1CAPITULO I AUDITORIA

DE GESTIN

1.1 ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA AUDITORA DE GESTIN

La auditora existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que noexistan relaciones econmicas complejas con sistemas contables. Desde los tiemposmedievales hasta la Revolucin Industrial, el desarrollo de la auditora estuvoestrechamente vinculado a la actividad puramente prctica y desde el carcter artesanalde la produccin el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas porcompra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubriroperaciones fraudulentas. As como determinar si las personas que ocupaban puestos deresponsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modohonesto, esto se haca con un estudio exhaustivo de cada una de las evidenciasexistentes. Esta etapa se caracteriz por un lento desarrollo y evolucin de la auditora.

Durante la Revolucin Industrial el objeto de estudio comienza a diversificarse sedesarrolla la gran empresa y por ende la contabilidad, y a la luz del efecto social semodifica, el avance de la tecnologa hace que las empresas manufactureras crezcan entamao, en los primeros tiempos se refera a escuchar las lecturas de las cuentas y enotros casos a examinar detalladamente las cuentas coleccionando en las primeras, lascuentas oda por los auditores firmantes y en la segunda se realizaba una declaracindel auditor.

Los propietarios empiezan a utilizar los servicios de los gerentes a sueldos. Con estaseparacin de la propiedad y de los grupos de administradores la auditora protegi a lospropietarios no solo de los empleados sino de los gerentes. Ya a partir del siglo XVIlas auditorias en Inglaterra se concentran en el anlisis riguroso de los registros escritos

2y la prueba de la evidencia de apoyo. Los pases donde ms se alcanza este desarrollo esen Gran Bretaa y ms adelante Estados Unidos. 1

Ya en la primera mitad del siglo XX de una Auditora dedicada solo a descubrirfraudes se pasa a un objeto de estudio cualitativamente superior. La prctica socialexige que se diversifique y el desarrollo tecnolgico hace que cada da avancen ms lasindustrias y se socialicen ms, por lo que la Auditora pasa a dictaminar los EstadosFinancieros, es decir, conocer si la empresa est dando una imagen recta de la situacinfinanciera, de los resultados de las operaciones y de los cambios en la situacinfinanciera. As la Auditora daba respuesta a las necesidades de millones de

inversionistas, al gobierno, a las instituciones financieras.2

En etapas muy recientes, en la medida en que los cambios tecnolgicos han producidocambios en los aspectos organizativos empresariales y viceversa, la Auditora hapenetrado en la gerencia y hoy se interrelaciona fuertemente con la administracinadems a ampliado su objeto de estudio y ha sido motivado por las exigencias socialesy de la tecnologa en su concepcin ms amplia pasa a ser un elemento vital para lagerencia a travs de la cual puede medir la eficacia, eficiencia y economa con lo que seproyectan los ejecutivos.

En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American EconomicAssociation sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, ensus palabras, consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a laluz de su ambiente presente y futuro probable." Viendo ya la necesidad de las revisionesintegrales y analizando a la empresa como un todo en 1945, el Instituto de AuditoresInternos Norteamericanos menciona que la revisin de una empresa puede realizarseanalizando sus funciones. A fines de 1940 cuando los analistas financieros y los

banqueros expresaron el deseo de tener informacin que le permitiera realizar una

1 ARMADA, Travas Elvira, Evolucin de la Auditora, La revista del empresario cubano, Cuba 2006 p. 1

2 FRANKLIN, Enrique B. Auditora Administrativa, Editorial McGraw Hill, Mxico 2000, p. 5

3evaluacin administrativa trajo consigo el surgimiento de otro tipo de Auditora, la degestin.3

En 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditora administrativa, que es laencargada de descubrir y corregir errores de administrativos. Seis aos despus, en1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin,proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cualestara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde seencuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus

objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."4

El inters por esta tcnica lleva en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a prepararEl Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una bajaproductividad para establecer las bases para mejorarla a travs de un mtodo queidentifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de unaorganizacin. En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales yprogramas para la ejecucin de la Auditora Administrativa. A finales de 1965, EdwardF. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define elconcepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa lasdiferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla loscriterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.

En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodolgico parainstrumentar una auditora de las operaciones que realiza una empresa; y GabrielSnchez Curiel, en 1987, aborda el concepto de Auditora Operacional, la metodologapara utilizarla, la evaluacin de sistemas, el informe y la implantacin y seguimiento desugerencias, mientras que John Williams Wingate en su obra Auditoria Administrativapara comerciantes, seala como evaluar el comportamiento comercial de la empresa.

En 1989, Joaqun Rodrguez Valencia analiza los aspectos tericos y prcticos de la

3 dem ., p.64 FRANKLIN, Enrique B., p. Cit. p. 6

4auditora administrativa, las diferencias con otra clase de auditoras, los enfoques msrepresentativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo.

En 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluacin con unenfoque profundo; muestra las fases y metodologa para su instrumentacin, la forma dedisear y emplear cuestionarios y cdulas, y presenta un caso prctico para ejemplificaruna aplicacin especfica.5

Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que estfallando o que no se est cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se estn llevando acabalidad y si la empresa est alcanzando sus metas. Forma parte esencial del procesoadministrativo, porque sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, porlo que adems, la auditora va de la mano con la administracin, como parte integral enel proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administracin.

Despus de la revolucin industrial el balance y la complejidad de los negocios seampla notablemente, al aumentar en tamao las compaas emplearon mayornmero de personas y sus sistemas contables se volvieron mucho ms desarrollados,esto llev al establecimiento de controles internos efectivos para proteger los activos,prevenir y detectar desfalcos.

El propsito fundamental de estas primeras auditoras era detectar desfalcos ydeterminar si las personas en posiciones de confianza estaban actuando e informandode manera responsable.

La Auditora de Gestin surgi de la necesidad para medir y cuantificar los logrosalcanzados por la empresa en un perodo de tiempo determinado. Surge como unamanera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejordesempeo y productividad. Desde el mismo momento en que existi el comercio se

llevaron a cabo auditorias de algn modo. Las primeras fueron revisiones meticulosas y

5 dem., p.7-10

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5detalladas de los registros establecidos para determinar si cada operacin haba sidoasentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto. Hoy en da, el inversionista,el accionista, las actividades del gobierno, y el pblico en general, busca informacincon el fin juzgar la calidad administrativa.

1.2 CONCEPTO DE AUDITORA DE GESTIN

La auditora operativa, administrativa o de gestin es un examen completo yconstructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamentogubernamental; o de cualquiera otra entidad y de sus mtodos de control, medios de

operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales.6

Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen entodas las fases del proceso administrativo- aseguran el cumplimiento con polticas,planes y programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impactosignificativo en la operacin y en los reportes y asegurar si la organizacin los est

cumpliendo y respetando.

Auditoria Administrativa es la tcnica que tiene el objeto de revisar, supervisar yevaluar la administracin de una empresa7.

La auditora de gestin es un examen positivo de recomendaciones para posiblesmejoras en las 5 Es (Eficiencia, efectividad y economa, tica y ecologa.)8

Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias, realizado con el fin deproporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo (rendimiento) de unaentidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad,

6 WILLIAMS, Leonard P., Auditora Administrativa, Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia administrativa,Ediciones Diana, Mxico 1989, p. 457 FERNNDEZ Arenas, Jos, La Auditora Administrativa, Ediciones Diana, Mxico 1985, p. 2268 MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p. 30

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6eficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos, para facilitar la toma dedecisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar suresponsabilidad ante el pblico.9

La Auditora de Gestin por su enfoque involucra una revisin sistemtica de lasactividades de una entidad en relacin a determinados objetivos y metas y, respecto a lautilizacin eficiente y econmica de los recursos. Su propsito general puede verse

seguidamente:

Identificacin de las oportunidades de mejorasDesarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas;Evaluacin del desempeo (rendimiento).

Como se ven en estos conceptos la auditoria de gestin responde a los objetivoseconmicos, utilidad, factibilidad, eficacia, reduccin de costos, ganancias; los sociales,crecimiento cualitativo y cuantitativo, competitividad, pleno empleo, reduccin deriesgos para la vida; y los ecolgicos, utilizacin econmica de los recursos ymantenimiento del equilibrio y proteccin del paisaje. En conclusin la auditora degestin es la valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, enforma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo, polticas yprocedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas, si se utilizan losrecursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la organizacin se hanalcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

1.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE GESTIN

La auditora de gestin formula y presenta una opinin sobre los aspectosadministrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y

9 CUBERO Abril, Teodoro, Manual Especfico de Auditora de Gestin, Unidad de Auditora Interna, IlustreMunicipio de Cuenca 2009, p. 24

7eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediantemodificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla lahabilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomasadversos evidente en la eficiente administracin.

Los objetivos de la auditora de gestin son:

Identificar las reas de reduccin de costos, mejorar los mtodos operativos eincrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades

examinadas10.

Determinar si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera mseficiente, econmica y efectiva, a ms de determinar si la produccin deldepartamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se danvariados informes, presupuestos y pronsticos que as como tambin los Estados

Financieros.

Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido

adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.

Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la

calidad tanto en los servicios que presta como en los procesos realizados.

Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y polticasde la entidad y mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidadde la entidad.

Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programason efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones11.

