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- UNEMI –
7° C. P. A.
LSI. CRISTHIAN A. ROCHA HARO
AUDITORÍA DE
SISTEMAS
COMPUTARIZADOS
CONTENIDOS
Inducción del estudiante al conocimiento teórico,
práctico y ético de la Auditoría de Sistemas.
Situación Actual de la Auditoría de Sistemas.
La Información como un Recurso de las
Organizaciones.
Conocimiento de los diferentes Estilos
Organizacionales y su Impacto sobre los
Sistemas de Información
LA AUDITORÍA DE SISTEMAS:
SITUACIÓN ACTUAL
Cada día es mayor el número de situaciones irregulares, como consecuencia del uso y aplicación de la Tecnología de Información (I.T.) en las diferentes organizaciones.
El conocimiento de esta tecnología se ha ampliado a todas las esferas.
La orientación del conocimiento no esta orientado al aumento de calidad en todos los campos.
Pérdida de valores morales, éticos y religiosos en todos los niveles y estratos de la sociedad
LA AUDITORÍA DE SISTEMAS:
SITUACIÓN ACTUAL
Establecimiento de controles por parte de la Administración para disminuir los riesgos.
Las Aperturas Comerciales, Globalización, Alianzas Estratégicas e Integraciones de todo tipo implican aumento en el Control Interno.
Definición clara de funciones de cada departamento:
– “..eso no me compete a mí, le toca a los técnicos expertos en cómputo”
– “..los usuarios no colaboran, no saben lo que quieren”
LA AUDITORÍA DE SISTEMAS:
SITUACIÓN ACTUAL
Participación Activa de la Alta Administración.
Delegación de funciones y actividades a otros niveles.
Poca participación de la Auditoría Interna, por desconocimiento o temor a perder la independencia.
La Auditoría de Sistemas de Información se ha preocupado más en las revisiones posteriores (cuando ya es tarde), que en el establecimiento de controles preventivos.
LA AUDITORÍA DE SISTEMAS:
SITUACIÓN ACTUAL
Falta de controles preventivos y de calidad al inicio de los procesos (los estándares prevén controles antes, durante y al final de los mismos)
Altos Costos de recursos para la Organización.
Desmotivación y frustración del personal que participó en su desarrollo.
LA INFORMACIÓN COMO UN
RECURSO
¿Qué tan importante es la información que
guarda en su empresa?
¿Qué valor tiene para ud.?
Las organizaciones han conocido, desde mucho tiempo, la importancia de administrar los recursos (mano de obra y materia prima).
La información se ha colocado en un lugar preponderante dentro de la organización como recurso principal para los Altos Niveles Administrativos y de Toma de Decisiones.
LA INFORMACIÓN COMO UN
RECURSO
La información alimenta a los negocios y puede
ser el factor crítico para la determinación del
éxito o fracaso de éstos.
Para maximizar su utilidad, se la debe manejar
correctamente como los demás recursos
¿Su información esta siendo considerada de
manera estratégica? ¿Se le da un buen uso? ¿Sabe
ud. el costo que implica tenerla? ¿y
administrarla?
LA INFORMACIÓN COMO UN
RECURSO
Comprender los costos asociados en el tratamiento de la Información:– Producción
– Distribución
– Seguridad
– Almacenamiento
– Recuperación
La información a nuestro alrededor (no es gratis en algunos casos) y su uso estratégico mantiene la competitividad de un negocio.– Encuestas, Comentarios
– Investigaciones de Campo, Visión, etc.
LA INFORMACIÓN GENERADA
POR COMPUTADORA: SU MANEJO
La fácil disponibilidad de computadoras ha
creado una explosión de información a través de
la sociedad en general y de los negocios en
particular.
El manejo de esta información generada por
computadora, difiere en forma significativa de los
producidos manualmente.
La cantidad de información a administrar es
mayor.
LA INFORMACIÓN GENERADA
POR COMPUTADORA: SU MANEJO
El costo de organizarla y mantenerla puede
crecer.
