APUNTES DE AUDITORÌA ADMINISTRATIVA

1. AUDITORÌA

Es la actividad por la cual se verifica la razonabilidad contable de las cifras de los estados financieros.

Es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar al directorio o quién haga sus veces la toma de decisiones, para lo cual les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

1.1 TIPOS DE AUDITORÌA

1.1.1 Auditoría financiera

Comprende la revisión financiera de una empresa, desde el punto de vista de rentabilidad, la cual es determinada a través de sus estados financieros.

1.1.2 Auditoría de operaciones

Evolucionó a partir de la auditoría financiera y va más allá de las funciones contables y trata actividades no financieras que finalmente se manifiestan en los registros contables de la organización.

El propósito de una auditoría de operaciones es revisar y apreciar operaciones y procedimientos. Implica también la información a la gerencia de los problemas operativos que necesitan corregirse para lograr mayor eficiencia y economía de operaciones.

Cubre una revisión de los objetivos de la empresa, del medio en que opera, de la estructura organizativa, de los planes y políticas operativas, del personal y las instalaciones físicas. Todo esto es revisado en términos de contribución –o falte de ella- a la eficiencia operativa o al ahorro de costos.

Se centran en la calidad de las operaciones.

1.1.3 Auditoría Administrativa

ES EL EXAMEN INTEGRAL O PARCIAL DE UNA ORGANIZACIÒN CON EL PROPÒSITO DE PRECISAR SU NIVEL DE DESEMPEÑO Y OPORTUNIDADES DE MEJORA.

Están orientadas a la apreciación del cumplimiento de los objetivos organizativos, por parte de la gerencia, de sus funciones de planeación, organización, dirección y control y de lo adecuado de las decisiones y las acciones de la gerencia en su avance hacia los objetivos establecidos.

Distinción con la auditoría operacional:

Las auditorías administrativas se ocupan de la calidad de la administración, mientras que las auditorías de operaciones se centran en la calidad de las operaciones.

1.1.4 Auditoría Social

Pretende vigilar, evaluar y medir el funcionamiento social del negocio.

La auditoría social constituye el proceso que una empresa u organización realiza, con ánimo de presentar balance de su acción social y el comportamiento ético de la empresa u organización, en relación a sus objetivos y a los de terceros (personas físicas o jurídicas) directa o indirectamente implicados.

1.1.5 Auditoría de funcionamiento

Evaluación de la calidad de la administración así como de los ejecutivos de la compañía. Evaluar la relación de la organización con su medio ambiente.

Evaluación de resultados en forma tal que el consejo pueda evaluar con pleno conocimiento los objetivos de la estrategia y funcionamiento que la gerencia propone.

Función encargada a los directores externos (subcomité de directores no administrativos) la responsabilidad de realizar auditorías de funcionamiento.

1.2 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

1.2.1 Por las personas que la realizan

Auditoría interna

Auditoría externa

1.2.2 Por el tiempo en que son aplicados los procedimientos

Auditoría preliminar

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Auditoría final

1.2.3 Por el objetivo que persigue

Auditoría financiera

Auditoría fiscal

Auditoría administrativa

Auditoría operacional

Auditoría forense

Auditoría recurrente

Auditoría permanente

Auditoría especial

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2. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ES EL EXAMEN INTEGRAL O PARCIAL DE UNA ORGANIZACIÒN CON EL PROPÓSITO DE PRECISAR SU NIVEL DE DESEMPEÑO Y OPORTUNIDADES DE MEJORA.

“La auditoría administrativa es producto de una necesidad que ha venido tomando forma a lo largo de la historia de la administración, porque se le considera una herramienta idónea para examinar el desempeño de una organización y detectar oportunidades de mejora. Su ejecución le permite visualizar a una organización en su conjunto, considerando sus características particulares y campo de trabajo, lo que la convierte en un factor estratégico para el cambio”.1

2.1 OBJETIVOS

La auditoría administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en que áreas se requiere de un estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

En este caso, se considera necesario fijar un marco para definir objetivos cuya cobertura encamine las tareas a logros específicos. Entre los que se mencionan:

2.1.1 De control

Se deben orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares establecidos.

2.1.2 De productividad

Se sugiere dirigir las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

2.1.3 De organización

1 Franklin F. Enrique Benjamín. Auditoría Administrativa. Mc Graw Hill

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Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

2.1.4 De servicio

Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

2.1.5 De calidad

Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

2.1.6 De cambio

Transforman a la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

2.1.7 De aprendizaje

Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

2.1.8 De toma de decisiones

Traducen la puesta en práctica y resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

2.2 ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

El área de influencia que abarca una auditoría administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurídica.

