sesion 1

AUDITORIA INTEGRAL

PRINCIPIOS GENERALES DE AUDITORIA INTEGRAL Independencia: Determina que en todas las tareas relacionadas con la actividad, los miembros del equipo de auditores, debern estar libres de toda clase de impedimentos personales profesionales o econmicos, que puedan limitar su autonoma, interferir su labor o su juicio profesional.

Objetividad: Establece que en todas las labores desarrolladas incluyen en forma primordial la obtencin de evidencia, as como lo atinente a la formulacin y emisin del juicio profesional por parte del auditor, se deber observar una actitud imparcial sustentada en la realidad y en la conciencia profesional.

Permanencia: Determina que la labor debe ser tal la continuacin que permita una supervisin constante sobre las operaciones en todas sus etapas desde su nacimiento hasta su culminacin, ejerciendo un control previo o exente, concomitante y posterior por ello incluye la inspeccin y contratacin del proceso decisional generador de actividades.

Certificacin: Este principio indica que por residir la responsabilidad exclusivamente en cabeza de contadores pblicos, los informes y documentos suscritos por el auditor tienen la calidad de certeza es decir, tienen el sello de la fe pblica, de la refrenda de los hechos y de la atestacin. Se entiende como fe pblica el asentamiento o aceptacin de lo dicho por aquellos que tienen una investidura para atestar, cuyas manifestaciones son revestidas de verdad y certeza.

Integridad: Determina que las tareas deben cubrir en forma integral todas las operaciones, reas, bienes, funciones y dems aspectos consustancialmente econmico, incluido su entorno. Esta contempla, al ente econmico como un todo compuesto por sus bienes, recursos, operaciones, resultados, etc.

Planeamiento: Se debe definir los objetivos de la Auditora, el alcance y metodologa dirigida a conseguir esos logros.

Supervisin: El personal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si se estn alcanzando los objetivos de la auditora y obtener evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una base razonable para las opiniones del auditor.

Oportunidad: Determina que la labor debe ser eficiente en trminos de evitar el dao, por lo que la inspeccin y verificacin /deben ser ulteriores al acaecimiento de hechos no concordantes con los parmetros preestablecidos o se encuentren desviados de los objetivos de la organizacin; que en caso de llevarse a cabo implicaran un costo en trminos logsticos o de valor dinerario para la entidad.

Forma: Los informes deben ser presentados por escrito para comunicar los resultados de auditora, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la direccin de la empresa.

ESCUELA DE CONTABILIDAD ASIGNATURA AUDITORIA INTEGARALC.L. SESION 1UN NUEVO ENFOQUE DE LA AUDITORIA INTEGRAL PARA SU APLICACIN EN EL PERDr. Ernesto A. Polar falcn (*)En la ltima dcada del pasado Siglo XX, los auditores que en una u otra forma, brindaban sus servicios profesionales de Auditora a las empresas privadas e instituciones del Estado, recibieron con verdadero inters las primeras expresiones de lo que hoy en da se llama Auditora Integral.Desde un punto de vista analtico, en el Per, ya se han aplicado las tcnicas de la Auditora Integral, a partir de la segunda mitad del Siglo XX, sin que se le denominara Auditora Integral; simplemente se ofrecan los servicios de Auditora Financiera, cuyo objetivo era presentar el Dictamen, en base a una planificacin para los cinco o seis primeros meses del ao calendario; y luego buscar fuentes de trabajo, para los ltimos seis o siete meses del ao calendario, que facilitaran la obtencin de ingresos suficientes para cubrir los costos de personal y administracin, tanto para las oficinas de auditores independientes como para las oficinas de sociedades de auditora debidamente constituidas en el Per.Las fuentes de trabajo que los auditores ofrecan en pocas alternativas con la Auditora Financiera, son consideradas hasta la fecha como Auditora no Financieras; a las cuales el C.P. Yanel Blanco Luna, en su libro titulado "Normas y Procedimientos de la Auditora Integral", publicado en febrero de 1998 las denomina Auditoras: de Cumplimiento, de Actuacin, de Economa y Eficiencia, de Programa, Operacional, Administrativa, Operativa de Sistemas, de Gestin de Calidad, de Performance, etc.De lo que se deduce, que la Auditora Financiera, siempre ha sido considerada como la especialidad ms importante de lo que se llama Auditora General o simple-mente Auditora.La mayora de auditores que a la fecha, ofrecen sus servicios profesionales en el Per, estudiaron y practicaron la Auditora Financiera en las sucursales de las sociedades de auditora transnacionales o en las sociedades de auditora que tienen la representacin de una sociedad del exterior; y para ellos, realizar el examen de los Estados Financieros de una empresa privada o de una institucin estatal, hasta culminar con el respectivo Dictamen, as como presentar posteriormente la Carta de Recomendaciones de Control Interno, que conduca a desarrollar trabajos adicionales, mucho de los cuales tienen los nombres que anota el libro mencionado, eran procedimientos normales de servicios de Auditora Financiera y otros servicios integrales, que se desarrollaban en el transcurso de los doce meses del ao calendario.El C.P. Yanel Blanco Luna, dice en la "Introduccin" de su libro lo siguiente:"Toda esta proliferacin de auditoras se puede interpretar como un campanazo de alerta para las auditoras financiera e interna tradicionales, en el sentido de que sus objetivos y alcances no satisfacen las necesidades y los usuarios principales de la informacin: administradores, inversionistas, gobiernos y la comunidad en general.Si se tiene en cuenta que el alcance de una Auditora Financiera, toca aspectos de las auditoras no financieras con alcances, desde luego, ms limitados y para evitar que las empresas se llenen de especialistas en algo que podra ser suministrado en un servicio integral del Contador Pblico, que desarrolla la Auditora Financiera, se propone en este trabajo el proceso de una auditora desarrollada por el Contador Pblico independiente que responda a las necesidades crecientes de los usuarios de la informacin y a esta auditora la hemos denominado Auditora Integral.La Auditora Integral, implica la ejecucin de un trabajo con el alcance o enfoque, por analoga, de las auditoras financiera, de cumplimiento, de control interno y de gestin. La Auditora Integral es un modelo de cobertura global y por lo tanto, no se trata de una suma de auditoras..........."Analizando el contenido profesional del libro titulado "Normas y Procedimientos de la Auditora Integral", el autor del presente artculo est de acuerdo con la siguiente definicin dada sobre Auditora Integral:"Es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un perodo determinado, evidencia relativa a la informacin financiera, al comportamiento econmico y al manejo de una entidad, con el propsito de informar sobre el grado de correspondencia entre aquellos y los criterios o indicadores establecidos o los comportamientos generalizados".Asimismo, es destacable mostrar que el autor del mencionado libro, precisa que la Auditora Integral, es un modelo de cobertura global y por lo tanto, no se trata de una suma de auditoras y que para fines metodolgicos presenta la siguiente estructura:AUDITORA INTEGRAL: Auditora Financiera Auditora de Cumplimiento o de Legalidad Auditora de Gestin Auditora de Eficiencia Auditora de Eficacia Auditora de Economa Auditora de Control InternoEn base a la lectura metodolgica presentada, estamos de acuerdo con los cuatro siguientes objetivos planteados por el C.P. Yanel Blanco Luna, en su libro, que definen prcticamente la operatividad de esta estructura:a) Expresar una opinin sobre si los estados financieros objetos del examen, estn preparados en todos los asuntos importantes de acuerdo con las normas de contabilidad y de revelaciones que le son aplicables.Este objetivo tiene el propsito de proporcionar una certeza razonable de que los estados financieros, finales o intermedios, tomados de forma integral estn libres de manifestaciones errneas importantes. Certeza razonable es un trmino que se refiere a la acumulacin de la evidencia de la auditora necesaria para que el auditor concluya que no hay manifestaciones errneas substanciales en los estados financieros tomados en forma integral.b) Establecer si las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. El propsito de esa revisin es proporcionar al auditor una certeza razonable si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos que las rigen.

c) Si la entidad se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos. El grado en que la administracin ha cumplido adecuadamente con las obligaciones y atribuciones que han sido asignadas y si tales funciones se han ejecutado de manera eficiente, efectiva y econmica.

