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TRABAJO DE AUDITORIA DEL GRUPO:
OBLIGACIONES FINANCIERAS
INTEGRANTES:
CLAUDIA RAMOS CABEZA
ARELYS SAAVEDRA ALVAREZ
ROSA ACUÑA ROYETT
PROFESOR: ISAAC LORDUY
CONTROL II
FUNDACION TECNOLOGICO COMFENALCO
2.013
QUIENES SOMOS
BARAJAS CONSTRUCTORA S.A. es una empresa fundada en 1.989 por los hermanos Rafael, Arturo y Álvaro Cepeda Fasciolince, todas personas con alta experiencia en el sector inmobiliario y de la construcción.
Los hermanos Cepeda son los propietarios de Civilco Ltda, empresa con más de 50 años de experiencia en el diseño y construcción de obras en Cartagena, San Andrés , Barranquilla, Santa Martha y Montería. Entre los proyectos más relevantes de Civilco Ltda. hay que mencionar el Centro de Convenciones Cartagena, la superintendencia de Sociedades de Bogotá, la reforma a la catedral primaria de Bogotá, el Hotel Capilla del Mar en _Cartagena, Los Banco de Colombia, Popular, Cafetero y Unión en la Matuna de Cartagena, para solo mencionar algunos.
BARAJAS CONSTRUCTORA S.A. se ha posicionado como líder de los proyectos de construcción de la más alta calidad ofrecidos en Cartagena, y es así como en sus más de 15 años ha construido edificios altamente reputados en el mercado local. Próximamente iniciara contratación con sus dos nuevos proyectos ubicados en castillo grande: Alejandría y canarias.
Somos una empresa constructora con más de 15 años de experiencia se ha posesionado en Cartagena de Indias como una empresa del sector de la construcción. Sus construcciones son llevadas a cabo por su filiar CIVILCO, que desempeña las siguientes actividades:
Diseños arquitectónicos, construcciones en general, interventorías, cálculos estructurales, elaboración de presupuestos, consultorías, y demás trabajos relacionados con la arquitectura y la ingeniería.
MISION
Somos un grupo empresarial que basa su desarrollo y su especialización en 4 pilares: Construcción
Inmobiliaria
Titularización
Bodegaje
Logística Constructora
Contamos con un equipo humano que se compromete con ética y responsabilidad su trabajo y profesión, para ofrecer productos y servicios complementarios e innovadores que busquen dar soluciones efectivas y confiables a nuestros clientes , generando así valor y credibilidad a nuestros accionistas, proveedores y colaboradores.
VISION
Consolidarnos a nivel nacional como un grupo empresarial que ofrece servicios integrales dentro de las líneas de negocios constructoras, inmobiliarias y almacenamientos. Reconocida en el 2017 por su crecimiento sostenible con altos estándares de calidad y tecnológicos dentro de la filosofía de responsabilidad social empresarial.
MEMORANDO DE PLANEACION
REF: PL 01Barajas Constructora S.A.Nit: 800.068.547-4EJERCICIO AÑO 2012
MEMORANDO DE PLANEACION
Fecha de Cierre: Diciembre 31 de 2012
1. DEFINICION DE OBJETIVOS
1.1. Objetivo General:
Establecer si el sistema de Control Interno utilizado por la empresa Barajas Constructora S.A. es el más adecuado de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas, principios de contabilidad generalmente aceptada y los procesos que se manejan de acuerdo a las políticas de calidad de la Empresa.
1.2. Objetivos Específicos:
Verificar que en los procesos de cada área de la empresa van de acuerdo a lo señalado por socios accionistas.
Confirmar las cifras de los estados financieros de acuerdo a planillas y papeles de trabajo según lo establecido por los principios de auditoria.
Hacer las respectivas recomendaciones en las áreas que se presenten deficiencias. Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de los
procedimientos internos.
REF: PL 02 Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las operaciones. Averiguar el grado de protección, clasificación y salvaguarda de activos de la compañía
contra pérdidas de cualquier clase. Dictaminar los estados financieros a diciembre 31 de 2011
2. INVESTIGACION PRELIMINAR 2.1. Tipo de Empresa:
RESEÑA HISTORICA
Constructora Barajas Constructora S.A. es una empresa Constructora y Comercial, fundada en Abril 25 de 1989, es una sociedad anónima, compuesta por 6 accionistas aportando todos y cada uno la suma de $ 100.000.000, inscrita en la cámara de comercio de Cartagena el 05 de Julio de 1989 bajo el No 1.013 del libro respectivo. Está Ubicada En el Barrio Bocagrande Avenida San Martin carrera 3 N° 3-15. Los socios encargaron la dirección de la empresa a un grupo de administradores.
Los socios de Barajas Constructora S.A son:REF: PL 03
No Socios Participación1 Arturo Cepeda Faciolince 100.000.0002 Alberto Cepeda Faciolince 100.000.0003 Rafael J. Cepeda 100.000.0004 Hernando Cepeda Faciolince 100.000.0005 Ana Amelia Velez Velez 100.000.0006 Ines Maria Garcia Jimenez 100.000.000
TOTAL 600.000.000
OFICINA PRINCIPAL Y SUCURSALESBarajas Constructora S.A; Realiza sus actividades comerciales en Cartagena que es su sede principal y además tiene sucursales en Santa Marta, San Andrés y Medellín.
ACTIVIDAD PRINCIPALEl Objeto del desarrollo Social de Barajas Constructora S.A es de construcción, la compra y venta de inmuebles, la urbanización, loteo de los mismos, construcción de viviendas, oficinas y locales comerciales y en general de obras civiles.
PRODUCTOSAdquiere todos los productos necesarios para la construcción de edificaciones y además adquiere los servicios profesionales en este ramo.