Criterios de funcionamiento

Estilo de administración

Proceso administrativo

Sector de actividad

Ámbito de operación

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Número de empleados

Relaciones de coordinación

Desarrollo tecnológico

Sistemas de comunicación e información

Nivel de desempeño

Trato a clientes –internos y externos-

Entorno

Productos y/o servicios

Sistemas de calidad

2.3 CAMPO DE APLICACIÓN

2.3.1 Sector Público

En el caso del sector público, la auditoría debe desarrollarse de acuerdo a la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.

Con base en esos criterios, las instituciones se clasifican en:

Entidades centralizadas

Entidades descentralizadas

Entidades autónomas

2.3.2 Sector Privado

Al igual que en el sector privado, la auditoría se aplica de acuerdo a la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial, sobre la base de las características siguientes:

Tamaño de la empresa

Sector de actividad

Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se clasifica en:

Microempresa

Empresa pequeña

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Empresa mediana

Empresa grande

Clasificación de acuerdo al ramo especifico de la empresa:

Telecomunicaciones

Transportes

Energía

Servicios

Construcción

Petroquímica

Turismo

Cinematografía

Banca

Seguros

Maquiladora

Electrónica

Automotriz

Editorial

Arte gráfico

Manufactura

Autopartes

Textil

Agrícola

Pesquera

Química

Forestal

Farmacéutica

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Alimentos y bebidas

Informática

Siderurgia

Publicidad

Comercio

Clasificación de acuerdo a la naturaleza de sus operaciones:

Nacionales

Internacionales

Mixtas

2.3.3 Sector social

La auditoría se aplica considerando dos factores:

Tipo de organización.

Naturaleza de su función.

Por su tipo o figura las organizaciones que forman el sector pueden ser:

Fundaciones

Asociaciones

Empresas de solidaridad

Comisiones

Colegios

Por su función se les ubica en las áreas siguientes:

Educación

Cultura

Salud

Política –obrero, campesino, popular

Empleo

Alimentación

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Derechos humanos.

3.2 Contratación del servicio de auditoría

3.2.1 Contacto con el cliente

Cuando una organización toma la decisión de contratar a un auditor, normalmente el primer contacto se lleva a cabo mediante una entrevista, en que se deben determinar las condiciones siguientes:

Solicitud formal para la aplicación de la auditoría administrativa

Logros que se esperan

Definición de los mecanismos de enlace

Exigencias en cuanto a tiempo y mejoras deseadas

Requerimiento de una propuesta concreta

Apoyos para conformar los criterios a seguir

La tarea del auditor, luego de conocida las necesidades de la empresas que solicita los servicios, es prepara una propuesta técnica y un plan de trabajo para llevar a cabo la auditoría. En este sentido es necesario incluir lo siguiente:

Una justificación acorde con la percepción de la organización.

Beneficios esperados

Requerimiento de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Costo aproximado del estudio

Propuestas alternativas para formalizar los trabajos.

El análisis y valoración de los tipos de contratos deben ser congruentes la información anterior, ya que de ello dependerá el éxito de la auditoría administrativa.

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3.1.2 Determinación de honorarios

Honorarios fijos

En este caso, los honorarios se determinan tomando en cuenta el tiempo en que se estima que se llevará a cabo el trabajo y el costo del personal que lo va a efectuar.

Los honorarios deben incorporar el costo de la auditoría (salarios y gastos de oficina) y la utilidad esperada en la prestación del servicio.

Este método tiene la ventaja de que el cliente conoce desde un inicio el monto total a pagar por el servicio recibido, así como el auditor conoce el monto de su ingreso; sin embargo, tiene la desventaja de que es sumamente difícil prever el tiempo real a emplear para el trabajo, lo cual puede ocasionar que se realice en un tiempo mayor del estimado y esto implica gastos extra para el auditor.

Honorarios variables

En este método los honorarios se determinan en relación al trabajo ejecutado, tiempo empleado y personal utilizado, lo cual no representa presión alguna para el auditor en cuanto al tiempo para su realización. Dicho de otra forma, el auditor y el cliente optan porque el pago de los honorarios cubra el costo hora-hombre, los gastos indirecto y el porcentaje de utilidad, por lo que cualquier gasto en que se incurra, durante la ejecución de los trabajos, debe ser pagado por el cliente.

