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AUDITORIA DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS
CONCEPTOS
Ingresos: Es la entrada bruta de beneficios económicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, siempre que tal entrada dé lugar a un aumento en el patrimonio neto, que no esté relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio.
Gastos: Es una salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para un artículo o por un servicio. Es la anotación o partida contable que disminuye el beneficio o aumenta la pérdida de una sociedad o persona física.
Costos: Es el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios, mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento que se obtienen los beneficios.
AUDITORÍA FINANCIERA A UNA EMPRESA QUE SE DEDICA A LA COMERCIALIZACION DE GAFAS PARA SOL
La firma de auditores independientes AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA, ha sido contratada para realizar una auditoría financiera de la empresa en ingresos, costos y gastos.
“GAFAS.COM S.A.”, por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012.
El Consejo de Administración solicitó a la firma de auditoría que se realice Auditoría de ingresos, costos y gastos debido a que tiene la intención de realizar un análisis de las cuentas que integran dicho estado financiero, porque de acuerdo a su conocimiento pueden existir errores significativos en los montos que conforman los valores de dichas cuentas. La firma accede dando a conocer a la administración que al realizar este trabajo se verá en la necesidad de emitir un informe con propósito especial, la administración acepta las condiciones.
PRESENTACION DE LA EMPRESA
La empresa “GAFAS.COM S. A.” fue constituida bajo las leyes del gobierno, el 1 de julio del 2005, su principal actividad comercial es la comercialización de gafas para el sol.
CARTA DE SOLICITUD DEL CLIENTE
GAFAS.COM S.A.
Centro comercial unicentro local 19
Pereira, Risaralda
Señores:
AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA
Nosotros como empresa Comercializadora de Gafas para el sol, nos dirigimos a ustedes respetuosamente. solicitamos sus servicios profesionales en la realización de una auditoria de financiera con propósito especial, ingresos, costos y gastos del periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012.
Debido a un análisis que deseamos realizar requerimos la auditoría financiera. Por lo tanto agradeceremos que nos envíen su carta de propuesta de servicios profesionales para determinar las condiciones de trabajo así como el valor de los honorarios del mismo.
Atentamente,
JUAN JOSE TREJOS
Jefe Financiero Administrativo
GAFAS.COM S.A.
CARTA PROPUESTA DE SERVICIOS
AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA
Contadores Públicos y Auditores
Pereira – Risaralda
Señores:
GAFAS.COM S.A.
Ciudad
Estimados señores:
En respuesta a su solicitud, nos permitimos presentarles nuestra propuesta de servicios profesionales correspondiente a la auditoria externa con propósito especial de ingresos, costos y gastos; de la empresa GAFAS.COM S.A. por el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012.
La presente tiene por objeto confirmar nuestro entendimiento de los términos y objetivos de nuestra contratación, así como la naturaleza y limitaciones de los servicios que prestamos.
OBJETIVO BÁSICO DE LA AUDITORIA
Realizaremos la auditoría financiera de GAFAS.COM S.A. por el período comprendido del 1 de enero al 31 de Diciembre 2012, preparados con Normas Internacionales de Contabilidad.
ALCANCE DE NUESTROS SERVICIOS
En una auditoria con propósito especial, se expresa una opinión sobre los resultados de la empresa, para lo cual realizaremos pruebas selectivas de los registros contables y otros procedimientos de auditoria que consideremos necesarios de acuerdo a las circunstancias. Nuestra auditoría será realizada de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoria, dichas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoria con el fin de obtener la seguridad razonable y libre de errores significativos. Una auditoria incluye el examen en base a pruebas, de la evidencia que respalde los montos y la información presentada en el Estado de Resultados.
APLICACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD
Es responsabilidad de la administración de la empresa la adecuada aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad. Por tal razón consideramos que es recomendable que la administración realice una revisión de las diferencias que puedan existir entre las cifras presentadas conforme a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Guatemala en años anteriores y las correspondientes de acuerdo a Normas Internacionales de Contabilidad, así como registro de los ajustes para una adecuada presentación del Estado de Resultados.
RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN
Los ingresos, costos y gastos son responsabilidad de la administración, consecuentemente es responsable por el registro adecuado de todas las transacciones y por establecer y mantener un control interno suficiente que permita la preparación de los estados financieros de conformidad con Normas Internacionales de Contabilidad y que ofrezcan una seguridad razonable, aunque
no absolutas de que no ocurran errores e irregularidades que puedan tener un impacto significativo sobre los estados financieros tomados en conjunto.
Como resultado de las limitaciones inherentes en el control interno y la naturaleza de las pruebas, esta no puede proporcionar una seguridad absoluta de que no existen errores en los resultados como consecuencia de fraudes e irregularidades. Sin embargo, si dentro del alcance de nuestras pruebas se detectan situaciones que fueran indicativos de fraudes o actos ilegales, informaremos a la administración de la empresa lo relacionado a dichas situaciones.
La administración de la empresa tiene la responsabilidad de efectuar los ajustes que sean necesarios para corregir los errores e irregularidades significativas que se detecten.
VISITAS
Con fin de cumplir adecuadamente con la realización de nuestro trabajo, programaremos nuestras visitas en común acuerdo con la administración de la empresa, con el fin que podamos acumular la evidencia que utilizaremos para emitir nuestra opinión sobre los ingresos, costos y gastos.
INFORMES A LA ADMINISTRACIÓN
a) Informe de Auditoría: Al concluir nuestra revisión, presentaremos un informe en español y en pesos, de los ingresos, costos y gastos de la empresa GAFAS.COM S.A. por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012.
El informe de auditoría con propósito especial, de acuerdo a Normas Internacionales de Auditoría incluye la opinión de los auditores independientes y el informe financiero.
Si por alguna razón nuestra revisión no pudiera desarrollarse con el alcance requerido por las normas o alguna cuenta o transacción importante no se hubiera registrado de acuerdo con normas internacionales de contabilidad, estamos obligados a mencionarlo en nuestra opinión, sin embargo, cuando estas
circunstancias ocurren, nos entendemos con el cliente con el fin de desvanecer las causas que dan origen a la salvedad, previo a emitir la opinión.
b) Adicional al dictamen: Proporcionaremos una carta a la gerencia con observaciones y recomendaciones que a nuestro criterio sean importantes para la administración de la empresa.
HONORARIOS Y GASTOS
Nuestros honorarios se fijan sobre la base de tiempo que invierten nuestros socios y el personal profesional asignado, así como los niveles de habilidad y responsabilidad involucrados. El valor de los honorarios está en un rango del 0.3 al 1% de los ingresos totales de la empresa en el año inmediatamente anterior a la realización de la auditoria, y depende del número del personal a utilizar tanto desplazadas a la sede del cliente como el número de personas que se quedan en la oficina trabajando sobre datos, gastos de desplazamiento, gastos de manutención y gastos administrativos y rentabilidad del contrato. Hemos estimado nuestros honorarios en $43.450.000 IVA incluido, para la auditoría basándonos en los ingresos anuales de la empresa GAFAS.COM S.A.
En caso sea aceptada nuestra propuesta estaremos, facturando el 25% de nuestros honorarios con la aceptación de la misma, el 50% en el transcurso del trabajo y el otro 25% al presentar nuestro informe final.
Deseamos agradecer la oportunidad que nos brindan de presentar esta propuesta de servicios y poder contar con GAFAS.COM S.A. como parte de nuestra cartera de clientes. Si nuestra propuesta está de acuerdo a sus requerimientos por favor confirmarnos su aceptación por escrito.
Atentamente,
AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA
Contadores Públicos y Auditores
ACEPTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORÍA
GAFAS.COM S.A.
