Embed Size (px)
Citation preview
AUDITORIA INTERNA
Teléfono: 2291-8670 Fax: 2296-4533
INFORME No. AUD-001-15 10 DE FEBRERO DE 2015
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORÍA INTERNA
INFORME AUDITORÍA DE LA ÉTICA
2015
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 2 -
CONTENIDO
Página
1. INTRODUCCIÓN................................................................................................. 4 1.1 Origen del estudio...................................................................................... 4 1.2 Objetivo del estudio................................................................................... 4 1.3 Alcance....................................................................................................... 4 1.4 Aspectos normativos a considerar............................................................. 5
2. RESULTADOS DEL ESTUDIO............................................................................... 5 2.1 Necesidad de que el Museo de Arte Costarricense cuente con un Marco
institucional en materia ética.………………………………………………………………
5
2.2 Sobre la percepción de la ética por parte de los funcionarios del Museo de Arte Costarricense…………..………………………………………….……………………
9
2.2.1 Funcionarios del Museo de Arte Costarricense…………………………………… 9
2.2.2 Titulares subordinados del Museo de Arte Costarricense…………………… 12
2.2.3 Administración superior del Museo de Arte Costarricense…………………. 13
2.3 Análisis FODA de la ética organizacional en el MAC……………………………… 14
3. CONCLUSIONES……............................................................................................ 14
4. RECOMENDACIONES......................................................................................... 15
5. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS………………………………………………………………. 16
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 3 -
INFORME AUDITORÍA DE LA ÉTICA MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
RESUMEN EJECUTIVO
Este estudio se realizó en atención del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría Interna para el período
2014, con el objetivo de contribuir al fortalecimiento del marco institucional en materia ética, mediante
la revisión de su funcionamiento y efectividad.
La revisión evidenció que la Institución no cuenta con un Marco institucional en materia ética, el cual
consta de tres componentes: Programa ético, Ambiente ético e Integración de la ética en los sistemas de
gestión institucionales. Asimismo, en los procesos de planificación de la institución no se han
considerado elementos relacionados con estos componentes.
En el Plan Operativo Institucional (POI) 2014 del Museo de Arte Costarricense se define una Misión en
la que no se menciona ningún aspecto relacionado con materia ética y no incluye una Visión, tampoco se
han definido valores institucionales. Además incluye un objetivo estratégico institucional y objetivos
estratégicos para los programas Apreciación de las artes y Formación de las Artes, no obstante, ni las
acciones estratégicas ni las metas vinculadas con estos objetivos estratégicos contienen elementos
relacionados con la ética.
En el 2014 se elaboró una propuesta de un “Código de Ética del Museo de Arte Costarricense”, el cual
se encuentra en revisión en la Asesoría Jurídica del MCJ, mientras que en la Escuela Casa del Artista
cuentan con un “Código Ético del Docente ECA”, el cual fue aprobado por la Junta Administrativa en el
2012. Sin embargo, ambos documentos carecen de procedimientos o mecanismos que les permitan a los
funcionarios del MAC hacer llegar a los niveles superiores inquietudes, comentarios y recomendaciones
para el mejoramiento del programa y del ambiente ético, así como para poner en conocimiento de éstos,
eventuales conductas antiéticas.
En cuanto a la percepción que los funcionarios de la institución tienen con respecto a la ética, se
evidencia una clara diferencia entre los funcionarios de la ECA y el resto de funcionarios del MAC
(sede La Sabana y Oficinas Administrativas), tanto por los resultados obtenidos en la encuesta como por
las respuestas brindadas por las Jefaturas de la Escuela Casa del Artista y MAC-sede Sabana, por lo que
analizar estos resultados en términos generales podría inducir a error al identificar dicha percepción,
por ejemplo en cuanto a la consulta de si la institución se caracteriza por poseer un ambiente que
propicia la ética y la actuación con base en los principios y valores establecidos, del total de 27
respuestas obtenidas 11 consideran que sí, sin embargo de estas 11, 9 respuestas son de funcionarios de
la ECA, además de 2 que están parcialmente de acuerdo. En cuanto al resto de funcionarios del MAC:
2 están de acuerdo, 4 parcialmente de acuerdo y 10 en desacuerdo.
Se realizó un análisis FODA con el fin de identificar las principales fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas con respecto a la ética organizacional.
Con el propósito de corregir las deficiencias detectadas en el presente estudio y que se generen las
mejoras comentadas, se presentan las recomendaciones que se estimaron necesarias a la Junta
Administrativa, las cuales fueron previamente discutidas y aceptadas por los funcionarios responsables de
su implementación.
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 4 -
INFORME AUDITORÍA DE LA ÉTICA MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen del estudio
El estudio se realiza con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría para el período 2014. 1.2 Objetivos del estudio
Objetivo general: Contribuir al fortalecimiento del marco institucional en materia ética, mediante la revisión de su funcionamiento y efectividad. Objetivos específicos: - Determinar la existencia y la conformación del programa ético, así como el grado en que éste
cumple con las regulaciones vigentes y es aplicado en la gestión organizacional. - Valorar la pertinencia y la observancia (percibida y real) de las normas éticas y los
comportamientos de la organización, incluyendo lo relativo a las prioridades, la efectividad ética y el compromiso demostrado respecto de los asuntos éticos.