10 GRAIG-COOPER, Michael., Auditora de Gestin, Ediciones Folio Espaa, Madrid 1994, p. 36-37

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8En conclusin el objetivo de la auditora de Gestin es determinar si se ha realizadoalguna deficiencia importante en la poltica, procedimientos, disposiciones legales otcnicas y verificar que la entidad auditada cumpla con los objetivos de la entidadbasndose en principios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad,excelencia, con la finalidad de formular recomendaciones oportunas que permitanreducir costos, mejorar la productividad, la competitividad y la calidad de la entidad.

1.4 ALCANCE DE LA AUDITORA DE GESTIN

En la Auditora de Gestin puede alcanzar un sector de la economa, todas lasoperaciones de la entidad inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier

operacin, programa, sistema o actividad especfica12.

Tanto en la administracin como el personal que lleva a cabo la auditora debede estar de acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que estaauditora incluye una evaluacin detallada de cada aspecto operativo de laorganizacin, es decir que el alcance debe tener presente:

Satisfaccin de los objetivos institucionales.Nivel jerrquico de la empresa.La participacin individual de los integrantes de la institucin.

De la misma forma sera oportuno considerar en la Auditora de Gestin, porla amplitud del objetivo de esta revisin:

Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislacin, poltica yprocedimientos establecidos por los rganos y organismos estatales.

Eficiencia y Economa: Involucra la utilizacin del personal,instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtenermximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con elmenor costo posible.

11 GRAIG-COOPER, Michael., Auditora de Gestin, Ediciones Folio Espaa, Madrid 1994Idem., p. 36-3712 MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p. 26

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9Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para loscuales se proporcionan los recursos.

Salvaguarda de Activos: Contempla la proteccin contra sustraccionesobsolescencia y uso indebido.

Calidad de la Informacin: Abarca la exactitud, la oportunidad, loconfiable, la suficiencia y la credibilidad de la informacin, tantooperativa como financiera.13

El alcance de la auditora de gestin alcanza a validad todas las operaciones yprocedimientos de la entidad y su oportunidad de mejora enfocndose en la eficiencia,eficacia, economa, calidad de la informacin, y cumplimiento de leyes,procedimientos y polticas.

1.5 LIMITACIONES DE LA AUDITORA DE GESTIN

Las limitaciones pueden son inherentes al control interno y son:

COSTO- BENEFICIO:

Es decir que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a laprdida potencial debida a fraudes o errores.

TRANSACCIONES NO DE RUTINAEl hecho de que la mayora de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos deoperaciones esperadas y no a operaciones poco usuales14

ERROR HUMANO

Resultan de lo limitado del juicio humano y de la posibilidad de cometer erroresdebido a descuido, distraccin, errores de comprensin equivocada de instrucciones.

13 GONZALEZ, Roberto P., Marco Terico y Conceptual de la Auditora de Gestin, www.monografas.com14 MALDONADO, Milton Limitaciones del Control Interno, Transcripcin de la Gua Internacional de

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10

Auditora No. 6, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.55

11

COLUSINLa posibilidad de burlar los controles por medio de colusin con partes externas a la

entidad con empleados de la misma

ABUSO DE RESPONSABILIDADLa posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusarde esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administracin que violaraalgn control.

OBSOLENCIA DE PROCEDIMIENTOSLa posibilidad de los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido acambios den las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos

pudiera deteriorar el control.

La limitacin de la auditora de gestin no es ms que las restricciones que losprocedimientos de control interno han venido desarrollndose a lo largo del tiempo yasea por factores cotidianos o de hbito o por falta de un anlisis adecuado a la hora deimplementar los controles los mismos que podran coadyuvar en reducir laprobabilidad de hallazgos de habilidades y preparacin de la auditora.

1.6 RIESGO DE LA AUDITORIA DE GESTIN

Los resultados de la auditora pueden no estar exentos de errores y omisiones deimportantes significacin que influyan en la evaluacin a expresar por el auditor en suinforme, por lo que resulta necesario conocer los riesgos latentes en este proceso, que al

igual que la auditora financiera son:

RIESGO INHERENTE

El riesgo Inherente afecta directamente la cantidad de evidencia de auditoranecesaria para obtener la satisfaccin de auditora suficiente para validad una

12

afirmacin. Esta cantidad puede estar presentada tanto en el alcance de cada pruebaen particular como en la cantidad de pruebas necesarias.15

El auditor debera obtener una comprensin de los procedimientos de controlsuficiente para desarrollar el plan de auditora. Al obtener esta comprensin elauditor considerara el conocimiento sobre la presencia o ausencia deprocedimientos de control obtenido de la comprensin del ambiente de control y delsistema de contabilidad para determinar si es necesaria alguna comprensin

adicional sobre los procedimientos de control.16

Es la susceptibilidad de los procesos a la existencia de errores o irregularidadesimportantes generados por las caractersticas de las empresas u organismos.

RIESGO DE CONTROLEl riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control estn incapacitadospara detectar o evitar errores o irregularidades significativas en forma oportuna.

Es aquel que afecte a los procesos de control y que evite detectar irregularidadessignificativas de importancia relativa

RIESGO DE DETECCIN

El riesgo de deteccin es el riesgo de que los procedimientos de auditoraseleccionados no detecten errores o irregularidades existentes en los estados

contables.17

Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisin no detectendeficiencias en el Sistema de Control Interno. Este riesgo es totalmente controlable

15 MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.6216 s/a , Evaluacin del Riesgo y Control interno, Normas Internacionales de Auditora, p.4517MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.59-60

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por la labor del auditor y depende exclusivamente de la forma en que se diseen ylleven a cabo los procedimientos de auditora.

1.6.1 EVALUACIN DEL RIESGO DE AUDITORA DE GESTIN

La evaluacin del riesgo de auditora es el proceso por el cual, a partir delanlisis de la existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivelde riesgo presente en cada caso.

El nivel de riesgo de auditora suele medirse en cuatro grados posibles:

MnimoBajoMedioAlto

La evaluacin del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo y dependeexclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor18. La tabla adjuntamuestra la variabilidad del riesgo:

CUADRO No. 1

VARIACIN DEL RIESGO DE DETECCIN DE AUDITORA

Nivel de Riesgo Significatividad Factores de riesgo Probabilidad deocurrencia de errores

MNIMO No significativo No existen RemotaBAJO Significativo Existen algunos pero

poco importantesImprobable

MEDIO Muy significativo Existen algunos Posible

ALTO Muy significativo Existen varios y sonimportantes

Probable

Fuente: MALDONADO Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito2006 p. 62/Elaborado por: LA AUTORA

18 dem., , p.62

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Un riesgo mnimo estara conformado cuando en un componente pocosignificativo existan factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrenciade errores o irregularidades sea remota.

Cuando en un componente significativo existan factores de riesgo pero nodemasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores oirregularidades sea baja improbable-, ese componente tendr una evaluacinde riesgo bajo.

Un componente significativo, donde existen varios factores de riesgo y esposible que se presenten errores o irregularidades, ser un riesgo medio.

Por ltimo un componente tendr un nivel de riesgo alto cuando seaclaramente significativo, con varios factores de riesgo, algunos de ellos muyimportantes y donde sea totalmente probable que existan errores oirregularidades19

Para desarrollar el cuadro de evaluacin de riesgo se debe tener claro las siguientesherramientas:

EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Dentro del sistema de control interno se deben considerar los siguientespuntos relevantes para el estudio del riesgo de auditora se debenconsiderar los siguientes factores:

o Cambios en el nivel de organizacino Complejidad.o Inters de la organizacin.o Tiempo.

Adems se debe determinar la confianza que tiene la direccin respecto alfuncionamiento del sistema de control interno suponiendo que no ocurran, seconsidera los siguientes factores:

o Incumplimientos en los procedimientos normalizados.o Poca experiencia en el personal.o Sistema de informacin no confiable.o Imagen pblica.

19 MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.62

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EVALUAR LOS RIEGOS INHERENTES A LA PROTECCIN DEBIENES ACTIVOS O IMAGEN PUBLICA

Se consideran los siguientes factores:

o Probabilidad de ocurrencia de fraudes.o Quejas del pblico.o Errores de los criterios que se aplican para determinar decisiones.o Barreras externas que afectan el accionar de la empresa.o Cambios a nivel organizacional.

IDENTIFICAR LA EXISTENCIA O NO DE CAMBIOSREITERATIVOS EN EL NIVEL ORGANIZACIONAL Y LOSSISTEMAS

o Rotacin del personal.o Reorganizacin en el funcionamiento del personal.o Crecimiento o reduccin del personal.o Implantacin de nuevos sistemas.o Alteraciones de tipo cultural.o Complejidad.

EVALUAR LA POSIBILIDAD DE LA EXISTENCIA DE ERRORES

Es necesario evaluar la existencia de posibles errores que puedan pasarinadvertidos debido a un ambiente complejo, originado principalmente por:

o La naturaleza de las actividades.o El alcance de la automatizacin.o Tamao de la Auditora

MEDIR LA IMPORTANCIA DEL TAMAO DE LA AUDITORA

Es importante mediar el tamao haciendo referencia al nmero de personas,tanto de entidad auditada como de los auditores, el volumen fsico de ladocumentacin e impacto social, reconociendo que a mayor tamao mayoresriesgos:

Inters de la direccin.

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DETERMINAR LA IMPORTANCIA QUE LA ALTA DIRECCIN LEASIGNA A LA AUDITORIA

La direccin otorga la informacin por tanto las facilidades en el desarrollode las tareas a los auditores y su equipo.

o Tiempo.