d) Evaluar el sistema global del control interno para determinar si funciona efectivamente para la consecucin de los siguientes objetivos bsicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad en la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.Ahora, veamos el concepto de cada una de las cuatro divisiones de la Auditora Integral, as como los comentarios que se derivan de dichos conceptos.La Auditora Financiera, se define as:"La auditora financiera tiene como objetivo la revisin o examen de los estados financieros por parte de un auditor distinto del que prepar la informacin contable y del usuario, con la finalidad de establecer su racionalidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la informacin posee. El informe o dictamen que presenta el auditor otorga fe pblica a la confiabilidad de los estados financieros, y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los prepar.La opinin o dictamen del auditor, brinda crdito a las manifestaciones o declaraciones de la administracin de entidad y aumenta la confianza en tales manifestaciones aunque no la torna absoluta. El auditor no es un asegurado en un proceso de auditora por cuanto los mismos estados financieros no son seguros ni exactos, sino solamente razonables. La seguridad total no se logra ni en la contabilidad ni en la auditora, debido a factores tales como: La aplicacin de criterio, el uso del muestreo y limitaciones inherentes al control interno".COMENTARIOS1. En el Per, el Contador Pblico est autorizado a ejercer la Auditora Integral, de acuerdo a la Ley N 13253 Ley de Profesionalizacin del Contador Pblico que dice:"ARTCULO 4to.- Corresponde a los Contadores Pblicos efectuar y autorizar toda clase de balances, peritajes y tasaciones de su especialidad, operaciones de auditora y estudios contables con fines judiciales y administrativos".2. El Contador Pblico que desea ofrecer servicios de Auditora, tiene que inscribirse en el "Reglamento para el Ejercicio de la Auditora Independiente" del Colegio de Contadores Pblicos de Lima.3. Los Contadores Pblicos que tienen una Sociedad de Auditora, deben registrarla en el "Registro nico de Sociedades de Auditora RUNSA", en cumplimiento del Decreto Legislativo N 850 y el Decreto Supremo N 137-96-EF-Normas Complementarias y Reglamento del Decreto Legislativo N 850.4. Los Contadores Pblicos que desean ofrecer sus servicios como Auditores Independientes, tienen que inscribirse en los Registros de Auditores Independientes de la Comisin Nacional Supervisora de Empresas y Valores CONASEV.La Auditora de Cumplimiento, se define as:"La Auditora de Cumplimiento es la comprobacin o examen de operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables.Esta auditora se practica mediante la revisin de documentos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno estn de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos estn operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad".COMENTARIOS1. Las tcnicas y procedimientos de la Auditora de Cumplimiento se pueden aplicar en el Per, en las siguientes especialidades: Auditora Interna Auditora Tributaria Auditora Gubernamental Auditora Informtica Auditora Operacional2. En estas especialidades, la Auditora de Cumplimiento cumple con el objetivo de comprobar o examinar las operaciones en general, segn sus propios objetivos y proceder a informar si se estn cumpliendo con las normas legales reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que se han dado.3. El Contador Pblico tiene las aptitudes para ejecutar la Auditora de Cumplimiento, sin requerir registro alguno en las dependencias pblicas, como una nueva fuente de trabajo profesional.La Auditora de Gestin, se define as:"La Auditora de Gestin es el examen que se efecta a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propsito de evaluar la eficacia de la gestin en relacin con los objetivos generales; su eficacia como organizacin y su actuacin y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propsito de emitir un informe sobre la situacin global de la misma y la actuacin de la direccin".COMENTARIOS1. Las tcnicas y procedimientos de la Auditora de Gestin se pueden aplicar en el Per, en las siguientes especialidades: Auditora Interna Auditora Tributaria Auditora Gubernamental Auditora Informtica Auditora Operacional Auditora de Gestin propiamente dicha2. En estas especialidades, la Auditora de Gestin cumple con el propsito de evaluar la eficacia y la eficiencia, tal como se describen en la definicin de la especialidad.3. El Contador Pblico, tiene tambin las aptitudes necesarias para ejecutar estas especialidades en funcin de la auditora de gestin. Quizs requiera un reforzamiento profesional en el entrenamiento de las tcnicas de evaluacin y anlisis ya desarrolladas y de gran difusin a nivel de la profesin contable. Es una inagotable fuente de trabajo profesional.La Auditora de Control Interno, se define as:"La Auditora de Control Interno es la evaluacin de los sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad, con el propsito de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Esta evaluacin tendr el alcance necesario para dictaminar sobre el control interno y por lo tanto, no se limita a determinar el grado de confianza que pueda conferrsele para otros propsitos".COMENTARIOS1. La Auditora de Control Interno, es la base y el sustento del alcance de los trabajos de auditora Financiera y de la Auditora de Gestin. Si no se aplican las tcnicas de revisin de Control Interno en la planificacin y ejecucin de la auditora Financiera, no se podra medir el alcance del trabajo a efectuarse. Si no se aplican las tcnicas de revisin de Control Interno en la evaluacin de los procedimientos operativos de una empresa, no se podra medir la eficiencia y la eficacia de su sistema administrativo y contable en general.2. El Contador Pblico, debe aplicar la Auditora de Control Interno en sus actividades profesionales y ser un experto en la evaluacin del Control Interno, tanto en el desarrollo de su trabajo de Contador de una empresa, como en su condicin de Auditor; terminando as tambin una fuente de trabajo permanente.

sesion 2

ESCUELA: CONTABILIDAD ASIGNATURA AUDITORIA INTEGRAL CICLO VIIIPROFESOR: CPCC ELMO SERRANO CASTILLOC.L. SESION 2GRANDES ERRORES EN LOS DEPARTAMENTOS DE AUDITORIA INTERNA PEQUEOSCreo firmemente que la mayora de los departamentos de auditora interna de Latinoamrica son pequeos, es por esa razn que los errores presentados por Joel F. Kramer en su conferencia Biggest Mistakes Small Shops Makes sern de gran utilidad para todos los lectores:1. Actuar como un departamento grande Uso de muchos manuales y formularios. Organizacin departamental muy estructurada. Demasiadas revisiones. Mucho tiempo invertido en reuniones. Demasiado tiempo en la redaccin del informe.2. Contratar las personas equivocadas Muy orientadas en los cuartos de final. Sin capacidad de tomar la iniciativa. Muy enfocadas en el cumplimiento. Conocimientos demasiado especializados.

3. Auditorias muy largas Falta de flexibilidad. Se necesita desarrollar filosofa continuar parar. Auditorias ms cortas/informes ms cortos. Desarrollar enfoque de auditora basado en riesgos.4. No se mercadean de forma efectiva Uso solamente de un informe anual. No realizar presentaciones para unidades de negocio. No Usar Red/Boletines/Folletos Controles suaves. Los informes no venden el trabajo realizado. No participar en reuniones5. No realizar un network efectivo a travs de Grupos internos. Grupos industriales. Institutos o captulos del IIA. Participar en conferencias y simposios Organizaciones locales.6. Invertir demasiado tiempo en el ERM Reinventar la rueda. No usar una firma especializada. No usar grupos para creacin de red conocimientos. Falta de flexibilidad. Asumir que el enfoque basado en riesgo no aplica a departamentos pequeos

7. Uso inapropiado tecnologa Crear muchos formatos e reportes. Realizar flujo gramas muy extensos. Prohibir el uso de la red. Sin estrategia definida de paquetes de recuperacin. Uso demasiadas plantillas.8. Fallar en el contacto con alta direccin No motivar al Comit de Auditora. Emisin de reportes para el Comit de Auditora en el tiempo errneo. Actuar como un hongo. Darle demasiada informacin. Darle informacin errada.9. Pensar que para tener una prctica de clase mundial se debe ser grande Establecer metas realizables para agregar valor. Contratar las mejores personas. Enfocar ERP. Lograr que la gerencia tome responsabilidad y propiedad sobre los controles. Tener visibilidad

sesion 3

UCV. ESCUELA: CONTABILIDAD - ASIGNATURA: AUDITORIA INTEGRALCICLO: VIII.SESION 3 PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS DE AUDITORA INTEGRALCPCC. PROFESOR: ELMOSERRANO C. Para el MAGU, los procedimientos de auditora son operaciones especficas que se aplican en el desarrollo de una auditora e incluyen tcnicas y prcticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden agruparse en: i) Pruebas de control; ii) Procedimientos analticos; y, Pruebas sustantivas de detalle.El MAGU, establece que las tcnicas de auditora son mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor para obtener evidencia que fundamente su opinin. Las tcnicas ms utilizadas al realizar pruebas de transacciones y saldos son: i) Tcnicas de verificacin ocular; ii) tcnicas de verificacin oral; iii) Tcnicas de verificacin escrita; iv) Tcnicas de verificacin documental; y, Tcnicas de verificacin fsica.Las tcnicas y procedimientos que se utilizan en la auditora integral, no difieren substancialmente de las utilizadas en otros tipos de auditoras. Lo que si debe quedar claro es que particularmente, la Auditora Integral necesita identificar y aplicar "criterios" de auditora que no son tradicionales.Los criterios son parmetros de referencia para comparar operaciones, procesos completos y resultados. Proporcionan elementos de juicio para evaluar diseos, funcionamiento, productos y servicios.En la prctica los criterios ms importantes pueden ser: estndares, normas legales, normas internas, ndices de eficiencia operativa, relaciones generalmente aceptadas (ratios financieros), indicadores pblicos (inflacin, devaluacin, etc.).En resumen los criterios de auditora deben: Suministrar pautas que faciliten la evaluacin del manejo de los recursos fsicos, humanos y financieros. Servir de medio para establecer que se obtiene valor agregado (valor por dinero). Proporcionar a la misma administracin elementos de gerencia para: Medir su desempeo Disear mecanismos para mejorar el control de la gestin.Los criterios empleados deben explicarse para que sean entendidos y asimilados. De igual forma, su aplicacin se har teniendo en cuenta el medio en el cual funcione el gobierno regional. Por ejemplo, ciertos criterios aplicables a una direccin regional de salud, no sern aplicables a una direccin regional de educacin, etc.Cuando la presidencia o gerencia del gobierno regional haya establecido criterios, el auditor los utilizar como pautas de referencia, pero evaluando previamente su pertinencia. En aquellos casos en que considere que no son adecuados, sugerir la forma de mejorarlos. Por otra parte, cuando no dispongan de criterios, el auditor deber considerar desarrollarlos si posee los elementos tcnicos para ello. En esta ltima circunstancia, deber solicitar autorizacin previa al responsable de la auditora.Las tcnicas convencionales de auditora como anlisis, entrevistas, observacin, documentacin y confirmacin continan vigentes para el estudio de la evidencia obtenida. Adems, es posible que en determinados circunstancias el auditor tenga que utilizar instrumentos provenientes de disciplinas como la estadstica (muestreo de atributos o de variables), grficos GANT, PERT, control de mtodos y tiempos (CMT), investigacin operacional, etc. Tales tcnicas debern ser consultadas previamente y por supuesto manejadas por quienes tengan el conocimiento que permita obtener de ellas los resultados esperados.Segn las Normas Internacionales de Auditora (NIAs), el auditor deber aplicar procedimientos analticos en las etapas de planeacin y de revisin global de la auditora. Los procedimientos analticos significan los anlisis de ndices y tendencias significativos incluyendo las investigaciones resultantes de fluctuaciones y relaciones que son inconsistentes con otra informacin relevante o que se desvan de las cantidades pronosticadas. Los procedimientos analticos incluyen la consideracin de comparaciones de la informacin financiera del gobierno regional. Tambin incluyen consideran de relaciones. Pueden usarse variados mtodos para desempear los procedimientos, los mismos que varan desde simples comparaciones a anlisis complejos usando tcnicas avanzadas de estadstica.Los procedimientos, considerados como el conjunto de tcnicas de auditora, tcticamente dispuestos, sern los componentes de cada programa de Auditora Integral que resulte de la planeacin.El Manual de Auditora Integral de la Contralora General de la Repblica de nuestro pas, establece que la evidencia es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es la informacin especfica obtenida durante la labor de auditora a travs de observacin, inspeccin, entrevistas y examen de los registros y resultados. La auditora integral se dedica a la obtencin de la evidencia, dado que sta provee una base racional para la formulacin de juicios u opiniones. El trmino evidencia incluye documentos, fotografas, anlisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los criterios de auditora son alcanzados.En trminos generales la evidencia de auditora puede clasificarse en cuatro tipos:i) Evidencia fsica, ii) Evidencia testimonialiii) Evidencia documentaliv) Evidencia analtica.

EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE.Segn las NAGAs, debe obtenerse evidencia vlida y suficiente por medio de anlisis, inspeccin, observacin, interrogacin, confirmacin, y otros procedimientos de auditora, con el propsito de llegar a bases razonables para la formulacin del Informe de Auditora Integral.La evidencia del auditor es la conviccin razonable de que todos aquellos datos contables, financieros, administrativos, legales y otros expresados han sido y estn debidamente soportados en tiempo y contenido por los hechos econmicos y circunstancias que realmente han ocurrido.La naturaleza de la evidencia est constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el auditor y que tienen relacin con las cuentas o rubros que se examinan.La evidencia se obtiene, por el auditor, a travs del resultado de las pruebas de auditora aplicadas segn las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del auditor.El auditor no pretende obtener evidencia absoluta, sino que determina los procedimientos y aplica las pruebas necesarias para la obtencin de una evidencia suficiente y adecuada. EVIDENCIA SUFICIENTE.Se entiende por tal, aquel nivel de evidencia que el auditor debe obtener a travs de sus pruebas de auditora para llegar a conclusiones razonables sobre las cuentas o rubros que se someten a su examen. Bajo este contexto el auditor no pretende obtener toda la evidencia existente sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con los objetivos de su examen.El nivel de evidencia a obtener por el auditor, referido a los hechos econmicos y otras circunstancias, debe estar relacionado con la razonabilidad de los mismos y proporcionar informacin sobre la circunstancia en que se produjeron, con el fin de formarse el juicio profesional que le permita emitir una opinin.Para decidir el nivel necesario de evidencia, el auditor debe, en cada caso, considerar la importancia relativa de las partidas que componen los diversos rubros de las cuentas examinadas y el riesgo probable de error en el que incurre al decidir no revisar determinados hechos econmicos.El auditor deber tener en cuenta y evaluar correctamente el costo que supone la obtencin de un mayor nivel de evidencia que el que est obteniendo o espera obtener y la utilidad final probable de los resultados que obtendra.Independientemente de las circunstancias especficas de cada trabajo, el auditor debe obtener el nivel de evidencia necesario que le permita formar su juicio profesional sobre las cuentas examinadas.La falta del suficiente nivel de evidencia sobre un hecho de relevante importancia en el contexto de los datos que se examinan, obliga al auditor a abstenerse de emitir una opinin, o bien a expresar las salvedades que correspondan. EVIDENCIA COMPETENTE.El concepto de competente de la evidencia es la caracterstica cualitativa, en tanto que el concepto suficiencia tiene carcter cuantitativo. La confluencia de ambos elementos, competencia y suficiencia, debe proporcionar al auditor el conocimiento necesario para alcanzar una base objetiva de juicio sobre los hechos sometidos al examen.La evidencia es competente o adecuada cuando sea til al auditor para emitir su juicio profesional. El auditor debe valorar que los procedimientos que aplica para la obtencin de la evidencia adecuada sean los convenientes, as como que las circunstancias del entorno no invalidan los mismos. La convergencia de ambos factores permite considerar que la evidencia obtenida es la adecuada. IMPORTANCIA RELATIVA? RIESGO PROBABLE.Los criterios que afectan a la cantidad (suficiencia) y a la calidad (competencia) de la evidencia a obtener y, en consecuencia, a la realizacin del trabajo de auditora, son los de importancia relativa y riesgo probable. Estos criterios deben servir, as mismo, para la formacin de su juicio profesional. La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo una omisin) en la informacin financiera que, bien individualmente o en su conjunto, y a la luz de las circunstancias que le rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable, que confa en la informacin, se hubiera visto influenciado o su decisin afecta como consecuencia del error u omisin.La consideracin del riesgo probable supone la evaluacin del error que puede cometerse por la falta absoluta de evidencia respecto a una determinada partida o a la obtencin de una evidencia incompleta de la misma. Para la evaluacin del riesgo probable, debe considerarse el criterio de importancia relativa y viceversa, al ser interdependiente en cuanto al fin de la formacin de juicio para la emisin de una opinin. Las decisiones a adoptar, basadas en tales evaluaciones, al ser tambin interdependientes, deben juzgarse y evaluarse en forma conjunta y acumulativa. OBTENCIN DE LA EVIDENCIALa evidencia suele obtenerse de: las cuentas que se examinan, los registros auxiliares, los documentos de soporte de las operaciones, las declaraciones de empleados y directivos, los sistemas internos de informacin y transmisin de instrucciones, los manuales de procedimientos y la documentacin de sistemas, la obtencin de confirmaciones de terceras personas ajenas a la entidad y los sistemas de control interno en general, sin que esta relacin tenga carcter exhaustivo.Los datos contables y, en general, toda informacin interna, no pueden considerarse por s mismos, evidencia suficiente y adecuada. El auditor debe llegar a la conviccin de la razonabilidad de los mismos mediante la aplicacin de las pruebas necesarias. La evidencia de los datos contables podr ser obtenida, entre otros, mediante los siguientes procedimientos: Inspeccin, observacin, investigacin, confirmacin, clculo y revisin analtica. Inspeccin: Consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. La inspeccin de registros y documentos proporciona evidencia de diversos grados de confiabilidad dependiendo de su naturaleza y fuente, as como de la eficacia de los controles internos a lo largo del proceso. A continuacin se presentan tres categoras de evidencia documental que proporcionan al auditor diversos grados de confiabilidad: i) Evidencia documental creada y conservada por terceras partes; ii) Evidencia documental creada por terceras partes y conservada por la entidad; y, iii) Evidencia documental creada y conservada por el ente. La inspeccin de activos tangibles da lugar a una evidencia fidedigna en relacin con su existencia, pero no necesariamente con su propiedad o valor.

Observacin: Consiste en examinar el proceso o procedimientos que otros realizan. Por ejemplo, el auditor puede observar el conteo de inventarios realizados por personal del ente o la ejecucin de procedimientos de control interno que no deja rastros de auditora.

Investigacin: Consiste en buscar una informacin adecuada recurriendo a personas competentes, ya sea dentro o fuera del ente. Las investigaciones pueden abarcar desde preguntas escritas dirigidas a terceros hasta preguntas orales que se plantean, de un modo informal a individuos dentro del ente. Las respuestas a las investigaciones pueden poner en manos del contador pblico una informacin que no posea anteriormente o bien puede proporcionarle una evidencia para corroborar.

Confirmacin: Consiste en la respuesta que se da a una investigacin que pretende ratificar los datos contenidos en los registros contables.

Clculo: Consiste en la verificacin de la precisin aritmtica de los documentos fuentes y de los registros contables o en la realizacin de los clculos independientes.

Revisin analtica: Consiste en estudiar razones y tendencias financieras significativas as como en investigar fluctuaciones y partidas poco usuales.

LA EVIDENCIA EN LA AUDITORA INTEGRAL LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORA INTEGRALAnalizando las opiniones de Bravo (2003) y al MAGU, encontramos coincidencia cuando indican que los hallazgos de auditora son el resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el examen a un rea, actividad u operacin de los gobiernos regionales. Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de recursos en el gobierno regional bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto.De acuerdo con la NAGU 3.60, los elementos del hallazgo de auditora se relacionan de la siguiente forma: Condicin: situacin actual encontrada Criterio: Norma aplicable Causa: Situaciones que originaron la situacin encontrada Efecto: Resultado adverso o potencial de la situacin encontradaLos requisitos que deben reunir un hallazgo de auditora son: i) Importancia relativa que amerite ser comunicado; ii) Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo; iii) Objetivo; y, iv) Convincente para una persona que no ha participado en la auditora.El auditor debe estar capacitado en las tcnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes: i) condiciones al momento de ocurrir el hecho; ii) Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas; iii) Anlisis crtico de cada hallazgo importante; iv) Integridad del trabajo de auditora; v) autoridad legal; y, vi) Diferencias de opinin.EJEMPLO:Condicin: La Jefatura de Abastecimientos del Gobierno Regional "XXX" ha adquirido bienes durante el periodo 2005, sin realizar una efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales.Criterio: La Jefatura de Abastecimientos tiene la responsabilidad de realizar el proceso de compra de bienes que requieren los rganos de lnea del Gobierno Regional, para lo cual debe seleccionar a proveedores representativos, a fin de obtener la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, al menor costo y en la oportunidad debida.Causa: El Gobierno Regional "XXX" no dispone de un Reglamento Interno de Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economa en su ejecucin.Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en S/. 925,000