- Examinar el grado en que los valores y principios éticos, las directrices y procesos están
integrados en los sistemas de gestión de la organización, particularmente en las áreas de mayor sensibilidad y exposición al riesgo
1.3 Alcance Comprende la revisión de las actividades relacionadas con el marco institucional en materia ética del Museo de Arte Costarricense, durante el período comprendido entre el 01 de enero de 2014 y el 31 de diciembre de 2014, extendiéndose cuando se consideró necesario. Como parte de este estudio se aplicó una encuesta a los funcionarios del Museo de Arte Costarricense, de la cual se obtuvo una respuesta del 55%, compuesta de la siguiente forma: 26% corresponde a los funcionarios ubicados en la sede La Sabana, 33% corresponde a los funcionarios que se ubican en las Oficinas Administrativas y 41% corresponde a los funcionarios que laboran en la Escuela Casa del Artista (ECA). Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna y se utilizó la “Guía técnica para el desarrollo de auditorías de la ética” facilitada por la Contraloría General de la República (www.cgr.go.cr).
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 5 -
1.4 Aspectos normativos a considerar Esta Auditoría, informa y previene al Jerarca y a los titulares subordinados, acerca de los deberes que les corresponden, respecto a lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, así como sobre las formalidades y los plazos que deben observarse en razón de lo preceptuado en los numerales 36, 37 y 38 de la Ley 8292 en lo referente al trámite de nuestras evaluaciones; al igual que sobre las posibles responsabilidades que pueden generarse por incurrir en las causales previstas en el artículo 39 del mismo cuerpo normativo, el cual indica en su párrafo primero: “Artículo 39.- Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados
incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen
injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el
régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. (…)”
2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2.1. Necesidad de que el Museo de Arte Costarricense cuente con un Marco institucional en
materia ética.
La “Guía técnica para el desarrollo de auditorías de la ética”, emitida por la Contraloría General de la República mediante el oficio No. 03303 del 24 de marzo de 2009, establece que “El marco institucional
en materia ética consiste en el conjunto de los factores formales e informales que conceptualizan y
materializan la filosofía, los enfoques, el comportamiento y la gestión éticos en una institución.”
Asimismo indica que el marco institucional en materia ética se compone de: Programa ético, Ambiente ético e Integración de la ética en los sistemas de gestión.
De conformidad con lo establecido en la citada Guía, el Programa ético es el primero de los componentes del Marco institucional, el cual comprende los factores formales establecidos en la organización, tales como:
Declaración de valores Código de ética Visión y misión Indicadores de gestión ética Estrategia de implementación (compromisos, políticas y programas regulares para actualizar y
renovar el compromiso de la organización con la cultura ética). Las políticas contempladas en la estrategia de implementación están referidas, al menos, a los siguientes temas: Divulgación del marco ético Acciones y responsables Revisión, actualización y seguimiento del programa Manejo de fraude y corrupción Tratamiento de conflictos de interés Manejo de conductas presuntamente antiéticas Gestión del recurso humano Compromiso con el control interno Responsabilidad social y de frente al medio ambiente
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 6 -
Al respecto, se determinó que el Museo de Arte Costarricense no cuenta con un Marco institucional en materia ética formalmente establecido, en el Plan Operativo Institucional (POI) 2014 se define una Misión en la que no se menciona ningún aspecto relacionado con materia ética y no incluye una Visión, tampoco se han definido valores institucionales. Asimismo, en el POI 2014 se incluyó un objetivo estratégico institucional y tres objetivos estratégicos para el Programa 1: Apreciación de las artes y dos objetivos estratégicos para el Programa 2: Formación de las Artes (ECA), no se definieron objetivos estratégicos para el Programa 3: Gestión Administrativa y Financiera, no obstante, ni las acciones estratégicas ni las metas vinculadas con estos objetivos estratégicos contienen elementos relacionados con la ética. En el 2014 se elaboró una propuesta de un “Código de Ética del Museo de Arte Costarricense”, el cual fue trasladado a la Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura y Juventud
1 para su revisión, sin que a la
fecha se haya obtenido respuesta por parte de la Asesoría. Esta propuesta define los principios y deberes éticos del servidor público del MAC, así como los valores éticos, incluye además un capítulo sobre prohibiciones. En la Escuela Casa del Artista cuentan con un “Código Ético del Docente ECA”, el cual fue aprobado por la Junta Administrativa del MAC el 18 de mayo de 2012 en la sesión No. 005-12 y comunicado a los funcionarios mediante la Circular No. 09-13 del 14 de mayo de 2013. El “Código Ético del Docente ECA” contiene: Disposiciones generales, deberes para con la profesión, deberes para con los alumnos, deberes para con los colegas, deberes técnicos e instrumentales, deberes con la institución y la comunidad y sobre la evaluación y las calificaciones. Ambos documentos carecen de procedimientos o mecanismos que les permitan a los funcionarios del MAC hacer llegar a los niveles superiores inquietudes, comentarios y recomendaciones para el mejoramiento del programa y del ambiente ético, así como para poner en conocimiento de éstos, eventuales conductas antiéticas tales como: discriminación, acoso, uso indebido de recursos, difusión de información confidencial, participación en actividades políticas, solicitud y aceptación de dádivas, sustracción de activos, faltas a la moral y a la integridad, favorecimiento ilícito, tráfico de influencias o conflictos de intereses. Estos procedimientos o mecanismos también deben garantizar un tratamiento correcto y oportuno de los asuntos, así como que no se tomarán represalias en contra de quienes hagan uso de esos canales. Así como en los procesos de planificación de la Institución no se han considerado elementos relacionados con un Programa ético, tampoco se evidencia que se hayan considerado los demás componentes del Marco institucional en materia ética: Ambiente ético e Integración de la ética en los sistemas de gestión, principalmente la razón obedece a un desconocimiento de la normativa en materia ética que rige la gestión pública. Si bien es cierto, existe una serie de normativa que se relaciona con la materia ética, el hecho de no contar con un Marco institucional en materia ética que claramente establezca los principios y valores éticos que se esperan de los funcionarios del Museo de Arte Costarricense, que además incluya las 1 Mediante el oficio MAC-SUB-100-2014 del 31 de julio de 2014.