REF: PL 04ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Posee en su estructura organizacional los departamentos de Tesorería, Financiero, de Contabilidad, de Mercadeo, de proyectos de construcción, compras y Gestión Humana.TESORERIA: En este departamento se encuentra relacionado con el flujo de efectivo y dentro de ella recae la responsabilidad del cobro de la cartera y el pago de los proveedores y la nómina de la empresa. También es el encargado de la caja general y caja menor de la empresa.FINANCIERA: Este departamento se encuentra apoyado en el departamento de contabilidad y es el encargado de mejorar las finanzas de la empresa en una mayor ejecución de los costos y un crecimiento en las ventas.CONTABILIDAD: Es el encargado de registrar, medir, controlar, organizar, analizar, informar de todo los movimientos económicos que la empresa realiza. Podemos decir que hace las veces de control interno de la compañía.MERCADEO: Es el encargado de la planeación y ejecución de los precios, promociones y distribuciones de ideas con el fin de satisfacer las necesidades del consumidor para que la empresa pueda permanecer en el mercado, dentro de este se encuentra el descubrimiento de nuevos mercados como las ciudades donde se encuentra en pleno crecimiento. PROYECTOS DE CONSTRUCCION: Es el encargado de diseñar y construir las edificaciones de la empresa así como la contratación de los servicios profesionales para el
desarrollo de proyectos innovadores que contribuyan al crecimiento de las regiones y de la adquisición de los materiales.COMPRAS: Están a cargo del departamento de mercadeo la compra de bienes inmuebles como lotes y edificaciones, que se adquieren para la realización del objeto social de la compañía. Este departamento también se encarga de la compra de materiales dentro y fuera del país.GESTION HUMANA: Es el encargado de brindarle todo lo que necesita el personal que labora en la empresa.
REF: PL 05
2.2. CIRCUNSTANCIAS ECONOMICA Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO Las compras de Herramientas y Materiales están a cargo del jefe comercial, existiendo
comité de compras bajo el nivel específico de autorización, teniendo en cuenta el stop de Materiales que necesita cada proyecto.
Las políticas de ventas están a cargo del Departamento Comercial. La compañía tiene una participación en el sector de la construcción de 70%, con
respecto a la competencia, sin embargo se están estableciendo estrategias de mercadeo modernas para y aprovechar la inversión extranjera en proyectos de construcción y Edificaciones en el Turismo y urbanismo.
2.3. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS FINANCIERASLa compañía Barajas Constructora S.A. utiliza entre otras las siguientes prácticas financieras:
REF: PL 06 La compañía obtiene el 60% de los materiales a crédito. El manejo de los costos se hace a través de estándares para algunos centros de costos
(administración, comercial) y costos reales de producción. Su Mayor fuente de financiación son los Anticipos que le suministran los clientes. El Proceso de Construcción es de aproximadamente 7 a 9 meses dependiendo la ambición
del proyecto. Se fijaron políticas de ventas de la siguiente manera:
Las ventas se realizaran otorgando descuentos comerciales hasta el 5%, y descuentos condicionados hasta por un 15% dentro de los 30 días subsiguientes a la terminación del servicio.
Los estados financieros serán entregados los días 15 del mes siguiente de haber terminado el periodo contable.
Se entregan informes presupuestales mensualmente. Revisión general de la operación bajo pruebas selectivas de auditoría. Se evalúa por parte de la administración las políticas contables, financieras y
presupuestales. Las técnicas de auditoría para la obtención de las evidencias serán las siguientes:
Estudio general: se revisaran las cuentas de caja, banco, inversiones, deudores, inventarios, propiedad planta y equipos; intangibles, diferidos, obligaciones financieras, proveedores y cuentas por pagar, impuestos gravámenes y tasas, provisión para prestaciones sociales y obligaciones laborales y el patrimonio.
Inspección (examen físico ): Arqueo de cuentas por pagar y de cuentas por cobrar, caja, conciliación bancaria, conciliación de los inventarios, control de obras en proceso.
REF: PL 07 Confirmación: en la comprobación de titulares en la cuenta de bancos y saldos en
la verificación de proveedores y los clientes de la empresa. Conciliación y Cotejación : se realizaran entre otras los saldos de la cuenta del
almacén y los saldos contables Indagación e Investigación : se obtendrá información verbal para el proceso de
admisión de clientes y procedimientos sobre el control interno de la compañía.
2.4. PRINCIPALES PROVEEDORES El constructor s.a Ferretería americana s.a Ferretería los muñoz Maxiporex E.U Maderas carrillo Ltda. Ferretería industrial s.a.s Dispapeles s. a Panamericana s.a Euro sierras sas Black and decker de Colombia s.a Cementos argos s.a A steckerl aceros Ltda. Agofer Entre otros
PRINCIPALES CLIENTES. Constructora jemur Inverbienes 3c Ltda. Consorcio vía al mar Megaproyectos Vélez s.a Edurbe Constructora barajas s.a Initec Ltda.
REF: PL 083. ALCANCE DE LA AUDITORIA GENERAL
En la Empresa Barajas Constructora S.A. tiene como área fundamental la de interventorías de obras, inventarios Edificaciones y Materiales, que se encuentra debidamente organizada, aunque sufren retardos en la entrega de la mercancía y de los Bienes. El manejo del kárdex presenta errores en saldos.
El área de ventas, también se constituye en área significativa, puesto que las políticas de descuentos que maneja la compañía son bastantes atractivos para los clientes potenciales.El área de Producción (Construcción), se constituye un área importante, porque en ella se fundamenta gran parte del cumplimiento de los proyectos que maneja la compañía, el justo a tiempo en la entrega de las construcciones.