sesion 4

UCV-ESCUELA DE CONTABILIDAD AUDITORIA IISESION 4 EXAMEN DE CAJA BANCOS 1. Introduccin2. Generalidades3. Procedimientos de Auditora4. Valores, Otras Inversiones y su Rendimiento5. Conclusiones6. Bibliografa1. IntroduccinEl estudio que se har a continuacin tendr como finalidad dar una visin ms amplia y clara sobre los programas de auditora, en este caso ms especialmente sobre Efectivo, valores y ttulos negociables. Iniciando por la auditora de caja y Bancos, esto es, del examen de los cobros y desembolsos ( operacionesen efectivo) y del efectivo disponible y en depsito (saldos de caja y bancos). Se observar que se ocupa fundamentalmente de los procedimientos de auditora para la verificacin de la adecuacin y validez de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes. Excepto cuando sea necesario, no se estudiar el efecto de las operaciones en Efectivo sobre otras cuentas. En forma general se estar enfocando hacia una organizacin comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero tambin se puede aplicar con carcter general a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin nimo de lucro.Igualmente, en el desarrollo de este objetivose encontrarn la auditora de valores, otras inversiones y su rendimiento del cual se podr notar que es el grupoms importante de inversiones, desde el punto de vista del auditor consiste en acciones y bonos, porque se encuentran ms frecuentemente, y generalmente son de valormonetario ms grande que otras clases de inversiones. Los certificados de depsito bancario, el papel comercial emitido por las sociedadesannimas y el valor de rescate de las plizas de seguros son otros tipos de inversin que a menudo se encuentra.Se espera que este trabajo cumpla con su finalidad de ampliar conocimientos en cuanto a la Auditora, especficamente del Efectivo, valores y Ttulos negociables.