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 7 -
conductas que contradicen estos valores, así como el régimen sancionatorio asociado, pone en riesgo que ante posibles situaciones antiéticas los funcionarios del MAC desconozcan como proceder, no tengan clara las consecuencias de sus acciones o desconozcan también como canalizar sus inquietudes o comentarios. A continuación se resume la normativa relacionada con la necesidad de contar con Marco institucional en materia ética: Constitución Política de Costa Rica El artículo 11 de la Constitución Política, establece principios de legalidad y eficiencia, como base para una rendición de cuentas, a saber: “Los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad.
Están obligados a cumplir los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse facultades no
concedidas en ella. […] La Administración Pública en sentido amplio, estará sometida a un
procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad
personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes […]" El conjunto de principios da forma al comportamiento ético que es exigible a todos los ciudadanos de la República de Costa Rica.
Ley General de la Administración Pública2
La Ley General de Administración Pública, contiene elementos relacionados con la ética, entre los que se pueden citar los siguientes: En el Artículo 18 se establece que: “1. El individuo estará facultado, en sus relaciones con la
Administración, para hacer todo aquello que no le esté prohibido.// 2. Se entenderá prohibido todo
aquello que impida o perturbe el ejercicio legítimo de las potestades administrativas o de los derechos
del particular, así como lo que viole el orden público, la moral o las buenas costumbres.”
En el Título Sétimo “De la responsabilidad de la Administración y del Servidor Público”, en la Sección Segunda “De la responsabilidad del Servidor ante Terceros”, artículo 199, se establece que “1. Será
responsable personalmente ante terceros el servidor público que haya actuado con dolo o culpa grave en
el desempeño de sus deberes o con ocasión del mismo, aunque sólo haya utilizado los medios y
oportunidades que le ofrece el cargo.” Por su parte, el artículo 210, dicta que: “- 1. El servidor público
será responsable ante la Administración por todos los daños que cause a ésta por dolo o culpa grave,
aunque no se haya producido un daño a tercero.”
Ley General de Control Interno3
En el artículo 13, inciso a) de la LGCI se establece que el jerarca y los titulares subordinados deben: “Mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, así
como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto de la organización, para el
cumplimiento efectivo por parte de los demás funcionarios”.
2 Ley Nº 6227 publicada en La Gaceta Nº 102 del 30 de mayo de 1978.
3 Ley No. 8292 publicada en La Gaceta No. 169 del 04 de setiembre de 2002.
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 8 -
Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública4
De acuerdo con su artículo 1°, esta Ley fue promulgada con el fin de “prevenir, detectar y sancionar la
corrupción en el ejercicio de la función pública”, por lo cual está estrechamente relacionada con el tema de la ética. El artículo 3 define el Deber de probidad, según el cual “El funcionario público estará
obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará,
fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera
planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la
República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la
ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la
imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al
administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y
eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.”
El artículo 4 destaca la importancia del deber de probidad al establecer que “Sin perjuicio de las
responsabilidades civiles y penales que procedan, la infracción del deber de probidad, debidamente
comprobada y previa defensa, constituirá justa causa para la separación del cargo público sin
responsabilidad patronal”
También el Reglamento a la Ley 84225, define como Deber de probidad: “Obligación del funcionario
público de orientar su gestión a la satisfacción del interés público, el cual se expresa, fundamentalmente,
en las siguientes acciones: (…) b) Demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades
que le confiere la ley;(…) d) Administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad,
eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente;// e)Rechazar dádivas, obsequios,
premios, recompensas, o cualquier otro emolumento, honorario, estipendio, salario o beneficio por parte
de personas físicas o jurídicas, nacionales o extranjeras, en razón del cumplimiento de sus funciones o
con ocasión de éstas, en el país o fuera de él; salvo los casos que admita la Ley.”
Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes6
El Museo de Arte Costarricense se rige por este Reglamento, el cual en el Capítulo III, incluye los seis principios éticos de la función pública y de sus servidores, siendo los siguientes: Servicio, Imparcialidad, Legalidad, Transparencia, Justicia y Decoro. Asimismo en el Capítulo V se detallan una serie de deberes y obligaciones de los servidores, así como de los directores y jefes, que deben ser acatados por todos los funcionarios del Museo de Arte Costarricense y en el Capítulo VI se puntualizan las prohibiciones y restricciones para los servidores. Además incluye regulaciones relacionadas con la jornada y horario de labores, el registro y control de puntualidad, vacaciones, acoso y hostigamiento sexual, acoso psicológico y moral en el trabajo, el régimen disciplinario y los procedimientos de aplicación de sanciones entre otros. 4 Ley Nº 8422 publicada en La Gaceta Nº 212 del día 29 de octubre de 2004.
5 Decreto N°32333 publicado en el Alcance 11 a La Gaceta N°82 del 29/04/2005
6 Decreto No. 33270-C publicado en La Gaceta No. 158 del 17 de agosto de 2006.
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 9 -
Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general
7
La Contraloría General de la República emitió las “Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general”. Estas directrices comprenden trece principios rectores para la gestión ética de la administración activa (jerarca, titulares subordinados y otros funcionarios), a saber: Legalidad constitucional, Igualdad, Regularidad, Eficiencia, Eficacia, Austeridad, Transparencia, Lealtad, Probidad, Responsabilidad, Integridad, Honestidad y Liderazgo. Principios éticos que deberán seguir los funcionarios públicos en el ejercicio de sus cargos8
En su primer artículo este Decreto establece los principios que deberán observar quienes ejerzan cargos de la función pública: afán de servicio, integridad, objetividad, rendición de cuentas, transparencia, honradez, racionalidad y liderazgo. En el segundo artículo se emiten procedimientos, cuyo objetivo es “asegurar la vigencia de los principios enunciados”. Estos procedimientos incluyen entre otros lo siguiente:
“a) Declarar previamente, y por escrito, ante la autoridad competente, cualquier conflicto de interés por
razones familiares, afectivas, laborales, profesionales, comerciales o empresariales, que pueda
afectarles al tomar o participar en decisiones propias de su cargo; // b) Abstenerse de promulgar,
autorizar, suscribir o participar con su voto favorable, en decretos, acuerdos, actos y contratos
administrativos que otorguen, en forma directa, beneficios para sí mismo, para su cónyuge, compañero,
compañera o conviviente, sus parientes incluso hasta el tercer grado de consanguinidad o afinidad o
para las empresas en las que el funcionario público, su cónyuge, compañero, compañera o conviviente,
sus parientes incluso hasta el tercer grado de consanguinidad o afinidad posean participación
accionaria, ya sea directamente o por intermedio de otras personas jurídicas en cuyo capital social
participen o sean apoderados o miembros de algún órgano social.// c) Separarse de su cargo en el
evento de que un tribunal penal dicte auto de enjuiciamiento o elevación a juicio en su contra, por la
supuesta comisión de cualquiera de los delitos contra los deberes de la función pública, contemplados
tanto en el Libro Segundo, Título XV, Secciones I, II, III, IV y V del Código Penal -Ley Nº 4573-, como en
el Capítulo V de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública -Ley Nº
8422-. Lo anterior no excluye la aplicación de otras medidas cautelares acordadas por las autoridades
administrativas o judiciales competentes.”
2.2. Sobre la percepción de la ética por parte de los funcionarios del Museo de Arte Costarricense 2.2.1 Funcionarios del Museo de Arte Costarricense
En el mes de diciembre de 2014 se aplicó una encuesta a los funcionarios que se encontraban en su centro de trabajo (sede Sabana, oficinas administrativas y ECA), esta encuesta fue diseñada y facilitada por la Contraloría General de la República como una herramienta para realizar la Auditoría de la Ética y 7 No. D-2-2004-CO publicadas en La Gaceta Nº 228 del 12 de noviembre de 2004.
8 Decreto Nº 33146-MP publicado en La Gaceta N° 104 de 31 de mayo de 2006.
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 10 -
se aplica con el fin de identificar la percepción que los funcionarios de la institución tienen con respecto al marco institucional en materia ética y su aplicación. De un total de 49 funcionarios nombrados, 27 funcionarios completaron la encuesta, lo cual representa un 55%. Las encuestas recibidas se distribuyen de la siguiente forma: 7 funcionarios de la sede La Sabana, 9 funcionarios de las oficinas administrativas y 11 funcionarios de la ECA.
