Auditoria Administrativa

Ubicacin, Necesidad, Antecedentes y Conceptos de la Auditoria Administrativa

1.1. Ubicacin de la auditoria administrativas dentro del proceso administrativo

en una organizacin social

La auditoria es parte del proceso administrativo y forma parte primordial como medio de

control y cambio. Decimos como medio de control ya que se utiliza en la etapa de control

y es una tcnica estratgica utilizada en la organizacin de tal manera que nos muestra el

estado en el que se encuentra nuestra organizacin y toda la estructura que la compone.

Todo esto mediante un anlisis completo de toda la organizacin. Tambin se le dice

medio de cambio ya que con los resultados obtenidos el auditor elabora un dictamen con

sugerencias para la organizacin las cuales son para corregir algn error o proceso que

sea necesario para el funcionamiento de la organizacin. Entonces decimos que la

auditoria se ubica en el proceso de control como medida de seguridad para garantizar el

efectivo funcionamiento de la organizacin y si en su caso es necesario para corregir

algn defecto o error tanto en procesos como en la informacin adems de todo esto con

la auditoria se analiza el estado actual de la organizacin y que tan lejos se encuentra de

lo que quiere ser.

1.2. Origen y alcance de la auditoria administrativa

La auditoria se genera por mltiples causas dentro de la administracin de una empresa;

su gnero, su especie pertenece al rea del control, que ubicado mediante evaluaciones y

exmenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden

dentro del que hacer de la administracin general.

Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos.

Violacin de autoridad-responsabilidad que ha sido asignada

Falta de iniciativa por falta de delegacin de autoridad

Interferencia entre lnea y asesora, definicin de funciones

Organizacin costosa innecesaria

Difcil y costoso control

Demasiados o pocos jefes, rea de control adecuado a las necesidades

Deformacin de la comunicacin y de la informacin entre los niveles de la organizacin

Conflictos de competencia y personal falto de motivacin

Difcil visin integral de conjunto de la misin de la empresa

Decisiones lentas, demoras a la orden del da

Duplicidad de funciones, traslape de actividades que generan confusin

Gerente autoritario, no existe comunicacin y participacin

Falta de coordinacin, privan los intereses personales a los generales

Falta de trabajo creativo, se deja por fuera el cambio por medio de la imaginacin

Despilfarros, desperdicio de producto, de tiempo y dinero

Mucha ostentacin, sin darle el verdadero valor al uso de los materiales

Falta de financiamiento oportuno, etc.

Por lo tanto la auditoria administrativa se considera como una tcnica e instrumento que

tiene como objetivo revisar, supervisar y evaluar la estructura, sistemas, procedimientos y

mtodos de la administracin lo cual constituye su ubicacin en la fase del control dentro

del proceso de la administracin.

Alcances

Para realizar una auditora administrativa en cualquier clase de la empresa debe de

comenzar por realizar un examen y una evaluacin integral de los problemas, sus causas

y la posible solucin de los mismos.

La auditoria administrativa puede llevarse a cabo en una funcin especfica, un

departamento o un grupo de departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de una

empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinacin de dos o ms de

dichas areas, adems de comprender entre otros aspectos lo que a continuacin se

enumeran:

Objetivos, polticas, procedimientos, programas, presupuestos, estrategias, estructuras de

mando y jerarqua, estructura financiera, ejecucin, comunicaciones, mtodos de control,

resultados, relaciones fiscales, vnculos comerciales, recursos materiales, recursos

humanos, organizacin, puestos de trabajo, mercadotecnia, produccin, finanzas, etc.

