Auditoria OCPR DRD 2003-2004 Parte II

INFORME DE AUDITORA DA-04-29 28 de mayo de 2004

Departamento de Recreacin y Deportes

(Unidad 1405)

Perodo auditado: 1 de enero de 1995 al 30 de junio de 2002

Informe de Auditora DA-04-29 1 28 de mayo de 2004 Unidad 1405

CONTENIDO

Pgina

INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA ............................................................................ 3

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA............................................................................................. 4

ALCANCE Y METODOLOGA .............................................................................................................. 5

OPININ..................................................................................................................................................... 5

RECOMENDACIONES............................................................................................................................. 6

AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES............................ 6

CARTAS A LA GERENCIA ..................................................................................................................... 7

COMENTARIOS DE LA GERENCIA .................................................................................................... 8

AGRADECIMIENTO ................................................................................................................................ 8

RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS ...................................................................................... 9

CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO ................................................................ 9 HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES ............................. 10

1 - Desviaciones de los procedimientos relacionados con pagos efectuados

mediante la emisin de reconocimiento de deuda.................................................. 10

2 - Desviaciones de ley y de la reglamentacin relacionadas con la limpieza y el

mantenimiento de instalaciones recreativas, e incumplimiento de contrato .......... 13

3 - Ausencia de estudio y de subasta en la adquisicin e instalacin de un techo

para una cancha de baloncesto .............................................................................. 25

ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DEL 1 DE JULIO DE 1997

AL 30 DE JUNIO DE 2002 ...................................................................................................................... 29


Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

San Juan, Puerto Rico

28 de mayo de 2004

A la Gobernadora y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes

Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Departamento de Recreacin y

Deportes (DRD) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin

aplicables. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22

del Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley

Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditora. Este cuarto y ltimo informe

cubre las operaciones relacionadas con los pagos efectuados mediante la emisin de

reconocimiento de deuda, la contratacin de la limpieza y el mantenimiento de reas recreativas

y la adquisicin e instalacin de un techo para una cancha de baloncesto. En el tercer informe,

Informe de Auditora DA-04-26 del 7 de mayo de 2004, presentamos el resultado del examen

de las operaciones relacionadas con los contratos para el diseo, mejoras y construccin de reas

recreativas. En el segundo informe, Informe de Auditora DA-04-07 del 15 de enero de 2004,

presentamos el resultado del examen de las operaciones relacionadas con la construccin de

obras por administracin y la propiedad mueble e inmueble. En el primer informe, Informe de

Auditora DA-03-11 del 11 de febrero de 2003, presentamos el resultado del examen de las

operaciones relacionadas con proyectos por contrato para realizar trabajos de diseo y

construccin de techos en 26 canchas de baloncesto.


INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El DRD fue creado por la Ley Nm. 126 del 13 de junio de 1980, segn enmendada. Su

funcin principal es formular e implantar la poltica pblica del Gobierno sobre recreacin y

deportes para promover la prctica del deporte y el recreo como instrumentos para lograr un

mejor disfrute de la vida y para enriquecer las experiencias del ciudadano en sus relaciones con

la naturaleza. Adems, para promover, mediante su envolvimiento en la recreacin, los

mecanismos que permitan al ser humano desarrollar un balance emocional que le capacite para

hacer frente a los problemas que ha generado el desarrollo socioeconmico.

El DRD es administrado por un Secretario nombrado por el Gobernador de Puerto Rico,

con el consejo y consentimiento del Senado. Para realizar sus funciones el DRD est organizado

en las siguientes secretaras: Administracin, Infraestructura Fsica y Social, Recreacin y

Deportes y Planificacin y Capacitacin. Adems, cuenta con 8 oficinas administrativas a nivel

central, 10 oficinas administrativas regionales y 2 comisiones1. Tambin cuenta con una Junta

Asesora de Recreacin y Deportes que asesora al Secretario del DRD en torno a la formulacin e

implantacin de poltica pblica sobre recreacin y deportes. Dicha Junta responde al

Gobernador y a la Legislatura.

En el ANEJO 1 se incluye una lista de los funcionarios principales que actuaron del 1 de

julio de 1997 al 30 de junio de 2002.

En los aos fiscales del 1997-98 al 2001-02 el DRD, segn informacin suministrada por

la agencia, cont con fondos estatales por $151,789,595, de los cuales se efectuaron desembolsos

y obligaciones por $150,935,556, segn se indica:

1 Comisiones de Gallo y Boxeo


AO FISCAL

FONDOS ESTATALES

DESEMBOLSOS Y OBLIGACIONES

BALANCE

1997-98 $ 32,180,169 $ 31,649,492 $530,677

1998-99 29,825,926 29,619,297 206,629

1999-00 30,054,229 29,947,089 107,140

2000-01 30,190,000 30,185,000 5,000

2001-02 29,539,271 29,534,678 4,593

TOTAL $151,789,595 $150,935,556 $854,039

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA

Con el propsito de lograr una administracin eficaz, regida por principios de calidad, la

gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de:

1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administracin y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos

2. Mantener una oficina de auditora interna competente

3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras

4. Adoptar un plan estratgico para las operaciones

5. Mantener el control presupuestario

6. Mantenerse al da con los avances tecnolgicos

7. Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos

8. Cumplir con el Plan de Accin Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos

9. Mantener un sistema adecuado de administracin de personal que incluya la evaluacin del desempeo, y un programa de educacin continua para todo el personal

10. Cumplir con la Ley de tica Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal


ALCANCE Y METODOLOGA

La auditora cubri del 1 de enero de 1995 al 30 de junio de 2002. El examen lo

efectuamos de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que

concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que

consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias.

Para efectuar la auditora utilizamos la siguiente metodologa:

Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares Inspecciones fsicas Examen y anlisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada Anlisis de informacin suministrada por fuentes externas Pruebas y anlisis de informacin financiera, de procedimientos de control interno y

de otros procesos

Confirmaciones de informacin pertinente OPININ

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de ley, de reglamentacin y de normas de

sana administracin relacionadas con la emisin de reconocimiento de deuda, la contratacin de

la limpieza y el mantenimiento de reas recreativas, y la adquisicin e instalacin de un techo

para una cancha de baloncesto, las cuales se comentan en los hallazgos 1 y 3 clasificados como

principales. Por ello, en nuestra opinin, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la

ley y la reglamentacin aplicables.

En la parte de este informe titulada RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS se

presentan dichos hallazgos.


