PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007

SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007

INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN

DE AUDITORÍA A PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

Versión 1

INS – EV – EI - 047 Página 1

1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA A PROCESOS ADMINISTRATIVOS

GUÍA Para la Realización de las actividades de auditoría in situ sobre los procesos administrativos 1 DESCRIPCIÓN La realización de un programa de auditoría a los procesos administrativos incluye la realización de la reunión de apertura, la recopilación y verificación de información, la generación de los hallazgos de auditoría, la preparación de las conclusiones de auditoría y la realización de la reunión de cierre. 2 OBJETIVOS Verificar el cumplimiento de las normas y políticas que regulan los procesos administrativos tales como: almacén, inventarios, administración de bienes, archivo, plan de compras y automotores en la Procuraduría General de la Nación, a nivel nacional o central, determinar la gestión y sus resultados, analizar los hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor. 3 REQUISITOS Tener definido el Plan de Auditoría y haber desarrollo lo previsto en el instructivo INS-OCI-000 Guía para la preparación de la auditoría a procesos administrativos. 4 OPERACIÓN En relación con las actividades de Realización de las actividades de auditoría in situ se debe considerar lo siguiente: Las acciones del plan considerados como la mejor práctica son los siguientes:

Instructivo, Actividades y

pruebas

Descripción

INS-EV-EI-009- Guía Realización de la

Reunión de Apertura

Presentación ante el Jefe de la dependencia y ante los servidores que atenderán la auditoría

Formato REG-EV-EI-044 Lista de chequeo

de almacén

Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de almacén

Formato REG-EV-EI-045- Lista de Chequeo

de inventarios

Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de inventarios

Formato REG-EV-EI-046- Lista de chequeo de administración de

bienes

Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de

administración de bienes

Formato REG-EV-EI-047- Lista de chequeo

plan de compras

Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de plan de

compras

Formato REG-EV-EI-048- Lista de chequeo

de automotores

Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de automotores

INS-EV-EI-014- Guía realización de la reunión de cierre

En puesto de trabajo asignado al auditor y sala de reuniones o despacho del jefe de la dependencia

visitada. Elaboración y aprobación del acta de visita de auditoría. (Incluye la organización de la documentación,)

La información que se obtenga se debería ir registrando, en todo caso es necesario considerar en la realización de la visita de auditoría lo siguiente:

Descripción: Es conveniente ceñirse a lo previsto en el plan de visita para cubrir los diversos aspectos, se puede ir enfocado la auditoría a aspectos que se consideren relevantes en la revisión. Corresponde a la descripción de los pasos de programa a cumplir.

Papeles de trabajo: Es absolutamente necesario obtener los denominados registros o papeles de trabajo.

Hallazgos (Linked Findings): Las situaciones que se considere inadecuadas o que llaman la atención se constituyen en hallazgos, a medida que se vayan identificando es necesario irlas documentando y escribiendo, sirven para que el auditor vaya precisando la situación encontrada.

Notas de revisión: Anotaciones que va realizando el auditor

Resumen: Generalización de las situaciones que evidencia que en forma concurrente se presentan.

Test: Son las pruebas que realiza.

Adjuntos: Otras documentación de interés que se constituye en papeles de trabajo del auditor.

Considere la realización de las siguientes rutinas: 4.1 Realización de revisiones comunes Solicite una relación de la normatividad general e institucional que regula el

funcionamiento, valore si los funcionarios la conocen y están familiarizados con su aplicación.

Solicitar el manual de procedimientos e indagar sobre su utilización y actualización

Solicitar el mapa de riesgos e indagar sobre su actualización y la administración de los riesgos asociados a los procesos

Solicite una relación de los informes que se presentan y las fechas en que se deben rendir

Verificar el archivo de gestión, determinar que se encuentra actualizado el archivo de documentos y que la recuperación de información es fácil.

Solicite copia del POA e infórmese sobre los avances en su ejecución Solicite copia del plan de mejoramiento e infórmese sobre su ejecución Realice una inspección del área y valore la organización de documentación, el

orden y aseo de la misma, la existencia de contaminación de algún tipo y la presencia de los símbolos institucionales

Solicitar copia de pólizas y seguros 4.2 Realización de la revisión del proceso de Almacén Solicitar el kardex de almacén, los respaldos de los movimientos y carpetas del

archivo En forma selectiva, verificar que los ingresos y salidas del almacén se

encuentren registradas en el kardex Solicitar y verificar en forma selectiva consistencia de la información reportada

a contabilidad así como su oportuno envío de información de almacén a contabilidad

En forma selectiva, verificar el registro y actualización del sistema de información utilizado – SIAF para la PGN

En forma selectiva, verificar el envío de información al área de contabilidad Realizar una inspección física de las bodegas para determinar seguridad y

adecuación de las instalaciones Revisar la seguridad de las áreas de almacenamiento y su adecuación

