y en el SECOP, sin que se
hubiesen presentado observaciones por parte de los potenciales oferentes, sobreel mismo.
En la respuesta dada en la observación número 1 de este documento, al oferente
Unión Temporal VSS, se describe el paso a paso aplicado por este comité
evaluador para determinar el presupuesto promedio y los puntajes a las ofertashabilitadas.
2. Con base en lo observado por el oferente en el folio N° 2 de su documento, este comitéaclara lo siguiente, indicando inicialmente que el observante no hace referencia a
ninguna oferta en específico:
• Teniendo en cuenta que el oferente N° 2, la empresa SU OPORTUNO SERVICIOLTDA SOS., presentó un valor de oferta relativamente bajo respecto al
presupuesto oficial y a las demás ofertas, se procedió como lo indican los pliegos
en el Numeral 5.2, a solicitarle se expusiera las razones del valor ofertado, a locual ésta respondió como se transcribió en el informe de evaluación económica.
En el presente informe se resalta lo indicado por el oferente, en especial lo
relacionado con que los elementos con los cuales se cuenta para la ejecución del
contrato, le generan economía de escala, entendiendo ésta como la ampliación
de volumen de producción de una empresa lo que le implica una disminución en
los costos unitarios asociados.
• Ahora bien, es importante aclarar que los procedimientos expuestos por ColombiaCompra Eficiente para el análisis de precios artificialmente bajos, son sugerencias
que pueden o no ser tenidas en cuenta por la entidad. Tampoco la entidad fijó
pautas para una determinación de rangos respecto a los cuales se podría inferir
una oferta artificialmente baja.
• Se aclara igualmente que para este comité, el oferente no presentó una propuesta
alterna como lo afirma el observante, simplemente argumenta sobre los equipos
con los cuales cuenta para el potencial contrato.
• El modelo matemático establecido por la entidad para calcular el presupuesto
promedio y los puntajes por factor precio, le permiten, como se puede ver en el
informe de evaluación publicado, asignar puntajes bajos (o negativos) a aquellas
ofertas con una diferencia amplia, por exceso o por defecto, respecto al promedio
calculado, luego de esta manera se aplica una decantación para aquellas ofertas
con precios muy bajos o muy altos.
• Con el objeto de establecer dispersión cuantitativa (porcentual) en los datos, tanto
de los valores de las ofertas habilitadas como los del estudio de mercado, este
comité cálculo el Coeficiente de Variación para los datos no agrupados de ambas
series y los resultados fueron:
MEDIDAS ESTADÍSTICAS
Mediana
Desviación Estándar Poblacional
Coeficiente de Variación
CÁLCULOS
PARA VALORES
OFERTADOS
$7.951.485,00
$1.653.262,04
20,79%
CÁLCULOS
PARA VALORES
ESTUDIO DE
MERCADO
$138.695,5
$43.411,13
31,29%
3.
Con los resultados anteriores se pueden inferir que la variabilidad de los datos de
las ofertas habilitadas es mucho menor que la variabilidad de los datos de los
estudios de mercado, reafirmando de esta manera la validación de todas las
ofertas como habilitadas desde el punto de vista económico.
• El tener un mayor número de ofertas habilitadas da la posibilidad de pluralidad de
oferentes habilitadas.
• De igual manera se presume del principio de buena fe, según lo dispuesto en la
Constitución Política Colombiana. "(...) Artículo 83. Las actuaciones de los
particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la
buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante
éstas. (...)"
Con base en lo observado por el oferente en el folio N° 3 de su documento, este comité
indica lo siguiente:
• El valor ofertado por el oferente número 1, para el Valor Mensual Servicio de
Alarma Monitoreada es de $62.803 y el del oferente número 3 es de $62.835,
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luego se evidencia que no son coincidentes estos valores como lo indica el
observante. Ahora bien, al hacer las aproximaciones a las centenas, como loindican los pliegos textualmente:
"(...) Todos los valores unitarios ofrecidos deberán presentarse ajustados a la
centena, en caso de que el proponente señale precios unitarios con decenas,
unidades o centavos, el comité económico los aproximará superior o interiormente
a la centena más próxima (se precisa que para cifras terminadas exactamente en
$50,00 se aproximará a la centena superior más próxima). (...)", estos dos valoresefectivamente coinciden por la realización de este procedimiento de ajuste a lascentenas, y que es permitido por los Pliegos Definitivos.
Es preciso indicar nuevamente que este comité, no solo hizo corrección aritméticade los valores ofertados a las dos ofertas citadas, sino a todas aquellas ofertas
cuyos oferentes no realizaron este ejercicio de ajuste a la centena, puesto que así
lo indican los pliegos definitivos del presente proceso y éste es ley para la partes.Solamente las ofertas 7, 13 y 14 realizaron el ajuste a la centena
De igual manera, este comité verificó las ofertas citadas y se evidenció que elanexo formato Propuesta Económica fue diligenciado de manera clara y en formacompleta.
Por lo anteriormente expuesto, este comité se reafirma en la habilitación, desde el punto devista de la evaluación económica, a todas las ofertas presentadas.
OBSERVACIÓN N° 3
Mediante escrito de fecha 20 de abril de 2018, la UNIÓN TEMPORAL VIGILANCIA 2018observa lo siguiente a la evaluación económica:
"(...) AL INFORME DE EVALUACIÓN
Teniendo en cuenta el informe de evaluación, la entidad aplica la denominada mediageneralizada; al revisar el pliego de condiciones definitivo indican la siguiente formula:
Al aplicarla formula dada por la entidad tenemos la siguiente aplicación-Paso 1
1=1n 14
Paso 2
= (7.95L485i)+(3.545.248i)- hasta completar la
totalidad de las propuestas habilitadas = 34.688,880,27
Paso 3
[¿ X (34.6S8..88O,27)]3 = § 15.212.014.719.862.500.000,00
Por lo tanto, al aplicar la fórmula indicada por la entidad en el pliego de condicionesdefinitivo no corresponde a la empleada para calificar la oferta económica en elinforme de evaluación. Es de recordar que lo establecido en el pliego de condiciones
es ley para las partes y su cumplimiento es de carácter obligatorio en aras de
preservar el principio de transparencia, adicionaimente no es una etapa en la que se
puedan modificarlas reglas establecidas.
Teniendo en cuenta lo anterior, solicitamos amablemente a la entidad declarar
desierto el proceso, toda vez que no es posible realizar una evaluación objetiva conlos parámetros establecidos en el pliego de condiciones, pues evidentemente la
formula señalada en el pliego de condiciones está errada y no permite la comparación
objetiva de propuestas.(...)"
RESPUESTA:
En el informe de Evaluación Económica elaborado por este comité y publicado por laentidad, se indica que la fórmula a aplicar es la de la Media Armónica y no la MediaGeneralizada como lo expresa el observante en su documento, luego los argumentos
expuestos pierden validez.
Como complemento a esta respuesta, se cita nuevamente que el procedimiento, paso
a paso para la evaluación económica, está detallado en la respuesta dada a la
observación N° 1 del oferente Unión Temporal VSS.
Por lo anterior, no se acepta la observación presentada a la evaluación económica por la
empresa UNIÓN TEMPORAL VIGILANCIA 2018, Oferta N° 8.
En los anteriores términos dejamos a consideración de la Junta de Licitaciones el presente
informe.
Jenny Carolina Becerra Alipio
Comité Evaluación Económica
Cari
Comit
Alberto Cor
Evaluación
laya
Económica
10