RECOMENDACIONES

AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES

1. Ver que el Secretario Auxiliar de Infraestructura Fsica y Social y el Secretario Auxiliar de

Administracin se aseguren que para cada solicitud de servicio se formalice previamente un

contrato por escrito o se emita una orden de compra, segn corresponda. [Hallazgo 1-a.]

2. Ver que la Directora de Asesoramiento Legal supervise adecuadamente al empleado a cargo

de los contratos y se asegure que ste anote en el Registro de Contratos todos los contratos

formalizados y las enmiendas a stos, y enve a la Oficina del Contralor de Puerto Rico

copia de los mismos dentro del trmino requerido. [Hallazgo 1-b.]

3. Ver que el Secretario Auxiliar de Infraestructura Fsica y Social se asegure que:

a. Los documentos relacionados con las subastas se custodien apropiadamente y se

mantengan en absoluta confidencialidad hasta el momento en que deban ser

divulgados, conforme a las normas y los procedimientos. Esto, de manera que no se

repitan situaciones como la comentada en el Hallazgo 2-a.1).

b. Se establezcan los procedimientos necesarios para asegurarse que los contratistas

cumplan con lo dispuesto en los contratos. [Hallazgo 2-a.3)a)]

c. Se establezcan controles necesarios para evitar que personal del DRD realice

servicios de mantenimiento de las reas recreativas cuando los mismos han sido

contratados con particulares. [Hallazgo 2-a.4)]

d. Los servicios para el mantenimiento de reas recreativas, cuyos importes sobrepasen

el lmite establecido en el Reglamento de Adquisicin del DRD, se contraten

mediante el proceso de subasta formal. Adems, ver que los contratos se formalicen

por escrito. [Hallazgo 2-b.]


e. Los documentos que se utilizan para evidenciar la labor de supervisin de limpieza y

mantenimiento de parques provean espacio para indicar: la fecha en que se realizan

los trabajos, la de preparacin del informe y la firma del supervisor que certifica que

la informacin provista es correcta. [Hallazgo 2-c.]

f. Para la adquisicin de bienes y servicios se realicen los estudios necesarios para

determinar la necesidad de los mismos y se cumpla con los reglamentos y los

procedimientos para la adquisicin de stos. [Hallazgo 3-a.]

4. En relacin con el Hallazgo 2-a.2) asegurarse que:

a. La delegacin para formalizar contratos y enmiendas a stos en otros funcionarios se

realice por escrito.

b. El Secretario Auxiliar de Infraestructura Fsica y Social se abstenga de autorizar

pagos por adelantado o, por el contrario, requiera las garantas correspondientes.

5. Ver que el Secretario Auxiliar de Administracin recobre los $2,380 pagados

indebidamente al contratista por el mantenimiento de parques. [Hallazgo 2-a.3)b)]

CARTAS A LA GERENCIA

Las situaciones comentadas en los hallazgos 1 y 3 de la parte de este informe titulada

RELACIN DETALLA DE HALLAZGOS se informaron al Hon. Jorge L. Rosario Noriega,

Secretario del DRD, mediante cartas de nuestros auditores del 2 de mayo y 7 de julio de 2003.

En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas.

El borrador de este informe se someti para comentarios al Secretario del DRD y al

Sr. Eric Labrador Rosa, ex Secretario, mediante cartas del 7 de abril de 2004.

Informe de Auditona DA-04-29 28 de mayo de 2004 Unidad 1405

COMENTARIOS DE LA GERENCIA

En cartas del 20 de mayo y 15 de julio de 2003 el Secretario del DRD contest las cartas de nuestros auditores. En la contestacin de la carta del 15 de julio el Secretario nos indic que no sometena comentarios de las situaciones informadas por nuestros auditores mediante carta del 7 de julio de 2003.

En carta del 22 de abril de 2003 el secretario nos indic que no sometena comentarios de las situaciones informadas en el borrador del informe.

El ex Secretario no contest el borrador del informe.

AGRADECIMIENTO

A los funcionarios y empleados del DRD les agradecemos la cooperacin que nos prestaron durante nuestra auditona.


RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS

CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados

por las pruebas realizadas. stos se clasifican como principales o secundarios. Los principales

incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un

efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los

que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan segn los atributos establecidos conforme a las

normas de redaccin de informes de nuestra Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor

comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con

uno o ms criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley,

reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma

de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un

experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el

informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos

ilegales sealados.

En la seccin sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario

principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos

Informe de Auditora DA-04-29 10 28 de mayo de 2004 Unidad 1405 incluidos en el borrador del informe que les enva nuestra Oficina. Dichos comentarios se

consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente

en la seccin de HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES

de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee

evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, ste prevalece y se aade

al final del mismo la siguiente aseveracin: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero

determinamos que el hallazgo prevalece.

HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES

Los hallazgos de este informe se clasifican como principales.

Hallazgo 1 - Desviaciones de los procedimientos relacionados con pagos efectuados mediante la emisin de reconocimiento de deuda

a. Del 16 de julio de 1996 al 29 de marzo de 2001 los funcionarios que se desempearon

como Secretario del DRD autorizaron el pago a 120 proveedores por servicios facturados

ascendentes a $2,451,812 para los cuales no mediaron contratos por escrito o no se

emitieron rdenes de compra. En su lugar, emitieron 163 resoluciones de reconocimiento

de deuda Nunc Pro Tunc. De stas, 131 (80 por ciento) por $2,368,315 correspondan a la

prestacin de servicios, cuyos importes fluctuaban entre $200 y $346,826, para los cuales se

debieron formalizar contratos por escrito. Las restantes 32 resoluciones (20 por ciento) por

$83,497 correspondan a servicios para los cuales se debieron emitir rdenes de compra.

Los importes facturados fluctuaban entre $44 y $28,300.

De las 163 resoluciones, 156 (96 por ciento) por $2,392,409 fueron emitidas del 16 de julio

de 1996 al 31 de diciembre de 2000, y las restantes 7 (4 por ciento) por $59,403 del

1 de enero al 29 de marzo de 2001.

En el Artculo 2(e) de la Ley Nm. 230, Ley de Contabilidad del Gobierno de

Puerto Rico del 23 de julio de 1974 (Ley Nm. 230), se establece como poltica pblica

que exista un control previo de las operaciones del Gobierno para que sirva de arma

efectiva en el desarrollo de los programas encomendados a cada dependencia. De


conformidad con dicha poltica pblica, y como norma de sana administracin y de control

interno, los jefes de los organismos gubernamentales deben asegurarse de formalizar

contratos por escrito antes de la prestacin de los servicios. El contrato es necesario para

que consten todas las obligaciones de las partes en forma clara y precisa y para resolver

cualquier controversia en caso de incumplimiento de algunas de las partes. Adems, la

prctica de realizar desembolsos mediante resoluciones Nunc Pro Tunc es contraria a

dicha Ley.