Señores:
AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA
Contadores Públicos y Auditores
Estimados señores:
Por este medio confirmamos nuestra aceptación a la propuesta de servicios profesionales y a los términos de su carta con fecha 15 febrero del año en curso, para efectuar la auditoría financiera de ingresos, costos y gastos de la empresa GAFAS.COM S.A., por el período comprendido del 1 de enero al 31 de Diciembre 2012.
Atentamente,
GAFAS.COM S.A.
GAFAS.COM S.A.
PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA AL 31 DE DICIEMBRE 2012
1. Generalidades:
GAFAS.COM S.A. contrató los servicios de la firma de auditores externos AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA, para realizar una auditoría financiera de ingresos, costos y gastos por el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012.
Después de haber realizado entrevistas con el personal clave del cliente y realizar un recorrido de las instalaciones de la empresa se determinó que la misma esta clasificada como una empresa mediana, cuenta con 58 empleados, distribuidos en las distintas áreas. Los empleados no están organizados en sindicato y las prestaciones laborales que pagan son las que estipulan las leyes laborales del país.
La actividad principal de la empresa es la comercialización de gafas para el sol en todo el territorio nacional e internacional. Sus ingresos son generados por esta misma actividad. Del total de sus ventas el 90% son efectuadas a crédito a 15 días de la fecha de facturación.
2. Antecedentes del Cliente:
La empresa “GAFAS.COM S.A.” fue constituida de acuerdo a las leyes establecidas por el gobierno por tiempo indefinido e inició operaciones el 1 de julio de 2005. Está ubicada en el centro comercial Unicentro local 19 y no cuenta con sucursales.
La empresa presenta sus estados financieros de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad (NIC’s). Los estados financieros del 2012 no han sido auditados por una firma de auditoría. Es la primera auditoría que se realiza en la empresa sobre el Estado de Resultados.
Le empresa elabora y presenta sus registros contables, estados financieros y demás reportes por medio de un sistema contable con la cual realiza dicha labor, por tal razón cuenta con la colaboración de un especialista en tecnología informática.
3. Personal Clave
Gerente General y Representante
Jefe Financiero Administrativo
Contador General
4. Objetivos y Estrategias de la empresa
El objetivo principal de la empresa es incrementar en un 10% las ventas totales con relación al año anterior.
Lo pretende lograr siguiendo las estrategias siguientes:
Obtener más clientes
Incrementar sus servicios a otros clientes
5. Principales Clientes
Sus principales clientes son mujeres.
6. Fuentes de Financiamiento
La empresa utiliza eventualmente financiamiento externo para sus operaciones, el cual obtiene a través de préstamos y además aprovecha el crédito de 30 días que le otorgan sus proveedores.
7. Factores externos del negocio
Como para cualquier empresa,. se ve afectada por los factores externos que son generados por el ambiente en general de negocios y por las características especiales de sus operaciones.
Debido al cambio de gobierno en el país se espera un incremento en el valor del dólar de los Estados Unidos y aunque las compras se realizan a nivel local, todos los artículos que necesita para su funcionamiento la empresa, son importados.
8. Controles gerenciales:
La compañía ha mostrado siempre la existencia de adecuados controles internos, así como una supervisión constante a todos los niveles, a pesar de no contar con un departamento de auditoría interna.
9. Control interno
Se realizará una evaluación del control interno en el desarrollo de nuestro trabajo con el fin de determinar si ha habido cambios sustanciales y para detectar las desviaciones de control interno para discutirlos posteriormente con la gerencia y emitir nuestras recomendaciones a través de la carta a la gerencia.
10. Objetivo de la auditoria
El objetivo de la auditoria es obtener evidencia suficiente y competente para estar satisfechos que el estado de resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012, este presentado de forma razonable y de esa forma poder emitir nuestra opinión, acerca de los ingresos,costos y gastos.
13. Visita
La auditoría se tiene programada iniciar el 20 marzo de 2013, siendo esta la primera visita y se programarán con la administración las visitas siguientes, para poder realizar la revisión del período ya mencionado.