Procedimientos A Utilizar 1. Estudio y evaluación del sistema contable y el control interno.2. Realización de investigaciones y verificación de las operaciones contables y saldos de
cuentas.3. Se compararan estados financieros de los dos últimos años (2010-2011), con los
principales registros contables, para determinar si los estados financieros contienen los registros contable y financiero de forma razonable y que se lleven bajo las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia.
4. RIESGOS INHERENTES AL CONTROL Evitar que una misma persona realice funciones incompatibles que le permitan a la vez
cometer y ocultar errores voluntarios o involuntarios durante su trabajo. REF: PL 09
Para ello, los procedimientos de control deben ser diseñados para eliminar las posibilidades de tal encubrimiento, por ejemplo en el departamento de venta, la misma persona que autoriza las compras no sea la misma que realice las causaciones y a su vez sea la que entregue los materiales.Riesgo control: no hay segregación de función.Riesgo inherente: manipulación de datos.
Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.
Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable apropiado.
El acceso a activos y registros es permitido sólo de acuerdo con la autorización de la administración.
Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquier diferencia.
Se están recibiendo cheques posfechados incumpliendo con una de las políticas de la compañía. Riesgo control: Aquí puede que no se estén realizando o ejecutando los controles establecidos por las funciones a cargo.Riesgo inherente: malversación de fondos.
Existe demora en la cancelación de pedidos, por encontrarse mal diligenciados, ocasionando disgustos en el proveedor.
REF: PL10Riesgo Control: No hay revisión por el personal especializado en esta función.Riesgo Inherente: Doble pago, doble facturación, doble contabilización.
5. ALCANCES Y LIMITACIONESSe tienen programado auditar los 5 estados financieros básicos, los libros de contabilidad y todos sus soportes para el año 2011 así como también se pretende hacer un estudio y evaluación del sistema de control interno.Las limitaciones es que no tenga acceso a algunos documentos necesarios para realizar las respectivas auditorias.
6. VISITAS 6.1. PRELIMINAR O INTERINA
De común acuerdo con la gerencia de Barajas Constructora S.A. se realizara la auditoria en forma general, iniciando por las políticas establecidas hasta el manejo y ejecución del control interno. Se realizaran procedimientos o pruebas sustantivas en cuentas contables como: Caja, Banco, Inventarios, Cuentas x Cobrar. Se realizaran visitas a las sucursales ubicadas en Medellín, Santa Marta y San Andrés; en estas sucursales igual que en la principal se tendrán muy en cuenta el área de producción y mercadeo. Se realizara la sumaria de las cuentas.
Las visitas que se realizaran a las demás ciudades donde la empresa tiene sucursales serán en las siguientes fechas:Santa Marta: la visita la realizaran dos funcionarios de nuestra empresa los días 02, 03 y 04 de Enero de 2012.
REF: PL 11San Andrés: la visita la realizaran dos funcionarios de nuestra empresa los días 04, 05 y 06 de Enero de 2012.Medellín: la visita la realizaran dos funcionarios de nuestra empresa los días 07, 08 y 09 de Enero de 2012.6.2 AUDITORIA FINAL A partir del 20 de Diciembre de 2011 y hasta el 20 de Febrero de 2012 se dispondrá del personal para recolectar la evidencia necesaria, para emitir el informe del sistema de control interno el 05 de Enero de 2012, de igual manera desde el día 3 de Enero del 2012 se enviaran confirmaciones bancarias, clientes, proveedores, empleados, almacén de Materiales y otros; con base en el Balance, a partir del 15 de Enero del 2012 completaremos los sumarios comparados con el año anterior, y siguiendo los programas de auditoría analizaremos las cifras finales de los estados financieros con el fin de establecer el dictamen, el cual será discutido con el cliente el 25 de febrero de 2012, con el personal de auditoría el 27 de Febrero de 2012 y será entregado el 03 de Marzo del mismo año.
PRESUPUESTO DE TIEMPODescripción Resumen
PlaneaciónPreliminar Final Total
Gerente 20 15 25 60Supervisor de auditoria 15 20 25 60Asistente de auditoria 23 15 22 60Asistente de auditoria 23 15 22 60Asistente de auditoria 30 10 20 60
REF: PL 12PERSONAL INVOLUCRADO
DEL CLIENTE (Barajas Constructora S.A.) CARGO
Jorge Luis Hernández López Gerente generalArmando Garcia Avendaño Gerente administrativoLuisa Patricia Mattos Piedrahita AuditorAlvaro Becerra Gutierrez Contador
DE LA AUDITORIA (SYNERGY AUDITORS) CARGO
Erika Sotomayor Asistente de auditoriaKelly Cotera Fonseca Asistente de auditoriaGeovanis Cuadrado Espitia Asistente de auditoriaMarly Lorduy Fonseca Supervisora de AuditoriaAleida Guarin Ceballos Gerente
INVERSIÓN DE AUDITORIADe acuerdo a nuestro presupuesto para llevar a cabo el servicio de auditoria en la empresa Barajas Constructora S.A. se estableció honorarios de $40.272.980 esto será pagado al gerente, supervisor de auditoría y asistentes de auditoría . Como se llegó en común acuerdo con la gerencia del cliente que nuestra Empresa asumiría todos los gastos venideros por el servicio prestado en la Auditoria el presupuesto asciende a $ 72.063.195,84 este valor tiene incluido todos los gastos de viajes, viáticos, tecnología prestada y además lleva el IVA Incluido etc. A continuación relacionamos el presupuesto que se realiza para el servicio de auditoría a la empresa. Barajas Constructora S.A.