Naturaleza jurdica

Criterios de funcionamiento

Estilo de administracin

Proceso administrativo

Sector de actividad

mbito de operacin

Nmero de empleados

Relaciones de coordinacin

Desarrollo tecnolgico

Sistemas de comunicacin e informacin

Nivel de desempeo

Trato a clientes (internos y externos)

Entorno

Productos y /o servicios

Sistemas de calidad

1.3. Conceptos segn diversos Autores

La auditoria administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo de

la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental o de

cualquier otra entidad, as como de sus mtodos de control, medios de operacin y

empleo que d a sus recursos humanos y materiales. Sin embargo, con el inters de tener

un panorama ms amplio de lo que debemos entender por auditoria administrativa se han

escogido algunas definiciones que han expuesto tratadistas de la materia.

E. F. Norbeck: Es una tcnica de control que proporciona a la gerencia un mtodo de

valuacin de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos.

En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditoria administrativa no consiste en delinear

programas de auditora para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para

entender y comprender los aspectos generales de esta disciplina mediante la valorizacin

de los aspectos que forman la empresa.

Willian P. Leonard: Es el examen completo y constructivo de la estructura de una

empresa, de una institucin, de una seccin o de cualquier parte de un organismo, en

cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus

facilidades humanas y fsicas.

Para Leonard, la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar la

administracin en determinadas areas que requieren economas y practicas mejoradas.

J. Fernandez Arena: Es la revisin objetiva, metdica y completa de la satisfaccin de los

objetivos institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho-habientes,

usuarios, consumidores, en el aspecto social: Colaboracin, gobierno y comunidad, en el

aspecto econmico: los acreedores y los inversionistas. En base a los niveles jerrquicos

de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participacin individual de los integrantes

de la institucin abarca la coordinacin, la integracin, tanto de los recursos humanos y

fsicos y la eficiencia de la organizacin.

La revisin estructural de la empresa se puede llevar por areas o en forma total. El

informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darn las

recomendaciones que ameriten, de acuerdo con los elementos de juicio que tenga el

auditor.

J. Rodriguez Valencia: Expresa que es un examen detallado, metdico y completo

practicado por un profesional de la administracin sobre la gestin de un organismo

social. Consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la

eficiencia de sus resultados en la relacin con las metas fijadas; sus recursos humanos,

financieros y materiales empleados; la organizacin, utilizacin y coordinacin de dichos

recursos; los mtodos y controles establecidos y su forma de operar.

1.4. Necesidades Legales y Sociales de la Auditoria Administrativa

Legal: Se utiliza para cubrir requerimientos contables, fiscales y gubernamentales.

Social: Se utiliza para demostrar que la organizacin es una empresa sustentable que no

daa ningn tipo de inters social, ni entorno en el que la sociedad est desarrollndose.

1.5. mbito de Aplicacin

La auditoria administrativa continuamente mantiene vigiladas todas las areas que

componen la estructura de la empresa u organizacin.

Planeacin

Produccin

Finanzas

Personal

Relaciones pblicas

Control

1.6. Conceptos y Vinculacin de los Diferentes Tipos de Autoridad Administrativa

La autoridad es la facultad de que esta investidura persona dentro de una organizacin,

para dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados para la realizacin de

aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos

del grupo.

Tipos de autoridad

1. Formal: Cuando es conferida por la organizacin es decir que emana de un

superior para ser ejercida por otras personas.

2. Tcnica: Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.

3. Personal: Se origina en la personalidad del individuo.

La auditoria administrativa se encuentra estrechamente relacionada con todas las

autoridades administrativas ya que al realizar la auditoria se le realiza a toda la estructura

desde los obreros hasta los directivos de la organizacin, ya que como hemos dicho

anteriormente dicha se enfoca en un anlisis total para encontrar y corregir cualquier tipo

de irregularidad.

2. La Auditoria Administrativa Interna y Externa

2.1. Ubicacin de la auditora interna en un organismo social

Actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz

aplicacin de los sistemas de control interno, velando por la preservacin de la integridad

del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestin econmica, proponiendo a la

direccin las acciones correctivas pertinentes.