Al comparar las respuestas obtenidas de los funcionarios de la ECA con las respuestas del resto de funcionarios del MAC (sede Sabana y oficinas administrativas) se evidencia una clara diferencia en cuanto a la percepción que ambos grupos tienen con respecto a la de ética institucional, lo cual es importante analizar por separado. Algunos puntos a destacar son los siguientes: 1. En cuanto a la consulta de si el jerarca institucional es el líder en la gestión de la ética institucional,
del total de 27 respuestas obtenidas 13 consideran que sí, sin embargo de estas 13, 9 respuestas son de funcionarios de la ECA contra 1 que está parcialmente de acuerdo. En cuanto al resto de funcionarios del MAC: 4 están de acuerdo, 6 parcialmente de acuerdo, 3 en desacuerdo y 3 no saben o no responden. Se puede concluir que en la ECA mayoritariamente consideran que el jerarca institucional es el líder en la gestión de la ética institucional, mientras que para el resto de funcionarios del MAC mayoritariamente están parcialmente de acuerdo.
2. A la pregunta de si las autoridades superiores siempre realizan o propician acciones para fortalecer
el ambiente ético de la institución y el compromiso de todos los miembros de la organización, 10 de 27 respuestas están de acuerdo y 8 en desacuerdo, pero si lo analizamos separadamente los funcionarios de la ECA se manifestaron 6 de acuerdo y 5 parcialmente de acuerdo, mientras que las respuestas obtenidas del resto de los funcionarios del MAC evidencian que 4 están de acuerdo, 3 parcialmente de acuerdo, 8 en desacuerdo y 1 no sabe o no responde, por lo tanto en la ECA mayoritariamente consideran que las autoridades superiores siempre realizan o propician acciones para fortalecer el ambiente ético de la institución y el compromiso de todos los miembros de la organización, mientras que para el resto de funcionarios del MAC mayoritariamente están en desacuerdo.
3. Los resultados obtenidos de la consulta de si las autoridades superiores dedican esfuerzos
importantes para la motivación, observancia y seguimiento de la ética institucional, del total de 27 respuestas obtenidas 9 están de acuerdo, 8 parcialmente de acuerdo y 10 en desacuerdo, si analizamos por separado los resultados, de los 11 funcionarios de la ECA que respondieron la encuesta, 7 están de acuerdo y 4 parcialmente de acuerdo. En cuanto a las 16 respuestas obtenidas del resto de funcionarios del MAC: 2 están en de acuerdo, 4 parcialmente de acuerdo, 10 en desacuerdo, es decir, en la ECA mayoritariamente opinan que las autoridades superiores dedican esfuerzos importantes para la motivación, observancia y seguimiento de la ética institucional, mientras que para el resto de funcionarios del MAC mayoritariamente están en desacuerdo.
4. En cuanto a la consulta de si la institución se caracteriza por poseer un ambiente que propicia la
ética y la actuación con base en los principios y valores establecidos, del total de 27 respuestas obtenidas 11 consideran que sí, sin embargo de estas 11, 9 respuestas son de funcionarios de la ECA, además de 2 que están parcialmente de acuerdo. En cuanto al resto de funcionarios del MAC:
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 11 -
2 están de acuerdo, 4 parcialmente de acuerdo y 10 en desacuerdo, lo cual se interpreta como que en la ECA mayoritariamente consideran que la institución se caracteriza por poseer un ambiente que propicia la ética y la actuación con base en los principios y valores establecidos, mientras que para el resto de funcionarios del MAC mayoritariamente están en desacuerdo.
5. A la consulta de si las autoridades superiores, incluyendo la jefatura de la que depende, tienen un
alto compromiso con la ética institucional, 15 de 27 respuestas están de acuerdo, sin embargo, de esas 15 respuestas 11 son de la ECA mientras que las respuestas obtenidas del resto de los funcionarios del MAC evidencian que 4 están de acuerdo, 4 parcialmente de acuerdo, 5 en desacuerdo y 3 no sabe o no responde. Se puede concluir que en la ECA el 100% de los encuestados consideran que las autoridades superiores, incluyendo la jefatura de la que dependen, tienen un alto compromiso con la ética institucional, mientras que para el resto de funcionarios del MAC 31% están en desacuerdo, 25% de acuerdo, 25% parcialmente de acuerdo y 19% no sabe o no responde.
6. A la pregunta de si en las labores que realizo día a día, actúo siempre con un alto compromiso con
respecto a la ética institucional, 26 de 27 respuestas recibidas están de acuerdo y solo una en desacuerdo (esta última respuesta proviene del grupo sede La Sabana y oficinas administrativas).
