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Auditorías internas en Protección de la Salud
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AuditoríasInter e Intraniveles
ESCRIBIR TÍTULO
Origen y Definición
Tipos
Características
Esquema general
Ejercicio práctico. Role Play
Origen de las Auditorías: “El oyente del Rey” (Edad Media)
Vinculada desde su origen al mundo comercial y económico.
La auditoria financiera es la más extendida en la actualidad
Con la implementación en los 80 de normas ISO , comienzan a emplearse como herramienta en las fases de Evaluar y Mejora en el ciclo de la Calidad.
PLAN
CHECK
ACT
DO
“Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y sus resultados se corresponden con los planes previstos, y si éstos se aplican eficazmente y son adecuados para alcanzar los objetivos”.
(Reglamento (CE) Nº 882/2004 sobre los controles oficiales)
¿Cómo?
Justificación, Objetivos, Ámbito, Alcance…
Listados de chequeo
Registros, revisión documental, en planta…
Evidencias, desviaciones, no conformidades, incumplimientos…
Informe de auditoría
Plan de acciones correctoras
R 882/2004 CO
• Verificar que los Programas de Control Oficial son efectivos y adecuados: PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS, MANUALES.
• Acciones Correctivas y/o Preventivas: Destinadas a eliminar la causa que origina la No Conformidad
• No busca la corrección puntual, si bien la demanda
(se mantiene el error en el fondo, no existe análisis… el por qué ha ocurrido)
• Dar cumplimiento a lo establecido en el art. 4 del R (CE) 882/04 CO
• Detectar Áreas de Mejora y Puntos Fuertes.
• Es un proceso Planificado y Comunicado a Todos los niveles
Objetivos de la Auditoría Interna en los Servicios de Protección de Salud
NO es objetivo “descubrir culpables…”
Fases de las Auditorías
-Conocimientos / Experiencia- Habilidades / Destrezas-Actitudes : Objetividad, credibilidad, concreción y orden, actitud motivadora e incentivadora…
• Presentación del equipo auditor y personal de la entidad que se audite• Recordar el objetivo de la auditoría y el Plan de Auditoría, previamente enviado•Confirmar que la auditoría no trata de fiscalizar personas sino evaluar procesos para la mejora continua• Explicar la metodología para realizar las comprobaciones• Ofrecer a demanda aclaraciones necesarias• Establecer un lugar de reunión para los auditores• Confirmación de los asuntos relacionados con la confidencialidad• Información que necesiten los auditores en materia de su propia seguridad, higiene..• Consecuencias de la auditoría• Posibilidad de requerimiento de medidas correctoras y su seguimiento• Breve explicación sobre la reunión final y fijar la hora
Evidencias
Una certeza que es verificable y que respalda racionalmente la conformidad o no conformidad del proceso, servicio o producto examinado
Che
ck li
st
NO CONFORMIDAD
“Las huella de una auditoría son las No Conformidades reflejadas en el Informe de Auditoría. El auditor hace una búsqueda sistemática de la Conformidad, aunque en dicho camino tropiece con la No Conformidad…”
Redacción de la No Conformidad que permita…
Para el auditado y el auditor Entender claramente la magnitud y gravedad del incumplimiento
Para el auditado Poder priorizar y resolver
Para otro auditor que no haya participado en la auditoría
Poder seguir la No Conformidad y su cierre y/o categorizarla
Magnitud Descripción EvidenciaContrastación
Del incumplimiento, problema o ausencia
El documento que recoge el requisito
incumplido
Dimensión del incumplimiento La prueba
Estructura de las No Conformidades:
Magnitud Descripción EvidenciaContrastación
“En 5 Informes de Supervisión de los 9 examinados…”
“…no se define el alcance del control…”
“… en contra de lo establecido en el Manual de Supervisión.
“Por ejemplo Informe Nº X de fecha Y de la empresa Z e Informe tal…”
Si no tenemos la Descripción y la Evidencia no definimos la No Conformidad
Ej: “De los 36 instrumentos de medida incluidos en el plan de calibración, 14 de ellos se están utilizando sin haber sido calibrados en el plazo establecido en el punto 6.8 del procedimiento 11 de control de equipos de ensayo. Por ejemplo el Conductivímetro y el Phmetro”
Magnitud
Magnitud: Debe indicar la magnitud e importancia de los hechos:
Ejemplos:
E En todos los casos se detecta ...E En “x” casos de “y” examinados se detectaE En el caso…E En el proceso ........E En el proyecto .........