CONSIDERAR LA POSIBILIDAD DE INCURRIR EN ERRORES

Para evitar la posibilidad de errores, es importante el tiempo de preparacin yejecucin de la Auditora que se haya planificado y utilizado verdaderamente.Son palabras claves en la determinacin del tiempo, la dinmica que seemplee, la seleccin de las reas y los objetivos concretos.20

La evaluacin del riesgo de auditora permite conocer los riesgos propios de laactividad, de los procesos, del entorno y de la naturaleza propia de la informacin, paraque puedan ser oportunamente controlados a la hora de realizar el examen y puedan serdetectados a travs de la planificacin de pruebas y procedimientos adecuados.

1.7 NORMATIVIDAD DE LA AUDITORA DE GESTIN

Las normas para el control de gestin estn basadas en los principios que rigen yorientan los trabajos de auditora, en los cuales se establece un marco conceptual parael anlisis de los estados financieros, estadsticas, actividades econmicas yadministrativas y la accin del gerente en un perodo determinado. El control degestin pretende establecer un control integral, a partir de la evaluacin de los estadosde resultados de las actividades administrativas y operativas, su proyeccin hacia elfuturo, y la evaluacin de sus resultados histricos para detectar variaciones ytendencias, con el propsito de determinar la eficiencia y eficacia.

En el Ecuador las normas que rigen la auditora de gestin son:

20 GUILARTE, Yanelis Q., Bases de auditora de gestin para el sector pblico, www.monografas.com

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1.7.1 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA (NIA)

Las Declaraciones de Normas de Auditora o SAS (Statements on AuditingStandards) son interpretaciones de las normas de auditora generalmente aceptadasque tienen obligatoriedad para los socios del American Institute of Certified PublicAccountants AICPA, pero se han convertido en estndar internacional,especialmente en nuestro continente. Las Declaraciones de Normas de Auditora sonemitidas por la Junta de Normas de Auditora (Auditing Standard Board ASB).

Estas normas si bien estn dirigidas a las auditorias de los estados financieros,tambin rigen a las auditorias administrativas como son el caso de las nias: 200Responsabilidades; 300 Planeacin; 400 Control Interno; 500 Evidencia deAuditoria; 600 Uso del Trabajo de otros; y 700 Conclusiones y dictamen de laAuditoria

200 RESPONSABILIDADES

o 210 Cartas para el acuerdo de los trminos sobre un trabajo de auditora (NIA 2)

Esta norma proporciona pautas para la preparacin de la carta de contratacin,en la cual el auditor documenta y confirma la aceptacin de un trabajo, elobjetivo y alcance de la auditora, el grado de su responsabilidad ante el cliente yel formato del informe a ser emitido. Si bien esta norma no requiereexplcitamente que el auditor obtenga una carta de contratacin, proporciona unaorientacin con respecto a su preparacin de tal manera que se presume su uso.

o 220 Control de calidad del trabajo de auditora (NIA 7)

Esta norma trata sobre el control de calidad que se relaciona con el trabajodelegado a un equipo de trabajo y con las polticas y procedimientos adoptados

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por un profesional para asegurar en forma razonable que todas las auditorasefectuadas estn de acuerdo con los principios bsicos que regulan la auditora.

o 230 Documentacin (NIA 9)

Esta norma define documentacin como los papeles de trabajo preparados uobtenidos por el auditor y conservados por l para ayudar a la planificacin,realizacin, supervisin procedimientos brindan la evidencia de auditora ms

confiable con respecto a ciertas afirmaciones.

300 PLANEACIN (NIA 4)

Esta norma establece que el auditor debe documentar por escrito su plan general yun programa de auditora que defina los procedimientos necesarios para implantardicho plan.

o 310 Conocimiento del negocio (NIA 30)

El propsito de esta norma es determinar qu se entiende por conocimiento delnegocio, por qu es importante para el auditor y para el equipo de auditora quetrabajan en una asignacin, por qu es relevante para todas las fases de unaauditora y cmo el auditor obtiene y utiliza ese conocimiento.

o 320 La importancia relativa de la auditora (NIA 25)

Esta norma se refiere a la interrelacin entre la significatividad y el riesgo en elproceso de auditora. Identifica tres componentes distintos del riesgo deauditora: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin. Tomandoconciencia de la relacin entre significatividad y riesgo, el auditor puedemodificar sus procedimientos para mantener el riesgo de auditora en un nivelaceptable

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400 CONTROL INTERNO (NIA 6)

El propsito de esta norma es proporcionar pautas referidas a la obtencin de unacomprensin y prueba del sistema de control interno, la evaluacin del riesgoinherente y de control y la utilizacin de estas evaluaciones para disearprocedimientos sustantivos que el auditor utilizar para reducir el riesgo dedeteccin a niveles aceptables.

o 402 Consideraciones de auditora en entidades que utilizan organizacionesprestadoras de servicios (Adendum 2 a NIA 6)

Esta norma establece que el auditor debe obtener una comprensin adecuada delos sistemas contables y el control interno para planificar la auditora ydesarrollar un enfoque de auditora efectivo. La entidad emisora de los estadosfinancieros puede contratar los servicios de una organizacin que, por ejemplo,ejecuta transacciones y lleva la contabilidad o registro de las transacciones, yprocesa los datos correspondientes. El auditor debe considerar de qu manerauna organizacin prestadora de servicios afecta los sistemas contables y el

control interno del cliente.

500 EVIDENCIA DE AUDITORIA (NIA 8)

El propsito de esta norma es ampliar el principio bsico relacionado con laevidencia de auditora suficiente y adecuada que debe obtener el auditor para poderarribar a conclusiones razonables en las que basar su opinin con respecto a lainformacin financiera y los mtodos para obtener dicha evidencia.

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o 501 Evidencia de auditora - Consideraciones adicionales para partidasespecficas

El propsito de esta norma es proporcionar pautas relacionadas con la obtencinde evidencia de auditora a travs de la observacin de inventarios, confirmacinde cuentas a cobrar e indagacin referida a acciones judiciales, ya que en generalse considera que estos financieros y los servicios de auditora y relacionados.

o 520 Procedimientos analticos (NIA 12)

Esta norma proporciona pautas detalladas con respecto a la naturaleza, objetivosy oportunidad de los procedimientos de revisin analtica. El trminoprocedimiento de revisin analtica se utiliza para describir el anlisis de lasrelaciones y tendencias, que incluyen la investigacin resultante de la variacininusual de los tems.

o 530 Muestreo de auditora (NIA 19)

Esta norma identifica los factores que el auditor debe tener en cuenta al elaborary seleccionar su muestra de auditora y al evaluar los resultados de dichosprocedimientos. Se aplica tanto para el muestreo estadstico como para l no

estadstico.

600 USO DEL TRABAJO DE OTROS ( NIA 5)

Esta norma requiere que el auditor principal documente en sus papeles de trabajolos componentes examinados por otros auditores, su significatividad con respecto alconjunto, los nombres de otros auditores, los procedimientos aplicados y lasconclusiones alcanzadas por el autor principal con respecto a dichos componentes.Requiere tambin que el auditor efecte ciertos procedimientos adems de informaral otro auditor sobre la confianza que depositar en la informacin entregada por l.

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o 610 Uso del trabajo de auditora interna (NIA 10)

Esta norma proporciona pautas detalladas con respecto a qu procedimientosdeben ser considerados por el auditor externo para evaluar el trabajo de unauditor interno con el fin de utilizar dicho trabajo.

o 620 Uso del trabajo de un experto (NIA 18)

El propsito de esta norma es proporcionar pautas con respecto a laresponsabilidad del auditor y los procedimientos que debe aplicar con relacin ala utilizacin del trabajo de un especialista como evidencia de auditoria. Cubrela determinacin de la necesidad de utilizar el trabajo de un especialista, lasdestrezas y competencia necesaria, la evaluacin de su trabajo y la referencia alespecialista en el informe del auditor.

700 DICTAMEN DEL AUDITOR SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS (NIA13)

El propsito de esta norma es proporcionar pautas a los auditores con respecto a laforma y contenido del informe del auditor en relacin con la auditora independientede los estados financieros de cualquier entidad. Cubre los elementos bsicos delinforme del auditor, describe los distintos tipos de informes e incluye ejemplos decada uno de ellos. Para el caso de la auditora de gestin se toma nicamente el

modelo.

1.7.2 NORMAS DE AUDITORA DE GENERAL ACEPTACIN (NAGA)

En otras palabras, aunque la Ley no plantea una definicin propiamente dicha, sepuede afirmar que las Normas de Auditora de General Aceptacin (NAGA) seconsideran como el conjunto de cualidades personales y requisitos profesionales que

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debe poseer el Contador Pblico y todos aquellos procedimientos tcnicos que debeobservar al realizar su trabajo de Auditora y al emitir su dictamen o informe, parabrindarles y garantizarle a los usuarios del mismo un trabajo de calidad.

Son normas de Auditora todas aquellas medidas establecidas por la profesin y porla Ley, que fijan la calidad, la manera como se deben ejecutar los procedimientos ylos objetivos que se deben alcanzar en el examen. Se refieren a las calidades delContador Pblico como profesional y lo ejercitado por l en el desarrollo de sutrabajo y en la redaccin de su informe. Las normas de Auditora se definen comoaquellos requisitos mnimos, de orden general, que deben observarse en larealizacin de un trabajo de auditora de calidad profesional.

El SAS-1 trata en una forma amplia el tema de responsabilidades profesionales delauditor independiente. Estas responsabilidades son descritas en el contexto de lastres normas generales, las tres normas de ejecucin del trabajo y las cuatro normassobre la informacin.