SON HECHAS POR PERSONAL DE LA EMPRESA. UN AUDITOR INTERNO TIENE A

SU CARGO LA EVALUACIN PERMANENTE DEL CONTROL DE LAS

TRANSACCIONES Y OPERACIONES Y SE PREOCUPA EN SUGERIR EL

MEJORAMIENTO DE LOS MTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

QUE REDUNDEN EN UNA OPERACIN MS EFICIENTE Y EFICAZ.

Uno de los principales problemas de la auditora interna son las relaciones entre el auditor

y el personal que a su vez son sus compaeros de trabajo ya que esto puede interferir en

los resultados de la auditoria por el simple hecho de conocerlos y tener una relacin ms

cercana con ellos.

Administrativa Externa dentro de un Organismos Social

La auditora externa es la realizada por un individuo externo ajeno a la organizacin, es la

ms recomendable para empresas medianas y grandes ya que con ello se garantiza una

eficacia y veracidad en los resultados de dicha auditoria.

Ventajas: Disponer de un equipo de apoyo de trabajo especializado en la materia,

independencia de criterio para formular observaciones, tranquilidad de lo que puede

sealar cualquier anomala sin el temor de perjudicar a persona alguna, contar con el

respeto de la organizacin, rpido acceso a los niveles de decisin, velocidad de

respuesta, contar con una visin imparcial de su organizacin, experiencias anlogas en

el campo de trabajo.

Desventajas: Presin por parte del personal originada por su temor a lo desconocido o a

la prdida de su empleo, deficiente conocimiento de la cultura organizacional, que no trata

a los clientes de la organizacin por lo que no percibe sus expectativas, rigidez obsesiva

al formular sus observaciones.

2.2. Marco Funcional de la Auditoria Administrativa dentro de un Organismo

Social

La auditoria es la encargada de encontrar de encontrar y corregir las irregularidades de

una empresa mediante un estudio detallado de todos los integrantes de la organizacin,

con esto podemos decir que sirve para encontrar cual es el estado en el que se encuentra

actualmente la empresa y que tan lejos o cerca se encuentra de llegar a las metas

propuestas dentro del proceso de planeacin, decimos esto ya que la auditoria es un

medio de control y cambio de procesos errneos e ineficaces.

Adems de esto podemos decir que la auditoria cuenta de 4 fases que son:

Planeacin, examen, evaluacin y presentacin.

2.3. Diferencias entre Auditora Interna y Externa

La principal diferencia entre una auditora interna y una externa radica en que la primera

se lleva a cabo por personal de la propia empresa y la segunda es realizada por una firma

de Contadores Pblicos debidamente certificados, este ltimo, para que su validez tenga

trascendencia. La primera tiene la ventaja de que se practica en la propia empresa,

mientras que la segunda adems de esta opcin podr hacerlo tambin, previo acuerdo,

fuera de la misma.

Ventajas de la auditora interna:

Se practica dentro de la propia empresa.

La lleva a cabo personal de la misma empresa.

Se tiene acceso a toda la informacin y documentacin.

Son conocidos y dominados los procedimientos y el control interno.

Las fallas detectadas son corregidas inmediatamente.

No se necesita todo un protocolo para iniciar la revisin.

Puede ser total o de algn procedimiento o cuenta en especfico.

Se puede seleccionar a personal de la misma empresa para cumplir con esta funcin.

Desventajas:

Los ejecutores de la revisin podran utilizarla como medio de poder.

Los ejecutores no tienen independencia profesional.

Los ejecutores junior pueden caer en medios coercitivos.

Los ejecutores senior pueden tender a magnificar los resultados en busca de mejores

posiciones en la empresa.

Ventajas de la auditora externa:

El auditor tiene independencia profesional.

Su amplia experiencia en otras empresas le permite analizar la aplicacin de los

procedimientos generales.

Pueden ser contratados para un trabajo en especfico.

Sus resultados son relevantes en el medio econmico.

Sus sugerencias tienden a una estandarizacin preestablecida.

Desventajas:

Son contratados por un precio y tiempo determinado.