La obtención de la información generada por
computadora es exacta y actualizada.
LA INFORMACIÓN GENERADA
POR COMPUTADORA: SU MANEJO
TALLER PRACTICO DE DISCUSIÓN
FUENTE: Análisis y Diseño de Sistemas
AUTOR: Kendall & Kendall
PÁG.: 36
OBJETIVO:
– Comprender la importancia en el tratamiento de la información que se obtiene y se maneja.
– Comprender y definir las funciones de cada departamento y de quienes lo integran.
PUNTOS CLAVE:
– Manuales Administrativos (Manual de Funciones, Operaciones, Procedimientos, Políticas, etc.)
ESTILOS ORGANIZACIONALES
Y SU IMPACTO SOBRE LOS S.I.
Para analizar adecuadamente los S.I. se necesita
comprender las organizaciones en que trabajan
como sistemas conformados por la interacción de
3 fuerzas principales:
– Los Niveles de Administración
– El Diseño de la Organización
– La Cultura Organizacional
Las organizaciones son sistemas grandes
compuestos de subsistemas interrelacionados.
ESTILOS ORGANIZACIONALES
Y SU IMPACTO SOBRE LOS S.I.
Los subsistemas son relacionados por 3 amplios
niveles de administradores que toman decisiones:
– De Operación
– De Administración Media
– De Administración Estratégica
Las culturas y subculturas organizacionales
influencian la manera en que se interrelaciona la
gente en las organizaciones y usan la información
y los S.I.
ESTILOS ORGANIZACIONALES
Y SU IMPACTO SOBRE LOS S.I.
TIPOS DE RECURSOS
Los niveles Gerenciales administran:
– Personal
– Material
– Máquinas (incluida Instalaciones y Energías)
– Dinero (Efectivo)
– Información (incluido Datos)
Los recursos se dividen a su vez en:
– Tangibles
– Intangibles (La Información – Recurso Conceptual - es valioso por lo que representa)
LA ORGANIZACIÓN COMO
SISTEMA
Qué es un Sistema?
– Un sistema es un grupo de elementos que se integran con el propósito común de lograr un objetivo.
– Una organización como una compañía o un área funcional se ajusta a esta definición.
– La organización consiste en los recursos que identificamos, los cuales colaboran hacia la consecución de objetivos específicos determinados por los dueños o por la gerencia.
Los Sistemas a su vez se dividen en Subsistemas.
Los Sistemas pueden llegar a ser Supersistemas.
LA ORGANIZACIÓN COMO
SISTEMA
Qué es un Subsistema?
– Un subsistema no es más que un sistema dentro de
otro sistema.
– Esto implica que los sistemas existen en más de un
nivel
– Ejemplo: Un automóvil es un sistema formado por
sistemas subsidiarios como el sist. del motor, sist. de
suspensión, sist. de carrocería, etc.
– Cada uno de estos a su vez se componen
de sistemas de un nivel más bajo o partes
elementales
ELEMENTOS DE UN SISTEMA
No todos los sistemas tienen la misma combinación de elementos. Los recursos de entrada se transforman en recursos de salida
Los recursos fluyen desde el elemento de entrada, a través del elemento de transformación, hasta el elemento de salida
Un mecanismo de control vigila el proceso de transformación para asegurar que el sistema cumpla con sus objetivos
El mecanismo de control se conecta al flujo de recursos por medio de un ciclo de retroalimentación, que obtiene información de las salidas del sistema poniéndolas a disposición del mecanismo de control y comparando los objetivos en cuyo caso altera su funcionamiento
ELEMENTOS DE UN SISTEMA
(Sistemas De Ciclo Cerrado)
ENTRADA SALIDATRANSFORMACIÓN
(Proceso)
CONTROL
OBJETIVOS
ELEMENTOS DE UN SISTEMA
(Sistemas De Ciclo Abierto)
Aquellos sistemas que carecen de:– Control
– Ciclo de retroalimentación, y
– Objetivos
ENTRADA SALIDATRANSFORMACIÓN
(Proceso)
TIPOS DE SISTEMAS
LA IMPORTANCIA DE UNA
VISIÓN DE SISTEMAS
La visión de Sistemas:
– Evita que el Gerente se pierda en la complejidad de la estructura de la organización y los detalles del trabajo.