14. Presupuesto de tiempo
Para el desarrollo de la revisión de auditoría se tiene presupuestada la siguiente inversión de tiempo en horas.
No. Actividades Tiempo/horas
1 Planificación 12
2 Trabajo de Campo
3 Evaluación del control interno 16
4 Desarrollo del programa de auditoria 52
5 Supervisión 8
6 Discusión de puntos encontrados 4
7 Elaboración de informes 8
Total horas 100
15. Honorarios
Nuestros honorarios fueron estimados de acuerdo al tiempo que será utilizado a nivel de experiencia del personal que será asignado a este trabajo. Los costos por hora del socio, gerente y señor que participaran en la revisión se determinaron de acuerdo a las políticas de la firma en las cuales se tiene previamente determinado el costo por hora de cada profesional participante.
Después de haber realizado el presupuesto de tiempo para esta auditoría el socio encargado determinó un costo total de $4.345.000.000 pesos IVA incluido.
16. Emisión de informes
Se tiene planificado emitir los siguientes informes de auditoría financiera de ingresos, costos y gastos, el cual incluye el dictamen de contador público y auditor independiente. Carta a la gerencia en las que se incluirán aquellas observaciones importantes que se detecten de acuerdo a las debilidades encontradas en el trabajo de campo, los efectos de estas, así como las recomendaciones
correspondientes.
PAPELES DE TRABAJO
Programa de auditoría
Puntos para carta de recomendaciones
Cuestionario de control interno
Estado de resultados de la empresa
Balance de saldos costo de servicios
Informe de auditoría, de los auditores independientes
Carta a la gerencia
venta de servicios
costo de servicios
productos financieros
gastos de distribución
Gastos de Administración
gastos financieros
reserva legal
ajustes y reclasificaciones
marcas de auditoría
PROGRAMA DE AUDITORÍA INGRESOS
1 Realizar corte de formas (facturas), verificando las facturas emitidas en diciembre del año anterior y en enero del año posterior (Existencia, Integridad y Valuación)
2 Revisar el 10% de las facturas emitidas por concepto de servicios de de los meses de enero abril, mayo, junio, verificar que todas las facturas hayan sido registradas en la contabilidad. (Existencia, Integridad y Valuación)
3 Revisar las ordenes elaboradas por la administración durante los meses de abril. mayo, junio, y verificar que todas fueron facturadas (Existencia, Integridad y Valuación)
4 Verificar los estados de cuenta bancarios y obtener los valores pagados por el banco por concepto Intereses ganados y compararlos con los registros de la contabilidad. (Existencia, Integridad y Valuación)
Se revisarán los meses de abril, mayo, junio, ya que al verificar estos meses se tendra un alcance del 59%.
PROGRAMA DE AUDITORÍA COSTO DE SERVICIOS
1 Realizar una prueba global de nóminas y planillas tomando el 100% de las planillas de los meses abril, mayo, junio. Alcance 59% (Existencia, Integridad y valuación)
2 Realizar una prueba global de depreciaciones considerando las adiciones y bajas de activos fijos del 1 de enero al 31 de diciembre. (Existencia, Integridad, Valuación y Propiedad
3 Revisar el 100% de las facturas por compras a mayoristas del 1 de enero al 31 de diciembre Alcance 98% (Existencia, Integridad, Valuación y Propiedad)
4 Realizar una prueba global de seguros de enero a diciembre (Existencia, Integridad y Valuación)
5 Revisar el contrato de arrendamiento del predio y realizar una prueba global. (Existencia, Integridad y Valuación
6 Revisar el 100% de los gastos de abril, mayo, junio, Alcance 59% (Existencia, Integridad y Valuación)
7 Revisar el 100% de los gastos de fletes y acarreos de los meses de abril, mayo, junio, Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuación)
8 Revisar el 100% de los gastos de reparaciones de los meses de abril, mayo, junio, Alcance 59% (Existencia, Integridad y Valuación)
9 Revisar el 100% de los gastos de viaje de los meses de abril, mayo, junio. Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuación).