REF: PL 13
VIATICOS
Personal Viajes Fechas de Viajes Valor
Aury Medrano Pozzo Cartagena - Santa Marta 02-04 Ene. 2012 $ 100.000
Aury Medrano Pozzo Santa Marta - San Andrés 04 - 06 Ene. 2012 $ 450.000
Aury Medrano Pozzo San Andrés – Cartagena 06-Ene-12 $ 350.000
Laura Orco Mendoza Cartagena – Medellín 07 - 09 Ene. 2012 $ 300.000
Laura Orco Mendoza Medellin - Cartagena 09-Ene-12 $ 200.000
Rebeca Palomino Polo Cartagena - Santa Marta 02-04 Ene. 2012 $ 100.000
Rebeca Palomino Polo Santa Marta - San Andrés 04 - 06 Ene. 2012 $ 450.000
Rebeca Palomino Polo San Andrés- Medellín 06 - 09 Ene. 2012 $ 380.000
Rebeca Palomino Polo Medellin - Cartagena 09-Ene-12 $ 186.000
Total Gastos de Viajes $ 2.516.000
REF: PL 14HOSPEDAJE
Gastos de Hoteles Estadíascantidad personas
Valor
Hotel Sol Caribe San Andrés 2 Noches - 3 Días 2 $ 865.920,00
Aparta Hotel Roca Marina Santa Marta
2 Noches - 3 Días 2 $ 740.760,00
Hotel Plaza Rosa 2 Noches - 3 Días 2 $ 533.984,00
Total Gastos Hoteles $ 2.140.664,00
EQUIPOS DE TECNOLOGIA ARTICULOS VALOR UNITARIO CANTIDAD TOTAL
PORTATILES 400.000
5
2.000.000
CELULARES 180.000
5 900.000
TOTAL GASTOS DE TECNOLOGIA
2.900.000
PERSONAL
PERSONAL CARGO TIEMPO BASICO HORAS EXTRAS
TOTAL DEVENGADO SALUD PENSION ARP
PARAFISCALES
PRESTACIONES SOCIALES TOTAL
ERIKA SOTOMAYOR ACUÑA ASISTENTE DE AUDITORIA 2 1.800.000 330.000 3.930.000 306.000 432.000 18.792 324.000 1.807.800 6.818.592
KELLY COTERA FONSECA ASISTENTE DE AUDITORIA 2 1.800.000 330.000 3.930.000 306.000 432.000 18.792 324.000 1.807.800 6.818.592
GEOVANIS CUDRADO ESPITIA ASISTENTE DE AUDITORIA 2 1.800.000 330.000 3.930.000 306.000 432.000 18.792 324.000 1.807.800 6.818.592
MARLY LORDUY FONSECA SUPERVISORA DE AUDITORIA 2 2.300.000 506.000 5.106.000 391.000 552.000 24.012 414.000 2.348.760 8.835.772
ALEIDA GUARIN CEBALLOS GERENTE 2 2.800.000 770.000 6.370.000 476.000 672.000 29.232 504.000 2.930.200 10.981.432
TOTAL 10.500.000 2.266.000 23.266.000 1.785.000 2.520.000 109.620 1.890.000 10.702.360 40.272.980
REF: PL 15GASTOS GENERALES
DESCRIPCION VALOR CANTIDAD TOTAL
SEGURO CONTRACTUAL 150.000 1 150.000
MENSAJERIAS 90.000 1 90.000
INTERNET 120.000 5 600.000
GASTOS LEGALES 50.000 1 50.000
PAPELERIA Y FOTOCOPIAS 100.000 100.000
CAFETERIA 60.000 60.000
TAXIS 288.000 288.000
TOTAL GASTOS GENERALES 1.338.000
TOTAL GASTOS
Nomina 20-Dic de 2011 Hasta 20 de Feb de 2012 $ 40.272.980,00
gastos de transportes y viáticos $ 4.656.664,00
Gastos de Equipos de Tecnologia 2.900.0
00
otros gastos generales 1.338.0
00
Gastos de Equipos de Tecnología $ 3.820.000,00
REF: PL 16
Subtotal Gastos Generales $ 52.987.644,00
AUI 20% $ 10.597.528,80
IVA (16%) $ 8.478.023,04
Total Gastos Generales Incluido IVA $ 72.063.195,84
6.3 EN EL TRABAJO Para la realización de la auditoria, en común acuerdo con la gerencia de la empresa Barajas Constructora S.A se dispondrá de un espacio adecuado para nuestras operaciones diarias, esto implica que tendremos presencia en la empresa de forma permanente durante las 8 horas laborales de la misma, también se acordó que dispondremos de tiempo para trabajar en los descansos de medio día como también algunos sábados después de la jornada de trabajo hasta las horas de la noche y los domingos con previo aviso para hacer uso de las instalaciones de igual manera en las dos primeras semanas del mes de Enero de 2012 se tendrá personal en las diferentes sucursales de la empresa, también se llegó al acuerdo de que el cliente dispondrá el personal necesario para tareas de vital importancia como rendición de informe a los auditores. Por parte de la empresa auditora se tendrá presencia de 4 personas desde el inició de la auditoria 20 de Diciembre del 2011 hasta el 20 de Febrero del 2012, a estas personas el salario será asumido por el empleador. 6.4 POSTERIOR
Ya terminado y entregado el informe de auditoría, en común acuerdo con el cliente Barajas Constructora S.A se hará una última visita para obtener la idea clara del resultado del informe de auditoría, si el cliente Barajas Constructora S.A se encuentra realmente satisfecho con la auditoria realizada. Se le aclara las dudas que tengan con respecto a lo escrito en el informe presentado y las sugerencias, para lograr una mejor participación en el mercado, mejorar el sistema de control interno.