Para la auditoria de gestin las nomas ms usadas son:

NORMAS PERSONALES

Hacen referencia a las cualidades que el auditor debe tener para realizar este tipo detrabajo, dentro de las cualidades que el carcter profesional del control de gestin loexige estn las siguientes:

o Capacidad Profesional e Idoneidad:

El personal asignado para realizar el control de gestin debe tener capacidad ypreparacin en reas afines, as como la ms alta formacin tica y moral que le

permita realizar un anlisis eficiente.

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o Entrenamiento Tcnico.

El entrenamiento tcnico permanente implica la adquisicin de habilidades yconocimientos necesarios para la realizacin del trabajo.

o Independencia Mental.

Los juicios emitidos deben basarse en resultados objetivos, determinados por losresultados del trabajo, independientes de cualquier opinin personal que desvela realidad de la entidad.

o Cuidado y Diligencia Profesional.

En el desarrollo del trabajo el profesional debe tener una visin analtica ycreativa, la cual le permita efectuar un anlisis crtico en reas estratgicas y

establecer las herramientas necesarias para la toma de decisiones.

NORMAS RELATIVAS AL TRABAJO

Estas normas hacen relacin al desarrollo del trabajo con criterios de planeacin,anlisis de estados financieros, metas y programas, beneficiarios de su accin yanlisis de los costos mnimos. Las normas relativas del trabajo son:

o Planeacin y supervisin.

La Planeacin hace referencia al conjunto de actividades programadassecuencialmente antes de ejecutar un anlisis, con el fin de establecer lametodologa de trabajo. La Supervisin en el control de gestin debe seroportuna, tcnica y profesional, de manera que coadyuve en el desarrollo deltrabajo, esto con el propsito de garantizar la calidad de la evaluacin.

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o Estudio y evaluacin del control interno

La administracin tiene la obligacin de adoptar e implantar medidas de controlinterno que prevengan la omisin de errores e irregularidades, as como deproteccin de los bienes patrimoniales. El auditor debe revisar los sistemas yprocedimientos de control interno para determinar el alcance de las pruebas.

o Supervisin del Trabajo de Auditoria

Se verificar que la revisin se desarrolle conforme a programas y objetivos deauditoria, observando un trato respetuoso con el personal subordinado evitandoconductas de abuso de autoridad

o Obtencin de evidencia

Recabar las pruebas suficientes y competentes para fundamentar el resultado dela revisin. Los hechos debidamente documentados establecern el vnculojurdico para determinar las medidas correctivas y, en su caso, lasresponsabilidades que procedan.

o Papeles de Trabajo

El auditor acreditar la aplicacin de los procedimientos de auditora previstosen el programa especfico en sus Papeles de Trabajo.

o Tratamiento de irregularidades

Reportar de forma inmediata y justificada cualquier tipo de irregularidad que elauditor considere que est afectando al proceso operativo de la empresa y o a susestados financieros

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o Informe

El informe es el resultado de la auditora el cual se puede dar a conocer al jefe dela area o a la autoridad mxima del negocio

o Seguimiento de las recomendaciones

Se deber llevar el control de observaciones y recomendaciones y vigilar elcumplimiento de las medidas correctivas

1.7.3 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORA

La normativa que rige el desarrollo de la auditora en cualquier sector Pblico oprivado y se encuentra dado por las Normas Ecuatoriana de Auditora las mismasque se fundamentan en las Normas Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA) ylas que son de aplicacin y cumplimiento obligatorio por parte de los auditores de laContralora General del Estado, los auditores internos de las entidades pblicas y losprofesionales de las firmas privadas contratadas de auditora.

1.7.4 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORA Y ASEGURAMIENTO(NIAA)

Son un conjunto de principios, reglas o procedimientos que obligatoriamente debeseguir o aplicar el profesional que se dedique a labores de auditoria de estadosfinancieros o de procesos, con la finalidad de evaluar de una manera razonable yconfiable la situacin financiera o administrativa de la empresa o ente por lauditado, y en base de aquello le permita emitir su opinin en forma independientecon criterio y juicio profesionales acertados.

Estas normativas tienen un rango superior al haberse introducido el acpite delAseguramiento, con el fin de proporcionar un alto nivel de seguridad por cuanto se

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debe evaluar adecuadamente el riesgo de auditoria, que da inicio desde los aspectosprevios a la contratacin, siguiendo con la Planeacin hasta concluir con el Informe,proporcionado de esta manera un alto ndice de confianza a los diferentes usuariosde los estados financieros, y por consiguiente la correspondiente credibilidad de suscontenidos.

Para la correcta aplicacin del Aseguramiento, es indispensable que el auditorpersona natural o jurdica, establezca o al menos defina entre otras, las siguientesactividades:

Evaluacin previa:

Si el usuario solicita la presentacin de una oferta, sta no puede ser habilitada sinantes haber realizado una evaluacin general al entorno del negocio de un potencialcliente, actividad que en forma documentada (escrita) definir la solvencia delsistema de control interno, midiendo posibles riesgos.

Desarrollo de la auditoria:

A partir de la fase o etapa de la Planeacin de la auditoria, sta se desarrollar

siguiendo los lineamientos y programas establecidos

Evaluacin de riesgos en el desarrollo de la auditoriaEn la etapa de la Planeacin de auditoria y en las restantes fases del examen, quedaentendido que el auditor en forma permanente pondr mucho cuidado para evaluarlos riesgos; que la supervisin mantendr estndares altos de revisin in situ, que lamedicin y obtencin de la certeza razonable sea la apropiada, pertinente ydocumentada, con el fin de asegurar la calidad deseada y obtener los propsitos o el

objetivo de dicha auditoria.

Obtencin de niveles de certeza:

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La certeza bajo el marco conceptual de las normas internacionales de auditoria, seentender como: La satisfaccin en la cual se basa el auditor con la finalidad deconfiar en una aseveracin realizada por un tercero (administracin del enteauditado), para ser utilizada por otra parte (usuario).

El auditor como resultado de sus pruebas pondera las evidencias obtenidas en base alos procedimientos aplicados, posicin que le habilita para expresar susconclusiones. Es indudable que existen limitaciones inherentes en cualquier sistemade control interno, las que deber analizar y evaluar el auditor con el fin de medir el

grado de repercusin que stas tienen.

Contratos de Aseguramiento:

La Norma Internacional especfica sobre Contratos de Aseguramiento (InternacionalStandard on Assurance Engagements (ISAE), en ingls), difunde el marcoconceptual enfocado a los trabajos de aseguramiento cuya intencin es la deproveer un nivel de seguridad, bien sea alto o moderado, segn los conveniosprevios entre las partes contratantes.

As mismo, define los principios bsicos o elementales y establece guas oprocedimientos esenciales para que sean observados por los profesionales aldesarrollar esta prctica profesional independiente, cuyo objetivo o intencin esproveer un nivel alto de seguridad. Es de advertirse que esta Norma no define losprincipios bsicos ni los procedimientos esenciales, para los contratos que tienencomo finalidad proporcionar niveles de seguridad moderados.

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Controles de calidad:

Un auditor debe acatar la normas de control de calidad que sean obligatorias en elpas emitidas por la Profesin o por las autoridades de control; por otro lado, cadaestudio, sin importar el tamao de su despacho est en la obligacin de implementarpor escrito las normas o procedimientos de controles de calidad que aplicar para eldesempeo de sus funciones.

Al referirnos a los lineamientos que se deben observar al establecerse controles decalidad en un estudio, se enumeran entre otros a los siguientes, comoindispensables:

o Los miembros de la organizacin deben adherirse como mnimo, con losrequisitos promulgados por la IFAC en el Cdigo de tica para contadorespblicos profesionales; de igual forma, estn obligados a regirse por las propiasnormas ticas del pas donde desempean sus funciones;

o Acatarn las disposiciones legales vigentes en cada pas, en este caso Ecuador ylas normas de calidad que regula la organizacin profesional que nos agrupa.

o Las normas de calidad emitidas por la IFAC, pueden variar segn la legislacinde cada pas, sin embargo se debe observar los siguientes conceptos:

La mayora de los socios del estudio, deben ser miembros idneos.

Debe existir la seguridad que la Firma es independiente, y que todos lossocios y dems personal son honestos y dignos de confianza, medidos a todaprueba en los aspectos de confidencialidad y reserva profesional sobre lainformacin de terceros.

Una garanta segura y firme, que el personal de auditores asignado essupervisado adecuadamente.

29

Debe existir un acuerdo escrito de cumplimiento dentro de la Firma, paradiscutir y buscar soluciones idneas y tcnicas, cuando surjan diferencias decriterio u opinin sobre cualquier tema profesional.

Deben existir procedimientos razonables para la contratacin y promocindel personal profesional.

Que existan criterios claros y profesionales en el contexto de los socios ypersonal de alto rango de la Firma, para la admisin y permanencia de losclientes.

La adhesin de los miembros de la Firma o Estudio Contable, a los

programas de desarrollo profesional.

1.7.5 NORMAS DE CALIDAD ISO

La finalidad principal de las normas ISO es orientar, coordinar, simplificar yunificar los usos para conseguir menores costes y efectividad.

