UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANACOORD. DE CONTADURÍA PÚBLICA Y CIENCIAS FISCALES

SEDE CIUDAD BOLIVARAsignatura: AUDITORIA I

UNIDAD III – El Control Interno

Introducción:

Durante mucho tiempo, el desarrollo del trabajo como auditor, ha permitido observar que tanto directivos como profesionales de la contabilidad y de la auditoría presentan dudas o no conocen profundamente aspectos relacionados con el Control y con el Control Interno, hasta el punto de confundir ambos conceptos.

Esta confusión impide valorar la importancia específica de cada uno de estos sistemas, su necesaria interrelación y complementación para controlar y aplicarlos consecuentemente. Pero no en todos los casos es esta la causa de que el Sistema de Control Interno no se aplique o no se utilice adecuadamente según la necesidad y exigencia de la magnitud de la organización económica.

La implantación en una entidad u organización de un Sistema de Control Interno o de Comprobación Interna, como también se le conoce, limitaría la comisión de fraudes y apropiaciones, y precisaría las facultades de determinados ejecutivos y directivos, permitiendo evitar y detectar arbitrariedades, decisiones indebidas, incompetencia y otros hechos de más gravedad, lo que pudiera ser la causa de que en ocasiones determinados directivos sean remisos a la aplicación de un sistema que los controle o limite.

Un adecuado Sistema de Control Interno es parte importante de una entidad bien organizada, pues garantiza la salvaguarda de los bienes y hace confiable los registros y resultados de la contabilidad, que son indispensables para la buena marcha de cualquier entidad, grande o pequeña.

DEFINICIÓN Y NATURALEZA DEL CONTROL INTERNO.-

El estudio y evaluación del control interno se efectua con el objeto de cumplir con la norma de ejecución del trabajo que se requiere que “el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va depositar en el; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria”.

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.

Dentro de este orden de ideas, (Catácora, 1996:238), expresa que el control interno: "Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable".

También podemos definir al Control Interno como “el proceso llevado a cabo por la junta directiva, la gerencia y demás personal de una entidad, diseñado para proveer una certeza razonable con respecto al logro de objetivos en una o más de las siguientes categorías: a) La efectividad y eficiencia de las operaciones, b) La confiabilidad de las operación financiera, y c) El cumplimientos de las leyes y regulaciones aplicables”.

Otras fuentes de información en la Web definen al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.”.

Poth Jefferson en su relato de “Técnicas Adecuadas para una Administración Saludable” señala que “El Control Interno es una herramienta administrativa, de tipo gerencial, para evaluar, diagnosticar y corregir el logro y cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la organización”.

Unido a esto, (Poch, 1992:17), expresa "el control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos." Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, (Leonard, 1990:33), asegura:

"los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar seguro que todo se encuentra en orden… el control interno es todo un sistema de controles financieros y operativos utilizados por las empresas, y además, lo establece la dirección o gerencia para que los negocios puedan realizar sus procesos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos de la organización fluyan con mayor facilidad.".

Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la (Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela 1994:310), la define como:

"El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa".

Pero la conclusión más importante de su interpretación es que un Sistema de Control Interno (SCI) deberá ser Planeado, nunca será consecuencia de la casualidad o surgirá de modo espontáneo. El Control Interno es una trama bien pensada de métodos y medidas de coordinación ensambladas de forma tal que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad, que garanticen los objetivos de preservar, con la máxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones, las políticas administrativas, las normativas económicas, la confiabilidad, la exactitud de las operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.

No obstante lo expuesto, el Control Interno no es un método infalible para garantizar el control, ya que puede ser vulnerado si existe la colusión, que no es más que el acuerdo o trato entre varias personas para quebrantar lo establecido y beneficiarse.

EL PROPÓSITO Y LOS OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO.-

Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito del control interno es: "Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización".

El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad, que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de las leyes y normas que la regulan (internas y externas), coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad u objetivos trazadas por la junta directiva.

Dentro de los objetivos básicos del control interno destacan los siguientes:a) Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.b) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la

dirección para la toma de decisiones.c) Promover la eficiencia operativa del negocio.d) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.e) Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la administración de la

empresa.

Así mismo, los diversos objetivos que se plantean a través del SCI, bien pueden distribuirse de la forma siguiente:

a) Objetivos de autorización: Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración.

b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones: Todas las operaciones deben registrarse, para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia.

c) Objetivos de salvaguarda física: El acceso a los activos solo debe permitirse de acuerdo con autorizaciones de la administración.

d) Objetivos de verificación y evaluación: Los datos registrados relativos a activos sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonables y tomar las medidas apropiadas con respecto a las diferencias que existan.

Asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan en los estados financieros, ya que este objetivo complementa en forma importante a los mencionados anteriormente.

La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno.

LOS ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO.-

Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:

1. Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad así como las líneas de información y de comunicación.

2. Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.

3. Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado y establecidos sobre la base de las actividades, de la información y de la documentación.

4. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.

5. Un plan de Supervisión continua y eficaz que permita evaluar cada actividad y proceso y establecer los correctivos necesarios de forma oportuna.

Los componentes o elementos del control interno son el cuerpo del sistema y existen por las funciones que desarrollan cada uno de ellos. Proporcionan un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías”:

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Fiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

En este sentido, cada uno de los componentes vinculados entre sí:

Generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.

Son influidos e influyen en los métodos y estilos de dirección aplicables en las empresas e inciden directamente en el sistema de gestión, teniendo como premisa que el hombre es el activo más importante de toda organización y necesita tener una participación más activa en el proceso de dirección y sentirse parte integrante del Sistema de Control Interno que se aplique.

Están entrelazados con las actividades operativas de la entidad coadyuvando a la eficiencia y eficacia de las mismas.

Permiten mantener el control sobre todas las actividades.

Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios para determinar si el control interno es eficaz.

Coadyuvan al cumplimiento de los objetivos organizacionales en sentido general.

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como: contables o administrativos.

Esta clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las circunstancias individuales.

CONTROL ADMINISTRATIVOLos controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todo controles tales como: análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.

En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.

Ejemplo: Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de identificación. Otro control administrativo sería la obligatoriedad de un examen médico anual para todos los trabajadores. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión.

El control administrativo se establece en la normativa estadounidense SAS-1 (Statement on Auditing Standards – Declaración de Normas de Auditoria, del Instituto Americano de Contadores Públicos) de la siguiente manera:

El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1]

CONTROL CONTABLELos controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos

relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.

Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados.

El control contable está descrito también el SAS Número 1 de la manera siguiente:

El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:

a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.

b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos.

c) El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración.

d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia. [SAS, 1]

NOTA: algunos autores sugieren esta clasificación como Controles Generales y Controles Específicos.

De igual forma, los expertos señalan unos Tipos Básicos de Control Interno los cuales contribuyen a una mejor visión en lo que a clasificación de controles se refiere:

1) Controles de Existencia: Permiten asegurar que las transacciones registradas existan y sean válidas.

2) Controles de Exactitud: Permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los documentos originales.

3) Controles de Autorización: Están orientados a permitir operaciones que son válidas desde el punto de vista interno.

4) Controles de Custodia: Sirven para asegurar que los activos están resguardados del riesgo de robo y pérdida.

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO:

Como bien se ha señalado anteriormente, el control interno no es un sistema infalible y en este sentido, ostenta de ciertas debilidades entre las cuales se pueden mencionar:

o La actividad de control dependiente de la separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para dañar a terceros.

o En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultados de las interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción y fatiga.

o La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por consideración de costo, por lo tanto no es factible establecer controles que proporcionen protección absoluta del fraude y el despilfarro, sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.

Con respecto a esto último, (Catácora, 1996:238), señala que: "un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos".

Entonces, ¿Qué no puede hacer el Control Interno?

Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e irreales. Consideran que el Control Interno puede asegurar el éxito de una entidad, esto es, el cumplimiento de los objetivos básicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia. El control interno efectivo sólo puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos. Puede proporcionar información administrativa sobre el progreso de la entidad, o hacia su consecución, pero no puede cambiar una administración ineficiente por una buena.

El control interno no asegura éxito ni supervivencia; el control interno puede asegurar la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.

Un sistema de control interno, no importa qué tan bien ha sido concebido y operado, puede proveer solamente seguridad razonable - no absoluta - a la administración y a la junta directiva mirando la consecución de los objetivos de una entidad. La probabilidad de conseguirlos está afectada por limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno (algunas ya mencionadas), por ejemplo los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos y las fallas pueden ocurrir por simples errores o equivocaciones.

La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad pública o privada a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas.

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.

Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.

MEDIOS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO CONTABLE

Los SCI varían significativamente de una organización a otra; las características específicas del control en cualquier sistema dependen de factores tales como el tamaño, la estructura de la organización, la naturaleza de las operaciones y de los objetivos trazados y para los cuales fue diseñado el SCI.

