Auditoria Operacional en El Area de Compras de Una Comercializadora de Vehiculos Terrestres[1]

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“AUDITORIA OPERACIONAL EN EL AREA DE COMPRASDE UNA COMERCIALIZADORA DE VEHICULOS TERRESTRES”

CAPÍTULO I

EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE VEHÍCULOS

1.1 ANTECEDENTES

1.1.1 Principios de la industria automovilística

“El intento de obtener una fuerza motriz que sustituyera a los caballos se remonta al siglo XVII. El

vapor parecía el sistema más prometedor, pero sólo se logró un cierto éxito a finales del siglo XVIII.”

El vehículo autopropulsado más antiguo que se conserva es un tractor de artillería de tres ruedas

construido por el ingeniero francés Joseph Cugnot en 1771, sin embargo su utilidad era limitada. En

1789 el inventor estadounidense Oliver Evans obtuvo su primera patente por un carruaje de vapor y

en 1803 construyó el primer vehículo autopropulsado que circuló por las carreteras estadounidenses.

En Europa, el ingeniero de minas británico Richard Trevithick construyó el primer carruaje de vapor

en 1801, en 1803 construyó el llamado London Carriage. Aunque este vehículo no se perfeccionó,

siguieron produciéndose mejoras en la máquina de vapor y en los vehículos. Estos avances tuvieron

lugar sobre todo en Gran Bretaña, donde el período de 1820 a 1840 fue la edad de oro de los

vehículos de vapor para el transporte por carretera.

Esa naciente industria de fabricación dejó de existir rápidamente, debido a que los trabajadores que

dependían del transporte con caballos para su subsistencia fomentaron unos peajes o cuotas más

elevados para los vehículos de vapor. Esta circunstancia tenía una cierta justificación, ya que dichos

vehículos eran pesados y desgastaban más las carreteras que los automóviles de caballos.

Por otra parte, la llegada del ferrocarril significó un importante efecto para los fabricantes de

vehículos de vapor. La restrictiva legislación de 1865 en Gran Bretaña supuso la restricción final a los

vehículos de vapor de transporte por carretera en este país, y durante treinta (30) años impidió

prácticamente cualquier intento de desarrollar vehículos autopropulsados para el transporte por

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carretera, esto hizo que el desarrollo del motor de combustión interna tuviera lugar en otros países

como Francia, Alemania y Estados Unidos.

Un acontecimiento crucial en la historia de la industria automovilística fue la Exposición Universal de

París de 1889, donde los ingenieros franceses René Panhard y Émile Levassor conocieron el motor

de Daimler. En 1890 obtuvieron los derechos para fabricar dicho motor, pero no vieron un gran futuro

en el automóvil y concedieron a la compañía Peugeot el derecho a emplear motores Daimler en

vehículos autopropulsados. Puede considerarse que Peugeot fue el primer fabricante de automóviles

en serie de todo el mundo, ya que construyó cinco (5) automóviles en 1891 y veintinueve (29) en

1892. En 1893, Benz se convirtió en uno de los mejores fabricantes de vehículos ya que en la carrera

París-Burdeos demostró la superioridad del motor Daimler sobre los automóviles de vapor, a pesar

de que estos últimos estaban muy desarrollados.

En Estados Unidos también trabajaban pioneros de la fabricación de automóviles. En 1891, John W.

Lambert construyó el primer vehículo de gasolina de Estados Unidos. En 1895, los hermanos Charles

y Frank Duryea crearon la primera compañía automovilística estadounidense, después de haber

creado un prototipo en 1893. Elwood Haynes, Alexander Winton y Henry Ford también mostraron

interés por este campo en la década de 1890.

1.1.2 Evolución de la industria automovilística

En Francia y en Alemania se desarrolló el motor de explosión, que debido a sus excelentes

características se adueñó de la construcción automovilística desde los últimos años del siglo XIX.

A finales del siglo XX, los automóviles se enfrentaron a dos desafíos fundamentales:

• Aumentar la seguridad de los ocupantes para reducir así el número de víctimas de los

accidentes de tránsito vehicular, ya que en los países industrializados constituyeron una de las

primeras causas de mortalidad en la población;

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• Aumentar su eficiencia para reducir el consumo de recursos y la contaminación atmosférica,

de la que aún son uno de los principales causantes.

Para reducir la dependencia del petróleo se ha intentado utilizar combustibles renovables: en algunos

países se emplean hidrocarburos de origen vegetal y también se ha planteado el uso de hidrógeno,

que se obtendría a partir del aire utilizando, por ejemplo, la energía solar. El hidrógeno es un

combustible muy limpio, ya que su combustión produce exclusivamente agua.

1.1.3 El automóvil en la vida moderna

“La influencia del automóvil en la sociedad ha sido extraordinaria como medio de transporte de

mercancías, tiene sobre el ferrocarril la ventaja de su gran flexibilidad y de sus mejores exigencias en

cuanto a infraestructuras. Por ello ha sustituido en gran parte a las demás formas de transporte

colectivo de superficie en las ciudades”.

En el ámbito personal, familiar, profesional y de los servicios públicos y privados, permite una

movilidad que se traduce en ahorro de tiempo, comodidad, eficiencia en los servicios, posibilidades

turísticas, mayor contacto entre los pueblos, etc.

Como contrapartida a estas ventajas deben señalarse serios inconvenientes, número de víctimas,

dificultades de circulación por ciudades y carreteras, contaminación atmosférica, etc. “El crecimiento

económico de Europa y la mayor eficiencia en la producción de vehículos incidieron en que, a

principios de la década de 1970 por primera vez desde los primeros días de la industria el consumo y

producción total de automóviles en Europa superaran a los de Norteamérica. Los aranceles

experimentaron grandes reducciones en todo el mundo desde principios de la década de 1960; la

inadaptación de los automóviles estadounidenses para la mayoría de los mercados de exportación

hizo que los primeros en beneficiarse fueran los fabricantes europeos y posteriormente los

japoneses, sin embargo, alrededor del 20% de la producción y venta de automóviles en Europa

correspondía a fabricantes estadounidenses.”

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1.2 ANALISIS DEL MERCADO MUNDIAL

La industria del automóvil es la de mayor fabricación del mundo. Su impacto sobre el empleo, la

inversión, el comercio exterior y el medio ambiente hace que tenga una inmensa importancia

económica, política y social. Al inicio el automóvil fue desarrollado en Europa, Asia y Estados Unidos.

El dominio estadounidense del sector permaneció desde 1910 hasta 1965, cuando Estados Unidos

aún fabricaba el 50% de los vehículos de todo el mundo.

“En 1902, la compañía alemana Daimler adquirió una filial con participación en Austria, lo que la

convirtió en la primera compañía multinacional del automóvil. Una multinacional es una compañía

que tiene instalaciones de producción importante en diferentes países, a menudo vinculadas por un

tráfico cruzado de suministros.”

Desde el punto de vista geográfico, actualmente hay varios mercados de automóviles en:

• Europa

• Japón

• Estados Unidos de Norteamérica

1.2.1 Principales compañías multinacionales

En la actualidad, las compañías multinacionales más desarrolladas son Ford y General Motors,

seguidas por las japonesas Toyota y Nissan. Los productores europeos están mucho más ligados a

su zona, aunque el alemán Volkswagen y el italiano Fiat tienen instalaciones importantes en México y

Sudamérica. Las compañías europeas de carácter más multinacional son los principales fabricantes

de piezas y los productores de camiones como Mercedes-Benz o Volvo.

La mayoría de las compañías de vehículos que funcionan en el resto del mundo son filiales de los

principales productores estadounidenses, japoneses y europeos. En países como Malasia, China o la

India, las compañías locales se encargan de la fabricación, pero siempre con una ayuda importante

de los grupos multinacionales.

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En 1990 el mercado automovilístico de Europa occidental alcanzó un nivel récord de 13,5 millones de

unidades producidas. El mercado norteamericano era de unos 10 millones y el japonés de 4,5

millones de unidades producidas.

1.2.2 Mercado europeo

En la década de los 90 los líderes del mercado europeo eran Volkswagen, con el 16% del mercado,

seguido por General Motors (propietaria de las marcas Opel y Vauxhall), Peugeot-Citroën, Ford,

Renault y Fiat, con porcentajes situados entre el 11 y el 13%.

Otras compañías, como Mercedes, controlaban el 3% del mercado. En total, el 12% de las ventas

europeas correspondía a fabricantes japoneses.

1.2.3 Mercado japonés

En Japón, la estructura del mercado es muy diferente: Toyota abarca el 45% de las ventas y Nissan

el 27%, mientras que compañías como Honda o Mitsubishi tienen menos del 10%. Los japoneses

exportan más del 50% de su producción y fabrican 2,3 millones de automóviles en Norteamérica y un

número creciente en Europa.

1.2.4 Mercado estadounidense

El mercado estadounidense sigue estando encabezado por General Motors, con un 35%, seguido

por Ford, con un 20%, sin embargo, en la actualidad Chrysler comparte el tercer puesto con Honda y

Toyota, mientras que la compañía japonesa Nissan le sigue de cerca.

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1.3 ANÁLISIS DEL MERCADO LOCAL

En Guatemala se distribuyen vehículos de los tres mercados mundiales más importantes y hay casas

exclusivas para la distribución de cada casa fabricante.

De acuerdo a las estadísticas presentadas por el Banco de Guatemala del 2000 al 2005, la

importación de bienes de capital por material de transporte (incluye automóviles, maquinaria, buses,

camiones, repuestos, accesorios y otros) se ha mantenido entre el 10% y 11% del total de las

importaciones anuales.

Los principales importadores para Guatemala durante 2005 de automóviles de turismo y demás

vehículos automóviles concebidos principalmente para transporte de personas (excepto los utilizados

para transporte de diez o más personas), incluidos los del tipo familiar (break o station wagon) y los

de carreras, son:

País US$ % importación

Estados Unidos de América 136,212,129 37

Japón 72,778,253 20

Corea del Sur 49,105,728 13

Alemania 22,111,168 6

Otros 90,904,566 24

Total 371,111,844 100

1.4 DEFINICIÓN DE EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE VEHÍCULOS

Las compañías comercializadoras de vehículos son aquellas que se dedican a promover y explotar el

negocio de representación de casas extranjeras fabricantes de vehículos para importación,

distribución y venta de estos.

También como parte de este ramo de comercio, están las compañías que no tienen representación

de casas extranjeras, pero que localmente se dedican a la compra-venta de vehículos.

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1.5 FORMAS DE CONSTITUCIÓN

El Código de Comercio Dto. 2-70 del Congreso de la República es el marco legal que está

relacionado con todo lo concerniente al comercio, la industria, personas que ejercen la profesión de

comerciantes y sus formas de organización, a continuación se transcribe lo indicado en el artículo 2

de dicho Código, en donde se establece quienes son comerciantes:

“Artículo 2. Comerciantes. Son comerciantes quienes ejercen en nombre propio y con fines de lucro,

cualquier actividad que se refiere a lo siguiente:

1. La industria dirigida a la producción y transformación de bienes y a la prestación de servicios.

2. La intermediación en la circulación de bienes y a la prestación de servicios.

3. La banca, seguros y fianzas.

4. Las auxiliares de las anteriores”

La Constitución Política de la República de Guatemala otorga el derecho a toda persona a la libre

asociación, y libertad de industria, comercio y trabajo. Los comerciantes deberán constituirse como

compañías individuales o a través de una persona jurídica como sociedad, que de acuerdo al artículo

diez del Código de Comercio se pueden constituir de la siguiente forma:

a) Sociedad colectiva

b) En comandita simple

c) De responsabilidad limitada

d) Sociedad anónima

e) Sociedad en comandita por acciones

En Guatemala los comerciantes dedicados al negocio de los vehículos, comúnmente se constituyen

como sociedades anónimas, por lo que deben cumplir con los requisitos establecidos en el Título I,

Capítulo VI del Código de Comercio.

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La sociedad anónima tiene su capital divido y representado en acciones, por lo que la

responsabilidad de cada accionista está limitada al pago de las acciones que hubiere suscrito. A la

razón social en la constitución de estas sociedades debe agregarse la leyenda “Sociedad Anónima”.

Asuntos importantes a considerar en la constitución de una sociedad anónima:

a) El capital autorizado es la suma máxima que la sociedad puede emitir en acciones, éste puede

estar total o parcialmente suscrito al constituirse la sociedad y quedar expresado en la escritura

constitutiva.

b) El capital suscrito debe estar pagado como mínimo en un 25% de su valor nominal, al momento de

efectuar la suscripción.

c) El capital pagado debe ser como mínimo de Q25,000.00.

1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.6.1 Organización

“Es la estructuración de las relaciones que deben haber entre las funciones, niveles y actividades de

los elementos materiales y humanos de un organismo social, para lograr su máxima eficiencia dentro

de los planes y objetivos señalados”.

1.6.2 Estructura organizacional

“Es el marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y

la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos”.

1.6.3 Departamentalización

“Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en

su similitud. Se logra mediante una división orgánica que permite a la compañía desempeñar con

eficiencia sus diversas actividades”.

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1.6.4 Jerarquía

“Es la disposición de personas por orden de rango grado o clase, definiendo claramente la estructura

de los niveles operativos, la responsabilidad de cada integrante, la centralización de las actividades

de un puesto o unidad y la descentralización de la toma de decisiones con niveles inferiores, con

plena coordinación en los distintos estratos de la organización a través de una información efectiva”.

1.6.5 Centralización de la autoridad

“Tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones en una estructura organizacional, por

lo general, conservando la autoridad en la cima de la estructura o cerca de ella”.

Con base en los conceptos anteriores se puede decir que la estructura organizacional es la forma en

que la compañía ha decido organizar a su personal, estableciendo la centralización de autoridad,

indicando claramente los niveles de jerarquía y creando una departamentalización de acuerdo a las

necesidades de la misma, que permitirá fundar las bases para el manejo óptimo de las actividades.

1.6.6 Organigrama

La forma gráfica de una organización se efectúa por medio de los organigramas, esta herramienta es

muy útil debido a que refleja la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y las

relaciones que guardan entre sí, además contienen los agrupamientos de las actividades básicas de

los departamentos y de otras unidades, también muestran las principales líneas de autoridad y

responsabilidad que hay entre éstas, para ubicar al lector acerca de los niveles de jerarquía.

1.7 LEYES Y REGULACIONES APLICABLES, ASPECTOS LEGALES A

CONSIDERAR

Considerando que las compañías comercializadoras de vehículos comúnmente se constituyen como

sociedades anónimas, deben cumplir como mínimo con los requisitos legales que se detallan a

continuación:

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1.7.1 Inscripción de la compañía en el Registro Mercantil

• Inscripción como comerciante

• Solicitud de patente de comercio de empresa

• Solicitud de patente de comercio de sociedad

• Autorización y habilitación de libros de contabilidad.

1.7.2 Inscripción de la compañía en la Superintendencia de Administración Tributaria

- SAT

• Inscripción en el Registro Tributario Unificado.

• Obtención del número de identificación tributaria

• Autorización de documentos, tales como: facturas, facturas especiales, notas de débito, notas de

crédito, etc.

• Habilitación de libros de compras y ventas, etc.