7. Los resultados obtenidos de la consulta de si las autoridades institucionales correspondientes
siempre atienden en forma efectiva, oportuna y confidencial las comunicaciones de los funcionarios, con respecto a presuntas conductas antiéticas, del total de 27 respuestas obtenidas 12 están de acuerdo, 4 parcialmente de acuerdo, 9 en desacuerdo y 2 no sabe o no responde, si analizamos por separado los resultados, de los 11 funcionarios de la ECA que respondieron la encuesta, 9 están de acuerdo y 2 parcialmente de acuerdo. En cuanto a las 16 respuestas obtenidas del resto de funcionarios del MAC: 3 están en de acuerdo, 2 parcialmente de acuerdo, 9 en desacuerdo y 2 no sabe o no responden. Con estos resultados se concluye que en la ECA mayoritariamente opinan que las autoridades institucionales correspondientes siempre atienden en forma efectiva, oportuna y confidencial las comunicaciones de los funcionarios, con respecto a presuntas conductas antiéticas, mientras que para el resto de funcionarios del MAC mayoritariamente están en desacuerdo.
8. En cuanto a la consulta de si las actividades más importantes en mi área de trabajo, contemplan la
materia ética como parte de sus distintos procedimientos, del total de 27 respuestas obtenidas 23 indicaron estar de acuerdo. Los funcionarios de la ECA respondieron de la siguiente forma 10 están de acuerdo y 1 parcialmente de acuerdo y el resto de los funcionarios del MAC se manifestaron de la siguiente forma: 13 están de acuerdo, 2 parcialmente de acuerdo y 1 no sabe o no responde, lo cual evidencia que mayoritariamente los encuestados consideran que las actividades más importantes de su área de trabajo, contemplan la materia ética como parte de sus distintos procedimientos.
A continuación se transcriben algunos comentarios incluidos en el apartado de “Observaciones” de la encuesta: “El conocimiento de la ética, del que tengo arraigo, es general no de la institución”
“Considero que la mayoría de los funcionarios ponen sus intereses personales antes que los
institucionales y que no tienen una real vinculación con la razón de ser del Museo. Además me
parece que hay funcionarios que apuntan sin analizar previamente o consultar como es lógico dudas
que califican de indebidas o ilegales.
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 12 -
“Considero que los funcionarios del MAC deberían resaltar las buenas labores que se desempeñan
en pro de las artes costarricenses y de la difusión de la cultura. Así como desarrollar la sensibilidad
artística para que puedan apreciar los buenos trabajos de la colección y de artistas invitados y no
solamente señalar con el dedo “etiquetas” o “puntos en la i”. Todos carecemos de conocimientos
totales de las cosas pero muchas se podrían aclarar con simples preguntas. Y tal como lo dice el
autor Miguel Ruiz en el acuerdo N. 3 “no hagas suposiciones”.
“Las últimas 3 administraciones creo que en parte por desconocimiento de la gestión pública, pero
también por falta de asesoría adecuada y un poco de prepotencia han incurrido en errores de
naturaleza ética laboral que han perjudicado a la institución como un todo y han dejado muy mala
imagen externa y un clima interno de muchas dudas con respecto a “los límites” establecidos.
Cito dos o tres ejemplos para contribuir a su estudio:
¿Quién manda y hasta dónde?
Existe una Junta Administrativa, una Dirección y una ley de creación del MAC de 1977. Sin
embargo, a pesar de que se creó un museo con funciones establecidas en los artículos 1 y 2 de la
citada ley, se decide (¿quiénes?) realizar otras actividades que trascienden la función del museo por
ejemplo, activs “privadas” (eventos) en un museo organismo público estatal, se autorizan en
distintos momentos ventas de servicios y de libros, viajes, cursos o se rechazan cursos que habían
sido aprobados (¿de nuevo quiénes?) (y lo más importante ¿con base en qué?).
Se deciden compras, se rechazan otras, se autorizan exhibiciones de familiares de exviceministros o
de empresas privadas como Coca-Cola ¿quiénes y con base en qué?... de nuevo creo que hay errores
en cuanto al poder y sus límites ¿quién los asesora? y esos errores se han diluido en el personal
creando vacíos y confusiones.”
“Me parece que se puede reforzar y dar un refrescamiento al inicio de cada año, mostrando que éste
puede ser lo más importante como en equipo… es como se pueden lograr las cosas.”
Analizar estos resultados en términos generales podría inducir a error al identificar la percepción que los funcionarios de la institución tienen con respecto a la ética institucional, ya que se evidencia una clara diferencia entre la percepción que manifestaron los funcionarios de la ECA con respecto al resto de los funcionarios del MAC. 2.2.2 Titulares subordinados del Museo de Arte Costarricense En el mes de diciembre de 2014 se aplicó un cuestionario a los funcionarios que tienen una condición de jefatura en el Museo de Arte Costarricense (MAC-sede Sabana) y en la Escuela Casa del Artista (ECA), este cuestionario también fue diseñado y facilitado por la Contraloría General de la República y se aplica con el fin de obtener información sobre la ética institucional. La ECA cuenta con el “Código Ético del Docente ECA”, el cual fue aprobado por la Junta Administrativa, mientras que los funcionarios del MAC-sede Sabana no cuentan con algún documento en esta materia. En cuanto al ambiente ético también se marca una diferencia entre los funcionarios de la ECA y los funcionarios del MAC-sede Sabana, ya que mientras que en la ECA se indica que en general se cumple con el compromiso y la comprensión de la ética, en el MAC-sede Sabana se señala que hace falta que se conozcan nuevas legislaciones relacionadas con el tema ético. En ambos casos se manifiesta que los colaboradores pueden manifestar sus inquietudes y comentarios a la jefatura, ya sea en forma escrita o verbalmente, sin embargo no se han establecido formalmente los procedimientos o mecanismos.