En el Artculo 33.2 del Reglamento de Adquisicin del DRD, aprobado por el Secretario

el 22 de abril de 1996 se establece que ser responsabilidad del Secretario velar por que

ninguno de sus empleados solicite de licitador alguno la entrega de bienes, prestacin de

servicios o ejecucin de obra sin haberse emitido previamente una orden de compra.

La situacin comentada no le permiti al DRD mantener un control adecuado de los

servicios requeridos y los pagos efectuados en virtud de los mismos. Adems, de surgir

alguna diferencia de criterio entre las partes podra propender en litigios que consuman

tiempo y recursos del Gobierno. Tambin propicia el ambiente para que se cometan

irregularidades y que stas no se puedan detectar a tiempo.

Permitir la prestacin de servicios sin formalizar contrato impide, adems, el cumplimiento

con la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, que requiere que los

contratos y las enmiendas a stos sean sometidos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico

dentro de los 15 das siguientes a la fecha de su otorgamiento, para los fines dispuestos en

dicha Ley.

b. El DRD no someti a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de las 89 resoluciones

de reconocimiento de deuda Nunc Pro Tunc emitidas por el Secretario entre el 29 de

octubre de 1996 al 29 de marzo de 2001 para pagos por $2,329,886, mencionadas en el


Apartado anterior.2 Tampoco incluy las mismas en el Registro de Contratos del DRD.

La Oficina de Asesoramiento Legal tena, entre sus funciones, dicha responsabilidad.

En la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975 y en el Artculo 6 del Reglamento

Nm. 33 promulgado por el Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley, se dispone

que los organismos del Gobierno remitirn copia de los contratos a la Oficina del Contralor

de Puerto Rico dentro de los 15 das siguientes a partir de la fecha de otorgamiento.

Adems, se establece que todos los contratos y las enmiendas a stos deben ser anotados en

el Registro de Contratos de cada entidad gubernamental. Por otro lado, en la Carta

Circular Nm. 98-01 del 17 de julio de 1997, emitida por el Director Ejecutivo de la

Oficina de tica Gubernamental, se establece que el incumplimiento con la Ley

Nm. 18 indicada, en cuanto a someter copia de los contratos y de las enmiendas a stos a

la Oficina del Contralor de Puerto Rico, constituye una violacin a los artculos 3.2(a) y

3.2(b) de la Ley Nm. 12 del 24 de junio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn

enmendada.

En la Carta Circular Nm. OC-98-01 del 8 de julio de 1997 emitida por el Contralor de

Puerto Rico se establece que independientemente de lo irregular que son las resoluciones

Nunc Pro Tunc, en aquellos casos donde stas puedan ser otorgadas, los funcionarios

principales tienen la obligacin de cumplir con la anotacin de las mismas en el Registro

de Contratos y someterlas a la Oficina del Contralor de Puerto Rico dentro de los 15 das

siguientes a partir de la fecha de su otorgamiento.

La situacin comentada impidi que esta Oficina incluyera dichas resoluciones en el

sistema computadorizado que mantiene para el registro de los contratos otorgados por las

agencias gubernamentales. Adems, no permiti que las mismas estuvieran disponibles en

sta para examen por cualquier parte interesada en calidad de documentos pblicos.

2 Se excluyeron las resoluciones que conforme a la cuanta y la naturaleza espordica del servicio no tenan que ser radicadas en la Oficina del Contralor de Puerto Rico conforme al Reglamento Nm. 33 sobre Registro de Contratos, Escrituras y Documentos Relacionados y Envo de Copias a la Oficina del Contralor, aprobado por el Contralor de Puerto Rico el 28 de enero de 1998.


Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. las atribuimos a que los funcionarios

que se desempearon como Secretario del Departamento, Secretario Auxiliar de

Infraestructura Fsica y Social (Secretario Auxiliar de Infraestructura) y Secretario Auxiliar

de Administracin del 16 de julio de 1996 al 30 de junio de 2001 no cumplieron con las

disposiciones citadas. Los funcionarios que se desempearon como Secretario durante el

perodo mencionado no supervisaron adecuadamente al personal a cargo de dichas

operaciones.

Vanse las recomendaciones 1 y 2.

Hallazgo 2 - Desviaciones de ley y de la reglamentacin relacionadas con la limpieza y el mantenimiento de instalaciones recreativas, e incumplimiento de contrato

a. Para el ao fiscal 1999-00 el DRD cre el Proyecto Parques al Da (Proyecto) para

atender las necesidades de limpieza y mantenimiento de 107 instalaciones recreativas y

deportivas (parques) ubicadas en los municipios de San Juan, Carolina y Trujillo Alto. El

Proyecto era administrado por el Secretario Auxiliar de Infraestructura y supervisado por

un Ayudante Especial del Secretario (Supervisor del Proyecto). Los fondos utilizados para

cubrir los gastos de mantenimiento de los parques objeto del Proyecto provenan de

asignaciones legislativas mediante resoluciones conjuntas.

Para llevar a cabo dicho Proyecto, el 16 de junio de 1999 la Junta de Subasta del DRD

(Junta) emiti la Invitacin a Subasta Formal Nm. DRD-99-16. El 21 de junio hizo una

reunin pre-subasta y el 28 de ese mes se efectu la subasta. De los seis licitadores

que asistieron a la reunin pre-subasta, dos sometieron sus propuestas: uno por

$42,450 mensuales y el otro $153,700 mensuales por el mantenimiento a los 107 parques.

Un proveedor se abstuvo de participar, debido a las malas condiciones en las cuales se

encontraban los parques. La subasta fue adjudicada el 29 de junio de 1999 a la compaa

que ofreci el precio ms bajo. El 8 de julio de 1999 el Secretario del DRD otorg el

Contrato Nm. 2000-039 a la compaa por $42,450 mensuales a razn de $396.73 por el

mantenimiento a cada parque. Dicho Contrato tena vigencia de dos meses, por lo que el

costo total de ste sera de $84,900. Adems, se estipul que ste poda ser renovado


mensualmente conforme a los fondos recibidos para dicho propsito durante el ao fiscal.

El Contrato fue enmendado en seis ocasiones entre el 1 de septiembre de 1999 y el 13 de

junio de 2000. Cinco de las enmiendas se otorgaron para extender el perodo de limpieza

de los parques desde el 1 de septiembre de 1999 al 30 de junio de 2000. En la sexta

enmienda se aadi, en el mes de junio, la limpieza y el mantenimiento de otros

80 parques a un costo de $31,760, para un total de 187 parques. Mediante dicho Contrato

y las seis enmiendas el DRD efectu 15 pagos a la compaa por $529,256, del 6 de octubre

de 1999 al 30 de agosto de 2000.