1.7.3 Impuestos aplicables

Según la legislación fiscal, la compañía debe cumplir con el pago de impuestos a que se está afecto,

entre estos:

• Impuesto al valor agregado.

• Impuesto sobre la renta.

• Impuesto extraordinario y temporal para apoyar los acuerdos de paz.

• Impuesto único sobre inmuebles.

1.7.4 Inscripción al Seguro Social

• Inscripción como patrono

• Pago mensual de cuotas laborales y patronales

1.7.5 Requisitos ante la Inspección General de Trabajo

• Autorización de contratos individuales de trabajo

• Autorización de libro de salarios (siempre que tenga diez o más trabajadores)

• Presentación de informe anual de salarios

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1.7.6 Otras leyes relacionadas

• Código de Trabajo y Decretos sobre prestaciones

• Ley del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social

• Impuesto sobre Productos Financieros

• Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos y de la ley para Prevenir y

Reprimir el Financiamiento del Terrorismo

• Impuesto Único sobre Inmuebles

• Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial Para Protocolos

• Código Tributario

1.8 PRINCIPALES ASPECTOS CONTABLES Y FINANCIEROS

1.8.1 Obligatoriedad de llevar contabilidad

Con relación a la contabilidad el artículo 368 del Código de Comercio indica que los comerciantes

están obligados a llevar su contabilidad de forma organizada, de acuerdo al sistema de partida doble

y utilizando principios de contabilidad generalmente aceptados.

En Guatemala, según resolución de la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Contadores

Públicos y Auditores –IGCPA- publicada en el Diario de Centro América el 4 de junio de 2001, se

adoptó el Marco Conceptual para la preparación y presentación de Estados Financieros y las Normas

Internacionales de Contabilidad -NIC- emitidas por el Comité de Normas Internacionales de

Contabilidad -IASC- (en inglés International Accounting Standards Committee) vigentes por ellos en

ese momento, como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en

Guatemala.Posteriormente mediante resolución de la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de

Contadores Públicos y Auditores (IGCPA) publicada en el diario oficial de Guatemala el 16 de julio de

2002, se modificó por sustitución total el artículo uno de la resolución indicada anteriormente, se

adoptaron como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Guatemala a que se

refiere el Código de Comercio, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los

Estados Financieros y las Normas Internacionales de Contabilidad (International Accounting

Standards), que correspondían a la versión publicada por el International Accounting Standards

Board (IASB) con las normas existentes al 1 de enero de 2001, aprobada por un Comité de Revisión

nombrado por el IASB.

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Las nuevas normas que emite el IASB a partir de 2003, se designan como Normas Internacionales

de Información Financiera – NIIF (en Inglés International Financial Reporting Standards – IFRS),

expresión que comprende también las Normas Internacionales de Contabilidad - NIC y las

interpretaciones, con vigencia indicada en las mismas.

Con fecha 18 de diciembre de 2007, las resoluciones de la Junta Directiva del IGCPA, publicadas en

el Diario de Centro América el 4 de junio de 2001 y el 16 de julio de 2002, fueron derogadas y

considerado, el artículo 3, de los estatutos del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y

Auditores (IGCPA) y que el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala (CCPAG),

con el apoyo del Comité de Normas de Contabilidad y Auditoría Internacionales del IGCPA, adoptó la

normativa indicada en el párrafo anterior, en su Asamblea General Extraordinaria con fecha once de

diciembre de 2007, cuya resolución fue publicada en el Diario Oficial el día 20 de diciembre de 2007.

Considerando lo anterior el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Estados

Financieros en Guatemala obligatorio a partir de 2009 son las Normas Internacionales de

Información Financiera –NIIF (en Inglés International Financial Reporting standard -IFRS, emitidas

por el Consejo de Normas Internacionales de Información Financiera (en Inglés International

Accounting Standards Board – IASB), expresión que comprende también las Normas Internacionales

de Contabilidad - NIC y las Interpretaciones.

Es importante mencionar que debido a que esta tesis fue elaborada tomando como base los estados

financieros generados en el año 2006 y 2005, el Marco Conceptual para la preparación y

presentación de dichos estados financieros fueron las Normas Internaciones de Contabilidad

(International Accounting Standards), que corresponden a la versión publicada por el international

Accounting Standards borrad (IASB) con las normas existentes al 1 de enero de 2001, aprobada por

un Comité de Revisión nombrado por el IASB.

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1.8.2 Objetivo de los estados financieros

“Los estados financieros forman parte del proceso de información financiera y normalmente, un

conjunto completo de estados financieros comprende:

• Balance de situación general

• Estado de resultados

• Estados de patrimonio de los accionistas

• Estado de flujos de efectivo

• Notas a los estados financieros

• Estados complementarios y otro material explicativo que forma parte integrante de los estados

financieros

• Cuadros suplementarios y otra información basada en, o derivada de, tales estados

financieros, que se espera sea leída junto con ellos, estos pueden referirse a la información

financiera sobre los segmentos de negocios o geográficos, o bien presentar el efecto de los

cambios en los precios.”.

La información que forma parte del conjunto de estados financieros debe ser preparada para

satisfacer la necesidad de información de los usuarios, entre los que se pueden mencionar:

• Inversionistas

• Empleados

• Prestamistas

• Proveedores y otros acreedores comerciales

• Clientes

• El gobierno y sus organismos públicos

• Público en general

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Los estados financieros deben ser elaborados para suministrar información acerca de la situación

financiera, desempeño y cambios en la posición financiera y aunque no es posible cubrir todas las

necesidades de información de los usuarios, se pretende que tal información sea útil para muchos de

ellos al tomar sus decisiones económicas.

De acuerdo con los lineamientos establecidos en las NICs, los estados financieros para cumplir sus

objetivos se preparan sobre la base de la acumulación o del devengo contable y considerando que la

empresa está en funcionamiento y continuará sus actividades de operación dentro del futuro

previsible.

De acuerdo con la base de acumulación o del devengo contable los efectos de las transacciones y

demás sucesos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o paga dinero u otro

equivalente al efectivo, base de lo percibido, asimismo se contabilizan en los libros contables y se

informa sobre ellos en los estados financieros de los períodos con los cuales se relacionan.

Los estados financieros elaborados sobre dicha base informan a los usuarios no sólo de las

transacciones pasadas que suponen cobros o pagos de dinero, sino también de las obligaciones de

pago en el futuro y de los recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro, por lo que

suministran el tipo de información, acerca de las transacciones y otros sucesos pasados, que resulta

más útil a los usuarios al tomar decisiones económicas.

Los estados financieros se preparan normalmente considerando que la empresa está en

funcionamiento y continuará sus actividades de operación dentro del futuro previsible, por lo tanto, se

asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o cortar de forma importante la

escala de sus operaciones. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros tendrían

que prepararse sobre una base diferente y, si así fuera, se revelará información sobre la base

utilizada en ellos.

La gerencia o administración de la compañía al preparar los estados financieros, debe realizar una

evaluación sobre la posibilidad de que la empresa continúe en funcionamiento, porque los estados

financieros deben prepararse a partir de la suposición de negocio en marcha, excepto en los casos

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en que la gerencia de la compañía pretenda liquidar la empresa o cesar en su actividad, o bien no

haya una alternativa realista para continuar con las operaciones.

Al evaluar si la base del negocio en marcha resulta apropiada, la gerencia tomará en cuenta toda la

información que esté disponible para el futuro previsible, que debe cubrir al menos, pero no estar

limitada a un período de doce meses a partir de la fecha de cierre del balance.

En los casos en que la empresa tenga un historial de operación rentable, así como facilidades de

acceso al financiamiento externo, la conclusión de que utilizar la base del negocio en marcha es lo

apropiado puede alcanzarse sin realizar un análisis detallado, en otros casos, la gerencia, antes de

convencerse a sí misma de que la hipótesis de continuidad resulta apropiada, debe evaluar factores

relacionados con la rentabilidad corriente y futura, las expectativas de reembolso de la deuda y las

fuentes potenciales de sustitución de la financiación existente.

1.8.3 Características cualitativas que determinan la utilidad de la información de los Estados

Financieros

Las cuatro principales características cualitativas que deben cumplir los estados financieros son

comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y comparabilidad, éstas representan los atributos que hacen

útil para los usuarios, la información suministrada en los estados financieros.

Comprensibilidad

La información suministrada en los estados financieros debe ser fácilmente comprensible para los

usuarios, para esto se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades

económicas y del mundo de los negocios, así como de su contabilidad, y también la voluntad de

estudiar la información con razonable diligencia.

Aunque la información acerca de temas complejos sea difícil de comprender para ciertos usuarios,

ésta debe ser incluida en los estados financieros por su relevancia y para apoyar las necesidades de

toma de decisiones económicas por parte de los usuarios.

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Relevancia

La información incluida en los estados financieros para ayudar en la necesidad de toma de

decisiones por parte de los usuarios debe ser relevante. La información posee esta cualidad cuando

ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar

sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas

anteriormente.

En este punto es importante tomar en consideración las dimensiones predictiva (predecir o estimar) y

confirmativa de la información las cuales están interrelacionadas.

Frecuentemente, la información acerca de la situación financiera y la actividad pasada se usa como

base para predecir la situación financiera y la actividad futura, así como otros asuntos en los que los

usuarios están directamente interesados, tales como pago de dividendos y salarios, evolución de las

cotizaciones o capacidad de la empresa para satisfacer las deudas al vencimiento.

La relevancia de la información está afectada por su naturaleza e importancia relativa o materialidad,

en algunos casos la naturaleza de la información por sí misma, es capaz de determinar su

relevancia, en otros casos, tanto la naturaleza como la importancia relativa son significativas.

La información tiene importancia relativa o es material, cuando su omisión o presentación errónea

pueden influir en las decisiones económicas de los usuarios, tomadas a partir de los estados

financieros, ésta depende de la cuantía de la partida omitida, o del error de evaluación en su caso,

juzgados siempre dentro de las circunstancias particulares de la omisión o el error. El papel de la

importancia relativa es suministrar un umbral o punto de corte, más que ser una característica

cualitativa primordial que la información ha de tener para ser útil.

Fiabilidad

La información posee la cualidad de fiabilidad cuando está libre de error material y de sesgo o

prejuicio y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de

lo que puede esperarse razonablemente que represente.

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Es posible que la información sea relevante, pero tan poco confiable en su naturaleza, que su

reconocimiento pueda ser potencialmente una fuente errónea de información financiera, por lo que

debe evaluarse la fiabilidad de la misma.

La información para ser confiable debe poseer las siguientes características:

a) Representación fiel: buena parte de la información financiera está sujeta a cierto riesgo de no ser

el reflejo fiel de lo que pretende representar. Esto no es debido al sesgo o prejuicio, sino más bien a

las dificultades inherentes, ya sea a la identificación de las transacciones y demás sucesos que

deben captarse.

b) La esencia sobre la forma: es necesario que los sucesos se contabilicen y presenten de acuerdo

con su esencia y realidad económica y no meramente según su forma legal. La esencia de las

transacciones y demás sucesos no siempre es consistente con lo que aparenta su forma legal.

c) Neutralidad: para ser fiable, la información contenida en los estados financieros debe ser neutral,

es decir, libre de sesgo o prejuicio.

d) Prudencia: es la inclusión de un cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios al

hacer las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos o

los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o los gastos no se subvalúen.

e) Integridad: para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser completa dentro de

los límites de la importancia relativa y el costo. Una omisión puede causar que la información sea

falsa o equívoca, y por tanto no fiable y deficiente en términos de relevancia.

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Comparabilidad

Una característica importante es que los usuarios deben ser capaces de comparar los estados

financieros de una empresa a lo largo del tiempo, para identificar las tendencias de la situación

financiera y del desempeño, adicionalmente deben ser capaces de comparar información de

empresas diferentes, para evaluar su posición financiera, desempeño y cambios en la posición

financiera en términos relativos.

Una implicación importante de la característica cualitativa de la comparabilidad es que los usuarios

han de ser informados de las políticas contables empleadas en la preparación de los estados

financieros, de cualquier cambio habido en tales políticas y de los efectos de tales cambios.

Otras características a considerar

Adicionalmente, deben observarse las siguientes características al emitir los estados financieros, ya

que la información relevante y fiable no está completa sin éstos:

a) Oportunidad

b) Equilibrio entre costo y beneficio

En la preparación de los estados financieros es necesario un equilibrio entre características

cualitativas, por lo que debe tenerse presente que la importancia relativa de cada característica en

cada caso particular es cuestión de juicio profesional.

1.8.4 Características de la información presentada en los estados financieros según la Ley del

Impuesto Sobre la Renta

• Libros y registros

“Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad de acuerdo con el Código de

Comercio, para los efectos tributarios deben cumplir con las obligaciones contenidas en dicho código,

en materia de llevar libros, registros, estados financieros y comprobantes numerados. Tales

contribuyentes también podrán llevar su contabilidad por procedimientos mecanizados o

computarizados; siempre que garanticen la certeza legal y cronológica de las operaciones y permitan

su análisis y fiscalización.”

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“Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio u otras

leyes, deben preparar y adjuntar a su declaración jurada el balance general, el estado de resultados,

el estado de flujo de efectivo y el estado de costo de producción, este último cuando se lleve

contabilidad de costos; todos, a la fecha de cierre de cada período de liquidación definitiva anual.

Además, deberán suministrar las informaciones complementarias contables y tributarias que solicite

la Dirección. Para los efectos tributarios, deberán conservar la documentación que sustente las

operaciones vinculadas con los períodos no prescritos.”

• Sistema de contabilidad

“Los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad completa, deben atribuir los resultados

que obtengan en cada período de imposición, de acuerdo con el sistema contable de lo devengado,

tanto para los ingresos, como para los egresos, excepto en los casos especiales autorizados por la

Dirección. Los otros contribuyentes pueden optar entre el sistema contable mencionado o el de lo

percibido; pero una vez escogido uno de ellos, solamente puede ser cambiado con autorización

expresa y previa de la Dirección.”.

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CAPÍTULO II

AUDITORÍA OPERACIONAL

2.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA

Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación, y evidencia aplicada a la empresa.

Es el examen realizado por personal calificado e independiente; con el fin de proporcionar una

opinión sobre lo acontecido en el negocio.

Auditoría, en su acepción más amplia significa verificar la información financiera, operacional y

administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos

y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos

establecidos han sido observados y respetados y que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas

y reglamentarias en general.

2.2 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Dentro de las principales clasificaciones de la auditoría se tienen:

2.2.1 Por la persona que la realiza:

Auditoría Interna: Es una actividad de evaluación establecida dentro de una entidad como un

servicio a la misma. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, examinar, evaluar y monitorear, lo

adecuado y efectivo del control interno. Es aquella llevada a cabo por los empleados de una misma

empresa: mediante la cual se crean y evalúan procedimientos financieros, se revisan los registros

contables y los procedimientos de operación, se evalúa el sistema de control interno existente, hace

recomendaciones para mejorar los procedimientos e informa a la alta gerencia acerca de los

resultados de sus hallazgos.

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Auditoría Externa: Es aquella que es realizada por una persona independiente o firma de

Contadores Públicos. Tiene como objetivo evaluar si lo que presenta la administración en los estados

financieros es correcto y emitir una opinión profesional respecto a la situación financiera y resultados

de la operación de la empresa auditada.