– Reconoce la necesidad de tener buenos objetivos.
– Destaca la importancia de que todas las partes de la organización colaboren.
– Reconoce las interconexiones de
la organización con su entorno.
– Asigna mucho valor a la
información de retroalimentación
que sólo puede obtenerse con un
sistema de ciclo cerrado.
SISTEMAS: UNA CONCLUSIÓN …
La aparición de nuevos Sistemas en las
Organizaciones implica:
– Clara definición de Políticas, Procedimientos y
Funciones
– Evaluación constante de Objetivos
– Reorganización de ciertos Departamentos, a nivel de:
• Personal (Cargos innecesarios)
• Procedimientos, Políticas, Cultura Organizacional, etc.
• Motivacional
OPORTUNIDAD DE CONSULTA
Donde hay carbón hay una copia
“Todavía no sé que hacer con las rosadas”, admite Richard
Rusell. “Son parte de una forma por cuadriplicado que se
desprende. Todo lo que sé es que las guardamos para el
archivista y él las archiva cuando tiene tiempo”.
Richard es un ejecutivo junior de contabilidad recientemente
contratado por Carbon & Rippy, un despacho de
corredores. Estamos viendo los pasos que realiza para
hacer “oficial” una compra de acciones, debido a que su
jefe le ha pedido que agilice el proceso por el cual se
guarda la información sobre la compra de acciones y es
recuperada en la computadora.
OPORTUNIDAD DE CONSULTA
Donde hay carbón hay una copia
Después de que usted se va, Richard continúa pensando acerca de las formas rosadas. Le dice a su empleado Harry Shultz, “en los dos meses que llevo aquí no he visto a nadie que las use. Ahorremos mi tiempo y el tuyo y además el espacio de archivado. Tirémoslas”.
Richard y Harry proceden a abrir todos los archivos viejos, conservados por el predecesor de Richard, y tiran las formas rosadas archivadas junto con las que se les han acumulado y que no han sido todavía archivadas. Les lleva horas, pero quedan con mucho espacio. “Definitivamente valió la pena” le comentaRichard a Harry.
OPORTUNIDAD DE CONSULTA
Donde hay carbón hay una copia
Tres semanas después aparece una asistente del jefe de
Richard, Carol Vaness. Richard se pone contento de ver
una cara familiar y la saluda diciéndole: “Hola Carol, que
hay de nuevo?”
“Lo mismo de siempre”, se queja Carol. “Bien, espero que
no sea igual para ti, ya que eres recién llegado. Pero
ahora necesito todas esas formas rosadas fastidiosas”.
Sorprendido Richard mira a Harry y luego dice entre dientes
“has de estar bromeando, por supuesto”
OPORTUNIDAD DE CONSULTA
Donde hay carbón hay una copia
Carol Vaness mira más seriamente a Richard y le contesta
“No es broma. Yo hago un concentrado de todas las
formas rosadas de todos los corredores, y luego mis
totales son comparados con la información computarizada
sobre la compra de acciones. Es parte de nuestra rutina,
una auditoría cada tres meses sobre la precisión de las
transacciones. Mi trabajo depende del tuyo.
¿No te lo explicó el Sr. McCue cuando comenzaste?”
OPORTUNIDAD DE CONSULTA
Donde hay carbón hay una copia
¿Qué conceptos de sistemas ignoraron Richard y Harry
cuando decidieron tirar las formas rosadas?
¿Cuáles son las posibles ramificaciones para los {Analistas
de Sistemas} si se ignoran los conceptos de sistemas
generales?