7. FECHA DE REUNIONES Para la planeaciónLa señorita Aleida Guarín Ceballos como gerente del grupo auditor SYNERGY AUDITORS convoco a reunión el día 10 de Noviembre del 2011 con el fin de planear todo lo concerniente al programa de auditoría general a realizar a la compañía Barajas Constructora S.A
Conclusión de la auditoria preliminarLa conclusión de la auditoria se dará cuando se presente el informe de control interno donde se establecerán aspectos de seguridad razonables con todas las áreas involucradas tales como Tesorería, Financiera, de Contabilidad, de Mercadeo, y de proyectos de construcción y Gestión Humana.Discusión del Informe de Control Interno
El informe de control interno se discutirá con el cliente el día 2 de Enero del 2012.Presentación Del Informe De Control Interno DefinitivoEl informe de control interno será presentado ante Asamblea de Accionistas el día 5 de Enero del 2012. Para Discutir El Dictamen
El dictamen se discutirá con el cliente el día 25 de Febrero del 2012. REF: PL 18
El dictamen será discutido con el personal encargado de la auditoria el día 27 de Febrero de 2012.
Presentación del dictamenEl dictamen se entregara el día 03 de Marzo del 2012 ante la presidencia de la Junta Directiva en cabeza del señor Eduardo Soto Merlino esto estará a cargo de Aleida Guarín Ceballos en calidad de Gerente y Marly Lorduy Fonseca, actuando en calidad de supervisora de Auditoria.
Entrega Del Informe General De AuditoriaEl informe general de la auditoria será entregado el día 06 de Marzo del 2012 con el ánimo de que en los días restantes hasta el 15 se le puedan resolver dudas al cliente y/o inconformidades.
Memorando de Planeación Realizado Por El Siguiente Equipo De Trabajo De SYNERGY AUDITORS Aleida Guarín Ceballos Gerente
Marly Lorduy Fonseca Supervisora de Auditoria
Erika Sotomayor Acuña Asistente de Auditoria
Kelly Cotera Fonseca Asistente de Auditoria
Geovanis Cuadrado Espitia Asistente de Auditoria
REF: PL 19Revisado por
___________________________Aleida Guarín CeballosGerente SINERGY AUDITORS
Cartagena de Indias D. T. y C., Octubre 1 del 2011
SeñoresComité de Auditoría de la Asamblea GeneralBARAJAS CONTRUCTORA S.A.Cartagena
Cordial saludo
Mediante la presente estamos confirmando nuestro acuerdo sobre el convenio
efectuado con ustedes para llevar a cabo la auditoría de los estados financieros
de la Compañía BARAJAS CONTRUCTORA S.A. correspondiente al período
finalizado a 31 de diciembre de 2011, con el fin de expresar nuestra opinión
profesional sobre si los estados financieros que se presentan están de acuerdo
con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.
Nuestra opinión se basará sobre el examen que realizaremos de sus libros y
registros que sirvan de respaldo a los Estados Financieros, inspección de ciertos
archivos, revisión de su sistema contable, correspondencia con diversas personas
y compañías con las que mantienen en negocios, y declaraciones de sus
Empleados y Funcionarios. No revisaremos por completo y en detalle sus
actividades, sino que haremos pruebas Selectivas. El alcance de estas pruebas
dependerá en gran parte de la evaluación que hagamos de su Sistema de Control
Interno. Nuestro examen se llevará a cabo de acuerdo a Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas.
El objetivo de nuestro examen es obtener una seguridad razonable de que los
Estados Financieros no incluyen errores o irregularidades importantes. Aun
cuando una estructura eficaz interna reduce la posibilidad de que puedan ocurrir
irregularidades que no sean detectados, no se puede detectar esta posibilidad. Por
esta razón, porque nuestro examen se basa en pruebas selectivas y en virtud de
que los procedimientos no están diseñados específicamente para descubrir
irregularidades, incluyendo actos ilegales, fraudes o desfalcos, no podemos
garantizar que sean descubiertos; sin embargo en caso de ser detectados serán
informados de inmediato.
Los papeles de trabajo preparados en relación con nuestro examen, son
propiedad de nuestra firma, comprenden información confidencial y serán
retenidos por nosotros de acuerdo con nuestras políticas y procedimientos. Sin
embargo, nos pueden solicitar la presentación de dichos papeles de trabajo ante
las autoridades. Si esto sucediera, el acceso a nuestros papeles de trabajo se
proporcionaría bajo nuestra supervisión. Así mismo, en el caso en que se nos
requiera proporcionar copia de algunos papeles de trabajo, los mismos serán
sellados con la leyenda "Para uso confidencial y restringido, proporcionado por la
Firma de auditores".
Los Estados Financieros sujetos a nuestro examen son responsabilidad de la
administración de la Compañía. A este respecto, la administración es responsable
del correcto registro de las transacciones en la contabilidad y de mantener una
estructura de control interno que permita la preparación de Estados Financieros
confiables.
La responsabilidad primaria por mantener registros contables adecuados y un
sistema efectivo de control interno, así como por la preparación de los Estados
Financieros correctamente, recae sobre los funcionarios de la Compañía. El
propósito de nuestro examen es profundizar las operaciones y los resultados de
las cifras para emitir una opinión sobre la presentación de los Estados Financieros
y no la de detectar desfalcos. Por supuesto estaremos atentos a cualquier indicio
de estas irregularidades e inmediatamente las haremos conocer para los
correctivos correspondientes.
La Administración también es responsable de tener a nuestra disposición, con
base en nuestra solicitud, todos los registros contables originales de la Compañía
y su información correspondiente, así como designar al personal que nos atienda
en forma directa.