2.2.2 Por el objeto que persigue: Se pueden nombrar las siguientes:

Auditoría Financiera: Es el examen de los estados financieros cuyo resultado final es la emisión de

informe, en el que el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera de la empresa.

Auditoría Operacional: Permite evaluar todas las operaciones de una empresa, en forma analítica,

objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo políticas y procedimientos aceptables; si

se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han

alcanzado.

Auditoría Administrativa: Consiste en revisar los métodos y procedimientos utilizados por la

organización, para realizar sus actividades y alcanzar sus objetivos, es decir, para constatar el grado

de efectividad y de conveniencia de la estructura orgánica y funcional de la empresa o entidad que se

audita.

Auditoría Informática: Es la revisión y evaluación de los controles, sistemas, procedimientos de

informática; de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y seguridad, a fin de que por medio

del señalamiento de cursos alternativos se logre una utilización más eficiente y segura de la

información que servirá para una adecuada toma de decisiones.

Auditoría Gubernamental: Es el examen de la gestión que realiza la administración pública, con el

fin de emitir un dictamen sobre la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones, como en

la forma que utiliza los recursos asignados para su gestión.

Auditoría Fiscal: Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y

obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista del fisco.

30


Auditoría Integral: Es un examen que proporciona una evaluación objetiva y constructiva acerca del

grado en que los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con debidas

economías, eficacia y eficiencia.

Auditoría Recurrente: Es la auditoria que se efectúa al período actual y uno o más períodos

consecutivos anteriores al actual.

Auditoría Permanente: En este tipo de auditorías, dentro de la empresa siempre hay un auditor que

revisa las operaciones financieras en forma permanente.

Auditoría Forense: Es el examen efectuado por el auditor independiente para determinar las causas

jurídicos-contables que provoca la extinción de una entidad.

2.3 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA OPERACIONAL

Es examinar y evaluar sistemáticamente las operaciones de una entidad con el propósito de

determinar si está operando en forma efectiva y eficiente, así como establecer el cumplimiento de las

políticas, métodos y procedimientos de la entidad efectuando recomendaciones para asegurar la

observancia de dichas políticas

El Boletín No. 1, del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, indica que por auditoría operacional

debe entenderse como, “el servicio que presta el Contador Público cuando examina ciertos aspectos

administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa

de la entidad”.

2.4 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

El objetivo de una auditoría operacional es presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la

eficiencia en las entidades sujetas a revisión. Los objetivos de la auditoria operacional se pueden

señalar:

30


A corto plazo: Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia,

la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos. Este objetivo se

logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional.

A mediano plazo y largo plazo: Lo que se busca es lograr la prosperidad razonable de la

empresa o entidad. En una entidad de carácter mercantil, se busca la mejora de beneficios

económicos (rentabilidad). En un organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la

prestación de servicios.

Los objetivos específicos de una auditoría operacional pueden consistir en:

Promover mejorar en las operaciones.

Determinar si la administración cumple con planes y objetivos del negocio.

Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y económica.

Evaluar si las políticas de la administración responden y son congruentes con los planes

generales y específicos establecidos en función de metas y objetivos de la empresa.

Examinar y evaluar los sistemas de control interno gerencial, para comprobar el grado de

confiabilidad de la administración, en el ejercicio directo del control sobre los recursos

humanos, materiales y financieros.

Determinar el exceso o deficiencia del personal utilizado.

Evaluar la cantidad y calidad de recursos administrados (excesivo o innecesario) de materia,

equipo y otros bienes.

Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos financieros y materiales necesarios.

Evaluar el rendimiento y productividad de la empresa y su personal.

Identificar duplicación de esfuerzos y falta de coordinación entre departamentos.

Investigar existencia de actividades, departamentos o tareas obsoletas o de poca importancia

cuya eliminación signifique ahorro de recursos.

2.5 ALCANCE PARA REALIZAR UNA AUDITORIA OPERACIONAL

30


El alcance de la auditoría operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una

entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea operación financiera o no, y en cada hallazgo

la auditoria operacional cubre todos los aspectos internos y externos que lo interrelacionan. Debido a

la naturaleza de la auditoría operacional no es posible fijar ciertas reglas rígidas que establezcan

cuando debe aplicarse. Sin embargo los profesionales coinciden en que los indicios más comunes

para llevarla a cabo, son:

Bajo rendimiento y desperdicio en los departamentos.

Investigación de ciertos problemas específicos conocidos.

Acumulación de trabajo en los departamentos y/o secciones.

Descenso en ventas.

Rotación excesiva de personal.

Pérdidas económicas.

Para asegurarse periódicamente que la empresa funciona bien o prevenir situaciones de

ineficiencia en su crecimiento.

2.6 PARTICIPACIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO Y AUDITOR Existen tres niveles en que el

contador público puede participar en apoyo a las entidades:

Primero: En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnóstico de

obstáculos).

Segundo: Participando en la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., que ayude a

mejorar la eficiencia de los procesos.

Tercero: En la implantación de los cambios e innovaciones.

En la práctica de una auditoría operacional, el contador público se circunscribirá al primer nivel de

apoyo, ya que su participación en los demás niveles queda fuera de la práctica de la auditoría

operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como

trabajos de reorganización, desarrollo de sistemas y consultoría administrativa. El auditor

operacional, al revisar las funciones de una entidad: Investiga, analiza y evalúa los hechos, es decir,

30


diagnostica obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta

recomendaciones que tiendan a eliminarlas.

2.7 APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

La Comisión de Auditoría Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, indica que si

bien no existe un criterio fijo y que las posibilidades pueden ser muy amplias, se pueden mencionar

tres criterios de aplicación general por administradores, auditores internos y consultores:

Para aportar recomendaciones que resuelvan un problema conocido

Cuando existen indicadores de ineficiencia pero se necesita analizar las causas. Para prevenir

ineficiencias o para respaldar un sano crecimiento de las entidades.

2.8 CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

Actúa en campos operativos, no financieros.

Es una actividad eminentemente objetiva.

Es un instrumento de información administrativa.

Es un instrumento de comprobación o información operacional y de señalamiento de

problemas y soluciones de los mismos.

El auditor adopta una actitud mental de protección, antes que la utilización de métodos

especiales.

Persigue incrementar la eficiencia y eficacia en las operaciones.

Revisa controles, pero no financieros.

Su método de investigación es la observación y el análisis.

Por su naturaleza, es fundamentalmente una actividad continua.

Es un elemento de toma de decisiones.

2.9 LIMITACIONES DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

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Tiempo: Es una limitación, porque el Gerente precisa saber oportunamente el estado de sus

cosas, para poder actuar con eficacia, por lo tanto las auditorias deben realizarse

regularmente, con frecuencia suficiente para atacar los problemas antes de que crezca.

Conocimiento: Ninguna persona es experta en todos los ramos de los negocios, ni tampoco

puede permitirse la empresa contar con un especialista para cada aspecto del negocio. El

Auditor Operacional es tan solo un detector de deficiencias graves y susceptibles de mejorar.

Costo: Las restricciones de tiempo y de conocimiento producen la tercera limitación: el costo.

El personal dedicado a esta auditoría representa un costo, y si no se organiza

adecuadamente, no da los frutos deseados.

2.10 ESTÁNDARES PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA OPERACIONAL. Los estándares para

la práctica profesional de la Auditoría Operacional son los Boletines de Auditoría Operacional,

emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

2.11 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORÍA OPERACIONAL Y AUDITORÍA FINANCIERA

a) Auditoría operacional: Es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones,

además de evaluar la calidad de las operaciones.

b) Auditoría financiera: Es el examen total o parcial de la información financiera y la

correspondiente operacional y administrativa, así como los medios utilizados para identificar, medir,

clasificar y reportar esa información.

2.12 PAPELES DE TRABAJO.

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2.12.1 CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO.

En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos

que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases

del examen.

Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones,

interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios

sobre el sistema de información examinado. Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace

entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el

Auditor Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas.

Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado

de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de comprobación y

fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los

papeles de trabajo. El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de

evidencia suficiente y competente" queda almacenado en los papeles de trabajo del Auditor.

2.12.2 CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de información financiera sujeto a

examen, desglosados en su mínima unidad de análisis, las técnicas y procedimientos que el Auditor

aplicó, la extensión y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las técnicas y

procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo y las conclusiones que obtuvo en

cada una de las áreas examinadas.

Por lo tanto, los papeles de trabajo están constituidos por:

Programas de trabajo

Planillas con análisis y anotaciones obtenidas de la empresa.

Las cartas de confirmación enviadas por terceros.

Manifestaciones obtenidas de la compañía

Extractos de documentos y registros de la compañía.

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Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.

Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer algunos hechos, que

complementan la información de las planillas.

2.12.3 OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo permiten dejar constancia de los procedimientos seguidos por el auditor, de

las comprobaciones y de la información obtenida. Los objetivos de los papeles de trabajo para el

Contador Público que efectúe la Auditoría de estados financieros pueden ser relacionados así:

Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en dicho trabajo.

Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente.

Constituir una fuente de información concerniente a detalles de saldo de cuentas, rubros de

los estados financieros y otros datos obtenidos en relación con el examen o para efectos

posteriores a la realización del mismo, como futuras Auditorías.

Facilitar los medios para una revisión de los Supervisores, Jefes, organismos

gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y efectividad del trabajo

realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas, probar a la vez que el

trabajo se realizó con calidad profesional.

Ayudar al Auditor a la conducción de su trabajo.

2.12.4 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deberán adecuarse a cada trabajo en particular, pero deben poseer las

características que les permitan servir de suficiente soporte para demostrar que los estados

financieros u otra información sobre los que el Auditor Independiente está emitiendo su opinión,

concuerden con los registros contables de la compañía, o han sido conciliados con los mismos. Los

papeles de trabajo deben dejar expreso que la auditoría ha sido planeada mediante el uso de planes

y programas y el desempeño de los ayudantes ha sido revisado y supervisado en forma adecuada.

También los papeles de trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la

30


compañía ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a los

cuales se limitaron los procedimientos de Auditoría.

El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores requisitos podrá tomar

variadas formas incluyendo: anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales

deberán permitir la identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor.

2.12.5 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA.

Las cédulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su criterio, pero en la

práctica común se utilizan hojas manuales o electrónicas las cuales llevan la siguiente estructura

formal:

Índice de la Cédula: Ubicada en la parte superior derecha, permite la localización rápida del

papel de trabajo.

Encabezamiento: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro de los estados

financieros examinados el cual da el nombre a la cédula, memorando u otro tipo de papel de

trabajo, con la fecha de Auditoría que es la misma de los estados financieros examinados.

Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables por la

elaboración y supervisión de la cédula.

Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se consignan los datos

obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia suficiente y competente.

Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una manera completa un

trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de Auditoría, respaldada

por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que corresponda a los objetivos que se

persiguen en el trabajo. Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la

persona que efectuó el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo.

Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se coloca el

significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del trabajo.

Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los datos del

desarrollo del trabajo.

30


2.12.6 CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su uso y su contenido.

2.12.6.1 POR SU USO: De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período

examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Continuo o

Permanente de Auditoría.

2.12.6.2 POR SU CONTENIDO: De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se

clasifican en Cédulas Centralizadoras, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas

Cédulas Centralizadoras: Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de

cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía o índice de las

restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados

financieros en conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer

el todo en unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el deductivo. Puede

hacerse este listado como simple balance de comprobación, sin buscar orden alguno en las

cuentas; pero se encontrará muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance

General y del Estado de Resultados.

Cédulas sumarias o de resumen: Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos

relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las

cédulas de análisis o de comprobación. Las cédulas sumarias normalmente no incluyen

pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que

llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que

se refiere.

Cédulas analíticas o de comprobación: En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en

las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas,

30


desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos aplicados

para la obtención de la evidencia suficiente y competente.

2.12.7 ÍNDICES

Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se

acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe

generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría". Esta clave recibe el nombre de

índice y mediante él se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su

respectivo archivo. En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe

proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones.

2.12.8 MARCAS DE AUDITORÍA

Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización del examen debe

quedar consignado en la respectiva cédula, pero esto llenaría demasiado espacio de la misma

haciéndola prácticamente ilegible no solo para los terceros, sino aún para el mismo Auditor. Para

dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en las cédulas o planillas,

con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales

creados por el Auditor con una significación especial. Por ejemplo al efectuar una reconciliación

bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con

el libro de bancos para comprobar que están bien girados y elaboradas, en cuanto al importe,

número, fecha, beneficiario, número de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones

cotejadas debe tener una descripción de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operación junto a

cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o marca de comprobación, cuyo significado se

explica una sola vez en el lugar apropiado de la cédula a manera de convención detallando todo el

procedimiento realizado.

Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en

la planilla para hacer los índices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de

30


otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de las Marcas de

Auditoría.

2.12.9 PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son la fundamentación de la opinión del Auditor en su dictamen y por tanto

respaldan el trabajo realizado por el mismo y tienen una utilización que va más allá de la Auditoría

del período en que estos se realizaron, pues son origen de la información para futuras Auditorías,

bien sea que las realice el mismo Contador Público u otro colega. Por la importancia y la

responsabilidad que revisten para el Auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben

estar disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega

que se haga cargo de las Auditorías posteriores. Estos papeles de trabajo están protegidos por el

secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los casos previstos por la confidencialidad del

Código de Ética profesional. El tiempo que debe mantenerlos en su poder el Auditor es de cinco

años.

30


CAPITULO III

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICADOS AL AREA DE COMPRAS

En este capítulo se presenta lo que se considera deben ser los aspectos básicos de la auditoría

operacional de compras en empresas industriales y comerciales.

El contador requiere preparación adicional y práctica en las operaciones que va a revisar; y en

consecuencia, en este caso deberá contar con experiencia y conocimientos específicos de compras.

Las compras constituyen una operación de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y

abastecimiento de los artículos que se adquieren para su reventa o su transformación es factor

determinante en los resultados económicos de la empresa, por la influencia que suelen tener en el

costo total.

Propósitos

Los propósitos son los siguientes;

1 Establecer, el concepto básico y el alcance de la operación de compras.

2) Definir el producto de la auditoría operacional de compras considerando el marco general de

actividades y objetivos de la empresa.

3) Indicar y orientar acerca de la metodología (instrumentos, técnicas y procedimientos) para efectuar

la auditoría operacional de compras.

4) Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la información relativa o los resultados

obtenidos en el trabajo.

Entendiéndose el objetivo de la auditoria operacional y poseyendo la capacidad profesional

adecuada, lo necesario para ejercerla, independiente de cualquier posible metodología, es la actitud

mental de sí queda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles

operacionales y en la realización misma de las operaciones.

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No obstante el poseer una metodología claramente definida que permita sistematizar todas y cada

una de pasos de la revisión, coadyuva a la formulación de conclusiones valederas, en el menor

tiempo posible. El método por sí mismo no garantiza una eficiente auditoria operacional, pero apunta

la veracidad del diagnóstico. A la metodología de la Auditoria Operacional se refiere este boletín.