… El indicador de los días transcurridos entre la propuesta de resolución y la notificación de la resolución presenta en el seguimiento de los cuatro últimos trimestres…
l …Se detectan cuatro Expedientes de Convalidación del RGSA tramitados por la Delegación Prov de . Donde no se describe… (Por ej: un pronunciamiento sobre la implantación de los PGH y el cumplimiento de la norma X de aplicación…)
Que alguien ajeno sehaga a la idea de lasituación.
Evitar reiteración ycircunloquios
Evitar frases indefinidas yopiniones como:o hay que .....h se debe .....s considero adecuado ......c no está suficientemente documentado ...n se considera insuficiente ...., etc.
“no se presenta evidencia de ...” “no se ha podido verificar .....”,“en los registros analizados .....” en vez de “en ningún registro .....”“no se ha aportado ..” “no disponen de ..”
Descripción
Siempre se deben reseñar las evidencias observadas, que sustentan la no conformidad, tales como:
c identificación de los Registros, Equipos, Documentos del Sistema
R la “Ausencia” puede ser una evidencia
Evidencia
Siempre debe indicarse el documento en el que se recoge el criterio frente al cual se determina la no conformidad.
c Leyes, Normas, Reglamentos… Manuales, Procedimientos, Instrucciones…
Contrastación
Ejemplos de redacción de No Conformidades:
Mejorable Comentario Nueva redacción
En contra de lo establecido en el Procedimiento X, los partes de desviación se encuentran sin fecha de cierre estimada
Parece que el incumplimiento se da en todos los casos.
No se aporta evidencia que apoye la NC
En contra de lo establecido en el Procedimiento X, los partes de desviación se encuentran sin fecha de cierre estimada
Por ejemplo: partes a, b, c..
Se utiliza un doble sistema de referencia de algunos documentos
La redacción de la NC no informa a cerca del incumplimiento concreto de la norma de referencia.
No se aporta evidencias que apoyen la NC
En contra de lo establecido en el procedimiento X, existen referencias equivocadas en algunos registros. Por ejemplo en los documentos a, b, c…
En algunos casos se observa una falta de rigor en la cumplimentación de los partes de NC definidos en el procedimiento X
No se aporta evidencia.
El auditado, u otro auditor, puede no entender lo que quiere decir con “falta de rigor en…”
En algunos casos se observa una falta de rigor en la cumplimentación de los partes de NC definidos en el procedimiento X.
Por ejemplo: el registro de NC Z, no indica fecha ni responsable. El parte B , la NC no está firmada
- Desviaciones que no llegan a la consideración de No Conformidades o estar relacionadas con oportunidades de mejora:
-Encontramos 3 ausencias de firmas de un total de 230 registros en un autocontrol. ¿falta de actividad de control? ¿olvido?.. El auditor valora
-Las No Conformidades deben estar relacionadas con un beneficio tangible
-Reunión en privado de los auditores para valorar resultados obtenidos
-Información en la Reunión Final con el auditado:
- No conformidades detectadas
- Se informa que se le presentará y en qué plazo el Informe Final
- Que procede en base al Informe Final la presentación y ejecución de un plan de acciones correctoras, que habrá de ser validado por los auditores, y el plazo para su ejecución
-Que se realizará seguimiento de las acciones correctoras que se introduzcan
- Se concluye redactando acta de la reunión ??
Informe de Auditoría
Identificación servicio, proceso, empresa… y comparecientes o guías
Identificación / roles equipo auditor
Motivo, Objetivo, Criterios (normas y estándares de referencia
Ámbito, Alcance
Dictamen de Conformidad o No Conformidad apoyadas en Evidencias encontradas
Requerimiento de Plan de acciones correctoras y plazos
Otros: oportunidades de mejora // Fortalezas…
Validación Plan Acciones Correctoras, Seguimiento…Validación Plan Acciones Correctoras, Seguimiento…
Role play:
http://es.youtube.com/watch?v=ZhhNIlCn2hg&feature=related
http://es.youtube.com/watch?v=lsfXihGJACQ&feature=related
1.- Identificar Debilidades y Fortalezas en la Auditoría (plan de auditoría, reunión inicial, actitud / habilidades del auditor y reunión final)
2.- Identificar y Redactar alguna No Conformidad
No Conformidad nº1:
“La lista de procedimientos y de herramientas se modifica sin el conocimiento del Gerente de Producción en contra de lo establecido en el manual de procedimientos de la empresa. Por ejemplo la Orden de trabajo 62/63 ha sido modificada sin conocimiento del Gerente de Producción”
No Conformidad nº2:“Se aceptan y ejecutan trabajos sin seguir los procedimientos
establecidos en la orden de trabajo. Por ejemplo se acepta un trabajo de 500 piezas para el señor Reyes de fecha tal, y se terminó el trabajo con fecha cual antes de recibir la orden de trabajo.
