Auditoría y certificación de Sistemas SQF: Descripción general de un Proveedor Módulo C-5

Auditoría y certificación de Sistemas SQF:

Descripción general de un ProveedorMódulo C-5

© 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI)

Es más que una inspección… Se trata de un examen sistemático e independiente del

Sistema SQF de un Proveedor realizado por un Auditor SQF para determinar:• El compromiso del Proveedor de implementar y mantener el

Sistema SQF• Si se llevan a cabo actividades de seguridad alimentaria,

higiene y gestión de la calidad conforme a los requisitos del cliente, la regulación aplicable, y el Código SQF

Para verificar si el Sistema SQF está implementado efectivamente.

¿En qué consiste una Auditoría SQF?


Tres tipos de Auditorías

Interna• Auditoría "en la empresa"• "Nosotros sobre nosotros mismos"• Obligatoria según la Sección 4.5.5 de ambos

Códigos SQF Del cliente o su representante (externa)

• "Ellos sobre nosotros"• El cliente o su representante le realiza la Auditoría


Tres tipos de Auditorías

De un tercero Auditoría de "ellos sobre nosotros" Las Auditorías de revisión de documentación

SQF, certificación, recertificación e inspección son todas externas

Auditores SQF registrados que trabajan con Organismos de certificación acreditados y licenciados SQF son los responsables de realizar las Auditorías SQF


El Auditor SQF

Contratado para auditar el Sistema SQF de un Proveedor a nombre del Organismo de certificación

Registrado ante el Instituto SQF Debe firmar un Código de conducta Debe declarar los conflictos de interés Rotación de Auditores


Auditor SQF - Tarjetas de identificaciónAuditor SQF - Tarjetas de identificación

A los Auditores SQF se les expide una tarjeta de identificación que muestra las Categorías del sector alimentario en las que pueden hacer Auditorías.

Reg. No Expiry Date Licensed Since

00000 7 Nov. 2004 7 Nov. 1999

Food Sector Categories 14, 20, 23

1st Name Surname

LORCA Fernando

Address 35 Plum Tree Rd.

VALPARASIO

Chile

SQF AUDITORReg. No Expiry Date Licensed Since

00000 7 Nov. 2004 7 Nov. 1999

Food Sector Categories 14, 20, 23

1st Name Surname

LORCA Fernando

Address 35 Plum Tree Rd.

VALPARASIO

Chile

SQF AUDITOR


Función del Auditor

Recopilar evidencia objetiva para mostrar que las actividades se están llevando a cabo como se especificó y verificar que el Sistema SQF producirá y entregará alimentos seguros y de calidad.


¿En qué consiste la no conformidad?

No conformidad es el término que se utiliza cuando se detectan problemas durante la Auditoría.

La no conformidad es evidencia de que ciertas acciones o condiciones no son lo que deberían ser.• No está haciendo lo que dice estar haciendo debido a

una falla deliberada o accidental SQF reconoce tres categorías de no conformidad

• Menor• Mayor• Crítica


No conformidad Menor

Una ausencia o deficiencia del Sistema SQF que produce condiciones no satisfactorias. • Si no se controla, conducirá a un riesgo en la

calidad o seguridad alimentarias, pero probablemente no causará una falla de elementos del sistema.

Se debe corregir en un plazo de treinta (30) días y la medida correctiva pertinente se debe verificar antes o durante la siguiente Auditoría de recertificación o de inspección.


¿Cuáles son los elemento del sistema?

Los Códigos SQF tienen

ocho elementos del

sistema.(Apéndices

1 & 2)

4.1 Compromiso

4.2 Control y registro de documentos

4.3 Diseño, desarrollo y especificaciones de los productos

4.4 Alcance de la seguridad alimentaria

4.5 Verificación

4.6 Identificación, seguimiento, retiro y retirada de productos

123456

7 4.7 Seguridad de las instalaciones

8 4.8 Alimentos de identidad preservada


No conformidad Mayor

Ausencia o deficiencia del Sistema SFQ que produce condiciones no satisfactorias.• Conllevan un riesgo para la seguridad o calidad

alimentarias y probablemente cause una falla de los elementos de un sistema.