2. GeneralidadesEs importante conocer y comprender las siguientes cuentas de caja y bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de una a otra:1. Cuenta General de Efectivo: Es la cuenta bancaria en la mayora de las organizacionesa travs depsitos y desembolsos para todas las dems cuentas de bancos se suelen efectuar a travs de la cuenta general.2. Cuenta Bancaria de Fondo Fijo: En muchas empresas, se mantiene una cuenta de nminacon un saldo fijo como, por ejemplo, Bs. 500.000,00 en una cuenta bancaria separada. Los nicos depsitos que se efectan en esta cuenta son el importe lquido a percibir por los empleados, de forma peridica, y los nicos desembolsos son los chequesde pago, a los mismos. Una cuenta fija puede mejorar los controles internos y reducir tambin el tiempo necesario para conciliar las cuentas bancarias.3. Fondo fijo de caja chica: Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad al contado que mediante cheque. Normalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una cantidad mnima, por ejemplo de Bs.25.000,00 que se reembolsa peridicamente.Objetivos del Auditor.Los objetivosdel auditor variarn dependiendo de su papel y de la finalidad del examen, el auditor ajustar el alcance de las transacciones de las que l se ocupar personalmente. Tambin se establecern los procedimientos especficos de auditoria y la profundidad y oportunidad de su aplicacin.El objetivo del auditor independiente que efecta una auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridadque las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y vlidos. Esto deber ser consistente con el objetivo global del examen, esto es, la emisin de su opinin sobre los estados financieros. El auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situacin, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depsito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una divisin correcta entre cobros y desembolsos. El efectivo debe aparecer debidamente clasificado en los estados financieros y debe informarse suficientemente de los fondos retenidos o comprometidos y del efectivo no disponible para su reintegro (depsitos permanentes, certificados de depsito a largo plazo, etc.).Un factor clave en el desarrollo de un programa eficaz de auditoria del efectivo consiste en establecer una correspondencia entre los procedimientos de auditoria propuestos y los objetivos que se espera obtener mediante ellos.El objetivo que persigue el auditor interno es determinar con un cierto grado de seguridad la adecuacin y validez de dichas operaciones, lo que es consistente con su papel como pieza importante de los controles de direccin de una organizacin.El objetivo del auditor del gobiernosern determinar con un cierto grado de seguridad la adecuacin y validez de las operaciones y cuentas de caja y bancos, manteniendo una coherencia con su papel, ya se trate de una agencia independiente o de una rama de direccin de una agencia.Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuacin y validez de las operaciones y saldos. Puesto que la adecuacin y validez de estos elementos describe la situacin que se produce cuando no existen errores o irregularidades, puede decirse que la auditoria de caja y bancos se ocupa fundamentalmente de los posibles errores e irregularidades. Por lo tanto, resultara til su posible clasificacin a la hora de considerar las posibilidades de control interno y los procedimientos de auditoria.Los errores considera que se producen sin intencin, mientras que las irregularidades se producen intencionadamente. Puesto que es ms difcil prevenir o detectar las irregularidades que los errores, la consideracin del control interno y de los procedimientos de auditoria para determinar que posibles irregularidades pueden producirse afecta tambin a los errores.Las posibles irregularidades que afectan a las operaciones de caja y bancos y a sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecucin, de la siguiente forma:Desfalcos: Interceptacin: efectuar cobros antes de que stos se registran (por ejemplo, ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados). Sustracciones hacerse con una cantidad en efectivo despus de haberla registrado (por ejemplo, apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias). Desviaciones hace que un desembolso que en principio es legtimo se desve de su destino correspondiente.Distorsiones: modificacin de los estados financieros sin obtener ningn activo.Las irregularidades en las operaciones de caja y bancos y en sus saldos pueden clasificarse tambin segn las posibilidades de encubrimiento y la situacin resultante de los registros correspondientes, de la siguiente forma:Descubiertas o abiertas: Los recuentos o conciliaciones son inferiores a las cifras registradas.Encubiertas: Temporales: los recuentos o conciliaciones han sido sobrevalorados para hacer que coincidan con las cifras registradas. Permanentes: las cantidades no se han registrado o se han reducido una vez registradas.El encubrimiento "temporal " y "permanente", se refiere a la frecuencia de la accin necesaria para intentar llevar a cabo el encubrimiento. Para que se d un encubrimiento permanente, es necesario una accin nica, mientras que para que se d el encubrimiento temporal se ha de repetir cada vez que se lleve a cabo la conciliacin de las cuentas bancarias u otro tipo de conciliacin entre las cifras registradas y los activos reales.Las interceptaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que a operaciones de caja y bancos y sus saldos se refiere, ya que no se registran las cantidades percibidas, Si los efectivos no registrados fueron recibidos como un pago por algn otro activo por el cual la contabilidadfue previamente bien registrada, la interceptacin resulta en un dficit de la otra cuenta de activo, la que a su vez puede volver a mostrar o a esconder la situacin anteriormente mencionada. Un ejemplo comn de esta situacin es la interceptacin y subsiguiente encubrimiento en cadena de recaudacin sobre cuentas por cobrar. Si el efectivo no registrado corresponde a ventas y otros ingresos para los cuales no hubo registrode contabilidad, el encubrimiento permanente conlleva a una infravaloracin de tales cuentas de ingresos o beneficios.Las sustracciones implican una disposicin indebida de una cantidad que ha sido registrada. Esta disposicin puede registrarse o no. Si no se hace, aparecer una deficiencia, que podr mantenerse descubierta o encubierta temporalmente mediante una sobrevaloracin en los recuentos de efectivo o en las conciliaciones de las cuentas bancarias. Si se registra la disposicin de la cantidad, sta ser reducida y existir un encubrimiento permanente. El registro puede llevarse a cabo directamente, mediante un asiento que aparente o d a entender un desembolso correcto , o indirectamente, reduciendo la cantidad registrada mediante la falsificacin de los registros totales, anotaciones o saldos correspondientes.Las desviaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que al registro de las operaciones de caja y bancos se refiere, ya que se registra el desembolso. Sin embargo, dan como resultado una infravaloracin del pasivo que puede ser abierta o temporalmente encubierta.El estudio del control interno de los saldos de caja y bancos y de sus operaciones se centrar en el tratamiento y custodia de los fondos (incluyendo los reintegros o egresos de cuentas bancarias), preparacin, sumas y subtotales y anotacin de asientos y de los controles ejercidos sobre todas estas funciones mediante una observacin, comprobacin o verificacin independientes.El estudio preliminar del control interno debe incluir una examen meticuloso con los empleados responsables y una referencia a los organigramas, manualesde procedimientos, hojas de especificaciones de trabajo y fuentes similares de informacin. El estudio podra incluir la inspeccin de documentos, observacin de procedimientos y pasos similares y de esta forma, en cierta medida, cualquier resultado obtenido en las pruebas de auditoria llevadas a cabo durante el estudio preliminar, sin embargo, no siempre es ste el caso y pueden hacerse las pruebas de auditoria totalmente aparte del estudio preliminar del control interno.El estudio preliminar debera reflejar el mejor juicio hecho por el auditor de la eficacia potencial de estos procedimientos y, en consecuencia, este debera estudiar el posible efecto de cualquier aparente falta de agudeza mental, competencia, independencia o integridad de los empleados y el posible efecto de cualquier cambiode los procedimientos o funciones, incluyendo los cambios temporales durante las horas de las comidas, vacaciones, perodos de enfermedad y circunstancias similares.Debe considerarse tambin la situacin financiera y otros aspectos de la organizacin. En una organizacin prspera de crecimiento rpido, puede que la direccin no estime necesario o no tenga capacidad para ampliar la planilla con el de satisfacer las exigencias cada vez ms fuertes a que se somete a sus empleados. Una organizacin en una situacin financiera menos slida podra ser tentada por falsos mtodos de ahorro de costos eliminando o simplificando los controles fundamentales.Los controles internos sobre las operaciones de caja y bancos y sus saldos deben evaluarse segn su potencial para prevenir o detectar los posibles errores o irregularidades.Registros y FuncionesLos "registros iniciales" son los primeros preparados por la organizacin o sus agentes que se utilizan directamente o, mediante registros intermedios, que constituyen la base de un asiento en el Mayor General. Tales registros iniciales copias de documentos (como duplicaciones de cheques), cintas (como las cintas de caja registradora) u otras listas, Los "registros finales" son los asientos de Diario u otras fuentes que sirven de medios de anotacin en el Mayor General. Los "registros intermedios" son todos los efectuados, en forma detallada y resumida, entre los registros respectivos se preparan manualmente o mediante ordenador.Estas distinciones son significativas por dos razones: Primero, los objetivos y requisitos de control interno difieren en cierto modo entre los registros iniciales y los posteriores. En segundo lugar, los procedimientos y la separacin de responsabilidades pueden permitir un control satisfactorio sobre algunos de los registros, pero no sobre otros y deberan detectarse cualesquiera de estas diferencias al evaluar los controles y relacionarlos con los procedimientos de auditoria que se han de aplicar.Al estudiar la asignacin de funciones a los empleados, es necesario incluir a todas personas que pueden modificar, insertar o suprimir datos en el proceso de realizacin de la funcin estudiada. Las personas que preparan o anotan los asientos deberan incluir no solamente a aquellos que registran los asientos directamente , sino tambin aquellos que lo hacen de forma indirecta preparando o manipulando tales documentos u otro material a partir del cual se obtengan los asientos. Entre las personas que preparan, calculan los totales o registran los asientos deberan incluirse a aquellas queprograman u operan los ordenadores para estos fines. Entre las personas que preparan, calculan totales, registran asientos o tramitan cobros, cheques firmados o documentos deberan incluirse solo a aquellas que lo hacen en el curso normal de sus obligaciones y sus inmediatos superiores.CobrosLos cobros son susceptibles de errores no intencionados y de interceptacin o sustraccin. Indudablemente, no todo el que tramita cobros esta capacitado para cometer cualquier tipo de irregularidad, Esta posibilidad puede reducirse de forma diferente mediante los siguientes procedimientos;Recomendacin a los clientespara que enven todas las remesas, giros o letras de cambio directamente a un buzn cerrado bajo control del banco depositado.Envo de instrucciones a los bancos depositarios por escrito para que no efecten el reintegro o egreso de ningn cheque a pagar a la organizacin.Endosado inmediato de todos los cheques recibidos. "Slo para ingreso en cuentas" en los haberes de la organizacin.Depsito de los cobros diarios de forma intacta antes de que se pueda disponer de los del da siguiente.Aparte de los procedimientos anteriores u otros diseados para impedir irregularidades, las restantes posibilidades de control interno del efectivo se centran necesariamente en la limitacin de las posibilidades de encubrimiento. Esto a su vez, pretende bsicamente crear y mantener los registros contables y comparar la cantidad real de efectivo disponible con la registrada a intervalos oportunos.Dado que las interceptaciones se refieren a cobros no registrados, el objetivo obvio del control interno sobre este riesgo es asegurar un registro inmediato de todos los cobros. El grado de viabilidad de este procedimiento depende de la naturalezade los mismos y de una variedad de circunstancias; en consecuencia; en este captulo se explican nicamente algunos conceptos generales y distinciones a este respecto.Donde la naturaleza de los cobros sea tal que su registro puede efectuarse prcticamente como un paso integral de la operacin, este procedimiento representa el medio de control ms directo contra las interceptaciones. Entre los ejemplos de este procedimiento se incluye el registro automtico mediante dispositivos mecnicos cerrados con llave (como mquinasregistradoras, molinetes, contadores, etc.) y la restriccin fsica de acceso a las copias de impresos de cobro enviados directamente a los remitentes. El elemento comn de control en estos ejemplos es que el registro se efecta de forma simultnea al cobro y es observado por los remitentes.En el caso en que el remitente no pueda observar el registro, existe una posibilidad de emplear un segundo medio contra la interceptacin que consiste en una participacin mutua en la apertura del correo o vaciado de los buzones de cobro, o contenedores similares, que no producen un registro automtico, as como del registro inicial de tales cobros.La tercera clasede control posible para impedir las interceptaciones depende de algn tipo de fuente independiente para determinar o estimar la contabilizacin de los cobros. Dentro de este tipo de control, existe una cierta gama de variaciones respecto a la puntualidad y eficacia.Un ejemplo de esta posibilidad es la determinacin de los cobros que son competencia de los agentes de ventas o vendedores de billetes, mediante inventarios de productos