Para evidenciar la labor de supervisin de la limpieza y el mantenimiento de los parques el

supervisor utilizaba el Informe de Trabajo Diario. El mismo provea para que se

indicara: la fecha, el lugar, la brigada (encargado o supervisor), y hora de comienzo y

terminacin de los trabajos. Adems, provea para las firmas del Supervisor de la compaa

y del Supervisor del Proyecto del DRD. El Supervisor del Proyecto del DRD, luego de

preparar el mencionado Informe, preparaba la Hoja Informe Semanal (Informe

Semanal). ste someta ambos informes al Secretario Auxiliar de Infraestructura para que

lo firmara. El Informe Semanal provea para el desglose de los parques que se limpiaban

por da en una semana. Adems, provea para las firmas del Supervisor del Proyecto

del DRD, del Supervisor de la compaa y del Secretario Auxiliar de Infraestructura. Este

ltimo funcionario someta a la Divisin de Finanzas ambos informes junto con la factura

de cobro de la compaa para el pago.

El examen revel lo siguiente:

1) El 20 de abril de 1999, 66 das antes de emitirse la Invitacin a Subasta para el

mantenimiento de los 107 parques, el Presidente de la compaa someti una oferta a

la Junta de Subastas para el mantenimiento de las reas verdes de los parques del

Proyecto a un costo de $42,450 mensuales. Dicha oferta contena las mismas

especificaciones que posteriormente se establecieron en la Invitacin a Subasta. En

los documentos examinados no se pudo determinar ni los funcionarios del DRD nos

pudieron informar cmo la compaa obtuvo las mencionadas especificaciones y los


formularios para presentar su oferta antes de que se publicara la misma, lo que

demuestra, adems, que tampoco hubo una custodia apropiada de los mismos.

Consideramos que esta situacin puso en desventaja a los dems licitadores. Esa

oferta fue la que present posteriormente la compaa en la subasta mencionada.

En el Artculo 64.1(A y B) del Reglamento de Adquisicin se establece que:

El Pliego de Subasta se entregar a los licitadores en igualdad de condiciones.

Los licitadores presentarn sus ofertas en los formularios oficiales suministrados por el DRD en original. De ser necesario, los licitadores podrn aadir hojas para aclarar o describir ms detalladamente sus ofertas.

Adems, en el Apartado D de dicho Artculo se establece, entre otras cosas, que ser

obligacin de todo licitador presentar sus ofertas en sobres o paquetes cerrados, los

cuales tendrn que identificarse claramente en su exterior.

En el Artculo 2(e) de la Ley Nm. 230 se establece como poltica pblica que exista

un control previo de las operaciones del Gobierno que sirva de arma efectiva en el

desarrollo de los programas encomendados a cada dependencia. Conforme con dicho

principio, y como norma de sana administracin y de control interno, los jefes de los

organismos gubernamentales deben asegurarse que los documentos relacionados con

los procesos previos a las subastas se custodien apropiadamente para evitar

favoritismos y otras irregularidades y que de stas ocurrir se puedan detectar a tiempo

para tomar las medidas correspondientes.

La situacin comentada propicia el ambiente para que haya favoritismo hacia un

proveedor en particular en perjuicio de los mejores intereses del DRD. Adems, le

resta transparencia a los procesos de adquirir bienes y servicios a travs del

procedimiento de subasta.

La situacin comentada es indicativa de que la Junta y el Secretario Auxiliar de

Infraestructura no protegieron los mejores intereses del DRD y se apartaron de lo


dispuesto en la reglamentacin aplicable. Adems, a que los secretarios del DRD que

se desempearon del 1 de abril de 1999 al 31 de diciembre de 2000 no supervisaron

adecuadamente dichas operaciones.

2) Conforme a los informes de trabajo diario, el Supervisor del Proyecto y el

Supervisor de la compaa certificaron como finalizados los trabajos efectuados por

sta en 56 de los parques. Tambin en los informes semanales del Proyecto

correspondiente al perodo del 8 de julio al 7 de agosto de 1999 el Secretario Auxiliar

de Infraestructura, el Supervisor de la compaa y el Supervisor del Proyecto de los

parques certificaron que la compaa haba efectuado el mantenimiento en

los 56 parques. El 9 de agosto de 1999 la compaa someti al DRD la Factura

Nm. 99080903 para el cobro de los $42,450 por los servicios de mantenimiento de

los 107 parques. Mediante carta del 14 de septiembre de 1999 la Directora del

Proyecto de la compaa le inform al Secretario Auxiliar de Infraestructura que

algunos de los parques no recibieron el servicio de mantenimiento en el mes de julio

de 1999 debido a las psimas condiciones en los cuales se encontraban. Por ello, la

compaa no facturara los gastos de mantenimiento de dichos parques. Adems, le

indic que le concediera un tiempo adicional para cumplir con los servicios de

mantenimiento correspondiente a dicho mes.

A base de dicha solicitud, el 1 de octubre de 1999 el Secretario Auxiliar de

Infraestructura aadi una nota a manuscrito a la carta aceptando la propuesta de la

compaa sujeto a que completara los trabajos antes de noviembre de 1999. Adems,

en dicha fecha autoriz el pago de la referida Factura por $42,450. El 9 de octubre

de 1999, mediante el Comprobante de Pago Nm. 00002590, el DRD le pag a la

compaa $38,205 por el mantenimiento de los 107 parques y le retuvo $4,245

equivalente al 10 por ciento del pago total (107 x $396.73 = $42,450 - $4,245 =

$38,205). Esto, en lugar de $22,216 correspondiente a los 56 (56 x $396.73) parques

3 Dicha Factura fue recibida el 26 de agosto de 1999 en la oficina del Secretario del DRD, segn el sello de recibido incluido en la misma.


a los que se les ofreci el servicio de mantenimiento. El 10 de diciembre de 1999 el

DRD pag la retencin mediante el Comprobante de Reintegro Nm. 00002811.

En los documentos examinados no se localiz evidencia escrita de que el Secretario

delegara en el Secretario Auxiliar de Infraestructura para que efectuara dicho acuerdo

ni que aprobara el mismo. Tampoco de los criterios utilizados por dicho funcionario

para autorizar el pago por adelantado correspondientes a los parques que no se les

haba prestado el mantenimiento. Esto sin requerir una garanta de que los trabajos de

mantenimiento de dichos parques se realizara conforme a lo acordado. De los

documentos examinados se determin que el mantenimiento a 23 parques se ofreci

entre el 10 de octubre y 7 de noviembre de 1999, por lo que se pag $9,124

(23 x $396.73) por adelantado correspondiente al servicio de mantenimiento.