Se debe corregir y la medida correctiva pertinente se debe verificar en un plazo de catorce (14) días.


Este período (14 días) se puede prolongar siempre y cuando el plazo para la medida correctiva sea aceptable para el Organismo de certificación.

En aquellas circunstancias en las que la medida correctiva involucre:

• Un cambio estructural• Que no se pueda corregir debido a cuestiones estacionales

(ej. Lluvias constantes)• Cuando no exista amenaza inmediata para la seguridad o la

calidad del producto

No conformidad Mayor


Incluye, entre otras cosas:i) Falla en la que existe la posibilidad de causar un

riesgo significativo para la salud pública, por lo que la seguridad del producto está comprometida, y posiblemente cause una retirada de clase 1 ó 2, y no se toma ninguna medida correctiva efectiva

ii) Falsificación de registros relacionados con los controles de seguridad alimentaria y el Sistema SQF.

No conformidad crítica

El Certificado se suspenderá o revocará


Ejemplos• Fallas detectadas durante una Auditoría o situaciones en las

que el Proveedor no corrige la no conformidad crítica o mayor

• Si está suspendido y no se toman medidas correctivas• Si falsifica sus registros• Si no permite que el Organismo de certificación realice la

Auditoría durante el plazo programado• Si no cumple con el Certificado de registro

Se registre para procesar un tipo de producto y de todos modos indique en su material de mercadeo que también está certificada para procesar diferentes tipos de productos

Usa el logo inadecuadamente o durante suspención

No conformidad críticaEl Certificado se suspenderá o revocará


¿Qué es una Certificación?

La Certificación es la emisión de un Certificado de registro después de haber completado exitosamente una Auditoría de certificación o de recertificación administrada por un Organismo de certificación SQF licenciado.

Preevaluación en las instalaciones / Análisis de brechas realizado por el Organismo de certificación o por un Consultor (opcional)

Seleccionar un Organismo de certificación (licenciado por el SQFI), llenar la solicitud, aceptación de la propuesta de certificación

El Proveedor documenta e implementa su Sistema SQF

El Proveedor debe tomar alguna medida correctiva

Si existen no conformidades críticas o mayores, o la clasificación es < C

El Auditor revisa los hallazgos

Si no existen no conformidades críticas ni mayores y la clasificación es > C

El Certificado SQF tiene una validez de 12 meses

Medida correctiva

El Sistema es deficiente

El Proveedor envía los documentos del Sistema SQF al Organismo de certificación para su revisión (Revisión de la documentación)

Auditoría de certificación, Evaluación y valoración en las instalaciones (realizadas por un Auditor SQF registrado)

Recomendación del Auditor

Decisión de Certificación del Consejo revisor del Organismo de certificación

Se emite el Certificado

Certificación inicial de Sistemas SQF

Figura 5


¿Qué se espera de la Auditoría de Certificación?

Auditoría basada en archivos/revisión de documentación

Auditoría en las instalaciones Informe de Auditoría


Auditoría basada en archivos/Revisión de documentación

Es una revisión de la documentación del Sistema SQF del Proveedor y es la etapa inicial de la Auditoría de certificación • Para asegurarse de que la documentación del

sistema cumpla estrictamente con los requisitos del Código SQF, según sea necesario.


Auditoría en las instalaciones

1. Reunión de entrada• Auditor describirá el alcance de la Auditoría• Notificará al gerente o representante de la

empresa que deberá ser entrevistado• Realizará cualquier otro arreglo administrativo

necesario.



1. Reunión de entrada

2. Realización de la Auditoría• Con la lista de verificación de Auditoría

suministrada por el Instituto SQF y refinada por el Auditor para ajustarse a sus operaciones.

• Auditor buscará evidencia objetiva para determinar el cumplimiento adecuado

Revisión de documentación y registros, interrogación efectiva del personal y los supervisores, observaciones, inspección y comparación con los estándares nominados.