Realizaremos: preliminares
a) En cumplimiento a procedimientos obligatorios de auditoría enviaremos a
nuestros asistentes para que estén presentes y observen la toma de
inventarios físicos al término de Diciembre 31 de 2011, como acordamos en
nuestras reuniones, su personal tendrá preparadas las declaraciones del
impuesto sobre la renta y complementarios con todas sus relaciones
analíticas.
b) La clasificación por antigüedad de la cartera.
c) La relación de todas las adiciones a las propiedades, plantas y equipo; y
d) Una cédula de todos los compromisos al momento que lleguen nuestros
asistentes en diciembre de 2011 así mismo, quedó acordado que su personal
nos ayudará indicando y entregándonos comprobantes, facturas,
arrendamientos, contratos, minutas de actas y otros documentos corporativos.
e) El dictamen será discutido con el cliente el día 25 de Febrero del año 2012,
con el personal de auditoría el 27 febrero de 2012 y será entregado el día 03
de marzo de 2012.
F) El informe sobre el Sistema de Control Interno será entregado el día 5 de
Enero de 2012.
Cuando en el transcurso de nuestro trabajo nos enfrentemos a hechos o
circunstancias que no permitan desarrollarlo en la forma inicialmente propuesta, se
los informaremos Inmediatamente por escrito.
Honorarios
Estimamos que nuestros honorarios por el examen de los Estados Financieros,
calculados en atención al nivel de experiencia y al tiempo por Invertir de nuestro
personal, más gastos de viaje y otros gastos incurridos, y además considerando
que la Administración también es responsable de poner a nuestra disposición, con
base en nuestra solicitud, todos los registros contables originales de la Compañía
y su información correspondiente, así como cédulas especificas serán como se
muestra a continuación.
Proponemos que dicho monto se pueda facturar como sigue:
GASTOS DE PERSONAL ……………………………………..$ 40.272.980.00
GASTOS GENERALES ……………………………………..$ 31.790.215.84
Este valor será cancelado así: Un primer anticipo correspondiente al 40% al iniciar
el trabajo y el 60% a la entrega del dictamen final.
Los honorarios indicados, están basados en circunstancias estándar, cualquier
circunstancia extraordinaria que nos haga requerir inversión de tiempo adicional
para el desarrollo de nuestro trabajo será notificada oportunamente al
representante de la compañía, para su evaluación.
Deseamos agradecer esta oportunidad de servir a la Compañía BARAJAS CONTRUCTORA S.A. y le aseguramos que este trabajo recibirá nuestra mejor atención. Agradecemos el Favor de darnos respuesta si hay un acuerdo total o parcial con los términos antes mencionados a través de una carta firmada por su representante.Hasta una nueva oportunidad,
_______________________ALEIDA GUARIN CEBALLOSGerente General SYNEGER AUDITORS
PROPUESTA DE SERVICIOS
Cartagena de Indias, 15 de agosto de 2011
SeñoresCONSTRUCTORA BARAJAS LIMITADACartagena
Estimados señores:
En atención a su solicitud, nos complace presentar nuestra propuesta de servicios profesionales correspondiente a la auditoría externa de los estados financieros de la Empresa CONSTRUCTORA BARAJAS LIMITADA, S.A. al 31 de Diciembre de 2011.
SINERGYAUDITORES es una firma de Contadores Independientes, cuyos socios cuentan con una amplia experiencia individual como asesores, auditores externos en empresas de reconocimiento.
Nuestras prácticas y procedimientos de operación están adecuados al cumplimiento de todas las normas de auditoría y a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
SINERGYAUDITORES ofrece una ventaja competitiva, porque contamos con profesionales altamente calificados con disposición de atender sus necesidades y requerimientos. Logrando así brindar seguridad y confianza a nuestros clientes.
Nuestra profesión de Contadores Públicos es una responsabilidad que hemos tomado seriamente. Por ello y debido a nuestro compromiso como depositarios de la confianza pública, asumimos la calidad dentro de una razonable relación costo/beneficio, para poder entregar soluciones con utilidad racional
La empresa opera en Colombia como una sociedad por acciones simplificadas siendo constituida por escritura pública No 8950 y registrada en la Cámara de Comercio de Cartagena bajo el Registro Mercantil No 783457; su identificación tributaria es la No 830052853-1, su domicilio principal se encuentra en el barrio Santa Mónica Sector Plazuela Oficina 910 en la ciudad de Cartagena.
MISION: Brindar a nuestros clientes, servicios de auditoría y consultoría con la más alta calidad, de forma eficiente y oportuna, por medio de una práctica profesional para el mejoramiento de su negocio.
VISION: para el 2015 ser la empresa con mayor reconocimiento a nivel nacional, contribuyendo al logro de los objetivos y de esta forma ayudar al desarrollo económico humano de las empresas y el país.
NUESTROS CLIENTES, constituyen un factor determinante en nuestra firma y por tanto les debemos atención, lealtad, confidencialidad y respeto. Las actividades más importantes de nuestros clientes son las siguientes: Educación.Industrial.ComercialesServiciosOtros.
PORTAFOLIO DE SERVICIOS: Ofrecemos una gama de servicios: contables, financieros, tributarios, de administración, servicios de auditoría, control de gestión, entre otros.
ASESORIA CONTABLE: comprende las actividades propias de la contabilidad general de las empresas, bajo criterios financieros y tributarios vigentes y de acuerdo a las normas contables generalmente aceptadas.
ASESORIA TRIBUTARIA: Este servicio incluye la aplicación y desarrollo de distintas alternativas que causen una mayor eficiencia tributaria para nuestros clientes y que permitan mejorar su situación patrimonial, asumir una carga fiscal no mayor a aquella que por economía de opción es aceptada por la ley.
AUDITORIA DE GESTION: Apoyamos a nuestros clientes en lo referente a la cumplimiento de las disposiciones relacionadas con la gestión y sus resultados, tanto en el sector privado como el público. Así mismo, desarrollamos la evaluación de su sistema de control interno, utilizando herramientas de análisis (mapas de riesgo) y criterios metodológicos actualizados acordes con las características específicas del cliente.
