EL CONTROL

LA AUDITORA

I. INTRODUCCION

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo

En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la practica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones.

II. ANTECEDENTES

La auditora es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, ste no es su nico objetivo.

Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.

El trmino auditor, evidenciando el titulo del que practica esta tcnica, apareci a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.

En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecutar funciones de auditorias, destacndose entre ellas los consejos londinenses (Inglaterra), en 1310; el Colegio de Contadores de Venecia (Italia), en 1581.

La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimi nuevas direcciones a las tcnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparicin de las grandes empresas (donde la naturaleza es el servicio es prcticamente obligatorio).

Se preanunci en 1845 o sea, poco despus de penetrar la contabilidad de los dominios cientficos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligaba la verificacin anual de los balances que deban hacer los auditores.

Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante asociacin cuida las normas de auditoria, la cual public diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1939, marzo de 1941, junio de 1942 y diciembre de 1943.

Las Universidades deben tomar con responsabilidad este reto para el futuro y procurar espacios de enseanza aprendizaje para el estudio de la auditora y fomentando crculos para prctica y organizacin de sociedades de auditores, similar a lo que otros pases ya realizan.III. DEFINICIONES

Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.

Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado extendindose; no obstante son muchos los que todava la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."

Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:

"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, as como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

La Auditora es una funcin de direccin cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas alas eventuales las acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su informacin y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestin.

Otras definiciones:

Es un examen comprensivo de: la estructura de una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, mtodos y controles, personal y equipos e instrumentos, los procesos y operaciones para desarrollar los planes, y los resultados y logros.

"Una visin formal y sistemtica para determinar hasta qu punto una organizacin est cumpliendo los objetivos establecidos por la gerencia, as como para identificar los que requieren mejorarse.IV. OBJETIVO Y FINALIDAD

La Auditora no tiene jams carcter punitivo, ni siquiera de sancin disciplinaria. El carcter de la auditora es de mejora, de supervisin, de enseanza para la mejora del desempeo, para la mejora de los procedimientos y por ende, de los procesos. El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas.

Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias, a los jefes de departamentos y a todo aquel que est empeado en la mejora de la calidad en la empresa.Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

4. Descubrir errores y fraudes.

5. Prevenir los errores y fraudes

6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

a. Exmenes de aspectos fiscales y legales

b. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial)

c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Los variadsimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta tcnica. AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. ANTECEDENTES

Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin.

En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable."

Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa."

Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."

El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin.

Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa.

El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa.

Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa.

Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico.

A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.

En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica.

Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa.

Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible.

En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas.

Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin.

En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditorias en las oficinas pblicas.

Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.

2. DEFINICIONES

Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".

Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.

3. NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. la auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluacin de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional)

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analtica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

4. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.

De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.

De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin.

De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

5. PRINCIPIOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

Sentido de la evaluacin

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.

Importancia del proceso de verificacin

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que s esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en trminos administrativos

El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador, a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

6. ALCANCE

Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica

Criterios de funcionamiento

Estilo de administracin

Proceso administrativo

Sector de actividad

mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

7. CAMPO DE APLICACIN

En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social.

En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:

1) Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado)2) Entidad Paraestatal3) Organismos Autnomos4) Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)5) Comisiones Intersecretariales6) Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas:

1) Tamao de la empresa2) Sector de actividad3) Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en:

1) Microempresa

2) Empresa pequea

3) Empresa mediana

4) Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en:

1) Telecomunicaciones

2) Transportes

3) Energa

4) Servicios

5) Construccin

6) Petroqumica

7) Turismo

8) Cinematografa

9) Banca

10) Seguros

11) Maquiladora

12) Electrnica

13) Automotriz

14) Editorial

15) Arte grfico

16) Manufactura

17) Autocartera

18) Textil

19) Agrcola

20) Pesquera

21) Qumica

22) Forestal

23) Farmacutica

24) Alimentos y Bebidas

25) Informtica

26) Siderurgia

27) Publicidad

28) Comercio

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:

1) Nacionales

2) Internacionales

3) Mixtas

Tambin tomando en cuenta las modalidades de:

1) Exportacin

2) Acuerdo de Licencia

3) Contratos de Administracin

4) Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas

5) Subsidiarias

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:

1) Tipo de organizacin

2) Naturaleza de su funcin

Por su tipo de organizacin son:

1) Fundaciones

2) Agrupaciones

3) Asociaciones

4) Sociedades

5) Fondos

6) Empresas de solidaridad

7) Programas

8) Proyectos

9) Comisiones

10) Colegios

Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas:

1) Educacin

2) Cultura

3) Salud y seguridad social

4) Poltica

Obrero

Campesino

Popular

5) Empleo

6) Alimentacin

7) Derechos humanos

8) Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.

La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido.

8. FACTORES Y METODOLOGAS

A. Planes y Objetivos: Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos.B. Organizacin. a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora.b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay).c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. C. Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas.

D. Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales.

E. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras.F. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.G. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados.

H. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin.I. Equipo Fsico y su Disposicin.Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo.J. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.

BASES TERICAS DE LA AUDITORIAEl fundamento de la auditora moderna est argumentado en una serie de ideas que determinan la base fundamental de su aplicacin. Dichos argumentos son:

La funcin de auditora se basa en el supuesto de que la informacin pueda ser verificada.

No existe necesariamente un conflicto de larga duracin entre los auditores y los administradores de las organizaciones que auditan, pero si existe un posible conflicto a corto plazo.

Los administradores pueden requerir utilidades elevadas y otras mediciones favorables, para satisfacer el sistema de retribucin en el cual operan.

La auditora examina y evala las afirmaciones hechas por los administradores. Puede haber un intento de "ocultar" afirmaciones que pudieran resultar embarazosas para los administradores.