frecuentes o de billetes no vencidos. Otro ejemplo lo constituye la preparacin independiente y el control de los cheques o facturas de ventas minoristas, por parte del personalde ventas, para predeterminar las cantidades que ha de cobrar el cajero. En estos dos ejemplos, las posibilidades son similares a las anteriormente expuestas porque la contabilizacin de los cobros puede efectuarse para das o perodos concretos.Por el contrario, la contabilizacin de cobros de cuentas a cobrar registrados puede establecerse a partir de las tales registros, pero la contabilizacin diaria no es normalmente posible. En consecuencia, la eficacia de las cuentas a cobrar registradas como medio directo para establecer la contabilizacin de los cobros correspondientes se centra fundamentalmente en la posibilidad de encubrir las interceptaciones mediante la "manipulacin de la cuenta de clientes" o mediante el abono de la misma por asientos que no constituyan partidas de efectivo.En donde tenga lugar una "manipulacin de la cuenta de clientes", se efectuar posteriormente un abono en las cuentas de aquellos clientes cuyas remesas hayan sido interceptados, mediante los cobros registrados a otros clientes. Esto da como resultado una especie de encubrimiento temporal, ya que la cantidad acumulada en tales interceptaciones en un momento dado, est representada por los errores en los saldos de las cuentas de uno o ms clientes. El requisito ms obvio para impedir la manipulacin de los abonos en concepto de cobros de clientes es la separacin de las funciones de manipulacin del cobro antes del registro inicial y de anotacin de los abonos en las cuentas de cobrar.Los abonos indebidos no efectivos en las cuentas de clientes con el fin de lograr un encubrimiento permanente de las interceptaciones pueden registrarse mediante asientos de cobros en concepto de descuentos u otras deducciones concebidas a los clientes, o mediante otros asientos como previsiones o cancelaciones de saldos por parte de la empresa. En cualquier caso, el requisito ms obvio de control es exigir la aprobacin de los abonos por personas que no manipulan los cobros antes de su registro inicial.Entre las ilustraciones adicionales de fuentes independientes que puedan justificar la contabilizacin en cobros se incluye una gran variedad de ratios y coeficientes o ndices de resultados como las proyecciones de disponibilidades, volumende ventas, ratio de beneficios brutos y la rotacin de las cuentas a cobrar; contrates de alquiler, de explotacin u otro tipo de contratos; los informessobre equipos o eliminacin de desperdicios; el intersfijado o los dividendos de valores burstiles; los registros de afiliacin a clubs u organizaciones similares; y los registros de asistencia o inscripcin en las reuniones. Los requisitos de control interno y eficacia respecto a stos y otras fuentes de informacin varia ampliamente segn las circunstancias del caso concreto y, per lo tanto, en este captulo no se incluye una exposicin adicional.Dado que las sustracciones de cobros se producen con posterioridad al registro inicial, cualquier persona que tramite los cobros posteriormente podr cometer este tipo de irregularidad. Los procedimientos mencionados anteriormente constituyen unos impedimentos para la realizacin de sustracciones, as come de interceptaciones.A no ser que se lleve a cabo un encubrimiento permanente de las sustracciones mediante una reduccin de las cantidades registradas, la deficiencia de efectivo ser descubierta o bien encubierta temporalmente mediante la falsificacin de los recuentos de efectivo o de las conciliaciones de cuentas bancarias. Los procedimientos para controlar estas dos ltimas posibilidades se exponen en la seccin referente a los saldos de caja y bancos.La reduccin de las cantidades registradas en concepto de cobros puede llevarse a cabo falsificando la suma de los registros iniciales de cobros o la preparacin, determinacin de totales o anotacin de los registros intermedios o finales de cobros o en el clculo de los saldos de cuentas de caja o bancos del Mayor General. Deberan estudiarse otras posibilidades de reduccin indebida de las cantidades registradas mediante asientos de Diario u otros asientos en tales cuentas pero las primeras quedan fuera del alcance de este capitulo. Un mtodopara impedir la falsificacin en cualquier etapa del proceso de resumen, que se ha descrito anteriormente, es asignar esta funcin a personas que no admitan cobros despus de su registro inicial. Otro mtodo consiste en exigir que los registros iniciales que no sean susceptibles de manipulacin sean comparados en su totalidad con los depsitos diarios en las cuentas bancarias por alguna persona que no manipule los cobros registrados. Si se depositan de forma intacta los inicialmente registrados de forma puntual, podr tenerse la seguridad de que no se ha producido ninguna sustraccin.DesembolsosLas sustracciones mediante desembolsos las puede cometer cualquier persona que pueda extender cheques o solicitar efectivo. Puesto que generalmente se aplican las mismas consideraciones de control interno a ambos tipos de desembolsos y normalmente stos ltimos suelen representar una cantidad menor, la exposicin en esta seccin se centrar en los desembolsos mediante cheques.Entre las personas que se consideran responsables para extender cheques por si mismas debera incluirse a los firmantes de cheques con una sola firma, los firmantes de cheques con dos firmas si los documentos justificativos no son examinados por ambas partes y a otras que sean delegadas para extender cheques sin la aprobacin de ninguna otra persona. Entre estos ltimos debera incluirse a las personas que preparan cheques si los documentos justificativos no son examinados por, al menos, un firmante de los mismos, a las que se encargan de la custodia de los sellos de firma necesarios y a las que manipulan los equipos de firmado sin control independiente sobre el nmero y detalles de los cheques firmados.Se consideran procedimientos convenientes In restriccin del acceso a cheques en blanco y la utilizacin de papel no falsificable para impedir la realizacin de sustracciones, aunque probablemente la eficacia de estos procedimientos es limitada.Los cheques irregulares pueden registrarse o no. Si tales cheques estn registrados, se vera reflejado en la reduccin necesaria de las cifras registradas y se producir un encubrimientoEn consecuencia, para protegerse contra este tipo de sustraccin es necesario: 1) que nadie pueda extender cheques por s solo; o 2) que alguien, que no est capacitado para extender cheques por s mismo, examine posteriormente los documentos justificativos. El primero de estos mtodos pretende impedir la realizacin de tales sustracciones y el segundo su ocultacin o encubrimiento.Las personas que manipulan cheques firmados estn en situacin de desviar un cheque legtimo de su debido destino y hacer uso propio del mismo. Esta irregularidad hara necesaria generalmente una alteracin del librado, una falsificacin del endosado del librado seguido de un endosado del falsificador, pero la experiencia indica que el conocimiento de estos hechos no impide la perpetracin de los mismos.Dado que las desviaciones implican pagos destinados a proveedoreslegtimos, el resultado inmediato es una forma de encubrimiento temporal, ya que las cuentas a pagar superarn a las cifras correspondientes registradas y cabe esperar quejas por parte de los proveedores. En consecuencia, un encubrimiento permanente de las desviaciones requiere que el ejecutor o falsificador est capacitado para efectuar los verdaderos pagos que se han de hacer al proveedor. De forma coincidente o dentro de un perodo razonable. Los pagos a los proveedores podran hacerse mediante cheques duplicados, o posiblemente de fondos obtenidos por el ejecutor o falsificador mediante la obtencin de la cantidad del cheque sobre valorado y el retenimiento del exceso. En este ltimo caso, el exceso constituye una sustraccin. Los cheques duplicados podran estar justificados por copias de los documentos empleados para justificar los cheques desviados o mediante documentos no cancelados empleados para justificar otros cheques. El procedimiento ms directo de control para impedir la perpetracin de desviacin es limitar la manipulacin de cheques firmados a personas que nos participen en la preparacin de recibos u otros documentos. Justificativos de los desembolsos. Entre los posibles controles para impedir el encubrimiento se incluye un examen de los cheques pagados para detectar evidencia de alteraciones o endosados irregulares y un examen de los documentos justificativos por parte de las personas que tengan funciones incompatibles.Saldos de caja y bancosLos objetivos del control interno sobre los saldos de caja y bancos son asegurarse de que la cantidad de efectivo real disponible: 1) coincide con la cifra registrada correspondiente a las operaciones efectuadas, y 2) es suficiente pero no excesivo para las necesidades de la organizacin. Este ltimo objetivo es un aspecto de control administrativo que se expone ms adelante en este mismo captulo.La cantidad disponible coincidir, por supuesto, con la registrada si no se han producido errores o irregularidades en el registro de las operaciones. Indudablemente, el primer requisito para determinar si existe tal coincidencia es la realizacin de recuentos de efectivo y conciliaciones de cuentas bancarias con carcter peridico. Este procedimiento, por si solo, debera ser suficiente para desvelar los errores existentes, pero no para descubrir la irregularidades. Pare detectarlas es necesario que los recuentos y conciliaciones sean efectuados: 1) por personas que no estn capacitadas pera perpetrar sustracciones o desvos, como se ha expuesto anteriormente, y 2) de tal forma que permitan detectar cualquier encubrimiento temporal.El encubrimiento temporal de deficiencias en los saldos de caja o bancos puede lograrse mediante: 1) la falsificacin de los recuentos de efectivos o conciliaciones bancarias; 2) la inclusin de partidas no vlidas en los recuentos de efectivo o depsitos bancarios; 3) la sustitucin de partidas validas de otros fondos de la organizacin."La falsificacin de recuentos de efectivo o conciliaciones bancarias", tal y como se utiliza en este capitulo, se refiere a un listado errneo de las partidas recontadas, de los saldos que aparecen en los libroso extractos bancarios, cheques pendientes de pago u otras partidas de conciliacin o un cmputo errneo de la suma de los recuentos o conciliaciones. La preparacin de los mismos por personas independiente, como se ha mencionado anteriormente, es el mtodo ms directo de control de este tipo encubrimiento. Las dos posibilidades restantes corresponderan a acciones llevadas a cubo por los encargados de custodiar los fondos cuyo recuento o conciliacin se est llevando a cabo, y por lo tanto, deberan tenerle en cuenta las personas que realizan estas funciones."Las partidas no vlidas" se refieren a cheques, comprobantes u otros documentos incorrectos o indebidamente incluidos en los recuentos de efectivo con el pretexto de mantenerlos para un depsito, cobro o reembolso posteriores, y a aquellos cheques indebidos que se han depositado, pero que cabe esperar que el banco los rechace. Los procedimientos para descubrir la inclusin de partidas no vlidas en los recuentos de efectivo y conciliaciones bancarias incluyen el examen de los cheques, comprobantes o documentos similares incluidos en ellos, obteniendo una aprobacin independiente de partidas cuestionables, depositando cheques bajo el control de la persona que efecta el recuento e investigando los cheques depositados pero rechazados por los bancos, durante el perodo razonable con posterioridad al recuento de efectivo."La sustitucin de las partidas vlidas" se refiere a la utilizacin de depsito bancarios o cheques obtenidos de otros fondos de la organizacin para ocultar una deficiencia en el fondo cucho recuento o conciliacin se est llevando a cabo. Entre las fuentes a partir de las que puede efectuarse tal sustitucin se encuentran los cobros no depositados, fondos de explotacin y cuentas bancarias. Un ejemplo corriente de sustituciones consiste en la utilizacin de los cobros de un da o das posteriores para efectuar un depsito bancario exigido por los cobros registrados de un da anterior. Otro ejemplo consiste en el depsito de un cheque en una cuenta bancaria o el cobro del mismo a otra, lo que corrientemente se denomina "recambio". El principal procedimiento de control para evitar la sustitucin de los recuentos de efectivo constituye el recuento simultneo de todos los fondos a partir de los cuales sera factible efectuar la sustitucin, considerando la custodia y ubicacin de los fondos respectivos. En lo que respecta a los cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los cobros hasta el momento del recuento. La conciliacin simultnea de todas las cuentas bancarias consiste tambin en un mtodo de proteccin contra "recambio". Sin embargo, dado que este recambio tambin requiere un depsito no registrado en la cuenta bancaria a partir de la que se gir el chequeo sustituido, podra emplearse un procedimiento alternativo para evitar la sustitucin que consiste en una comparacin de los depsitos reales con los cobros registrados desde la fecha de la ltima conciliacin de los dems cuentas bancarias.Adems de los errores e irregularidades anteriormente expuestos, los saldos de caja y bancos son tambin susceptibles de una forma de distorsin denominada "retoque de cuentas". Como se ha indicado anteriormente, esta prctica no implica la existencia de desfalcos, pero pretende mejorar la posicin financiera aparente, el ratio del capitalcirculante o la relacin entre los saldos de caja y otras, como las de cuentas a cobrar o a pagar. Puede lograrse "manteniendo abiertos los libros de contabilidad" de forma que se puede disponer del tiempo necesario para registrar los asientos debidos o mediante asientos incorrectos. El establecimiento de fechas puntuales de cierre de libros y los controles previamente mencionados para los recuentos de efectivo y las conciliaciones bancarias deben permitir detectar este tipo de distorsin; sin embargo, no es probable que se produzca si la direccin no da instrucciones evidentes para olvidar los procedimientos de control interno establecidos. En consecuencia, los auditores constituyen el factor disuasivo ms eficaz de esta prctica.