AUDITORIA FINANCIERA EXTERNA: El objeto de este servicio es averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes, documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización con el propósito de dar un dictamen u opinión independiente para la toma de decisiones. Nuestra propuesta de Auditoría Financiera se fundamenta en las técnicas enmarcadas en las Normas de Auditoría Generalmente aceptadas
Nuestras actividades de planeación consisten en conocer La Constructora, su proceso contable y todos los procedimientos que en esta se aplican, estas actividades nos servirán para reunir información que nos permitan evaluar el riesgo a nivel de cuenta, transacciones, procesos para desarrollar un plan de auditoría adecuado.
De acuerdo a su solicitud y a consideración de SERVIAUDITORES S.A.S. Se revisaran las cuentas de caja, banco, inversiones, deudores, inventarios, propiedad planta y equipos; intangibles, diferidos, obligaciones financieras, proveedores y cuentas por pagar, impuestos gravámenes y tasas, provisión, prestaciones sociales y obligaciones laborales, la cuenta de patrimonio, entre otras.
Se someterá la empresa a un estudio y evaluación del sistema contable y el control interno.
Se revisarán las operaciones con base en el cumplimiento de Principios Fundamentales de control Interno en cuanto niveles de autorización, soportes adecuados, así como del adecuado registro y procesamiento de las transacciones.
Se hará revisión especial a los saldos de las cuentas que hacen parte de los Estados Financieros Básicos y se compararan los dos últimos años (2010-2011), con el fin de determinar si estos contienen los registros contable y financiero de forma razonable.
Se realizaran visitas a las sucursales ubicadas en Medellín, Santa Marta y San Andrés; en estas sucursales igual que en la principal se realizara las respectivas revisiones para poder dar un dictamen.
Lo antes mencionado se realizara por el equipo de trabajo que está a cargo de Serviauditores S.A.S con una supervisión permanente para asegurar que las visitas se hagan de acuerdo con los requerimientos.
El objetivo de nuestro acompañamiento en este tiempo será con el propósito de recopilar, analizar información que nos permita:
Confirmar que los procesos en cada área de la empresa se lleven de forma adecuada. Hacer las respectivas recomendaciones en las áreas que presenten deficiencias. Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de los
procedimientos internos. Averiguar el grado de protección, clasificación y salvaguarda de activos de la compañía
contra pérdidas de cualquier clase. Realizar un dictamen independiente a los estados financieros a diciembre 31 de 2011
El trabajo se llevaría a cabo en un tiempo de 2 meses, se realizaran visitas ypruebas preliminares y posteriormente el grupo de auditores se instalara en laempresa para realizar la auditoria.
Como resultado de nuestra revisión se entregara un informe sobre el sistema de control interno y el dictamen de los estados financieros.
Por la asistencia profesional que aquí cotizamos, nuestra firma facturaría $72.063.195,84
EMPRESA VALORSINERGYAUDITORES S.A.S 72.063.195,84
Que será cancelados en dos pagos así:Un primer anticipo correspondiente al 40% al iniciar el trabajo y el 60% a la entrega del dictamen final.
Los honorarios indicados, están basados en circunstancias estándar. Cualquier circunstancia extraordinaria que nos haga requerir inversión de tiempo adicional para el desarrollo de nuestro trabajo será notificada oportunamente al representante de la compañía, para su evaluación.
Todos los integrantes del grupo de profesionales asignados a esta importante auditoría esperamos tener la oportunidad de unir esfuerzos y aportar, en beneficio del logro de los objetivos y metas del trabajo, el máximo de nuestra capacidad, para fortalecer los alcances de su gestión.
Si esta propuesta cumple con sus expectativas, le agradeceremos firmar y enviar una carta en la cual se manifieste que están de acuerdo y así podremos planificar la asignación del personal necesario para este trabajo, con la debida anticipación.
Muy atentamente,
-------------------------------------------------ALEIDA GUARIN CEBALLOS GERENTE GENERAL.
OBLIGACIONES FINANCIERASRef: A1
A. INTRODUCCIÓN
Este programa es una guía de los procedimientos básicos de auditoría que deben ser realizados como pruebas sustantivadas o pruebas de cumplimiento, cuya extensión o alcance dependen de la confianza en el sistema de control interno de la empresa.
Las preguntas que conforman el cuestionario para la revisión y evaluación del sistema de control interno, se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditoría aplicables y que deben llevarse a cabo según las circunstancias, tanto para las pruebas de cumplimiento como para las pruebas sustantivadas.
El programa de los procedimientos de auditoría aplicables, indican los pasos de las pruebas de cumplimiento y de las pruebas sustantivadas, cuya extensión y alcance dependen, como se anotó al principio, de la confianza en el sistema de control interno, determinado con base en el manejo del cuestionario diseñado para su revisión y evaluación.
B. OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 1. Los valores de las obligaciones financieras se maneja sobre la base del
fondo fijo con un obligación responsable del mismo y está separado de otros fondos.
2. Al momento de gestionar y asumir una obligación financiera existe un soporte respectivo.
3 Los desembolsos están amparados por comprobantes aprobados previamente, pre numerados y con la debida identificación fiscal del beneficio.
5. La auditoría interna u otra persona independiente, practica arqueos sorpresivos y frecuentes a las obligaciones existentes.
C. OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS.
1. Comprobar que las obligaciones financieras hechas durante el año estén debidamente diligenciados.
2. Comprobar que existan los respectivos soportes anexos en cada obligación financiera.
Ref: A2
3. Identificar la adecuada presentación de cada uno de los valores de las obligaciones financieras en el balance, así como que éste contenga la debida información en casos tanto de posible restricción a la disponibilidad inmediata.