En el Artculo 7(j) de la Ley Nm. 126 se establece que:

El Secretario podr delegar la facultad para contratar los servicios profesionales tcnicos necesarios para cumplir con los propsitos de dicha Ley en funcionarios subalternos.

En el Artculo 9(g) de la Ley Nm. 230 se establece que los jefes de las dependencias

o sus representantes autorizados sern responsables de la legalidad, exactitud,

propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que sometan para pago al

Secretario de Hacienda o a un pagador nombrado por ste. Adems, en el

Artculo 9(e) de dicha Ley se establece que el Secretario podr efectuar o autorizar a

los pagadores a efectuar pagos por adelantado de aquellos servicios o suministros que

segn costumbre o prctica comercial se pagaren por anticipado, cuando la necesidad

del servicio as lo requiera. En consonancia con ese principio, y como norma de sana

administracin y de control interno, los jefes de las agencias gubernamentales tienen la

responsabilidad de documentar cualquier delegacin que realicen para formalizar

contratos o enmiendas. Adems, deben dejar constancia escrita de los criterios que se

utilizan para autorizar desembolsos por servicios que an no se han prestado y las

garantas reclamadas a los contratistas para asegurarse que los mismos se presten.


La situacin comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado de los

pagos por servicios prestados y puede ocasionar problemas de ndole administrativo y

legal en las referidas operaciones. Adems, puede resultar perjudicial a los mejores

intereses del Gobierno.

3) De la prueba documental y testifical relacionada con el mantenimiento a los

107 parques y con el pago de $38,205 efectuado a la compaa el 9 de octubre y el de

$4,245 el 10 de diciembre de 1999 por dichos servicios durante el perodo del 8 de

julio al 7 de agosto de 1999 determinamos lo siguiente:

a) El DRD no estableci un procedimiento adecuado para asegurarse que la

compaa cumpliera con las clusulas del Contrato relacionadas con el

mantenimiento de los 107 parques mensualmente. De la evidencia examinada y

de los informes de trabajo diario y de los informes semanales se determin

que 51 parques no recibieron el mantenimiento del 8 de julio al 7 de agosto

de 1999. De stos, 22 lo recibieron entre el 10 de agosto y 6 de septiembre

de 1999 y 23 entre el 10 de octubre y 7 de noviembre de 1999. En los informes

de trabajo diario y en los informes semanales se estableci un total de

45 parques que la compaa haba efectuado dos veces el mantenimiento a dichos

parques durante dicho perodo para compensar el que debi realizar del

8 de julio al 7 de agosto de 1999. El Secretario Auxiliar de Infraestructura

inform a nuestros auditores que autoriz a la compaa a trabajar dos veces al

mes en algunos de los parques. Tambin en entrevista al Supervisor de la

compaa, ste nos inform que durante el perodo de julio de 1999 no se realiz

el mantenimiento a todos los parques debido a que comenzaron tarde a realizar el

mismo y por el deterioro en que stos se encontraban. De dichos informes se

desprende que para 45 parques el tiempo transcurrido entre una limpieza y la otra

fluctu de 7 a 26 das consecutivos, y para 30 de stos el tiempo fluctu entre 7 a

15 das.


En la Clusula Octava del Contrato se estableci que la limpieza terminara

cada 30 das calendario (consecutivos) a partir del 8 de julio al 31 de agosto

de 1999.

En el Apartado 11 de las Condiciones para la Invitacin a Subasta se

estableci que se le dar el mantenimiento necesario una vez al mes a cada

instalacin.

Adems, como norma de sana administracin y de control interno, los jefes de

los organismos gubernamentales deben adoptar los mecanismos que

correspondan para asegurarse que se cumplan con las clusulas establecidas en

los contratos formalizados.

La situacin comentada le impide al DRD mantener un control adecuado de la

administracin del contrato y da lugar a que los servicios contratados no se

ofrezcan conforme a lo acordado. Adems, propicia el ambiente para que se

realicen pagos por servicios no prestados como se comenta en el siguiente

Apartado.

b) Segn se comenta en el Apartado anterior, y a base de los informes de trabajo

diario y los informes semanales se determin que la compaa no prest el

servicio de mantenimiento a 6 de los 107 parques correspondiente al mes de julio

de 1999. Esto, a pesar de que el DRD le pag los $41,450 correspondientes al

servicio de mantenimiento de los 110 parques. Ello representa un pago indebido

de $2,380 (6 x $396.73).

En el Artculo 9(e) de la Ley Nm. 230 se establece que los desembolsos que

efecten el Secretario y los pagadores nombrados por ste sern por servicios,

suministros, materiales y cualesquiera otros bienes rendidos o suplidos. Adems,

en el Artculo 9(g) de dicha Ley se establece que los jefes de las dependencias o

sus representantes autorizados sern responsables de la legalidad, exactitud,


propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que sometan para pago al

Secretario o a un pagador nombrado por el Secretario de Hacienda. Conforme

con dicha disposicin, y como norma de sana administracin y de control

interno, el Secretario Auxiliar de Infraestructura debi asegurarse que los pagos

efectuados a la compaa fueran por servicios prestados.

La situacin comentada dio lugar a que se pagara indebidamente $2,380 a la

compaa por servicios de mantenimiento no prestados.

4) El Director de la Regin Metropolitana y el Supervisor del Proyecto no establecieron

un mecanismo de control para evitar que los empleados de las brigadas de

mantenimiento y los de la compaa prestaran servicios de mantenimiento a los mismos

parques. Examinamos 16 Comprobantes de Gastos de Viaje (Modelo SC-722)

emitidos del 12 de abril al 23 de octubre de 2000 correspondientes a 8 empleados de

las brigadas de mantenimiento de las reas recreativas de la Regin Metropolitana del

DRD. Esto con el propsito de verificar que dichos servicios no se duplicaran. A

base de los mencionados comprobantes, el 9 de noviembre de 1999, el 21 de marzo,

el 19 de julio y 26 de septiembre de 2000 los empleados reclamaron gastos de

viaje por haber sido asignados a prestar servicios de limpieza y mantenimiento

a cuatro parques localizados en las urbanizaciones Las Cumbres, El Vedado,

Los Maestros y en la Cuarta Seccin de Country Club. Por otro lado, en los informes

de trabajo diario correspondientes a las mencionadas fechas, la compaa tambin

reclam haber prestado servicios de mantenimiento a los mencionados parques. A

base de ello, el 30 de noviembre de 1999, el 29 de marzo, el 28 de julio y el 29 de

septiembre de 2000 sta someti las facturas correspondientes por $42,450, $42,450,

$74,210 y $74,210, respectivamente. El DRD pag las mismas entre el 2 de febrero y

12 de diciembre de 2000.