3. Procedimientos de AuditoraCobrosDeberan verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas y otras deducciones efectuadas cliente registradas en los asientos de cobros, examinando si los documentos justificativos han sido aprobados o presentan otros signos claros de validez.Deberan verificarse las ventas al contado, efectuando una seleccin de las mismas a de los independientes disponibles (como los registros de ventas, entregas, envos o registros puntuales de inventario) y compararlos posteriormente con los registros de cobros. Deberan verificarse los dems cobros verificarse los dems cobros (otros que no sean los cobros correspondientes a cuentas a cobrar y a ventas al contado) efectuando una seleccin a partir de cualquier fuente de informacin independiente disponible y comparndolos con los registros de cobros o con las cuentas relacionadas.Debera verificarse la preparacin de registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las cantidades de los registros iniciales hasta los finales.Deberan verificarse tambin las sumas y anotaciones de los asientos correspondientes a los cobros.

DesembolsosSe deben verificar los asientos en los registros iniciales de desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados mltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente para su depsito en un banco).Deben verificarse tambin los asientos en los registros iniciales de desembolsos mediante un examen de los documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido examinados como parte de la auditoria de compras y cuentas a pagar. El examen de documentos justificativos debera comprobar la existencia de las pertinentes aprobaciones y de la propiedad de los pagos y distribuciones de cuentas.Debe verificarse la preparacin de los rasgos intermedio y final de desembolsos, efectuando un seguimiento de las cantidades desde los registros finales hasta los iniciales.Deben verificarse los totales y las anotaciones de los registros de desembolsos.Saldos de caja y bancosLa consideracin de los procedimientos de; auditora sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, as como de qu forma se ha de hacer.Los saldos de caja y bancos suelen incluir un nmero de fondos de explotacin, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente pequeos. Tanto los auditores independientes como los otros deben considerar la importancia de tales saldos en relacin con su respectivo papel y los objetivos de auditora para determinar si requieren auditarse y con qu frecuencia se ha de efectuar.Para el auditor independiente es preferible auditar los saldos importantes registrados, disponibles o en depsito, en una fecha tan cercana a la del balance de situacin como sea posible, segn las circunstancias, aunque en la mayora de los casos coincide realmente con la fecha del balance de situacin. Para los auditores internos y otros auditores la fecha de auditar los saldos de caja y bancos puede tener un importancia menor. En cualquier caso, debera efectuarse un examen simultneo o procedimientos equivalentes, como ya se ha explicado, a las cuentas en las que podra darse un encubrimiento de una deficiencia importante mediante sustitucin. De forma similar, debera efectuarse un examen simultneo o aplicarse un procedimiento similar en la auditora de valores burstiles, cuentas a cobrar u otras cuentes de las que pudieran obtenerse fondos para la sustitucin en los saldos de caja y bancos.Los restantes prrafos de esta seccin describen de forma general los procedimientos de auditoria que se han de aplicar a los saldos seleccionados, suponiendo que se efecte un examen simultneo si este es necesario, segn las circunstancias.Debe efectuarse un recuento y listado de los depsitos, cheques, comprobantes, etc., que afecten a los fondos fijos o a otros fondos de explotacin o a cobros no depositados, segn sea necesario para una investigacin posterior.Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se hayan especificado como cobros no depositados hasta los asientos de los registros iniciales de cobros, tal y como se encuentren en la fecha y momento del recuento.Debera comprobarse la propiedad de los cheques cobrados y, si es necesario, deberan depositarse en el banco o ser aprobados por una persona responsable que no sea el encargado de custodiar los fondos.Debera efectuarse un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas bancarias de la organizacin, relacionndolos con los registros de desembolsos correspondientes o, en el caso de un examen simultneo, con la lista asociada de cheques pendientes.Deberan examinarse los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro documento incluido en el recuento de efectivo para comprobar si cuentan con la aprobacin que se haya considerado necesaria en las circunstancias presentes. Si tales partidas representan una cantidad significativa, podra ser necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al perodo de auditora.El auditor debe verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de los bancos. Estas confirmaciones, aunque no constituyen una parte integral sin la auditoria de los saldos de Bancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como las obligaciones directas y de contingencia, el colateral retenido, la fianza y otras relaciones con los bancos.Se debe hacer una comparacin de los depsitos reflejados en los estados bancarios con los cobros registrados durante un perodo suficiente, previo a la conciliacin, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la conciliacin.Deben cuadrarse los depsitos en trnsito mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados antes de la fecha de conciliacin y deben referenciarse a los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos bancarios y cheques pagados durante un perodo razonable despus de la fecha de la conciliacin. Deben examinarse los nmeros y fechas de cheques y las fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cules fueron examinados antes de la fecha de la conciliacin y entonces comprobarlos. con la lista de cheques pendientes de la conciliacin.Cualquier otra partida en conciliacin debe considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar ntegramente.DesglosesLa clasificacin de caja y bancos en el balance de situacin incluye normalmente depsitos bancarios y cheques no depositados, libretas de ahorro, certificados de depsito y depsitos a la vista. Las partidas de libretas de ahorro y certificados de depsito deberan presentarse por separado, a no ser que las cantidades sean insignificativas, y los descubiertos bancarios deben incluirse como una partida de pasivo en lugar de deducir al activo. Adems, debe hacerse distincin entre el efectivo disponible. para operaciones generales y el destinado a fines especiales.Donde exista un acuerdo entre el banco y el cliente para mantener un saldo mnimo determinado, debera separarse este saldo restringido y describirse en una nota a los estados financieros.A esto se le denomina saldo de compensacin y la informacin referente al mismo debera tenerse mediante confirmaciones por parte del banco, lectura de las actas y examen del acuerdo sobre prstamos entre el banco y el cliente.Controles administrativosLos controles administrativos, tal y come se definen en las Declaraciones de Normas de Auditora, Seccin AU 320.27, incluyen, aunque no estn limitados, al organigrama y a los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisin que llevan a la autorizacin de las operaciones por parte de la direccin. Tal autorizacin constituye una funcin de direccin asociada directamente con la responsabilidad de consecucin de los objetivos de la organizacin y constituye el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles administrativos, ya que estn relacionados de forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria su evaluacin. Sin embargo, si el auditor independiente cree que ciertos controles administrativos "pudiera tener una influencia importante sobre la fiabilidad de los registros financieros", debera plantearse la evaluacin de los mismos.Areas de control administrativoEn relacin con la funcin de dar fe, el auditor independiente se ocupar ms de los aspectos financieros de la empresa. Sin embargo, cuando lleve a cabo servicios para la direccin se ocupar generalmente de los aspectos operacionales, de forma similar al auditor interno.A continuacin se presentan ilustraciones de los controles administrativos sobre cada y bancos:Proyecciones de necesidades en efectivo. Uno de los controles administrativos ms importante sobre caja y bancos es la proyeccin de necesidades de efectivo correspondiente a cobros y desembolsos. Muchas empresas han podido mantener constantes las necesidades de efectivo, frecuentemente con aumentos del volumen de ventas, gracias a una planificacin meticulosa del mismo. El auditor puede revisar los datos fundamentales y las estimaciones de deficiencias o excesos. Debe sugerir un cambio en la oportunidad de los cobras y desembolsos para reducir las necesidades de efectivo.Evaluacin de los riesgos. Aunque en general es conveniente mantener unos controles estrictos, a veces el control es demasiado costoso debido al riesgo. En lugar de mantener el control continuo, podra ser ms razonable ampliar el trabajo de auditoria. En una oficinapequea puede resultar difcil lograr una separacin de responsabilidades ptima y podra ser necesario realizar trabajos de auditoria adicionales. Sin embargo, normalmente se pueden separar ciertas funciones importantes, como el firmado cheques y la conciliacin de cuentas bancariasEficacia de procedimiento. El auditor, al efectuar la revisin de caja y bancos, debe estudiar la eficacia de los procedimientos. Con frecuencia pueden modernizarse los procedimientos y se puede reducir el costo, siendo efectivos todava para los posibles riesgos. Por ejemplo, un aumento de la eficacia en el proceso de las remesas contribuir a acelerar los depsitos bancarios. El auditor puede investigar si es necesario llevar a cabo una verificacin de las facturas cuyo importe sea pequeo. El costo suele superar al posible ahorro. Para mantener un control estricto, las empresas que cuenten con numerosas instalaciones y filiales podran efectuar todos los pagos en la oficina principal, incluso cuando se trate de facturas de poca monta. El procesamiento y preparativos comerciales extraordinarios pueden resultar costosos. El auditor puede revisar la operacin y sugerir un costo mnimo para las facturas que se enven a la oficina principal. Se ha mostrado que con tal mnimo de nmero de pagos puede quedar reducido en un 33 % y la oficina principal todava controla el 98 % del importe de los pagos.Confeccin de diagramas de flujo. Una tcnica analtica que emplean los auditores frecuentemente es la confeccin de diagramas de flujo. Resulta especialmente intil en la revisin de los controles internos existentes sobre los cobros y desembolsos. Resulta til para representar las relaciones dentro de la empresa en forma de organigrama. Se trata tambin de una tcnica bsica de auditora por ordenador.Utilizacin de los fondos. El auditor debera conocer qu fondos no se utilizan. Por ejemplo, en una empresacon una cierta cantidad de instalaciones y filiales podra existir una cantidad sustanciosa en exceso en varias de las filiales. El auditor puede efectuar un cmputo de los desembolsos medios y determinar el nmero de semanas para las que se habra de disponer de efectivo en la filial concreta, donde pueda comprobarse que el fondo disponible es excesivo. Podra compararse el costo de mantener un saldo equivalente a la cantidad neta de nmina en la bancaria de nmina con el que supone el enviar telegrficamente los fondos el mismo da en que tiene lugar el pago. Algunos fondos especiales restrictivos, como los fondos entregados en derecho a terceros quiz no produzcan intereses. El auditor debera revisar los documentos pertinentes para asegurarse de que la cantidad ntegra retenida es actualmente necesaria. Quiz se hayan producido cambios que justifiquen una reduccin de los fondos.Aceleracin del flujo de entrada de efectivo. La aceleracin del flujo de entrada de efectivo o ingresos en metlico equivale a un aumento de la cantidad total de ste. Por lo tanto, el auditor debera conocer el mtodo mediante el cual puede acelerarse dicho flujo. Por ejemplo, si se emplea un buzn con llave para las remesas, puede reducirse notablemente la cantidad "pendiente de pago", especialmente si la oficina central est situada en una ciudad y se dispone de un buzn con llave en otra. Otra forma para acelerar el flujo de efectivo es exigir a los clientes una facturacin inmediata. Como parte de este procedimiento, el auditor puede determinar que todas las facturaciones se efectan el da siguiente despus de su envo. Los mtodos de reduccin de los niveles de inventario y niveles de cuentas a cobrar permiten acelerar tambin el flujo de entrada de efectivo.Desaceleracin del flujo de salida de efectivo. La cantidad de efectivo disponible puede maximizarse desacelerando el flujo de salida del mismo. los pagos a los vendedores pueden efectuarse el ltimo da del periodo de descuento. El auditor puede determinar el periodo de mximo nmero cobros y sugerir a los vendedores que establezcan las fechas de pago coincidiendo con l.Distribucin de fondos. El audito puede presentar un cambio en la distribucin de las cuentas bancarias despus de revisar los diversos gastos de servicio. Por ejemplo, si se mantiene una cuenta de nmina en un banco y el fondo rotativo en otra, puede efectuarse un cargo de servicio a la cuenta nmina sin que produzca un inters en el saldo del fondo rotativo. Si ambas cuentas se mantienen en el mismo banco, puede existir una compensacin y no efectuarse ningn cargo de servicio bancario.Objetivos de los auditores en el examen de la caja.En el examen de la caja, los objetivos principales de la auditoria son: Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en efectivo. Determinar que la caja se presente razonablemente en los estados financieros del cliente.Las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja indica el grado en que los controles usados a tal propsito realmente funcionan en la prctica. Los resultados de estas pruebas proporcionan a los auditores las bases para evaluar la validez de las transacciones registradas por caja, la validez de los mtodos usados en el manejo y registro del efectivo y la credibilidad general de los registros contables.El segundo objetivo el de determinar lo razonablemente que se presenta la caja como parte de la posicin financiera global del cliente es relativamente simple, porque la caja, a diferencia de otros activos, virtualmente no presenta problemasde valuacin, Para justificar la cantidad de caja que se menciona en el balance general, los auditores llevarn a cabo las pruebas sustancias necesarias, tales como la de confirmacin de las cantidades en depsito, comunicndose directamente con los bancos y contando la existencia en efectivo en la caja.