PROGRAMA DE AUDITORÍA GASTOS DE DISTRIBUCIÓN
1 Realizar una prueba global de nóminas y planillas tomando el 100% de las planillas de los meses de abril, mayo, junio,. Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuación)
2 Revisar el 100% de los vales entregados a los empleados y verificar que tengan evidencia de haber sido recibidos. Alcnance 58% (Existencia, Integridad y Valuación)
3 Revisar el 100% de los gastos de viaje de los meses de abril mayo. Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuación)
PROGRAMA DE AUDITORÍA GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
1 Realizar una prueba global de nóminas y planillas tomando el 100% de las planillas de los meses abril, mayo, julio, Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuación)
2 Realizar una prueba global de depreciaciones considerando las adiciones y bajas de activos fijos de abril, mayo, junio (Existencia, Integridad, Valuación y Propiedad)
3 Realizar una prueba global de seguros de abril, mayo, junio (Existencia, Integridad y Valuación)
4 Revisar el contrato de arrendamiento de las oficinas y realizar una prueba global. (Existencia, Integridad y Valuación)
5 Revisar el 100% de los gastos de papelería y útiles de oficina de los meses de abril, mayo, junio. Alcance 59% (Existencia, Integridad y Valuación)
6 Revisar el 100% de los gastos de agua, luz y teléfono de los meses de abril, mayo, junio, Alcance 59% Existencia, Integridad y Valuación) ,
7 Revisar el 100% de los gastos de mantenimiento equipo de los meses de abril, mayo, junio. Alcance 59% (Existencia, Integridad y Valuación).
CONTROLES
A. Objetivo de Control
Integridad, existencia y exactitud de los costos de ventas
1 ¿Sólo personal autorizado realiza las? X SI NO N/A
Comentarios: Semanalmente el asistente administrativo cotiza con los proveedores previamente autorizados por la Gerencia, cuando ya tiene las cotizaciones las traslada al Jefe Administrativo quien determina a que proveedor se realizará la compra. Se observó que semanalmente el jefe administrativo por correo electrónico autoriza la cantidad a comprar.
2 ¿Existen procedimientos ya establecidos sobre el salario y bonificaciones a pagar al personal? X SI NO N/A
Comentarios: Existen parámetros en cuanto a los salarios a pagar al personal operativo, además existe un valor previamente determinado de las bonificaciones. Se observó la tabla de salarios del personal operativo y se verificó que coincidiera con los valores pagados en planillas.
3 ¿Exsite control en la elaboración de las planillas de sueldos, pago de beneficios así como de los otros pagos realizados a los empleados? X SI NO N/A
Comentarios: El departamento de Recursos Humanos prepara las planillas corres- pondientes y posteriormente se traslada al departamento administrativo, en donde son revisados todos los cálculos, aspectos legales y documentación de soporte. Posteriormente se trasladan a Gerencia General para su autorización y después se realizan los pagos por medio de transferencias bancarias.
Al observar la planillas se verificó que todas cuentan con firma de revisado por el área administrativa financiera y de autorizado por la gerencia general.
B. Objetivo de Control
Exactitud del Costo de Servicios.
4 ¿El sistema de contabilidad está bien diseñado y proporciona información sobre los costos que sirva como ayuda en la valuacion y para medir su rendimiento? X SI NO N/A
Comentarios: Se realizan cierres mensuales y se lleva un control de los costos. Se verificó físicamente la existencia de cierres mensuales realizados por el área administrativa y todos contienen firma de autorización por la gerencia general
5 Son identificadas las variaciones del costos de servicios y reciben seguimiento oportuno? X SI NO N/A
Comentarios: Debido a que se lleva un control de los costos, es fácil detectar diferencias cuando estas ocurren. Antes de firmar los cierres mensuales, el gerente general revisa los valores, de existir inconsistencias las discute con el jefe administrativo financiero.