Este tipo de honorarios presenta la desventaja de que al momento de presentar el importe del trabajo realizado, el cliente no tenga el suficiente efectivo para realizar el pago o simplemente se le haga demasiado elevado el costo y por tanto se niegue a pagar.

Honorarios por desempeño

El cliente acepta pagar al auditor sus honorarios a partir de un beneficio cuantificable, esto es, sobre avances y resultados comprobables.

3.2 Instrumentos de formalización

Para formalizar y fundamentar jurídicamente las condiciones en que se aplica una auditoría administrativa, se requiere de la firma de un convenio o contrato, en que se indique el objeto, naturaleza, duración y costo de la auditoría, así como las obligaciones y responsabilidades de las partes.

Los modelos que se proponen para formalizar las condiciones del servicio de auditoría, son los siguientes: Carta convenio, convenio de servicios profesionales y contrato de prestación de servicios.

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3.3 Organización del equipo de auditores

La organización de un equipo auditor requiere de un orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes.

Estructura

Coordinador generalLider del proyectoAsistente o analista del proyecto

Características del coordinador general

Experto en la materia, que puede derivarse de su formación academica, profesional, o ambas, así como de su trayectoria y orientación personal.

Capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan y mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes.

Trasmitir confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión, su dominio de la técnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinación de esfuerzos, espíritu de lucha, creatividad y actitud constructiva.

Características del líder del proyecto

Poseer una personalidad que incorpore tranquilidad, mesura, capacidad negociadora, analítica y motivadora, habilidad para hacer que las cosas sucedan y sucedan bien.

Por su función de enlace entre el coordinador general y los asistentes, tiene las obligaciones de cumplir con:

i. Las líneas de acción de la coordinación general.ii. Acatar las directrices de los niveles de decisión de la

organización.iii. Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones.iv. Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el

programa de auditoría.v. Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan.vi. Aclarar dudas.vii. Recabar y resolver observaciones.viii. Mantener el nivel de desempeño convenido.

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Características del asistente o analista del proyecto

Debe ser capaz de:

a) Acatar instrucciones con precisión.b) Actuar en forma prudente y tranquila.c) Ser cordial pero firme en sus decisiones.d) Disciplinarse para cumplir con sus obligaciones a tiempo.e) Manifestar solidaridad con sus compañeros de equipo.f) Ser ordenado con sus registros.g) Mostrar objetividad en la detección de hallazgos para soportar las

evidencias.h) Ser preciso en sus observaciones.

Funciones generales del equipo de trabajo

a) Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo de la institución.

b) Desarrollar el programa de trabajo de una auditoría.c) Definir objetivos, alcance y metodología para instrumentar la auditoría.d) Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad

de los procesos, funciones y sistemas utilizados.e) Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.f) Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de

información.g) Realizar hallazgos y obtener evidencias, e incorporarlas a sus papeles de

trabajo.h) Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación,

corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.

i) Proponer los sistemas administrativos y las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización.

j) Analizar la estructura y el funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles.

k) Revisar el flujo de datos y formas.l) Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.m) Diseñar y preparar los reportes de avances e informes de la auditoría.

Criterios alternos para la creación del equipo

a) Interdisciplinario

Integrado con personas de diferentes áreas y especialidades.

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b) Funcional

Compuesto por integrantes de áreas funcionales.

c) Cultural

Formado por personas de diferentes países o culturas.

d) De alta dirección

Estructurado por la máxima autoridad y los responsables de los niveles de mayor jerarquía.

e) De mando

Conformado por individuos que reportan al mismo superior dentro de una unidad administrativa. Equivalentes a departamentos.

f) Especial

Equipo al que se encomienda un proyecto de características muy particulares o de mucho interés para la organización.

g) Autodirigido

Aquel que actúa con independencia y supervisa sus acciones en forma autónoma.

h) De calidad

Encargado de garantizar la calidad de los bienes y servicios que produce la organización.

i) Estratégico

Creado para establecer los criterios de acción fundamentales en el tiempo y el espacio.

3. METODOLOGÍA DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Las etapas que se integran la metodología son:

Planeación

Instrumentación

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Examen

Informe

Seguimiento

3.1 Planeación

En la planeación se definen los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoría administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoría y el diagnóstico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.