Unos controles internos eficaces disminuyen la probabilidad de que se cometan fraudes irregularidades en una organizacin.

Salvo pruebas en contrario, lo que fue cierto en el pasado seguir ocurriendo en el futuro.

NORMAS DE AUDITORA.

NORMAS GENERALES.

La auditora debe ser realizada por una persona o personas que cuentan con la capacitacin tcnica adecuada y la competencia de un auditor.

En todos los asuntos relativos a un contrario, el o los auditores han de conservar una actitud mental de independencia.

Debe tenerse cuidado en el desempeo de la auditora y en la preparacin del informe.

NORMAS PARA EL TRABAJO.

El trabajo ha de ser planteado adecuadamente y los asistentes deben ser supervisados de forma adecuada.

Ha de conseguirse suficiente y competente evidencia mediante inspeccin, observacin, consultas y confirmaciones para tener as una base razonable para una opinin con respecto a la informacin o rea que se est auditando.

NORMAS DE LA INFORMACIN.

El informe debe manifestar si la informacin o rea auditada se presenta de conformidad con los principios o bases establecidos como gua de auditora.

Las elevaciones informativas han de considerarse razonablemente adecuadas a no ser que se indique lo contrario en el informe.

El informe debe contener una opinin general presentada y de los puntos que involucren relevancia en el contexto auditado. Cuando no se pueda expresar una opinin global, deben manifestarse las razones de ello.

CUNDO REALIZAR UNA AUDITORA Y POR QU?

Algunas de las razones ms importantes para realizar una auditora pueden ser las siguientes,

RAZONES EXTERNAS.

a) Cambios en el marco legislativo.

La liberacin o la legislacin cambian el entorno, convirtindolo en menos previsible, ya que se sustituye una situacin perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida por las fuerzas de la competencia.

La privatizacin de organizaciones cambia la orientacin de las mismas, obligndolas a evolucionar desde un modelo burocrtico a un modelo orientado al servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones.

La supresin de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia unos mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados cerrados internos.

b) Fluctuaciones del mercado.

Los ciclos econmicos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientacin.

La innovacin tecnologa puede convertir de forma repentina en obsoletas a empresas y sectores industriales enteros. La empresa debe adaptarse a esos cambios.

RAZONES INTERNAS.

a) La planificacin de la sucesin en puestos directivos hace posible la identificacin de nuevos valores internos o fichaje de personal externo.

b) La bsqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en posiciones directivas clave.

c) La resolucin de problemas de comunicacin motiva la auditora, tamo para diagnosticar los problemas como para corregir las disfunciones.

RAZONES INTERNO - EXTERNAS,

a) Es conveniente realizar una auditora entre la firma de los acuerdos iniciales y el final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestin del equipo directivo coparticipe y analizar la posicin competitiva de la empresa.

b) La reorganizacin de la empresa, puede venir motivada por diversas causas: tan debilitamiento en el equipo directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un cambio de estrategia o la creacin de un nuevo producto.

c) La emisin de ofertas pblicas en mercados financieros. El xito de una oferta pblica radica en la capacidad de conviccin de la empresa cara al mercado de su potencial de crecimiento. La publicidad de los resultados de la auditora puede servir para anunciar las ventajas competitivas de la empresa y el talento de sus gestores actuales.

EL AUDITOR

1. DEFINICIN

Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica.

2. FUNCIONES GENERALES

Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin.

Las funciones tipo del auditor son:

Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo.

Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.

Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria.

Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.

Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo.

Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin.

Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.

Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.

Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin

Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles

Revisar el flujo de datos y formas.

Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el funcionamiento de la organizacin.

Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina.

Evaluar los registros contables e informacin financiera.

Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua de avances.

Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.

Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

3. CONOCIMIENTOS QUE DEBE POSEER

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo.

Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin:

Acadmica

Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico.

Otras especialidades como matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio.

Complementaria

Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

Emprica

Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico.

Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.

Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa.

4. HABILIDADES Y DESTREZASEn forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.

La expresin de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas:

Actitud positiva.

Estabilidad emocional.

Objetividad.

Sentido institucional.

Saber escuchar.

Creatividad.

Respeto a las ideas de los dems.

Mente analtica.

Conciencia de los valores propios y de su entorno.

Capacidad de negociacin.

Imaginacin.

Claridad de expresin verbal y escrita.

Capacidad de observacin.

Iniciativa.

Discrecin.

Facilidad para trabajar en grupo.

Comportamiento tico.

5. EXPERIENCIAUno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones.

Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se tienen que dominar:

Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin.

Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin.

Conocimiento de esfuerzos anteriores

Conocimiento de casos prcticos.

Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de otra naturaleza.

Conocimiento personal basado en elementos diversos.

6. RESPONSABILIDAD PROFESIONALEl equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en:

Preservar la independencia mental

Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridos

Cumplir con las normas o criterios que se le sealen

Capacitarse en forma continua

Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora.

IMPEDIMENTOS:

Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos.

Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes:

Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar

Inters econmico personal en la auditora

Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas

Relacin con instituciones que interactan con la organizacin

Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica

Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son:

Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditora.

Interferencia con los rganos internos de control

Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora

Presin injustificada para propiciar errores inducidos

En estos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias.

Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como:

OBJETIVIDAD.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.

RESPONSABILIDAD.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente.

INTEGRIDAD.- Preservar sus valores por encima de las presiones.

CONFIDENCIALIDAD.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.

COMPROMISO.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios.

EQUILIBRIO.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.

HONESTIDAD.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

INSTITUCIONALIDAD.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece.

CRITERIO.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.

INICIATIVA.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.

IMPARCIALIDAD.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales.

CREATIVIDAD.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.