Propósito

Es exponer conceptos generales sobre la actuación del auditor operacional, su hábito de trabajo la

metodología que debe emplearse en el desarrollo de una auditoria operacional. En otros boletines

que traten de operaciones específicas (compras, ventas, etc.) se discutirán procedimientos de

examen aplicados a casos concretos.

Con el objeto de lograr este propósito, el boletín se ha divido en las siguientes secciones:

DIRECTRICES DE ACTUACIÓN

OPERACIONES

METODOLOGÍA

INFORME

En la primera sección se hace referencia a los aspectos de actuación profesional que debe tomar en

cuenta el contador público, al llevar a cabo una Auditoria Operacional. En la segunda se define y se

comenta el concepto de operación y se dan ejemplos de las mismas. La tercera se expone las

herramientas de trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen y en la última se indica

como debe informarse de los resultados obtenidos en la auditoria.

Directrices de Actuación

La auditoria operacional no es privativa del contador público, ni tiene que ser desarrollada por un

profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es válido. Esto

evitará influencias o presiones por parte de las personas a quién se va a informar o de las personas

que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido la tradicional

independencia del contador público, como auditor o consultor externo, aunque no es un requisito, si

resulta conveniente.

30


Debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuados por

parte del contador público a fin de que esté en posibilidades de llevar a cabo auditorias

operacionales Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega por parte de su

ejecución a colaboradores, el contador público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y

experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores.

Por último, es necesario indicar que el contador público deberá obtener evidencia suficiente que

respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, debiendo quedar en los papeles de

trabajo del auditor de operaciones.

Operaciones

En auditoria operacional se define a una operación con al conjunto de actividades orientadas al logro

de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc. En el

enfoque de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones que realiza una empresa deben

considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayoría de los casos la ejecución

de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o

dependencias.

La investigación deberá determinar si el personal encargado de la operación tiene capacidad para

ejecutar las operaciones.

Metodología de la Auditoria Operacional

La metodología que se comenta en este Boletín que se simplifica en tres pasos fundamentales:

familiarización, investigación y análisis, y diagnóstico, tiene un carácter genérico y deberá adecuarse

a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la revisión.

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Familiarización

El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto de la

empresa que está auditando. En seguida se incluyen algunos lineamientos que permitan al auditor

sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operación que se

revisará en particular.

ESTUDIO AMBIENTAL

ESTUDIO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

VISITA A LAS INSTALACIONES

Investigación y Análisis

El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar la

documentación relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operación en cuestión. En esta

fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando especialmente

pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico.

Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas con las que enseguida

se mencionan.

ENTREVISTAS

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN

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Informe

El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y

frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en

relación con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo

que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá así

mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de

mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia en la productividad. Para que la auditoria

operacional sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además

siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles

cambios.

Auditoría Operacional de Compras:

Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios,

principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos.

La operación de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:

1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.

2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades

de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.

3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la

operación de compras y proponer los cambios pertinentes.

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4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos,

que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener información histórica de estos

artículos.

5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y servicios que las

diversas áreas de la empresa requieran.

6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan cumpliendo

con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los artículos

requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal.

7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos

diversos.

8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículo requerido.

9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, así como las

propias de su empresa, garanticen una compra óptima al menor costo y aseguren el abastecimiento

óptimo de los artículos adecuados.

10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades,

especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.

11. Presentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolución de artículos surtidos en

desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las

observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.

12. Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores considerando las

condiciones de Tesorería de la empresa para aprovechar al máximo las posibilidades de negociación

de las compras.

30


13. Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, producción, ventas,

almacenes, control de calidad y tesorería.

Objetivo de la Auditoría Operacional de Compras:

El objetivo de la auditoría operacional de compras es examinar las actividades que la integran, con el

propósito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de

dichas actividades.

Metodología:

La metodología general para el examen de las operaciones está contenida en el boletín 2 de esta

Comisión. En esta Boletín se dan algunas orientaciones concretas para llevar a cabo la Auditoría

Operacional de Compras. Los procedimientos que se describen a continuación deberán adecuarse y

complementarse en cada caso particular.

Familiarización:

1. El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un

estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de compras en el

flujo de las operaciones.

2. Estudiar los expedientes de auditorías e Informes y cortos de recomendaciones o sugerencias

cuando esto será aplicable.

Visita a las Instalaciones:

3. Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción, almacenaje, etc.

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INVESTIGACION Y ANALISIS

Análisis financiero y de información operativa.

4. Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno como externo.

Deberá analizarse si el tipo de estadísticas que la empresa mantiene es el adecuado a sus

necesidades como pueden ser compras de artículos por áreas geográficas, por clase de proveedor,

etc.

5. Estudiar las cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.

6. Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de

empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y

externos, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precio de algunos

artículos, etc.

7. Elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer cómo se realiza la operación

de compras, para entrevistas a los responsables de la ejecución de las compras y verificar la

aplicación de las políticas en esa área.

Examen de las documentaciones e investigaciones específicas:

8. Estudiar los diversos registros, formas archivos, relativos a compras, proveedores, requisiciones,

análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas, análisis de casos significativos, etc. Esta

revisión debe abarcar entre otros aspectos la verificación de que existe el número suficiente de

proveedores para cada artículo que s haga una investigación de nuevos proveedores,

periódicamente, que no hayan surtido en los últimos meses el artículo que se estudie.

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9. Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y

en las entrevistas. Analizar los programas de auditoría interna y de ser posible los papeles de trabajo

que origine para detectar áreas en que se puede sugerir algunos procedimientos adicionales que

permitan asegurarse de que las políticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen

adecuadamente. Investigar que el tipo de relación y control que exista en el trato con los Agentes

Aduanales para el caso de compras de importación asegure un procedimiento eficiente en las

compras del exterior.

10. Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operación, lo cual facilita la

localización de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente, pueden elaborarse memorando

descriptivos de la operación para su estudio y análisis. Por último se podrá analizar la mejor

conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean éstos almacenes centrales o unidades de

consumo (de fabricación o de venta). Si los términos de entrega son en el local del proveedor por que

los fletes sean mejor negociados por la empresa o si resulta más recomendable contratar entregas

que incluyan fletes pagados.

11. Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos, materiales y en los métodos de

compra, Compras de volumen, determinación del lote económico de compra, alternativas de comprar

o fabricar, etc. Investigar si la empresa opera con base el algún presupuesto de compras en cuyo

caso deberá estudiarse éste; analizar sus variaciones principales y obtener una explicación sobre los

mismos.

12. Conviene investigar si se tiene establecida una política de rotación de compradores cuando el

volumen de las compras permita esta práctica. Asimismo deberá investigarse si se tiene una

adecuada supervisión del personal que efectúa directamente las compras. Estudiar el costo total del

manejo del departamento de compras en función del volumen de operaciones que realiza para

determinar de manera general su costeabilidad. Analizar si es el caso, si se cumple con las políticas

establecidas por el Departamento de Ventas cuando el precio de compra es la base para establecer

el precio de venta de cada artículo.

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13. Revisar los métodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso que

regulen la operación de compras.

Resumen y discusión previa de los problemas detectados:

14. Estudiar la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar

la eficiencia en la operación de compras.

15. Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de

alguna omisión en el trabajo desarrollado.

16. Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que

progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su

participación y afinar la interpretación del auditor.

Elaboración del Informe:

17. Elaborar los informes:

Informe:

A continuación se insertan algunos aspectos concretos sobre los que pude informarse en una

Auditoría Operacional de Compras.

Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las mismas.

Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operación de

compras.

Falta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la operación de

compras.

Falta de definición de líneas de autoridad o fallas en la organización del personal que atiende

las compras.

Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artículos que se compren.

30


Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algún artículo

(archivos de proveedores).

Inadecuado control de personal de compras.

En este segmento de la Comisión de Auditoría Operacional del Instituto Mexicano de Contadores

Públicos (Federación de Colegios de Profesionistas) presenta la opinión unánime de los miembros de

dicha comisión, y fue autorizado para su publicación por el Comité Ejecutivo del Instituto.

Aún cuando la comisión de Auditoría Operacional no es una comisión normativa en los términos

estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditoría operacional para la profesión, la hacen

recomendar el cabal cumplimiento de sus ecomendaciones o bien de la urgente unificación

profesional sobre el tema, considerando que no deben dejarse de cumplir sin la presencia de

circunstancias que claramente obliguen a ello.

30


CAPÍTULO IV

CASO PRÁCTICO

PARTICIPACIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO Y AUDITOR INDEPENDIENTE EN UNA

AUDITORÍA OPERACIONAL EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE UNA

COMERCIALIZADORA DE VEHICULOS TERRESTRES

Multivehiculos, S.A. es una organización dedicada a la comercialización de vehículos terrestres.

Actualmente es uno de los principales comercializadores del país y se encuentra posicionado entre

los grupos más importantes de Centroamérica. La empresa tiene por objeto realizar todas las

operaciones comerciales relacionadas con la comercialización de vehículos, repuestos y accesorios

tanto a nivel nacional como al resto de los países centroamericanos.

El Consejo de Administración de la empresa Multivehiculos, S.A. considerando que las compras es

uno de los rubros más importantes para elaborar costo de ventas del mismo, cree conveniente

analizar y revisar que los procedimientos de compras se elaboren eficientemente y que además se

cumplan las políticas de compras establecidas por la empresa, ya que las mismas son un factor

determinante para los resultados económicos de la compañía.

Razón por la cual, el Consejo de Administración ha solicitado, mediante una carta, los servicios

profesionales de la firma de auditoría Florian Dardon & Asociados, para que realice una auditoría

operacional en el departamento de compras de la empresa, con el objeto de detectar problemas que

puedan dificultar la eficiencia y efectividad esperada en el departamento y a la vez le proporcione

recomendaciones que faciliten la solución a dichos problemas mejorando así la eficiencia y

efectividad de las operaciones realizadas en dicho departamento.

30


Carta de Solicitud de Servicios Profesionales

Guatemala, 16 de enero 2012.

Lic. Fredy Alexander Florian DardonFlorian Dardon y Asociados2ª. Avenida 16-28 zona 9,Ciudad.

Estimado Lic. Florian:

Me dirijo a usted cordialmente, deseándoles éxitos en sus labores cotidianas, el motivo de la

presente es solicitarle sus servicios profesionales para la realización de una auditoría operacional en

el departamento de compras de la empresa Multivehiculos, S.A. con el objeto de detectar problemas

que puedan dificultar la eficiencia y efectividad esperada en el mismo.

Además, deseo suministre los requerimientos preliminares de la auditoría tales como los servicios

profesionales a proporcionar, período de realización y forma de compensación de la auditoría, entre

otros. Sin otro particular me suscribo.

Atentamente,

Ing. José Luis Burgos Díaz

Presidente del Consejo de Administración

Multivehiculos, S.A.

La firma de auditoría acepta gustosamente luego realiza la visita preliminar y envía para su

aceptación la carta propuesta, luego envía la carta compromiso de auditoría confirmando su

aceptación para realizar el trabajo y posteriormente da inicio al trabajo de auditoría.

30


Carta Propuesta de Servicios Profesionales

Guatemala, 22 de enero del 2012.


Presidente del Consejo de Administración

Multivehiculos, S.A.

Ciudad.

Estimado Ing. Burgos:

De acuerdo a sus indicaciones y en respuesta a su atenta invitación, sometemos a su consideración

nuestra propuesta de servicios profesionales para realizar la auditoría operacional en el

departamento de compras de la empresa Multivehiculos, S.A. por el período que comprende del 01

de enero al 31 de diciembre de 2011. Esta propuesta se ha basado en la visita preliminar que hemos

realizado en la empresa recientemente y su objetivo es informarle los requerimientos preliminares de

auditoría, así como otros aspectos relacionados con tales responsabilidades. Para facilitar la lectura

de esta carta, se ha dividido en secciones que indican los diferentes aspectos de información

considerados de interés para usted.

30


I. SERVICIOS DE AUDITORÍA A PROPORCIONAR

Nuestro enfoque de trabajo parte de la premisa que para auditar es fundamental conocer las

operaciones de la institución, objetivos y su entorno, ya que de lo contrario no contaríamos con

elementos de juicio necesarios para estar en posición de emitir un informe.

Conforme a lo requerido, se efectuará la auditoría operacional del Multivehiculos, S.A., por el período

que comprende del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011. La auditoría operacional en el

departamento de compras se efectuará tomando como base la metodología de auditoría operacional

descrita en los Boletines de Auditoría Operacional, emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores

Públicos, así como las Normas Internacionales de Auditoría que indican que se debe planear el

trabajo de auditoría permitiendo ello obtener un diagnóstico objetivo sobre las operaciones

relacionadas al proceso de compras y especialmente sobre la eficiencia y eficacia del mismo.

En la realización de la auditoría, se verificará la aplicación de las políticas y procedimientos

establecidos por la gerencia de la empresa relacionados con las adquisiciones, evaluando así el

grado de eficiencia y eficacia con que son aplicados los procedimientos para la requisición, cotización

y compra de un material o artículo. Como parte del trabajo se evaluará el control interno existente

mediante el método de cuestionario y cédulas narrativas, en donde deben incluirse entre otros

aspectos, los departamentos de la empresa relacionados con el proceso de compras, los

procedimientos que se mantienen en práctica por la empresa, así como identificar los diferentes

controles que se aplican, formas, documentos y reportes utilizados.

II. FRECUENCIA DE NUESTRAS REVISIONES

Con la finalidad de identificar problemas oportunamente para que puedan implementarse las medidas

correctivas, se efectuarán dos visitas como sigue: durante la primera de ellas se desarrollará la fase

de familiarización y se evaluará el control interno del departamento de compras, posteriormente en la

segunda visita se aplicarán ciertas pruebas de cumplimiento así como los procedimientos

complementarios para analizar la información y diagnosticar al departamento emitiendo un informe

basado en el análisis de la información.

30


III. TIEMPO DE REALIZACIÓN

Este convenio de servicios profesionales será por un lapso de dos meses, iniciándose el 1 de febrero

de 2012 y finalizará el 31 de marzo de 2012. Ninguna de las partes puede finalizar el contrato antes

de 10 días de entregar un aviso por escrito a la contraparte.

III. INFORMES A ENTREGAR

Nuestras obligaciones incluyen la aplicación de una auditoría operacional en el departamento de

compras, presentación de reportes sobre el progreso del examen, preparación del diagnóstico, el

cual incluye observaciones, es decir, las posibles deficiencias detectadas durante el trabajo de

auditoría efectuado. Como resultado final de nuestros servicios profesionales se presentará el

Informe de Auditoría Operacional del departamento de compras, el cual contendrá las deficiencias

observadas en el departamento de compras y las recomendaciones para mejorar la eficiencia

operativa, dicho informe será presentado el día 31 de marzo del 2012.

IV. PROGRAMA DE TRABAJO Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Se elaborarán programas de trabajo a la medida de la entidad que se audita. Básicamente los

procedimientos de auditoría incluirán: entrevistas con el personal encargado, visitas preliminares,

cuestionarios de control interno y verificación de documentación soporte. Todos los programas de

auditoría operacional, los procedimientos por escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el

trabajo serán propiedad del auditor y por ningún motivo podrán ser propiedad del cliente.