Cuestionario de Control Interno Ingresos por servicios
A. Objetivo de Control
Integridad, existencia y exactitud de los ingresos
1 ¿Sólo personal autorizado determina el valor de los servicios que se prestan? X SI NO N/A
Comentarios: El Jefe Administrativo es quien determina los valores de servicios y los autoriza el Gerente General.
2 ¿Existen procedimientos ya establecidos para facturar todos los servicios prestados? X SI NO N/A
Comentarios: Se lleva un control de órdenes numerado en forma correlativa y con base a estas órdenes se realiza al facturación correspondiente. Se verificó el control de órdenes, las cuales cumplen con los requisitos de elaboración y antorización.
3 ¿Existe control sobre todos los servicios prestados para que sean facturados? X SI NO N/A
Comentarios: Se tiene un correlativo en el cual se describen los servicios prestados. Exactitud del Precio de Venta.
4 ¿El sistema de contabilidad esta bien diseñado y proporciona información sobre los ingresos que sirva como ayuda en la valuacion para medir su rendimiento? X SI NO N/A
Comentario: Debido al control es fácil saber que servicios se han prestado y ya se conocen los precios.
5 ¿Son identificadas las variaciones de ventas y reciben seguimiento oportuno? X SI NO N/A
Comentarios: El Jefe Administrativo verifica mensualmente el detalle de lo facturado y lo compara con los meses anteriores ya que tiene amplio conocimiento de los valores que deben facturarse con facilidad determina diferencias, adicionalmente existe similitud en los valores de venta mensual y en contabilidad se pueden determinar las diferencias si existen.
A. Objetivo de Control
Integridad, existencia y exactitud de los gastos
1 ¿Sólo personal autorizado realiza las compras de combustibles, papelería y otras erogaciones? X SI NO N/A
Comentarios: Mensualmente se realiza un cuadro de los consumos y en base a estos consumos se solicitan los productos a comprar, dicho listado es evaluado por el Jefe Administrativo y él autoriza las compras mensuales.
2 ¿Existen procedimientos ya establecidos sobre el salario y bonificaciones a pagar al personal? X SI NO N/A
Comentarios: Cuando se realizan incrementos salariales estos son autorizados por el Gerente General.
3 ¿Existe control sobre los pagos realizados por renta de edificio, seguros, fianzas y otros gastos? X SI NO N/A
Comentarios: El asistente administrativo tiene a su cargo verificar que las facturas cumplan con los valores contenidos en los contratos y pólizas, posteriormente las traslada al Jefe Administrativo para su autorización y pago. Se observaron las pólizas de seguros y fianzas, así como el contrato de renta del predio, se verifricó que los valores son correctos.
Cuestionario de Control Interno Gastos
4 ¿Existe control en la elaboración de las planillas de sueldos, pago de beneficios así como de los otros pagos realizados a los empleados? X SI NO N/A
Comentarios: El departamento de Recursos Humanos prepara las planillas correspondientes y después se traslada al departamento administrativo en donde son revisados todos los cálculos, aspectos legales y documentación de soporte, luego se traslada a Gerencia General para su autorización y se realizan los pagos por medio de transferencias bancarias.
B. Objetivo de Control
Exactitud de los Gastos
5 ¿El sistema de contabilidad está bien diseñado y proporciona información sobre los gastos que sirva como ayuda avaluarlos adecuadamente? X SI NO N/A
Comentarios: Se realizan cierres mensuales y se lleva un control de los costos. Se verificó físicamente la existencia de cierres mensuales realizados por el área administrativa y todos contienen firma de autorización por la gerencia general
6 Son identificadas las variaciones de los gastos y reciben seguimiento oportuno? X SI NO N/A
Comentarios: Debido a las características de los gastos, estos son similares todos los meses. Con los cierres mensuales se determina esta situación y si hay diferencias y se realiza una revisión de las mismas. Se verificó físicamente la existencia de cierres mensuales realizados por el área administrativa y todos contienen firma de autorización por la gerencia general.