Tiene valor indicativo y de gua. Actualmente su uso se va extendiendo y hay ungran inters en seguir las normas existentes porque desde el punto de vistaeconmico reduce costes, tiempo y trabajo. Criterios de eficacia y de capacidad derespuesta a los cambios. Por eso, las normas que presentemos, del campo de lainformacin y documentacin, son de gran utilidad porque dan respuesta al reto delas nuevas tecnologas

Las normas pueden ser cuantitativas (normas de dimensin, por ej. las DIN-A, etc.)y cualitativas (las 9000 de cualidad, etc.)

Los campos de aplicacin son amplios y en el mbito de la informacin cientfica ytcnica es tambin muy importante.

La norma ISO 9001, es un mtodo de trabajo, que se considera tan bueno, Que esel mejor para mejorar la calidad y satisfaccin de cara al consumidor. La versin

30

actual, es del ao 2000 ISO9001:2000, que ha sido adoptada como modelo a seguirpara obtener la certificacin de calidad. Y es a lo que tiende, y debe de aspirar todaempresa competitiva, que quiera permanecer y sobrevivir en el exigente mercado

actual.21

Estos principios bsicos de la gestin de la calidad, son reglas de carcter socialencaminadas a mejorar la marcha y funcionamiento de una organizacin mediantela mejora de sus relaciones internas. Estas normas, han de combinarse con losprincipios tcnicos para conseguir una mejora de la satisfaccin del consumidor.

Satisfacer al consumidor, permite que este repita los hbitos de consumo, y sefidelice a los productos o servicios de la empresa. Consiguiendo ms beneficios,cuota de merado, capacidad de permanencia y supervivencia de las empresas en ellargo plazo.

Como es difcil mejorar la tcnica, se recurren a mejorar otros aspectos en laesperanza de lograr un mejor producto de condicin superior.

La normativa, mejora los aspectos organizativos de una empresa, que es un gruposocial formada por individuos que interaccionan.

Sin buena tcnica. No es posible producir en el competitivo mercado presente. Yuna mala organizacin, genera un producto deficiente, que no sigue lasespecificaciones de la direccin.

Puesto que la tcnica se presupone. ISO 9001 propone unos sencillos, probados ygeniales principios para mejorar la calidad final del producto mediante sencillasmejoras en la organizacin de la empresa que a todos benefician.

21 http://www.buscarportal.com/articulos/iso_9001_indice.html

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Toda mejora, redunda en un beneficio de la cualidad final del producto, y de lasatisfaccin del consumidor. Que es lo que pretende quien adopta la normativacomo gua de desarrollo empresarial.

1.8 TCNICAS PARA LA AUDITORA DE GESTIN

Al estudiar y evaluar el sistema de control interno y determinar el alcance de laAuditora, el auditor debe obtener informacin suficiente, competente y relevante a finde promover una base razonable para sus operaciones, criterios, conclusiones yrecomendaciones. Precisamente las tcnicas de Auditora son los diversos mtodosutilizados por el auditor para obtener evidencias. Las tcnicas de Auditora ms

utilizadas son:

EXAMEN O INSPECCIN FSICA

Es la observacin fsica de un activo, es muy amplia, prcticamente infinita, puedeincluir desde la observacin del flujo de trabajo las acciones administrativas dejefes, subordinados, documentos, acumulacin de materiales, materiales excedentes,entre otros.

INSPECCIN DOCUMENTAL

Se observa un documento para saber si es genuino, sin alteraciones, autntico, conaprobaciones y que fueron asentados correctamente en los libros, registros einformes. Se usan las tcnicas de punteo para sealizar las actividades revisadas enlos documentos.

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CONFIRMACIN

Se obtiene directamente de un agente externo, informacin por escrito, para serusada como evidencia, por ejemplo confirmar efectivo, cuentas por cobrar, ttulosde propiedades, pasivos contingentes y otras reclamaciones.

ENTREVISTAS

Realizacin de preguntas necesarias para el conocimiento general del trabajo.

COMPARACIONES

Se compara a partir de:

Informacin del ao anterior.

Informacin del plan.

Informacin de las otras empresas de la misma rama

ANLISIS

Se recopila y usa informacin con el objetivo de llegar a una deduccin lgica.Determinar las relaciones entre las diversas partes de una operacin. Involucra laseparacin de las diversas partes de la entidad o de las distintas influencias sobre lamisma y despus determinar el efecto inmediato o potencial sobre una organizacin

dada una situacin determinada.

EVALUACIN

Es el proceso de arribar a una decisin basado en la informacin disponible. Laevaluacin depende de la experiencia y juicio del auditor22.

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22 GUILARTE, Yanelis Q., Bases de auditora de gestin para el sector pblico, www.monografas.com

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REVISIN SELECTIVA

La revisin selectiva constituye una tcnica frecuentemente aplicada a reas quepor su volumen u otras circunstancias no estn comprendidas en la revisin oconstatacin ms detenida o profunda. Consiste en pasar revista relativamente

rpida a datos normalmente presentados por escrito.23

Las tcnicas de Auditoras financieras utilizadas no difieren mucho de las que sepractican en las Auditoras de gestin.

El conjunto de tcnicas de Auditora constituye los procedimientos que se incluyen enel programa de Auditora. En el caso de la Auditora de gestin servirn para larevisin de los procesos administrativos y operacionales a las diversas funciones que serealizan en la entidad.

1.9 PAPELES DE TRABAJO

1.9.1 DEFINICIN

Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio especifico quese emplean para acumular las evidencias necesarias que sean la base parafundamentar la opinin o dictamen que emite el auditor. Tambin podemos decirque los papeles de trabajo, son el conjunto de cdulas en las que el auditor registralos datos y la informacin obtenida de la empresa que est examinando y de esta

manera acumula las pruebas encontradas y la descripcin de las mismas.24

Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo realizado por el auditor yde los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes, los papeles de

trabajo deben ser elaborados de tal forma que muestren:

23 MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.9424 MEIGS, Walter B. y otros, Principios de Auditora, Editorial Diana , Mxico 1983, p.337

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Las informaciones y hechos concretos

El alcance del trabajo efectuado,Las fuentes de la informacin obtenida,

Las conclusiones a que lleg.

Los papeles de trabajo deben ser preparados de tal manera que en cualquier fechafutura un miembro de la empresa auditora, que no haya estado relacionado con eltrabajo, pueda revisar los papeles y atestiguar con respecto a la labor realizada y a laevidencia contenida en los mismos25.

Por lo tanto, los papeles de trabajo constituyen un conjunto de cdulas ydocumentacin fehaciente que contienen los datos e informacin obtenidos por elauditor en su examen, as como la descripcin de las pruebas realizadas y losresultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinin que emite el auditor alsuscribir su informe.

1.9.2 NATURALEZA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para llevar a cabo una auditora satisfactoria debe darse a los auditores accesoirrestricto a toda la informacin acerca del negocio del cliente. Mucha de estainformacin es confidencial, tal como los mrgenes de utilidad de los productosindividuales, el proyecto de planes para combinaciones con otras compaas, y lossueldos de funcionarios y empleados clave. Los funcionarios de la compaa clienteno estaran dispuestos a proporcionar a los auditores una informacin que se protegecon todo cuidado para que no sea del conocimiento de los competidores yempleados, a menos que puedan confiar en que los auditores mantendrn un silencioprofesional sobre estas cuestiones.

Mucha de la informacin confidencial que reciben los auditores, se registra en suspapeles de trabajo; en consecuencia, los papeles de trabajo son de naturaleza

25 SANTILLANA, Gonzlez Juan R., Conoce las auditoras, Editorial Thompson 1992 , p. 325

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confidencial. Aun cuando el auditor es tan cuidadoso como un abogado o un mdicopara conservar como confidencial toda la informacin relativa a un cliente, lacomunicacin entre un cliente y un contador no goza de inmunidad, de acuerdo conel derecho consuetudinario.

En virtud de que los papeles de trabajo son sumamente confidenciales, debensalvaguardarse en todo tiempo. La salvaguarda de los papeles de trabajogeneralmente quiere decir que se conservan bajo llave en un portafolio durante lahora de almuerzo y despus de las horas de trabajo. Si la compaa cliente desea noinformar a algunos de sus empleados sobre los sueldos de los ejecutivos, lascombinaciones de negocios, u otros aspectos del negocio, obviamente los auditoresno debern destruir esta poltica exponiendo sus papeles de trabajo a empleados noautorizados del cliente. La poltica de estrecho control de los papeles de trabajo estambin necesaria porque si los empleados buscaran ocultar un fraude o engaar a

los auditores por alguna razn, podran hacer alteraciones en los papeles.26

Los papeles de trabajo pueden identificar cuentas especiales, sucursales, o periodosde tiempo que se vayan a probar; permitir a los empleados del cliente conocer deesto por anticipado debilitara el valor de las pruebas. Adems se preparan en loslocales del cliente con base en los registros del cliente, y a costa del cliente, sinembargos estos papeles son de la propiedad exclusiva de los auditores. Estapropiedad de los papeles de trabajo se deriva lgicamente de la relacin contractualentre los auditores y el cliente, y ha sido apoyada en los tribunales por lo que el

auditor deber conservarlos por lo menos en un tiempo de cinco aos27.

Por lo tanto los papeles de trabajo son la fundamentacin de la opinin del Auditoren su dictamen y respaldan el trabajo realizado por el mismo, adems tienen unautilizacin que va ms all de la auditora del perodo en que estos se realizaron,

pues son origen de la informacin para futuras auditoras, bien sea que las realice el

26 SANTILLANA, Gonzlez Juan R., p. Cit., p. 33027 http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfpa2.html

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mismo contador u otro colega. Por la importancia y la responsabilidad que revistenpara el auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estardisponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente oal colega que se haga cargo de las auditoras posteriores. Estos papeles de trabajoestn protegidos por el secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los casosprevistos por la confidencialidad del cdigo de tica profesional.