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 13 -
En cuanto a la consulta de cuál ha sido su participación en manejo de los conflictos de interés y de conductas antiéticas, la jefatura del MAC-sede Sabana manifiesta que ninguna mientras que la jefatura de la ECA manifiesta que tramitar las denuncias y aplicar el “Código Ético del Docente ECA”. En la ECA manifiestan que las actividades más vulnerables y de alto riesgo desde el punto de vista de la ética son: el manejo de presupuesto, manejo de relaciones laborales y la relación profesor-estudiante mientras que en el MAC-sede Sabana indican que son: las actividades, el manejo de bienes y el reciclaje. Además manifiestan que en cuanto a las medidas que se han tomado para manejar la vulnerabilidad y el riesgo de dichas actividades, en la ECA indican que contar con el Código y que hace más de 10 años se impartió una charla sobre acoso laboral, en cuanto al MAC-sede Sabana indica que ninguna. Sobre la integración de la ética en los sistemas de gestión institucional, la jefatura del MAC-sede Sabana indica que la capacitación es necesaria para el fortalecimiento de la ética, que la Administración no ha implementado ninguna acción para divulgar temas éticos y que su principal reto es formar a los colaboradores con sus conocimientos y hacerles entender la importancia de respetar la ley, mientras que en la ECA señala que es necesario divulgar más el Código de Ética, hacer conciencia entre el personal y su principal reto es que se cumpla a cabalidad. 2.2.3 Administración Superior del Museo de Arte Costarricense
En el mes de enero de 2015 se realizó una entrevista a los niveles de Dirección y Subdirección y se solicitó a la señora Alma Fernández Tercero, como Directora del Museo de Arte Costarricense, completar un cuestionario, el cual también fue diseñado y facilitado por la Contraloría General de la República y se realiza con el fin de obtener información sobre la ética institucional, a continuación se resumen las respuestas obtenidas: El Museo de Arte Costarricense no tiene formalmente establecido un marco institucional en materia ética. La señora Fernández manifiesta que “apenas he tenido un primer acercamiento para el análisis y redacción de un documento que lo defina.” En cuanto a la consulta sobre su percepción con respecto a “la comprensión y compromiso con la ética en los distintos niveles de la organización”, la señora Directora indica que “esto depende de la experiencia y la formación del personal de cada funcionario”. La señora Directora manifiesta que durante los ocho meses que tiene en el cargo no se le han presentado situaciones que tengan que ver con conflictos de intereses y considera que las actividades institucionales más vulnerables y de alto riesgo son:
Los procesos de contratación administrativa Las compras de obras de arte por parte de las instituciones del Estado
Las medidas que se han tomado para manejar la vulnerabilidad y el riesgo en dichas actividades son:
La participación abierta en los procesos de contratación administrativa. Implementación del reglamento para la compra de obras de arte y confección de lista de
curadores recomendados. Indica la señora Directora que sus expectativas con respecto a las acciones de los titulares subordinados para el fortalecimiento de la ética institucional es que el comportamiento respete la dignidad humana,
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 14 -
que la elaboración del programa de la ética es una tarea pendiente para el mantenimiento efectivo de altas normas éticas en la gestión institucional y que su principal reto es “tener el programa de la ética e implementarlo y cumplirlo a cabalidad”. 2.3. Análisis FODA de la ética organizacional en el MAC Por tratarse de una auditoría interna unipersonal el análisis FODA se realizó en conjunto con los niveles de Dirección y Subdirección, a continuación se resumen las principales fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas identificadas:
FORTALEZAS DEBILIDADES
▪ Compromiso del nivel superior con la ética
▪ Personal calificado, con experiencia y comprometido con la ética institucional
▪ Calidad del servicio
▪ Procesos pocos sensibles a la corrupción y fraude
▪ Carencia de un programa ético
▪ Imposibilidad de contar con una adecuada estructura organizacional.