Cunto tiempo dedicar a la auditoria de caja?Los auditores ciertamente dedican una proporcin bastante ms grande de horas de auditoria a la caja de lo que se justifica por el importe relativo del efectivo que se presenta en el balance general.Se invierte un tiempo considerable de auditoria en problemas de valorizacin en el trabajo sobre inventarios y cuentas por cobrar.Otra razn que contribuye a una extensa auditoria de la caja es que el efectivo es el activo ms lquido y ofrece la tentacin ms grande para el robo, el desfalco, y la malversacin. El riesgo relativo es alto para los activos lquidos y los auditores tratan de hacer frente a las situaciones de alto riesgo con una investigacin ms detallada. En algunos trabajos de auditoria, el cliente puede tener razones especficas para sospechar de la existencia de fraudes de los empleados, y puede pedir a los auditores que pongan inters en el examen de las transacciones por caja.Control interno de las transacciones por caja.El departamento financiero, bajo la direccin de un tesorero, es generalmente responsable de la mayora de las funciones que se relacionan con el manejo de la caja, Estas funciones incluyen; aprobacin de crdito, manejo y depsito de ingresos a caja; firma de cheques, inversin del dinero ocioso: y custodia del efectivo, los valores cotizados y otros activos negociables. Adems, el departamento financiero participa activamente en el proceso de pronosticar los requerimiento de efectivo, y hace arreglos de financiamiento a corto y largo plazo.Los auditores independientes pueden sugerir cambios en los procedimientos operativos que reforzarn los controles sobre los ingresos a caja y los desembolsos de efectivo, sin incurrir en costos adicionales de operacin.Estas reglas universales para lograr el control interno sobre el efectivo pueden resumir como sigue:1. No permita que un mismo empleado maneje una transaccin desde el principio hasta el fin.2. Separe el manejo de la caja del registro contable.3. Centralice el recibo de dinero tanto como sea posible.4. Registre inmediatamente los ingresos a caja.5. Aliente a los clientes a que pidan recibos, y vigile los totales de registro de caja.6. Deposite intactos todos los das los ingresos a caja.7. Haga todos los pagos con cheques, con excepcin de los gastos por caja chica.8. Haga que las conciliaciones de las cuentas de bancos las realicen empleados que no sean responsables de la expedicin de cheques o la custodia de efectivo.Si la polticade la compaa permite el pago de los gastos utilizando los ingresos en efectivo, se ocultan ms fcilmente los desembolsos ficticios y la exageracin de los pagos reales que cuando las obligaciones se pagan con cheques despus de una comprobacin adecuada. Cualquier retraso en el depsito de cheques aumenta el riesgo de que stos resulten incobrables. Ms an, los ingresos no depositados representan fondos ociosos, los que no son un activo que produzca rendimientos.Control interno sobre ventas en efectivoEl control sobre las ventas en efectivo es ms fuerte cuando dos o ms empleados (generalmente un empleado de ventas y un cajero) participan en cada transaccin con un cliente.Generalmente los teatros tienen un cajero que vende boletos prenumerados que recoge un portero cuando se admite a los clientes. Si los boletos o las fichas de ventaestn numerados en serie y se responde por todos los nmeros, esta separacin de responsabilidad en la transaccin es un medio efectivo para evitar el fraude.Control interno sobre los cobros al clienteEn muchos negociosfabriles de ventas al mayoreo, los ingresos pro caja consisten principalmente en cheques que se reciben por correo. Esta situacin ofrece poca oportunidad para el desfalco, menos que al empleado se le permita recibir y depositar estos cheques y adems registrar los crditos a las cuentas de los clientes. En supuesto, los controles que realmente se usan variarn de un cliente a otro.Control interno sobre los desembolsos en efectivo.Para presentar el problema en trminos positivos, todos los pagos debern hacerse por medio de cheques, excepto los pagos por partidas menores que se hacen con fondos de caja chica. Aun cuando la emisin de cheques es en cierto modo ms costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene por el uso de cheques generalmente justifica el gasto implicado. La ventaja principal es obtener un recibo del beneficiario en la forma de un endoso en el cheque. Otras ventajas incluyen: La centralizacinde la facultad de pagar en manos de pocos funcionarios designados, nicamente las personas autorizadas para firmar cheques. Un registro permanente de desembolso. Una reduccin en la cantidad de dinero en efectivo en caja.Aspectos de control de los fondos de caja chica.Un sistema de fondo fijo de caja chica requiere que los cheques que se expidan peridicamente para reponer el fondo estn de acuerdo con la cantidad de desembolsos del fondo. En consecuencia, el fondo fijo de caja chica permanece con un saldo fijo.Control Interno sobre las Sucursales.Las compaas que operan sucursales en las que los gerentes de sucursal no estn sujetos a una supervisin directa deben cuidar especialmente el mantenimiento de un fuerte control interno. Un dispositivo de proteccin es la apertura de una cuenta de banco "en un solo sentido" en la cual se depositan intactos los ingresos diarios por el gerentede la sucursal. Sin embargo, el gerente de la sucursal no est autorizado para escribir cheques con cargo a esta cuenta; solamente la oficina matriz puede hacer retiros, y al banco se le dan instrucciones de que enve los estados de cuenta y los cheques pagados directamente a la oficina matriz. La oficina matriz hace traspasos frecuentes de esta cuenta de banco a su cuenta general, a fin de que el saldo de la cuenta de la sucursal se conserve muy bajo.Se logra un control an mejor sobre los ingresos de la sucursal, por el sistema de caja con cerradura, en la que los clientes de la sucursal envan sus remesas a una caja de oficina postal controlada por el banco. El banco registra y procesa las remesas, e informa peridicamente de los cobros a la oficina matriz.Puede llevarse una cuenta bancaria por separado operada por el sistema de fondo fijo por la sucursal, para sus desembolsos. A medida que esta cuenta se agota el gerente de la sucursal enva una lista de los desembolsos a la oficina matriz, con una solicitud para su reabastecimiento. La casa matriz y no el gerente de la sucursal, es la que est autorizada para hacer depsitos en esta cuenta. Los estados de la cuenta del banco y los cheques pagados se envan a la casa matriz para conciliacin. Una variacin de este procedimiento para el control de los desembolsos requiere que el gerente de la sucursal prepare cada cheque por duplicado, para enviar inmediatamente la copia al carbn a la oficina matriz. Los cheques estn numeradas en serie, y la oficina matriz toma en cuenta todos los nmeros de la serie.El control interno y la computadoraEl procedimiento de las transacciones en efectivo por computadorapuede contribuir substancialmente a un fuerte control interno sobre la caja. Como se coment anteriormente, el control sobre las ventas en efectivo puede reforzarse por el uso de terminales de registro en lnea. Los aviso de remesa, o los listados en el cuarto de correo con los pagos de los clientes pueden perforarse para procesarse por computadora.Papeles de trabajo para la auditora de la cajaLos papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja, y una evaluacin del control interno para la caja. Otros papeles de trabajo para la caja incluyen una hoja de agrupamiento, arqueos de caja, confirmaciones bancarias, confirmaciones de saldos de compensacin, conciliaciones bancarias, listas de cheques en circulacin, listas de cheques investigados, las conclusiones escritas de los auditores respecto a la fuerza del control interno, recomendaciones al cliente para mejorar el control interno.Programa de Auditoria para la Caja Estudio y evaluacin del control interno para la caja. Pruebas sustantivas de las transacciones y saldos de caja.

4. Valores, Otras Inversiones y su RendimientoLas empresas comerciales hacen inversiones en valores por muy variadas razones. Y el efectivo que se requiere en los perodos activos de las operaciones estara ocioso e improductivo si no estuviera invertido durante la estacin floja. La inversin temporal de dinero ocioso en tipos selectos de valores cotizados es un elemento de buena administracinfinanciera. Tales posesiones se ven como una reserva secundaria de caja, susceptibles se ven como una reserva secundaria de caja, susceptible de convertirse rpidamente en efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa de rendimiento modesta pero constante.Objetivos de los auditores al examinar los valoresEn el examen de las inversiones en valores los auditores tratan de determinar si existe un control interno adecuado sobre los valores y sobre el rendimiento de dichas inversiones. Otros objetivos incluyen el determinar que los valores realmente existen y que son propiedad del cliente, que estn valorizados razonablemente de acuerdo con los principiosde contabilidad generalmente aceptados, y que estn adecuadamente clasificados en el balance general.El control interno sobre los valoresEn virtud de que la mayora de los