Sin embargo, ciertos factores son esenciales para que un Sistema de Control Interno pueda aplicarse de forma satisfactoria en casi cualquier entidad. Estos factores incluyen:

a) Un Plan Lógico de Organizaciónb) Una estructura contable bien diseñadac) Una unidad de Auditoria Internad) Selección y Entrenamiento de personal

Así mismo, deberán aplicarse una serie de procedimientos los cuales contribuirán a mantener un buen control interno:

1) Delimitación de responsabilidades.2) Delimitación de autorizaciones generales y específicas.3) Segregación de funciones de carácter incompatible.4) Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.5) División del procesamiento de cada transacción

LA CONFIANZA DE LOS AUDITORES EN EL SCI

Al expresar una opinión en cuanto a lo razonable de la información contenida en los estados financieros, los auditores confían:

a) En la efectividad del SCI para evitar errores importantes en el proceso contable.b) En las Pruebas Sustantivas para verificar las cantidades en los estados financieros.

En los casos en que los controles internos contables son eficaces, los auditores necesitan descansar menos en las pruebas sustantivas y se limitarán en su aplicación al mínimo necesario de acuerdo con las circunstancias. Por el contrario, allí donde los controles internos son débiles los auditores deben confiar más en sus pruebas sustantivas y por consiguiente, el estudio y evaluación del SCI es un factor importante para determinar la naturaleza, el alcance y la extensión (tiempo) de las pruebas sustantivas necesarias para comprobar las partidas de los estados financieros, ampliando los programas de auditoría para compensar las debilidades o deficiencias del SCI.

¿Cómo obtienen los auditores información acerca del SCI?

La investigación del Control Interno por parte de los auditores consta de dos (2) fases: - El Estudio: el cual abarca una observación y revisión de los elementos y tipos de controles internos

establecidos en la organización además de la aplicación de pruebas de cumplimiento o acatamiento que determinen qué tan efectivamente está funcionando el sistema, y de este modo, se pueda elaborar una descripción del sistema en sus papeles de trabajo.

- La Evaluación: etapa en la cual se critica las debilidades y eficiencias del SCI y en donde se establecen las bases que determinan el grado de aplicación, alcance y extensión de las pruebas sustantivas de auditoria.

Dentro de los distintos métodos aplicados por los auditores para obtener información acerca del SCI activo dentro de la empresa podemos mencionar los siguientes:

a) Revisión de los papeles de trabajo hechos en años anteriores.b) Análisis y evaluación de los cuadros organizacionales, descripciones de cargos y responsabilidades.c) Entrevistas con el personald) Revisión de los informes, papeles de trabajo y programas aplicados por la unidad de Auditoria

Internae) Aplicación de Cuestionarios de Control Internof) Análisis de cuadros de flujos de control internog) Estudio de los manuales e instructivos organizacionales además de la obtención oral de los

procedimientos aplicados dentro de la empresah) Efectuar un seguimiento a las principales operaciones del negocioi) Analizar los controles aplicados y su grado de cumplimiento sobre ciertas operaciones y en fechas

claves.

Desde luego que estas investigaciones han de llevarse a cabo con una mente completamente abierta y desprejuiciada, con la plena receptividad de los imprevistos y considerando siempre que muchas de las informaciones que se van a obtener serán de utilidad en futuras auditorías, por lo que formarán parte de su “Archivo Permanente”.

QUE SON LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Tienen como cometido obtener evidencia de auditoría relacionado con la integridad, exactitud y validez de los saldos de los estados financieros auditados. Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica, circulación de saldos de los clientes, etc.. Dentro de los tipos de pruebas sustantivas podemos encontrar:

a) Pruebas de transacciones y saldosb) Técnicas de examen analíticos.

Se llama evidencia de auditoría a " Cualquier información que utiliza el auditor para determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido".

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTOS

Tienen por objeto obtener evidencia de que los procedimientos de control interno en los que el auditor basa su confianza, están siendo aplicados. Tiene que averiguar:

Existe control o no Trabaja con eficacia o no Trabaja con continuidad o sólo cuando lo vigilo.

El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador público una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, el contador público puede decidir no confiar en los mismos si ha llegado a la conclusión de que:

a) Los procedimientos no son satisfactorios para este propósito.

b) El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizaría en el caso de no confiar en dichos procedimientos.