Mediante entrevistas efectuadas por nuestros auditores a cinco de los empleados y al

Supervisor del Proyecto del DRD, stos nos indicaron, entre otras cosas, que si en los


comprobantes se indicaba que haban visitados los mencionados parques era porque

haban realizado la limpieza y el mantenimiento en los mismos. Adems, el

Supervisor de Proyecto nos indic que ellos realizaban la limpieza y el

mantenimiento de los parques durante su horario regular de trabajo4 y que nunca

coincidieron en los parques con empleados de la compaa. Por otro lado, mediante

entrevista al Supervisor de la compaa, ste le inform a nuestros auditores que no

poda precisar si en los das en que los empleados del DRD realizaron la limpieza y el

mantenimiento a los cuatro parques, la compaa tambin los realiz. Adems, indic

que pudo haber coincidido brigadas del DRD con las de la compaa, pero que en

dichos casos la compaa proceda a realizar los trabajos en una fecha posterior.

En el Artculo 2(f) de la Ley Nm. 230 se establece que independientemente del

control previo general que se establezca para todas las operaciones de cada rama del

gobierno, los jefes de las dependencias y entidades corporativas sean en primera

instancia responsable de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de

los gastos que se sometan para pago. En consonancia con esta poltica pblica, y

como norma de sana administracin y de control interno, las entidades

gubernamentales deben establecer los mecanismos de control correspondientes para

evitar que en situaciones como la comentada los servicios contratados sean prestados

por personal de la entidad.

La situacin comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado sobre el

proceso de pago por los servicios de mantenimiento de los parques. Adems, puede

dar lugar a que se efecten pagos indebidos. De haberse dado los servicios de

limpieza y mantenimiento a los cuatro parques por los empleados del DRD, ste

hubiera pagado indebidamente a la compaa $1,587 ($396.73 x 4).

4 El horario regular era de 7:00 a.m. a 3:30 p.m.


Las situaciones comentadas en el Apartado a.2) al 4) son indicativas de que los

funcionarios que se desempearon como Secretario del DRD y secretarios auxiliares de

Infraestructura durante el perodo de junio de 1999 al 31 de diciembre de 2001 no velaron

por el cumplimiento con las mencionadas disposiciones de ley y de reglamentos, y de

normas de sana administracin y de control interno.

b. El 3 de agosto de 2000 el Secretario del DRD formaliz un segundo contrato5 con la

compaa mencionada en el Apartado a. para el mantenimiento de los 187 parques a un

costo de $371,050 por un trmino de cinco meses. En el contrato se estableci que la

compaa ofrecera el mantenimiento de los 187 parques del 3 de agosto al 31 de diciembre

de 2000 bajo las mismas condiciones acordadas en el primer contrato del 8 de julio

de 1999. Adems, se estableci que el costo mensual del mantenimiento de los 187 parques

era de $74,210 (187 x $396.84 = $74,210). Del 9 de agosto al 14 de diciembre de 2000 se

efectuaron tres enmiendas6 a dicho contrato. Mediante este segundo contrato el DRD le

efectu pagos a la compaa por $371,050 mediante cinco comprobantes de pagos emitidos

entre el 13 de septiembre de 2000 y el 16 de enero de 2001. Por otro lado, el DRD tambin

le pag a la compaa $74,210 (187 x $396.84 = $74,210) por los servicios de

mantenimiento de los 187 parques correspondiente a julio de 2000.

El DRD no realiz una subasta formal para la contratacin de los servicios de

mantenimiento de los 187 parques para el perodo del 3 de agosto al 31 de diciembre

de 2000. Tampoco celebr subasta formal ni formaliz un contrato por escrito para los

servicios de mantenimiento de los 187 parques correspondientes a julio de 2000 a un costo

de $74,210. Estos servicios fueron pagados el 13 de septiembre de 2000 (Comprobante de

Pago Nm. 1002786), a base de una Resolucin de Reconocimiento de Deuda.7

5 El contrato corresponda al ao fiscal 2000-01. 6 Dos de las enmiendas eran para cambiar las cifras de cuentas para efectuar el pago de los servicios y una para agrupar los parques en una sola lista. 7 Lo relacionado al Reconocimiento de Deuda se comenta en el Hallazgo 1.


En el Artculo 4.31 del Reglamento de Adquisicin se establece que subasta formal es el

procedimiento a utilizarse en el Departamento8 para adquirir bienes o servicios cuyo monto

exceda la cantidad de $30,000.01.

En el Artculo 9(a) de la Ley Nm. 230 se establece que las dependencias ordenarn las

obligaciones y los desembolsos de sus fondos pblicos nicamente para obligar o pagar por

servicios, suministros de materiales y equipo, reclamaciones u otros conceptos que

estuviera autorizados por ley. Se dispone, adems, que el Secretario de Hacienda

contabilizar las obligaciones y efectuar y contabilizar los desembolsos a base de

documentos que sometan las dependencias, los cuales sern previamente aprobados para la

obligacin o el pago por el jefe de la dependencia correspondiente o por el funcionario o

empleado que ste designare como su representante autorizado. En consonancia con dicho

principio, y como norma de sana administracin y de control interno, las entidades

gubernamentales deben formalizar contratos por escrito para que consten las obligaciones

de las partes en forma clara y precisa y se pueda resolver cualquier controversia en caso de

incumplimiento de alguna de las partes.

La situacin comentada no permite la libre competencia entre los proveedores cualificados

en perjuicio de los mejores intereses del DRD. Adems, propicia el ambiente para que se

cometan irregularidades y no se detecten a tiempo. Por otro lado, el no formalizar contratos

por escrito conlleva riesgos que deben evitarse, ya que de surgir diferencias de criterio entre

las partes podra propender en litigios que consuma tiempo y recursos del Gobierno.

Los funcionarios que se desempearon como secretarios auxiliares de Infraestructura y

como Secretario durante dicho perodo se apartaron del cumplimiento con las mencionadas

disposiciones. Adems, a que el Secretario del DRD no ejerci una supervisin adecuada

de dichas operaciones.