Solicitar las evidencias de los inventarios físicos de almacén realizados Hacer un recorrido físico por la bodega y determinar si existen elementos

inservibles u obsoletos Entrevistar a los operarios del almacén Aplique el Formato REG-EV-EI-044 Lista de chequeo de almacén 4.3 Realización de la revisión del proceso de Inventarios Solicitar el inventario de bienes devolutivos en deposito en almacén Solicitar el inventario de bienes devolutivos en servicio, Solicitar los respaldos de movimientos y carpetas del archivo Verificar que se lleva archivo de los inventarios en forma ordenada y

actualizada Determinar si esta actualizado el programa de computo de registro (As de Ases

o SIAF en el caso de la PGN) Solicitar y revisar en forma selectiva información enviada a contabilidad Verificar la conciliación de información entre almacén y contabilidad En forma selectiva, verificar la existencia física de los bienes En forma selectiva, verificar que los bienes estén identificados con códigos y

registrados En forma selectiva, verificar el registro y actualización del sistema o

herramienta utilizada, SIAF para la PGN En forma selectiva, verificar el envío de información al nivel central Solicitar las evidencias de los inventarios físicos realizados Revisar en forma selectiva los soportes de traslados y movimientos de

inventarios Entrevistar a los funcionarios auxiliares Entrevistar usuarios, tales como tenedores de bienes, funcionarios del área de

contabilidad y el mismo almacén Aplique Formato REG-EV-EI-045- Lista de Chequeo de inventarios 4.4 Realización de la revisión del proceso de Administración de Bienes Solicitar el inventarios de los bienes inmuebles, verifique que la información

sea completada (estado del inmueble, naturaleza de la posesión, escrituras) En forma selectiva solicite los planos de sedes Solicite las carpetas de los inmuebles y verifique que contenga información

sobre las escrituras, el pago de impuestos, la situación de mantenimiento del inmueble

Entrevistar usuarios Determine el envío de información al área de contabilidad, su oportunidad y

calidad

Consulte la información existente en medios electrónicos y valore que la misma sea útil para la gestión

Verifique si se tiene un registro de la atención de solicitudes de mantenimiento Determine si se tiene un inventario del estado de los inmuebles y las

necesidades de mantenimiento Revise si los funcionarios de mantenimiento cuentan con los elementos de

protección necesarios Verifique que los funcionarios de mantenimiento cuentas con los suministros

necesarios para realizar sus labores Solicite las pólizas de los inmuebles Solicite copia de los pagos de impuestos y demás Aplique Formato REG-EV-EI-046- Lista de chequeo de administración de

bienes 4.5 Realización de la revisión del proceso de Plan de Compras Solicite las carpetas donde se realizó la última programación del plan de

compras, determine que se hizo efectivamente un diagnóstico Determine cuales fueron los criterios utilizados para la programación Determine si la información se ingreso en los sistemas de información al inicio

de cada vigencia en forma oportuna y completa Determine que la información de los sistemas de información se encuentra

actualizada Solicite la información referida a la ejecución del plan de compras y para su

control y seguimiento Solicite el directorio de proveedores y valore la última actualización, la facilidad

para la inclusión de nuevos oferentes de servicios Aplique Formato REG-EV-EI-047- Lista de chequeo plan de compras 4.6 Realización de la revisión del proceso de Automotores Solicite el inventario de los vehículos, lanchas, aviones o medios de transporte

que se tengan En forma selectiva revise las carpetas de vehículos y valore que contenga la

información completa del mismo Entreviste conductores y solicítales el SOAT y la carta de propiedad y el

certificado de gases Solicite el plan de mantenimiento de los vehículos Solicite el plan de reposición del parque automotor En forma selectiva inspeccione los talleres (determine calidad de las

instalaciones, equipos, personal repuestos)

Solicite copia del pago de impuestos de algunos vehículos Inspecciones en forma selectiva vehículos para ver su estado y si concuerda

con los señalado en la HV del mismo Aplique Formato REG-EV-EI-048 - Lista de chequeo de automotores 4.7 Selección de pruebas a realizar Las pruebas que se consideran las mejores prácticas son la aplicación de las listas de chequeo definidas para los diversos procesos administrativos, así como: Pruebas sustantivas tales como visitas, inspecciones, verificaciones de la

información Pruebas de cumplimiento referidas a la aplicación de políticas y procedimientos 4.7.1 Registro de las pruebas realizadas1 Las pruebas corresponden a la constatación física, verificación de documentación y tratamiento de información, sirven para generar evidencias y se constituyen en registros (o papeles de trabajo). Las pruebas deben tener un mínimo predefinido para homologar el trabajo de los auditores y soportar los conceptos posteriores. El registro de la información se realiza en el siguiente menú:

Resultado: Presentación de las conclusiones de la aplicación de la prueba

Papeles de trabajo: En el se vinculan los registros o papeles de trabajo 4.8 Las Técnicas de obtención de evidencias aplicables Las técnicas en auditoria para la obtención de evidencias que son consideradas como las mejores prácticas en relación con el proceso financiero son las siguientes: Análisis de saldos y movimientos Comprobación Conciliación Confirmación Confrontación. Indagación Inspección Observación

1 En el software se encuentran en el siguiente menú <tests>.

Revisión analítica El Muestreo Estadístico en Auditoria 5 PAPELES DE TRABAJO Permanentes: Ver primer Instructivo del presente Capítulo Corrientes:

Soportes de los procesos

Plan Operativo Anual POA

Plan de Mejoramiento

Informe de la visita anterior e información de seguimiento

Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría

Formato REG-EV-EI-044- Lista de chequeo de almacén

Formato REG-EV-EI-045- Lista de chequeo de inventarios

Formato REG-EV-EI-046- Lista de chequeo de administración de bienes

Formato REG-EV-EI-047- Lista de chequeo plan de compras

Formato REG-EV-EI-048- Lista de chequeo de automotores