1.9.3 OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que constituyan:

Evidencia del trabajo realizado y que sea la base y sustento de las conclusionesa que se lleg y que sirvieron de fundamento a los informes u opiniones delauditor sobre la auditora efectuada.; es decir que el contenido de los papeles detrabajo tiene que ser suficiente para respaldar la opinin del auditor y todo elcontenido del informe o dictamen, adems debe servir para facilitar la revisin y

supervisin del trabajo realizado.

Una fuente a la que se pueda acudirse para obtener detalles de los saldos de lascuentas y de las partidas de los estados financieros o cualquier otro dato precisoacumulado en relacin con la auditora, con lo que los datos utilizados por el

auditor al redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo.

El grado de confianza en el sistema de control interno.

Los papeles de trabajo incluyen los resultados de los cuestionarios aplicadossobre el control interno, que permitan la evaluacin del mismo.

Un medio que permita, a travs de su revisin:

o Determinar la efectividad y suficiencia del trabajo realizado y la solidez delas conclusiones consignadas.

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o Estudiar modificaciones a los procedimientos de auditora y el programapara el prximo examen a fin de mejorar la calidad del examen.

o Un medio de respaldo del informe o dictamen emitido por el auditor, para elcaso de los procesos judiciales que se pueden aperturar contra las personasinvolucradas en hechos delictivos.28

Por lo tanto los objetivos de los papeles de trabajo buscan respaldar la efectividad ysuficiencia del trabajo a ms de servir de gua para auditoras futuras.

1.9.4 REQUISITOS PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo de cada cliente comprenden dos secciones principales, dondecada seccin es parte integrante y necesaria de los papeles de trabajo de auditoracorrespondiente a cualquiera de los aos en que se efecto la auditora, estos son:

LEGAJOS DE CADA PERIODO

Los legajos o conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar deuna auditora del perodo corriente, contienen el programa de auditora, laconstancia del trabajo de auditora efectuada y las conclusiones derivadas comoconsecuencia de dicho trabajo.29 Junto con el Expediente Contino de Auditora,los papeles de trabajo del ao deben constituir una exposicin clara de la auditorarealizada.

Los legajos de auditora de un perodo corriente son incompletos si falta elexpediente continuo de auditora, puesto que este contiene el trabajo de auditora einformacin aplicable, tanto al perodo objeto del examen como a perodosanteriores

28 http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfpa2.html29 s/a, Legajos, DICCIONARIO ENCICLOPDICO UNIVERSAL AULA, Editorial Cultural, Madrid1989, Tomo III, p.1063

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EXPEDIENTE CONTINUO DE AUDITORIA

El Expediente Continuo de Auditora (ECA), debe contener toda la informacinimportante que conserve su inters para el futuro. Los documentos y cdulas deesta naturaleza, as como la constancia del trabajo realizado en relacin con losmismos, no deben ser incluidos en los legajos de papeles de trabajo corriente ni aunen forma duplicada, sino que deben figurar nicamente en el expediente.

Las cdulas constituyen parte integrante de los papeles de trabajo de cada ao y almismo tiempo que efectuamos nuestro trabajo deben revisarse y ponerse alcorriente en relacin con el perodo que se examina. Todo el material reemplazadoy sin vigencia debe ser extrado del expediente y archivado por separado en ellegajo del ao en el que hubiera perdido su vigencia.

El expediente debe contener entre otros, la informacin bsica relacionada a laEmpresa, el catlogo de las cuentas, reglamentos de control interno, muestras deformularios y registros, informacin sobre cambios en la valuacin de inventarios,inversiones, partidas de activos fijos totalmente depreciados, situacin de lasprdidas acumuladas, contratos, inscripcin en el RUC30.

Por lo tanto estos requisitos para realizar los papeles de trabajo deben ser diseadosde modo que los detalles importantes no escapen a la atencin de quienes losutilicen o los revisen. Existen tantos detalles en una auditora, particularmente en lade una empresa grande, que los conceptos importantes pueden quedar escondidospor deficiencia en la elaboracin de los papeles de trabajo. La distribucin deinformacin apropiada, debe facilitar una comparacin inmediata entre cifras del

ao actual y las del ao anterior. Tales comparaciones son de gran importancia en la

30 TLLEZ, Trejo Benjamn Rolando, Auditora un Enfoque Prctico, Editorial Cengage Learning, Mxico2004, p.131

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revisin de operaciones y permiten localizar aquellas partidas que pueden requeriruna investigacin ms a fondo.

1.9.5 PROGRAMA DE AUDITORA

Un programa de auditora, es el procedimiento a seguir en el examen a realizarse, elmismo que es planeado con anticipacin el cual debe ser flexible, sencillo yconciso, de tal manera que los procedimientos empleados en cada auditora gestende acuerdo con las circunstancias del examen. El auditor debe mostrar eficiencia enel planeamiento de la auditora a ejecutar, debe desechar todos los procedimientosexagerados o innecesarios. Al planear un programa de auditora debe hacerse uso detodas las ventajas que ofrecen los conocimientos profesionales y el criterio personaldel auditor. El programa de auditora, es parte integrante de los papeles de trabajo,puesto que constituyen evidencia de los planes trazados y de la ejecucin de lospasos seguidos en la auditora.31

Cada procedimiento de auditora requerido en el programa debe ser objeto dereferencia cruzada con la cdula que corresponda y adems debe ser inicializado, enprueba de haber sido completado, por la persona que efectu el trabajo. Si cualquierpaso del programa es omitido o modificado en cualquier forma, las razones de estaomisin o modificacin y la descripcin del trabajo efectivamente realizado debenser claramente consignadas en el programa o en la cdula a que se haya referido enel mismo.

Una de las funciones ms importantes del programa de auditora es especificar los

"procedimientos de auditora "que hemos considerado necesarios de acuerdo con las

circunstancias, y relacionar estos procedimientos de auditora directamente con los

31 s/a , Planeacin, Normas Internacionales de Auditora, p.34

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procedimientos de contabilidad y con la extensin y efectividad del sistema decontrol interno de la Empresa objeto del examen.32

32 GUILARTE, Yanelis Q., Bases de auditora de gestin para el sector pblico, www.monografas.com

CUADRO No. 2MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORA INTERNA

EMPRESA XYZ PROGRAMA DEAUDITORA INTERNA PROCESO

.AL ..

A.N PROCESO OBJETIVO Y/OALCANCE REQUISITO DOCUMENTOS APLICABLES EQUIPO AUDITOR MES: MES: MES:

S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

Fuente: Productos Familia Sancela del Ecuador/ Elaborado por: La Autora

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33 http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfpa2.html

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1.9.6 CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

1.9.6.1 POR SU USO

Papeles de uso continuo

Los papeles de uso continuo tambin llamados permanentes se les acostumbra aconservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios delauditor son requeridos por varios ejercicios contables, estos pueden ser actasconstitutivas, contratos a plazos mayores a un ao o indefinidos, cuadros de

organizacin, catlogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.

Papeles de uso temporal

Son los que contienen informacin til solo para un ejercicio determinado ypueden ser confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijomenor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.; en este caso, tales papeles seagrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que serefieran33.

1.9.6.2 POR SU CONTENIDO

A diferencia de la auditora financiera, la auditora de gestin usa cdulas y grficospara fortalecer las alternativas para recopilar informacin, ordenar acciones y

representa en forma objetiva y ordenada los avances obtenidos:

Cdulas

Son aquellos documentos que permiten captar informacin que en cuestionarios noes factible percibir, ya que abre el rango de respuestas, ordena la informacin de

34 FRANKLIN, Benjamn E., Auditora Administrativa, Editorial McGraw Hill, Mxico 2000, p. 44042

forma ms accesible, compara conceptos claramente, sistematiza los registros yfacilita la profundidad del enfoque para analizar los resultados34.

El uso de estas cdulas permite obtener un conocimiento del funcionamiento de unaorganizacin en forma ms profunda lo cual facilita la creacin de factores,

indicadores, registros y consecuencias.

Clases de Cdulas

Para hacer una seleccin del tipo de cdula es necesario tener claro el objetivo quepersigue la naturaleza de la informacin que se maneja, y estas pueden ser:

Herramientas operativas

Tienen como objetivo organizar el trabajo de manera lgica y congruente, estaspueden ser:

Programa de trabajoReporte de avance semanal

Herramientas de diagnostico

Tienen como objetivo bsico conocer el funcionamiento de la organizacin, estaspueden ser:

Cdula de anlisis documental

Cdula para la deteccin y registros de hallazgos y evidencias

Cdula para el registro de aspectos relevantes

Cdula para la captacin y tratamiento de causas y efectos

Cdula para la deteccin y atencin de fallas

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Herramientas de evaluacin

El objetivo principal es dimensionar el comportamiento de variables clave, estaspueden ser:

Cdula para determinar criterios de evaluacin

Cdula para evaluar el efecto en la resolucin de aspectos crticos

Criterios de puntuacin para la evaluacin final:

Procesos administrativos

Elementos especficos

Herramientas de evaluacin de desempeo

El objetivo es evaluar el desempeo organizacional, estas pueden ser:

Cdula de evaluacin de desempeo

Cdula de evaluacin de servicio

Las cdulas deben tener:

Tipo y nombre de cdula

Datos de identificacin de la organizacin, logotipo, rea, etapa o elemento bajoestudio

Fecha, nmero de pgina

Dividir la cdula en forma modular par estandarizar la informacin

Observaciones

Datos del responsable, de quien revisa y autoriza.