V. EQUIPO DE TRABAJO

Los servicios de auditoría a proporcionar, serían desarrollados con todos los elementos que sean

necesarios por parte de esta firma, por ello, el personal profesional asignado para el trabajo está

conformado de la siguiente manera:

30


Lic. Fredy Alexander Florian Dardon, Socio Director, responsable principal de la planificación y

desarrollo del trabajo de auditoría.

Lic. Raúl Hernández Mendoza, Gerente de Auditoría, quien tiene a su cargo la Planificación y

supervisión del trabajo de campo y gabinete, siendo el enlace entre la empresa y nuestro despacho.

Lic. Estuardo Ramírez, Encargado de Auditoría, responsable de la supervisión del trabajo de campo

y de la elaboración del informe correspondiente.

Licda. Andrea de la Rosa, Licda. Julieta Fuentes y Lic. Daniel Mejía, Asistentes, quienes son

responsables del desarrollo del trabajo de campo.

VI. COOPERACIÓN Y COMUNICACIÓN

El trabajo a desarrollar y el tiempo a emplear por el personal de este despacho, dependerá en forma

significativa de la cooperación que tengamos por parte del personal de la empresa, en especial del

personal del departamento de compras. Es fundamental que la comunicación permanente entre

ejecutivos, funcionarios y empleados de su empresa y el personal de nuestro despacho se lleve a

cabo sobre una base sistemática y ordenada. Para este propósito, sugerimos que dicha

comunicación sea con el personal clave dentro de la empresa:

Presidente del Consejo de Administración: Ing. José Luis Burgos Díaz

Gerentes: Lic. José Roberto Linares (Gerente General);

Lic. Manuel Fernández (Gerente Financiero);

Lic. Estuardo Herrera (Gerente de Compras)

Jefes de área: Lic. Víctor García (Jefe de Compras Industriales);

Lic. Sebastián Molina (Jefe de Importaciones);

Lic. Julián Blanco (Jefe de Compras Misceláneas);

Lic. Roberto Álvarez (Jefe de RRHH);

Ing. Enrique Sandoval (Jefe de Informática)

30


VII. HONORARIOS PROFESIONALES

Los honorarios profesionales que se proponen fueron determinados con sumo cuidado, en base al

costo y tiempo estimados para el desarrollo de las revisiones. En base a lo anterior los honorarios por

el trabajo de auditoría señalado anteriormente, ascenderían a la cantidad de Q. 77,850.00, y se

propone sean liquidados como sigue: 40% al inicio de nuestra primera revisión y 60% contra entrega

del informe en forma definitiva. Otros costos como transporte, viáticos, hospedaje o tiempo

extraordinario se facturarán por separado.

Agradeciendo la confianza depositada en nuestro despacho para la presentación de esta propuesta,

la cual ha sido preparada exclusivamente para usted, detallándose los aspectos más sobresalientes

que he considerado satisfacen los aspectos indicados en su referida carta para realización de la

auditoría independiente de Multivehiculos, S.A., y esperando tener la oportunidad de prestarle

nuestros servicios profesionales, quedo a su disposición y de los señores directores para aclarar y

ampliar cualquier aspecto de esta propuesta que se considere necesario, me suscribo.

Atentamente,

Lic. Fredy Alexander Florian Dardon

Socio Director de la firma

Florian Dardon & Asociados

Aceptado y Aprobado

30


Carta Compromiso

Guatemala, 28 de enero de 2012.

SeñoresConsejo de AdministraciónMultivehiculos, S.A.5ª. Avenida 9-98, zona 10Ciudad

Estimados señores:

Ustedes nos han solicitado que realicemos una auditoría operacional en el departamento de compras

por el año que termina al 31 de diciembre 2011. Por medio de la presente, tenemos el gusto de

confirmar nuestra aceptación y entendimiento respecto a este compromiso. Nuestra auditoría será

realizada con el objetivo de determinar el grado de eficiencia y eficacia de las operaciones,

expresado en un diagnóstico y formular las recomendaciones para corregir deficiencias o mejorar el

grado de dichas condiciones.

La auditoría operacional en el departamento de compras se efectuará tomando como base la

metodología de auditoría operacional descrita en los Boletines de Auditoría Operacional, emitidos por

el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, así como las Normas Internacionales de Auditoría que

indican que se debe planear el trabajo de auditoría permitiendo ello obtener un diagnóstico objetivo

sobre las operaciones relacionadas al proceso de compras y especialmente sobre la eficiencia y

eficacia del mismo. Una auditoría operacional incluye el examen, sobre una base de pruebas

selectivas, indagaciones y observaciones a la forma de operar.

En virtud de la naturaleza de las pruebas y de otras limitaciones inherentes a una auditoría, junto con

las limitaciones inherentes a cualquier sistema de proceso administrativo y sistema de control interno,

existe un riesgo ineludible de que pueda permanecer sin ser descubierta alguna distorsión

importante.

30


Esperamos una cooperación total por parte de su personal y confiamos en que ellos pondrán a

nuestra disposición todos los registros, documentación, y demás información que se requiera en

relación con nuestra auditoría operacional en el departamento de compras.

Nuestros honorarios se facturarán a medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido

por las personas asignadas al trabajo, más gastos directos. Las cuotas por hora individuales varían

según el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y habilidad requeridas.

Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo

sobre los arreglos para nuestra auditoría operacional en el departamento de compras.

Atentamente,


Socio Director de la firma


Aceptado y Aprobado


30


4.1. FAMILIARIZACION

4.1.1 Datos generales de la compañía Multivehiculos, S.A.

• Resumen de la escritura de constitución y sus modificaciones: La compañía Multivehiculos

Sociedad Anónima, fue constituida el 30 de mayo de 1995, con un capital autorizado y pagado de

Q.12,000.000.00 dividido en 12,000 acciones ordinarias a Q.1,000.00 cada una. Está registrada en la

Superintendencia de Administración Tributaria con el Número de NIT. 2675509-2.

• Organización estructural: Cuenta con diversas áreas de trabajo, incluyendo la División de

Compras, que es el área objeto de estudio.

• Actividad principal: Se dedica específicamente a la Importación, compra y venta de vehículos

terrestres, incluyendo toda clase de automóviles, motocicletas y camiones de todas las marcas y

modelos comerciales en el país, tanto nuevos como usados, así como repuestos y accesorios para la

reparación de dichos vehículos.

• Ubicación geográfica: Está situada en la 5ª. Avenida 9-98, zona 10, ciudad de Guatemala,

dispone de un amplio predio para sus vehículos y su ubicación se considera una zona

estratégicamente bien definida para atender al mercado que tiene a nivel nacional.

• Funcionarios y personal clave: La Dirección y Administración cuenta con personal clave, a

continuación se mencionan algunos puestos importantes, Presidente del Consejo de Administración:

Ing. José Luis Burgos Díaz, Gerentes: Lic. José Roberto Linares (Gerente General); Lic. Manuel

Fernández (Gerente Financiero); Lic. Estuardo Herrera (Gerente de Compras), Jefes de área: Lic.

Víctor García (Jefe de Compras Industriales); Lic. Sebastián Molina (Jefe de Importaciones); Lic.

Julián Blanco (Jefe de Compras Misceláneas); Lic. Roberto Álvarez (Jefe de RRHH); Ing. Enrique

Sandoval (Jefe de Informática)

30


• Manuales de políticas, procedimientos y controles existentes: Se solicitaron los manuales a la

Gerencia de Compras para su examen y análisis respectivo, de acuerdo las características del área a

evaluar.

• Entidades fiscalizadoras: La organización cuenta con un departamento de Auditoría Interna, quien

fiscaliza las actividades y operaciones internamente, además según comentario del Gerente General

la Superintendencia de Administración Tributaria, ha revisado recientemente algunos rubros

importantes de los Estados Financieros.

• Forma de dar instrucciones: Se estableció que normalmente se dan verbalmente y por escrito,

para estas últimas se utilizan los memorándum y los correos electrónicos entre las áreas internas de

la institución.

4.1.2 Datos generales de la División de Compras

El proceso de compras involucra la adquisición de bienes y servicios de terceros y el posterior pago

de los mismos, desarrollándose el mismo para adquirir tanto el material utilizado en la producción

como los innumerables gastos cotidianos. A continuación se describe brevemente el procedimiento

que sigue la empresa para efectuar la adquisición de materiales:

Primeramente, surge la necesidad de bienes o servicios en algún departamento de la empresa, si

fuese el caso del departamento ventas, la necesidad de materiales surge en base a una

programación de entregas; independientemente de la sección, la unidad que necesita los vehículos

debe elaborar una pre-requisición de compra la que debe estar autorizada por el gerente del

departamento solicitante. Dicha pre-requisición es consultada con el encargado de bodega para que

éste dé el visto bueno de compra.

Una vez autorizada, la pre-requisición el departamento solicitante elabora la requisición de compra

enviándola al departamento de compras para que éste realice la cotización correspondiente con los

proveedores. El gestor de compras se encarga de redactar y de enviar por medio de correo

electrónico a mínimo tres proveedores la cotización requerida.

30


Posteriormente los proveedores envían la respuesta de cotización. El gestor de compras se encarga

de elegir la mejor opción de compra entre las respuestas enviadas por los proveedores, luego se

elabora la orden de compra, la cual es trasladada al gerente de compras para que éste la autorice,

luego es enviada al proveedor elegido. Una vez enviada la orden de compra al proveedor, ésta debe

ser confirmada para aclarar cualquier duda que el proveedor pueda tener.

Transcurrido el tiempo pactado entre el gestor de compras y el proveedor, vehículo solicitado es

recibido en la bodega. Una vez recibido el encargado de bodega debe verificar en compañía de un

encargado del departamento solicitante es efectivamente lo solicitado. Posteriormente se genera la

orden de pago por medio del sistema informático, el departamento de contabilidad es el encargado

de tramitar dicho pago.

4.2 PLANIFICACION DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

La planificación tiene por objeto desarrollar estrategias adecuadas y conducir al auditor a decisiones

apropiadas acerca de la naturaleza, alcance y oportunidad de auditoría. Ésta debe incluir todas las

pruebas necesarias para cumplir con los requerimientos hechos por el cliente, además define al

equipo de auditores que participará en la auditoría, las pruebas a realizar, el tiempo a invertir y la

metodología a usar para alcanzar los objetivos predefinidos.

En ese sentido, se presenta el Memorando de Planificación Auditoría Operacional y la Planificación

Técnica y Administrativa.

4.3 PROGRAMA DE TRABAJO

Una vez realizada la visita preliminar, la familiarización y la planificación del trabajo de auditoría, se

está en la posibilidad de dar orden a las ideas y estructurar un programa de trabajo siendo su

finalidad el examen y evaluación de los procedimientos y controles internos establecidos para el

proceso de compras, con el propósito de determinar si están operando en forma efectiva y eficiente,

así como establecer el cumplimiento de las políticas, métodos y procedimientos de la empresa.

30


Posteriormente se presentarán los papeles de trabajo como pruebas sustantivas de los

procedimientos de auditoría operacional para el departamento de compras. Éstos contendrán,

además de la fase de familiarización:

La fase de análisis, en la cual se estudiará la información y examinará la documentación relativa para

evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión, con el objeto de comprobar la forma en

que se están llevando a cabo las operaciones de la empresa, revisando los diversos registros,

informes, formatos, archivos, comprobantes, que se utilizan en cada caso, evidenciado ello en

cédulas.

La fase de diagnóstico, se presentará con base en la información evaluada y analizada con

anterioridad, los hallazgos de auditoría operacional, señalándose aquellos que sean indicadores de

fallas de eficiencia en la entidad.

A continuación se elaborará el borrador del informe final que será discutido con los interesados para

asegurarse que se trata de hallazgos reales. Finalmente, luego de la discusión del borrador del

informe, se procederá a elaborar el Informe Final de Auditoría Operacional para ser presentado ante

el Consejo de Administración de Multivehiculos, S.A.

30


4.4 PAPELES DE TRABAJO

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. P 1/4MEMORANDO DE PLANIFICACION INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO POR DM 21/03/2012

Al 31 DE DICIEMBRE 2011REVISADO

POR ER 23/03/2012

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA OPERACIONAL I. Introducción El presente memorando de planificación de Auditoria Operacional en el departamento de compras de la empresa Multivehiculos,S. A., incluye los aspectos más importantes a considerar en la evaluación al proceso operacional de compras; considera la evaluación de los elementos de dicho proceso con el objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia en los mismos e identificar las debilidades que los afecten, con el propósito de presentar recomendaciones necesarias para subsanarlas, logrando con ello la optimización de los recursos humano, financiero, tiempo y tecnológico disponibles.

II. Objetivo General La empresa Multivehiculos, S. A. ha contratado los servicios de nuestro despacho, para evaluar, analizar y presentar el diagnóstico de la situación del proceso operativo en el departamento de compras al 31 de diciembre 2011, trabajo que se ejecutará durante el período comprendido del 01 de febrero de 2012 al 31 de marzo de 2012; para ello y adjunto al diagnóstico, la Gerencia y Consejo de Administración solicitaron se presente todo hallazgo que pudiera entorpecer el proceso a evaluar, y a su vez las recomendaciones pertinentes para mejorarlo, logrando con ello mantener el nivel de eficiencia y eficacia según lo planeado por ellos. III. Objetivos Específicos 1. Identificar y verificar el cumplimiento de las políticas de compra que estén dirigidas al proceso operativo de compras.2. Evaluar el uso, control y seguridad de los registros de información utilizada en el proceso de compras.3. Mediante nuestro diagnóstico derivado de la auditoría operacional y con base en el resultado de nuestras pruebas, redactar las recomendaciones que hagan más efectivos los procesos y controles, para incrementar el grado de eficiencia y eficacia de los mismos. IV. Alcance La auditoría operacional en el departamento de compras se realizará sobre la base de las políticas y planes operacionales que la Administración de la empresa tiene definidos, nuestra misión es elaborar una evaluación operacional al proceso de compras y emitir un diagnóstico de su situación actual, los detalles se describen en la carta de servicios profesionales y la carta de compromiso suscritas con anterioridad.

30


MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. P 2/4MEMORANDO DE PLANIFICACION INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO POR DM 21/03/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO POR ER 23/03/2012V. Información básica a considerar: Fundamento normativo y legal: · Organigrama funcional de toda la empresa · Organigrama detallado del área sujeta a evaluación. · Misión y Visión de la entidad. · Manuales de operación del área a evaluar, incluye flujogramas. · Políticas o directrices relacionadas al proceso de compras. · Normas relacionadas con el cumplimiento de las políticas establecidas por la entidad.· Procedimientos relacionados al proceso de compras (flujogramas). · Perfiles de puestos del personal involucrado en los procesos a evaluar. El personal clave dentro de la empresa: · Presidente del Consejo de AdministraciónIng. José Luis Burgos Díaz. · Gerentes: Lic. José Roberto Linares (Gerente General);Lic. Manuel Fernández (Gerente Financiero)Lic. Estuardo Herrera (Gerente de Compras)· Jefes de área: Lic. Víctor García (Jefe de Compras) Lic. Sebastián Molina (Jefe de Importaciones) Julián Blanco (Jefe de Compras Agrícolas)Lic. Roberto Álvarez (Jefe de RRHH)Ing. Enrique Sandoval (Jefe de informatica)VI. Determinación de las Áreas Críticas y de Riesgo: Después de realizar la evaluación del control interno por el método del cuestionario se determinó que el área crítica la constituyen los procedimientos utilizados para el registro de las importaciones, realizados en el departamento de compras, ello es considerado como área de riesgo por las deficiencias en los controles internos, en dicha área se aplicarán procedimientos de auditoría necesarios para obtener evidencia que respalde la determinación de deficiencias en el proceso de compras, mismas que se colocarán en el informe final a emitirse. VII. Equipo de trabajo que participa en la auditoría operacional:

Cargo Nombre InicialesSocio Lic. Fredy Alexander Florian Dardon FFGerente de auditoría Lic. Raúl Hernández Mendoza RHMEncargado de auditoría Lic. Estuardo Ramírez ERAsistente de auditoría Licda. Andrea de la Rosa ARAsistente de auditoría Licda. Julieta Fuentes JFAsistente de auditoría Lic. Daniel Mejía DM

30


MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No.