4.1.1 Objetivo

4.1.2 Factores a revisar

Proceso Administrativo

Planeación

Visión, misión, objetivos, metas, estrategias/tácticas, políticas, procedimientos, programas, enfoques, niveles, horizonte.

Organización (diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización).

Estructura organizacional, división y distribución de funciones, cultura organizacional, recursos humanos, cambio organizacional, otros.

Dirección (tomar decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización).

Liderazgo, comunicación, motivación, grupos y equipos de trabajo, manejo del estrés y conflicto, información y tecnología, toma de decisiones, creatividad e innovación.

Control (medición del progreso de las acciones en función del desempeño).

Naturaleza, sistemas, niveles, proceso, áreas de aplicación, herramientas, calidad.

4.1.3 Fuentes de estudio

Internas y externas

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4.1.4 Investigación preliminar

Determinación de las necesidades especificas

Identificación de los factores que requieren de atención

Definición de estrategias de acción

Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue

Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores

Especificación del perfil del auditor

Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido

4.1.5 Preparación del proyecto de auditoría

Propuesta técnica

Naturaleza; Alcance; Antecedentes; Objetivos; Estrategia; Justificación; Acciones; Recursos; Costo; Resultados; Información complementaria.

Programa de trabajo

Identificación; Responsable; Área; fases; calendario; representación gráfica; formato; reportes de avance; periodicidad.

4.1.6 Diagnóstico preliminar

En esta fase, se debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la programación que va a orientar el curso de la acción de la auditoría.

3.2 Instrumentación

Es la etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión para mantener una coordinación efectiva.

4.2.1 Recopilación de información

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Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo.

4.2.2 Técnicas de recolección

Investigación documental

Observación directa

Acceso a redes de información

Entrevista

Cuestionarios

Cédulas

Investigación documental

Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría. Las fuentes a las que puede acudirse son:

Normativa (Acta constitutiva, reglamento interno, tratados y convenios, decretos y acuerdos, Normas (nacionales e internacionales)

Administrativa (Organigramas, manuales administrativos, sistemas de información, sistemas de normalización y certificación, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas, inventarios de mobiliario y equipo, sociogramas, unidades de medida del desempeño).

Mercado (Productos y servicios, àreas-poblaciòn, ingresos, factores limitantes; comportamiento de la oferta: situación actual, características y situación futura)

Ubicación geográfica (localización, ubicación espacial interna, distancias y costo de transporte)

Estudios financieros (Recursos financieros para inversión, análisis y proyecciones financieras, programas de financiamiento, evaluación financiera)

Situación económica (sistema económico, naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía, aspectos sociales, variables demográficas, relaciones con el exterior).

Observación Directa

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Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante.

Acceso a redes de información

El acceso a redes, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, vía intranet, internet, además de mantener una situación interactiva con el entorno.

Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información.

Recomendaciones para realizar entrevistas:

Tener claro el objetivo

Establecer anticipadamente la distribución del trabajo

Concertar previamente la cita

Clasificar la información que se obtenga

Cuestionarios

Se emplean para obtener la información desea en forma homogénea. Están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por temas.

Cédulas

Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis.

4.2.3 Medición

Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como el propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y otro.

Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los

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papeles de trabajo y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.

4.2.4Papeles de Trabajo

Constituyen los registros en donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.

Proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo.

Deben incluir:

Identificación de la auditoría

El proyecto de auditoría

Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes de trabajo realizado

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría

Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo

Anotaciones sobre información relevante

Ajustes realizados durante su ejecución

Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación

Reporte de posibles irregularidades

4.2.4 Evidencia

La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.

Clasificación de la evidencia:

Física

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Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.

Documental

Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, etc.

Testimonial

Se origina por declaraciones de personas durante la aplicación de la auditoría

Analítica

Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.

Suficiente

Competente

Consistente, convincente, confiable y ha sido validada

Relevante

Aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente.

Pertinente

Existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.

4.2.5 Supervisión del trabajo

La supervisión es necesaria para tener la certeza de que el programa aprobado se está aplicando con certeza.

La supervisión en las diferentes fases de ejecución de la auditoría comprende:

Revisión del programa de trabajo

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

Aclaración oportuna de dudas

Control del tiempo invertido en función del estimado

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Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo

Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con el propósito.

Criterios de supervisión:

Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores

Monitorear el trabajo de los auditores

Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes

Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.

Llevar una bitácora en donde se describa el comportamiento de los auditores.

Preparar un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo de la auditoría.

Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.

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