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El empleo de cdulas representa la oportunidad de agilizar la recopilacin y el estudio de

la informacin debido a su concepto y formato.

Grficos

Los grficos pueden complementar registros de cdulas y cuestionarios, adems deconstituirse un mecanismo de retroalimentacin durante todo el proceso deimplementacin de la auditora.

Los grficos pueden adoptar diferentes formatos y presentaciones, en funcin delobjetivo que se persiga en su seleccin, la cual debe responder a los requerimientos dela organizacin y las prioridades establecidas en el proyecto de auditora.

Los grficos concentran volmenes de datos en forma abreviada, jerarquiza variables demanera lgica, facilita su comprensin a todo tipo de personas, apoya los procesos dedecisin, vincula reas y niveles jerrquicos con naturalidad, constituye una fuente deconocimiento

Es comn que la representacin grfica parte de lo que se puede denominar estadsticatradicional, basada en barras, crculos, cuadros generales, comparativos de cifras ovariables, entre otros.

El alcance de una auditora y los efectos que se buscan con la presentacin grfica de lainformacin rebasan el momento histrico del informe y aun del seguimiento, ya que seconvierten en un vehculo para acercar los resultados a instancias externas a laorganizacin, interesadas en su comportamiento y en el perfil que puede asumir en el

futuro.35

Los documentos utilizados en auditora de gestin son herramientas que permitenobtener informacin clara de los procesos y que se aplican segn la necesidad y la

35 FRANKLIN, Benjamien E. p. Cit. P. 441-464

45

naturaleza de los sistemas o procesos a ser examinados. Adicionalmente con grficos seobtienen la imagen real de la organizacin a fin de generar mtodos de mejoramientopara mejorar los procesos y para tomar decisiones.

1.9.7 MARCAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Todo hecho, tcnica o procedimiento que el auditor efecte en la realizacin delexamen debe quedar consignado en la respectiva cdula analtica o subanalticasgeneralmente, pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindolaprcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para el mismo auditor.Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en lascdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, lascuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacinespecial.

Para las marcas de auditora se debe utilizar un color diferente al del color del textoque se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas,claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo dela Auditora debe ser la cdula de las Marcas de Auditora.36

36 FRANKLIN, Enrique B. Auditora Administrativa, Editorial McGraw Hill, Mxico 2000, p. 675-676

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CUADRO No. 3

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

AUDITORES ANDINOS LTDA.

CLIENTE: AUDITORIA A:

MARCA SIGNIFICADO

Confrontado con libros Cotejado con documento Correccin realizada Comparado en auxiliar Sumado verticalmente Confrontado correcto^ Sumas verificadas Pendiente de registro No rene requisitosS Solicitud de confirmacin enviadaSI Solicitud de confirmacin recibida inconforme

SIA Solicitud de confirmacin recibida inconformepero aclarada

SC Solicitud de confirmacin recibida conformeA-Z Nota Explicativan/a Procedimiento no aplicable

H1-n Hallazgo de auditoraC/I1-n Hallazgo de control interno

P/I Papel de trabajo proporcionado por la InstitucinFuente: www//fccea.unicauca.edu.co/ Elaborado por: LA AUTORA

Las marcas de auditora sirven para abreviar una palabra o palabras cuyo objetivo esresumir una caracterstica especial del examen para ahorrar tiempo y agilitar elexamen.

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1.9.8 CONFECCIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo han de encabezarse de acuerdo con su contenido, por logeneral es el jefe de la auditora el que los encabeza y en muchos casos es l quiencomienza el trabajo en ellos para mostrar a sus auxiliares la forma en que debenrealizarse. Una vez terminada la auditora, los papeles de trabajo se ordenan en elexpediente de trabajo de auditora correspondiente. Con el objetivo de confeccionarlos papeles de trabajo con la calidad adecuada, de forma, que cumplan los requisitosnecesarios, se considerarn las siguientes indicaciones:

Encabezamiento

Se coloca en la parte superior, ubicndose al centro o lado izquierdo, segn el tipode papel que se utilice y la forma en que se archivarn. Este encabezamiento

contendr:

Nombre de la entidad o dependencia objeto de Auditora.Nombre de la hoja de trabajo u objetivo, referido a la cuenta o procedimientoque se revisa.

Fecha o perodo que se revisa, segn el caso, que puede ser en letra o en

nmero.

Cuerpo y Desarrollo

Para el cuerpo y el desarrollo de los papeles de trabajo se debe considerar losiguiente:

Utilizar el cuo de identificacin

Se coloca en la parte superior derecha, al ancho de una hoja de 8,5 pulgadas, lugarque permitir fcil localizacin de la hoja de trabajo. En los casos que las hojas detrabajo sean de mayor ancho, se cortarn a partir de esa medida, hasta el nivel de la

UsuarioResaltado

UsuarioResaltado

UsuarioResaltado

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parte inferior del encabezamiento, dejando visible toda la parte superior de la hoja,Encabezamiento e Identificacin. El cuo de identificacin deber contener los

espacios de:

PT (Identifica el Papel de Trabajo que se habilita)AUDITOR (Iniciales del Auditor)FECHA (Fecha en que se habilita el Papel de Trabajo)Utilizar el papel de trabajo adecuado para cada asuntoDe acuerdo con la forma del papel de trabajo y la de su archivo, mediante eltema que trata y nmero indicado, adems la media firma del autor y la fecha enque se confecciona.

No escribir por las dos caras para facilitar su manipulacin y lectura.

Contenga el resumen de los resultados de las verificaciones efectuadas, al pie yde no ser posible, en hoja adjunta.Consignar en cada hallazgo, que as lo requiera la normativa o procedimientoque se incumple.

La informacin matemtica que contenga sea correcta.

Sean legibles, limpios y claros.

Emplear una adecuada redaccin que permita a cualquier persona autorizadatener acceso a los mismos y la interpretacin de su contenido.

Tener el diseo apropiado de acuerdo con el objetivo que se persiga y otrascuestiones de forma.

Se hayan empleado correctamente marcas, rayas y dobles rayas.

Las hojas de trabajo estn dobladas correctamente.Se conserven adecuadamente, en el proceso de ejecucin de la Auditora.Que contengan referencias cruzadas con los hallazgos que se relacionan entre s.No incluir en una misma hoja, notas o comentarios sobre asuntos distintos,utilizando una hoja para cada materia tampoco incluir anlisis de cuentasdiferentes, salvo que tengan una relacin muy estrecha y se complementen.

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Cuando sean objetos de revisin deber dejarse constancia en los mismos de larevisin realizada, mediante la firma de quien lo realiz y la fecha en que seefectu.

El auditor tendr siempre presente que el contenido y orden de los papeles detrabajo reflejan su grado de competencia, experiencia y conocimientos.Al confeccionar los papeles de trabajo correspondientes a las Notas, deberutilizar plecas como sangra, para identificar los resultados de lascomprobaciones por los resultados de los exmenes provenientes de losdiferentes papeles de trabajo, plasmndose adems el origen de estas, comoreferencia cruzada entre estos papeles.

En cada papel de trabajo Hojas de Notas, debe el auditor utilizar referenciacruzada con los resultados del Informe, ello facilitar la preparacin del

mismo.37

La confeccin de los papeles de trabajo es la esencia fundamental para plasmar losdatos evidencia de la auditoria y que servirn para elaborar el informe final por loque su calidad y orden deben ser lo ms ordenada y clara posible y deben serpreparados previo a la iniciacin de la auditora.

1.9.9 NDICES REFERENCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para facilitar su localizacin, los papeles de trabajo se marcan con ndices queindiquen claramente la seccin del expediente donde deben ser archivados, y porconsecuencia donde podrn localizarse cuando se le necesite. Los ndices dereferencia se escriben en rojo en la esquina superior derecha de las hojas de trabajoal objeto de facilitar su identificacin, esta clave recibe el nombre de ndice ymediante l se puede saber de qu papel se trata y el lugar que le corresponde en su

respectivo archivo38.

37 SANTILLANA, Juan Ramn, Conoce las Auditoras, Editorial Ecasa, Cuarta Edicin, p. 57

50

38 ADAM, Adam Alfredo, La fiscalizacin en Mxico, Segunda Edicin, Mxico 1996, p. 103

51

En conclusin los ndices son el orden que se les da a los papeles de trabajo en elexpediente y que ayudan a identificar el documento archivado.

1.9.9.1 CLASES DE NDICE

Los principales sistemas de indexacin utilizados en auditora son los siguientes:

ndice Numrico

Se basan nicamente en nmeros arbigos progresivos y hacen referencias aldesarrollo y control de la auditora y los aspectos generales de la entidad

auditada. Ejemplo: 1,2, 3, etc.

ndice Alfa-Numrico

Se utilizar una letra del alfabeto para cada sistema, as como un nmeroarbigo para cada subsistema y/o procedimiento de los mismos estos variarn

dependiendo del nmero de sistemas seleccionados. Ejemplo: a, a.1, a.1.1, etc.

Los ndices variarn de acuerdo al nmero de puntos seleccionados en cadaauditora, mismos que debern marcarse con rojo en el ngulo superior derecho encada uno de los papeles de trabajo39.