P 3/4

MEMORANDO DE PLANIFICACION

INICIALES FECHA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO POR DM 21/03/2012

Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO POR ER 23/03/2012

VIII. Distribución del tiempo a invertir (en HH):

Actividades

So

cio

Ger

en

te

En

carg

ado

As

iste

nte

To

tal H

H

Contacto con el Consejo de Administración 4 4 8

Cartas Propuesta y Compromiso 4 4 8

Visitas realizadas a las instalaciones de la entidad 2 2 8 30 42

Conocimiento general (parte de familiarización) 4 12 42 58

Planificación y programación 4 16 20

Identificación y comprensión del proceso de compras 2 8 24 34

Familiarización (complemento) 4 12 36 52

Investigación y Análisis 16 36 144 196

Diagnóstico 8 16 16 42 82

Revisiones y conclusiones en los papeles de trabajo 8 16 24 48

Revisión, discusión y entrega del informe 4 12 12 28

Total 22 76 136 342 576

IX. Costo de HH por puesto:

Cargo Costo HH Total HH Total Q

30


Socio 375.00 22.00 8,250.00

Gerente de auditoría 250.00 76.00 19,000.00

Encargado de auditoría 162.50 136.00 22,100.00

Asistente 1 de auditoría 112.50 114.00 12,825.00

Asistente 2 y 3 de auditoría 68.75 228.00 15,675.00

Total 576.00 77,850.00

X. Resultado final de la auditoría operacional

El resultado final de la auditoría operacional será documentado en un informe en donde se presentará el diagnóstico de la operatividad en el departamento de compras, que previo a su emisión final se discutirá con funcionarios encargados del departamento de compras, la Gerencia General y el Consejo de Administración de la empresa, la fecha para presentarlo es el 31 de marzo de 2012.

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. P 4/4MEMORANDO DE PLANIFICACION INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO POR DM 21/03/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO POR ER 23/03/2012

PLANIFICACION TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA Cliente prospecto: “Multivehiculos, S. A.”Domicilio social: 5ª. Ave. 9-98 zona 10, Guatemala Ciudad.Teléfono: 2239-5676 Fax: 2239-0909Correo electrónico: administració[email protected] / [email protected] del negocio: Comercialización de vehículos terrestresActividad principal: Compra y venta de vehículos terrestres, como automóviles, motocicletas y camiones de marcas comerciales, nuevos y usados, así como repuestos y accesorios para reparación de los vehículos.

Número de empleados: Oficina (directivos y administrativos): 60Personas claves de la empresa:Presidente del Consejo de Administración: Ing. José Luis Burgos DíazGerentes de Compras: Lic. Estuardo HerreraJefe de Compras: Lic. Víctor García

30


Tipo de trabajo a realizar: Auditoría operacional en el departamento de comprasPeríodo a revisar: 1 de enero al 31 de diciembre de 2011.Fecha de entrega de informe final: 31 de marzo de 2012.

Motivo principal por el que requieren la auditoría: Detectar problemas que puedan dificultar la eficiencia y efectividad esperada en el departamento de compras.

Personal de auditoría: Encargado de auditoría Lic. Estuardo Ramírez; Asistentes de auditoría Licda. Andrea de la Rosa, Licda. Julieta Fuentes y Lic. Daniel Mejía.Honorarios: Q. 77,850.00Horas estimadas: 576 horas efectivasPrecio por hora: Q. 135.16

Forma de pago: Facturas mensuales. Otros costos como tiempo extraordinario se facturarán por separado.

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. PA 1/4PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORIA INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO POR ER 28/01/2012


POR RHM 29/01/2012CONOCIMIENTO GENERAL DEL CLIENTE Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO Hecho por Fecha Ref. CONOCIMIENTO GENERAL DEL CLIENTE: Objetivos: Obtener información sobre la entidad,

clasificarla y referenciarla, para conocer adecuadamente el funcionamiento interno de la empresa y su entorno, con el propósito de identificar hechos y prácticas que, a nuestro juicio, podrán tener un efecto sobre el trabajo de auditoría. Comprender la misión principal, los objetivos

principales y las operaciones de importancia de la entidad auditada

Procedimientos: Visita: Realizar una visita de familiarización a las

oficinas e instalaciones de la entidad, para: conocer su ubicación física, apreciar su tamaño, y conocer brevemente a los funcionarios responsables.

ILR 21/01/2012 JF 27/01/2012

30


Recopilación de información general del cliente: Elaborar una cédula de información general del cliente, considerando todos los elementos de identificación: naturaleza, antecedentes, organización, actividad, registros contables y principales operaciones de la misma.

ER 21/01/2012 RHM 27/01/2012

Entrevistas con el personal: Elaborar un cuestionario y responderlo a través de la observación por parte del auditor, de entrevista al personal clave del cliente y de la alta gerencia.

ER 21/01/2012

Narrativas Elaborar una cédula narrativa del proceso de compras.

JF 02/02/2012

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Objetivo: Identificar las áreas débiles o críticas de la

entidad, mediante la evaluación del control interno operacional o gerencial, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y seleccionar las más importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoría.

Procedimientos: Evaluación del control interno: Realizar cuestionario

de control interno y cédulas narrativas.DM 02/02/2012 JF 03/02/2012AR 04/02/2012

MULTIVEHICULOS, S.A.P. T. No.

PA 2/4

PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORIA

INICIALES FECHA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO POR ER 28/01/2012


POR RHM 29/01/2012

FASE DE FAMILIARIZACION PROCEDIMIENTO Hecho por Fecha Ref.

FAMILIARIZACIÓN GENERAL CON EL CLIENTE:

Objetivo: Comprender la misión, objetivos principales, y operaciones de importancia de la entidad auditada, identificando y conociendo la estructura organizacional, puestos, funciones, jerarquización y asignación de responsabilidades del personal de la empresa.

Procedimientos:

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Recopilación y conocimiento de los planes del cliente: Coordinar una entrevista con la gerencia general para obtener información relacionada con antecedentes, organización, productos que elabora, principales clientes, misión y visión de la empresa, entre otros.

AR 27/01/2012

Recopilación y conocimiento de la organización del cliente: Obtener

ER 27/01/2012

los siguientes elementos:

- Organigrama general de la empresa

-Organigrama del área de compras

FAMILIARIZACIÓN CON EL PROCESO DE COMPRAS

Objetivo: Obtener conocimiento y comprensión de los elementos del proceso de compras, como opera y es desarrollado en la práctica por la empresa.

Procedimientos:

Recopilación de información:

-Manuales de puestos del departamento de compras AR 04/02/2012

-Manual del proceso de compras y procesos relacionados

JF 04/02/2012

-Diagramas de flujo del proceso de compras.

-Identificar responsabilidades, nombres de todo actor del proceso de compras

-Observar directamente como se realiza el proceso e identificar síntomas de problemas, llenando una cédula narrativa.

DM 05/02/2012


PA 3/4


INICIALES FECHA



POR RHM 29/01/2012

FASE DE INVESTIGACION Y ANALISIS

30


PROCEDIMIENTO Hecho por Fecha Ref.

Objetivos: Analizar y examinar minuciosamente la información obtenida en la fase anterior, enfatizando sobre el grado de eficiencia y eficacia de las operaciones. Realizar pruebas a las operaciones de compras para medir dicho grado de eficiencia y eficacia; e identificar deficiencias de control y operatividad con potencial mejora.

Procedimientos:

Estudio:

- Revisión detenida de la información recopilada en la fase anterior que tenga relación con el proceso de compras.

AR 02/02/2012

- Recopilación de información adicional por medio de entrevistas, inspecciones físicas, observación directa de las operaciones, etc.

AR 05/03/2012

- Selección de la operación u operaciones que se consideren más importantes o significativas y dentro de éstas las más viables, para ser examinadas a profundidad.

DM 05/03/2012

- Solicitar los documentos importantes resultantes en los ciclos de operaciones para su análisis.

DM 05/03/2012

Observación y análisis al proceso de compras:

-Efectúe observación directa al proceso de ingresos, en donde debe seleccionar y documentar una muestra de operaciones, así como llenar una lista de chequeo.

AR 05/03/2012

-Utilice una copia de los diagramas de flujo proporcionados por la empresa, analícelos y compárelos con la operatoria real e identifique los controles existentes.

AR 02/02/2012

Confirmación de información:

-Verifique y examine los documentos utilizados en el proceso de compras, sea en papel o en forma electrónica.

30


-Evalúe al personal involucrado en las operaciones JF 16/02/2012


PA 4/4


INICIALES FECHA



POR RHM 29/01/2012

FASE DE DIAGNOSICO PROCEDIMIENTO Hecho por Fecha Ref.

Objetivo: Integrar y confirmar las debilidades establecidas documentarlas y describir las recomendaciones necesarias para mejorar dichas deficiencias o debilidades. Elaborar y entregar el informe que contiene el diagnóstico.

Procedimientos:

Fase creativa de hallazgos:

-Agrupar y documentar los hallazgos. ER 12/03/2012

-Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas.

ER 11/03/2012

-Asegurarse que se trata de problemas cuya solución es factible porque existen técnicas disponibles para ello.

RHM 13/03/2012

Elaboración del informe:

-Elaborar el borrador del informe o diagnóstico. El equipo de auditoría deberá discutir el borrador del informe con los funcionarios según el contrato de auditoría operacional.

ER 13/03/2012

-Luego de la discusión, se debe elaborar el informe. ER 13/03/2012

-Entrega del informe al Consejo de Administración y Gerencia General.

ER 13/03/2012

30


MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C/I 1/3

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INICIAL

ES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO DM 03/02/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER 04/02/2012No Cuestionario Si No ObservacionesA. General 1 ¿Las funciones de cada empleado que labora

en el departamento de compras son asignadas por escrito?

X

2 ¿Las funciones son ejecutadas manualmente o por medios electrónicos?

X Por medios electrónicos y se imprimen para dejar constancia.

3 ¿Se rinden informes de las funciones que son ejecutadas al inmediato superior?

X

4 ¿El jefe inmediato superior proporciona orientación de ser necesitada?

X

5 ¿El material necesario para elaborar el trabajo asignado es proporcionado oportunamente?

X

6 ¿Las compras son ejecutadas solamente por este departamento?

X

7 ¿Se formula algún plan de compras y programa de compras en base a los requerimientos de algún departamento?

X

8 ¿Al recibir las solicitudes y requisiciones de Compras se les da trámite enseguida?

X Si son de urgencia con mayor razón.

9 ¿Cuándo los departamentos solicitan los artículos que necesitan lo hacen por medio de formatos de requisiciones establecidas?

X

10 ¿Las solicitudes de compra al exterior son realizadas oportunamente?

X

11 ¿Quién tiene la autoridad para decidir si las compras son realizadas al exterior?

X El gestor de compras con el visto bueno del departamento

30


solicitante.12 ¿Es llevado a cabo el kardex y con que

periodicidad se controla?X Mensualmente.

13 ¿Con qué periodicidad se realizan conteos físicos de la mercadería?

X Cada año.

14 ¿Se cuenta con un informe de las mercaderías dañas y obsoletas?

X


C/I 2/3

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INICIA

LES FECHA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO DM 03/02/2012

Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER 04/02/2012No Cuestionario Si No Observaciones

B Autorizaciones

15 ¿Las requisiciones de compras son elaboradas manual o electrónicamente por cada departamento necesitado?

X De forma electrónica

16 ¿Cada requisición de compras es firmada por el gerente del departamento solicitante?

X

17 ¿El departamento solicitante decide realizar la Requisición de materiales sin consultar con el encargado de almacén o bodegas?

X

18 ¿Antes de elaborar una orden de compra, se piden cotizaciones relacionadas con los artículos solicitados a proveedores diferentes?

X

19 ¿El departamento de compras tiene la autoridad de expedir órdenes de compra respecto a bienes y servicios que le han solicitado?

X

20 ¿Las órdenes de compra son autorizadas previamente a ser enviadas a los proveedores? ¿Por quién?

X Por el gerente de compras.

21 ¿Una orden de compra autorizada constituye la autorización para recibir mercaderías y servicios?

X

C Segregación de Funciones

22 ¿La persona que realiza las cotizaciones de materiales solicitados es la misma que elige cual es la mejor opción de compra?

X

30


23 ¿La elaboración de una orden de compra y la autorización de la misma son actividades ejecutadas por personas distintas?

X

24 ¿Quién es el encargado de verificar que toda la documentación que se presenta en la aduana este completa y llene los requisitos correspondientes?

La persona encargada de trámites aduanales.

25 ¿Qué persona se encarga de verificar el cálculo de las tasas de impuestos aplicables en la póliza?

El auxiliar de importaciones

26 ¿El departamento de compras es el encargado de recibir la mercadería entregada por el proveedor?

X

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C/I 3/4CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO DM 03/02/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER 04/02/2012No Cuestionario Si No Observaciones27 ¿La recepción, inspección y entrega al

departamento solicitante de las mercaderías ordenadas, son Actividades ejecutadas por diferentes departamentos?

X

28 ¿El cheque para realizar el pago al proveedor es elaborado en el departamento de compras?

X

D Control 29 ¿El documento base para elaborar una

orden de compra es la requisición de compras?

X Acompañada de su solicitud correspondiente.

30 ¿El encargado de realizar las compras es el responsable de verificar las cantidades solicitadas y proceder a su cotización?

X Solamente se encarga de cotizar lasmercaderías solicitadas

31 ¿Cuántas cotizaciones son realizadas para adquirir el artículo solicitado?

Tres, es decir, se cotiza con tres proveedores diferentes.

32 ¿El original de la orden de compra se envía al proveedor y las copias se distribuyen internamente? ¿A quiénes?

X Al almacén o bodega, contabilidad y Departamento solicitante.

33 ¿Se mantienen archivos actualizados de proveedores que contiene los nombres y direcciones de todos los vendedores con

X

30


quienes la empresa ha tratado a lo lardo de su historia?

34 ¿Se actualizan los registros de precios condiciones de compra de los artículos?

X

35 ¿Quién verifica que la entrega de mercadería comprada a la bodega sea en las cantidad, calidad tiempo y precio cotizado?

X El encargado de bodega y el gestorde compras.