La calidad del personal a intervenir depende del punto anterior.

No toda la informacin est a su alcance.

Los resultados pueden ser negociados o manejables por la empresa contratante.

El tiempo es una presin para su revisin.

En su afn de justificarse, suelen perderse en trivialidades.

Sus sugerencias pocas veces son atendidas y ms cuando la empresa cuenta con un

departamento de auditora interna.

2.4. El perfil del LAE en los roles de Auditor

Formacin Acadmica

De acuerdo con diversos estudiosos de la materia (Enrique Benjamn Franklin F., 2004,

Giovanny E. Gmez, 2001, Robert J. Thierauf, 1999) estudios a nivel tcnico, licenciatura

o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas,

administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial. Psicologa,

pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y

diseo grfico. Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y

arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que

les permita intervenir en el estudio.

Formacin Complementaria

Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de

diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

Formacin Emprica

Entre los conocimientos idneos del auditor para contribuir a la preparacin y realizacin

de la auditora destacan:

Administracin general e internacional

Teora de la organizacin

Metodologa de investigacin

Metodologa para el desarrollo de estudios organizacionales

Anlisis y diseo de estructura organizacionales

Sistemas y procedimientos

Empowerment

Planeacin estratgica

Sistemas de informacin

Correlacin

Reingeniera

Finanzas

Teora de las decisiones

Inteligencia emocional

Mercadotecnia

Modelos de inventario

Costos

Presupuestos

Control total de calidad

Benchmarking

Programacin lineal

Desarrollo organizacional

Liderazgo

Comercio internacional

Innovacin tecnolgica

Habilidades y Destrezas del auditor administrativo

En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor

demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a

recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter:

Actitud positiva

Estabilidad emocional

Objetividad

Sentido institucional

Saber escuchar

Creatividad

Respeto a las ideas de los dems

Mente analtica

Conciencia de los valores propios y de su entorno

Capacidad de negociacin

Imaginacin

Claridad de expresin verbal y escrita

Capacidad de observacin

Iniciativa

Discrecin

Facilidad para trabajar en grupo

Comportamiento tico

Experiencia

Una de las caractersticas fundamentales que se deben considerar en el auditor, es su

experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia

profesionales que empleara y la profundidad con que emitir sus observaciones. Por la

naturaleza de la funcin a desempear, existen varios campos que tiene que dominar:

Conocimiento de las areas sustantivas de la organizacin

Conocimiento de areas adjetivas de la organizacin

Conocimiento por esfuerzos anteriores

Conocimiento de casos prcticos

Conocimiento derivado de estudios organizacionales de otra naturaleza

Conocimiento personal basado en elementos diversos

tica profesional

Tenemos que entender que uno de los aspectos ms relevantes en el desarrollo

profesional, es el relativo a la tica. La tica profesional del auditor, se refiere a la

responsabilidad del mismo para con el pblico, hacia los clientes y colegas y los niveles

de conducta mximos y mnimos que debe poseer. La tica desde un punto de vista

organizacional, puede ser definida como los principios morales y las normas que orientan

el comportamiento en el mundo de los negocios, Estos forman parte de los cdigos de

tica que los colegios de profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene

acceso durante el periodo de formacin acadmica y, posteriormente, en el transcurso de

la vida productiva. Finalmente, podemos entender a la tica como un elemento primordial

para la auditoria administrativa, ya que todas las acciones de un auditor, deben de

sustentarse en ella. Si bien el impacto y la credibilidad de su trabajo dependen de la

precisin y calidad de sus resultados, invariablemente tendr que avalarlo con una

conducta tica.

Responsabilidad de su ejercicio

El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para

determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditoria, as

como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

Para este efecto, debe de poner especial cuidado en:

Preservar la independencia mental

Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridos

Cumplir con las normas o criterios que se le sealen

Capacitarse en forma continua

Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a

sus juicios, porque se debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una

auditora.