2. Realización de la Auditoría

3. Revisión de los hallazgos• Evaluarlos y, si es necesario, documentar cualquier

medida correctiva necesaria• Separe un espacio al final de cada para conversar

con el auditor acerca de sus impresiones, aclarar dudas y cubrir cualquier necesidad de documentación o información que pueda tener.




2. Realización de la Auditoría

3. Revisión de los hallazgos

4. Reunión de salida• Auditor presenta sus hallazgos a la gerencia e

indica si es necesario implementar medidas correctivas


El informe de Auditoría

El informe de Auditoría se suministra al Proveedor y el Organismo de certificación conserva una copia

El cliente del Proveedor, si este último lo aprueba, puede tener acceso a una copia


Auditoría de inspección

Auditoría de una parte del Sistema SQF del Proveedor en la que el sistema se ha Certificado o Recertificado anteriormente y cuya Certificación está vigente.

El Organismo de certificación se asegurará de que las Auditorías de inspección combinadas realizadas durante un Período de certificación examinen todos los elementos del Sistema SQF del Proveedor.

La Auditoría de inspección sólo será necesaria para aquellas instalaciones con clasificación "C" en una Auditoría de certificación o recertificación.• Cada 6 meses!!


Auditoría de recertificación

Una Auditoría del Sistema SQF de un Proveedor en los treinta días anteriores o siguientes al aniversario de la Certificación.

Auditoría de recertificación y de inspección

Se documentan no conformidades críticasSe documentan no conformidades críticas

El Auditor SQF revisa el registro del Proveedor

No se documentan no conformidades críticas o mayores y la clasificación

≥ C

Se documentan no conformidades mayores o menores o la clasificación

< C

Revocacióndel CertificadoRevocación

del Certificado

Organismo de certificación notifica al Proveedor antes de la fecha límite de la Auditoría

Evaluación en las instalaciones realizada por el Auditor SQF

El Auditor SQF revisa los hallazgos

Suspensión del Certificado

Volver a solicitar

Certificación

Proveedor toma alguna medida

correctiva

Medida correctivano satisfactoria

El Proveedor debe tomar alguna medida correctiva

El Auditor revisa la medida correctiva

Medida correctivasatisfactoria

Medida correctivano satisfactoria

Medida correctivasatisfactoria

El Consejo revisor del Organismo de certificación evalúa y aprueba la

Certificación

Se emite el Certificado SQF

Figura 6


Encuesta sobre el Organismo de certificación y el Auditor

Al terminar la Auditoría de un tercero, SQFI les enviará a los Proveedores una solicitud para que llenen una encuesta.

La encuesta está diseñada para: • Ayudar con la Acreditación de Organismos de certificación• Ayudar a mejorar el Programa SQF• Conocer las impresiones del Proveedor sobre el proceso de

Auditoría• Evaluar el desempeño del Auditor• Evaluar el servicio ofrecido por el Organismo de certificación• Evaluar el servicio del Consultor SQF


Frecuencia de las Auditorías

Determinada por la clasificación del Sistema SQF del Proveedor en la Auditoría de certificación y recertificación, y por la cantidad y tipo de no conformidades detectadas en esas Auditorías.

Se ofrecen tablas dentro de los Códigos SQF (Sección 10.19.3) que se utilizarán para determinar la frecuencia de las Auditorías.


Trabajo en equipo

El Proveedor (auditado) y el Auditor SQF deben trabajar juntos para que una Auditoría SQF tenga éxito.


Resumen

Las Auditorías siguen un procedimiento establecido. El proceso exige que los Auditores tengan enfoques

profesionales y objetivos. Los hallazgos del Auditor se basan en realidades, no

en ficción. Deben estar corroborados. El Auditor debe declarar si considera que existe algún

conflicto de interés. Para garantizar una Auditoría efectiva y eficiente, el

Proveedor debe estar preparado, debe cooperar y debe suministrar lo necesario.

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• Responda a las preguntas de este módulo en el "Cuaderno de trabajo del participante sobre requisitos principales de Sistemas SQF".

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