8 Se refiere al DRD

Informe de Auditora DA-04-29 24 28 de mayo de 2004 Unidad 1405 c. El Supervisor del Proyecto utilizaba el Informe de Trabajo Diario y la Hoja Informe

Semanal mencionados en el Apartado a. para evidenciar la labor de supervisin de la

limpieza y el mantenimiento de los parques. Estos informes no provean espacio para que

el Supervisor indicara la fecha en que realiz la supervisin, y cundo prepar dichos

informes. Tampoco provean espacio para que ste certificara, con su firma, que la

informacin provista en los mismos era correcta.

En el Artculo 4(g) de la Ley Nm. 230 se dispone, entre otras cosas, que los

procedimientos para incurrir en gastos y pagar los mismos tendrn los controles adecuados

que impidan o dificulten la comisin de irregularidades y que permitan, que de stas

cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice, adems, la claridad y pureza

de los procedimientos fiscales. Adems, en el Artculo 9(g) se establece que los jefes de

las dependencias y entidades corporativas o sus representantes autorizados sern

responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los

gastos que se sometan para pago al Secretario o a un pagador debidamente nombrado por el

Secretario de Hacienda. En consonancia con esta poltica pblica, y como norma de sana

administracin y de control interno, los documentos fiscales, como los indicados, deben

proveer un espacio para la fecha en que se realiza la supervisin y para que los que la

realizan certifiquen con su firma que la informacin provista en los mismos es correcta.

La situacin comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado de los

servicios de limpieza y mantenimiento de los parques, y propicia el ambiente para la

comisin de irregularidades y que stas no se detecten a tiempo, con los consiguientes

efectos adversos para el erario.

La situacin comentada obedece, principalmente, a que los funcionarios que se

desempearon como secretarios auxiliares de Infraestructura del 1 de julio de 1999 al 31 de


diciembre de 2000 no cumplieron con las disposiciones mencionadas. Adems, a que el

Secretario del DRD que se desempe durante el perodo mencionado no supervis

adecuadamente dichas operaciones.

Vanse las recomendaciones 3.a. a la e. y 5.

Hallazgo 3 - Ausencia de estudio y de subasta en la adquisicin e instalacin de techo un para una cancha de baloncesto

a. El 4 de septiembre de 1997 el DRD efectu un pago por $85,000 a un contratista mediante

el Cheque Nm. 01634017. Esto por los trabajos relacionados con la adquisicin e

instalacin de una estructura abovedada de 105 pies de largo por 52 pies de ancho para

techar la cancha de baloncesto localizada en la Antigua Base Naval de Miramar

(Base Naval). Para autorizar el pago, el 13 de agosto de 1997 el DRD emiti una

Resolucin de Reconocimiento de Deuda Nunc Pro Tunc.

No se nos pudo suministrar evidencia de que el DRD realizara un estudio para determinar la

necesidad de techar dicha rea recreativa, en el cual se considerara, entre otros asuntos, la

utilidad, y el uso inmediato y futuro de la misma. Tampoco se nos suministr evidencia de

que se realizara una subasta para la adquisicin e instalacin de dicha estructura. No

obstante, de los documentos examinados surge que el 28 de mayo de 1997 el Secretario

Auxiliar de Infraestructura le inform al Secretario del DRD la necesidad de una instalacin

techada para proteger de las inclemencias del tiempo a los nios que participaran del

Campamento de Verano auspiciado por dicha agencia.9 Por otro lado, en la Resolucin se

estableci que el Secretario Auxiliar de Conservacin, mediante memorando del 24 de julio

de 1997, haba indicado que se necesitaba una instalacin techada para proteger de las

inclemencias del tiempo a los nios que participan en dicho Campamento. Adems, se

estableci que al no tener otra alternativa, se determin techar la cancha de baloncesto

localizada en los terrenos de la Base Naval de Miramar. Por lo cual, debido a la premura de

conseguir la instalacin adecuada, se obvi el proceso de subasta.

9 Este Campamento se celebraba todos los aos.


Para el cobro de dichos servicios, el contratista someti dos facturas con fecha del 3 de

junio de 1997. En la primera factur $100,000 por trabajos de construccin realizados en el

rea del Morro y en la Base Naval. En dicha factura se estableci que los trabajos

realizados consistan en:

rea del Morro:

La construccin de cimientos, pedestales con diferentes elevaciones y pernos de anclaje La fabricacin e instalacin de estructura metlica (cancha abovedada) Poner pintura de acero a la estructura La movilizacin de la estructura desde el Morro a la Base Naval Desmontar la estructura del rea del Morro Movilizar en horas no laborables personal, equipos y materiales desde el rea del

Morro a la Base Naval

Base Naval:

Realizar demoliciones de losa de pisos en los lugares donde se fundirn los cimientos Reponer losas de pisos Efectuar excavaciones y relleno de excavaciones Construir cimientos y pedestales Montar estructura metlica usada en el rea del Morro Fabricar y montar la cancha abovedada de una extensin de 105 pies para cubrir el

largo de la losa de concreto existente

Construir cimientos adicionales Pintar el acero estructural En la segunda factura el contratista incluy el cobro de $85,000 y la acompa con la

Certificacin Nm. 1. La misma era por la instalacin de una estructura abovedada de

105 - 0 x 52 - 0 en la Base Naval a un costo de $85,000, pero en la Certificacin se


incluyeron los servicios mencionados en la primera factura. Dicha Certificacin fue

certificada por el Secretario Auxiliar de Infraestructura y aprobada por un consultor

del DRD.

La Directora de la Divisin de Fomento y Promocin de la Recreacin del DRD10 nos

inform que ella no haba solicitado la instalacin de un techo en la cancha de la Base

Naval. El Secretario Auxiliar de Infraestructura nos inform que la cancha abovedada

construida en el rea del Morro fue utilizada all para los actos de la toma de posesin del

Gobernador Electo en noviembre de 1996. Adems, nos inform que el Secretario autoriz

mover el techo y la estructura instalada en el rea del Morro a la cancha de baloncesto

localizada en la Base Naval. Tambin, nos indic que las oficinas del DRD estuvieron

ubicadas en la Base Naval hasta febrero de 2000.

En el Artculo 4.31 del Reglamento de Adquisicin se establece que subasta formal es el

procedimiento a utilizarse en el Departamento para adquirir bienes o servicios cuyo monto

exceda de $30,000.01.

En el Artculo 82.10 de dicho Reglamento se indican las situaciones en que el

Departamento podr negociar sin necesidad de subasta. Una de ellas establece que:

El Secretario del Departamento determine que debido a una emergencia o urgencia se requiera la inmediata entrega de materiales, efectos y equipo o prestacin de estos servicios. Estas compras o prestacin de servicios se justificarn con un informe explicativo al respecto.