▪ Antecedentes de comportamientos antiéticos
▪ Pérdida de personal clave y con alto nivel ético
OPORTUNIDADES AMENAZAS
▪ Marco regulador que propicia la ética
▪ Credibilidad de los diferentes sujetos interesados en la ética institucional
▪ Aprovechamiento de tendencias e influencias con respecto a la importancia y necesidad de mantener altos niveles éticos, y la lucha contra la corrupción y el fraude
▪ Disponibilidad de información e investigaciones en materia ética
▪ Cuestionamiento de la ética institucional por terceros
▪ Efectos políticos sobre la ética institucional
▪ Situaciones de crisis en la economía del país
▪ Acciones privadas (ejemplo: sobornos) que pueden conducir a la participación en conductas antiéticas
3. CONCLUSIONES De conformidad con el objetivo planteado y los resultados obtenidos, se concluye que el Museo de Arte Costarricense no cuenta con un Marco institucional en materia ética, históricamente se han realizado pocos y aislados esfuerzos en materia ética y en los últimos dos años se han realizado acciones como trabajar en una propuesta de un “Código de Ética del Museo de Arte Costarricense” (2014) y la implementación de un “Código Ético del Docente ECA” (2013), sin embargo, en los procesos de planificación de la institución no se han considerado elementos relacionados con los componentes que conforman un Marco institucional en materia ética, por lo que se requieren mayores esfuerzos para abarcar en forma integral todos los factores, de manera que en forma suficiente y clara se conozca, comunique y controle a nivel institucional el desarrollo de las acciones que se definan. Lo cual es indispensable para avanzar en lo que se refiere al programa ético, al ambiente ético y a la integración de la ética en los sistemas de gestión.
En cuanto a la percepción que los funcionarios de la institución tienen con respecto a la ética, se evidencia una clara diferencia entre los funcionarios de la ECA y el resto de funcionarios del MAC (sede Sabana y oficinas administrativas), tanto por los resultados obtenidos por la encuesta como por las respuestas brindadas por las Jefaturas de la Escuela Casa del Artista y MAC-sede Sabana, por lo que analizar estos resultados en términos generales podría inducir a error al identificar dicha percepción.
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 15 -
El Museo de Arte Costarricense fue creado en 1977 y no es hasta 1999 que la (ECA) llega a formar parte del Museo, como un programa dedicado a “promover y difundir las artes plásticas de una manera libre y espontánea.”9 La ECA presenta algunas características que la diferencia en algunos aspectos del funcionamiento del Museo, por ejemplo su principal actividad es la docencia, mediante los cursos que se imparten tanto a nivel técnico como recreativo, tiene su propio Director Artístico y Directora Administrativa, quienes han estado en esos cargos desde hace más de 15 años, a diferencia del resto de funcionarios del MAC que en promedio cada dos años cambian los niveles de Dirección y Subdirección, desde el 2013 cuenta con un “Código Ético del Docente ECA”, así como su ubicación geográfica entre otros aspectos que podrían contribuir a que los funcionarios que laboran directamente para la ECA perciban de forma diferente el ambiente en materia ética, con respecto a la percepción que tiene el resto de los funcionarios del MAC (sede Sabana y oficinas administrativas).
4. RECOMENDACIONES
A LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE:
4.1 Solicitar a la Dirección del Museo de Arte Costarricense la definición, implementación y seguimiento de un Marco institucional en materia ética, de tal forma que en el corto plazo la Institución cuente con sus tres componentes: Programa ético, Ambiente ético e Integración de la ética en los sistemas de gestión institucionales.
En cuanto a la definición del Programa ético es indispensable que se incluya la participación activa del jerarca institucional, los titulares subordinados y todos los demás funcionarios de la Institución, así como que se considere el impacto de sujetos interesados externos, como es el caso de: proveedores, clientes, instituciones relacionadas, ciudadanía en general, entre otros.
Asimismo, es necesario que el Programa ético contenga los factores formales que en materia ética se establezcan para el Museo de Arte Costarricense, tales como:
1. Declaración de valores 2. Código de ética 3. Visión y misión 4. Indicadores de gestión ética 5. Estrategia de implementación (compromisos, políticas y programas regulares para actualizar
y renovar el compromiso de la organización con la cultura ética). Las políticas contempladas en la estrategia de implementación están referidas, al menos, a los siguientes temas: a) Divulgación del marco ético b) Acciones y responsables c) Revisión, actualización y seguimiento del programa d) Manejo de fraude y corrupción e) Tratamiento de conflictos de interés f) Manejo de conductas presuntamente antiéticas g) Gestión del recurso humano
9 Mediante el Decreto Ejecutivo No. 27988-C, publicado en La Gaceta. Nº 144 del 26 de julio de 1999.
MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
AUDITORIA INTERNA
- 16 -
h) Compromiso con el control interno i) Responsabilidad social j) Planeación de acciones para minimizar el impacto de factores que podrían obstaculizar
las acciones relacionadas con la ética.
De conformidad con lo que señala la “Guía técnica para el desarrollo de auditorías de la ética”, emitida por la Contraloría General de la República, una vez que el programa haya sido establecido, debe ser comunicado, con suficiente claridad y en forma regular, a todos los miembros de la institución y a los sujetos interesados que así corresponda, debiendo estar disponibles para consulta aquellos elementos más tangibles como lo es el código de ética, declaraciones de valores, reglamentos, descripciones de procedimientos, entre otros.
5. COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO
Los aspectos contenidos en este informe fueron expuestos a las señoras Alma Fernández y María Otárola, Directora y Subdirectora respectivamente del Museo de Arte Costarricense, en reunión efectuada en las Oficinas Administrativas el día 10 de febrero de 2015, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna. Elaborado por: Licda. Yilena Alcázar Arroyo
AUDITORA INTERNA MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE
