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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DE TITULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORIA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA
Auditoría de gestión a los procesos administrativos de la
Consultora AVSE con la finalidad de evaluar la consecución de
los objetivos empresariales
Autor: Jacqueline Verónica Calapucha Coquinche
Tutor: Dr. Walter Bolívar Jarrín López
PUYO-PASTAZA
2013
II
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de asesor del trabajo de investigación sobre el tema: Auditoría de gestión a los
procesos administrativos de la Consultora AVSE con la finalidad de evaluar la
consecución de los objetivos empresariales, presentado por la Sra. Jacqueline Verónica
Calapucha Coquinche, estudiante de la Universidad Regional Autónoma de los Andes,
considero que el informe investigado reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido
a la evaluación.
Atentamente,
Dr. Bolívar Jarrín López
TUTOR.
III
DECLARACIÓN DE LA AUDITORÍA DE LA TESIS
Las ideas, opiniones, comentarios y resultados expuestos en el presente trabajo de investigación
con el tema: “Auditoría de gestión a los procesos administrativos de la Consultora AVSE con
la finalidad de evaluar la consecución de los objetivos Empresariales, son en su totalidad de
absoluta responsabilidad de la autora.
La Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes” puede utilizar el presente trabajo
investigativo como fuente para futuras investigaciones, según lo establecido por la ley de
propiedad intelectual, por su reglamento y por la normativa institucional vigente.
AUTOR
Sra. Jacqueline Verónica Calapucha Coquinche
C.I. 160054038-7
IV
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de tesis a Dios, a mis padres, hermanos y a mi esposo.
A Dios:
Porque ha estado conmigo en cada paso, cuidándome y dándome fortaleza para continuar.
A mis padres:
Quienes a largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo un apoyo en todo
momento.
A mi padre Josué Calapucha por ser el modelo esencial de mi vida y un ejemplo de lucha y
por darme el apoyo incondicional en todo momento y a mi madre María Coquinche por darme
todo su amor de madre y enseñarme a que siempre debo llegar a una meta en la vida.
A mis hermanos:
Que siempre estuvieron con migo en todo momento de mi vida, que me inspiraron a culminar este gran
sueño.
A mi esposo:
Juan Carlos Vallejo por estar a mi lado apoyándome económicamente por mi bienestar y
seguridad.
Los quiero mucho
Que Dios los bendiga.
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por brindarme la oportunidad de vivir, por ser mi fortaleza y por permitirme
alcanzar este triunfo.
A mis padres por ser el pilar fundamental de mi vida, por brindarme su apoyo incondicional e
impulsarme a seguir siempre adelante.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” y a sus catedráticos que nos
impartieron en las aulas todos sus conocimientos, compartieron su amistad y su experiencia,
lograron consolidar un grupo humano al servicio de la comunidad.
Gracias por transmitirnos toda su fuerza, valores y por demostrarnos que podemos ser capaces
de vivir nuestros sueños y cumplir.
Jacqueline Calapucha
VI
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR .........................................................................................II
DECLARACIÓN DE LA AUTORÍA .................................................................................. III
DEDICATORIA ..................................................................................................................... IV
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................. V
ÍNDICE GENERAL .............................................................................................................. VI
ÍNDICE DE GRÁFICOS ........................................................................................................ X
ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................................. X
RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................... XII
SUMMARY ......................................................................................................................... XIII
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 1
o Antecedentes investigativos………………………………………………………………….…1
o Planteamiento del problema….……………………….…………………………………….…1
o Formulación del problema………………..……………………………………..…………….3
o Delimitación del problema……………………..………………………………………………3
o Objeto de investigación y campo de acción………………………………………………….3
o Identificación de la línea de investigación……………….…………………………………..4
o Objetivos………...………………………………………………………………………………..4
o Idea a defender……………………………………………….…….…………………………....5
o Justificación……………………………………………….…..…………….……………….…..6
o Metodología de investigación……..………..……..…………………………………………..6
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO……….………………………………………………………………….8
1.1. FUNDAMENTACIÓNTEÓRICA…......…….…………………….……………………………8
1.1.1. Auditoría…...……………...…………….…..…………………….……………….………….8
1.1.1.1. Antecedentes investigativos...……….…..…………………….………………….…….8-9
1.1.1.2. Definición……………..………………………………….………………………….…9-10
1.1.1.3. Objetivo…...…..……………………….…………………………………………..………10
1.1.1.4. Clasificación de la auditoría…...…..………………...…………………………………10
1.1.1.4.1. Por la procedencia del auditor……....…………………………………………….…10
1.1.1.4.1.1 Externa……………………………….….……………………………...……………...10
1.1.1.4.1.2 Interna………………………………..……..…….………………………..………10-11
1.1.1.4.1.3 Gubernamental……………………..……..…………………….…………………….11
1.1.1.5. Por el área objeto de aplicación …….…….…..……………………….………………11
1.1.1.5.1 Auditoría financiera………………..….………..…………………..…….………...…11
1.1.1.5.2 Auditoría de cumplimiento………..………..…………………………………………12
1.1.1.5.3 Auditoría de gestión……………………………………….…………….………..…….12
VII
1.1.1.5.4 Auditoría operacional…………………….…………………………………...……….12
1.2. AUDITORÌA DE GESTIÓN
1.2.1. Objetivo……………………..…...….………………………………………..………..…….13
1.2.2. Proceso de la auditoría de gestión……..….………….………….………….…….……..13
1.2.2.1Diagnòstico y planificación preliminar……………...……………….…………..……..15
1.2.2.2 Planificación específica……………………….………….……………………..…...…...15
1.2.2.3 Ejecución…………………………………….…………………………………..………….15
1.2.2.4 Comunicaciones de resultados…………….………………………………………..…...15
1.2.2.5 Seguimientos……………………………………….…………………………………..…..16
1.3. INDICADORES DE GESTIÓN
1.3.1 Concepto de indicadores de gestión……………………………...……………………….16
1.3.2 Tipos de indicadores…………………………...…………….……...……………………...16
1.3.2.1 Indicador de eficiencia…………………..………………….…….……..………………16
1.3.2.2 Indicadores de eficacia……………………………………………….……………….....17
1.4 CONTROL INTERNO…...……………………………………………………………….18
1.4.1 Definición del control interno…………….……………………………………………18-19
1.4.2 Objetivo del control interno………………..……………………..….……………….……19
1.4.3 Elementos……………………………….……………….……………..…………………20-21
1.5. HALLAZGOS DE AUDITORÍA…..…....……..……...…………………...…………21-22
1.6. PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA…...….….……..…………………………22-23
1.7. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO……...….....……………….…………...23
1.7.1 Ambiente de control……………………………….……………………………..………….24
1.7.2 Evaluación de riesgo….…………..………………………………………….……………..25
1.7.3 Actividad de control………………………………………………..…………..……………26
1.7.4 Información de comunicación……………….……..…..……………………….………….26
1.7.5 Supervisión y monitoreo.…………………………….…………....…………….…...……..27
1.8 DETERMINACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA…………………………….…….28
1.8.1 Efecto de riesgos de Auditoría………………..………………………………………………..29
1.8.1.1 Efecto del riesgo inherente…….……………..…………………………….…………….30
1.8.1.2 Efecto del riesgo control……………….…………...……………………………..……..30
1.8.1.3 Efecto del riesgo detección..……………………………..……………….………………30
VIII
1.9 MATRICES DE DECISIONES POR COMPONENTES….…….……………………30-32
1.10 BASE LEGAL DE LA EMPRESA…………………………….….…………………33-36
1.11 ANÁLISIS CRÍTICO SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN….……...………..36
1.12 CONCLUSIÓN……..……...…………………………………………...………………..37
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROBLEMA……………………………………….…..38
2.2 Procedimiento metodológico de investigación a emplear………………………………….....39
2.2.1 Tipos de Investigación……………..……………………...…………….………………39-40
2.2.2 Técnicas de investigación……………..……………..…………………………………40-41
2.3 POBLACIÓN Y MUESTRA……………………….……………………………..……....41
2.4 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS…………………..……...……..……..……42-53
2.5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
2.5.1 Conclusiones………..……………………………………………………………..………….54
2.5.2 Recomendaciones….…………………………………………………………………..…….55
CAPITULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA ................................................................................ 56
3.1. DIAGNÓSTICO DE LA INSTITUCIÓN ........................................................................ 56
3.1.1 Introducción………………….……………….………….…………………………....…56-58
3.1.2 Antecedentes de la propuesta…………….……….………….………………….…………59
3.1.3 Análisis de factibilidad…………….…………………….….….………………….……59-60
3.1.4 Flujograma del proceso de la auditoría de gestión………….………..…...……..…….60
3.2. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
3.2.1 Programa de trabajo preliminar … ......................................................................... ..61
3.2.2 Análisis de los factores internos y externos….…….……….…..……...…...……..….…65
3.2.3.1 Sistema de planificacion Operacional………….…………………………….65-66
3.2.3.2Sistema de organización administrativa…..………..………….…………………67
3.2.3.2.1Estructura óganica y funcional…………………………………………………..68
3.2.3.3 Sistema de administarciòn del personal………………..…………….……..……69
3.2.3.4 Sistema de admisntraciòn de bienes y servicios……............…….……...…69-70
3.2.3.5 Sistema de administraciòn financiera….….…………………...………………...70
3.2.3.6 Sistema de informacion….………………….………….………………..…………70
3.2.3.7 Sistema de gerencia..………………….………………………………………….…71
IX
3.2.4 Determinación de la visión sistémica y estratégica………………………. ……..………....72
3.2.4.1 Elemento de la visión sistémica…………….……………..……………….……..……..72
3.2.4.2 Visión estratégica…………………..…………..……………………..………..….….…..73
3.2.5 La planificaciòn empresarial………...……………………………………..……….…..……..74
3.2.5.1 Proceso de la planificación estratégica….……….…………………………..…….74-75
3.2.5.2 Analisis del interno y del entorno FODA....……………………….……………….…..76
3.2.5.3 Procedimiento para el análisis externo.……………………..................……………..77
3.2.5.4 Identificación de la misión organizacional………………………….………………....78
3.2.5.5 Definición de la visión………..…………………………..........…...…..……………..…78
3.2.5.6 Formulación de los objetivos estratégicos………………...…….....……….………....78
3.2.5.7 Formulación de políticas y estratégias……………….……………………….…....79-80
3.2.5.8 La organización de los recursos………...…………..……………...……..……..…82-85
3.3 ESPECÍFICA ...................................................................................................................... 95
3.3.1 Evaluacion del control interno…..………………………………………………....….87-89
3.3.2 Determinación del nivel de confianza y riesgo……………………………………..……90
3.3.3 Estructura, administrativa, organización, y personal de la empresa…………………….…….91
3.4 Análisis de riesgo y determinación del nivel de confianza………………………………..92
3.4.1 Matriz de riesgos por componentes……………………………………………….……….92
3.4.1.1 Ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente……………………....92-94
3.4.1.2 Falta de personal con experiencia en el área operativa…………………….……95-97
3.4.1.3 Falta de un plan de marketing……………………………………………….……..98-100
3.5. Programa de auditoría………………………………………………………………..…….101
3.5.1 Programa de auditoría ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al
clien.............................................................................................................................101-102
3.5.2 Programa de auditorìa falta de personal con experiencia en el àrae
operativa…………..……………………………………………………..……………….…..103-104
3.5.3 Programa de auditorìa no cuenta con un plan de Marketing ……….…...……105-106
3.6 EJECUCIÓN .................................................................................................................... .101
3.6.1 Aplicación del programas de trabajo ……………………….……………...…….109-110
3.6.1.1 Indicadores de gestión…………………………….………………..………………11-112
3.4.1.1.1 Papeles de trabajo…………..……...…………………..…………….……..….113-136
3.4.1.1.2 Cedula narrativa……………………………...…………………………………137-140
3.6.4 Hoja de hallazgoz………...…………..………….………………………………..…173-175
X
3.7. COMUNICACIÓN DE RESULTADO .................................................................. 175-178
3.7.1 CONCLUSIONES ........................................................................................................ 179
3.7.2 RECOMENDACIONES ................................................................................................ 180
3.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO .................................................................................. 181
4. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 183
ANEXOS
ANEXO 1 EMPLEADOS DE LA EMPRESA AVSE CONSULTORES
ANEXO 2 ENCUESTAS APLICADAS AL PERSONAL
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO Nº 1- El proceso de la auditoría de gestión ............................................................ 14
GRÁFICO Nº 2-Componente del control interno ..................................................................... 27
GRÁFICO Nº 3- Riesgo de auditorìa………………………..……………………..………………..29
GRAFICO Nº 4- Plantamiento, organización, dirección y control ......................................... 44
GRÁFICO Nº 5- Economía, eficiencia y efectividad ................................................................ 45
GRÁFICO Nº 6- Manual de procedimiento .............................................................................. 46
GRÁFICO Nº 7- Cumplimiento a las instrucciones y procedimientos ..................................... 47
GRÁFICO Nº 8- Plan de acción ............................................................................................... 48
GRÁFICO Nº 9- Cumplimiento a los planes elaborados ......................................................... 49
GRÁFICO Nº 10- Coordicación entre las distintas áreas ....................................................... 50
GRÁFICO Nº 11- Confiabilidad y seguridad ........................................................................... 51
GRÁFICO Nº 12- Investigación e identificación ...................................................................... 52
GRÁFICO Nº 13- Grado de satisfacción .................................................................................. 53
GRÁFICO Nº 14- Ubicación geográfica de la empresa…………………………………….….....58
GRÁFICO Nº 15- Proceso de la planificación estratégica.………………………………….…...75
XI
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA Nº 1 Elementos del control interno ........................................................................... 20
TABLA Nº 2 Matriz de evaluación de control interno ............................................................ 23
TABLA Nº 3 Riesgos de control interno ................................................................................. 31
TABLA Nº 4 Matriz de evaluación de control interno ........................................................... 33
TABLA Nº 5 Muestra .............................................................................................................. 41
TABLA Nº 6 Ficha de encuesta .............................................................................................. 42
TABLA Nº 7 Tabulación de la primera pregunta de la encuesta ........................................... 44
TABLA Nº 8 Tabulación de la segunda pregunta de la encuesta .......................................... 45
TABLA Nº 9 Tabulación de la tercera pregunta de la encuesta .............................................. 46
TABLA Nº 10 Tabulación de la cuarta pregunta de la encuesta ............................................. 47
TABLA Nº 11 Tabulación de la quinta pregunta de la encuesta ............................................ 48
TABLA Nº 12 Tabulación de la sexta pregunta de la encuesta ............................................... 49
TABLA Nº 13 Tabulación de la septima pregunta de la encuesta .......................................... 50
TABLA Nº 14 Tabulación de la octava pregunta de la encuesta ............................................. 51
TABLA Nº 15 Tabulación de la novena pregunta de la encuesta ............................................ 52
TABLA Nº 16Tabulación de la dècima pregunta de la encuesta ............................................. 53
TABLA Nº 17 Programa de trabajo preliminar ........................................................................ 61
TABLA Nº 18 Objetivo operacinal……………………………..……………………………….…….66
TABLA Nº 19 Elemento de la visión sistémica ......................................................................... 72
TABLA Nº 20 Análisis FODA .................................................................................................. 77
TABLA Nº 21 Objetivo estratégicos…………..………………………………………..…………….83
TABLA Nº 22 Indicadores de gestión plan-estratégica2013………………..………………..…...84
TABLA Nº 23 Asignación de rubros mensual………………………………………………….....…85
TABLA Nº 24 Asignación de rubros anual.……..….....……………….………..………………..…85
TABLA Nº25 Programa de trabajo especifica.....……………….……………………………….…86
TABLA Nº 26 Cuestionario de control interno………...………………....………………………...87
TABLA Nº 27 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo…..…....……….…….…88
TABLA Nº 28 Cálculo de nivel de confianza y riesgo base legal……….…….………………….90
TABLA Nº 28.1 Cálculode nivel de confianza y riesgo ........................................................... 90
TABLA Nº 29 Matriz de riesgo de la estr, adm, org y personal .............................................. 91
XII
TABLA Nº 29.1Cálculo de nivel de confianza y riesgo ........................................................... 91
TABLA Nº 30 Matriz de riesgo de ineficiencia en la entrega oportuna del servicio ............... 92
TABLA Nº 30.1 Matriz de ponderación de riesgo……………...…………..……………………...93
TABLA Nº 30.2 Cálculo de nivel de confianze y riesgo ........................................................... 94
TABLA Nº 31 Matriz de riesgo de falta de personal con experiencia en el área op ............... 95
TABLA Nº 31.1Matriz de ponderación de riesgo……..…………………………………………...96
TABLA Nº 31.2 Cálculo de nivel de confianze y riesgo ........................................................... 97
TABLA Nº 32 Matriz de riesgo de no cuenta con un plan de marketing ................................. 98
TABLA Nº 32.1Matriz de ponderación de riesgo…..……………….……………………………..99
TABLA Nº 32.2 Cálculo de nivel de confianze y riesgo ......................................................... 100
TABLA Nº 33 Programa de auditoría ineficiencia en la entrega oportuna del servicio ....... 101
TABLA Nº 34 Programa de auditoría falta de personal con experiencia en el área op ....... 103
TABLA Nº 35 Programa de auditoría no cuenta con un plan de marketing ......................... 105
TABLA Nº 36 Marcas de auditoría a utilizar ........................................................................ 107
TABLA Nº 37 Programa de trabajo ejecución ...................................................................... 108
TABLA Nº 38 Ejecución Pro. Aud. ineficiencia en la entrega oportuna del servicio ........... 109
TABLA Nº 39 Ejecución Pro. Aud. falta de personal con experiencia en el área op ............ 141
TABLA Nº 40 Ejecución Pro. Aud. no cuenta con un plan de marketing .............................. 165
TABLA Nº 41 Programa de auditoría comunicación de resultado ....................................... 176
TABLA Nº 42 Progra de auditoría seguimeinto y monitoreo ................................................ 181
XIII
RESUMEN EJECUTIVO
El siguiente trabajo investigativo tiene como tema: Auditoría de gestión a los procesos
administrativos de la Consultora AVSE con la finalidad de evaluar la consecución de los
objetivos empresariales, en el mismo que se encontraron ciertos inconvenientes que afectan con
el cumplimiento de las objetivos empresariales ya que afectan a la empresa en su posición en el
mercado.
El trabajo se desarrolla de la siguiente manera:
Capítulo I. Se presenta los antecedentes investigativos que respaldan científicamente el trabajo
realizado, para lo cual se recurrió a varias fuentes bibliográficas que nos permitieron ampliar
los conocimientos para cumplir con lo establecido.
Capítulo II. Determinado como el marco metodológico, el cual se compone de: la modalidad
de la investigación, tipos de investigación como son: la entrevista que se realizó al personal
administrativo y la encuesta realizada también al personal administrativo y a los usuarios para
determinar los problemas que afectan a la institución. Al ser la población extensa se procedió a
calcular el tamaño de la muestra, también se realiza la interpretación de resultados y se emiten
las respectivas conclusiones y recomendaciones de las técnicas aplicadas.
Capítulo III. Se refiere al marco propositivo donde presentamos el desarrollo de la auditoría de
gestión con sus respectivas fases e indicadores, determinando hallazgos sustentados con sus
respectivos papeles de trabajo los mismos que son redactados específicamente en el informe
final en la comunicación de resultados los mismos que contienen conclusiones y
recomendaciones que ayudara a mejorar la gestión del personal administrativa de la Consultora
AVSE.
XIV
EXECUTIVE SUMMARY
The following work investigative has as topic: Management audit to the Administrative
processes of the Consulting AVSE with the purpose of evaluating the attainment of the
managerial aims, in the same one that there were certain disadvantages that managerial
objectives affect with the fulfillment of since they concern the company in his position on the
market.
The work develops of the following way:
Chapter I. One presents the precedents investigative that endorse scientific the realized work,
for which one appealed to several bibliographical sources that allowed us to extend the
knowledge to expire with the established.
Chapter II. Determined as the methodological frame, which consists of: the modality of the
investigation, types of investigation since they are: the interview that I realize to the clerical
staff and the survey realized also to the clerical staff and to the users to determine the problems
that concern the institution. To the being one preceded the extensive population to calculate the
size of the sample, also the interpretation of results is realized and there are issued the respective
conclusions and recommendations of the applied technologies.
Chapter III. It refers to the frame proposition where we sense beforehand the development of
the management audit with his respective phases and indicators, determining findings sustained
with his respective papers of work the same ones that are written specifically in the final report
in the communication of the same results that contain conclusions and recommendations that
there was helping to improve the management of the personnel administrative officer of the
Consulting AVSE.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
Del manual de procedimientos Contables de la empresa AVSE Consultores se tomó algunos
conceptos importantes como: información sobre los objetivos, políticas, estructura, funciones y
procedimientos de la entidad.
Se extrajo conceptos claros que contribuyeron para el presente trabajo investigativo como son:
los componentes del control interno, riesgos de auditoría, marcas de auditoría, atributos del
hallazgo de una tesis con el tema: “Auditoria de gestión al área administrativa de la unión de
cooperativa de transporte de taxi del Azuay (UCTTA)” en el año 2011, de la autora Karla
Alexandra Saavedra Merino, previo a la obtención del título de Ingeniera en contabilidad y
auditoría C.P.A. de la Universidad “SALESIANA”.
Planteamiento del problema
Las empresas consultoras en nuestro país se esfuerzan constantemente en la búsqueda de nichos
de mercados rentables, a los que pueda proveer de servicios profesionales eficientes y
competitivos que les permita incrementar la venta de servicios en sus diversas áreas, que
cumplan las expectativas y necesidades de sus clientes.
En la actualidad las empresas consultoras enfrentan grandes desafíos tales como la
competitividad, talento humano, la eficiencia administrativa e imagen institucional; por lo tanto
es necesario que las empresas consultoras cuenten con una herramienta que permita
potencializar la venta de servicios profesionales y cautivar al cliente, manteniendo una imagen
favorable en el mercado.
La empresa AVSE Consultores brinda soluciones integrales en las áreas: contable, tributaria,
laboral, societaria. Ofreciendo un servicio de asesoría online externa contando con un software
2
especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa, sin embargo enfrenta dificultades
en la comercialización de servicios, lo que impide pueda alcanzar los objetivos propuestos como
es el incremento de la venta de servicios y por ende la obtención de utilidades.
AVSE Consultores cuanta con amplias oficinas y con un aula de capacitación y reuniones, así
mismo cuenta con personal necesario para el desarrollo actual de la empresa.
A pesar de sus ventajas también enfrentan unas series de problemas que han venido atravesando
que impide cumplir con los objetivos y metas propuestas.
Ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente
Falta de personal con experiencia en el área operativo.
No cuenta con un plan de marketing.
Los problemas mencionados son obstáculos que imposibilitan que Consultora AVSE pueda
aumentar su participación en el mercado por la cual es necesario realizar cambios que
potencialice la venta del servicio que ofrece la empresa.
En la revisión de documentos facilitados por la empresa, nos ayuda a realizar una investigación
profunda en la cual se podrá detectar las falencias en los procesos que impiden la consecución
de los objetivos y metas operacionales, y así poder brindarles alternativas para que puedan
tomar decisiones acertadas y oportunas, tomando las medidas correctivas que correspondan y
disminuyendo problemas a futuro hacia los clientes internos y externos y poder ganar una
posición de credibilidad en el mercado.
Problemas del campo de acción:
En la Consultora AVSE se evidencia un inadecuado control por parte de la autoridad
competente, debido a que el personal operativo de la empresa no cumplen a tiempo con la
entrega de los estados financieros de los clientes, a la vez, esto causa que la empresa disminuya
su clientela y baje su economía y esto tiende a perder su prestigio como asesores contables.
3
Dada la problemática anterior, se considera necesario elaborar una auditoría de gestión a los
procesos administrativos con la finalidad de evaluar la consecución de los objetivos
empresariales, que ayude a concluir sobre la economía, eficiencia y eficacia del buen uso de los
bienes, recursos que cuenta la empresa.
Formulación del problema
¿Cómo mejorar gestión administrativa encaminada a la consecución de los objetivos y metas
empresariales en la empresa AVSE Consultores?
Delimitación del problema
El lugar se ubica en la ciudad de Quito provincia de Pichincha, en la empresa AVSE
Consultores, área de gerencia y operativo, durante el primer trimestre del año 2013.
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de investigación:
Gestión Administrativa
Campo de acción.
Bajo la visión de las funciones o actividades de la empresa AVSE Consultores, podemos indicar
que es aplicable la auditoría de gestión, ya que ha venido atravesando por ciertos problemas que
impiden cumplir con sus objetivos y metas empresariales, aplicando la planificación estratégica,
fijación de objetivos y metas, además estableciendo los círculos de calidad.
4
Identificación de la Línea de Investigación.
La línea de investigación es la auditoría
OBJETIVOS
Objetivo general
Ejecutar una auditoría de gestión a los procesos administrativos de la Consultora AVSE
con la finalidad de evaluar la consecución de los objetivos empresariales.
Objetivo específico
Fundamentar teóricamente los procesos administrativos con la auditoría de gestión.
Realizar una investigación de campo, a fin de diagnosticar el desempeño del personal,
si han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
Evaluar mediante la aplicación de indicadores de gestión el desempeño organizacional
y si las metas y objetivos se han cumplido conforme la planificación prevista.
5
Idea a Defender
Lograr que la empresa AVSE Consultora cumpla con sus objetivos empresariales que es
mantenerse en la competencia y mantener su balance económico mediante la adquisición de
clientes y proveedores, determinando el grado de eficiencia, economía y efectividad en la
utilización de los recursos. Que los empleados de la empresa trabajen en equipo para mejorar la
calidad de AVSE y ser un apoyo administrativo y financiero para sus clientes.
La empresa AVSE Consultores viene atravesando algunos problemas como son: la ineficiencia
de la entrega oportuna del servicio al cliente, al llegar la fecha de las declaraciones el auxiliar
contable no lo realiza por motivos diferentes y esto causa problema a la empresa y esta
información es confidencial para la empresa dar información a otra persona que no forma parte
del personal.
A la empresa AVSE le falta personal con experiencia en el área operativa, en donde el auxiliar
contable debe tener voluntad de aprender, capacitarse y rendir en el trabajo que se le
encomienda. La gerente es la encargada de contratar personal para la empresa, si la persona
contratada no rinde, cambia de personal y esto causa problema con los clientes porque el
personal nuevo debe adaptarse con los clientes que deben manejar ya que cada auxiliar debe
trabajar con 3 hasta 6 clientes por mes.
La empresa AVSE no cuenta con un plan de marketing que les puede ayude a mejorar su
posición en el mercado y darse a conocer mediante una buena publicidad. También cuentan con
un área de negocio el cual no es aprovechado y no manejan ninguna documentación ya que todo
negocio que realizan es verbal.
6
Justificación
La auditoría de gestión en la Consultora AVSE y todas aquellas empresas privadas es necesaria,
para poder evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la
organización y con los que se han manejado los recursos.
El presente trabajo investigativo se orienta a mejorar el desempeño de las funciones
administrativas que laboran en AVSE Consultores de la misma manera se pretende optimizar la
comunicación existente de la empresa, obteniendo como resultado una buena administración en
los trabajos que realizan para así mejorar la posición de la empresa y además cumplir con la
sociedad, los beneficiados será el personal de AVSE y los clientes que mantiene. El personal
deberá tener capacitaciones constantes sobre temas de interés para el cumplimiento de la
eficiencia de la empresa.
Ayudará a resolver errores que se dan dentro y fuera de la empresa como es la falta de
planificación de las actividades donde dificulta la realización de las funciones y sobre todo el
servicio de la contabilidad externa el cual no es satisfactorio para los clientes, por tal motivo
hemos visto la necesidad de realizar una Auditoría de Gestión a los procesos administrativos de
la consultora AVSE con la finalidad de evaluar la consecución de los objetivos empresariales.
Metodología investigativa
Los métodos, técnicas e instrumentos que se involucran dentro de esta investigación van hacer
de gran ayuda para analizar los hechos o fenómenos que involucran en la problemática, como
el método empírico, bibliográfica documental, método estadístico, método teórico. La técnica
como la observación, la encuesta, y la entrevista permitirá de una manera directa las
afirmaciones y preguntas formuladas a los sujetos de estudio.
7
Resumen de la estructura de la tesis: breve explicación de los capítulos de la tesis.
Capítulo I. Se presenta los antecedentes investigativos que respaldan científicamente el trabajo
realizado, para lo cual se recurrió a varias fuentes bibliográficas que nos permitieron ampliar
los conocimientos para cumplir con lo establecido.
Capítulo II. Determinado como el marco metodológico, el cual se compone de: la modalidad
de la investigación, tipos de investigación como son: la entrevista que se realizó al personal
administrativo y la encuesta realizada también al personal administrativo y a los usuarios para
determinar los problemas que afectan a la institución. Al ser la población extensa se procedió a
calcular el tamaño de la muestra, también se realiza la interpretación de resultados y se emiten
las respectivas conclusiones y recomendaciones de las técnicas aplicadas.
Capítulo III. Se refiere al marco propositivo donde presentamos el desarrollo de la auditoría de
gestión con sus respectivas fases e indicadores, determinando hallazgos sustentados con sus
respectivos papeles de trabajo los mismos que son redactados específicamente en el informe
final en la comunicación de resultados los mismos que contienen conclusiones y
recomendaciones que ayudara a mejorar la gestión del personal administrativa de la Consultora
AVSE.
Aporte teórico
El aporte teórico de la presente investigación cubre la necesidad desde cuando la insuficiencia
del control de la administración y sus operaciones de sus recursos, ha motivado la aparición de
criterios como los de economía, eficiencia y eficacia para evaluar la actividad económica
financiera, por lo cual los resultados de la auditoría de gestión podrían incurrir de manera
efectiva a los procesos de la administración, cuya finalidad es evaluar la consecución de los
objetivos empresariales permitiendo obtener resultados favorables.
8
CAPÌTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1. Fundamentación teórica
1.1.1. Auditoría
1.1.1.1. Antecedentes investigativos
Existe la evidencia de que alguna especie de auditoría se practicó en tiempos remotos. El hecho
de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos
escribanos independientes, pone de manifiestos que fueron tomadas algunas medidas para evitar
desfalcos en dichas cuentas.
A medida que se desarrolló el comercio, surgió la necesidad de las revisiones independientes
para asegurarse de la adecuación y fiabilidad de los registros mantenidos en varias empresas
comerciales. El marco Histórico para el estudio de la auditoria administrativa es tan extenso
como la administración misma. Las iniciativas y tendencias que propiciaron el surgimiento de
una es la razón de la existencia de la otra. Es por eso que la base de información que las sustenta
es común de sus vertientes y sirve de plataformas para darle contexto a la auditoria
administrativa. (Bejamìn, 2007)
La primera contribución documentada corresponde a la civilización sumeria en el año 5000 a.
de C., donde se encuentran evidencias de prácticas de control administrativo. En orden
cronológico se deben mencionar las correspondientes a los egipcios, en el año 4000 a. De C., en
las cuales se destaca el reconocimiento de la necesidad de planear, organizar y regular y en el
2000 a. de C., el uso de consejos para ordenar las acciones de sus gobernantes. (Bejamìn, 2007)
9
Bejamìn (2007) afirma que “una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial
de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades
de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable”
“Por su parte, José Ruiz Roa prepara su obra fundamentos para análisis de gestión administrativa
o de sus componentes para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el que una organización
cumple con sus funciones fundamentales.” (Bejamìn, 2007)
En la actualidad la auditoría de gestión se ha formalizado mediante actividades ordenadas y
sistemáticas que se enfocan en evaluar las gestión de las empresas para obtener un opinión
profesional, independiente y objetiva de, cómo se están desarrollando los procesos, cual es el
grado de responsabilidad de la dirección, si los productos o servicios de han realizado
cumpliendo criterios de calidad y si la empresa dispone de un modelo de indicadores adecuado
a sus necesidades, que le permitan medir los efectos y analizar las causas que producen
inconformidades a fin de generar valor agregado en las acciones de mejorar, siendo este, uno de
los objetivos esenciales que tiene esta acción de control.
Una auditoría de gestión debe evaluar un marco mayor de criterios y comportamientos
organizacionales que los que comprende usualmente el tradicional enfoque de las auditorias,
para permitir, por ejemplo identificar y satisfacer necesidades y expectativas de clientes y partes
interesadas en los productos y/o servicios, o conocer el nivel de compromiso y satisfacción de
los empleados con la organización. (Elio de Zauni, 2010)
1.1.1.2. Definiciones de la auditoría
El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, etc. Hoy en día, la
palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que,
aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden
diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata. (De la Peña, 2009)
10
Arens (2007) afirma que “auditoría es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en
información para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información
y los criterios establecidos. La auditoría debe realizarla un apersona independiente y
competente.”
1.1.1.3. Objetivo
“La auditoría tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados
financieros, expedientes y demás documentos administrativo-contable y desempeño de sus
actividades y brindar apoyo a los miembros de la empresa incluyendo Directivos y Gerentes de
la Organización” (Arens, 2007)
1.1.1.4. Clasificación de la auditoría
1.1.1.4.1. Por la procedencia del auditor
Externa
Interna
Gubernamental
1.1.1.4.1.1 Externa
Representa un trabajo profesional independiente que va enfocada básicamente a la
evaluación, pero también a la consultoría en varias especialidades; es realizado por personal
ajeno a la organización, el cual presta sus servicios mediante un contrato o carta compromiso
que define la actividad que habrá de desarrollarse, tiempos, horarios, así como tipo y calidad
del personal que intervendrá y la fecha de terminación. Los resultados de este servicio
profesional interesan a los inversionistas de la organización, comisarios, consejo de
administración, director, así como los trabajadores instituciones crediticias e indudablemente
a las entidades gubernamentales. (Sotomayor, 2008)
11
1.1.1.4.1.2 Interna
“Constituye propiamente un mecanismo de control establecido en la organización, que cuenta
con personal de la propia empresa designado para el desempeño de actividades de tipo
interdisciplinario enfocadas al cumplimiento de los aspectos de vigilancia y sistematización”.
(Sotomayor, 2008)
1.1.1.4.1.3 Gubernamental
Se caracteriza por una simple revisión del cumplimiento de las normas que rigen la actuación
de los funcionarios del estado. Esto ha originado que la gestión estatal sea ineficiente aunque
muy cumplidora de la normatividad vigente.
1.1.1.5. Por su área de aplicación
Financiera
Administrativa
De gestión
Operacional
1.1.1.5.1. Auditoría financiera
Para expresar una opinión si los estados financieros objetivos del examen están preparados en
todos los asuntos importantes de acuerdo con las normas de contabilidad y de revelaciones que
le son aplicables. Este objetivo tiene el propósito de suministrar una certeza razonable de que
los estados financieros, finales o intermedios, tomados de forma integral están libres de
manifestaciones erróneas importantes. Certeza razonable es un término que se refiere a la
acumulación de la evidencia de la auditoria necesaria para que el auditor concluya que no hay
manifestaciones erróneas substanciales en los estados financieros tomados en forma integral.
(Yanel Blanco, 2006)
12
1.1.1.5.2. Auditoría de cumplimiento
Para concluir si las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole se
han realizados conforme a las normas legales, reglamentarias y estatutarias de procedimientos
que le son aplicables. El propósito de esta evaluación es proporcionar al auditor una certeza
razonable si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos
que las rigen. (Yanel Blanco, 2006)
1.1.1.5.3. Auditoría de gestión
Para concluir si la entidad se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y
objetivos propuesto y el grado en que la administración ha cumplido con las obligaciones y
atribuciones que le han sido asignadas y si tales funciones se han ejecutado de manera
eficiente, efectiva y económica. (Yanel Blanco, 2006)
1.1.1.5.4. Auditoría operacional
Arens (2007) afirma que “Evalúa la eficiencia y eficacia de cualquier parte de los
procedimientos y métodos de operación de una organización”.
1.2. Auditoría de gestión
Segùn Bejamìn (2007) “La auditoría de gestión es un proceso que nos permite examinar y
evaluar las actividades realizadas en una organización, sector, programa, proyecto u operación”.
(p.11)
En conclusión la auditoría de gestión es la evaluación o examen sistemáticos de la información
administrativa, operativa y financiera presentada por los administradores de una organización,
realizada con posterioridad a su ejecución, para obtener evidencia suficiente del grado de
eficiencia, eficacia y calidad en el logro de metas y objetivos propuestos.
13
1.2.1 Objetivo de la auditoría de gestión
Evaluar el grado de cumplimiento de la misión, políticas, objetivos, estrategias, metas
consideradas en los planes y programas a través de la aplicación de indicadores de
gestión que permitan medir el grado de eficiencia, eficacia, y calidad, como también el
impacto que esta genera en el sector. (Bejamìn, 2007)
Identificar y evaluar las variables generadas por la gestión, en proceso o actividades que
generan valor agregado.
“Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y
eficiencia de los mismos”. (Yanel Blanco, 2006)
1.2.2 Proceso de la auditoría de gestión
Para efectuar la auditoría de gestión se propone seguir las siguientes fases que comprenden el
proceso como se presenta a continuación:
14
Gráfico N.- 1 Proceso de la auditoría de gestión
FASE 1. DIAGNOSTICO Y PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Procedimientos aplicados para conocer el negocio
Visita de observación.
Obtención de información
Revisión de la información
Análisis de los factores internos y externos
Determinación de la visión sistémica y estratégica
La planificación empresarial
FASE 2. PLANIFICACION ESPECÍFICA
Procedimientos aplicados:
Análisis de la información y documentación
Evaluación del control interno
Análisis de riesgos y determinación del nivel de confianza
Elaboración de programas de trabajo
FASE 3. EJECUCIÓN
Procedimientos aplicados:
Aplicación de programas de trabajo
Obtención de evidencia
Desarrollo de hallazgos por componente
Coordinación y supervisión
Definición de la estructura del informe
Redacción del informe
FASE 4. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Comunicación parcial de resultados
Se identifican observaciones y oportunidades de mejora
Discusión con el cliente y definición de compromisos
FASE 5. SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Diseño
Implementación
Evaluación
Autor: Contraloría general del estado
Fuente: Manual de auditoría de gestión
15
1.2.2.1 Diagnóstico y planificación preliminar
Es el alcance a una reunión y análisis rápido de información de la empresa en general, identificando sus
factores internos y externos, plan operativo, análisis FODA, revisión de la misión, visión, objetivos y
metas, para así conocer a la organización a que se va a auditar.
1.2.2.2 Planificación específica
En esta fase se retoman los componentes que se definieron en la fase preliminar, se definen los procesos
identificando lo controles a fin de verificar su cumplimiento, como resultado de la aplicación de pruebas
a los controles, se determina el nivel de confianza, se califica el nivel de riesgo de control que puede ser
(alto- medio-bajo) y sobre la base de esta calificación se diseñan los procedimientos de trabajo de tipo
sustantivo o de cumplimiento. (Yanel Blanco, 2006)
1.2.2.3 Ejecución
El propósito fundamental de esta etapa es recopilar los hallazgos encontrados en el trabajo de
campo, utilizando técnicas de auditoría, además aquí se ejecutan todo lo planteado en las fases
anteriores, elaborando los papeles de trabajo.
1.2.2.4 Comunicaciones de resultados
En esta fase se da a conocer el resultado final del trabajo de un auditor de los problemas
encontrados durante la auditoría, realizando un informe final en donde se discutirá con los
ejecutivos de la organización.
La comunicación con los sujetos relacionados, se cumple durante todo el proceso de la auditoria
unos de los propósitos es impulsar la toma de acciones correctivas de inmediato. Es importante
que el informe de auditoría antes de su emisión, sea discutido en una conferencia final con los
responsables de los procesos que fueron considerados en el alcance. (Yanel Blanco, 2006)
16
1.2.2.5 Seguimientos
Permite realizar un monitoreo permanente a la organización con el fin de confirmar si la
administración fue receptiva a los comentarios de los hallazgos encontrados durante la
auditoría y verificando el cumplimiento de las conclusiones, recomendaciones presentadas en
el informe final de la auditoría.
1.3. Indicadores de gestión
1.3.1. Concepto de indicadores de gestión
Mantilla (2010) “Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo
importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación. Es una relación cuantitativa
entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por si solo no
son relevantes, pues solo adquieren importancia cuando se los compara con otros de la misma
naturaleza”
Según, Benjamín (2011) “Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar
juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de
un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y la
calidad de los insumos, la eficiencia de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios
producidos en relación con necesidades específicas”.
1.3.2. Tipos de indicadores
1.3.2.1. Indicador de eficiencia
Se aplica para medir la relación establecida entre las metas alcanzadas y los recursos ejercidos
para el fin y se determinan:
17
Eficiencia= Eficiencia Programática
Eficiencia Presupuestal
La eficiencia es el cumplimiento de los objetivos y metas programado con el mínimo de los
recursos disponibles.
La eficiencia pertenece valorar el rendimiento (producción física) de insumos, recursos y
esfuerzos dedicados a obtener objetivos con tiempos y costos registrados y analizados. Dentro
del sistema de seguimiento y evaluación, los indicadores de gestión permiten la valoración de
al menos los siguientes elementos:
La utilización de los recursos humanos, físicos, financieros y de tiempo.
El cumplimiento de actividades tareas o metas.
1.3.2.2. Indicadores de eficacia
Son los que permiten determinar, cuantitativamente el grado de cumplimiento de una meta en
un periodo determinado o el ejercicio de los resultados en relación al presupuesto asignado, a
saber:
Eficacia programática= Metas Alcanzadas
Metas Programadas
Eficacia presupuestal = Presupuesto Ejercido
Presupuesto Asignado
La eficacia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos
disponibles y en un tiempo determinado. “En la eficacia programática la cifra mayor a uno
constituye un resultado positivo, cuando es menor a uno significa incumplimiento, en la eficacia
presupuestal la cifra mayor significa sobre ejercicio, cuando es menor puede iniciar un uso más
racional de los recursos.” (Maldonado, 2011)
18
1.4. Control interno
“El control interno es un proceso efectuado por el directorio, la dirección y el resto de los
integrantes de una organización, destinado a proveer una razonable seguridad en el logro de
ciertos objetivos”. (Mantilla Blanco, 2009)
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad en la información financiera
Cumplimiento de la leyes y reglamentaciones
1.4.1. Definición
Estupiñán Gaitán (2006) manifiesta que el “Control interno es un proceso, ejecutado por la
directiva o consejo de administración de una entidad” por su grupo directivo (gerencial) y por
el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de
conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.- “Los controles dentro de una empresa tiene
como objetivo invitar al uso eficaz y eficiente de sus recursos con el fin de optimizar las
metas de la empresa”. (Arens, 2007)
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.-“La administración tiene la
responsabilidad legal y profesional de asegurarse de que la información se presente de
manera imparcial de acuerdo con los requisitos de información, como los principios de
contabilidad generalmente aceptados”. (Arens, 2007)
Cumplimiento de las leyes y reglamentos.- Requiere que todas las organizaciones
públicas, privadas y sin fines de lucro sigan varias leyes y reglamentaciones. Algunas
solo tiene una relación indirecta con la contabilidad, como las leyes de protección
19
ambiental y derecho civil. Otras tiene relación con la contabilidad como las
reglamentaciones de impuestos sobre la renta y el fraude. (Arens, 2007)
1.4.2. Objetivo
Estupiñán Gaitán (2006) manifiesta que “El control interno comprende el plan de organización
y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente
protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se
desarrolle eficazmente según las directrices marcadas por la administración”
De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
1.4.3 Elementos del control interno
Estupiñán Gaitán (2006) dice que “Las finalidades principales incluyen controles
administrativos y contables, clasificando su enfoque bajo los elementos de control interno de
organización, sistema y procedimientos, personal y supervisión”.
20
TABLA N.- 1 elementos del control interno
Organización Sistema y procedimientos
Dirección
Asignación de responsabilidades
Segregación de deberes
Coordinación
Manuales de procedimientos
Sistemas
Formas
Informes
Personal Supervisión
Selección
Capacitación
Eficiencia
Moralidad
Retribución
Internas
Externas
Autocontrol
Explicación técnica de elementos básicos del sistema de control interno
1.4.3.1. Elemento de organización
Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezcan líneas claras de
autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados, y que
segregue las funciones de registro y custodia.
1.4.3.2. Elemento sistema y procedimientos
Un sistema para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus
resultados en términos financieros.
1.4.3.3. Elemento personal
Practicas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada
unidad de personas, dentro de la organización.
21
Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para
cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
1.4.3.4. Elemento supervisión
Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y factible de las
operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y
de apoyo logístico.
¿Qué puede hacer el control interno?
Mantilla Blanco (2009) dice que “El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus
metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos.” Puede ayudar asegurar
información financiera y contable, que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando
pérdida de reputación y otras consecuencias. En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir
sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino.
1.5. Hallazgos de Auditoría
Se refiere a cualquier situación relevante que se determina, por medio de la aplicación de los
procedimientos de auditoría, debe der estructurado de acuerdo con determinados atributos
(criterio, condición, causa y efecto) y, obviamente, tiene que ser de interés para la organización
auditada. (Bejamìn, 2007)
Condición:
Se refiere a la situación actual encontrada por el auditor al examinar un área, actividad,
función u operación entendida como “lo que es.
Criterio
22
Comprende la concepción de “lo que debe hacer”, con lo cual el auditor mide la
condición del hecho o situación.
Efecto
Es el resultado adverso o potencial de la condición encontrada generalmente representa
la perdida en términos monetarios originados por el incumplimiento parea el logro de la
meta, fines y objetivos institucionales.
Causa
Es la razón básica (a las razones) por lo cual ocurrido la condición, o también el motivo
del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificación requiere de la habilidad y
el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendación
constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.
Una vez que se ha identificado en una hoja de hallazgos los atributos estudiados, los resultados
se presentan en el informe, en función de la importancia y organización acordada de los
componentes que fueron analizados; para lo cual se estructuraran en los correspondientes
comentarios y conclusiones.
1.6. Procedimientos de la auditoría
Pruebas de auditoría
Permiten al auditor evaluar de una forma más segura y eficiente tantos los procedimientos de
control como los resultados de estos procedimientos;
Pruebas Sustantivas.- Son aquellas que se aplican para determinar la consistencia y
razonabilidad.
Pruebas de Cumplimiento.- Son aquellas que se aplican para verificar si cumplen o no
con algo.
23
El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de cumplimiento de:
Eficiencia.- Se refiere al grado en que se logran la optimización de los recursos
organizacionales.
Efectividad.- El control está funcionando con eficiencia
Continuidad.-El control ha estado funcionando durante todo el periodo.
TABLA: 2. Matriz de evaluación de control interno
Matriz de evaluación de control interno
CONTROL CLAVE: Ambiente de control interno.
N COMPONENTE
SI
NO
CT
1
2
3
4
5
Calificación Total= CT
Ponderación Total= PT
Nivel de Confianza = NC=CT/PT x 100%
Nivel de Riesgo Inherente= RI= 100% - NC%
Autor: Modelo COSO
Fuente: Módulo de auditoría de gestión
24
1.7. Componentes del control interno
Mantilla (2009) dice que “El Control Interno consta de cinco componentes interrelacionados,
derivados de la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al
proceso de administración”.
Ambiente de control
Evaluación de riesgo
Actividad de control
Información de comunicación
Supervisión y Monitoreo
1.7.1 Ambiente de control
“Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal
con respecto al control de sus actividades”. (Estupiñán Gaitán, 2006)
Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustente o actué los otros cuadros
componentes e indispensables, a su vez, para la realización de los propios objetivos de control.
Factores de ambiente de control:
Integridad y valores éticos
El compromiso a ser competente
Las actividades de la junta directiva y el comité de auditoria
La mentalidad y estilo de operaciones de la gerencia
Estructura organizacional
Asignación de autoridad y responsabilidades.
Políticas y prácticas de recursos humanos.
25
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrolla las operaciones, se
establece los objetivos y se minimizan los riesgos. Tiene que ver igualmente con el
comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general. A su vez es
influenciado por la historia de la entidad y su nivel de cultura administrativa.
1.7.2. Evaluación de riesgo
Estupiñán Gaitán (2006) afirma que “Es la identificación y análisis de riesgo relevantes para el
logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riegos deben ser
mejorados”.
Así mismo se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos
asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el
interior de la misma.
En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto global de la organización
como de actividades, obteniendo con ello una base sobre la cual sean identificados los factores
de riesgos que amenazan su oportuno cumplimiento. (Estupiñán Gaitán, 2006)
La evolución de riesgo debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que están
involucrados en el logro de los objetivos. Esta actividad de autoevaluación debe ser revisados
por los auditores internos para asegurar que tanto el objetivo, enfoque, alcance y procedimiento
han sido apropiadamente llevados a cabo.
Objetivos: la importancia que tiene este componente en cualquier organización es evidente ya
que representa la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos y proporciona una base
sólida para un control interno efectivo.
Objetivos en la evolución de riesgo.(de cumplimiento, de operación, de información)
Ente económico (controles internos, controles externos.)
26
1.7.3. Actividad de control
Estupiñán Gaitán (2006) manifiesta que “Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal
de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades
están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos”.
Ejemplos de estas actividades son la aprobación, la autorización, la verificación, la conciliación,
las la inspección. La revisión de indicadores de rendimientos, la salvaguarda de los recursos, la
segregación de funciones, la supervisión y entrenamiento adecuados.
Influyen actividades preventivas, detectivas y correctivas tales como:
Revisión de alto nivel
Revisiones directas o administrativas
Procedimientos de información
Indicadores de desempeño
1.7.4. Información de comunicación
El sistema de información y comunicación, está constituido por métodos establecidos para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y
financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la
máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la
entidad y preparar información confiable. (Estupiñán Gaitán, 2006)
Contenido apropiado
Información oportuna
Información actual
Información exacta
Información accesible
27
1.7.5. Supervisión y Monitoreo
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que compruebe que
se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue
mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de
ambas cosas. El alcance y la frecuencia dependerán esencialmente del monitoreo de los riesgos
y de la eficacia de la supervisión permanente. (Mantilla Blanco, 2009)
GRAFICO Nº 2 Componentes del Control Interno
Elaborado por: Modelo COSO
Fuente: Módulo de auditoria de Gestión
28
1.8. Determinación del riesgo de auditoría
El riesgo de auditoría es lo opuesto a la seguridad, es decir, la posibilidad de errores e
irregularidades que pueden existir en un componente, una actividad, un proceso o que los
estados financieros u otra información administrativa, técnica y operativa pueda estar
distorsionada en forma importante por la naturaleza misma de los procesos o porque los
controles existentes no haya prevenido, detectado y corregido oportunamente.
Desde el punto de vista del auditor, es el riesgo que está dispuesto a asumir, para expresar una
opinión razonable sobre un proceso, una actividad, un componente que contiene errores
importantes. (Franklin, 2011)
La evaluación del riesgo de auditoría es el proceso por el cual, a partir del análisis de la
existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso.
Este nivel suele medirse en cuatro grados posibles.
No significativo
Bajo
Medio (moderado)
Alto
Nivel de riesgo mínimo.- “Estaría conformado cuando en un componente poco significativo no
existiera factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades
fuera remota”. (Bejamìn, 2007)
Nivel de riesgo bajo.- “Se produce cuando en un componente significativo existan factores de
riesgo pero no tan importantes, y además, la probabilidad de la existencia de errores o
irregularidades es baja”. (Bejamìn, 2007)
29
Nivel de riesgo medio (moderado).- “En el caso de que en un componente claramente
significativo, donde existen varios factores de riesgo, se puede presentar errores o
irregularidades”. (Bejamìn, 2007)
Nivel de riesgo alto.- “Se encuentra el componente sea claramente significativo, con varios
factores de riesgo, algunos de ellos muy importantes y donde sea altamente probable de que
existan errores o irregularidades”. (Bejamìn, 2007)
1.8.1 Efecto del riesgo de auditoría
Franklin (2011) comenta que “Afecta a la calidad del procedimiento de auditoría a aplicar y en cierta
medida su alcance”. El riesgo de control depende de la forma en que se presenta el sistema de control de
la entidad o del área que se examina. En términos generales, si los controles vigentes son fuentes, el
riesgo que existan errores o irregularidades no detectados por los sistemas de control es mínimo y en
cambio si los controles son débiles, el riesgo de control será alto, pues los sistemas no estarán capacitados
para detectar los errores o irregularidades que pudieren suceder y la información procesada tampoco será
confiable.
Composición del riesgo de auditoría
El riego global de auditoría se descompone en:
GRAFICO Nº 3. Riesgos de auditoría
RIE
SGO
DE
AU
DIT
OR
ÍA
RIESGO INHERENTE
RIESGO DE CONTROL
RIESGO DE DETECCIÓN
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: Módulo de auditoría de gestión
30
1.8.1.1 Efecto del riesgo inherente
Afecta directamente a la cantidad de evidencia necesaria para obtener satisfacción de auditoría
suficiente para validar una afirmación de eficiencia, eficacia y calidad. Cuando mayor sea el
nivel de riesgo inherente, mayor será la cantidad de evidencia de auditoría necesaria, es decir,
un alcance mayor de cada prueba en particular. (Bejamìn, 2007)
Como determinar el riesgo inherente
El riesgo inherente es un concepto que si se utiliza debidamente, puede ayudar a efectuar
mejores prácticas de auditoría. Además permite administrar eficientemente los recursos
limitados del personal de auditoría si se considera al planificar los trabajos de auditoría.
1.8.1.2 Efecto de riesgo de control.
“Está asociado con la posibilidad que los procedimientos de control interno, incluyendo a la unidad de
auditoría interna, no puedan prevenir o detectar los errores e irregularidades significativas de manera
oportuna”. (Bejamìn, 2007, p. 26)
1.8.1.3 Efecto de riesgo de detección
“Existe al aplicar los programas de auditoria, cuyos procedimientos no son suficientes para
descubrir errores o irregularidades significativas”. (Bejamìn, 2007, p.26)
1.9. Matrices de decisiones por componente
El proceso de planificación que se inició con la compresión y análisis del clima y las condiciones
del entorno, permitirá al auditor dividir a las actividades en partes manejables y estas a su vez,
en componentes, a fin de desarrollar el enfoque de la auditoría, lo cual involucra determinar la
naturaleza general y el alcance del trabajo, y su metodología es la siguiente:
31
Identificación de componentes.
Definir el proceso que corresponde a cada componente y determinar sus controles claves.
Probar el nivel de cumplimiento de cada control
Escoger una muestra representativa de operaciones.
Evaluaciones de controles claves.
Definir afirmaciones
Aplicación del enfoque de auditoría a través de prueba de cumplimiento y sustantivas
Asignar una ponderación para cada control clave, esta ponderación representa el 100%
sobre el cual se califica el cumplimiento del control, es decir el tamaño de la muestra.
Se aplica la siguiente formula que nos permite obtener el nivel de confianza.
Por oposición a nivel de confianza obtenemos de riesgo de control así:
TABLA N.- 3 Matrices de decisiones por componente
RIESGO DE CONTROL
ALTO MODERADO BAJO
15%-50% 51%75% 76%-95%
BAJO MODERADO ALTO
CONFIANZA
NC=Nivel de confianza
CT= Calificación total
PT= Ponderación
El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de cumplimiento de:
Eficiencia:
NC = CT*100/PT
Autor: Módulo COSO
Fuente: Módulo de auditoría de gestión
32
Alcanzar los objetivos al menor costo posible con relación a los coeficientes o estándares
de producción de bienes y servicios.
Eficacia:
Es el grado en que una actividad o programa alcanza los objetivos y metas propuestas.
Calidad:
Que el bien o servicio cumpla con estándares de calidad, es decir se logra alcanzar un
nivel de satisfacción en los sectores el producto final.
33
TABLA 4: Matriz de evaluación de control interno
Matriz de evaluación de control interno
CONTROL CLAVE: Ambiente de control interno.
N COMPONENTE
SI
NO
CT
1
2
3
4
5
Calificación Total= CT
Ponderación Total= PT
Nivel de Confianza = NC=CT/PT x 100%
Nivel de Riesgo Inherente= RI= 100% - NC%
1.10 Base legal
De su constitución
Nuestra empresa de asesoría contable legal será constituida como una sociedad anónima, contara
con tres socios como lo estipula la ley de compañías, con un capital de $4000.00 (cuatro mil
dólares) al momento de la inversión la cual deberá ser aprobada por la Súper Intendencia de
Compañías e inscrita en el registro mercantil.
Autor: Modelo COSO
Fuente: Módulo de auditoría de gestión
34
Ley de Compañías
H. Congreso nacional
La Comisión legislativa y codificación
En ejercicio de la facultad que le confiere el numeral 2 del artículo139 de la constitución política
de la república.
De la compañía anónima
1. Concepto, características, nombre y domicilio Art. 143
La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones negociables, está
formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente por el monto de sus
acciones. Las sociedades o compañías civiles anónimas están sujetas a todas las reglas de las
sociedades o compañías mercantiles anónimas.
Art. 144.
Se administra por mandatarios amovibles, socios o no. La denominación de esta compañía
deberá contener la indicación de "compañía anónima" o "sociedad anónima", o las
correspondientes siglas. No podrá adoptar una denominación que pueda confundirse con la de
una compañía preexistente. Los términos comunes y aquellos con los cuales se determine la
clase de empresa, como "comercial", "industrial", "agrícola", "constructora", etc., no serán de
uso exclusive e irán acompañadas de una expresión peculiar.
Las personas naturales o jurídicas que no hubieren cumplido con las disposiciones de esta ley
para la constitución de una compañía anónima, no podrán usar en anuncios, membretes de carta,
circulares, prospectos u otros documentos, un nombre, expresión o siglas que indiquen o
sugieran que se trata de una compañía anónima. Los que contravinieren a lo dispuesto en el
inciso anterior, serán sancionados con arreglo a lo prescrito en el Art. 445. La multa tendrá el
destino indicado en tal precepto legal. Impuesta la sanción, el Superintendente de Compañías
notificará al Ministerio de Salud para la recaudación correspondiente.
35
El Registro Único de Contribuyentes (RUC)
Es el sistema de identificación por el que se asigna un número a las personas naturales y
sociedades que realizan actividades económicas, que generan obligaciones tributarias.
Información que consta en el RUC
En el RUC se registra un cúmulo de información relativa al contribuyente, entre la que se
destaca: su identificación, sus características fundamentales, la dirección y ubicación de los
establecimientos donde realiza su actividad económica, la descripción de las actividades
económicas que lleva a cabo y las obligaciones tributarias que se derivan de aquellas.
Estructura del número de RUC.- El RUC contiene una estructura que es validada por los
sistemas del SRI y de otras entidades que utilizan este número para diferentes procesos, para
conocer el detalle de dicha validación por favor acceda al siguiente documento.
¿Quiénes y cuándo deben inscribirse en el RUC?
Deben inscribirse todas las personas naturales, las instituciones públicas, las organizaciones sin
fines de lucro y demás sociedades, nacionales y extranjeras, dentro de los treinta primeros días
de haber iniciado sus actividades económicas en el país en forma permanente u ocasional y que
dispongan de bienes por los cuales deban pagar impuestos. Se puede obtener el RUC en
cualquier oficina del Servicio de Rentas Internas a nivel nacional.
Agencias del SRI.
Permiso y Patente Municipal.- Este permiso o documento se lo obtiene en las oficinas de la
muy ilustre municipalidad del cantón. Presentando la siguiente documentación:
Copia de la cédula del Representante Legal
Tasa para Patente jurídica
Original y copia simple del RUC
Patente del año anterior.
36
Original y copia nítida de la declaración del impuesto a la renta.
Tasa del 1.5X 1000
Afiliación a la Cámara de Comercio
Emitido por la Cámara de Comercio donde se vaya a realizar las actividades comerciales, en
este caso las gestiones de afiliación deberán realizarse en las instalaciones de la Cámara de
Comercio del cantón Quito presentando los requisitos necesarios y el recibo oficial de caja.
Permiso de funcionamiento del Cuerpo de Bomberos.
Permiso que es emitido por el benemérito cuerpo de bomberos del cantón, después de que un
grupo encargado haya inspeccionado las instalaciones, y revisado que se cuente con los recursos
necesarios para prevenir y contrarrestar cualquier tipo de incendio que se presente.
Del periodo tributario.
El ejercicio impositivo es anual y comprende del lapso que va del 1º de Enero al 31de Diciembre.
Cuando la actividad generadora de la renta se inicie en fecha posterior al 1º de Enero, el ejercicio
impositivo de cerrará obligatoriamente el 31 de Diciembre de cada año.
1.11. Análisis crítico sobre el objeto de investigación.
Toda la información recopilada en el Capítulo 1 es de gran ayuda para realizar la ejecución de
la Auditoría de Gestión que detalla claramente los antecedentes y el objeto de investigación, así
como los conceptos y el desarrollo de cada una de las fases dentro del proceso de auditoría a
seguir en esta investigación. Cada uno de los autores citados en este capítulo nos ha permitido
a formar con una idea clara a nuestros conocimientos, además presta con todas las herramientas
suficientes para poder ejecutar la evaluación a la gestión administrativa de la Consultora AVSE.
37
1.12. Conclusión
En este capítulo pude desarrollar todos los antecedentes investigativos que me respaldan
científicamente mi trabajo, en lo cual recurrí a varias fuentes bibliográficas que pude
necesitar.
De acuerdo a todo lo investigado pude analizar adecuadamente cada antecedente
referente a la auditoría de gestión, sus definiciones claras y concisas que son muy
importantes para la investigación.
Con la auditoría de gestión, se pretende mejorar, la planificación a los programas de
actividades, a la organización para que haya una adecuada división de aéreas y
departamentos y mejorar la supervisión del personal en la Consultora AVSE.
38
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización del problema
El contexto institucional de la empresa AVSE Consultores es un equipo de personas
especializadas en resolver problemas contables, la empresa se encuentra situada en el centro de
la Cuidad de Quito provincia de Pichincha, las instalaciones de la empresa AVSE Consultores
está dividida en 3 áreas en donde ejerce el personal tanto administrativo como contable.
El principal objetivo de esta empresa, es brindar soluciones integrales en las Área Contable,
Tributaria, Laboral, Societaria. Ofreciendo un servicio de asesoría online externa contando con
un software especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa.
La empresa AVSE dentro de su gestión organizacional ha venido atravesando por ciertos
problemas que impiden cumplir con sus objetivos y metas propuestas entre las cuales se puede
citar:
Ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente
Falta de personal con experiencia en el área operativo.
No cuenta con un plan de marketing.
Toda la información que se recopiló es en la revisión de documentos facilitados por la empresa
y entrevistas con el personal que nos induce a realizar una investigación más profunda y
minuciosa, en la cual se podrá detectar las falencias en los procesos que impiden la consecución
de los objetivos y metas operacionales de la empresa de servicios AVSE Consultores Cía. Ltda.,
y a brindarles alternativas para que puedan tomar decisiones acertadas, oportunas y tomando
las medidas correctivas que correspondan. Esto es probable que con el transcurso del tiempo se
39
presente problemas más graves o irreversibles hacia el cliente interno o externo, además puede
bajar su rentabilidad y su prestigio en el mercado.
2.2. Procedimiento metodológico de investigación a emplear.
La causa de la presente investigación nace de un problema dentro de la sociedad. La empresa
AVSE Consultores es una empresa que brinda servicios contables y con la auditoría de gestión
se pretende tanto mejorar como ayudar a que la empresa tenga un servicio de calidad, la
investigación es cualitativa, ya que se requiere la adquisición de mucha información posible y
la participación vinculante de los individuos y la comunidad.
2.2.1. Tipos de investigación
El presente examen se efectuará utilizando los siguientes tipos de investigación:
Investigación cuantitativa
La investigación cuantitativa nos permitirá examinar los datos de manera científica, más
específicamente en forma numérica, generalmente con ayuda de herramientas del campo de
la estadística.
Investigación cualitativa
La investigación cualitativa nos ayuda a investigar el por qué y el cómo se tomó una
decisión, además podemos utilizar discursos, dibujos, gráficos e imágenes para comprender
la vida social de la empresa.
40
Investigación descriptiva
Con la investigación descriptiva podremos examinan las características del problema
escogido y describir el análisis e interpretación de los datos obtenidos, en términos claros y
precisos.
Bibliográfica documental
El análisis de libros, revistas, folletos, documentos, pagina web permite recoger teoría y
bases conceptual de autores actualizados, que se refiere al área de control interno, para lo
que se acudió a la biblioteca de UNIANDES, y otras bibliotecas, lo que permite fundamentar
científicamente; se ha tomado en cuenta la fuente de datos que pueden ser primarias y
secundarias.
De campo
Se realiza un estudio sistemático a todos los procesos que se dan en el área de contabilidad
de la Consultora AVSE y se recopila toda la información necesaria para cumplir con los
objetivos de la investigación y llevar a cabo la propuesta de realizar una auditoría de gestión.
2.2.2. Técnicas de investigación
Las técnicas de investigación a utilizarse serán:
Observación Científica.- Esta técnica nos permite reafirmar de una manera directa las
afirmaciones y preguntas formuladas a los sujetos de estudio. Su trabajo es de observar
directamente al sujeto de estudio, combinar técnicas a la vez, sean estas la entrevista, la
observación y encuestas.
41
Encuesta de datos.- Considerada como una técnica destinada a obtener información
primaria, a partir de un número representativa de individuos de una población, para
proyectar su resultado sobre la población total. Se utilizará para realizar las encuestas al
personal de la empresa AVSE Consultores para conocer la evaluación de la consecución
de los objetivos empresariales utilizando fichas de encuestas y representando gráficos
estadísticos. (Tabla N.- 6)
Entrevista.- Encaminada a entrevistar a dos o más personas en un lugar determinado
para tratar de resolver un problema. Se aplicará la entrevista a todo el personal de AVSE
Consultores para conocer el problema y la situación que viene atravesando la empresa,
en donde se evidenciará en los papeles de trabajo
2.3. Población y muestra
El estudio se llevará a cabo en la empresa AVSE Consultores. La investigación se realizara en
el área de gerencia y a su personal operativo, con el propósito de recaudar la información más
relevante posible.
Población.- La población es de 12 empleados en la Consultora AVSE, de los cuales un
gerente general, un asistente de gerencia y diez asistentes contables.
Muestra.- Esta constituida por doce personas por ser muy pequeña la población.
TABLA N.- 5 Muestra
FUNCIONARIOS CANTIDAD
Gerencia general 1
Gerente de negocio 1
Asistentes contables 10
TOTAL 12
42
2.4 Interpretación de resultado
TABLA Nº 6 Ficha de encuesta
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL DE LA EMPRESA AVSE CONSULTORES CÍA.
LTDA.
Solicitamos su colaboración para llenar el siguiente cuestionario que nos permitirá obtener su
criterio respecto a la consecución de los objetivos empresariales de la empresa VASE
Consultores Cía. Ltda.
Por favor lea determinadamente las preguntas y luego señale sus respuestas con una X.
1.- ¿Los servicios que se presta se ejecutan los lineamientos establecidos por la administración en
cuanto a planeación, organización, dirección y control?
SI NO
2.- ¿La operatividad en los servicios se realiza teniendo en cuanta los conceptos de economía,
eficiencia y efectividad de las operaciones?
SI NO
3.- ¿La empresa AVSE Consultores cuenta con manual de procedimientos?
SI NO
43
4.- ¿El personal trabaja dando cumplimiento a las instrucciones y procedimientos actualizados y
aceptados en el manual?
SI NO
5.- ¿La empresa ha preparado un plan de acción para dar cumplimiento a los objetivos trazados?
SI NO
6.- ¿Se supervisa el cumplimiento de los planes elaborados?
SI NO
7.- ¿Existe coordinación entre las distintas áreas para la realización del trabajo?
SI NO
8.- ¿El control de operaciones asegura la confiabilidad y seguridad deseada por la empresa?
SI NO
9.- ¿Se han investigado, identificado y analizado los aspectos que más inciden para lograr la
satisfacción de los clientes?
SI NO
10.- ¿Se aplican periódicamente encuestas o se realizan entrevistas a los clientes para conocer el grado
de satisfacción por los servicios que reciben?
SI NO
GRACIAS POR SU COLABORACION
Autor: Jacqueline Calapucha
Fuente: Personal de AVSE Consultores
44
1.- ¿Los servicios que se presta se ejecutan los lineamientos establecidos por la administración en cuanto
a planeación, organización, dirección y control?
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia % SI 12 100%
NO
0
%
12 100%
GRÁFICO N.- 4 Planeación, organización, dirección y control
ANALISIS.- El 100% del personal dicen que si ejecutan los lineamientos establecidos por la
administración en cuanto a planeación, organización y control.
INTERPRETACIÓN.- Según la encuesta es satisfactorio porque el 100% del personal están
de acuerdo que si cumplen con los lineamientos establecidos por la administración.
100%
0%
Planeación, organización, dirección y control
SI
NO
TABLA N.- 7 primera pregunta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
45
2.- ¿La operatividad en los servicios se realiza teniendo en cuanta los conceptos de economía, eficiencia
y efectividad de las operaciones?
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia % SI 10 83%
NO
2
17%
12 100%
GRÁFICO N.-5 Economía, eficiencia y efectividad
ANÁLISIS: El 83% del personal dice que si se realiza los servicios de operatividad tomando
en cuenta los conceptos de economía, eficiencia y eficacia. El 17% dice que no.
INTERPRETACIÓN: El personal dice que tomando en cuenta los conceptos de economía,
eficiencia y eficacia podrán alcanzar los objetivos empresariales.
83%
17%
Economía, eficiencia y efectividad
SI
NO
TABLA N.- 8 segunda pregunta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
46
3.- ¿La empresa AVSE Consultores cuenta con manual de procedimientos?
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia %
SI 12 100%
NO
12 100%
GRÁFICO N.- 6 Manual de procedimiento
ANÁLISIS: El 100% del personal dice que la empresa si tienen un manual de procedimiento
contable que.
INTERPRETACIÓN: La empresa AVSE Consultores tiene el manual de procedimiento
contable para su personal para que se guíen y cumplan con una buena organización.
100%
0%
Manual de procedimiento
SI
NO
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
TABLA N.- 9 tercera pregunta
47
4.- ¿El personal trabaja dando cumplimiento a las instrucciones y procedimientos actualizados y
aceptados en el manual
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia %
SI 7 58%
NO
5
42%
12 100%
GRÁFICO N.-7 Cumplimiento a las instrucciones y procedimientos
ANÁLISIS: El 58% del personal dice que si trabajan cumpliendo las instrucciones y
procedimiento actualizados que contiene el manual de procedimientos contable y el 42% que
no.
INTERPRETACIÓN: La mayoría del personal si cumple conforme al manual de
procedimiento contable y un 42% del personal dice que no siguen el manual porque se les
dificulta un poco por ser nuevos en la empresa.
58%42%
Cumplimiento a las instrucciones y procedimientos
SI
NO
TABLA N.- 10 cuarta pregunta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
48
5.- ¿La empresa ha preparado un plan de acción para dar cumplimiento a los objetivos trazados?
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia %
SI 12 100%
NO
12 100%
GRÁFICO N.-8 Planes de acción
ANÁLISIS: El 100% del personal de la empresa dice que si cuenta con plan de acción.
INTERPRETACIÓN: El personal de la empresa AVSE Consultores si cuentan con plan de
acción que les ayudan a mejorar a cumplir sus objetivos con calidad ya sea a mediano, largo
plazo.
100%
0%
Plan de Acción
SI
NO
TABLA N.- 11 quinta pregunta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
49
6.- ¿Se supervisa el cumplimiento de los planes elaborados?
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia % SI 5 42%
NO
7
58%
12 100%
GRÁFICO N.-9 Cumplimiento de los planes elaborados
ANÁLISIS: El 42% del personal dice que si supervisan el cumplimiento de los planes
elaborados por parte de la dirección de la empresa y el 58% que no lo supervisan y por eso tiene
problemas.
INTERPRETACIÓN: La mayoría del personal dice que no supervisan el cumplimiento de los
planes elaborados por la empresa por eso hay una ineficiencia en la entrega del servicio al
cliente.
42%
58%
Cumplimiento de los planes elaborados
SI
NO
TABLA N.- 12 sexta pregunta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
50
7.- ¿Existe coordinación entre las distintas áreas para la realización del trabajo?
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia % SI 2 17%
NO
10
83%
12 100%
GRÁFICO N.-10 Coordinación entre las distintas áreas
ANÁLISIS: El 17% del personal dice que si existe coordinación entre las distintas áreas de
trabajo y el 83% que no hay coordinación.
INTERPRETACIÓN: El 83% del personal de la empresa dice que no hay coordinación en las
distintas áreas y unas de las áreas que está pasando por problemas es el área de negocio de la
empresa.
17%
83%
Coordinación entre las distintas áreas
SI
NO
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: Encuesta
TABLA N.- 13 séptima pregunta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
51
8.- ¿El control de operaciones asegura la confiabilidad y seguridad deseada por la empresa?
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia % SI 12 100%
NO
0
12 100%
GRÁFICO N.-11 Confiabilidad y Seguridad
ANÁLISIS: El 100% del personal dice que si hay control en las operaciones por lo cual
asegura la confiabilidad y seguridad que desea la empresa.
INTERPRETACIÓN: La empresa se asegura de que todo marche bien mediante un control de
operaciones ya que garantiza el cumplimiento de los objetivos de la empresa
100%
0%
Confiabilidad y Seguridad
SI
NO
TABLA N.- 14 octava pregunta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
52
9.- ¿Se han investigado, identificado y analizado los aspectos que más inciden para lograr la satisfacción
de los clientes?
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia %
SI 8 67%
NO
4
33%
12 100%
GRÁFICO N.-12 Investigación e identificación
ANÁLISIS: El 67% dice que si se han investigado, identificado y analizado los aspectos que
más inciden para lograr la satisfacción de los cliente y el 33% que no.
INTERPRETACIÓN: La empresa ha realizado una investigación profunda sobre la situación
actual, por lo existe mucha competencia y necesitan lograr satisfacer al cliente mediante la
confiabilidad y seguridad.
67%
33%
Investigació e Identificación
SI
NO
TABLA N.- 15 novena pregunta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: Encuesta
53
10.- ¿Se aplican periódicamente encuestas o se realizan entrevistas a los clientes para conocer
el grado de satisfacción por los servicios que reciben?
TABULACIÓN
Indicador Frecuencia %
SI 4 33%
NO
8 66%
12 100%
GRÁFICO N.- 13 Grado de satisfacción
ANÁLISIS: El 33% del personal dice que la empresa si realizan periódicamente en cuentas o
entrevistas a los clientes para conocer el grado de satisfacción por los servicios que prestan y el
67% dice que no.
INTERPRETACIÓN: AVSE Consultores no aplican en cuestas pero si aseguran que reciben
opiniones de sus clientes para ver si realizan cambios en sus servicios para su satisfacción y así
lograr sus objetivos.
33%
67%
Grado de satisfacción
SI
NO
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: Encuesta
TABLA N.- 16 décima pregunta
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: Encuesta
54
2.5. Conclusiones y Recomendaciones
2.5.1 Conclusiones
El personal dice que no cumple con las instrucciones que dice el manual de
procedimiento y esto causa una ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente,
esto puede causar conflictos con los clientes potenciales y bajar la rentabilidad de la
empresa, además podrían reducir personal.
Podemos concluir que la empresa tiene una falta de personal con experiencia en el área
operativa, esto causa perdida de tiempo y de recursos por lo que la empresa realiza
evaluaciones constantes para poder escoger bien a su personal para que realicen los
trabajos encomendados y poder tomar decisiones adecuadas.
Según la encuesta la empresa AVSE Consultores no existe una coordinación en las
distintas áreas de la empresa, causando que el área de negocio no cuenta con un plan de
marketing que le ayude a conocer las necesidades reales del mercado y los clientes
potenciales.
55
2.5.2 Recomendaciones
Tratar de cumplir con las entregas de los servicios a tiempo y organizar las diferentes
actividades que tiene el cronograma de actividades que realiza la empresa para no tener
problemas en el futuro y que la empresa marche adecuadamente.
Contratar personal capacitado para el área operativa de la empresa AVSE y evaluar al
personal para capacitarlos y cumplir con las metas y objetivos y para que puedan
llenarse de conocimientos que les servirá para desarrollarse como profesional y
satisfacer al cliente potencial. Sin perjudicar al personal dejándoles sin empleo.
Realizar una buena coordinación en el área de negocio para poder implementar un plan
de marketing para que la empresa AVSE Consultores puede diseñar una estrategia para
darse a conocer con sus clientes y ofrecer su servicio.
56
CAPITULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Tema: Auditoría de gestión a los procesos administrativos de la Consultora AVSE con la
finalidad de evaluar la consecución de los objetivos empresariales.
FASE 1. DIAGNÓSTICO Y PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
3.1. DIAGNÓSTICO DE LA INSTITUCIÓN.
3.1.1 Introducción
La empresa inicio sus actividades en el año de 1993 en la Cuidad de Quito provincia de
Pichincha con el nombre de AVSE CONSULTORES Cía. Ltda. fundada por la Lic. Silvia
Iturralde en los cuales 16 años lo desarrollo como persona natural y los 4 años como empresa,
actualmente está ubicado en la calle Ulloa N31-181 y Mariana de Jesús en la ciudad de Quito.
AVSE Consultores cuenta con un equipo de primer nivel preocupado por la problemática actual,
con sólidos y amplios conocimientos en contabilidad, de costos, servicios y comercial con
experiencia en constructoras. Tienen como principal objetivo, brindar soluciones integrales en
el área contable, tributaria, laboral, societaria. Ofreciendo un servicio de asesoría online externa
contando con un software especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa.
Los servicios de AVSE Consultores:
Buscar la excelencia en la información manejando una contabilidad externa ya sea
en las oficinas de cada empresa o en las oficinas de AVSE, contando con un
software especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa y se ajusta
a las exigencias de las entidades de control.
57
Asesoría externa online o telefónica todo el día y todos los días en las diferentes
áreas:
CONTABILIDAD Costos, experiencia en constructoras; servicios y comercial.
ASESORIA LABORAL (IESS y ministerio de relaciones laborales)
ASESORIA TRIBUTARIA (Auditorias de cumplimiento y auditorías de
seguimiento en determinación)
ASESORIA SOCIETARIA
ASESORIA E IMPLEMENTACION DE NIIFS COMPLETAS Y NIIFS PARA
PYMES
REVISION Y ANALISIS DE CUENTAS
INFORMES DE COMISARIO
RECUPERACION DE CARTERA
CONTROL DE PROCESOS CONTABLES
La propuesta de la presente investigación está encaminada a evaluar la gestión administrativa
de la empresa AVSE Consultores Cía. Ltda. a fin de conocer la consecución de los objetivos
empresariales.
En Consultora AVSE Cía. Ltda., es necesario diseñar un planificación estratégica, que permita
establecer claramente hacia dónde quiere llegar la empresa, cuales son las herramientas que va
utilizar para conseguirlo y establecer indicadores para medir continuamente la consecución o no
de los objetivos propuestos y así incrementar su rentabilidad y participación en el mercado.
La auditoría de gestión a los procesos administrativos de la Consultora AVSE con la finalidad
de evaluar la consecución de los objetivos empresariales, se la realizo previa autorización de la
Lic. Silvia Iturralde gerente de la empresa AVSE Consultores. Con la aplicación de la Auditoría
de Gestión el principal beneficiario es la empresa AVSE y los beneficiarios indirectos serán los clientes
que reciben los servicios de consultoría que ofrecen la empresa.
58
El tiempo estimado para realizar la auditoría de gestión a la empresa AVSE Consultores Cía.
Ltda., es de tres meses a partir de la fecha de entrega del perfil de tesis, por parte de la estudiante
de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
LOGOTIPO DE LA EMPRESA
GRAFICO.- 14 Ubicación geográfica de la empresa
UBICACIÓN
GEOGRÁFICA DE LA EMPRESA
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: http://www.gosur.com/es/ecuador/pichincha/quito-mapa/#
Empresa AVSE Consultores Cía. Ltda. Calle Ulloa
N31-181
Av. Mariana de Jesús
59
3.1.2 Antecedentes de la propuesta.
La empresa AVSE Consultores empieza su gestión el 5 de Noviembre de 2008 encabezada por la Lic.
Silvia Iturralde y sus tres accionista uno de ellos el Sr. Luis Antonio Iturralde y Andrea Guerrero, por
lo cual se nombra como gerente general la Lic. Silvia Iturralde para que lleve el control de la empresa y
apoyado por el Sr. Luis Iturralde como gerente de negocios que luego fue cambiado por el Ing. Ramiro
Silva elegidos en una reunión, desde entonces su administración ha tenido ventajas y desventajas por la
competencia que ha venido atravesando en la actualidad.
La empresa comenzó arrendando en un barrio de la ciudad de Quito, en la actualidad han ido
buscando mejores instalaciones para llevar una mejor administración para sus clientes y como
ha ido creciendo han tenido que implementar personal a su equipo de trabajo.
La empresa AVSE Consultores en la actualidad está conformado por un gerente general, un
gerente de negocio y diez asistente contables, cada uno con sus respectivos clientes y las
diferentes actividades encomendadas a cada auxiliar.
3.1.3 Análisis de la factibilidad
La auditoría de gestión es posible implementar en la Consultora AVSE, debido a que no implica
mayores gastos ni complicaciones, la colaboración y predisposición del personal de la empresa
es lo principal para ponerle en práctica, esperamos que la puesta en práctica de esta herramienta
permita resultados exitosos para que en el futuro sus servicios sean de máxima calidad en
beneficio de la sociedad.
La auditoría de gestión está encaminada a satisfacer las necesidades que la organización necesita
para poder evaluar la gestión y el desempeño de su personal, con el fin de mejorar los
procedimientos en el desarrollo de las actividades de cada área, que contiene la Consultora
AVSE. La empresa cuenta con un manual de procedimientos contables y un plan estratégico, en
el cual se establece los programas y proyectos a desarrollar.
60
Dicho plan está elaborado de acuerdo a la posibilidad de factibilidad que se ha obtenido con el
estudio de la superintendencia de compañías. Cada departamento que existe dentro del área está
encargado de diferentes funciones que ayudarán a cumplir ciertas actividades establecidas en
los programas para cumplir a cabalidad con las metas y objetivos de la Consultora AVSE Cía.
Ltda.
3 .1.4 Flujo grama del proceso de la auditoría de gestión a seguir:
PROCESO DE AUDITORIA
COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS
EJECUCIÓN
PLANIFICACIÓN
DIAGNOSTICO
SEGUIMIENTO Y
MONITOREO
61
3.2 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
3.2.1 Programa de trabajo
TABLA.-17 Programa de trabajo preliminar
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Periodo del 1 de enero al 31 de marzo del 2013
OBJETIVO:
Obtener conocimiento sobre la empresa auditada.
Familiarizar al auditor con el entorno de la empresa.
N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
Visita de Observación
J.C
P.T 1/2
P.T 1/1
P.T 1/3
12/02/2013
2
Obtención de
información
J.C
P.T 1/2
P.T 1/1
P.T 1/3
15/02/2013
3
Revisión de la
información
J.C
P.T 1/2
P.T 1/1
P.T 1/3
15/02/2013
4
Análisis de los factores
internos y externos
J.C
P.T 4/1 P.T 4/2 P.T 4/3 P.T 4/5 P.T 4/6 P. T 4/7
12/03/2013
5
Determinación de la
visión sistémica y
estratégica
J.C P.T 5/1 P.T 5/2
15/03/2013
6 La planificación
empresarial
J.C P.T 6/1 P.T 6/6.2 P.T 6/2 P.T 6/6.3 P.T 6/3 P.T 6/7 P.T 6/4 P.T 6/7.1 P.T 6/5 P.T 6/7.2 P.T 6/6 P.T 6/6.1
15/03/2013
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
P.T 001
62
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES
periodo del 1 de enero al 31 de marzo del 2013
Procedimiento N.- 1 Efectúe una entrevista al gerente general de AVSE Consultores para determinar el tipo de
Auditoría y notificar los antecedentes de la Consultora.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR LA INVESTIGACIÓN
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Supervisado por: Bolívar Jarrín
P.T 1/1
63
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES
periodo del 1 de enero al 31 de marzo del 2013
Procedimiento N.-1 Visite las diferentes áreas de la empresa.
Objetivo: Conocer las áreas de la empresa y comprender las diferentes actividades y
procesos que se realizan en la empresa.
Desarrollo:
La empresa AVSE Consultores está dividida en 4 áreas; gerente general, gerente de
negocio, operativo y archivos.
Las diferentes áreas disponen con suficiente espacio para recibir a sus clientes.
En el primer piso funciona el área operativo y archivos, en el segundo piso gerente
general y gerente de negocio.
Hora de ingreso es 8h00 am y hora de salida es 18h00 pm. de lunes a viernes para
todo el personal de la empresa.
Tienen un reloj biométrico para tomar la entrada y salida del personal.
Esta empresa tiene como actividad servicio de contabilidad y asesoramiento tributario
además actividades de capacitación.
Su razón social es ITURRALDE & GUERREO SOLUCIONES LEGALES INTEGRALES
CIA. LTDA.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P. T 1/2
64
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES
periodo del 1 de enero al 31 de marzo del 2013
Procedimiento N.-1 Realice una entrevista con todos los empleados involucrados en los
procesos, motivo de examen, con el propósito de que indague funciones, responsabilidades,
políticas, y demás aspectos que considere relevantes.
Objetivo: Dar a conocer a los empleados que se iniciará con el desarrollo del examen de
auditoría de gestión, para poder constatar las diferentes actividades y procesos administrativos
que se encuentran desarrollando, de manera que se busca el crecimiento y evolución a nivel
de áreas y por ende empresarial.
Desarrollo:
¿Cuántos empleados trabajan en AVSE Consultores?
Trabajan 12 empleados
¿Qué busca o espera de esta Auditoría? Conocer a cabalidad en qué situación se encuentra la empresa dentro de sus procesos
administrativos que facilite la toma de decisiones.
¿Cuantos clientes manejan en AVSE?
Manejan 38 Clientes
¿Qué debilidades considera que posee AVSE Consultores? Una de las debilidades que se
considera es la ineficiencia en la entrega de los servicios y falta de personal con experiencia.
¿Qué virtud ostenta AVSE Consultores?
La búsqueda de la satisfacción total de nuestros clientes es la mejor virtud ya que ofertamos
servicios de calidad que cumplan sus expectativas.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapcuha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P. T 1/3
65
3.2.3 Análisis de los factores internos y externos de la empresa
3.2.3.1 Sistema de planificación operacional
Objetivo de la empresa AVSE:
Brindar soluciones integrales en el área contable, tributaria, laboral, societaria.
Ofreciendo un servicio de asesoría online externa contando con un software
especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa.
La planificación operativa sirve de guía principal para la gerencia del proyecto en la conducción
de actividades, uso y asignación de recursos en un periodo determinado.
Se generaran planes operativos que contengan los principales programas y proyectos a ser
ejecutados en el corto plazo.
P.T 4/1
66
ESTRATEGIAS/OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
Planes de acción-Líneas de acción
ACCIONES RECURSO TIEMPO
Desarrollar planes que agiliten los
servicios que los clientes necesitan Revisar el modelo de
Gestión del plan de
entrega de servicios en
cada área de trabajo.
Cliente
Interna
Media
no p
lazo
2013
-2016
Diseñar planes de mejoramientos a
los servicios existentes, de acuerdo
a los requerimientos de los clientes.
Establecer una cultura
organizativa basada en el
plan de actualización de
servicios.
Implementar mecanismos que
ayuden a detectar y corregir errores.
Diseñar e implementar
procesos de mejoramiento
para asentar las bases de
un sistema de gestión
basado en la calidad y la
mejora continua.
Realizar un plan de marketing de
los servicios para que sean más
atractivos.
Mejorar la elaboración,
gestión y control
presupuestario de la
organización, de sus
proyectos y programas.
Mejorar el ambiente laboral donde
el personal se pueda desenvolver
con capacidad.
Consolidar una estrategia
de comunicación externa
que sea coherente con la
misión de la organización,
con sus valores y
principios.
Crecimiento
y
Aprendizaje
Corto plazo
2013-2014
Desarrollar un plan de
capacitaciones, permanente y
actualizado.
Diseñar e implementar
estrategias de
capacitación para el
personal de la empresa.
TABLA N.- 17 TABLA N.- 18 Objetivo operacional
P.T 4/2
67
3.2.3.2 Sistema de organización administrativa
El sistema de organización administrativa de la empresa, parte desde el plan estratégico y de
los programas de operación anual que contribuyendo a lograr los objetivos de la empresa.
La coordinación y el ordenamiento de los recursos y tareas de la empresa facilitan el logro de
sus objetivos. También la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de su organismo, con el
fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados que son dar
soluciones integrales en el área contable, a los diferentes clientes que intervienen en sus
proyectos.
P.T 4/3
68
3.2.3.2.1 Estructura Orgánica y funcional
Organigrama institucional de la consultora AVSE Consultores Cía. Ltda.
ORGANIGRAMA AVSE CONSULTORES
IRTURRALDE & GUERRERO CIA. LTDA.
GERENCIA GENERAL
SILVIA ITURRALDE
ASISTENTE DE
GERENCIA
VENUS VALENCIA
GERENCIA DE NEGOCIOS
RAMIRO SILVA MENSAJERIA
ASISTENTE 1 ASISTENTE 1
DARIO RIVERA CINTHYA VALLADARES
ASISTENTE 1 ASISTENTE 1
WALTER CONSTANTE ANDREA SUAREZ
ASISTENTE 1 ASISTENTE 1
EUGENIA GUARTANBEL KARINA NAVARRO
ASISTENTE 1 ASISTENTE 1
MONICA ENRIQUEZ PAMELA QUISHPE
ASISTENTE 1
DARIO VALLEJO
FUENTE: AVSE Consultores Cía. Ltda.
ELABORADO POR: Lic. Silvia Iturralde
P.T 4/4
69
3.2.3.3 Sistema de administración de personal
Dentro del sistema de administración del personal la empresa AVSE considera que tiene como
propósito garantizar la eficiencia y la eficacia de la participación del personal en el éxito
empresarial, además de cumplir varios elementos.
Reclutamiento de personal
Selección de personal
Descripción y análisis de puestos
Evaluación del desempeño de personal
Sistemas de compensación
Plan de Beneficio Social
Higiene y Seguridad en el Trabajo
Capacitación y Desarrollo de personal
La empresa AVSE considera que el personal es muy importante dentro de la organización ya
que ellos pasan la mayor parte de su tiempo en la empresa, por lo cual se juntan para alcanzar
los objetivos y las metas operacionales de la empresa.
3.2.3.4 Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Políticas de Adquisición de los Bienes y Servicios de la empresa AVSE Consultores.
OBJETIVO
Proveer a la empresa los bienes y servicios disponibles en el mercado para la realización
de un trabajo productivo.
Administrar en forma racional y eficiente los bienes y servicios adquiridos por la
empresa.
P.T 4/5
70
Adoptar prácticas empresariales que promuevan el desarrollo de interacciones
mutuamente beneficiosas con los proveedores para tener las mejores opciones del
mercado.
Responsabilidades
Gerencia.- La Lic. Silvia Iturralde gerente de la empresa AVSE es la responsable de las
incorporaciones de los bienes y servicios que manejan en la organización. Luego los distribuye
al personal operativo.
3.2.3.5 Sistema de administración financiera
La empresa AVSE Consultores Cía. Ltda. no maneja ningún sistema de administración
financiera, porque sus recursos vienen de los servicios que brindan a sus clientes y depende
mucho de ellos para poder tener una rentabilidad y mantenerse en el mercado competitivo. A de
más dispone de los recursos de los accionistas de la empresa.
3.2.3.6 Sistemas de información
El sistema de información que apoya a las actividades de la empresa AVSE Consultores es el
sistema software administrativo Gàlac, que le permite llevar la administración y la contabilidad
haciendo énfasis en el manejo de sus impuestos (Libros de compras y ventas, declaraciones,
retenciones de IVA ). Además lleva un control de sus inventarios, facturación y cuentas por
cobrar; pagos y cuentas por pagar y sus bancos.
Además el personal que da el servicio externo tienen acceso remoto, todos los datos y
aplicaciones puede manejar en cualquier momento y lugar.
P.T 4/6
71
3.2.3.7 Sistemas de gerencia
El sistema de gerencia de la empresa AVSE Consultores utiliza equipo y software de
computación, procedimientos manuales planificación central, toma de decisiones y una base de
datos, con el fin de apoyar a las diferentes actividades que lleva la empresa.
La Lic. Silvia Iturralde tiene acceso a todos los datos contables que registran los empleados
operativos de la empresa, así ella pueda detectar los errores a tiempo y poder mantener el buen
el servicio.
Factores del entorno próximo y remoto de la organización
La empresa no cuenta con un plan de marketing por falta de planificación y toma de decisiones
por parte del encargado de área de negocio. El negociante de la empresa AVSE trabaja con los
clientes si ningún documento de información del servicio que brindan, pero toda negociación
que da solo en palabra de negociación.
El entorno próximo de la empresa los competidores, los clientes, los proveedores, los
sustitutivos y la amenaza de nuevos entrantes son las fuerzas competitivas para la empresa
AVSE.
Además el encargado del área de negocio debe dar a conocer a toda a la empresa que la
competencia puede ser un factor de baja rentabilidad para la empresa, poniendo en riesgo a toda
la organización y tomar medidas correctivas como: bajar precios, mejorar el servicio,
implementar nuevas tecnologías en el sistema Software. La empresa no ha dejado que estos
problemas afecten a su personal y a sus clientes.
P.T 4/7
72
3.2.4 Determinación de la visión sistemática y estratégica
3.2.4.1 Elementos de la visión sistemática
Para lograr una apreciación general del sistema productivo de la organización, es necesario tener
en cuenta la repercusión de sus productos en la población a la cual van dirigidos, relacionándolos
con la planificación en la organización y analizados en sus procesos, para lo cual se utiliza el
esquema insumo-proceso-producto.
Los elementos que integran esta visión sistémica de referencia son las siguientes:
Tabla N.- 19 Elemento de la visión sistemática
ELEMENTOS VARIABLES
Objetivos Brindar soluciones integrales en las Área Contable, Tributaria, Laboral,
Societaria. Ofreciendo un servicio de asesoría online externa contando con un
software especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa.
Metas Convertirnos en un Apoyo Administrativo, Financiero permanente con
soluciones estratégicas rentables para nuestros clientes tomando en cuenta que
el éxito de ambos está íntimamente relacionado. Colocándonos de esta manera
como un servicio de primer nivel en el mercado.
Proveedores -Impresiones CREATIVE
-Servipapel, suministro de aseo
-Suministro de Oficia PACO
Insumos Los materiales que utiliza la empresa para su trabajo son Sodware
especializados, como el DIM formularios y el GALAG.
Procesos Para brindar un mejor servicio necesitaron 12 empleados, infraestructura
adecuada y equipos de oficina.
Productos Los servicios que brinda con: soluciones integrales en las Área Contable,
Tributaria, Laboral, Societaria.
Efectos Pretenden recuperar sus costos invertidos a corto plazo, mediante sus
costos del servicio que son variados de acuerdo a lo requerido.
Impacto La empresa tiene plan de acción a mediano plazo para una buena
organización y estrategias adecuadas si existieran problemas
Usuarios/ clientes La empresa cuanta con 38 clientes que son sociedades.
Entorno Se ve afectada por la gran cantidad de demanda que existe en el mercado,
por lo cual la empresa debe cumplir con calidad y calidez los servicio
que ofrece al cliente para cumplir sus objetivos.
P.T 5/1
73
3.2.4.2 Visión estratégica
Somos una empresa especializada que nos permite ofrecer servicios de contabilidad,
asesoramiento tributario, laboral, orientación personalizad a personas naturales, empresas,
fundaciones y capacitación de Personal, integrado por un equipo altamente calificado y con una
actitud profesional en el servicio hacia nuestros clientes.
P.T 5/2
74
3.2.5 La planificación empresarial
3.2.5.1 Proceso de la planificación estratégica
Estrategias empresariales
Una planificación empresarial es indispensable para que la empresa AVSE Consultores pueda,
no solo sobrevivir, sino posicionarse en un lugar destacado en el futuro y tener en claro que una
estrategia no es algo mágico que hace que se incrementa la productividad de la empresa, sino el
futuro de una planificación con respecto al servicio.
Marketing y excelentes relaciones Públicas.- Desarrollan medios publicitarios que
permitan tener una alta difusión, promoción y excelente relaciones públicas, con
campañas intensas de marketing, mediante la creación de una página web,
contratación de espacios publicitarios en los medios de mayor impacto en nuestro
centro de operaciones, además desarrollaran un marketing directo y personal con
buenas prácticas de relaciones humanas con las personas que tienen capacidad de
decisión en las instituciones públicas y privadas dejando referencia de la empresa a
corto y largo plazo.
Calidad total del servicio.- Buscaran la rigorosa satisfacción de los clientes mediante
la aplicación de estrategias asegurándose ser reconocidos como uno de las empresas
líderes del mercado y posicionarnos en el mismo, a corto y largo plazo.
Servicios de alta rentabilidad.- Consideraran las licitaciones de obra y proyectos de
más alta rentabilidad con el fin de obtener el máximo beneficio. Es importante
identificar proyectos y licitaciones que de por si garanticen altas utilidades,
conociendo que la competencia es muy alta, a corto y largo plazo.
P.T 6/1
75
GRAFICO N.-15 Proceso de la planificación estratégica
Fuente: Libro Planeación estratégica aplicada
Autor: Leornard D. Goodstein
P.T 6/2
76
3.2.5.2 Análisis interno y del entorno
Este análisis comprende aspectos de la organización, tales como sus leyes orgánicas, los
recursos humanos de que disponen, la tecnología a su alcance, su estructura formal, sus redes
de comunicación formal e informal y su capacidad financiera, entre otros.
Procedimiento para el análisis interno:
Identificar las áreas claves
Definir variables (procesos, precios, tecnología, decisiones)
Elaborar el perfil de fortaleza y debilidades
Construir una matriz de avaluación de factor interno
P.T 6/3
77
3.2.5.3 Procedimiento para el análisis externo
TABLA 20.- Análisis FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
La capacidad administrativa
responde a los requerimientos de los
clientes.
El personal de la empresa se capacita
de forma continua.
Firma de convenios con otras
empresas.
Existe una buena retroalimentación
entre los superiores y niveles
operativos
Cuenta con el equipo tecnológico
necesario para desarrollar el trabajo
Mantener un grado muy alto de
competitividad en el mercado.
Cumple con todos los requisitos para
estar calificada como empresa
consultora.
Mano de obra más barata.
Rotación constante del personal
Seleccionar a los mejores
profesionales.
Mayor demanda de los servicios
Mejor comunicación con los clientes
DEBILIDADES AMENAZAS
Infraestructura inadecuada
Comunicación escaza
No existe una evaluación continua
de todos los integrantes de la
Consultora
Se tarda en entregar los servicios en
el tiempo programado de trabajo.
No cuenta con un plan de
Marketing.
Ingreso de personal no idóneo al área.
Inestabilidad laboral del personal
Muy poca demanda de los servicios.
Perder su participación en el mercado.
No se está dando a conocer la
empresa y la variedad de servicios
P.T 6/4
FUENTE: AVSE Consultores
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
78
3.2.5.4 Identificación de la misión organizacional.
Misión
Convertirnos en un Apoyo Administrativo, Financiero permanente con soluciones estratégicas
rentables para nuestros clientes tomando en cuenta que el éxito de ambos está íntimamente
relacionado. Colocándonos de esta manera como un servicio de primer nivel en el mercado.
3.2.5.5 Definición de la visión
Visión
Ser una empresa distinguida reconocida, que se desarrolle en forma segura, confiable, sólida,
flexible, rentable, con la calidad humana y ética de nuestra gente, con una gestión que se anticipe
y adapte al cambio, innovación continua y permanente de acuerdo a la experiencia obtenida.
3.2.5.6 Formulación de los objetivos estratégicos
Objetivo
La empresa AVSE Consultores tiene como objeto brindar soluciones integrales en las Área
Contable, Tributaria, Laboral, Societaria. Ofreciendo un servicio de asesoría online externa
contando con un software especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa
P.T 6/5
79
3.2.4.7 Formulación de políticas y estrategias
Políticas
Política de valor
Inspirar el respeto, responsabilidad, honradez, creatividad y sinceridad entre todos los
colaboradores de la Consultora.
Política de calidad
Ofrecer servicios de calidad a costos competitivos y diferenciados para satisfacer a los clientes
externos mediante el mejoramiento continuo de la Consultora.
Política social
Contribuir a la disminución de la tasa de desempleo en el Ecuador.
Estrategias
Define el cómo alcanzar los objetivos, es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para
lograr un determinado fin.
Estrategias por perspectivas
Perspectiva financiera
Establecer estrategias de diferenciación.
Implantar un mecanismo de control de los gastos a través de los presupuestos.
P.T 6/6
80
Perspectiva de clientes
Establecer cronogramas de trabajo, que sean aplicados en cada uno de los servicios
prestados.
Investigar los servicios que los clientes requieren para satisfacer sus necesidades
Realizar encuestas sobre los requerimientos de los clientes, para analizarlos y
determinar resultados que nos permitan mejorar.
Perspectiva de procesos internos
Mejorar la entrega oportuna del servicio al cliente que apoyen a las operaciones en
cada uno de las áreas tanto de servicio, como administrativas logrando reducir y
eliminar errores.
Verificar que el personal contratado tenga experiencia para el área operática contable
de la empresa.
Diseñar e Implementar Un Plan de Marketing que apoye a las decisiones de la
empresa.
Perspectiva de capital intangible
Realizar integraciones con todos los empleados, brindando cordialidad, respeto,
amistad y compañerismo con todos los integrantes de la consultora.
Diseñar la Estructura Organizacional de la Consultora
Desarrollar planes de capacitación para tener empleados más competitivos.
P.T 6/6.1
81
Estrategias de valor
Estrategia Competitiva
Para lograr un posicionamiento en el mercado objetivo, se planteará una estrategia
genérica, y así alcanzar el liderazgo por diferenciación.
La Estrategia de Diferenciación:
Para lograr diferenciarse de los competidores se desarrollará las siguientes actividades:
Destacar las características del servicio.- Se deberá resaltar sus características, y
estas están en la calidad de trabajo que se ofrece a los clientes, en el tiempo de entrega,
en la garantía del mismo y la variedad de los mismos.
Marketing.-En el mercado actual existe gran demanda de Consultoras, por lo que con
un debido plan de marketing, se atraería más pronto la atención de los futuros clientes
y una vez conocidos se pueden promocionar los servicios por los demás medios de
comunicación.
Construir un negocio basado en las relaciones.- Construir relaciones a largo plazo
con los clientes, no solo transacciones de una sola vez con los mismos. Se debe
procurar convertirse en un socio consultor.
Distribución.- La estrategia de distribución consiste en cubrir las principales ciudades
del país y luego ir cubriendo los diferentes puntos donde se requiere de los servicios
que ofrece la Consultora
Servicios de apoyo.- Esta estrategia consiste en apoyar al cliente en cada uno de los
procesos de compra, desde: Buscar solución a sus necesidades, brindar una oferta de
servicio, entrega del servicio adquirido, soporte (ayuda) con corrección de errores,
soluciones técnicas.
P.T 6/6.2
82
En cada uno de estos procesos, el cliente va estar apoyado por una persona capacitada que
brinde comodidad, cordialidad y confianza.
3.2.5.8 La organización de los recursos
Plan estratégico
Marco metodológico
La metodología utilizada para elaborar el plan estratégico parte de la misión de la empresa como
camino para alcanzar la visión, cumpliendo los objetivos de la empresa los mismos que son
evaluados por medio de indicadores apropiados, se han tomado en cuenta la definición de los
indicadores.
La ejecución del plan estratégico va acompañada de un proceso, monitoreo, seguimiento y
evaluación al cumplimiento de los objetivos estratégicos y operativos por medios de indicadores
de gestión con el fin de identificar acciones correctivas o preventivas que permitan mantener el
camino trazado.
P.T 6/7
83
Objetivo Estratégicos
ESTRATEGIAS/OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
RESULTADOS/ ( METAS- INDICADORES)
Largo plazo 2013-2018 Largo plazo
Incrementar la participación en el
mercado a nivel nacional.
Establecer estrategias genéricas como
diferenciación, enfoque o altas
segmentación.
Obtener una rentabilidad anual superior al
20%.
Implementar un mecanismo de control de
los gastos a través de los presupuestos.
Mediano plazo2013-2016 Mediano plazo
Desarrollar planes que agiliten los
servicios que los clientes necesitan
Establecer cronogramas de trabajo que
sean aplicados en cada uno de los
servicios prestados.
Diseñar planes de mejoramientos a los
servicios existentes, de acuerdo a los
requerimientos de los clientes
Realizar encuestas sobre los
requerimientos de los clientes, para
analizarlos y determinar los resultados
que nos permita mejorar.
Implementar mecanismos que ayuden a
detectar y corregir errores.
Desarrollar un plan de actividades que
apoyen a las operaciones en cada uno de
las áreas tanto del servicio, como
administrativas logrando reducir o
eliminando errores.
Mejorar el ambiente laboral donde el
personal se pueda desenvolver con
capacidad.
Realizar integraciones con todos los
empleados, brindando cordialidad,
respeto amistad y compañerismo con
todos los integrantes de la consultora.
Corto plazo 2013-2014 Corto plazo
Realizar un plan de marketing de los
servicios para que sean más atractivos.
Diseñar o implementar un plan de
marketing
Desarrollar un plan de capacitaciones,
permanente y actualizado.
Desarrollar planes de capacitación para
tener empleados más competitivos.
P.T 6/7.1
TABLA N.- 21 Objetivo estratégico
Autor: Lic. Silvia Iturralde
Fuente: AVSE Consultores
84
Objetivo operativo
La planificación operativa sirve de guía principal para la gerencia del proyecto en la conducción
de actividades, uso y asignación de recursos en un periodo determinado.
Indicadores de gestión
INDICADORES DE GESTIÓN PLAN ESTRATEGICO 2013
No.- ÁREAS INDICADORES DE GESTIÓN RESPONSABLE
1 Área Gerencial Trámites atendidos y controlados
Lic. Silvia
Iturralde
Seguimientos y evaluación al
cumplimiento de la Planificación
Estratégica de la empresa.
Porcentaje de ejecución
presupuestaria anual
2 Área Operativa
Registros de formularios realizados
Todo el personal
Operativo
Registro de formularios entregados
3 Área de Negocio Número de asesoría efectuadas
Ing. Ramiro Silva Número de requerimientos de
servicios permanentes.
Porcentaje de cumplimiento de los
procesos de selección del personal
Porcentaje de cumplimiento del Plan
Anual de Capacitación de la
empresa
P.T 6/7.2
TABLA N.- 22
85
Presupuesto para el cumplimiento del objetivo estratégico de la empresa
La empresa AVSE Consultores Cía. Ltda. Tiene un ingreso presupuestario mensual de 20376.49
de los 38 clientes que mantiene. Esto se realiza siguiendo la metodología desarrollada con el fin
de determinar el valor en términos financieros que presenta el objetivo operativo de la empresa
durante el ejercicio anual de actividades, esta información está íntimamente ligada al ejercicio
presupuestario de la empresa.
Asignación de Rubros Mensuales
No.- ACTIVIDADES PRESUPUESTO
1 Gasto en personal $ 4491.49
2 Desarrollar capacitaciones permanentes y actualizadas $ 1920.00
3 Gastos personales $ 5425.00
4 Otros gastos corrientes $ 8540.00
Total Presupuesto Asignado $ 20376.49
Asignación de Rubros Anuales
No.- ACTIVIDADES PRESUPUESTO
1 Gasto en personal $ 53897.88
2 Desarrollar capacitaciones permanentes y actualizadas $ 23040.00
3 Gastos personales $ 65100.00
5 Otros gastos corrientes $ 102480.00
Total Presupuesto Asignado $ 244517.88
P.T 6/7.3
TABLA N.- 23 rubros mensuales
TABLA N.- 24 rubros anuales
86
FASE 2.- PLANIFICACION ESPECÍFICA
3.3 Programa de trabajo planificación específica
TABLA N.- 25 Programa de trabajo específica
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Periodo del 1de enero al 31 de marzo del 2013
OBJETIVO:
Revisar los objetivos formulados para los cuales debe establecer los pasos, procesos y
actividades a desarrollar en la presente fase.
N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
Análisis de la
información y
Documentación
J.C
15/02/2013
2
Evaluación del
control interno
J.C
P.T 2/1 P.T 2/2 P.T 2/3 P.T 2/4
15/03/2013
3
Análisis de riesgo y
determinación del
nivel de Confianza
J.C
P.T 3/1 P.T 3/1.1 P.T 3/1.2 P.T 3/2 P.T 3/2.1 P.T 3/2.2 P.T 3/3 P.T 3/3.1 P.T 3/3.2
15/03/2013
4
Elaboración de
programa de trabajo
J.C
P. T 4/1 P.T 4/2 P.T 4/3 P.T 4/4
15/03/2013
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
P.T 1/1
87
3.3.1 Evaluación del control interno
TABLA Nº 26 Cuestionario de control interno
Cuestionario de control interno
COMPONENTE 2: Administración, organización, estructura y normas de información de la
empresa AVSE.
No PREGUNTAS SI NO
1 ¿La capacidad administrativa responde a los requerimientos de los clientes? X
2 ¿Existe una buena retroalimentación entre los superiores y niveles
operativos?
X
3 ¿Existen archivos en orden y actualizados para la presentación de
documentos financieros?
X
4 ¿El personal cuenta con todos los materiales para realizar su trabajo? X
5 ¿Se han determinado los posibles riesgos o eventos no deseados que
podrían afectar al cumplimiento de los objetivos y metas operacionales?
X
6 ¿El personal sabe de la importancia de la utilización de las normas de
control interno dentro de la empresa AVSE?
X
7 ¿La empresa cuenta con un manual de conducta y ética? X
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
FUENTE: AVSE Consultores
P.T 2/1
88
3.3.1.1 Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo.
TABLA Nº 27“Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo”
Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo
COMPONENTE: Área contable-operativa PT SI/NO CT
SUMA 5 5
BASE LEGAL
¿La empresa AVSE ejecuta sus actividades y procesos emitidos en
su planificación anual?
SI 1
¿La empresa cuenta con personal especializado en brindar
servicios de asesorías y asistencias técnicas en la elaboración de
estudios económicos, financieros, de organización y
administración?
Si 1
¿La empresa brinda sus servicios según sus estatutos establecidos? Si 1
¿Emiten todas las obligaciones tributarias conforme a la ley? Si 1
¿La empresa aplica los reglamentos según la ley de consultorías? SI 1
ESTRUCTURA, ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN,
Y PERSONAL DE LA ENTIDAD
5 2
¿Esta adecuadamente estructurado las áreas de la empresa para su
buen servicio para los diferentes clientes?
Si 1
¿Se están cumpliendo las metas y objetivos planteados en el plan
estratégico?
No 0
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: AVSE Consultores/ Md. Auditoría gestión
P.T 2/2
89
3.3.1.1.1 Resultado
Tenemos un nivel de Confianza de 70% que es MODERADO según la tabla (76%-95%) y un
nivel de riesgo inherente del 30% que MODERADO según la tabla (49%-25%).
TABLA Nº 27.1 “Calculo de nivel de Confianza y Riesgo”
¿El personal entrega eficientemente los servicios de los clientes en
cuanto a las situaciones económicas, financieras, patrimoniales y
legales?
No 0
¿Se ha contratado personal con experiencia en el área operativa? NO 0
¿Existe una buena comunicación en el equipo de trabajo del área
operativa con los clientes?
SI 1
Calificación Total = CT 7
Ponderación Total = PT 10
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 7/10*100 = 70%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 70% = 20%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERAD
O
ALTO
15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 25%
76% - 95%
24% - 5%
ALTO MODERAD
O
BAJO
NIVEL DE RIESGO(100 –NC)
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: AVSE Consultores /Módulo de Auditoría de gestión
90
3.3.2 Determinación del nivel de confianza y riesgo
TABLA Nº 28 “Cálculo de nivel de confianza y riesgo de base legal”
TABLA Nº 28.1“Calculo de nivel de confianza y riesgo”
Calificación Total = CT 5
Ponderación Total = PT 5
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 5/5*100 = 100%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 100% = 0%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERAD
O
ALTO
15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 25%
76% - 95%
24% - 5%
ALTO MODERAD
O
BAJO
NIVEL DE RIESGO (100 –NC)
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: Módulo de auditoría de gestión
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: AVSE Consultores
P.T 2/3
91
3.3.3 Estructura, administrativa, organización, y personal de la empresa.
TABLA Nº 29 “Calculo de nivel de confianza y riesgo de estructura,
administrativa, organización y personal de la empresa.”
TABLA Nº 29 .1“Calculo de nivel de Confianza y Riesgo”
Calificación Total = CT 2
Ponderación Total = PT 5
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 2/5*100 = 40%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 40% = 60%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERAD
O
ALTO
15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 25%
76% - 95%
24% - 5%
ALTO MODERAD
O
BAJO
NIVEL DE RISESGO (100 –NC)
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: Módulo de Auditoría de Gestión
P.T 2/4
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
Fuente: AVSE Consultores
92
3.4. Análisis de riesgo y determinación del nivel de confianza
3.4.1 Matriz de riesgos por componentes
3.4.1.1 “Ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente”
TABLA Nº 30 “Matriz de riesgo ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente”
Matriz de riesgos
Problema: Ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente
Componente
Calificación del riesgo Calificación del riesgo Enfoque
Preliminar Inherente Fundamento De
control
Fundamento
Ineficiencia
en la entrega
oportuna del
servicio.
Bajo
-Falta de
mantenimient
o a las
computadoras
para su
cumplimiento
del servicio.
-Falta de
organización
a sus
programas de
actividades de
los servicios
de asesoría a
las diferentes
empresas
-Falta de
personal
capacitado
para el
cumplimiento
de sus
actividades
mensuales.
Bajo
-No se han seguido
procesos adecuados
para la
actualización del
sistema GALAC.
-No acatan las
disposiciones y
reglas
encomendadas
por la empresa
-No siguen las
políticas de
supervisión el
encargado de las
capacitaciones.
-Revisar
constantemente
los procesos
administrativos
en el sistema
para que la
información no
se pierda.
-Confirmar que
los
compromisos
con los clientes
se cumpla.
-Revisar que se
estén
cumpliendo las
capacitaciones
del personal.
P.T 3/1
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
FUENTE: AVSE Consultores
93
3.4.1.1.1 Determinación del nivel de riesgo y confianza
TABLA Nº 30.1 “Matriz de Ponderación de riesgo de ineficiencia en la entrega oportuna
del servicio al cliente.”
Matriz de ponderación de riesgos.
Controles claves Afirmación
afectada
Ponderación Calificación
Revisar la veracidad de su
información realizada en
el sistema.
Eficacia
10
5
Verificar la puntualidad de
los compromisos de los
servicios realizados.
Eficacia
Eficacia
10
8
Verificar la calidad del
servicio brindado a los
diferentes clientes.
Eficacia
Eficiencia
10
6
Verificar las
capacitaciones de personal
de la empresa para que
haya un buen desarrollo en
el trabajo realizado.
Eficacia
Eficiencia
10
8
Evaluar el cumplimiento
de las actividades
programadas.
Eficacia
Eficiencia
10
7
TOTAL: 50 34
ELABORADO POR: Jacqueline Calapcuha
FUENTE: AVSE Consultores
P.T 3/1.1
94
TABLA Nº 30.2 Cálculo de Nivel de confianza y riesgo de “Ineficiencia en la entrega
oportuna del servicio al cliente.
TABLA Nº 30.3 “Cálculo de nivel de confianza y riesgo”.
Resultado: Tenemos un nivel de confianza moderado 68%y un nivel de Riesgo Moderado
32% como podemos observar en la tabla.
Calificación Total = CT 34
Ponderación Total = PT 50
Nivel de confianza: NC = CT/PT*100 34/50*100 = 68%
Nivel de riesgo inherente: RI =100% - NC 100% - 60% = 32%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERAD
O
ALTO
15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 25%
76% - 95%
24% - 5%
ALTO MODERAD
O
BAJO
NIVEL DE RIESGO (100 –NC)
FUENTE: Datos de la tabla 27.2
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
P.T 3/1.2
95
3.4.1.2 Falta de personal con experiencia en el área operativa.
TABLA Nº 31 “Matriz de riesgo de falta de personal con experiencia en el área operativa”.
Matriz de Riesgos
Problema: Falta de personal con experiencia en el área operativo
Component
e
Calificación del riesgo Calificación del riesgo Enfoque
preliminar Inherente Fundamento De
control
Fundamento
Personal
con
experiencia
en el área
Operativo.
Bajo
-La falta de
conocimiento
en el manual
de
procedimiento
contable que
brinda la
empresa a su
personal.
-Falta de
experiencia en
el equipo
responsable
-Mala
selección del
personal.
Bajo
-No se ha seguido
una planificación
adecuada para la
revisión del
manual de
procedimiento
contable con el
respectivo
personal.
-Falta de
instrucciones por la
dirección a fin de
que el personal
cumpla con las
disposiciones
asignadas.
-Falta deun
proceso adecuado
a seguir para
selección de
personal que
indique que tiene
experiencia,
aptitudes,
actitudes o
carencias de orden
moral.
-Verificar si
todo lo realizado
están en orden y
de acuerdo al
manual de
procedimientos
contables.
-Analizar si
cuenta con
aptitudes o
sistemas que le
permitan
descubrir y
aprovechar las
oportunidades
que ofrece el
mercado.
-Constatar que
el personal si
cumplen con los
requisitos
requeridos.
FUENTE: AVSE Consultores Cía. Ltda.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
P.T 3/2
96
3.4.1.2.1 Determinación del nivel de riesgo y confianza.
TABLA Nº 31.1 “Matriz de ponderación de falta de personal con experiencia en el área
operativa”
Matriz de ponderación de riesgos.
Controles claves Afirmación
afectada
Ponderación Calificación
Analizar que el personal
contratado puede resolver
problemas y tomar
decisiones.
Eficacia
10
5
Verificar el nivel de
estudio al momento de
contratación.
Eficacia
10
7
Verificar si los recursos
estimados para el personal
cumplen con lo propuesto
el plan estratégico.
Eficacia
10
4
Determinar el grado de
cumplimiento de los
objetivos y actividades
planteados.
Eficacia
Eficiencia
10
8
Verificar si adoptan las
medidas correctivas
necesarias.
Eficiencia
10
5
TOTAL: 50 29
FUENTE: AVSE Consultores Cía. Ltda.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
P.T 3/2.1
97
TABLA Nº 31.2 Cálculo de nivel de confianza y riesgo de “Falta de personal con experiencia
en el área operativo”
TABLA Nº 31.3 “Calculo de nivel de confianza y riesgo”
Resultado: Tenemos un nivel de confianza moderado y un nivel de riesgo moderado como
podemos observar en la tabla.
Calificación Total = CT 29
Ponderación Total = PT 50
Nivel de confianza: NC = CT/PT*100 29/50*100 = 58%
Nivel de riesgo inherente: RI =100% - NC 100% - 58% = 42%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERAD
O
ALTO
15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 75%
76% - 95%
24% - 5%
ALTO MODERAD
O
BAJO
NIVEL DE RIESGO (100 –NC)
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
FUENTE: Matriz de ponderación de riesgos.
FUENTE: Datos de la tabla 28.2
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
P.T 3/2.2
98
3.4.1.3 Falta de un plan de marketing
TABLA Nº 32 “Matriz de riesgo falta de un plan de marketing”
Matriz de riesgos
Problema: Falta de un plan de marketing
Componente
Calificación del riesgo Calificación del riesgo Enfoque
preliminar Inhere
nte
Fundamento De
control
Fundamento
Falta de un
plan de
marketing
Bajo
-Falta de
planificación
por parte de la
directiva para
elaborar un
plan de
marketing.
-Falta de una
buena
administración
de los
Recursos
económicos de
la empresa.
-Falta de
utilización de
nuevas
estrategias
para vender el
servicio.
-Pérdida de
clientes.
Bajo
-La no aplicación
del presupuesto
para la
elaboración del
plan de
Marketing.
-No se ha seguido
las políticas de la
empresa y los
procesos a seguir
según las normas
de control interno
-No se acatan
responsabilidades
por parte del
responsable del
área.
-No cuentan con
ayuda para un
buen control para
su negociación.
- Revisar si los
diferentes estados
financieros se
están elaborando
correctamente.
-Revisar que
gastos se están
realizando.
-Revisar si se
están elaborando
correctamente las
conciliaciones
bancarias.
-Verificar que el
encargado del
área de negocios
implemente el
plan de marketing.
FUENTE: AVSE Consultores Cía. Ltda.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
P.T 3/3
99
3.4.1.3.1 Determinación del nivel de riesgo y confianza
TABLA Nº 32.1 “Matriz de riesgo de ponderación de falta de un plan marketing”
Matriz de ponderación de riesgos.
Controles claves Afirmación
afectada
Ponderación Calificación
Analizar si está dando
seguimiento a los clientes
de la empresa para su
servicio constante.
Eficacia
10
9
Verificar que gastos
innecesarios se están
realizando que perjudican
a la empresa
Eficacia
10
4
Determinar si el encargado
de realizar las
negociaciones con el
cliente utiliza técnicas
favorables y las adecuadas
para venderles el servicio
que ofrece AVSE.
Eficacia
Eficiencia
10
6
Constatar si tiene
capacitaciones en el
cargado del área de
negocios.
Eficacia
10
7
Verificar si está
cumpliendo con las metas
y las expectativas en
vender el servicio.
Eficacia
Eficiencia
10
6
TOTAL: 50 31
FUENTE: AVSE Consultores Cía. Ltda.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
P.T 3/3.1
100
TABLA Nº 32.2 Cálculo de nivel de confianza y riesgo de falta de un plan marketing
TABLA Nº 32.3 “Cálculo de nivel de confianza y riesgo”
FUENTE: Datos de la tabla 29.2
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
Resultado: tenemos un nivel de confianza moderado y un nivel de riesgo moderado como
podemos observar en la tabla.
Calificación Total = CT 30
Ponderación Total = PT 50
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 31/50*100 = 62%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 62% = 38%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERAD
O
ALTO
15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 25%
76% - 95%
24% - 5%
ALTO MODERAD
O
BAJO
NIVEL DE RIESGO (100 –NC)
FUENTE: AVSE Consultores Cía. Ltda.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
P.T 3/3.2
101
3.5 Programas de auditoría
3.5.1 Programas de auditoría ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente.
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
COMPONENTE: Ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente
ÁREA: Gerencia general FECHA:
OBJETIVO: Mejorar el servicio de la entrega de las actividades económicas de los 38
clientes que tiene AVSE Consultores.
N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
De Cumplimiento:
Verificar el objetivo de
eficiencia y eficacia de
los 38 clientes de la
empresa y si se
cumpliendo con lo
establecido el manual
de procedimiento
contable.
2
Determinar que se esté
ingresando diariamente
los archivos realizados
en el sistema contable.
3
Evidenciar la
puntualidad de los
compromisos de los
servicios realizados.
TABLA N.- 33 Programa de Auditoría
P.T 4/1
102
4
Determinar la calidad
del servicio brindado a
los diferentes clientes.
5
Sustantivas:
Verificar si el técnico
realiza mantenimientos
a las computadoras y a
los sistemas contables.
6
Verificar la puntualidad
de los compromisos de
los servicios realizados.
7
Verificar la calidad del
servicio brindado a los
diferentes clientes.
8
Evaluar el
cumplimiento de las
actividades
programadas
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
FUENTE: Manual de auditoría de gestión.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
103
3.5.2 Programas de auditoría falta de personal con experiencia en el área operativa
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
COMPONENTE: Falta de personal con experiencia en el área operativo
ÁREA: Operativo FECHA:
OBJETIVO: Contar con personal capacitado para optimizar los procesos de entrega de los
servicios, capacitando al personal operativo con los conocimientos y actualizaciones
necesarias , el presupuesto estimado en el plan de capacitaciones es de $ 1920.00
N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
De Cumplimiento:
Verificar el objetivo de
eficiencia y eficacia del
presupuesto para las
capacitaciones del personal.
2
Verificar mecanismos de
evaluación para la selección del
personal.
3
Verificar que en el proceso de
la entrevista al empleado,
cumpla con los requisitos
exigidos para el desempeño del
cargo.
4
Verificar que los trabajadores
de nuevo ingreso cuenten con
toda la información del trabajo
que van a ejecutar.
TABLA N.- 34 programa de auditoría
P.T 4/2
104
5
Sustantivas:
Analizar la participación del
personal a las capacitaciones.
6
Analizar si la empresa cuente
con un plan de capacitación que
ayude a mejorar la experiencia
del personal.
7
Analizar si la empresa cuenta con
algún procedimiento para la
ejecución contable que facilite al
personal nuevo.
8
Analizar si el personal del área
operativa cumple con los
objetivos de la empresa.
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
FUENTE: Manual de Auditoría de Gestión.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
105
3.5.3 Programas de auditoría falta de un plan de marketing
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
COMPONENTE: Falta de un plan de marketing
ÁREA : Negocio FECHA:
OBJETIVO: Comprender el motivo de que la empresa no cuenta con un Plan de Marketing, que
les permite de una forma sistemática y organizada la definición de los objetivos a cumplir en un
determinado periodo.
N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
De Cumplimiento:
Determinar la situación
económica de la empresa.
2
Determinar cómo se da a
conocer en el mercado
potencial sin un plan de
marketing
3
Determinar la participación
en el entorno empresarial.
4 Verificar que el gerente de
negocio tenga poder de
decisión para elaborar un plan
de marketing.
TABLA N.- 35 programa de auditoría
P.T 4/3
106
5
Sustantivas:
Verificar el análisis del
presupuesto.
6
Verificar si en verdad no
cuenta con un plan de
marketing.
7
Analizar la causa de que no
cuenten con un plan de
marketing.
8
Recomendar que implemente
el plan de marketing y lo
ejecuten.
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
FUENTE: Manual de Auditoría de Gestión.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
107
MARCAS DE AUDITORIA
Las marcas de auditorías son claves o símbolos que incluye en los expedientes de papeles de
trabajo en una auditoría y se utilizan para identificar y relacionar la documentación generada en
las revisiones que permitan llevar un orden y control de los trabajos realizados.
TABLA Nº 36 MARCAS DE AUDITORÍA A UTILIZAR.
SIGNIFICADO MARCAS
Revisado o verificado √
Sumas verificadas ^ No reúne requisitos Ø No existe documentación
Ο Corrección realizada
µ Sustentado con evidencia
Ω
No reúne requisitos.
P.T 4/4
108
FASE 3.- EJECUCIÓN
TABLA N.- 37 Programa de trabajo ejecución
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Periodo del 1de enero al 31 de marzo del 2013
OBJETIVO:
En esta etapa se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla
los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad
(suficiente, competente, pertinente y relevante), basada en los criterios de auditoría y
procedimientos definidos en cada programa, que sustentan las conclusiones y
recomendaciones de los informes. N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
Aplicación de
programa de trabajo
J.C
P.T 003
P.T 004
P.T 005
15/03/2013 16/03/2013 17/03/2013
2
Obtención de
evidencia
J.C
P.T001-1/1 P.T001-1/1.1 P.T004 -1/1 P.T004-1/1.1
15/02/2013
3
Desarrollo de
hallazgos por
componentes
J.C
P.T 3/1 P.T 3/1.1 P.T 3/1.2
15/03/2013
4
Coordinación y
superación
J.C
P. T 006-1/1
15/03/2013
5 Definición de la
estructura del informe
J.C P. T 006-1/1 20/03/2013
6 Redacción del
informe
J.C P. T 006-1/1 20/03/2013
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
P.T 002
109
3.6 Aplicación de programa de trabajo
3.6.1 Programas de auditoría de “Ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al
cliente.”
TABLA Nº 38 programa de auditoría
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
ROGRAMA DE AUDITORÍA
COMPONENTE: Ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente
ÁREA: Gerencia General FECHA: 15 de Marzo del 2013
OBJETIVO: Mejorar el servicio de la entrega de las actividades económicas de los 38
clientes que tiene AVSE Consultores. N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
De Cumplimiento:
Verificar el objetivo de
eficiencia y eficacia de los
38 clientes de la empresa y
si se cumpliendo con lo
establecido el manual de
procedimiento contable.
J.C
P.T 1/1
P.T 1/1.1
P.T 1 /2
P.T 1 /2.1
15/03/13
2
Determinar que se esté
ingresando diariamente
los archivos realizados
en el sistema contable.
J.C
P.T 2/1 P.T 2/2 P.T 2/3 P.T 2/4
15/03/13
No existe
documento de
estados
económicos de 5
clientes.
3
Evidenciar la
puntualidad de los
compromisos de los
servicios realizados.
J.C
P.T 3/1 P.T 3/2 P.T 3/2.2
15/03/13
P.T
003
110
4
Determinar la calidad del
servicio brindado a los
diferentes clientes.
J.C
P.T 4/1 P.T 4/2 P.T 4/2.2 P.T 4/3 P.T 4/3.1 P.T 4/3.2 P.T 4/3.3 P.T 4/3.4 P.T 4/3.5 P.T 4/3.6
15/03/13
5
Sustantivas:
Verificar si el técnico
realiza mantenimientos a
las computadoras y a los
sistemas contables.
J.C
P.T 5/1
15/03/13
6
Verificar la puntualidad
de los compromisos de
los servicios realizados.
J.C
P.T 6/1
15/03/13
7
Verificar la calidad del
servicio brindado a los
diferentes clientes.
J.C
P.T 7/1
15/03/13
8
Evaluar el cumplimiento
de las actividades
programadas
J.C
P.T 8/1 15/03/13
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
FUENTE: Manual de auditoría de gestión.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
111
3.6.1.1 Objetivo operativo mensual:
Asegurar el cumplimiento de la entrega de actividades económicas de los 38 clientes que cuenta
la empresa AVSE, teniendo como planificación un ingreso mensual de 20376.49
3.6.1.2 Indicador de eficacia:
Se entregó 33 actividades económicas a los clientes de AVSE Consultores durante el tercer mes
del año 2013.
Fórmula: E = logrado/planificado x 100
3.6.1.2.1 Evaluación del indicador: Variable de eficacia
E = logrado/planificado x 100
E = 33/38*100
E = 86%
3.6.1.3 Indicador de eficiencia:
Total de dólares de actividades económicas realizadas por la consultora AVSE en el tercer mes
del año 2013.
Fórmula: e = Ejecutado/presupuestado x 100
3.6.1.3.1 Evaluación del indicador: Variable de eficiencia
e = Ejecutado/presupuestado x 100
e = 14860.54/17112.16*100
e = 86%
P.T 1/1
112
3.6.1.4 Brecha
Indicador de eficacia:
Brecha= Lo planificado – lo ejecutado
B=100%-86%
B= 14%
Indicador de eficiencia.
Brecha= Lo planificado – lo ejecutado
B=100%-86%
B= 14%
3.6.1.4.1 Análisis de la brecha:
Eficacia:
El resultado de la brecha es desfavorable del 86% en el indicador de eficacia, debido a que no
se ha podido lograr el 100% de las actividades planificadas de la entrega de los resultados
económicos de los clientes por que el personal del área operativa ha tenido exceso de trabajo
acumulado.
Eficiencia:
El resultado del indicador de eficiencia es una brecha desfavorable del 14% por la falta de
organización, y se ha podido lograr ejecutar de las 38 solo 33 clientes, cada servicio tiene un
costo de 450.32 que da un total de 14860.54 dólares. Se puede concluir que por la ineficiencia
en la entrega de los servicios económicos, se da un incumplimiento de los objetivos
operacionales.
P.T 1/1.1
113
PAPELES DE TRABAJO
AVSE CONSULTORES
Manual de Procedimientos Contables Introducción Iturralde & Guerrero Cia. Ltda., empresa cuya actividad es el manejo de contabilidad
externa (outsoursing contable) realiza frecuentemente una serie de actividades financieras, operativas propias y de clientes externos, que ameritan ser controladas, codificadas y
registradas para posteriormente efectuar la rendición de cuentas. En ese sentido, desde
sus inicios, la entidad ha venido desarrollando una serie de instrumentos dirigidos a eficientizar la acción del recurso humano responsable de efectuar las labores financieras, administrativas y de registros contables, cuya finalidad está orientada a lograr un alto
grado de eficacia en el control de las operaciones propias y de terceros. De ahí que,
instrumentos como los procedimientos para codificar cuentas, efectuar el ciclo contable, realizar ajustes, estructurar los estados financieros, entre otros, constituyen la base fundamental para que el personal del Departamento de Contabilidad, lleve a cabo su labor de manera consistente, oportuna y razonable.
Procedimientos para la Codificación de Cuentas El ciclo contable está compuesto por una serie de pasos que el personal del departamento de contabilidad de la entidad llevará a cabo, con el propósito de cumplir con la responsabilidad de validar informaciones, registrarlas en los diferentes libros y posteriormente presentar de forma resumida los estados financieros básicos o secundarios requeridos tanto por la gerencia, clientes como por los entes externos facultados para ello. Para lograr lo antes expuesto, el departamento de contabilidad (AVSE), codificará las transacciones llevadas a cabo durante su proceso operativo, conforme el presente procedimiento.
Objetivo Lograr que todas las transacciones ejecutadas y registradas por AVSE, sean propias o de nuestros clientes de contabilidad, sean codificadas previo a su registro, aplicando para ello los instrumentos de control requeridos, como sellos de responsabilidad, claves de acceso
al sistema contable independiente por operador.√
√ Revisado o verificado
P.T 1/2
114
Área responsable de la aplicación Departamento de Contabilidad.
Cuando se codifica una transacción En el momento de reconocer la obligación o el derecho adquirido y cuando se recibe o aplica efectivo.
Pasos relacionados con clientes externos sin manejo de operaciones in-House 1. El departamento de contabilidad, solicitará la documentación de soporte de todas las actividades económicas, con 10 días de anterioridad la declaración de impuestos como
mínimo, de manera escrita y clara para el cliente.√
2. Se revisará la información proporcionada por el cliente que mínimo deberá contener lo siguiente:
a. Facturación Secuencial
b. Retenciones de Clientes adjunto a cada factura de venta que haya sido retenida
c. Comprobantes de Egreso, o documento de pago al proveedor
d. Factura que sustente el pago
e. Retenciones a proveedores adjunta a cada juego
f. Retenciones en orden secuencial
g. Estados de cuenta bancarios
h. Contratos que se hayan realizado dentro del mes sujeto a contabilidad
i. Recaps Tarjetas de Crédito, vouchers por lote, retenciones de tarjetas de crédito
j. Planillas de IESS y comprobantes de pago
k. Roles de Pago
3. Concluidas las acciones (1) y (2) el encargado de contabilidad o el analista autorizado, procede a registrar las transacciones en el Diario General, para lo que aplicará el procedimiento que rige el ciclo contable.
4. Fin del procedimiento.
√ = Revisado o verificado
P.T 1/2.1
115
Sistema GALAC
ΩSustentado con evidencia
P.T 2/1
116
TALON RESUMEN DE ANEXO TRASACCIONAL SERVUCIO DE RENTAS INTERNAS – RIG AVSE CONSULTORES RUC: 1792179122001 Periodo: Marzo - 2013
P.T 2/2
Ω Sustentado con evidencia
√ Revisado o verificado
√
117
N.- CLIENTE RUC DIA/DECL. CONTRIBUYENTE
1 TORRES CIA. LTDA. 1792405114001 10 SOCIEDAD
2 ASOCIACION CTAS EN PARTI. ICOUTURE
1792363837001 14 SOCIEDAD
3 ARCALGLASS 1792297745001 16 SOCIEDAD
4 CONSTRUCTORA INMOLOMOND 1792343372001 22 SOCIEDAD
5 CRANEX REPRESENTACIONES Y SERVICIOS CIA. LTDA.
1791277325001 12 SOCIEDAD
6 AEROLIDER SERVICIOS Y MANTENIMIENTO CIA. LTDA.
1791362225001 12 SOCIEDAD
7 VIDRIOS Y ESPEJOS ARCOS CALIXTO ARCAL CIA. LTDA.
1790826929001 12 SOCIEDAD
8 ASOCIACION O CTAS. EN PARTICIPACION CHAVEZ RIVERA
1792348749001 16 SOCIEDAD
9 SETEC S.A. 1791259157001 18 SOCIEDAD
10 ALLMOTOR S.A. 1792172969001 20 SOCIEDAD
11 TECNILIBRO 1791479770001 22 SOCIEDAD
12 EL FRISO 1791359445001 16 SOCIEDAD
13 PANISUR CIA.LTDA. 1791312082001 24 SOCIEDAD
14 MADERISEÑO 1792012724001 12 SOCIEDAD
15 LUMINARIAS DEL ECUADOR LUMILED CIA. LTDA
1792389283001 24 SOCIEDAD
16 AMPIVISION ANDES CONSULTING CIA. LTDA.
1792087252001 18 SOCIEDAD
17 DELEC CIA. LTDA. 1792797189001 24 SOCIEDAD
18 DISARTES DISEÑO ARTE Y DECORACION CIA. LTDA.
1790540774001 22 SOCIEDAD
19 GUIA DE TRIBUTACION GNT LTDA.
1792174511001 10 SOCIEDAD
20 KING Y ARMENDARIS CAPACITACION Y SERVICIOS CIA.
1792205220001 12 SOCIEDAD
21 NUIT Y FETE PRODUCCIONES CIA. LTDA.
1792135141001 16 SOCIEDAD
PT. 2/3 AVSE CONSULTORES
LISTA DE CLIENTES RUC: 1792179122001
No reúne requisito
Sustentado con evidencia
118
22 AEROLIDER SERVICIOS Y MANTENIMIENTO CIA. LTDA.
1791362225001 12 SOCIEDAD
23 CHEVYCON 1790653072001 22 SOCIEDAD
24 ITURRALDE Y GUERRERO 1792179122001 12 SOCIEDAD
25 AMAEBI CIA. LTDA 1792012511001 10 SOCIEDAD
26 SANCHEZ DE LA BASTIDA DANIEL ALFONSO
1792230192001 26 SOCIEDAD
27 SUAREZ Y ALTAMIRANO CIA. LTDA
1791584879001 22 SOCIEDAD
28 VILLAMAR CAICEDO CARLOS ALEXANDER
1791150708001
28 SOCIEDAD
29 ARCOS DANIEL 1791956917001 10 SOCIEDAD
30 MARIA REGINA ULLOA VELEZ 1791011625001 12 SOCIEDAD
31 DIEGO SANCHEZ 1791086237001 14 SOCIEDAD
32 CHAVEZ RIVERA FRANCISCO JAVIER
1791638634001 14 SOCIEDAD
33 BUCHELI ESPERANZA DE LAS MERCEDES
1792589564001 20 SOCIEDAD
34 SERVICIOS INTEGRALES AEREOS INTEGROAEREO S.A
1792155673001 22 SOCIEDAD
35 CONJUNTO RESIDENCIAL SAN PABLO
1792206464001 20 SOCIEDAD
36 HERMANOS HERNANDEZ CIA. LTDA.
1792113973001 22 SOCIEDAD
37 FUENTES TAMAYO ANGELA ROSANNA
1791628759001 18 SOCIEDAD
38 ARIAS BURNEO JORGE RODRIGO 1792239200001 28 SOCIEDAD
No reúne requisitos
119
AVSE CONSULTORES - RUC 1792179122001
Ventas Resumidas (Todos los
Clientes)
Pág. 1
Fecha de Registro del 01/03/2013 al 30/03/2013
Emitido el 29/04/2012 a las 9:51:03 Ventas que Sustentan Crédito Tributario
Fecha Fecha
de Registro de Emisión No Serie No Identificación Monto Exento Base
Imponible Monto Iva Tota Factura V/ RET. 03/03/2012 03/03/2012 001-001-000001303 Ruc-1792405114001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
03/03/2012 03/03/2012 001-001-000001304 Ruc-1792363837001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
03/03/2012 03/03/2012 001-001-000001305 Ruc-1792297745001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
04/03/2012 04/03/2012 001-001-000001306 Ruc-1792343372001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
04/03/2012 04/03/2012 001-001-000001307 Ruc-1791277325001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
04/03/2012 04/03/2012 001-001-000001308 Ruc-1791362225001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
05/03/2012 05/03/2012 001-001-000001309 Ruc-1790826929001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
06/03/2012 06/03/2012 001-001-000001310 Ruc-1792348749001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
07/03/2012 07/03/2012 001-001-000001311 Ruc-1791259157001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
07/03/2012 07/03/2012 001-001-000001312 Ruc-1792172969001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
07/03/2012 07/03/2012 001-001-000001313 Ruc-1792155673001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
07/03/2012 07/03/2012 001-001-000001314 Ruc-1791359445001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
08/03/2012 08/03/2012 001-001-000001315 Ruc-1791312082001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
08/03/2012 08/03/2012 001-001-000001316 Ruc-1792012724001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
08/03/2012 08/03/2012 001-001-000001317 Ruc-1792389283001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
√ Revisado o verificado Ω Sustentado con evidencia
PT 3/1
√
120
08/03/2012 08/03/2012 001-001-000001318 Ruc-1792087252001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
08/03/2012 08/03/2012 001-001-000001319 Ruc-1792206464001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
09/03/2012 09/03/2012 001-001-000001320 Ruc-1790540774001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
10/03/2012 10/03/2012 001-001-000001321 Ruc-1792174511001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
11/03/2012 11/03/2012 001-001-000001322 Ruc-1792205220001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
12/03/2012 12/03/2012 001-001-000001323 Ruc-1791277325001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
13/03/2012 13/03/2012 001-001-000001324 Ruc-1792135141001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
14/03/2012 14/03/2012 001-001-000001325 Ruc-1790653072001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
14/03/2012 14/03/2012 001-001-000001326 Ruc-1792179122001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
14/03/2012 14/03/2012 001-001-000001327 Ruc-1792012511001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
15/03/2012 15/03/2012 001-001-000001328 Ruc-1792113973001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
16/03/2012 16/03/2012 001-001-000001329 Ruc-1791584879001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
17/03/2012 17/03/2012 001-001-000001330 Ruc-1792239200001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
18/03/2012 18/03/2012 001-001-000001331 Ruc-1791956917001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
19/03/2012 19/03/2012 001-001-000001332 Ruc-1791011625001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
24/03/2012 24/03/2012 001-001-000001333 Ruc-1791086237001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
25/03/2012 25/03/2012 001-001-000001334 Ruc-1791638634001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
28/03/2012 28/03/2012 001-001-000001335 Ruc-1792589564001 0.00 450.32 54.04 504.36 9.01
TOTAL 14860.54 1783.26 16643.80 281.21
√ Revisado o verificado Ω Sustentado con evidencia
PT 3/1.1
√
121
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA
CONTROL DE ENTREGA DE LAS ACTIVIDADES
ECONÓMICAS
N.- CLIENTE RUC DIA CONTRIBUYENTE AUXILIARES FECHA DE ENTREGA
FECHA RECIBIDA
1 TORRES CIA. LTDA. 1792405114001 10 SOCIEDAD DARIO VALLEJO 20/04/2013 22/04/2013
2 ASOCIACION CTAS EN PARTI. ICOUTURE
1792363837001 14 SOCIEDAD DARIO VALLEJO 20/04/2013 22/04/2013
3 ARCALGLASS 1792297745001 16 SOCIEDAD DARIO RIVERA 20/04/2013 22/04/2013
4 CONSTRUCTORA INMOLOMOND 1792343372001 22 SOCIEDAD DARIO RIVERA 20/04/2013 22/04/2013
5 CRANEX REPRESENTACIONES Y SERVICIOS CIA. LTDA.
1791277325001 12 SOCIEDAD KARINA NAVARRO 20/04/2013 22/04/2013
6 AEROLIDER SERVICIOS Y MANTENIMIENTO CIA. LTDA.
1791362225001 12 SOCIEDAD KARINA NAVARRO 20/04/2013 22/04/2013
7 ALLMOTOR S.A. 1792172969001 20 SOCIEDAD KARINA NAVARRO 20/04/2013 22/04/2013
8 SERVICIOS INTEGRALES AEREOS INTEGROAEREO S.A
1792155673001 22 SOCIEDAD KARINA NAVARRO 20/04/2013 22/04/2013
9 VIDRIOS Y ESPEJOS ARCOS CALIXTO ARCAL CIA. LTDA.
1790826929001 12 SOCIEDAD PAMELA QUISPE 20/04/2013 22/04/2013
10 ASOCIACION O CTAS. EN PARTICIPACION CHAVEZ RIVERA
1792348749001 16 SOCIEDAD PAMELA QUISPE 20/04/2013 22/04/2013
11 SETEC S.A. 1791259157001 18 SOCIEDAD PAMELA QUISPE 20/04/2013 22/04/2013
12 EL FRISO 1791359445001 16 SOCIEDAD MONICA ENRIQUEZ 20/04/2013 22/04/2013
√
P.T 3/2
√ Revisado o verificado Ω Sustentado con evidencia
122
13 PANISUR CIA.LTDA. 1791312082001 24 SOCIEDAD WALTER CONSTANTE 20/04/2013 22/04/2013
14 MADERISEÑO 1792012724001 12 SOCIEDAD WALTER CONSTANTE 20/04/2013 22/04/2013
15 LUMINARIAS DEL ECUADOR LUMILED CIA. LTDA
1792389283001 24 SOCIEDAD WALTER CONSTANTE 20/04/2013 22/04/2013
16 AMPIVISION ANDES CONSULTING CIA. LTDA.
1792087252001 18 SOCIEDAD CINTHIA VALLADARES 20/04/2013 21/04/2013
17 CONJUNTO RESIDENCIAL SAN PABLO
1792206464001 20 SOCIEDAD CINTHIA VALLADARES 20/04/2013 21/04/2013
18 DISARTES DISEÑO ARTE Y DECORACION CIA. LTDA.
1790540774001 22 SOCIEDAD CINTHIA VALLADARES 20/04/2013 21/04/2013
19 GUIA DE TRIBUTACION GNT LTDA. 1792174511001 10 SOCIEDAD CINTHIA VALLADARES 20/04/2013 21/04/2013
20 KING Y ARMENDARIS CAPACITACION Y SERVICIOS CIA.
1792205220001 12 SOCIEDAD EDISON JAMI 20/04/2013 22/04/2013
21 NUIT Y FETE PRODUCCIONES CIA. LTDA.
1792135141001 16 SOCIEDAD EDISON JAMI 20/04/2013 22/04/2013
22 AEROLIDER SERVICIOS Y MANTENIMIENTO CIA. LTDA.
1791362225001 12 SOCIEDAD KARINA NAVARRO 20/04/2013 22/04/2013
23 CHEVYCON 1790653072001 22 SOCIEDAD KARINA NAVARRO 20/04/2013 22/04/2013
24 MARIA REGINA ULLOA VELEZ 1791011625001 12 SOCIEDAD KARINA NAVARRO 20/04/2013 22/04/2013
25 DIEGO SANCHEZ 1791086237001 14 SOCIEDAD KARINA NAVARRO 20/04/2013 22/04/2013
26 ITURRALDE Y GUERRERO 1792179122001 12 SOCIEDAD VENUS VALENCIA 20/04/2013 22/04/2013
27 AMAEBI CIA. LTDA 1792012511001 10 SOCIEDAD VENUS VALENCIA 20/04/2013 22/04/2013
28 HERMANOS HERNANDEZ CIA. LTDA.
1792113973001 22 SOCIEDAD VENUS VALENCIA 20/04/2013 22/04/2013
29 SUAREZ Y ALTAMIRANO CIA. LTDA
1791584879001 22 SOCIEDAD ANDREA CARPIO 20/04/2013 22/04/2013
30 ARIAS BURNEO JORGE RODRIGO 1792239200001 28 SOCIEDAD ANDREA CARPIO 20/04/2013 22/04/2013
31 ARCOS DANIEL 1791956917001 10 SOCIEDAD ANDREA CARPIO 20/04/2013 22/04/2013
32 CHAVEZ RIVERA FRANCISCO JAVIER
1791638634001 14 SOCIEDAD EUGENIA GUARTANBEL 20/04/2013 22/04/2013
P.T 3/2.1
123
33 BUCHELI ESPERANZA DE LAS MERCEDES
1792589564001 20 SOCIEDAD EUGENIA GUARTANBEL 20/04/2013 22/04/2013
34 FUENTES TAMAYO ANGELA ROSANNA
1791628759001 18 SOCIEDAD EUGENIA GUARTANBEL 20/04/2013 X/E
35 TECNILIBRO CIA. LTDA 1791479770001 22 SOCIEDAD DARIO VALLEJO 20/04/2013 X/E
36 DELEC CIA. LTDA. 1792797189001 24 SOCIEDAD WALTER CONSTANTE 20/04/2013 X/E
37 SANCHEZ DE LA BASTIDA DANIEL ALFONSO
1792230192001 26 SOCIEDAD CINTHIA VALLADARES 20/04/2013 X/E
38 VILLAMAR CAICEDO CARLOS ALEXANDER
1791150708001 28 SOCIEDAD ANDREA CARPIO 20/04/2013 X/E
Ο No existe documentación
P.T 3/2.2
124
Acta de entrega recepción de documentos de las actividades económicas de los clientes
de la empresa.
P.T 4/1
Sustentado con evidencia
√
√
√
√
√
√
√
√ Revisado o verificado
a
125
TECNISERVICIOS CHEVYCON
CONCILIACION BANCARIA
BANCO GUAYAQUIL
MES MARZO 2013
SALDO FINAL SEGÚN MAYOR -14.384,77
(+) CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS
CONCEPTO CHEQUE
N° FECHA VALOR
TOTAL -
(+) NOTAS DE CREDITO
CONCEPTO N° FECHA VALOR
DEPOSITO 925576 05/03/2012
300,00
PAGO A TERCEROS 08/03/2012
250,52
PAGO A TERCEROS 12/03/2012 40.000,00
PAGO A TERCEROS 08/02/2012
8.835,94
PAGO A TERCEROS 09/02/2012 72.000,00
PAGO A TERCEROS 28/02/2012 66.314,11
PAGO A TERCEROS 09/01/2012
88,95
PAGO ATERCEROS 10/01/2012 70.000,00
PAGOA TERCEROS 11/01/2012 47.680,96
PAGOA TERCEROS 20/01/2012 49.500,00
PAGO A TERCEROS 19/01/2012
3.299,36
TOTAL 358.269,84
(-) DEPOSITOS EN TRANSITO
CONCEPTO N° FECHA VALOR
-
TOTAL -
(-) NOTAS DE DEBITO
CONCEPTO N° FECHA VALOR
2011100040008 259893 10/01/2012
143,83
FC2011 004-5100040008 260002 10/01/2012 18.215,07
FC 111005-5100040008 26013 10/01/2012 12.238,18
CONCILIACION BANCARIA DE CHEVYCON CLIENTE DE AVSE
P.T 4/2
126
FC20111005-510004008 260103 10/01/2012
2.449,92
FC 2011006-5100040008 260191 10/01/2012 10.169,94
20111007-5100040008 260312 10/01/2012
4.373,91
20111010-510004008 260482 10/01/2012
1.706,57
201111011-5100040008 260599 10/01/2012 20.846,41
20111011-5100040008 260599 11/01/2012
1.705,87
20111012-5100040008 260716 11/01/2012 22.521,58
2011013-5100040008 260818 11/01/2012
931,25
20111014-5100040008 260911 11/01/2012
3.163,15
2580352032-7 25/01/2012
1.089,89
9580352509-4 25/01/2012
475,92
9580353015-8 25/01/2012
1.520,85
9580353755-7 25/01/2012
1.503,03
9580351445-6 25/01/2012
1.851,06
9580354381-10 25/01/2012
6.091,95
9580355131-7 25/01/2012
1.575,38
9580355212-9 25/01/2012
2.519,10
9580355981-8 25/01/2012
2.910,29
9580356612-11 25/01/2012 14.709,96
9580356927-9 25/01/2012
3.664,22
ARANCELES ADUANEROS 27/01/2012
4.205,94
20111101-5100040008 262404 10/02/2012
5.342,80
20111107-5100040008 262528 10/02/2012
8.251,79
20111108-5100040008 262646 10/02/2012
3.300,55
20111109-5100040008 262768 10/02/2012
6.749,89
20111110-5100040008 262883 10/02/2012
5.623,19
20111111-5100040008 262989 10/02/2012
6.779,29
20111114-5100040008 263124 10/02/2012 41.977,77
20111115-5100040008 2632246 10/02/2012 20.382,84
2011116-5100040008 263337 27/02/2012
310,95
P.T 4/2.1
127
9580362029-11 263337 28/02/2012
4.367,13
9580363173-8 2635570 28/02/2012
2.628,73
9580363207-13 263679 28/02/2012
3.655,68
9580364185-13 263798 28/02/2012
4.792,73
9580364378-12 263912 28/02/2012
6.754,63
9580365014-15 264009 28/02/2012
7.727,73
95800365470-8 264145 28/02/2012
3.066,73
9580365888-6 264280 28/02/2012
2.146,83
9580366069-24 264426 28/02/2012 19.336,53
9580366894-12 264576 28/02/2012
3.127,31
COMISION CHE DEVUELTO TRANSF 06/03/2012
2,79
20111206-5100040008 264834 12/03/2012
1.426,98
20111206-5100040008 264839 12/03/2012
6.505,03
20111206-5100040008 264839 12/03/2012
597,77
20111207-5100040008 264924 12/03/2012
5.238,07
20111208-5100040008 265004 12/03/2012
6.167,13
20111209-5100040008 265100 12/03/2012 27.997,03
PAGO PRESTAMO MG-DISTR 265208 13/03/2012 10.188,67
PAGO PRESTAMO MG-DISTR 265100 13/03/2012 12.134,22
PAGO PRESTAMO MG-DISTR 265357 13/03/2012
951,74
PAGO PRESTAMO MG-DISTR 265296 13/03/2012
1.270,79
PAGO PRESTAMO MG-DISTR 265446 13/03/2012
6.847,27
TOTAL 376.233,86
SUMAN SALDO CONCILIADO (32.348,79)
SALDO FINAL SEGÚN BANCO (32.348,79)
DIFERENCIA -
Elaborado por: Aprobado por:
ANDREA GUERRERO Silvia Iturralde
P.T 4/2.2
128
BALANCE DE COMPROBACION DE CHEVYCON CLIENTE DE AVSE
CHEVYCON
Pág. 1
RUC 1790653072001
Balance de Comprobación DEL 01/03/2013 AL 31/03/2013
Emitido el 24/04/2013 a las 13:13:17
Nombre de La Cuenta Saldo Inicial Monto Debe
Monto Haber Saldo Actual
1 – ACTIVOS 1.1 - ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 - ACTIVO DISPONIBLE 1.1.1.01 - CAJA Y BANCOS 1.1.1.01.02 - BANCOS 1.1.1.01.02.001 - Banco de Guayaquil
(13.127,17)
0,00 1.257,60 (14.384,77)
TOTAL BANCOS (13.127,17) 0,00 1.257,60 (14.384,77)
TOTAL CAJA Y BANCOS (13.127,17) 0,00 1.257,60 (14.384,77)
TOTAL ACTIVO DISPONIBLE (13.127,17)
0,00 1.257,60 (14.384,77)
1.1.2 - ACTIVO EXIGIBLE 1.1.2.01 - CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR 1.1.2.01.01 - CLIENTES 1.1.2.01.01.001 - Cuentas por Cobrar Urgenpartes 1.542.659,28 0,00 0,00 1.542.659,28
1.1.2.01.01.002 - Cuentas por Cobrar Construhorizon 1.159.233,79
0,00 0,00 1.159.233,79
TOTAL CLIENTES 2.701.893,07 0,00 0,00 2.701.893,07
TOTAL CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR 2.701.893,07 0,00 0,00 2.701.893,07
1.1.2.02 - PROVISION CUENTAS INCOBRABLES 1.1.2.02.01 - PROVISION CUENTAS INCOBRABLES 1.1.2.02.01.001 - Provision Cuentas Incobrables
(27.245,40)
0,00 0,00 (27.245,40)
TOTAL PROVISION CUENTAS INCOBRABLES (27.245,40)
0,00 0,00 (27.245,40)
TOTAL PROVISION CUENTAS INCOBRABLES (27.245,40) 0,00 0,00
1.1.2.04 - OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1.1.2.04.01 - OTRAS CUENTAS POR COBRAR
P.T 4/3
129
1.1.2.04.01.001 - Garantias Pagadas 3.000,00 0,00 0,00 3.000,00
1.1.2.04.01.006 - Cuentas por Cobrar GM 129.503,98 0,00 0,00 129.503,98
1.1.2.04.01.007 - Cuentas por Cobrar 2010 226.531,39 0,00 0,00 226.531,39
TOTAL OTRAS CUENTAS POR COBRAR 359.035,37
0,00 0,00 359.035,37
TOTAL OTRAS CUENTAS POR COBRAR 359.035,37 0,00 0,00 359.035,37
1.1.2.06 - CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR 1.1.2.06.01 - CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA 1.1.2.06.01.002 - IVA Credito Tributario
58.384,45
54,00 0,00 58.438,45
TOTAL CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA E 58.384,45 54,00 0,00 58.438,45
TOTAL CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR 58.384,45
54,00 0,00 58.438,45
1.1.2.07 - CREDITO TRIBUTARIO IMPUESTO A LA RENTA 1.1.2.07.01 - IMPUESTO SOBRE LA RENTA 1.1.2.07.01.001 - Impuesto sobre la renta
79.843,87
0,00 0,00 79.843,87
TOTAL IMPUESTO SOBRE LA RENTA 79.843,87 0,00 0,00 79.843,87
1.1.2.07.02 - IMPUESTOS ANTICIPADOS 1.1.2.07.02.001 - Impuestos anticipados
12.529,18
0,00 0,00 12.529,18
TOTAL IMPUESTOS ANTICIPADOS 12.529,18 0,00 0,00 12.529,18
TOTAL CREDITO TRIBUTARIO IMPUESTO A LA R 92.373,05
0,00 0,00 92.373,05
TOTAL ACTIVO EXIGIBLE 3.184.440,54
54,00 0,00 3.184.494,54
1.1.3 - ACTIVO REALIZABLE 1.1.3.03 - INVENTARIO MERCADERIAS 1.1.3.03.01 - MERCADERIAS 1.1.3.03.01.001 - Inventario Linea GM USA 70,62 0,00 0,00 70,62
1.1.3.03.01.002 - Inventario Linea GM Venezuela 50.602,38 0,00 0,00 50.602,38
1.1.3.03.01.003 - Inventario Linea GM Isuzu 151.567,78 0,00 0,00 151.567,78
1.1.3.03.01.004 - Inventario Linea GM Chevy Brasil 74.796,92 0,00 0,00 74.796,92
1.1.3.03.01.005 - Inventario Linea GM Susuki 61.699,21 0,00 0,00 61.699,21
1.1.3.03.01.006 - Inventario Linea GM Varios 56.487,65 0,00 0,00 56.487,65
P.T 4/3.1
130
CHEVYCON
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Balance de Comprobación DEL 01/03/2013 AL 31/03/2013
Emitido el 24/04/2013 a las 13:13:17
Nombre de La Cuenta Saldo Inicial Monto Debe
Monto Haber Saldo Actual
1.1.3.03.01.007 - Inventario Linea GM Korea 56.681,48 0,00 0,00 56.681,48
1.1.3.03.01.008 - Importaciones en Transito 363.971,06
0,00 0,00 363.971,06
TOTAL MERCADERIAS 815.877,10 0,00 0,00 815.877,10
TOTAL INVENTARIO MERCADERIAS 815.877,10
0,00 0,00 815.877,10
TOTAL ACTIVO REALIZABLE 815.877,10
0,00 0,00 815.877,10
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 3.987.190,47
54,00 1.257,60 3.985.986,87
1.2 - ACTIVO NO CORRIENTE 1.2.1 - ACTIVO FIJO 1.2.1.02 - ACTIVO DEPRECIABLE 1.2.1.02.07 - MAQUINARIA Y EQUIPO 1.2.1.02.07.001 - Maquinaria y Equipo 70.687,80 0,00 0,00 70.687,80
TOTAL MAQUINARIA Y EQUIPO 70.687,80
0,00 0,00 70.687,80
1.2.1.02.11 - DEPRECIACION ACUMULADA 1.2.1.02.11.001 - Depreciacion Acumulada Activos Fijos
(60.161,26)
0,00 0,00 (60.161,26)
TOTAL DEPRECIACION ACUMULADA (60.161,26)
0,00 0,00 (60.161,26)
TOTAL ACTIVO DEPRECIABLE 10.526,54
0,00 0,00 10.526,54
TOTAL ACTIVO FIJO 10.526,54 0,00 0,00 10.526,54
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 10.526,54 0,00 0,00 10.526,54
1.4 - OTROS ACTIVOS 1.4.1 - OTROS ACTIVOS 1.4.1.01 - OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1.4.1.01.01 - OTRAS CUENTAS POR COBRAR
P.T 4/3.2
131
1.4.1.01.01.001 - Cuentas por Cobrar Backoffice
2.645,96
0,00 0,00 2.645,96
TOTAL OTRAS CUENTAS POR COBRAR 2.645,96
0,00 0,00 2.645,96
TOTAL OTRAS CUENTAS POR COBRAR 2.645,96 0,00 0,00 2.645,96
1.4.1.07 - OTROS GASTOS ANTICIPADOS LARGO PLAZO 1.4.1.07.01 - OTROS GASTOS ANTICIPADOS LARGO PLAZO 1.4.1.07.01.001 - Garantias Prepagadas 1.149,80 0,00 0,00 1.149,80
TOTAL OTROS GASTOS ANTICIPADOS LARGO PLA
1.149,80
0,00 0,00 1.149,80
TOTAL OTROS GASTOS ANTICIPADOS LARGO PLA
1.149,80
0,00 0,00 1.149,80
TOTAL OTROS ACTIVOS 3.795,76
0,00 0,00 3.795,76
TOTAL OTROS ACTIVOS 3.795,76
0,00 0,00 3.795,76
TOTAL ACTIVOS 4.001.512,77 54,00 1.257,60 4.000.309,17
2 - PASIVOS 2.1 - PASIVO CORRIENTE 2.1.1 - CUENTAS Y DOC. X PAGAR PROVEEDORES 2.1.1.01 - CUENTAS X PAGAR LOCALES 2.1.1.01.01 - PROVEEDORES LOCALES 2.1.1.01.01.001 - Proveedores Nacionales (466.307,30) 495,00 495,00 (466.307,30)
2.1.1.01.01.002 - Proveedor GM ( Repuestos) (38.541,40) 455,10 0,00 (38.086,30)
2.1.1.01.01.003 - Proveedores GM ( Miscelaneos) (5.675,83)
0,00 0,00 (5.675,83)
TOTAL PROVEEDORES LOCALES (510.524,53) 950,10 495,00 (510.069,43)
TOTAL CUENTAS X PAGAR LOCALES (510.524,53) 950,10 495,00 (510.069,43)
2.1.1.02 - OTRAS CUENTAS POR PAGAR 2.1.1.02.01 - OTRAS CUENTAS POR PAGAR 2.1.1.02.01.001 - Otras Cuentas por Pagar 2010 (2.148,27) 0,00 0,00 (2.148,27)
2.1.1.02.01.003 - Cuentas por Pagar Vallejo Araujo (167.187,48)
0,00 0,00 (167.187,48)
TOTAL OTRAS CUENTAS POR PAGAR (169.335,75)
0,00 0,00 (169.335,75)
TOTAL OTRAS CUENTAS POR PAGAR (169.335,75) 0,00 0,00 (169.335,75)
TOTAL CUENTAS Y DOC. X PAGAR PROVEEDORES
(679.860,28) 950,10 495,00 (679.405,18)
2.1.4 - OBLIGACIONES CON EL ESTADO
P.T 4/3.3
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Balance de Comprobación DEL 01/03/2013 AL 31/03/2013
Emitido el 24/04/2013 a las 13:13:17
Nombre de La Cuenta Saldo Inicial Monto Debe
Monto Haber Saldo Actual
2.1.4.01 - ADMINISTRACION TRIBITARIA 2.1.4.01.01 - RETENCION IMPUESTO SOBRE LA RENTA 2.1.4.01.01.001 - Retencion Impuesto sobre la renta
134,92
0,00 9,00 125,92
TOTAL RETENCION IMPUESTO SOBRE LA RENTA 134,92 0,00 9,00 125,92
2.1.4.01.02 - IVA EN VENTAS 2.1.4.01.02.001 - Iva ventas 0,01 0,00 0,00 0,01
TOTAL IVA EN VENTAS 0,01
0,00 0,00 0,01
2.1.4.01.03 - RETENCIONES DE IVA 2.1.4.01.03.001 - Retención IVA Bienes (253,65) 0,00 0,00 (253,65)
2.1.4.01.03.002 - Retención IVA Servicios 84,55
0,00 0,00 84,55
TOTAL RETENCIONES DE IVA (169,10) 0,00 0,00 (169,10)
2.1.4.01.04 - LIQUIDACION IMPUESTOS POR PAGAR 2.1.4.01.04.003 - ISLR retenciones por pagar
(1.495,22)
0,00 0,00 (1.495,22)
TOTAL LIQUIDACION IMPUESTOS POR PAGAR (1.495,22) 0,00 0,00 (1.495,22)
TOTAL ADMINISTRACION TRIBITARIA (1.529,39)
0,00 9,00 (1.538,39)
TOTAL OBLIGACIONES CON EL ESTADO (1.529,39)
0,00 9,00 (1.538,39)
TOTAL PASIVO CORRIENTE (681.389,67)
950,10 504,00 (680.943,57)
2.2 - PASIVO A LARGO PLAZO 2.2.3 - PRESTAMOS ACIONISTAS Y CIAS RELACIONADAS 2.2.3.01 - PRESTAMOS ACCIONISTAS LOCALES 2.2.3.01.02 - PRESTAMOS ACCIONISTAS EXTRANJEROS 2.2.3.01.02.001 - Signos del Eclipse (1.531.198,93) 0,00 0,00
TOTAL PRESTAMOS ACCIONISTAS EXTRANJEROS
0,00 0,00 (1.531.198,93)
P.T 4/3.4
133
(1.531.198,93)
TOTAL PRESTAMOS ACCIONISTAS LOCALES (1.531.198,93)
0,00 0,00 (1.531.198,93)
TOTAL PRESTAMOS ACIONISTAS Y CIAS RELACI (1.531.198,93)
0,00 0,00 (1.531.198,93)
TOTAL PASIVO A LARGO PLAZO (1.531.198,93)
0,00 0,00 (1.531.198,93)
TOTAL PASIVOS (2.212.588,60) 950,10 504,00 (2.212.142,50)
3 – CAPITAL 3.1 - RESULTADO DEL EJERCICIO 3.1.1 - RESULTADO DEL EJERCICIO 3.1.1.01 - CAPITAL SUSCRITO 3.1.1.01.01 - CAPITAL SUSCRITO 3.1.1.01.01.001 - Capital Social
(63.240,00)
0,00 0,00 (63.240,00)
TOTAL CAPITAL SUSCRITO (63.240,00) 0,00 0,00 (63.240,00)
3.1.1.01.02 - APORTES FUTURAS CAPITALIZACIONES 3.1.1.01.02.001 - Aportes Futuras Capitalizaciones
(367.450,39)
0,00 0,00 (367.450,39)
TOTAL APORTES FUTURAS CAPITALIZACIONES (367.450,39) 0,00 0,00 (367.450,39)
TOTAL CAPITAL SUSCRITO (430.690,39) 0,00 0,00 (430.690,39)
3.1.1.04 - RESERVA LEGAL 3.1.1.04.01 - RESERVA LEGAL 3.1.1.04.01.001 - Reserva Legal
(6.803,45)
0,00 0,00 (6.803,45)
TOTAL RESERVA LEGAL (6.803,45)
0,00 0,00 (6.803,45)
TOTAL RESERVA LEGAL (6.803,45) 0,00 0,00 (6.803,45)
3.1.1.05 - RESERVA FACULTATIVA Y ESTARUTARIA 3.1.1.05.01 - REERVA FACULTATIVA Y ESTATUTARIA 3.1.1.05.01.001 - Reserva Facultativa (97.082,41) 0,00 0,00 (97.082,41)
TOTAL REERVA FACULTATIVA Y ESTATUTARIA (97.082,41)
0,00 0,00 (97.082,41)
TOTAL RESERVA FACULTATIVA Y ESTARUTARIA (97.082,41)
0,00 0,00 (97.082,41)
3.1.1.08 - RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES 3.1.1.08.01 - Resultado Ejercicio Años Anteriores
(864.503,46)
0,00 0,00 (864.503,46)
TOTAL RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES (864.503,46) 0,00 0,00 (864.503,46)
P.T 4/3.5
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CHEVYCON
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Balance de Comprobación DEL 01/03/2013 AL 31/03/2013
Emitido el 24/04/2013 a las 13:13:17
Nombre de La Cuenta Saldo Inicial Monto Debe
Monto Haber Saldo Actual
TOTAL RESULTADO DEL EJERCICIO (1.399.079,71) 0,00 0,00 (1.399.079,71)
TOTAL RESULTADO DEL EJERCICIO (1.399.079,71)
0,00 0,00 (1.399.079,71)
3.4 - RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES (273.008,49) 0,00 0,00 (273.008,49)
TOTAL CAPITAL (1.672.088,20)
0,00 0,00 (1.672.088,20)
4 - INGRESOS 4.1 - INGRESOS 4.1.1 - VENTAS NETAS 4.1.1.01 - VENTAS LOCALES 4.1.1.01.01 - VENTAS REPUESTOS 4.1.1.01.01.001 - Ventas Linea GM USA (124.353,01) 0,00 0,00 (124.353,01)
TOTAL VENTAS REPUESTOS (124.353,01)
0,00 0,00 (124.353,01)
TOTAL VENTAS LOCALES (124.353,01)
0,00 0,00 (124.353,01)
TOTAL VENTAS NETAS (124.353,01)
0,00 0,00 (124.353,01)
TOTAL INGRESOS (124.353,01)
0,00 0,00 (124.353,01)
TOTAL INGRESOS (124.353,01) 0,00 0,00 (124.353,01)
6 - GASTOS 6.1 - GASTOS OPERACIONALES 6.1.1 - GASTOS SEMIFIJOS 6.1.1.01 - GARGOS POR NOMINA Y REMUNERACIONES 6.1.1.01.01 - SUELDOS Y SALARIOS 6.1.1.01.01.001 - Sueldos
64,50
0,00 0,00 64,50
TOTAL SUELDOS Y SALARIOS 64,50
0,00 0,00 64,50
P.T 4/3.6
135
TOTAL GARGOS POR NOMINA Y REMUNERACIONES
64,50
0,00
0,00
64,50
6.1.1.02 - HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIONES 6.1.1.02.01 - HONORARIOS PROFESIONALES 6.1.1.02.01.001 - Honorarios Profesionales 2.638,08 450,00 0,00 3.088,08
TOTAL HONORARIOS PROFESIONALES 2.638,08
450,00 0,00 3.088,08
TOTAL HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIO
2.638,08
450,00 0,00 3.088,08
6.1.1.05 - MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 6.1.1.05.01 - BIENES Y SERVICIOS 6.1.1.05.01.002 - Servicios
1.006,54
6,00 0,00 1.012,54
TOTAL BIENES Y SERVICIOS 1.006,54 6,00 0,00 1.012,54
TOTAL MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 1.006,54 6,00 0,00 1.012,54
6.1.1.15 - SUMINISTROS Y MATERIALES 6.1.1.15.01 - SUMINISTROS Y MATERIALES 6.1.1.15.01.001 - Utiles de oficina
431,00
0,00 0,00 431,00
TOTAL SUMINISTROS Y MATERIALES 431,00
0,00 0,00 431,00
TOTAL SUMINISTROS Y MATERIALES 431,00 0,00 0,00 431,00
6.1.1.21 - IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS 6.1.1.21.01 - IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS 6.1.1.21.01.004 - Contribución super intendencia compañías 3.299,36 0,00 0,00 3.299,36
TOTAL IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS 3.299,36
0,00 0,00 3.299,36
TOTAL IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS 3.299,36
0,00 0,00 3.299,36
6.1.1.27 - EGRESOS FINANCIEROS 6.1.1.27.01 - EGRESOS FINANCIEROS 6.1.1.27.01.001 - Gastos Bancarios
33,32
301,50 0,00 334,82
TOTAL EGRESOS FINANCIEROS 33,32 301,50 0,00 334,82
TOTAL EGRESOS FINANCIEROS 33,32 301,50 0,00 334,82
6.1.1.38 - OTROS GASTOS NO DEDUCIBLES 6.1.1.38.01 - OTROS GASTOS NO DEDUCIBLES 6.1.1.38.01.001 - Interés y Multas IESS y SRI 44,24 0,00 0,00 44,24
P.T 4/3.7
136
CHEVYCON
RUC 1790653072001
Balance de Comprobación DEL 01/03/2013 AL 31/03/2013
Emitido el 24/04/2013 a las 13:13:17
Nombre de La Cuenta Saldo Inicial Monto Debe
Monto Haber Saldo Actual
TOTAL OTROS GASTOS NO DEDUCIBLES 44,24
0,00 0,00 44,24
TOTAL OTROS GASTOS NO DEDUCIBLES 44,24 0,00 0,00 44,24
TOTAL GASTOS SEMIFIJOS 7.517,04 757,50 0,00 8.274,54
TOTAL GASTOS OPERACIONALES 7.517,04 757,50 0,00 8.274,54
TOTAL GASTOS 7.517,04
757,50 0,00 8.274,54
TOTALES......................... 0,00 1.761,60 1.761,60 0,00
P.T 4/3.8
137
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo del análisis: 15 de marzo del 2013
Componente.- 5 Verificar si el técnico realiza mantenimientos a las computadoras y a
los sistemas contables.
Tuve una entrevista con el Ing. Ramiro Silva que es el encargado de contratar los
servicios informáticos, lo cual manifestó que realizan manteamientos cada mes o cuando
tienen algún problema técnico en la empresa.
La empresa cuenta con 13 computadoras para cada personal de la empresa, todos el sistema tienen
red. La empresa trabaja también con personal externo en otras empresas y su sistema contable se
acopla en cualquier computadora para que su auxiliar contable pueda manejar sin dificultad el
sistema contable de la empresa llamado Gálac.
La empresa contrato el sistema Gálac porque su sistema de Contabilidad es el programa
más completo para llevar su contabilidad con máxima rapidez y exactitud y está adaptado
a la normativa contable vigente en Ecuador.
Además, con solo vaciar la información del plan de cuentas y de los comprobantes
contables del periodo se obtiene todos los informes asociados de manera automática:
balances generales, mayores analíticos, balance de comprobación, listado de cuentas,
entre muchos otros informes que facilitan de manera importante el trabajo diario. Maneja
también centros de costo, auxiliares, activos fijos y se trabaja simultáneamente en varios
periodos contables si así lo requiere.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 5/1
138
3.6.2 Programas de auditoría de “Falta de personal con experiencia en el área operativa”
TABLA Nº 39 programa de auditoría
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo del análisis: 15 de marzo del 2013
Procedimiento.- 6 Verificar la puntualidad de los compromisos de loes servicios
realizados.
En la visita realizada a la empresa AVSE Consultores se verificó que esta empresa realiza
servicios en sólidos y amplios conocimientos en contabilidad, tributación, Consultorías NIIFS y
además cuenta con otros servicios como:
Análisis de las cuentas especificas
Trámites del IEES
Trámites en la Superintendencia de Compañías
Soporte en constitución de empresas
Legalización de contratos
Informes de comisario
Revisión de libros sociales
Levantamientos de activos fijos
Control de inventarios
La empresa cuenta con 38 clientes actualmente que debe cuidar, para así mantener su rentabilidad.
Los encargados de cuidar a estos clientes son sus asistentes contables quienes deben entregar todo
las situaciones económicas de los clientes en una fecha estimada al gerente general, una vez
revisada está listo para su archivación y entrega a su representante.
La empresa no cuenta con personal con experiencia en el área y esto causa retraso en la entrega de
los servicios de los clientes de la empresa.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 6/1
139
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo del análisis: 15 de marzo del 2013
Procedimiento.- 7 Verificar la calidad del servicios brindado a los clientes.
En la visita a la empresa AVSE Consultores observe que todos los auxiliares contables
están pendientes de sus clientes para poder cumplir con los objetivos de la empresa,
además tienen sus propias líneas telefónicas que les ayuda a tener contacto con sus clientes
e informales como esta su contabilidad o si les hace falta algún documento de interés.
La empresa tiene 38 clientes y con las ayuda de sus auxiliares contables tratan de cumplen con
calidad y con mucha eficiencia aunque a veces tienen problemas de comunicación y no alcanzan
a terminar su trabajo contable.
Si el cliente tiene alguna queja de sus servicios a su asesor contable, la empresa no está cumpliendo
con los objetivos y hay una ineficiencia en el servicio que se les ofrece. Frente a este problema la
gerente de la empresa toma nuevas decisiones.
El joven Walter Constante auxiliar contable de la empresa manifiesta que a veces su computar está
en mantenimiento y se retrasa en su trabajo por los cual le ocasiona problemas en el cumplimiento
del servicio.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 7/1
140
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo del análisis: 15 de marzo del 2013
Procedimiento.- 8 Evaluar el cumplimiento de las actividades programadas
Realice una entrevista al joven Darío Vallejo auxiliar contable que lleva trabajando
muchos años y me manifestó que algunas actividades ya programadas a veces no cumplen
por muchas razones. Una de la razón es que viene personal nuevo y no se adaptan a la
presión que se lleva ahí. El como ya sabe el trabajo que se lleva trata de ayudarles para
que cumplan con lo que deben presentar diariamente.
El joven Darío Vallejo se encarga de realizar algunas reuniones con el personal operativo
para ayudarles en lo que tengan problemas, él se toma unos minutos de su tiempo para
enseñarles en lo que necesiten.
Algunas de las actividades que deben cumplir la consultora es:
Mejoras en la producción, operaciones y logística empresarial.
Tecnologías de comunicación e información.
Calidad.
Planes de empresa y viabilidad.
Estudios de mercado.
Marketing y ventas.
Desarrollo profesional, satisfacción laboral, habilidades profesionales,
motivación, puesto de trabajo, pertenencia, colaboración, etc.
Formación y entrenamiento.
Equipos de trabajo.
Crecimiento empresarial.
Fusiones y adquisiciones.
Gestión del cambio.
Política de empresa.
Estrategia y dirección estratégica.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 8/1
141
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
COMPONENTE: Falta de personal con experiencia en el área operativo
ÁREA: Operativo FECHA: 16 de marzo
del 2013
OBJETIVO: Contar con personal capacitado para optimizar los procesos de
entrega de los servicios, capacitando al personal operativo con los conocimientos y
actualizaciones necesarias , el presupuesto estimado en el plan de capacitaciones es
de $ 1920.00
N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
De Cumplimiento:
Verificar el objetivo
de eficiencia y
eficacia del
presupuesto para las
capacitaciones del
personal.
J.C
P.T 1/1 P.T 1/1.1 P.T 1/1.2
16/03/2013
No cumplen con el presupuesto estimado para las capacitaciones.
2
Verificar mecanismos
de evaluación para la
selección del
personal.
J.C
P.T 2/1 P.T 2/1.1 P.T 2/1.2 P.T 2/1.3
16/03/2013
3
Verificar que en el
proceso de la
entrevista al
empleado, cumpla
con los requisitos
exigidos para el
desempeño del cargo.
J.C
P.T 3/1
16/03/2013
4
Verificar que los
trabajadores de nuevo
ingreso cuenten con
toda la información
del trabajo que van a
ejecutar.
J.C
P.T 4/1 P.T 4/1.1 P.T 4/1.2
16/03/2013
P.T
004
142
5
Sustantivas:
Analizar la
participación del
personal a las
capacitaciones.
J.C
P.T 5/1
16/03/2013
No existe firma del
gerente y nombre
del responsable en
las fichas de control
de asistencia del
personal a las
capacitaciones
6
Analizar si la empresa
cuente con un plan de
capacitación que
ayude a mejorar la
experiencia del
personal.
J.C
P.T 6/1 P.T 6/1.1 P.T 6/1.2 P.T 6/1.3 P.T 6/1.4 P.T 6/1.5
16/03/2013
7
Analizar si la empresa
cuenta con algún
procedimiento para la
ejecución contable que
facilite al personal
nuevo.
J.C
P.T 3/1.1 P.T 3/1.2 P.T 7/1
16/03/2013
8
Analizar si el personal
del área operativa
cumple con los
objetivos de la
empresa.
J.C
P.T 8/1 P.T 8/2
16/03/2013
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
FUENTE: Manual de Auditoría de Gestión.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
143
3.6.2.1 Objetivo operativo trimestral:
Capacitar al personal contratado para el área operativa, la empresa cuenta con 12 empleados que
tiene como presupuesto trimestral de$ 1920.00
3.6.2.2 Indicador de eficacia:
El total de empleados que asisten a las capacitaciones son 8, durante el 1 trimestre del año 2013.
Fórmula: E = logrado/planificado x 100
3.6.2.2.1 Evaluación del indicador: Variable de eficacia
E = logrado/planificado x 100
E = 8/12*100
E = 67%
3.6.2.3 Indicador de eficiencia:
Total de empleados registrados a las capacitaciones realizadas por la consultora AVSE en el
trimestre del año 2013.
Fórmula: e= Ejecutado/presupuestado x 100
3.6.2.3.1. Evaluación del indicador: Variable de eficiencia
e = Ejecutado/presupuestado x 100
e = 426.67/640*100
e = 67%
P.T 1/1
144
3.6.2.4 Brecha
Indicador de eficacia:
Brecha= Lo planificado – lo ejecutado
B=100%-67%
B= 33%
Indicador de eficiencia.
Brecha= Lo planificado – lo ejecutado
B=100%-67%
B= 33%
3.6.2.4.1 Análisis de la brecha:
Eficacia:
El resultado de la brecha es desfavorable del 67% en el indicador de eficacia, debido a que no se ha
podido lograr el 100% la participación del personal a las capacitaciones que realiza la empresa AVSE
para que tengan mayor conocimiento para poder desempeñar en el cargo solicitado por la empresa
para el área operativa.
Eficiencia:
El resultado del indicador de eficiencia es una brecha desfavorable del 33% por la falta de
participación y planificación por parte del personal. Se han presentado de 12 empleados solo 8, por
cada empleado tiene un costo de 53.33 que da un total de 426.67 dólares. Se puede concluir que por
la ineficiencia del personal al no cumplir con las capacitaciones, la empresa no cuenta con personal
capacitado para el área operativa.
P.T 1/1.1
145
PRESUPUESTO OCUPADO EN LA REALIZACIÓN DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Curso Área No. Asist. Costo x Persona
Costo Total
Motivación y Logros Todas las áreas de la Consultora 8 53.33 426.67
Curso de Actualización Tributaria Contabilidad y Operativa 8 53.33 426.67
Formas de Terminación Laboral y Formalización
Recursos Humanos , Gerente General, Contabilidad y Operativa 8 53.33 426.67
1280.00
Elaborado por: Lic. Silvia Iturralde Fuente: AVSE Consultores
P.T 1/1.2
146
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
TEST DE EVALUACIÓN
Nombre: Puesto que aplica: Fecha:
Puntaje:
Marque con una x la respuesta correcta
1.- ¿Qué es contabilidad?
Es el registro y control de todo lo que entra y sale de una empresa comercial.
Es la técnica de registrar cronológicamente las transacciones económicas que realiza una
empresa en un período determinado.
Es un sistema contables que permite conocer la situación financiera de una empresa.
2.- ¿Cuál es el objetivo de la contabilidad?
Tomar decisiones oportunas mediante los sistemas contables.
Establecer limitaciones en el tiempo de operaciones de una empresa.
Establecer al final del período contable, la situación financiera de una empresa, para la toma
de decisiones.
3.- Ente contable constituye:
El tiempo establecido para presentar la información financiera a los directivos de la Empresa.
El registro de las operaciones que ocurren en la empresa en términos monetarios.
Los diferentes recursos y hechos económicos realizados en un período determinado.
La empresa como entidad que desarrolla la actividad económica.
4.- La transacción económica es:
El intercambio de bienes y servicios con dos finalidades, obtener rentabilidad y satisfacer
las necesidades de la colectividad.
Registrar técnicamente todos los hechos que acontecen en una empresa en un determinado
tiempo.
La satisfacción de necesidades a cambio de prestar servicios.
5.- El principio de la partida doble significa que:
P.T 2/1
147
El registro de las transacciones afectará por lo menos a dos partidas o cuentas contables por
diferente valor.
Anotamos diariamente las transacciones en los registros de ingresos y gastos En cada
transacción registramos dos efectos, uno que recibe y otro que entrega.
No existe deudor pero si acreedor y viceversa.
6.- La Cuenta Contable se define como:
El nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente
se realiza en una empresa.
Las anotaciones que se realizan en los registros contables de la empresa.
El registro de los valores homogéneos relativos a una persona, se anotan bajo un título
diferente, lo que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.
7.- El libro diario es:
El archivo documentario de las transacciones que realiza una empresa comercial. Es un libro
donde se lleva la contabilidad de una empresa en un determinado tiempo.
El primer registro contable principal que sirve para anotar en orden cronológico de fecha las
operaciones que ocurren en la empresa, en base a la documentación fuente.
8.- El libro mayor es:
Donde se suman los valores del debe y del haber Un libro donde se calculó los saldos
deudores y acreedores.
El segundo registro contable principal, a donde se trasladan todas las cuentas y movimientos
que constan en el libro diario, y permite conocer el saldo de cada una de ellas.
9.- El balance de comprobación es:
Donde se establece las pérdidas y ganancias de un ejercicio contable Un balance comparativo
donde se analiza las operaciones que realizó la empresa en años anteriores.
Un registro interno, que presenta en forma agrupada todas las cuentas a nivel de mayor con
los movimientos totales del debe y del haber y el saldo respectivo.
P.T 2/1.1
148
10.- Los usuarios internos de la información financiera son:
Empleados Propietarios Proveedores Clientes.
11.- Los activos disponibles son:
Mercaderías Caja Cuentas por cobrar Bancos.
12.- Los Pasivos corrientes son:
Cuentas por pagar Capital Hipotecas por pagar a largo plazo
Documentos por pagar.
13.- Los Gastos Administrativos son:
Comisiones Arrendamientos Sueldos Publicidad.
14.- Las cuentas del activo fijo son:
Documentos por Cobrar Vehículos Muebles de oficina
Cuentas por Pagar Mercaderías
15.- Los Porcentajes de depreciación anual según la ley, para los tipos de bienes descritos
son:
Edificios
Vehículos automotores
Terreno
Muebles y enseres
Equipo y maquinaria.
16.- La cuenta de mercaderías se la conoce como:
……………………………………………………………………………………………
P.T 2/1.2
149
17.- En la cuenta caja se registra:
………………………………………………………………………………………………..
18.- En la cuenta Documentos por Cobrar se registra:
……………………………………………………………………………………………
19.- Los ajustes contables son:
……………………………………………………………………………………………
20.- Una el Estado Financiero de la izquierda con las cuentas que le corresponden de la
derecha:
Estado de resultados Fondos estado
Estado de flujo Cambios en el patrimonio
Balance general.
P.T 2/1.3
150
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo de análisis 16 de marzo del 2015
Procedimiento N.-2 Verificar que en el proceso de la entrevista al empleado, cumpla
con los requisitos exigidos para el desempeño del cargo.
En la visita de la empresa tuve la oportunidad de estar en la entrevista del personal,
después de rendir el examen se dirigían a la entrevista.
Las pregunta que le hacía eran:
Pregunta 1 Cuénteme acerca de usted
Pregunta 2 ¿Por qué dejó su último trabajo?
Pregunta 3 ¿Qué experiencia tiene usted en este campo?
Pregunta 4 ¿Qué sabe de esta empresa?
Pregunta 5 ¿Qué ha hecho para mejorar su conocimiento en el último año?
Pregunta 6 ¿Cuánto dinero o salario espera recibir?
Pregunta 7 ¿Cuánto tiempo espera quedarse trabajando para nosotros si es contratado?
Pregunta 8 ¿Por qué lo debemos contratar?
Pregunta 9 ¿Con qué tipo de persona se negaría a trabajar?
Pregunta 10 Cuénteme acerca de su capacidad para trabajar bajo presión
Todos los empleados han tenido que pasar por estas entrevistas.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 3/1
151
√
Revisado o verificado
√
P.T 4/1
152
P.T. A.C. / A 001-2.2
√
√
Revisado o verificado
√
P.T 4/1.1
153
Revisado o verificado
√
√
P.T 4/1.2
154
P.T 5/1
√
√
No reúne requisitos.
Revisado o verificado
√
155
PLAN DE CAPACITACIÓN PARA TENER EMPLEADOS MÁS COMPETITIVOS
OBJETIVO:
Capacitar al personal Administrativo y operativo de la Consultora, ofreciéndoles los conocimientos
y la actualización necesaria para optimizar los procesos de entrega de los servicios.
ALCANCE:
El plan de capacitación es muy importante para el desarrollo organizacional, ya que si no se cuenta
con personal capacitado, es difícil cumplir y comprometer a los empleados a la consecución de
metas y objetivos propuestos, con un efectivo plan de capacitación se tendrá empleados más
competitivos y preparados en las áreas financieras, tributarias y motivacionales.
IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN
El recurso más importante en cualquier organización lo forma el personal implicado en las actividades laborales. Esto es de especial importancia en una organización que presta servicios, en la cual la conducta y rendimiento de los individuos influye directamente en la calidad y optimización de los servicios que se brindan. Un personal motivado y trabajando en equipo, son los pilares fundamentales en los que las organizaciones exitosas sustentan sus logros. Estos aspectos, además de constituir dos fuerzas internas de gran importancia para que una organización alcance elevados niveles de competitividad, son parte esencial de los fundamentos en que se basan los nuevos enfoques administrativos o gerenciales. La esencia de una fuerza laboral motivada está en la calidad del trato que recibe en sus relaciones individuales que tiene con los ejecutivos o funcionarios, en la confianza, respeto y consideración que sus jefes les prodiguen diariamente. También son importantes el ambiente laboral y la medida en que éste facilita o inhibe el cumplimiento del trabajo de cada persona. Sin embargo, en la mayoría de organizaciones de nuestro País, ni la motivación, ni el trabajo en equipo tienen el nivel de trato que sea deseable, dejándose con ello de aprovechar significativos aportes de la fuerza laboral y por consiguiente el de obtener mayores ganancias y posiciones más competitivas en el mercado. Tales premisas conducen automáticamente a enfocar inevitablemente el tema de la capacitación como uno de los elementos vertebrales para mantener, modificar o cambiar las actitudes y comportamientos de las personas dentro de las organizaciones, direccionado a la optimización de los servicios de asesoría y consultoría empresarial. En tal sentido se plantea el presente Plan de Capacitación Anual en el área del desarrollo del recurso humano y mejora en la calidad del servicio al cliente. FINES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Siendo su propósito general impulsar la eficacia organizacional, la capacitación se lleva a cabo para contribuir a:
√
Revisado o verificado
√
P.T 6/1
156
- Elevar el nivel de rendimiento de los colaboradores y, con ello, al incremento de la productividad y rendimiento de la empresa. - Mejorar la interacción entre los colaboradores y, con ello, a elevar el interés por el aseguramiento de la calidad en el servicio. - Satisfacer más fácilmente requerimientos futuros de la empresa en materia de personal, sobre la base de la planeación de recursos humanos. - Generar conductas positivas y mejoras en el clima de trabajo, la productividad y la calidad y, con ello, a elevar la moral de trabajo. - La compensación indirecta, especialmente entre las administrativas, que tienden a considerar así la paga que asume la empresa par su participaci6n en programas de capacitación. - Mantener la salud física y mental en tanto ayuda a prevenir accidentes de trabajo, y un ambiente seguro lleva a actitudes y comportamientos más estables. - Mantener al colaborador al día con los avances tecnológicos, lo que alienta la iniciativa y la creatividad y ayuda a prevenir la obsolescencia de la fuerza de trabajo. ESTRATEGIAS Las estrategias a emplear son: -Desarrollo de trabajos prácticos que se vienen realizando cotidianamente. -Presentación de casos casuísticos de su área -Realizar talleres -Metodología de exposición - diálogo
Realización del Plan de Capacitación
Para realizar el plan de capacitación ya se tienen claros los temas puntuales sobre los que se van a
trabajar para que el personal este altamente calificado para prestar sus servicios en pro de
satisfacer las necesidades de los clientes. Para lo cual se determinaron los siguientes cursos de
capacitación por áreas:
CURSOS DE CAPACITACIÓN
Curso Área
Motivación y Logros Todas las áreas de la Consultora
Curso de Actualización Tributaria Contabilidad y Operativa
Formas de Terminación Laboral y Formalización
Recursos Humanos , Gerente General, Contabilidad y Operativa
CURSO DE MOTIVACION Y LOGROS
OBJETIVO GENERAL DEL CURSO
Desarrollar la comunicación intrapersonal a nivel laboral y familiar, potenciando la motivación, el
positivismo para lograr cambios significativos de conducta.
√
Revisado o verificado
√
P.T 6/1.1
157
OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL CURSO
Mejorar las condiciones interpersonales en el hogar y la empresa.
Lograr mejores niveles de compañerismo interno en la empresa
Lograr un mejoramiento de la producción de la empresa
TEMARIO/ CURRICULO DEL CURSO
Motivación y cambio
Sueños y logros
Objetivos personales, familiares y laborales
TEMAS SECUNDARIOS
Sueños y fantasías
Positivismo
Las relaciones interpersonales
El equilibrio en la vida, el y/o, la familia, el trabajo y los valores
Metas y objetivos en el individuo
Calidad orientada al crecimiento profesional
TEMAS TRANSVERSALES
Ética en la determinación de logros y objetivos personales y empresariales.
CURSO DE ACTUALIZACION TRIBUTARIA
TEMARIO
REFORMAS A LA LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
IMPUESTO A LA RENTA
Partes Relacionadas
Ingresos de Fuente Ecuatoriana
Exenciones
Deducciones
Criterios generales para la determinación presuntiva
Contratos por espectáculos públicos
Tarifas del Impuesto
Determinación del Anticipo
Crédito Tributario y Devolución
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Objeto del Impuesto
Concepto de Transferencia
Transferencias que no son objeto del impuesto
Transferencias e importaciones con tarifa cero por ciento
P.T 6/1.2
158
Impuesto al Valor Agregado sobre los servicios
Hecho Generador
Sujetos Pasivos
Crédito tributario
Declaración, liquidación y pago del IVA para mercaderías y servicios importados
IVA pagado por Discapacitados
IMPUESTO A LOS CONSUMOS ESPECIALES
Exenciones
REGIMEN IMPOSITIVO SIMPLIFICADO
Exclusiones
DISPOSICIONES GENERALES
Cobro de intereses
Responsabilidad por la declaración
Sanción por falta de declaración
Sanciones para los sujetos pasivos
Inconsistencias en la declaración y anexos de información
REFORMAS A LA LEY REFORMATORIA PARA LA EQUIDAD TRIBUTARIA DEL ECUADOR
IMPUESTO A LA SALIDA DE DIVISAS
Hecho generador
Exenciones
Tarifa del Impuesto
IMPUESTO A LOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS
Ejercicio Impositivo
Base Imponible
REFORMAS AL CODIGO TRIBUTARIO
Casos de Defraudación
P.T 6/1.3
159
CURSO DE FORMAS DE TERMINACION LABORAL Y FORMALIZACION
TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL Y FORMALIZACIÓN
Causales legales
Causales contractuales y reglamentarias
La incidencia del contrato escrito de trabajo
La incidencia del reglamento interno de trabajo
Trámites administrativos
EL VISTO BUENO:
Naturaleza y alcances de la acción
Causales que corresponden al Empleador
Causales que corresponden al Trabajador
Trámite, Suspensión de relaciones laborales
Indemnizaciones, Impugnación en la vía judicial
Desarrollo práctico de la acción
EL DESAHUCIO:
Naturaleza y alcances de la acción
Procedencia de la acción cuando la formula el Empleador
Procedencia de la acción cuando la formula el Trabajador
Límites del Empleador para formular la acción
Trámite, Cálculo de la bonificación por desahucio
Límites a las facultades del Inspector del Trabajo
Desarrollo práctico de la acción
EL DESPIDO INTEMPESTIVO:
Decisión unilateral del Empleador
Tipos de contratos donde opera
Plazo de estabilidad. Garantía de estabilidad
Estabilidad relativa. Estabilidad aparentemente absoluta
Inamovilidad del trabajador como privilegio
Acción de reintegro. Cálculo de indemnizaciones
ACUERDOS TRANSACCIONALES:
Alcances constitucionales, Alcances legales,
Es procedente?, La doctrina y posturas divergentes
El Inspector del Trabajo frente a la transacción
El Juez del Trabajo frente a la transacción
Forma y contenido
P.T 6/1.4
160
ACTA DE FINIQUITO:
Naturaleza, alcances e importancia
Formalidades, Beneficios y su liquidación
Descuentos y su procedencia,
Vacaciones y su pago en dinero, Impugnación
Presupuesto del plan de capacitación:
Presupuesto aprobado por la junta general de socios es la siguiente:
AVSE CONCULTORES CIA. LTDA.
PRESUPUESTO TRIMESTRAL PARA CAPACITACIONES DEL PERSONAL
Cursos Tiempo Incluye No. Asist. Costo x Persona
Costo Total
Motivación y Logros 8 horas Certificado 12 53.33 640.00
Curso de Actualización Tributaria 8 horas Certificado 12 53.33 640.00
Formas de Terminación Laboral y Formalización 8 horas Certificado 12 53.33 640.00
Total 1920.00
Ejecución y puesta en marcha del plan de capacitación
Una vez aprobado el presupuesto, la Lic. Silvia Iturralde coordinará con la persona encargada para
realizar las capacitaciones las fechas para empezar con los diferentes cursos con la finalidad de
cumplir con los objetivos trazados.
Evaluación del plan y al personal. Posterior a los curos de capacitación se procederá a evaluar al
personal capacitado, estas evaluaciones tendrán dos enfoques:
Satisfacción del personal respecto al curso de capacitación
Entrevistas individuales con cada persona capacitada
Recepción de recomendaciones
Autoevaluación por parte del personal
Conocimientos adquiridos en el curso de capacitación
Entrevistas individuales con cada persona capacitada
Examen general a todo el personal capacitado
^
Sumas verificadas
^
P.T 6/1.5
161
AVSE CONSULTORES
Manual de Procedimientos Contables Procedimientos para la ejecución del ciclo contable para Contabilidad IN HOUSE Objetivo
Estructurar la herramienta que guíe al personal del Departamento de Contabilidad para que realice con eficiencia y en el menor tiempo posible, las funciones de su competencia, a fin de que AVSE elabore con oportunidad las informaciones financieras indispensables para la rendición de cuentas a nuestros clientes y accionistas.
Personal responsable Estas actividades son de exclusiva responsabilidad del Departamento de Contabilidad.
Importancia
El ciclo contable o de contabilidad, permite obtener todas las informaciones financieras necesarias para la elaboración de los estados anuales, mensuales o de cualquier otra índole que requieran los órganos rectores y de control y nuestros clientes
Pasos relacionados Para la ejecución del ciclo contable, el personal del Departamento de Contabilidad de AVSE, hará las gestiones de lugar para obtener las informaciones financieras, internas o externas, que incidan en las operaciones de cada uno de nuestros clientes. En ese sentido, el encargado del Departamento de Contabilidad, mantendrá contacto permanente con el cliente o su personal del área administrativa, financiera u operativa, que ejecuta las actividades operativas diarias, lo que le permitirá enterarse con oportunidad, de todas las transacciones formalizadas o en proceso. En procura de optimizar el trabajo, aplique los pasos siguientes: 1. Obtenga del personal del área administrativa, lo siguiente: a) Actas de aprobación c) Cotizaciones; e) Acta del comité de adquisiciones y demás, si aplica; f) Orden de compra o de servicio, o bien si aplica; h) Informe de recepción; i) Copia del instrumento de pago; j) Autorización del pago i) Cualquier otra información relacionada
P.T 7/1
162
2. Registre cada transacción en el Diario General conforme su naturaleza y las políticas que rigen la materia, normas contables NIC, NIIF, ´parámetros legales (LORTI, REGLAMENTO LORTI, REGLAMENTO DE FACTURACION, Etc.) 3. Las informaciones descritas en el paso No. 1, constituyen el soporte de la operación. 4. Efectúe el pase a los Mayores Generales y/o Auxiliares que permitan las circunstancias. 5. A los expedientes PAGADOS insértele el sello que contiene la información siguiente: a) Operador b) Fecha de registro 6. Lleve el expediente de la operación al archivo habilitado para esos fines. 7. Elabore los estados accesorios o secundarios (de ingresos, gastos, inversiones, conciliaciones bancarias, de impuestos, ICT mensual, otros). 8. Elabore los estados financieros básicos (situación financiera, resultados, flujo de efectivo de ser el caso). 9. Presente los estados e informes financieros a las autoridades siguientes:
a) Supervisor del área b) Gerente Avse c) Cliente
10. Los estados e informes citados en los pasos No. 7 y No. 8, estarán rubricados por el operador, supervisor o Gerente de AVSE. 11. El Departamento de Contabilidad habilitará archivos en donde mantendrá copias originales de los estados siguientes: 2 a) Estados de Situación Financiera; b) Estados de Ingresos y Gastos; c) Estados de Flujo de Efectivo. d) Estados y reportes accesorios o secundarios. 12. Fin del procedimiento.
P.T 7/1.1
163
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo del análisis: 16 de marzo del 2013
Procedimiento N.-8 Analizar si el personal del área operativa cumple con los objetivos
de la empresa.
La empresa AVSE Consultores tiene como objetivo brindar soluciones integrales en las
Área Contable, Tributaria, Laboral, Societaria, Ofreciendo un servicio de asesoría online
externa contando con un software especializado que se adapta a las necesidades de cada
empresa y con la necesidad de contratar servicios de personal con experiencia en al área.
La empresa cuenta con 3 áreas y 12 empleados.
Área Gerencial: AVSE cuenta con una gerente dirigida por la Lic. Silvia Iturralde,
quien se encarga de representar a la empresa en cualquier situación, además se encarga
de contratar al personal y de realizar cambios si fuera necesario.
Área de Negocio: Dirigido por el Ing. Ramiro Silva, quien se encarga de negociar con
los proveedores y los clientes de la empresa.
Área Operativa: La empresa cuenta con 10 personas en el área operativa, quienes
realizan las actividades económicas de los clientes de la empresa y deben tomar
decisiones y dar soluciones si se presentara al gerente de la empresa.
La empresa AVSE Consultores cambia de personal cada tres meses, ya que no cuenta
con personas con experiencia en el área y esto causa retraso en la entrega de los servicios
y exceso de trabajo al personal de la empresa.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 6/1
164
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo del análisis: 16 de marzo del 2013
Procedimiento N.-8 Analizar si el personal del área operativa cumple con los objetivos
de la empresa.
Realicé una entrevista con la gerente la Lic. Silvia Iturralde y me supo manifestar que
los auxiliares contables no cumplen con lo solicitado en su informe. Ella emite mediante
un oficio a todo el personal de la empresa sobre las obligaciones que debe realizar de
los clientes para una buena organización. Cada mes deben informar a la gerente como
está la contabilidad de sus clientes pero nunca recibe nada o le dicen que los clientes no
tienen ingresos para su declaración.
Toda la información de los clientes de AVSE Consultores es confidencial. Así que por
medio de la gerente puedo decir que el personal no cumple con las obligaciones que
tienen con los clientes y son sancionados.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 6/2
165
3.6.3 Programa de auditoria “Falta de un plan de marketing”
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
COMPONENTE: Falta de un plan de marketing
ÁREA : Negocio FECHA: 17 de marzo del 2013
OBJETIVO: Comprender el motivo de que la empresa no cuenta con un Plan de Marketing,
que les permite de una forma sistemática y organizada la definición de los objetivos a cumplir en
un determinado periodo.
N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
De Cumplimiento:
Determinar la
situación económica
de la empresa.
J.C
P.T 1/1
17/03/2013
2
Determinar cómo se
da a conocer en el
mercado potencial sin
un plan de marketing.
J.C
P.T 2/1
17/03/2013
3
Determinar la
participación en el
entorno empresarial.
J.C
P.T 3/1
17/03/2013
4
Verificar que el
gerente de negocio
tenga poder de
decisión para elaborar
un plan de marketing
J.C
P.T 4/1
17/03/2013
TABLA N.- 40 programa de auditoría
P.T
005
166
5
Sustantivas:
Verificar el análisis
del presupuesto.
J.C
P.T 1/1
17/03/2013
6
Verificar si en verdad
no cuenta con un plan
de marketing.
J.C
P.T 2/1
17/03/2013 No hay
documentación
y no existe un
plan de
marketing
7
Analizar la causa de
que no cuenten con un
plan de marketing.
J.C
P.T 4/1
17/03/2013
8
Recomendar que
implemente el plan de
marketing y lo
ejecuten.
J.C
P.T 8/1
P.T 8/1.1
17/03/2013
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
FUENTE: Manual de Auditoría de Gestión.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
167
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo de análisis 17 de marzo del 2015
Procedimiento N.-1 Determinar la situación económica de la empresa.
Desarrollo:
La empresa cuenta con un presupuesto mensual ya que vive de los ingresos del servicio
que ofrece.
El siguiente presupuesto de AVSE Consultores:
No.- ACTIVIDADES PRESUPUESTO
1 Gasto en personal $ 4491.49
2 Desarrollar capacitaciones permanentes y actualizadas $ 1920.00
3 Gastos personales $ 5425.00
4 Otros gastos corrientes $ 8540.00
Total Presupuesto Asignado $ 20376.49
Analizando el presupuesto podemos decir que si puede reducir algunos gastos e invertir
en un plan de marketing para su empresa.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 1/1
168
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo de análisis 17 de marzo del 2015
Procedimiento N.-2 Determinar cómo se da a conocer en el mercado potencial sin un plan
de marketing.
Desarrollo:
La empresa tiene una página web y un fan page donde los clientes pueden conocer los
servicios que ofrece la empresa y compartir sus comentarios.
Fan page
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 2/1
169
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo de análisis 17 de marzo del 2015
Procedimiento N.-3 Determinar la participación en el entorno empresarial
Desarrollo:
La empresa AVSE es un sistema abierto lo que significa que está en continua interacción
con su entorno y de dicha interacción depende que la empresa sobreviva y crezca. La
empresa para desarrollar su actividad debe conocer su entorno. Podemos considerar el
entorno como todo aquello que está fuera de los límites de la empresa o bien como el
conjunto de elementos externos a la organización que son relevantes para su actuación.
La empresa AVSE Consultores ha diseñado algunos parámetros para que la competencia
no les afecte y puedan sobrevivir a la crisis económica, como son:
Rentabilidad
Crecimiento
Adaptación
Los cuales le ayudará a generar valor y así poder alcanzar sus metas y objetivos.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 3/1
170
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo de análisis 17 de marzo del 2015
Procedimiento N.-4 Verificar que el gerente de negocio tenga poder de decisión para
elaborar un plan de marketing.
Desarrollo:
En la visita e inspección a la Empresa AVSE Consultores dedicada a dar servicios de
asesoramiento contable a las diferentes empresas de la ciudad de Quito, se verifico que la
empresa no cuenta con plan de marketing a seguir, por lo cual la empresa no da a conocer
sus servicios que presta adecuadamente.
El Ing. Ramiro Silva gerente de negocio me manifestó que porque no hay presupuesto no
realiza un plan de marketing, pero si esta consiente que hace falta y que tratara de
implementar el plan de marketing y discutirá con los accionistas de la empresa. Además
los negocios que realiza son sin ninguna documentación ahí el problema que si hay un
gerente de negocio debe haber archivos pero no hay documentación.
De acuerdo a mi análisis podemos decir que no me facilitaron la documentación porque
son confidenciales o en verdad no tienen.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 4/1
171
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo de análisis 17 de marzo del 2015
Procedimiento N.-8 Recomendar que implemente un plan de marketing y lo ejecuten.
Desarrollo:
Plan de MARKETING para la Consultora AVSE Cía. Ltda.
OBJETIVO
Diseñar un Plan de Marketing que permita dar a conocer los diferentes servicios que
ofrece, definiendo las estrategias Mix, para incrementar la rentabilidad y fortalecer la
imagen corporativa de AVSE Consultora Cía. Ltda.
ALCANCE:
La implementación de un Plan de Marketing es vital para mantenerse en competencia en
el mercado, la mejor manera de dar a conocer a una empresa es con un lanzamiento de sus
productos y servicios, además de contar su trayectoria y su ámbito de acción, un Plan de
Marketing requiere del compromiso y trabajo de cada una de las áreas de la empresa, para
demostrar su efectividad en desarrollo de su trabajo y fortalecer su imagen corporativa.
IMPORTANCIA
En AVSE Consultora Cía. Ltda., las labores por excelencia ha sido la Asesoría a empresa,
pero actualmente se han desarrollado nuevos servicios, que no han tenido acogida por los
clientes debido al desconocimiento de los mismos o porque no han sido debidamente
promocionados, es por esta razón que se ha visto necesario un Plan de Marketing, que
ayude a promover y atraer más clientes y fortalecer la imagen de la Consultora en el
Mercado.
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 8/1
µ
172
CÉDULA NARRATIVA
AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
Periodo de análisis 17 de marzo del 2015
Procedimiento N.-8 Recomendar que implemente un plan de marketing y lo ejecuten.
Desarrollo:
BENEFICIOS DEL PLAN
Captar más clientes potenciales para AVSE Consultores
Posicionar la imagen en el mercado
Crear más compromisos de los empleados hacia la empresa alcanzar fidelidad
de los clientes
Tener clientes más satisfecho con el servicio prestado
Maximizar la rentabilidad
Ejemplo de un presupuesto para la Consultora AVSE.
ACTIVIDAD FRECUENCIA COSTO UNITARIO ($)
COSTO TOTAL ($)
Elaboración de libros Mensual 150.00 1800.00
Publicación en redes sociales
Mensual 50.00
600.00
Posicionamiento en motores de búsqueda
Mensual 0 0
Marketing uno a uno (Telemarketing, correo directo, visitas personales)
Mensual 100.00 1200.00
Publicidad (radio, revistas)
Semestral 500.00 1000.00
TOTAL 4600.00
ELABORADO POR: Jacqueline Calapucha
SUPERVISADO POR: Bolívar Jarrín
P.T 8/1.1
µ
173
3.6.4 Desarrollo de hallazgos por componente
HOJA DE HALLAZGOS
REF CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUCIÓN RECOMENDACIÓN
P.T
003
Ineficiencia en la
entrega oportuna
del servicio al
cliente.
Según las condiciones pactadas
entre empresa y el cliente, los
servicios deben ser entregados con
10 días de anticipación como
mínimo.
De acuerdo al Art. 641.
Extemporaneidad en la
presentación.- del estatuto
tributario:
Las personas o entidades obligadas
a declarar, que presenten las
declaraciones tributarias en forma
extemporánea, deberán liquidar y
pagar una sanción por cada mes o
fracción de mes calendario de
retardo, equivalente al cinco por
ciento (5%) del total del impuesto
a cargo o retención objeto de la
declaración tributaria, sin exceder
del ciento por ciento (100%) del
impuesto o retención, según el
caso.
La empresa por falta
de planificación no
cumple con las
condiciones pactadas
para la entrega del
servicio.
Incremento
ocasional de
gastos por parte
de la empresa al
tratar de
compensar la
entrega y causa
dificultades en
el servicio
prestado al
cliente
El personal no cumple
con lo establecido en el
manual de
procedimiento contable
que tiene la empresa,
por lo que dificulta la
entrega del servicio de
las actividades
económicas de los
clientes, y causa
molestia a los clientes al
momento de pagar
sanciones emitidas por
el SRI.
Al personal se le
recomienda tener más
eficiencia en la
presentación de los
informes económicos
de los clientes, ya que
esto puede perjudicar a
la empresa y a ellos
mismo como asistentes.
P.T 3/1
174
P.T
004
Falta de personal
con experiencia
en el área
operativa
El personal contratado por parte
de la empresa debe tener
conocimiento sobre reglas
tributarias.
De acuerdo al Art. 14 Contrato
individual de trabajo expreso o
presunto.- del código de
trabajo: las partes acuerdan de
palabra o por escrito los
servicios que ha de prestar el
trabajador, la remuneración
y los otros términos del
acuerdo.
Y cumplir con los horarios de
acuerdo al Art. 52.
Falta de una buena
organización para
selección del
personal.
Incremento de
inestabilidad
laboral en la
empresa y en
la sociedad.
La empresa AVSE es
una compañías
dedicada a brindar
servicios de
contabilidad externa
y asesoría tributaria
por lo cual contrata
asistentes contables.
Por lo que el personal
no ha cumplido con
lo establecido en el
contrato de trabajo y
por falta de
conocimientos e
interés al desempeño
de las actividades
laborales la empresa
ha tenido que
proceder a
desemplear a muchos
del personal
contratado,
obteniendo un
desequilibrio en su
presupuesto para lo
que se refiere
sueldos.
Se recomienda a la
empresa tener un
sistema para
contratación de
personal y poder
elegir personas con
habilidades en
cumplir con los
requerimientos de las
actividades y que
cumpla con
responsabilidad lo
que pide la empresa.
Evaluar al personal
constantemente para
tener asistentes
emprendedores.
Capacitar al
empleado antes de
darle
responsabilidades
que no pueda
cumplir.
P.T 3/1.1
175
P.T
005
Falta de un plan
de marketing.
La empresa debe contar con un
plan de marketing para que
pueda tener un plan de acción
adecuado para cada actividad
que vaya a realizar la empresa.
Además es importante para que
la empresa pueda ofrecer su
producto que este caso es el
servicio tributario y poder
posicionarse en el mercado y
poder incrementar su
rentabilidad y ofrecer empleo a
toda la sociedad.
Por falta de
presupuesto no han
incluido un plan de
marketing, pero si
cuenta con un área
de negocio.
La persona
encargada del
área, solo
negocia con
sus clientes
verbalmente y
no realiza
ningún
documento y
esto dificulta a
un buen
control a los
negocios de la
empresa.
El responsable de
área de marketing no
tiene un plan de
marketing que pueda
seguir para rendir a la
empresa.
Se le recomienda a la
persona encargada
del área que
implemente un plan
de marketing para
poder ofrecer
adecuadamente su
servicio contable.
P.T 3/1.2
176
FASE 4.- COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
TABLA N.- 41 Programa de Auditoría comunicación de resultados
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Periodo del 1de enero al 31 de marzo del 2013
OBJETIVO:
Redactar un informe final del trabajo auditado a la empresa en el cual se presentan las
observaciones, conclusiones y recomendaciones.
N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
Comunicación parcial
de resultados
J.C
P.T 1/1
20/02/2013
2
Se identifican
observaciones y
oportunidades de
mejora
J.C
P.T 2/1
20/03/2013
3
Discusión con el cliente
y definición de
compromisos
J.C
P. T 3/1
20/03/2013
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
P.T 006
177
Información y Comunicación
Informe de Auditoría de Gestión a la empresa AVSE Consultores
Quito, 20 de marzo del 2013
Lic.
Silvia Iturralde
GERENTE DE LA EMPRESA AVSE.
Se ha evaluado la Gestión Administrativa de La empresa AVSE Consultores Cía. Ltda. Para
conocer la evolución a la consecución de los objetivos empresariales.
La empresa AVSE Consultores tiene como principal objetivo, brindar soluciones integrales en
el área contable, tributaria, laboral, societaria. Ofreciendo un servicio de asesoría online externa
contando con un software especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa.
La responsabilidad de expresar una opinión sobre la presente información, mediante una
auditoría de gestión que fue realizada de acuerdo con las normas de auditoría generalmente
aceptadas (NAGAS). Dichas normas requieren que cumplan con requisitos éticos para obtener
una información razonable y libre de representación errónea de importancia relativa.
Toda la información, actividades y procesos ejecutados son de responsabilidad del área
operativa de la empresa.
Nuestra responsabilidad es la de emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre si
la información, actividades y procesos presentados y desarrollados por el área antes
mencionado, a fin de evaluar la consecución de los objetivos empresariales.
P.T 1/1
178
Se analizó tres componentes; Ineficiencia en la entrega oportuna del servicio al cliente, falta de
personal con experiencia en el área operativa, Falta de un plan de marketing, mediante la
entrevistas con el personal, encuestas, revisión y evaluación de documentos, archivos, se pudo
conocer el grado de cumplimiento de las actividades establecidas dentro de la empresa, además
le falta cumplir reglas que se debe proceder para garantizar la calidad de la información y el
servicio.
En cuanto a la evaluación de control interno a nivel general se determina que no tienen una
infraestructura adecuada para su equipo de trabajo, y no cuentan con una adecuada bodega de
archivo.
Atentamente;
Jacqueline Calapucha
AUDITOR
Dir.: Chile y José López
Telf.: 022950520
179
3.7.1 Conclusiones
Todo el procedimiento se pudo realizar mediante un análisis de los aportes colaborados
por el personal de la empresa. La auditoría fue la herramienta específica para poder
concluir de manera ordenada y con la seguridad de encontrar soluciones al problema y
dar a conocer a los accionistas de la empresa. Toda la información de este capítulo
contribuyo para ejecutar la auditoría de gestión a los procesos administrativa de la
Consultora AVSE Cía. Ltda.
El estudio realizado a la empresa AVSE se puedo definir que el personal no cumple con
las reglas y políticas de la empresa y olvidan cual es el principal objetivo que tiene la
empresa para llegar a su meta empresarial.
La auditoría de gestión nos permitió conocer el grado de cumplimiento a la consecución
de los objetivos empresariales planteadas en el su plan estratégico. Con la utilización de
indicadores de eficacia y eficiencia, se determinó que dichas áreas no mantienen un
control eficiente debido a que no proporciona un grado de seguridad a las actividades
realizadas.
P.T 2/1
180
3.7.2 Recomendaciones
Al Ing. Ramiro Silva encargado del área de negocio, implementar el plan de marketing
para que la empresa pueda dar a conocer el servicio que ofrece y que no solo quede en
palabra sino en hechos.
Al Señor Andrés Altamirano encargado de las actividades en general de empresa,
recomendar que realice reuniones constantes con el personal, para recordarles cual es el
objetivo de la empresa y lo que deben cumplir con las tareas de cada mes y emplear
medidas de control a las diferentes actividades.
A la Lic. Silvia Iturralde realizar evaluaciones mensuales al personal para ver si las
capacitaciones le está ayudando para el puesto que aplican y así poder confiar en su
equipo de trabajo. Esperando obtener personal altamente capacitado para la ejecución
del servicio que ofrecen proporcionando una información confiable, eficiente, eficaz y
de calidad.
Analizar la hoja de hallazgo detectadas en la ejecución de la auditoría dando a conocer
a la directiva de la empresa para que puedan buscar soluciones al problema y realizar
seguimientos constantes.
P.T 3/1
181
FASE 5.- SEGUMIENTO Y MONITOREO
TABLA N.- 42 Seguimiento y Monitoreo
AVSE CONSULTORES CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Periodo del 1de enero al 31 de marzo del 2013
OBJETIVO:
Contribuir el logro de los objetivos estratégicos a través del seguimiento continuo de
las metas con el fin de retroalimentar el proceso de planeamiento estratégico para el
logro de los objetivos estratégicos.
N.- PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE REF. PT FECHA OBSERVACIÓN
1
Diseño
J.C
P.T 1/1
17/03/2013
2
Implementación J.C
P.T 1/1 17/03/2013
3
Evaluación
J.C
P. T1/1
17/03/2013
Elaborado por: Jacqueline Calapucha
AUDITOR
P.T 007
182
P.T 1/1
3.8 Seguimiento y monitoreo
MATRIZ DE MONITOREO
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA
Observaciones Recomendaciones Responsable Plazo de
cumplimiento
Seguimiento
con corte a la
fecha
Firma de
Responsabilidad
No existe
documento de
estados
económicos de
5 clientes.
Al gerente general,
tener un responsable
a cargo de las
revisiones de los
estados económicos
de todos los clientes
que manejan, y dar
seguimiento a los
clientes que falta la
documentación.
Lic. Silvia
Iturralde
1 mes
15/04/2013
No cumplen con el presupuesto estimado para las capacitaciones.
Al encargado de las
capacitaciones,
buscar la manera de
cumplir con el
presupuesto
destinado para las
capacitaciones del
personal y para cada
actividad que se
vaya a realizar.
Lic. Silvia
Iturralde
1 mes
15/04/2013
No existe firma
del gerente y
nombre del
responsable en
las fichas de
control de
asistencia del
personal a las
capacitaciones
El responsable de
llevar este control,
firmar y poner el
nombre del
responsable y tener
sellado para
cualquier incidente
que pueda ocurrir a
futuros.
Andres Altamirano
1 mes
15/04/2013
No existe un
plan de
marketing
Implementar el plan
de marketing ya que
le va ayudar al
responsable del área
de marketing, a dar
conocer el producto
que la empresa
ofrece al mercado
nacional.
Ing. Ramiro
Silva
1 mes
15/04/2013
Elaborado por: Jacqueline Calapucha Auditor
P.T 1/1
183
4.- Bibliografía
Arens, A. (2007). Un enfoque Integral. Mèxico: Pearson.
Bejamìn, F. (2007). Auditorìa administrativa gestiòn estrategica del cambio. Mèxico: Pesaron.
Código órganico del trabajo . (s.f.). Obtenido de http://www.ugtecuador.com/pdf/proyecto-
codigo-trabajo.pdf.
De la Peña, A. (2009). Auditoría un enfoque práctico. España: PARANINFO.
Elio de Zauni, S. (2010). Auditorìa de Gestiòn. Buenos Aires .
Contraloría general de estado, C. g. (2009). Manual de auditoría financiera. Ecuador.
Estupiñán Gaitán, R. (2006). Administracion de riesgo y la auditoría interna. Bogotá.
Maldonado, M. (2011). Auditoría de gestión. Ecuador.
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Manual de Auditoría financiera gubernamental. (s.f.). Obtenido de www.contraloria.gov.ec.
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Yanel Blanco, L. (2006). Normas y procedimientos de la auditorìa integral. Colombia: ECOE.
GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA AVSE CONSULTORES CIA. LTDA.
PERSONAL OPERATIVO
ANEXO
001
ENCUESTAS APLICADAS AL PERSONAL
RELOJ BIOMETRICO
ANEXO
002
BODEGA DE ARCHIVOS
ANEXO
003