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C/I 4/4

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INICIALES FECHA


Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER 04/02/2012No Cuestionario Si No Observaciones

36 ¿Se realiza una póliza de importación de los productos comprados en el exterior, que demuestre el pago de impuestos correspondientes? ¿Se archivan las mismas?

X

37 ¿Cuáles son las principales actividades del departamento de Almacén o Bodega?

Control de las existencias, seguridad de los artículos y conservación de los materiales

38 ¿El encargado de bodega prepara reportes de recepción o ingreso de mercadería, cada vez que el proveedor entrega el material solicitado?

X

39 ¿En bodeguero confirma que coincidan los materiales descritos en la factura con los requeridos en la copia de la orden de compra?

X

40 ¿Se comprueba que la mercadería llegue completa, sin daños o que existan pérdidas?

X

41 ¿El ingreso de mercadería a bodegas se realiza mediante un documento de recepción de mercaderías?

X

42 ¿Se solicita al proveedor copia de la orden de compra que ampara el requerimiento del producto?

X

30


Después de realizar la evaluación del control interno se determinó que el área crítica la constituyen los procedimientos utilizados para el registro de las importaciones, realizados en el departamento de compras, en dicha área se aplicarán procedimientos de auditoría necesarios para obtener evidencia que respalde la determinación de deficiencias en el proceso de compras.

4.5 ANÁLISIS E INVESTIGACIÓN


C1 1/3

CEDULA PARA ESTABLECER LA MUESTRA

INICIALES FECHA


Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER 10/02/2012

MUESTREO ESTADÍSTICO

1. Atributos a buscar:

a. Que para cada orden de compra exista una requisición de materiales

b. Que exista cotización previa

c. Que la orden de compra este autorizada

d. Que cuando la mercadería sea entregada se elabore una nota de recepción de mercadería

e. Concordancia entre factura, orden de compra y nota de recepción de mercadería

f. Que exista una orden de pago

g. Que exista una orden de despacho de la mercadería solicitada

2. Determinación del Universo:

Se emiten 50 órdenes de compra por semana. Entonces: 50 ordenes * 52 semanas= 16,900

órdenes de compra en el año 2011

Última orden de compra: 0149827

30


Primera orden de compra: 0132927 (-)

Total del universo: 16900

3. Nivel de confianza y Tasa de error esperada

Con base en la información recabada en la familiarización, el nivel de confianza se ha

determinado en un 95%y la tasa de error esperada se ha determinado en un 5%.

4. Precisión Intervalo de confianza

La precisión será de +/- 4% 5% + 4% = 9%

5% - 4% = 1%

5. Determinación del tamaño de la muestra

Para determinar el tamaño de la muestra debe usarse la tabla que corresponda al 95% de nivel

de confianza y un 5% de error esperado.

(Tabla de Muestreo Estadístico “Random Digits” 2c)

El resultado de la búsqueda es: 113 documentos

Universo = 16900 = 150 aproximadamente.

Muestra 113Es decir, que de cada bloque de 150 órdenes de compra se seleccionara una de ellas para su revisión.

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C1 2/3

CEDULA DE INFORMACION ADICIONAL INICIALES FECHA


Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER 10/02/2012

MUESTREO ESTADÍSTICO

a. Información adicional:

Durante el examen de los atributos se encontraron:

Atributos

Documentos que no

aparecían

Excepciones por

anulación

30


a.Que para cada orden de compra exista una requisición de materiales 3 3

b. Que exista cotización previa ---------- 3

c. Que la orden de compra este autorizada 3 3

d.Que cuando la mercadería sea entregada se elabore una nota de recepción 10 4

eConcordancia entre factura, orden de compra y nota de recepción de mercadería 7 1

f Que exista una orden de pago ---------- 3

g Que exista una orden de despacho de la

mercadería solicitada 10 4

b. Formulas a utilizar:

Universo Real = Muestreo Real * Universo

Muestra

Tasa de Error Real = No. de excepciones * 100

Muestra Real

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C1 3/3CEDULA DE INFORMACION ADICIONAL INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO DM 09/02/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER 10/02/2012

Atr

ibu

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Mu

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Ac

epta

ble

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no

ac

epta

ble

30


Que para cada orden de compra exista una requisición de materiales 110 16,451 3 2.72 = 3% 0.6 – 8.5 1-9 AceptableQue exista cotización previa 113 16,900 3 2.65 = 3% 0.6 – 8.5 1-9 AceptableQue la orden de compra este autorizada 110 16,451 3 2.72 = 3% 0.6 – 8.5 1-9 AceptableQue cuando la mercadería sea entregada se elabore una nota de recepción 110 15,404 4 3.88 = 4% 1.1 – 9.9 1-9

No aceptable

Concordancia entre factura, orden de compra y nota de recepción de mercadería 106 15,853 1 0.94 = 1% 0.0 – 5.4 1-9

No aceptable

Que exista una orden de pago 113 16,900 3 2.65 = 3% 0.6 – 8.5 1-9 AceptableQue exista una orden de despacho de la mercadería solicitada 103 15,404 4 2.65 = 3% 0.2 – 7.0 1-9

No aceptable

Conclusión: De acuerdo con el muestreo estadístico aplicado se concluye que los atributos d, e y g no son aceptables por lo que se recomienda aplicar otros procedimientos de auditoría para buscar la razonabilidad de los mismos.

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C2 1/2CEDULA DE INFORMACION ADICIONAL INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO DM 02/03/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER 03/03/2012 No POLÍTICAS Y NORMAS DE COMPRAS ¿Cumple? SI NO

Según lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos del departamento de compras y lo observado en el transcurso del trabajo de auditoría se pudo comprobar el cumplimiento de las principales políticas y normas que se manejan en el departamento de compras de la empresa, así:

1 Las compras se realizan únicamente a través del X

30


departamento de compras. 2 Realización de las compras directamente a los

proveedores sin intermediarios.X

3 Utilización de formularios electrónicos para efectuar

las compras.X

4 Negociación de las condiciones más favorables de

pago.X

5 Toda compra local o del exterior es solicitada al

departamento de compras por medio de Requisición de Compra debidamente autorizada.

X

6 Las compras se realizan con previa autorización del

jefe del departamento solicitante, así como del jefe del departamento de compras.

X

7 Toda solicitud de compra es revisada por el jefe de

almacén o persona designada, verificando si hay existencia.

X

8 Se efectúan tres cotizaciones como mínimo antes de

elegir la mejor opción de compra.X

9 Toda requisición es convertida en una orden de

compra después de realizarse la cotización correspondiente.

X

10 La recepción de materiales es realizada por el

encargado de bodega.X

11 La revisión de materiales es realizada por el

encargado de bodega con el apoyo de un representante del departamento solicitante.

X

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C2 2/2CEDULA DE INFORMACION ADICIONAL INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO DM 02/03/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER 03/03/2012 No POLÍTICAS Y NORMAS DE COMPRAS ¿Cumple? SI NO 12 Confrontado los datos de la factura con la orden de

compra se comprueba que las cantidades, medidas, colores, etc., sean los solicitados.

X

13 Una vez recibidos los artículos o materiales se debe

generar la orden de pago.X

14 Cuando la compra se realiza al exterior después de X

30


enviada la orden de compra el auxiliar de importaciones archiva la información en el archivo de pedidos pendientes de confirmación

15 Con la copia de la factura enviada por el proveedor extranjero se chequea si los productos requeridos y las cantidades están de acuerdo con lo establecido en la orden de compra.

X

16 Para tener un mejor control el envío de los documentos

originales de compra, se realiza a través de un banco del sistema.

X

17 Aceptados los documentos se procede a clasificarlos y

se envía los originales al agente aduanal para que se inicien los trámites correspondientes.

X

18 Una copia de cada ejemplar de los documentos

enviados por el proveedor es archivado por los auxiliares de importaciones del departamento de compras.

X

19 Las condiciones de precios, pago, calidad son

respaldadas por escrito mediante cotizaciones, facturas, órdenes de compra y contratos de compraventa.

X

20 Se recibe únicamente mercancía de proveedores que

estén de acuerdo a las facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido.

X

Conclusión: Después de verificados los documentos, es decir, el Manual de Normas y Procedimientos y de observarse el proceso de compras se puede concluir que la mayoría de normas y políticas se cumplen en el departamento de compras excepto por lo relacionado con las normas de archivo y control de los documentos de importación, ya que las mismas no son especificadas en el Manual de Normas y Procedimientos.

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C 3 1/7

CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN INICIALES FECHA

FORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO) HECHO POR AR 25/02/2012

DEPARTAMENTO DE COMPRAS REVISADO POR ER 27/02/2012

Al 31 DE DICIEMBRE 2011

Nombre o código de la forma: Requisición de Compra

30


Particularidad¿Cumple?


SI NO SI NOFecha de la transacción

X

Tipo de transacción (local o al exterior) X

Número correlativo que identifique el documento y la transacción

X

Forma de pago

XUsuario o empleado que realizó la Transacción

X

Referencia de documentos relacionados

X Nombre y código del Proveedor

X

Fecha de entrega de los artículos o Mercadería

X Lugar de entrega de la mercadería o artículos X

Autorización de la transacción X

Nombre y/o código de los artículos solicitados o comprados

X

Costo unitario de artículos solicitados o comprados

XCantidad de artículos solicitados o comprados X

Valor total de la transacción X

Unidad de medida de artículos solicitados o comprados

X

Usuario o empleado que solicito la transacción

X






Nombre o código de la forma: Solicitud de Cotización

30





X

Tipo de transacción (local o al exterior)

XNúmero correlativo que identifique el documento y la transacción

X

Forma de pago


X



X


X Lugar de entrega de la mercadería o artículos

X

Autorización de la transacción

X Nombre y/o código de los artículos solicitados o comprados

X


XCantidad de artículos solicitados o comprados

X

Valor total de la transacción

XUnidad de medida de artículos solicitados o comprados

X


X

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C 3 3/7CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN INICIALES FECHAFORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO) HECHO POR AR 25/02/2012DEPARTAMENTO DE COMPRAS REVISADO POR ER 27/02/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre o código de la forma: Orden de Compra



SI NO SI NO

30


Fecha de la transacciónX

Tipo de transacción (local o al exterior) X

Número correlativo que identifique el documento y la transacción X

Forma de pago

X Usuario o empleado que realizó la Transacción

X

Referencia de documentos relacionados X

Nombre y código del Proveedor

X

Fecha de entrega de los artículos o Mercadería X

Lugar de entrega de la mercadería o artículos X


Nombre y/o código de los artículos solicitados o comprados X

Costo unitario de artículos solicitados o comprados X

Cantidad de artículos solicitados o comprados X


Unidad de medida de artículos solicitados o comprados

X


X

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C 3 4/7CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN INICIALES FECHAFORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO) HECHO POR AR 25/02/2012DEPARTAMENTO DE COMPRAS REVISADO POR ER 27/02/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre o código de la forma: Constancia de Recepción de Mercadería

30





X Tipo de transacción (local o al exterior) X


Forma de pago

X Usuario o empleado que realizó la Transacción

X



X








Unidad de medida de artículos solicitados o comprados X

Usuario o empleado que solicito la transacción X


C 3 5/7





30


Nombre o código de la forma:

Reporte de ingreso a la Bodega




X



X

Forma de pago


X



X


XLugar de entrega de la mercadería o artículos

X



X


X Cantidad de artículos solicitados o comprados

X


X Unidad de medida de artículos solicitados o comprados

X


X






30


Nombre o código de la forma: Orden de Pago




X



X

Forma de pago


X



X


X Lugar de entrega de la mercadería o artículos

X



X


XCantidad de artículos solicitados o comprados

X


XUnidad de medida de artículos solicitados o comprados

X


X

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C 3 7/7CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN INICIALES FECHAFORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO) HECHO POR AR 25/02/2012DEPARTAMENTO DE COMPRAS REVISADO POR ER 27/02/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre o código de la Orden de Despacho

30


forma:




X Tipo de transacción (local o al exterior) X


Forma de pago


X



X








Unidad de medida de artículos solicitados o comprados X

Usuario o empleado que solicito la transacción X

Conclusión: Estas cédulas están destinadas para realizar un chequeo del cumplimiento de las

características de identificación, registro y control de las formas (papel o Electrónico) utilizadas en el

proceso de compras. Según lo observado y plasmado en las cédulas se puede concluir que las

formas utilizadas en el departamento de compras cumplen con las características generales de

control e identificación de las mismas.

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. C 4 1/4CEDULA DE ANALISIS INICIALES FECHADEL PERSONAL HECHO POR AR 25/02/2012DEPARTAMENTO DE COMPRAS REVISADO POR ER 27/02/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011

30


Nombre del empleado: Estuardo Herrera Puesto Asignado: Gerente de Compras

No. Atributo a evaluarRazonable

SI NO1 ¿Existe expediente completo del empleado? X 2 ¿El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el

puesto que desempeña es el adecuado a su función? X 3 ¿Tiene alguna especialización respecto a su función? X4 ¿Estudios acreditados? X 5 ¿Tiene historia salarial? X 6 ¿Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? X 7 ¿El nivel de motivación dentro de la organización? X 8 ¿Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? X 9 ¿Para operar el sistema informático posee un solo usuario de acceso? X

10 ¿Está comprometido con la visión y misión de la empresa? X 11 ¿Optimiza los recursos de la entidad? X

12¿Cumple adecuadamente su función en el proceso operacional asignado? X

Nombre del empleado: Angélica Rivera Puesto Asignado: Secretaria - Asistente


SI NO1 ¿Existe expediente completo del empleado? X 2 ¿El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el

puesto que desempeña es el adecuado a su función? X 3 ¿Tiene alguna especialización respecto a su función? X4 ¿Estudios acreditados? X 5 ¿Tiene historia salarial? X 6 ¿Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? X 7 ¿El nivel de motivación dentro de la organización? X 8 ¿Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? X 9 ¿Para operar el sistema informático posee un solo usuario de acceso? X 10 ¿Está comprometido con la visión y misión de la empresa? X 11 ¿Optimiza los recursos de la entidad? X 12 ¿Cumple adecuadamente su función en el proceso operacional asignado? X


C 4 2/4

CEDULA DE ANALISIS INICIALES FECHA

30


DEL PERSONAL HECHO POR AR 25/02/2012



Nombre del empleado: Víctor García Puesto Asignado:Jefe de Compras

Industriales


SI NO1

¿Existe expediente completo del empleado? X 2 ¿El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el

puesto que desempeña es el adecuado a su función? X 3

¿Tiene alguna especialización respecto a su función? X4

¿Estudios acreditados? X 5

¿Tiene historia salarial? X 6

¿Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? X 7

¿El nivel de motivación dentro de la organización? X 8

¿Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? X

9 ¿Para operar el sistema informático posee un solo usuario de acceso? X

10 ¿Está comprometido con la visión y misión de la empresa? X

11 ¿Optimiza los recursos de la entidad? X

12¿Cumple adecuadamente su función dentro del proceso operacional asignado? X

Nombre del empleado: Luis Mejía Puesto Asignado: Gestor de Compras

30



SI NO1







¿El nivel de motivación dentro de la organización? X 8







C 4 3/4





Nombre del empleado: Andrés Gálvez Puesto Asignado:Encargado de Trámites

Aduanales

No. Atributo a evaluar Razonable

30


SI NO1







¿El nivel de motivación dentro de la organización? X8






Nombre del empleado: Raúl Ramírez Puesto Asignado: Encargado de Bodega


SI NO1




¿Estudios acreditados? X

30


5¿Tiene historia salarial? X

6¿Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? X

7¿El nivel de motivación dentro de la organización? X

8¿Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? X






C 4 4/4





Nombre del empleado: Roberto Bejarano Puesto Asignado: Piloto- Mensajero


SI NO1

¿Existe expediente completo del empleado? X 2

¿El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el puesto que desempeña es el adecuado a su función? X

3¿Tiene alguna especialización respecto a su función? X

4¿Estudios acreditados? X

5¿Tiene historia salarial? X

30


6¿Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? X

7¿El nivel de motivación dentro de la organización? X

8¿Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? X

9¿Para operar el sistema informático cuenta son un solo usuario de acceso? X




Conclusión: Las cédulas anteriores estaban destinadas a evaluar los atributos de control y registro de cada uno de los empleados que laboran en el departamento de compras y que en consecuencia están asignados al proceso de compras de la empresa. Por lo observado en las cédulas anteriores el personal que labora en dicho departamento se encuentra dentro del estándar de calidad ya que cumplen con la mayoría de atributos evaluados.

El personal evaluado no cuenta con ninguna especialización respecto a la función que realizan dentro del proceso de compras, a excepción del piloto-mensajero, todos los empleados posee estudios que respaldan sus conocimientos.

4.6 DIAGNOSTICO

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. F 1/8

CEDULA HALLAZGOS INICIALES FECHA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO ER 09/03/2012

Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO RHM 12/03/2012

Observación No. 1Hallazgo Falta de comunicación entre subalternos y jefes

Condición Según la descripción del procedimiento de compras que se realiza en la empresa, dependiendo del monto del producto solicitado, si

30


éste es muy elevado debe consultarse al gerente de compras acerca de la adquisición del mismo, previo a elaborar la orden de compra, de otro modo el gestor es quien decide si la compra se efectúa y quién será el proveedor.

Relación Causa-Efecto

Esta situación ocurre porque la mayoría de compras que se realizan por medio del departamento de compras son consideradas como compras que pueden ser negociados por una persona capacitada como el gestor de compras. El riesgo que se corre al sostener esta situación es que en alguna oportunidad el encargado de realizar las compras no evalúe correctamente el valor de la compra y como no cuenta con la validación del gerente del departamento, excepto en ciertas ocasiones, ello conlleve a adquirir condiciones de pago desfavorables para la entidad.

Recomendación

Que el encargado de realizar las compras, no importando el monto total de compra, consulte con el gerente o encargado del departamento la decisión de compras para que este apruebe o valide las misma y así evitar situaciones desfavorables para la empresa, lo que implica la modificación del Manual de Normas y Procedimientos, en relación a las políticas generales de compras.

MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. F 2/8CEDULA HALLAZGOS INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO ER 09/03/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO RHM 12/03/2012

Observación No. 2

HallazgoInexistencia de atribuciones así como del proceso de compras al exterior

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Condición

En el Manual de Puestos existente en el departamento de compras no están definidas las atribuciones de empleados que laboran en dicho departamento relacionados con las importaciones, es decir, el encargado de trámites aduanales y auxiliar de importaciones. Así mismo, en el Manual de Normas y Procedimientos no se define el proceso de importación de la mercadería y se carece de un flujograma que demuestre como se ejecuta dicho proceso.


La causa de este hecho es que tanto el Manual de Normas y Procedimientos como el Manual de Puestos del departamento de compras no han sido actualizados según las necesidades del mismo, porque en el pasado estos puestos y este proceso no representaban mayor importancia. La ausencia de un Manual de Normas y Procedimientos como de un Manual de Puestos, que determina la forma de llevar a cabo las actividades, no permite asegurar el cumplimiento de las políticas por parte del personal, además de no lograrse uniformidad en los procesos, aumentando el período de adiestramiento del personal, así como el número de órdenes verbales, conduciendo al uso inadecuado de formas, registros, informes, etcétera.

Recomendación

Se recomienda al gerente del departamento de compras actualizar tanto el Manual de Normas y Procedimientos como el Manual de Puestos, colocando en su contenido las instrucciones sobre atribuciones específicas, división y responsabilidad del encargado de trámites aduanales y auxiliar de importaciones. Así también debe colocarse el proceso de importaciones en el Manual de Normas y Procedimientos. Logrando con dicha actualización el cumplimiento de políticas establecidas y la uniformidad en el proceso de compras por parte del personal encargado.


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Observación No. 3

HallazgoFalta de revisión de la Solicitud de Cotización de Materiales

Condición

Se observó en el flujograma proporcionado por la entidad que la cotización de materiales, es decir, la solicitud de precios que el gestor de compras efectúa para conocer cuáles son las condiciones de entrega y de pago que manejan los proveedores, no es revisada ni autorizada por ningún funcionario, que en este caso debe ser el jefe de compras o el gerente del departamento de compras.


Esta situación ocurre generalmente porque el gestor de compras es la persona que conoce las condiciones de entrega que cada proveedor maneja y por ello no se consulta al jefe o al gerente de compras acerca de la elección de ciertos proveedores como los más idóneos para solicitarles información; a pesar que en el Manual de Puestos del departamento se menciona que una de las responsabilidades del jefe de compras es coordinar y supervisar las compras ya sean miscelaneas, industriales o al exterior. Todo ello puede provocar que al no realizar la cotización de compras a los proveedores adecuados, se efectúe una compra errada, retrasando la elaboración del producto final y se generen dificultades para la entidad.

Recomendación

En este caso la solicitud de precios efectuada por el gestor debería de ser revisada o autorizada por el jefe o gerente del departamento, existiendo así control en las compras, evitando malos entendidos, beneficiando a la empresa y proveyendo oportunamente a los departamentos necesitados de los materiales solicitados, ello implica la modificación del Manual de Normas y Procedimientos del departamento de compras, ya que en el vigente manual no existe dicha especificación.



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Observación No. 4Hallazgo Falta de control en los archivos de compras al exterior

Condición

Después de verificar el Manual de Normas y Procedimientos y de observarse el proceso de compras se concluye que las normas y políticas, relacionadas con el archivo y control de los documentos de importación no se cumplen, motivo por el cual no pudieron revisarse los documentos relacionados con las importaciones efectuadas ya que el archivo de los mismos no estaba ordenado, debe aclararse que el archivo de importaciones es responsabilidad de los auxiliares de importación.


El principal motivo de este hecho es que las atribuciones de los empleados relacionados con las compras al exterior no están descritas en el Manual de Puestos, razón por la cual los empleados no conocen realmente cuáles son sus responsabilidades. Aunado a esto en el Manual de Normas y Procedimientos no existe ningún apartado que detalle cuales son las políticas de la entidad en relación con las compras al exterior. Todo ello induce a que los controles en cuanto a los archivos de importaciones sean prácticamente inexistentes, así como los mismos archivos.

Recomendación

Debe corregirse este problema proporcionando a los empleados relacionados capacitaciones que los ayuden a incrementar sus conocimientos y mejorar así su labor en el departamento. Así mismo, actualizarse el Manual de Puestos y el Manual de Normas y Procedimientos, ya que en los vigentes manuales no se detallan las políticas de compras relacionadas con las importaciones, así como las atribuciones de los auxiliares de compras al exterior


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CEDULA HALLAZGOS INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO ER 09/03/2012Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO RHM 12/03/2012

Observación No. 5Hallazgo Falta de actualización de archivos

Condición

No se actualizan los registros de precios y condiciones de compra de los artículos que se adquieren con los distintos proveedores, situación que se verificó en los registros de productos y precios por proveedor del departamento de compras.


Este hecho se genera porque el gestor de compras posee una carga de trabajo muy alta, debido a las constantes requisiciones enviadas por los departamentos de la empresa, reduciendo su tiempo para la actualización de archivos lo que produce que no se posea un control adecuado en cuanto a los registros de precios y no puedan analizarse las opciones existentes, sea porque se va a realizar una compra o se va a descartar a un proveedor porque las condiciones que él ofrece sólo perjudicarían a la entidad.

Recomendación

Se recomienda al gestor de compras trasladar a la secretaria la información oportunamente para que ella pueda actualizar el registro de precios y productos para mantener un control sobre los productos que realmente fueron cotizados y llevar un control de la variación de precios que manejan los diferentes proveedores, lo que posteriormente servirá para elegir la mejor opción de compra que beneficie a la empresa en general.

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Observación No. 6Hallazgo Inexistencia de un adecuado catálogo de proveedores

Condición

Se revisó el catálogo de proveedores del departamento, el cual debería contener un listado de nombres y direcciones de los proveedores con quienes la empresa ha tratado a lo largo de su historia, pero hay algunos proveedores que no figuran en dicho listado. Así también se puede observar que los códigos de los proveedores y algunos datos de identificación de los mismos no están colocados en el registro, sin mencionar el detalle y el precio de los productos que se pueden adquirir con dicho proveedor. Así mismo, existen proveedores que no están en el listado y que si aparecen en el registro de precios y productos de proveedores.


Esta situación se origina por la falta de comunicación entre el gestor de compras y la secretaria del departamento, ya que el gestor no traslada la información necesaria para que ella pueda mantener actualizado y en orden el catálogo general de proveedores ocasionando la inexistencia de un adecuado listado de proveedores que permita llevar un control apropiado de los mismos, accesible al personal del departamento, al cual puedan acudir para elegir al proveedor indicado y de esta manera satisfacer las necesidades de la empresa.

Recomendación

Implementar un registro de proveedores periódicos detallado y unificado que proporcione los medios necesarios para elegir las mejores opciones de cotización. Se sugiere al gerente de compras actualizar el Manual de Puestos incluyendo en él la responsabilidad para el gestor de compras de trasladar oportunamente la información relacionada con los proveedores que el maneja a la secretaria, así mismo la responsabilidad de ésta de mantener el registro de proveedores general actualizado.


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Observación No. 7

Hallazgo Espacio físico inadecuado y equipo insuficiente

Condición

Durante nuestra visita preliminar se pudo constatar que existe un inadecuado ambiente de trabajo, pues el espacio físico es reducido, así también se observó que existe equipo de salvaguarda de información y documentación insuficiente.


Este hecho se produce por la inapropiada distribución del espacio físico para el departamento de compras lo que provoca aglomeración del personal, falta de concentración del mismo e incomodidad para el óptimo desempeño de las funciones del personal del departamento, así como un escaso mobiliario y equipo que permita almacenar correcta y ordenadamente la información que se procesa en el departamento.

Recomendación

Promover un ambiente óptimo de trabajo para el mejor desempeño de las operaciones, funciones y actividades realizadas por el departamento, enfocado a desarrollar la independencia en espacio físico, lo cual incrementará el nivel de protección de la información y la documentación procesada. Compra de archivadores con medidas de seguridad que permitan salvaguardar la documentación e información manejada en el departamento.

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Observación No. 8Hallazgo Inadecuada segregación de funciones

Condición

Después de observar cómo se desarrolla el proceso de compras y de revisar los Manuales tanto de Puestos como de Normas y Procedimientos del departamento, se puede concluir que el jefe de compras no tiene mayor participación en el proceso de compras, es decir, que éste no revisa ni aprueba los documentos relacionados directamente con las compras como cotizaciones y órdenes de compra, excepto por un límite establecido, asimismo, no participa en la elección de la mejor opción de compra.


Esta situación sucede por la limitación que existe en las funciones y responsabilidades del jefe de compras en cuanto a revisión y aprobación de documentos se refiere, ya que en el Manual de Puestos se establece que el jefe de compras revisará las órdenes de compra solamente de ser necesario, así también el Manual de Normas y Procedimientos menciona que únicamente cuando la compra de materiales exceda cierta cantidad, el jefe de compras dará su aprobación para realizar la compra. Todo ello provoca la elección de la mejor opción de compra y la adquisición de materiales sea responsabilidad únicamente del gestor de compras, centralizando así las funciones.

Recomendación

Se sugiere la modificación de los manuales del departamento de compras para proporcionar más participación al jefe del departamento de compras, evitando con ello la centralización de responsabilidades ya así proporcionar beneficios a la empresa ya que al estar involucrados todos los miembros del departamento en la adquisición de materiales se garantiza la adecuada satisfacción de los departamentos solicitantes, especialmente del departamento de producción.

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4.7 INFORME FINAL

Guatemala, 31 de marzo de 2012

Señores

Consejo de Administración

Multivehiculos, S. A.

5ª. Avenida 9-98, zona 10

Ciudad

Estimados Señores:

Hemos finalizado la auditoría operacional en el departamento de compras la empresa Multivehiculos,

S.A. sobre las políticas, procedimientos y controles de compra, establecidos por la gerencia de

compras del mismo, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre 2011.

Efectuamos la auditoría operacional en el departamento de compras tomando como base la

metodología de auditoría operacional descrita en los Boletines de Auditoría Operacional, emitidos por

el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, realizando para el efecto pruebas selectivas que

incluyeron la inspección de evidencia documental que se utiliza en las diferentes operaciones y la

aplicación de otros procedimientos de auditoría como cuestionarios de control interno, entrevistas

con el personal administrativo y operacional, así como otras pruebas que se consideraron necesarias

en las circunstancias de nuestro alcance y limitaciones, permitiendo ello realizar un diagnóstico

objetivo sobre eficiencia y eficacia de las operaciones relacionadas al proceso de compras.

Como resultado de la revisión se determinó que en términos generales el proceso de compras

establecido es apropiado y aceptable ya que permite obtener las mejores condiciones de compra

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beneficiando a la institución en general, asimismo existen controles internos diseñados y aprobados

por el órgano de dirección superior, para prevenir y detectar errores e irregularidades operacionales,

sin embargo, se observaron algunas deficiencias, las cuales se incluyen en el informe que se

acompaña para su consideración. Dicho informe incluye, además de los hallazgos detectados,

recomendaciones las cuales se ofrecen como sugerencias constructivas para consideración de la

administración de la empresa.

Los comentarios que se acompañan, de ninguna manera pretenden criticar a algún funcionario o

empleado, son presentados únicamente como ayuda a la administración para fortalecer la eficiencia,

economía y eficacia de la operación de compras de la empresa y mejorar sus políticas, prácticas y

procedimientos.

Hemos discutido este informe con el personal encargado, los señores Lic. Estuardo Herrera, Gerente

de Compras, Lic. Víctor García, Lic. Sebastián Molina y Lic. Julián Blanco, Jefes de Compras

Industriales, Importaciones y Compra Misceláneas, respectivamente y entendemos que algunas de

nuestras sugerencias ya están en estudio para ser implementadas a corto plazo buscando así

mejorar las operaciones relacionadas con el proceso de compras.

Agradecemos la colaboración recibida de parte del personal de la entidad en la realización de la

auditoría y estamos a su disposición para ampliar o aclarar el contenido del presente informe.

Atentamente,


Colegiado No. 16720


Documents

Auditoria Operacional en El Area de Compras de Una Comercializadora de Vehiculos Terrestres[1]