Las referencias del ndice debern anotarse con lpiz de color en la esquina alta obaja del lado derecho de cada papel de trabajo, en donde sean ms visibles. Siempreque se hagan referencias en un papel de trabajo a otro, deber haber un ndicecruzado adecuado. El ndice mismo deber archivarse con los papeles de trabajo, ymarcarse los smbolos del ndice al lado de los ttulos en las hojas de trabajo balanza u hojas de agrupamiento. Las cdulas de apoyo y anlisis debenrelacionarse siempre de algn modo con el papel de trabajo-balanza.

39 ADAM, Adam Alfredo, p. Cit. p. 242

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Todo papel de trabajo relativo a una cuenta o grupo de cuentas, un tema, deberasignrsele un nmero de referencia ordenado. Despus del nmero que se leotorgue se pondr un guin (-) y a continuacin el nmero consecutivo que lecorrespondiere as: A-1, A-2, A-3, etc.

Si en una accin se necesitara un soporte documental contenido en la anteriorentonces se utilizara un dgito adicional para identificarla sin perder la identidad dela accin, sera la letra, el primer dgito, y el segundo as: PT: A-1-1

Si despus de haber enumerado los papeles de trabajo relativos a un temadeterminado surgiera la necesidad de archivar uno o varios que pertenezcan almismo tema y por estar utilizados los nmeros consecutivos correspondientes, nosea posible darles la numeracin que le corresponderan se le asignar el nmero delpapel de trabajo cuya temtica es la ms afn con el nuevo o nuevos que se requieranarchivar, adicionndole a los mismos despus de un punto el nmero consecutivo

correspondiente ejemplo: A-?-, etc. 40CUADRO No. 4

ESQUEMA PARA NDICES DE REFERENCIASNDICE CONCEPTO

A Borrador de auditora de proceso de servicio al clienteA-1 Organigrama funcional del departamento

A-1-1 Memorando de descripcin de funcionesA-2 Diagrama de flujo de procesos

A-2-1 Descripcin de puestos

Fuente: MEIGS, Walter B., y otros, Principios de Auditora, Editorial Diana, Segunda Edicin,Mxico 1983, p. 336-337/Elaborado por: LA AUTORA

Los ndices de referencia es un conjunto de nmeros y /o letras que facilitan ypermiten distinguir diferentes papeles de trabajo, y su combinacin permite tener unorden cronolgico.

40 MEIGS, Walter B., y otros, Principios de Auditora, Editorial Diana, Segunda Edicin, Mxico 1983, p.336-337

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1.10 FASES DE LA AUDITORIA DE GESTIN

1.10.1 PROGRAMACIN

En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, paradeterminar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situacin de la entidad,acerca de su organizacin, sistema contable, controles internos, estrategias y demselementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoria que se

llevar a efecto41. Los elementos principales de esta fase son:

Conocimiento y Comprensin de la Entidad a auditar.

Previo a la elaboracin del plan de auditoria, se debe investigar todo lorelacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en formaobjetiva. Este anlisis debe contemplar: su naturaleza operativa, su estructuraorganizacional, giro del negocio, capital, estatutos de constitucin, disposicioneslegales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus ventas, y todoaquello que sirva para comprender exactamente cmo funciona la empresa.

Para el logro del conocimiento y comprensin de la entidad se deben establecerdiferentes mecanismos o tcnicas que el auditor deber dominar y estas sonentre otras:

a. Visitas al lugar

b. Entrevistas y encuestasc. Anlisis comparativos de Estados Financierosd. Anlisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)e. Anlisis Causa-Efecto o Espina de Pescado

f. rbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad.

41 MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito-2006, p. 42

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g. rbol de Problemas, etc.

Objetivos y Alcance de la auditoria.

Los objetivos indican el propsito por lo que es contratada la firma de auditoria,qu se persigue con el examen, para qu y por qu. Si es con el objetivo deinformar a la gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es porcumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorias anualmente, entodo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a lagerencia y resto de interesados sobre la situacin encontrada para que sirvan debase para la toma de decisiones.

El alcance tiene que ver por un lado, con la extensin del examen, es decir, si sevan a examinar todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos,o una parte de uno de ellos, o ms especficamente solo un grupo de cuentas(Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta (cuentas x cobrar, o el efectivo,etc.)

Por otro lado el alcance tambin puede estar referido al perodo a examinar:

puede ser de un ao, de un mes, de una semana, y podra ser hasta de varios aos.

Anlisis Preliminar del Control Interno

Este anlisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado secomprender la naturaleza y extensin del plan de auditoria y la valoracin y

oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante el examen.

Anlisis de los Riesgos y la Materialidad.

El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese unaopinin errada en su informe debido a que los estados financieros o la

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informacin suministrada a l estn afectados por una distorsin material onormativa y pueden ser tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de

Deteccin42.

La Materialidad es el error monetario mximo que puede existir en el saldo deuna cuenta sin dar lugar a que los estados financieros estn sustancialmentedeformados. A la materialidad tambin se le conoce como Importancia

Relativa.43

Planeacin Especfica de la Auditoria.

Para cada auditoria que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Esto locontemplan las Normas para la ejecucin. Este plan debe ser tcnico yadministrativo. El plan administrativo debe contemplar todo lo referente aclculos monetarios a cobrar, personal que conformarn los equipos de auditoria,

horas hombres, etc.

Elaboracin de Programa de Auditoria

Cada miembro del equipo de auditoria debe tener en sus manos el programadetallado de los objetivos y procedimientos de auditoria objeto de su examen.

Ejemplo: si un auditor va a examinar el efectivo y otro va a examinar las cuentasx cobrar, cada uno debe tener los objetivos que se persiguen con el examen y losprocedimientos que se corresponden para el logro de esos objetivos planteados.Es decir, que debe haber un programa de auditoria para la auditoria del efectivo yun programa de auditoria para la auditoria de cuentas x cobrar, y as

sucesivamente. De esto se deduce que un programa de auditoria debe contener

42 MORA, Egudanos Araceli, Riesgo, DICCIONARIO DE CONTABILIDAD, AUDITORA YCONTROL DE GESTIN, Editorial Ecobook, Madrid 2008, Seccin 17, p. 24243 dem, Seccin 13, Letra M, p- 146-147

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dos aspectos fundamentales: Objetivos de la auditoria y Procedimientos a aplicardurante el examen de auditoria.

Tambin se pueden elaborar programas de auditoria no por reas especficas,sino por ciclos transaccionales.

1.10.2 ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

1.10.2.1 DEFINICIN

En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y anlisis a los procesos paradeterminar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalan losresultados de las pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran lasconclusiones y recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la entidadauditada.

Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que es eltrabajo de auditoria, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas lastcnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoria que sustentarnel informe de auditoria.

1.10.2.2 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Son tcnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la obtencin deevidencia comprobatoria. Las pruebas pueden ser de tres tipos:

Pruebas de Control

Las pruebas de control estn relacionadas con el grado de efectividad delcontrol interno imperante.

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Pruebas Analticas

Las pruebas analticas se utilizan haciendo comparaciones entre dos o msestados financieros o haciendo un anlisis de las razones financieras de la

entidad para observar su comportamiento.

Pruebas Sustantivas

Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular enbusca de evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica,circulacin de saldos de los clientes, etc.

1.10.2.3 EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Basado en los resultados de las pruebas de control, el auditor debera evaluar silos controles internos estn diseados y operando segn se contempl en laevaluacin preliminar de riesgo de control.

Para evaluar el sistema de control interno se puede usar:

Descripcin narrativa

Es la narracin o descripcin detallada, en forma de relato, de las caractersticasde los sistemas o el modo de operar de una organizacin, referente a lassecuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de laempresa, en cuanto a: funciones, normas, procedimientos, operaciones, archivos,

custodia de bienes, etc..44 La funcin de relevamiento del Sistema de ControlInterno por el mtodo descriptivo, se puede realizar por tres formas oprocedimientos distintos: encuesta o entrevista personal, formularios,

combinacin de formularios y entrevistas y cuestionario de control interno

44 MEIGS, Walter B. y otros, Principios de Auditora, Editorial Diana, Mxico 1983, p.182-183

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Este mtodo se basa en un conjunto de preguntas estndar presentadas por escritoen un formulario preimpreso o dentro de un programa o archivo incorporado a unprocesador personal, sobre los aspectos fundamentales del control interno queson comunes a la mayora de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y

operaciones que se realizan en el ente.

Listas de verificacin y chequeo

Es un detallar en un listado en forma detallada, todas y cada una de lasactividades que se realiza en un proceso o para la planeacin de una auditora

Por supuesto, el checklist ser tan grande y complejo o tan sencillo y mnimocomo sea el tipo de proceso por lo que puede existir la necesidad de delegar las

actividades de planeacin del checklist.

Diagramas de Flujo

El flujograma es la representacin grfica del sentido, curso, flujo o recorrido deuna masa de informacin o de un sistema o proceso administrativo u operativo,dentro del contexto de la organizacin, mediante la utilizacin de smbolosconvencionales que representan operaciones, registraciones, controles, etc., que

ocurren o suceden en forma oral o escrita en el quehacer diario del ente45. Tienetres elementos bsicos que son:

Se trata de un diagrama o representacin grfica;

Representa el fluir de informacin ya sea de tipo verbal o escrito;

45 MEIGS, Walter B. y otros, p. Cit. 183

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Se refiere siempre a un proceso de tipo administrativo u operaci