4. Verificar si los pagarés y documentos soportes cuenten con sus respectivas firmas.
D. PROGRAMA.
1. Revise y evalúe la solidez y o debilidades del control interno y con base en
dicha evaluación:
a. Realice las pruebas de cumplimiento y determine la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo con las circunstancias.
b. Prepare un memorando con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.
2. Planee y realice las pruebas sustantivas de las cifras que muestren los estados financieros que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Empresa: CONSTRUCTORA BARAJAS LTDA
Periodo que cubre la auditoria: 20 de Dic. 2011 al 20 de Feb. 2012. Ref: A3
OBLIGACIONES FINANCIERAS
CUESTIONARIO PARA LA REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
SI NO M/C1. ¿Están todas las obligaciones bancarias autorizadas por la
junta directiva (consejo de administración o directorio)?X
2. ¿La responsabilidad de las obligaciones financieras está a cargo de una sola persona?
X
3. ¿Está centralizada la responsabilidad de los cobros y depósitos de efectivos en el menor número posible de personas?
X
4. ¿Están las funciones dentro de la sección de obligaciones financieras segregada de tal modo que faciliten el máximo control interno para la empresa?
X Solo hay una persona.
5. ¿Las cuentas de obligaciones financieras son reconciliadas regularmente por la Empresa?
X
6. ¿Se comparan los duplicados de todas las obligaciones financieras para asegurarse de que los ingresos son depositados en las mismas especies en que fueron recibidos?
X
7. ¿Los extractos bancarios y los soportes financieros se entregan directamente en sobre cerrados a los Empleados que preparan las revisiones y controles?
X
8. Las transacciones de obligaciones financieras sin excepción, se registran en la fecha en que:
a. ¿Se recibe el dinero?b. ¿Se expiden los cheques?
X Por lo general no se hace el mismo día.
9. ¿Se lleva a cabo arqueos periódicos de las obligaciones bancarias ya sea por el departamento de auditoría interna o por otra persona independiente de las labores de la contabilidad?
X
10. ¿Si los pagares son numerados consecutivamente son mutilados aquellos dañados o anulados a fin de evitar su uso?
X
11. ¿La práctica de que todos los empleados tengan acceso a la información financiera de la empresa está prohibida?
X
Empresa: CONSTRUCTORA BARAJAS LIMITADA
Período que cubre la auditoria: 20 de Dic. 2011 al 20 de Feb. 2012. Ref: A4
OBLIGACIONES FINANCIERAS
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
HECHO POR FECHA P/T
1. Realiza revisión de todas las obligaciones financieras
CEG 02-01-2012 A7
2. Investigue las obligaciones financieras que estaban pendientes de pago en la fecha de la revisión anterior cuya inclusión en extractos, documentación, etc. No fue verificada.
CEG 02-01-2012
3. Compare contra los pasivos, verificando número y valor según los pagarés, aquellos soportes de alguna consideración que han sido girado con fecha independientemente posterior a la de la reconciliación.
CEG 02-01-2012
4. Realice una prueba de desembolso. CEG 02-01-2012
5. Realice una prueba de ingreso. CEG 02-01-2012
6. Realice una conciliación bancaria. CEG 04-01-2012
7. Solicite confirmaciones de la cuenta corriente. CEG 04-01-2012
DOCUMENTOS SOPORTES LEGALES PERMANENTES
1. PAGARE
2. CAMARA DE COMERCIO
3. REGISTRO UNICO TRIBUTARIO
4. ACTA DE CONSTITUCION
ASOCIACIÓN _________________________________
ACTA N° 001 DE CONSTITUCIÓN
En la ciudad de Neiva – Huila, a los _________ días del mes de __________ de ______, siendo las _____ _.m., se reunieron en ___________________, las personas interesadas (se anexa listado) en constituir una entidad sin animo de lucro, todos mayores de edad y domiciliados en esta ciudad. Acto seguido se procedió a constituir el siguiente orden del dia:
1. Nombramiento de Presidente y Secretario Ad-hoc.2. Aprobación, constitución de la asociación.3. Aprobación de estatutos.4. Elección de Junta Directiva5. Elección del Fiscal.6. Aprobación del Acta.
DESARROLLO
1. Se designo como Presidente Ad-hoc al Señor ______________________, identificado con la C.C. _______ expedida en _______, y como Secretario Ad-hoc al Señor ________________ identificado con la C.C. N° _________ expedida en __________. Se deja constancia de que las anteriores personas manifestaron la aceptación a sus respectivos cargos.
2. Las personas relacionadas en el listado anexo manifestaron su voluntad de constituir una entidad sin animo de lucro, asociación. Luego de haberse debatido cada una de las propuestas, los asistentes decidieron someter a votación el nombre, aprobándose por unanimidad la Constitución de la ASOCIACIÓN ____________________.
3. Acto seguido se dio lectura a cada uno de los Artículos de los Estatutos siendo debatidos y aprobados por unanimidad, los cuales hacen parte integral de la presente acta.
4. Se procedió a la elección de los miembros de la Junta Directiva de la siguiente manera:
PRESIDENTE __________________ C.C. ____________
VICEPRESIDENTE __________________ C.C. ____________
TESORERO __________________ C.C. ____________
SECRETARIO __________________ C.C. ____________
5. De igual manera se designó como FISCAL al Señor __________ identificado con la Cédula de Ciudadanía ______________.
Las anteriores personas fueron elegidas por unanimidad, manifestando la aceptación expresa a los respectivos cargos.
6. La presente acta fue leída y aprobada por unanimidad, siendo las ____ _m y en constancia se firma:
________________________ _______________________
Presidente Ad-hoc Secretario Ad-hoc
5. CERTIFICADO DE CALIDAD DEL ICONTEC