En el Artculo 4.12 del Reglamento de Adquisicin se dispone que:

Se entender por emergencia o urgencia aquella situacin que ocasione unas necesidades pblicas inesperadas e imprevistas y que se requieran una accin inmediata de parte del Departamento por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad del pueblo o de suspenderse o afectarse el servicio pblico o la propiedad del Departamento; o si el trmino para usar los fondos est a punto de vencer y toda oportunidad para adquirir los bienes obras y servicios deseados pueda perderse afectando adversamente el inters pblico.

10 Divisin encargada de organizar los campamentos de verano.


En el Artculo 87 del Reglamento de Adquisicin se establece que:

Cuando exista una emergencia, como se define en el Artculo 4.12 de dicho Reglamento, se obviar el trmite de subasta formal y se proceder a justificar la adquisicin.

En el Artculo 2(e) de la Ley Nm. 230 se dispone, como parte de la poltica pblica del

Gobierno, que en las agencias y en las entidades gubernamentales exista un control previo

de todas las operaciones del gobierno para que sirva de arma efectiva al jefe de la

dependencia en el desarrollo de los programas que se le han encomendado. Adems, en el

Artculo 2(f) de dicha Ley se establece que los jefes de las entidades o sus representantes

autorizados sern responsables de la legalidad, correccin, exactitud, necesidad y propiedad

de las operaciones fiscales. En consonancia con ese principio, y como norma de sana

administracin y de control interno, los funcionarios gubernamentales deben asegurarse de

realizar los estudios que correspondan para determinar la necesidad de incurrir en gastos en

la adquisicin de bienes y servicios que sean de utilidad inmediata y futura de la agencia y

responda a sus mejores intereses.

La situacin comentada limita la participacin entre proveedores y propicia el ambiente

para que haya favoritismo hacia un contratista en particular y le resta transparencia a dicho

proceso. Adems, puede dar lugar a la comisin de errores e irregularidades y que stas no

se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. La ausencia de estudios da lugar, adems,

a que se inviertan recursos en la adquisicin de bienes y servicios de los cuales no se

obtenga el mayor rendimiento, en perjuicio de los mejores intereses de la agencia.

La situacin comentada es indicativa de que los funcionarios que se desempearon como

Secretario del DRD y como Secretario Auxiliar de Infraestructura del 28 de mayo al 4 de

noviembre de 1997 se apartaron de las disposiciones citadas.

Vase la Recomendacin 3.f.


ANEJO 1

DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DEL 1 DE JULIO DE 1997 AL 30 DE JUNIO DE 2002

NOMBRE

CARGO

PERODO

DESDE HASTA

Hon. Jorge L. Rosario Noriega Secretario 3 ene. 01 30 jun. 02

Sr. Eric R. Labrador Rosa 1 jul. 97 31 dic. 00

Srta. Ana C. Bentez Torres Subsecretaria 16 ene. 01 30 jun. 02

Sra. Lourdes Coln Morales 1 mayo 00 31 dic. 00

Sr. Jos Franqui Romn Subsecretario 1 jul. 97 30 abr. 00

Sr. ngel D. Castro Vallejo Ayudante Especial 1 jul. 98 31 dic. 00

CPA Gretchen I. Ferr Tirado Directora de Auditora Interna 1 feb. 01 30 jun. 02

Sr. Edimburgo Melndez Rivera Director de Auditora Interna Interino

16 dic. 00 31 ene. 01

Director de Auditora Interna 16 abr. 98 15 dic. 00

Sra. Hilda Snchez Ros Directora de Auditora Interna Interina

1 jul. 97 15 abr. 98

Lic. Marisara Melndez Torres Directora de Asesoramiento Legal11

16 ene. 01 30 jun. 02

Vacante Director de Asesoramiento Legal 19 abr. 00 15 ene. 01

Lic. Jos A. Ramos Aponte 2 ago. 99 18 abr. 00

Vacante 16 jul. 99 1 ago. 99

Lic. Luisa Arroyo de Abada Directora de Asesoramiento Legal 1 jul. 97 15 jul. 99

11 Desde agosto de 1998 al ao 2001 se llamaba Oficina de Asesoramiento Legal y anterior a agosto de 1998 se llamaba Oficina de Servicios Legales.


CONTINUACIN DEL ANEJO 1

NOMBRE

CARGO

PERODO

DESDE HASTA

Sr. Jos A. Riefkohl Marty Secretario Auxiliar de la Secretara Auxiliar de Infraestructura Fsica y Social12

16 ene. 00 30 jun. 02

Vacante 1 sep. 00 15 ene. 01

Sr. Luis F. lvarez Torres 1 mayo 00 31 ago. 00

Sra. Lourdes Coln Morales Secretaria Auxiliar de la Secretara Auxiliar de Infraestructura Fsica y Social

1 jul. 99 30 abr. 00

Vacante Secretario Auxiliar de la Secretara Auxiliar de Infraestructura Fsica y Social

16 mayo 99 30 jun. 99

Sr. Jos R. Tormos Picn 1 jul. 97 15 mayo 99

Sr. Pedro Efran Martnez Peterson Director de la Oficina de Gerencia de Proyectos de Mejoras Permanentes 13

1 ene. 97 30 jun. 00

Sr. Ramn A. Ortega Rodrguez Secretario Auxiliar de Administracin

19 ene. 01 30 jun. 02

Vacante 17 dic. 00 18 ene. 01

Sra. Carmen L. Cruz Matos Secretaria Auxiliar de Administracin

1 jul. 97 16 dic. 00

Sra. Mara Cristina Ortiz Navarro Directora de Finanzas 1 jul. 97 30 jun. 02

Sra. Myrna Febus Renta Directora de la Regin Metropolitana

2 ene. 01 30 jun. 02

12 Antes de julio de 1999 se llamaba Secretario Auxiliar de Conservacin y Mantenimiento. 13 Este puesto se elimin el 30 de junio de 2000.


CONTINUACIN DEL ANEJO 1

NOMBRE

CARGO

PERODO

DESDE HASTA

Sra. Luz E. Vlez Ortiz Directora de la Regin Metropolitana

1 oct. 98 31 dic. 00

Sr. ngel D. Castro Verdejo14 Director de la Regin Metropolitana

1 jul. 97 30 sep. 98

14 Ejerci el puesto de Ayudante Especial y de Director de la Regin Metropolitana simultneamente durante el periodo del 1 de julio al 30 de septiembre de 1998.

Documents

Auditoria OCPR DRD 2003-2004 Parte II